Uredski smještaj institucija EU‑a – Neki su primjeri prakse upravljanja dobri, no postoje i različiti nedostatci

Sažetak

I

Institucije troše otprilike 11 % svojega proračuna na administrativne rashode za zgrade. Sastav portfelja zgrada razlikuje se i ovisi o djelokrugu i organizacijskoj strukturi svake institucije; međutim, znatan udio prostora koji se upotrebljava namijenjen je uredskom smještaju. Komisija ima najveći portfelj zgrada od kojih se više od 80 % upotrebljava kao uredski prostor.

II

Kako bi odgovorio na općenito pitanje: „Upravlja li se učinkovito potrošnjom EU‑a na uredski smještaj?”, Sud je ispitao institucije EU‑a s najvećim uredskim smještajem (Parlament, Vijeće, Komisija, Sud Europske unije i ESB) u pogledu sljedećega:

1. uspostavljaju li strategije upravljanja zgradama i surađuju li kako bi postigle uštedu troškova
2. dobivaju li uredski smještaj na učinkovit način
3. prate li svoj portfelj uredskog smještaja i izvješćuju li o njemu na odgovarajući način.

III

Sud je općenito zaključio da institucije učinkovito upravljaju svojom potrošnjom na uredski smještaj, no strategije upravljanja zgradama nisu uvijek formalizirane, a povezano planiranje nije optimalno; mehanizmi financiranja velikih građevinskih projekata obuhvaćeni analizom koju je Sud proveo često su bili složeni, što je u nekim slučajevima utjecalo na proračunsku transparentnost. U većini tih projekata zabilježena su kašnjenja, a u nekim slučajevima znatni dodatni troškovi. Praćenje portfelja zgrada većine institucija i izvješćivanje o njima nisu primjereni.

IV

Institucije surađuju i primjenjuju slična načela odlučivanja. Međutim, svoja glavna načela i ciljeve u upravljanju imovinom utvrdile su u različitim dokumentima. Neki su zastarjeli, a neki se provode bez formalnog odobrenja. Ne uzimaju u obzir različite scenarije u planiranju svojih zahtjeva u vezi s imovinom. U trenutku provođenja revizije institucije još nisu provele evaluaciju projekata koji se provode u okviru novog načina rada (NWoW).

V

Zemlje domaćini institucijama nude povlaštene uvjete kupnje ili najma uredskog smještaja i podupiru ih u njihovim velikim građevinskim projektima. Sud je zaključio da su odluke koje se odnose na uredski smještaj bile dobro utemeljene. Međutim, mehanizmi financiranja velikih građevinskih projekata obuhvaćenih analizom koju je Sud proveo često su bili složeni te je to utjecalo na proračunsku transparentnost. U većini tih projekata zabilježena su kašnjenja, što je u nekim slučajevima dovelo do dodatnih troškova.

VI

Većina institucija ne prati redovito pokazatelje povezane s učinkovitom uporabom i troškom zgrada za potrebe svojega internog upravljanja. Iako su se institucije sa zgradama u Bruxellesu i Luxembourgu složile u pogledu usklađivanja mjerenja površina, podatci nisu u cijelosti standardizirani i teško ih je usporediti. Izvješćivanje nadležnih proračunskih tijela o zgradama ne omogućuje usporedbu i analizu učinkovitosti.

VII

Analiza koju je Sud proveo pokazuje da se institucije koriste uredskim prostorom na usporediv način. Osim toga, Sud je zaključio da su najamnine koje su institucije dogovorile uglavnom niže od tržišnih razina. Daljnja analiza unajmljenih zgrada pokazuje da se godišnje najamnine po osobi znatno razlikuju od zgrade do zgrade. Troškovima izgradnje i kupnje odražava se vrsta pojedine zgrade o kojoj je riječ.

VIII

Sud na temelju opažanja u ovom izvješću preporučuje institucijama da:

1. ažuriraju i formaliziraju svoje strategije upravljanja zgradama i redovito ažuriraju dokumente koji se odnose na planiranje
2. provedu evaluaciju projekata u okviru novih načina rada
3. povećaju proračunsku transparentnost uporabe mehanizama financiranja za građevinske projekte
4. uspostave odgovarajuće postupke upravljanja za velike projekte izgradnje i projekte obnove, te
5. poboljšaju dosljednost podataka i praćenje portfelja zgrada.

Uvod

01

Potrošnja na zgrade predstavlja otprilike 11 % (1 milijardu eura) ukupnih administrativnih rashoda institucija Europske unije¹, kako je prikazano na slici 1. Taj postotak stabilan je tijekom posljednjih pet godina, iako se smanjio u odnosu na stanje prije deset godina. Otprilike dvije trećine potrošnje na zgrade odnosi se na trošak kupnje i najma zgrada, dok se ostatak uglavnom troši na održavanje, sigurnost i energiju. Na slici 2. pokazuje se da postoje razlike među institucijama. Tim se razlikama uglavnom odražavaju razlike u njihovim portfeljima zgrada.

02

Krajem 2016. navedene institucije zauzimale su ukupnu površinu zgrada od 2,5 milijuna četvornih metara (m²)³. To je 26 % više nego 2004., što je povećanje koje se objašnjava povećanjem od 22 % u istom razdoblju koje se odnosi na broj članova osoblja koji rade u institucijama⁴.

03

Institucije imaju različite potrebe u pogledu smještaja. Na primjer, većina smještaja Komisije namijenjena je uredima. Druge institucije, kao što su Parlament, Vijeće i Sud Europske unije, više upotrebljavaju druge vrste prostora, kao što su prostorije za sastanke, prostorije za okupljanje, sudnice i prostori za prijem. Uredski prostori⁵ predstavljaju otprilike 70 % ukupnih prostora⁶ i uglavnom se nalaze u Bruxellesu, nakon čega slijede Luxembourg, Strasbourg i Frankfurt. Na slici 3. prikazana je ukupna neto površina koju zauzimaju institucije i udio uredskih prostora.

04

Sjedišta institucija ovise o političkim odlukama. Najnoviji politički sporazum o lokaciji sjedišta institucija sklopljen je 1992. na sastanku Europskog vijeća u Edinburghu.

Opseg revizije i revizijski pristup

Opseg revizije

05

Kako bi odgovorio na općenito pitanje: „Upravlja li se učinkovito potrošnjom EU‑a na uredski smještaj?”, Sud je ispitao institucije EU‑a u pogledu sljedećega:

• uspostavljaju li strategije upravljanja zgradama i surađuju li kako bi postigle uštedu troškova
• dobivaju li uredski smještaj na učinkovit način
• prate li svoj portfelj uredskog smještaja i izvješćuju li o njemu na odgovarajući način.

06

Revizija je bila usmjerena na pet institucija s najvećim uredskim smještajem (Parlament, Vijeće, Komisija, Sud Europske unije i ESB) i njome je obuhvaćen uredski smještaj tih institucija u Bruxellesu, Luxembourgu i Frankfurtu⁷. Kad je to bilo moguće, revizija je usporedila podatke i postupke upravljanja tih institucija s onima Europskog gospodarskog i socijalnog odbora, Europskim odborom regija, Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD), Europskog revizorskog suda i Europske investicijske banke (EIB).

07

Sud analizom nije obuhvatio zgrade koje se upotrebljavaju za druge svrhe (npr. konferencijski centri, tehnička postrojenja itd.) ili zgrade s manje od 20 % uredskog prostora. Revizija je uglavnom bila usmjerena na trošak dobivanja uredskog smještaja. Nije obuhvatila održavanje, čišćenje, sigurnost niti druge operativne troškove povezane sa zgradama.

Revizijski pristup

08

Sud je reviziju provodio od rujna 2017. do lipnja 2018., a svoja opažanja temeljio je na sljedećim izvorima dokaza:

• strategijama upravljanja zgradama i izvješćima institucija nadležnim proračunskim tijelima
• upitnicima i posjetima institucijama
• upitnicima i posjetima drugim međunarodnim organizacijama
• po potrebi, unutarnjoj reviziji
• tehničkim izvješćima ili izvješćima o mjerenju, povezanima sa zgradama;
• računovodstvenim, financijskim i ugovornim informacijama o zgradama
• posjetima međuinstitucijskim tijelima i tijelima zemalja domaćina.

Opažanja

Institucije primjenjuju zajednička načela i opsežno surađuju

09

Sud je ispitao utvrđuju li institucije EU‑a strategiju koja uključuje načela i ciljeve njihova upravljanja imovinom. Ispitano je jesu li te strategije dopunjene kratkoročnim i srednjoročnim planiranjem temeljenim na redovitoj procjeni potreba. Sud je ispitao uključuju li relevantni strateški dokumenti i/ili planski dokumenti planiranje scenarija. Također je provedena analiza načina na koji institucije na istoj lokaciji surađuju u pogledu pronalaženja mogućnosti za uštedu troškova (na primjer, udruživanjem stručnih znanja ili kupnjom energije). Sud je usto ispitao način na koji institucije primjenjuju pristup novih načina rada.

Institucije utvrđuju svoje strategije upravljanja zgradama, no neke od njih zastarjele su i ne uključuju planiranje scenarija

10

Institucije u raznim dokumentima utvrđuju svoja načela i ciljeve u pogledu upravljanja imovinom. Neki su zastarjeli, a neki se provode bez formalnog odobrenja (vidi sliku 4.).

11

Komisija je naglasila glavna načela svoje strategije upravljanja zgradama u Komunikaciji iz 2007. Iako je plan bio dodatno razjasniti određene aspekte strategije upravljanja zgradama s pomoću studija (učinak metode nabave u pogledu zgrada, ispravna ravnoteža između kupnje i najma, učinak novih metoda rada na kvalitetu života na radnom mjestu i moguće uštede), one nisu provedene. Osim toga, određeni važni aspekti uključeni u Komunikaciju iz 2007. promijenili su se tijekom vremena. Na primjer, plaćanje s odgodom i ugovori o emfiteuzi više nisu preferirane metode financiranja kupnje zgrada i Komisija je nedavno u svoje višegodišnje planiranje uključila izvršne agencije. Iako Komisija smatra da su glavna načela i smjernice Komunikacije i dalje važeće, ona nije ažurirala strategiju upravljanja zgradama i nije ju konsolidirala u jedan revidirani dokument s najnovijim promjenama.

12

Uredi Komisije za infrastrukturu i logistiku u Bruxellesu (OIB) i Luxembourgu (OIL) temelje svoj alat za srednjoročno planiranje, višegodišnji politički okvir (MAPF), na strategiji Komisije za upravljanje zgradama. U okviru MAPF‑a utvrđuju se glavni prioriteti i projekti svakog Ureda za sljedećih deset godina te se pruža pregled koji uključuje godišnja ažuriranja potreba Komisije za uredskim prostorom. Temelji se na promjenama broja članova osoblja i dostupnoj zalihi uredskoga prostora, uzimajući u obzir istek i produljenje najmova te radove obnove /adaptacije. Smatramo da je MAPF koristan alat koji je dobro prilagođen institucijama s većim portfeljem zgrada.

13

Nisu otkriveni dokazi za to da su institucije razmotrile različite scenarije u planiranju zahtjeva u vezi s imovinom povezanih s, na primjer, proračunskim ograničenjima, promjenama broja članova osoblja ili posljedicama političkih odluka, kao što su proširenje ili promjene uloge i djelokruga institucije.

Institucije primjenjuju zajednička načela odlučivanja

14

Institucije koje djeluju na istoj lokaciji nemaju zajedničku strategiju upravljanja zgradama, ali ipak primjenjuju slična načela odlučivanja¹².

Usklađivanje s djelokrugom i organizacijskom strukturom

15

Institucije usklađuju strategije upravljanja zgradama sa svojim djelokrugom i organizacijskom strukturom. Strategije odražavaju njihove potrebe za posebnim prostorima, kao što su velike prostorije za konferencije, sudnice ili prostorije za okupljanje. U nekim slučajevima institucije mijenjaju strategije upravljanja zgradama kao odgovor na promjenu njihova djelokruga. Na primjer, ESB je u početku planirao sve članove osoblja smjestiti u jednu zgradu, no zbog nepredviđenih okolnosti bio je prisiljen promijeniti taj pristup (vidi okvir 1. u nastavku).

Koncentracija

16

Institucije se nastoje smjestiti u manji broj većih zgrada koje se nalaze na jednom ili više područja, po mogućnosti blizu drugih institucija. Ta preferencija opravdava se ekonomijom razmjera, sigurnosnim razlozima, boljim radnim uvjetima, povećanom produktivnošću (npr. smanjenje vremena putovanja između zgrada) i slikom u javnosti. Broj zgrada prikladnih za kupnju ili najam automatski se smanjuje primjenom tog načela. Na slikama 5. i 6. prikazana je zemljopisna raspodjela zgrada institucija na glavnim lokacijama, u Bruxellesu i Luxembourgu.

17

Jedno od glavnih načela strategije Komisije za upravljanje zgradama jest racionalizacija portfelja imovine koncentracijom u manjem broju većih zgrada. Dvije trećine zgrada Komisije u Bruxellesu 2007. bilo je manje od 15 000 m², a samo osam od njih 61 (13 %) bilo je veće od 20 000 m². Deset godina kasnije, 22 zgrade od njih 52 uključene u analizu koju je proveo Sud (42 %) premašuju 20 000 m². Iako brojke nisu u cijelosti usporedive jer je analiza koju je Sud proveo uključivala samo zgrade koje se uglavnom upotrebljavaju kao uredske zgrade, one pokazuju da je Komisija primjenjivala načelo manjega broja većih zgrada.

Vlasništvo prije najma

18

Sve ispitane institucije preferiraju vlasništvo nad najmom. Na slici 7. u nastavku prikazuje se usporedba ukupne površine koja je u vlasništvu (uredski prostor i prostor koji nije uredski) i ukupne površine koja se unajmljuje¹⁴. Iako se najmom omogućuje fleksibilno upravljanje zgradom, vlasništvo omogućuje brojne prednosti za institucije:

• smanjenje dugoročnih troškova (dodana vrijednost ako se obnovi, veća vrijednost zgrade ako se proda)
• povlaštene uvjete koje pruža zemlja domaćin, kao što je mogućnost kupnje ili besplatna uporaba zemljišta
• stabilnost troškova (zaštita od povećanja najamnine) i bolje srednjoročno planiranje proračuna
• sloboda uporabe i poboljšanja imovine bez ograničenja vlasnika.

19

Sveukupno, institucije uključene u analizu koju je proveo Sud posjeduju¹⁵ otprilike 70 % površine koju zauzimaju, u usporedbi s otprilike 60 % 2004.¹⁶ Udio će se povećati u bliskoj budućnosti nakon završetka velikih građevinskih projekata, kao što je proširenje zgrade Parlamenta KAD, trećeg uredskog tornja Suda Europske unije i kompleksa Komisije JMO II.

Međuinstitucijska suradnja opsežna je

20

U brojnim međuinstitucijskim radnim skupinama¹⁷ institucije raspravljaju o strateškim pitanjima koja se odnose na imovinu. Na tim sastancima institucije se međusobno obavješćuju o nadolazećim projektima povezanima s imovinom kako bi izbjegle natjecanje na istom tržištu. Također razmjenjuju informacije o slobodnom prostoru u svojim zgradama. Time se institucijama omogućuje da dijele zgrade ili ih daju u podnajam¹⁸ ili da preuzmu smještaj koji druga institucija više ne treba¹⁹. Također raspravljaju o drugim pitanjima koja se odnose na zgrade, kao što su pitanja povezana s okolišem i energijom.

21

Jedno od glavnih postignuća tih radnih skupina njihova je bliska suradnja u javnim nadmetanjima. Institucije utvrđuju međuinstitucijske natječajne postupke za nabavu, primjerice, usluga preseljenja, opskrbu namještajem, nabavu uredske opreme i pomagala, osiguranja i stručnosti u pogledu imovine. Takva nabava povećava utjecaj institucija na pružatelje usluga i dobavljače te dovodi do ekonomije razmjera. Međutim, istodobno povećava kriterije prihvatljivosti za ponuditelje, što može odvratiti MSP‑ove od sudjelovanja u pozivima za podnošenje ponuda.

22

Institucije autonomno upravljaju svojim portfeljima zgrada i pokazuju ograničen interes za uvođenje međuinstitucijske agencije za nekretnine. Smatraju da specijalizirani timovi za upravljanje zgradama koji se nalaze blizu donositelja odluka u svakoj instituciji mogu bolje zadovoljiti njihove specifične potrebe.

Institucije se u određenoj mjeri odlučuju na nove načine rada, ali još nisu provele procjenu isplativosti projekata koji se provode u okviru novoga načina rada

23

Pristupom u okviru novih načina rada nastoji se preobraziti uredsko okruženje uvođenjem kolaborativnih radnih prostora u kombinaciji s fleksibilnijom radnom kulturom²⁰. Novi načini rada ne znače nužno smanjeni uredski prostor, nego transformirano uredsko okruženje i radnu kulturu u suradnji s rukovodstvom i osobljem te uz njihov angažman.

24

Institucije EU‑a uvele su nove načine rada preko brojnih inicijativa i događaja. Na primjer, institucije su uvele povremeni i strukturirani rad na daljinu²¹. U Vijeću i Odborima uvođenje strukturiranog rada na daljinu dovelo je do gušće uporabe uredskog prostora zbog uvođenja dijeljenih ureda za radnike na daljinu.

25

Komisija je u trima zgradama²² u Bruxellesu uvela podijeljene i kolaborativne prostore kako bi optimizirala uporabu dostupne površine. Prema podatcima Komisije to je dovelo do prosječnoga povećanja zauzetosti od 46 % u tim zgradama. Rezultati ankete o zadovoljstvu osoblja koje radi u kolaborativnom okruženju u tim trima zgradama još nisu bili dostupni u trenutku provođenja revizije. Komisija u Luxembourgu upotrebljava kolaborativne radne prostore za otprilike 200 članova osoblja u dvjema zgradama²³.

26

Parlament je naručio studije izvedivosti u cilju stvaranja kolaborativnih prostora u dva nova građevinska projekta²⁴. Iako je projekt u svojem izvornom obliku kasnije odbačen, Parlament provodi neke od njegovih elemenata u tim dvjema zgradama na temelju dijaloga s dotičnim službama.

27

Novi načini rada podrazumijevaju dodatne troškove ulaganja i uglavnom se primjenjuju kao dio obnove ili novih građevinskih projekata. Institucije još nisu u cijelosti procijenile gospodarske i druge koristi kolaborativnih radnih prostora koji se rabe, kao što je povećanje produktivnosti.

Odluke u vezi s uredskim smještajem dobro su utemeljene, ali mehanizmi financiranja građevinskih projekata često su složeni, što utječe na proračunsku transparentnost

28

Sud je ispitao način na koji institucije pristupaju zemljama domaćinima kako bi dobile najbolje uvjete prilikom odabira zgrada.

29

Analizirano je temelje li se odluke o novim građevinskim projektima na kriterijima dobrog financijskog upravljanja.

30

Također je istraženo uzimaju li se u obzir mehanizmima financiranja koje su odabrale institucije mogućnosti dostupne u skladu s Financijskom uredbom, jesu li transparentni i promiču li odgovornost.

Zemlje domaćini uglavnom pružaju potporu i povlaštene uvjete institucijama

31

Većina zgrada u portfeljima institucija nalazi se u Bruxellesu i Luxembourgu, dok se ESB nalazi u Frankfurtu. U skladu s Ugovorima EU‑a²⁵ zemlje domaćini oslobađaju institucije od izravnih poreza na prihode, nekretnine i drugu imovinu te od neizravnih poreza²⁶. Neke zemlje domaćini pružaju institucijama i druge prednosti, ovisno o mogućnostima i ishodu pregovora.

32

Sljedeća dva slučaja najnoviji su primjeri povlaštenih uvjeta koje su pružila belgijska nadležna tijela. Za zgradu Europa belgijska nadležna tijela ponudila su Vijeću zemljište i postojeću zgradu za simboličan 1 euro i besplatno su upravljale projektom izgradnje. Za građevinsko zemljište na adresi Rue de la Loi Komisija je dobila pravo na gotovo udvostručenje građevinskoga kapaciteta. Komisija procjenjuje da bi se izgradnjom do maksimalnih kapaciteta ovdje uštedjelo do 130 milijuna eura za ulaganje u zemljište drugdje na tome području.

33

Institucije u Luxembourgu također uživaju povlaštene uvjete i državnu potporu u vezi sa svojim građevinskim projektima. Na primjer, luksemburška nadležna tijela ponudila su Parlamentu i Sudu Europske unije zemljište za njihove građevinske komplekse za simboličan 1 euro ²⁷, a obje institucije unajmljuju neke od svojih zgrada od države za povoljniji iznos. Razina uključenosti nacionalnog nadležnog tijela u građevinske projekte institucija razlikuje se; riječ je o pružanju tehničke pomoći Parlamentu za izgradnju novoga kompleksa KAD II, ali i preuzimanju potpune odgovornosti za upravljanje građevinskim projektima Suda Europske unije.

34

Komisija se složila s luksemburškom vladom u pogledu zamjene svoje glavne zgrade u Luxembourgu (zgrada Jean‑Monnet – JMO). U prosincu 2015., nakon odluke Komisije da napusti zgradu JMO²⁸, postigli su politički sporazum o podjeli troškova privremenog zamjenskog smještaja. U zamjenskoj zgradi (JMO II) smjestit će se većina članova lokalnog osoblja Komisije i uklonit će se potreba za većinom zgrada koje Komisija unajmljuje.

35

ESB je 1998. sklopio sporazum s vladom Savezne Republike Njemačke u kojem se utvrđuju odgovarajuće uloge i odgovornosti. Nacionalna nadležna tijela nisu ponudila ESB‑u povlaštene uvjete za njegove građevinske projekte. ESB je kupio zemljište ²⁹ za izgradnju svojeg sjedišta od grada Frankfurta po standardnim tržišnim uvjetima. Međutim, grad Frankfurt u okviru kupnje predano pruža doprinos podmirivanju troškova koji proizlaze, među ostalim, iz onečišćenja tla prouzročenoga prethodnom uporabom te lokacije.

U cjelini su odluke o dobivanju uredskog smještaja bile ispravne

36

Sud je analizirao 12 nedavno kupljenih i unajmljenih uredskih zgrada i građevinske projekte koji su u tijeku, a koje provode Parlament³⁰ i Komisija³¹, institucije s najvećim portfeljom zgrada, kako bi procijenio jesu li se odluke temeljile na:

• procjeni višegodišnjih potreba za smještajem
• poštovanju proračunskih ograničenja
• usklađenosti s tehničkim specifikacijama
• tržišnim izgledima
• analizi isplativosti
• razmatranju troškova povezanih s cijelim životnim ciklusom zgrada u smislu početne adaptacije, održavanja, tekućih troškova i obnove
• usporedbi mogućnosti financiranja.

37

Utvrđeno je nekoliko iznimaka³²:

1. u skladu s pravilima za primjenu Financijske uredbe³³, građevinski ugovori³⁴ mogu se sklopiti postupkom pregovaranja nakon istraživanja lokalnog tržišta. Komisija u načelu primjenjuje takozvanu „metodu Kallas“ koja uključuje prethodno objavljivanje obavijesti o izgradnji. Međutim, ta metoda nije primijenjena u dvama slučajevima obuhvaćenima uzorkom koji je sastavio Sud: u slučaju zgrade ORBAN u Bruxellesu i Drosbacha – krila D u Luxembourgu. U oba je slučaja odstupanje bilo opravdano činjenicom da je Komisija već zauzimala susjedne zgrade³⁵. Komisija planira revidirati navedenu metodu.
2. Komisija u svojim bilješkama koje podnosi nadležnom proračunskom tijelu³⁶ uključuje analizu isplativosti novih projekata. U dokumentaciji projekta za JMO II Sud nije pronašao dokaze o takvoj analizi. Projekt će pretfinancirati luksemburška vlada, a Komisija ima mogućnost kupnje zgrade kada se dovrši. Nema naznaka za to da je Komisija analizirala bilo koje druge mogućnosti financiranja.

Mehanizmi financiranja velikih građevinskih projekata često su složeni, što utječe na proračunsku transparentnost

38

Od 2013. postoji mogućnost financiranja kupnje ili izgradnje zgrade s pomoću komercijalnog zajma u skladu s Financijskom uredbom³⁷. Većina građevinskih projekata koji su u tijeku ili su nedavno završeni započeli su prije toga datuma. Institucije su za financiranje tih projekata (vidi ispitane projekte u odlomcima 43. - 50.), često primjenjivale složene metode financiranja koje su uključivale državne ili financijske posrednike (vidi primjer u okviru 2). Stoga nemaju izravnu kontrolu nad financijskim aspektima predmetnih projekata.

39

Parlament je dobio bankovne zajmove za proširenje zgrade Konrad Adenauer (KAD II) putem složene strukture financiranja koja uključuje posredničko društvo (u vlasništvu komercijalne banke) koje je preuzelo financiranje projekta. Društvo je sklopilo dva ugovora o financiranju, jedan s EIB‑om i drugi s komercijalnom bankom, a svakim od njih obuhvaćeno je 50 % financiranja predmetnoga projekta.

40

Parlament i Sud Europske unije pretfinancirali su građevinske projekte neiskorištenim sredstvima iz drugih proračunskih linija:

• između 2012. i 2016. Parlament je prenio 260 milijuna eura iz različitih proračunskih linija za financiranje projekta KAD II. Od dobivene kreditne linije u iznosu od 474 milijuna eura Parlament je upotrijebio 16 milijuna eura. Parlament je procijenio da je time uštedio troškove kamata u iznosu od 85 milijuna eura.
• Sud Europske unije u skladu s istim mehanizmom od 2007. plaća predujmove za svoje građevinske projekte koji dosežu iznos od 89 milijuna eura. Prema podatcima Suda Europske unije time je znatno smanjen proračunski učinak plaćanja najma s pravom kupnje do 2026. zbog procijenjenih ušteda na troškovima financiranja u iznosu većem od 24 milijuna eura tijekom čitavoga razdoblja.

41

Vijeće je belgijskim nadležnim tijelima platilo predujam za projekt zgrade Europa, čiji je iznos dosegnuo 294 milijuna eura zahvaljujući neiskorištenim odobrenim sredstvima prenesenima iz drugih proračunskih linija. Predujmovima koje je Vijeće platilo ostvarene su kamate u vrijednosti od 10,3 milijuna eura (neto vrijednost). Predujmovi plaćeni tijekom prve tri godine nisu popraćeni napretkom u radovima, stoga je u praksi Vijeće pretfinanciralo projekt (vidi okvir 3. u nastavku).

42

Iako su neke institucije (Parlament, Vijeće) redovito plaćale znatne iznose predujmova za svoje građevinske projekte, iznos predujmova nisu planirale u odgovarajućim proračunskim linijama proračuna EU‑a. Ta praksa uglavnom dovodi do visoke razine proračunskih prijenosa na kraju godine, što utječe na transparentnost proračunskog postupka. Tim pragmatičnim pristupom omogućuje se stabilan razvoj proračuna ukupnih administrativnih rashoda tijekom vremena. Međutim, Sud smatra da se takvom praksom ne štede financijska sredstva za porezne obveznike, kako to ističu predmetne institucije EU‑a.

Veliki građevinski projekti pogođeni su kašnjenjima te, u nekim slučajevima, znatnim prekoračenjima troškova

43

Sud je analizirao provedbu četiriju velikih građevinskih projekata koje provode Parlament, Vijeće, Komisija i Sud Europske unije.

Projekt Suda Europske unije: unutar proračuna i na vrijeme

44

Sud Europske unije je tijekom posljednjih nekoliko godina proveo tri velika građevinska projekta⁴⁰ u bliskoj suradnji s luksemburškim nadležnim tijelima. Nacionalna nadležna tijela besplatno su provela radove. Upravljala su natječajima, osiguravala da se studije i radovi ispravno provode i bila su odgovorna za kontrolu kvalitete i dobivanje zakonom propisanih certifikata. Pružala su svoje znanje o tržištu, tehničku stručnost i stručnost u upravljanju građevinskim projektima i nadzoru nad njima. Osim toga, Sud Europske unije nije djelovao kao ulagatelj, zbog čega je samo mali dio osoblja trebao pratiti projekt. Projekti su dovršeni na vrijeme i bez dodatnih troškova. U trenutku u kojem je Sud provodio reviziju, građevinski projekt koji je u tijeku za treći toranj (projekt CJ9) bio je unutar procijenjenog proračuna i na vrijeme.

Projekt Vijeća za zgradu Europa: unutar proračuna, ali uz kašnjenje

45

Vijeće je 2005.⁴¹ belgijskim nadležnim tijelima povjerilo upravljanje obnovom Bloka A zgrade „Residence Palace”. Zgrada je trebala služiti za sastanke Europskog vijeća i Vijeća Europske unije.

46

Završna dogovorena cijena⁴² nije znatno premašila izvorni proračun: 246 milijuna eura u usporedbi s 240 milijuna eura u izvornom proračunu, a obje cijene temelje se na vrijednostima iz 2004. Međutim, izgradnja je završila s tri godine zakašnjenja. Kašnjenja su uzrokovana promjenama projekta zbog nepredviđenih okolnosti⁴³. Brojni nedostaci u upravljanju projektom pridonijeli su kašnjenju:

• Nadležna nacionalna tijela nisu na odgovarajući način upravljala zahtjevima za promjene niti su izvođače platila na vrijeme;
• konzultantska poduzeća koja su angažirala nadležna nacionalna tijela imala su ograničenu ovlast u pogledu prijenosa složenih funkcionalnih zahtjeva i zahtjeva u pogledu kvalitete Vijeća u specifikacije natječaja. To je naštetilo projektu za vrijeme njegova trajanja i dovelo do većine zahtjeva za promjenom;
• postizanje dogovora o konačnoj cijeni bilo je složeno jer nadležna nacionalna tijela čak šest mjeseci nakon završetka nisu mogla dostaviti cjelokupan popis računa.

47

Vijeće je djelomično ublažilo učinak proširenjem svojeg projektnog tima i pojačanjem postupaka upravljanja projektom i unutarnjih kontrola.

Projekt Parlamenta za zgradu KAD II: znatna kašnjenja koja uzrokuju dodatne troškove

48

Prvotno je završetak radova na zgradi KAD II trebao biti ostvaren 2013. Trenutačna procjena je sljedeća: Istočno gradilište – kraj 2019., zapadno gradilište – 2022. Glavna objašnjenja za to kašnjenje odnose se na ograničeno iskustvo Parlamenta kao ulagatelja na početku projekta i neuspješan prvi poziv na podnošenje ponuda za građevinske radove. S utvrđivanjem financijske strukture i financijskog modela kasnilo se tri mjeseca zbog neuspješnoga prvog poziva.

49

Prvotni procijenjeni proračun u iznosu od 317,5 milijuna eura revidiran je 2009. na 363 milijuna eura.⁴⁴ Kako bi zajamčio uspjeh natječaja, uz poštovanje dodijeljenih proračunskih sredstava, Parlament je smanjio veličinu projekta, izmijenio tehničke specifikacije i omogućio veću konkurentnost u postupku javne nabave povećavajući broj grupa. Budući da projekt još nije dovršen, konačna cijena nije poznata. Parlament namjerava održati troškove unutar granica postojećega proračuna od 432 milijuna eura⁴⁵. Uzimajući u obzir povećanje cjenovnog indeksa od 8 % za građevinske radove između 2012. i 2017., troškovi izgradnje mogli bi se dodatno povećati.

50

Parlament zbog kašnjenja mora unajmiti druge zgrade u Luxembourgu na dulje razdoblje nego što je to početno planirano. Taj dodatni trošak unajmljivanja iznosi 14,4 milijuna eura na godinu, odnosno 86 milijuna eura tijekom razdoblja od šest godina. U računovodstvenom smislu ozbiljnije posljedice od toga dodatnog troška najma ima kašnjenje s početkom amortizacije ulaganja u novu izgradnju (17,3 milijuna eura na godinu). Porezni obveznici EU‑a ipak i dalje plaćaju dodatan trošak najma uz plaćanje izgradnje nove zgrade.

Projekt Komisije za zgradu JMO II: kašnjenja i dodatni troškovi

51

Zbog dugih pregovora s luksemburškom vladom kasnilo se s početkom velikog građevinskog projekta Komisije u Luxembourgu koji se odnosi na zgradu JMO II. Trebalo je 15 godina da se postigne početni dogovor 2009.

52

Komisija i luksemburška nadležna tijela planirala su dovršetak zgrade u dvije faze, od kojih bi prva bila sredinom 2016., a druga krajem 2019. Kronologija dovršetka zgrade revidirana je nekoliko puta prije početka građevinskih radova. U posljednjoj poznatoj kronologiji za projekt zgrade JMO II datum dovršetka prve faze utvrđen je za veljaču 2023., a druge faze za veljaču 2024.

53

Kašnjenja s početkom građevinskog projekta uglavnom su uzrokovana nesigurnostima u pogledu arhitektonskog natječaja, administrativnim pitanjima u postupku podnošenja ponuda za zemljane radove i dodatnim sigurnosnim mjerama koje je trebalo uključiti u projekt. Još nije razjašnjeno kako će se troškovi tih kašnjenja dijeliti s luksemburškim nadležnim tijelima. Osim toga, Komisija je 2015. morala evakuirati svoju glavnu zgradu u Luxembourgu, zgradu JMO, što je bila mjera predostrožnosti kako bi se izbjeglo izlaganje njezina osoblja bilo kakvoj potencijalnoj opasnosti uzrokovanoj prisutnošću azbesta. Komisija je stoga unajmila dodatne uredske prostore u nekoliko zgrada kako bi u njih premjestila svoje osoblje.

54

Uzimajući u obzir početni sporazum i najnoviji obznanjeni raspored, Sud procjenjuje da će Komisija snositi troškove najma u vrijednosti od 248 milijuna eura⁴⁶ zbog kašnjenja s početkom projekta izgradnje i potrebe za najmom dodatnih uredskih prostora zbog evakuacije zgrade JMO. To kašnjenje, međutim, dovodi do kašnjenja s početkom plaćanja najma za zgradu JMO II. Komisija procjenjuje da nepodmirena plaćanja najma tijekom toga razdoblja kašnjenja iznose 176,2 milijuna eura⁴⁷.

Praćenje i izvješćivanje nisu dovoljni

55

Sud je ispitao kako institucije EU‑a prate različite aspekte postojećeg portfelja zgrada (npr. upravljanje prostorom i objektima, ugovorni uvjeti, usklađenost s tehničkim specifikacijama), uključujući pokazatelje povezane s učinkovitom uporabom i troškom zgrada. Na taj bi način stekli pregled portfelja kako bi mogli utvrditi moguća područja za poboljšanje. Sud je ispitao jesu li institucije poboljšale standardizaciju mjerenja površine i njezinu kategorizaciju te je li bilo moguće usporediti učinkovitost uporabom interno dostupnih podataka koji se podnose nadležnim proračunskim tijelima.

Institucije prate različite aspekte, ali ne i pokazatelje povezane s učinkovitom uporabom i troškom zgrada

56

Institucije upotrebljavaju niz različitih IT sustava i alata za upravljanje i praćenje svojih portfelja zgrada. Svaki aspekt portfelja zgrada, kao što su upravljanje objektima, raspodjela prostora, potrošnja energije, financijski, pravni i računovodstveni aspekti, prati se IT sustavima ili ručno s pomoću proračunskih tablica.

57

Komisija u Luxembourgu upotrebljava izvješća o raspodjeli prostora kako bi na dosljedan način upravljala pravima raspodjele prostora utvrđenima u „Priručniku o uvjetima smještaja”. Komisija u Bruxellesu od 2015. razvija svoj integrirani softver za upravljanje nekretninama kojim bi se naposljetku omogućila jedna točka pristupa svim informacijama koje se odnose na portfelj zgrada Komisije. Međutim, u okviru sustava koji se trenutačno upotrebljava ne sastavljaju se izvješća za praćenje je li prostor raspodijeljen političkim odjelima (glavne uprave) u skladu s uvjetima utvrđenima u Priručniku o uvjetima smještaja.

58

U okviru sustava Parlamenta za upravljanje uredskim prostorom i planiranje potreba smještaja mogu se sastaviti različita izvješća⁴⁸. Međutim, Sud nije pronašao dokaze o tome da Parlament redovito upotrebljava ta izvješća za praćenje svojeg uredskog prostora. Parlament do 2026. planira razviti sustav kojim bi se omogućilo elektroničko pohranjivanje svih informacija koje se odnose na zgrade.

59

Većina institucija ne prati redovito pokazatelje za procjenu učinkovitosti svojeg portfelja zgrada u svrhu upravljanja.

60

Komisija u Bruxellesu upotrebljava samo jedan pokazatelj povezan s učinkovitošću uredskog smještaja u svojem portfelju zgrada: neto površinu ureda dodijeljenu prema radnoj stanici. Izvješćuje o prosjeku od 14 m², s ciljnom vrijednošću od 12 m² koja se treba postići do 2020., uglavnom uvođenjem kolaborativnih prostora. Sud nije pronašao nikakve pokazatelje povezane s učinkovitošću uredskog smještaja u relevantnim godišnjim izvješćima o radu Parlamenta, Vijeća ili Suda Europske unije, niti su te institucije sastavile neka druga izvješća o upravljanju u kojima se procjenjuje učinkovitost upravljanja uredskim smještajem.

61

Ipak, Komisija ima definicije⁴⁹ za pokazatelje učinkovitosti, kao što su neto tlocrtna površina/bruto tlocrtna površina; upotrebljiva površina iznad tla/neto tlocrtna površina iznad tla; uredska površina/neto tlocrtna površina iznad tla. Sud je pronašao dokaze o tome da je učinkovitost površina zgrade jedan od kriterija koji se uzimaju u obzir prilikom procjene ponuda za nove građevinske projekte. Međutim, Komisija ne prati te pokazatelje na razini cijelog portfelja zgrada.

62

ESB primjenjuje dobro razvijen pristup praćenju i izvješćivanju o svojem portfelju zgrada (vidi okvir 4. u nastavku).

Dostupni podatci nisu standardizirani, stoga se institucije ne mogu lako uspoređivati

63

Institucije EU‑a⁵⁰ 2009. donijele su međuinstitucijski mjerni kodeks. U tom kodeksu utvrđuju se metode mjerenja i osnovne vrste površina zgrada na temelju njemačkih standarda. Svaka institucija dodatno je razvila taj kodeks s detaljnijim kategorijama, čime se otežava usporedba podataka iz različitih institucija⁵¹. Komisija u Bruxellesu i Luxembourgu čak upotrebljava različite kategorije površina. Stoga je Komisiji teško sastaviti nacrt izvješća na temelju jednakih parametara.

64

Iako tri od pet ispitanih institucija⁵² upotrebljava istu IT platformu za svoje upravljanje prostorom, svaka je pojedinačno prilagođena. To negativno utječe na dostupnost usporedivih podataka.

65

Institucije svake godine do 1. lipnja nadležnim proračunskim tijelima dostavljaju detaljno izvješće o svojoj građevinskoj politici⁵³. Taj zahtjev uveden je Financijskom uredbom 2013. Izvješće mora uključivati rashode i površinu po zgradi te očekivani razvoj programiranja površina i lokacija u nadolazećim godinama. Zahvaljujući tom zahtjevu situacija i djelovanje institucija u pogledu imovine postali su transparentniji nadležnim proračunskim tijelima, a u slučaju nekih institucija, i javnosti⁵⁴.

66

Na slici 8. prikazuje se da svaka institucija u svojem godišnjem izvješću o zgradama upotrebljava različite kategorije površina, stoga se te kategorije ne mogu upotrebljavati za usporedbu. Financijskom uredbom ne zahtijeva se da se uključe informacije o broju radnih stanica ili smještenom osoblju. Također se ne zahtijeva uključivanje bilo kakvih pokazatelja učinkovitosti.

67

Osim toga, u izvješću Komisije ne pruža se jasna slika o različitim vrstama površina u njezinu portfelju zgrada jer kriteriji kojima se odvajaju uredski prostor i prostor koji nije uredski nisu jasno utvrđeni. Također, površine koje Komisija upotrebljava u godišnjem izvješću o zgradama nisu usporedive s onima zabilježenima u alatima za upravljanje prostorom.

68

Najnoviji pokušaj da se konsolidiraju informacije o zgradama institucija EU‑a poduzet je još 2010. Institucije EU‑a sastavile su izvješće u kontekstu nacrta proračuna za 2011. kao odgovor na zahtjev Parlamenta i Vijeća da se „pruže sveobuhvatne informacije o pitanjima u vezi sa zgradama s preliminarnim nacrtom proračuna/procjenama”⁵⁵. U tome izvješću⁵⁶ prikazani su podatci o sljedećim omjerima za portfelje zgrada institucija:

• udio uredskog prostora i prostora koji nije uredski u ukupnom prostoru;
• uredski prostor/zaposlenik;
• prosječni izdatak/m².

69

Vrijednosti pokazatelja znatno su se razlikovale među institucijama. Sud nije zaprimio nikakve dokaze o tome da su dostavljeni podatci analizirani ili da bi se od institucija moglo zahtijevati da poboljšaju usporedivost pokazatelja ili redovitije sastavljaju izvješća.

Pokazatelji površine usporedivi su među institucijama, ali troškovi se znatno razlikuju

70

Na temelju dostupnih informacija i uz potrebne ispravke, Sud je usporedio učinkovitost politika institucija o upravljanju zgradama. U tu svrhu izračunao je i analizirao pokazatelje površine i nedavno dogovorene najmove u odnosu na tržišne razine.

71

Sud je izračunao i godišnje plaćene najamnine po osobi i trošak po četvornome metru za nedavno izgrađene ili kupljene zgrade.

Prosječne površine ureda usporedive su

72

Kako bi usporedio uporabu uredskog smještaja, Sud je izračunao pokazatelje površine na temelju podataka dobivenih od institucija EU‑a (vidi prilog I. za upotrijebljenu metodu).

73

Na slici 9. u nastavku prikazano je da je prosječna površina ureda po osobi u većini institucija blizu ponderiranog prosjeka za sve institucije od 16 m² po osobi⁵⁷, dok se na slici 10. prikazuje da je površina ureda po osobi u većini zgrada ispod ili blizu prosjeka te se utvrđuju iznimke.

74

Nakon završetka zgrade Europa otprilike 9 % neto površine ureda Vijeća bilo je slobodno. U trenutku provođenja revizije taj prostor upotrebljavao se za privremeni smještaj (npr. evakuacija zgrade Europa, održavanje sastanka na vrhu Azije i Europe, obnove). To utječe na neto površinu ureda po osobi za Vijeće i za samu zgradu Europa.

75

Tri točke na slici 10. koje se odnose na Sud Europske unije predstavljaju dva kompleksa zgrada⁵⁸ i zgradu T. Sud Europske unije trenutačno ima 2 962 m² slobodnih ureda u zgradi T, što predstavlja otprilike 19 % neto površine ureda zgrade i 6 % ukupne neto površine ureda. Dodatni prostor prije se davao u podnajam drugim institucijama, a trenutačno je prazan. Iako zgrada premašuje trenutačne potrebe, Sud Europske unije odlučio ju je nastaviti unajmljivati iz nekoliko razloga. Kao prvo, Sud Europske unije unajmljuje zgradu od države po povlaštenim uvjetima (ispod tržišnih razina). Kao drugo, bilo je potrebno unajmiti cijelu zgradu; i kao treće, Sud Europske unije ima znatne zahtjeve u pogledu sigurnosti i povjerljivosti, čime se ograničavaju mogućnosti za podnajam dodatnog prostora. Naposljetku, Sud Europske unije okončat će najam nakon završetka trećeg tornja, što se planira u ljeto 2019. Ako se taj prostor oduzme od površine ureda, prosječna površina ureda po osobi je 19 m² za Sud Europske unije i 18 m² za zgradu T.

76

Površina ureda niža od prosjeka u ESB‑u može se objasniti znatnim udjelom dijeljenih i timskih ureda i timskih područja u ukupnom uredskom prostoru. U slučaju Komisije može se objasniti vrlo malim međuprostorom u usporedbi s drugim institucijama.

77

ESB i EIB također prate gustoću na temelju ugrađenih radnih stanica. Omjerom se ne uzima u obzir stvarna zauzetost i iznosi 12 m² po radnoj stanici za obje institucije⁵⁹.

78

Ciljna vrijednost Komisije za portfelj u Bruxellesu je 12 m² po radnoj stanici do 2020.⁶⁰, a prema vlastitim izračunima trenutačno postiže 14,5 m² po osobi. U trenutku u kojem je Sud provodio reviziju samo pet zgrada u Bruxellesu imalo je gustoću nižu ili blizu 12 m² po osobi⁶¹. Te zgrade predstavljaju 9 % ukupne površine ureda zgrada uključenih u našu analizu (vidi sliku 11.).

79

Ciljna vrijednost Komisije u pogledu međuprostora u Bruxellesu je 15 000 m², što predstavlja otprilike 2 % njezina portfelja zgrada. U prosincu 2017. Komisija je na raspolaganju imala međuprostor koji je odgovarao 895 slobodnih radnih stanica, raspodijeljen na devet zgrada. To objašnjava zašto je prosječna površina ureda po osobi relativno visoka u određenim zgradama (na primjer, zgrada G‑1). U trenutku kada je Sud provodio analizu jedna zgrada (J‑59) bila je u prijelaznom razdoblju (prazna između preseljenja) i trenutačno je zauzima izvršna agencija EACEA.

Dogovorene najamnine uglavnom su ispod tržišnih razina, no najamnine po osobi znatno se razlikuju između zgrada

Najamnina u usporedi s tržišnom stopom

80

Na slici 12. prikazuje se najviša najamnina na tržištu u 23 glavna grada EU‑a i Frankfurtu. Najviša najamnina u Bruxellesu srednje je vrijednosti. Luxembourg je peti najskuplji grad, a slijedi ga Frankfurt. Najviše najamnine u gradovima razlikuju se u skladu s lokacijom. Na primjer, najviša najamnina u Luxembourgu u iznosu od 564 eura/m² godišnje primjenjuje se na najskuplje područje, centar grada. Međutim, većina zgrada institucija nalazi se na području Kirchberga ili Cloche d’Ora, u kojima najviša najamnina iznosi 408 eura/m² godišnje, odnosno 354 eura/m² godišnje⁶².

81

U uzorku od devet najnovijih ugovora o najmu Sud je usporedio dogovorenu najamninu s tržišnim uvjetima (vidi prilog I. za više detalja o metodi i izvoru podataka Suda). Pet od šest zgrada u Bruxellesu unajmila je Komisija⁶³, a preostalu zgradu unajmio je Parlament⁶⁴. Većina ugovora potpisana je na 15 godina. Sud je uočio da je najamnina koju su dogovorile institucije znatno ispod iznosa najviše najamnine u Bruxellesu i niža ili blizu prosjeka tržišta u četvrti Léopold, u kojoj se zgrade nalaze (vidi slici 13. u nastavku). Iznosi najamnine koje je Komisija dogovorila za tri zgrade u Luxembourgu⁶⁵ niži su od najviše tržišne najamnine i prosječne najamnine.

82

Neki vlasnici zgrada ponudili su poticaje predmetnim europskim institucijama. U šest od devet ispitanih ugovora vlasnici su institucijama ponudili razdoblja bez plaćanja najamnine, dok su u četiri slučaja troškove adaptacije djelomično snosili vlasnici nekretnine.

Najamnina po osobi

83

Na slici 14. u nastavku uspoređuje se ponderirani prosjek godišnje najamnine po osobi na dvije glavne lokacije, u Bruxellesu i Luxembourgu (vidi prilog I. za detalje o metodi Suda)⁶⁶.

84

Parlament unajmljuje dvije uredske zgrade u Bruxellesu i četiri u Luxembourgu. Komisija unajmljuje 26 uredskih zgrada u Bruxellesu⁶⁷ i osam u Luxembourgu. Sud Europske unije unajmljuje jednu zgradu u Luxembourgu. Većina zgrada u Bruxellesu unajmljena je uz ugovore o plodouživanju, koji omogućuju dodatne fiskalne prednosti u usporedbi s uobičajenim najmom (vidi prilog I, odlomke 12. i 13.). Većina ugovora institucija u Luxembourgu uobičajeni su najmovi.

85

Prosječne godišnje najamnine po osobi u pravilu su više u Luxembourgu nego u Bruxellesu. To je posljedica razlika u tržišnim najamninama u tim dvama gradovima, kao što je prikazano na slici 12. Niža prosječna najamnina po osobi za Parlament u Luxembourgu objašnjava se činjenicom da Parlament tri od četiri zgrade unajmljuje od nacionalnih nadležnih tijela i ima povlaštene uvjete dok se ne izgradi nova zgrada KAD II. Prosječna godišnja najamnina po osobi u slučaju Suda Europske unije relativno je visoka (12 500 eura po osobi) i nije uključena u slici 14. jer se temelji samo na jednoj zgradi (zgrada T), čiji je znatan dio trenutačno prazan. Sud Europske unije prestat će unajmljivati zgradu 2019. (vidi odlomak 75.).

86

Sud je zamijetio da se godišnja najamnina po osobi znatno razlikuje među zgradama. Na primjer, u slučaju Komisije u Bruxellesu u rasponu je između 4 800 eura i 19 500 eura, dok se u Luxembourgu kreće između 9 400 eura i 14 500 eura. Kako je prikazano na slici 15. u nastavku, godišnja najamnina po osobi u zgradama Komisije u Bruxellesu u određenoj mjeri odgovara površini ureda po osobi.

Trošak izgradnje i kupnje ovisi o vrsti zgrade

87

Sud je izračunao cijenu po četvornom metru ukupne površine dvaju velikih nedavno dovršenih građevinskih projekata, zgrade Vijeća Europa u Bruxellesu i glavne zgrade ESB‑a u Frankfurtu. Oba građevinska projekta uključivala su obnovu postojećih povijesnih zgrada i morali su zadovoljiti visoke standarde tehničke sigurnosti i sigurnosne standarde. Obje su vodeće građevine koje postaju nova znamenitost u gradu i mješovite su namjene. Dok je glavna namjena zgrade Europa održavanje sastanaka na vrhu EU‑a i pružanje prostora za nacionalne delegacije i predsjednika Europskog vijeća, glavna zgrada ESB‑a mješovite je namjene, s većim udjelom uredskog prostora. Zgradu Vijeća izgradila je država, dok je ESB interno vodio projekt uz potporu vanjskog voditelja projekta.

88

Trošak po četvornome metru za glavnu zgradu ESB‑a iznosi 4 600 eura, a za zgradu Europa 4 000 eura. U tome omjeru nije uzet u obzir trošak zemljišta. Vijeće je zemljište za zgradu Europa kupilo za simboličnih 1 euro, dok je ESB platio tržišnu cijenu zemljišta.

89

Parlament je 2016. kupio standardnu uredsku zgradu (zgrada Martens u Bruxellesu) po cijeni od 2 700 eura⁶⁸ po četvornom metru. Parlament zgradu upotrebljava od 2018., nakon obavljene adaptacije.

Zaključci i preporuke

90

Sud je općenito zaključio da institucije učinkovito upravljaju svojom potrošnjom na uredski smještaj. Međutim, strategije upravljanja zgradama nisu uvijek formalizirane, a planiranje nije optimalno. Nadalje, mehanizmi financiranja velikih građevinskih projekata obuhvaćenih analizom koju je Sud proveo često su bili složeni te su stoga u nekim slučajevima utjecali na proračunsku transparentnost. U većini tih projekata zabilježena su kašnjenja, a u nekim slučajevima znatni dodatni troškovi. Praćenje portfelja zgrada većine institucija i izvješćivanje o njima nisu primjereni.

91

Institucije su u različitim dokumentima uspostavile svoje strategije upravljanja zgradama. Neki od njih su zastarjeli, a neki još nisu službeno odobreni. Sud je u slučaju Komisije uočio dobru praksu kojom se dopunjuju njezina strategija upravljanja zgradama redovitim ažuriranjem razvoja potreba u odnosu na slobodan uredski prostor. U planiranju svojih zahtjeva u pogledu imovine, institucije ne uzimaju u obzir različite scenarije (vidi odlomke 10. – 13.).

92

Iako institucije na istoj lokaciji formalno ne dijele strategiju upravljanja zgradama, primjenjuju slična načela u donošenju odluka. Institucije temelje strategije upravljanja zgradama na svojem djelokrugu i organizacijskim potrebama. Iz praktičnih i gospodarskih razloga cilj im je svoje zgrade koncentrirati na jednome području ili više njih, preferiraju raditi u manjem broju većih zgrada i preferiraju vlasništvo nad zgradama, a ne najam (vidi odlomke 14. – 19.).

93

Institucije na istoj lokaciji osnovale su međuinstitucijske radne skupine u kojima raspravljaju o strateškim pitanjima u pogledu imovine. Ta suradnja omogućila je institucijama da dijele, preuzimaju ili daju nekretnine u podnajam. To je dovelo do uspostavljanja više međuinstitucijskih postupaka za podnošenje ponuda za isporuku robe i usluga, povezanih s vođenjem portfelja zgrada (vidi odlomke 20. – 22.).

1. preporuka – Institucije⁶⁹ trebaju redovito ažurirati i formalizirati svoje strategije upravljanja zgradama te redovito ažurirati dokumente o planiranju

Institucije u strategijama upravljanja zgradama trebaju utvrditi glavna načela za donošenje odluka, koja bi rukovodstvo trebalo odobriti i koja trebaju odražavati najnovija kretanja u djelokrugu, politici i ciljevima institucija.

Institucije trebaju nadopuniti svoje strategije upravljanja zgradama srednjoročnim planiranjem i

• redovito ih ažurirati na temelju razvoja potreba i dostupnog uredskog smještaja, te
• uključiti analizu različitih mogućnosti za razvoj („planiranje scenarija”).

Rok za provedbu: do kraja 2020.

94

Institucije su počele uvoditi nove načine rada (NWoW). Neki aspekti, kao što su rad na daljinu te u određenim slučajevima, kolaborativni uredski prostor, već su provedeni. Međutim, rezultati anketa i evaluacija provođenih projekata nisu bili dostupni u trenutku provedbe predmetne revizije (vidi odlomke 23. – 27.).

2. preporuka – Institucije trebaju provesti evaluaciju projekata koji se provode u okviru novih načina rada

Institucije bi trebale (i) provesti evaluaciju rezultata projekata koji se provode u okviru novih načina rada te (ii) integrirati svoje rezultate u strateška promišljanja o razvoju svojih strategija upravljanja zgradama i politika ljudskih potencijala.

Rok za provedbu: (i) do kraja 2019. te (ii) do kraja 2020.

95

Zemlje domaćini institucijama su ponudile povlaštene uvjete za kupnju ili najam uredskog smještaja. Također podupiru institucije u njihovim velikim građevinskim projektima (vidi odlomke 31. – 35.).

96

Sveukupno, odluke o dobivanju uredskog smještaja dobro su utemeljene (vidi odlomke 36. i 37.).

97

Predmetne su institucije za financiranje velikih građevinskih projekata obuhvaćenih preispitivanjem Suda upotrebljavale složene mehanizme. Stoga nemaju izravnu kontrolu nad financijskim aspektima predmetnih projekata. Uporaba neiskorištenih odobrenih sredstava iz drugih proračunskih linija za plaćanje predujmova uobičajena je praksa kod financiranja građevinskih projekata, međutim, to utječe na proračunsku transparentnost (vidi odlomke 38. – 42.).

3. preporuka – Institucije bi trebale povećati proračunsku transparentnost mehanizama financiranja građevinskih projekata.

Kad je riječ o financiranju građevinskih projekata, institucije trebaju nastojati postići veću proračunsku transparentnost i manju složenost. To se, na primjer, može ostvariti odgovarajućim prikazom predujmova za građevinske projekte u odgovarajućim proračunskim linijama tijekom relevantnoga proračunskog postupka.

Rok za provedbu: za projekte koji započinju nakon kraja 2019.

98

Institucije svojim velikim građevinskim projektima upravljaju na različite načine. Neke institucije izgradnju su prepustile državi, dok su druge odlučile interno voditi projekt uz vanjsku potporu. U većini nedavnih građevinskih projekata nad kojima je Sud proveo analizu zabilježena su kašnjenja, koja su uglavnom uzrokovana nepredviđenim okolnostima, a to je dovelo do promjena u projektima. Drugi su elementi pridonijeli kašnjenju, primjerice u slučaju građevinskog projekta Vijeća za zgradu Europa to su bili nedostatci u operativnom i administrativnom upravljanju projektima koje su provodila nacionalna tijela. Na početku projekta KAD II, Parlamentu su nedostajali potrebni unutarnji resursi i stručnost za upravljanje takvim projektima. U dvama projektima kašnjenja su dovela do dodatnih troškova (vidi odlomke 44. – 54.).

4. preporuka – Institucije trebaju uspostaviti odgovarajuće postupke upravljanja velikim građevinskim projektima i projektima obnove

Institucije trebaju uspostaviti odgovarajuće postupke upravljanja za velike građevinske projekte i projekte obnove na temelju procjena rizika, čime bi se zajamčilo dovoljno administrativno i operativno praćenje projekta, kao i maksimalno smanjenje financijskih troškova povezanih s kašnjenjima.

Rok za provedbu: do kraja 2019.

99

Institucije prate svaki aspekt portfelja zgrada, kao što su upravljanje objektima, raspodjela prostora, potrošnja energije, financijski, pravni i računovodstveni aspekti, uporabom različitih IT sustava i alata, no ne prate redovito pokazatelje za procjenu učinkovitosti svojih portfelja zgrada u svrhe upravljanja. Dobru praksu praćenja i izvješćivanja Sud je utvrdio kod ESB‑a (vidi odlomke 56. – 62.).

100

Iako su institucije sa zgradama u Bruxellesu i Luxembourgu usvojile zajednički međuinstitucijski mjerni kodeks, zbog razlika u detaljnim kategorijama površina koje je svaka institucija usvojila, otežano je prikupljanje podataka za usporedbu institucija. Razlike u IT sustavima koje upotrebljavaju institucije i dva ureda Komisije (OIB i OIL) za prostorno upravljanje također utječu na usporedivost podataka. Godišnjim izvješćima koja se podnose nadležnim proračunskim tijelima o zgradama ne omogućuje se usporedba poglavito zbog toga što institucije upotrebljavaju različite kategorije prostora (vidi odlomke 63. – 69.).

101

Pokazatelji površine koje je Sud izračunao pokazuju da se institucije koriste uredskim prostorom na usporediv način (vidi odlomke 72. – 79.). Utvrđeno je da su najamnine koje su institucije dogovorile bile uglavnom niže od tržišnih razina (vidi odlomke 80. – 82.). Također je utvrđeno da se godišnje najamnine po osobi znatno razlikuju od zgrade do zgrade (vidi odlomke 83. – 86.). Ukupan trošak po četvornom metru dvaju nedavno izgrađenih glavnih zgrada viši je od troška standardne uredske zgrade (vidi odlomke 87. – 89.).

5. preporuka – Institucije trebaju poboljšati dosljednost podataka i praćenje portfelja zgrada

Institucije trebaju:

1. razviti pokazatelje za praćenje učinkovitosti svojih portfelja zgrada u svrhu internog upravljanja te potencijal svojih IT alata
2. usvojiti zajedničku metodu za izračun i prikazivanje pokazatelja površine i troškova te takve podatke redovito dijeliti na međuinstitucijskim forumima
3. složiti se oko zajedničke metode i prikazivanja podataka u godišnjem izvješćivanju nadležnih proračunskih tijela kako bi se zajamčila usporedivost informacija.

Rok za provedbu: do kraja 2020.

Ovo je izvješće usvojilo V. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda Lazaros S. Lazarou, na sastanku održanom u Luxembourgu 5. prosinca 2018.

Akronimi i pokrate

CPQBF: Međuinstitucijski odbor za pripremu proračunskih i financijskih pitanja

EACEA: Izvršna agencija za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu

EIB: Europska investicijska banka

EPSO: Europski ured za odabir osoblja

ESB: Europska središnja banka

ESVD: Služba za vanjsko djelovanje

GISCO: Geografsko‑informacijski sustav Komisije

MAPF: Višegodišnji politički okvir

OIB: Ured za infrastrukturu i logistiku u Bruxellesu (Komisija)

OIL: Ured za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu (Komisija)

OLAF: Europski ured za borbu protiv prijevara

PDV: Porez na dodanu vrijednost

SSM: jedinstveni nadzorni mehanizam

Sud: Europski revizorski sud

UFEU: Ugovor o funkcioniranju Europske unije

Pojmovnik

Adaptacija: radovi prilagodbe na završenoj zgradi kako bi bila u skladu s pravilima i potrebama institucija.

Bruto površina: definirana kao bruto tlocrtna površina prema DIN‑277 (Brutto‑Grundfläche), međuinstitucijskim mjernim kodeksom koji su institucije EU‑a usvojile 2009. i mjernim kodeksom Komisije (oba temeljena na DIN‑277). Odnosi se na vanjski rub konstrukcije kojim se zgrada ograničava, uključujući obloge, mjeren na tlocrtnoj razini.

DIN‑277: Norme koje je razvio njemački institut za normizaciju. Njima se utvrđuju standardna pravila za mjerenje površine zgrada i klasifikacija područja.

Emfiteuza: pravo na uporabu zemljišta ili zgrade u zamjenu za najamninu i na određeno vrijeme (u skladu s belgijskim zakonom, najmanje 27 godina i najviše 99 godina). Vlasnik gotovo nema obvezu popravljati ili održavati zgradu. Može završiti kupnjom kojom će se po provedbi ostvariti puno vlasništvo.

Godišnje izvješće o zgradama: (U skladu s člankom 203. stavkom 3. Financijske uredbe): Detaljno izvješće o politici upravljanja zgradama koje institucije svake godine podnose nadležnim proračunskim tijelima.

Indeksacija najamnine: periodička prilagodba cijene najma nakon promjene pokazatelja cijene (npr. stopa inflacije ili indeks građevinske cijene).

Kupnja s odgodom plaćanja: njome se Komisiji omogućuje kupnja zgrade i plaćanje tijekom nekoliko godina (obično 27 godina). Vlasnička prava prenose se Komisiji na dan kupnje.

Neto površina: ukupna tlocrtna površina koju korisnik može stvarno upotrebljavati, a koja isključuje sve građevinske značajke.

NWoW – Novi načini rada: novi pristup kojim se nastoji preobraziti uredsko okruženje uvođenjem kolaborativnih radnih prostora u kombinaciji s fleksibilnijom radnom kulturom.

Plodouživanje: pravo na korištenje zgradom. Korisnik ima više prava nego u skladu s ugovorom o najmu, ali i više obveza kada se radi o popravcima. Većinu poreza treba platiti korisnik, a ne vlasnik. Plaćanje za plodouživanje uglavnom je niže nego najamnina za istu zgradu.

Porez na imovinu: porez na nekretninu koji plaća vlasnik prava (tj. jedini vlasnik, plodouživatelj, emfiteut).

Porez na registraciju: porez prilikom registracije ovjerenih ugovora u registru imovine. Naplaćuje se vlasniku prava (tj. jedinom vlasniku, plodouživatelju, emfiteutu).

Protokol o povlasticama i imunitetima Europske zajednice: prilog Ugovorima kojim se EU‑u dodjeljuju određene povlastice, između ostalog, izuzeće od poreza.

Bilješke

¹ Parlament, Vijeće, Komisija, Sud Europske unije, Europski revizorski sud, ESVD, Odbori (Odbor regija i Europski gospodarski i socijalni odbor).

² ESB i EIB nisu uključeni u ovu analizu jer godišnja izvješća tih institucija ne obuhvaćaju detalje o proračunskim rashodima za zgrade.

³ Ukupna neto površina iznad tla; ESB isključen.

⁴ Izvor: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF (Međuinstitucijski odbor za pripremu proračunskih i financijskih pitanja) lipanj 2005. U izvješće nije uključen ESB.

⁵ „Uredski prostori” uključuju urede i pomoćne prostore, kao što su hodnici, dizala, sanitarni prostori, restorani itd.

⁶ Ukupna neto površina iznad tla.

⁷ Potpuni popis i karta zgrada koje zauzimaju institucije EU‑a dostupni su na internetskim stranicama Komisije: Službeni imenik Europske unije (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Odluka Predsjedništva od 24. ožujka 2010.: „Imovinske potrebe i srednjoročna politika Europskog parlamenta za upravljanje zgradama”.

⁹ Javno savjetovanje Odbora Europskog parlamenta za proračunski nadzor: „Isplativost politike EU‑a o upravljanju zgradama” od 18. studenoga 2013.

¹⁰ COM(2007) 501 final od 5. rujna 2007.: Komunikacija Komisije Europskom parlamentu, Vijeću, Europskom gospodarskom i socijalnom odboru i Odboru regija o politici smještaja službi Komisije u Bruxellesu i Luxembourgu.

¹¹ Izvješće o upravljanju za 2017., prilog 5. – Izvješće proračunskom tijelu: „Ažurirani plan za ulaganja u zgrade 2017. – 2022.”.

¹² Neka se načela primjenjuju iako nisu navedena u dokumentima u kojima se opisuje strategija upravljanja zgradama pojedine institucije.

¹³ Skladišni prostor Komisije koji je smješten na adresi Chaussée de Vilvorde, br. 140 – 142, Neder‑Over‑Heembeek (Bruxelles) nije prikazan na karti.

¹⁴ Temeljeno na ukupnoj neto površini iznad tla.

¹⁵ Institucije dugoročne najmove s mogućnošću kupnje (emfiteuza) smatraju vlasništvom, iako u većini slučajeva nisu iskoristile mogućnost kupnje.

¹⁶ Izvor: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF lipanj 2005. i podatci koje pruža ESB.

¹⁷ Međuinstitucijska radna skupina za infrastrukturu, logistiku i interne usluge u Bruxellesu i „Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg” u Luxembourgu.

¹⁸ Na primjer, međuinstitucijsko skladište u okolici Bruxellesa koje dijele Komisija i Vijeće.

¹⁹ Na primjer, nakon što je Komisija napustila zgradu SDME u Bruxellesu, Parlament je uspio dogovoriti za bolju cijenu zgrade kako bi se ispunile preostale potrebe. ESVD trenutačno pregovara o zgradama SCAN koje je Komisija također napustila. Parlament je preuzeo najam zgrade GEOS u Luxembourgu od Suda Europske unije, a najam za svoju prethodnu zgradu (President) prenio je EIB‑u. Sud Europske unije dao je višak prostora u podnajam EIB‑u, Revizorskom sudu i Prevoditeljskom centru za tijela EU‑a na privremeno razdoblje.

²⁰ Novi načini rada zahtijevaju razvoj posebnih alata u trima glavnim područjima: ljudski potencijali/organizacijska kultura (uključujući pristup temeljen na aktivnosti, politiku rada na daljinu i evaluaciju osoblja), informacijska i komunikacijska tehnologija (pouzdana IT infrastruktura bez uporabe papira) i radni prostor (tihe prostorije, kolaborativni prostori, izgled ureda itd.).

²¹ Postoji mogućnost zamjenjivanja redovitih razdoblja rada na daljinu i rada u uredu u slučajevima u kojima je to moguće.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach i Euroforum.

²⁴ Martens i KAD.

²⁵ Članak 3. Protokola (br. 7) o povlasticama i imunitetima Europske unije (UFEU).

²⁶ Oslobođenje od plaćanja poreza otpustom ili povratom sredstava.

²⁷ Država ima pravo prvenstva kod kupnje zgrada.

²⁸ Na temelju tehničkih studija iz 2013. u kojima su otkriveni rizici povezani s prisutnošću azbesta u zgradi koji su veći nego što se ranije pretpostavljalo.

²⁹ Lokacija Grossmarkthalle, bivša frankfurtska veleprodajna tržnica koja se nalazi na popisu povijesnih spomenika, izgrađena je 1928.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ članak 134. stavak 1. pravila za primjenu Financijske uredbe.

³⁴ U skladu s člankom 121. pravila za primjenu Financijske uredbe građevinskim ugovorima obuhvaćeni su kupnja, dugoročni najam, plodouživanje, zakup, iznajmljivanje ili najam s opcijom kupnje, sa ili bez opcije kupnje zemljišta, postojećih zgrada ili drugih nekretnina.

³⁵ Odstupanje u slučaju zgrade ORBAN bilo je dodatno opravdano hitnom potrebom da se odgovori na zahtjeve u vezi s uredskim prostorom. Do toga je došlo iz razloga što se nisu uspjeli dovršiti pregovori za prvotno odabranu zgradu.

³⁶ U skladu s člankom 179. stavkom 3. Financijske uredbe koja se primjenjuje do kraja 2012. i člankom 203. stavkom 5. Financijske uredbe koja se primjenjuje od siječnja 2013.

³⁷ Članak 203. stavak 8. Financijske uredbe. Ta se Uredba ne primjenjuje na ESB.

³⁸ Detaljna konvencija potpisana je u ožujku 2008.; do 31. prosinca 2010. plaćeno je 235 milijuna eura.

³⁹ Izvješće o unutarnjoj reviziji „Acquisition du Résidence Palace” od 8. lipnja 2011.

⁴⁰ CJ4 (2001. – 2008.) Obnova Palaisa i 4. proširenje zgrada Suda Europske unije (Anneau, Gallery, Toranj A, Toranj B), CJ8 (2006 – 2013.) Obnova i nadogradnja zgrada aneksa (Erasmus = aneks A, Thomas More = aneks B i aneks C); CJ9 (2013. – u tijeku) Izgradnja petoga proširenja – 3. toranj).

⁴¹ Cjelokupna kronologija projekta dostupna je na internetskim stranicama Vijeća (http://www.consilium.europa.eu/en/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² Konvencijom je predviđena mogućnost prijateljskog dogovora oko konačne cijene projekta na temelju popratnih dokumenata koje je dostavila država, a koje je analiziralo i odobrilo Vijeće. Time se Vijeću omogućilo da pregovara o cijeni koja je postala konačna i da se oslobodi svih prošlih, sadašnjih i budućih obveza.

⁴³ Većina tih promjena nastala je zbog novoga sastava Europskoga vijeća i uvođenja položaja predsjednika s posebnim povlasticama u smislu zastupanja Unije prema trećim zemljama, pri čemu su obje promjene bile posljedica Ugovora iz Lisabona. Do znatnih kašnjenja također jer došlo zbog žalbe prvostupanjskom sudu koju je podnio jedan od neuspješnih podnositelja ponuda u postupku dodjele ugovora, otkrivanja znatnog onečišćenja tla i povećanih sigurnosnih zahtjeva.

⁴⁴ Cijene u koje su uključeni samo troškovi izgradnje 2005.

⁴⁵ Cijene samo za izgradnju 2012., bez naknada za arhitekte, razvoj projekta, troškove moguće nadogradnje postojeće zgrade KAD.

⁴⁶ Ta se procjena temelji na najnovijem obznanjenom rasporedu Komisije u vezi s njezinim napuštanjem unajmljenih zgrada i premještajem osoblja u zgradu JMO II.

⁴⁷ Na temelju pretpostavke Komisije iz 2013., donesene u trenutku potpisivanja predmetnoga okvirnog sporazuma s nadležnim luksemburškim tijelima.

⁴⁸ Na primjer, u izvješću GPI 480 nalaze se snimke površina svih zgrada prema lokaciji, prikazanih kao uredski prostor/poseban prostor/objekt.

⁴⁹ Definicije su utvrđene u „Mjernom kodeksu koji se primjenjuje na zgrade Komisije u Bruxellesu”.

⁵⁰ Iako ESB nije dio toga sporazuma, primjenjuje jednake standarde.

⁵¹ Na primjer, Vijeće u najnižu potkategoriju uredskog prostora uključuje male prostorije za sastanke, dok druge institucije EU‑a (Komisija, Parlament, Sud Europske unije) to ne čine.

⁵² Vijeće, Sud Europske unije, Komisija (OIL).

⁵³ Godišnje izvješće o zgradama u skladu s člankom 203. stavkom 3. Financijske uredbe (ne primjenjuje se na ESB).

⁵⁴ Godišnja izvješća o zgradama Vijeća, Komisije i Suda Europske unije javni su dokumenti.

⁵⁵ Priopćenje za medije sa 2975. sastanka Vijeća Europske unije (gospodarski i financijski poslovi (proračun)) u Bruxellesu 18. studenoga 2009., str. 15. (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09-333_hr.htm).

⁵⁶ „Konsolidirane informacije o zgradama koje europske institucije dostavljaju u nacrtu proračuna za 2011.”, 20. svibnja 2010.

⁵⁷ Uključujući podatke dobivene od Europskog revizorskog suda, ESVD‑a, Odbora i EIB‑a.

⁵⁸ Kompleks Palais (Anneau, Toranj A, Toranj B, Galerija) i aneksi (Erasmus, Thomas More, aneks C).

⁵⁹ U slučaju ESB‑a, razlika između omjera temeljenog na ugrađenim radnim stanicama (12 m² po osobi) i omjera temeljenog na zauzetim radnim stanicama (16 m² po osobi) objašnjava se međuprostorom od 18 % ugrađenih radnih stanica na kraju 2016.

⁶⁰ Godišnji plan upravljanja OIB‑a za 2017. OIB ne navodi uključuje li ciljna vrijednost prazne urede i međuprostor.

⁶¹ B‑28, CSM1, L‑15, J‑54, MO‑59.

⁶² Izvor: Izvješće JLL‑a o uredskom tržištu za 4. tromjesečje 2016.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Vijeće ne unajmljuje uredske zgrade.

⁶⁷ Zgrade s više od 20 % uredskog prostora.

⁶⁸ Uključuje troškove građevinskih radova i adaptacije; isključuje cijenu zemljišta.

⁶⁹ Parlament, Vijeće, Komisija, Sud Europske unije i ESB.

⁷⁰ Međuprostor je prostor koji je odvojen kako bi se omogućio određeni stupanj fleksibilnosti. Upotrebljava se u slučaju preseljenja, obnove, nepredviđenih manjih povećanja broja članova osoblja itd.

⁷¹ Sud je u srpnju 2014. sastavio analizu mogućih ušteda proračuna EU‑a kada bi Europski parlament centralizirao svoje djelovanje u Bruxellesu (www.eca.europa.eu).

⁷² Ukupno za sve zgrade iz portfelja jedne institucije ili ukupno za sve institucije zajedno.

⁷³ Izvor: Izvješće JLL‑a o uredskom tržištu u Luxembourgu za 4. tromjesečje 2015.

⁷⁴ Izvor: Izvješće JLL‑a o uredskom tržištu u Luxembourgu za 4. tromjesečje 2015.

⁷⁵ Najamnina za uredski prostor navedena u ugovoru.

⁷⁶ Plodouživanje – pravo na uporabu zgrade. Korisnik (plodouživatelj) ima više prava nego prema ugovoru o najmu, ali i više obveza kada je riječ o popravcima. Većina poreza odgovornost je korisnika, a ne vlasnika. Plaćanje plodouživanja (naknada) uglavnom je niže od troška unajmljivanja iste zgrade.

⁷⁷ Emfiteuza – pravo na uporabu zemljišta ili zgrade u zamjenu za najamninu, na određeno vremensko razdoblje (u skladu s belgijskim pravom, najmanje 27 godina, a najviše 99 godina). Vlasnik gotovo nema obvezu popravljati ili održavati zgradu. Može završiti kupnjom kojom se, kada se dovrši, postiže potpuno vlasništvo.

⁷⁸ U praksi, ugovori o najmu uglavnom postavljaju višu cijenu po četvornom metru uredskog prostora nego, primjerice, za arhive i druge pomoćne prostore. Cijena parkirnih mjesta obično se utvrđuje po jedinici.

⁷⁹ Parlament, Vijeće, Komisija, Sud Europske unije i ESB.

⁸⁰ Vijeće, Sud EU-a, Komisija (OIL)

Događaj	Datum
Donošenje memoranduma o planiranju revizije / početak revizije	6.6.2017.
Službeno slanje nacrta izvješća subjektima nad kojima se provodi revizija	19.7.2018.
Usvajanje završnog izvješća nakon raspravnog postupka	5.12.2018.
Primitak službenih odgovora na svim jezicima	Parlament: 23.11.2018. Vijeće: 15.11.2018. Komisija: 30.11.2018. Sud Europske unije: 18.12.2018. Središnja banka: 27.11.2018.

Revizorski tim

U ovom tematskim izvješćima Suda iznose se rezultati revizija koje su provedene za politike i programe EU‑a ili teme povezane s upravljanjem u posebnim proračunskim područjima. U odabiru i osmišljavanju takvih revizijskih zadataka Sud nastoji postići što veći učinak uzimajući u obzir rizike za uspješnost ili usklađenost, vrijednost predmetnih prihoda ili rashoda, predstojeće razvojne promjene te politički i javni interes.

Ovu reviziju uspješnosti provelo je V. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Suda Lazaros L. Lazarou i koje je specijalizirano za rashodovna područja financija i administracije EU‑a. Reviziju je predvodio član Suda Jan Gregor, a potporu su mu pružali voditelj njegova ureda Werner Vlasselaer, ataše u njegovu uredu Bernard Moya, glavni rukovoditelj Bertrand Albugues, voditeljica radnog zadatka Jana Janečková, bivši voditelj radnog zadatka Luis Rosa te revizori Cristina Jianu, Wiktor Szymczak i Andreas Duerrwanger.

Slijeva nadesno: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Kontakt

EUROPSKI REVIZORSKI SUD
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel.: +352 4398-1
Upiti: eca.europa.eu/hr/Pages/ContactForm.aspx
Internetske stranice: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Više informacija o Europskoj uniji dostupno je na internetu (http://europa.eu).

Luxembourg: Ured za publikacije Europske unije, 2018.

PDF	ISBN 978-92-847-1599-2	ISSN 2315-2230	doi:10.2865/45472	QJ-AB-18-033-HR-N
HTML	ISBN 978-92-847-1620-3	ISSN 2315-2230	doi:10.2865/266908	QJ-AB-18-033-HR-Q

© Europska unija, 2018.

Za svaku uporabu ili umnažanje fotografija ili druge građe koja nije obuhvaćena autorskim pravima Europske unije dopuštenje se mora zatražiti izravno od nositelja autorskih prava.

KONTAKT S EU-om

Osobno
U cijeloj Europskoj uniji postoje stotine informacijskih centara Europe Direct. Adresu najbližeg centra možete pronaći na: https://europa.eu/european-union/contact_hr

Telefonom ili e-poštom
Europe Direct je služba koja odgovara na vaša pitanja o Europskoj uniji. Možete im se obratiti:

• na besplatni telefonski broj: 00 800 6 7 8 9 10 11 (neki operateri naplaćuju te pozive),
• na broj: +32 22999696 ili
• e-poštom preko: https://europa.eu/european-union/contact_hr

TRAŽENJE INFORMACIJA O EU-u

Na internetu
Informacije o Europskoj uniji na svim službenim jezicima EU-a dostupne su na internetskim stranicama Europa: https://europa.eu/european-union/contact_hr

Publikacije EU-a
Besplatne publikacije EU-a i publikacije EU-a koje se plaćaju možete preuzeti ili naručiti preko EU Bookshopa: https://op.europa.eu/hr/publications. Za više primjeraka besplatnih publikacija obratite se službi Europe Direct ili najbližemu informacijskom centru (vidjeti https://europa.eu/european-union/contact_hr).

Zakonodavstvo EU-a i povezani dokumenti
Za pristup pravnim informacijama iz EU-a, uključujući cjelokupno zakonodavstvo EU-a od 1951. na svim službenim jezičnim verzijama, posjetite internetske stranice EUR-Lexa: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=hr

Otvoreni podatci iz EU-a
Portal otvorenih podataka EU-a (http://data.europa.eu/euodp) omogućuje pristup podatkovnim zbirkama iz EU-a. Podatci se mogu besplatno preuzimati i ponovno uporabiti u komercijalne i nekomercijalne svrhe.