Gli spazi per uffici delle istituzioni dell’UE – Alcune buone pratiche sul piano della gestione, ma anche varie debolezze

Sintesi

I

Le istituzioni spendono circa l’11 % del proprio bilancio per spese amministrative relative agli immobili. La composizione del parco immobiliare varia a seconda del mandato e della struttura organizzativa di ciascuna istituzione, tuttavia una quota significativa dello spazio è utilizzata per gli uffici. La Commissione possiede il parco immobiliare più ampio, assegnato a superfici per uffici per oltre l’80 %.

II

Per rispondere al quesito generale “La spesa dell’UE relativa agli spazi per uffici è gestita in modo efficiente?", la Corte ha verificato se le istituzioni dell’UE che dispongono degli spazi per uffici più ampi (Parlamento, Consiglio, Commissione, Corte di giustizia e BCE):

1. definiscano strategie immobiliari e collaborino per conseguire risparmi sui costi;
2. ottengano i propri spazi per uffici in maniera efficiente;
3. svolgano un’adeguata attività di monitoraggio e rendicontazione sul proprio parco di spazi per uffici.

III

Complessivamente, la Corte ha riscontrato che le istituzioni gestiscono la spesa relativa agli spazi per uffici in maniera efficiente, ma le strategie immobiliari non vengono sempre formalizzate e la relativa pianificazione non è ottimale; i meccanismi di finanziamento dei grandi progetti di costruzione analizzati erano spesso complessi, a scapito, in alcuni casi, della trasparenza di bilancio. Gran parte di tali progetti ha subito dei ritardi, che in alcuni casi hanno comportato costi supplementari considerevoli. Il monitoraggio e la rendicontazione per quanto riguarda il parco immobiliare della maggior parte delle istituzioni non sono adeguati.

IV

Le istituzioni collaborano e applicano princìpi decisionali simili. Esse definiscono i propri princìpi e obiettivi principali per la gestione immobiliare in vari documenti, alcuni dei quali sono ormai obsoleti, mentre altri vengono attuati senza alcuna approvazione formale. Non prendono in considerazione scenari diversi al momento di pianificare il proprio fabbisogno immobiliare. All’epoca dell’audit, le istituzioni non avevano ancora valutato i progetti inerenti alle nuove modalità di lavoro (NWoW) attuati.

V

I paesi ospitanti offrono alle istituzioni condizioni preferenziali per l’acquisto o la locazione di spazi per uffici, e le coadiuvano nei principali progetti di costruzione. La Corte ha riscontrato che le decisioni concernenti gli spazi per uffici erano debitamente giustificate. I meccanismi di finanziamento dei grandi progetti di costruzione analizzati dalla Corte, tuttavia, erano spesso complessi e, in alcuni casi, ciò ha inciso negativamente sulla trasparenza di bilancio. Gran parte di tali progetti ha subito dei ritardi, che in alcuni casi hanno dato luogo a costi supplementari.

VI

La maggior parte delle istituzioni non svolge un periodico monitoraggio degli indicatori concernenti l’uso efficiente e i costi degli edifici ai fini della gestione interna. Benché le istituzioni che occupano edifici a Bruxelles e a Lussemburgo abbiano concordato di armonizzare la misurazione delle superfici, i dati non sono del tutto standardizzati e le relative comparazioni risultano complesse. Le rendicontazioni in materia di edifici trasmesse alle autorità di bilancio non consentono confronti né un’analisi dell’efficienza.

VII

Secondo l’analisi svolta dalla Corte, l’utilizzo delle superfici per uffici è comparabile tra le diverse istituzioni. La Corte ha inoltre riscontrato che i canoni di locazione negoziati dalle istituzioni erano generalmente inferiori ai livelli di mercato. Da ulteriori analisi condotte sugli edifici presi in locazione risulta che i canoni di locazione annuali per persona variano sensibilmente a seconda degli edifici. I costi di costruzione e acquisto riflettono la tipologia degli edifici.

VIII

Sulla base delle osservazioni contenute nella presente relazione, la Corte raccomanda alle istituzioni di:

1. aggiornare e formalizzare le proprie strategie immobiliari e aggiornare periodicamente i documenti di programmazione;
2. valutare i progetti concernenti le nuove modalità di lavoro;
3. accrescere la trasparenza di bilancio per quanto concerne l’utilizzo dei meccanismi di finanziamento per i progetti di costruzione;
4. stabilire adeguate procedure di gestione per i grandi progetti di costruzione e di ristrutturazione; e
5. migliorare la coerenza dei dati e il monitoraggio del parco immobiliare.

Introduzione

01

La spesa per gli edifici rappresenta circa l’11 % (1 miliardo di euro) delle spese amministrative totali delle istituzioni dell’Unione europea (UE)¹, come risulta dalla figura 1. Questa percentuale è rimasta stabile negli ultimi cinque anni, benché si sia ridotta rispetto alla situazione di dieci anni fa. Circa due terzi della spesa per gli edifici interessano il costo per l’acquisto e la locazione di edifici, mentre il resto viene speso soprattutto per manutenzione, sicurezza ed energia. La figura 2 mostra le differenze tra le varie istituzioni, che essenzialmente riflettono le differenze dei rispettivi parchi immobiliari.

02

Alla fine del 2016, le suddette istituzioni occupavano una superficie edificata complessiva pari a 2,5 milioni di metri quadri (m²)³, ossia il 26 % in più del 2004 - un aumento giustificato dall’incremento del 22 %, registrato nello stesso periodo, del personale che lavora nei locali delle istituzioni⁴.

03

Le esigenze delle istituzioni in termini di fabbisogno immobiliare sono diverse. Per esempio, la Commissione destina la maggior parte dello spazio dei propri immobili a uso ufficio. Altre istituzioni come il Parlamento, il Consiglio e la Corte di giustizia utilizzano di più altri tipi di superficie, come sale riunioni, sale per assemblee, aule per udienze e aree di ricevimento. Le superfici ad uso ufficio⁵ rappresentano circa il 70 % del totale⁶ e sono ubicate soprattutto a Bruxelles, seguita da Lussemburgo, Strasburgo e Francoforte. La figura 3 mostra la superficie complessiva netta occupata dalle istituzioni e la percentuale delle superfici ad uso ufficio.

04

La scelta delle sedi delle istituzioni dipende da decisioni politiche. L’accordo politico più recente sull’ubicazione delle sedi delle istituzioni è stato raggiunto nel 1992 in occasione del Consiglio europeo di Edimburgo.

Estensione e approccio dell’audit

Estensione dell’audit

05

Per rispondere al quesito generale “La spesa dell’UE relativa agli spazi per uffici è gestita in modo efficiente?”, la Corte ha verificato se le istituzioni dell’UE:

• definiscano strategie immobiliari e collaborino per conseguire risparmi sui costi;
• ottengano i propri spazi per uffici in maniera efficiente;
• svolgano un’adeguata attività di monitoraggio e rendicontazione sul proprio parco di spazi per uffici.

06

L’audit si è concentrato sulle cinque istituzioni che dispongono degli spazi per uffici più ampi (Parlamento, Consiglio, Commissione, Corte di giustizia e BCE), e ha interessato gli spazi per uffici di Bruxelles, Lussemburgo e Francoforte⁷. Ove possibile, gli auditor della Corte hanno messo a confronto i dati e le procedure di gestione di queste istituzioni con quelli del Comitato economico e sociale europeo, del Comitato europeo delle regioni, del Servizio europeo per l’azione esterna (SEAE), della Corte dei conti europea e della Banca europea per gli investimenti (BEI).

07

La Corte non ha preso in considerazione gli edifici utilizzati non per uffici ma per altri scopi (per es. centri di conferenze, impianti tecnici ecc.) né gli edifici in cui le superfici per uffici sono inferiori al 20 %. L’audit si è concentrato in modo particolare sui costi necessari per ottenere spazi per uffici. Non ha interessato la manutenzione, la pulizia, la sicurezza né altri costi operativi connessi agli edifici.

Approccio dell’audit

08

Le attività di audit sono state svolte dal settembre 2017 al giugno 2018; le osservazioni della Corte si sono basate sulle seguenti fonti di elementi probatori:

• le strategie immobiliari delle istituzioni e le relazioni trasmesse alle autorità di bilancio;
• questionari e visite alle istituzioni;
• questionari e visite alle altre organizzazioni internazionali;
• l’attività di audit interno, se del caso;
• relazioni tecniche/di misura sugli edifici;
• informazioni contabili, finanziarie e contrattuali sugli edifici;
• visite agli organismi interistituzionali e alle autorità dei paesi ospitanti.

Osservazioni

Le istituzioni applicano princìpi comuni e cooperano sistematicamente

09

La Corte ha verificato se le istituzioni dell’UE definiscano una strategia che includa princìpi e obiettivi per la gestione immobiliare. Ha altresì valutato se tali strategie siano integrate da una pianificazione di breve-medio periodo, basata su una periodica valutazione delle esigenze. La Corte inoltre ha verificato se i documenti strategici e/o di programmazione comprendessero una pianificazione degli scenari. Ha anche esaminato il modo in cui le istituzioni ubicate nella stessa sede collaborano per individuare opportunità di risparmio (per esempio mettendo in comune le reciproche competenze o il potere d’acquisto). La Corte ha anche valutato in che misura le istituzioni abbiano attuato le nuove modalità di lavoro (NWoW).

Le istituzioni definiscono le proprie strategie immobiliari ma alcune sono obsolete e non prevedono una pianificazione degli scenari

10

Le istituzioni definiscono i propri princìpi e obiettivi per la gestione immobiliare in diversi documenti, alcuni dei quali sono ormai obsoleti, mentre altri vengono attuati senza alcuna approvazione formale (cfr. figura 4).

11

La Commissione ha delineato i princìpi fondamentali della propria strategia immobiliare in una comunicazione del 2007. Era stato previsto di chiarire ulteriormente determinati aspetti della strategia immobiliare mediante alcuni studi (impatto del sistema di appalti immobiliari, corretto equilibrio tra acquisto e locazione, impatto dei nuovi metodi di lavoro sulla qualità della vita sul posto di lavoro e potenziali risparmi), ma tali studi non sono stati effettuati. Inoltre, alcuni aspetti importanti compresi nella comunicazione del 2007 sono mutati nel corso del tempo. Per esempio, il regime di pagamento differito e i contratti enfiteutici non sono più metodi preferenziali per il finanziamento dell’acquisto di edifici e la Commissione di recente ha incluso le agenzie esecutive nella propria programmazione pluriennale. Benché la Commissione ritenga ancora validi gli orientamenti e i princìpi fondamentali della comunicazione, non ha aggiornato la strategia immobiliare né l’ha consolidata in un unico documento riveduto e modificato di recente.

12

Gli Uffici per le infrastrutture e la logistica della Commissione a Bruxelles (OIB) e a Lussemburgo (OIL) fondano il proprio strumento di pianificazione di medio termine e il quadro pluriennale d’intervento (MAPF) sulla strategia immobiliare della Commissione. Il MAPF definisce i progetti e le priorità principali di ciascun Ufficio per i successivi dieci anni e offre un quadro d’insieme comprendente gli aggiornamenti annuali sul fabbisogno della Commissione in termini di superfici per uffici. Il MAPF si basa sulle fluttuazioni dei livelli di personale e sulle superfici per uffici disponibili, tenendo conto della scadenza e della proroga dei contratti di locazione nonché degli interventi di ristrutturazione/rimessa a nuovo. A giudizio della Corte il MAPF è uno strumento utile, adatto alle istituzioni che dispongono di parchi immobiliari più ampi.

13

Non sono stati rilevati elementi attestanti che le istituzioni avessero considerato scenari diversi al momento di pianificare il proprio fabbisogno immobiliare in relazione, per esempio, a vincoli di bilancio, modifiche in termini di personale o conseguenze di decisioni politiche come l’allargamento o variazioni nel ruolo e nel mandato dell’istituzione.

Le istituzioni applicano princìpi decisionali comuni

14

Le istituzioni che operano nella stessa sede non hanno un’unica strategia immobiliare comune, tuttavia applicano princìpi decisionali simili¹².

Allineamento al mandato e all’organizzazione

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Le istituzioni adattano le proprie strategie immobiliari alla loro organizzazione e al mandato loro conferito. Le strategie riflettono il bisogno di spazi specifici, per esempio ampie sale conferenze, aule per udienze o sale per assemblee. In alcuni casi le istituzioni riesaminano la propria strategia immobiliare in seguito a una modifica del proprio mandato. Per esempio, inizialmente la BCE aveva previsto di sistemare tutto il personale in un unico edificio, ma è stato necessario ripensare tale approccio a causa di circostanze impreviste (cfr. il successivo riquadro 1).

Concentrazione

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Le istituzioni tendono a concentrarsi su un numero ristretto di grandi edifici, solitamente ubicati in un’unica area o in poche aree, preferibilmente vicino ad altre istituzioni. Tale preferenza è giustificata dalle economie di scala, da motivi di sicurezza e migliori condizioni di lavoro, nonché da una più alta produttività (ottenuta per esempio riducendo il tempo impiegato negli spostamenti tra gli edifici) e dall’immagine pubblica. Applicando questo principio si riduce di default il numero di edifici adatti all’acquisto o alla locazione. Le successive figure 5 e 6 illustrano la distribuzione geografica degli edifici delle istituzioni nelle sedi principali: Bruxelles e Lussemburgo.

17

Razionalizzare il parco immobiliare con la concentrazione su un numero ristretto di grandi edifici, per esempio, è uno dei princìpi fondamentali della strategia immobiliare della Commissione. Nel 2007 due terzi degli edifici della Commissione a Bruxelles avevano una superficie inferiore a 15 000 m² e soltanto 8 su 61 (il 13 %) avevano una superficie superiore a 20 000 m². Dieci anni dopo, 22 edifici dei 52 inclusi nell’analisi della Corte (ossia il 42 %) hanno una superficie superiore a 20 000 m². Benché non del tutto comparabili, poiché l’analisi comprendeva edifici adibiti essenzialmente a uffici, le cifre dimostrano che la Commissione ha applicato il principio del numero ristretto di grandi edifici.

La proprietà preferita all’affitto

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Tutte le istituzioni prese in considerazione preferiscono la proprietà all’affitto. La successiva figura 7 mette a confronto la superficie totale di proprietà (superfici per uffici e superfici non adibite ad uffici) con la superficie totale presa in locazione¹⁴. Benché la locazione consenta una gestione immobiliare flessibile, la proprietà degli edifici offre alle istituzioni una serie di vantaggi:

• costi inferiori nel lungo periodo (valore aggiunto se l’edificio viene riqualificato, recupero del valore dell’edificio se questo viene venduto);
• condizioni preferenziali offerte dal paese ospitante, per esempio la possibilità di acquistare o utilizzare il terreno gratuitamente;
• stabilità dei costi (tutela da aumenti del canone di locazione) e migliore pianificazione di bilancio a medio termine;
• libertà di utilizzare e migliorare l’immobile senza vincoli imposti dal proprietario.

19

In totale le istituzioni incluse nell’analisi della Corte possiedono¹⁵ circa il 70 % della superficie occupata, rispetto al 60 % circa del 2004¹⁶. Tale rapporto è destinato ad aumentare nel prossimo futuro con il completamento di grandi progetti immobiliari come l’estensione dell’edificio KAD del Parlamento, la terza torre di uffici della Corte di giustizia e il complesso JMO II della Commissione.

Un’ampia cooperazione interistituzionale

20

Le istituzioni discutono questioni relative a immobili d’importanza strategica in alcuni gruppi di lavoro interistituzionali¹⁷. Nel corso di queste riunioni le istituzioni si informano reciprocamente in merito ai futuri progetti immobiliari per evitare di competere sullo stesso mercato. Esse inoltre si scambiano informazioni sullo spazio disponibile nei rispettivi edifici. In tal modo le istituzioni sono in grado di condividere o sublocare gli immobili¹⁸, o acquisire immobili non più necessari a un’altra istituzione¹⁹. Si discutono anche altre questioni relative agli edifici, come problemi di natura ambientale ed energetica.

21

Uno dei maggiori risultati di questi gruppi di lavoro sta nella loro stretta collaborazione per quanto riguarda le procedure di appalto. Le istituzioni stabiliscono le procedure di gara interistituzionali per l’acquisizione, ad esempio, di servizi per traslochi, forniture di mobili, attrezzature e forniture d’ufficio, competenze immobiliari e assicurative. Tali acquisizioni accrescono l’effetto leva delle istituzioni su fornitori di servizi e gestori e danno luogo a economie di scala. Allo stesso tempo tuttavia aumentano i criteri di ammissibilità per gli offerenti, il che potrebbe scoraggiare le PMI dal partecipare alle gare di appalto.

22

Le istituzioni gestiscono il proprio parco immobiliare autonomamente e mostrano scarso interesse per la creazione di un’agenzia immobiliare interistituzionale. A loro avviso gruppi di gestione immobiliare specializzati, ubicati in prossimità dei decisori di ciascuna istituzione, sono più idonei a soddisfare le loro specifiche esigenze.

In una certa misura, le istituzioni optano per le nuove modalità di lavoro, ma non hanno ancora valutato i costi e i benefici dei progetti attuati al riguardo

23

L’approccio NWoW si propone di trasformare l’ambiente dell’ufficio introducendo spazi di lavoro collaborativi insieme a una cultura del lavoro più flessibile²⁰. L’obiettivo delle NWoW non è necessariamente quello di ridurre le superfici per uffici, ma piuttosto di trasformare l’ambiente dell’ufficio e la cultura del lavoro in collaborazione con la dirigenza e il personale e con il loro coinvolgimento.

24

Le istituzioni dell’UE hanno introdotto le NWoW tramite una serie di iniziative e sviluppi; per esempio hanno attuato il telelavoro occasionale o strutturale²¹. In seno al Consiglio e ai Comitati, l’introduzione del telelavoro strutturale ha comportato un uso più intenso delle superfici per uffici con l’introduzione di uffici condivisi per i telelavoratori.

25

A Bruxelles la Commissione ha introdotto spazi suddivisi e collaborativi in tre edifici²², per ottimizzare l’utilizzo delle superfici disponibili. Secondo la Commissione, il risultato è stato un aumento medio del 46 % del tasso di occupazione di questi edifici. I risultati dell’indagine sul livello di soddisfazione condotta tra il personale che lavora in un ambiente collaborativo in questi tre edifici non erano ancora disponibili all’epoca dell’audit. A Lussemburgo la Commissione utilizza spazi di lavoro collaborativi per circa 200 effettivi in due edifici²³.

26

Il Parlamento ha commissionato studi di fattibilità allo scopo di creare spazi collaborativi nell’ambito di due nuovi progetti immobiliari²⁴. Benché il progetto nella sua forma originaria sia stato successivamente abbandonato, il Parlamento sta attuando alcuni dei suoi elementi in questi due edifici sulla base del dialogo con i servizi interessati.

27

Le NWoW comportano ulteriori costi di investimento e generalmente vengono applicate nell’ambito dei lavori di ristrutturazione o di nuovi progetti immobiliari. Le istituzioni non hanno ancora condotto una valutazione completa degli eventuali benefici economici e di altra natura degli spazi di lavoro collaborativi creati, come ad esempio un incremento della produttività.

Le decisioni concernenti gli spazi per uffici sono ben fondate, ma i meccanismi di finanziamento dei progetti di costruzione sono spesso complessi, a scapito della trasparenza di bilancio

28

La Corte ha anche valutato l’approccio delle istituzioni nei confronti dei paesi ospitanti per ottenere le migliori condizioni al momento di scegliere gli edifici.

29

La Corte ha quindi appurato se le decisioni sui nuovi progetti immobiliari si basassero su criteri di sana gestione finanziaria.

30

Ha altresì verificato se i meccanismi di finanziamento selezionati dalle istituzioni tenessero conto delle opzioni disponibili ai sensi del regolamento finanziario, fossero trasparenti e promuovessero il rispetto dell’obbligo di render conto.

Generalmente i paesi ospitanti offrono sostegno e condizioni preferenziali alle istituzioni

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Gran parte degli edifici che fanno parte del parco immobiliare delle istituzioni sono ubicati a Bruxelles e Lussemburgo, mentre la BCE ha sede a Francoforte. Nel rispetto dei trattati dell’UE²⁵, i paesi ospitanti concedono alle istituzioni l’esenzione da imposte dirette su entrate, averi e altri beni nonché l’esenzione da diritti indiretti²⁶. Alcuni paesi ospitanti offrono alle istituzioni anche altri vantaggi, a seconda delle possibilità e dell’esito dei negoziati.

32

I due casi seguenti sono esempi recenti di condizioni preferenziali concesse dalle autorità belghe. Per l’edificio Europa, le autorità belghe hanno offerto al Consiglio il terreno e l’edificio esistente per la cifra simbolica di 1 euro e hanno gestito il progetto immobiliare gratuitamente. Per un terreno edificabile in Rue de la Loi, la Commissione ha ottenuto il diritto di raddoppiare quasi la capacità di costruzione. Secondo le stime della Commissione, costruire qui fino alla capacità massima consentirebbe di risparmiare fino a 130 milioni di euro in termini di investimenti nei terreni in altre località della zona.

33

Anche a Lussemburgo le istituzioni godono di condizioni preferenziali e sostegno statale per i loro progetti immobiliari. Per esempio le autorità lussemburghesi hanno offerto al Parlamento e alla Corte di giustizia il terreno per i loro complessi edilizi alla cifra simbolica di 1 euro²⁷ ed entrambe le istituzioni hanno preso in locazione alcuni dei propri edifici dallo Stato per un importo preferenziale. Il livello di coinvolgimento dell’autorità nazionale competente nei progetti immobiliari delle istituzioni varia: essa offre sostegno tecnico al Parlamento per la costruzione del nuovo complesso KAD II, ma si assume la piena responsabilità per la gestione dei progetti immobiliari della Corte di giustizia.

34

La Commissione ha concordato con lo Stato del Lussemburgo di sostituire il proprio edificio principale a Lussemburgo (l’edificio Jean-Monnet – JMO). Nel dicembre 2015, in seguito alla decisione della Commissione di liberare l’edificio JMO²⁸, è stato raggiunto un accordo politico sulla condivisione dei costi di una sistemazione temporanea sostitutiva. L’immobile sostitutivo (JMO II) ospiterà la maggior parte del personale locale della Commissione rendendo superflui quasi tutti gli edifici presi in locazione.

35

Nel 1998 la BCE ha firmato con il governo della Repubblica federale di Germania un accordo che definisce i rispettivi ruoli e responsabilità. Le autorità nazionali non hanno offerto alla BCE condizioni preferenziali per i suoi progetti immobiliari. La BCE ha acquistato il terreno²⁹ per la costruzione della propria sede centrale dalla città di Francoforte alle normali condizioni di mercato. Tuttavia, nell’ambito dell’acquisto, la città di Francoforte si è impegnata a contribuire ai costi derivanti, fra l’altro, dall’inquinamento del suolo riconducibile all’uso precedente del sito.

Complessivamente, le decisioni di acquisizione degli spazi per uffici si sono dimostrate valide

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La Corte ha esaminato dodici degli edifici adibiti a uffici recentemente acquistati e presi in locazione e dei progetti di costruzione in corso del Parlamento³⁰ e della Commissione³¹, che sono le istituzioni con il parco immobiliare più ampio, al fine di valutare se le decisioni si siano basate sui seguenti fattori:

• una valutazione del fabbisogno immobiliare pluriennale;
• il rispetto dei vincoli di bilancio;
• la conformità alle specifiche tecniche;
• un’indagine di mercato;
• un’analisi costi-benefici;
• un esame dei costi associati all’intero ciclo di vita degli edifici in termini di ristrutturazione iniziale, manutenzione, costi di gestione e rimessa a nuovo;
• una comparazione delle opzioni di finanziamento.

37

Sono state rilevate alcune eccezioni³²:

1. Secondo il regolamento recante le modalità di applicazione del regolamento finanziario³³, gli appalti immobiliari³⁴ possono essere conclusi ricorrendo alla procedura negoziata dopo un’indagine sul mercato locale. In linea di principio la Commissione applica la cosiddetta “metodologia Kallas” che comporta la pubblicazione preliminare di un avviso relativo a un’indagine per immobili. Tale metodologia non è stata però applicata in due casi compresi nel campione della Corte: l’edificio ORBAN di Bruxelles e l’edificio Drosbach, ala D, a Lussemburgo. In entrambi i casi, la deroga era giustificata dal fatto che la Commissione occupava già edifici adiacenti³⁵. La Commissione ha in programma di rivedere questa metodologia.
2. Nelle note all’autorità di bilancio la Commissione include³⁶ un’analisi costi-benefici dei nuovi progetti. Nella documentazione relativa al progetto JMO II la Corte non ha reperito traccia di tale analisi. Il progetto sarà prefinanziato dallo Stato lussemburghese e la Commissione potrà esercitare l’opzione di acquistare l’edificio, quando sarà stato portato a termine. Non vi sono indicazioni che la Commissione abbia analizzato altre opzioni di finanziamento.

I meccanismi di finanziamento dei grandi progetti di costruzione sono spesso complessi, a scapito della trasparenza di bilancio

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Dal 2013 è possibile finanziare acquisti o costruzioni di edifici tramite un prestito commerciale ai sensi del regolamento finanziario³⁷. Molti dei progetti di costruzione in corso o completati di recente sono stati avviati prima di tale data. Per finanziare questi progetti (cfr. progetti esaminati ai paragrafi 43-50), le istituzioni spesso hanno adottato metodi di finanziamento complessi, che implicano la partecipazione statale o di intermediari finanziari (cfr. esempio nel riquadro 2). Di conseguenza, non controllano direttamente gli aspetti finanziari dei progetti.

39

Per l’estensione dell’edificio Konrad Adenauer (KAD II), il Parlamento ha ottenuto prestiti bancari tramite una complessa struttura di finanziamento cui partecipa una società intermediaria (di proprietà di una banca commerciale), che ha intrapreso il finanziamento del progetto. La società ha firmato due contratti di finanziamento, uno con la BEI e uno con una banca commerciale, ognuno dei quali ha fornito il 50 % del finanziamento del progetto.

40

Il Parlamento e la Corte di giustizia hanno prefinanziato i progetti immobiliari, impiegando gli stanziamenti inutilizzati di altre linee di bilancio:

• tra il 2012 e il 2016 il Parlamento ha stornato 260 milioni di euro da varie linee di bilancio per finanziare il progetto KAD II. Della linea di credito di 474 milioni di euro così ottenuta, il Parlamento ha utilizzato 16 milioni di euro. Il Parlamento stima che in tal modo siano stati risparmiati fino a 85 milioni di euro di costi per interessi.
• In base allo stesso meccanismo, dal 2007 a oggi la Corte di giustizia ha effettuato pagamenti anticipati per i propri progetti immobiliari pari a 89 milioni di euro. Secondo la Corte di giustizia, in tal modo è stato sensibilmente ridotto l’impatto sul bilancio fino al 2026 delle indennità di locazione-acquisto, grazie a risparmi stimati sugli oneri di finanziamento superiori a 24 milioni di euro nell’arco dell’intero periodo.

41

Il Consiglio ha pagato alle autorità belghe anticipi per il progetto immobiliare Europa, pari a 294 milioni di euro, grazie a stanziamenti inutilizzati stornati da altre linee di bilancio. Gli anticipi versati dal Consiglio hanno fruttato interessi per 10,3 milioni di euro (valore netto). Gli anticipi versati nei primi tre anni non corrispondevano all’avanzamento dei lavori, per cui in pratica il Consiglio ha prefinanziato il progetto (cfr. il successivo riquadro 3).

42

Benché alcune istituzioni (Parlamento, Consiglio) abbiano versato regolarmente anticipi consistenti sui propri progetti di costruzione, non avevano previsto gli importi in questione nelle corrispondenti linee di bilancio UE. Questo modo di procedere comporta in genere, alla fine dell’anno, un livello elevato di storni di bilancio, che incide sulla trasparenza della procedura di bilancio. Questo approccio pragmatico consente un’evoluzione stabile nel tempo della dotazione di bilancio per la spesa amministrativa globale. La Corte non ritiene però che tale pratica comporti un risparmio per il contribuente UE, come suggerito dalle istituzioni dell’UE.

I grandi progetti di costruzione lamentano ritardi e, in alcuni casi, cospicui sforamenti dei costi

43

La Corte ha analizzato l’attuazione di quattro importanti progetti di costruzione da parte del Parlamento, del Consiglio, della Commissione e della Corte di giustizia.

Il progetto della Corte di giustizia: entro i limiti di bilancio e nei tempi previsti

44

Negli ultimi anni la Corte di giustizia ha realizzato tre grandi progetti di costruzione⁴⁰, in stretta collaborazione con le autorità lussemburghesi. Le autorità nazionali hanno gestito i lavori gratuitamente. Hanno diretto le gare d’appalto, assicurando il corretto svolgimento degli studi e dei lavori, e si sono assunte la responsabilità dei controlli di qualità e del rilascio delle certificazioni prescritte dalla normativa. Le autorità hanno offerto la propria conoscenza del mercato, le competenze tecniche e quelle relative alla gestione e alla supervisione dei progetti di costruzione. Inoltre, dal momento che la Corte di giustizia non ha svolto il ruolo di promotore, soltanto pochi membri del suo personale hanno dovuto monitorare il progetto. I progetti sono stati completati in tempo e senza costi aggiuntivi. Al momento dell’audit della Corte, era in corso il progetto di costruzione di una terza torre (progetto CJ9), che rispettava il bilancio stimato e i tempi previsti.

Il progetto Europa del Consiglio: entro i limiti di bilancio ma in ritardo

45

Nel 2005⁴¹, il Consiglio ha delegato la gestione della ristrutturazione del Blocco A del “Residence Palace” alle autorità belghe. L’edificio avrebbe dovuto ospitare le riunioni del Consiglio europeo e del Consiglio dell’Unione europea.

46

Il prezzo finale negoziato⁴² non ha superato sensibilmente il bilancio originario: 246 milioni di euro, rispetto ai 240 milioni di euro del bilancio originario; entrambi i prezzi si basano sui valori del 2004. La costruzione però si è conclusa con tre anni di ritardo. Tali ritardi sono stati causati da modifiche del progetto dovute a circostanze impreviste⁴³. Ai ritardi ha contribuito una serie di debolezze registrate in sede di gestione progettuale:

• le autorità nazionali non hanno gestito in maniera adeguata le richieste di modifica né hanno pagato per tempo i contraenti;
• le società di consulenza incaricate dalle autorità nazionali avevano scarsa capacità di tradurre i complessi requisiti funzionali e qualitativi del Consiglio nel capitolato d’oneri. Da ciò sono derivate le difficoltà che hanno travagliato il progetto in tutto il suo ciclo di vita, provocando gran parte delle richieste di modifica;
• il raggiungimento di un accordo sul prezzo finale è risultato complesso perché, ancora sei mesi dopo la consegna, le autorità nazionali non erano in grado di fornire l’elenco completo delle fatture.

47

Il Consiglio ha parzialmente attenuato tale impatto ampliando il suo gruppo di progetto e accelerando le procedure di gestione del progetto e i controlli interni.

Il progetto KAD II del Parlamento: ritardi significativi hanno comportato costi supplementari

48

Inizialmente la data di consegna dell’edificio KAD II era stata fissata al 2013. La stima attuale è la seguente: sito di costruzione est: fine del 2019; sito di costruzione ovest: 2022. Le motivazioni principali di questo ritardo sono la limitata esperienza del Parlamento come promotore all’inizio del progetto e la conclusione senza esito di una prima gara d’appalto per i lavori di costruzione. La messa a punto della struttura finanziaria e del modello di finanziamento è stata ritardata di tre mesi in quanto la prima gara non è giunta a buon fine.

49

Il bilancio stimato originariamente, pari a 317,5 milioni di euro, è stato riveduto nel 2009 e portato a 363 milioni di euro⁴⁴. Per garantire il successo della gara d’appalto, nel rispetto della dotazione assegnata, il Parlamento ha ridotto l’entità del progetto, ha modificato le specifiche tecniche e ha introdotto una maggiore concorrenza nella procedura di appalto aumentando il numero dei lotti. Poiché il progetto non si è ancora concluso, il prezzo finale non è noto. Il Parlamento intende mantenere i costi entro i limiti del bilancio attuale (432 milioni di euro)⁴⁵. Tenendo conto di un aumento dell’indice dei prezzi dei lavori di costruzione pari all’8 % tra il 2012 e il 2017, i costi di costruzione potrebbero crescere ancora.

50

A causa dei ritardi, il Parlamento deve prendere in locazione altri edifici a Lussemburgo per un periodo più lungo di quello inizialmente previsto. Questo costo di locazione aggiuntivo ammonta a 14,4 milioni di euro l’anno, ossia a 86 milioni nel periodo di sei anni. In termini contabili, detto costo aggiuntivo è più che compensato dall’avvio successivo del deprezzamento del nuovo investimento immobiliare (17,3 milioni l’anno). Il contribuente UE sta tuttavia pagando un costo di locazione aggiuntivo oltre al costo della costruzione del nuovo edificio.

Il progetto JMO II della Commissione: ritardi e costi supplementari

51

Il protrarsi dei negoziati con lo Stato lussemburghese ha ritardato l’avvio del grande progetto di costruzione della Commissione a Lussemburgo, JMO II. Sono stati necessari 15 anni per raggiungere l’accordo iniziale nel 2009.

52

La Commissione e le autorità lussemburghesi avevano pianificato la consegna dell’edificio in due fasi: la prima a metà del 2016 e la seconda alla fine del 2019. I tempi di consegna sono stati riveduti varie volte prima dell’inizio dei lavori di costruzione. L’ultimo calendario noto del progetto JMO II fissa la data di consegna della prima fase al febbraio 2023 e quella della seconda fase al febbraio 2024.

53

L’avvio tardivo del progetto di costruzione è stato determinato principalmente dalle incertezze riguardanti il concorso di architettura, da questioni amministrative della procedura di gara per i lavori di movimento terra e dalle misure di sicurezza supplementari che è stato necessario integrare nel progetto. Non è ancora chiaro in che modo i costi causati da questi ritardi saranno condivisi con le autorità lussemburghesi. Inoltre, nel 2015, la Commissione ha dovuto evacuare la propria sede principale a Lussemburgo, l’edificio JMO, a titolo precauzionale, per evitare di esporre il personale a un potenziale pericolo dovuto alla presenza di amianto. Ha quindi dovuto prendere in locazione ulteriori spazi per uffici in diversi edifici per trasferirvi il personale.

54

Considerati l’accordo iniziale e l’ultimo calendario noto, la Corte stima che la Commissione dovrà sostenere costi di locazione per 248 milioni di euro⁴⁶ a causa dell’avvio tardivo del progetto di costruzione e della necessità di affittare ulteriori spazi per uffici a seguito dell’evacuazione dell’edificio JMO. Questo ritardo differisce però l’inizio dei versamenti del canone di locazione per l’edificio JMO II. La Commissione stima che i canoni non versati a seguito dei ritardi suddetti ammontino a 176,2 milioni di euro⁴⁷.

Il monitoraggio e la rendicontazione sono insufficienti

55

La Corte ha esaminato il modo in cui le istituzioni dell’UE monitorano i diversi aspetti del proprio parco immobiliare (per esempio gestione degli spazi e delle strutture, condizioni contrattuali, conformità alle specifiche tecniche) compresi gli indicatori relativi all’uso efficiente e al costo degli edifici. Tale monitoraggio fornirebbe alle istituzioni uno sguardo d’insieme sul proprio parco immobiliare, consentendo di individuare i settori in cui sarebbe possibile apportare miglioramenti. La Corte ha verificato se le istituzioni avessero standardizzato in maniera migliore la misurazione e la classificazione delle superfici e se fosse possibile effettuare una comparazione dell’efficienza sfruttando i dati disponibili internamente e comunicati alle autorità di bilancio.

Le istituzioni monitorano vari aspetti ma non gli indicatori relativi all’uso efficiente e al costo degli edifici

56

Le istituzioni utilizzano una vasta gamma di sistemi e strumenti informatici per gestire e monitorare il proprio parco immobiliare. Ciascun aspetto del parco immobiliare, come la gestione delle strutture, l’attribuzione degli spazi, il consumo energetico, gli aspetti finanziari, legali e contabili, viene monitorato utilizzando sistemi informatici o manualmente mediante fogli elettronici.

57

A Lussemburgo la Commissione impiega relazioni sull’attribuzione degli spazi, per gestire in maniera coerente i diritti di attribuzione degli spazi definiti dal manuale delle condizioni di abitabilità. A Bruxelles la Commissione sta sviluppando, fin dal 2015, un proprio software per la gestione integrata dei beni immobili che dovrebbe fornire un punto di accesso a qualsiasi informazione concernente il parco immobiliare della Commissione. Il sistema attualmente in uso tuttavia non elabora relazioni per controllare se lo spazio attribuito ai dipartimenti strategici (DG) rispetti le condizioni fissate nel manuale delle condizioni di abitabilità.

58

Il sistema usato dal Parlamento per gestire le superfici per uffici e pianificare il fabbisogno immobiliare può generare varie relazioni⁴⁸. La Corte però non ha riscontrato elementi a dimostrazione del fatto che il Parlamento utilizzi regolarmente tali relazioni al fine di monitorare le superfici per uffici. Il Parlamento prevede di sviluppare, entro il 2026, un sistema per l’archiviazione elettronica di tutte le informazioni relative agli edifici.

59

La maggior parte delle istituzioni non monitora regolarmente gli indicatori per valutare l’efficienza del proprio parco immobiliare ai fini della gestione.

60

La Commissione a Bruxelles impiega un solo un indicatore relativo all’efficienza degli spazi per uffici nel proprio parco immobiliare: la superficie netta a uso ufficio assegnata a ciascuna postazione di lavoro. Viene indicata una media di 14 m² con un obiettivo di 12 m² da raggiungere entro il 2020, soprattutto introducendo spazi collaborativi. La Corte non ha rilevato alcun indicatore relativo all’efficienza degli spazi per uffici nelle pertinenti relazioni annuali di attività del Parlamento, del Consiglio o della Corte di giustizia; queste istituzioni non hanno pubblicato neppure altre relazioni di gestione in cui si valuti l’efficienza della gestione degli spazi per uffici.

61

La Commissione dispone però di definizioni⁴⁹ per indicatori di efficienza come superficie netta di pavimento/superficie lorda di pavimento; superficie fuori terra utilizzabile/superficie netta di pavimento fuori terra; superficie a uso ufficio/superficie netta di pavimento fuori terra. La Corte ha reperito elementi attestanti che l’efficienza delle superfici dell’edificio è uno dei criteri considerati al momento di valutare le offerte per i nuovi progetti immobiliari. La Commissione tuttavia non monitora tali indicatori a livello dell’intero parco immobiliare.

62

La BCE applica un approccio ben elaborato per il monitoraggio e la rendicontazione del proprio parco immobiliare (cfr. il successivo riquadro 4).

I dati disponibili non sono standardizzati, pertanto non è facile mettere a confronto le istituzioni

63

Nel 2009 le istituzioni dell’UE⁵⁰ hanno adottato il codice di misurazione interistituzionale. Questo codice definisce i metodi di misurazione e i tipi fondamentali di superfici edificate sulla base degli standard tedeschi. Ogni istituzione ha articolato ulteriormente tale codice in categorie di superficie più dettagliate, rendendo quindi difficile la comparazione tra i dati delle diverse istituzioni⁵¹. La Commissione utilizza perfino categorie diverse di superfici a Bruxelles e a Lussemburgo, e di conseguenza incontra difficoltà a redigere relazioni basate sugli stessi parametri.

64

Benché tre delle cinque istituzioni esaminate⁵² utilizzino la stessa piattaforma informatica per la gestione degli spazi, tale attività è stata personalizzata per ciascuna di esse, con conseguenti ripercussioni negative sulla disponibilità di dati comparabili.

65

Entro il 1° giugno di ogni anno le istituzioni trasmettono alle autorità di bilancio una relazione dettagliata sulla propria politica immobiliare⁵³. Tale prescrizione è stata introdotta dal regolamento finanziario nel 2013. La relazione deve indicare la spesa e la superficie per ogni edificio, nonché la prevedibile evoluzione della programmazione delle superfici e delle ubicazioni per gli anni successivi. La prescrizione ha reso più trasparente la situazione e le iniziative immobiliari delle istituzioni nei confronti delle autorità di bilancio e, per alcune istituzioni, dell’opinione pubblica⁵⁴.

66

La successiva figura 8 mostra che nelle relazioni annuali sugli edifici ciascuna istituzione impiega categorie di superfici differenti, che non possono essere utilizzate a fini comparativi. Il regolamento finanziario non impone di inserire informazioni sul numero di postazioni di lavoro o degli effettivi ospitati. Non prevede neanche l’inclusione di indicatori di efficienza.

67

Inoltre, la relazione della Commissione non offre un quadro chiaro dei diversi tipi di superfici presenti nel proprio parco immobiliare, in quanto non definisce chiaramente i criteri che distinguono le superfici per uffici da quelle non adibite ad uffici. Tra l’altro, le superfici impiegate dalla Commissione nella relazione annuale sugli edifici non sono comparabili con quelle usate negli strumenti per la gestione degli spazi.

68

Il tentativo più recente di produrre informazioni consolidate sugli edifici delle istituzioni dell’UE risale al 2010. Nel quadro del progetto di bilancio 2011 le istituzioni dell’UE hanno elaborato una relazione in risposta alla richiesta del Parlamento e del Consiglio di “fornire informazioni complete sulle questioni immobiliari insieme al progetto preliminare di bilancio e alle relative previsioni”⁵⁵. Tale relazione⁵⁶ conteneva dati sui seguenti rapporti per il parco immobiliare delle istituzioni:

• percentuale di superfici per uffici e superfici non adibite ad uffici rispetto alla superficie totale;
• superfici per uffici/dipendenti;
• spesa media/m².

69

I valori degli indicatori variavano sensibilmente da una istituzione all’altra. La Corte non ha ricevuto alcun elemento attestante che i dati forniti fossero stati analizzati o che le istituzioni avrebbero dovuto migliorare la comparabilità degli indicatori o presentare le relazioni a scadenza più regolare.

Gli indicatori di superficie sono comparabili tra le istituzioni ma i costi variano notevolmente

70

Sulla base delle informazioni disponibili e apportando correzioni ove necessario, la Corte ha comparato l’efficienza delle politiche immobiliari delle istituzioni. A tale scopo sono stati calcolati e analizzati gli indicatori di superficie e i canoni di locazione recentemente negoziati in relazione ai livelli di mercato.

71

Sono stati calcolati anche i canoni di locazione annuali pagati per persona e il costo per metro quadro degli edifici costruiti o acquistati di recente.

Le superfici medie degli uffici sono comparabili

72

Per mettere a confronto l’uso degli spazi per uffici, la Corte ha calcolato indicatori di superficie basati sui dati ottenuti dalle istituzioni dell’UE (cfr. allegato I per la metodologia utilizzata).

73

La successiva figura 9 indica che, nella maggior parte delle istituzioni, la superficie media degli uffici per persona si avvicina alla media ponderata di tutte le istituzioni, pari a 16 m² per persona⁵⁷, mentre la successiva figura 10 mostra che nella maggior parte degli edifici la superficie degli uffici per persona è inferiore o vicina alla media, e individua i valori erratici.

74

In seguito al completamente dell’edificio Europa, è diventato disponibile il 9 % circa della superficie netta a uso ufficio del Consiglio. Al momento dell’audit questa superficie era usata come sistemazione temporanea (per esempio per l’evacuazione dell’edificio Europa, in occasione del vertice Asia-Europa, o per ristrutturazioni). Questo dato incide sulla superficie netta a uso ufficio per persona del Consiglio e dello stesso edificio Europa.

75

I tre cerchietti riguardanti la Corte di giustizia nella figura 10 rappresentano due complessi edilizi⁵⁸ e l’edificio T. Attualmente la Corte di giustizia dispone di 2 962 m² di uffici non occupati nell’edificio T, che rappresentano il 19 % della superficie netta a uso ufficio dell’edificio e il 6 % della superficie netta a uso ufficio complessiva. La superficie supplementare, che in precedenza veniva sublocata ad altre istituzioni, attualmente è vuota. Benché l’edificio superi il fabbisogno attuale della Corte di giustizia, questa ha deciso di continuare a prenderlo in locazione per diversi motivi. In primo luogo, la Corte di giustizia ha in locazione l’edificio dallo Stato a un canone preferenziale (inferiore ai livelli di mercato). In secondo luogo, l’edificio veniva dato in locazione nella sua interezza e, in terzo luogo, la Corte di giustizia ha esigenze di sicurezza e riservatezza particolari che limitano le opzioni di sublocazione dello spazio supplementare. Infine la Corte di giustizia porrà termine al contratto di locazione con il completamento della terza torre, previsto per l’estate 2019. Se si sottrae questa superficie dalle superfici per uffici, la superficie media degli uffici per persona è pari a 19 m² per la Corte di giustizia e a 18 m² per l’edificio-T.

76

La superficie degli uffici inferiore alla media che si registra alla BCE si spiega con la percentuale notevole di uffici condivisi e di gruppo, nonché di superfici di gruppo, rispetto al totale delle superfici per uffici. Nel caso della Commissione, si spiega in particolare con uno spazio cuscinetto assai ridotto rispetto alle altre istituzioni.

77

La BCE e la BEI monitorano anche la densità sulla base delle postazioni di lavoro installate. Questo rapporto, che non tiene conto del tasso di occupazione effettivo, è di 12 m² per postazione di lavoro in entrambe le istituzioni⁵⁹.

78

Il valore-obiettivo della Commissione per il parco immobiliare di Bruxelles è di 12 m² per postazione di lavoro entro il 2020⁶⁰; secondo i calcoli della Commissione stessa, il valore attuale è di 14,5 m² per persona. Al momento dell’audit della Corte, soltanto cinque edifici a Bruxelles avevano una densità inferiore o vicina a 12 m² per persona⁶¹. Questi edifici rappresentano il 9 % della superficie totale degli uffici negli edifici inclusi nell’analisi della Corte (cfr. figura 11).

79

Per lo spazio cuscinetto a Bruxelles il valore-obiettivo della Commissione è di 15 000 m², ossia circa il 2 % del suo parco immobiliare. A dicembre del 2017 la Commissione disponeva di uno spazio cuscinetto pari a 895 postazioni di lavoro libere, suddivise in nove edifici. Ciò spiega perché la superficie media degli uffici per persona sia relativamente alta in alcuni edifici (per esempio l’edificio G-1). Al momento dell’analisi della Corte, un edificio (J-59) si trovava in un periodo di transizione (era vuoto nel periodo tra due traslochi); attualmente è occupato dall’Agenzia esecutiva per l’istruzione, gli audiovisivi e la cultura.

I canoni di locazione negoziati sono generalmente inferiori ai livelli di mercato ma i canoni per persona variano sensibilmente da un edificio all’altro

Canone di locazione rispetto ai tassi di mercato

80

La successiva figura 12 mostra il canone di locazione prime in 23 capitali dell’UE e a Francoforte. Il canone di locazione prime a Bruxelles si colloca in una posizione centrale. Lussemburgo è la quinta città più costosa seguita da Francoforte. All’interno di ogni città i canoni di locazione prime variano a seconda dell’ubicazione. Il canone di locazione prime a Lussemburgo (564 euro/m²/anno si applica alla zona più costosa, ossia al centro cittadino. Le istituzioni però prendono in locazione gran parte degli edifici a Kirchberg e a Cloche d’Or, dove il canone di locazione prime è rispettivamente di 408 euro/m²/anno e di 354 euro/m²/anno⁶².

81

Per un campione di nove contratti di locazione recenti, la Corte ha messo a confronto il canone negoziato con le condizioni di mercato (cfr. allegato I per ulteriori dettagli sulla metodologia adottata e sulla fonte dei dati). Dei sei edifici di Bruxelles, cinque sono stati presi in locazione dalla Commissione⁶³ e uno dal Parlamento⁶⁴. La maggior parte dei contratti è stata firmata per un periodo di 15 anni. Il canone negoziato dalle istituzioni era notevolmente inferiore al canone prime di Bruxelles e inferiore o vicino alla media di mercato nel Quartier Léopold, dove sono situati gli edifici (cfr. la successiva figura 13 ). I canoni di locazione negoziati dalla Commissione per i tre edifici di Lussemburgo⁶⁵ erano inferiori al canone di mercato prime e al canone medio.

82

I proprietari di alcuni edifici hanno offerto incentivi alle istituzioni europee. In sei dei nove contratti esaminati, i proprietari hanno offerto alle istituzioni periodi di locazione gratuiti; in quattro casi i costi di ristrutturazione sono stati parzialmente sostenuti dai proprietari degli immobili.

Canone di locazione per persona

83

La successiva figura 14 mette a confronto il canone di locazione annuale medio ponderato per persona nelle due sedi principali, Bruxelles e Lussemburgo (cfr. allegato I per ulteriori dettagli sulla metodologia adottata)⁶⁶.

84

Il Parlamento ha in locazione due edifici adibiti a uffici a Bruxelles e quattro a Lussemburgo. La Commissione ha in locazione ventisei edifici adibiti a uffici⁶⁷ a Bruxelles e otto a Lussemburgo, mentre la Corte di giustizia ha in locazione un edificio a Lussemburgo. Gran parte degli edifici di Bruxelles sono in locazione sulla base di contratti di usufrutto, che offrono ulteriori vantaggi fiscali rispetto ai normali contratti di locazione (cfr. allegato I, paragrafi 12 e 13). A Lussemburgo i contratti delle istituzioni sono per lo più normali contratti di locazione.

85

Il canone di locazione annuale medio per persona è in genere più alto a Lussemburgo che non a Bruxelles. Ciò è dovuto alla differenza nei canoni di mercato nelle due città, come indicato nella figura 12. Il canone di locazione medio per persona inferiore che il Parlamento ha ottenuto a Lussemburgo dipende dal fatto che esso ha in locazione dalle autorità nazionali tre dei quattro edifici e gode di condizioni preferenziali fino alla costruzione del nuovo KAD II. Quanto alla Corte di giustizia, il canone di locazione annuale medio per persona è relativamente elevato (12 500 euro per persona) e non è incluso nella figura 14 perché è basato su un unico edificio (edificio-T), gran parte del quale è attualmente vuota. La Corte di giustizia porrà termine al contratto di locazione dell’edificio nel 2019 (cfr. paragrafo 75).

86

La Corte ha osservato che il canone di locazione annuale per persona varia sensibilmente da un edificio all’altro. Nel caso della Commissione, per esempio, a Bruxelles varia da 4 800 a 19 500 euro, mentre a Lussemburgo varia da 9 400 a 14 500 euro. Come indicato nella figura 15, negli edifici della Commissione a Bruxelles il canone di locazione annuale per persona è in qualche misura correlato alla superficie ad uso ufficio per persona.

I costi di costruzione e acquisto dipendono dalla tipologia degli edifici

87

La Corte ha calcolato il prezzo a metro quadro della superficie totale di due grandi progetti di costruzione completati di recente: l’edificio Europa del Consiglio a Bruxelles e l’edificio principale della BCE a Francoforte. Entrambi i progetti di costruzione comprendevano la ristrutturazione degli edifici esistenti, considerati edifici storici, e hanno dovuto soddisfare elevati standard di sicurezza tecnica intrinseca ed estrinseca. Si tratta di edifici di grande prestigio che costituiscono nuovi punti di riferimento nel panorama cittadino ed entrambi sono destinati all’uso misto. Le funzioni principali dell’edificio Europa sono quelle di ospitare i vertici dell’UE e le delegazioni nazionali, nonché il Presidente del Consiglio europeo; l’edificio principale della BCE invece è destinato all’uso misto con una percentuale maggiore di superfici per uffici. L’edificio del Consiglio è stato costruito dallo Stato, mentre la BCE ha gestito il progetto internamente, con il sostegno di un responsabile di progetto esterno.

88

Il costo al metro quadro per l’edificio principale della BCE ammonta a 4 600 euro, quello per l’edificio Europa a 4 000 euro al metro quadro. Questo rapporto non tiene conto del costo del terreno. Il Consiglio ha acquistato il terreno per l’edificio Europa alla cifra simbolica di 1 euro, mentre la BCE ha pagato per il terreno il prezzo di mercato.

89

Nel 2016 il Parlamento ha acquistato un edificio standard adibito a uffici (l’edificio Martens a Bruxelles) al costo di 2 700 euro⁶⁸ al metro quadro. Il Parlamento occupa l’edificio dal 2018 dopo la ristrutturazione.  

Conclusioni e raccomandazioni

90

Complessivamente la Corte ha rilevato che le istituzioni gestiscono le spese relative agli spazi per uffici in maniera efficiente. Le strategie immobiliari, però, non sono sempre formalizzate e la pianificazione non è ottimale. Inoltre, i meccanismi di finanziamento dei grandi progetti di costruzione analizzati dalla Corte erano spesso complessi e, in alcuni casi, hanno inciso negativamente sulla trasparenza di bilancio. Gran parte di tali progetti ha subito dei ritardi, che in alcuni casi hanno comportato costi supplementari considerevoli. Il monitoraggio e la rendicontazione per quanto riguarda il parco immobiliare della maggior parte delle istituzioni non sono adeguati.

91

Le istituzioni hanno esposto le proprie strategie immobiliari in vari documenti. Alcuni di questi non sono aggiornati oppure non sono stati approvati formalmente. La Corte ha rilevato buone pratiche presso la Commissione, che integra la propria strategia immobiliare con un costante aggiornamento dell’evoluzione delle esigenze rispetto alle superfici per uffici disponibili. Le istituzioni non prendono in considerazione scenari diversi al momento di pianificare il proprio fabbisogno immobiliare (cfr. paragrafi 10-13).

92

Le istituzioni che operano nella stessa sede non condividono formalmente una strategia immobiliare, ma applicano princìpi decisionali simili. Le istituzioni fondano le proprie strategie immobiliari sulle esigenze organizzative e sul mandato loro conferito. Per motivi pratici ed economici, tendono a concentrare gli edifici in una o poche aree, preferiscono operare in un numero più esiguo di grandi edifici, di proprietà anziché presi in locazione (cfr. paragrafi 14-19).

93

Le istituzioni ubicate nella stessa sede hanno formato gruppi di lavoro interistituzionali, in cui discutono questioni relative a immobili d’importanza strategica. Grazie a tale cooperazione le istituzioni sono in grado di condividere, rilevare o sublocare immobili. Di conseguenza sono state istituite numerose procedure di gara interistituzionali per la fornitura di beni e servizi connessi alla gestione dei parchi immobiliari (cfr. paragrafi 20-22).

Raccomandazione 1 – Le istituzioni⁶⁹ dovrebbero aggiornare e formalizzare le proprie strategie immobiliari e aggiornare periodicamente i documenti di programmazione

Le istituzioni dovrebbero definire i fondamentali princìpi decisionali nell’ambito delle proprie strategie immobiliari, che dovranno essere approvate dalla dirigenza e riflettere la più recente evoluzione del mandato, delle politiche e degli obiettivi delle istituzioni.

Le istituzioni dovrebbero integrare le proprie strategie immobiliari con una pianificazione di medio termine, che

• sia periodicamente aggiornata con riferimento all’evoluzione delle esigenze e degli spazi per uffici disponibili, e
• includa l’analisi delle varie opzioni di sviluppo (“pianificazione degli scenari”).

Termine di attuazione: entro la fine del 2020.

94

Le istituzioni hanno cominciato a introdurre le nuove modalità di lavoro (NWoW). Sono già stati realizzati alcuni aspetti, come il telelavoro e, in alcune occasioni, lo spazio di lavoro collaborativo. Al momento dell’audit, però, non erano ancora disponibili i risultati delle indagini e delle valutazioni dei progetti attuati (cfr. paragrafi 23-27).

Raccomandazione 2 – Le istituzioni dovrebbero valutare i progetti concernenti le nuove modalità di lavoro

Le istituzioni dovrebbero (i) valutare i risultati dei progetti attuati concernenti le nuove modalità di lavoro e (ii) integrarne i risultati in riflessioni strategiche sullo sviluppo delle proprie strategie immobiliari e delle politiche in materia di risorse umane.

Termine per l’attuazione: (i) entro la fine del 2019 e (ii) entro la fine del 2020.

95

I paesi ospitanti hanno offerto alle istituzioni condizioni preferenziali per l’acquisto o la locazione di spazi per uffici. Essi inoltre coadiuvano le istituzioni nei grandi progetti di costruzione (cfr. paragrafi 31-35).

96

Complessivamente, le decisioni di acquisizione degli spazi per uffici si sono dimostrate fondate (cfr. paragrafi 36-37).

97

Per il finanziamento di grandi progetti di costruzione oggetto dell’esame della Corte, le istituzioni hanno usato meccanismi complessi. Di conseguenza, non controllano direttamente gli aspetti finanziari dei progetti. L’impiego di stanziamenti inutilizzati di altre linee di bilancio per effettuare anticipi è una pratica comune al momento di finanziare i progetti di costruzione, ma incide sulla trasparenza di bilancio (cfr. paragrafi 38-42).

Raccomandazione 3 – Le istituzioni dovrebbero accrescere la trasparenza di bilancio dei meccanismi di finanziamento per i progetti di costruzione

Per quanto riguarda il finanziamento dei progetti di costruzione, le istituzioni dovrebbero cercare di aumentare la trasparenza di bilancio e diminuire la complessità. Ciò sarebbe possibile, per esempio, fornendo informazioni adeguate sugli anticipi versati per i progetti immobiliari nelle opportune linee di bilancio durante la procedura di bilancio.

Termine di attuazione: per i progetti che saranno avviati dopo la fine del 2019.

98

Le istituzioni gestiscono i grandi progetti di costruzione in maniera diversa. Alcune hanno delegato la costruzione allo Stato, mentre altre hanno deciso di gestire il progetto internamente ricorrendo in parte a un sostegno esterno. La maggior parte dei recenti progetti di costruzione esaminati dalla Corte ha subito ritardi, dovuti per lo più a circostanze impreviste, che hanno comportato modifiche del progetto. Altri elementi hanno contribuito ai ritardi: per esempio, nel caso del progetto del Consiglio relativo all’edificio Europa, alcune carenze nella gestione operativa e amministrativa del progetto da parte delle autorità nazionali. All’inizio del progetto KAD II, il Parlamento non disponeva delle risorse interne e delle competenze necessarie per gestire tali progetti. In due progetti i ritardi hanno comportato costi supplementari (cfr. paragrafi 44-54).

Raccomandazione 4 – Le istituzioni dovrebbero stabilire adeguate procedure di gestione per i grandi progetti di costruzione e di ristrutturazione

Le istituzioni dovrebbero stabilire adeguate procedure di gestione per i grandi progetti di costruzione e di ristrutturazione sulla base delle valutazioni dei rischi, per garantire un sufficiente monitoraggio amministrativo e operativo del progetto e ridurre al minimo i costi finanziari connessi ai ritardi.

Termine di attuazione: entro la fine del 2019.

99

Le istituzioni monitorano ciascun aspetto del portafoglio immobiliare, come la gestione delle strutture, l’attribuzione degli spazi, il consumo energetico, nonché gli aspetti finanziari, legali e contabili, utilizzando vari sistemi e strumenti informatici, ma non monitorano regolarmente gli indicatori per valutare l’efficienza del proprio parco immobiliare ai fini della gestione. La Corte ha riscontrato buone pratiche presso la BCE per quanto riguarda il monitoraggio e la rendicontazione (cfr. paragrafi 56-62).

100

Benché le istituzioni che occupano edifici a Bruxelles e a Lussemburgo abbiano adottato il codice di misurazione interistituzionale comune, a causa delle differenze che sussistono nelle categorie di superficie dettagliate adottate da ciascuna istituzione, risulta difficile raccogliere i dati ai fini di un raffronto istituzionale. Anche le differenze riscontrate nei sistemi informatici utilizzati dalle istituzioni e dai due uffici della Commissione (OIB e OIL) per la gestione degli spazi, influiscono sulla comparabilità dei dati. La relazione annuale sugli edifici trasmessa alle autorità di bilancio non consente la comparazione, poiché le istituzioni utilizzano diverse categorie di superfici (cfr. paragrafi 63-69).

101

Gli indicatori di superficie calcolati dalla Corte dimostrano che l’impiego delle superfici per uffici è comparabile tra le diverse istituzioni (cfr.paragrafi 72-79). La Corte ha riscontrato che i canoni di locazione negoziati dalle istituzioni erano generalmente inferiori ai livelli di mercato (cfr. paragrafi 80-82). La Corte ha inoltre osservato che il canone di locazione annuale per persona varia sensibilmente da un edificio all’altro (cfr. paragrafi 83-86). Il costo totale per metro quadro di due edifici di grande prestigio costruiti di recente è superiore al costo di un edificio standard adibito a uffici (cfr paragrafi 87-89).

Raccomandazione 5 – Le istituzioni dovrebbero migliorare la coerenza dei dati e il monitoraggio del parco immobiliare

Le istituzioni dovrebbero:

1. definire indicatori atti a monitorare l’efficienza del proprio parco immobiliare ai fini della gestione interna e utilizzare a tale scopo il potenziale dei propri strumenti informatici;
2. adottare una metodologia comune per il calcolo e la presentazione degli indicatori di superficie e dei costi e condividere regolarmente tali dati a livello interistituzionale;
3. concordare una metodologia e una presentazione comune dei dati nella relazione annuale alle autorità di bilancio, per garantire la comparabilità delle informazioni.

Termine di attuazione: entro la fine del 2020.

La presente relazione è stata adottata dalla Sezione V, presieduta da Lazaros S. LAZAROU, Membro della Corte dei conti europea, a Lussemburgo, nella riunione del 5 dicembre 2018.

Acronimi e abbreviazioni

BCE: Banca centrale europea

BEI: Banca europea per gli investimenti

CPQBF: Gruppo interistituzionale “Comitato di preparazione delle questioni di bilancio e finanziarie”

EACEA: Agenzia esecutiva per l’istruzione, gli audiovisivi e la cultura

ECA: Corte dei conti europea

EPSO: Ufficio europeo di selezione del personale

GISCO: Sistema di informazione geografica della Commissione

IVA: Imposta sul valore aggiunto

MAPF: Quadro pluriennale d’intervento

MVU: Meccanismo di vigilanza unico

OIB: Ufficio per le infrastrutture e la logistica a Bruxelles (Commissione)

OIL: Ufficio per le infrastrutture e la logistica a Lussemburgo (Commissione)

OLAF: Ufficio europeo per la lotta antifrode

SEAE: Servizio europeo per l’azione esterna

TFUE: Trattato sul funzionamento dell’Unione europea

Glossario

Acquisto in regime di pagamento differito: consente alla Commissione di acquistare un immobile differendo nel tempo la corresponsione del prezzo (in genere dopo 27 anni); la Commissione diventa tuttavia titolare dei diritti di proprietà al momento dell’acquisto.

DIN-277: norme messe a punto dall’Istituto tedesco per la standardizzazione, che definiscono le norme standard per la misurazione delle superfici degli edifici e la classificazione delle superfici.

Enfiteusi: diritto di godimento su un terreno o un edificio in cambio di un canone per una durata determinata che, ai sensi della legislazione belga, non può essere inferiore a 27 anni e superiore a 99. Il proprietario non ha praticamente alcun obbligo di riparazione o manutenzione dell’edificio. Tale diritto può essere integrato con un’opzione d’acquisto che, se viene esercitata, conferisce la piena proprietà.

Imposta di registro: imposta riscossa sulla registrazione di atti notarili per l’iscrizione nel registro delle proprietà. Ad essa sono soggetti i titolari dei diritti (ossia proprietari a pieno titolo, usufruttuari, enfiteuti).

Imposta sugli immobili: un’imposta sui beni immobili cui sono soggetti i titolari dei diritti (ossia proprietari a pieno titolo, usufruttuari, enfiteuti).

Indicizzazione del canone di locazione: aggiustamento periodico del canone di locazione in seguito alla variazione di un indicatore dei prezzi (per esempio il tasso d’inflazione o l’indice dei prezzi di costruzione).

NWoW (New Ways of Working) - Nuove modalità di lavoro: un nuovo approccio che si propone di trasformare l’ambiente dell’ufficio introducendo spazi di lavoro collaborativi insieme a una cultura del lavoro più flessibile.

Protocollo sui privilegi e le immunità della Comunità europea: un allegato ai trattati che concede alcuni privilegi all’UE, compresa l’esenzione dalle imposte.

Relazione annuale sugli edifici: (ai sensi dell’articolo 203, paragrafo 3, del regolamento finanziario): relazione dettagliata sulla politica immobiliare che le istituzioni trasmettono ogni anno alle autorità di bilancio.

Ristrutturazione: lavori di sistemazione intrapresi su un edificio già completato per renderlo conforme alle norme e alle esigenze delle istituzioni.

Superficie lorda: definita come superficie lorda di pavimento ai sensi della norma DIN-277 (Brutto-Grundfläche) del codice di misurazione interistituzionale adottato dalle istituzioni dell’UE nel 2009 e del codice di misurazione della Commissione (entrambi basati sulla DIN-277). Rappresenta il profilo esterno degli elementi edilizi che delimitano l’edificio, compresi i rivestimenti, misurato al livello del pavimento.

Superficie netta: la superficie di pavimento totale effettivamente utilizzabile dall’occupante dell’edificio, che esclude tutti gli elementi edilizi.

Usufrutto: diritto di utilizzo di un edificio. L’utilizzatore ha più diritti di un locatario ma anche maggiori obblighi riguardo ai lavori di riparazione. Gran parte delle imposte è dovuta dall’utilizzatore e non dal proprietario. Generalmente la quota dovuta per l’usufrutto è inferiore alla locazione per lo stesso edificio.

Note

¹ Parlamento, Consiglio, Commissione, Corte di giustizia, Corte dei conti europea, SEAE, Comitati (Comitato delle regioni e Comitato economico e sociale europeo).

² La BCE e la BEI non sono comprese in quest’analisi poiché i conti annuali di queste istituzioni non includono informazioni dettagliate sulla spesa di bilancio per gli edifici.

³ Superficie complessiva netta fuori terra; BCE esclusa.

⁴ Fonte: “Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF giugno 2005. La relazione non comprende la BCE.

⁵ Le “superfici ad uso ufficio” comprendono uffici e vani accessori e di servizio, come corridoi, ascensori, servizi igienici, ristoranti ecc.

⁶ La superficie complessiva netta fuori terra.

⁷ Un elenco completo e una mappa degli edifici occupati dalle istituzioni dell’UE è reperibile sul sito web della Commissione: Repertorio elettronico dell’Unione europea (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Decisione dell’Ufficio di presidenza del 24 marzo 2010: “Property needs and medium-term building policy of the European Parliament” (Esigenze in materia di immobili e politica immobiliare di medio periodo del Parlamento europeo).

⁹ Audizione pubblica nell’ambito della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (CONT): “The cost-efficiency of the EU Buildings policy” (L’efficienza in termini di costi della politica immobiliare dell’UE) del 18 novembre 2013.

¹⁰ COM(2007)501 final del 5 settembre 2007: Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo, al Consiglio, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni sulla politica di insediamento dei servizi della Commissione a Bruxelles e Lussemburgo.

¹¹ Relazione sulla gestione 2017, allegato 5 – Relazione all’autorità di bilancio: “Updated Plan of Investment in Buildings 2017‑2022” (Piano aggiornato di investimenti negli immobili 2017-2022).

¹² Alcuni princìpi vengono applicati benché non siano specificati nei documenti che descrivono la strategia immobiliare delle istituzioni.

¹³ Il deposito della Commissione situato a Neder-Over-Heembeek (Bruxelles), Chaussée de Vilvorde, 140-142, non è indicato nella mappa.

¹⁴ Sulla base della superficie complessiva netta fuori terra.

¹⁵ Le istituzioni considerano la locazione a lungo termine con opzione d’acquisto (enfiteusi) una proprietà, benché, in gran parte dei casi, non abbiano ancora esercitato tale opzione.

¹⁶ Fonte: “Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF giugno 2005, e dati forniti dalla BCE.

¹⁷ Il gruppo di lavoro interistituzionale sulle infrastrutture, la logistica e i servizi interni a Bruxelles, e il “Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg” a Lussemburgo.

¹⁸ Per esempio, il magazzino interistituzionale condiviso da Commissione e Consiglio alla periferia di Bruxelles.

¹⁹ Per esempio, dopo che la Commissione ha lasciato l’edificio SDME a Bruxelles, il Parlamento ha potuto negoziare un prezzo migliore per l’edificio e soddisfare le restanti esigenze. Attualmente il SEAE sta negoziando l’edificio SCAN, ugualmente lasciato dalla Commissione. Il Parlamento ha rilevato la locazione per l’edificio GEOS a Lussemburgo dalla Corte di giustizia e ha trasferito la locazione del precedente edificio (Président) alla BEI. La Corte di giustizia ha sublocato lo spazio in eccedenza alla BEI, alla Corte dei conti e al Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea per periodi temporanei.

²⁰ L’approccio NWoW prevede lo sviluppo di specifici strumenti in tre settori principali: risorse umane/cultura organizzativa (compresi l’approccio basato sulle attività, la politica del telelavoro e la valutazione del personale), tecnologie dell’informazione e della comunicazione (infrastrutture IT affidabili e prive di supporti cartacei) e spazio di lavoro (stanze tranquille, spazi collaborativi, disposizione dell’ufficio ecc.).

²¹ Opportunità di alternare periodi regolari di telelavoro e di lavoro in ufficio, ove possibile.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach ed Euroforum.

²⁴ Martens e KAD.

²⁵ Articolo 3 del protocollo (n. 7) sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea (TFUE).

²⁶ Esenzione fiscale mediante abbuono o rimborso.

²⁷ Lo Stato può esercitare il diritto di prelazione per l’acquisto degli edifici.

²⁸ Sulla base degli studi tecnici del 2013, che hanno segnalato rischi più gravi di quelli ipotizzati in precedenza per quanto riguarda la presenza di amianto negli edifici.

²⁹ Il sito della Grossmarkthalle, l’ex mercato all’ingrosso di Francoforte, che è considerato ufficialmente un monumento storico ed è stato costruito nel 1928.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ Articolo 134, paragrafo 1, del regolamento recante le modalità di applicazione del regolamento finanziario.

³⁴ Ai sensi dell’articolo 121 del regolamento recante le modalità di applicazione del regolamento finanziario, gli appalti immobiliari riguardano l’acquisto, l’enfiteusi, l’usufrutto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.

³⁵ La deroga per l’edificio ORBAN era ulteriormente giustificata dall’urgenza di rispondere alle esigenze in termini di spazio per uffici, non essendo stato possibile concludere le trattative per l’edificio inizialmente selezionato.

³⁶ Conformemente all’articolo 179, paragrafo 3, del regolamento finanziario applicabile fino alla fine del 2012 e all’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario in vigore a partire da gennaio 2013.

³⁷ Articolo 203, paragrafo 8, del regolamento finanziario. Il regolamento non si applica alla BCE.

³⁸ La convenzione dettagliata è stata firmata nel marzo 2008 e fino al 31 dicembre 2010 sono stati pagati 235 milioni di euro.

³⁹ Relazione di audit interno “Acquisition du Résidence Palace” dell’8 giugno 2011.

⁴⁰ CJ4 (2001‑2008) Ristrutturazione del Palazzo e 4^a estensione degli edifici della Corte (Anello, Galleria, Torre A, Torre B); CJ8 (2006‑2013) Ristrutturazione e adeguamento degli edifici dell’Estensione (Erasmus = Estensione A, Thomas More = Estensione B ed Estensione C); CJ9 (2013-in corso) Costruzione di una quinta estensione - 3^a Torre.

⁴¹ La cronistoria completa del progetto è reperibile sul sito del Consiglio (http://www.consilium.europa.eu/it/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² La convenzione prevedeva la possibilità di definizione amichevole del prezzo finale del progetto, sulla base dei documenti giustificativi forniti dallo Stato, analizzati e approvati dal Consiglio. Ciò ha permesso al Consiglio di negoziare il prezzo, divenuto così definitivo, liberandosi da tutti gli obblighi passati, presenti e futuri.

⁴³ La maggior parte di queste modifiche erano dovute a una nuova configurazione del Consiglio europeo e alla creazione della carica di Presidente con prerogative speciali di rappresentanza dell’Unione nei confronti dei paesi terzi, entrambe conseguenze del trattato di Lisbona. Ritardi significativi sono imputabili anche al ricorso intentato dinanzi al Tribunale dell’Unione da uno dei candidati respinti nella procedura di aggiudicazione, alla scoperta del grave inquinamento del suolo e all’inasprimento dei requisiti di sicurezza.

⁴⁴ A prezzi del 2005, comprendendo solo i costi di costruzione.

⁴⁵ A prezzi del 2012 e limitatamente ai soli costi di costruzione, escludendo le parcelle degli architetti, lo sviluppo del progetto, i costi del possibile adeguamento dell’attuale edificio KAD.

⁴⁶ Tale stima si basa sull’ultimo calendario noto stilato dalla Commissione per quanto riguarda l’abbandono degli edifici in locazione e il ritorno del personale al JMO II.

⁴⁷ In base a quanto ipotizzato dalla Commissione nel 2013, al momento della firma del contratto quadro con le autorità lussemburghesi.

⁴⁸ Per esempio, la relazione GPI 480 offre un’istantanea delle superfici di tutti gli edifici, per ogni sito, disaggregate come superfici per uffici/spazi specifici/ strutture.

⁴⁹ Le definizioni sono contenute nel “Measuring Code applicable to Commission buildings in Brussels” (Codice di misurazione applicabile agli edifici della Commissione di Bruxelles).

⁵⁰ La BCE applica gli stessi standard, benché non abbia sottoscritto tale accordo.

⁵¹ Per esempio, il Consiglio include le piccole sale riunioni nella sottocategoria più bassa di superfici per uffici, a differenza delle altre istituzioni dell’UE (Commissione, Parlamento, Corte di giustizia).

⁵² Consiglio, Corte di giustizia, Commissione (OIL).

⁵³ Relazione annuale sugli edifici in virtù dell’articolo 203, paragrafo 3, del regolamento finanziario (non applicabile alla BCE).

⁵⁴ Le relazioni annuali sugli edifici redatte dal Consiglio, dalla Commissione e dalla Corte di giustizia sono documenti pubblici.

⁵⁵ Comunicato stampa sulla 2 975^a sessione del Consiglio dell’Unione europea “Economia e finanza” (Bilancio) tenutasi a Bruxelles il 18 novembre 2009, pag. 15 (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09-333_it.htm).

⁵⁶ “Consolidated information on buildings provided by the European institutions with the Draft Budget 2011” (Informazioni consolidate sugli edifici trasmesse dalle istituzioni europee con il progetto di bilancio 2011), 20 maggio 2010.

⁵⁷ Compresi i dati ottenuti da Corte dei conti europea, SEAE, Comitati e BEI.

⁵⁸ Il complesso del Palazzo (Anello, Torre A, Torre B, Galleria) ed estensioni (Erasmus, Thomas More, Estensione C).

⁵⁹ Nel caso della BCE, la differenza tra il rapporto basato sulle postazioni di lavoro installate (12 m² per persona) e il rapporto basato sulle postazioni di lavoro occupate (16 m² per persona) si spiega con lo spazio cuscinetto (18 % delle postazioni di lavoro installate alla fine del 2016).

⁶⁰ Piano di gestione annuale OIB 2017. L’OIB non specifica se il valore obiettivo comprenda gli uffici rimasti liberi e lo spazio cuscinetto.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Fonte: Relazione di mercato dell’ufficio JLL, quarto trimestre 2016.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Il Consiglio non ha in locazione alcun edificio adibito a uffici.

⁶⁷ Edifici con oltre il 20 % di superfici per uffici.

⁶⁸ Comprende il costo dell’edificio e dei lavori di ristrutturazione; non comprende il prezzo del terreno.

⁶⁹ Il Parlamento, il Consiglio, la Commissione, la Corte di giustizia e la BCE.

⁷⁰ Lo scopo dello spazio cuscinetto è di consentire un certo grado di flessibilità. Viene utilizzato per traslochi, ristrutturazioni, imprevisti aumenti del personale di modesta entità ecc.

⁷¹ Nel luglio 2014 la Corte ha effettuato un’analisi dei potenziali risparmi che il bilancio dell’UE otterrebbe se il Parlamento europeo concentrasse la propria attività a Bruxelles (www.eca.europa.eu).

⁷² Il totale per tutti gli edifici del parco immobiliare di un’istituzione oppure il totale per tutto l’insieme delle istituzioni.

⁷³ Fonte: Relazione di mercato dell’ufficio JLL, Lussemburgo, quarto trimestre 2015.

⁷⁴ Fonte: Relazione di mercato dell’ufficio JLL, Lussemburgo, quarto trimestre 2015.

⁷⁵ Il canone di locazione delle superfici per uffici stipulato nel contratto.

⁷⁶ Usufrutto – Diritto di utilizzo di un edificio. L’utilizzatore (usufruttuario) ha più diritti di un locatario ma anche maggiori obblighi riguardo ai lavori di riparazione. La maggior parte delle imposte grava sull’utilizzatore e non sul proprietario. Generalmente la quota dovuta per l’usufrutto (redevance) è inferiore alla locazione per lo stesso edificio.

⁷⁷ Enfiteusi – Diritto di utilizzo di un terreno o un edificio in cambio di un canone per una durata determinata che, ai sensi della legislazione belga, non può essere inferiore a 27 anni e superiore a 99. Il proprietario non ha praticamente alcun obbligo di riparazione o manutenzione dell’edificio. Tale diritto può essere integrato con un’opzione d’acquisto che, se viene esercitata, conferisce la piena proprietà.

⁷⁸ In pratica, i contratti di locazione prevedono di solito un prezzo al metro quadro più alto per le superfici per uffici rispetto, per esempio, agli archivi e ad altri vani accessori e di servizio. Il prezzo per il parcheggio è solitamente determinato per unità.

⁷⁹ Il Parlamento, il Consiglio, la Commissione, la Corte di giustizia e la BCE.

Evento	Data
Adozione del piano di indagine (APM) / Inizio dell’audit	6.6.2017
Trasmissione ufficiale del progetto di relazione alle entità sottoposte ad audit	19.7.2018
Adozione della relazione finale dopo la procedura in contraddittorio	5.12.2018
Ricezione, in tutte le lingue, delle risposte ufficiali	Parlamento : 23.11.2018 Consiglio: 15.11.2018 Commissione: 30.11.2018 Corte di giustizia: 18.12.2018 Banca centrale europea: 27.11.2018

Équipe di audit

Le relazioni speciali della Corte dei conti europea illustrano le risultanze degli audit espletati su politiche e programmi dell’UE o su temi relativi alla gestione concernenti specifici settori di bilancio. La Corte seleziona e pianifica detti compiti di audit in modo da massimizzarne l’impatto, tenendo conto dei rischi per la performance o la conformità, del livello delle entrate o delle spese, dei futuri sviluppi e dell’interesse pubblico e politico.

Il presente controllo di gestione è stato espletato dalla Sezione di audit V “Finanziamento ed amministrazione dell’Unione”, presieduta da Lazaros S. Lazarou, Membro della Corte. L’audit è stato diretto da Jan Gregor, Membro della Corte, coadiuvato da Werner Vlasselaer, capo di Gabinetto, e Bernard Moya, attaché di Gabinetto; Bertrand Albugues, primo manager; Jana Janečková, capoincarico; Luis Rosa, ex capoincarico, Cristina Jianu, Wiktor Szymczak e Andreas Duerrwanger, auditor.

Da sinistra a destra: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Per contattare la Corte

CORTE DEI CONTI EUROPEA
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Modulo di contatto: eca.europa.eu/it/Pages/ContactForm.aspx
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Lussemburgo: Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea, 2018

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