ES iestāžu biroju telpas: daži labas pārvaldības piemēri, bet arī dažādi trūkumi

Kopsavilkums

I

Iestādes tērē administratīvo izdevumu vajadzībām saistībā ar ēkām apmēram 11 % no sava budžeta. Ēku portfeļa sastāvs ir atšķirīgs un atkarīgs no katras iestādes pilnvarām un organizatoriskās struktūras, tomēr ļoti liela izmantojamās platības daļa ir atvēlēta biroju telpām. Komisijas rīcībā ir lielākais ēku portfelis, un tā izmanto biroju telpu vajadzībām vairāk nekā 80 % no šīm ēkām.

II

Lai rastu atbildi uz jautājumu “Vai ES izdevumu par biroju telpām pārvaldība ir efektīva?”, mēs veicām pārbaudi, vai ES iestādes, kuru rīcībā ir lielākā biroju telpu platība (Parlaments, Padome, Komisija, Tiesa un ECB):

1. ievieš ēku stratēģijas un sadarbojas izmaksu ietaupījumu nolūkā;
2. iegūst biroju telpas efektīvā veidā;
3. pienācīgi uzrauga un sniedz ziņojumus par savu biroju telpu portfeli.

III

Kopumā mēs konstatējām, ka iestādes efektīvi pārvalda izdevumus par biroju telpām, tomēr ēku stratēģijas ne vienmēr ir oficiāli apstiprinātas un ar tām saistītā plānošana nav optimāla; mūsu analizēto lielo būvniecības projektu finansēšanas mehānismi bieži vien bija sarežģīti un tāpēc dažos gadījumos ietekmēja budžeta pārredzamību. Lielākajā daļā gadījumu šo projektu īstenošanu ietekmēja kavējumi un dažkārt ievērojamas papildu izmaksas. Lielākajā daļā iestāžu nav pienācīgi veikta ēku portfeļa uzraudzība un ziņojumu sniegšana.

IV

Iestādes sadarbojas un piemēro līdzīgus lēmumu pieņemšanas principus. Tomēr savus galvenos principus un mērķus īpašuma pārvaldības jomā tās ir noteikušas daudzos dokumentos. Daži no tiem ir novecojuši, bet citi tiek īstenoti bez oficiāla apstiprinājuma. Iestādes nav apsvērušas atšķirīgus scenārijus ar saviem īpašumiem saistīto prasību plānošanā. Revīzijas laikā tās vēl nebija novērtējušas ieviestos jauno darba metožu (NWoW) projektus.

V

Uzņēmējvalstis piedāvā iestādēm preferenciālus nosacījumus biroju telpu iegādei vai īrēšanai un nodrošina tām atbalstu lielāko būvniecības projektu īstenošanā. Mēs konstatējām, ka lēmumi par biroju telpām ir pienācīgi pamatoti. Tomēr mūsu analizēto lielo būvniecības projektu finansēšanas mehānismi bieži bija sarežģīti, un tas ietekmēja budžeta pārredzamību. Lielākajā daļā gadījumu šo projektu īstenošana kavējās, dažkārt radot papildu izmaksas.

VI

Vairums iestāžu regulāri neuzrauga rādītājus, kas saistīti ar ēku efektīvu izmantošanu un ēku izmaksām, iekšējās pārvaldības nolūkā. Lai gan iestādes ir vienojušās par platības mērījumu saskaņošanu attiecībā uz to ēkām Briselē un Luksemburgā, dati nav pilnībā standartizēti un to salīdzināšana ir sarežģīta. Ziņojumi budžeta iestādēm par ēkām nav pietiekami, lai veiktu salīdzināšanu un efektivitātes analīzi.

VII

Mūsu veiktā analīze liecina, ka biroju telpu izmantošana dažādās iestādēs ir salīdzināma. Turklāt mēs konstatējām, ka īres maksa, par kādu iestādes vienojušās, kopumā ir zemāka par tirgus likmi. Nomāto ēku papildu analīze liecina, ka gada nomas maksa uz vienu personu ir būtiski atšķirīga katrai ēkai. Būvniecības un iegādes izmaksas atspoguļo ēkas nozīmi.

VIII

Pamatojoties uz šajā ziņojumā minētajiem apsvērumiem, mēs iesakām iestādēm:

1. atjaunināt un oficiāli apstiprināt savas ēku stratēģijas un sistemātiski atjaunināt plānošanas dokumentus;
2. novērtēt jauno darba metožu projektus;
3. palielināt būvniecības projektu finansēšanas mehānismu izmantošanas budžeta pārredzamību;
4. ieviest atbilstīgas pārvaldības procedūras attiecībā uz lieliem būvniecības un renovācijas projektiem;
5. uzlabot datu konsekvenci un ēku portfeļa uzraudzību.

Ievads

01

Izdevumi par ēkām veido apmēram 11 % (1 miljardu EUR) no Eiropas Savienības (ES) iestāžu kopējiem administratīvajiem izdevumiem¹, kā redzams 1. attēlā. Pēdējo piecu gadu laikā šis procentuālais īpatsvars nav mainījies, bet salīdzinājumā ar situāciju pirms desmit gadiem tas ir samazinājies. Aptuveni divas trešdaļas izdevumu par ēkām ir ēku iegādes un nomas izmaksas, un atlikusī daļa galvenokārt tiek izlietota ēku uzturēšanas, drošības un enerģijas vajadzībām. 2. attēlā uzskatāmi parādītas atšķirības starp iestādēm. Šīs atšķirības galvenokārt atspoguļo to atšķirīgos ēku portfeļus.

02

Saskaņā ar 2016. gada nogales datiem minēto iestāžu telpu kopējā platība bija 2,5 miljoni kvadrātmetru (m²)³. Tas ir par 26 % vairāk nekā 2004. gadā, un šis palielinājums ir izskaidrojams ar to, ka šajā laikposmā par 22 % ir palielinājies šo iestāžu telpās strādājošo darbinieku skaits⁴.

03

Iestādēm ir atšķirīgas vajadzības telpu ziņā. Piemēram, Komisija lielāko daļu telpu ir atvēlējusi birojiem. Citas iestādes, piemēram, Parlaments, Padome un Tiesa, vairāk izmanto citu veidu telpas, piemēram, sanāksmju telpas, asambleju telpas, tiesas zāles un apmeklētāju uzņemšanas telpas. Biroju telpas⁵ veido apmēram 70 % no kopējās platības⁶, un tās lielākoties izvietotas Briselē, Luksemburgā, Strasbūrā un Frankfurtē. 3. attēlā sniegta iestāžu izmantotā kopējā neto platība un biroju telpu īpatsvars.

04

Iestāžu atrašanās vieta ir atkarīga no politiskiem lēmumiem. Pēdējā politiskā vienošanās par iestāžu izvietojumu tika pieņemta 1992. gadā Eiropadomes sanāksmē Edinburgā.

Revīzijas tvērums un pieeja

Revīzijas tvērums

05

Lai rastu atbildi uz jautājumu “Vai ES izdevumu par biroju telpām pārvaldība ir efektīva?”, mēs veicām pārbaudi, vai ES iestādes:

• ievieš ēku stratēģijas un sadarbojas izmaksu ietaupījumu nolūkā;
• iegūst biroju telpas efektīvā veidā;
• pienācīgi uzrauga un sniedz ziņojumus par savu biroju telpu portfeli.

06

Revīzijā galvenā uzmanība tika pievērsta piecām iestādēm, kurām ir visvairāk biroju telpu (Parlamentam, Padomei, Komisijai, Tiesai un ECB), attiecībā uz to biroju telpām Briselē, Luksemburgā un Frankfurtē⁷. Veicot revīziju, šo iestāžu dati un pārvaldības procedūras attiecīgā gadījumā tika salīdzināti ar Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas, Eiropas Reģionu komitejas, Eiropas Ārējās darbības dienesta (EĀDD), Eiropas Revīzijas palātas (ERP) un Eiropas Investīciju bankas (EIB) datiem.

07

Mūsu analīzē netika ietvertas ēkas, kas paredzētas nevis biroju telpām, bet citiem nolūkiem (piemēram, konferenču centri, tehniskās telpas u. c.), vai ēkas, kurās biroji aizņem mazāk par 20 % no platības. Revīzijā galvenā uzmanība tika pievērsta biroju telpu iegūšanas izmaksām. Tajā nav ietvertas uzturēšanas, uzkopšanas, drošības vai citu ar ēkām saistītu darbību izmaksas.

Revīzijas pieeja

08

Revīzija tika veikta no 2017. gada septembra līdz 2018. gada jūnijam, un tās pamatā ir mūsu novērojumi par šādiem pierādījumu avotiem:

• iestāžu ēku stratēģijas un ziņojumi budžeta iestādēm;
• aptaujas anketas un iestāžu apmeklējumi;
• aptaujas anketas un citu starptautisko organizāciju apmeklējumi;
• attiecīgā gadījumā — iekšējās revīzijas;
• tehniskie/mērījumu ziņojumi par ēkām;
• grāmatvedības, finanšu dokumentu un līgumu informācija par ēkām;
• iestāžu struktūru un uzņēmējvalsts iestāžu apmeklējumi.

Apsvērumi

Iestādes piemēro kopīgus principus un aktīvi sadarbojas

09

Mēs pārbaudījām, vai ES iestādes ir noteikušas stratēģiju, kurā ir ietverti īpašuma apsaimniekošanas principi un mērķi. Mēs pārbaudījām, vai šīs stratēģijas tiek papildinātas ar īstermiņa vai vidēja termiņa plāniem, pamatojoties uz sistemātiski veiktu vajadzību novērtējumu. Mēs pārbaudījām, vai stratēģiskie un/vai plānošanas dokumenti ietver scenāriju plānošanu. Turklāt mēs analizējām, kā vienkopus izvietotas iestādes sadarbojas, lai rastu izmaksu ietaupījumu iespējas (piemēram, apvienojot speciālās zināšanas vai pirktspēju). Mēs arī pārbaudījām, kā iestādes ir ieviesušas jauno darba metožu (NWoW) pieeju.

Iestādes nosaka savas būvniecības stratēģijas, tomēr dažas no tām ir novecojušas un neietver scenāriju plānošanu

10

Daudzos dokumentos iestādes ir noteikušas īpašuma apsaimniekošanas principus un mērķus. Daži no tiem ir novecojuši, bet citi tiek īstenoti bez oficiāla apstiprinājuma (sk. 4. attēlu).

11

Komisijas 2007. gada paziņojumā ir izklāstīti ēku stratēģijas galvenie principi. Lai gan bija paredzēts precīzāk noskaidrot dažus ēku stratēģijas aspektus, veicot pētījumus (ēku iepirkuma metodes ietekme, pareizs līdzsvars starp iegādi un nomu, jaunu darba metožu ietekme uz darba apstākļiem un iespējamie ietaupījumi), šie pētījumi netika veikti. Turklāt daži 2007. gada paziņojumā iekļautie svarīgie aspekti laika gaitā mainījās. Piemēram, atliktie maksājumi un ilgtermiņa nomas līgumi vairs nav vēlamā metode ēku iegādes finansēšanai, un Komisija savā daudzgadu plānošanā nesen ir iekļāvusi izpildaģentūras. Lai gan Komisija uzskata, ka paziņojuma galvenie principi un pamatnostādnes joprojām ir spēkā, tā nav atjauninājusi ēku stratēģiju vai apvienojusi to vienā pārskatītā dokumentā, iekļaujot jaunākās izmaiņas.

12

Komisijas infrastruktūras un loģistikas biroji Briselē (OIB) un Luksemburgā (OIL) kā pamatu savam vidēja termiņa plānošanas instrumentam —daudzgadu politikas plānam (MAPF) —izmanto Komisijas ēku stratēģiju. MAPF ir noteiktas katra biroja galvenās prioritātes un projekti turpmākajiem desmit gadiem un sniegts pārskats, kurā ietvertas Komisijas biroja telpu vajadzības, ko atjaunina katru gadu. Tā pamatā ir aplēses par darbinieku skaita svārstībām un pieejamo biroja telpu daudzumu, ņemot vērā nomas termiņu un pagarinājumu, kā arī renovācijas/atjaunošanas darbus. Mēs uzskatām, ka MAPF ir noderīgs instruments, kas piemērots iestādēm, kurām ir lielāki ēku portfeļi.

13

Mēs neguvām pierādījumus, ka iestādes būtu apsvērušas atšķirīgus scenārijus, plānojot savas ar īpašumu saistītās prasības, piemēram, attiecībā uz budžeta ierobežojumiem, izmaiņām personāla komplektēšanā vai politisko lēmumu sekām, tādām kā iestādes paplašināšanās vai izmaiņas iestādes uzdevumā un pilnvarās.

Iestādes piemēro kopīgus lēmumu pieņemšanas principus

14

Vienkopus izvietotajām iestādēm nav vienas kopīgas ēku stratēģijas, tomēr tās piemēro līdzīgus lēmumu pieņemšanas principus¹².

Saskaņošana ar pilnvarām un struktūru

15

Iestādes saskaņo savas ēku stratēģijas ar savām pilnvarām un struktūru. Stratēģijās tiek atspoguļotas to vajadzības pēc īpašām telpām, piemēram, lielām konferenču zālēm, tiesas zālēm vai sanāksmju telpām. Dažos gadījumos iestādes pārskata ēku stratēģijas atbilstīgi izmaiņām savās pilnvarās. Piemēram, ECB sākotnēji plānoja izvietot visu personālu vienā ēkā, bet tai nācās pārskatīt šo pieeju neparedzētu apstākļu dēļ (sk. 1. izcēlumu).

Koncentrēšana

16

Iestādes mēdz koncentrēt savus birojus dažās, toties lielās ēkās, kuras atrodas vienā vai dažos rajonos, vēlams, tuvu citām iestādēm. Šāda izvēle tiek pamatota ar apjomradītiem ietaupījumiem, drošības apsvērumiem, labākiem darba apstākļiem, lielāku produktivitāti (piemēram, samazināts laiks, pārvietojoties no ēkas uz ēku) un publiskā tēla veidošanu. Šāda principa piemērošana pēc būtības samazina to ēku skaitu, kuras būtu piemērotas iegādei vai nomai. 5. attēlā un 6. attēlā sniegts iestāžu ēku ģeogrāfiskais izvietojums galvenajās atrašanās vietās Briselē un Luksemburgā.

17

Piemēram, īpašuma portfeļa racionalizēšana, izvietojot telpas dažās, bet lielākās ēkās, ir viens no Komisijas ēku stratēģijas galvenajiem principiem. Saskaņā ar 2007. gada datiem divas trešdaļas no Komisijas ēkām Briselē aizņēma mazāk par 15 000 m² un tikai 8 ēkas no 61 (13 %) aizņēma vairāk par 20 000 m². Tagad, pēc desmit gadiem, 22 no 52 ēkām, kas ietvertas mūsu analīzē (42 %) aizņem vairāk par 20 000 m². Lai gan šie skaitļi nav pilnībā salīdzināmi, jo mēs analizējām tikai tās ēkas, kuras galvenokārt tiek izmantotas kā biroju ēkas, tomēr tie liecina, ka Komisija ir īstenojusi principu izmantot mazāk, bet lielākas ēkas.

Īpašumtiesības, nevis noma

18

Visas pārbaudē ietvertās iestādes izvēlas īpašumtiesības, nevis nomu. 7. attēlā sniegts īpašumā esošo telpu kopējās platības (biroji un citas telpas) un nomāto telpu kopējās platības salīdzinājums¹⁴. Lai gan noma nodrošina elastīgu ēkas apsaimniekošanu, ēku iegūšana īpašumā sniedz iestādēm vairākas priekšrocības:

• mazākas ilgtermiņa izmaksas (pievienotā vērtība pārveidošanas gadījumā, ēkas vērtības atgūšana pārdošanas gadījumā);
• uzņēmējvalsts piedāvāti atviegloti nosacījumi, piemēram, iespēja iegādāties gruntsgabalu vai izmantot gruntsgabalu bez maksas;
• izmaksu stabilitāte (aizsardzība pret nomas maksas paaugstināšanos) un labāka vidēja termiņa budžeta plānošana;
• brīvība izmantot un uzlabot īpašumu bez iznomātāja noteiktiem ierobežojumiem.

19

Kopumā iestādēm, kuras ietvertas mūsu veiktajā analīzē, pieder¹⁵ aptuveni 70 % no to izmantotās platības salīdzinājumā ar aptuveni 60 % 2004. gadā¹⁶. Šis koeficients palielināsies tuvākajā laikā pēc tādu vērienīgu ēku projektu pabeigšanas kā Parlamenta KAD ēkas paplašināšana, Tiesas trešā biroju torņa būvniecība un Komisijas JMO II kompleksa izbūve.

Iestāžu sadarbība ir plaša

20

Iestādes apspriež stratēģisko īpašumu jautājumus daudzās iestāžu darba grupās¹⁷. Šajās sanāksmēs iestādes informē cita citu par saviem turpmākajiem īpašuma projektiem, lai izvairītos no konkurences vienā tirgū. Tās arī apmainās ar informāciju par to ēkās pieejamo platību. Tādējādi iestādes var kopīgi izmantot vai iznomāt īpašumus¹⁸ vai pārņemt telpas, kuras vairs nav vajadzīgas citai iestādei¹⁹. Tās arī apspriež ar ēkām saistītus jautājumus, piemēram, saistībā ar vidi un enerģētiku.

21

Viens no galvenajiem šo darba grupu sasniegumiem ir to ciešā sadarbība konkursu procedūrās. Iestādes ir izveidojušas kopīgas konkursu procedūras, piemēram, telpu maiņas, mēbeļu piegādes, biroja aprīkojuma un piederumu, apdrošināšanas un īpašuma ekspertīzes pakalpojumu iepirkumiem. Šādi pirkumi palielina iestāžu ietekmi uz pakalpojumu sniedzējiem un piegādātājiem un nodrošina apjomradītus ietaupījumus. Tomēr tie vienlaikus rada stingrākus pretendentu atbilstības kritērijus, kas var atturēt MVU no dalības konkursos.

22

Iestādes pārvalda savu ēku portfeļus autonomi un nav pārāk ieinteresētas iestāžu īpašumu aģentūras izveidē. Tās uzskata, ka specializētas īpašumu apsaimniekošanas darba grupas, kas pietuvinātas lēmumu pieņēmējiem katrā iestādē, spēj vislabāk nodrošināt šo iestāžu īpašās vajadzības.

Iestādes zināmā mērā izvēlas jaunas darba metodes (NWoW), tomēr tās vēl nav novērtējušas īstenoto NWoW projektu izmaksas un ieguvumus

23

NWoW pieejas mērķis ir pārveidot biroja darba vidi, ieviešot kopdarba telpas un elastīgāku darba kultūru²⁰. NWoW pieeja nenozīmē biroju platības samazināšanu; tā drīzāk ir biroja vides un darba kultūras mainīšana, sadarbojoties un iesaistot vadību un personālu.

24

ES iestādes ir ieviesušas NWoW, izstrādājot vairākas iniciatīvas un pasākumus. Piemēram, iestādes īsteno neregulāru vai strukturālu attālināto darbu²¹. Padomē un komitejās strukturālā attālinātā darba ieviešana ļāva intensīvāk izmantot biroja telpas, izveidojot kopīgus birojus strukturālā attālinātā darba veicējiem.

25

Komisija ir izveidojusi dalītas un kopdarba telpas trijās ēkās²² Briselē, lai optimālāk izmantotu pieejamo platību. Komisija uzskata, ka tādējādi šo ēku izmantošana ir vidēji palielinājusies par 46 %. Šo triju ēku kopdarba vidē strādājošo darbinieku apmierinātības aptaujas rezultāti revīzijas laikā vēl nebija pieejami. Luksemburgā Komisijas kopdarba telpas divās ēkās izmanto aptuveni 200 darbinieku²³.

26

Parlaments ir pasūtījis priekšizpēti nolūkā izveidot kopdarba telpas divos jaunos ēku projektos²⁴. Lai gan Parlaments vēlāk atteicās no sākotnējās projekta ieceres, tas īsteno dažus šā projekta elementus minētajās divās ēkās, ņemot vērā dialogu ar attiecīgajiem dienestiem.

27

NWoW pieeja paredz papildu ieguldījumu izmaksas, un to parasti piemēro kā daļu no renovācijas vai jaunu ēku projektiem. Iestādes vēl nav pilnībā novērtējušas kopdarba telpu sniegtos ekonomiskos un citus ieguvumus, piemēram, paaugstinātu produktivitāti.

Lēmumi par biroja izvietošanu ir pienācīgi pamatoti, bet būvniecības projektu finansēšanas mehānismi bieži vien ir sarežģīti, un tas ietekmē budžeta pārredzamību

28

Mēs pārbaudījām, kā iestādes vēršas pie uzņēmējvalsts, lai iegūtu labākos nosacījumus, izraugoties sev ēkas.

29

Mēs analizējām, vai lēmumi par jauniem būvniecības projektiem tiek pieņemti, pamatojoties uz pareizas finanšu pārvaldības kritērijiem.

30

Mēs arī pārbaudījām, vai iestāžu izraudzītajos finansēšanas mehānismos ir ņemtas vērā finanšu regulā paredzētās iespējas un vai tie ir pārredzami un veicina pārskatatbildību.

Uzņēmējvalstis parasti sniedz iestādēm atbalstu un atvieglotus nosacījumus

31

Lielākā daļa ēku, kas ietvertas iestāžu portfeļos, atrodas Briselē un Luksemburgā, bet ECB ēka atrodas Frankfurtē. Saskaņā ar ES līgumiem²⁵ uzņēmējvalstis atbrīvo iestādes no tiešajiem nodokļiem par ieņēmumiem, īpašumu un citiem aktīviem, kā arī no netiešajiem nodokļiem²⁶. Dažas uzņēmējvalstis arī piedāvā iestādēm citas priekšrocības, ņemot vērā iespējas un sarunu iznākumu.

32

Turpmākie divi gadījumi ir jaunākie piemēri atvieglotiem nosacījumiem, ko sniegušas Beļģijas iestādes. Attiecībā uz ēku “Europa” Beļģijas iestādes ir piedāvājušas Padomei gruntsgabalu un esošo ēku par simbolisku 1 EUR samaksu un bez maksas nodrošinājušas būvniecības projekta pārvaldību. Attiecībā uz “Rue de la Loi” apbūves gabalu Komisijai ir piešķirtas tiesības gandrīz dubultot celtniecības jaudu. Saskaņā ar Komisijas aplēsēm celtniecība, izmantojot maksimālo jaudu, ļaus ietaupīt līdz 130 miljoniem EUR ieguldījumiem gruntsgabala iegādei citviet šajā rajonā.

33

Luksemburgā iestādēm arī tiek piedāvāti atviegloti nosacījumi un valsts atbalsts to būvniecības projektiem. Piemēram, Luksemburgas iestādes piedāvāja Parlamentam un Tiesai gruntsgabalu to ēku kompleksa būvniecībai par simbolisku 1 EUR cenu²⁷, un abas iestādes nomāja daļu no savām ēkām no valsts par preferenciālu summu. Kompetentās valsts iestādes iesaiste iestāžu būvniecības projektos ir atšķirīga — tā nodrošina tehnisko atbalstu Parlamentam jaunā KAD II kompleksa būvniecībā, savukārt par Tiesas būvniecības projektu pārvaldību tā uzņemas pilnu atbildību.

34

Komisija ir vienojusies ar Luksemburgas Lielhercogisti par savas galvenās ēkas Luksemburgā (Jean-Monnet ēka — JMO) aizstāšanu. 2015. gada decembrī pēc Komisijas lēmuma atbrīvot JMO ēku²⁸ tika panākta politiska vienošanās par pagaidu telpu izmaksu kopīgu segšanu. Aizstāšanai izraudzītajā ēkā (JMO II) izvietos lielāko daļu vietējo Komisijas darbinieku, un vairākums tās nomāto ēku vairs nebūs vajadzīgas.

35

ECB 1998. gadā parakstīja līgumu ar Vācijas Federatīvās Republikas valdību, nosakot attiecīgos uzdevumus un pienākumus. Valsts iestādes nepiedāvāja ECB nekādus atvieglotus nosacījumus tās būvniecības projektiem. ECB iegādājās gruntsgabalu²⁹ savas galvenās mītnes būvniecībai no Frankfurtes pilsētas saskaņā ar standarta tirgus nosacījumiem. Tomēr kā pirkuma līguma puse Frankfurtes pilsēta apņēmās piedalīties to izmaksu segšanā, kas attiecas, piemēram, uz augsnes piesārņojumu saistībā ar objekta iepriekšēju izmantojumu.

Kopumā lēmumi par biroju telpu iegādi bija pamatoti

36

Mēs analizējām iestāžu ar vislielāko ēku portfeli — Parlamenta³⁰ un Komisijas³¹ — divpadsmit nesen iegādātās un iznomātās biroju ēkas un pašlaik īstenotos būvniecības projektus, lai novērtētu, vai pieņemto lēmumu pamatā ir:

• novērtējums par vajadzību pēc telpām daudzu gadu griezumā;
• budžeta ierobežojumu ievērošana;
• atbilstība tehniskajām specifikācijām;
• tirgus izpēte;
• izmaksu un ieguvumu analīze;
• apsvērumi par izmaksām, kas saistītas ar ēku ekspluatāciju visos posmos, proti, sākotnējo iekārtošanu, uzturēšanu, ekspluatācijas izmaksām un renovāciju;
• finansēšanas iespēju salīdzinājums.

37

Mēs konstatējām dažus izņēmumus³²:

1. saskaņā ar Finanšu regulas piemērošanas noteikumiem³³ būvniecības līgumus³⁴ var slēgt sarunu procedūrā pēc vietējā tirgus izpētes. Komisija pēc būtības piemēro tā saukto Kallas metodi, kas ietver iepriekšēju paziņojumu par projektu piedāvājumu iesniegšanu. Tomēr šo metodi nepiemēroja divos gadījumos, kas ir ietverti mūsu izlasē — attiecībā uz ORBAN ēku Briselē un Drosbach D spārnu Luksemburgā. Abos gadījumos atkāpe bija pamatota, jo Komisija jau bija ieņēmusi telpas blakus esošajās ēkās³⁵. Komisija plāno pārskatīt šo metodi.
2. Komisija savās piezīmēs budžeta lēmējiestādei³⁶ ir iekļāvusi jauno projektu izmaksu un ieguvumu analīzi. JMO II projekta dokumentācijā mēs neatradām pierādījumus par šādas analīzes veikšanu. Luksemburgas Lielhercogiste piešķirs projektam priekšfinansējumu, un Komisijai būs iespēja iegādāties ēku, tiklīdz tā būs pabeigta. Nav nekādu norāžu, ka Komisija būtu analizējusi citas finansēšanas iespējas.

Lielu būvniecības projektu finansēšanas mehānismi bieži vien ir sarežģīti, un tas ietekmē budžeta pārredzamību

38

Kopš 2013. gada ir iespējams finansēt ēkas iegādi vai būvniecību, izmantojot komerciālo aizdevumu saskaņā ar Finanšu regulas noteikumiem³⁷. Lielākās daļas aktuālo vai nesen pabeigto būvniecības projektu īstenošana tika uzsākta pirms tam. Šo projektu finansēšanai (pārbaudītos projektus sk. 43.–50. punktā) iestādes bieži izmantoja sarežģītas finansēšanas metodes, iesaistot valsti vai finanšu starpniekus (piemēru sk. 2. izcēlumā). Tādējādi iestādes neveic projektu finanšu aspektu tiešu kontroli.

39

Parlaments saņēma bankas aizdevumus Konrad Adenauer ēkas (KAD II) paplašināšanai, izmantojot sarežģītu finansēšanas struktūru, kurā tika iesaistīts starpniekuzņēmums (tas piederēja komercbankai), kurš finansēja projektu. Šis uzņēmums noslēdza divus finansēšanas līgumus — vienu ar EIB un vienu ar komercbanku —, katrā paredzot projekta finansēšanu 50 % apmērā.

40

Parlamenta un Tiesas būvniecības projekti saņēma priekšfinansējumu, izmantojot neizlietotās apropriācijas no citām budžeta pozīcijām:

• laikposmā no 2012. gada līdz 2016. gadam Parlaments novirzīja KAD II projekta finansēšanai 260 miljonus EUR no dažādām budžeta pozīcijām. Parlaments ir izmantojis 16 miljonus EUR no iegūtā 474 miljonu EUR kredīta. Parlaments ir aprēķinājis, ka tādējādi procentu izmaksās ir ietaupīti līdz 85 miljoniem EUR;
• Tiesa, izmantojot to pašu mehānismu, kopš 2007. gada ir veikusi priekšapmaksas par saviem būvniecības projektiem 89 miljonu EUR apmērā. Tiesa uzskata, ka tas būtiski mazina nomas maksājumu ietekmi uz budžetu līdz 2026. gadam, jo šajā laikposmā tiek paredzēts finansējuma maksājumu ietaupījums vairāk nekā 24 miljonu EUR apmērā.

41

Padome ir samaksājusi Beļģijas iestādēm avansa maksājumus par ēkas “Europa” būvniecības projektu 294 miljonu EUR apmērā, liekot lietā neizmantotās apropriācijas, kas pārvietotas no citām budžeta pozīcijām. Padomes veiktie avansa maksājumi nesa procentu peļņu 10,3 miljonu EUR apmērā (neto vērtība). Pirmajos trijos gados izmaksātie avansi nebija atbilstīgi paveiktajiem darbiem, tādējādi Padome faktiski bija veikusi projekta priekšfinansēšanu (sk. 3. izcēlumu).

42

Lai gan dažas iestādes (Parlaments, Padome) regulāri veic būtiskus avansa maksājumus par saviem būvniecības projektiem, tās nebija ieplānojušas avansa maksājumu summu attiecīgajās ES budžeta pozīcijās. Šāda prakse parasti rada augstu budžeta pārvietojumu līmeni gada nogalē, ietekmējot budžeta procedūras pārredzamību. Šī pragmatiskā pieeja ļauj kopējo administratīvo izdevumu budžetam laika gaitā attīstīties stabili. Tomēr mēs neuzskatām, ka tas ietaupa ES nodokļu maksātāju naudu, kā apgalvo ES iestādes.

Galvenos būvniecības projektus ietekmē kavēšanās un — atsevišķos gadījumos — būtiski pārsniegtas izmaksas

43

Mēs analizējām četru galveno būvniecības projektu īstenošanu, ko veica Parlaments, Padome, Komisija un Tiesa.

Tiesas projekts: īstenots budžeta ietvaros un noteiktajā termiņā

44

Pēdējo gadu laikā Tiesa, cieši sadarbojoties ar Luksemburgas iestādēm, ir īstenojusi trīs lielus būvniecības projektus⁴⁰. Valsts iestādes veica būvdarbu uzraudzību bez maksas. Tās pārraudzīja konkursus, nodrošināja izpētes un darbu pareizu izpildi, uzņēmās atbildību par kvalitātes kontroli un tiesību aktos noteikto sertifikātu iegūšanu. Iestādes dalījās ar savām tirgus zināšanām, tehniskajām zināšanām un pieredzi būvniecības projektu vadībā un uzraudzībā. Turklāt, ņemot vērā, ka Tiesa nebija projekta attīstītājs, projekta uzraudzībai bija vajadzīgs tikai neliels skaits tās darbinieku. Projekti tika pabeigti noteiktajā termiņā un neradot papildu izmaksas. Revīzijas laikā trešā torņa būvniecības projekta (CJ9 projekts) īstenošana tika veikta plānotā budžeta ietvaros un noteiktajā termiņā.

Padomes projekts “Europa”: īstenots budžeta ietvaros, bet kavēts termiņš

45

Padome 2005. gadā⁴¹ deleģēja ēkas “Residence Palace” A bloka renovācijas pārvaldību Beļģijas iestādēm. Ēka bija paredzēta Eiropadomes un Eiropas Savienības Padomes sanāksmju rīkošanai.

46

Galīgā cena, par kuru panākta vienošanās,⁴² būtiski nepārsniedza sākotnējo budžetu: 246 miljoni EUR salīdzinājumā ar 240 miljoniem EUR sākotnējā budžetā —abas summas pamatotas uz 2004. gada vērtībām. Tomēr būvniecība tika pabeigta trīs gadus vēlāk. Aizkavēšanos radīja izmaiņas projektā neparedzētu apstākļu dēļ⁴³. Kavēšanos izraisīja vairākas nepilnības projekta pārvaldībā:

• valsts iestādes pienācīgi nepārvaldīja izmaiņu pieprasījumus un laikus nesamaksāja līgumslēdzējiem;
• valsts iestāžu nolīgtajiem konsultāciju uzņēmumiem bija ierobežotas iespējas iekļaut Padomes sarežģītās funkcionālās un kvalitātes prasības iepirkuma specifikācijās. Tas kavēja projekta īstenošanu visos posmos un lielā mērā veicināja izmaiņu veikšanas pieprasījumus;
• bija grūti vienoties par galīgo cenu, jo pat sešus mēnešus pēc nodošanas valsts iestādes nespēja iesniegt visu rēķinu sarakstu.

47

Padome daļēji mazināja šo ietekmi, paplašinot savu projekta komandu un pastiprinot projektu vadības procedūras un iekšējās kontroles.

Parlamenta ēkas KAD II projekts: būtiska kavēšanās, kas rada papildu izmaksas

48

Sākotnēji ēkas KAD II nodošanas termiņš bija 2013. gads. Pašreizējās aplēses ir šādas: austrumu būve — 2019. gada nogale, rietumu būve — 2022. gads. Galvenie šīs kavēšanās iemesli ir Parlamenta nelielā pieredze projektu attīstīšanā tā īstenošanas sākumā un nesekmīgais pirmais konkurss par būvdarbu veikšanu. Šā nesekmīgā konkursa dēļ kavējās finanšu struktūras un finansēšanas modeļa izveide.

49

Sākotnējais plānotais budžets 317,5 miljonu EUR apmērā tika pārskatīts 2009. gadā un palielināts līdz 363 miljoniem EUR⁴⁴. Konkursa sekmīgas norises nolūkā, vienlaikus ņemot vērā piešķirto budžetu, Parlaments samazināja projekta apjomu, veica izmaiņas tehniskajās specifikācijās un palielināja konkurenci iepirkuma procedūrā, palielinot daļu skaitu. Ņemot vērā, ka projekts vēl nav pabeigts, tā galīgā cena nav zināma. Parlaments plāno saglabāt šīs izmaksas pašreizējā 432 miljonu EUR budžeta ietvaros⁴⁵. Ņemot vērā būvdarbu cenu indeksa paaugstināšanos par 8 % laikposmā no 2012. līdz 2017. gadam, būvniecības izmaksas varētu palielināties vēl vairāk.

50

Kavēšanās dēļ Parlamentam nācās nomāt citas ēkas Luksemburgā ilgāk, nekā sākotnēji plānots. Šīs ar īri saistītās papildu izmaksas veido 14,4 miljonus EUR gadā jeb 86 miljonus EUR sešos gados. No grāmatvedības viedokļa šīs papildu īres izmaksas kompensē vēlāk sākts amortizācijas periods ieguldījumiem jaunajā ēkā (17,3 miljoni EUR gadā). Tomēr ES nodokļu maksātājs sedz papildu īri līdz ar jaunās ēkas būvniecības izmaksām.

Komisijas ēkas JMO II projekts: kavēšanās un papildu izmaksas

51

Ieilgušās sarunas ar Luksemburgas Lielhercogisti kavēja Komisijas galvenā būvniecības projekta JMO II īstenošanas sākšanu Luksemburgā. Pagāja 15 gadi, līdz tika noslēgta sākotnējā vienošanās 2009. gadā.

52

Komisija un Luksemburgas iestādes plānoja, ka ēka tiks nodota divos posmos — pirmais 2016. gada vidū un otrais — 2019. gada nogalē. Pirms būvdarbu sākšanas ēkas nodošanas termiņš tika pārskatīts vairākas reizes. Jaunākais plānotais JMO II projekta pirmā posma nodošanas termiņš ir 2023. gada februāris, bet otrā posma — 2024. gada februāris.

53

Būvniecības projekta novēlotu sākšanu galvenokārt izraisīja neskaidrības saistībā ar arhitektūras konkursu, administratīvie jautājumi konkursā par zemes darbu veikšanu un projektā iekļaujamie papildu drošības pasākumi. Joprojām nav skaidrs, kā šo kavējumu radītās izmaksas tiks dalītas ar Luksemburgas iestādēm. Turklāt 2015. gadā Komisijai piesardzības dēļ nācās evakuēt tās galveno ēku Luksemburgā, JMO, lai novērstu darbinieku pakļaušanu iespējamam apdraudējumam, ko rada azbests. Lai izvietotu darbiniekus, Komisija īrēja papildu telpas vairākās ēkās.

54

Ņemot vērā sākotnējo vienošanos un jaunāko zināmo termiņu, mēs esam aprēķinājuši, ka Komisijai radīsies ar īri saistītas izmaksas 248 miljonu EUR apmērā⁴⁶, jo būvniecības projekts sākās novēloti un pēc JMO ēkas evakuācijas bija nepieciešams īrēt papildu biroja telpas. Taču šīs kavēšanās dēļ vēlāk sāksies nomas maksa par JMO II ēku. Komisija ir aprēķinājusi, ka kavējuma laikā nemaksātā nomas maksa būs 176,2 miljoni EUR⁴⁷.

Uzraudzība un ziņošana nav pietiekama

55

Mēs pārbaudījām, kā ES iestādes uzrauga dažādus savu pašreizējo ēku portfeļa aspektus (piemēram, telpu un aprīkojuma apsaimniekošanu, līguma nosacījumus, atbilstību tehniskajām specifikācijām), kā arī ēku efektīvas izmantošanas un izmaksu rādītājus. Tas nodrošinātu pārskatu pār iestāžu portfeli, ļaujot tām noteikt jomas, kurās ir iespējams veikt uzlabojumus. Mēs pārbaudījām, vai iestādes ir uzlabojušas platības mērījumu standartizāciju un iedalījumu kategorijās un to, vai bija iespējams salīdzināt efektivitāti, izmantojot pieejamos iekšējos datus, un sniegt ziņojumu budžeta lēmējiestādēm.

Iestādes uzrauga dažādus aspektus, bet ne ēku efektīvas izmantošanas un izmaksu rādītājus

56

Iestādes izmanto dažādas IT sistēmas un instrumentus savu ēku portfeļa pārvaldībai un uzraudzībai. Katrs ēku portfeļa aspekts, piemēram, aprīkojuma apsaimniekošana, telpu piešķiršana, enerģijas patēriņš, finanšu, juridiskie un grāmatvedības aspekti, tiek uzraudzīts, izmantojot IT sistēmas vai manuāli, izmantojot izklājlapas.

57

Komisija Luksemburgā izmanto telpu piešķiršanas ziņojumus, lai konsekventi pārvaldītu tiesības uz telpu piešķiršanu saskaņā ar “Darbinieku izvietošanas vadlīnijām”. Briselē Komisija kopš 2015. gada ir izstrādājusi integrētu nekustamā īpašuma apsaimniekošanas programmatūru, kas var nodrošināt vienotu piekļuvi jebkurai informācijai, kas saistīta ar Komisijas ēku portfeli. Tomēr sistēmā, kas tiek izmantota patlaban, netiek sagatavoti ziņojumi, lai uzraudzītu, vai politikas nodaļām (ģenerāldirektorātiem) piešķirtās telpas atbilst “Darbinieku izvietošanas vadlīniju” nosacījumiem.

58

Parlamenta sistēmā, kas paredzēta biroju telpu apsaimniekošanai un telpu nepieciešamības plānošanai, ir iespēja izveidot dažādus ziņojumus⁴⁸. Tomēr mēs neguvām nekādu apstiprinājumu tam, ka Parlaments sistemātiski izmanto šos ziņojumus savu biroju telpu uzraudzības nolūkā. Parlaments plāno līdz 2026. gadam izstrādāt sistēmu, kas ļautu elektroniskā veidā uzglabāt visu ar ēkām saistīto informāciju.

59

Lielākā daļa iestāžu neveic rādītāju sistemātisku uzraudzību, lai novērtētu savu ēku portfeļa efektivitāti pārvaldības nolūkā.

60

Briselē Komisija izmanto tikai vienu rādītāju, kas saistīts ar biroja izvietojuma efektivitāti tā ēku portfelī — neto biroju telpu platību sadalījumā pa darba vietām. Tās ziņojumā norādītā vidējā platība ir 14 m², bet mērķis ir līdz 2020. gadam to samazināt līdz 12 m², galvenokārt ieviešot kopdarba telpas. Mēs konstatējām, ka attiecīgajos Parlamenta, Padomes vai Tiesas gada darbības pārskatos nav nekādu rādītāju saistībā ar biroja telpu izvietojuma efektivitāti, kā arī to, ka šīs iestādes nav sagatavojušas citus pārvaldības ziņojumus, kuros būtu novērtēta biroja telpu apsaimniekošanas efektivitāte.

61

Tomēr Komisija ir definējusi⁴⁹ efektivitātes rādītājus, piemēram, neto platība / bruto platība; izmantojamā platība virs zemes līmeņa / neto platība virs zemes līmeņa; biroja telpas platība / neto platība virs zemes līmeņa. Mēs guvām apstiprinājumu tam, ka ēkas telpu efektivitāte ir viens no kritērijiem, ko ņem vērā, novērtējot jaunu būvniecības projektu piedāvājumus. Tomēr Komisija neuzrauga šos rādītājus visa ēku portfeļa līmenī.

62

ECB piemēro pienācīgi izstrādātu pieeju savu ēkas portfeļa uzraudzībai un ziņošanai (sk. 4. izcēlumu).

Pieejamie dati nav standartizēti, tādēļ iestādes nevar viegli salīdzināt

63

ES iestādes⁵⁰ 2009. gadā pieņēma Iestāžu mērījumu kodeksu. Šajā kodeksā noteiktas mērīšanas metodes un ēku telpu galvenie veidi, pamatojoties uz Vācijas standartiem. Katra iestāde ir pilnveidojusi šo kodeksu, sīkāk nosakot telpu kategorijas, tādēļ ir grūti salīdzināt dažādu iestāžu sniegtos datus⁵¹. Komisija Briselē un Luksemburgā izmanto pat atšķirīgas telpu kategorijas. Tādējādi Komisijai ir grūti sagatavot ziņojumus, pamatojoties uz vieniem un tiem pašiem raksturlielumiem.

64

Lai gan trīs no piecām pārbaudītajām iestādēm⁵² izmanto savu telpu apsaimniekošanai vienu un to pašu IT platformu, tā bija individuāli pielāgota katrai no tām. Tas negatīvi ietekmē salīdzināmu datu pieejamību.

65

Iestādes katru gadu līdz 1. jūnijam iesniedz budžeta lēmējiestādēm sīki izstrādātu ziņojumu par savu ēku politiku⁵³. Šāda prasība tika ieviesta ar Finanšu regulu 2013. gadā. Ziņojumā jānorāda izdevumi un platība attiecībā uz katru ēku, kā arī plānotās platības un izvietojuma izmaiņas turpmākajos gados. Šī prasība nodrošināja budžeta lēmējiestādēm un sabiedrībai⁵⁴ lielāku pārredzamību par iestāžu situāciju un to veiktajām darbībām īpašuma jomā.

66

8. attēlā uzskatāmi parādīts, kā katra iestāde savos gada ziņojumos par ēkām izmanto atšķirīgas telpu kategorijas, tādēļ šīs kategorijas nevar izmantot salīdzināšanas nolūkā. Finanšu regulā nav prasības norādīt informāciju par darba vietu vai darbinieku skaitu. Tāpat tajā nav prasības norādīt efektivitātes rādītājus.

67

Turklāt Komisijas ziņojums nerada skaidru priekšstatu par dažādajiem telpu veidiem tās ēku portfelī, jo tajā nav precīzi noteikti kritēriji, kas nošķir biroja telpas un ar biroju nesaistītas telpas. Turklāt Komisijas gada ziņojumā par ēkām sniegtā informācija par platību nav salīdzināma ar telpu apsaimniekošanas instrumentos reģistrēto informāciju par platību.

68

Mēģinājums apkopot informāciju par ES iestāžu ēkām pēdējo reizi tika veikts 2010. gadā. ES iestādes ir sagatavojušas ziņojumu saistībā ar 2011. gada budžeta projektu, atbildot uz Parlamenta un Padomes lūgumu sniegt visaptverošu informāciju par jautājumiem, kas saistīti ar ēkām, norādot sākotnējo budžeta projektu/aplēses⁵⁵. Šajā ziņojumā⁵⁶ tika sniegti dati par šādiem iestāžu ēku portfeļa rādītājiem:

• biroja telpu un citu telpu daļa kopējā platībā;
• biroja telpas /darbinieki;
• vidējie izdevumi / m².

69

Rādītāju vērtības dažādās iestādēs būtiski atšķīrās. Mēs neguvām nekādu apstiprinājumu tam, ka iesniegtie dati ir analizēti vai ka iestādēm būtu izvirzīta prasība uzlabot rādītāju salīdzināmību vai sistemātiskāk sagatavot ziņojumus.

Iestāžu platības rādītāji ir salīdzināmi, tomēr izmaksas būtiski atšķiras

70

Mēs veicām iestāžu ēku politikas efektivitātes salīdzinājumu, pamatojoties uz pieejamo informāciju un vajadzības gadījumā veicot labojumus. Šajā nolūkā mēs aprēķinājām un analizējām platības rādītājus un nomas maksas, par kādām ir panākta vienošanās, salīdzinājumā ar tirgus līmeni.

71

Mēs arī aprēķinājām gada nomas maksu uz vienu personu un viena kvadrātmetra izmaksas jaunbūvēs vai iegādātajās ēkās.

Vidējās biroja telpu platības ir salīdzināmas

72

Biroja telpu izmantošanas salīdzinājuma nolūkā mēs aprēķinājām platības rādītājus, pamatojoties uz datiem, ko iesniegušas ES iestādes (sk. izmantoto metodiku I pielikumā).

73

9. attēlā uzskatāmi parādīts, ka vidējā biroja telpu platība uz vienu personu lielākajā daļā iestāžu ir tuvu visu iestāžu vidējam svērtajam rādītājam — 16 m² uz vienu personu⁵⁷, savukārt 10. attēls liecina, ka biroja telpu platība uz vienu personu lielākajā daļā ēku ir mazāka par vidējo vai tuvu tai, un uzrāda izlecošas vērtības.

74

Pēc ēkas “Europa” pabeigšanas bija pieejami apmēram 9 % Padomes neto biroju telpu platības. Revīzijas laikā šī platība tika izmantota kā pagaidu telpas (piemēram, ēkas “Europa” evakuācija, Āzijas un Eiropas sanāksmju rīkošana, renovācijas darbi). Tas ietekmē neto biroju telpu platību uz vienu personu Padomē un ēkā “Europa”.

75

10. attēlā trīs punkti iepretim Tiesai ir divi būvniecības kompleksi⁵⁸ un “T” ēka. Patlaban Tiesai “T” ēkā ir 2962 m² brīva biroju telpu platība, kas veido apmēram 19 % no ēkas neto biroju telpu platības un 6 % no kopējās neto biroju telpu platības. Liekā platība iepriekš tika iznomāta citām iestādēm, un pašlaik tā nav aizņemta. Lai gan ēka ir pārāk liela Tiesas pašreizējām vajadzībām, Tiesa nolēma to nomāt arī turpmāk vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt, Tiesa nomā šo ēku no valsts par preferenciālu tarifa likmi (zemāku par tirgus likmi). Otrkārt, bija jānomā visa ēka, un, treškārt, Tiesai ir īpašas drošības un konfidencialitātes prasības, kas ierobežo liekās platības iznomāšanas iespējas. Visbeidzot, Tiesa izbeigs nomas līgumu līdz ar trešā torņa būvniecības pabeigšanu, kas ir plānota 2019. gada vasarā. Atskaitot šo platību no biroju telpu platības, vidējā biroju telpu platība uz vienu personu Tiesai ir 19 m² un “T” ēkai 18 m².

76

ECB biroju telpu platības mazāko laukumu salīdzinājumā ar vidējo līmeni var izskaidrot ar kopdarba telpu un darba grupu telpu lielo īpatsvaru kopējā biroju telpu platībā. Komisijas gadījumā to var izskaidrot galvenokārt ar ļoti mazu buferzonas platību salīdzinājumā ar citām iestādēm.

77

ECB un EIB uzrauga arī blīvumu, ņemot vērā iekārtoto darba vietu skaitu. Šajā koeficientā netiek ņemts vērā faktiskais izmantojums, un abām iestādēm tas ir 12 m² uz vienu darba vietu⁵⁹.

78

Komisijas mērķis attiecībā uz Briseles ēku portfeli ir 12 m² uz vienu darba vietu līdz 2020. gadam⁶⁰, un saskaņā ar tās aplēsēm pašlaik platība ir 14,5 m² uz vienu personu. Revīzijas laikā tikai piecām ēkām Briselē izmantojums bija mazāks par vai gandrīz vienāds ar 12 m² uz vienu personu⁶¹. Šīs ēkas aizņem 9 % no mūsu analīzē ietverto ēku kopējās biroju telpu platības (sk. 11. attēlu).

79

Komisijas mērķa buferzonas platība Briseles ēkās ir 15 000 m², kas veido apmēram 2 % no tās ēku portfeļa. Saskaņā ar 2017. gada decembra datiem Komisijas rīcībā bija buferzonas platība, kas ir līdzvērtīga 895 brīvām darba vietām sadalījumā pa deviņām ēkām. Tas izskaidro, kāpēc dažās ēkās (piemēram, G-1 ēkā) vidējā biroju telpu platība uz vienu personu ir nosacīti liela. Mūsu analīzes darba laikā vienā ēkā (J-59) notika pārcelšanās (tā bija tukša laikposmā starp izvākšanos un ievākšanos), un šobrīd tajā ir ievākusies EACEA izpildaģentūra.

Nomas maksa, par kādu panākta vienošanās, parasti ir zemāka par tirgus likmi, tomēr nomas maksa uz vienu personu būtiski atšķiras starp ēkām

Nomas maksa salīdzinājumā ar tirgus likmi

80

12. attēlā norādīta augstākā tirgus likme nomas maksai 23 ES galvaspilsētās un Frankfurtē. Briseles augstākā nomas maksas likme atbilst skalas vidējai vērtībai. Luksemburga ir piektā dārgākā pilsēta, kurai seko Frankfurte. Pilsētās augstākās nomas maksas likmes atšķiras, ņemot vērā atrašanās vietu. Piemēram, Luksemburgā augstākā nomas maksas likme 564 EUR/m²/gadā tiek piemērota dārgākajam rajonam — pilsētas centram. Tomēr iestādes izvieto lielāko daļu savu ēku Kirchberg un Cloche d’Or, kur augstākā nomas maksa ir attiecīgi 408 EUR/m² gadā un 354 EUR/m² gadā⁶².

81

Mēs izraudzījāmies deviņus nesen noslēgtos nomas līgumus, lai salīdzinātu apstiprināto nomas maksu ar tirgus likmi (sk. I pielikumā sīkāku informāciju par mūsu metodoloģiju un datu avotu). Piecas no sešām Briselē esošajām ēkām nomāja Komisija⁶³, un vienu ēku — Parlaments⁶⁴. Lielākā daļa līgumu bija noslēgti uz 15 gadiem. Mēs konstatējām, ka nomas maksa, par kādu vienojušās iestādes, bija zemāka par Briseles augstāko nomas maksas likmi vai līdzvērtīga vidējai tirgus likmei Quartier Léopold rajonā, kur atrodas ēkas (sk. 13. attēlu). Nomas maksa, par kādu Komisija bija vienojusies attiecībā uz trim Luksemburgā esošajām ēkām⁶⁵, bija zemāka par augstāko tirgus likmi un vidējo nomas maksas likmi.

82

Daži ēku īpašnieki piedāvāja Eiropas iestādēm stimulējošus nosacījumus. Sešos no deviņiem pārbaudītajiem līgumiem īpašnieki piedāvāja iestādēm bezmaksas nomas posmus, bet četros līgumos remontdarbu izmaksas daļēji sedza nekustamā īpašuma īpašnieki.

Nomas maksa uz vienu personu

83

14. attēlā salīdzināta vidējā svērtā gada nomas maksa uz vienu personu divos galvenajos rajonos — Briselē un Luksemburgā (sīkāku informāciju par mūsu metodoloģiju sk. I pielikumā)⁶⁶.

84

Parlaments nomā divas biroju ēkas Briselē un četras Luksemburgā. Komisija nomā 26 biroju ēkas⁶⁷ Briselē un astoņas Luksemburgā. Tiesa nomā vienu ēku Luksemburgā. Lielākā daļa ēku Briselē tiek nomātas saskaņā ar lietojuma tiesību (uzufrukta) līgumiem, kuri piedāvā papildu fiskālos ieguvumus salīdzinājumā ar parastu nomas līgumu (sk. I pielikuma 12. un 13. punktu). Luksemburgā lielākā daļa iestāžu līgumu ir parasti nomas līgumi.

85

Vidējā gada nomas maksa uz vienu personu Luksemburgā parasti ir augstāka nekā Briselē. Tas skaidrojams ar atšķirībām abu galvaspilsētu īres tirgū, kā atspoguļots 12. attēlā. Parlamenta zemāko vidējo nomas maksu uz vienu personu Luksemburgā izskaidro tas, ka trīs no četrām ēkām Parlaments nomā no valsts iestādēm saskaņā ar preferenciāliem nosacījumiem līdz jaunās KAD II ēkas pabeigšanai. Vidējā gada īres maksa uz personu attiecībā uz Tiesu ir relatīvi augsta (12 500 EUR/pers.) un nav iekļauta 14. attēlā izmantotajos datos, jo tā attiecas tikai uz vienu ēku (“T” ēka), kuras lielākā daļa pašlaik netiek izmantota. Tiesa pārtrauks ēkas nomu 2019. gadā (sk. 75. punktu).

86

Mēs norādījām, ka gada nomas maksa uz vienu personu būtiski atšķiras starp ēkām. Piemēram, attiecībā uz Komisijas ēkām Briselē tā svārstās no 4 800 EUR līdz 19 500 EUR, bet Luksemburgā — no 9 400 EUR līdz 14 500 EUR. 15. attēls liecina, ka gada nomas maksa uz vienu personu Komisijas ēkās Briselē zināmā mērā atbilst biroju telpu platībai uz vienu personu.

Būvniecības un iegādes izmaksas ir atkarīgas no ēkas veida

87

Mēs aprēķinājām kopējās platības kvadrātmetra cenu divos lielos nesen pabeigtos būvniecības projektos — Padomes ēkā “Europa” Briselē un ECB galvenajā ēkā Frankfurtē. Abi būvniecības projekti ietvēra aizsargājamu vēsturisko ēku renovāciju, un tiem bija jāatbilst augstiem tehniskajiem drošuma un drošības standartiem. Abas ir galvenās ēkas, kas izmaina pilsētas ainavu, un abas ir paredzētas daudzfunkcionālai izmantošanai. Ēkas “Europa” galvenās funkcijas ir nodrošināt telpas ES samitu rīkošanai, valstu delegācijām un Eiropadomes priekšsēdētājam, savukārt ECB galvenā ēka tiek izmantota daudzfunkcionāli, lielāku telpu platību atvēlot birojiem. Padomes ēku uzbūvēja valsts, bet ECB projekts tika īstenots iekšēji, piesaistot ārēju projekta vadītāju.

88

Kvadrātmetra cena ECB galvenajā ēkā ir 4600 EUR un Padomes ēkā “Europa” — 4000 EUR. Šajos skaitļos nav ņemtas vērā gruntsgabala izmaksas. Padome iegādājās ēkas “Europa” apbūves gabalu par simbolisku 1 EUR cenu, bet ECB par savu gruntsgabalu samaksāja tirgus cenu.

89

Parlaments 2016. gadā iegādājās standarta biroju ēku (Martens ēku Briselē) par cenu 2700 EUR⁶⁸ kvadrātmetrā. Parlaments izmanto ēku kopš 2018. gada, kad tika pabeigta tās renovācija.

Secinājumi un ieteikumi

90

Kopumā mēs konstatējām, ka iestādes efektīvi pārvalda izdevumus par biroju telpām. Tomēr ēku stratēģijas ne vienmēr ir oficiāli apstiprinātas, un plānošana nav optimāla. Turklāt mūsu analizētie lielu būvniecības projektu finansēšanas mehānismi bieži vien bija sarežģīti, un tas dažos gadījumos ietekmēja budžeta pārredzamību. Lielākajā daļā gadījumu šo projektu īstenošanu ietekmēja kavējumi un dažkārt ievērojamas papildu izmaksas. Lielākā daļa iestāžu neveic ēku portfeļa pienācīgu uzraudzību un ziņošanu.

91

Iestādes ir noteikušas savas būvniecības stratēģijas daudzos dokumentos. Daži no tiem ir novecojuši, bet citi vēl nav oficiāli apstiprināti. Mēs konstatējām, ka Komisija īstenoja labu praksi, papildinot ēku stratēģiju ar regulāriem atjauninājumiem, pielāgojot mainīgās vajadzības atbilstīgi pieejamajai biroju telpu platībai. Iestādes nav apsvērušas dažādus scenārijus ar saviem īpašumiem saistīto prasību plānošanā (sk. 10.–13. punktu).

92

Lai gan vienkopus izvietotās iestādes oficiāli neizmanto kopīgu ēku stratēģiju, tās piemēro līdzīgus lēmumu pieņemšanas principus. Iestādes saskaņo ēku stratēģijas ar savām pilnvarām un organizatoriskajām vajadzībām. Praktisku un ekonomisku apsvērumu dēļ tās cenšas izvietot savas ēkas vienā vai dažos rajonos, izvēlas mazāk, toties lielākas ēkas un dod priekšroku privātīpašumam, nevis ēku nomai (sk. 14.-19. punktu).

93

Vienkopus izvietotās iestādes ir izveidojušas iestāžu darba grupas, kurās tiek apspriesti stratēģiski īpašumu jautājumi. Šāda sadarbība ļāva iestādēm kopīgi izmantot, pārņemt vai iznomāt īpašumus. Tādējādi tika izveidotas vairākas iestāžu konkursu procedūras ar ēku portfeļu darbību saistītu preču un pakalpojumu iepirkumiem (sk. 20.–22. punktu).

1. ieteikums. Iestādēm⁶⁹ jāatjaunina un oficiāli jāapstiprina savas ēku stratēģijas un sistemātiski jāatjaunina plānošanas dokumenti

Iestādēm ēku stratēģijās jādefinē galvenie lēmumu pieņemšanas principi, kurus apstiprina vadība un kuros atspoguļotas jaunākās izmaiņas iestāžu pilnvarās, politikā un mērķos.

Iestādēm jāpapildina ēku stratēģijas ar vidēja termiņa plānošanu, kurā

• regulāri tiek veikti atjauninājumi, ņemot vērā izmaiņas vajadzībās un pieejamo biroju telpu platībā;
• ir ietverta dažādu attīstības iespēju analīze (“scenāriju plānošana”).

Īstenošanas mērķtermiņš: līdz 2020. gada beigām.

94

Iestādes ir sākušas ieviest jaunas darba metodes (NWoW). Daži aspekti, piemēram, attālināts darbs un dažkārt kopdarba telpas, jau īstenoti. Tomēr īstenoto projektu aptauju un novērtējumu rezultāti revīzijas laikā nebija pieejami (sk. 23.–27. punktu).

2. ieteikums. Iestādēm jānovērtē jauno darba metožu projekti

Iestādēm i) jānovērtē īstenoto jauno darba metožu projektu rezultāti un ii) tie jāintegrē stratēģiskajos apsvērumos par ēku stratēģiju izstrādi un cilvēkresursu politiku.

Īstenošanas mērķtermiņš: i) līdz 2019. gada beigām un ii) līdz 2020. gada beigām.

95

Uzņēmējvalstis ir nodrošinājušas iestādēm preferenciālus nosacījumus biroju telpu iegādei vai nomāšanai. Tās arī atbalsta iestāžu lielāko būvniecības projektu īstenošanu (sk. 31.–35. punktu).

96

Kopumā lēmumi par biroju telpu iegādi ir bijuši pienācīgi pamatoti (sk. 36.–37. punktu).

97

Revidēto lielo būvniecības projektu finansēšanai iestādes izmantoja sarežģītus mehānismus. Tādējādi iestādes neveic projektu finanšu aspektu tiešu kontroli. Neizmantoto apropriāciju no citām budžeta pozīcijām novirzīšana paredzamo maksājumu veikšanai ir ierasta būvniecības projektu finansēšanas prakse, tomēr tas ietekmē budžeta pārredzamību (sk. 38.–42. punktu).

3. ieteikums. Iestādēm jāpalielina būvniecības projektu finansēšanas mehānismu budžeta pārredzamība

Būvniecības projektu finansēšanā iestādēm jācenšas panākt lielāku budžeta pārredzamību un mazināt sarežģītību. Šajā nolūkā varētu, piemēram, budžeta procedūras laikā pienācīgi norādīt avansa maksājumus par ēku projektiem attiecīgajās budžeta pozīcijās.

Īstenošanas mērķtermiņš: projektiem, kas tiek sākti, pēc 2019. gada beigām.

98

Iestādes pārvalda savus lielākos būvniecības projektus dažādos veidos. Dažas deleģē būvniecības darbus valstij, bet citas pārvalda projektu iekšēji, izmantojot ārēju atbalstu. Lielāko daļu mūsu analizēto jaunāko būvniecības projektu ir ietekmējusi kavēšanās, ko galvenokārt izraisīja neparedzēti apstākļi, kuru dēļ projektā nācās veikt izmaiņas. Kavēšanos veicināja arī citi faktori, piemēram, Padomes ēkas “Europa” būvniecības projektā bija konstatēti trūkumi valsts iestāžu veiktajā darbības un administratīvo projektu pārvaldībā. Kad sāka īstenot KAD II projektu, Parlamentam trūka vajadzīgo iekšējo resursu un pieredzes šādu projektu pārvaldībā. Divos projektos kavējumi radīja papildu izmaksas (sk. 44.–54. punktu).

4. ieteikums. Iestādēm jāievieš atbilstīgas pārvaldības procedūras attiecībā uz lieliem būvniecības un renovācijas projektiem

Iestādēm jāievieš atbilstīgas pārvaldības procedūras lieliem būvniecības un renovācijas projektiem, pamatojoties uz risku novērtējumu, kas nodrošina pietiekamu projekta administratīvo un operatīvo pārraudzību un ar kavējumiem saistīto finanšu izmaksu samazināšanu līdz minimumam.

Īstenošanas mērķtermiņš: līdz 2019. gada beigām.

99

Iestādes uzrauga katru ēku portfeļa aspektu, piemēram, aprīkojuma apsaimniekošanu, telpu piešķiršanu, enerģijas patēriņu, finanšu, juridiskos un grāmatvedības aspektus, izmantojot dažādas IT sistēmas un instrumentus, tomēr tās neveic rādītāju sistemātisku uzraudzību, lai pārvaldības nolūkā novērtētu savu ēku portfeļa efektivitāti. Mēs konstatējām, ka ECB īsteno labu uzraudzības un ziņojumu sniegšanas praksi (sk. 56.–62. punktu).

100

Lai gan iestādes attiecībā uz savām ēkām Briselē un Luksemburgā ir pieņēmušas kopīgu Iestāžu mērījumu kodeksu, datu vākšana iestāžu salīdzināšanai ir apgrūtināta, jo katrai iestādei ir pieņemtas atšķirīgas sīkāk noteiktās telpu kategorijas. Atšķirības IT sistēmās, ko iestādes un divi Komisijas biroji (OIB un OIL) izmanto telpu apsaimniekošanai, arī ietekmē datu salīdzināmību. Budžeta lēmējiestādēm sniegtie gada ziņojumi par ēkām nedod iespēju veikt salīdzinājumu — galvenokārt tāpēc, ka iestādes izmanto dažādas telpu kategorijas (sk. 63.–69. punktu).

101

Mūsu aprēķinātie platības rādītāji liecina, ka iestāžu biroju telpu platības izmantošana ir salīdzināma (sk. 72.–79. punktu). Mēs konstatējām, ka nomas maksa, par kādu iestādes vienojušās, kopumā ir zemāka par tirgus likmi (sk. 80.–82. punktu). Tāpat mēs konstatējām, ka gada nomas maksa uz vienu personu ir būtiski atšķirīga katrai ēkai (sk. 83.–86. punktu). Divu nesen uzbūvēto galveno ēku kopējās izmaksas par vienu kvadrātmetru ir augstākas par standarta biroju ēku kvadrātmetra izmaksām (sk. 87.–89. punktu).

5. ieteikums. Iestādēm jāuzlabo datu konsekvence un ēku portfeļa uzraudzība

Iestādēm:

1. jāizstrādā rādītāji savu ēku portfeļa efektivitātes uzraudzībai iekšējās pārvaldības nolūkā un šajā saistībā jāizmanto IT instrumentu iespējas;
2. jāpieņem kopēja metodika telpu platības un izmaksu rādītāju aprēķināšanai un norādīšanai, kā arī sistemātiski jāapmainās ar šiem datiem iestāžu forumos;
3. jāvienojas par vienotu metodi datu norādīšanai gada ziņojumos, ko iesniedz budžeta lēmējiestādēm, lai nodrošinātu informācijas salīdzināmību.

Īstenošanas mērķtermiņš: līdz 2020. gada beigām.

Šo ziņojumu 2018. gada 5. decembra sēdē Luksemburgā pieņēma V apakšpalāta, kuru vada Revīzijas palātas loceklis Lazaros S. LAZAROU.

Akronīmi un saīsinājumi

CPQBF: Iestāžu komiteja budžeta un finanšu jautājumu sagatavošanai

EACEA: Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra

EĀDD: Ārējās darbības dienests

ECB: Eiropas Centrālā banka

EIB: Eiropas Investīciju banka

EPSO: Eiropas Personāla atlases birojs

ERP: Eiropas Revīzijas palāta

GISCO: Komisijas ģeogrāfiskās informācijas sistēma

LESD: Līgums par Eiropas Savienības darbību

MAPF: Daudzgadu politikas plāns

OIB: (Komisijas) Infrastruktūras un loģistikas birojs Briselē

OIL: (Komisijas) Infrastruktūras un loģistikas birojs Luksemburgā

OLAF: Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai

PVN: pievienotās vērtības nodoklis

VUM: Vienotais uzraudzības mehānisms

Terminu skaidrojums

DIN-277: Vācijas Standartizācijas institūta izstrādāti standarti. Tajos definēti standarta noteikumi ēku platības mērījumu un telpu klasifikācijas veikšanai.

Gada pārskats par ēkām: (saskaņā ar Finanšu regulas 203. panta 3. punktu) – sīki izstrādāts ziņojums par ēku politiku, ko iestādes katru gadu iesniedz budžeta lēmējiestādēm.

Ilgtermiņa noma (emphyteusis): tiesības lietot zemi vai ēku pret nomas maksu uz noteiktu laiku (saskaņā ar Beļģijas tiesību aktiem ne mazāk kā 27 gadus un ne vairāk kā 99 gadus). Īpašniekam faktiski nav pienākuma veikt ēkas remontu vai ēkas uzturēšanu. To var papildināt ar izpirkuma iespēju, kuras rezultātā tiek iegūtas pilnīgas īpašumtiesības.

Jaunas darba metodes (NWoW): jauna pieeja nolūkā pārveidot biroja darba vidi, ieviešot kopdarba telpas un elastīgāku darba kultūru.

Kopējā platība: grīdas kopējā platība (Brutto-Grundfläche), kā definēts DIN-277 standartā, Iestāžu mērījumu kodeksā, ko ES iestādes pieņēma 2009. gadā, un Komisijas Mērījumu kodeksā (abi balstās uz DIN-277). Tā ir ēku norobežojošo konstruktīvo elementu ārmala, ieskaitot pārsegumu, ko mēra grīdas līmenī.

Lietojuma tiesības (uzufrukts): tiesības lietot ēku. Lietotājam ir vairāk tiesību, nekā paredzēts nomas līgumā, bet tam ir arī vairāk pienākumu attiecībā uz remontdarbiem. Lielāko daļu nodokļu maksā lietotājs, nevis īpašnieks. Ēkas lietojuma maksa parasti ir zemāka par šīs pašas ēkas nomas maksu.

Nekustamā īpašuma nodoklis: nodoklis, ko piemēro nekustamajam īpašumam un ko maksā tiesību īpašnieks (piemēram, pilnīgu īpašumtiesību turētājs, lietotājs, ilgtermiņa nomnieks).

Neto platība: kopējā platība, ko faktiski izmanto ēkas lietotājs, izņemot visus konstruktīvos elementus.

Nomas maksas indeksācija: nomas maksas periodiska korekcija saskaņā ar izmaiņām cenu rādītājā (piemēram, inflācijas līmeni vai būvniecības cenu indeksu).

Pirkums, izmantojot atlikto maksājumu shēmu: ļauj Komisijai iegādāties ēku un izpirkt to vairāku gadu (parasti 27 gadu) laikā. Īpašuma tiesības Komisijai tiek nodotas pirkuma dienā.

Protokols par privilēģijām un imunitāti Eiropas Kopienās: Līgumu pielikums, kurā ES tiek piešķirtas noteiktas priekšrocības, tostarp atbrīvojumi no nodokļiem.

Reģistrācijas nodoklis: nodoklis, ko piemēro notariāli apstiprinātu līgumu reģistrēšanai īpašuma reģistrā. To iekasē no tiesību īpašnieka (piemēram, pilnīgu īpašumtiesību turētāja, lietotāja, ilgtermiņa nomnieka).

Renovācija: iekārtošanas darbi pabeigtajā ēkā, lai tā atbilstu iestāžu noteikumiem un vajadzībām.

Beigu piezīmes

¹ Parlaments, Padome, Komisija, Tiesa, ERP, EĀAD, komitejas (Reģionu komiteja un Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja).

² Šajā analīzē nav ietvertas ECB un EIB, jo šo iestāžu gada pārskatos nav iekļauta precīza informācija par ēkām paredzētajiem budžeta izdevumiem.

³ Kopējā neto platība virs zemes līmeņa; izņemot ECB.

⁴ Avots: “Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier” [Iestāžu izmaksu salīdzinājums nekustamā īpašuma jomā], CPQBF 2005. gada jūnijs. Ziņojumā nav ietverta ECB.

⁵ “Biroju telpas” ir biroji un speciālās telpas, piemēram, gaiteņi, lifti, tualetes, restorāni u. c.

⁶ Kopējā neto platība virs zemes līmeņa.

⁷ Pilnīgs ES iestāžu izmantoto ēku saraksts un plāns pieejams Komisijas tīmekļa vietnē: Oficiālais Eiropas Savienības iestāžu kontaktinformācijas katalogs (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Prezidija 2010. gada 24. marta lēmums “Eiropas Parlamentam vajadzīgais īpašums un vidēja termiņa nekustamā īpašuma politika“.

⁹ Atklātā uzklausīšana Eiropas Parlamenta Budžeta kontroles komitejā “ES ēku politikas izmaksu efektivitāte”, 2013. gada 18. novembris.

¹⁰ Komisijas paziņojums Eiropas Parlamentam, Padomei, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejai un Reģionu Komitejai par Komisijas dienestu izvietošanas politiku Briselē un Luksemburgā, COM(2007)501 galīgā redakcija, 5.9.2007.

¹¹ 2017. gada vadības ziņojums, 5. pielikums — ziņojums budžeta lēmējiestādei “Atjaunināts plāns ieguldījumiem ēkās 2017.–2022. gadā”.

¹² Daži principi tiek piemēroti, kaut arī tie nav norādīti dokumentos par iestāžu ēku stratēģiju.

¹³ Komisijas noliktava, kas atrodas Chaussée de Vilvorde, 140–142, Neder-Over-Heembeek (Briselē), kartē nav attēlota.

¹⁴ Pamatojoties uz kopējo neto platību virs zemes līmeņa.

¹⁵ Iestādes uzskata ilgtermiņa nomu ar izpirkuma iespēju (emphyteusis) par īpašumtiesībām, lai gan tās lielākoties vēl nav izmantojušas izpirkuma iespēju.

¹⁶ Avots: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, 2005. gada jūnijs, un ECB sniegtie dati.

¹⁷ Iestāžu infrastruktūras, loģistikas un iekšējo pakalpojumu darba grupa Briselē un “Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg” [Iestāžu darba grupa ar Luksemburgā esošo nekustamo īpašumu saistīto jautājumu koordinēšanai] Luksemburgā.

¹⁸ Piemēram, Briseles nomalē esošā iestāžu noliktava, ko kopīgi izmanto Komisija un Padome.

¹⁹ Piemēram, pēc tam, kad Komisija atstāja SDME ēku Briselē, Parlaments varēja vienoties par labāku ēkas cenu un apmierināt atlikušās telpu vajadzības. EĀDD pašlaik apspriežas par SCAN ēkām, kuras Komisijai arī vairs nav vajadzīgas. Parlaments pārņēma no Tiesas Luksemburgā esošās GEOS ēkas nomas līgumu un nodeva EIB savas iepriekšējās ēkas (President) nomas līgumu. Tiesa ir īslaicīgi iznomājusi liekās telpas EIB, Revīzijas palātai un ES iestāžu Tulkošanas centram.

²⁰ NWoW pieeja paredz īpašu instrumentu izstrādāšanu trijās galvenajās jomās: cilvēkresursi / organizācijas kultūra (tostarp uz darbības jomām pamatota pieeja, attālinātā darba politika un personāla novērtēšana), informācijas un komunikācijas tehnoloģijas (elektroniska, uzticama IT infrastruktūra) un darbavieta (klusas telpas, kopdarba telpas, biroja izvietojums u. c.).

²¹ Iespēja attiecīgā gadījumā mainīt regulāro darba laika posmu attālinātā darba veikšanai un darbam birojā.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach un Euroforum.

²⁴ Martens un KAD.

²⁵ Protokola (Nr. 7) par privilēģijām un imunitāti Eiropas Savienībā 3. pants (LESD).

²⁶ Atbrīvojums no nodokļa, to atceļot vai kompensējot.

²⁷ Valstij ir pirmpirkuma tiesības attiecībā uz šo ēku iegādi.

²⁸ Pamatojoties uz 2013. gada tehnisko izpēti, kurā tika konstatēts lielāks risks saistībā ar azbestu saturošiem materiāliem ēkā, nekā tika uzskatīts iepriekš.

²⁹ Grossmarkthalle apbūves gabals, Frankfurtes bijusī vairumtirdzniecības tirgus halle, kura ir iekļauta vēstures pieminekļu sarakstā, uzcelta 1928. gadā.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ Finanšu regulas piemērošanas noteikumi, 134. panta 1. punkts.

³⁴ Saskaņā ar Finanšu regulas piemērošanas noteikumu 121. pantu ēku līgumi attiecas uz zemes, esošo ēku vai cita nekustama īpašuma pirkumu, ilgtermiņa nomu, lietojumu, nomu vai nomas tiesību pirkšanu ar izpirkuma iespēju vai bez tās.

³⁵ Atkāpe saistībā ar ORBAN ēku bija papildus pamatota ar steidzamu vajadzību risināt biroja telpu prasības. Šāda nepieciešamība radās tāpēc, ka sarunas nevarēja pabeigt attiecībā uz sākotnēji izraudzīto ēku.

³⁶ Saskaņā ar 179. panta 3. punktu Finanšu regulā, kas piemērojama līdz 2012. gada beigām, un 203. panta 5. punktu Finanšu regulā, kas piemērojama, sākot ar 2013. gada janvāri.

³⁷ Finanšu regulas 203. panta 8. punkts. Šī regula neattiecas uz ECB.

³⁸ Sīki izstrādāts līgums tika parakstīts 2008. gada martā, un 235 miljoni EUR tika samaksāti līdz 2010. gada 31. decembrim.

³⁹ Iekšējās revīzijas ziņojums “Acquisition du Résidence Palace” [Ēkas “Résidence Palace” iegāde], 2011. gada 8. jūnijs.

⁴⁰ CJ4 (2001.–2008. g.) Tiesu pils renovācija un Tiesas ēku (Anneau, Galerija, A tornis, B tornis) ceturtā paplašināšana; CJ8 (2006.–2013. g.) piebūvju (Erasmus = A piebūve, Thomas More = B piebūve un C piebūve) renovācija un modernizācija; CJ9 (no 2013. gada un pašlaik) piektā paplašināšana — trešā torņa būvniecība.

⁴¹ Pilnīgs projekta īstenošanas grafiks pieejams Padomes tīmekļa vietnē (http://www.consilium.europa.eu/en/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² Līgumā bija paredzēta iespēja mierizlīguma procesā vienoties par projekta galīgo cenu, pamatojoties uz valsts iesniegtajiem apliecinošajiem dokumentiem, kurus izskatījusi un apstiprinājusi Padome. Tas ļāva Padomei vienoties par cenu, kura tika noteikta par galīgo cenu, un atbrīvoties no visām iepriekšējām, pašreizējām un turpmākajām saistībām.

⁴³ Lielākā daļa šo izmaiņu bija saistītas ar Eiropadomes jauno struktūru un jaunizveidoto priekšsēdētāja amatu ar īpašām pilnvarām pārstāvēt Savienību trešās valstīs, un abi šie apstākļi izriet no Lisabona līguma. Nozīmīgu kavēšanos izraisīja arī pārsūdzība, ko Pirmās instances tiesā iesniedza kāds pretendents, kurš bija izslēgts no iepirkuma procedūras, ievērojama grunts piesārņojuma konstatēšana, kā arī stingrākas drošības prasības.

⁴⁴ 2005. gada cenās, tikai būvniecības izmaksas.

⁴⁵ 2012. gada cenās tikai būvniecības jomā, izņemot samaksu arhitektiem, projektu izstrādes izmaksas, un pašreizējās KAD ēkas iespējamās modernizācijas izmaksas.

⁴⁶ Aplēse balstās uz jaunāko zināmo laika grafiku, kuru Komisija sniegusi attiecībā uz pārvākšanos no īrētajām ēkām un darbinieku pārcelšanu uz JMO II.

⁴⁷ Pamatojoties uz Komisijas 2013. gada aplēsi, kas tika sagatavota, kad tā parakstīja pamatlīgumu ar Luksemburgas iestādēm.

⁴⁸ Piemēram, “GPI 480” ziņojumā ir sniegta aktuālā informācija par visu ēku platību katram objektam sadalījumā pa biroja telpām/īpašām telpām/telpām.

⁴⁹ Definīcijas ir noteiktas “Mērījumu kodeksā, ko piemēro Komisijas ēkām Briselē”.

⁵⁰ Kaut arī ECB nav pieņēmusi šo kodeksu, tā piemēro tos pašus standartus.

⁵¹ Piemēram, Padome ietver mazās sanāksmju telpas zemākajā biroja telpu apakškategorijā, savukārt citas ES iestādes (Komisija, Parlaments, Tiesa) to nedara.

⁵² Padome, Tiesa, Komisija (OIL).

⁵³ Gada pārskats par ēkām saskaņā ar Finanšu regulas 203. panta 3. punktu (nav piemērojams ECB).

⁵⁴ Padomes, Komisijas un Tiesas gada ziņojumi par ēkām ir publiski pieejami dokumenti.

⁵⁵ Preses relīze saistībā ar Eiropas Savienības Padomes 2975. sanāksmi (Ekonomika un finanses (budžets)) Briselē 2009. gada 18. novembrī, 15. lpp. (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09–333_en.htm).

⁵⁶ “Konsolidēta informācija par ēkām, kuru Eiropas iestādes sniegušas 2011. gada budžeta projektā”, 2010. gada 20. maijs.

⁵⁷ Tostarp dati, ko snieguši ERP, EĀDD, komitejas un EIB.

⁵⁸ Komplekss “Tiesu pils”(Anneau, A tornis, B tornis, Galerija) un piebūves (Erasmus, Thomas More, C piebūve).

⁵⁹ ECB gadījumā starpību starp koeficientu, kurā ņemtas vērā iekārtotās darba vietas (12 m2 uz vienu personu), un koeficientu, kurā ņemtas vērā izmantotās darba vietas (16 m2 uz vienu personu), izskaidro 18 % iekārtoto darba vietu buferzonas platība 2016. gada nogalē.

⁶⁰ 2017. gada OIB gada pārvaldības plāns. OIB nav norādīts, vai mērķis ietver brīvās biroju telpas un buferzonas platību.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Avots: JLL biroju tirgus pārskats par 2016. gada ceturto ceturksni.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Padome nenomā nevienu biroju ēku.

⁶⁷ Ēkas, kurās ir vairāk nekā 20 % biroju telpu platības.

⁶⁸ Ieskaitot būvniecības un renovācijas darbu izmaksas un izņemot gruntsgabala cenu.

⁶⁹ Parlaments, Padome, Komisija, Tiesa un ECB.

⁷⁰ Buferzona ir telpa, kas atstāta rezervei, lai nodrošinātu zināmu elastību. To izmanto pārcelšanās, renovācijas, neparedzētos neliela darbinieku skaita pieauguma gadījumos u. c.

⁷¹ Revīzijas palāta 2014. gada jūlijā veica analīzi par iespējamajiem ietaupījumiem ES budžetā, ja Eiropas Parlaments centralizētu savu darbību Briselē (www.eca.europa.eu).

⁷² Kopējā platība visās ēkās vienas iestādes portfelī vai kopējā platība visām iestādēm, kopā ņemot.

⁷³ Avots: JLL biroju tirgus pārskats par 2015. gada 4. ceturksni, Luksemburga.

⁷⁴ Avots: JLL biroju tirgus pārskats par 2015. gada 4. ceturksni, Luksemburga.

⁷⁵ Līgumā noteiktā biroja telpu nomas maksa.

⁷⁶ Uzufrukts — tiesības lietot ēku. Lietotājam ir vairāk tiesību, nekā paredzēts nomas līgumā, bet tam ir arī vairāk pienākumu attiecībā uz remontdarbiem. Lielāko daļu nodokļu maksā lietotājs, nevis īpašnieks. Ēkas lietojuma maksa (lietošanas nodeva) parasti ir zemāka par šīs pašas ēkas nomas maksu.

⁷⁷ Ilgtermiņa noma (emphyteusis) — tiesības izmantot zemi vai ēku pret nomas maksu uz noteiktu laiku (saskaņā ar Beļģijas tiesību aktiem ne mazāk kā 27 gadus un ne vairāk kā 99 gadus). Īpašniekam faktiski nav pienākuma veikt ēkas remontu vai ēkas uzturēšanu. To var papildināt ar izpirkuma iespēju, kuras rezultātā tiek iegūtas pilnīgas īpašumtiesības.

⁷⁸ Praksē nomas līgumos par biroja telpas kvadrātmetru parasti tiek noteikta augstāka cena nekā, piemēram, par arhīvu un citu palīgtelpu kvadratūru. Autostāvvietas cena parasti tiek noteikta par vienu vienību.

⁷⁹ Parlaments, Padome, Komisija, Eiropas Savienības Tiesa un ECB.

Notikums	Datums
Revīzijas plāna pieņemšana / revīzijas sākums	6.6.2017.
Ziņojuma projekta oficiāla nosūtīšana revidētajām vienībām	19.7.2018.
Galīgā ziņojuma pieņemšana pēc pretrunu procedūras	5.12.2018.
Oficiālo atbilžu saņemšana visās valodās	Parlaments: 23.11.2018. Padome: 15.11.2018. Komisija: 30.11.2018. Tiesa: 18.12.2018 Centrālā banka: 27.11.2018.

Revīzijas darba grupa

ERP īpašajos ziņojumos tiek atspoguļoti rezultāti, kas iegūti, revidējot ES politikas jomas un programmas vai ar pārvaldību saistītus jautājumus konkrētās budžeta jomās. ERP atlasa un izstrādā šos revīzijas uzdevumus tā, lai tiem būtu pēc iespējas lielāka ietekme, konkrēti, tiek ņemts vērā risks, kādam pakļauta lietderība vai atbilstība, attiecīgo ienākumu vai izdevumu apjoms, paredzamie notikumi, kā arī politiskās un sabiedrības intereses.

Šo lietderības revīziju veica V revīzijas apakšpalāta, kuru vada ERP loceklis Lazaros S. Lazarou un kura revidē Savienības finansēšanu un pārvaldību. Revīziju vadīja ERP loceklis Jan Gregor, un viņam palīdzēja locekļa biroja vadītājs Werner Vlasselaer, locekļa biroja atašejs Bernard Moya, atbildīgais vadītājs Bertrand Albugues, darbuzdevuma vadītāja Jana Janečková, viņas priekštecis šā uzdevuma izpildē Luis Rosa un revidenti Cristina Jianu, Wiktor Szymczak un Andreas Duerrwanger.

No kreisās uz labo: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Kontaktinformācija

EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tālrunis: +352 4398-1
Uzziņām: eca.europa.eu/lv/Pages/ContactForm.aspx
Tīmekļa vietne: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Plašāka informācija par Eiropas Savienību ir pieejama portālā Europa (http://europa.eu).

Luksemburga: Eiropas Savienības Publikāciju birojs, 2018

PDF	ISBN 978-92-847-1626-5	ISSN 1977-5717	doi:10.2865/708886	QJ-AB-18-033-LV-N
HTML	ISBN 978-92-847-1607-4	ISSN 1977-5717	doi:10.2865/291082	QJ-AB-18-033-LV-Q

© Eiropas Savienība, 2018

Lai izmantotu vai reproducētu fotoattēlus vai citus materiālus, uz kuriem neattiecas Eiropas Savienības autortiesības, atļauja jālūdz tieši autortiesību īpašniekam.

 

KĀ SAZINĀTIES AR ES

Klātienē
Visā Eiropas Savienībā ir simtiem Europe Direct informācijas centru. Sev tuvākā centra adresi varat atrast tīmekļa lapā https://europa.eu/european-union/contact_lv

Pa tālruni vai e-pastu
Europe Direct ir dienests, kas atbild uz jūsu jautājumiem par Eiropas Savienību. Ar šo dienestu varat sazināties šādi:

• pa bezmaksas tālruni: 00 800 6 7 8 9 10 11 (daži operatori par šiem zvaniem var iekasēt maksu);
• pa šādu parasto tālruņa numuru: +32 22999696;
• pa e-pastu, izmantojot šo tīmekļa lapu: https://europa.eu/european-union/contact_lv

KĀ ATRAST INFORMĀCIJU PAR ES

Internetā
Informācija par Eiropas Savienību visās oficiālajās ES valodās ir pieejama portālā Europa: https://europa.eu/european-union/index_lv

ES publikācijas
ES bezmaksas un maksas publikācijas varat lejupielādēt vai pasūtīt šeit: https://op.europa.eu/lv/publications. Vairākus bezmaksas publikāciju eksemplārus varat saņemt, sazinoties ar Europe Direct vai vai tuvāko informācijas centru (sk. https://europa.eu/european-union/contact_lv).

ES tiesību akti un ar tiem saistītie dokumenti
Ar visu ES juridisko informāciju, arī kopš 1952. gada pieņemtajiem ES tiesību aktiem visās oficiālajās valodās, varat iepazīties vietnē EUR-Lex: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=lv

ES atklātie dati
ES atklāto datu portāls (http://data.europa.eu/euodp/lv) dod piekļuvi ES datu kopām. Datus var lejupielādēt un bez maksas izmantot kā komerciāliem, tā nekomerciāliem mērķiem.