Revisionen 2021 av EU:s byråer i korthet

Sammanfattning

I Europeiska revisionsrätten är extern revisor av EU:s finanser¹. I den egenskapen agerar vi som oberoende väktare av EU-medborgarnas ekonomiska intressen, genom att vi bidrar till att förbättra EU:s ekonomiska förvaltning².

II I detta dokument presenteras resultaten av vår årliga revision av EU:s byråer och andra EU-organ (gemensamt kallade byråerna) för budgetåret 2021 samt ytterligare granskningsresultat som berör byråerna, bland annat från det arbete med det horisontella temat risken för intressekonflikter som revisionsrätten utfört under samma år.

III Sammantaget gav vår revision av byråerna för det budgetår som slutade den 31 december 2021 positiva resultat i likhet med dem som rapporterats de föregående åren. I de revisionsförklaringar som utfärdats för var och en av byråerna har vi gjort

uttalanden utan reservation om tillförlitligheten i samtliga byråers räkenskaper,
uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper,
uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper utom eu-Lisa där vi gjorde ett uttalande med reservation.

IV För de flesta byråer fäster vi dock uppmärksamheten på områden där det finns utrymme för förbättringar, i punkterna under upplysningar av särskild betydelse och övriga upplysningar samt genom kommentarer och iakttagelser som inte påverkar revisionsuttalandena. Totalt har vi gjort 77 iakttagelser som avser 33 byråer där vi pekar på områden som behöver förbättras ytterligare, såsom offentlig upphandling, budgetförvaltning, rekrytering samt förvaltnings- och kontrollsystem.

V Vi föreslår också följande åtgärder som bör vidtas inom dessa förbättringsområden:

De berörda byråerna bör ytterligare förbättra sina förfaranden för offentlig upphandling för att se till att de fullt ut följer gällande regler och för att se till att de får bästa möjliga valuta för pengarna. I synnerhet bör byråerna när de genomför ramavtal endast använda specifika kontrakt för att upphandla varor eller tjänster som omfattas av det tillhörande ramavtalet.
För att komma till rätta med den stora andelen överförda anslag bör de berörda byråerna förbättra sin budgetplanering och genomförandecykel ytterligare.
EU-byråernas nätverk bör kontakta kommissionen och lagstiftarna för att föreslå ändringar av den rättsliga ramen genom införande av en uppsättning minimiregler som är tillämpliga på ledamöter i EU-byråernas styrelser och som avser intressekonflikter och svängdörrsproblematik.
Byråerna bör stärka sina interna förfaranden och kontroller när det gäller potentiella svängdörrssituationer, för att säkerställa att de tillämpliga reglerna efterlevs fullt ut.
Byråerna bör införa interna regler för ledamöterna i deras styrelser om intressekonflikter i allmänhet och svängdörrssituationer i synnerhet.
Byråerna bör aktivt övervaka den yrkesverksamhet som utförs av deras högre tjänstemän (även de som har avslutat sin tjänstgöring vid byrån under de senaste två åren) för att kunna upptäcka odeklarerade svängdörrssituationer och se till att tidigare införda begränsningsvillkor efterlevs.

Våra granskningsobjekt

01 EU:s byråer är separata juridiska enheter som inrättas genom en sekundärrättsakt för att utföra specifika tekniska, vetenskapliga eller administrativa uppgifter som hjälper EU-institutionerna att utforma och genomföra sin politik. De ligger i olika medlemsstater och har betydande inverkan på områden som är av grundläggande betydelse för EU-medborgarnas dagliga liv, såsom hälsa, säkerhet, trygghet, frihet och rättvisa.

02 Det finns tre typer av EU-byråer: decentraliserade byråer, kommissionens genomförandeorgan och andra organ. Skillnaderna mellan dem beskrivs nedan.

03 Antalet byråer har ökat med åren. Vår rapport för 2021 omfattar 44 byråer, såsom visas i figur 1, tre fler än vår rapport för 2020. De tre nya byråerna är

Europeiska arbetsmyndigheten, som inledde sin verksamhet den 17 oktober 2019 och har varit ekonomiskt självbestämmande sedan den 26 maj 2021,
Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo), som inledde sin verksamhet den 1 juni 2021 och har varit ekonomiskt självbestämmande sedan den 24 juni 2021,
Europeiska genomförandeorganet för hälsofrågor och digitala frågor (Hadea) som inrättades den 16 februari 2021.

04 Alla genomförandeorganen ligger i Bryssel. Decentraliserade byråer och andra organ ligger i olika medlemsstater i EU, såsom visas i figur 2. Deras placering bestäms av rådet eller av rådet och Europaparlamentet gemensamt.

Figur 2 – Byråernas placering i medlemsstaterna

Decentraliserade byråer tillgodoser specifika politiska behov

05 De 33 decentraliserade byråerna³ spelar en viktig roll för att förbereda och genomföra EU:s politik, i synnerhet när det gäller tekniska, vetenskapliga eller operativa uppgifter eller tillsynsuppgifter. Deras roll är att tillgodose specifika politiska behov och att stärka EU-samarbetet genom att samla teknisk och specialiserad sakkunskap som finns inom EU och nationella regeringar. De inrättas för att vara verksamma på obestämd tid genom en förordning från rådet eller Europaparlamentet och rådet.

Europeiska kommissionens genomförandeorgan genomför EU-program

06 Kommissionens sju genomförandeorgan⁴ utför verkställande och operativa uppgifter som rör EU-program, såsom att ge stöd till berörda parter i genomförandet av den europeiska gröna given (Cinea) och i förvaltningen av vissa Horisont Europa-projekt (REA). De inrättas för att vara verksamma under en fastställd period (för närvarande fram till den 31 december 2028).

Andra organ har särskilda mandat

07 De fyra andra organen är EIT, Eppo, Euratoms försörjningsbyrå och SRB. EIT är ett oberoende, decentraliserat EU-organ som samlar resurser från vetenskaps- och utbildningsvärlden och näringslivet i syfte att stärka EU:s innovationsförmåga genom att tillhandahålla bidragsfinansiering. Eppo är ett oberoende EU-organ som utreder och lagför brott mot EU:s budget. Euratoms försörjningsbyrå har som uppgift att garantera förbrukare i EU regelbunden och rättvis försörjning med kärnbränslen i enlighet med Euratomfördraget. SRB är den centrala myndigheten för den europeiska bankunionens gemensamma resolutionsmekanism. Dess uppdrag är att säkerställa resolution under ordnade former av banker som fallerar eller sannolikt kommer att fallera, med så liten inverkan som möjligt på realekonomin och de offentliga finanserna i EU:s medlemsstater. Utöver vår rapport om EU:s byråer utarbetar vi varje år även en rapport om SRB:s ansvarsförbindelser⁵.

Byråerna finansieras från olika källor och under olika rubriker i den fleråriga budgetramen

08 År 2021 uppgick den totala budgeten för samtliga byråer (utom SRB) till 4,1 miljarder euro (2020: 3,7 miljarder euro). Det motsvarar 2,5 % av EU:s allmänna budget för 2021 (2020: 2,3 %), såsom visas i figur 3.

09 SRB:s budget för 2021 uppgick till 9,7 miljarder euro (2020: 8,1 miljarder euro). Den består av bidrag från banker till inrättandet av den gemensamma resolutionsfonden (9,6 miljarder euro) och till finansieringen av SRB:s administrativa utgifter (119 miljoner euro).

10 Budgetarna för decentraliserade byråer och andra organ täcker deras personalkostnader, administrativa kostnader och driftskostnader. Genomförandeorganen genomför program som finansieras från kommissionens budget. Deras egna budgetar, som 2021 uppgick till 326 miljoner euro (2020: 273 miljoner euro), täcker endast kostnader för deras egen personal och administration. Det belopp (betalningsbemyndiganden) som genomförandeorganen använde under 2021 för att genomföra program för kommissionens räkning uppgick till 13,1 miljarder euro (2020: 14,9 miljarder euro).

Figur 3 – Byråernas finansieringskällor 2021

11 De flesta byråerna, inklusive alla genomförandeorgan, finansieras nästan helt av EU:s allmänna budget. De övriga finansieras helt eller delvis genom avgifter från företag och genom direkta bidrag från länder som deltar i deras verksamheter. Figur 4 visar en fördelning av byråernas budgetar per inkomstkälla.

Figur 4 – Byråernas budgetar för 2021 per intäktskälla

Anm.: Övriga diverse intäkter eller budgetreserver har inte tagits med.

Källa: Byråernas slutliga årsredovisningar för 2021, revisionsrättens sammanställning.

12 I figur 5 presenteras byråernas budgetar för 2021. De är uppdelade efter kostnadsslag (Avdelning I – personalkostnader, Avdelning II – administrativa kostnader och Avdelning III – driftskostnader tillsammans med eventuella andra använda rubriker) och inte efter verksamhet. Byråernas budgetar för personal och administration motsvarar totalt omkring 14 % av de totala tillgängliga betalningsbemyndigandena under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen – Europeisk offentlig förvaltning. Detta kan jämföras med 47 % för kommissionen, 18 % för parlamentet, 9 % för utrikestjänsten och 5 % för rådet.

Figur 5 – Byråernas kostnader för 2021 per budgetavdelning

13 Figur 6 visar antalet anställda vid var och en av byråerna i slutet av 2021. Sammanlagt hade byråerna 14 431 anställda (2020: 12 881). Denna siffra motsvarar antalet tjänster som var tillsatta av fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda, kontraktsanställda och utstationerade nationella experter den 31 december 2021. Med de tjänsteförteckningar som godkänts i EU:s allmänna budget som utgångspunkt arbetar omkring 17 % av all EU-personal vid byråerna. Detta kan jämföras med 50 % som arbetar för kommissionen, 14 % för parlamentet, 6 % för rådet och 4 % för utrikestjänsten.

Figur 6 – Antalet anställda vid varje byrå i slutet av 2021

Alla byråer utom EUIPO, CPVO och SRB har liknande arrangemang för budget och beviljande av ansvarsfrihet

14 För de flesta decentraliserade byråer och andra organ och för kommissionens samtliga genomförandeorgan har Europaparlamentet och rådet ansvaret för det årliga budgetförfarandet och det årliga förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet. En tidslinje över förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet finns i figur 7.

Figur 7 – Förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för de flesta byråerna

15 När det gäller två helt självfinansierande decentraliserade byråer (CPVO och EUIPO) är det emellertid deras förvaltningsråd respektive budgetkommitté som ansvarar för budgetförfarandet och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet och inte Europaparlamentet eller rådet⁶. För SRB är det på liknande sätt nämnden som har det fulla ansvaret för det årliga budgetförfarandet och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet.

EU-byråernas nätverk underlättar samarbetet mellan byråer och kommunikationen med intressenter

16 EU-byråernas nätverk inrättades av byråerna som en samarbetsplattform för att synliggöra dem bättre och för att hitta möjliga effektivitetsvinster och främja åtgärder med ett tydligt europeiskt mervärde. Det tillgodoser byråernas behov av att kommunicera på ett mer samordnat sätt med sina intressenter och allmänheten om frågor av gemensamt intresse och utgör en central kontaktpunkt för insamling och spridning av information mellan alla byråer. EU-byråernas nätverk antog sin första fleråriga strategi 2015 med prioriteringar som genomförs genom årliga arbetsprogram där åtgärder och mål specificeras. År 2020 antog EU-byråernas nätverk sin andra fleråriga strategi (2021–2027)⁷ som omfattar kommissionens politiska och strategiska inriktning kring två strategiska pelare:

EU-byråernas nätverk som förebild för god förvaltningssed.
EU-byråernas nätverk som en väletablerad institutionell partner.

17 EU-byråernas nätverk leds av olika byråer varje år enligt ett rullande schema, och plenarsammanträdena samordnas av det gemensamma stödkontoret två gånger per år. Revisionsrätten samarbetar med EU-byråernas nätverk genom att dela bästa praxis samt tillhandahålla information om revisionsprocesser och granskningsresultat.

18 Kärnan i EU-byråernas nätverks arbete och i de båda fleråriga strategierna är att dela tjänster, kunskap och expertis. Några exempel på samarbete är delade tjänster på områdena katastrofberedskap, redovisning, gemensamma upphandlingar, covid-19-relaterade frågor och dataskydd.

Vår revision

Vårt uppdrag

19 I enlighet med bestämmelserna i artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt har vi granskat

samtliga 44 byråers räkenskaper, som består av årsredovisningen (dvs. balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av viktiga redovisningsprinciper och andra förklarande noter) och rapporterna om budgetgenomförandet (som sammanställer alla budgettransaktioner och förklarande noter) för det budgetår som slutade den 31 december 2021,
lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

20 Utifrån resultaten av vår revision avger vi för var och en av byråerna en revisionsförklaring till Europaparlamentet och rådet, eller till de andra ansvarsfrihetsbeviljande myndigheterna, om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Vi kompletterar revisionsförklaringarna med viktiga granskningsiakttagelser, där så är lämpligt.

Vi rapporterar misstänkta bedrägerier till de behöriga EU-organen Olaf och Eppo

21 Vi samarbetar med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) i frågor som rör misstänkta bedrägerier och annan olaglig verksamhet som påverkar EU:s ekonomiska intressen och med Eppo i frågor som rör misstänkta brott mot EU:s finansiella intressen. Vi underrättar Olaf eller Eppo om eventuella misstankar som uppkommer under vårt revisionsarbete, även om våra revisioner inte syftar specifikt till att upptäcka bedrägerier.

Digitaliseringen av revisionsrättens granskningsåtgärder fortsätter

22 Såsom nämnts i tidigare års rapporter⁸ har revisionsrätten använt den årliga revisionen av EU:s byråer som en möjlighet att testa potentialen för automatiserade granskningsåtgärder. Revisionen av byråerna består av omkring 200 granskningsåtgärder som omfattar bland annat betalningar, löner, upphandling, budgetarbete, rekrytering och årsredovisning. För budgetåret 2021 utvidgade vi användningen av förfarandena avseende löner och datautvinning till alla byråer. När det gäller våra kontroller av lagligheten och korrektheten i åtaganden och betalningar och av räkenskapernas tillförlitlighet omfattade digitaliseringen fortfarande endast EU:s genomförandeorgan, eftersom de hade en tillräckligt likartad it-miljö.

23 Vi har för avsikt att undersöka möjligheterna att utvidga användningen av digitala revisionstekniker till andra områden och till alla byråer. Det finns dock avsevärda hinder för detta eftersom det, såsom framgår av figur 8, fortfarande finns luckor i användningen av standardiserade it-verktyg, särskilt när det gäller de decentraliserade byråerna. Även om vissa byråer har samma it-system har vi dessutom identifierat skillnader i hur de använder vissa av funktionerna i dessa verktyg. Denna brist på konsekvens är en annan faktor som begränsar möjligheterna att utöka användningen av digitala granskningsåtgärder. För budgetåret 2022 inleder vi ett pilotprojekt för att digitalisera vissa aspekter som rör granskning av EU-byråernas offentliga upphandling.

Figur 8 – Det finns fortfarande luckor i användningen av standardiserade it-verktyg, särskilt när det gäller de decentraliserade byråerna

Våra uttalanden

Resultaten av de årliga revisionerna av EU:s byråer för budgetåret 2021 är positiva

24 Sammantaget gav vår revision av byråernas årsredovisningar för det budgetår som slutade den 31 december 2021 positiva resultat (se figur 9). Vi har dock gjort iakttagelser om oriktigheter och brister som påverkar tillförlitligheten i räkenskaperna och de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna, särskilt i samband med upphandlingar.

Figur 9 – Årliga revisionsuttalanden om byråernas räkenskaper, intäkter och betalningar 2019–2021

Uttalanden utan reservation om tillförlitligheten i samtliga byråers räkenskaper

25 För budgetåret 2021 gör revisionsrätten uttalanden utan reservation om räkenskaperna för samtliga 44 byråer (se figur 9).

”Upplysningar av särskild betydelse” är viktiga för förståelsen av räkenskaperna för EMA, Frontex, SRB och EIGE

Vad är ”upplysningar av särskild betydelse”?

Under rubriken ”Upplysningar av särskild betydelse” riktas läsarens uppmärksamhet mot ett förhållande som har presenterats eller som det har lämnats upplysningar om i räkenskaperna och som är så viktigt att det är grundläggande för förståelsen av räkenskaperna eller de underliggande intäkterna eller betalningarna.

26 För budgetåret 2021 har vi lämnat ”upplysningar av särskild betydelse” i våra rapporter om fyra byråer: EMA, Frontex, SRB och EIGE.

27 EMA:s räkenskaper innehåller väsentliga upplysningar om hyresavtalet för EMA:s tidigare lokaler i London. Hyresavtalet löper fram till 2039 och innehåller ingen upphävandeklausul, men lokalerna kan hyras ut i andra hand eller överlåtas med hyresvärdens samtycke. I juli 2019 kom EMA överens med hyresvärden och hyrde ut sina tidigare lokaler till en andrahandshyresgäst med verkan från och med juli 2019 enligt samma villkor som i huvudavtalet. Andrahandsuthyrningen löper fram till dess att EMA:s hyresavtal löper ut i juni 2039. Eftersom EMA fortsatt är kontraktspart i huvudavtalet kan myndigheten hållas ansvarig för betalningen av hela det belopp som återstår enligt förpliktelserna i huvudavtalet om andrahandshyresgästen inte fullgör sina skyldigheter. Det sammanlagda utestående hyresbeloppet med tillhörande serviceavgifter och försäkringar som EMA ska betala fram till slutet av hyresperioden beräknades per den 31 december 2021 uppgå till 383 miljoner euro.

28 Frontex finansieras genom EU:s budget och bidrag från Schengenländer utanför EU. Frontex räkenskaper innehåller upplysningar om att bidragen från Schengenländerna utanför EU inte hade beräknats korrekt. Till följd av detta betalade Schengenländerna utanför EU 2,6 miljoner euro mindre än de borde ha gjort, ett belopp som kompenserades från EU:s budget. Med tanke på att det fanns ett överskott 2021 hade detta dock ingen inverkan på rörelseintäkterna i resultaträkningen för 2021.

29 SRB är föremål för rättstvister i samband med dess insamling av bidrag till den gemensamma resolutionsfonden liksom tvister i samband med de uppgifter som den utför i egenskap av resolutionsmyndighet. SRB:s räkenskaper innehåller upplysningar om administrativa överklaganden och rättsliga förfaranden rörande förhandsbidrag mellan några banker och nationella resolutionsmyndigheter och SRB, liksom andra fall där talan väckts mot SRB vid Europeiska unionens tribunal och domstol. Deras eventuella inverkan på SRB:s årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2021 (i synnerhet när det gäller ansvarsförbindelser, avsättningar och skulder) är föremål för en särskild årlig revision, vilket föreskrivs i artikel 92.4 i SRM-förordningen.

30 EIGE redovisade en ansvarsförbindelse i sina räkenskaper som kommer att uppstå om Litauens högsta domstol dömer mot EIGE i ett pågående mål om arbetstagare som hyrs ut av bemanningsföretag. De potentiella ekonomiska konsekvenserna beräknas till 22 000 euro.

Effekterna av Rysslands anfallskrig mot Ukraina

31 Vi hänvisar till upplysningar i tre byråers räkenskaper (Easo, EUSPA och SRB) om hur Rysslands anfallskrig mot Ukraina påverkar deras verksamhet. På grund av ökade biståndsförfrågningar från medlemsstater som tar emot flyktingar från Ukraina begärde Easo ytterligare personalresurser och ekonomiska resurser. EUSPA:s verksamhet påverkades av avbrottet i användningen av ryska Sojuz-bärraketer för att skjuta upp Galileo-satelliter. SRB bedömer att kriget innebär ökade risker för den finansiella stabiliteten, framför allt kreditrisker i samband med bankers exponering gentemot motparter i Ryssland, Belarus och Ukraina och lån till inhemska företag som är mest exponerade för krigets effekter.

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper

32 För budgetåret 2021 gör revisionsrätten uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper (se figur 9).

”Upplysningar av särskild betydelse” underlättar förståelsen av SRB:s intäkter

33 Vi lämnar även upplysningar av särskild betydelse i vår rapport om SRB eftersom en del av SRB:s intäkter avseende förhandsbidrag till den gemensamma resolutionsfonden är föremål för rättstvister. Detta är relevant för vårt uttalande om SRB:s intäkter, eftersom SRB, beroende på tvisternas utgång, kan behöva göra nya beräkningar av bidragsbeloppen från vissa banker.

”Övriga upplysningar” om en särskilt viktig fråga som rör SRB:s intäkter

Vad är ”övriga upplysningar”?

Under rubriken ”Övriga upplysningar” redogörs för andra viktiga frågor än dem som har presenterats eller som det har lämnats upplysningar om i räkenskaperna och som ändå är relevanta för förståelsen av räkenskaperna eller de underliggande intäkterna eller betalningarna.

34 För budgetåret 2021 har vi lämnat ”övriga upplysningar” endast för SRB. I SRM-förordningen fastställs ingen omfattande och enhetlig kontrollram för att säkerställa att den information som bankerna lämnar till SRB för beräkningen av förhandsbidragen till den gemensamma resolutionsfonden är tillförlitlig. SRB gör dock konsekvenskontroller och analytiska kontroller av informationen samt vissa efterhandskontroller på banknivå. Vidare kan SRB inte lämna uppgifter om de riskjusterade bidragsberäkningarna för varje bank eftersom de hänger samman med varandra och innehåller konfidentiell information om andra banker. Detta kan påverka insynen i beräkningarna. Vi noterade att SRB för beräkningen av bidragen för 2021 och 2022 har förbättrat transparensen gentemot bankerna genom att organisera en samrådsfas. Under detta samråd lämnade SRB uppgifter som gjorde det möjligt för bankerna att simulera beräkningen av förhandsbidragen för 2021 och 2022.

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för byråernas räkenskaper, med undantag för eu-Lisa

35 För budgetåret 2021 gör vi uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för årsredovisningen för 43 av de 44 byråerna (se figur 9).

36 När det gäller eu-Lisa gör vi ett uttalande med reservation. Av de 28 betalningar som vi granskade uppfyllde sex inte kraven (se ruta 1). Tre av dessa betalningar rörde ett specifikt kontrakt för genomförande av ett ramavtal där det saknades närmare uppgifter om de tjänster som behövdes (kvantiteter och leveransdatum) och som därför inte innebar ett tydligt rättsligt åtagande. Vi identifierade även andra betalningar, som inte ingick i vårt ursprungliga urval, som hörde samman med detta kontrakt och därmed inte heller uppfyllde kraven. De tre övriga betalningarna från vårt ursprungliga urval som inte uppfyllde kraven rörde tre olika specifika kontrakt som på ett avgörande sätt avvek från ramavtalen i fråga. Det totala kostnadsbelopp som påverkas är 18,11 miljoner euro. Det motsvarar 6,2 % av samtliga tillgängliga betalningsbemyndiganden under 2021.

Ruta 1

Problem med budgetplanering och upphandling för eu-Lisa

För budgetåret 2019 rapporterade vi om riskerna med praxisen att ge resurser till eu-Lisa innan den lagstiftning som fastställer kraven på de it-system som ska utvecklas har antagits. Vi konstaterade att dessa risker hade förverkligats, då tidspressen på eu-Lisa att göra åtaganden och använda medlen innan de förföll hade bidragit till fall av bristande efterlevnad i upphandlingsförfaranden och genomförandet av kontrakt. Fallen av bristande efterlevnad gällde bland annat avsaknad av information i ett specifikt kontrakt om kvantiteter och leveransdatum för de tjänster som förvärvades samt ändringar av kontrakts omfattning, varaktighet och värde som gick utöver den flexibilitet som budgetförordningen medger. Vi gör därför ett uttalande med reservation om lagligheten och korrektheten i eu-Lisas betalningar 2021. Förra året gjorde vi ett uttalande med reservation om lagligheten och korrektheten i eu-Lisas betalningar 2020 med anledning av liknande efterlevnadsbrister i genomförandet av kontrakt.

Åtgärd som bör vidtas 1

eu-Lisa bör förbättra sina upphandlingsförfaranden och sin kontraktsförvaltning, särskilt när det gäller att definiera de tjänster och varor som förvärvas genom specifika kontrakt och begränsa ändringarna av kontrakts omfattning, varaktighet och värde till vad som ryms inom budgetförordningens flexibilitet.

eu-Lisa bör också kontakta kommissionen för att föreslå ändringar av sin fleråriga budgetplanering, så att medel för utveckling av system erhålls först när den lagstiftning (inbegripet delegerade förordningar eller genomförandeförordningar) som definierar de tillhörande kraven har antagits och när projektets omfattning kan specificeras tillräckligt detaljerat.

”Upplysningar av särskild betydelse” underlättar förståelsen av Frontex betalningar

37 Frontex räkenskaper innehåller upplysningar om 18,1 miljoner euro i betalningar som gjordes 2021 för genomförandet av ett budgetåtagande från 2020 som fördes över till 2021 utan att Frontex hade ingått ett rättsligt åtagande före utgången av 2020, såsom krävs enligt EU:s budgetförordning. Vi rapporterade om detta i vår särskilda årsrapport för 2020⁹. De totala betalningarna under 2021 uppgick till 18 375 458 euro. Frontex åtgärdade denna bristande efterlevnad genom efterföljande rättsliga åtaganden under 2021.

”Övriga upplysningar” om särskilt viktiga frågor som rör Hadeas betalningar

38 Vi påpekar att kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/173¹⁰ gav generaldirektören för GD Hälsa och livsmedelssäkerhet befogenhet att agera som tillförordnad direktör för Hadea fram till dess att Hadea fick operativ kapacitet att genomföra sin egen budget. Den 19 februari 2021 delegerade generaldirektören för GD Hälsa och livsmedelssäkerhet denna befogenhet till en annan tjänsteman vid GD Hälsa och livsmedelssäkerhet och utnämnde honom till tillförordnad direktör för Hadea. Enligt artikel 26 i Hadeas budgetförordning får budgetbefogenheter delegeras. Detta ska dock inte tolkas som att hela befogenheten som tillförordnad direktör får delegeras, eftersom detta skulle strida mot kommissionens genomförandebeslut.

Våra iakttagelser gäller områden som kan förbättras

39 Totalt gjorde vi 77 iakttagelser rörande 33 byråer där vi pekade på områden där ytterligare förbättringar behövs. I detta antal ingår de två iakttagelser som låg till grund för uttalandet med reservation för eu-Lisa liksom den iakttagelse som beskrivs under ”övriga upplysningar” för Hadea. Som jämförelse gjorde vi 60 iakttagelser för räkenskapsåret 2020. De flesta av iakttagelserna gäller brister i förfaranden för offentlig upphandling, i förvaltnings- och kontrollsystem och i budgetförvaltningen. Brister i förfaranden för offentlig upphandling är fortfarande den mest betydande källan till oriktiga betalningar.

40 Figur 10 och figur 11 visar antalet av olika typer av iakttagelser som gjorts för 33 byråer i hela rapporten.

Figur 10 – Antalet iakttagelser för var och en av byråerna

Figur 11 – Antalet iakttagelser per typ av ofta förekommande brister

Brister i den offentliga upphandlingen ökar och är alltjämt den största källan till oriktiga betalningar

41 Syftet med reglerna för offentlig upphandling är att säkerställa rättvis konkurrens mellan anbudsgivare och att köpa in varor och tjänster till bästa pris med respekt för principerna om öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering. Vi granskade upphandlingen vid alla 44 byråer. För 22 byråer (Acer, Berecbyrån, CdT, Cepol, CPVO, Easo, EBA, EEA, EIGE, Eiopa, Eismea, Europeiska arbetsmyndigheten, EMA, Emsa, Enisa, Esma, EUIPO, eu-Lisa, EU-Osha, Eurofound, Eurojust och Frontex) rapporterade vi om kontrakt som påverkades av olika typer av brister i den offentliga upphandlingen, däribland betalningar som gjorts under budgetåret 2021 och som härrörde från oriktiga upphandlingsförfaranden som rapporterats under tidigare år. I ruta 2 ges exempel på vanligt förekommande oriktigheter vid genomförandet av upphandlingskontrakt.

Ruta 2

Exempel på oriktigt genomförande av kontrakt

Cepol hade ett ramavtal som gällde till och med mars 2022 för resebyråtjänster. Ramavtalet omfattade inte vissa länder utanför EU. Resetjänster för dessa länder omfattades av andra kontrakt fram till slutet av 2020. Sommaren 2021 blev det, trots den oförutsägbara resesituationen, sannolikt att Cepol skulle behöva organisera verksamhet som krävde personlig närvaro i länder utanför EU. Efter att ha bedömt situationen och de olika tillgängliga alternativen valde Cepol att använda det befintliga ramavtalet för evenemangen i dessa länder, trots att sådana evenemang inte omfattades av avtalet. Detta stred mot budgetförordningen. Cepol noterade detta beslut i sitt register över undantag. De tillhörande betalningarna, som uppgick till 76 590 euro 2021, är oriktiga.

42 Vi noterar en ökning av antalet iakttagelser rörande upphandling som vi gjort under de tre senaste budgetåren (från 20 iakttagelser 2019 och 18 iakttagelser 2020 till 34 iakttagelser 2021) liksom av antalet berörda byråer (från 11 byråer 2019 och 14 byråer 2020 till 22 byråer 2021). Som framgår av figur 12 har vi sedan budgetåret 2019 varje år gjort iakttagelser som rör upphandling för två byråer (Cepol och EMA).

Figur 12 – Våra iakttagelser om brister och oriktigheter som rör offentlig upphandling har blivit fler under de senaste tre åren

Åtgärd som bör vidtas 2

Fel som rör offentlig upphandling är fortfarande den vanligaste typen av fel som upptäcks vid våra revisioner av byråerna. De berörda byråerna bör ytterligare förbättra sina förfaranden för offentlig upphandling för att se till att de fullt ut följer gällande regler och för att se till att de får bästa möjliga valuta för pengarna.

I synnerhet bör byråerna när de genomför ramavtal endast använda specifika kontrakt för att upphandla varor eller tjänster som omfattas av det tillhörande ramavtalet. Byråerna bör också se till att de uppfyller de villkor för ändring av befintliga kontrakt som anges i budgetförordningen.

Förvaltnings- och kontrollsystemen påverkas av brister

43 För 16 byråer (Acer, Cedefop, Cepol, Easa, EBA, Eiopa, Eismea, EIT, Europeiska arbetsmyndigheten, Enisa, Eppo, Esma, Europol, EUSPA, Frontex och Hadea) rapporterar vi andra brister i förvaltnings- och kontrollsystemen än de som rör upphandling eller rekryteringar. För dessa 16 byråer rör våra iakttagelser potentiella fall av intressekonflikter, avsaknad av förhands- eller efterhandskontroller, bristfällig förvaltning av budgetmässiga eller rättsliga åtaganden och bristande rapportering i registret över undantag.

44 I figur 11 visas de vanligaste typerna av brister i internkontrollen som vi identifierade. I ruta 3 ges exempel på sådana brister med hänvisning till risken för intressekonflikter.

Ruta 3

Styrningsproblem och intressekonflikter kan hämma EU-byråernas ändamålsenlighet

De tre europeiska tillsynsmyndigheterna – EBA, Eiopa och Esma – har till uppgift att säkerställa lika villkor i tillsynen av finansiella tjänster. Deras inrättandeförordningar innehåller olika bestämmelser om att ledamöterna i deras tillsynsstyrelser ska ”handla oberoende och objektivt uteslutande i hela unionens intresse” och inte ”efterfråga eller ta emot instruktioner från […] någon regering [...] eller något annat offentligt eller privat organ”¹¹.

Enligt de europeiska tillsynsmyndigheternas arbetsordningar får ledamöter av tillsynsstyrelsen som befinner sig i en intressekonflikt inte delta i tillsynsstyrelsens diskussioner eller omröstningar i ärendet i fråga. Ledamöterna får dock vara närvarande vid mötet om ingen motsätter sig detta (EBA och Eiopa) eller om inte majoriteten av ledamöterna röstar för att utesluta dem (Esma). Detta innebär, åtminstone till synes, en risk för styrelsens oberoende.

Under tidigare år har vi rapporterat i flera särskilda rapporter om styrningsproblem som påverkar de europeiska tillsynsmyndigheterna och de negativa effekterna av dessa problem på deras mål.

I vår särskilda rapport om stresstest för banker¹² konstaterade vi att nationella myndigheter har ett betydande deltagande i EBA:s styrningsstruktur, eftersom EBA:s tillsynsstyrelse består av nationella företrädare vars utnämning inte kräver något godkännande från EU-organ. Detta kan ge upphov till spänningar, eftersom ledamöter i styrelsen kan agera för att främja rent nationella snarare än europeiska intressen.

I vår särskilda rapport om tillsyn i försäkringssektorn¹³ konstaterade vi att Eiopa ofta var beroende av kvaliteten på de behöriga nationella myndigheternas bidrag och av deras samarbetsvilja för att kunna arbeta effektivt och ändamålsenligt. Enligt Eiopas nuvarande styrningsstruktur kan de nationella myndigheterna påverka i vilken utsträckning deras eget arbete kommer att granskas och även påverka slutsatserna av sådana granskningar. Tillsynsstyrelsen godkänner alla viktiga dokument, såsom Eiopas tillsynsstrategi. Detta kan äventyra Eiopas oberoende och hindra myndigheten från att uppnå sina mål.

I vår särskilda rapport om bekämpning av penningtvätt¹⁴ konstaterade vi att EBA:s personal genomförde noggranna utredningar av potentiella överträdelser av EU-lagstiftningen, men vi fann skriftliga bevis på försök att utöva lobbyverksamhet gentemot panelmedlemmar under den period då panelen diskuterade en eventuell rekommendation. I slutändan avvisade tillsynsstyrelsen förslaget till rekommendation.

I vår särskilda rapport om investeringsfonder¹⁵ konstaterade vi att Esma har svårt att använda sina verktyg på ett ändamålsenligt sätt. Svårigheterna beror bland annat på Esmas egen styrningsstruktur liksom dess beroende av såväl de nationella myndigheternas goda vilja som beredvilligheten hos den egna tillsynsstyrelsen. Vi konstaterade att båda föredrog ”icke-invasiva” konvergensverktyg, vilkas ändamålsenlighet ännu inte har påvisats och som ofta inte ledde till en ändamålsenlig och enhetlig tillsyn. Detta begränsade Esmas ändamålsenlighet.

I samtliga fall rekommenderade vi kommissionen att överväga att föreslå ändringar av de europeiska tillsynsmyndigheternas styrningsstruktur vilket skulle göra det möjligt för dem att använda sina befogenheter mer ändamålsenligt. 2019 godtog lagstiftaren dock inte kommissionens förslag¹⁶ till reviderad styrningsstruktur.

Brister i rekryteringen är ofta kopplade till utvärderingsprocessen

45 För nio byråer (Berecbyrån, Cedefop, EBA, EIGE, EMA, Eppo, EUSPA, Frontex och SRB) rapporterar vi brister som rör olika aspekter av rekryteringsförfaranden, däribland utvärderingsprocesser och meddelanden om lediga tjänster. I Figur 11 visas de vanligaste typerna av brister i rekryteringsförfarandena.

Brister i budgetförvaltningen leder vanligtvis till stora överföringar eller sena betalningar

46 För tio byråer (Acer, Cedefop, Eacea, Eppo, Ercea, EUIPO, eu-Lisa, FRA, Frontex och Hadea) rapporterar vi brister som rör olika aspekter av budgetförvaltningen, till exempel alltför stora överföringar av anslag och höga andelar sena betalningar. I Figur 11 visas de vanligaste typerna av brister som rör budgetförvaltningen.

47 I Figur 13 visas andelen överföringar för varje budgetavdelning och för varje byrå. Det finns inget tak för sådana överföringar i EU:s budgetförordning och insatsernas fleråriga karaktär kan förklara många av dem, men överdrivet stora överföringar kan tyda på förseningar i genomförandet av arbetsprogram eller upphandlingsplaner. Alternativt kan de tyda på ett strukturellt problem, brister i budgetplaneringen eller eventuellt en överträdelse av principen om budgetens ettårighet. Vi rapporterar sådana brister när det gäller fyra byråer (Acer, Eacea, eu-Lisa och FRA).

Figur 13 – Andelen överföringar per budgetavdelning

Åtgärd som bör vidtas 3

För att komma till rätta med den stora andelen överförda anslag bör de berörda byråerna förbättra sin budgetplanering och genomförandecykel ytterligare.

Brister och god praxis i byråernas hantering av potentiella ”svängdörrssituationer”

48 För budgetåret 2021 kompletterade vi vår reguljära granskning av tillförlitligheten i byråernas räkenskaper och lagligheten och korrektheten i deras intäkter och betalningar med en analys av hur byråerna hanterade potentiella svängdörrssituationer. I ruta 4 förklaras vad svängdörrssituationer är och hur de hänger ihop med risken för intressekonflikter och påverkan på det politiska beslutsfattandet.

Ruta 4

Vad är svängdörrssituationer och varför är de viktiga?

Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) definierar begreppet svängdörrsproblematik på följande sätt: Intressekonflikter kan uppstå och innebära en risk för påverkan på det politiska beslutsfattandet när personer går mellan anställningar i den offentliga och den privata sektorn. Om befattningar omfattar områden som är sekretessbelagda eller som direkt kontrollerades av den tidigare offentliga tjänstemannen kan det så kallade svängdörrsfenomenet uppfattas som en orättvis fördel i fråga om information, relationer eller någon annan typ av fördel som förvärvats i den tidigare offentliga befattningen. I vissa fall kan offentliga tjänstemän frestas att fatta, eller uppfattas ha fattat, beslut som inte ligger i allmänhetens intresse utan i en tidigare eller framtida arbetsgivares intresse.¹⁷

I ett EU-sammanhang förklarar Europeiska ombudsmannen att¹⁸ när en offentlig tjänsteman övergår till den privata sektorn talar man ofta om en ”svängdörrsproblematik”. Det kan innebära en risk för EU-institutionernas integritet, eftersom värdefull intern kunskap kan överföras till den privata sektorn, tidigare tjänstemän kan utöva lobbyverksamhet gentemot sina tidigare kollegor eller befintliga tjänstemän kan påverkas av möjligheter till framtida anställning.

Att ta en avlönad bisyssla vid sidan av en anställning vid en EU-institution eller ett EU-organ, till exempel en byrå, kan innebära liknande risker som när en person börjar en anställning efter att ha lämnat en offentlig tjänst inom EU.

49 Byråerna löper särskilt stor risk att drabbas av svängdörrssituationer på grund av att de anlitar tillfälligt anställda, vilket medför en hög personalomsättning, och på grund av deras styrningsmodell som inbegriper styrelser vars ledamöter tenderar att tjänstgöra under relativt korta tidsperioder. För vissa byråer är denna risk ännu högre på grund av att de har betydande tillsynsbefogenheter (t.ex. EBA, Eiopa och Esma) eller kopplingar till näringslivet (t.ex. Easa, Echa eller Efsa). Vi beslutade att undersöka denna fråga på grund av dess betydelse inte bara för EU-byråernas korrekta funktion, utan också för deras anseende och, mer allmänt, för EU:s anseende som helhet.

50 Vi granskade ärenden mellan 2019 och 2021 där nuvarande eller tidigare högre tjänstemän (verkställande direktörer, direktörer och tjänstemän i lönegraderna AD14–16) tog en ny anställning efter avslutad tjänstgöring vid en byrå eller utförde en avlönad bisyssla medan de arbetade för en byrå. Vi undersökte också liknande ärenden som rörde ledamöter och tidigare ledamöter i byråernas styrelser och som vissa byråer endast hade bedömt på grundval av sina egna interna regler. Vår undersökning omfattade 40 byråer. Det var bara Chafea, som avvecklades 2021, och de tre byråer som blev operativa eller självständiga först 2021 (Europeiska arbetsmyndigheten, Eppo och Hadea) som inte beaktades. I ruta 5 beskrivs de tillämpliga rättsliga normerna.

Ruta 5

EU:s rättsliga ram för hantering av svängdörrsrisker

De regler som gäller för hantering av potentiella svängdörrssituationer och den därmed sammanhängande risken för intressekonflikter fastställs främst i EU:s tjänsteföreskrifter¹⁹. Dessa regler gäller för tidigare och nuvarande personal vid EU:s institutioner och organ, inklusive EU:s byråer. Reglerna innebär bland annat följande:

Anställda måste underrätta sin byrå om de har för avsikt att utöva yrkesverksamhet inom två år efter det att de har avslutat sin EU-tjänstgöring.
Innan en byrå beviljar eller nekar tillstånd för tidigare anställda att utföra en bisyssla eller ta en ny anställning måste den inhämta den partssammansatta kommitténs yttrande.
Om en byrå anser att det finns en risk för intressekonflikt får den förbjuda personen att ta det nya uppdraget, eller ge sitt godkännande endast på vissa villkor.
En byrå ska också förbjuda sina tidigare högre tjänstemän att bedriva lobbyverksamhet eller stödverksamhet gentemot byråns anställda under tolv månader efter avslutad tjänstgöring.
En byrå ska årligen offentliggöra en förteckning över de ärenden som bedömts mot bakgrund av risken för lobbyverksamhet eller stödverksamhet.

Dessa regler gäller dock inte för ledamöter i byråernas styrelser, eftersom de inte betraktas som en del av byråernas personal. Nio byråer har emellertid interna regler på detta område.

Den nuvarande rättsliga ramen saknar tydliga krav avseende efterlevnad och övervakning

51 Såsom nämns i ruta 5 är tjänsteföreskrifterna (inbegripet reglerna om svängdörrssituationer och intressekonflikter i allmänhet) per definition inte tillämpliga på ledamöter i byråernas styrelser, som inte tillhör byråernas personal. De gäller heller inte för medlemmar i byråernas vetenskapliga kommittéer, expertgrupper och liknande organ. Detta lämnar ett rättsligt tomrum, eftersom det inte finns någon gemensam rättslig grund som fastställer minimikrav med avseende på risken för intressekonflikter och svängdörrssituationer för dessa kategorier av personer som arbetar för EU:s byråer. Uppgiften att fastställa tillämpliga regler överlåts åt varje enskilt organ.

52 I EU:s rättsliga ram för hantering av risken för svängdörrssituationer fastställs mycket begränsade skyldigheter för EU:s institutioner och organ (inklusive EU:s byråer) att övervaka att nuvarande och tidigare personal uppfyller kraven med hänsyn till svängdörrsproblematiken. Det anges inte hur den typen av övervakning skulle kunna utföras eller vilka verktyg som skulle kunna användas för ändamålet. De flesta byråer bedriver därför inte någon sådan övervakningsverksamhet, och odeklarerade fall av svängdörrsproblematik och överträdelser av begränsningsvillkor som ålagts personal som påbörjar nya anställningar efter avslutad tjänstgöring kommer sannolikt att förbli oupptäckta.

53 Reglerna om övervakning och hantering av svängdörrssituationer och den därmed förknippade risken för intressekonflikter är inte tillräckligt tydliga när det gäller de berörda EU-institutionernas och EU-organens skyldighet att årligen offentliggöra en förteckning över ärenden som bedömts mot bakgrund av risken för lobbyverksamhet eller stödverksamhet. Europeiska ombudsmannen rapporterade om denna fråga redan 2017 (se ruta 6). De relevanta bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna har inte ändrats sedan dess.

Ruta 6

Europeiska ombudsmannen efterlyste mer insyn i bedömningen av ärenden som rör risken för lobbyverksamhet eller stödverksamhet

I en rapport från 2017²⁰ angav Europeiska ombudsmannen att information måste offentliggöras om alla bedömda ärenden, oavsett om institutionen anser eller inte anser att den anmälda yrkesverksamheten kan medföra, eller medför, lobbyverksamhet eller stödverksamhet. Detta är nödvändigt för att säkerställa en ändamålsenlig och meningsfull tillämpning av artikel 16.3 och 16.4. Europeiska ombudsmannen angav att den information som offentliggörs ska innehålla

den berörda högre tjänstemannens namn,
datum då den högre tjänstemannen avslutade sin tjänstgöring,
typ av tjänst som den högre tjänstemannen innehaft och en beskrivning av de arbetsuppgifter som utförts under de senaste tre åren inom EU:s offentliga förvaltning,
namnet på den framtida arbetsgivaren och en beskrivning av typen av uppgifter som ska utföras i den nya tjänsten, alternativt en beskrivning av den egna verksamhet som ska bedrivas,
en länk till berörd post i EU:s öppenhetsregister, om den framtida arbetsgivaren eller det egna företaget har registrerats i detta,
institutionens detaljerade bedömning av ärendet, inbegripet dess slutsats om huruvida verksamheten ska godkännas – med eller utan riskreducerande åtgärder – och ett uttalande om huruvida den planerade verksamheten kan medföra lobbyverksamhet eller stödverksamhet och därför kräver åläggande av ett förbud mot lobbyverksamhet eller stödverksamhet.

Åtgärd som bör vidtas 4

EU-byråernas nätverk bör kontakta kommissionen och lagstiftarna för att föreslå ändringar av den rättsliga ramen genom införande av en uppsättning minimiregler som är tillämpliga på ledamöter i EU-byråernas styrelser och som avser intressekonflikter och svängdörrsproblematik. Där så är lämpligt bör liknande regler också gälla för medlemmar i vetenskapliga kommittéer, expertgrupper och liknande organ som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna.

Byråerna uppfyller i de flesta fall sina rättsliga skyldigheter

54 När en nuvarande eller tidigare anställd underrättar en byrå om sina planer på att ta en ny anställning har byrån 30 arbetsdagar på sig att fatta ett beslut. Ingen sådan tidsfrist har fastställts för bisysslor. Innan byrån fattar beslut måste den inhämta den partsammansatta kommitténs yttrande.

55 Under de senaste tre åren (2019–2021) hade endast 20 av de 40 byråer som vi granskade behandlat några ärenden som rörde potentiell svängdörrsproblematik för deras högre tjänstemän. Endast fem hade bedömt några ärenden som rörde ledamöter i deras styrelser som hade för avsikt att anta ett nytt uppdrag eller utföra en bisyssla. Som framgår av figur 14 hade totalt 71 ärenden bedömts, varav 43 gällde högre tjänstemän och 28 gällde styrelseledamöter. Dessa siffror bygger på den information vi fått från byråerna, som i sin tur i allmänhet förlitat sig på egendeklarationer från berörd personal och berörda styrelseledamöter. Vi har inte gjort någon utredning för att identifiera eventuella odeklarerade fall.

Figur 14 – De flesta byråer bedömde mycket få ärenden, eller inga alls

56 Vi granskade ett urval om 17 av dessa ärenden och drog slutsatsen att byråerna i allmänhet uppfyllde de tillämpliga rättsliga kraven. De överträdelser vi identifierade inom sex byråer (se figur 15) gällde skyldigheten att offentliggöra en förteckning över bedömda ärenden, att inhämta den partsammansatta kommitténs yttrande eller att utfärda ett formellt beslut inom 30 arbetsdagar.

Figur 15 – Vi konstaterade förfarandemässiga överträdelser inom sex byråer

Åtgärd som bör vidtas 5

Byråerna bör stärka sina interna förfaranden och kontroller när det gäller potentiella svängdörrssituationer, för att säkerställa att de tillämpliga reglerna efterlevs fullt ut. De bör i synnerhet

utfärda formella beslut inom den tillämpliga tidsfristen,
inhämta den partsammansatta kommitténs yttrande i samtliga ärenden innan ett beslut fattas,
offentliggöra en förteckning över alla ärenden som bedömts med avseende på risken för lobbyverksamhet eller stödverksamhet.

Endast ett fåtal byråer går längre än de lagstadgade minimikraven när de hanterar potentiella svängdörrssituationer

57 Nio byråer (EBA, Eiopa, EIT, EMA, Esma, EUIPO, Europol, FRA och SRB) hade infört egna interna regler för att avhjälpa bristen på bestämmelser i EU-lagstiftningen om verksamhet som utförs av ledamöter i byråernas styrelser. Se ruta 7.

Ruta 7

Exempel på regler avseende svängdörrsproblematik från EMA och EIT

Enligt EMA:s interna regler ska styrelseledamöter (och deras suppleanter) omedelbart underrätta EMA om sin avsikt att bedriva yrkesverksamhet med läkemedelsföretag. Från den stund en sådan anmälan tas emot måste EMA begränsa den berörda personen från fortsatt deltagande i styrelsens verksamhet. Liknande regler gäller även för medlemmar i EMA:s vetenskapliga kommittéer och expertgrupper.

EIT har en uppförandekod som behandlar intressekonflikter för styrelseledamöterna. Den hindrar styrelseledamöter från att åta sig uppdrag, mot ersättning eller ej, vid något företag, forskningscentrum eller universitet som deltar i EIT:s kunskaps- och innovationsgrupper eller som får EIT-bidrag, under två år efter det att de avslutat sin tjänstgöring.

58 De återstående 31 byråerna beaktar potentiella fall av svängdörrsproblematik endast när det gäller deras nuvarande och tidigare anställda. Till följd av detta bedöms endast en bråkdel av de potentiella fallen av svängdörrsproblematik bland byråernas styrelseledamöter (se figur 16). Det kan resultera i upplevda eller faktiska intressekonflikter som kan leda till

att beslut inte fattas i allmänhetens intresse, utan i den berörda styrelseledamotens framtida arbetsgivares intresse,
orättvisa fördelar för vissa enheter inom den privata sektorn när det gäller insiderinformation eller relationer/lobbyverksamhet.

Figur 16 – Få bedömningar av fall som rör potentiella svängdörrssituationer för ledamöter i byråstyrelser

Åtgärd som bör vidtas 6

Byråerna bör införa interna regler för ledamöterna i deras styrelser om intressekonflikter i allmänhet och svängdörrssituationer i synnerhet.

59 Generellt sett konstaterade vi att byråerna nästan uteslutande förlitar sig på egendeklarationer från berörd personal för att identifiera potentiella svängdörrssituationer med tillhörande risk för intressekonflikter. De flesta byråer vidtar inga åtgärder för att upptäcka om nuvarande anställda eventuellt utför odeklarerade bisysslor eller om deras tidigare anställda har tillträtt nya tjänster utan att underrätta byrån. De kontrollerar inte heller huruvida tidigare anställda iakttar eventuella begränsningsvillkor som de ålagts i samband med sina nya anställningar. Vi har dock identifierat fyra exempel på god praxis där byråerna har infört förfaranden för att övervaka detta, se ruta 8.

Ruta 8

Endast fyra byråer (Berecbyrån, SRB, EBA och Esma) har infört förfaranden för att övervaka efterlevnaden av reglerna med avseende på svängdörrsproblematik

Berecbyrån har infört förfaranden för att utföra stickprovskontroller av tidigare anställdas fullgörande av sina skyldigheter enligt artikel 16 i tjänsteföreskrifterna. Dessa kontroller är inriktade på högre tjänstemän och anställda som antingen har förbjudits att utöva en viss yrkesverksamhet eller har tillåtits att ta en ny anställning med vissa begränsningar.

SRB har förfaranden för att, bland annat med hjälp av offentligt tillgängliga databaser, genomföra efterlevnadskontroller av tidigare anställda som lämnat SRB under de senaste två åren.

Åtgärd som bör vidtas 7

Byråerna bör aktivt övervaka den yrkesverksamhet som utförs av deras högre tjänstemän (även de som har avslutat sin tjänstgöring vid byrån under de senaste två åren) för att kunna upptäcka odeklarerade svängdörrssituationer och se till att tidigare införda begränsningsvillkor efterlevs.

Andra publikationer inriktade på byråer som revisionsrätten har offentliggjort

60 Utöver de granskningsrapporter som specifikt avser byråerna offentliggjorde revisionsrätten också ett antal särskilda rapporter under 2021 och första halvåret 2022 om genomförandet av EU-politik som berörde ett antal byråer. En fullständig förteckning finns i figur 17.

Figur 17 – Revisionsrättens övriga särskilda rapporter som offentliggjordes under 2021 och första halvåret 2022 och som berör byråer

Byråerna följer upp tidigare års granskningsiakttagelser

61 Vi lämnar information om de uppföljande åtgärder som byråerna har vidtagit som svar på iakttagelser från tidigare år. Av figur 18 framgår att korrigerande åtgärder i 67 fall hade avslutats och i 39 fall pågick 2021 för de 139 iakttagelser som inte hade åtgärdats i slutet av 2020. För 22 byråer (Acer, Berecbyrån, Cepol, CPVO, Easa, Easo, Efsa, Eismea, EIT, EMA, ECNN, ERA, Esma, ETF, EUIPO, eu-Lisa, Eurofound, Eurojust, Europol, FRA, Frontex och SRB) rapporterar vi totalt 48 iakttagelser från tidigare år som ännu inte har genomförts, varav nio inte ens har börjat genomföras.

Figur 18 – Byråernas arbete med att följa upp tidigare års iakttagelser

62 I ruta 9 förklaras de olika statusnivåerna för uppföljning som används i detta dokument och ges exempel på typiska situationer som de är tillämpliga på.

Ruta 9

Förklaringar av de statusnivåer för uppföljning som används i detta dokument

Har genomförts: Byrån har infört förbättringar för att åtgärda iakttagelsen som styrks av bevis och har kontrollerats av revisionsrätten.

Pågår: Det finns vissa bevis för att korrigerande åtgärder har vidtagits, men processen är ännu inte helt genomförd eller slutförd.

Har inte genomförts: Byrån har inte reagerat på, eller motsätter sig, iakttagelsen.

Ej tillämpligt: Iakttagelsen är inte längre tillämplig eller det kontrakt som föranledde iakttagelsen i fråga har löpt ut. Kan även användas när förändrade omständigheter gör att kostnaden för att åtgärda problemet väger tyngre än fördelarna.

Lista med förkortningar för EU:s byråer och andra organ

Förkortning	Benämning	Förkortning	Benämning
Acer	Europeiska unionens byrå för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter	EMA	Europeiska läkemedelsmyndigheten
Berecbyrån	Byrån för stöd till Berec (Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation)	ECNN	Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk
CdT	Översättningscentrum för Europeiska unionens organ	Emsa	Europeiska sjösäkerhetsbyrån
Cedefop	Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning	Enisa	Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå
Cepol	Europeiska unionens byrå för utbildning av tjänstemän inom brottsbekämpning	Eppo	Europeiska åklagarmyndigheten
Chafea	Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor	ERA	Europeiska unionens järnvägsbyrå
Cinea	Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö	Ercea	Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet
CPVO	Gemenskapens växtsortsmyndighet	Euratoms försörjnings-byrå	Euratoms försörjningsbyrå
Eacea	Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur	Esma	Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten
Easa	Europeiska unionens byrå för luftfartssäkerhet	ETF	Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen
Easo	Europeiska stödkontoret för asylfrågor	EUIPO	Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet
EBA	Europeiska bankmyndigheten	eu-Lisa	Europeiska unionens byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa
ECDC	Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar	EU-Osha	Europeiska arbetsmiljöbyrån
Echa	Europeiska kemikaliemyndigheten	Eurofound	Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor
EEA	Europeiska miljöbyrån	Eurojust	Europeiska unionens byrå för straffrättsligt samarbete
EFCA	Europeiska fiskerikontrollbyrån	Europol	Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning
Efsa	Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet	EUSPA	Europeiska unionens rymdprogrambyrå
EIGE	Europeiska jämställdhetsinstitutet	FRA	Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter
Eiopa	Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten	Frontex	Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån
Eismea	Genomförandeorganet för Europeiska innovationsrådet samt för små och medelstora företag	Hadea	Europeiska genomförandeorganet för hälsofrågor och digitala frågor
EIT	Europeiska institutet för innovation och teknik	REA	Europeiska genomförandeorganet för forskning
Europeiska arbets-myndigheten	Europeiska arbetsmyndigheten	SRB	Gemensamma resolutionsnämnden

Vi som arbetat med revisionen

Tredje raden (från vänster): Janis Gaisonoks, Marco Corradi, Peter Eklund, Joao Pedro Bento, Ivo Koppelmaa och Emmanuel Djoffon (revisorer).

Andra raden (från vänster): Sergio Gascon Samper (revisor), Alexandra Mazilu (grafisk designer), Nikolaos Alampanos, Armin Hosp, Leonidas Tsonakas och Paulo Oliveira (revisorer) och Ioanna Michali (assistent).

Första raden (från vänster): Rimantas Šadžius (ledamot av revisionsrätten), Julio Cesar Santin Santos och Mirko Gottmann (revisorer), Michal Machowski (förstachef), Christine Becker (revisor) och Mindaugas Pakstys (kanslichef).

Personer som arbetat med revisionen men som inte är med på bilden: John Sweeney (förstachef), Di Hai och Matthias Blaas (attachéer), Iveta Adovica, Santiago Fuentes, Joaquin Hernandez Fernandez, Marc Hertgen, Tomas Mackevicius, Hans Christian Monz, Roberto Sanz Moratal och Svetoslava Tashkova (revisorer) och Chantal Kapawa (assistent).

Vi vill särskilt hedra minnet av Alex Brenninkmeijer (1951–2022), ledamot av revisionsrätten, som ledde arbetet med denna revision fram till april 2022.

Slutnoter

¹ Artiklarna 285–287 i EUF-fördraget (EUT C 326, 26.10.2012, s. 169–171).

² Mer information om vårt arbete finns i våra verksamhetsrapporter, årsrapporter om genomförandet av EU:s budget, särskilda rapporter, översikter och yttranden över ny eller uppdaterad EU-lagstiftning eller över andra beslut med effekter på den ekonomiska förvaltningen (www.eca.europa.eu).

³ Acer, Berecbyrån, Cedefop, CdT, Cepol, CPVO, Easa, Easo, EBA, ECDC, Echa, EEA, EFCA, Efsa, EIGE, Eiopa, Europeiska arbetsmyndigheten, EMA, ECNN, Emsa, Enisa, ERA, Esma, ETF, EUIPO, eu-Lisa, EU-Osha, EUSPA, Eurofound, Eurojust, Europol, FRA och Frontex.

⁴ Cinea, Eacea, Eismea, Ercea, Hadea, REA och Chafea (som upphörde att existera den 1 april 2021).

⁵ Se vår rapport för budgetåret 2020.

⁶ Punkt 84 i översikt 01/2014 Luckor, överlappningar och utmaningar: En översiktlig analys av EU:s förfaranden för ansvarsutkrävande och offentlig revision.

⁷ 2021 - 2027 Strategy for the EU Agencies Network, Bryssel, 9.11.2020.

⁸ Punkterna 2.34–2.41 i årsrapporten om EU:s byråer för budgetåret 2019.

⁹ Punkt 3.30.15 i årsrapporten om EU:s byråer för budgetåret 2020.

¹⁰ Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/173 om inrättande av Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö, Europeiska genomförandeorganet för hälsofrågor och digitala frågor, Europeiska genomförandeorganet för forskning, Europeiska innovationsrådet och genomförandeorganet för små och medelstora företag, Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet och Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur.

¹¹ Artikel 42 i förordningarna (EU) nr 1093/2010, 1094/2010 och 1095/2010.

¹² Revisionsrättens särskilda rapport 10/2019 EU-omfattande stresstest för banker: stora mängder information om banker har tagits fram men det behövs mer samordning och mer fokus på risker.

¹³ Revisionsrättens särskilda rapport 29/2018 Eiopa bidrog på ett viktigt sätt till tillsyn och stabilitet i försäkringssektorn, men viktiga utmaningar återstår.

¹⁴ Revisionsrättens särskilda rapport 13/2021 EU:s insatser för att bekämpa penningtvätt i banksektorn är fragmenterade och genomförandet är otillräckligt.

¹⁵ Revisionsrättens särskilda rapport 04/2022 Investeringsfonder: EU:s åtgärder har ännu inte skapat en verklig inre marknad som gynnar investerare.

¹⁶ Kommissionens förslag om ändring av förordningarna (EU) nr 1093/2010, 1094/2010 och 1095/2010, COM(2017) 536 final.

¹⁷ Avsnitt 13.3.2 i OECD Public Integrity Handbook.

¹⁸ The European Ombudsman's work on revolving doors.

¹⁹ Artiklarna 12, 12b, 16 och 17 i EU:s tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen.

²⁰ Report of the European Ombudsman on the publication of information on former senior staff so as to enforce the one-year lobbying and advocacy ban.

Kontakt

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Tfn +352 4398-1
Frågor: eca.europa.eu/sv/Pages/ContactForm.aspx
Webbplats: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på internet via Europa-servern (https://europa.eu).

Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8838-5		doi:10.2865/646681	QJ-AH-22-001-SV-N
HTML	ISBN 978-92-847-8839-2		doi:10.2865/54748	QJ-AH-22-001-SV-Q

KONTAKTA EU

Besök
Det finns hundratals Europa direkt-kontor i hela EU. Hitta ditt närmaste kontor på nätet (european-union.europa.eu/contact-eu/meet-us_sv).

Ring eller skriv
Tjänsten Europa direkt svarar på dina frågor om EU. Kontakta tjänsten på något av följande sätt:

Ring det avgiftsfria telefonnumret 00 800 6 7 8 9 10 11 (en del operatörer kan ta betalt för samtalet).
Ring telefonnumret +32 22999696.
Skriv via formuläret på nätet (european-union.europa.eu/contact-eu/write-us_sv).

EU-INFORMATION

På nätet
På webbplatsen Europa finns det information om EU på alla officiella EU-språk (european-union.europa.eu).

EU-publikationer
Läs eller beställ EU-publikationer på nätet (op.europa.eu/sv/publications). Om du behöver flera kopior av en gratispublikation kan du kontakta Europa direkt eller ditt lokala dokumentationscentrum (european-union.europa.eu/contact-eu/meet-us_sv).

EU-lagstiftning och andra rättsliga handlingar
Rättsliga handlingar från EU, inklusive all EU-lagstiftning sedan 1951, finns på alla officiella EU-språk på EUR-Lex (eur-lex.europa.eu).

Öppna EU-data
Portalen data.europa.eu ger tillgång till öppna datamängder från EU:s institutioner, organ och byråer. De kan laddas ned och användas fritt för kommersiella och andra ändamål. Portalen ger också tillgång till en stor mängd data från EU-länderna.

Introduktion till Europeiska revisionsrättens årsrapport om EU:s byråer för 2021