Spațiul de birouri în instituțiile UE: s-au observat unele bune practici de gestiune, dar și o serie de deficiențe

Sinteză

I

Instituțiile consacră aproximativ 11 % din bugetul lor cheltuielilor administrative cu imobilele. Componența portofoliului imobiliar diferă și depinde de mandatul și de structura organizatorică a fiecărei instituții, însă, în toate cazurile, o parte semnificativă din spațiul utilizat este destinat birourilor. Comisia deține cel mai mare portofoliu imobiliar, din care peste 80 % este utilizat ca spațiu de birouri.

II

Pentru a răspunde la întrebarea generală „Cheltuielile UE cu spațiile de birouri sunt gestionate eficient?”, Curtea a examinat dacă instituțiile UE cu cele mai mari spații de birouri (Parlamentul, Consiliul, Comisia, Curtea de Justiție și BCE):

1. stabilesc strategii imobiliare și cooperează pentru a realiza economii de costuri;
2. obțin spațiile de birouri într-un mod eficient;
3. monitorizează portofoliul de spații pentru birouri și raportează cu privire la acesta în mod corespunzător.

III

În ansamblu, Curtea a constatat că instituțiile își gestionează în mod eficient cheltuielile cu spațiul de birouri, dar strategiile imobiliare nu sunt întotdeauna formalizate, iar planificarea aferentă nu este optimă; mecanismele de finanțare a proiectelor mari de construcții pe care Curtea le-a analizat erau adesea complexe, lucru care a afectat în unele cazuri transparența bugetară. Cele mai multe dintre aceste proiecte au fost afectate de întârzieri și, în unele cazuri, au cunoscut costuri suplimentare considerabile. În cazul majorității instituțiilor, monitorizarea și raportarea cu privire la portofoliul imobiliar nu sunt adecvate.

IV

Instituțiile cooperează și aplică principii similare de luare a deciziilor. Cu toate acestea, ele și-au stabilit principalele principii și obiective privind gestiunea imobiliară în diverse documente, dintre care unele sunt învechite, iar altele sunt puse în aplicare fără aprobare oficială. Instituțiile nu iau în considerare scenarii diferite în planificarea cerințelor lor în materie imobiliară. La data auditului, acestea nu evaluaseră încă proiectele implementate în legătură cu noile moduri de lucru (NWoW – New Ways of Working).

V

Țările-gazdă oferă instituțiilor condiții preferențiale pentru achiziționarea sau închirierea spațiilor de birouri și le susțin în proiectele lor majore de construcție. Curtea a constatat că deciziile privind spațiile de birouri au fost bine fundamentate. Mecanismele de finanțare a proiectelor mari de construcții pe care Curtea le-a analizat erau însă adesea complexe, lucru care a afectat transparența bugetară. Cele mai multe dintre aceste proiecte au cunoscut întârzieri, care au dus în unele cazuri la costuri suplimentare.

VI

Majoritatea instituțiilor nu monitorizează în mod regulat, în scopul gestiunii lor interne, indicatori privind utilizarea eficientă și costul clădirilor. Deși instituțiile care au clădiri în Bruxelles și Luxemburg au convenit asupra unei armonizări în ceea ce privește măsurarea suprafețelor, datele nu sunt pe deplin standardizate și compararea acestora este dificilă. Raportarea către autoritățile bugetare referitoare la imobile nu permite realizarea de comparații și de analize ale eficienței.

VII

Analiza Curții arată că utilizarea spațiului de birouri este comparabilă între instituții. În plus, Curtea a constatat că chiriile negociate de instituții au fost, în general, sub nivelul pieței. O analiză aprofundată privind imobilele închiriate arată că chiriile anuale pe persoană variază semnificativ în funcție de imobil. Costurile de construcție și de achiziție reflectă natura imobilului.

VIII

Pe baza observațiilor formulate în prezentul raport, Curtea recomandă instituțiilor următoarele:

1. să își actualizeze și să își oficializeze strategiile imobiliare și să actualizeze în mod regulat documentele de planificare;
2. să evalueze proiectele legate de noile moduri de lucru;
3. să consolideze transparența bugetară în ceea ce privește utilizarea mecanismelor de finanțare pentru proiectele de construcții;
4. să stabilească proceduri de gestionare adecvate pentru proiectele mari de construcții și de renovare; și
5. să îmbunătățească coerența datelor și monitorizarea portofoliului imobiliar.

Introducere

01

Cheltuielile aferente clădirilor reprezintă aproximativ 11 % (1 miliard de euro) din totalul cheltuielilor administrative ale instituțiilor Uniunii Europene (UE)¹, așa cum se arată în figura 1. Acest procent a rămas stabil în ultimii cinci ani, deși a scăzut în comparație cu situația de acum zece ani. Aproximativ două treimi din cheltuielile cu clădirile se referă la costul achiziționării și închirierii clădirilor, restul reprezentând, în principal, cheltuieli pentru întreținere, securitate și energie. Figura 2 arată că există diferențe între instituții, care reflectă în principal diferențele dintre portofoliile imobiliare ale acestora.

02

La sfârșitul anului 2016, instituțiile menționate în figura de mai sus ocupau o suprafață imobiliară totală de 2,5 milioane de metri pătrați (m²)³. Aceasta înseamnă cu 26 % mai mult decât în 2004, o evoluție explicată de creșterea de 22 %, în aceeași perioadă, a efectivului de personal care lucrează în imobilele instituțiilor⁴.

03

Instituțiile au nevoi diferite legate de spațiu. De exemplu, Comisia alocă majoritatea spațiilor sale birourilor. Alte instituții, cum ar fi Parlamentul, Consiliul și Curtea de Justiție, utilizează în mai mare măsură alte tipuri de spații, cum ar fi săli de ședință, săli de întrunire, săli de judecată și spații de primire a publicului. Suprafața de birouri⁵ reprezintă aproximativ 70 % din total⁶ și se află în cea mai mare parte la Bruxelles, urmat de Luxemburg, Strasbourg și Frankfurt. Figura 3 arată suprafața netă totală ocupată de instituții și proporția ocupată de birouri.

04

Stabilirea sediilor instituțiilor depinde de decizii politice. Cel mai recent acord politic privind amplasarea sediilor instituțiilor a fost încheiat în 1992 la reuniunea Consiliului European de la Edinburgh.

Sfera și abordarea auditului

Sfera auditului

05

Pentru a răspunde la întrebarea generală „Cheltuielile UE cu spațiile de birouri sunt gestionate eficient?”, Curtea a examinat dacă instituțiile UE:

• stabilesc strategii imobiliare și cooperează pentru a realiza economii de costuri;
• obțin spațiile de birouri într-un mod eficient;
• monitorizează portofoliul de spații pentru birouri și raportează cu privire la acesta în mod corespunzător.

06

Auditul s-a concentrat asupra celor cinci instituții cu cele mai mari spații pentru birouri (Parlament, Consiliu, Comisie, Curtea de Justiție și BCE) și a acoperit spațiile de birouri ale acestora din Bruxelles, Luxemburg și Frankfurt⁷. Acolo unde a fost posibil, auditul a comparat datele și procedurile de gestionare ale acestor instituții cu cele ale Comitetului Economic și Social European, ale Comitetului European al Regiunilor, ale Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE), ale Curții de Conturi Europene și ale Băncii Europene de Investiții (BEI).

07

Curtea nu a analizat imobilele utilizate în alte scopuri decât cel de spațiu pentru birouri (de exemplu, centre de conferințe, facilități tehnice etc.) sau imobilele în care spațiile pentru birouri ocupă mai puțin de 20 %. Auditul s-a axat în principal pe costul de obținere a spațiilor pentru birouri și nu a inclus costurile de întreținere, curățenie, securitate sau alte costuri de exploatare aferente clădirilor.

Abordarea auditului

08

Curtea a efectuat auditul în perioada septembrie 2017-iunie 2018, iar observațiile sale s-au bazat pe următoarele surse de informații:

• strategiile imobiliare ale instituțiilor și rapoartele către autoritățile bugetare;
• chestionare și vizite la instituții;
• chestionare și vizite la alte organizații internaționale;
• activitatea de audit intern, după caz;
• rapoarte tehnice/de măsurare privind imobilele;
• informații contabile, financiare și contractuale privind imobilele;
• vizite la organisme interinstituționale și la autorități din țara-gazdă.

Observații

Instituțiile aplică principii comune și cooperează strâns

09

Curtea a examinat dacă instituțiile UE definesc strategii care să includă principii și obiective pentru gestiunea lor imobiliară și dacă aceste strategii sunt completate cu o planificare pe termen scurt și mediu bazată pe o evaluare periodică a nevoilor. Curtea a analizat dacă documentele strategice și/sau de planificare includ elaborarea de scenarii. De asemenea, s-a examinat modul în care instituțiile prezente în aceeași locație cooperează pentru a găsi oportunități de economisire a costurilor (de exemplu, prin punerea în comun a know-how-ului sau a puterii de cumpărare). În plus, Curtea a analizat modul în care instituțiile au pus în aplicare abordarea NWoW („noi moduri de lucru”).

Instituțiile își definesc strategii imobiliare, însă unele dintre aceste strategii sunt învechite și nu includ elaborarea de scenarii

10

Instituțiile își definesc principiile și obiectivele de gestiune imobiliară în diverse documente. Unele dintre acestea sunt învechite, iar altele sunt puse în aplicare fără aprobare oficială (a se vedea figura 4).

11

Comisia a descris principiile majore ale strategiei sale imobiliare într-o comunicare din 2007. Deși era planificată o clarificare a unor aspecte ale strategiei imobiliare prin studii (referitoare la impactul metodologiei de achiziționare a imobilelor, la echilibrul corect între achiziție și închiriere sau la impactul noilor metode de lucru asupra calității vieții la locul de muncă și posibilele economii), aceste studii nu au fost efectuate. În plus, unele aspecte importante incluse în comunicarea din 2007 s-au modificat în timp. De exemplu, contractele cu plata amânată și cele de emfiteoză nu mai sunt metodele preferate de finanțare a achizițiilor de imobile, iar Comisia a inclus recent agențiile executive în planificarea sa multianuală. Deși Comisia consideră că principiile și orientările principale din comunicare sunt în continuare valabile, aceasta nu a actualizat strategia imobiliară sau nu a consolidat-o într-un singur document revizuit care să conțină modificările recente.

12

Oficiile pentru Infrastructură și Logistică din Bruxelles (OIB) și Luxemburg (OIL) ale Comisiei își bazează instrumentul de planificare pe termen mediu, și anume cadrul de politică multianual (MAPF), pe strategia imobiliară a Comisiei. MAPF stabilește prioritățile și proiectele principale ale fiecărui oficiu pentru următorii zece ani și oferă o imagine de ansamblu, care include actualizări anuale privind nevoile Comisiei în materie de spații pentru birouri. MAPF se bazează pe fluctuațiile nivelurilor de personal și pe stocul disponibil de spații pentru birouri și ține seama de expirarea și prelungirea contractelor de închiriere și de lucrările de renovare/reamenajare. Curtea consideră că MAPF este un instrument util, care este adecvat pentru instituțiile cu portofolii imobiliare mai mari.

13

Curtea nu a găsit dovezi care să demonstreze faptul că instituțiile au luat în considerare scenarii diferite în cadrul planificării cerințelor lor în materie imobiliară, scenarii care să fie legate, de exemplu, de constrângerile bugetare, de schimbările de personal sau de consecințele unor decizii politice, cum ar fi cele referitoare la extindere sau la modificarea rolului și a mandatului instituției respective.

Instituțiile aplică principii comune de luare a deciziilor

14

Instituțiile care sunt prezente în aceeași locație nu au o singură strategie imobiliară comună, dar aplică totuși principii similare de luare a deciziilor¹².

Alinierea la mandatul și la structura organizatorică

15

Instituțiile își aliniază strategiile imobiliare la mandatul și la structura lor organizatorică. Strategiile reflectă nevoile acestora pentru spații specifice, cum ar fi săli mari de conferințe, săli de judecată sau săli de întrunire. În unele cazuri, instituțiile își revizuiesc strategia imobiliară ca răspuns la o schimbare în mandatul lor. De exemplu, BCE planificase inițial să găzduiască întregul personal într-o singură clădire, însă a trebuit să revizuiască această abordare din cauza unor circumstanțe neprevăzute (a se vedea caseta 1 de mai jos).

Concentrare

16

Instituțiile tind să se concentreze în clădiri mai puține, dar mai mari, situate într-o singură zonă sau în câteva zone, de preferință în apropierea altor instituții. Această preferință este justificată de economiile de scară, de motive de securitate, de condiții mai bune de muncă, de creșterea productivității (de exemplu, prin reducerea timpului petrecut cu deplasările între clădiri) și de imaginea publică. Aplicarea acestui principiu reduce în mod implicit numărul de imobile adecvate pentru a fi achiziționate sau închiriate. Figurile 5 și 6 de mai jos prezintă distribuția geografică a clădirilor instituțiilor în locațiile principale, și anume Bruxelles și Luxemburg.

17

Raționalizarea portofoliului imobiliar prin concentrarea într-un număr mai mic de imobile mai mari, de exemplu, este unul dintre principiile majore ale strategiei imobiliare a Comisiei. În 2007, două treimi din imobilele Comisiei din Bruxelles aveau sub 15 000 m² și numai 8 din 61 (13 %) erau mai mari de 20 000 m². Zece ani mai târziu, 22 din cele 52 de imobile incluse în analiza Curții (42 %) sunt mai mari de 20 000 m². Deși cifrele nu sunt pe deplin comparabile, deoarece analiza Curții a inclus numai imobilele utilizate în principal drept clădiri de birouri, ele arată că Comisia a pus în aplicare principiul imobilelor mai puține, dar mai mari.

Preferință pentru deținerea dreptului de proprietate față de închiriere

18

Toate instituțiile examinate preferă să fie proprietare ale clădirilor lor decât să le închirieze. Figura 7 de mai jos compară suprafața totală deținută în proprietate (spații de birouri și spații cu altă destinație) cu suprafața totală închiriată¹⁴. Deși închirierea permite administrarea flexibilă a imobilelor, proprietatea asupra clădirilor oferă instituțiilor o serie de avantaje:

• reducerea costurilor pe termen lung (valoarea adăugată în cazul reamenajării, recuperarea valorii clădirii dacă este vândută);
• condiții preferențiale oferite de țara-gazdă, cum ar fi posibilitatea de a cumpăra sau de a utiliza terenul în mod gratuit;
• stabilitatea costurilor (protecție împotriva creșterii chiriilor) și o mai bună planificare bugetară pe termen mediu;
• libertatea de a folosi și de a aduce îmbunătățiri bunului imobil fără constrângeri din partea proprietarului.

19

În total, instituțiile incluse în analiza Curții dețin în proprietate¹⁵ aproximativ 70 % din suprafața pe care o ocupă, comparativ cu aproximativ 60 % în 2004¹⁶. Proporția va crește în viitorul apropiat, odată cu finalizarea unor proiecte imobiliare majore, cum ar fi extinderea clădirii KAD a Parlamentului, al treilea turn de birouri al Curții de Justiție și complexul JMO II al Comisiei.

Cooperarea interinstituțională este importantă

20

Instituțiile discută probleme strategice legate de aspecte imobiliare în cadrul mai multor grupuri de lucru interinstituționale¹⁷. În cadrul acestor reuniuni, instituțiile se informează reciproc cu privire la proiectele lor imobiliare viitoare pentru a evita să concureze pe aceeași piață. De asemenea, acestea fac schimb de informații privind spațiul disponibil în imobilele lor. Acest lucru a permis unor instituții să își împartă bunurile imobile cu alte instituții sau să le subînchirieze¹⁸ ori să preia spații de care nu mai aveau nevoie alte instituții¹⁹. Instituțiile discută, de asemenea, alte chestiuni legate de imobile, cum ar fi problemele legate de mediu și de energie.

21

Una dintre principalele realizări ale acestor grupuri de lucru este cooperarea lor strânsă în cadrul licitațiilor. Instituțiile organizează proceduri interinstituționale de achiziție de exemplu pentru servicii de mutare, pentru furnizarea de mobilier, echipamente și materiale de birotică, pentru servicii de asigurare și pentru expertiză în domeniul imobiliar. Aceste achiziții măresc efectul de pârghie al instituțiilor față de furnizori și de prestatorii de servicii și conduc la economii de scară. În același timp însă, îndeplinirea de către ofertanți a criteriilor de eligibilitate este mai dificilă în cazul acestui tip de achiziții, ceea ce poate descuraja IMM-urile să participe la procedurile de ofertare.

22

Instituțiile își gestionează în mod autonom portofoliul imobiliar și manifestă un interes limitat pentru crearea unei agenții imobiliare interinstituționale. Acestea consideră că echipele specializate de administrare a imobilelor situate în apropierea factorilor de decizie din fiecare instituție sunt mai în măsură să răspundă nevoilor lor specifice.

Instituțiile optează într-o anumită măsură pentru noi moduri de lucru (NWoW), dar nu au evaluat încă costurile și beneficiile proiectelor NWoW implementate

23

Abordarea NWoW urmărește să transforme mediul de lucru de la birou prin introducerea unor spații de lucru colaborative în combinație cu o cultură de lucru mai flexibilă²⁰. NWoW nu înseamnă neapărat un spațiu redus pentru birouri, ci mai degrabă transformarea mediului și a culturii de lucru în colaborare cu conducerea și cu personalul și cu implicarea acestora.

24

Instituțiile UE au introdus NWoW printr-o serie de inițiative și evoluții. De exemplu, ele au introdus munca la distanță ocazională sau structurală²¹. În cadrul Consiliului și al comitetelor, introducerea muncii la distanță structurale a condus la o utilizare mai densă a spațiului pentru birouri, prin introducerea birourilor comune pentru telelucrătorii structurali.

25

Pentru a optimiza utilizarea suprafeței disponibile, Comisia a introdus spații compartimentate și colaborative în trei clădiri²² de la Bruxelles. Potrivit Comisiei, acest lucru a dus la o creștere medie de 46 % a ratei de ocupare în aceste clădiri. Rezultatele studiului privind satisfacția personalului care lucrează într-un mediu colaborativ în aceste trei clădiri nu erau încă disponibile la data auditului. În Luxemburg, Comisia utilizează spații de lucru colaborative pentru aproximativ 200 de angajați în două clădiri²³.

26

Parlamentul a comandat studii de fezabilitate în vederea creării unor spații colaborative în două noi proiecte imobiliare²⁴. Deși proiectul în forma sa inițială a fost abandonat ulterior, Parlamentul pune în aplicare unele dintre elementele acestuia în aceste două clădiri, pe baza unui dialog cu serviciile în cauză.

27

NWoW implică costuri suplimentare de investiții și sunt, în general, aplicate în cadrul renovărilor sau al proiectelor imobiliare noi. Instituțiile nu au evaluat încă în totalitate beneficiile economice și de altă natură (creșterea productivității, de exemplu) aduse de spațiile de lucru colaborative care au fost implementate.

Deciziile privind spațiile pentru birouri sunt bine fundamentate, însă mecanismele de finanțare a proiectelor de construcții sunt adesea complexe, lucru care afectează transparența bugetară

28

Curtea a examinat modul în care instituțiile abordează țările-gazdă pentru a obține cele mai bune condiții atunci când își aleg clădirile.

29

Curtea a mai analizat și dacă deciziile privind proiectele imobiliare noi s-au bazat pe criteriile bunei gestiuni financiare.

30

De asemenea, Curtea a analizat dacă mecanismele de finanțare selectate de instituții iau în considerare opțiunile disponibile în temeiul Regulamentului financiar, sunt transparente și promovează răspunderea de gestiune.

În general, țările-gazdă oferă instituțiilor sprijin și condiții preferențiale

31

Majoritatea clădirilor din portofoliile instituțiilor sunt situate în Bruxelles și Luxemburg. BCE își are sediul la Frankfurt. În conformitate cu tratatele UE²⁵, țările-gazdă scutesc instituțiile de impozitele directe asupra veniturilor, bunurilor și altor active și de impozitele indirecte²⁶. De asemenea, unele țări-gazdă oferă instituțiilor alte avantaje, în funcție de posibilități și de rezultatul negocierilor.

32

Următoarele două cazuri reprezintă exemple recente de condiții preferențiale acordate de autoritățile belgiene. Pentru clădirea Europa, autoritățile belgiene au oferit Consiliului terenul și clădirea existentă la prețul simbolic de 1 euro și au gestionat gratuit proiectul imobiliar. Pentru o parcelă construibilă situată „Rue de la Loi”, Comisia a primit dreptul de a dubla aproape capacitatea de construcție. Potrivit Comisiei, construirea la capacitate maximă în această locație ar economisi o sumă de până la 130 de milioane de euro corespunzând unor investiții funciare în altă parte din zonă.

33

În Luxemburg, instituțiile se bucură, de asemenea, de condiții preferențiale și de sprijin din partea statului pentru proiectele lor imobiliare. De exemplu, autoritățile luxemburgheze au oferit Parlamentului și Curții de Justiție terenul pentru complexele lor imobiliare la prețul simbolic de 1 euro²⁷ și ambele instituții închiriază o parte din clădirile lor de la stat contra unei sume preferențiale. Gradul de implicare a autorității naționale competente în proiectele imobiliare ale instituțiilor variază: aceasta acordă asistență tehnică Parlamentului pentru construirea noului său complex KAD II, dar își asumă întreaga responsabilitate pentru gestionarea proiectelor imobiliare ale Curții de Justiție.

34

Comisia a convenit cu statul luxemburghez să înlocuiască clădirea sa principală din Luxemburg (clădirea Jean-Monnet - JMO). În decembrie 2015, ulterior deciziei Comisiei de a elibera clădirea JMO²⁸, părțile au ajuns la un acord politic privind împărțirea costurilor aferente spațiilor utilizate între timp. Clădirea JMO II, care va înlocui clădirea precedentă, va găzdui majoritatea personalului local al Comisiei și va elimina cea mai mare parte a nevoilor acestei instituții legate de închirierea de clădiri.

35

În 1998, BCE a semnat un acord cu guvernul Republicii Federale Germania în care se stabileau rolurile și responsabilitățile respective ale celor două părți. Autoritățile naționale nu au oferit BCE niciun fel de condiții preferențiale pentru proiectele sale imobiliare. BCE a cumpărat în condiții standard de piață terenul²⁹ pentru construirea sediului său din orașul Frankfurt. Ca parte a achiziției, orașul Frankfurt s-a angajat totuși să contribuie la costurile generate, printre altele, de poluarea solului rezultată din utilizarea anterioară a sitului.

În ansamblu, deciziile privind obținerea spațiilor de birouri au fost judicioase

36

Curtea a analizat douăsprezece clădiri de birouri recent achiziționate și închiriate și proiectele imobiliare în curs ale Parlamentului³⁰ și ale Comisiei³¹, instituțiile cu cel mai mare portofoliu imobiliar, pentru a evalua dacă deciziile s-au bazat pe:

• o evaluare multianuală a nevoilor de spații;
• respectarea constrângerilor bugetare;
• respectarea specificațiilor tehnice;
• prospectarea pieței;
• analiza cost-beneficiu;
• luarea în considerare a costurilor legate de întregul ciclu de viață al clădirilor în ceea ce privește amenajarea inițială, întreținerea, costurile de funcționare și renovarea;
• o comparație a opțiunilor de finanțare.

37

Curtea a constatat câteva excepții³²:

1. În conformitate cu Normele de aplicare a Regulamentului financiar³³, contractele de achiziții de bunuri imobiliare³⁴ pot fi încheiate prin procedură de negociere după prospectarea pieței locale. În principiu, Comisia aplică așa-numita „metodologie Kallas”, care implică publicarea prealabilă a unui anunț de prospectare imobiliară. Metodologia nu a fost însă aplicată în două dintre cazurile incluse în eșantionul Curții: pentru clădirea ORBAN din Bruxelles și pentru clădirea Drosbach – Aripa D din Luxemburg. În ambele cazuri, derogarea a fost justificată prin faptul că Comisia ocupa deja clădiri învecinate³⁵. Comisia intenționează să revizuiască această metodologie.
2. Comisia include în notele sale către autoritatea bugetară³⁶ o analiză cost-beneficiu a proiectelor noi. Curtea nu a identificat nicio dovadă a unei astfel de analize în documentația proiectului JMO II. Proiectul va fi prefinanțat de către statul luxemburghez, iar Comisia are opțiunea de a achiziționa clădirea odată finalizată. Nu există niciun indiciu conform căruia Comisia a analizat alte opțiuni de finanțare.

Mecanismele de finanțare a proiectelor mari de construcții sunt adesea complexe, lucru care afectează transparența bugetară

38

Începând cu anul 2013, a devenit posibilă finanțarea achiziției sau a construcției de imobile printr-un împrumut comercial, în condițiile prevăzute de Regulamentul financiar³⁷. Majoritatea proiectelor de construcție în curs sau recent finalizate au început înainte de această dată. Pentru a finanța aceste proiecte (a se vedea proiectele examinate la punctele 43-50), instituțiile au folosit deseori metode complexe de finanțare care au implicat statul sau intermediari financiari (a se vedea un exemplu în caseta 2). În consecință, acestea nu dețin în mod direct controlul asupra aspectelor financiare ale proiectelor.

39

Parlamentul a obținut împrumuturi bancare pentru extinderea clădirii Konrad Adenauer (KAD II) printr-o structură complexă de finanțare ce include o societate intermediară (deținută de o bancă comercială) care și-a asumat finanțarea proiectului. Societatea a semnat două contracte de finanțare, unul cu BEI și unul cu o bancă comercială, care asigură fiecare 50 % din finanțarea proiectului.

40

Parlamentul și Curtea de Justiție au prefinanțat proiecte de construcție folosind credite neutilizate din alte linii bugetare:

• Între 2012 și 2016, Parlamentul a transferat 260 de milioane de euro din diferite linii bugetare pentru a finanța proiectul KAD II. Din linia de credit de 474 de milioane de euro obținută, Parlamentul a utilizat 16 milioane de euro. Parlamentul a estimat că acest lucru a economisit costuri cu dobânzile de până la 85 de milioane de euro.
• Utilizând același mecanism, Curtea de Justiție a efectuat pentru proiectele sale de construcție plăți anticipate în valoare de 89 de milioane de euro, începând cu 2007. Potrivit Curții de Justiție, acest lucru a redus în mod semnificativ impactul bugetar al plăților pentru închiriere-cumpărare până în 2026, datorită unor economii estimate cu cheltuielile financiare de peste 24 de milioane de euro pe întreaga perioadă.

41

Pentru proiectul de construcție a clădirii Europa, Consiliul a plătit autorităților belgiene avansuri în valoare de 294 de milioane de euro, recurgând în acest scop la credite neutilizate transferate din alte linii bugetare. Avansurile plătite de Consiliu au generat dobânzi în valoare de 10,3 milioane de euro (valoare netă). Avansurile plătite în cursul primilor trei ani nu corespundeau progresului lucrărilor, astfel încât, în practică, Consiliul a prefinanțat proiectul (a se vedea caseta 3 de mai jos).

42

Deși unele instituții (Parlamentul, Consiliul) au efectuat periodic plăți semnificative în avans pentru proiectele lor de construcții, ele nu au planificat cuantumul avansurilor respective în liniile bugetare corespondente din bugetul UE. Această practică duce în general la un nivel ridicat al transferurilor bugetare la sfârșitul anului, ceea ce afectează transparența procedurii bugetare. O astfel de abordare pragmatică permite o evoluție stabilă de-a lungul timpului a bugetului destinat cheltuielilor administrative generale. Curtea nu consideră însă că această practică aduce economii pentru contribuabilul european, așa cum sugerează instituțiile UE.

Proiectele majore de construcție sunt afectate de întârzieri și, în unele cazuri, de depășiri substanțiale ale costurilor

43

Curtea a analizat implementarea a patru proiecte majore de construcție desfășurate de Parlament, Consiliu, Comisie și Curtea de Justiție.

Proiectul Curții de Justiție: bugetul și termenele prevăzute erau respectate

44

În ultimii ani, Curtea de Justiție a desfășurat trei proiecte majore de construcție⁴⁰ în strânsă colaborare cu autoritățile luxemburgheze. Autoritățile naționale au gestionat lucrările gratuit. Acestea au gestionat licitațiile, s-au asigurat că studiile și lucrările au fost efectuate în mod corect și au fost responsabile de controlul calității și de obținerea certificării impuse prin lege. Ele au pus la dispoziție cunoștințele lor despre piață, cunoștințele tehnice și know-how-ul în gestionarea și supravegherea proiectelor de construcție. În plus, deoarece Curtea de Justiție nu a acționat în calitate de dezvoltator, urmărirea proiectului nu a necesitat decât un număr redus de angajați ai instituției. Proiectele au fost finalizate la timp și fără costuri suplimentare. La momentul auditului Curții, proiectul de construcție a celui de al treilea turn (proiectul CJ9) care era în desfășurare se încadra în bugetul estimat și în termenele prevăzute.

Proiectul Europa al Consiliului: bugetul a fost respectat, dar au existat întârzieri

45

În 2005⁴¹, Consiliul a delegat autorităților belgiene gestionarea renovării blocului A al clădirii „Residence Palace”. Clădirea urma să găzduiască reuniuni ale Consiliului European și ale Consiliului Uniunii Europene.

46

Prețul final negociat⁴² nu depășea în mod semnificativ bugetul inițial: 246 de milioane de euro, comparativ cu 240 de milioane de euro prevăzuți în bugetul inițial, ambele prețuri fiind calculate pe baza valorilor din 2004. Construcția s-a încheiat însă cu o întârziere de trei ani, cauzată de modificările aduse proiectului în urma unor circumstanțe neprevăzute⁴³. O serie de deficiențe în gestionarea proiectelor au contribuit și ele la întârzieri:

• autoritățile naționale nu au gestionat în mod adecvat cererile de modificare și nici nu au plătit contractanții la timp;
• firmele de consultanță contractate de autoritățile naționale au avut o capacitate limitată de a transcrie în caietul de sarcini cerințele funcționale și de calitate complexe ale Consiliului. Acest lucru a afectat proiectul pe toată durata sa și a condus la majoritatea cererilor de modificare;
• încheierea unui acord cu privire la prețul final a fost complicată, deoarece, chiar și după șase luni de la predarea clădirii, autoritățile naționale nu au putut furniza lista completă a facturilor.

47

Consiliul a atenuat parțial impactul prin extinderea echipei sale de proiect și prin consolidarea procedurilor de gestionare a proiectelor și a controalelor interne.

Proiectul KAD II al Parlamentului: întârzieri semnificative având ca rezultat costuri suplimentare

48

Data de finalizare a clădirii KAD II a fost fixată inițial pentru 2013. Estimarea actuală este următoarea: șantierul din partea de est - sfârșitul anului 2019, șantierul din partea de vest - 2022. Principalele explicații pentru această întârziere sunt experiența limitată a Parlamentului în calitate de dezvoltator la începutul proiectului și o primă licitație nereușită pentru lucrările de construcție. Configurarea structurii financiare și a modelului financiar a fost întârziată cu trei luni din cauza primei licitații nereușite.

49

Bugetul estimat inițial de 317,5 milioane euro a fost revizuit în 2009, ajungând la 363 de milioane de euro⁴⁴. Pentru a asigura succesul licitației, respectând în același timp bugetul alocat, Parlamentul a redus dimensiunea proiectului, a modificat specificațiile tehnice și a permis o mai mare concurență în cadrul procedurii de achiziții publice prin creșterea numărului de loturi. Deoarece proiectul nu este încă finalizat, prețul final nu este cunoscut. Parlamentul intenționează să mențină costurile în cadrul bugetului actual de 432 de milioane de euro⁴⁵. Luând în considerare o creștere cu 8 % a indicelui prețurilor pentru lucrările de construcție între 2012 și 2017, costurile de construcție ar putea crește în continuare.

50

Din cauza întârzierii, Parlamentul trebuie să închirieze alte clădiri în Luxemburg pentru o perioadă mai lungă decât cea prevăzută inițial. Aceste costuri suplimentare cu chiriile se ridică la 14,4 milioane de euro pe an, ceea ce înseamnă 86 de milioane de euro pentru cei șase ani. În termeni contabili, aceste costuri suplimentare sunt compensate de faptul că amortizarea clădirii noi în care s-a investit (17,3 milioane de euro pe an) va începe mai târziu. Cu toate acestea, pe lângă faptul că plătește pentru construcția noii clădiri, contribuabilul european plătește și costurile suplimentare cu chiria.

Proiectul JMO II al Comisiei: întârzieri și costuri suplimentare

51

Negocierile îndelungate cu statul luxemburghez au întârziat începerea proiectului imobiliar major al Comisiei în Luxemburg, clădirea JMO II. A fost nevoie de 15 ani pentru a se ajunge la un acord inițial în 2009.

52

Comisia și autoritățile luxemburgheze au planificat ca recepția clădirii să fie realizată în două etape, prima etapă la jumătatea anului 2016 și cea de a doua la sfârșitul anului 2019. Calendarul pentru recepția clădirii a fost revizuit de mai multe ori înainte de începerea lucrărilor de construcție. Ultimul calendar cunoscut pentru proiectul JMO II stabilește data de recepție pentru prima etapă în februarie 2023 și pentru a doua etapă în februarie 2024.

53

Întârzierile în începerea proiectului de construcție au fost cauzate, în principal, de incertitudinile privind concursul de desemnare a arhitectului, de problemele administrative din cadrul procedurii de licitație pentru lucrările de îndepărtare a pământului și de măsurile suplimentare de securitate care au trebuit să fie incluse în proiect. Este în continuare neclar modul în care costurile care rezultă din aceste întârzieri vor fi împărțite cu autoritățile luxemburgheze. În plus, în 2015, Comisia a fost nevoită să își evacueze clădirea principală din Luxemburg (JMO) ca măsură de precauție pentru a evita expunerea personalului la orice posibil pericol legat de prezența azbestului. Ca urmare, Comisia a închiriat spații suplimentare de birouri în mai multe clădiri pentru a-și muta personalul.

54

Ținând seama de acordul inițial și de cel mai recent calendar cunoscut, Curtea estimează la 248 de milioane de euro costurile cu chiria pe care Comisia va trebui să le suporte⁴⁶ din cauza începerii cu întârziere a proiectului de construcție și a nevoii de a închiria spații suplimentare de birouri în urma evacuării clădirii JMO. În același timp însă, această întârziere înseamnă că plata chiriei pentru clădirea JMO II va începe mai târziu. Potrivit estimărilor Comisiei, chiria care nu este plătită pe durata întârzierii se ridică la 176,2 milioane de euro⁴⁷.

Monitorizarea și raportarea sunt insuficiente

55

Curtea a examinat modul în care instituțiile UE monitorizează diferite aspecte ale portofoliului lor imobiliar existent (de exemplu, gestionarea spațiilor și a facilităților, condițiile contractuale, respectarea specificațiilor tehnice), inclusiv indicatorii privind utilizarea eficientă și costul clădirilor. Acest lucru poate oferi instituțiilor o imagine de ansamblu asupra portofoliului lor, permițându-le să identifice domeniile potențiale de îmbunătățire. Curtea a examinat dacă instituțiile au îmbunătățit standardizarea măsurării și a clasificării suprafețelor și dacă era posibilă o comparare a eficienței utilizând datele disponibile la nivel intern și raportate autorităților bugetare.

Instituțiile monitorizează diferite aspecte, dar nu și indicatorii privind utilizarea eficientă și costul clădirilor

56

Instituțiile utilizează o varietate de sisteme și instrumente IT pentru gestionarea și monitorizarea portofoliului lor imobiliar. Fiecare aspect al portofoliului imobiliar, cum ar fi gestionarea facilităților, alocarea spațiilor, consumul de energie, aspectele financiare, juridice și contabile, este monitorizat fie utilizând sisteme IT, fie manual, prin intermediul unor foi de calcul.

57

În Luxemburg, Comisia utilizează rapoarte de alocare a spațiului pentru a gestiona în mod coerent drepturile legate de alocarea spațiului definite de „Manualul privind condițiile locative” (Housing Conditions Manual). În Bruxelles, Comisia lucrează încă din 2015 la dezvoltarea unui software integrat de gestionare a imobilelor, care, în cele din urmă, ar trebui să ofere un singur punct de acces la orice informație referitoare la portofoliul imobiliar al Comisiei. Sistemul utilizat în prezent nu produce rapoarte pentru a monitoriza dacă spațiul alocat departamentelor tematice (direcțiile generale) respectă condițiile definite în Manualul privind condițiile locative.

58

Sistemul utilizat de Parlament pentru gestionarea spațiilor de birouri și pentru planificarea nevoilor legate de spațiu poate genera diverse rapoarte⁴⁸. Curtea nu a identificat însă nicio dovadă că Parlamentul utilizează aceste rapoarte în mod regulat pentru a-și monitoriza spațiul de birouri. Parlamentul intenționează să dezvolte până în 2026 un sistem care să permită stocarea electronică a tuturor informațiilor legate de imobile.

59

Majoritatea instituțiilor nu monitorizează în mod regulat indicatori pentru a evalua eficiența portofoliului lor imobiliar în scopuri de gestionare.

60

În Bruxelles, Comisia utilizează un singur indicator legat de eficiența spațiilor pentru birouri în cadrul portofoliului său imobiliar, și anume suprafața netă a spațiului de birouri alocată pentru fiecare stație de lucru. Este raportată astfel o medie de 14 m², cu un obiectiv de 12 m² care urmează să fie atins până în 2020, în principal prin introducerea spațiilor colaborative. Curtea nu a identificat indicatori legați de eficiența spațiului pentru birouri în rapoartele anuale de activitate relevante ale Parlamentului, ale Consiliului sau ale Curții de Justiție; de altfel, aceste instituții nu au prezentat alte rapoarte de gestiune care să evalueze eficiența gestionării spațiilor de birouri.

61

Comisia dispune totuși de definiții⁴⁹ pentru indicatori de eficiență precum suprafața desfășurată netă/suprafața desfășurată brută; suprafața utilă deasupra nivelului solului/suprafața netă deasupra nivelului solului; suprafața de birouri/suprafața netă deasupra nivelului solului. Curtea a identificat dovezi conform cărora eficiența suprafețelor unei clădiri este unul dintre criteriile luate în considerare la evaluarea ofertelor pentru noi proiecte de construcții. Cu toate acestea, Comisia nu monitorizează acești indicatori la nivelul întregului portofoliu imobiliar.

62

BCE aplică o abordare elaborată în ceea ce privește monitorizarea și raportarea cu privire la portofoliul său imobiliar (a se vedea caseta 4 de mai jos).

Datele disponibile nu sunt standardizate, ceea ce înseamnă că instituțiile nu pot fi comparate cu ușurință

63

În 2009, instituțiile UE⁵⁰ au adoptat Codul de măsurare interinstituțional. Acest cod definește metodele de măsurare și tipurile de bază ale suprafețelor din clădiri pe baza standardelor germane. Fiecare instituție a dezvoltat în continuare acest cod în categorii de suprafețe mai detaliate, ceea ce face dificilă compararea datelor de la diferitele instituții⁵¹. Comisia utilizează chiar categorii diferite de suprafețe în Bruxelles și în Luxemburg. Acest lucru face dificilă elaborarea de către Comisie a unor rapoarte bazate pe aceiași parametri.

64

Deși trei dintre cele cinci instituții examinate⁵² utilizează aceeași platformă IT pentru gestionarea spațiului lor, fiecare dintre acestea a adaptat-o la nevoile sale. Acest lucru are un impact negativ asupra disponibilității unor date comparabile.

65

În fiecare an, până la 1 iunie, instituțiile furnizează autorităților bugetare un raport detaliat privind politica lor imobiliară⁵³. Această cerință a fost introdusă prin Regulamentul financiar în 2013. Raportul trebuie să includă cheltuielile și suprafețele pentru fiecare clădire în parte, precum și evoluția preconizată a programării suprafețelor și a locațiilor pentru anii următori. Această cerință a făcut ca situația și acțiunile instituțiilor în domeniul imobiliar să fie mai transparente pentru autoritățile bugetare și, în cazul unora dintre instituții, pentru public⁵⁴.

66

Figura 8 de mai jos arată că, în rapoartele sale anuale privind imobilele, fiecare instituție utilizează categorii diferite de suprafețe, ceea ce înseamnă că aceste categorii nu pot fi utilizate în scopuri comparative. Regulamentul financiar nu impune includerea de informații privind numărul de stații de lucru sau numărul de angajați găzduiți în birouri. De asemenea, acesta nu impune includerea unor indicatori de eficiență.

67

În plus, raportul Comisiei nu oferă o imagine clară a diferitelor tipuri de suprafețe din portofoliul său imobiliar, deoarece nu definește în mod clar criteriile care disting între spațiile de birouri și spațiile cu altă destinație. De asemenea, suprafețele utilizate de Comisie în raportul anual privind imobilele nu sunt comparabile cu cele înregistrate în instrumentele de gestionare a spațiilor.

68

Cea mai recentă încercare de a produce informații consolidate privind clădirile instituțiilor UE datează din 2010. Instituțiile UE au elaborat un raport în contextul proiectului de buget 2011, ca răspuns la o solicitare a Parlamentului și a Consiliului de a furniza „informații cuprinzătoare cu privire la chestiunile legate de clădiri în cadrul proiectului preliminar de buget/estimărilor preliminare”⁵⁵. Acest document⁵⁶ conținea date privind următoarele raporturi referitoare la portofoliul imobiliar al instituțiilor:

• ponderea spațiului de birouri și a spațiului cu altă destinație în spațiul total;
• spațiu de birouri/angajat;
• media cheltuielilor/m².

69

Valorile indicatorilor au variat substanțial între instituții. Curtea nu a primit dovezi că datele furnizate au fost analizate sau că instituțiile vor fi obligate să îmbunătățească comparabilitatea indicatorilor sau să producă rapoarte cu o mai mare regularitate.

Indicatorii de suprafață sunt comparabili între instituții, dar costurile variază considerabil

70

Pe baza informațiilor disponibile și efectuând corecții acolo unde a fost necesar, Curtea a comparat eficiența politicilor imobiliare ale instituțiilor. În acest sens, Curtea a calculat și a analizat indicatorii de suprafață și chiriile negociate recent în raport cu nivelurile pieței.

71

Curtea a calculat, de asemenea, chiriile plătite anual pe persoană și costul pe metru pătrat pentru clădirile recent construite sau achiziționate.

Suprafețele medii de birouri sunt comparabile

72

Pentru a compara utilizarea spațiilor pentru birouri, Curtea a calculat indicatorii de suprafață pe baza datelor obținute de la instituțiile UE (a se vedea anexa I pentru metodologia utilizată).

73

Figura 9 de mai jos arată că valoarea medie pe persoană a suprafeței de birouri din majoritatea instituțiilor se apropie de media ponderată pentru toate instituțiile, și anume 16 m² pe persoană⁵⁷, iar figura 10 arată că suprafața calculată pe persoană în majoritatea clădirilor este sub medie sau aproape de aceasta și identifică valorile excepționale.

74

După finalizarea clădirii Europa, aproximativ 9 % din suprafața netă de birouri a Consiliului era disponibilă. La momentul auditului, acest spațiu era utilizat pentru situații temporare (de exemplu, evacuarea clădirii Europa, desfășurarea unui summit în cadrul Reuniunii Asia–Europa, renovări). Acest lucru are o incidență asupra suprafeței nete de birouri pe persoană, atât în cazul Consiliului, cât și al clădirii Europa în sine.

75

Cele trei puncte referitoare la Curtea de Justiție din figura 10 reprezintă două complexe de clădiri⁵⁸ și clădirea T. În prezent, Curtea de Justiție are o suprafață neocupată de birouri de 2 962 m² în clădirea T, reprezentând aproximativ 19 % din suprafața netă de birouri a clădirii și 6 % din suprafața netă totală de birouri. Spațiul suplimentar a fost subînchiriat în trecut altor instituții, iar în prezent este gol. Deși clădirea depășește nevoile actuale ale Curții de Justiție, aceasta a decis să continue să o închirieze din mai multe motive. În primul rând, Curtea de Justiție închiriază clădirea de la stat la o rată preferențială (sub nivelurile pieței). În al doilea rând, clădirea putea fi închiriată numai în totalitatea sa și, în al treilea rând, Curtea de Justiție are cerințe importante în materie de securitate și de confidențialitate, care limitează opțiunile de subînchiriere a spațiului suplimentar. În fine, Curtea de Justiție va pune capăt contractului de închiriere după finalizarea celui de al treilea turn, programată pentru vara anului 2019. Dacă din suprafața de birouri se deduce acest spațiu, valoarea medie pe persoană a suprafeței de birouri este de 19 m² pentru Curtea de Justiție și de 18 m² pentru clădirea T.

76

Suprafața de birouri mai mică decât media în cazul BCE poate fi explicată prin proporția semnificativă a birourilor comune, a birourilor rezervate echipelor și a zonelor destinate echipelor din spațiul total pentru birouri. În cazul Comisiei, situația poate fi explicată prin marja de spațiu foarte redusă de care dispune aceasta în comparație cu alte instituții.

77

Și BCE și BEI monitorizează densitatea pe baza stațiilor de lucru instalate. Această proporție nu ia în considerare gradul de ocupare reală și este de 12 m² pe stație de lucru pentru ambele instituții⁵⁹.

78

Obiectivul Comisiei pentru portofoliul de la Bruxelles este de 12 m² pe stație de lucru până în 2020⁶⁰ și, conform propriilor calcule, valoarea înregistrată în prezent este de 14,5 m² pe persoană. La momentul auditului Curții, doar cinci clădiri din Bruxelles aveau o densitate mai mică sau aproape de 12 m² pe persoană⁶¹ Aceste clădiri reprezintă 9 % din suprafața totală de birouri a clădirilor incluse în analiza Curții (a se vedea figura 11).

79

Obiectivul Comisiei pentru marja de spațiu în clădirile din Bruxelles este de 15 000 m², ceea ce reprezintă aproximativ 2 % din portofoliul său imobiliar. În decembrie 2017, Comisia avea la dispoziție o marjă de spațiu care corespundea unui număr de 895 de stații de lucru libere, repartizate în nouă clădiri. Acest lucru explică de ce valoarea medie pe persoană a suprafeței de birouri este relativ ridicată pentru anumite clădiri (de exemplu clădirea G-1). Una dintre clădiri (J-59) era în momentul analizei Curții într-o perioadă de tranziție (mai precis, era neocupată între mutări), dar în prezent este ocupată de agenția executivă EACEA.

Chiriile negociate sunt, în general, sub nivelurile pieței, însă chiriile calculate pe persoană variază semnificativ între clădiri

Chiria în comparație cu prețul pieței

80

Figura 12 de mai jos prezintă cele mai ridicate chirii de pe piață practicate în 23 de capitale din UE și în orașul Frankfurt. Bruxelles-ul se situează la mijlocul clasamentului. Luxemburg este al cincilea cel mai scump oraș, urmat de Frankfurt. În diferitele orașe, chiriile cele mai ridicate variază în funcție de locație. De exemplu, în Luxemburg, chiria cea mai ridicată, și anume de 564 de euro/m²/an, se aplică zonei cele mai scumpe – centrul orașului. Clădirile instituțiilor se află însă în majoritatea lor în Kirchberg și în zona Cloche d'Or, unde nivelul cel mai ridicat al chiriei este de 408 euro/m²/an și, respectiv, de 354 de euro/m²/an⁶².

81

Pentru un eșantion de nouă contracte de închiriere recente, Curtea a comparat chiria negociată cu condițiile pieței (pentru mai multe detalii privind metodologia Curții și sursa datelor, a se vedea anexa I). Cinci dintre cele șase clădiri din Bruxelles au fost închiriate de către Comisie⁶³, iar cealaltă de către Parlament⁶⁴. Majoritatea contractelor au fost semnate pentru o perioadă de 15 ani. Curtea a constatat că chiria negociată de către instituții era în mod constant sub nivelul chiriilor celor mai ridicate din Bruxelles și sub sau aproape de media pieței din cartierul Léopold, unde sunt amplasate clădirile (a se vedea figura 13 de mai jos). Valorile chiriilor negociate de Comisie pentru cele trei clădiri din Luxemburg⁶⁵ se situau sub nivelul cel mai ridicat de pe piață și sub nivelul chiriei medii.

82

Unii proprietari de clădiri au oferit stimulente instituțiilor europene. În șase dintre cele nouă contracte examinate, proprietarii au oferit instituțiilor perioade fără chirie, în timp ce în patru cazuri, costurile de reamenajare au fost parțial suportate de proprietari.

Chiria pe persoană

83

Figura 14 de mai jos compară valoarea medie anuală ponderată a chiriei pe persoană din cele două locații principale, Bruxelles și Luxemburg (pentru detalii privind metodologia Curții, a se vedea anexa I)⁶⁶.

84

Parlamentul închiriază două clădiri de birouri în Bruxelles și patru în Luxemburg. Comisia închiriază 26 de clădiri de birouri⁶⁷ în Bruxelles și opt în Luxemburg. Curtea de Justiție închiriază o clădire în Luxemburg. Majoritatea clădirilor din Bruxelles sunt închiriate sub forma unor contracte de uzufruct, care oferă beneficii fiscale suplimentare în comparație cu contractele de închiriere normale (a se vedea anexa I și punctele 12 și 13). În Luxemburg, majoritatea contractelor încheiate de instituții sunt contracte de închiriere normale.

85

Chiria medie anuală pe persoană este în general mai ridicată în Luxemburg decât în Bruxelles. Acest lucru se explică prin diferențele care există între prețul de piață al chiriei din cele două orașe, așa cum se arată în figura 12. Chiria medie mai mică pe persoană în cazul Parlamentului în Luxemburg se explică prin faptul că această instituție închiriază trei dintre cele patru clădiri ale sale de la autoritățile naționale și beneficiază de condiții preferențiale până la construirea noii clădiri KAD II. În cazul Curții de Justiție, chiria medie anuală pe persoană este relativ ridicată (12 500 de euro pe persoană) și nu este inclusă în figura 14 deoarece se bazează pe o singură clădire (clădirea T), din care o parte semnificativă este în prezent neocupată. Curtea de Justiție va pune capăt contractului de închiriere a acestei clădiri în 2019 (a se vedea punctul 75).

86

Curtea a constatat că chiria anuală pe persoană variază semnificativ între clădiri. De exemplu, în Bruxelles, în cazul Comisiei, aceasta variază între 4 800 de euro și 19 500 de euro, în timp ce în Luxemburg variază între 9 400 de euro și 14 500 de euro. După cum arată figura 15 de mai jos, chiria anuală pe persoană pentru clădirile Comisiei din Bruxelles este corelată într-o oarecare măsură cu suprafața de birouri calculată pe persoană.

Costul construcției și al achiziției depinde de tipul clădirii

87

Curtea a calculat prețul pe metru pătrat al suprafeței totale a două mari proiecte de construcție recent finalizate, și anume clădirea Europa a Consiliului din Bruxelles și clădirea principală a BCE din Frankfurt. Ambele proiecte de construcție au inclus renovarea clădirilor istorice existente protejate și au trebuit să respecte standarde tehnice și de securitate ridicate. Ambele sunt clădiri emblematice care creează un nou punct de reper în oraș și ambele au o utilizare mixtă. În timp ce principalele funcții ale clădirii Europa sunt găzduirea summiturilor UE și oferirea de spațiu pentru delegațiile naționale și pentru președintele Consiliului European, clădirea principală a BCE are o utilizare mixtă, cu o proporție mai mare de spații pentru birouri. Clădirea Consiliului a fost construită de stat, în timp ce BCE a derulat proiectul la nivel intern, cu sprijinul unui director de proiect extern.

88

Pentru clădirea principală a BCE, costul pe metru pătrat este de 4 600 de euro, iar pentru clădirea Europa, acesta este de 4 000 de euro. Aceste cifre nu iau în considerare costul terenului. Consiliul a achiziționat terenul pentru clădirea Europa la prețul simbolic de 1 euro, în timp ce BCE a cumpărat terenul la prețul pieței.

89

În 2016, Parlamentul a achiziționat o clădire de birouri standard (clădirea Martens din Bruxelles) la un cost de 2 700 de euro⁶⁸ pe metru pătrat. Parlamentul ocupă clădirea din 2018, în urma amenajării acesteia.

Concluzii și recomandări

90

În ansamblu, Curtea a constatat că instituțiile își gestionează eficient cheltuielile cu spațiile de birouri. Cu toate acestea, strategiile imobiliare nu sunt întotdeauna formalizate, iar planificarea aferentă nu este optimă. În plus, mecanismele de finanțare a proiectelor mari de construcții pe care Curtea le-a analizat erau adesea complexe, lucru care a afectat în unele cazuri transparența bugetară. Cele mai multe dintre aceste proiecte au fost afectate de întârzieri și, în unele cazuri, au cunoscut costuri suplimentare considerabile. În cazul majorității instituțiilor, monitorizarea și raportarea cu privire la portofoliul imobiliar nu sunt adecvate.

91

Instituțiile și-au prezentat strategiile imobiliare în diverse documente. Unele dintre acestea erau învechite sau nu erau încă aprobate oficial. Curtea a identificat o bună practică în cadrul Comisiei, care completează strategia sa imobiliară cu o actualizare periodică a evoluției nevoilor în raport cu spațiile de birouri disponibile. Instituțiile nu iau în considerare scenarii diferite în planificarea cerințelor lor în materie imobiliară (a se vedea punctele 10-13).

92

Deși instituțiile din aceeași locație nu au în mod oficial o strategie imobiliară comună, ele aplică principii de luare a deciziilor similare. Instituțiile își bazează strategiile imobiliare pe mandatul și pe structura lor organizatorică. Din motive practice și economice, acestea urmăresc să își concentreze clădirile într-una sau în câteva zone, preferă să gestioneze un număr mai mic de clădiri mari și să dețină clădirile mai degrabă decât să le închirieze (a se vedea punctele 14-19).

93

Instituțiile din aceeași locație au stabilit grupuri de lucru interinstituționale în cadrul cărora discută chestiuni imobiliare strategice. O astfel de cooperare a permis instituțiilor să își împartă clădirile cu alte instituții, să preia anumite clădiri sau să le subînchirieze. Această abordare a condus la organizarea mai multor proceduri interinstituționale de licitație pentru furnizarea de bunuri și servicii legate de exploatarea portofoliilor imobiliare (a se vedea punctele 20-22).

Recomandarea 1 – Instituțiile⁶⁹ ar trebui să își actualizeze și să își oficializeze strategiile imobiliare și să actualizeze în mod regulat documentele de planificare

Instituțiile ar trebui să își definească principiile majore de luare a deciziilor în cadrul unor strategii imobiliare, care ar trebui să fie aprobate de conducere și să reflecte cele mai recente evoluții în ceea ce privește mandatul, politicile și obiectivele instituțiilor.

Instituțiile ar trebui să își completeze strategiile imobiliare cu o planificare pe termen mediu, care ar trebui:

• să fie actualizată în mod regulat pe baza evoluției nevoilor și a spațiilor de birouri disponibile; și
• să includă analiza diferitor opțiuni de dezvoltare („elaborarea de scenarii”).

Data-țintă pentru punerea în aplicare a recomandării: până la sfârșitul anului 2020.

94

Instituțiile au început să introducă noi moduri de lucru (NWoW – New Ways of Working). Unele aspecte, cum ar fi munca de la distanță și, în anumite ocazii, spațiile de lucru colaborative, au fost deja implementate. La data auditului nu erau însă disponibile rezultate obținute în urma sondajelor și a evaluărilor proiectelor implementate (a se vedea punctele 23-27).

Recomandarea 2 – Instituțiile ar trebui să evalueze proiectele legate de noile moduri de lucru

Instituțiile ar trebui (i) să evalueze rezultatele proiectelor legate de NWoW care au fost deja implementate și (ii) să integreze rezultatele acestora în reflecția strategică privind elaborarea strategiilor lor imobiliare și a politicilor în materie de resurse umane.

Data-țintă pentru punerea în aplicare a recomandării: (i) până la sfârșitul anului 2019 și (ii) până la sfârșitul anului 2020.

95

Țările-gazdă au oferit instituțiilor condiții preferențiale pentru achiziționarea sau închirierea de spații pentru birouri. De asemenea, acestea sprijină instituțiile în proiectele lor majore de construcție (a se vedea punctele 31-35).

96

În ansamblu, deciziile privind obținerea spațiilor de birouri au fost bine fundamentate (a se vedea punctele 36-37).

97

Pentru finanțarea proiectelor mari de construcție examinate de Curte, instituțiile au utilizat mecanisme complexe. În consecință, acestea nu dețin în mod direct controlul asupra aspectelor financiare ale proiectelor. Utilizarea creditelor neutilizate din alte linii bugetare pentru a face plăți anticipate este o practică obișnuită în finanțarea proiectelor de construcție, însă afectează transparența bugetară (a se vedea punctele 38-42).

Recomandarea 3 – Instituțiile ar trebui să sporească transparența bugetară în cadrul mecanismelor de finanțare pentru proiectele de construcție

Pentru finanțarea proiectelor de construcție, instituțiile ar trebui să vizeze mai multă transparență bugetară și mai puțină complexitate. Acest lucru ar putea fi realizat, de exemplu, prin raportarea corespunzătoare a plăților în avans aferente proiectelor de construcții în liniile bugetare corespunzătoare în cadrul procedurii bugetare.

Data-țintă pentru punerea în aplicare a recomandării: pentru proiectele care încep după sfârșitul anului 2019.

98

Instituțiile au diferite modalități de a gestiona proiectele lor majore de construcție. Unele instituții au delegat construcția către stat, în timp ce altele au decis să gestioneze proiectul la nivel intern, dar cu sprijin extern. Majoritatea proiectelor recente de construcție analizate de Curte au fost afectate de întârzieri, cauzate în cea mai mare parte de circumstanțe neprevăzute, care au dus la modificări ale proiectului. Au existat și alte elemente care au contribuit la întârzieri: de exemplu, în cazul proiectului de construcție a clădirii Europa a Consiliului, acestea au fost reprezentate de deficiențe în gestionarea operațională și administrativă a proiectului de către autoritățile naționale. La începutul proiectului KAD II, Parlamentul nu dispunea de resursele și de know-how-ul intern necesar pentru a gestiona astfel de proiecte. În cazul a două proiecte, întârzierile au condus la costuri suplimentare (a se vedea punctele 44-54).

Recomandarea 4 – Instituțiile ar trebui să instituie proceduri de gestionare adecvate pentru proiectele mari de construcție și de renovare

Instituțiile ar trebui să instituie proceduri de gestionare adecvate pentru proiectele mari de construcție și de renovare, care să fie bazate pe evaluări ale riscurilor: aceasta ar permite o monitorizare administrativă și operațională suficientă a proiectului și ar asigura reducerea la minimum a costurilor financiare legate de întârzieri.

Data-țintă pentru punerea în aplicare a recomandării: până la sfârșitul anului 2019.

99

Instituțiile monitorizează fiecare aspect al portofoliului imobiliar, cum ar fi gestionarea facilităților, alocarea spațiului, consumul de energie, aspectele financiare, juridice și contabile, utilizând o varietate de sisteme și instrumente IT, dar nu monitorizează în mod regulat indicatori pentru a evalua eficiența portofoliului lor imobiliar în scopuri de gestiune. Curtea a identificat în cadrul BCE o bună practică în materie de monitorizare și de raportare (a se vedea punctele 56-62).

100

Deși instituțiile care au clădiri în Bruxelles și în Luxemburg au adoptat Codul de măsurare interinstituțional comun, colectarea datelor pentru compararea la nivel instituțional este dificilă din cauza diferențelor dintre categoriile detaliate de suprafețe care au fost adoptate de fiecare instituție în parte. Diferențele dintre sistemele IT utilizate de instituții și de cele două oficii ale Comisiei (OIB și OIL) pentru gestionarea spațiului afectează, de asemenea, comparabilitatea datelor. Raportarea anuală către autoritățile bugetare în materie imobiliară nu permite realizarea de comparații, în special din cauză că instituțiile folosesc categorii diferite de spații (a se vedea punctele 63-69).

101

Indicatorii de suprafață pe care Curtea i-a calculat arată că utilizarea spațiului de birouri este comparabilă între instituții (a se vedea punctele 72-79). Curtea a constatat că chiriile negociate de instituții erau, în general, sub nivelul pieței (a se vedea punctele 80-82). De asemenea, Curtea a constatat că chiriile anuale pe persoană variază semnificativ în funcție de clădire (a se vedea punctele 83-86). În cazul a două clădiri emblematice recent construite, costul total pe metru pătrat este mai mare decât costul unei clădiri de birouri standard (a se vedea punctele 87-89).

Recomandarea 5 – Instituțiile ar trebui să îmbunătățească coerența datelor și monitorizarea portofoliului lor imobiliar

Instituțiile ar trebui:

1. să elaboreze indicatori de monitorizare a eficienței portofoliului lor imobiliar în scopul gestiunii interne și să utilizeze în acest sens potențialul instrumentelor lor IT;
2. să adopte o metodologie comună pentru calcularea și prezentarea indicatorilor de suprafață și de cost și să partajeze periodic aceste date în cadrul forurilor interinstituționale;
3. să convină asupra unei metodologii comune și a unei prezentări comune a datelor în rapoartele anuale către autoritățile bugetare, pentru a asigura comparabilitatea informațiilor.

Data-țintă pentru punerea în aplicare a recomandării: până la sfârșitul anului 2020.

Prezentul raport a fost adoptat de Camera V, condusă de domnul Lazaros S. LAZAROU, membru al Curții de Conturi, la Luxemburg, în ședința sa din 5 decembrie 2016.

Acronime și abrevieri

BCE: Banca Centrală Europeană

BEI: Banca Europeană de Investiții

CPQBF: Comitetul interinstituțional pentru pregătirea chestiunilor bugetare și financiare

EACEA: Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură

EPSO: Oficiul European pentru Selecția Personalului

GISCO: Sistemul de informații geografice al Comisiei

MAPF: Cadrul de politică multianual (Multiannual Policy Framework)

MUS: Mecanismul unic de supraveghere

OIB: Oficiul pentru Infrastructură și Logistică din Bruxelles (Comisie)

OIL: Oficiul pentru Infrastructură și Logistică din Luxemburg (Comisie)

OLAF: Oficiul European de Luptă Antifraudă

SEAE: Serviciul European de Acțiune Externă

TFUE: Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene

TVA: Taxa pe valoarea adăugată

Glosar

DIN-277: standarde elaborate de Institutul German de Standardizare. Acestea definesc reguli standard pentru măsurarea suprafețelor imobilelor și pentru clasificarea suprafețelor.

Emfiteoză: dreptul de a beneficia de un teren sau de o clădire în schimbul unei chirii și pentru o perioadă de timp determinată (conform dreptului belgian, cel puțin 27 de ani și cel mult 99 de ani). Proprietarul nu are practic nicio obligație de a repara sau de a întreține clădirea. Acest drept poate fi completat cu o opțiune de achiziție care, atunci când este exercitată, acordă drept de proprietate deplin.

Impozit pe proprietate: un impozit pe proprietatea imobiliară care se plătește de către proprietarul dreptului (de exemplu, proprietarul deplin, usufruitier, emphytéote).

Indexarea chiriei: ajustarea periodică a prețului chiriei în funcție de modificarea unui indicator de preț (de exemplu, rata inflației sau indicele prețurilor de construcție).

NWoW - Noi moduri de lucru: o nouă abordare care urmărește să transforme mediul de lucru de la birou prin introducerea unor spații de lucru colaborative în combinație cu o cultură de lucru mai flexibilă.

Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunității Europene: o anexă la tratate care conferă UE anumite privilegii, printre care un statut de exonerare fiscală.

Raportul anual privind imobilele: [în conformitate cu articolul 203 alineatul (5) din Regulamentul financiar]: raport detaliat privind politica imobiliară, pe care instituțiile îl prezintă anual autorităților bugetare.

Reamenajare: lucrări de amenajare efectuate într-o clădire terminată, pentru a o face conformă cu normele și nevoile instituțiilor.

Sistem de achiziție cu plată amânată: permite Comisiei să cumpere un imobil și să achite prețul pe parcursul mai multor ani (în general, 27 de ani). Drepturile de proprietate sunt transferate Comisiei în ziua achiziționării.

Suprafața brută: definită ca suprafața desfășurată brută în conformitate cu DIN-277 (Brutto-Grundfläche), cu Codul de măsurare interinstituțional adoptat de instituțiile UE în 2009 și cu Codul de măsurare al Comisiei (ambele bazate pe DIN-277). Aceasta reprezintă conturul exterior al elementelor de construcție care delimitează clădirea, inclusiv materialele de placare, măsurat la nivelul planșeelor.

Suprafața netă: suprafața totală desfășurată care este utilizabilă efectiv de către ocupantul clădirii și care exclude toate elementele de construcție.

Taxă de înregistrare: un impozit perceput pentru înregistrarea contractelor autentificate la notar în registrul proprietăților. Se aplică proprietarului dreptului (de exemplu, proprietarul deplin, usufruitier, emphytéote).

Uzufruct: dreptul de a utiliza o clădire. Utilizatorul are mai multe drepturi decât în cazul unui contract de închiriere, dar și mai multe obligații în cazul lucrărilor de reparație. Majoritatea impozitelor se află în sarcina utilizatorului și nu a proprietarului. Plata uzufructului implică, în general, o sumă mai mică decât în cazul închirierii aceleiași clădiri.

Note

¹ Parlamentul, Consiliul, Comisia, Curtea de Justiție, Curtea de Conturi Europeană, SEAE, comitetele (Comitetul Regiunilor și Comitetul Economic și Social European).

² BCE și BEI nu sunt incluse în această analiză, deoarece conturile anuale ale acestor instituții nu includ detalii privind cheltuielile bugetare cu clădirile.

³ Suprafața netă totală deasupra nivelului solului; BCE nu este luată în calcul.

⁴ Sursa: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF, iunie 2005. Raportul nu include BCE.

⁵ „Suprafața de birouri” include birourile și spațiile auxiliare, cum ar fi coridoare, ascensoare, toalete, restaurante etc.

⁶ Suprafața netă totală deasupra nivelului solului.

⁷ O listă și o hartă completă a imobilelor ocupate de instituțiile UE pot fi găsite pe site-ul Comisiei: Anuarul oficial al Uniunii Europene (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Decizia Biroului din 24 martie 2010: Property needs and medium-term building policy of the European Parliament (Nevoile imobiliare ale Parlamentului European și politica sa imobiliară pe termen mediu).

⁹ Audiere publică organizată de Comisia pentru control bugetar a Parlamentului European: „Eficiența din punctul de vedere al costurilor a politicii imobiliare a UE”, 18 noiembrie 2013.

¹⁰ COM(2007)501 final din 5 septembrie 2007: Comunicare a Comisiei către Parlamentul European, către Consiliu, către Comitetul Economic și Social și către Comitetul Regiunilor privind politica în domeniul instalării serviciilor Comisiei la Bruxelles și la Luxemburg.

¹¹ Raportul anual de gestiune pentru 2017, anexa 5 – Raportul către autoritatea bugetară privind planul actualizat de investiții imobiliare 2017‑2022.

¹² Unele principii sunt aplicate chiar dacă nu sunt specificate în documentele care descriu strategia imobiliară a instituțiilor.

¹³ Depozitul Comisiei de la adresa Chaussée de Vilvorde, 140‑142, Neder-Over-Heembeek (Bruxelles) nu figurează pe această hartă.

¹⁴ Pe baza suprafeței nete totale deasupra nivelului solului.

¹⁵ Instituțiile consideră contractele de locațiune pe termen lung cu opțiune de cumpărare (emfiteoza) ca fiind echivalente cu deținerea în proprietate, deși, în majoritatea cazurilor, nu și-au exercitat deocamdată opțiunea de cumpărare.

¹⁶ Sursa: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, iunie 2005, și date furnizate de BCE.

¹⁷ Grupul de lucru interinstituțional privind infrastructura, logistica și serviciile interne din Bruxelles și „Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg” din Luxemburg.

¹⁸ De exemplu, depozitul interinstituțional folosit în comun de către Comisie și Consiliu la periferia Bruxelles-ului.

¹⁹ De exemplu, după ce Comisia a părăsit clădirea SDME din Bruxelles, Parlamentul a reușit să negocieze un preț mai bun pentru clădire pentru a răspunde nevoilor sale reziduale. În prezent, SEAE desfășoară negocieri privind clădirile SCAN, utilizate anterior de Comisie. Parlamentul a preluat de la Curtea de Justiție contractul de închiriere a clădirii GEOS din Luxemburg și a transferat BEI contractul de închiriere a clădirii pe care o ocupa anterior (clădirea Président). Curtea de Justiție a subînchiriat spațiul excedentar de care dispunea Băncii Europene de Investiții, Curții de Conturi Europene și Centrului de Traduceri pentru Organismele UE pentru perioade limitate de timp.

²⁰ NWoW impune dezvoltarea unor instrumente specifice în trei domenii principale: resurse umane/cultură organizatorică (inclusiv o abordare bazată pe activități, politica privind munca la distanță și evaluarea personalului), tehnologia informației și comunicațiilor (fluxuri de lucru dematerializate, infrastructură IT fiabilă) și spațiul de lucru (săli de relaxare, spații de colaborare, configurația birourilor etc.).

²¹ Oportunitatea de a alterna perioade regulate de muncă la distanță și de lucru la birou, atunci când este posibil.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach și Euroforum.

²⁴ Martens și KAD.

²⁵ Articolul 3 din Protocolul (nr. 7) privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene (TFUE).

²⁶ Scutire de impozite prin remitere sau rambursare.

²⁷ Statul are drept de preempțiune la achiziționarea clădirilor.

²⁸ Pe baza studiilor tehnice din 2013, care au identificat că riscurile legate de prezența azbestului în clădire erau mai mari decât se presupunea anterior.

²⁹ Locația Grossmarkthalle, fosta hală a pieței angro din Frankfurt, construită în 1928 și clasată drept monument istoric.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ Articolul 134 alineatul (1) din Normele de aplicare a Regulamentului financiar.

³⁴ În conformitate cu articolul 121 din Normele de aplicare a Regulamentului financiar, contractele de achiziții de bunuri imobiliare au ca obiect achiziționarea, închirierea pe termen lung, uzufructul, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiunea de cumpărare, de terenuri, clădiri existente sau alte bunuri imobile.

³⁵ Derogarea pentru clădirea ORBAN a fost justificată și prin nevoia urgentă de a se răspunde cerințelor în materie de spațiu pentru birouri, care a apărut deoarece negocierile nu au putut fi finalizate pentru clădirea selectată inițial.

³⁶ În temeiul articolului 179 alineatul (3) din Regulamentul financiar aplicabil până la sfârșitul anului 2012 și în temeiul articolului 203 alineatul (5) din Regulamentul financiar aplicabil din ianuarie 2013.

³⁷ Articolul 203 alineatul (8) din Regulamentul financiar. Acest regulament nu se aplică Băncii Centrale Europene.

³⁸ Convenția detaliată a fost semnată în martie 2008; până la 31 decembrie 2010 fusese plătită o sumă de 235 de milioane de euro.

³⁹ Raportul de audit intern intitulat Acquisition du Résidence Palace (Achiziția clădirii Résidence Palace) din 8 iunie 2011.

⁴⁰ CJ4 (2001‑2008): Renovarea Palatului și a 4-a extindere a clădirilor Curții (Inelul, Galeria, Turnul A, Turnul B); CJ8 (2006‑2013): Renovarea și modernizarea clădirilor anexă (Erasmus = Anexa A, Thomas More = Anexa B și Anexa C); CJ9 (2013 - în desfășurare): Construcția unei a 5-a extensii - al 3-lea turn.

⁴¹ Calendarul complet al proiectului este disponibil pe site-ul Consiliului (https://www.consilium.europa.eu/ro/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² Convenția prevedea posibilitatea unei înțelegeri amiabile în ceea ce privește prețul final al proiectului, pe baza documentelor justificative furnizate de stat, analizate și aprobate de Consiliu. Acest lucru a permis Consiliului să negocieze prețul care a devenit ulterior definitiv și l-a eliberat de toate obligațiile trecute, prezente și viitoare.

⁴³ Majoritatea acestor schimbări au fost antrenate de noua configurație a Consiliului European și de crearea unui post de președinte cu prerogative speciale în ceea ce privește reprezentarea Uniunii în raporturile cu țările terțe, ambele noutăți fiind o consecință a Tratatului de la Lisabona. Întârzierile considerabile apărute au fost cauzate și de acțiunea introdusă la Tribunal de către un concurent respins în cadrul procedurii de atribuire, de descoperirea unei poluări semnificative la nivelul solului și de cerințele sporite de securitate.

⁴⁴ La prețurile din 2005, luându-se în calcul numai costurile de construcție.

⁴⁵ La prețurile din 2012 exclusiv pentru lucrările de construcție, exceptând onorariile pentru arhitecți, costurile pentru dezvoltarea proiectului și costurile pentru o posibilă modernizare a clădirii KAD actuale.

⁴⁶ Estimarea se bazează pe cel mai recent calendar cunoscut al Comisiei prevăzut pentru renunțarea la clădirile închiriate și pentru mutarea personalului în JMO II.

⁴⁷ Pe baza ipotezei Comisiei din 2013, stabilită la momentul semnării contractului-cadru cu autoritățile luxemburgheze.

⁴⁸ De exemplu, raportul GPI 480 oferă un instantaneu al suprafețelor tuturor clădirilor, în funcție de locație, defalcate în spații pentru birouri/spații specifice/spații auxiliare.

⁴⁹ Definițiile sunt stabilite în „Codul de măsurare aplicabil clădirilor Comisiei din Bruxelles”.

⁵⁰ Deși nu este parte la acest acord, BCE aplică aceleași standarde.

⁵¹ De exemplu, Consiliul include sălile mici de reuniune în cea mai joasă subcategorie de spații pentru birouri, în timp ce alte instituții ale UE (Comisia, Parlamentul, Curtea de Justiție) nu le clasifică în acest mod.

⁵² Consiliul, Curtea de Justiție, Comisia (OIL).

⁵³ Raportul anual privind imobilele în conformitate cu articolul 203 alineatul (3) din Regulamentul financiar (nu se aplică BCE).

⁵⁴ Rapoartele anuale privind imobilele elaborate de Consiliu, de Comisie și de Curtea de Justiție sunt documente publice.

⁵⁵ Comunicat de presă cu privire la cea de a 2975-a reuniune a Consiliului Uniunii Europene [Afaceri Economice și Financiare (Buget)], desfășurată la Bruxelles la 18 noiembrie 2009, p. 15 (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09-333_ro.htm).

⁵⁶ Consolidated information on buildings provided by the European institutions with the Draft Budget 2011 (Informații consolidate privind imobilele, furnizate de instituțiile europene în cadrul proiectului de buget 2011), 20 mai 2010.

⁵⁷ Inclusiv datele obținute de la Curtea de Conturi Europeană, SEAE, comitete și BEI.

⁵⁸ Complexul Palatului (Inelul, Turnul A, Turnul B, Galeria) și anexele (Erasmus, Thomas More, Anexa C).

⁵⁹ În cazul BCE, diferența dintre indicatorul bazat pe stațiile de lucru instalate (12 m² pe persoană) și cel bazat pe stațiile de lucru ocupate (16 m² pe persoană) se explică prin marja de spațiu care reprezenta, la sfârșitul anului 2016, 18 % din stațiile de lucru instalate.

⁶⁰ Planul anual de gestiune al OIB pe 2017. OIB nu specifică dacă obiectivul include birourile vacante și marja de spațiu.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Sursa: Raport elaborat de JLL privind piața spațiilor pentru birouri pentru trimestrul 4 din 2016.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Consiliul nu închiriază clădiri de birouri.

⁶⁷ Clădiri în care spațiul de birouri reprezintă peste 20 %.

⁶⁸ Include costul lucrărilor de construcție și amenajare; exclude prețul terenului.

⁶⁹ Parlamentul, Consiliul, Comisia, Curtea de Justiție și BCE.

⁷⁰ Marja de spațiu reprezintă spațiul lăsat deoparte pentru a permite un anumit grad de flexibilitate. Acesta este folosit în caz de mutări, renovări, creșteri minore neprevăzute ale efectivului de personal etc.

⁷¹ În iulie 2014, Curtea a elaborat o analiză a economiilor care ar putea fi obținute la bugetul UE în cazul în care Parlamentul European și-ar centraliza activitățile la Bruxelles (www.eca.europa.eu).

⁷² Fie suprafața totală pentru toate clădirile din portofoliul unei singure instituții, fie suprafața pentru toate instituțiile combinate.

⁷³ Sursa: raportul elaborat de JLL privind piața spațiilor pentru birouri, Luxemburg, trimestrul 4 al anului 2015.

⁷⁴ Sursa: Raport elaborat de JLL privind piața spațiilor pentru birouri, Luxemburg, trimestrul 4 din 2015.

⁷⁵ Chiria pentru spațiul de birouri prevăzută în contract.

⁷⁶ Uzufruct: dreptul de folosință a unei clădiri. Utilizatorul (uzufructuarul) are mai multe drepturi decât în cazul unui contract de închiriere, dar și mai multe obligații în ceea ce privește lucrările de reparații. Majoritatea taxelor intră în responsabilitatea utilizatorului, nu a proprietarului. Plata pentru uzufruct (redevența) este, în general, mai mică decât costul de închiriere a aceleiași clădiri.

⁷⁷ Emfiteoză: dreptul de utilizare a unui teren sau a unei clădiri în schimbul unei chirii pentru o perioadă determinată de timp (în conformitate cu legislația belgiană, minimum 27 de ani și maximum 99 de ani). Proprietarul nu are practic nicio obligație de a repara sau de a întreține clădirea. Acest drept poate fi completat cu o opțiune de cumpărare care, atunci când este exercitată, acordă drept de proprietate deplin.

⁷⁸ În practică, contractele de închiriere stabilesc de obicei un preț mai mare pe metru pătrat de spațiu pentru birouri decât, de exemplu, pentru spații destinate arhivelor și alte spații auxiliare. Prețul pentru parcare este, de obicei, stabilit pentru o unitate.

⁷⁹ Parlamentul, Consiliul, Comisia, Curtea de Justiție și BCE.

Etapa	Data
Adoptarea planului de audit / Demararea auditului	6.6.2017
Trimiterea oficială a proiectului de raport către entitățile auditate	19.7.2018
Adoptarea raportului final după procedura contradictorie	5.12.2018
Primirea răspunsurilor oficiale în toate versiunile lingvistice	Parlamentul: 23.11.2018 Consiliul: 15.11.2018 Comisia: 30.11.2018 Curtea de Justiție: 18.12.2018 Banca Centrală: 27.11.2018

Echipa de audit

Rapoartele speciale ale Curții de Conturi Europene prezintă rezultatele auditurilor sale cu privire la politicile și programele UE sau la diverse aspecte legate de gestiune aferente unor domenii specifice ale bugetului UE. Curtea selectează și concepe aceste sarcini de audit astfel încât impactul lor să fie maxim, luând în considerare riscurile existente la adresa performanței sau a conformității, nivelul de venituri sau de cheltuieli implicat, schimbările preconizate și interesul existent în mediul politic și în rândul publicului larg.

Acest audit al performanței a fost efectuat de Camera de audit V – Finanțarea și administrarea Uniunii, condusă de domnul Lazaros S. Lazarou, membru al Curții de Conturi Europene. Auditul a fost condus de domnul Jan Gregor, membru al Curții de Conturi Europene, care a beneficiat de sprijinul unei echipe formate din: Werner Vlasselaer, șef de cabinet, Bernard Moya, atașat în cadrul cabinetului; Bertrand Albugues, manager principal; Jana Janečková, coordonatoare; Luis Rosa, fost coordonator, Cristina Jianu, Wiktor Szymczak și Andreas Duerrwanger, auditori.

De la stânga la dreapta: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Contact

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ
12, rue Alcide de Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Întrebări: eca.europa.eu/ro/Pages/ContactForm.aspx
Website: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Numeroase alte informații despre Uniunea Europeană sunt disponibile pe internet pe serverul Europa (http://europa.eu).

Luxemburg: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, 2018

PDF	ISBN 978-92-847-1616-6	ISSN 1977-5806	doi:10.2865/664406	QJ-AB-18-033-RO-N
HTML	ISBN 978-92-847-1618-0	ISSN 1977-5806	doi:10.2865/55087	QJ-AB-18-033-RO-Q

© Uniunea Europeană, 2018

Reproducerea textului este autorizată cu condiția menționării sursei. Pentru utilizarea sau reproducerea în orice fel a unor fotografii sau a altor materiale pentru care Uniunea Europeană nu deține drepturile de autor, trebuie să se solicite acordul direct de la deținătorii drepturilor de autor.

CONTACTAȚI UE

În persoană
În întreaga Uniune Europeană există sute de centre de informare Europe Direct. Puteți găsi adresa centrului cel mai apropiat de dumneavoastră la: https://europa.eu/european-union/contact_ro

La telefon sau prin e-mail
Europe Direct este un serviciu care vă oferă răspunsuri la întrebările privind Uniunea Europeană. Puteți accesa acest serviciu:

• apelând numărul gratuit 00 800 6 7 8 9 10 11 (unii operatori pot taxa aceste apeluri);
• apelând numărul standard: +32 22999696; sau
• prin e-mail, la: https://europa.eu/european-union/contact_ro

GĂSIȚI INFORMAȚII DESPRE UE

Online
Informații despre Uniunea Europeană în toate limbile oficiale ale UE sunt disponibile pe site-ul Europa, la: https://europa.eu/european-union/contact_ro

Publicații ale UE
Puteți descărca sau comanda publicații ale UE gratuite și contra cost pe site-ul EU Bookshop, la: https://publications.europa.eu/ro/publications. Mai multe exemplare ale publicațiilor gratuite pot fi obținute contactând Europe Direct sau centrul dumneavoastră local de informare (a se vedea https://europa.eu/european-union/contact_ro).

Dreptul UE și documente conexe
Pentru accesul la informații juridice din UE, inclusiv la ansamblul legislației UE începând din 1951 în toate versiunile lingvistice oficiale, accesați site-ul EUR-Lex, la: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=ro

Datele deschise ale UE
Portalul de date deschise al UE (http://data.europa.eu/euodp/ro/home?) oferă acces la seturi de date din UE. Datele pot fi descărcate și reutilizate gratuit, atât în scopuri comerciale, cât și necomerciale.