Kancelárske priestory inštitúcií EÚ – niektoré

Zhrnutie

I

Inštitúcie vynakladajú na administratívne výdavky na budovy približne 11 % svojho rozpočtu. Zloženie portfólia budov je rôzne a závisí od mandátu a organizačnej štruktúry jednotlivých inštitúcií, významný podiel využívaných priestorov je však vyhradený na kancelárske priestory. Najväčšie portfólio budov má Komisia, pričom viac ako 80 % je využívaných ako kancelárske priestory.

II

Na zodpovedanie celkovej otázky, či sú výdavky EÚ na kancelárske priestory riadené efektívne, sme skúmali, či inštitúcie EÚ s väčšinou kancelárskych priestorov (Parlament, Rada, Komisia, Súdny dvor a ECB):

1. zavádzajú stratégie v oblasti budov a spolupracujú s cieľom dosiahnuť úspory nákladov;
2. nadobúdajú svoje kancelárske priestory efektívne;
3. primerane monitorujú svoje portfólio kancelárskych priestorov a podávajú o ňom správy.

III

V zásade sme zistili, že inštitúcie riadia svoje výdavky na kancelárske priestory efektívne, no stratégie v oblasti budov nie sú vždy sformalizované a súvisiace plánovanie nie je optimálne. Mechanizmy financovania veľkých stavebných projektov, ktoré sme analyzovali, sú často zložité, čo má v niektorých prípadoch vplyv na rozpočtovú transparentnosť. Väčšina týchto projektov bola ovplyvnená oneskoreniami a v niektorých prípadoch značnými dodatočnými nákladmi. Monitorovanie a podávanie správ o portfóliu budov väčšiny inštitúcií nie je primerané.

IV

Inštitúcie spolupracujú a uplatňujú podobné zásady rozhodovania. Svoje hlavné zásady a ciele v oblasti správy nehnuteľností však stanovujú v rôznych dokumentoch. Niektoré sú zastarané a niektoré sa vykonávajú bez formálneho schválenia. Pri plánovaní požiadaviek v oblasti nehnuteľností sa neprihliada na rôzne scenáre. V čase auditu inštitúcie ešte nevyhodnotili zrealizované projekty nových spôsobov práce.

V

Hostiteľské krajiny ponúkajú inštitúciám preferenčné podmienky na kúpu alebo prenájom kancelárskych priestorov a podporujú ich v ich veľkých stavebných projektoch. Zistili sme, že rozhodnutia týkajúce sa kancelárskych priestorov boli opodstatnené. Mechanizmy financovania veľkých stavebných projektov, ktoré sme analyzovali, boli však často zložité a to malo vplyv na rozpočtovú transparentnosť. Väčšina týchto projektov sa oneskorila, čo v niektorých prípadoch viedlo k dodatočným nákladom.

VI

Väčšina inštitúcií nemonitoruje pravidelne ukazovatele súvisiace s efektívnym využívaním budov a nákladmi na účely vnútorného riadenia. Hoci sa inštitúcie, ktoré majú budovy v Bruseli a Luxemburgu, dohodli na harmonizácii merania plochy, údaje nie sú plne štandardizované a je zložité ich porovnávať. Správy o budovách predkladané rozpočtovým orgánom neumožňujú vykonávať porovnanie a analýzu efektívnosti.

VII

Z našej analýzy vyplýva, že využívanie kancelárskych priestorov v inštitúciách je porovnateľné. Okrem toho sme zistili, že nájomné, ktoré inštitúcie dosiahli rokovaním, bolo vo všeobecnosti nižšie ako trhová úroveň. Z ďalšej analýzy prenajatých budov vyplýva, že ročné nájomné na osobu sa v jednotlivých budovách výrazne líši. V nákladoch na výstavbu a nadobudnutie sa odráža charakter budovy.

VIII

Na základe pripomienok uvedených v tejto správe odporúčame, aby inštitúcie:

1. aktualizovali a formalizovali svoje stratégie v oblasti budov a pravidelne aktualizovali plánovacie dokumenty;
2. vyhodnotili projekty nových spôsobov práce;
3. zvýšili transparentnosť rozpočtu pri využívaní mechanizmov financovania pre stavebné projekty;
4. stanovili primerané postupy riadenia pre veľké stavebné a renovačné projekty; a
5. zlepšili konzistentnosť údajov a monitorovanie portfólia budov.

Úvod

01

Z ilustrácie 1 vyplýva, že výdavky na budovy predstavujú približne 11 % (1 mld. EUR) celkových administratívnych výdavkov inštitúcií Európskej únie (EÚ)¹. Tento percentuálny podiel zostal počas uplynulých piatich rokov stabilný, hoci v súvislosti so situáciou spred desiatich rokov sa znížil. Približne dve tretiny výdavkov na budovy sa týkajú nákladov na nadobúdanie a prenájom budov, pričom zvyšok sa vynakladá najmä na údržbu, bezpečnosť a energie. Ilustrácia 2 znázorňuje, že medzi inštitúciami existujú rozdiely. V týchto rozdieloch sa odrážajú najmä rozdiely v ich portfóliách budov.

02

Ku koncu roka 2016 uvedené inštitúcie zaberali budovy s celkovou plochou 2,5 milióna metrov štvorcových (m²)³. To je o 26 % viac ako v roku 2004, pričom tento nárast sa vysvetľuje zvýšením počtu zamestnancov pracujúcich v priestoroch inštitúcií o 22 % za rovnaké obdobie⁴.

03

Inštitúcie majú rôzne potreby týkajúce sa priestorov. Komisia napríklad využíva väčšinu svojich priestorov na kancelárie. Iné inštitúcie, ako sú Parlament, Rada a Súdny dvor, využívajú viac iné druhy priestorov, ako sú zasadacie miestnosti, miestnosti na zhromaždenia, súdne siene a priestory pre verejnosť. Kancelárske priestory⁵ predstavujú približne 70 % celkových priestorov⁶ a nachádzajú sa predovšetkým v Bruseli a ďalej v Luxemburgu, Štrasburgu a vo Frankfurte. Ilustrácia 3 vyjadruje celkovú čistú plochu, ktorú zaberajú inštitúcie, a podiel kancelárskych priestorov.

04

Sídla inštitúcií závisia od politických rozhodnutí. Posledná politická dohoda o umiestnení sídel inštitúcií sa uzavrela v roku 1992 na zasadnutí Európskej rady v Edinburgu.

Rozsah auditu a audítorský prístup

Rozsah auditu

05

Na zodpovedanie celkovej otázky, či sú výdavky EÚ na kancelárske priestory riadené efektívne, sme skúmali, či inštitúcie EÚ:

• zavádzajú stratégie v oblasti budov a spolupracujú s cieľom dosiahnuť úspory nákladov;
• nadobúdajú svoje kancelárske priestory efektívne;
• primerane monitorujú svoje portfólio kancelárskych priestorov a podávajú o ňom správy.

06

Audit sa zameriaval na päť inštitúcií s najväčším počtom kancelárskych priestorov (Parlament, Rada, Komisia, Súdny dvor a ECB) a zahŕňal ich kancelárske priestory v Bruseli, Luxemburgu a vo Frankfurte⁷. Pokiaľ to bolo možné, v rámci auditu sa porovnávali údaje a postupy správy týchto inštitúcií s údajmi a postupmi správy Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru, Európskeho výboru regiónov, Európskej služby pre vonkajšiu činnosť (ESVČ), Európskeho dvora audítorov (EDA) a Európskej investičnej banky (EIB).

07

Neanalyzovali sme budovy, ktoré sa využívajú na iné ako kancelárske účely (napr. konferenčné strediská, technické zariadenia atď.), ani budovy, v ktorých kancelárske priestory predstavujú menej ako 20 %. Audit sa zameriaval najmä na náklady na nadobúdanie kancelárskych priestorov. Nezahŕňal údržbu, upratovanie, bezpečnosť alebo iné prevádzkové náklady súvisiace s budovami.

Audítorský prístup

08

Náš audit sme vykonávali od septembra 2017 do júna 2018 a svoje pripomienky sme založili na týchto zdrojoch dôkazov:

• stratégie inštitúcií v oblasti budov a správy určené rozpočtovým orgánom,
• dotazníky a návštevy inštitúcií,
• dotazníky a návštevy iných medzinárodných organizácií,
• v príslušných prípadoch činnosť vnútorného auditu,
• technické správy/správy o meraniach týkajúce sa budov,
• účtovné, finančné a zmluvné informácie o budovách,
• návštevy medziinštitucionálnych orgánov a orgánov hostiteľských krajín.

Zistenia

Inštitúcie uplatňujú spoločné zásady a vo veľkej miere spolupracujú

09

Skúmali sme, či inštitúcie EÚ vymedzujú stratégiu, ktorá zahŕňa zásady a ciele správy ich nehnuteľností. Skúmali sme, či sú tieto stratégie doplnené krátkodobým až strednodobým plánovaním založeným na pravidelnom posudzovaní potrieb. Preskúmali sme, či strategické a/alebo plánovacie dokumenty zahŕňajú plánovanie podľa scenárov. Analyzovali sme aj to, ako inštitúcie v tej istej lokalite spolupracujú s cieľom nájsť možnosti na úsporu nákladov (napríklad spoločným využívaním odborných znalostí alebo kúpnej sily). Okrem toho sme skúmali, ako inštitúcie zaviedli prístup nových spôsobov práce.

Inštitúcie vymedzujú svoje stratégie v oblasti budov, niektoré sú však zastarané a nezahŕňajú plánovanie podľa scenárov

10

Inštitúcie vymedzujú zásady a ciele správy svojich nehnuteľností v rôznych dokumentoch. Niektoré sú zastarané a niektoré sa vykonávajú bez formálneho schválenia (pozri ilustráciu 4).

11

Komisia predstavila hlavné zásady svojej stratégie v oblasti budov v oznámení z roku 2007. Hoci plánovala ďalej objasniť niektoré aspekty stratégie v oblasti budov prostredníctvom štúdií (vplyv metodiky verejného obstarávanie budov, primeraná rovnováha medzi nadobúdaním a prenájmom, vplyv nových pracovných postupov na kvalitu života na pracovisku a možné úspory), tieto štúdie sa nezrealizovali. Niektoré významné aspekty uvedené v oznámení z roku 2007 sa navyše postupom času zmenili. Odklad platby a zmluvy o dlhodobom nájme (emfyteuza) už napríklad nie sú uprednostňovanými postupmi na financovanie nadobúdania budov a Komisia nedávno do svojho viacročného plánovania zahrnula výkonné agentúry. Hoci Komisia stále považuje hlavné zásady a usmernenia uvedené v oznámení za platné, neaktualizovala stratégiu v oblasti budov ani ju nekonsolidovala do jedného revidovaného dokumentu, v ktorom by boli zohľadnené nedávne zmeny.

12

Úrady Komisie pre infraštruktúru a logistiku v Bruseli (OIB) a Luxemburgu (OIL) zakladajú svoj nástroj strednodobého plánovania, viacročný politický rámec (VPR), na stratégii Komisie v oblasti budov. Vo VPR sa uvádzajú hlavné priority a projekty oboch úradov na nasledujúcich desať rokov a poskytuje sa prehľad zahŕňajúci ročné aktualizácie potrieb Komisie v oblasti kancelárskych priestorov. VPR sa zakladá na kolísaní počtu zamestnancov a na dostupných kancelárskych priestoroch s prihliadnutím na uplynutie a predĺženie prenájmov a renovačné/modernizačné práce. VPR považujeme za užitočný nástroj, ktorý je vhodný pre inštitúcie s väčšími portfóliami budov.

13

Nenašli sme dôkazy o tom, že inštitúcie pri plánovaní svojich požiadaviek týkajúcich sa nehnuteľností prihliadali na rôzne scenáre spojené napríklad s rozpočtovými obmedzeniami, zmenami počtu zamestnancov alebo dôsledkami politických rozhodnutí, ako sú rozšírenie či zmeny v úlohe a mandáte inštitúcie.

Inštitúcie uplatňujú spoločné zásady rozhodovania

14

Inštitúcie pôsobiace v tej istej lokalite formálne nemajú jednotnú spoločnú stratégiu v oblasti budov, uplatňujú však podobné zásady rozhodovania¹².

Zosúladenie s mandátom a organizáciou

15

Inštitúcie zosúlaďujú svoje stratégie v oblasti budov so svojím mandátom a svojou organizáciou. Stratégie zohľadňujú ich potreby týkajúce sa konkrétnych priestorov, ako sú veľké konferenčné miestnosti, súdne siene alebo miestnosti na zhromaždenia. V niektorých prípadoch inštitúcie revidujú svoju stratégiu v oblasti budov v reakcii na zmenu svojho mandátu. ECB napríklad pôvodne plánovala umiestniť všetkých zamestnancov v jednej budove, tento prístup však musela zrevidovať vzhľadom na nepredvídané okolnosti (pozri rámček 1).

Koncentrácia

16

Inštitúcie uprednostňujú menší počet väčších budov, ktoré sa nachádzajú v jednej alebo viacerých oblastiach, prednostne v blízkosti iných inštitúcií. Táto preferencia je odôvodnená úsporami z rozsahu, bezpečnostnými dôvodmi, lepšími pracovnými podmienkami, zvýšenou produktivitou (napr. skrátenie času stráveného cestovaním medzi budovami) a verejným obrazom. Uplatňovaním tejto zásady sa nutne znižuje počet budov vhodných na kúpu alebo prenájom. V ilustráciách 5 a 6 je znázornené geografické rozloženie budov inštitúcií v hlavných lokalitách v Bruseli a Luxemburgu.

17

Racionalizácia portfólia nehnuteľností prostredníctvom koncentrácie do menšieho počtu väčších budov je napríklad jednou z hlavných zásad stratégie Komisie v oblasti budov. V roku 2007 mali dve tretiny budov Komisie v Bruseli menej ako 15 000 m² a len 8 zo 61 budov (13 %) malo plochu väčšiu ako 20 000 m². O desať rokov neskôr má plochu väčšiu ako 20 000 m² 22 z 52 budov zaradených do našej analýzy (42 %). Hoci údaje nie sú plne porovnateľné, keďže do našej analýzy boli zaradené len budovy využívané najmä ako kancelárske budovy, vyplýva z nich, že Komisia zaviedla zásadu menšieho počtu väčších budov.

Vlastníctvo pred prenájmom

18

Všetky skúmané inštitúcie uprednostňujú vlastníctvo pred prenájmom. V ilustrácie 7 sa porovnáva celková plocha vo vlastníctve (kancelárske a nekancelárske priestory) s celkovou prenajímanou plochou¹⁴. Hoci prenájom umožňuje flexibilnú správu budov, vlastníctvo budov ponúka inštitúciám viacero výhod:

• znížené dlhodobé náklady (pridaná hodnota v prípade prestavby, spätné získanie hodnoty budovy v prípade predaja),
• preferenčné podmienky, ktoré ponúka hostiteľská krajina, ako je možnosť bezplatného odkúpenia alebo využívania pozemku,
• stabilita nákladov (ochrana pred zvyšovaním nájomného) a lepšie strednodobé plánovanie rozpočtu,
• voľné využívanie a zlepšovanie nehnuteľnosti bez obmedzení zo strany majiteľa.

19

Inštitúcie zaradené do našej analýzy vlastnia¹⁵ spolu asi 70 % plochy, ktorú využívajú, v porovnaní s približne 60 % v roku 2004¹⁶. Tento podiel sa v blízkej budúcnosti zvýši po dokončení veľkých stavebných projektov, ako sú rozšírenie budovy Konrad Adenauer (KAD), ktorá patrí Parlamentu, tretia kancelárska výšková budova Súdneho dvora a komplex Jean Monet II (JMO II), ktorý patrí Komisii.

Medziinštitucionálna spolupráca je rozsiahla

20

Inštitúcie diskutujú o strategických otázkach týkajúcich sa nehnuteľností vo viacerých medziinštitucionálnych pracovných skupinách¹⁷. Inštitúcie sa na týchto stretnutiach navzájom informujú o svojich nadchádzajúcich projektoch v oblasti nehnuteľností, aby sa vyhli súťaži na tom istom trhu. Zároveň si vymieňajú informácie o priestoroch, ktoré sú k dispozícii v ich budovách. Inštitúcie tak majú možnosť nehnuteľnosti spoločne využívať alebo ďalej prenajímať¹⁸, alebo prevziať priestory, ktoré už iná inštitúcia nepotrebuje¹⁹. Diskutujú aj o iných záležitostiach súvisiacich s budovami, ako sú otázky životného prostredia a energií.

21

Jedným z hlavných úspechov týchto pracovných skupín je ich úzka spolupráca vo verejnom obstarávaní. Inštitúcie vytvárajú medziinštitucionálne postupy verejného obstarávania napr. na nákup sťahovacích služieb, nábytku, kancelárskeho vybavenia a kancelárskych potrieb, poistenia a odborných znalostí v oblasti nehnuteľností. Týmito nákupmi sa zvyšuje pákový efekt inštitúcií nad poskytovateľmi a dodávateľmi služieb a vedú k úsporám z rozsahu. Zároveň sa však nimi zvyšujú kritériá oprávnenosti pre uchádzačov, čo môže odrádzať malé a stredné podniky (MSP) od účasti vo výzvach na predkladanie ponúk.

22

Inštitúcie spravujú svoje portfóliá budov samostatne a prejavujú len obmedzený záujem o vytvorenie medziinštitucionálnej agentúry pre nehnuteľnosti. Domnievajú sa, že špecializované tímy pre správu budov, ktoré pôsobia v blízkosti činiteľov s rozhodovacou právomocou v jednotlivých inštitúciách, dokážu lepšie uspokojiť ich osobitné potreby.

Inštitúcie do istej miery uplatňujú nové spôsoby práce, zatiaľ však neposúdili náklady a prínosy realizovaných projektov nových spôsobov práce

23

Cieľom prístupu nových spôsobov práce je zmeniť kancelárske prostredie zavádzaním priestorov na spoločné pracovné činnosti v spojení s flexibilnejšou pracovnou kultúrou²⁰. Nové spôsoby práce nevyhnutne neznamenajú zníženie plochy kancelárskych priestorov, ale skôr zmenené kancelárske prostredie a pracovnú kultúru v spolupráci s vedením a zamestnancami a s ich zapojením.

24

Inštitúcie EÚ zaviedli nové spôsoby práce prostredníctvom viacerých iniciatív a zlepšení. Inštitúcie napríklad zaviedli príležitostnú alebo štrukturálnu teleprácu²¹. V Rade a vo výboroch viedlo zavedenie štrukturálnej telepráce k využívaniu kancelárskeho priestoru s väčšou hustotou pracovníkov zavedením spoločných kancelárií pre pracovníkov vykonávajúcich štrukturálnu teleprácu.

25

Komisia zaviedla rozdelené a kolaboratívne priestory v troch budovách²² v Bruseli s cieľom optimalizovať využívanie dostupnej plochy. Podľa Komisie to v týchto budovách viedlo k priemernému zvýšeniu obsadenosti o 46 %. Výsledky dotazníka spokojnosti zamestnancov pracujúcich v kolaboratívnom prostredí v týchto troch budovách ešte neboli v čase konania auditu k dispozícii. V Luxemburgu Komisia využíva kolaboratívne pracovné priestory pre približne 200 zamestnancov v dvoch budovách²³.

26

Parlament si objednal štúdie uskutočniteľnosti na účely vytvorenia kolaboratívnych priestorov v dvoch nových stavebných projektoch²⁴. Hoci sa od projektu v jeho pôvodnej forme neskôr upustilo, Parlament zavádza niektoré jeho prvky v týchto dvoch budovách na základe dialógu s dotknutými útvarmi.

27

Nové spôsoby práce znamenajú dodatočné investičné náklady a vo všeobecnosti sa uplatňujú ako súčasť renovácie alebo nových stavebných projektov. Inštitúcie zatiaľ v plnej miere neposúdili hospodárske a iné výhody zavedenia kolaboratívnych pracovných priestorov, ako je zvýšená produktivita.

Rozhodnutia týkajúce sa kancelárskych priestorov sú opodstatnené, mechanizmy financovania stavebných projektov sú však často zložité, čo má vplyv na rozpočtovú transparentnosť

28

Skúmali sme, akým spôsobom inštitúcie pri výbere svojich budov pristupujú k hostiteľským krajinám, aby získali čo najlepšie podmienky.

29

Analyzovali sme, či rozhodnutia o nových stavebných projektoch boli založené na kritériách správneho finančného riadenia.

30

Skúmali sme aj to, či sa v mechanizmoch financovania, ktoré si inštitúcie vybrali, prihliada na možnosti dostupné v rámci nariadenia o rozpočtových pravidlách, či sú transparentné a či sa nimi podporuje zodpovednosť.

Hostiteľské krajiny vo všeobecnosti ponúkajú inštitúciám podporu a preferenčné podmienky

31

Väčšina budov v portfóliách inštitúcií sa nachádza v Bruseli a Luxemburgu, pričom ECB má sídlo vo Frankfurte. V súlade so zmluvami EÚ²⁵ hostiteľské krajiny oslobodzujú inštitúcie od priamych daní z príjmu, nehnuteľností a iných aktív a od nepriamych daní²⁶. Niektoré hostiteľské krajiny ponúkajú inštitúciám aj iné výhody v závislosti od možností a výsledku rokovaní.

32

Nasledujúce dva prípady sú najnovšími príkladmi preferenčných podmienok, ktoré poskytli belgické orgány. V prípade budovy Europa ponúkli belgické orgány Rade pozemok a existujúcu budovu za symbolické 1 EUR a stavebný projekt spravovali bezplatne. V prípade stavebného pozemku na ulici Rue de la Loi získala Komisia právo takmer zdvojnásobiť stavebnú kapacitu. Komisia odhaduje, že výstavbou v rozsahu maximálnej kapacity by sa na investícii do pozemku na inom mieste v tejto oblasti ušetrilo až 130 mil. EUR.

33

Aj v Luxemburgu získavajú inštitúcie v súvislosti so svojimi stavebnými projektmi preferenčné podmienky a štátnu podporu. Luxemburské orgány napríklad ponúkli Parlamentu a Súdnemu dvoru pozemky pre ich komplexy budov za symbolické 1 EUR²⁷ a obe inštitúcie si prenajímajú niektoré zo svojich budov od štátu za preferenčnú sumu. Miera účasti príslušného vnútroštátneho orgánu v stavebných projektoch inštitúcií je rôzna: orgán poskytuje Parlamentu pri výstavbe nového komplexu KAD II technickú podporu, ale preberá plnú zodpovednosť za riadenie stavebných projektov Súdneho dvora.

34

Komisia sa s luxemburským štátom dohodla na nahradení svojej hlavnej budovy v Luxemburgu (budova Jean Monnet – JMO). V decembri 2015 po rozhodnutí Komisie opustiť budovu JMO²⁸ dosiahli politickú dohodu o rozdelení nákladov na dočasné náhradné priestory. V náhradnej budove (JMO II) sa umiestni väčšina miestnych zamestnancov Komisie a odstráni sa potreba prenajímať väčšinu budov.

35

V roku 1998 podpísala ECB dohodu s vládou Nemeckej spolkovej republiky, v ktorej sa uvádzajú úlohy a povinnosti jednotlivých strán. Vnútroštátne orgány neponúkli ECB nijaké preferenčné podmienky pre jej stavebné projekty. ECB kúpila pozemok²⁹ na vybudovanie svojho sídla od mesta Frankfurt za štandardných trhových podmienok. V rámci nákupu sa však mesto Frankfurt zaviazalo, že prispeje k nákladom, ktoré vyplývajú okrem iného zo znečistenia pôdy v dôsledku predchádzajúceho využitia lokality.

Rozhodnutia o nadobudnutí kancelárskych priestorov boli celkovo riadne podložené

36

Analyzovali sme dvanásť nedávno kúpených a prenajatých kancelárskych budov a prebiehajúcich stavebných projektov Parlamentu³⁰ a Komisie³¹, inštitúcií s najväčším portfóliom budov, aby sme posúdili, či boli rozhodnutia založené na týchto kritériách:

• posúdenie viacročných potrieb týkajúcich sa priestorov,
• rešpektovanie rozpočtových obmedzení,
• dodržiavanie technických špecifikácií,
• prieskum trhu,
• analýza nákladov a prínosov,
• zváženie nákladov spojených celým životným cyklom budov z hľadiska úvodnej modernizácie, údržby, prevádzkových nákladov a renovácie,
• porovnanie možností financovania.

37

Zistili sme niekoľko výnimiek³²:

1. Podľa pravidiel uplatňovania nariadenia o rozpočtových pravidlách³³, sa zákazky na nehnuteľnosti³⁴ môžu uzatvárať rokovacím konaním po prieskume miestneho trhu. Komisia v zásade uplatňuje takzvanú „Kallasovu metodiku“, ktorá zahŕňa predchádzajúce zverejnenie oznámenia o prieskume trhu s budovami. Táto metodika však nebola uplatnená v dvoch prípadoch zahrnutých do našej vzorky: v prípade budovy ORBAN v Bruseli a krídla D budovy Drosbach v Luxemburgu. Výnimka bola v oboch prípadoch odôvodnená tým, že Komisia už susediace budovy využívala³⁵. Komisia má v pláne túto metodiku revidovať.
2. Komisia so svojich správach pre rozpočtový orgán³⁶ uvádza analýzu nákladov a prínosov nových projektov. V projektovej dokumentácii k budove JMO II sme nenašli nijaké dôkazy o takejto analýze. Projekt bude predbežne financovať luxemburský štát a Komisia má možnosť nadobudnúť budovu po jej dokončení. Neexistujú nijaké náznaky, že Komisia analyzovala nejaké iné možnosti financovania.

Mechanizmy financovania veľkých stavebných projektov, ktoré sme analyzovali, sú však často zložité, čo má vplyv na rozpočtovú transparentnosť

38

Od roku 2013 je možné financovať nadobudnutie alebo výstavbu budovy prostredníctvom komerčného úveru podľa nariadenia o rozpočtových pravidlách³⁷. Väčšina prebiehajúcich alebo nedávno dokončených stavebných projektov sa začala pred týmto dátumom. Inštitúcie na financovanie týchto projektov (pozri projekty preskúmané v bodoch 43 až 50) často využívali komplexné postupy financovania zahŕňajúce štátnych alebo finančných sprostredkovateľov (pozri príklad v rámčeku 2). Dôsledkom je, že nemajú priamu kontrolu nad finančnými aspektmi projektov.

39

Parlament získal bankové úvery na rozšírenie budovy Konrad Adenauer (KAD II) prostredníctvom komplexnej štruktúry financovania zahŕňajúcej sprostredkovateľskú spoločnosť (vlastnenú komerčnou bankou), ktorá prevzala financovanie projektu. Táto spoločnosť podpísala dve zmluvy o financovaní, jednu s EIB a jednu s komerčnou bankou, pričom každá z nich zabezpečuje 50 % financovania projektu.

40

Parlament a Súdny dvor predbežne financovali stavebné projekty pomocou nevyužitých rozpočtových prostriedkov z iných rozpočtových riadkov:

• Parlament od roku 2012 do roku 2016 presunul z rôznych rozpočtových riadkov na financovanie projektu budovy KAD II 260 mil. EUR. Zo získanej úverovej linky vo výške 474 mil. EUR Parlament použil 16 mil. EUR. Parlament odhadol, že sa tým ušetrili náklady na úroky vo výške až 85 mil. EUR.
• Súdny dvor na základe rovnakého mechanizmu uhradil od roku 2007 preddavky za svoje stavebné projekty vo výške 89 mil. EUR. Podľa Súdneho dvora sa tým výrazne znížil rozpočtový vplyv lízingových splátok do roku 2026 z dôvodu odhadovaných úspor na finančných poplatkoch vo výške viac ako 24 mil. EUR za celé obdobie.

41

Rada vyplatila belgickým orgánom preddavky za stavebný projekt budovy Europa vo výške 294 mil. EUR vďaka nevyužitým rozpočtovým prostriedkom presunutým z iných rozpočtových riadkov. Z preddavkov uhradených Radou plynuli úroky v hodnote 10,3 mil. EUR (v čistej hodnote). Preddavky uhradené v prvých troch rokoch navyše nezodpovedali postupu prác. Rada tak prakticky projekt predbežne financovala (pozri rámček 3 nižšie).

42

Hoci niektoré inštitúcie (Parlament, Rada) pravidelne uhrádzali vo svojich stavebných projektoch značné preddavky, výšku preddavkov nenaplánovali v príslušných rozpočtových riadkoch rozpočtu EÚ. Táto prax má vo všeobecnosti za následok vysokú mieru rozpočtových presunov na konci roka, čo má vplyv na transparentnosť rozpočtového postupu. Tento pragmatický prístup umožňuje, aby sa rozpočet celkových administratívnych výdavkov v priebehu času vyvíjal stabilným spôsobom. Nemyslíme si však, že táto prax šetrí peniaze daňovým poplatníkom EÚ, ako to tvrdia inštitúcie EÚ.

Veľké stavebné projekty sa vyznačujú oneskorením a v niektorých prípadoch výrazným prekročením nákladov

43

Analyzovali sme vykonávanie štyroch veľkých stavebných projektov, ktoré realizuje Parlament, Rada, Komisia a Súdny dvor.

Projekt Súdneho dvora: v rámci rozpočtu a načas

44

Súdny dvor v uplynulých rokoch realizoval tri veľké stavebné projekty⁴⁰ v úzkej spolupráci s luxemburskými orgánmi. Vnútroštátne orgány riadili práce bezplatne. Riadili verejné obstarávania, zabezpečovali správnu realizáciu štúdií a prác a boli zodpovedné za kontrolu kvality a získanie osvedčení vyžadovaných podľa zákona. Poskytli svoju znalosť trhu, technické odborné znalosti a odborné znalosti v oblasti riadenia stavebných projektov a dohľadu nad nimi. Keďže Súdny dvor navyše nepôsobil ako stavebník, na monitorovanie projektu bol potrebný len malý počet jeho zamestnancov. Projekty boli dokončené načas a bez akýchkoľvek dodatočných nákladov. V čase nášho auditu sa prebiehajúci projekt výstavby tretej veže (projekt CJ9) realizoval v rámci odhadovaného rozpočtu a načas.

Projekt budovy Europa pre Radu: v rámci rozpočtu, ale s oneskorením

45

Rada v roku 2005⁴¹ delegovala riadenie renovácie bloku A Rezidenčného paláca na belgické orgány. V budove sa mali konať zasadnutia Európskej rady a Rady Európskej únie.

46

Konečná dohodnutá cena⁴² výrazne neprekročila pôvodný rozpočet: 246 mil. EUR v porovnaní s 240 mil. EUR v pôvodnom rozpočte, s oboma cenami založenými na hodnotách z roku 2004. Výstavba sa však ukončila o tri roky neskôr. Oneskorenie bolo spôsobené zmenami projektu z dôvodu nepredvídaných okolností⁴³. K oneskoreniu prispelo viacero nedostatkov v riadení projektu:

• vnútroštátne orgány nespravovali žiadosti o zmenu správne, ani nevyplácali dodávateľov načas,
• poradenské spoločnosti, s ktorými uzavreli zmluvy vnútroštátne orgány, mali obmedzenú kapacitu na prenos komplexných funkčných a kvalitatívnych požiadaviek Rady do špecifikácií vo verejnom obstarávaní. Táto skutočnosť obmedzovala projekt počas celého jeho trvania a bola príčinou väčšiny žiadostí o zmenu,
• dosiahnutie dohody o konečnej cene bolo komplikované, pretože vnútroštátne orgány nedokázali ani po šiestich mesiacoch od odovzdania predložiť úplný zoznam faktúr.

47

Rada vplyv čiastočne zmiernila rozšírením svojho projektového tímu a zintenzívnením postupov riadenia projektu a vnútorných kontrol.

Projekt budovy KAD II pre Parlament: značné oneskorenia vedúce k dodatočným nákladom

48

Pôvodným dátumom odovzdania budovy KAD II bol rok 2013. Toto je súčasný odhad: východné stavenisko – koniec roka 2019, západné stavenisko – rok 2022. Hlavným vysvetlením tohto oneskorenia je obmedzená skúsenosť Parlamentu ako stavebníka na začiatku projektu a neúspešné prvé verejné obstarávanie stavebných prác. Zriadenie finančnej štruktúry a modelu financovania sa oneskorilo o tri mesiace z dôvodu prvej neúspešnej ponuky.

49

Pôvodný odhadovaný rozpočet vo výške 317,5 mil. EUR bol revidovaný v roku 2009 na 363 mil. EUR⁴⁴. Na zabezpečenie úspešnosti verejného obstarávania pri súčasnom rešpektovaní prideleného rozpočtu Parlament obmedzil rozsah projektu, upravil technické špecifikácie a umožnil väčšiu súťaž v postupe verejného obstarávania zvýšením počtu častí zákazky. Keďže projekt ešte nie je dokončený, konečná cena nie je známa. Parlament má v úmysle udržať náklady v rámci súčasného rozpočtu vo výške 432 mil. EUR⁴⁵. Vzhľadom na zvýšenie indexu cien stavebných prác o 8 % od roku 2012 do roku 2017 by sa stavebné náklady mohli ďalej zvýšiť.

50

Z dôvodu oneskorenia si Parlament musí prenajímať iné budovy v Luxemburgu na dlhšie obdobie, ako bolo pôvodne plánované. Tieto dodatočné náklady na prenájom predstavujú 14,4 mil. EUR ročne alebo 86 mil. EUR za šesťročné obdobie. Z účtovného hľadiska sú tieto dodatočné náklady na prenájom prevážené neskorším začiatkom odpisovania novej investície do budov (17,3 mil. EUR ročne). Daňoví poplatníci EÚ však okrem platby za výstavbu novej budovy platia aj dodatočné náklady na prenájom.

Projekt budovy JMO II pre Komisiu: oneskorenie a dodatočné náklady

51

Začiatok veľkého stavebného projektu Komisie v Luxemburgu, budovy JMO II, sa oneskoril vzhľadom na zdĺhavé rokovania s luxemburským štátom. Dosiahnutie počiatočnej dohody v roku 2009 trvalo 15 rokov.

52

Komisia a luxemburské orgány plánovali, že budova sa odovzdá v dvoch fázach, prvá v polovici roka 2016 a druhá na konci roka 2019. Časový harmonogram odovzdania budovy sa pred začatím stavebných prác viackrát revidoval. V poslednom známom časovom harmonograme projektu budovy JMO II sa ako dátum odovzdania v prvej fáze stanovuje február 2023 a v druhej fáze február 2024.

53

Oneskorený začiatok stavebného projektu bol spôsobený najmä pochybnosťami v súvislosti s architektonickou súťažou, administratívnymi otázkami v postupe verejného obstarávania zemných prác a dodatočnými bezpečnostnými opatreniami, ktoré sa museli začleniť do projektu. Stále nie je isté, ako sa náklady vyplývajúce z oneskorenia rozdelia s luxemburskými orgánmi. Okrem toho v roku 2015 musela Komisia evakuovať svoju hlavnú budovu v Luxemburgu, budovu JMO, ako preventívne opatrenie, aby zabránila vystaveniu zamestnancov potenciálnemu nebezpečenstvu vyplývajúcemu z prítomnosti azbestu. Komisia si preto prenajala ďalšie kancelárske priestory vo viacerých budovách, aby mohla premiestniť svojich zamestnancov.

54

S prihliadnutím na pôvodnú dohodu a posledný známy časový harmonogram odhadujeme, že náklady Komisie na prenájom dosiahnu z dôvodu oneskoreného začiatku stavebného projektu a potreby prenajímať ďalšie kancelárske priestory po evakuácii budovy JMO spolu 248 mil. EUR⁴⁶. Toto oneskorenie však viedlo k neskoršiemu začiatku lízingových splátok budovy JMO II. Komisia odhaduje nezaplatené lízingové splátky počas obdobia oneskorenia vo výške 176,2 mil. EUR⁴⁷.

Monitorovanie a podávanie správ nie sú dostatočné

55

Skúmali sme, ako inštitúcie EÚ monitorujú rôzne aspekty ich existujúceho portfólia budov (napr. správu priestorov a zariadení, zmluvné podmienky, dodržiavanie technických špecifikácií) vrátane ukazovateľov súvisiacich s efektívnym využívaním budov a nákladmi na ne. Získali by tak prehľad o ich portfóliu a umožnilo by im to identifikovať potenciálne oblasti na zlepšenie. Skúmali sme, či inštitúcie zlepšili normalizáciu merania a kategorizácie plochy a či bolo možné porovnávať efektívnosť pomocou údajov, ktoré boli k dispozícii interne a ktoré sa oznamovali rozpočtovým orgánom.

Inštitúcie monitorujú rôzne aspekty, ale nie ukazovatele súvisiace s efektívnym využívaním a nákladmi na budovy

56

Inštitúcie používajú na správu a monitorovanie svojho portfólia budov rôzne systémy a nástroje informačných technológií. Jednotlivé aspekty portfólia budov, ako sú správa zariadení, pridelenie priestorov, spotreba energie, finančné, právne a účtovné aspekty, sa monitorujú pomocou systémov informačných technológií alebo manuálne prostredníctvom výkazov.

57

V Luxemburgu Komisia využíva správy o pridelení priestorov na súdržné riadenie nárokov na pridelenie priestoru vymedzených v príručke o podmienkach obsadenia budov. V Bruseli Komisia od roku 2015 vyvíja softvér pre integrovanú správu nehnuteľností, ktorý by mal napokon slúžiť ako jednotný prístupový bod k akýmkoľvek informáciám súvisiacim s portfóliom budov Komisie. V systéme, ktorý sa v súčasnosti používa, sa však nevytvárajú správy na účely monitorovania, či priestor pridelený politickým oddeleniam (GR) je v súlade s podmienkami vymedzenými v príručke o podmienkach obsadenia budov.

58

V systéme Parlamentu pre správu kancelárskych priestorov a plánovanie potrieb týkajúcich sa priestorov je možné vytvárať rôzne správy⁴⁸. Nenašli sme však nijaké dôkazy, že by Parlament tieto správy pravidelne využíval na monitorovanie svojich kancelárskych priestorov. Parlament plánuje do roku 2026 vytvoriť systém, ktorý umožní elektronické ukladanie všetkých informácií súvisiacich s budovami.

59

Väčšina inštitúcií pravidelne nemonitoruje ukazovatele na posúdenie efektívnosti svojho portfólia budov na účely riadenia.

60

Komisia používa vo svojom portfóliu budov v Bruseli len jeden ukazovateľ spojený s efektívnosťou kancelárskych priestorov: čistú kancelársku plochu pridelenú na pracovisko. V správach uvádza priemer 14 m² s cieľom 12 m², ktorý sa má dosiahnuť do roku 2020, najmä zavedením kolaboratívnych priestorov. V príslušných výročných správach o činnosti Parlamentu, Rady či Súdneho dvora sme nenašli nijaké ukazovatele spojené s efektívnosťou kancelárskych priestorov a tieto inštitúcie nevypracovali nijaké ďalšie správy o riadení, v ktorých by sa posudzovala efektívnosť správy kancelárskych priestorov.

61

Komisia však má vymedzenia⁴⁹ ukazovateľov efektívnosti, ako sú čistá podlažná plocha/hrubá podlažná plocha, využiteľná plocha nadzemných priestorov/čistá podlažná plocha nadzemných priestorov, kancelárske priestory/čistá podlažná plocha nadzemných priestorov. Našli sme dôkazy, že efektívnosť priestorov budovy je jedným z kritérií, ktoré sa zohľadňujú pri hodnotení ponúk nových stavebných projektov. Komisia však tieto ukazovatele nemonitoruje na úrovni celého portfólia budov.

62

ECB uplatňuje dôkladne vypracovaný prístup k monitorovaniu svojho portfólia budov a podávaniu správ o ňom (pozri rámček 4).

Dostupné údaje nie sú štandardizované, takže inštitúcie nie je možné jednoducho porovnávať

63

Inštitúcie EÚ⁵⁰ prijali v roku 2009 medziinštitucionálny kódex meraní. V tomto kódexe sa vymedzujú postupy merania a základné druhy plôch budov na základe nemeckých noriem. Každá inštitúcia tento kódex ďalej rozpracovala do podrobnejších kategórií plôch, čím sa sťažuje porovnávanie údajov z rôznych inštitúcií⁵¹. Komisia dokonca používa rôzne kategórie plôch v Bruseli a v Luxemburgu. Komisii to sťažuje vypracovanie správ založených na rovnakých parametroch.

64

Hoci tri z piatich skúmaných inštitúcií⁵² využívajú na správu svojich priestorov rovnakú platformu informačných technológií, v každom prípade bola individuálne prispôsobená. To má negatívny vplyv na dostupnosť porovnateľných údajov.

65

Inštitúcie každoročne do 1. júna predkladajú rozpočtovým orgánom podrobnú správu o svojej politike v oblasti budov⁵³. Táto požiadavka sa zaviedla nariadením o rozpočtových pravidlách v roku 2013. V správe sa musia uviesť výdavky a plocha podľa budov, ako aj očakávaný vývoj programov týkajúcich sa plochy a umiestnenia v nadchádzajúcich rokoch. Vďaka tejto požiadavke sa situácia a opatrenia inštitúcií v oblasti nehnuteľností stali transparentnejšími pre rozpočtové orgány a v prípade niektorých inštitúcií aj pre verejnosť⁵⁴.

66

Z ilustrácie 8 vyplýva, že každá inštitúcia používa vo svojich výročných správach o budovách rôzne kategórie plôch, takže tieto kategórie sa nemôžu použiť na účely porovnania. Nariadenie o rozpočtových pravidlách nevyžaduje, aby správy zahŕňali informácie o počte pracovísk alebo umiestnených zamestnancov. Nevyžaduje ani uvedenie akýchkoľvek ukazovateľov efektívnosti.

67

Správa Komisie okrem toho neposkytuje jasný obraz o rôznych druhoch plôch v jej portfóliu budov, keďže Komisia jasne nevymedzuje kritéria oddeľujúce kancelárske a nekancelárske priestory. Plochy, ktoré Komisia používa vo výročnej správe o budovách, navyše nie sú porovnateľné v plochami zaznamenanými v nástrojoch na správu priestorov.

68

Posledný pokus o vypracovanie konsolidovaných informácií o budovách inštitúcií EÚ pochádza z roku 2010. Inštitúcie EÚ vypracovali správu v kontexte návrhu rozpočtu na rok 2011 v reakcii na požiadavku Parlamentu a Rady, aby „poskytovali komplexné informácie o otázkach budov s predbežným návrhom rozpočtu/odhadmi“⁵⁵. V tejto správe⁵⁶ sa predkladali údaje o týchto podieloch a pomeroch týkajúcich portfólia budov inštitúcií:

• podiel kancelárskych a nekancelárskych priestorov z celkových priestorov,
• kancelársky priestor/zamestnanec,
• priemerné výdavky/m².

69

Hodnoty ukazovateľov sa medzi inštitúciami značne líšili. Nezískali sme nijaké dôkazy o tom, že poskytnuté údaje sa analyzovali alebo že by sa od inštitúcií požadovalo zlepšenie porovnateľnosti ukazovateľov alebo pravidelnejšie predkladanie správ.

Ukazovatele plochy sú medzi inštitúciami porovnateľné, ale náklady sa výrazne líšia

70

Efektívnosť politík inštitúcií v oblasti budov sme porovnávali na základe dostupných informácií a po vykonaní opráv, pokiaľ to bolo potrebné. Na tento účel sme vypočítali a analyzovali ukazovatele plochy a nedávno dohodnuté nájmy vo vzťahu k trhovým úrovniam.

71

Vypočítali sme aj ročné nájomné na osobu a náklady na štvorcový meter v prípade budov, ktoré boli nedávno postavené alebo nadobudnuté.

Priemerná kancelárska plocha je porovnateľná

72

Na porovnanie využitia kancelárskych priestorov sme vypočítali ukazovatele plochy na základe údajov, ktoré sme získali od inštitúcií EÚ (použitú metodiku pozri v prílohe I).

73

Z ilustrácie 9 vyplýva, že priemerná kancelárska plocha na osobu je vo väčšine inštitúcií blízka váženému priemeru za všetky inštitúcie, ktorý je 16 m² na osobu⁵⁷, zatiaľ čo z ilustrácie 10 vyplýva, že kancelárska plocha na osobu vo väčšine budov je menšia ako priemer alebo blízka priemeru, a identifikujú sa v nej výnimky.

74

Po dokončení budovy Europa bolo voľných asi 9 % čistých kancelárskych priestorov Rady. V čase auditu sa tieto priestory využívali na dočasné účely (napr. vysťahovanie budovy Europa, usporiadanie samitu stretnutia Ázia – Európa, rekonštrukcie). Táto skutočnosť má vplyv na čistú kancelársku plochu na osobu v prípade Rady a v prípade samotnej budovy Europa.

75

Tri bodky v ilustrácii 10 týkajúce sa Súdneho dvora predstavujú dva komplexy budov⁵⁸ a budovu T. Súdny dvor má v súčasnosti 2 962 m² neobsadených priestorov v budove T, čo predstavuje približne 19 % čistej kancelárskej plochy budovy a 6 % celkovej čistej kancelárskej plochy. Voľné priestory sa v minulosti ďalej prenajímali iným inštitúciám a v súčasnosti sú prázdne. Hoci budova presahuje jeho súčasné potreby, Súdny dvor sa rozhodol ďalej si ju prenajímať z viacerých dôvodov. Po prvé, Súdny dvor si budovu prenajíma od štátu za preferenčnú sadzbu (nižšiu ako trhová úroveň). Po druhé, prenajať sa musela celá budova, a po tretie, Súdny dvor má významné požiadavky týkajúce sa bezpečnosti a dôvernosti, čím sa obmedzujú možnosti na ďalšie prenajatie voľných priestorov. A napokon, Súdny dvor tento prenájom ukončí po dokončení tretej veže, ktoré je naplánované na leto roku 2019. Ak tieto priestory odpočítame od kancelárskej plochy, priemerná kancelárska plocha na osobu je 19 m² v prípade Súdneho dvora a 18 m² v prípade budovy T.

76

ECB vykazuje nižšiu než priemernú rozlohu kancelárií, čo možno vysvetliť významným podielom spoločných kancelárií a kancelárií a priestorov pre tímy na celkovej ploche kancelárskych priestorov. V prípade Komisie to možno konkrétne vysvetliť veľmi malým rezervným priestorom v porovnaní s inými inštitúciami.

77

ECB a EIB monitorujú aj hustotu na základe zariadených pracovísk. V tomto pomere sa neprihliada na skutočnú obsadenosť a v prípade oboch inštitúcií je to 12 m² na pracovisko⁵⁹.

78

Cieľom Komisie v prípade portfólia v Bruseli je 12 m² na pracovisko do roku 2020⁶⁰ a podľa jej vlastných výpočtov v súčasnosti dosahuje 14,5 m² na osobu. V čase auditu malo hustotu nižšiu ako 12 m² na osobu alebo blízku tejto hodnote len päť budov v Bruseli⁶¹. Tieto budovy predstavujú 9 % celkovej kancelárskej plochy budov zaradených do našej analýzy (pozri ilustráciu 11).

79

Cieľom Komisie pre rezervný priestor v Bruseli je 15 000 m², čo predstavuje približne 2 % jej portfólia budov. K decembru 2017 mala Komisia k dispozícii rezervný priestor zodpovedajúci 895 voľným pracoviskám, rozdelený v deviatich budovách. Tým sa vysvetľuje, prečo je priemerná kancelárska plocha na osobu v niektorých budovách pomerne veľká (napríklad v budove G-1). Jedna budova (J-59) sa v čase našej analýzy nachádzala v prechodnom období (prázdna medzi sťahovaniami) a v súčasnosti ju obsadila výkonná agentúra EACEA.

Nájomné dohodnuté rokovaniami je vo všeobecnosti nižšie ako trhová úroveň, nájomné na osobu sa však v jednotlivých budovách výrazne líši

Nájomné v porovnaní s trhovou sadzbou

80

V ilustrácii 12 je uvedené priemerné trhové nájomné za najlukratívnejšie objekty v 23 hlavných mestách EÚ a vo Frankfurte. Priemerné nájomné za najlukratívnejšie objekty v Bruseli sa umiestnilo v strede. Luxemburg je piatym najdrahším mestom, za ktorým nasleduje Frankfurt. Priemerné nájomné za najlukratívnejšie objekty sa v mestách líši podľa lokality. Priemerné nájomné za najlukratívnejšie objekty v Luxemburgu vo výške 564 EUR/m²/rok sa napríklad uplatňuje na najdrahšiu oblasť – centrum mesta. Inštitúcie však umiestňujú väčšinu svojich budov v oblastiach Kirchberg a Cloche d’Or, kde bolo priemerné nájomné za najlukratívnejšie objekty 408 EUR/m²/rok a 354 EUR/m²/roky v uvedenom poradí⁶².

81

V prípade vzorky deviatich nedávnych nájomných zmlúv sme porovnali dohodnuté nájomné s trhovými podmienkami (podrobnejšie informácie o našej metodike a zdroji údajov pozri v prílohe I). Päť zo šiestich budov v Bruseli si prenajímala Komisia⁶³ a poslednú Parlament⁶⁴. Väčšina zmlúv bola podpísaná na 15 rokov. Zistili sme, že nájomné dohodnuté inštitúciami bolo trvale nižšie ako nájomné za najlukratívnejšie objekty v Bruseli a bolo nižšie alebo blízke trhovému priemeru v oblasti Quartier Léopold, kde sa budovy nachádzajú (pozri ilustráciu 13). Sumy nájomného, ktoré si dohodla Komisia za tri budovy v Luxemburgu⁶⁵, boli nižšie ako priemerné trhové nájomné za najlukratívnejšie objekty a priemerné nájomné.

82

Niektorí vlastníci budov ponúkli európskym inštitúciám stimuly. V šiestich z deviatich skúmaných zmlúv ponúkli vlastníci inštitúciám obdobia bez úhrady nájomného, zatiaľ čo v štyroch prípadoch vlastníci nehnuteľností čiastočne znášali náklady na modernizáciu.

Nájomné na osobu

83

V ilustrácii 14 sa porovnáva vážené priemerné ročné nájomné na osobu v dvoch hlavných lokalitách, Bruseli a Luxemburgu (podrobnejšie informácie o našej metodike pozri v prílohe I)⁶⁶.

84

Parlament si prenajíma dve kancelárske budovy v Bruseli a štyri v Luxemburgu. Komisia si prenajíma 26 kancelárskych budov⁶⁷ v Bruseli a osem v Luxemburgu. Súdny dvor si prenajíma jednu budovu v Luxemburgu. Väčšina budov v Bruseli sa prenajíma na základe zmlúv o užívacom práve, ktoré ponúkajú ďalšie fiškálne výhody v porovnaní s bežným prenájmom (pozri prílohu I, body 12 a 13). V Luxemburgu predstavujú väčšinu zmlúv inštitúcií bežné nájomné zmluvy.

85

Priemerné ročné nájomné na osobu je spravidla vyššie v Luxemburgu ako v Bruseli. Dôvodom je rôzne trhové nájomné v týchto dvoch mestách, ako je znázornené v ilustrácii 12. V prípade Parlamentu sa nižšie priemerné nájomné na osobu v Luxemburgu vysvetľuje tým, že Parlament si od vnútroštátnych orgánov prenajíma tri zo svojich štyroch budov a používa preferenčné podmienky až do výstavby novej budovy KAD II. Priemerné ročné nájomné na osobu v prípade Súdneho dvora je pomerne vysoké (12 500 EUR na osobu) a nie je zahrnuté v ilustrácii 14, pretože vychádza len z jednej budovy (budova T), ktorej značná časť je v súčasnosti prázdna. Súdny dvor si budovu prestane prenajímať v roku 2019 (pozri bod 75).

86

Zistili sme, že ročné nájomné na osobu sa v jednotlivých budovách výrazne líši. Napríklad v prípade Komisie v Bruseli sa pohybuje od 4 800 EUR do 19 500 EUR, zatiaľ čo v Luxemburgu sa pohybuje medzi 9 400 EUR a 14 500 EUR. Ako vyplýva z ilustrácie 15, ročné nájomné na osobu v budovách Komisie v Bruseli do určitej miery súvisí s kancelárskou plochou na osobu.

Náklady na výstavbu a nadobudnutie závisia od druhu budovy

87

Vypočítali sme cenu za meter štvorcový celkovej plochy dvoch veľkých, nedávno dokončených stavebných projektov, budovy Europa v Bruseli, ktorá patrí Rade, a hlavnej budovy ECB vo Frankfurte. Oba stavebné projekty zahŕňali obnovu existujúcich chránených historických budov a museli spĺňať vysoké normy technického zabezpečenia a bezpečnosti. V oboch prípadoch ide o hlavné budovy, ktoré sa stanú novým výrazným prvkom mesta a sú polyfunkčné. Zatiaľ čo hlavnou funkciou budovy Europa je organizovanie samitov EÚ a zabezpečenie priestorov pre národné delegácie a predsedu Európskej rady, hlavná budova ECB je polyfunkčná, s vyšším podielom kancelárskych priestorov. Budovu Rady postavil štát, zatiaľ čo ECB riadila projekt interne s podporou externého manažéra projektu.

88

Náklady na meter štvorcový za hlavnú budovu ECB sú 4 600 EUR a 4 000 EUR na meter štvorcový za budovu Europa. Tento pomer nezohľadňuje náklady na pozemok. Rada nadobudla pozemok k budove Europa za symbolické 1 EUR, zatiaľ čo ECB zaplatila za pozemok trhovú cenu.

89

Parlament kúpil v roku 2016 štandardnú kancelársku budovu (budova Martens v Bruseli) za cenu 2 700 EUR⁶⁸ za meter štvorcový. Parlament budovu využíva od roku 2018 od ukončenia modernizácie.

Závery a odporúčania

90

Zistili sme, že z celkového hľadiska inštitúcie riadia svoje výdavky na kancelárske priestory efektívne. Stratégie v oblasti budov však nie sú vždy formalizované a plánovanie nie je optimálne. Okrem toho mechanizmy financovania veľkých stavebných projektov, ktoré sme analyzovali, boli často zložité a v niektorých prípadoch mali vplyv na rozpočtovú transparentnosť. Väčšina týchto projektov bola ovplyvnená oneskoreniami a v niektorých prípadoch značnými dodatočnými nákladmi. Monitorovanie a podávanie správ o portfóliu budov väčšiny inštitúcií nie je primerané.

91

Inštitúcie uvádzajú svoje stratégie v oblasti budov v rôznych dokumentoch. Niektoré z týchto dokumentov boli zastarané alebo ešte neboli formálne schválené. Komisia uplatňuje osvedčené postupy, Keďže okrem svojej stratégie v oblasti budov pravidelne aktualizuje vývoj potrieb a porovnáva ich s dostupnými kancelárskymi priestormi. Inštitúcie pri plánovaní svojich požiadaviek v oblasti nehnuteľností neprihliadajú na rôzne scenáre (pozri body 10 až 13).

92

Hoci inštitúcie v tej istej lokalite formálne nemajú spoločnú stratégiu v oblasti budov, uplatňujú podobné zásady rozhodovania. Inštitúcie zakladajú svoje stratégie v oblasti budov na svojom mandáte a svojich organizačných potrebách. Z praktických a ekonomických dôvodov je ich cieľom sústrediť svoje budovy v jednej alebo len v niekoľkých oblastiach, uprednostňujú prevádzkovanie menšieho počtu väčších budov a uprednostňujú vlastníctvo budovy pred prenájmom (pozri body 14 až 19).

93

Inštitúcie v tej istej lokalite zriaďujú medziinštitucionálne pracovné skupiny, kde diskutujú o strategických otázkach týkajúcich sa nehnuteľností. Táto spolupráca inštitúciám umožnila spoločné využívanie, prevzatie alebo ďalší prenájom nehnuteľností. Viedla k vzniku viacerých medziinštitucionálnych postupov verejného obstarávania na dodanie tovaru a služieb spojených s prevádzkou portfólií budov (pozri body 20 až 22).

Odporúčanie 1 – Inštitúcie⁶⁹ by mali aktualizovať a formalizovať svoje stratégie v oblasti budov a pravidelne aktualizovať plánovacie dokumenty

Inštitúcie by mali vymedziť hlavné zásady rozhodovania v stratégiách v oblasti budov, ktoré by malo schváliť vedenie a v ktorých by sa mal odrážať najnovší vývoj v mandáte, politikách a cieľoch inštitúcií.

Inštitúcie by mali svoje stratégie v oblasti budov doplniť strednodobým plánovaním, ktoré

• sa pravidelne aktualizuje na základe vývoja potrieb a voľných kancelárskych priestorov, a
• zahŕňa analýzu rôznych možností vývoja („plánovanie podľa scenárov“).

Časový rámec na vykonanie: do konca roka 2020.

94

Inštitúcie začali zavádzať nové spôsoby práce. Niektoré aspekty, ako sú telepráca a v niektorých prípadoch kolaboratívne pracovné priestory, sa už zaviedli. Výsledky prieskumu a hodnotení realizovaných projektov neboli v čase konania auditu k dispozícii (pozri body 23 až 27).

Odporúčanie 2 – Inštitúcie by mali vyhodnotiť projekty nových spôsobov práce

Inštitúcie by mali i) vyhodnotiť výsledky zavedených projektov v oblasti nových spôsobov práce a ii) začleniť ich výsledky do strategických úvah o vývoji svojich stratégií v oblasti budov a politík ľudských zdrojov.

Časový rámec na vykonanie: i) do konca roku 2019 a ii) do konca roku 2020.

95

Hostiteľské krajiny ponúkli inštitúciám preferenčné podmienky na kúpu alebo prenájom kancelárskych priestorov. Zároveň podporujú inštitúcie v ich veľkých stavebných projektoch (pozri body 31 až 35).

96

Celkovo boli rozhodnutia o nadobudnutí kancelárskych priestorov opodstatnené (pozri body 36 až 37).

97

Inštitúcie využívali na financovanie veľkých stavebných projektov, ktoré sme preskúmali, komplexné mechanizmy. Dôsledkom je, že nemajú priamu kontrolu nad finančnými aspektmi projektov. Bežnou praxou pri financovaní stavebných projektov je použitie nevyužitých rozpočtových prostriedkov z iných rozpočtových riadkov na úhradu predpokladaných platieb, táto prax však má vplyv na transparentnosť rozpočtu (pozri body body 38 až 42).

Odporúčanie 3 – Inštitúcie by mali zvýšiť rozpočtovú transparentnosť, pokiaľ ide o mechanizmy financovania stavebných projektov

Pokiaľ ide o financovanie stavebných projektov, mali by inštitúcie usilovať o väčšiu transparentnosť a menšiu zložitosť. To by sa dalo napríklad dosiahnuť primeraným zverejnením preddavkov na stavebné projekty v náležitých rozpočtových riadkoch počas rozpočtového postupu.

Časový rámec na vykonanie: pre projekty, ktoré začnú po roku 2019.

98

Svoje veľké stavebné projekty riadia inštitúcie rôznym spôsobom. Niektoré delegovali výstavbu na štát, kým iné sa rozhodli riadiť projekt interne s určitou externou podporou. Väčšina nedávnych stavebných projektov, ktoré sme analyzovali, bola ovplyvnená oneskoreniami prevažne spôsobenými nepredvídanými okolnosťami, ktoré viedli k zmenám projektov. K oneskoreniam prispeli aj ďalšie prvky, napríklad v prípade projektu budovy Europa pre Radu to boli nedostatky v prevádzkovom a administratívnom riadení projektu vnútroštátnymi orgánmi. Na začiatku projektu budovy KAD II Parlamentu chýbali potrebné vnútorné zdroje a odborné znalosti na riadenie takýchto projektov. V dvoch projektoch viedlo oneskorenie k dodatočným nákladom (pozri body body 44 až 54).

Odporúčanie 4 – Inštitúcie by mali zaviesť primerané postupy riadenia veľkých stavebných projektov a projektov renovácie

Inštitúcie by mali zaviesť primerané postupy riadenia veľkých stavebných projektov a projektov renovácie na základe posúdenia rizík, čím by sa zabezpečilo dostatočné administratívne a prevádzkové monitorovanie projektov a minimalizovanie finančných nákladov spojených s oneskorením.

Časový rámec na vykonanie: do konca roka 2019.

99

Inštitúcie monitorujú jednotlivé aspekty portfólia budov, ako sú správa zariadení, pridelenie priestorov, spotreba energie, finančné, právne a účtovné aspekty, pomocou rôznych systémov a nástrojov informačných technológií, ale pravidelne nemonitorujú ukazovatele na posúdenie efektívnosti svojho portfólia budov na účely riadenia. Pokiaľ ide o monitorovanie a podávanie správ, uplatňuje ECB osvedčené postupy (pozri body 56 až 62).

100

Hoci inštitúcie, ktoré majú budovy v Bruseli a Luxemburgu, prijali spoločný medziinštitucionálny kódex meraní, zber údajov na porovnávanie inštitúcií je zložitý vzhľadom na rozdiely v podrobných kategóriách plôch, ktoré prijali jednotlivé inštitúcie. Porovnateľnosť údajov je ovplyvnená aj rozdielmi v systémoch informačných technológií, ktoré používajú inštitúcie a dva úrady Komisie (OIB a OIL) na správu priestorov. Podávanie výročných správ o budovách rozpočtovým orgánom neumožňuje porovnanie najmä preto, lebo inštitúcie používajú rôzne kategórie priestorov (pozri body 63 až 69).

101

Z ukazovateľov plochy, ktoré sme vypočítali, vyplýva, že využívanie kancelárskych priestorov inštitúciami je porovnateľné (pozri body 72 až 79). Zistili sme, že nájomné, ktoré inštitúcie dosiahli rokovaním, bolo vo všeobecnosti nižšie ako trhová úroveň (pozri body 80 až 82). Zároveň sme zistili, že ročné nájomné na osobu podľa budov sa výrazne líši (pozri body 83 až 86). Celková cena dvoch nedávno postavených hlavných budov za meter štvorcový je vyššia ako štandardná cena kancelárskej budovy (pozri body 87 až 89).

Odporúčanie 5 – Inštitúcie by mali zlepšiť konzistentnosť údajov a monitorovanie portfólia budov

Inštitúcie by mali:

1. vypracovať ukazovatele na monitorovanie efektívnosti ich portfólia budov na účely vnútorného riadenia a využiť na to potenciál svojich nástrojov informačných technológií;
2. prijať spoločnú metodiku na výpočet a predkladanie údajov o ploche a ukazovateľov nákladov a pravidelne si takéto údaje vymieňať na medziinštitucionálnych fórach;
3. dohodnúť sa na spoločnej metodike a predkladaní údajov vo výročných správach pre rozpočtové orgány s cieľom zabezpečiť porovnateľnosť informácií.

Časový rámec na vykonanie: do konca roka 2020.

Túto správu prijala komora V, ktorej predsedá Lazaros S. LAZAROU, člen Dvora audítorov, v Luxemburgu na svojom zasadnutí dňa 5. decembra 2018.

Akronymy a skratky

CPQBF: Medziinštitucionálny výbor pre prípravu rozpočtových a finančných záležitostí

DPH: Daň z pridanej hodnoty

EACEA: Výkonná agentúra pre vzdelávanie, audiovizuálny sektor a kultúru

ECB: Európska centrálna banka

EDA: Európsky dvor audítorov

EIB: Európska investičná banka

EPSO: Európsky úrad pre výber pracovníkov

ESVČ: Európska služba pre vonkajšiu činnosť

GISCO: Geografický informačný systém Komisie

JMD: Jednotný mechanizmus dohľadu

MAPF: Viacročný politický rámec

OIB: Úrad pre infraštruktúru a logistiku v Bruseli (Komisia)

OIL: Úrad pre infraštruktúru a logistiku v Luxemburgu (Komisia)

OLAF: Európsky úrad pre boj proti podvodom

ZFEÚ: Zmluva o fungovaní Európskej únie

Glosár

Čistá plocha: Celková podlažná plocha, ktorú môže nájomník budovy skutočne využívať a ktorá nezahŕňa nijaké stavebné prvky.

DIN-277: Normy, ktoré vypracoval Nemecký ústav pre normalizáciu. Vymedzujú sa v nich štandardné pravidlá na meranie plochy budov a klasifikácia oblastí.

Emfyteuza: Právo využívať pozemok alebo stavbu výmenou za nájomné počas pevne stanovenej doby (podľa belgického práva nie menej ako 27, ale najviac 99 rokov). Vlastník nemá nijakú povinnosť vykonávať opravy alebo údržbu budovy. Môže byť doplnená kúpnou opciou, v prípade uplatnenia ktorej vznikne plné vlastníctvo.

Hrubá plocha: Vymedzená ako hrubá podlažná plocha podľa normy DIN-277 (Brutto-Grundfläche), medziinštitucionálneho kódexu meraní, ktorý inštitúcie EÚ prijali v roku 2009, a kódexu meraní Komisie (oba kódexy sú založené na norme DIN-277). Predstavuje vonkajší okraj stavebných prvkov ohraničujúcich budovu vrátane omietky, meraný na úrovni podlažia.

Indexácia nájomného: Pravidelná úprava ceny nájomného po zmene cenového ukazovateľa (napr. miery inflácie alebo indexu cien stavebných prác).

Majetková daň: Daň z nehnuteľného majetku, ktorú má zaplatiť vlastník práva (t. j. úplný vlastník, užívateľ, dlhodobý nájomca).

Modernizácia: Interiérové práce na inak už dokončenej budove tak, aby bola v súlade s pravidlami a potrebami inštitúcií.

Nové spôsoby práce: Nový prístup, ktorého cieľom je zmeniť kancelárske prostredie zavádzaním priestorov na spoločné pracovné činnosti v spojení s flexibilnejšou pracovnou kultúrou.

Poplatok za registráciu: Poplatok, ktorý sa ukladá za zápis notársky overených zmlúv v katastri nehnuteľností. Ukladá sa vlastníkovi práva (t. j. úplnému vlastníkovi, užívateľovi, dlhodobému nájomcovi).

Protokol o výsadách a imunitách Európskych spoločenstiev: Príloha k zmluvám, ktorou sa EÚ udeľujú určité výsady, ku ktorým patrí oslobodenie od dane.

Režim kúpy s odkladom platby: Umožňuje Komisii kúpiť budovu a splácať jej cenu počas niekoľkých rokov (vo všeobecnosti 27 rokov). Komisia nadobúda vlastnícke práva dňom kúpy.

Užívacie právo: Právo využívať budovu. Užívateľ má viac práv ako podľa zmluvy o nájme, ale aj viac povinností, pokiaľ ide o údržbu. Väčšinu daní hradí užívateľ, a nie vlastník. Platba za užívacie právo je vo všeobecnosti nižšia ako platba za prenájom tej istej budovy.

Výročná správa o budovách: (Podľa článku 203 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách): podrobná správa o politike v oblasti budov, ktorú inštitúcie každý rok predkladajú rozpočtovým orgánom.

Koncové poznámky

¹ Parlament, Rada, Komisia, Súdny dvor, EDA, ESVČ, výbory (Výbor regiónov a Európsky hospodársky a sociálny výbor).

² V tejto analýze nie sú zahrnuté ECB a EIB, pretože ročná účtovná závierka týchto inštitúcií nezahŕňa podrobné údaje o rozpočtových výdavkoch na budovy.

³ Celková čistá plocha nadzemných priestorov, okrem ECB.

⁴ Zdroj: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, jún 2005. Správa nezahŕňa ECB.

⁵ „Kancelárske priestory“ zahŕňajú kancelárie a súvisiace priestory ako sú chodby, výťahy, toalety, reštaurácie atď.

⁶ Celková čistá plocha nadzemných priestorov.

⁷ Úplný zoznam a mapa budov inštitúcií EÚ sa nachádza na webovom sídle Komisie: Oficiálny adresár Európskej únie: Úradný adresár Európskej únie (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Rozhodnutie predsedníctva z 24. marca 2010: Potreby a strednodobá politika Európskeho parlamentu v oblasti nehnuteľností.

⁹ Verejné vypočutie Výboru Európskeho parlamentu pre kontrolu rozpočtu: Nákladová efektívnosť politiky EÚ v oblasti budov z 18. novembra 2013.

¹⁰ KOM(2007) 501 v konečnom znení z 5. septembra 2007. Oznámenie Komisie Európskemu parlamentu, Rade, Európskemu hospodárskemu a sociálnemu výboru a Výboru regiónov o politike umiestňovania útvarov Komisie v Bruseli a Luxemburgu

¹¹ Správa o riadení z roku 2017, príloha 5 – Správa rozpočtovému orgánu: Aktualizovaný plán investovania do budov na roky 2017 – 2022.

¹² Niektoré zásady sa uplatňujú, aj keď nie sú uvedené v dokumentoch, v ktorých sa opisuje stratégia inštitúcií v oblasti budov.

¹³ Sklad Komisie na adrese Chaussée de Vilvorde, 140-142, Neder-Over-Heembeek (Brusel) nie je na mape znázornený.

¹⁴ Na základe celkovej čistej plochy nadzemných priestorov.

¹⁵ Inštitúcie považujú dlhodobý prenájom s možnosťou odkúpenia (emfyteuza) za vlastníctvo, aj keď vo väčšine prípadov ešte možnosť odkúpenia neuplatnili.

¹⁶ Zdroj: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, jún 2005, a údaje poskytnuté ECB.

¹⁷ Pracovná skupina pre medziinštitucionálnu infraštruktúru, logistiku a vnútorné služby v Bruseli a Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg v Luxemburgu.

¹⁸ Napríklad medziinštitucionálny sklad na predmestí Bruselu, ktorý spoločne využívajú Komisia a Rada.

¹⁹ Napríklad keď Komisia opustila budovu SDME v Bruseli, Parlament dokázal rokovaním dosiahnuť lepšiu cenu za budovu na splnenie svojich zvyškových potrieb. ESVČ v súčasnosti rokuje o budovách SCAN, ktoré Komisia takisto opustila. Parlament prevzal prenájom budovy GEOS v Luxemburgu od Súdneho dvora a postúpil prenájom svojej predchádzajúcej budovy (President) Európskej centrálnej banke. Súdny dvor na prechodné obdobia ďalej prenajal svoje voľné priestory EIB, Európskemu dvoru audítorov a Prekladateľskému stredisku pre orgány Európskej únie.

²⁰ Nové spôsoby práce si vyžadujú vytvorenie osobitných nástrojov v troch hlavných oblastiach: ľudské zdroje/kultúra organizácie (vrátane prístupu založeného na činnosti, politiky v oblasti telepráce a hodnotenia zamestnancov), informačné a komunikačné technológie (spoľahlivá infraštruktúra informačných technológií bez používania papiera) a pracovný priestor (tiché miestnosti, kolaboratívne priestory, usporiadanie kancelárie atď.).

²¹ Možnosť striedať pravidelné obdobia telepráce a práce v kancelárii, ak je to možné.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach a Euroforum.

²⁴ Martens a KAD.

²⁵ Článok 3 protokolu (č. 7) o výsadách a imunitách Európskej únie (ZFEÚ).

²⁶ Oslobodenie od dane odpustením alebo vrátením dane.

²⁷ Štát má predkupné právo na nadobudnutie týchto budov.

²⁸ Na základe technických štúdií z roku 2013, v rámci ktorých sa zistili vyššie riziká súvisiace s prítomnosťou azbestu v budove, ako sa dovtedy predpokladalo.

²⁹ Lokalita Grossmarkthalle, bývalá veľkoobchodná tržnica vo Frankfurte, ktorá je chránenou historickou pamiatkou postavenou v roku 1928.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ Článok 134 ods. 1 pravidiel uplatňovania nariadenia o rozpočtových pravidlách.

³⁴ Podľa článku 121 pravidiel uplatňovania nariadenia o rozpočtových pravidlách predmetom zákazky na nehnuteľnosti je kúpa pozemkov, budov alebo iných nehnuteľností, alebo ich dlhodobý nájom, užívacie právo, lízing, prenájom alebo kúpa na splátky s možnosťou alebo bez možnosti odkúpenia.

³⁵ Výnimka pre budovu ORBAN bola dodatočne odôvodnená potrebou súrne reagovať na požiadavky kancelárskych priestorov, keďže nebolo možné uzavrieť rokovania týkajúce sa budovy, ktorá bola pôvodne vybraná.

³⁶ Podľa článku 179 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách uplatňovaných až do konca roka 2012 a článku 203 ods. 5 nariadenia o rozpočtových pravidlách uplatňovaných od januára 2013.

³⁷ Článok 203 ods. 8 nariadenia o rozpočtových pravidlách. Toto nariadenie sa nevzťahuje na ECB.

³⁸ Podrobný dohovor bol podpísaný v marci 2008, 235 mil. EUR bolo uhradených do 31. decembra 2010.

³⁹ Správa vnútorného auditu s názvom Acquisition du Résidence Palace z 8. júna 2011.

⁴⁰ CJ4 (2001 – 2008) Obnova budovy Palais a štvrté rozšírenie budov Súdneho dvora (Anneau, Gallery, veža A, veža B); CJ8 (2006 – 2013) Obnova a modernizácia prístavieb (Erasmus = prístavba A, Thomas More = prístavba B a prístavba C); CJ9 (2013 do súčasnosti) Stavba piateho rozšírenia – tretej veže.

⁴¹ Úplný časový harmonogram projektu je k dispozícii na webovom sídle Rady (http://www.consilium.europa.eu/en/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² V dohovore sa stanovovala možnosť dohodnúť konečnú cenu projektu formou zmieru na základe podporných dokumentov, ktoré poskytol štát a analyzovala a schválila Rada. Rade to umožnilo rokovať o cene, ktorá sa potom stala konečnou cenou zbavenou všetkých minulých, súčasných a budúcich záväzkov.

⁴³ Väčšina týchto zmien vznikla z dôvodu novej konfigurácie Európskej rady a vytvorenia funkcie predsedu s osobitnými výsadami z hľadiska reprezentovania Únie vo vzťahu k tretím krajinám, pričom obe zmeny boli dôsledkom Lisabonskej zmluvy. K výrazným zmenám došlo aj v dôsledku odvolania jedného neúspešného uchádzača vo verejnom obstarávaní na Všeobecnom súde, odhalenia značného znečistenia pôdy a zvýšených bezpečnostných požiadaviek.

⁴⁴ V cenách z roku 2005 len vrátane nákladov na výstavbu.

⁴⁵ V cenách z roku 2012 len za výstavbu bez poplatkov pre architektov, nákladov na vypracovanie projektu, nákladov na možnú modernizáciu súčasnej budovy KAD.

⁴⁶ Odhad je založený na poslednom známom harmonograme Komisie týkajúcom sa opustenia prenajatých budov a premiestnenia zamestnancov do budovy JMO II.

⁴⁷ Na základe hypotézy Komisie z roku 2013 stanovenej v čase podpisu rámcovej zmluvy s luxemburskými orgánmi.

⁴⁸ Napríklad správa GPI 480 obsahuje prehľad povrchových plôch všetkých budov podľa lokality, rozdelených na kancelárske priestory, osobitné priestory a zariadenia.

⁴⁹ Vymedzenia sú stanovené v kódexe meraní, ktorý sa uplatňuje na budovy Komisie v Bruseli.

⁵⁰ Aj keď ECB nie je zmluvnou stranou tejto dohody, uplatňuje rovnaké normy.

⁵¹ Rada napríklad zaraďuje malé zasadacie miestnosti do najnižšej podkategórie kancelárskych priestorov, zatiaľ čo iné inštitúcie EÚ (Komisia, Parlament, Súdny dvor) nie.

⁵² Rada, Súdny dvor, Komisia (OIL).

⁵³ Výročná správa o budovách podľa článku 203 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách (neuplatňuje sa na ECB).

⁵⁴ Výročné správy Rady, Komisie a Súdneho dvora o budovách sú verejné dokumenty.

⁵⁵ Tlačová správa z 2975. zasadnutia Rady Európskej únie (hospodárske a finančné záležitosti (rozpočet)), ktoré sa uskutočnilo 18. novembra 2009 v Bruseli, s. 15 (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09-333_en.htm).

⁵⁶ Konsolidované informácie o budovách, ktoré európske inštitúcie poskytli s návrhom rozpočtu na rok 2011, 20. mája 2010.

⁵⁷ Vrátane údajov získaných od EDA, ESVČ, výborov a EIB.

⁵⁸ Komplex Palais (Anneau, veža A, veža B, Galerie) a prístavby (Erasmus, Thomas More, prístavba C).

⁵⁹ V prípade ECB sa rozdiel medzi podielom na základe zariadených pracovísk (12 m² na osobu) a podielom na základe obsadených pracovísk (16 m² na osobu) vysvetľuje rezervným priestorom na úrovni 18 % zariadených pracovísk ku koncu roka 2016.

⁶⁰ Ročný plán riadenia OIB na rok 2017. OIB nešpecifikuje, či cieľ zahŕňa voľné kancelárie a rezervný priestor.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Zdroj: Správa spoločnosti JLL o trhu s kancelárskymi priestormi za 4. štvrťrok 2016.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Rada si neprenajíma nijaké kancelárske budovy.

⁶⁷ Budovy s viac ako 20 % kancelárskych priestorov.

⁶⁸ Zahŕňa cenu budovy a modernizačných prác; nezahŕňa cenu pozemku.

⁶⁹ Parlament, Rada, Komisia, Súdny dvor a ECB.

⁷⁰ Rezervný priestor je vyčlenený na umožnenie určitého stupňa flexibility. Využíva sa v prípade sťahovania, renovácie, nepredvídaného menšieho zvýšenia počtu zamestnancov atď.

⁷¹ Dvor audítorov v júli 2014 vydal analýzu potenciálnych úspor v rozpočte EÚ, pokiaľ by Európsky parlament centralizoval svoje činnosti v Bruseli (www.eca.europa.eu).

⁷² Buď spolu za všetky budovy v portfóliu jednej inštitúcie, alebo spolu za všetky inštitúcie.

⁷³ Zdroj: Správa spoločnosti JLL o trhu s kancelárskymi priestormi v Luxemburgu za 4. štvrťrok 2015.

⁷⁴ Zdroj: Správa spoločnosti JLL o trhu s kancelárskymi priestormi v Luxemburgu za 4. štvrťrok 2015.

⁷⁵ Nájomné za kancelárske priestory stanovené v zmluve.

⁷⁶ právo využívať budovu. Užívateľ má viac práv ako podľa zmluvy o nájme, ale aj viac povinností, pokiaľ ide o údržbu. Väčšinu daní platí užívateľ, nie vlastník. Platba za užívacie právo je vo všeobecnosti nižšia ako náklady na prenájom tej istej budovy.

⁷⁷ Emfyteuza – právo využívať pozemok alebo budovu výmenou za nájomné počas pevne stanovenej doby (podľa belgického práva najmenej 27 a najviac 99 rokov). Vlastník nemá nijakú povinnosť vykonávať opravy alebo údržbu budovy. Môže byť doplnená kúpnou opciou, v prípade uplatnenia ktorej vzniká plné vlastníctvo.

⁷⁸ V nájomných zmluvách sa v praxi zvyčajne stanovuje vyššia cena za štvorcový meter kancelárskeho priestoru ako napríklad za archívy a iné súvisiace priestory. Cena za parkovanie sa zvyčajne stanovuje za jednotku.

⁷⁹ Parlament, Rada, Komisia, Súdny dvor a ECB.

Udalosť	Dátum
Prijatie memoranda o plánovaní auditu (MPA) / začiatok auditu	6. 6. 2017
Oficiálne zaslanie návrhu správy kontrolovaným subjektom	19. 7. 2018
Prijatie záverečnej správy po námietkovom konaní	5. 12. 2018
Prijatie oficiálnych odpovedí vo všetkých jazykoch	Parlament: 23. 11. 2018 Rada: 15. 11. 2018 Komisia: 30. 11. 2018 Súdny dvor: 18. 12. 2018 Centrálna banka: 27. 11. 2018

Audítorský tím

V osobitných správach EDA sa predkladajú výsledky jeho auditov, ktoré sa týkajú politík a programov EÚ alebo tém riadenia súvisiacich s konkrétnymi rozpočtovými oblasťami. EDA vyberá a navrhuje tieto audítorské úlohy tak, aby mali maximálny dosah, pričom sa zohľadňujú riziká pre výkonnosť či zhodu, výška súvisiacich príjmov alebo výdavkov, budúci vývoj a politický a verejný záujem.

Tento audit výkonnosti uskutočnila audítorská komora V – Financovanie a správa Únie, ktorej predsedá člen Dvora audítorov Lazaros S. Lazarou. Audit viedol člen EDA Jan Gregor, podporu mu poskytol vedúci kabinetu Werner Vlasselaer a atašé kabinetu Bernard Moya, hlavný manažér Bertrand Albugues a vedúca úlohy Jana Janečková, bývalý vedúci úlohy Luis Rosa a audítori Cristina Jianu, Wiktor Szymczak a Andreas Duerrwanger.

Zľava doprava: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Kontakt

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Otázky: eca.europa.eu/sk/Pages/ContactForm.aspx
Webová stránka: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Viac doplňujúcich informácií o Európskej únii je k dispozícii na internete. Sú dostupné cez server Európa (http://europa.eu).

Luxemburg: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, 2018.

PDF	ISBN 978-92-847-1617-3	ISSN 1977-5776	doi:10.2865/7318	QJ-AB-18-033-SK-N
HTML	ISBN 978-92-847-1608-1	ISSN 1977-5776	doi:10.2865/263665	QJ-AB-18-033-SK-Q

© Európska únia, 2018

Rozmnožovanie je povolené len so súhlasom autora. V prípade použitia či šírenia fotografií a iných materiálov, na ktoré sa nevzťahujú autorské práva Európskej únie, je potrebné žiadať povolenie priamo od držiteľov autorských práv.

OBRÁŤTE SA NA EÚ

Osobne
V rámci celej EÚ existujú stovky informačných centier Europe Direct. Adresu centra najbližšieho k vám nájdete na tejto webovej stránke: https://europa.eu/european-union/contact_sk.

Telefonicky alebo e-mailom
Europe Direct je služba, ktorá odpovedá na vaše otázky o Európskej únii. Túto službu môžete kontaktovať:

• prostredníctvom bezplatného telefónneho čísla: 00 800 6 7 8 9 10 11 (niektorí operátori môžu tieto hovory spoplatňovať),
• prostredníctvom štandardného telefónneho čísla: +32 22999696 alebo
• e-mailom na tejto webovej stránke: https://europa.eu/european-union/contact_sk.

VYHĽADÁVANIE INFORMÁCIÍ O EÚ

Online
Informácie o Európskej únii sú dostupné vo všetkých úradných jazykoch Európskej únie na webovej stránke Europa: https://europa.eu/european-union/contact_sk

Publikácie EÚ
Publikácie EÚ, bezplatné alebo platené, si môžete stiahnuť alebo objednať z kníhkupectva EU Bookshop na webovej stránke: https://op.europa.eu/sk/publications. Ak chcete získať viac než jeden výtlačok bezplatných publikácií, obráťte sa na službu Europe Direct alebo vaše miestne informačné centrum (pozri https://europa.eu/european-union/contact_sk).

Právo EÚ a súvisiace dokumenty
Prístup k právnym informáciám EÚ vrátane všetkých právnych predpisov EÚ od roku 1951 vo všetkých úradných jazykoch nájdete na webovej stránke EUR-Lex: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=sk.

Otvorený prístup k údajom z EÚ
Portál otvorených dát EÚ (http://data.europa.eu/euodp) poskytuje prístup k súborom dát z EÚ. Dáta možno stiahnuť a opätovne použiť bezplatne na komerčné aj nekomerčné účely.