ES institucijų biuro patalpos. Be geros vadybos praktikos pavyzdžių, taip pat yra įvairių trūkumų

Santrauka

I

Institucijos apytiksliai 11 % savo biudžeto lėšų išleidžia pastatų administravimui. Pastatų portfelio sudėtis yra skirtinga ir priklauso nuo kiekvienos institucijos įgaliojimų ir organizacinės struktūros, tačiau didelė naudojamos erdvės dalis yra skirta biuro patalpoms. Komisijos pastatų portfelis yra didžiausias, o daugiau nei 80 % šių pastatų ploto naudojama biuro reikmėms.

II

Siekdami atsakyti į bendro pobūdžio klausimą „Ar ES išlaidos biuro patalpoms valdomos efektyviai?“, nagrinėjome, ar ES institucijos, turinčios didžiausias biuro patalpas (Parlamentas, Taryba, Komisija, Teisingumo Teismas ir ECB):

1. nustato pastatų strategijas ir bendradarbiauja siekdamos taupyti išlaidas;
2. efektyviai apsirūpina biuro patalpomis;
3. tinkamai stebi savo biuro patalpų portfelį ir teikia ataskaitas.

III

Apskritai nustatėme, kad institucijos savo išlaidas biuro patalpoms valdo efektyviai, tačiau pastatų strategijos ne visada yra oficialiai patvirtinamos, o susijęs planavimas nėra optimalus; mūsų nagrinėti didelių statybos projektų finansavimo mechanizmai dažnai buvo sudėtingi ir dėl to kai kuriais atvejais darė poveikį biudžeto skaidrumui. Daugumą šių projektų buvo vėluojama įgyvendinti ir kai kuriais atvejais patirta nemažai papildomų išlaidų. Daugumos institucijų pastatų portfelio stebėjimas ir ataskaitų teikimas nėra tinkamas.

IV

Institucijos bendradarbiauja ir taiko panašius sprendimų priėmimo principus. Tačiau savo pagrindinius principus ir tikslus, susijusius su tinkamu valdymu, jos nustato įvairiuose dokumentuose. Vieni dokumentai yra pasenę, o kiti įgyvendinami jų oficialiai nepatvirtinus. Šiuose dokumentuose nenagrinėjami įvairūs institucijų turto poreikio planavimo scenarijai. Tuo metu, kai buvo atliekamas auditas, institucijos dar nebuvo įvertinusios įgyvendintų naujų darbo metodų (NWoW) projektų.

V

Priimančiosios šalys institucijoms siūlo lengvatines biuro patalpų pirkimo ar nuomos sąlygas ir padeda joms įgyvendinti pagrindinius statybų projektus. Nustatėme, kad su biuro patalpomis susiję sprendimai buvo gerai pagrįsti. Tačiau mūsų nagrinėti didelių statybos projektų finansavimo mechanizmai dažnai buvo sudėtingi ir tai darė poveikį biudžeto skaidrumui. Daugumą šių projektų buvo vėluojama įgyvendinti, todėl tam tikrais atvejais atsirado papildomų išlaidų.

VI

Dauguma institucijų vidaus valdymo tikslais reguliariai nestebi rodiklių, susijusių su efektyviu pastatų naudojimu ir jiems skiriamomis išlaidomis. Nors institucijos, kurių pastatai įsikūrę Briuselyje ir Liuksemburge, sutarė dėl paviršiaus ploto matavimo suderinimo, duomenys nėra visiškai standartizuoti ir juos palyginti sudėtinga. Biudžeto valdymo institucijoms pateiktos ataskaitos nesudaro sąlygų atlikti palyginimo ir efektyvumo analizės.

VII

Mūsų analizė rodo, kad galima atlikti tarpinstitucinį biuro ploto palyginimą. Be to, nustatėme, kad nuomos mokesčiai, dėl kurių susitardavo institucijos, paprastai buvo mažesni nei rinkos kaina. Papildoma išnuomotų pastatų analizė rodo, kad metinis nuomos mokestis asmeniui kiekviename pastate gerokai skiriasi. Statybos ir įsigijimo išlaidos atspindi pastato pobūdį.

VIII

Remdamiesi šioje ataskaitoje pateiktomis pastabomis, institucijoms rekomenduojame:

1. atnaujinti ir oficialiai įtvirtinti savo pastatų strategijas ir reguliariai atnaujinti planavimo dokumentus;
2. įvertinti naujų darbo metodų (NWoW) projektus;
3. padidinti statybos projektų finansavimo mechanizmų biudžeto skaidrumą;
4. nustatyti tinkamas didelio masto statybos ir renovacijos projektų valdymo procedūras ir
5. pagerinti duomenų nuoseklumą ir pastatų portfelio stebėjimą.

Įvadas

01

Išlaidos pastatams sudaro apytiksliai 11 % (1 milijardas eurų) visų Europos Sąjungos (ES institucijų administracinių išlaidų¹, kaip parodyta 1 diagramoje. Per pastaruosius penkerius metus šis procentinis dydis išliko stabilus, tačiau sumažėjo, palyginti su prieš dešimt metų buvusia situacija. Apytiksliai du trečdaliai išlaidų pastatams yra susiję su pastatų įsigijimo ir nuomos išlaidomis, o likusi išlaidų dalis iš esmės išleista techninei priežiūrai, saugumui ir energijai. 2 diagramoje parodyta, kad tarp institucijų yra skirtumų. Šie skirtumai iš esmės yra susiję su institucijų pastatų portfelio skirtumais.

02

2016 m. pabaigoje minėtos institucijos iš viso užėmė 2,5 milijono kvadratinių metrų (m²) pastatų paviršiaus ploto³. Tai yra 26 % daugiau nei 2004 m. ir šį padidėjimą galima paaiškinti per tą patį laikotarpį 22 % padidėjusiu darbuotojų, dirbančių institucijų patalpose, skaičiumi⁴.

03

Institucijų įkurdinimo poreikiai yra skirtingi. Pavyzdžiui, Komisija didžiąją dalį savo patalpų skiria biurams. Kitos institucijos, pavyzdžiui, Parlamentas, Taryba ir Teisingumo Teismas, daugiau naudoja kitos rūšies ploto, pavyzdžiui, posėdžių salės, susirinkimų salės, teismo posėdžių salės ir interesantų priėmimo patalpos. Biuro patalpos⁵ sudaro apytiksliai 70 % viso ploto⁶ ir daugiausia jų yra Briuselyje, po kurio seka Liuksemburgas, Strasbūras ir Frankfurtas. 3 diagramoje parodytas bendras grynasis paviršiaus plotas, kurį užima institucijos, ir biuro patalpų procentinė dalis.

04

Institucijų būstinių klausimas priklauso nuo politinių sprendimų. Naujausias politinis susitarimas dėl institucijų būstinių vietos buvo sudarytas 1992 m. Europos Vadovų Tarybos susitikime Edinburge.

Audito apimtis ir metodas

Audito apimtis

05

Siekdami atsakyti į klausimą „Ar ES išlaidos biuro patalpoms valdomos efektyviai?“, nagrinėjome, ar ES institucijos:

• nustato pastatų strategijas ir bendradarbiauja siekdamos taupyti išlaidas;
• efektyviai apsirūpina biuro patalpomis;
• tinkamai stebi savo biuro patalpų portfelį ir teikia ataskaitas.

06

Atliekant auditą daugiausia dėmesio skirta penkioms institucijoms, turinčioms didžiausias biuro patalpas (Parlamentui, Tarybai, Komisijai, Teisingumo Teismui ir ECB), kurios yra Briuselyje, Liuksemburge ir Frankfurte⁷. Kai buvo įmanoma, auditoriai šių institucijų duomenis ir valdymo procedūras lygino su Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto, Europos regionų komiteto, Europos išorės veiksmų tarnybos (EIVT), Europos Audito Rūmų ir Europos investicijų banko duomenimis ir valdymo procedūromis.

07

Neanalizavome pastatų, kurie buvo naudojami kitais nei biuro patalpos tikslais (pavyzdžiui, konferencijų centrai, techninė infrastruktūra ir pan.) arba pastatų, kuriuose biuro plotas sudarė mažiau nei 20 % viso biurų ploto. Atliekant auditą daugiausia dėmesio skirta išlaidoms, susijusioms su apsirūpinimu biuro patalpomis. Auditas neapėmė techninės priežiūros, valymo, saugumo arba kitų su pastatais susijusių išlaidų.

Audito metodas

08

Savo auditą atlikome 2017 m. rugsėjo – 2018 m. birželio mėn. ir pastabas grindėme toliau išvardytais įrodymų šaltiniais:

• institucijų pastatų strategijomis ir ataskaitomis biudžeto valdymo institucijoms;
• klausimynais ir vizitais į institucijas;
• klausimynais ir vizitais į kitas tarptautines organizacijas;
• kai taikytina, vidaus audito darbu;
• techninėmis ir (arba) vertinimo ataskaitomis apie pastatus;
• apskaitos, finansine ir sutartyse pateikta informacija apie pastatus;
• vizitais į kitas tarpinstitucines įstaigas ir priimančiosios šalies valdžios institucijas.

Pastabos

Institucijos taiko bendrus principus ir bendradarbiauja plačiu mastu

09

Nagrinėjome, ar ES institucijos apibrėžia strategiją, kuri apima jų turto valdymo principus ir tikslus. Nagrinėjome, ar šias strategijas papildo trumpalaikiai vidutinės trukmės planai, pagrįsti reguliariu poreikių vertinimu. Peržiūrėjome, ar strateginiai ir (arba) planavimo dokumentai apima scenarijų planavimą. Taip pat analizavome, kaip toje pačioje vietoje esančios institucijos bendradarbiauja ieškodamos galimybių sutaupyti išlaidas (pavyzdžiui, sutelkdamos ekspertus arba pirkimo pajėgumus). Be to, nagrinėjome, kaip institucijos laikėsi naujų darbo metodų (NWoW).

Institucijos savo pastatų strategijas apibrėžia, tačiau kai kurios strategijos yra pasenusios ir jose nėra scenarijų planavimo

10

Institucijos savo turto valdymo principus ir tikslus apibrėžia įvairiuose dokumentuose. Kai kurie dokumentai yra pasenę, o kai kurie įgyvendinami jų oficialiai nepatvirtinus (žr. 4 diagramą).

11

Komisija pagrindinius savo pastatų strategijos principus išdėstė 2007 m. komunikate. Nors tam tikrus pastatų strategijos aspektus buvo planuojama papildomai paaiškinti atliekant tyrimus (pastato viešojo pirkimo metodikos poveikis, teisinga pusiausvyra tarp įsigijimo ir nuomos, naujų darbo metodų poveikis darbo sąlygų kokybei ir galimi sutaupymai), tačiau tyrimai nebuvo atlikti. Be to, tam tikri aspektai, kurie buvo aptarti 2007 m. komunikate, ilgainiui pasikeitė. Pavyzdžiui, sutartys dėl atidėto mokėjimo ir emfiteuzės jau nebėra prioritetiniai pastatų įsigijimo metodai, be to, Komisija į savo daugiametį planavimą neseniai įtraukė vykdomąsias agentūras. Nors Komisija mano, kad pagrindiniai komunikato principai ir rekomendacijos dar galioja, ji neturi atnaujintos pastatų strategijos ir neparengė bendros peržiūrėtos suvestinės redakcijos, į kurią būtų įtraukti naujausi pakeitimai.

12

Komisijos infrastruktūros ir logistikos biurai Briuselyje (OIB) ir Liuksemburge (OIL) savo vidutinės trukmės planavimo priemonę – daugiametę politinę programą (DPP) – grindžia Komisijos pastatų strategija. DPP nustatomi pagrindiniai kiekvieno biuro prioritetai ir projektai, kurie bus įgyvendinami per artimiausius dešimt metų, ir pateikiama apžvalga, įskaitant metinius Komisijos biuro ploto poreikių atnaujinimus. Ji grindžiama darbuotojų lygio svyravimais ir prieinamu biuro plotu atsižvelgiant į nuomos sutarčių galiojimo pabaigą ir pratęsimą, taip pat renovacijos / remonto darbus. Manome, kad DPP yra naudinga priemonė, ypač tinkama didesnius pastatų portfelius turinčioms institucijoms.

13

Neradome įrodymų, kad institucijos, planuodamos savo turto poreikius, susijusius, pavyzdžiui, su biudžeto apribojimais, įdarbinimo pokyčiais arba politinių sprendimų pasekmėmis, pavyzdžiui, plėtra arba institucijos vaidmens ir įgaliojimų pasikeitimais, būtų nagrinėjusios skirtingus scenarijus.

Institucijos taiko bendrus sprendimų priėmimo principus

14

Toje pačioje vietoje veikiančios institucijos neturi vienos bendros pastatų strategijos, tačiau vis tiek taiko panašius sprendimų priėmimo principus¹².

Derėjimas su įgaliojimais ir organizacine struktūra

15

Institucijos savo pastatų strategijas derina su savo įgaliojimais ir organizacine struktūra. Strategijose perteikiami jų poreikiai, susiję su konkrečiomis patalpomis, pavyzdžiui, didelėmis konferencijų salėmis, teismo posėdžių salėmis arba susirinkimų salėmis. Tam tikrais atvejais institucijos savo pastatų strategiją peržiūri reaguodamos į pasikeitusius įgaliojimus. Pavyzdžiui, ECB iš pradžių planavo visus darbuotojus įkurdinti viename pastate, tačiau dėl nenumatytų aplinkybių turėjo peržiūrėti šį požiūrį (žr. 1 langelį).

Koncentracija

16

Institucijos yra linkusios įsikurti panaudodamos mažiau, bet didesnių pastatų, kurie yra vienoje ar keliose vietose, pageidautina greta kitų institucijų. Ši tendencija yra pateisinama atsižvelgiant į masto ekonomiką, saugumo aplinkybes, geresnes darbo sąlygas, didesnį našumą (pavyzdžiui, sumažėja nuvykimo iš vieno pastato į kitą laikas) ir įvaizdį visuomenėje. Taikant šį principą, automatiškai sumažinamas tinkamų įsigyti arba nuomoti pastatų skaičius. Toliau pateiktose 5 ir 6 diagramose parodytas geografinis institucijų pastatų pasiskirstymas pagrindinėse vietose, Briuselyje ir Liuksemburge.

17

Turto portfelio racionalizacija, pavyzdžiui, naudojant mažesnį didelių pastatų skaičių, yra vienas pagrindinių Komisijos pastatų strategijos principų. 2007 m. du trečdaliai Komisijos pastatų Briuselyje buvo mažesni nei 15 000 m² ir tik 8 iš 61 (13 %) pastato užėmė didesnį nei 20 000 m² plotą. Praėjus dešimčiai metų, 22 iš 52 pastatų, įtrauktų į mūsų analizę (42 %), yra didesni nei 20 000 m². Nors skaičiai nėra visiškai palyginami, nes mūsų analizė apėmė tik pastatus, kurie iš esmės buvo naudojami kaip biurų pastatai, jie rodo, kad Komisija įgyvendino principą „mažiau, bet didesnių pastatų“.

Nuosavybė ar nuoma?

18

Visos nagrinėtos institucijos pirmenybę teikė nuosavybei, o ne nuomai. Toliau pateiktoje 7 diagramoje bendras nuosavas paviršiaus plotas (biuro ir ne biuro paskirties plotas) palyginamas su bendru išnuomotu paviršiaus plotu¹⁴. Nors nuoma sudaro sąlygas lanksčiai valdyti pastatus, nuosavybės teisė į pastatus institucijoms suteikia įvairių privalumų:

• mažesnės ilgalaikės išlaidos (pridėtinė vertė rekonstrukcijos atveju, pastato vertės atgavimas pardavus);
• priimančiosios šalies suteikiamos lengvatinės sąlygos, pavyzdžiui, galimybė nusipirkti arba nemokamai naudoti žemės sklypą;
• stabilios išlaidos (apsauga nuo padidėjusio nuomos mokesčio) ir geresnis vidutinės trukmės biudžeto planavimas;
• naudojimosi laisvė ir turto pagerinimas be savininko nustatytų apribojimų.

19

Į mūsų analizę įtrauktoms institucijoms¹⁵ priklauso apytiksliai 70 % jų užimamo paviršiaus ploto, palyginti su apytiksliai 60 % paviršiaus ploto 2004 m.¹⁶. Šis santykis artimiausioje ateityje padidės užbaigus pagrindinius pastatų projektus, pavyzdžiui, praplėtus Parlamento KAD pastatą, Teisingumo Teismo trečiąjį bokštą ir Komisijos JMO II kompleksą.

Tarpinstitucinis bendradarbiavimas yra plataus masto

20

Institucijos strateginius turto klausimus aptaria įvairiose tarpinstitucinėse darbo grupėse¹⁷. Šiuose susitikimuose institucijos informuoja viena kitą apie savo būsimus su turtu susijusius projektus, kad išvengtų konkuravimo toje pačioje rinkoje. Jos taip pat keičiasi informacija apie jų pastatuose esantį laisvą plotą. Tai sudarė sąlygas institucijoms dalytis turtu arba jį pernuomoti¹⁸, arba perimti kitai institucijai nebereikalingas patalpas¹⁹. Jos taip pat aptaria kitus su pastatais susijusius klausimus, pavyzdžiui, aplinkosaugos ir su energija susijusius klausimus.

21

Vienas pagrindinių šių darbo grupių laimėjimų yra jų glaudus bendradarbiavimas dalyvaujant konkursuose. Institucijos nustatė tarpinstitucines pirkimo procedūras, kad nusipirktų, pavyzdžiui, perkraustymo, baldų tiekimo paslaugas, biuro įrangą ir atsargas, draudimą ir turto vertinimo paslaugas. Toks pirkimas sudaro sąlygas institucijoms įgyti pranašumą paslaugų teikėjų ir prekių tiekėjų atžvilgiu ir lemia masto ekonomiją. Tačiau kartu jos padidina konkurso dalyviams keliamus reikalavimus, kurie gali atgrasyti MVĮ nuo dalyvavimo konkursuose.

22

Institucijos savo pastatų portfelius valdo autonomiškai ir rodo mažą susidomėjimą galimybe sukurti tarpinstitucinę turto agentūrą. Jos mano, kad specializuotos pastatų valdymo grupės, veikiančios netoli kiekvienos institucijos sprendimų priėmėjų, gali geriau patenkinti jų konkrečius poreikius.

Institucijos tam tikru mastu pasirenka naujus darbo metodus, tačiau dar neįvertino įgyvendintų NWoW projektų sąnaudų ir naudos

23

NWoW siekiama transformuoti biuro aplinką sukuriant bendras darbo erdves kartu su lankstesne darbo kultūra²⁰. NWoW nebūtinai reiškia mažesnį biuro plotą, tai veikiau yra transformuota biuro aplinka ir darbo kultūra, pagrįsta bendradarbiavimu su vadovybe ir darbuotojais bei jų įsitraukimu.

24

ES institucijos nustatė NWoW pasinaudodamos įvairiomis iniciatyvomis ir patobulinimais. Institucijos, pavyzdžiui, įgyvendino nereguliarias arba struktūrines nuotolinio darbo priemones²¹. Taryboje ir komitetuose pradėjus naudoti struktūrinį nuotolinį darbą, biuro plotas buvo išnaudojamas tankiau dėl nuotolinį darbą dirbantiems darbuotojams skirtų bendrų biurų.

25

Komisija nustatė padalytas ir bendras erdves trijuose Briuselio pastatuose²², kad optimizuotų prieinamo paviršiaus ploto panaudojimą. Pasak Komisijos, dėl šios priežasties šių pastatų užimtumas padidėjo vidutiniškai 46 %. Atliekant auditą, šiuose trijuose pastatuose bendroje erdvėje dirbančių darbuotojų pasitenkinimo apklausos rezultatai dar nebuvo prieinami. Liuksemburge Komisija naudoja bendras darbo erdves apytiksliai 200 darbuotojų, kurie dirba dviejuose pastatuose²³.

26

Siekdamas sukurti bendras erdves dviejuose naujuose pastatų projektuose, Parlamentas užsakė galimybių studijas²⁴. Nors projektas, atsižvelgiant į jo pradinę formą, vėliau buvo nutrauktas, Parlamentas šiuose dviejuose pastatuose įgyvendina keletą šio projekto elementų, pagrįstų dialogu su atitinkamomis tarnybomis.

27

NWoW reiškia papildomas investicines išlaidas ir paprastai taikomas vykdant renovacijas arba naujus pastatų projektus. Institucijos dar iki galo neįvertino įgyvendintos bendros darbo erdvės ekonominės ir kitos naudos, kaip antai padidėjusio našumo.

Sprendimai dėl biuro patalpų yra gerai pagrįsti, tačiau statybos projektų finansavimo mechanizmai dažnai yra sudėtingi ir taip daro poveikį biudžeto skaidrumui

28

Nagrinėjome, kaip institucijos, pasirinkdamos sau pastatus, bendrauja su priimančiosiomis šalimis, siekdamos susitarti dėl geriausių sąlygų.

29

Nagrinėjome, ar sprendimai dėl naujų pastatų projektų buvo pagrįsti patikimo finansų valdymo kriterijais.

30

Taip pat nagrinėjome, ar institucijos, pasirinkdamos finansavimo mechanizmus, atsižvelgia į Finansiniame reglamente numatytas galimybes, ir ar šie finansavimo mechanizmai yra skaidrūs ir skatina atskaitomybę.

Priimančiosios šalys paprastai siūlo institucijoms paramą ir lengvatines sąlygas

31

Dauguma institucijų pastatų portfelių sudaro Briuselyje ir Liuksemburge esantys pastatai, o ECB yra Frankfurte. Laikydamosi ES Sutarčių²⁵, priimančiosios šalys atleidžia institucijas nuo tiesioginių pajamų, nuosavybės ir kito turto mokesčių ir nuo netiesioginių mokesčių²⁶. Kai kurios priimančiosios šalys institucijoms taip pat siūlo kitų privalumų, kurie priklauso nuo galimybių ir derybų rezultatų.

32

Toliau aprašytuose dviejuose atvejuose pateikiami Belgijos valdžios institucijų numatytų lengvatinių sąlygų pavydžiai. Pastato „Europa“ atveju Belgijos valdžios institucijos pasiūlė Tarybai žemę ir esamą pastatą už simbolinę 1 euro kainą ir nemokamai administravo pastato projektą. Žemės sklypo „Rue de la Loi“ statybai atveju Komisija gavo teisę beveik padvigubinti statybos pajėgumus. Remiantis Komisijos skaičiavimais, išnaudojus maksimalias pastato ribas šioje vietoje būtų sutaupyta iki 130 milijonų eurų investicijų į žemę kitoje tos teritorijos vietoje.

33

Liuksemburge institucijos taip pat naudojasi lengvatinėmis sąlygomis ir valstybės parama įgyvendinant pastatų projektus. Pavyzdžiui, Liuksemburgo valdžios institucijos pasiūlė Parlamentui ir Teisingumo Teismui žemę jų pastatų kompleksams už simbolinį 1 euro mokestį ²⁷ ir abi institucijos išsinuomojo sau iš valstybės kai kuriuos pastatus už lengvatinę kainą. Kompetentingos nacionalinės valdžios institucijos dalyvavimo institucijų pastatų projektuose lygis yra nevienodas: ji teikia Parlamentui techninę pagalbą jam statant savo naują KAD II kompleksą, tačiau prisiima visą atsakomybę už Teisingumo Teismo pastatų projektus.

34

Komisija susitarė su Liuksemburgo valstybe pakeisti savo pagrindinį pastatą Liuksemburge („Jean-Monnet“ (JMO) pastatas). 2015 m. gruodžio mėn., Komisijai priėmus sprendimą atlaisvinti JMO pastatą²⁸, jie pasiekė politinį susitarimą dėl išlaidų, susijusių su laikinomis pakaitinėmis patalpomis, pasidalijimo. Į pakaitinį pastatą (JMO II) bus perkelta dauguma Komisijos vietos personalo ir nebus poreikio nuomotis daugumą Komisijos pastatų.

35

1998 m. ECB pasirašė susitarimą su Vokietijos Federacinės Respublikos vyriausybe, kuriame nustatytos atitinkamos funkcijos ir pareigos. Nacionalinės valdžios institucijos nepasiūlė ECB jokių lengvatinių sąlygų, susijusių su jo pastatų projektais. ECB iš Frankfurto miesto standartinėmis rinkos sąlygomis nusipirko žemės sklypą²⁹, kad galėtų statyti savo buveinę. Tačiau, kaip dalį pirkimo įsipareigojimų, Frankfurto miestas be kitų dalykų įsipareigojo prisidėti prie tokių išlaidų, kaip dirvos užteršimas, atsiradęs dėl ankstesnio pastato naudojimo.

Apskritai sprendimai dėl biuro patalpų gavimo buvo patikimi

36

Nagrinėjome dvylika neseniai Parlamento³⁰ ir Komisijos³¹, kurių pastatų portfeliai yra didžiausi, nupirktų ir išnuomotų biuro pastatų, kad įvertintume, ar sprendimai buvo pagrįsti:

• daugiamečių įkurdinimo poreikių vertinimu;
• biudžeto apribojimų paisymu;
• techninių specifikacijų laikymusi;
• rinkos žvalgymu;
• išlaidų ir naudos analize;
• išlaidų, susijusių su visu pastato gyvavimo ciklu, atsižvelgiant į pradinį įrengimą, techninę priežiūrą, eksploatavimo išlaidas ir renovaciją, įvertinimu;
• finansinių galimybių palyginimu.

37

Nustatėme keletą išimčių³²:

1. Pagal Finansinio reglamento taikymo taisykles³³ sutartis dėl pastatų³⁴ galima sudaryti pradedant derybas po to, kai ištiriama vietos rinka. Komisija iš esmės taiko vadinamąją „Kallas“ metodiką, kuri apima išankstinį pranešimo apie pastatų rinkos tyrimą paskelbimą. Tačiau ši metodika nebuvo taikoma dviem į mūsų audito imtį įtrauktais atvejais: dėl ORBAN pastato Briuselyje ir „Drosbach“ pastato D sparno Liuksemburge. Abiem atvejais išlyga buvo pagrįsta tuo, kad Komisija jau buvo įsikūrusi gretimuose pastatuose³⁵. Komisija planuoja peržiūrėti šią metodiką.
2. Komisija į savo pastabas, kurias teikia biudžeto valdymo institucijai³⁶, įtraukia naujų projektų išlaidų ir naudos analizę. JMO II projekto dokumentacijoje neradome jokių tokios analizės įrodymų. Projektą iš anksto finansuos Liuksemburgo valstybė ir Komisija turi galimybę įsigyti pastatą, kai jis bus baigtas. Nėra jokių nuorodų, kad Komisija analizavo kurias nors kitas finansavimo galimybes.

Didelių statybos projektų finansavimo mechanizmai dažnai yra sudėtingi ir taip buvo daromas poveikis biudžeto skaidrumui

38

Nuo 2013 m. pastatų įsigijimą arba statybas įmanoma finansuoti imant komercinę paskolą pagal Finansinį reglamentą³⁷. Dauguma vykstančių arba neseniai užbaigtų statybos projektų buvo pradėti iki šios datos. Siekdamos finansuoti šiuos projektus (žr. 43-50 dalyse nagrinėjamus projektus), institucijos dažnai naudojo sudėtingus finansavimo metodus, kuriuose dalyvaudavo valstybė arba finansiniai tarpininkai (žr. pavyzdį 2 langelyje). Todėl jos tiesiogiai nekontroliuoja projektų finansinių aspektų.

39

Parlamentas gavo banko paskolas Konrado Adenauerio pastato (KAD II) plėtrai pasinaudodamas sudėtinga finansavimo struktūra, kurioje dalyvavo tarpinė bendrovė (kuri priklausė komerciniam bankui) ir kuri perėmė projekto finansavimą. Įmonė pasirašė dvi finansavimo sutartis: vieną su EIB ir vieną su komerciniu banku; pagal kiekvieną iš šių sutarčių buvo finansuojama 50 % projekto.

40

Parlamentas ir Teisingumo Teismas iš anksto finansavo pastatų projektus naudodami nepanaudotus asignavimus iš kitų biudžeto eilučių:

• 2012–2016 m. Parlamentas pervedė 260 milijonų eurų iš įvairių biudžeto eilučių, kad finansuotų KAD II projektą. Iš 474 milijonų eurų gautos kredito linijos, Parlamentas panaudojo 16 milijonų eurų. Parlamentas apskaičiavo, kad tai padėjo sutaupyti iki 85 milijonų eurų su palūkanomis susijusių išlaidų.
• Remdamasis tuo pačiu mechanizmu, Teisingumo Teismas nuo 2007 m. savo pastatų projektams sumokėjo išankstines įmokas, kurių vertė sudaro 89 milijonus eurų. Remiantis Teisingumo Teismo duomenimis, tai gerokai sumažino biudžeto poveikį išperkamosios nuomos įmokoms iki 2026 m. dėl numatomų sutaupymų, susijusių su daugiau nei 24 milijonais eurų finansinių sąnaudų per visą laikotarpį.

41

Taryba, atsižvelgdama į iš kitų biudžeto eilučių perkeltus nepanaudotus asignavimus, Belgijos valdžios institucijoms sumokėjo avansus už „Europa“ pastato projektą, kurie sudarė 294 milijonus eurų. Už Tarybos sumokėtus avansus buvo gauta 10,3 milijono palūkanų (grynoji vertė).Per pirmuosius trejus metus išmokėti avansai neatitiko darbo pažangos, todėl praktiškai Taryba atliko išankstinį projekto finansavimą (žr. toliau 3 langelį).

42

Nors kai kurios institucijos (Parlamentas, Taryba) savo statybų projektams mokėjo didelius avansinius mokėjimus, atitinkamose ES biudžeto eilutėse jos avansų dydžio neplanavo. Dėl šios praktikos paprastai metų pabaigoje atliekami nemaži biudžeto pervedimai, kurie daro poveikį biudžeto procedūros skaidrumui. Šis pragmatiškas metodas leidžia palaipsniui pastoviai plėtotis visų administracinių išlaidų biudžetui. Tačiau mes nemanome, kad ši praktika sutaupo ES mokesčių mokėtojų lėšų, kaip teigia ES institucijos.

Pagrindinius statybų projektus vėluojama įgyvendinti, o tam tikrais atvejais išlaidos buvo gerokai viršytos

43

Analizavome keturių pagrindinių statybos projektų, kuriuos vykdė Parlamentas, Taryba, Komisija ir Teisingumo Teismas, įgyvendinimą.

Teisingumo Teismo projektas: įgyvendintas neviršijant biudžeto ir laiku

44

Pastaraisiais metais Teisingumo Teismas, glaudžiai bendradarbiaudamas su Liuksemburgo institucijomis, vykdė tris pagrindinius statybų projektus⁴⁰. Nacionalinės valdžios institucijos darbus valdė nemokamai. Jos rengė konkursus, užtikrino, kad tyrimai ir darbai būtų atliekami teisingai ir buvo atsakingos už kokybės kontrolę ir pagal įstatymus reikalaujamų pažymėjimų gavimą. Jos dalijosi savo rinkos žiniomis, technine kompetencija ir su statybos projektų valdymu ir priežiūra susijusia patirtimi. Be to, kadangi Teisingumo Teismas neveikė kaip plėtotojas, tik nedidelė dalis jo darbuotojų buvo reikalingi tam, kad stebėtų projektą. Projektai buvo baigti laiku, nepatiriant jokių papildomų išlaidų. Mūsų audito metu trečiojo bokšto (CJ9 projektas) statybos darbai vyko pagal numatytą biudžetą ir tvarkaraštį.

Tarybos „Europa“ projektas: įgyvendintas laikantis biudžeto, bet vėluojant

45

2005 m.⁴¹ Taryba delegavo „Residence Palace“ A bloko renovacijos valdymą Belgijos valdžios institucijoms. Pastatas buvo skirtas Europos Vadovų Tarybos ir Europos Sąjungos Tarybos susitikimams rengti.

46

Galutinė suderėta kaina⁴² nežymiai viršijo pradinį biudžetą: 246 milijonai eurų, palyginti su 240 milijonų eurų, numatytų pradiniame biudžete (abu skaičiai pagrįsti 2004 m. kainomis). Tačiau statybų pabaiga vėlavo trejus metus. Vėlavimai kilo dėl projekto pakeitimų, kuriuos lėmė nenumatytos aplinkybės⁴³. Vėlavimus dar labiau prailgino projekto valdymo trūkumai:

• Nacionalinės institucijos tinkamai nevaldė prašymų atlikti pakeitimus ir laiku neatliko mokėjimų rangovams.
• Konsultavimo įmonės, su kuriomis sutartis sudarė nacionalinės valdžios institucijos, turėjo ribotus pajėgumus sudėtingus funkcinius ir kokybinius Tarybos reikalavimus perkelti į konkurso dokumentus. Tai kenkė visam projekto gyvavimo ciklui ir buvo daugumos prašymų padaryti pakeitimus priežastis.
• Susitarimą dėl galutinės kainos buvo sudėtinga pasiekti, nes net praėjus šešiems mėnesiams nuo projekto įgyvendinimo, nacionalinės valdžios institucijos negalėjo pateikti išsamaus sąskaitų faktūrų sąrašo.

47

Taryba poveikį iš dalies sumažino padidindama savo projekto komandą ir pradėdama įgyvendinti projekto valdymo procedūras bei vidaus kontrolės priemones.

Parlamento KAD II projektas. Dėl didelių vėlavimų atsirado papildomų išlaidų

48

Pagal pradinį planą KAD II pastatas turėjo būti pastatytas 2013 m. Dabartinė prognozė yra tokia: rytų pusės statybos pabaiga – 2019 m. pabaiga, vakarų pusės statybos pabaiga – 2022 m. Šį vėlavimą iš esmės galima paaiškinti ribota Parlamento, kaip plėtotojo, patirtimi pradėjus vykdyti projektą, ir nesėkmingu pirmuoju statybos darbų konkursu. Finansinės struktūros ir finansavimo modelio įdiegimas vėlavo trimis mėnesiais dėl nesėkmingo pirmo konkurso.

49

Pradinis numatytas 317,5 milijono eurų biudžetas buvo persvarstytas 2009 m. iki 363 milijonų eurų⁴⁴. Siekdamas užtikrinti sėkmingą konkursą ir tuo pat metu neviršyti paskirto biudžeto ribų, Parlamentas sumažino projekto dydį, pakeitė technines specifikacijas ir sudarė sąlygas didesnei konkurencijai viešojo pirkimo procedūroje padidindamas pirkimo dalių skaičių. Kadangi projektas dar nebaigtas, galutinė kaina nežinoma. Parlamentas siekia, kad išlaidos neviršytų dabartinio 432 milijonų eurų biudžeto⁴⁵. Atsižvelgiant į 8 % padidėjusį statybos darbų kainų indeksą nuo 2012 iki 2017 m., išlaidos statybos darbams gali dar labiau padidėti.

50

Dėl vėlavimo Parlamentas turėjo nuomotis kitus pastatus Liuksemburge ilgiau nei iš pradžių buvo planuota. Šios papildomos nuomos sąnaudos sudaro 14,4 milijono eurų per metus arba 86 milijonus eurų per šešerius metus. Apskaitoje papildomas nuomos sąnaudas atsveria nusikėlusi investicijų į naujus pastatus nusidėvėjimo pradžia (17,3 milijono eurų per metus). Vis dėlto, be naujo pastato statybos ES mokesčių mokėtojai taip pat apmoka papildomas nuomos sąnaudas.

Komisijos JMO II projektas: vėlavimas ir papildomos išlaidos

51

Dėl ilgų derybų su Liuksemburgo valstybe vėlavo Komisijos pagrindinio statybų projekto JMO II Liuksemburge pradžia. Pradinis susitarimas buvo pasiektas po 15 metų 2009 m.

52

Komisija ir Liuksemburgo valdžios institucijos planavo, kad pastatas bus pastatytas per du etapus; pirmas etapas turėjo būti užbaigtas 2016 m. viduryje, o antras – 2019 m. pabaigoje. Pastato statybos tvarkaraštis buvo peržiūrėtas keletą kartų prieš prasidedant statybos darbams. Paskutiniame žinomame JMO II projekto tvarkaraštyje pirmojo etapo pabaiga numatyta 2023 m. vasario mėn., o antro etapo – 2024 m. vasario mėn.

53

Vėlavimas pradėti statybų projektą iš esmės atsirado dėl neužtikrintumo, susijusio su architektūriniu konkursu, administraciniais klausimais, kilusiais per konkurso procedūrą dėl žemės darbų, ir papildomomis saugumo priemonėmis, kurios turi būti įtrauktos į projektą. Vis dar neaišku, kaip dėl šių vėlavimų atsirandančios išlaidos bus pasidalytos su Liuksemburgo institucijomis. Be to, 2015 m. Komisija turėjo atlaisvinti savo pagrindinį pastatą Liuksemburge – JMO pastatą, kaip atsargos priemonę siekiant apsaugoti darbuotojus nuo galimo pavojaus, susijusio su pastate esančiu asbestu. Todėl ji išsinuomojo biuro patalpas keliuose pastatuose, kad galėtų perkelti darbuotojus.

54

Atsižvelgdami į pradinį susitarimą ir į paskutinį žinomą tvarkaraštį, manome, kad dėl nusikėlusios statybų projekto pradžios ir būtinybės nuomotis papildomas biuro patalpas po JMO atlaisvinimo Komisija patirs 248 milijonus eurų papildomų nuomos išlaidų⁴⁶. Tiesa, dėl šio vėlavimo nusikels ir JMO II pastato išperkamosios nuomos mokėjimų pradžia. Komisija vertina, kad vėlavimo laikotarpiu nesumokėti išperkamosios nuomos mokėjimai sudarys 176,2 milijono eurų⁴⁷.

Stebėjimas ir ataskaitų teikimas nepakankamas

55

Nagrinėjome, kaip ES institucijos stebi įvairius jų esamo pastatų portfelio aspektus (pavyzdžiui, ploto ir infrastruktūros valdymas, sutarties sąlygos, derėjimas su techninėmis specifikacijomis), įskaitant rodiklius, susijusius su efektyviu pastatų naudojimu ir jų išlaidomis. Tai suteiktų joms galimybę apžvelgti savo portfelį, sudarytų sąlygas joms nustatyti tobulintinas sritis. Nagrinėjome, ar institucijos patobulino paviršiaus ploto matavimo ir skirstymo į kategorijas standartizaciją ir ar buvo įmanoma palyginti efektyvumą naudojant prieinamus vidaus duomenis ir ar apie juos buvo pranešta biudžeto valdymo institucijai.

Institucijos stebi įvairius aspektus, tačiau ne rodiklius, susijusius su efektyviu pastatų naudojimu ir jų išlaidomis

56

Institucijos naudoja įvairias IT sistemas ir priemones, kad valdytų ir stebėtų savo pastatų portfelį. Kiekvienas pastato portfelio aspektas, pavyzdžiui, infrastruktūros valdymas, ploto paskirstymas, energijos suvartojimas, finansiniai, teisiniai ir apskaitos aspektai, stebimi naudojant IT sistemas arba rankiniu būdu pasitelkiant skaičiuokles.

57

Komisija Liuksemburge naudoja ploto paskirstymo ataskaitas, kad nuosekliai valdytų teisę į paskirstytą erdvę, kuri apibūdinta Patalpų sąlygų vadove. Briuselyje Komisija nuo 2015 m. rengia savo integruotą nekilnojamojo turto valdymo programinę įrangą, kuri galiausiai turėtų tapti bendru prieigos tašku, kuriame būtų galima gauti bet kokią informaciją, susijusią su Komisijos pastatų portfeliu. Tačiau naudojant dabartinę sistemą neteikiamos ataskaitos, kurios padėtų stebėti, ar politikos departamentams (GD) skirtas plotas atitinka Patalpų sąlygų vadove nustatytas sąlygas.

58

Parlamento biuro ploto valdymo ir biurų planavimo sistema turi būti panaudojama rengiant įvairias ataskaitas⁴⁸. Tačiau nenustatėme jokių įrodymų, kad Parlamentas šias ataskaitas reguliariai naudoja siekdamas stebėti savo biuro patalpas. Parlamentas planuoja iki 2026 m. parengti sistemą, kuri sudarytų sąlygas elektroninėje erdvėje saugoti visą su pastatais susijusią informaciją.

59

Dauguma institucijų reguliariai nestebi rodiklių, kad įvertintų savo pastatų portfelio efektyvumą valdymo tikslais.

60

Komisija Briuselyje naudoja tik vieną rodiklį, susijusį su jos pastatų portfelio biuro patalpų efektyvumu: vienai darbo vietai skirtas grynasis biuro paviršiaus plotas. Komisija nurodo, kad vidurkis yra 14 m², o iki 2020 m. norima pasiekti 12 m² rodiklį, iš esmės sukuriant bendras darbo erdves. Atitinkamose Parlamento, Tarybos ar Teisingumo Teismo ataskaitose nenustatėme jokių rodiklių, susijusių su biuro patalpų efektyvumu; šios institucijos taip pat nepateikė jokių kitų valdymo ataskaitų, kuriose būtų įvertinamas biuro patalpų valdymo efektyvumas.

61

Komisija vis tiek yra apibrėžusi⁴⁹ efektyvumo rodiklius, pavyzdžiui, grynasis grindų plotas / bendras grindų plotas; naudojamas antžeminis plotas / grynasis antžeminis grindų plotas; biuro plotas / grynasis antžeminis grindų plotas. Radome įrodymų, kad pastatų ploto efektyvumas yra vienas iš kriterijų, į kuriuos atsižvelgiama vertinant pasiūlymus dėl naujų pastatų projektų. Tačiau Komisija nestebi šių rodiklių viso pastatų portfelio projekto lygmeniu.

62

ECB taiko gerai parengtą požiūrį į savo pastatų portfelio stebėjimą ir ataskaitų teikimą (žr. 4 langelį toliau).

Prieinami duomenys nėra standartizuoti, todėl institucijų duomenų negalima lengvai palyginti

63

2009 m. ES institucijos⁵⁰ patvirtino tarpinstitucinį Matavimo kodeksą. Šiame kodekse, remiantis Vokietijos nustatytais standartais, apibrėžiami matavimo metodai ir pagrindiniai pastatų vietų tipai. Kiekviena institucija toliau tobulino šį kodeksą nustatydama išsamesnes vietų kategorijas, todėl tapo sudėtinga palyginti skirtingų institucijų duomenis⁵¹. Komisija Briuselyje ir Liuksemburge netgi naudoja skirtingas vietos kategorijas. Dėl šios priežasties Komisijai sudėtinga parengti tais pačiais parametrais pagrįstas ataskaitas.

64

Nors trys iš penkių nagrinėtų institucijų⁵² savo ploto valdymui naudoja tą pačią IT platformą, kiekviena instituciją šią platformą pritaikė savo reikmėms. Tai turi neigiamą poveikį palyginamų duomenų prieinamumui.

65

Kiekvienais metais iki birželio 1 d. institucijos pateikia biudžeto valdymo institucijoms išsamią ataskaitą apie savo pastatų politiką⁵³. Šis reikalavimas buvo nustatytas 2013 m. Finansiniame reglamente. Į ataskaitą būtina įtraukti išlaidas ir kiekvieno pastato paviršiaus plotą, taip pat tikėtiną paviršiaus ploto ir vietų programavimo raidą per artimiausius metus. Dėl šio reikalavimo institucijų turtinė padėtis ir veiksmai biudžeto valdymo institucijoms tapo skaidresni, o kai kurių institucijų atveju vieši⁵⁴.

66

8 diagramoje parodyta, kad savo metinėse ataskaitose apie pastatus kiekviena institucija naudoja skirtingas paviršiaus ploto kategorijas, todėl šių kategorijų negalima naudoti palyginimo tikslais. Pagal Finansinį reglamentą nereikalaujama įtraukti informacijos apie darbo vietų arba įkurdintų darbuotojų skaičių. Pagal jį taip pat nereikalaujama įtraukti kokių nors efektyvumo rodiklių.

67

Be to, Komisijos ataskaitoje aiškiai neapibūdinama pastatų portfelyje naudojama skirtingų rūšių vieta, nes jame aiškiai neapibrėžiami kriterijai, kuriais remiantis biuro patalpa atskiriama nuo ne biuro paskirties patalpos. Be to, metinėje ataskaitoje dėl pastatų Komisijos nurodomo paviršiaus ploto negalima palyginti su ploto valdymo priemonėse nustatytu plotu.

68

Naujausias bandymas parengti konsoliduotą informaciją apie ES institucijų pastatus buvo 2010 m. ES institucijos, atsižvelgdamos į 2011 m. biudžeto projektą ir reaguodamos į Parlamento ir Tarybos prašymą „pateikti išsamią informaciją pastatų klausimais, susijusiais su preliminariu biudžeto projektu / sąmatomis“⁵⁵, parengė ataskaitą. Šioje ataskaitoje⁵⁶ buvo pateikti duomenys apie toliau nurodytus koeficientus, susijusius su institucijų pastatų portfeliu:

• biuro ir ne biuro paskirties ploto dalis nuo viso ploto;
• biuro plotas vienam darbuotojui;
• vidutinės išlaidos vienam m².

69

Rodiklių vertės institucijose skyrėsi iš esmės. Negavome jokių įrodymų, kad buvo išanalizuoti pateikti duomenys arba kad institucijų būtų reikalaujama pagerinti rodiklių palyginamumą arba reguliariau teikti ataskaitas.

Paviršiaus ploto rodikliai tarp institucijų yra palyginami, tačiau išlaidos skiriasi iš esmės

70

Remdamiesi prieinama informacija ir prireikus darydami pataisymus, palyginome institucijų pastatų politikos efektyvumą. Kad tai padarytume, apskaičiavome ir išanalizavome paviršiaus ploto rodiklius ir nuomos mokesčius, dėl kurių neseniai susitarta, atsižvelgdami į rinkos kainas.

71

Taip pat apskaičiavome kasmet asmeniui tenkantį nuomos mokestį ir neseniai pastatytų arba įgytų pastatų išlaidas už kvadratinį metrą.

Biurų paviršiaus ploto vidurkis yra palyginamas

72

Kad palygintume biuro patalpų naudojimą, remdamiesi iš ES institucijų gautais duomenimis, apskaičiavome paviršiaus ploto rodiklius (žr. I priedą, kuriame pateikta naudota metodika).

73

9 diagramoje parodyta, kad vidutinis asmeniui tenkantis biuro paviršiaus plotas daugumoje institucijų yra artimas visų institucijų asmeniui tenkančių 16 m²⁵⁷svertiniam koeficientui, o 10 diagramoje parodyta, kad asmeniui tenkantis biuro paviršiaus plotas daugumoje pastatų yra mažesnis arba artimas vidurkiui, ir pateikiamos vertės.

74

Baigus statyti pastatą „Europa“, buvo prieinama apie 9 % Tarybos grynojo biurų ploto. Audito metu šis plotas buvo naudojamas laikinam įkurdinimui (pavyzdžiui, pastato „Europa“ evakuacijai, Azijos ir Europos aukščiausiojo lygio susitikimo rengimui, renovacijai). Tai turi poveikį grynajam vienam asmeniui tenkančiam plotui Tarybai ir pačiam pastatui „Europa“.

75

10 diagramoje pavaizduoti trys takai atspindi du pastatų kompleksus⁵⁸ ir T pastatą. Dabar Teisingumo Teismas T pastate turi 2 962 m² neužimtų biurų. Šis plotas sudaro apie 19 % pastato grynojo biuro ploto ir 6 % bendro grynojo biuro ploto. Papildomas plotas anksčiau buvo pernuomotas kitoms institucijoms ir dabar yra laisvas. Nors pastatas yra didesnis, palyginti su dabartiniais Teisingumo Teismo poreikiais, Teismas nusprendė toliau jį nuomoti dėl kelių priežasčių. Pirma, Teisingumo Teismas nuomoja pastatą iš valstybės lengvatiniu tarifu (žemesne nei rinkos kaina). Antra, visas pastatas turėjo būti išnuomotas ir, trečia, Teisingumo Teisme galioja griežti saugumo ir konfidencialumo reikalavimai, dėl kurių ribojamos galimybės pernuomoti papildomą plotą. Galiausiai Teisingumo Teismas nutrauks nuomos sutartį baigus statyti trečiąjį bokštą – tai numatoma padaryti 2019 m. vasarą. Jeigu šį plotą išskaičiuotume iš biuro paviršiaus ploto, asmeniui tenkantis biuro paviršiaus plotas būtų 19 m² Teisingumo Teisme ir 18 m² T pastate.

76

Mažesnį ECB biurų ploto vidurkį galima paaiškinti didele bendrai naudojamų ir komandų biurų dalimi ir grupės vietomis, kurios neįskaičiuojamos į bendrą biuro paviršiaus plotą. Komisijos atveju tai galima paaiškinti būtent labai nedidele rezervine erdve, palyginti su kitomis institucijomis.

77

ECB ir EIB, remdamiesi įrengtomis darbo vietomis, taip pat stebi tankumą. Nustatant šį koeficientą neatsižvelgiama į faktinį užimtumą ir jis yra 12 m² kiekvienai darbo vietai abiejose institucijose⁵⁹.

78

Komisijos tikslas, susijęs su pastatų Briuselyje portfeliu yra 12 m² vienai darbo vietai iki 2020 m.⁶⁰, o, remiantis jos pačios skaičiavimais, dabar ji yra pasiekusi 14,5 m² asmeniui. Mūsų audito metu tik penkių pastatų Briuselyje tankumas buvo mažesnis nei 12 m² asmeniui arba artimas šiam rodikliui⁶¹. Šie pastatai sudaro 9 % viso į mūsų analizę įtrauktų pastatų biurų paviršiaus ploto (žr. 11 diagramą).

79

Komisijos tikslinė rezervinė erdvė Briuselyje yra 15 000 m², o tai apytiksliai sudaro 2 % jos pastatų portfelio. 2017 m. gruodžio mėn. Komisijos rezervinę erdvę sudarė 895 laisvos darbo vietos devyniuose pastatuose. Taip galima paaiškinti, kodėl vidutinis asmeniui tenkantis biuro paviršiaus plotas yra gana aukštas tam tikruose pastatuose (pavyzdžiui, G-1 pastate). Vienas pastatas (J-59) mūsų analizės metu buvo pertvarkomas (tuščias persikraustymo metu) ir dabar jame įsikūrė EACEA vykdomoji agentūra.

Nuomos mokesčiai paprastai yra mažesni nei rinkos kaina, tačiau nuomos kaina asmeniui gerokai skiriasi skirtinguose pastatuose

Nuoma, palyginti su rinkos norma

80

Toliau pateiktoje 12 diagramoje parodyta pagrindinė rinkos nuomos kaina 23 ES sostinėse ir Frankfurte. Briuselio pagrindinės nuomos kaina yra per vidurį. Liuksemburgas yra penktas pagal brangumą miestas, po kurio seka Frankfurtas. Miestuose pagrindinė nuomos kaina kinta priklausomai nuo vietos. Pavyzdžiui, Liuksemburgo pagrindinė nuomos kaina 564 eurai už m² per metus taikoma brangiausiai vietai – miesto centrui. Tačiau dauguma institucijų pastatų yra Kirchberge ir Cloche d’Or, kuriuose pagrindinė nuomos kaina atitinkamai buvo 408 eurų už m² per metus ir 354 eurai už m² per metus⁶².

81

Nagrinėdami devynias neseniai sudarytas į audito imtį įtrauktas nuomos sutartis, lyginome nuomą, dėl kurios susitarta, su rinkos sąlygomis (žr. I priedą, kuriame pateikiama daugiau informacijos apie mūsų metodiką ir duomenų šaltinius). Penkis iš šešių pastatų Briuselyje nuomojo Komisija⁶³, o kitus pastatus nuomojo Parlamentas⁶⁴. Daugumos pasirašytų sutarčių trukmė buvo 15 metų. Pastebėjome, kad nuoma, dėl kurios susitarė institucijos, nuolat buvo žemesnė už pagrindinę nuomos kainą Briuselyje arba artima Europos institucijų kvartalo, kuriame yra pastatai, rinkos vidurkiui (žr. 13 diagramą). Nuomos mokesčio už tris pastatus Liuksemburge⁶⁵, dėl kurio susitarė Komisija, dydžiai buvo mažesni už pagrindinę rinkos nuomos kainą ir vidutinę nuomos kainą.

82

Kai kurie pastatų savininkai pasiūlė Europos institucijoms paskatas. Šešiose iš devynių nagrinėtų sutarčių savininkai siūlė institucijoms laikotarpius be nuomos mokesčių, o kitais keturiais atvejais remonto išlaidas iš dalies padengė pastatų savininkai.

Nuomos mokestis asmeniui

83

14 diagrama palyginamas svertinis metinio nuomos mokesčio asmeniui vidurkis dviejose pagrindinėse vietose – Briuselyje ir Liuksemburge (žr. I priedą, kuriame pateikiama daugiau informacijos apie mūsų metodiką)⁶⁶.

84

Parlamentas nuomoja du biuro pastatus Briuselyje ir keturis Liuksemburge. Komisija nuomoja 26 biuro pastatus⁶⁷ Briuselyje ir aštuonis Liuksemburge. Teisingumo Teismas nuomoja vieną pastatą Liuksemburge. Dauguma pastatų Briuselyje nuomojami pagal sutartis dėl uzufrukto, nes tai suteikia papildomą fiskalinę naudą, palyginti su įprasta nuoma (žr., I priedo 12 ir 13 dalis). Liuksemburge daugumos institucijų sutartys yra įprastos nuomos sutartys.

85

Vidutinis metinis nuomos mokestis vienam asmeniui dažniausia yra didesnis Liuksemburge nei Briuselyje. Tai susiję su rinkos nuomos mokesčių skirtumais abiejuose miestuose, kaip parodyta 12 diagramoje. Parlamento mažesnį nuomos mokestį asmeniui vidurkį galima paaiškinti faktu, kad Parlamentas tris iš keturių savo pastatų nuomoja iš nacionalinių valdžios institucijų ir naudojasi lengvatinėmis sąlygomis iki bus pastatytas naujas KAD II pastatas. Vidutinis metinis nuomos mokestis vienam asmeniui Teisingumo Teismo atveju yra palyginti didelis (12 500 eurų asmeniui) ir neįtrauktas į 14 diagramą, nes duomenys grindžiami tik vienu pastatu (T pastatu), kurio didelė dalis šiuo metu yra tuščia. Teisingumo Teismas pastato išperkamosios nuomos sutartį nutrauks 2019 m. (žr. 75 dalį).

86

Pastebėjome, kad metinis nuomos mokestis asmeniui pastatuose gerokai skiriasi. Pavyzdžiui, Komisijos atveju Briuselyje jis svyruoja nuo 4 800 eurų iki 19 500 eurų, o Liuksemburge – nuo 9 400 eurų iki 14 500 eurų. Kaip parodyta 15 diagramoje, metinis nuomos mokestis asmeniui Komisijos pastatuose Briuselyje tam tikru mastu yra susijęs su biuro paviršiaus plotu asmeniui.

Statybos ir įsigijimo išlaidos priklauso nuo pastato rūšies

87

Apskaičiavome dviejų didelių neseniai užbaigtų statybos projektų – Tarybos pastato „Europa“ Briuselyje ir ECB pagrindinio pastato Frankfurte – bendro paviršiaus ploto kvadratinio metro kainą. Abu statybos projektai apėmė esamų valstybės saugomų istorinių pastatų renovaciją ir turėjo atitikti aukštus techninius saugumo ir saugos standartus. Abu yra pavyzdiniai pastatai, kuriais sukuriami nauji į akį krentantys miesto objektai, ir abu yra mišraus naudojimo. Nors pastato „Europa“ pagrindinės funkcijos yra susijusios su ES aukščiausiojo lygio susitikimų organizavimu ir erdvės suteikimu nacionalinėms delegacijoms ir Europos Vadovų Tarybos pirmininkui, ECB pagrindinis pastatas naudojamas įvairioms reikmėms, o didesnę jo dalį sudaro biuro patalpos. Tarybos pastatą pastatė valstybė, o ECB, padedamas išorės projekto vadovo, įgyvendino vidaus projektą.

88

ECB pagrindinio pastato vienam kvadratiniam metrui tenkančios sąnaudos sudaro 4 600 eurų kvadratiniam metrui, o Europos pastato atveju – 4 000 eurų kvadratiniam metrui. Nustatant kainą neatsižvelgiama į išlaidas žemės sklypui. Taryba žemės sklypą pastatui „Europa“ įgijo už simbolinį 1 euro mokestį, o ECB už žemės sklypą mokėjo rinkos kainą.

89

2016 m. Parlamentas nusipirko standartinį biurų pastatą (pastatas „Martens“ Briuselyje), kurio kvadratinio metro kaina siekė 2 700 eurų⁶⁸. Parlamentas pastate yra įsikūręs nuo 2018 m., po jo remonto.

Išvados ir rekomendacijos

90

Apskritai nustatėme, kad institucijos savo išlaidas biuro patalpoms tvarko efektyviai. Tačiau pastatų strategijos ne visada yra oficialiai patvirtintos, o planavimas nėra optimalus. Be to, mūsų nagrinėtų didelių statybos projektų finansavimo mechanizmai dažnai buvo sudėtingi ir taip darė poveikį biudžeto skaidrumui. Daugumą šių projektų buvo vėluojama įgyvendinti ir kai kuriais atvejais patirta nemažai papildomų išlaidų. Daugumos institucijų pastatų portfelio stebėjimas ir ataskaitų teikimas nėra tinkamas.

91

Institucijos savo pastatų strategijas nustato įvairiuose dokumentuose. Kai kurie iš šių dokumentų buvo pasenę arba oficialiai dar nepatvirtinti. Nustatėme, kad Komisija laikosi gerosios praktikos, kuri papildo jos pastatų strategiją reguliariai atnaujinama informacija apie poreikių pokyčius atsižvelgiant į turimą biuro plotą. Institucijos, planuodamos savo nuosavybės reikalavimus, nesvarsto įvairių scenarijų (žr. 10–13 dalis).

92

Nors toje pačioje vietoje esančios institucijos neturi bendros oficialios pastatų strategijos, jos taiko panašius sprendimų priėmimo principus. Institucijos savo pastatų strategijas grindžia savo įgaliojimais ir organizaciniais poreikiais. Dėl praktinių ir ekonominių priežasčių jos siekia savo pastatus sutelkti vienoje arba keliose vietose, jos pirmenybę teikia naudoti mažiau didelių pastatų, taip pat nuosaviems pastatams, o ne jų nuomai (žr. 14–19 dalis).

93

Toje pačioje vietoje įsisteigusios institucijos sudarė tarpinstitucines darbo grupes, kuriose aptaria strateginius turto klausimus. Šis bendradarbiavimas sudarė sąlygas institucijoms dalytis turtu, jį perimti arba pernuomoti. Dėl to buvo surengtos kelios tarpinstitucinės eksploatuojamų pastatų portfelių prekių tiekimo ir paslaugų teikimo pirkimo procedūros (žr. 20–22 dalis).

1 rekomendacija. Institucijos⁶⁹ turėtų atnaujinti ir oficialiai įtvirtinti savo pastatų strategijas ir reguliariai atnaujinti planavimo dokumentus.

Institucijos turėtų apibrėžti savo pagrindinius sprendimų priėmimo principus pastatų strategijose, kurias turėtų patvirtinti vadovybė ir kuriose turėtų būti perteikiami naujausi institucijų įgaliojimų, politikos ir tikslų pokyčiai.

Institucijos turėtų papildyti savo pastatų strategijas numatydamos vidutinės trukmės planus:

• kurie turėtų būti reguliariai atnaujinami remiantis poreikių pokyčiais ir prieinamomis biurų patalpomis, ir
• kuriuose turėtų būti pateikta įvairių alternatyvų analizė (scenarijų planavimas).

Įgyvendinimo tvarkaraštis: iki 2020 m. pabaigos.

94

Institucijos pradėjo taikyti naujus darbo metodus (NWoW). Kai kurie aspektai, pavyzdžiui, nuotolinis darbas ir tam tikrais atvejais bendra darbo erdvė, jau įgyvendinti. Tačiau audito metu dar nebuvo galima gauti su įgyvendintais projektais susijusių apklausų ir vertinimų rezultatų (žr. 23–27 dalis).

2 rekomendacija. Institucijos turėtų įvertinti naujų darbo metodų (NWoW) projektus.

Institucijos turėtų i) įvertinti įgyvendintų NWoW projektų rezultatus ir ii) integruoti juos į strategines gaires, susijusias su jų pastatų strategijų ir žmogiškųjų išteklių politikos plėtra.

Įgyvendinimo terminai: i) iki 2019 m. pabaigos ir ii) iki 2020 m. pabaigos.

95

Priimančiosios šalys pasiūlė institucijoms lengvatines biurų patalpų įsigijimo arba nuomos sąlygas. Jos taip pat rėmė institucijas šioms vykdant pagrindinius savo statybų projektus (žr. 31–35 dalis).

96

Apskritai sprendimai dėl biurų patalpų įsigijimo buvo tinkamai pagrįsti (žr. 36 ir 37 dalis).

97

Kad finansuotų mūsų peržiūrėtus didelės apimties statybos projektus, institucijos naudojo sudėtingus mechanizmus. Todėl jos tiesiogiai nekontroliuoja projektų finansinių aspektų. Kitų biudžeto eilučių nepanaudotų asignavimų naudojimas siekiant sumokėti numatytą mokėjimą, yra bendra praktika, kurios laikomasi finansuojant statybų projektus, tačiau tai turi įtakos biudžeto skaidrumui (žr. 38–42 dalis).

3 rekomendacija. Institucijos turėtų padidinti statybų projektuose naudojamų finansavimo mechanizmų biudžeto skaidrumą.

Finansuodamos statybų projektus, institucijos turėtų siekti didesnio biudžeto skaidrumo ir mažiau sudėtingumo. Tai, pavyzdžiui, būtų galima padaryti atitinkamose biudžeto eilutėse per biudžeto procedūrą tinkamai nurodant avansinius mokėjimus, susijusius su statybų projektais.

Įgyvendinimo tvarkaraštis: projektams, kurie prasidės pasibaigus 2019 m.

98

Institucijos skirtingai valdo savo pagrindinius statybų projektus. Kai kurios statybų darbus delegavo valstybei, o kitos nusprendė valdyti projektą viduje ir pasinaudoti tam tikra išorės parama. Daugumą mūsų nagrinėtų naujausių statybų projektų buvo vėluojama įgyvendinti, o tai iš esmės lėmė nenumatytos aplinkybės, dėl kurių reikėjo atlikti projekto pakeitimus. Prie vėlavimų prisidėjo ir kiti aspektai, pavyzdžiui, pastato „Europa“ projekte, kurį įgyvendino Taryba, trūkumai buvo susiję su nacionalinių institucijų veiklos ir administraciniu projekto valdymu. KAD II projekto vykdymo pradžioje Parlamentui trūko būtinų vidinių išteklių ir kompetencijos, kad jis galėtų valdyti tokius projektus. Dviejuose projektuose dėl vėlavimų atsirado papildomų išlaidų (žr. 44–54 dalis).

4 rekomendacija. Institucijos turėtų nustatyti tinkamas didelio masto statybų ir renovacijos projektų valdymo procedūras

Institucijos, remdamosi rizikos vertinimais, turėtų nustatyti tinkamas didelio masto statybų ir renovacijos projektų valdymo procedūras, kurios padėtų užtikrinti pakankamą tolesnę administracinę ir su veikla susijusią projekto stebėjimą ir kad su vėlavimais susijusios finansinės išlaidos būtų kuo labiau sumažintos.

Įgyvendinimo tvarkaraštis: iki 2019 m. pabaigos.

99

Institucijos stebi kiekvieną pasatų portfelio aspektą, pavyzdžiui, infrastruktūros valdymas, ploto paskirstymas, energijos suvartojimas, finansiniai, teisiniai ir apskaitos aspektai, ir šiuo tikslu naudoja įvairias IT sistemas ir priemones, tačiau jos reguliariai nestebi rodiklių, kad įvertintų savo pastatų portfelio efektyvumą valdymo tikslais. Nustatėme, kad ECB stebėjimo ir ataskaitų teikimo srityje taiko gerąją praktiką (žr. 56–62 dalis).

100

Nors Briuselyje ir Liuksemburge pastatų turinčios institucijos priėmė bendrą tarpinstitucinį Matavimo kodeksą, dėl skirtingų kiekvienos institucijos nustatytų išsamių ploto kategorijų sudėtinga surinkti palyginamus institucijų duomenis. Institucijų naudojamų IT sistemų skirtumai ir du Komisijos biurai (OIB ir OIL), atsižvelgiant į ploto valdymą, taip pat turi įtakos duomenų palyginamumui. Metinės ataskaitos apie pastatus biudžeto valdymo institucijoms nesudaro sąlygų atlikti palyginimo būtent dėl to, kad institucijos naudoja skirtingas ploto kategorijas (žr. 63–69 dalis).

101

Iš mūsų apskaičiuotų paviršiaus ploto rodiklių matyti, kad skirtingose institucijose biuro ploto naudojimas yra palyginamas (žr. 72–79 dalis). Nustatėme, kad nuomos mokestis, dėl kurio susitarė institucijos, iš esmės buvo žemesnis už rinkos kainą (žr. 80–82 dalis). Taip pat nustatėme, kad metinis nuomos mokestis vienam asmeniui skirtinguose pastatuose labai skiriasi (žr. 83–86 dalis). Visos išlaidos dviejų neseniai rekonstruotų pavyzdinių pastatų kvadratiniam metrui yra didesnės nei standartinio biuro pastato išlaidos (žr. 87–89 dalis).

5 rekomendacija. Institucijos turėtų pagerinti duomenų nuoseklumą ir pastatų portfelio stebėjimą.

Institucijos turėtų:

1. sukurti rodiklius, kad stebėtų savo pastatų portfelio efektyvumą vidaus valdymo tikslais ir šiuo tikslu išnaudoti savo IT priemonių potencialą;
2. priimti bendrą paviršiaus ploto ir išlaidų rodiklių apskaičiavimo ir pateikimo metodiką ir reguliariai dalytis tokiais duomenimis tarpinstituciniame forume;
3. susitarti dėl bendros duomenų metodikos ir pateikimo metinėse ataskaitose, kurios teikiamos biudžeto valdymo institucijoms, siekiant užtikrinti informacijos palyginamumą.

Įgyvendinimo tvarkaraštis: iki 2020 m. pabaigos.

Šią ataskaitą priėmė V kolegija, vadovaujama Audito Rūmų nario Lazaros S. LAZAROU, 2018 m. gruodžio 5 d. Liuksemburge įvykusiame posėdyje.

Akronimai ir santrumpos

BPM - Bendras priežiūros mechanizmas

CPQBF - Tarpinstitucinis pasirengimo biudžeto ir finansiniams klausimams komitetas

DPP - daugiametė politinė programa

EACEA - Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomoji įstaiga

EAR - Europos Audito Rūmai

ECB - Europos Centrinis Bankas

EIB - Europos investicijų bankas

EIVT - Europos išorės veiksmų tarnyba

EPSO - Europos personalo atrankos tarnyba

GISCO - Komisijos Geografinės informacijos sistema

OIB - Infrastruktūros ir logistikos biuras Briuselyje (Komisija)

OIL - Infrastruktūros ir logistikos biuras Liuksemburge (Komisija)

OLAF - Europos kovos su sukčiavimu tarnyba

PVM - Pridėtinės vertės mokestis

SESV - Sutartis dėl Europos Sąjungos veikimo

Terminų žodynėlis

Metinė ataskaita dėl pastatų - (pagal Finansinio reglamento 203 straipsnio 3 dalį) išsami ataskaita apie institucijų pastatų politiką, kurią jos kasmet teikia biudžeto valdymo institucijoms.

DIN-277 - Vokietijos standartizacijos instituto parengti standartai. Juose apibrėžiamos standartinės taisyklės, kurias taikant išmatuojamas pastatų paviršiaus plotas ir nustatoma jo klasifikacija.

Emfiteuzė - teisė naudotis žemės sklypu arba pastatu už tai mokant nuomos mokestį konkretų laikotarpį (pagal Belgijos teisę ne trumpiau nei 27 metus ir ne ilgiau nei 99 metus). Savininkas iš esmės nėra įpareigotas remontuoti arba prižiūrėti pastatą. Šią teisę galima papildyti pirkimo galimybe, kuria pasinaudojus įgyjama visiška nuosavybė.

Bendras paviršiaus plotas - apibrėžiamas kaip grynasis grindų plotas pagal DIN-277 (Brutto-Grundfläche) – tarpinstitucinis matavimo kodas, kurį ES patvirtino 2009 m., ir Komisijos matavimo kodas (abu pagrįsti DIN-277). Juo apibrėžiamas išorinis konstrukcijos detalių kraštas, kuriuo nustatomos pastato ribos, įskaitant grindų lygmeniu išmatuotą pastato dangą.

Nuomos indeksavimas - periodinis nuomos mokesčio koregavimas atsižvelgiant į kainos rodiklio (pavyzdžiui, infliacijos lygio arba statybų kainų indekso) pokytį.

Grynasis paviršiaus plotas - bendras grindų plotas, kurį faktiškai naudoja pastato naudotojas, išskyrus visus pastato konstrukcinius ypatumus.

NWoW – nauji darbo metodai - naujas požiūris, kuriuo siekiama transformuoti biuro aplinką sukuriant bendras darbo erdves kartu su lankstesne darbo kultūra.

Nekilnojamojo turto mokestis - nekilnojamojo turto mokestis, kurį turi sumokėti teisės savininkas (t. y. visateisis savininkas, usufruitier, emphytéote).

Protokolas dėl Europos bendrijos privilegijų ir imunitetų - Sutarčių priedas, kuriuo ES suteikiamos tam tikros privilegijos, įskaitant atleidimą nuo mokesčių.

Pirkimas naudojant atidėto mokėjimo schemą - Komisijai leidžiama nusipirkti pastatą ir sumokėti jo kainą per keletą metų (paprastai per 27 metus). Nuosavybės teisės Komisijai suteikiamos įsigijimo dieną.

Remontas - įrengimo darbai kitais aspektais užbaigtame pastate siekiant, kad jis atitiktų institucijų taisykles ir poreikius.

Registracijos mokestis - notaro patvirtintoms registracijos sutartims turto registre taikomas mokestis. Jis taikomas teisės savininkui (t. y. visateisiam savininkui, usufruitier, emphytéote).

Uzufruktas - teisė naudotis pastatu. Naudotojas turi daugiau teisių, palyginti su nuomos sutartimi, tačiau ir daugiau pareigų, kai kalbama apie remonto darbus. Daugumą mokesčių sumoka naudotojas, o ne savininkas. Uzufrukto mokestis paprastai yra mažesnis nei to paties pastato nuomos mokestis.

Galinės išnašos

¹ Parlamentas, Taryba, Komisija, Teisingumo Teismas, Europos Audito Rūmai, EIVT, komitetai (Regionų komitetas ir Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas).

² ECB ir EIB neįtraukti į šią analizę, nes šių institucijų metinėse sąskaitose nėra išsamių duomenų apie biudžeto išlaidas pastatams.

³ Bendras grynasis antžeminis paviršiaus plotas; ECB plotas neįtrauktas.

⁴ Šaltinis: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF Juin 2005. Informacija apie ECB į ataskaitą neįtraukta.

⁵ Biuro patalpos apima biurus ir papildomas erdves, pavyzdžiui, koridorius, liftus, tualetus, restoranus ir pan.

⁶ Bendras grynasis antžeminis paviršiaus plotas.

⁷ Išsamų pastatų, kuriuose įsikūrusios ES institucijos, sąrašą ir struktūrą galima rasti Komisijos svetainėje: Europos Sąjungos oficiali direktorija (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ 2010 m. kovo 24 d. Biuro sprendimas: „Europos Parlamento turto poreikiai ir vidutinės trukmės laikotarpio pastatų politika“.

⁹ Europos Parlamento biudžeto kontrolės komiteto viešas klausymas: 2018 m. lapkričio 18 d. „ES pastatų politikos išlaidų efektyvumas“.

¹⁰ 2007 m. rugsėjo 5 d. COM(2007)501 final, Komisijos komunikatas Europos parlamentui, Tarybai, Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui bei Regionų komitetui dėl Komisijos tarnybų įkurdinimo Briuselyje ir Liuksemburge politikos.

¹¹ 2017 m. valdymo ataskaitos 5 priedas – Ataskaita biudžeto valdymo institucijai: „Atnaujintas investicijų į pastatus 2017–2022 m. planas“.

¹² Kai kurie principai taikomi nepaisant to, kad jie nenurodyti institucijos pastatų strategiją apibūdinančiuose dokumentuose.

¹³ Komisijos sandėlys, esantis Chaussée de Vilvorde, 140–142, Neder-Over-Heembeek (Briuselis), žemėlapyje nėra parodytas.

¹⁴ Remiantis bendru grynuoju antžeminiu paviršiaus plotu.

¹⁵ Institucijos nagrinėja ilgalaikės nuomos su galimybe įsigyti nuosavybės teisę (emfiteuzės) klausimą, tačiau dauguma atvejų dar nepasinaudojo pirkimo galimybe.

¹⁶ Šaltinis: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF Juin 2005, ir ECB pateikti duomenys.

¹⁷ Tarpinstitucinė infrastruktūros, logistikos ir vidaus tarnybų darbo grupė Briuselyje ir Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg Liuksemburge.

¹⁸ Pavyzdžiui, tarpinstitucinis sandėlis Briuselio užmiestyje, kurį bendrai naudoja Komisija ir Taryba.

¹⁹ Pavyzdžiui, po to, kai Komisija išsikraustė iš SDME pastato Briuselyje, Parlamentas galėjo susitarti dėl geresnės pastato, kuris atitiktų jo įsikūrimo poreikius, kainos. EIVT dabar derasi dėl SCAN pastatų, iš kurių Komisija taip pat išsikraustė. Parlamentas perėmė GEOS pastato Liuksemburge nuomą iš Teisingumo Teismo ir perdavė savo ankstesnio pastato („President“) nuomą EIB. Teisingumo Teismas laikinam terminui pernuomojo perteklinį plotą EIB, Audito Rūmams ir ES įstaigų vertimo centrui.

²⁰ Pagal NWoW reikalaujama konkrečias priemones sukurti trijose pagrindinėse srityse: žmogiškųjų išteklių / organizacijos kultūros (įskaitant veikla pagrįstą požiūrį, nuotolinio darbo politiką ir darbuotojų vertinimą), informacinių ir ryšių technologijų (popieriaus nenaudojimas, patikima IT infrastruktūra) ir darbo aplinka (tylūs kabinetai, bendros erdvės, biuro išplanavimas ir pan.).

²¹ Kai įmanoma, galimybė kaitalioti reguliarius nuotolinio darbo ir darbo biure laikotarpius.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ „Drosbach“ ir „Euroforum“.

²⁴ „Martens“ ir KAD.

²⁵ Europos Sąjungos protokolo (Nr. 7) dėl privilegijų ir imunitetų (SESV) 3 straipsnis.

²⁶ Atleidimas nuo mokesčio nereikalaujant jo sumokėti arba jį grąžinant.

²⁷ Valstybė turi pirmumo teisę įsigyti pastatus.

²⁸ Remiantis 2013 m. techniniais tyrimais, kurie atskleidė didesnę riziką, susijusią su didesniu asbesto kiekiu nei anksčiau manyta.

²⁹ Grossmarkthalle pastatas, buvęs Frankfurto didžiojo turgaus pastatas, pastatytas 1928 m. ir įtrauktas į istorinių paminklų sąrašą.

³⁰ KAD II, „Martens“, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, „Drosbach D“.

³² ORBN, JMO II, „Drosbach D“.

³³ Finansinio reglamento taikymo taisyklių 134 straipsnio 1 dalis.

³⁴ Pagal Finansinio reglamento taikymo taisyklių 121 straipsnį sutartis dėl pastato apima pirkimą, ilgalaikę nuomą, uzufruktą, išperkamąją nuomą, nuomą arba pirkimą išsimokėtinai su galimybe nusipirkti žemę, esamus pastatus arba kitą nekilnojamąjį turtą arba be jos.

³⁵ Išlyga dėl ORBAN pastato buvo papildomai pagrįsta tuo, kad reikėjo skubiai patenkinti biuro patalpų poreikį. Taip įvyko dėl to, kad negalėjo būti užbaigtos derybos dėl iš pradžių pasirinkto pastato.

³⁶ Pagal iki 2012 m. pabaigos taikomo Finansinio reglamento 179 straipsnio 3 dalį ir nuo 2013 m. sausio mėn. taikomo Finansinio reglamento 203 straipsnio 5 dalį.

³⁷ Finansinio reglamento 203.8 straipsnis. Šis reglamentas netaikomas ECB.

³⁸ Išsamus susitarimas buvo pasirašytas 2008 m. kovo mėn.; 235 milijonai eurų buvo sumokėti iki 2010 m. gruodžio 31 d.

³⁹ 2011 m. birželio 8 d. vidaus audito ataskaita Acquisition du Résidence Palace.

⁴⁰ CJ4 (2001–2008 m.) „Palais“ renovacija ir 4-as Teisingumo Teismo pastatų plėtros etapas („Anneau“, Galerija, A bokštas, B bokštas); CJ8 (2006–2013 m.) priestatų renovacija ir atnaujinimas (Erasmus = A priestatas, Thomas More = B priestatas ir C priestatas); CJ9 (2013 – iki šiol) penktas priestatas – 3-ias bokštas.

⁴¹ Išsamų projekto tvarkaraštį galima rasti Tarybos svetainėje (http://www.consilium.europa.eu/lt/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² Susitarime buvo numatyta galimybė taikiai susitarti dėl galutinės projekto kainos, remiantis valstybės pateiktais patvirtinamaisiais dokumentais, kuriuos turi išanalizuoti ir patvirtinti Taryba. Tai sudarė sąlygas Tarybai derėtis dėl kainos, kuri tuomet tapo galutinė, o Taryba buvo atleista nuo ankstesnių, dabartinių ir būsimų prievolių.

⁴³ Dauguma šių pakeitimų buvo susiję su dviem Lisabonos sutarties pasekmėmis – nauju Europos Vadovų Tarybos formatu ir pirmininko, turinčio specialias prerogatyvas, susijusias su atstovavimu Sąjungai trečiosiose šalyse, posto sukūrimu. Reikšmingų vėlavimų įvyko ir dėl vieno iš konkurso dalyvių, kuris nesėkmingai dalyvavo skyrimo procedūroje, paduoto skundo pirmosios instancijos teismui, nustatytos didelės gruntinio vandens taršos, padidėjusių saugumo reikalavimų.

⁴⁴ 2005 m. kainomis, įskaitant tik statybos sąnaudas.

⁴⁵ 2012 m. vien statybos darbai, įskaitant mokesčius architektams, projekto plėtojimui, galimas dabartinio KAD pastato atnaujinimo išlaidas.

⁴⁶ Įvertis yra pagrįstas paskutiniu žinomu Komisijos tvarkaraščiu, pagal kurį ji pasitraukia iš nuomojamų pastatų ir perkelia darbuotojus į JMO II pastatą.

⁴⁷ Remiantis 2013 m. Komisijos hipoteze, kuri buvo daroma pasirašant bendrąją sutartį su Liuksemburgo institucijomis.

⁴⁸ Pavyzdžiui, GPI 480 ataskaitoje pateikiama trumpa visų pastatų pagal jų vietą paviršiaus ploto apžvalga, suskirstyta pagal biuro plotą / konkretų plotą / infrastruktūrą.

⁴⁹ Apibrėžtys yra nustatytos Komisijos pastatams Briuselyje taikomame kodekse.

⁵⁰ Nors ECB nėra šio susitarimo šalis, jis taiko tokius pat standartus.

⁵¹ Pavyzdžiui, Taryba nedideles posėdžių sales įtraukia į žemiausią biuro patalpos pakategorę, o kitos ES institucijos (Komisija, Parlamentas, Teisingumo Teismas) to nedaro.

⁵² Taryba, Teisingumo Teismas, Komisija (OIL).

⁵³ Metinė ataskaita dėl pastatų pagal Finansinio reglamento 203 straipsnio 3 dalį (netaikoma ECB).

⁵⁴ Tarybos, Komisijos ir Teisingumo Teismo metinės ataskaitos dėl pastatų yra vieši dokumentai.

⁵⁵ 2009 m. lapkričio 18 d. 2975-ojo Europos Sąjungos Tarybos (ekonominiai ir socialiniai klausimai (biudžetas) posėdžio Briuselyje pranešimo spaudai p. 15 (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09–333_en.htm).

⁵⁶ „Konsoliduota informacija apie pastatus, kurią pateikė Europos institucijos kartu su 2011 m. biudžeto projektu“, 2010 m. gegužės 20 d.

⁵⁷ Įskaitant iš Europos Audito Rūmų, EIVT, komitetų ir EIB gautus duomenis.

⁵⁸ „Palais“ kompleksas („Anneau“, „Tour A“, „Tour B“, „Galerie“) ir priestatai („Erasmus“, „Thomas More“, C priestatas).

⁵⁹ ECB atveju skirtumą tarp koeficiento, pagrįsto įrengtomis darbo vietomis (12 m² asmeniui), koeficiento, pagrįsto užimtomis darbo vietomis (16 m² asmeniui), galima paaiškinti 18 % rezervine erdve įrengtose darbo vietose 2016 m. pabaigoje.

⁶⁰ 2017 m. OIB metinis valdymo planas. OIB tiksliai nenurodo, ar tikslas apima laisvus biurus ir rezervinę erdvę.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Šaltinis: JLL biurų rinkos ataskaita už 2016 m. 4 ketvirtį.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Taryba nenuomoja jokių biuro pastatų.

⁶⁷ Pastatai, kuriuose yra daugiau nei 20 % biuro ploto.

⁶⁸ Apima pastato ir remonto darbų išlaidas; neapima žemės sklypo kainos.

⁶⁹ Parlamentas, Taryba, Komisija, Teisingumo Teismas ir ECB.

⁷⁰ Rezervinė erdvė – tai atidėta erdvė siekiant sudaryti sąlygas tam tikram lankstumui. Ji naudojama persikeliant; renovacijos metu; nenumatytam nedideliam darbuotojų padidėjimui ir pan.

⁷¹ 2014 m. liepos mėn. Audito Rūmai pateikė galimų sutaupytų ES biudžeto lėšų, jeigu Europos Parlamentas savo operacijas centralizuotai vykdytų Briuselyje, analizę (www.eca.europa.eu).

⁷² Bendras visiems vienos institucijos portfelio pastatams arba bendras visoms institucijoms kartu sudėjus.

⁷³ Šaltinis: JLL biurų rinkos ataskaita už 2015 m. 4 ketvirtį.

⁷⁴ Šaltinis: JLL biurų rinkos ataskaita už 2015 m. 4 ketvirtį.

⁷⁵ Sutartyje nustatytas biuro ploto nuomos mokestis.

⁷⁶ Uzufruktas – teisė naudotis pastatu. Naudotojas (uzufrukto teisės turėtojas) turi daugiau teisių, palyginti su nuomos sutartimi, tačiau ir daugiau pareigų, turint omenyje remonto darbus. Daugumą mokesčių sumoka naudotojas, o ne savininkas. Uzufrukto mokėjimas (licencija) paprastai yra mažesnis nei išlaidos to paties pastato nuomai.

⁷⁷ Emfiteuzė – teisė naudotis žemės sklypu arba pastatu už tai mokant nuomą konkretų laikotarpį (pagal Belgijos teisę ne trumpiau nei 27 metus ir ne ilgiau nei 99 metus). Savininkas iš esmės neturi jokios pareigos remontuoti arba išlaikyti pastatą. Ši teisė gali būti papildoma pirkimo galimybe, kuria pasinaudojus įgyjama visiška nuosavybė.

⁷⁸ Praktikoje nuomos sutartyse paprastai nustatoma didesnė nuomos už kvadratinį biuro ploto metrą kaina nei, pavyzdžiui, už archyvavimo arba kitą papildomą plotą. Automobilių statymo kaina paprastai nustatoma pagal vienetą.

⁷⁹ Parlamentas, Taryba, Komisija, Teisingumo Teismas ir ECB.

Įvykis	Data
Audito planavimo memorandumo (APM) patvirtinimas / Audito pradžia	2017 6 6
Ataskaitos projekto oficialus išsiuntimas audituojamiesiems subjektams	2018 7 19
Galutinės ataskaitos priėmimas po prieštaravimų procedūros	2018 12 5
Visomis kalbomis gauti oficialūs atsakymai	Parlamentas: 2018 11 23 Taryba: 2018 11 15 Komisija: 2018 11 30 Teisingumo Teismas: 2018 12 18 Centrinis bankas: 2018 11 27

Audito grupė

Specialiosiose ataskaitose Audito Rūmai pateikia savo auditų, susijusių su ES politikomis ir programomis arba su konkrečių biudžeto sričių valdymo temomis, rezultatus. Audito Rūmai audito užduotis atrenka ir nustato taip, kad jos turėtų kuo didesnį poveikį, atsižvelgdami į neveiksmingumo ar neatitikties teisės aktams rizikas, susijusių pajamų ar išlaidų lygį, būsimus pokyčius ir politinį bei viešąjį interesą.

Šį veiksmingumo auditą atliko Audito Rūmų nario Lazaros S. Lazarou vadovaujama V audito kolegija „ES finansavimas ir administravimas“. Auditui vadovavo Audito Rūmų narys Jan Gregor, jam talkino kabineto vadovas Werner Vlasselaer ir kabineto atašė Bernard Moya, pagrindinis vadybininkas Bertrand Albugues, užduoties vadovė Jana Janečková, buvęs užduoties vadovas Luis Rosa, auditoriai Cristina Jianu, Wiktor Szymczak ir Andreas Duerrwanger.

Iš kairės į dešinę: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Kontaktas

EUROPOS AUDITO RŪMAI
12, rue Alcide de Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Užklausos: eca.europa.eu/lt/Pages/ContactForm.aspx
Interneto svetainė: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Daug papildomos informacijos apie Europos Sąjungą yra internete. Ji prieinama per portalą Europa (http://europa.eu).

Liuksemburgas: Europos Sąjungos leidinių biuras, 2018

PDF	ISBN 978-92-847-1586-2	ISSN 1977-5725	doi:10.2865/243270	QJ-AB-18-033-LT-N
HTML	ISBN 978-92-847-1624-1	ISSN 1977-5725	doi:10.2865/340283	QJ-AB-18-033-LT-Q

© Europos Sąjunga, 2018

Dėl leidimo naudoti arba kopijuoti nuotraukas arba kitą medžiagą, kurių autorių teisės nepriklauso Europos Sąjungai, būtina tiesiogiai kreiptis į autorių teisių subjektus.

 

KAIP SUSISIEKTI SU ES

Asmeniškai
Visoje Europos Sąjungoje yra šimtai Europe Direct informacijos centrų. Artimiausio centro adresą rasite svetainėje https://europa.eu/european-union/contact_lt

Telefonu arba el. paštu
Europe Direct tarnyba atsakys į jūsų klausimus apie Europos Sąjungą. Su šia tarnyba galite susisiekti:

• nemokamu numeriu: 00 800 6 7 8 9 10 11 (kai kurie operatoriai už šiuos skambučius gali imti mokestį),
• šiuo standartiniu numeriu: +32 22999696 arba
• elektroniniu paštu svetainėje https://europa.eu/european-union/contact_lt

KAIP RASTI INFORMACIJOS APIE ES

Internetas
Informacijos apie Europos Sąjungą visomis oficialiosiomis ES kalbomis galima rasti svetainėje Europa (https://europa.eu/european-union/contact_lt)

ES leidiniai
Nemokamų ir mokamų ES leidinių galite atsisiųsti arba užsisakyti svetainėje EU Bookshop (https://op.europa.eu/lt/publications). Jeigu jums reikia daugiau nemokamų leidinių egzempliorių, kreipkitės į Europe Direct arba į vietos informacijos centrą (žr. https://europa.eu/european-union/contact_lt)

ES teisė ir susiję dokumentai
Norėdami susipažinti su ES teisine informacija, įskaitant visus ES teisės aktus nuo 1951 m. visomis oficialiosiomis kalbomis, apsilankykite svetainėje EUR-Lex (http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=lt)

ES atvirieji duomenys
ES atvirųjų duomenų portale (http://data.europa.eu/euodp) galima susipažinti su ES duomenų rinkiniais. Duomenis galima nemokamai parsisiųsti ir pakartotinai naudoti tiek komerciniais, tiek nekomerciniais tikslais