Az uniós intézmények irodahelyiségei: Vannak példák a megfelelő irányítási gyakorlatra, de a különböző hiányosságokra is

Összefoglalás

I

Az intézmények az igazgatási kiadásokra elkülönített költségvetésük körülbelül 11%-át költik az épületekre. Az épületportfólió összetétele az egyes intézmények feladatkörétől és szervezeti felépítésétől függően más és más, a terület jelentős hányada azonban irodai elhelyezésre szolgál. A Bizottság rendelkezik a legnagyobb épületportfólióval, amelynek több mint 80%-át irodaterületként használják.

II

Annak az általános kérdésnek a megválaszolása érdekében, hogy „hatékonyan kezelik-e az irodai elhelyezésre fordított uniós kiadásokat?”, megvizsgáltuk, hogy a legnagyobb irodai elhelyezéssel rendelkező uniós intézmények (Parlament, Tanács, Bizottság, Bíróság és EKB):

1. kialakítanak-e épülethasználati stratégiákat, és együttműködnek-e a költségtakarékosság érdekében;
2. hatékony módon szerzik-e be az irodahelyiségeiket;
3. megfelelően nyomon követik-e irodai elhelyezéseik portfólióját, és számolnak-e be arról.

III

Általánosságban azt állapítottuk meg, hogy az intézmények hatékonyan kezelik az irodai elhelyezésre fordított kiadásaikat, nem mindig rendelkeznek azonban hivatalos épülethasználati stratégiával, az ezzel kapcsolatos tervezés pedig nem optimális; az általunk elemzett nagy építkezési projektek finanszírozási mechanizmusa gyakran összetett volt, ami egyes esetekben kihatott a költségvetési átláthatóságra. A legtöbb projektnél késések fordultak elő, bizonyos esetekben pedig lényegesen túllépték a tervezett költségeket. A legtöbb intézménynél az épületportfólió nyomon követése és az ezzel kapcsolatos beszámolás nem megfelelő.

IV

Az intézmények együttműködnek, és hasonló elveket alkalmaznak a döntéshozatalban. Az ingatlangazdálkodással kapcsolatos fő elveiket és célkitűzéseiket azonban különböző dokumentumokban fektetik le. Ezek némelyike idejétmúlt, néhányat pedig hivatalos jóváhagyás nélkül hajtanak végre. Az ingatlanokkal kapcsolatos követelmények tervezésekor nem vesznek figyelembe különböző forgatókönyveket. Az ellenőrzés időpontjában az intézmények még nem értékelték ki az „Új munkamódszerek” (New Ways of Working, NWoW) projekteket.

V

Az intézményeknek otthont adó országok kedvezményes feltételeket biztosítanak az irodai elhelyezés megvásárlását vagy bérlését illetően, és támogatják az intézményeket a nagyszabású építkezési projektekben. Megállapításunk szerint az irodai elhelyezésre vonatkozó döntések jól megalapozottak voltak. Az általunk elemzett nagy építkezési projektek finanszírozási mechanizmusa azonban gyakran összetett volt, ami kihatott a költségvetési átláthatóságra. A legtöbb projektnél késések fordultak elő, ami bizonyos esetekben költségtúllépést okozott.

VI

A legtöbb intézmény nem követi rendszeresen nyomon az épületek hatékony használatával és költségével kapcsolatos mutatószámokat belső gazdálkodási céljaihoz. Bár a Brüsszelben és Luxembourgban épületekkel rendelkező intézmények megállapodtak az alapterület mérésének harmonizációjában, az adatok mégsem teljesen szabványosítottak, és nehéz összehasonlítani őket. A költségvetési hatóságokhoz az épületekkel kapcsolatban történő beszámolás nem teszik lehetővé az összehasonlítást és a hatékonysági elemzést.

VII

Elemzésünk tanúsága szerint az egyes intézmények irodahelyiség-használata összehasonlítható. Azt is megállapítottuk, hogy az intézmények által kialkudott bérleti díjak általában alacsonyabbak voltak a piaci szintnél. A bérelt épületek további elemzése azt mutatja, hogy az egy főre eső éves bérleti díj jelentősen eltér az egyes épületek esetében. Az építés és a megvásárlás költségei tükrözik az épület jellegét.

VIII

E jelentés észrevételei alapján a következő ajánlásokat tesszük az intézményeknek:

1. Tegyék naprakészé és hivatalossá az épületekre vonatkozó stratégiáikat, és frissítsék rendszeresen a tervezési dokumentumokat;
2. Értékeljék ki az „Új munkamódszerek” projekteket;
3. Növeljék az építkezési projektekkel kapcsolatos finanszírozási mechanizmusok költségvetési átláthatóságát;
4. Vezessenek be megfelelő gazdálkodási eljárásokat a nagyszabású építkezési és felújítási projektekre vonatkozóan;
5. Tegyék egységesebbé az épületportfóliók adatait és nyomon követését.

Bevezetés

01

Amint az 1. ábrán látható, az épületekre fordított kiadások az Európai Unió intézményei¹ igazgatási kiadásainak körülbelül 11%-át (1 milliárd EUR) teszik ki. Ez a százalékos arány az utóbbi öt évben érdemben nem változott, bár a tíz évvel ezelőtti helyzethez képest csökkenést jelent. Az épületekre fordított kiadások körülbelül kétharmadát az épületek megvásárlásának és bérlésének költségei teszik ki, míg a fennmaradó hányadot főleg karbantartásra, biztonságra és az energiával összefüggő célokra fordítják. A 2. ábra azt jeleníti meg, hogy különbségek vannak az egyes intézmények között. Ezek a különbségek döntően az épületportfóliók közötti eltéréseket tükrözik.

02

2016 végén a fenti intézmények az épületekben összesen 2,5 millió négyzetméter (m²) területet foglaltak el³. Ez 2004-hez képest 26%-os növekedés, amit az magyaráz, hogy ugyanebben az időszakban az intézmények épületeiben dolgozó munkatársak száma 22%-kal nőtt⁴.

03

Az egyes intézményeknek eltérő elhelyezési igényei vannak. Például a Bizottság az elhelyezés nagy részét irodákban oldja meg. Más intézmények, például a Parlament, a Tanács és a Bíróság többet használnak más típusú területeket, például tárgyalókat, üléstermeket, bírósági tárgyalótermeket és nyilvános fogadótereket. Az irodák területe⁵ a teljes terület⁶ körülbelül 70%-át teszi ki, és legtöbbjük Brüsszelben található, amelyet Luxembourg, Strasbourg és Frankfurt követ a sorban. A 3. ábra az intézmények által elfoglalt teljes nettó területet, valamint az irodaterület arányát ábrázolja.

04

Az intézmények székhelye politikai döntések függvénye. Az intézmények székhelyének helyével kapcsolatban legutóbb 1992-ben, az Európai Tanács edinburghi ülésén született politikai megállapodás.

Az ellenőrzés hatóköre és módszere

Az ellenőrzés hatóköre

05

Annak az általános kérdésnek a megválaszolásához, hogy „hatékonyan kezelik-e az irodai elhelyezésre fordított uniós kiadásokat?”, megvizsgáltuk, hogy az uniós intézmények:

• kialakítanak-e épülethasználati stratégiákat, és együttműködnek-e a költségtakarékosság érdekében;
• hatékony módon szerzik-e be az irodahelyiségeiket;
• megfelelően nyomon követik-e irodai elhelyezéseik portfólióját, és számolnak-e be arról.

06

Az ellenőrzés a legnagyobb irodai elhelyezéssel rendelkező öt intézményre (Parlament, Tanács, Bizottság, Bíróság és EKB) összpontosított, és azok brüsszeli, luxembourgi és frankfurti irodai elhelyezésére terjedt ki⁷. Ahol lehetséges volt, az ellenőrzés összevetette ezen intézmények adatait és gazdálkodási eljárásait az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága, az Európai Külügyi Szolgálat (EKSZ), az Európai Számvevőszék (ECA) és az Európai Beruházási Bank (EBB) adataival és eljárásaival.

07

Nem vettünk be az elemzésbe olyan épületeket, amelyeket nem irodai elhelyezésre használnak (pl. konferencia-központok, műszaki létesítmények stb.), sem olyanokat, amelyeknek kevesebb mint 20%-a irodaterület. Az ellenőrzés főleg azzal foglalkozott, milyen költségekkel jár az irodahelyiségek beszerzése. Nem tért ki a karbantartással, takarítással, biztonsággal összefüggő vagy az épületek üzemeltetésével kapcsolatos más költségekre.

Az ellenőrzés módszere

08

Ellenőrzésünket 2017 szeptembere és 2018 júniusa között végeztük, és az észrevételeinket megalapozó bizonyítékokat a következő forrásokból szereztük:

• az intézmények épületekkel kapcsolatos stratégiái és a költségvetési hatóságok felé történő beszámolás;
• kérdőívek és helyszíni látogatások az intézményeknél;
• kérdőívek és helyszíni látogatások más nemzetközi szervezeteknél;
• adott esetben belső ellenőrzési eredmények;
• az épületekkel kapcsolatos műszaki/mérési jelentések;
• az épületekkel kapcsolatos könyvelési, pénzügyi és szerződésekkel kapcsolatos információk;
• látogatások intézményközi szerveknél és a fogadó országok hatóságainál.

Észrevételek

Az intézmények közös elveket alkalmaznak és szorosan együttműködnek

09

Megvizsgáltuk, hogy az uniós intézmények meghatároznak-e egy olyan stratégiát, amely magában foglalja az ingatlangazdálkodás elveit és céljait. Megvizsgáltuk, hogy ezeket a stratégiákat kiegészítik-e rövid- és középtávú tervek, amelyek a szükségletek rendszeres felmérésén alapulnak. Áttekintettük, hogy a stratégiai és/vagy tervezési dokumentumok magukban foglalják-e forgatókönyvek tervezését. Elemeztük azt is, hogy az azonos helyen lévő intézmények hogyan használják ki együttműködve a költségtakarékossági lehetőségeket (amilyen például a szakértelem vagy a vásárlóerő egyesítése). Emellett azt is megvizsgáltuk, hogy az intézmények hogyan alkalmazzák az „új munkamódszerek” (New Ways of Working, NWoW) megközelítést.

Az intézmények meghatározzák épületekkel kapcsolatos stratégiáikat, ezek egy része azonban elavult és nem foglalja magában forgatókönyvek tervezését

10

Az intézmények különböző dokumentumokban határozzák meg ingatlangazdálkodási elveiket és célkitűzéseiket. Ezek némelyike idejétmúlt, néhányat pedig hivatalos jóváhagyás nélkül hajtanak végre (lásd: 4. ábra).

11

A Bizottság egy 2007-es közleményben ismertette épületekkel kapcsolatos stratégiájának fő elveit. Bár a tervek szerint az épületekkel kapcsolatos stratégia bizonyos aspektusait különféle vizsgálatok – az épületek beszerzési módszertanának hatása, megfelelő egyensúly a vásárlás és a bérlés között, az új munkamódszerek hatása a munkahelyi életszínvonalra, megtakarítási lehetőségek – révén tették volna egyértelműbbé, a vizsgálatokra nem került sor. Ezenkívül a 2007-es közleményben szereplő néhány fontos aspektus az idő előrehaladtával megváltozott. Például a halasztott fizetést és az örökhaszonbérleti szerződéseket már nem részesítik előnyben az épületek megvásárlásának finanszírozásánál, és a Bizottság nemrég a végrehajtó hivatalokat is belevette a többéves tervezésbe. Bár a Bizottság továbbra is érvényesnek tartja a közleményben kifejtett fő elveket és irányvonalakat, nem frissítette épületekkel kapcsolatos stratégiáját, és nem egyesítette azt egyetlen átdolgozott, a legújabb változásokat tartalmazó dokumentumban.

12

A Bizottság brüsszeli és luxembourgi Infrastrukturális és Logisztikai Hivatalai (OIB, illetve OIL) középtávú tervezési eszközüket – a többéves szakpolitikai keretet (TSzK) – a Bizottság épületekkel kapcsolatos stratégiájára alapozza. A TSzK meghatározza az egyes Hivatalok prioritásait és projektjeit a következő tíz évre, és áttekintést nyújt a Bizottság irodaterületre vonatkozó szükségleteiről, beleértve az éves adatfrissítéseket. A TSzK figyelembe veszi a személyzet létszámának ingadozását, valamint az elérhető irodaterület-állományt, továbbá a bérletek lejáratát és meghosszabbítását, valamint a felújítási munkálatokat. Úgy véljük, hogy a TSzK hasznos eszköz a nagyobb épületportfólióval rendelkező intézmények számára.

13

Nem találtunk bizonyítékot arra, hogy az intézmények az ingatlanokkal kapcsolatos követelmények tervezése során figyelembe vettek volna például költségvetési megszorításokkal, a személyzet létszámának változásával vagy olyan politikai döntések következményeivel kapcsolatos különböző forgatókönyveket, mint az intézmény szerepének és feladatkörének kibővítése vagy módosítása.

Az intézmények közös elveket alkalmaznak a döntéshozatalban

14

Az ugyanazon a helyen működő intézményeknek nincs közös stratégiájuk az épületekkel kapcsolatban, a döntéshozatalban azonban hasonló elveket alkalmaznak¹².

Összeegyeztetés a feladatkörrel és a szervezettel

15

Az intézmények az épületekkel kapcsolatos stratégiájukat feladatkörükhöz és szervezetükhöz igazítják. A stratégiák tükrözik az intézmények specifikus terek (például nagy konferenciatermek, bírósági termek vagy üléstermek) iránti igényeit. Egyes esetekben az intézmények feladatkörük megváltozása következtében felülvizsgálják épületekkel kapcsolatos stratégiájukat. Például az EKB eredetileg azt tervezte, hogy összes munkatársát egyetlen épületben helyezi el, ezt a megközelítést azonban előre nem látható körülmények miatt felül kellett vizsgálnia (lásd: alábbi, 1. háttérmagyarázat).

Koncentráció

16

Az intézmények szívesen koncentrálják a személyzetüket kevesebb nagy épületben, amelyek egy vagy legfeljebb néhány területen találhatók, lehetőleg más intézmények közelében. Ezt a preferenciát a méretgazdaságosság, biztonsági okok, a jobb munkakörülmények, a termelékenység növekedése (pl. az épületek közötti utazásra fordított idő csökkenése) és a nyilvánosság körében kialakult kép indokolják. Az elv alkalmazása alapértelmezetten csökkenti a megvásárlásra vagy bérlésre alkalmas épületek számát. Az alábbi 5. és 6. ábra az intézmények földrajzi elosztását ábrázolja a fő helyszíneken, azaz Brüsszelben és Luxembourgban.

17

A Bizottság épületekkel kapcsolatos stratégiájának egyik fő elve az ingatlanportfólió racionalizálása kisebb számú és nagyobb méretű épületekben történő koncentráció révén. 2007-ben a Bizottság brüsszeli épületeinek kétharmada 15 000 m² alatti területű volt, és a 61 épületből mindössze 8 (13%) volt 20 000 m²-nél nagyobb. Tíz évvel később az elemzésünkben szereplő 52 épület közül 22 (42%) területe haladja meg a 20 000 m²-t. Elemzésünkben csak a főként irodaépületként használt épületek szerepelnek, így az adatok nem teljesen összehasonlíthatóak, az azonban látható, hogy a Bizottság követte a kevesebb, de nagyobb méretű épület elvét.

Bérlés helyett inkább tulajdonjog

18

A megvizsgált intézmények közül mindegyik a tulajdonjogot részesítette előnyben a bérléssel szemben. A 7. ábra az intézmények tulajdonában lévő összes (irodai és nem irodai) területet, valamint a teljes bérelt területet veti össze¹⁴. Bár a bérlés rugalmas épületgazdálkodást tesz lehetővé, az épületek birtoklása számos előnyt kínál az intézményeknek:

• alacsonyabb hosszú távú költségek (hozzáadott érték újrafejlesztés esetén, az épület értékének visszanyerése értékesítés esetén);
• a fogadó ország által nyújtott kedvezményes feltételek, például a telek díjtalan megvásárlásának vagy használatának lehetősége;
• költségek stabilitása (a bérleti díj növekedésétől való védelem) és jobb középtávú költségvetési tervezés;
• az ingatlan szabad használata és fejlesztése, a bérbeadó részéről történő korlátozások nélkül.

19

Az elemzésünkben szereplő intézmények az általuk elfoglalt területnek összesen körülbelül 70%-át birtokolják¹⁵, míg ez az arány 2004-ben nagyjából 60% volt¹⁶. A fenti arány a közeljövőben növekedni fog, ha befejeződnek olyan nagyszabású építkezési projektek, mint a Parlament KAD épületének bővítése, a Bíróság harmadik irodatornya, valamint a Bizottság JMO II komplexuma.

Kiterjedt intézményközi együttműködés

20

Az intézmények a stratégiai ingatlanokkal kapcsolatos kérdéseket több intézményközi munkacsoportban vitatják meg¹⁷. Ezeken a megbeszéléseken az intézmények tájékoztatják egymást az ingatlanokkal kapcsolatban tervezett projektjeikről, elkerülendő, hogy egymás vetélytársai legyenek ugyanazon a piacon. Emellett információt cserélnek az épületekben rendelkezésre álló területről is. Ez lehetővé tette, hogy az intézmények megosszák vagy bérbe adják az ingatlanokat¹⁸, illetve hogy az egyik intézmény olyan elhelyezést vegyen át egy másiktól, amelyre az utóbbinak nincs szüksége¹⁹. Megvitatnak az épületekkel kapcsolatos további kérdéseket, például környezetvédelmi és energiaügyi témákat.

21

E munkacsoportok egyik fő eredménye, hogy szorosan együttműködnek a közbeszerzések során. Az intézmények intézményközi pályázati eljárásokat alakítanak ki például költöztetési szolgáltatásokkal, bútorellátással, irodaberendezéssel és -szerekkel, biztosítási és ingatlanjogi szakértelemmel kapcsolatos beszerzésekre vonatkozóan. Az ilyen beszerzési mód révén az intézmények nagyobb befolyást tudnak gyakorolni a szolgáltatókra és a beszállítókra, és méretgazdaságossági megtakarításokat tudnak elérni. Ugyanakkor azonban ezáltal szigorodnak a pályázókra vonatkozó kritériumok, ami visszatarthatja a kkv-ket a közbeszerzési pályázatban való részvételtől.

22

Az intézmények autonóm módon kezelik épületportfóliójukat, és kevéssé érdeklődnek egy intézményközi ingatlanügynökség létrehozása iránt. Úgy vélik, hogy az egyes intézetek döntéshozóihoz közel dolgozó épületgazdálkodási szakszemélyzet alkalmasabb az egyedi igények kielégítésére.

Az intézmények bizonyos mértékig alkalmazzák az új munkamódszereket (NWoW), de még nem értékelték ki a megvalósított NWoW-projektek költségeit és előnyeit

23

Az irodai környezet átalakítására törekvő NWoW-megközelítés együttműködést lehetővé tevő tereket és rugalmasabb munkavégzési kultúrát vezet be²⁰ Az NWoW nem szükségképpen az irodaterület csökkentését jelenti, hanem inkább az irodai környezet és a munkakultúra átalakítását, a vezetőség és a személyzet együttműködésével és bevonásával.

24

Az uniós intézmények az NWoW-t több kezdeményezés és fejlesztés útján vezették be. Az intézmények például lehetőséget teremtettek az alkalmankénti vagy strukturált távmunkára²¹. A Tanácsban és a bizottságokban a strukturált távmunka, illetve a strukturált távmunkát végzők számára kialakított megosztott irodák bevezetése az irodaterület használatának sűrűbbé válását eredményezte.

25

A Bizottság három brüsszeli épületében²² több részre felosztott és az együttműködést elősegítő tereket alakított ki, hogy optimalizálja a rendelkezésre álló terület kihasználását. A Bizottság szerint ennek eredményeként átlagosan 46%-kal nőtt az épületek kihasználtsága. Ellenőrzésünk idején még nem álltak rendelkezésre annak az elégedettségi felmérésnek az eredményei, amelyet e három épület együttműködést elősegítő környezetében dolgozó munkatársak körében végeztek. Luxembourgban a Bizottság két épületben alkalmaz együttműködést elősegítő tereket körülbelül 200 munkatárs számára²³.

26

A Parlament két új építkezési projektje kapcsán²⁴ is az együttműködést elősegítő terek kialakítására vonatkozó megvalósíthatósági tanulmányokra adott megbízást. Bár később a projekt eredeti formáját elvetették, a Parlament annak egyes elemeit e két épületben megvalósítja, az érintett részlegekkel folytatott párbeszéd alapján.

27

Az NWoW további beruházási költségekkel jár, és általában renoválások részeként vagy új építési projektek során alkalmazzák. Az intézmények még nem mérték fel teljes mértékben az együttműködést elősegítő terek használatával járó olyan gazdasági és egyéb előnyöket, mint például a termelékenység növekedése.

Az irodai elhelyezéssel kapcsolatos döntések megalapozottak, de az építkezési projektek finanszírozási mechanizmusai gyakran összetettek, ami kihat a költségvetési átláthatóságra

28

Megvizsgáltuk, hogy az intézmények milyen megközelítést alkalmaznak a fogadó országokkal szemben, hogy az épületek kiválasztásánál a lehető legjobb feltételeket érjék el.

29

Elemeztük, hogy az új építési projektekkel kapcsolatos döntések észszerű pénzgazdálkodási kritériumokon alapulnak-e.

30

Megvizsgáltuk azt is, hogy az intézmények által kiválasztott finanszírozási mechanizmusok figyelembe veszik-e a költségvetési rendelet keretében rendelkezésre álló lehetőségeket, átláthatóak-e és elősegítik-e az elszámoltathatóságot.

A fogadó országok általában támogatást és különleges feltételeket nyújtanak az intézményeknek

31

Az intézmények portfóliójában szereplő épületek többsége Brüsszelben és Luxembourgban található, míg az EKB székhelye Frankfurtban van. Az EU-ról szóló szerződésekkel²⁵ összhangban a fogadó országok mentesítik az intézményeket a bevételre, tulajdonra és egyéb eszközökre kivetett közvetlen adók, valamint a közvetett adók alól²⁶. Egyes fogadó országok egyéb előnyöket is kínálnak az intézmények számára a lehetőségektől és a tárgyalások eredményétől függően.

32

A következő két eset friss példát szolgáltat arra, hogy a belga hatóságok milyen kedvezményes feltételeket biztosítanak. Az Európa épület esetében a belga hatóságok jelképes 1 euró összegért felajánlották a Tanácsnak a telket és a meglévő épületet, és illetékmentesen kezelték az építési projektet. A Rue de la Loi-n lévő építési telekre vonatkozóan a Bizottság jogot kapott arra, hogy közel megduplázza az építési kapacitást. A Bizottság becslése szerint ha itt a lehető legnagyobb kapacitású épületet építenek, az a térségen belül máshol akár 130 millió eurós beruházási megtakarítást is jelenthet.

33

Luxembourgban az intézmények szintén kedvezményes feltételekben és állami támogatásban részesülnek építkezési projektjeik kapcsán. Például a luxemburgi hatóságok jelképes 1 euróért ajánlották fel az épületkomplexumokhoz szükséges telket a Parlamentnek és a Bíróságnak²⁷, és mindkét intézmény épületei egy részét kedvezményes összegért bérli az államtól. Változó, hogy az illetékes nemzeti hatóságot milyen szinten vonják be az intézmények építkezési projektjeibe: az új KAD II komplexum megépítéséhez a hatóság a Parlamentnek műszaki támogatást nyújt, míg a Bíróság építkezési projektjeinek kezeléséért teljes körű felelősséget vállal.

34

A Bizottság megállapodott a luxemburgi állammal, hogy lecseréli Luxembourgban található főépületét (Jean Monnet épület, JMO). 2015 decemberében, azt követően, hogy a Bizottság döntést hozott a JMO épület kiürítéséről²⁸, politikai megállapodásra jutottak az ideiglenes helyettesítő elhelyezés költségeinek megosztásával kapcsolatban. A helyettesítő épületben (JMO II) a Bizottság helyi munkatársainak többsége elfér majd, így a legtöbb bérelt épületre már nem lesz szükség.

35

1998-ban az EKB megállapodást írt alá a Német Szövetségi Köztársaság kormányával, amelyben meghatározták az egyes felek szerepét és felelősségét. A nemzeti hatóságok nem ajánlottak fel kedvezményes feltételeket az EKB-nak az építkezési projektjeit illetően. Az EKB normál piaci feltételek mellett vásárolta meg a telket²⁹ Frankfurt városától, hogy felépíthesse központját. A vásárlás keretében Frankfurt város azonban kötelezettséget vállalt arra, hogy hozzájárul többek között a telek korábbi használatából eredő talajszennyezéssel kapcsolatos költségekhez.

Általánosságban az irodahelyiségek beszerzésével kapcsolatos döntések észszerűek voltak

36

Elemeztük a két legnagyobb épületportfólióval rendelkező intézmény, a Parlament³⁰ és a Bizottság³¹ tizenkét nemrég vásárolt és bérelt irodaépületét és folyamatban lévő építkezési projektjét, azt megállapítandó, hogy a döntések a következőkön alapultak-e:

• a többéves elhelyezési igények kiértékelése;
• a költségvetési megszorítások figyelembe vétele;
• a műszaki specifikációknak való megfelelés;
• a piac felkutatása;
• költség-haszon elemzés;
• az épületek teljes életciklusához kapcsolódó költségek figyelembe vétele a kezdeti felújítás, karbantartás, üzemeltetési költségek és renoválás szempontjából;
• a finanszírozási lehetőségek összevetése.

37

Találtunk néhány kivételt³²:

1. A költségvetési rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok³³ alapján az épületekkel kapcsolatos szerződések³⁴ a helyi piac felkutatását követően köthetőek meg, tárgyalásos eljárás útján. A Bizottság elvben az úgynevezett „Kallas-módszert” alkalmazza, amely magában foglalja egy épületfelkutatási értesítés előzetes közzétételét. Ez azonban a mintánkban szereplő két esetben (a brüsszeli ORBAN épület és a luxembourgi Drosbach épület D szárnya) esetében nem történt meg. A kivételt mindkét esetben az indokolta, hogy a szomszédos épületeket már eleve a Bizottság használta³⁵. A Bizottság tervezi e módszer felülvizsgálatát.
2. A Bizottság a költségvetési hatósághoz benyújtott jegyzékében³⁶ az új projektek költség-haszon elemzését is ismerteti. Ilyen elemzésnek a JMO II projektdokumentációjában nem találtuk nyomát. A projekt előfinanszírozását a luxemburgi állam vállalja, a Bizottság pedig dönthet arról, hogy megvásárolja-e az elkészült épületet. Semmi nem mutat arra, hogy a Bizottság más finanszírozási lehetőségeket is elemzett volna.

A nagy építkezési projektek finanszírozási mechanizmusa gyakran összetett, ami kihat a költségvetési átláthatóságra

38

2013 óta a költségvetési rendelet³⁷ értelmében lehetséges az épületvásárlást vagy építkezést kereskedelmi hitel segítségével finanszírozni. A legtöbb folyamatban lévő vagy nemrég befejezett építkezési projekt ezt az időpontot megelőzően indult el. E projektek (lásd: a 43–50. bekezdésben elemzett projektek) finanszírozásához az intézmények gyakran összetett finanszírozási módszereket használtak, amelyekbe állami vagy pénzügyi közvetítőket is bevontak (példát lásd: 2. háttérmagyarázat). Ennek következtében nem tudják teljeskörűen ellenőrizni a projektek pénzügyi aspektusait.

39

A Parlament banki hitelt szerzett a Konrad Adenauer épület (KAD II) bővítéséhez egy összetett finanszírozási struktúrán keresztül, amelybe egy kereskedelmi bank tulajdonában lévő közvetítő vállalatot is bevontak, amely vállalta a projekt finanszírozását. A vállalat két finanszírozási szerződést írt alá, az egyiket az EBB-vel, a másikat pedig egy kereskedelmi bankkal. Ezek a projekt 50–50%-át finanszírozták.

40

A Parlament és a Bíróság más költségvetési tételek fel nem használt előirányzatainak felhasználásával gondoskodtak az építkezési projektek előfinanszírozásáról:

• 2012 és 2016 között a Parlament 260 millió eurót csoportosított át különböző költségvetési tételektől a KAD II projekt finanszírozására. A megszerzett 474 millió eurós hitelkeretből a Parlament 16 millió eurót használt fel. A Parlament becslése szerint ezzel akár 85 millió euró kamatköltséget is megtakarítottak.
• Ugyanezt a mechanizmust követve a Bíróság előtörlesztést fizetett építési projektjeire vonatkozóan, amelynek összege 2007 óta elérte a 89 millió eurót. A Bíróság szerint ez 2026-ig jelentősen lecsökkentette az elővételi jogot magukban foglaló haszonbérletek kapcsán történő kifizetéseknek a költségvetésre gyakorolt hatását, mivel a teljes időszak során a finanszírozási terhekkel kapcsolatos megtakarítások becsült értéke meghaladta a 24 millió eurót.

41

A Tanács összesen 294 millió euró értékű előleget fizetett a belga hatóságoknak az Európa épület építési projektje kapcsán, a más költségvetési tételekből átcsoportosított, fel nem használt előirányzatoknak köszönhetően. A Tanács által kifizetett előlegek 10,3 millió euró (nettó érték) kamatot vontak maguk után. Az első három évben folyósított előlegek nem álltak összhangban a munka előrehaladásával, így a Tanács gyakorlatilag előfinanszírozta a projektet (lásd: 3. háttérmagyarázat).

42

Bár egyes intézmények (Parlament, Tanács) rendszeresen jelentős előlegeket fizettek ki az építkezési projektjeikkel kapcsolatban, azt nem tervezték meg, hogy az uniós költségvetés megfelelő költségvetési tételeiben milyen összeg szerepeljen az előlegfizetésekre. Ez a gyakorlat jelentős év végi költségvetési átcsoportosításokhoz vezet, ami hátrányosan érinti a költségvetési eljárás átláthatóságát. E pragmatikus megközelítés révén az általános igazgatási kiadásokra szánt költségvetés az idő múlásával stabil módon tud alakulni. Véleményünk szerint azonban ez a gyakorlat az uniós intézmények által sugaltakkal szemben nem takarít meg pénzt az uniós adófizetők számára.

Nagyszabású építkezési projektnél késések fordultak elő, bizonyos esetekben pedig lényegesen túllépték a tervezett költségeket

43

Elemeztük négy, a Parlament, a Tanács, a Bizottság és a Bíróság által kivitelezett nagyszabású építkezési projekt végrehajtását.

A Bíróság projektje: költségvetési kereteken belül, ütemterv szerint

44

Az elmúlt években a Bíróság három nagyszabású építkezési projektet valósított meg⁴⁰, a luxemburgi hatóságokkal szorosan együttműködve. A nemzeti hatóságok a munkálatokat illetékmentesen irányították. Ők kezelték a pályázatokat, gondoskodtak róla, hogy a vizsgálatokat és a munkálatokat megfelelően végezzék el, és ők feleltek a minőség-ellenőrzésért és a jogszabályok által előírt tanúsítvány megszerzéséért. Ők rendelkeztek a piaccal kapcsolatos ismeretekkel, műszaki tapasztalattal, valamint az építkezési projektek kezelésében és felügyeletében való jártassággal. Továbbá, mivel a Bíróság nem fejlesztőként járt el, a projekt nyomon követéséhez mindössze néhány munkatársára volt szükség. A projektek az ütemterv szerint, pluszköltségek nélkül fejeződtek be. Amikor az ellenőrzést végeztük, a harmadik torony (CJ9 projekt) folyamatban lévő építése a becsült költségvetési kereten belül, az ütemterv szerint zajlott.

A Tanács Európa projektje: a költségvetési kereten belül, késésekkel

45

2005-ben⁴¹ a Tanács a „Residence Palace” A blokkja renoválásának irányítását a belga hatóságokra bízta. A cél az volt, hogy az épület otthont adjon az Európai Tanács és az Európai Unió Tanácsa üléseinek.

46

A végső kialkudott ár⁴² nem haladta meg jelentősen az eredeti költségvetést: 246 millió euró az eredeti költségvetésben szereplő 240 millió euróhoz képest (mindkét ár 2004-es értékeken alapul). Az építkezés azonban három év késéssel fejeződött be. A késéseket az okozta, hogy a projektet előre nem látható körülmények miatt módosítani kellett⁴³. A késedelmekhez hozzájárult a projektirányítás több gyenge pontja:

• A nemzeti hatóságok a változtatásokra irányuló kéréseket nem kezelték megfelelően, és az alvállalkozókat nem fizették ki időben;
• A nemzeti hatóságokkal szerződő tanácsadó cégek csak korlátozottan voltak képesek a Tanács összetett működési és minőségi elvárásait a pályázati felhívásban megjeleníteni. Ez végig hátráltatta a projektet, és a változtatási kérelmek zömét is ez okozta;
• A végleges árral kapcsolatos megegyezés bonyolult volt, mivel a nemzeti hatóságok még az átadás után hat hónappal sem tudtak minden számlát rendelkezésre bocsátani.

47

A Tanács projektcsoportjának megnövelésével és a projektirányítási eljárások és a belső kontrollok megerősítésével részben enyhítette a hatást.

A Parlament KAD II projektje: további költségekhez vezető jelentős késedelmek

48

Eredetileg a KAD II épület átadására 2013-ban került volna sor. A jelenlegi becslés a következő: Keleti építési terület – 2019 vége; nyugati építési terület – 2022. A csúszás fő okai, hogy a Parlament a projekt kezdetén csekély fejlesztői tapasztalattal bírt, az építési munkálatokra kiírt első pályázat pedig nem járt sikerrel. A pénzügyi struktúra és a finanszírozási modell létrehozása az első pályázat sikertelensége miatt három hónapot késett.

49

Az eredetileg 317,5 millió euróra becsült költségvetést 2009-ben felülvizsgálták és 363 millióra módosították⁴⁴. A pályázat sikerének biztosítása érdekében – a költségvetést tiszteletben tartva – a Parlament csökkentette a projekt méretét, módosította a műszaki specifikációkat, és a tételek számának növelésével serkentette a a közbeszerzési eljárás során a versenyt. Mivel a projekt még nem fejeződött be, a végleges ár nem ismert. A Parlament a költségeket a jelenlegi 432 millió eurós kereten belül kívánja tartani⁴⁵. Figyelembe véve, hogy az építési munkálatok árindexe 2012 és 2017 között 8%-kal növekedett, az építkezések költsége még tovább nőhet.

50

A csúszás miatt a Parlamentnek a kezdetben tervezettnél hosszabb időre kellett egyéb épületeket bérelnie Luxembourgban. Ez a további bérleti költség évente 14,4 millió euróra, illetve a hatéves időszak alatt 86 millió euróra rúg. Számviteli szempontból ezt a bérleti többletköltséget ellensúlyozza, hogy az új építési beruházás értékcsökkenése (évi 17,3 millió euró) később kezdődik meg. Mindazonáltal az uniós adófizető így nemcsak az új épület építésének költségeit fizeti, hanem a bérleti többletköltséget is.

A Bizottság JMO II projektje: késések és pluszköltségek

51

A Bizottság nagyszabású luxembourgi építkezési projektjének, a JMO II-nek indulását késleltette a luxemburgi állammal való tárgyalások elhúzódása. 15 évbe telt, amíg 2009-ben sikerült kiinduló megállapodásra jutni.

52

A Bizottság és a luxemburgi hatóságok azt tervezték, hogy az épületet két ütemben adják át, az elsőt 2016 közepén, a másodikat pedig 2019 végén. Az építkezési munkálatok megkezdése előtt az épület átadásának ütemtervét több alkalommal is felülvizsgálták. A JMO II projekt utolsó ismert ütemterve szerint az első szakasz átadására 2023 februárjában, a második szakaszéra pedig 2024 februárjában kerülne sor.

53

Az építés megkezdésének csúszását elsősorban az építészeti pályázattal kapcsolatos bizonytalanságok, a földmozgatási munkákra kiírt pályázati eljárást érintő közigazgatási problémák, valamint a projektbe belefoglalandó kiegészítő biztonsági intézkedések okozták. Még nem tisztázott, hogy a késedelem által okozott költségeket hogyan osztják majd meg a luxemburgi hatóságokkal. Ráadásul 2015-ben a Bizottságnak elővigyázatossági intézkedésként el kellett hagynia luxembourgi fő épületét, a JMO épületet, hogy alkalmazottai elkerülhessék az azbeszt jelenlétéből eredő potenciális veszélyt. Ezért személyzete elhelyezésére több épületben bérelt irodahelységeket.

54

Figyelembe véve a kiinduló megállapodást és az utolsó ismert ütemtervet, becslésünk szerint az építési projekt megkezdésének csúszása, illetve az irodahelyiségeknek a JMO épület kiürítése utáni kényszerbérlése miatt a Bizottságnak 248 millió euró⁴⁶ bérleti költséggel kell számolnia. E késedelem miatt azonban csak később kell megkezdeni a JMO II épület bérleti díjának fizetését. A Bizottság becslése szerint a késedelmi időszak alatt nem fizetett bérleti díj összege 176,2 millió euró⁴⁷.

A nyomon követés és a beszámolás nem kielégítő

55

Megvizsgáltuk, hogyan követik nyomon az uniós intézmények a meglévő épületportfóliójuk különböző aspektusait (pl. tér- és létesítménygazdálkodás, szerződési feltételek, a műszaki specifikációknak való megfelelés), beleértve az épületek hatékony használatával és költségeivel kapcsolatos mutatókat is. Ez áttekintést nyújtana számukra a portfóliójukról, lehetővé téve a fejlesztésre szoruló területek azonosítását. Megvizsgáltuk, hogy az intézmények javítottak-e a terület mérésének és osztályozásának szabványosításán, és hogy lehetséges volt-e a hatékonyság szempontjából összehasonlításokat végezni az intézményeken belül elérhető, illetve a költségvetési hatóságoknak jelentett adatok felhasználásával.

Az intézmények többféle szempontot is nyomon követnek, az épületek hatékony használatával és költségeivel kapcsolatos mutatók azonban nem tartoznak ezek közé

56

Az intézmények többféle informatikai rendszert és eszközt használnak épületportfóliójuk kezelésére és nyomon követésére. Az épületportfólió minden aspektusát (pl. létesítménygazdálkodás, területfelosztás, energiafogyasztás, pénzügyi, jogi és könyvelési szempontok) informatikai rendszerek segítségével, illetve manuálisan, táblázatok használatával követik nyomon.

57

Luxembourgban a Bizottság területfelosztási jelentések használatával gondoskodik az elhelyezési körülményekről szóló kézikönyvben definiált területfelosztási jogosultságok következetes kezeléséről. Brüsszelben a Bizottság 2015 óta dolgozik egy integrált ingatlankezelési szoftver fejlesztésén, amely egyetlen hozzáférési pontot biztosítana a Bizottság épületportfóliójával kapcsolatos minden információhoz. A jelenleg használatban lévő rendszer azonban nem készít jelentéseket annak nyomon követésére, hogy a szakpolitikai részlegek (főigazgatóságok) számára kiutalt terület összhangban van-e az elhelyezési körülményekről szóló kézikönyvben meghatározott körülményekkel.

58

A Parlamentnek az irodaterület kezelésére és az elhelyezési igények tervezésére szolgáló rendszere alkalmas különféle jelentések készítésére⁴⁸. Nem találtunk azonban bizonyítékot arra, hogy a Parlament ezeket a jelentéseket rendszeresen használná az irodaterület nyomon követésére. A Parlament azt tervezi, hogy 2026-ra kifejleszt egy olyan rendszert, amely lehetővé teszi az épületekkel kapcsolatos összes információ elektronikus tárolását.

59

Az intézmények többsége nem követi rendszeresen nyomon a mutatókat épületportfóliója hatékonyságának gazdálkodási célú kiértékeléséhez.

60

Brüsszelben a Bizottság az épületportfóliójában mindössze egy, az irodai elhelyezés hatékonyságához kapcsolódó mutatót használ: az egy munkaállomásra jutó nettó irodaterületet. A jelentés szerint ez átlagosan 14 m², a célkitűzés szerint ezt 2020-ig 12 m²-re kellene csökkenteni, elsősorban az együttműködést elősegítő terek bevezetésével. Nem találtunk az irodai elhelyezés hatékonyságához kapcsolódó mutatószámokat a Parlament, a Tanács vagy a Bíróság vonatkozó éves tevékenységi jelentéseiben, és ezek az intézmények nem készítettek más gazdálkodási jelentést sem, amely értékelést adott volna az irodai elhelyezés kezelésének hatékonyságáról.

61

A Bizottság ugyanakkor rendelkezik definíciókkal⁴⁹ a hatékonysági mutatókra vonatkozóan: ilyen a nettó alapterület/teljes alapterület; földfelszín feletti hasznos terület/földfelszín feletti nettó terület; irodaterület/földfelszín feletti nettó terület. Igazolást találtunk arra, hogy az épület területeinek hatékonysága az egyik olyan kritérium, amelyet az új építkezési projektekre adott ajánlatok kiértékelésénél figyelembe vesznek. A Bizottság azonban ezeket a mutatószámokat nem követi nyomon a teljes épületportfólió szintjén.

62

Az EKB az épületportfóliója nyomon követésére és a beszámolásra jól kidolgozott megközelítést alkalmaz (lásd a 4. háttérmagyarázat írást).

A rendelkezésre álló adatok nincsenek szabványosítva, így nem könnyű az intézményeket összehasonlítani

63

2009-ben az uniós intézmények elfogadták az intézményközi mérési kódexet⁵⁰. Ez a kódex a német szabványokon alapulva a mérési módszereket és az épületterület alapvető típusait határozza meg. Mindegyik intézmény továbbfejlesztette a kódexet, és részletesebb területkategóriákat alakított ki, aminek következtében nehéz összehasonlítani a különböző intézmények adatait⁵¹. Sőt, a Bizottság Brüsszelben és Luxembourgban is más-más területkategóriákat alkalmaz. Ez megnehezíti a Bizottság számára, hogy ugyanazokon a paramétereken alapuló jelentést állítson össze.

64

Bár az öt megvizsgált intézményből három⁵² ugyanazt az informatikai platformot használja a térgazdálkodáshoz, azt mindegyik a maga igényeire szabta. Ez nem válik javára annak, hogy összevethető adatok álljanak rendelkezésre.

65

Az intézmények minden év június 1-jéig részletes jelentést nyújtanak be a költségvetési hatóságoknak az épületekkel kapcsolatos politikájukról⁵³. Ezt a követelményt 2013-ban a költségvetésről szóló rendelet vezette be. A jelentésnek tartalmaznia kell épületekre lebontva a kiadásokat és a területet, valamint a területek és helyszínek programozásának várható alakulását a következő években. Ez a követelmény átláthatóbbá teszi az intézmények ingatlanokkal kapcsolatos helyzetét és lépéseit a költségvetési hatóságok és – bizonyos intézmények esetében – a nyilvánosság számára⁵⁴.

66

Az alábbi 8. ábra azt mutatja meg, hogy az épületekkel kapcsolatos éves jelentésében mindegyik intézmény más területkategóriákat használ, így azokat nem lehet összehasonlításra felhasználni. A költségvetési rendelet nem írja elő, hogy a jelentésnek információt kell tartalmaznia a munkaállomások számára vagy az elhelyezett munkatársak létszámára vonatkozóan. Nem írja elő továbbá hatékonysági mutatószámok szerepeltetését sem.

67

Emellett a Bizottság jelentése nem nyújt egyértelmű képet az épületportfóliójában lévő terület különböző típusairól, mivel nem határozza meg egyértelműen, milyen kritérium alapján minősít valamit irodának. Továbbá a Bizottság által az épületekkel kapcsolatos éves jelentésben használt területeket nem lehet összevetni a térgazdálkodási eszközökben nyilvántartott területekkel.

68

Legutóbb 2010-ben tettek kísérletet arra, hogy egységes információkat nyerjenek az uniós intézmények épületeivel kapcsolatban. Az uniós intézmények jelentést állítottak össze a 2011-es költségvetés-tervezettel összefüggésben, válaszként a Parlamentnek és a Tanácsának arra a kérésére, hogy „nyújtsanak átfogó információt az épületekkel kapcsolatos ügyekről az előzetes költségvetés-tervezetet/becslést is beleértve”⁵⁵. Ez a jelentés⁵⁶ az intézmények épületportfólióira vonatkozóan a következő arányokról nyújt adatokat:

• az irodaterület és a nem irodaterület aránya a teljes területből;
• irodaterület/alkalmazott;
• átlagos kiadás/ m².

69

Az egyes mutatók értékei lényegesen eltértek az egyes intézmények esetében. Nem áll rendelkezésünkre semmilyen bizonyíték arra vonatkozóan, hogy a megadott adatok elemzését elvégezték volna, vagy hogy az intézményeket arra kötelezték volna, hogy javítsák a mutatószámok összevethetőségét, vagy rendszeresebben készítsék el a jelentéseket.

Az intézmények területre vonatkozó mutatószámai összevethetőek, a költségek azonban lényegesen különböznek

70

A rendelkezésre álló információk alapján, a szükséges korrekciókat elvégezve összehasonlítottuk az egyes intézmények épületekkel kapcsolatos politikáinak hatékonyságát. Ennek érdekében kiszámítottuk és elemeztük a területre vonatkozó mutatószámokat és a nemrég kialkudott bérleti díjakat a jelenlegi piaci szinthez képest.

71

Kiszámítottuk emellett az egy főre jutó éves bérleti díjat, valamint a négyzetméterenkénti költséget a nemrég épített vagy vásárolt épületek esetében.

Az átlagos irodaterületek összevethetőek

72

Az irodahelyiség-használat összehasonlításához az uniós intézményektől kapott adatok alapján kiszámítottuk a területre vonatkozó mutatószámokat (a számítás módszertanával kapcsolatban lásd: I. melléklet).

73

A 9. ábra azt mutatja meg, hogy a legtöbb intézmény esetében az egy főre eső átlagos irodaterület közel van az összes intézmény súlyozott átlagához (16 m²/fő⁵⁷), míg a 10. ábrán az látható, hogy az egy főre eső irodaterület a legtöbb épület esetében az átlagos érték alatt vagy annak közelében van, és kiemeli a kiugró értékeket.

74

Az Európa épület befejezését követően a Tanács nettó irodaterületének körülbelül 9%-a állt rendelkezésre. Az ellenőrzés időpontjában ezt a teret ideiglenes elhelyezésre használták (pl. az Európa épület kiürítése, az Ázsia-Európa megbeszélés csúcstalálkozójának megtartása, renoválás). Ez befolyásolja az egy főre eső nettó irodaterület értékét a Tanácsra és az Európa épületre vonatkozóan.

75

A 10. ábrán a három pont a Bíróságra vonatkozóan a két épületkomplexumot⁵⁸ és a T-épületet jelöli. A Bíróság T-épületében jelenleg 2 962 m² kihasználatlan iroda van, ami az épület nettó irodaterületének 19%-át, a teljes nettó irodaterületnek pedig 6%-át teszi ki. A fölösleges teret korábban kiadták bérletbe más intézményeknek, jelenleg pedig üres. Bár az épület meghaladja jelenlegi igényeit, a Bíróság több okból kifolyólag úgy döntött, hogy továbbra is bérelni fogja azt. Először is a Bíróság kedvezményes áron (a piaci ár alatt) bérli az épületet az államtól. Másodszor a teljes épületet ki kellett bérelnie, harmadszor pedig a Bíróság szigorú biztonsági és titoktartási követelményei korlátozzák a fölösleges tér bérbeadásának lehetőségeit. Végül pedig a Bíróság a harmadik torony 2019 nyarára tervezett befejezésekor fel fogja mondani a bérletet. Ha levonjuk ezt a területet az irodaterületből, az egy főre eső átlagos irodaterület a Bíróságra vonatkozóan 19 m², a T-épületre vonatkozóan pedig 18 m².

76

Az EKB-ra jellemző, az átlagnál alacsonyabb irodaterület azzal magyarázható, hogy a teljes irodaterületből jelentős a megosztott és a csoportirodák, valamint csoportterületek aránya. A Bizottság esetében az eltérés oka, hogy más intézményekhez képest nagyon kevés a pufferterület.

77

Az EKB és az EBB a telepített munkaállomások alapján a sűrűséget is nyomon követi. Ez az arány nem veszi figyelembe a tényleges kihasználtságot, értéke pedig 12 m² munkaállomásonként mindkét intézmény esetében⁵⁹.

78

A Bizottság brüsszeli portfóliója esetében 2020-ig a 12 m²/munkaállomás érték megvalósítását tűzte ki célul⁶⁰, saját számításai szerint pedig jelenleg 14,5 m²/fős értéken áll. Az ellenőrzésünk időpontjában Brüsszelben csak öt épület esetében volt a sűrűség mértéke 12 m²/fő alatt vagy annak közelében⁶¹. Ezek az épületek az elemzésünkben szereplő épületek teljes irodaterületének 9%-át teszik ki (lásd: 11. ábra).

79

A Bizottság célkitűzése brüsszeli épületeinek pufferterület-arányára vonatkozóan 15 000 m², ami épületportfóliójának körülbelül 2%-át jelenti. 2017 decemberében a Bizottság 895 szabad munkaállomásnak megfelelő pufferterülettel rendelkezett, amely kilenc épület között oszlott meg. Ez magyarázatot ad arra, hogy miért lehet viszonylag magas az átlagosan egy főre jutó irodaterület értéke bizonyos épületek (például a G-1 épület) esetében. Az elemzés időpontjában az egyik épület (J-59) átmeneti időszakban volt (két költözés között üres), jelenleg pedig a EACEA végrehajtó ügynökség foglalja el.

A kialkudott bérleti díjak általában a piaci szintnél alacsonyabbak, az egy főre eső bérleti díjak azonban jelentősen eltérnek az egyes épületek esetében

Bérleti díj a piaci árral összevetve

80

A 12. ábra a 23 uniós tagállami fővárosban és Frankfurtban elérhető legdrágább irodák piaci bérleti díját (prémium bérleti díj) mutatja be. A brüsszeli prémium bérleti díjak a középmezőnybe tartoznak. Luxembourg az ötödik legdrágább város, hatodikként Frankfurt követi. Az egyes városokon belül a prémium bérleti díjak lokációtól függően változnak. Például a luxembourgi 564 euró/m²-es prémium bérleti díj a legdrágább negyedre, a városközpontra vonatkozik. Az intézmények legtöbb épülete azonban Kirchbergben és a Cloche d’Ornál található, ahol a prémium bérleti díj 408 euró/m², illetve 354 euró/m² volt⁶².

81

Kilenc nemrég megkötött bérleti szerződésből álló mintánk alapján összehasonlítottuk a kialkudott bérleti díjat a piaci körülményekkel (a módszertannal és az adatok forrásával kapcsolatban lásd: I. melléklet). A Brüsszelben található hat épület közül ötöt a Bizottság⁶³, egyet pedig a Parlament bérel⁶⁴. A szerződések többségét 15 évre írták alá. Megfigyelésünk szerint az intézmények lényegesen alacsonyabb bérleti díjat alkudtak ki, mint a Brüsszelben a legdrágább irodák esetében jellemző bérleti díj, mégpedig olyat, amely az épületeinek otthont adó Quartier Léopoldra jellemző piaci átlag alatt vagy annak közelében volt (lásd alább: 13. ábra). A Bizottság által a három luxembourgi épületre⁶⁵ vonatkozóan kialkudott bérleti díjak alacsonyabbak a prémium bérleti díjaknál és az átlagos bérleti díjaknál.

82

Egyes épületek tulajdonosai ösztönzőket kínáltak az európai intézményeknek. A megvizsgált kilenc szerződés közül hat esetében a tulajdonosok bizonyos időszakra mentesítették az intézményeket a bérleti díj fizetése alól, míg négy esetben a felújítási költségeket részben az ingatlantulajdonosok vállalták magukra.

Az egy főre eső éves bérleti díj

83

A 14. ábra az egy főre eső súlyozott átlagos éves bérleti díj értékét hasonlítja össze a két fő helyszín, Brüsszel és Luxembourg esetében (a módszertannal kapcsolatos további részleteket lásd: I. melléklet)⁶⁶.

84

A Parlament két irodaépületet bérel Brüsszelben, és négyet Luxembourgban. A Bizottság 26 irodaépületet bérel Brüsszelben⁶⁷, és nyolcat Luxembourgban. A Bíróság egy épületet bérel Luxembourgban. A brüsszeli épületek többségét haszonbérleti szerződés keretében bérlik, ami a normál bérlethez képest további adózási előnyöket nyújt (lásd: az I. melléklet 12. és 13. bekezdése). Luxembourgban az intézmények általában normál bérletről kötnek szerződést.

85

Az egy főre eső éves bérleti díj Luxembourgban általában magasabb, mint Brüsszelben. Ennek oka az, hogy a két városban különbözőek a piaci bérleti díjak, amint a 12. ábrán látható. Az, hogy a Parlament esetében Luxembourgban alacsonyabb az egy főre eső átlagos bérleti díj, azzal magyarázható, hogy a Parlament a négy épület közül hármat a nemzeti hatóságoktól bérel, és a KAD II megépüléséig kedvezményes feltételeket élvez. Az egy főre eső éves bérleti díj a Bíróságnál viszonylag magas (12 500 euró/fő). Ez az adat azért nem szerepel a 14. ábrán, mert egyetlen épületen (T-épület) alapul, amelynek jelentős része jelenleg üres. A Bíróság 2019-ben fel fogja mondani az épület bérletét (lásd: 75. bekezdés).

86

Az egy főre eső éves bérleti díj tekintetében az egyes épületek között jelentős eltérések figyelhetőek meg. Például a Bizottság brüsszeli épületei esetében ez 4 800 és 19 500 euró között ingadozik, míg a luxembourgi épületek esetében 9 400 és 14 500 euró között. Ahogyan az a 15. ábrából kiderül, az egy főre eső éves bérleti díj a Bizottság brüsszeli épületei esetében bizonyos mértékig korrelál az egy főre eső irodaterülettel.

Az építés és a megvásárlás költségei az épület jellegétől függenek

87

Kiszámítottuk az egy négyzetméterre eső árat két nemrég befejezett nagyszabású építkezési projekt (a Tanács brüsszeli Európa épülete és az EKB frankfurti főépülete) teljes területére vonatkozóan. Mindkét építkezési projekt kapcsán renoválták a meglévő történelmi műemlék épületeket, és mindkét esetben szigorú műszaki biztonsági standardoknak kellett eleget tenni. Mindkét épület nagyon jellegzetes és meghatározó új eleme a városképnek, és mindkét épületet többféle célra használják. Míg az Európa épület elsősorban arra szolgál, hogy uniós csúcstalálkozóknak adjon otthont, és területet biztosítson a nemzeti delegációknak és az Európai Tanács elnökének, az EKB fő épületét több célra használják, amelyből az irodaterület aránya nagyobb. A Tanács épületét az állam építette, míg az EKB saját maga valósította meg a projektet egy külső projektmenedzser segítségével.

88

Az EKB főépületének költsége négyzetméterenként 4600 euró, az Európa épületé pedig 4000 euró. Az arány nem veszi figyelembe a telek költségeit. A Tanács jelképes 1 euró összegért vette meg a telket az Európa épület számára, míg az EKB piaci árat fizetett a telekért.

89

2016-ban a Parlament 2700 eurós⁶⁸ négyzetméterenkénti áron vásárolt meg egy standard irodaépületet (a brüsszeli Martens épületet). A Parlament 2018-ban, egy felújítást követően költözött be az épületbe.

Következtetések és ajánlások

90

Összességében azt állapítottuk meg, hogy az intézmények hatékonyan kezelik az irodai elhelyezésre fordított kiadásaikat. Az épületekkel kapcsolatos stratégiát azonban nem mindig foglalják hivatalos formába, annak tervezése pedig nem optimális. Ezenkívül az általunk elemzett nagy építkezési projektek finanszírozási mechanizmusa gyakran összetett volt, és ezért bizonyos esetekben kihatott a költségvetési átláthatóságra. A legtöbb projektnél késések fordultak elő, bizonyos esetekben pedig lényegesen túllépték a tervezett költségeket. A legtöbb intézménynél az épületportfólió nyomon követése és az ezzel kapcsolatos beszámolás nem megfelelő.

91

Az intézmények különböző dokumentumokban fektették le az épületekkel kapcsolatos stratégiájukat. Ezek közül több elavult, illetve nem kapott hivatalos jóváhagyást. Megállapítottuk, hogy a Bizottság azt a jó gyakorlatot követi, hogy épületekkel kapcsolatos stratégiáját kiegészíti a rendelkezésre álló és az igényelt irodaterület arányának változásaira vonatkozó rendszeres frissítésekkel. Az intézmények az ingatlanokra vonatkozó követelményeik tervezésekor nem vesznek figyelembe különböző forgatókönyveket (lásd: 10–13. bekezdés).

92

Bár az egyazon helyen működő intézményeknek hivatalosan nincs közös stratégiája az épületekkel kapcsolatban, a döntéshozatalban hasonló elveket alkalmaznak. Az intézmények épületekkel kapcsolatos stratégiája a feladatkörükön és szervezeti igényeiken alapul. Gyakorlati és gazdasági okokból kifolyólag az intézmények arra törekszenek, hogy épületeik egy vagy legfeljebb néhány területen legyenek, szívesebben használnak kevesebb nagyobb méretű épületet, valamint bérlés helyett az épületek birtoklását részesítik előnyben (lásd: 14–19. bekezdés).

93

Az egyazon helyen működő intézmények intézményközi munkacsoportokat hoztak létre az ingatlanokkal kapcsolatos stratégiai kérdések megvitatására. Ez az együttműködés lehetővé tette, hogy az intézmények megosszák, illetve átvegyék vagy béreljék egymástól az ingatlanokat. Ennek eredményeként intézményközi pályázati eljárásokat alakítottak ki az épületportfóliók üzemeltetésével kapcsolatos javak és szolgáltatások beszerzésére (lásd: 20–22. bekezdés).

1. Ajánlás. Az intézmények⁶⁹ frissítsék és tegyék hivatalossá az épületekre vonatkozó stratégiáikat, és frissítsék rendszeresen a tervezési dokumentumokat

Az intézményeknek meg kell határozniuk, milyen fő döntéshozatali elveket alkalmaznak az épületekkel kapcsolatos stratégiájuk terén. A vezetőségnek jóvá kell hagynia ezeket az elveket, amelyeknek naprakészen tükrözniük kell az intézmények feladatkörének, szakpolitikáinak és célkitűzéseinek alakulását.

Az épületekkel kapcsolatos stratégiájukat az intézményeknek ki kell egészíteniük középtávú tervezéssel,

• amelyet a szükségletek és a rendelkezésre álló irodai elhelyezés alakulása alapján rendszeresen frissítenek, és
• amely tartalmazza a különböző fejlődési opciók elemzését („forgatókönyv-elemzés”).

Megvalósítási időkeret: 2020 végéig.

94

Az intézmények megkezdték az új munkamódszerek (NWoW) bevezetését. Bizonyos elemeket (például távmunka, és egyes esetekben együttműködést elősegítő munkatér) már alkalmaznak. Az ellenőrzés idején azonban nem álltak rendelkezésre a végrehajtott projektek felméréseinek és értékeléseinek eredményei (lásd: 23–27. bekezdés).

2. ajánlás. Az intézmények értékeljék ki az „Új munkamódszerek” projekteket

Az intézményeknek i) ki kell értékelniük a megvalósított NWoW-projektek eredményeit, és ii) azokat be kell építeniük az épületekkel kapcsolatos stratégiájuk és emberierőforrás-politikájuk fejlesztésére vonatkozó stratégiai elgondolásaikba.

Megvalósítási időkeret: i) 2019 végéig, illetve ii) 2020 végéig.

95

A fogadó országok kedvezményes feltételeket ajánlottak az intézményeknek az irodai elhelyezés megvásárlása vagy bérlése terén. Emellett támogatják az intézményeket a nagyszabású építkezési projektek során (lásd: 31–35. bekezdés).

96

Összességében az irodahelyiségek megszerzésével kapcsolatos döntések megalapozottak voltak (lásd: 36. és 37. bekezdés).

97

Nagyszabású építkezési projektjeik finanszírozásához az intézmények összetett mechanizmusokat vettek igénybe. Ennek következtében nem tudják teljeskörűen ellenőrizni a projektek pénzügyi aspektusait. Az építkezési projektek finanszírozásánál bevett gyakorlat, hogy az egyéb költségvetési tételek fel nem használt előirányzatait előlegek kifizetésére használják fel, ez azonban hátrányosan érinti a költségvetési átláthatóságot (lásd: 38–42. bekezdés).

3. Ajánlás. Az intézmények növeljék az építkezési projektek finanszírozási mechanizmusainak költségvetési átláthatóságát

Ami az építkezési projektek finanszírozását illeti, az intézményeknek nagyobb költségvetési átláthatóságra és az összetettség csökkentésére kell törekedniük. Ez például úgy valósítható meg, hogy a költségvetési eljárásban az építkezési projektek kapcsán előlegként folyósított kifizetéseket megfelelően feltüntetik a megfelelő költségvetési sorokban.

Megvalósítási időkeret: a 2019 vége után kezdődő projektek számára.

98

Az intézmények különböző módokon kezelik nagyszabású építkezési projektjeiket. Egyesek az építkezéssel az államot bízták meg, míg másuk úgy döntöttek, hogy némi külső támogatással maguk irányítják a projektet. Az utóbbi időkben az építkezési projektek nagy többsége késést szenvedett, főként a projekt módosításához vezető előre nem látható körülmények miatt. Más tényezők is hozzájárultak a késésekhez, például a Tanács Európa épületének projektje esetében a nemzeti hatóságok operatív és adminisztratív projektirányításának hiányosságai. A KAD II projekt kezdetén a Parlament nem rendelkezett az ilyen projektek irányításához szükséges belső erőforrásokkal és szakértelemmel. Két projekt esetében a csúszások többletköltségekhez vezettek (lásd: 44–54. bekezdés).

4. ajánlás. Az intézmények alakítsanak ki megfelelő gazdálkodási eljárásokat a nagyszabású építkezési és felújítási projektekkel kapcsolatban

Az intézményeknek a nagyszabású építkezési és felújítási projektekkel kapcsolatban megfelelő, kockázatértékelésen alapuló gazdálkodási eljárásokat kell kialakítaniuk, amelyek biztosítanák a projekt elégséges mértékű adminisztratív és operatív nyomon követését, valamint azt, hogy a késésekhez kapcsolódó pénzügyi költségek minimálisra csökkenjenek.

Megvalósítási időkeret: 2019 végéig.

99

Az intézmények többféle informatikai rendszer és eszköz segítségével felügyelik épületportfóliójuk minden aspektusát, például a létesítménygazdálkodást, a területfelosztást, az energiafogyasztást, a pénzügyi, jogi és könyvelési szempontokat, nem monitorozzák azonban a mutatókat épületportfóliójuk hatékonyságának gazdálkodási célú kiértékeléséhez. Az EKB-nál megfelelő nyomon követési és beszámolási gyakorlatokat találtunk (lásd: 56–62. bekezdés).

100

Noha a Brüsszelben és Luxemburgban épületekkel rendelkező intézmények elfogadtak egy közös intézményközi mérési kódexet, az egyes intézmények által elfogadott részletes területkategóriák közötti különbségek miatt mégis nehéz az intézmények összehasonlítását lehetővé tevő adatokat gyűjteni. Az intézmények és a Bizottság két, területgazdálkodásért felelős hivatala (OIB és OIL) által használt eltérő informatikai rendszerek szintén megnehezítik az adatok összehasonlítását. A költségvetési hatóságokhoz az épületekkel kapcsolatban benyújtott éves jelentések nem teszik lehetővé az összehasonlítást, mert az intézmények eltérő területkategóriákat használnak (lásd: 63–69. bekezdés).

101

Az általunk kiszámított területi mutatók tanúsága szerint az irodaterület használata terén az egyes intézmények összehasonlíthatóak (lásd: 72–79. bekezdés). Megállapításunk szerint az intézmények által kialkudott bérleti díjak általában alacsonyabbak voltak a piaci szintnél (lásd: 80–82. bekezdés). Azt is megállapítottuk, hogy az egy főre eső éves bérleti díj épületenként jelentősen eltér (lásd: 83–86. bekezdés). Két nemrég megépült kiemelt jelentőségű épület esetében a négyzetméterenkénti teljes költség magasabb, mint egy standard irodaépületnél (lásd: 87–89. bekezdés).

5. ajánlás. Az intézmények tegyék egységesebbé az épületportfólió adatait és nyomon követését

Az intézmények:

1. dolgozzanak ki mutatókat épületportfóliójuk hatékonyságának belső gazdálkodási célú nyomon követésére, és ennek érdekében használják ki az informatikai eszközeikben rejlő lehetőségeket;
2. fogadjanak el közös módszertant a területek és költségmutatók kiszámítására és megjelenítésére, és rendszeresen osszák meg ezeket az adatokat intézményközi fórumok keretében;
3. az információk összehasonlíthatóságának biztosítása érdekében egyezzenek meg abban, hogy közös módszertant használnak és az adatokat azonos módon jelenítik meg a költségvetési hatóságokhoz benyújtott éves jelentésekben.

Megvalósítási időkeret: 2020 végéig.

A jelentést 2018. december 5-i luxembourgi ülésén fogadta el a Lazaros S. LAZAROU számvevőszéki tag elnökölte V. Kamara.

Betűszók és rövidítések

CPQBF: Költségvetési és pénzügyi kérdések intézményközi bizottsága

EACEA: Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség

EBB: Európai Beruházási Bank

ECA: Európai Számvevőszék

EFM: Egységes felügyeleti mechanizmus

EKB: Európai Központi Bank

EKSZ: Európai Külügyi Szolgálat

EPSO: Európai Személyzeti Felvételi Hivatal

EUMSZ: az Európai Unió működéséről szóló szerződés

GISCO: A Bizottság földrajzi információs rendszere

Héa: Hozzáadottérték-adó

OIB: Brüsszeli Infrastrukturális és Logisztikai Hivatal (Bizottság)

OIL: Luxembourgi Infrastrukturális és Logisztikai Hivatal (Bizottság)

OLAF: Európai Csalás Elleni Hivatal

TPK: Többéves pénzügyi keret

Glosszárium

A bérleti díj indexálása: A bérleti díj rendszeres kiigazítása valamely ármutató (pl. inflációs ráta vagy építőipari árindex) változását követően.

Az épületekkel kapcsolatos éves jelentés: (A költségvetési rendelet 203. cikkének (3) bekezdése értelmében): Részletes jelentés az intézmények ingatlanpolitikájáról, amelyet azok minden évben benyújtanak a költségvetési hatóságoknak.

Bruttó terület: A DIN-277 által bruttó alapterületként (Brutto-Grundfläche) definiált terület, az uniós intézmények által 2009-ben elfogadott intézményközi mérési kódex és a Bizottság mérési kódja (mindkettő a DIN-277 szabványon alapul). Az épületet határoló épületszerkezet (beleértve a burkolatokat) külső széle által bezárt területet jelenti, padlószinten mérve.

DIN-277: A Német Szabványügyi Intézet által kidolgozott szabványok. Ezek standard szabályokat határoznak meg az épületek alapterületének mérésére és a területek osztályozására vonatkozóan.

Halasztott fizetéssel történő vásárlás: Lehetővé teszi, hogy a Bizottság több év (általában 27 év) alatt fizesse ki a megvásárolt épületek árát. A ingatlannal kapcsolatos jogokat a vásárlás napján ruházzák át a Bizottságra.

Haszonélvezeti jog: Az épület használatának joga.. A használónak több joga van, mint egy bérleti szerződés esetén, de a javítási munkálatokat illetően több kötelezettsége is. Az adók többsége a használót, nem a tulajdonost terheli. Ugyanazon épület esetében a haszonélvezetért fizetendő összeg általában alacsonyabb, mint a bérlés költsége.

Ingatlanadó: Az ingatlanra kivetett, a jog tulajdonosa (azaz a teljes jogú tulajdonos, haszonélvező, örökhaszonbérlő) által megfizetendő adó.

Jegyzőkönyv az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről: A Szerződések melléklete, amely bizonyos kiváltságokat (többek között adómentességi státuszt) biztosít az Európai Uniónak.

Kisebb felújítási munkálatok: Kialakítási munkálatok egy egyébként kész épületen, hogy az megfeleljen az intézmények szabályainak és szükségleteinek.

Nettó felület: Az épület lakója által ténylegesen használható teljes alapterület, az épületszerkezeti elemek kizárásával.

Örökhaszonbérlet: Egy telek vagy épület haszonélvezeti joga bérleti díj fejében, rögzített ideig (a belga jogszabályok értelmében legalább 27 és legfeljebb 99 évig). A tulajdonos gyakorlatilag egyáltalán nem kötelezett az épület javítására vagy karbantartására Kiegészíthető egy vásárlási opcióval, amely, ha élnek vele, teljes tulajdonjogot biztosít.

Regisztrációs adó: A közjegyzői szerződések ingatlan-nyilvántartásba vételére kivetett, a jog tulajdonosa (azaz a teljes jogú tulajdonos, haszonélvező, örökhaszonbérlő) által megfizetendő adó.

Új munkamódszerek (New Ways of Working, NWoW): Az irodai környezet átalakítására törekvő új megközelítés, amely együttműködést lehetővé tevő tereket és ezzel együtt rugalmasabb munkavégzési kultúrát vezet be.

Végjegyzetek

¹ Parlament, Tanács, Bizottság, Bíróság, Európai Számvevőszék, EKSZ, Bizottságok (Régiók Bizottsága és az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság).

² Az EKB és az EBB nem szerepel ebben az elemzésben, mert ezen intézmények éves beszámolója nem tartalmaz részletes adatokat az épületekre fordított költségvetési kiadásokról.

³ Összes nettó terület a földfelszín felett; az EKB kivételével.

⁴ Forrás: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF 2005 június. A jelentésben az EKB nem szerepel.

⁵ Az „irodaterület” az irodákat és az azokat kiszolgáló tereket (pl. folyosók, liftek, mellékhelyiségek, éttermek stb.) foglalja magában.

⁶ A teljes nettó terület a földfelszín felett.

⁷ Az uniós intézmények által elfoglalt épületek teljes listája térképpel együtt a Bizottság weboldalán található: Az Európai Unió hivatalos címjegyzéke (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Az Elnökség 2010. március 24-i határozata: „Az Európai Parlament jövőbeli ingatlanigényei és az épületeket érintő közép- és hosszú távú politikája”

⁹ Az Európai Parlament Költségvetési Ellenőrzési Bizottságának nyilvános meghallgatása: „Az EU épületekkel kapcsolatos szakpolitikájának költséghatékonysága” (2013. november 18.)

¹⁰ COM(2007) 501 final, 2007. szeptember 5.: A Bizottság Közleménye az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, a Gazdasági és Szociális Bizottságnak és a Régiók Bizottságának a Bizottság szolgálatainak Brüsszeli és Luxembourgi elhelyezésével kapcsolatos szakpolitikáról.

¹¹ 2016. évi gazdálkodási jelentés, 5. melléklet - Jelentés a költségvetési hatóságnak: „Az épületekbe történő beruházások frissített terve, 2017–2022”.

¹² Néhány olyan elvet is alkalmaznak, amely nem szerepel az intézmények épületekkel kapcsolatos stratégiáját ismertető dokumentumokban.

¹³ A Bizottságnak a Chaussée de Vilvorde, 140–142, Neder-Over-Heembeek (Brüsszel) cím alatt található raktára nem látható a térképen.

¹⁴ A földfelszín feletti teljes nettó terület alapján.

¹⁵ Az intézmények a hosszú távú, vásárlási opciót lehetővé tevő bérleteket (örökhaszonbérlet) tulajdonjognak tekintik, bár az esetek többségében még nem éltek a vásárlás lehetőségével

¹⁶ Forrás: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF 2005. június, valamint az EKB által szolgáltatott adatok.

¹⁷ Az infrastruktúrával, logisztikával és belső szolgálatokkal foglalkozó intézményközi munkacsoport Brüsszelben, és a „Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg” Luxembourgban.

¹⁸ Ilyen például a Bizottság és a Tanács közös intézményközi raktára Brüsszel külvárosában.

¹⁹ Például miután a Bizottság kiköltözött a brüsszeli SDME épületből, a Parlament jobb árat tudott kialkudni az épületért fennmaradó szükségletei kielégítéséhez. Az EKSZ jelenleg a SCAN épületekkel kapcsolatban folytat tárgyalást, amelyekből a Bizottság szintén kiköltözött. A Parlament átvette a Bíróságtól a luxembourgi GEOS épület bérletét, és korábbi épülete (President) bérleti jogát átadta az EBB-nek. A Bíróság átmenetileg bérbe adta a fölösleges területet az EBB-nek, a Számvevőszéknek, valamint az Európai Unió Szerveinek Fordítóközpontjának.

²⁰ Az NWoW specifikus eszközök kidolgozását követeli meg három fő területen: Emberi erőforrások / szervezeti kultúra (beleértve a tevékenységalapú megközelítést, a távmunkára vonatkozó szabályzatot és a munkatársak kiértékelését), információs és kommunikációs technológia (papírmentes, megbízható IT-infrastruktúra) és munkatér (csöndes szobák, együttműködést elősegítő terek, az iroda kialakítása stb.).

²¹ Adott esetben lehetőség a távmunka és az irodai munkavégzés rendszeres időszakainak váltogatására.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach és Euroforum.

²⁴ Martens és KAD.

²⁵ Az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló (7. sz.) jegyzőkönyv (EUMSZ) 3. cikke.

²⁶ Mentesítés az adó alól elengedés vagy visszatérítés révén.

²⁷ Az államnak elővásárlási joga van az épületekre.

²⁸ 2013-as műszaki vizsgálatok alapján, amelyek kimutatták, hogy a korábban feltételezettnél magasabb az épületben jelen lévő azbeszthez köthető kockázat.

²⁹ Großmarkthalle, Frankfurt 1928-ban épült korábbi nagykereskedelmi piaccsarnoka, amely történelmi műemlék.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ A költségvetési rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok 134.1. cikke.

³⁴ A költségvetési rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok 121. cikke alapján az épületekkel kapcsolatos szerződések a következőket foglalják magukba: telek, meglévő épületek vagy más ingatlanok vásárlása, hosszú távú bérlete, haszonbérlete, lízingje, bérbeadása vagy részletvásárlása, vételi opció kikötésével vagy anélkül.

³⁵ Az ORBAN épülettel kapcsolatos mentesítést ezenkívül az is indokolta, hogy sürgősen reagálni kellett az azonosított követelményekre, mivel az eredetileg kiválasztott épülettel kapcsolatos tárgyalásokat nem sikerült lezárni.

³⁶ A 2012-ig érvényes költségvetési rendelet 179.3. cikke értelmében, illetve a 2013 januárjától érvényes költségvetési rendelet 203.5. cikke értelmében.

³⁷ A költségvetési rendelet 203.8. cikke. Ez a rendelet az EKB-ra nem vonatkozik.

³⁸ A részletes megállapodást 2008 márciusában írták alá; 2010. december 31-ig 235 millió euró kifizetésére került sor.

³⁹ Belső ellenőrzési jelentés „Acquisition du Résidence Palace” címmel, 2011. június 8.

⁴⁰ CJ4 (2001–2008) a Palais renoválása és a Bíróság épületeinek (Gyűrű, Galéria, A torony, B torony) negyedik bővítése; CJ8 (2006–2013) A szárnyépületek (Erasmus = A szárnyépület, Thomas More = B szárnyépület és C szárnyépület) renoválása; CJ9 (2013-tól) Az ötödik bővítés (3. torony) megépítése.

⁴¹ A projekt teljes ütemterve elérhető a Tanács weboldalán (http://www.consilium.europa.eu/hu/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² A megállapodás lehetőséget adott a projekt végleges árának egyezség útján történő rendezésére, az állam által rendelkezésre bocsátott és a Tanács által elemzett és jóváhagyott igazoló dokumentumok alapján. Ez lehetővé tette, hogy a Tanács kialkudja a végül véglegessé váló árat, és ellentételezze minden múlt-, jelen- és jövőbeli kötelezettségét.

⁴³ E módosítások zömét egyrészt az Európai Tanács új formátuma indokolta, másrészt az Unió harmadik országok felé történő képviselete terén speciális előjogokkal rendelkező elnöki pozíció létrehozása: mindkét változás a Lisszaboni Szerződésből következett. Jelentős késéseket okozott az odaítélési eljárás egyik sikertelen pályázója által az Elsőfokú Bírósághoz benyújtott fellebbezés, egy jelentős talajszennyezés felfedezése, valamint a megszigorított biztonsági követelmények is.

⁴⁴ 2005-ös árakon, csak az építési költségeket beleértve.

⁴⁵ 2012-es adat, amely csak az építkezés árát foglalja magában, az építészeknek fizetendő díjakat, a projektfejlesztés és a jelenlegi KAD épület esetleges felújításának költségeit nem.

⁴⁶ Ez a becslés a Bizottságtól származó utolsó ismert ütemterven alapul a bérelt épületeinek elhagyását, illetve személyzetének a JMO II-ban történő elhelyezését illetően.

⁴⁷ A Bizottságnak a luxemburgi hatóságokkal kötött keretszerződés aláírásakor kialakított 2013-as feltevése alapján.

⁴⁸ Például a GPI 480 jelentés pillanatfelvételt nyújt az összes épület területéről telephelyenként, irodaterület / specifikus terület / kiszolgáló terek szerinti felosztásban.

⁴⁹ A definíciók „A Bizottság brüsszeli épületeire alkalmazandó mérési kódex”-ben találhatóak.

⁵⁰ Noha az EKB nem résztvevője a megállapodásnak, ugyanezeket a szabványokat alkalmazza.

⁵¹ Például a Tanács a kis tárgyalókat is beleszámítja az irodaterület legalacsonyabb alkategóriájába, míg a többi uniós intézmény (Bizottság, Parlament, Bíróság) nem.

⁵² Tanács, Bíróság, Bizottság (OIL).

⁵³ Éves jelentés az épületekkel kapcsolatban a költségvetési rendelet 203.3. cikke értelmében (az EKB-ra nem vonatkozik).

⁵⁴ A Tanács, a Bizottság és a Bíróság épületekkel kapcsolatos éves jelentése nyilvános dokumentum.

⁵⁵ Sajtóközlemény az Európai Unió Tanácsa (Gazdasági és pénzügyek (költségvetés)) Brüsszelben, 2009. november 18-án tartott 2975. megbeszéléséről, 15. o. (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09–333_hu.htm).

⁵⁶ „Az európai intézmények által az épületekkel kapcsolatban a 2011. évi költségvetés-tervezethez nyújtott egységes információ”, 2010. május 20.

⁵⁷ Beleértve az Európai Számvevőszéktől, az EKSZ-től, a Bizottságoktól és az EBB-től kapott adatokat.

⁵⁸ A Palais épületkomplexum (Gyűrű, A torony, B torony, Galéria) és szárnyépületei (Erasmus, Thomas More, C szárnyépület).

⁵⁹ Az EKB esetében a telepített munkaállomásokon alapuló arány (12 m²/fő) és a használatban lévő munkaállomásokon alapuló arány (16 m²/fő) közötti különbség a telepített munkaállomások 2016 végén mért 18%-os pufferterület-arányával magyarázható.

⁶⁰ Az OIB 2017. évi gazdálkodási terve. Az OIB nem pontosítja, hogy a célkitűzés magában foglalja-e az üres irodákat és a pufferterületet.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Forrás: JLL irodapiaci jelentés 2016 4. negyedévére vonatkozóan.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ A Tanács nem bérel irodaépületeket.

⁶⁷ 20%-nál több irodaterülettel rendelkező épületek.

⁶⁸ Tartalmazza az épület és a felújítási munkálatok árát, a telekét azonban nem.

⁶⁹ A Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság és az EKB.

⁷⁰ A pufferterület olyan terület, amelyet bizonyos fokú rugalmasság érdekében kivonnak a használatból. Ez többek között költözések, felújítások idején fordul elő, vagy ha a személyzet létszáma előre nem látható módon kis mértékben megnő.

⁷¹ 2014 júliusában a Számvevőszék elemzést készített arról, hogy milyen megtakarítást jelentene az uniós költségvetés számára, ha az Európai Parlament Brüsszelben összpontosítaná működését (www.eca.europa.eu).

⁷² Vagy az egy adott intézmény épületportfóliójába tartozó épületekre vonatkozó teljes terület, vagy az összes intézményre együttesen vonatkozó teljes terület.

⁷³ Forrás: JLL irodapiaci jelentés, Luxembourg, 2015 4. negyedévére vonatkozóan.

⁷⁴ Forrás: JLL irodapiaci jelentés, Luxembourg, 2015 4. negyedévére vonatkozóan.

⁷⁵ Az irodaterület szerződésben lefektetett bérleti díja.

⁷⁶ Haszonélvezeti jog - Az épület használatának joga.. A használónak (a haszonélvezeti jog birtokosának) több joga van, mint egy bérleti szerződés esetén, de a javítási munkálatokat illetően több kötelezettsége is. Az adók többsége nem a tulajdonost, hanem a használót terheli. Ugyanazon épület esetében a haszonélvezetért fizetendő összeg (járandóság) általában alacsonyabb, mint a bérlés költsége.

⁷⁷ „Emphyteusis” (örökhaszonbérlet) - Egy telek vagy épület használati joga bérleti díj fejében, rögzített ideig (a belga jog értelmében legalább 27 és legfeljebb 99 évig). A tulajdonos gyakorlatilag egyáltalán nem kötelezett az épület javítására vagy karbantartására Kiegészíthető egy vásárlási opcióval, amely, ha élnek vele, teljes tulajdonjogot biztosít.

⁷⁸ A gyakorlatban a bérleti szerződések magasabb négyzetméterenkénti árat írnak elő az irodaterületekre vonatkozóan, mint például levéltárak és más kiszolgáló terek esetében. A parkolás árát általában egységenként állapítják meg.

⁷⁹ A Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság és az EKB.

Esemény	Dátum
Az ellenőrzési feladatterv elfogadása / az ellenőrzés megkezdése	2017.06.06.
A jelentéstervezet hivatalos megküldése az ellenőrzött feleknek	2018.07.19.
A végleges jelentés elfogadása az egyeztetési eljárás után	2018.12.5
A hivatalos válaszok beérkezése minden nyelven	Parlament: 2018.11.23. Tanács: 2018.11.15. Bizottság: 2018.11.30. Bíróság: 2018.12.18. Központi Bank: 2018.11.27.

Az ellenőrző csoport

Ellenőrzéseinek eredményeit a Számvevőszék különjelentésekben mutatja be, amelyek egy adott költségvetési területhez kapcsolódó uniós szakpolitikákkal és programokkal, illetve az irányítással kapcsolatos kérdésekkel foglalkoznak. Hogy ellenőrzési munkája maximális hatást érjen el, témái megválasztásakor és feladatai megtervezésekor a Számvevőszék tekintetbe veszi a teljesítmény-, illetve szabályszerűségi kockázatokat, az érintett bevétel vagy kiadás nagyságát, a várható fejleményeket, valamint a politika és a nagyközönség érdeklődését.

Ezt a teljesítmény-ellenőrzést az uniós finanszírozásra és igazgatásra szakosodott, Lazaros S. Lazarou számvevőszéki tag elnökölte V. Kamara végezte. Az ellenőrzést Jan Gregor számvevőszéki tag vezette Werner Vlasselaer kabinetfőnök és Bernard Moya kabinetattasé, Bertrand Albugues ügyvezető, Jana Janečková feladatfelelős, Luis Rosa volt feladatfelelős, valamint Cristina Jianu, Wiktor Szymczak és Andreas Duerrwanger számvevők támogatásával.

Balról jobbra: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Elérhetőség

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Telefon: +352 4398-1
Megkeresés: eca.europa.eu/hu/Pages/ContactForm.aspx
Weboldal: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Bővebb tájékoztatást az Európai Unióról az interneten talál (http://europa.eu).

Luxembourg: Az Európai Unió Kiadóhivatala, 2018

PDF	ISBN 978-92-847-1603-6	ISSN 1977-5733	doi:10.2865/703653	QJ-AB-18-033-HU-N
HTML	ISBN 978-92-847-1613-5	ISSN 1977-5733	doi:10.2865/68760	QJ-AB-18-033-HU-Q

© Európai Unió, 2018

Az olyan fényképek és más anyagok felhasználásához vagy reprodukálásához, amelyek szerzői jogainak nem az Európai Unió a tulajdonosa, közvetlenül a szerzői jog tulajdonosától kell engedélyt kérni.

KAPCSOLATBA SZERETNE LÉPNI AZ EU-VAL?

Személyesen
Az Európai Unió területén több Europe Direct információs központ is működik. Keresse meg az Önhöz legközelebb eső központot: https://europa.eu/european-union/contact_hu

Telefonon vagy e-mailben
A Europe Direct központok feladata, hogy megválaszolják a polgárok Európai Unióval kapcsolatos kérdéseit. Vegye igénybe a szolgáltatást

• az ingyenesen hívható telefonszámon: 00 800 6 7 8 9 10 11 (bizonyos szolgáltatók számíthatnak fel díjat a hívásért),
• a rendes díjszabású telefonszámon: +32 22999696, vagy
• e-mailen: https://europa.eu/european-union/contact_hu

INFORMÁCIÓKAT KERES AZ EU-RÓL?

Online
Az Europa portál tájékoztatással szolgál az Európai Unióról az EU összes hivatalos nyelvén: https://europa.eu/european-union/contact_hu

Uniós kiadványok
Az EU Bookshopból uniós kiadványok tölthetők le/rendelhetők meg díjmentesen/fizetés ellenében: (https://publications.europa.eu/hu/publications). Ha bizonyos ingyenes kiadványokból több példányra van szüksége, rendeljen a Europe Direct központtól vagy hazájának helyi információs központjától (lásd: https://europa.eu/european-union/contact_hu).

Uniós jogszabályok és kapcsolódó dokumentumok
Az EUR-Lex portálról bármelyik hivatalos nyelven letölthetők az EU jogi tartalmai és az 1951-től megjelenő jogszabályai: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=hu

Az EU által gondozott nyílt hozzáférésű adatok
A nyílt hozzáférésű adatok európai uniós portálja (http://data.europa.eu/euodp) uniós adatkészletekhez biztosít hozzáférést. Az adatok kereskedelmi és nem kereskedelmi célból egyaránt díjmentesen letölthetők és felhasználhatók.