Ġestjoni tal-ispazji għal uffiċċji tal-istituzzjonijiet tal-UE – ċerti prattiki huma tajbin iżda jeżistu wkoll diversi dgħufijiet

Sommarju eżekuttiv

I

L-istituzzjonijiet jonfqu madwar 11 % tal-baġit tagħhom fuq in-nefqa amministrattiva relatata mal-bini. Il-kompożizzjoni tal-portafoll immobiljari tvarja u tiddependi fuq il-mandat u l-istruttura organizzattiva ta’ kull istituzzjoni, madankollu, proporzjon sinifikanti tal-ispazju użat huwa ddedikat għall-uffiċċji. Il-Kummissjoni għandha l-akbar portafoll immobiljari, li aktar minn 80 % tiegħu jintuża bħala spazji għal uffiċċji.

II

Sabiex nindirizzaw il-mistoqsija ġenerali “L-infiq tal-UE fuq l-ispazji għal uffiċċji qed jiġi mmaniġġjat b’mod effiċjenti?”, aħna eżaminajna jekk l-istituzzjonijiet tal-UE bl-akbar ammont ta’ spazji għal uffiċċji (il-Parlament, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja u l-BĊE) humiex:

1. jistabbilixxu strateġiji immobiljari u jikkooperaw sabiex jiffrankaw l-ispejjeż;
2. jiksbu l-ispazji għal uffiċċji tagħhom b’mod effiċjenti;
3. jissorveljaw u jirrappurtaw b’mod xieraq dwar il-portafoll tagħhom tal-ispazji għal uffiċċji.

III

B’mod ġenerali, aħna sibna li l-istituzzjonijiet jimmaniġġjaw l-infiq tagħhom relatat mal-ispazji għal uffiċċji b’mod effiċjenti, iżda l-istrateġiji immobiljari mhux dejjem jiġu fformalizzati u l-ippjanar relatat mhuwiex ottimu; il-mekkaniżmi ta’ finanzjament tal-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni li analizzajna kienu spiss kumplessi u b’hekk, f’xi każijiet, affettwaw it-trasparenza baġitarja. Il-biċċa l-kbira minn dawn il-proġetti ġew affettwati minn dewmien u, f’xi każijiet, minn spejjeż addizzjonali sostanzjali. Il-monitoraġġ u r-rappurtar tal-portafoll immobiljari tal-biċċa l-kbira mill-istituzzjonijiet mhumiex adegwati.

IV

L-istituzzjonijiet jikkooperaw u japplikaw prinċipji simili fir-rigward tat-teħid ta’ deċiżjonijiet. Madankollu, huma jistabbilixxu l-prinċipji u l-objettivi prinċipali tagħhom għall-ġestjoni tal-proprjetà f’diversi dokumenti. Xi wħud minnhom huma obsoleti, filwaqt li oħrajn qed jiġu implimentati mingħajr approvazzjoni formali. Fl-ippjanar tar-rekwiżiti immobiljari tagħhom, huma ma jikkunsidrawx xenarji differenti. Fiż-żmien meta sar l-awditu, l-istituzzjonijiet kienu għadhom ma evalwawx il-proġetti relatati mal-Modi Ġodda ta’ Ħidma (NWoW) li kienu ġew implimentati.

V

Il-pajjiżi ospitanti joffru lill-istituzzjonijiet kundizzjonijiet preferenzjali fir-rigward tax-xiri jew il-kiri ta’ spazji għal uffiċċji u jappoġġjawhom fil-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni tagħhom. Aħna sibna li d-deċiżjonijiet rigward l-ispazji għal uffiċċji kienu ġġustifikati. Madankollu, il-mekkaniżmi ta’ finanzjament tal-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni li analizzajna kienu spiss kumplessi u dan affettwa t-trasparenza baġitarja. Il-biċċa l-kbira minn dawn il-proġetti ddewmu, u f’xi każijiet dan wassal għal spejjeż addizzjonali.

VI

Il-biċċa l-kbira mill-istituzzjonijiet ma jimmonitorjawx b’mod regolari l-indikaturi relatati mal-użu effiċjenti u l-ispiża tal-bini meħtieġa għall-iskopijiet ta’ ġestjoni interna tagħhom. Filwaqt li l-istituzzjonijiet li għandhom il-binjiet tagħhom fi Brussell u fil-Lussemburgu laħqu ftehim dwar l-armonizzazzjoni fil-kejl tas-superfiċji, id-data mhix kompletament standardizzata u mhuwiex faċli li dawn jitqabblu. Ir-rappurtar dwar il-binjiet li ntbagħat lill-awtoritajiet baġitarji ma jippermettix li jsir tqabbil u li titwettaq analiżi tal-effiċjenza.

VII

L-analiżi tagħna turi li l-ispazju għal uffiċċji li l-istituzzjonijiet jużaw huwa kumparabbli. Barra minn hekk, aħna sibna li l-kirjiet innegozjati mill-istituzzjonijiet kienu ġeneralment inqas mil-livelli tas-suq. Analiżi ulterjuri tal-binjiet mikrija turi li l-kirjiet annwali għal kull persuna jvarjaw b’mod sinifikanti għal kull binja. L-ispejjeż tal-kostruzzjoni u tal-akkwist jirriflettu n-natura tal-binja.

VIII

Abbażi tal-osservazzjonijiet f’dan ir-rapport, aħna nirrakkomandaw li l-istituzzjonijiet:

1. jaġġornaw u jifformalizzaw l-istrateġiji immobiljari tagħhom u jaġġornaw b’mod regolari d-dokumenti ta’ ppjanar;
2. jevalwaw il-proġetti relatati ma’ Modi Ġodda ta’ Ħidma;
3. iżidu t-trasparenza baġitarja fir-rigward tal-użu ta’ mekkaniżmi ta’ finanzjament għal proġetti ta’ kostruzzjoni;
4. jistabbilixxu proċeduri ta’ ġestjoni li jkunu adegwati kemm għall-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni kif ukoll għal dawk ta’ rinnovazzjoni; u
5. itejbu l-konsistenza tad-data u l-monitoraġġ tal-portafoll immobiljari.

Introduzzjoni

01

L-infiq fuq il-bini jirrappreżenta madwar 11 % (EUR 1 biljun) tan-nefqa amministrattiva totali tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (UE)¹, kif jidher fil-Figura 1. Dan il-perċentwal baqa’ stabbli matul dawn l-aħħar ħames snin, għalkemm naqas meta mqabbel mas-sitwazzjoni ta’ għaxar snin ilu. Madwar żewġ terzi tal-infiq fuq il-bini jikkonċernaw l-ispiża relatata mal-akkwist u l-kiri tal-bini, u l-bqija jintnefqu prinċipalment fuq il-manutenzjoni, is-sigurtà u l-enerġija. Il-Figura 2 turi d-differenzi li hemm bejn l-istituzzjonijiet, li prinċipalment jirriflettu d-diversi portafolli immobiljari tagħhom.

02

Fi tmiem l-2016, l-istituzzjonijiet imsemmija hawn fuq kienu jokkupaw binjiet b’superfiċje totali ta’ 2.5 miljun metru kwadru (m2)³. Din iċ-ċifra hija 26 % aktar minn dik tal-2004, żieda li hija ġġustifikata miż-żieda ta’ 22 %, matul l-istess perjodu, fl-għadd tal-persunal li jaħdem fl-uffiċċji tal-istituzzjonijiet⁴.

03

Il-ħtiġijiet tal-istituzzjonijiet fir-rigward tal-ispazju huma diversi. Pereżempju, il-Kummissjoni tiddedika l-maġġoranza tal-ispazju tagħha għall-uffiċċji. Istituzzjonijiet oħra bħall-Parlament, il-Kunsill u l-Qorti tal-Ġustizzja jużaw aktar tipi oħra ta’ erjas, bħal kmamar tal-laqgħat, swali tal-assemblea, awli tal-qorti u żoni ta’ akkoljenza tal-pubbliku. L-erjas għal uffiċċji⁵ jirrappreżentaw madwar 70 % tas-superfiċje totali⁶ u jinsabu prinċipalment fi Brussell, segwita mil-Lussemburgu, minn Stasburgu u minn Frankfurt. Il-Figura 3 turi s-superfiċje netta totali okkupata mill-istituzzjonijiet u l-perċentwal ta’ erjas għal uffiċċji.

04

L-għażla tas-sedi tal-istituzzjonijiet tiddependu fuq deċiżjonijiet politiċi. Il-ftehim politiku l-aktar reċenti dwar il-lok tas-sedi tal-istituzzjonijiet sar fl-1992 fil-laqgħa tal-Kunsill Ewropew f’Edinburgu.

Ambitu u approċċ tal-awditjar

Ambitu tal-Awditjar

05

Sabiex nindirizzaw il-mistoqsija ġenerali “L-infiq tal-UE fuq l-ispazji għal uffiċċji qed jiġi mmaniġġjat b’mod effiċjenti?”, aħna eżaminajna jekk l-istituzzjonijiet tal-UE humiex:

• jistabbilixxu strateġiji immobiljari u jikkooperaw sabiex jiffrankaw l-ispejjeż;
• jiksbu l-ispazji għal uffiċċji tagħhom b’mod effiċjenti;
• jimmonitorjaw u jirrappurtaw dwar il-portafoll tal-ispazji għal uffiċċji tagħhom b’mod xieraq.

06

L-awditu ffoka fuq dawk il-ħames istituzzjonijiet li għandhom l-akbar superfiċje għal uffiċċji (il-Parlament, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja u l-BĊE), u kopra l-ispazji għal uffiċċji tagħhom fi Brussell, fil-Lussemburgu u fi Frankfurt⁷. Fejn kien possibbli, l-awditu qabbel id-data u l-proċeduri ta’ ġestjoni ta’ dawn l-istituzzjonijiet ma’ dawk tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, tal-Kumitat Ewropew tar-Reġjuni, tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) u tal-Bank Ewropew tal-Investiment (BEI).

07

Aħna ma analizzajniex il-binjiet li jintużaw għal skopijiet oħra għajr għal uffiċċji (pereżempju ċ-ċentri tal-konferenzi, il-faċilitajiet tekniċi, eċċ.) jew dawk b’inqas minn 20 % ta’ spazji għal uffiċċji. L-awditjar iffoka prinċipalment fuq l-ispejjeż meħtieġa għall-kisba ta’ spazji għal uffiċċji. Huwa ma kopriex il-manutenzjoni, it-tindif, is-sigurtà jew spejjeż operattivi oħra marbuta mal-binjiet.

Approċċ tal-awditjar

08

Aħna wettaqna x-xogħol tal-awditjar tagħna bejn Settembru 2017 u Ġunju 2018 u bbażajna l-osservazzjonijiet tagħna fuq dawn is-sorsi ta’ evidenza li ġejjin:

• l-istrateġiji immobiljari tal-istituzzjonijiet u r-rapporti li ntbagħtu lill-awtoritajiet baġitarji;
• il-kwestjonarji u ż-żjarat fl-istituzzjonijiet;
• il-kwestjonarji u ż-żjarat f’organizzazzjonijiet internazzjonali oħra;
• ix-xogħol ta’ awditjar intern, fejn kien applikabbli;
• ir-rapporti tekniċi/tal-kejl dwar il-bini;
• l-informazzjoni kontabilistika, l-informazzjoni finanzjarja u dik kuntrattwali dwar il-bini;
• iż-żjarat lill-korpi interistituzzjonali u lill-awtoritajiet tal-pajjiżi ospitanti.

Osservazzjonijiet

L-istituzzjonijiet japplikaw prinċipji komuni u jikkooperaw b’mod estensiv

09

Aħna eżaminajna jekk l-istituzzjonijiet tal-UE kellhomx strateġija ddefinita li tinkludi prinċipji u objettivi għall-ġestjoni tal-proprjetajiet tagħhom. Eżaminajna wkoll jekk dawn l-istrateġiji ġewx ikkomplementati b’ippjanar fuq terminu qasir sa terminu medju bbażat fuq valutazzjoni regolari tal-ħtiġijiet. Analizzajna jekk id-dokumenti strateġiċi u/jew dawk ta’ ppjanar kinux jinkludu ppjanar tax-xenarju. Barra minn hekk, analizzajna kif l-istituzzjonijiet fl-istess lok ikkooperaw sabiex isibu opportunitajiet biex jiffrankaw l-ispejjeż (pereżempju, billi jinġabru flimkien l-għarfien espert jew il-kapaċità tal-akkwist). Minbarra dan, aħna eżaminajna kif l-istituzzjonijiet implimentaw l-approċċ ta’ Modi Ġodda ta’ Ħidma (NWoW).

L-istituzzjonijiet jiddefinixxu l-istrateġiji immobiljari tagħhom iżda xi wħud minnhom huma obsoleti u ma jinkludux ippjanar tax-xenarju

10

L-istituzzjonijiet jiddefinixxu l-prinċipji u l-objettivi tagħhom għall-ġestjoni tal-proprjetà f’diversi dokumenti. Xi wħud minnhom huma obsoleti u oħrajn qed jiġu implimentati mingħajr approvazzjoni formali (ara l-Figura 4).

11

Il-Kummissjoni spjegat il-prinċipji prinċipali tal-istrateġija tagħha dwar il-bini f’komunikazzjoni tal-2007. Għalkemm kien previst li xi wħud mill-aspetti tal-istrateġija immobiljari jiġu kkjarifikati aktar permezz ta’ studji (l-impatt tal-metodoloġija għall-akkwist tal-bini, il-bilanċ korrett bejn l-akkwist u l-kiri, l-impatt ta’ metodi ġodda ta’ xogħol f’termini tal-kwalità tal-ħajja fuq il-post tax-xogħol u l-iffrankar potenzjali), dawn l-istudji baqgħu ma twettqux. Barra minn hekk, xi wħud mill-aspetti importanti inklużi fil-Komunikazzjoni tal-2007 nbidlu matul iż-żmien. Pereżempju, il-pagament differit u l-kuntratti ta’ enfitewsi ma għadhomx il-metodi ppreferuti ta’ finanzjament tal-akkwist tal-binjiet u reċentement il-Kummissjoni nkludiet lill-Aġenziji Eżekuttivi fl-ippjanar pluriennali tagħha. Għalkemm il-Kummissjoni tqis li l-prinċipji u l-linji gwida prinċipali tal-komunikazzjoni għadhom validi, hija ma aġġornatx l-istrateġija immobiljari u ma kkonsolidathiex f’dokument uniku rivedut li jinkludi t-tibdil reċenti.

12

L-Uffiċċji tal-Kummissjoni għall-Infrastruttura u l-Loġistika fi Brussell (OIB) u fil-Lussemburgu (OIL) jibbażaw l-għodda tagħhom ta’ ppjanar fuq terminu medju u l-qafas ta’ politika pluriennali (MAPF), fuq l-istrateġija immobiljari tal-Kummissjoni. L-MAPF jistabbilixxi l-prijoritajiet u l-proġetti prinċipali ta’ kull Uffiċċju għall-għaxar snin li jmiss u jipprovdi stampa ġenerali li tinkludi aġġornamenti annwali dwar il-ħtiġijiet tal-Kummissjoni fir-rigward tal-ispazji għal uffiċċji. Huwa jibbaża fuq il-flutwazzjonijiet fil-livelli tal-persunal u fuq l-istokk disponibbli ta’ spazji għal uffiċċji, filwaqt li jieħu kont tal-iskadenza u tal-estensjoni tal-lokazzjonijiet kif ukoll tax-xogħlijiet ta’ rinnovazzjoni/ristrutturazzjoni. Inqisu li l-MAPF huwa għodda utli, adatta ferm għall-istituzzjonijiet li għandhom portafolli immobiljari akbar.

13

Aħna ma sibna ebda evidenza li l-istituzzjonijiet kienu kkunsidraw xenarji differenti fl-ippjanar tar-rekwiżiti immobiljari tagħhom marbuta ma’, pereżempju, limitazzjonijiet baġitarji, tibdil fil-persunal jew konsegwenzi ta’ deċiżjonijiet politiċi bħal estensjoni jew tibdil fir-rwol u fil-mandat tal-istituzzjoni.

L-istituzzjonijiet japplikaw prinċipji komuni fir-rigward tat-teħid ta’ deċiżjonijiet

14

L-istituzzjonijiet li joperaw fl-istess lok ma għandhomx strateġija immobiljari komuni unika, iżda, madankollu, huma japplikaw prinċipji simili f’dak li jirrigwarda t-teħid ta’ deċiżjonijiet¹².

Allinjament mal-mandat u mal-organizzazzjoni

15

L-istituzzjonijiet jallinjaw l-istrateġiji immobiljari tagħhom mal-mandat u mal-organizzazzjoni tagħhom. L-istrateġiji jirriflettu l-ħtiġijiet tagħhom għal spazji speċifiċi bħal swali kbar tal-konferenzi, awli tal-qorti jew swali tal-assemblea. F’xi każijiet, l-istituzzjonijiet jirrevedu l-istrateġija immobiljari tagħhom b’rispons għal bidla fil-mandat tagħhom. Pereżempju, inizjalment il-BĊE kien ippjana li jakkomoda l-persunal kollu f’binja waħda, iżda dan l-approċċ kellu jiġi rivedut minħabba ċirkustanzi imprevisti (ara l-Kaxxa 1 hawn taħt).

Konċentrazzjoni

16

L-istituzzjonijiet għandhom tendenza li jkunu allokati f’binjiet inqas numerużi iżda li jkunu akbar fid-daqs u jkunu jinsabu f’żona waħda jew fi ftit żoni, preferibbilment qrib istituzzjonijiet oħra. Din il-preferenza hija ġġustifikata minn ekonomiji ta’ skala, raġunijiet ta’ sigurtà, kundizzjonijiet tax-xogħol aħjar, produttività akbar (pereżempju tnaqqis fil-ħin meħud għall-ispostament bejn il-binjiet) u l-immaġni pubblika. L-applikazzjoni ta’ dan il-prinċipju tnaqqas awtomatikament l-għadd ta’ binjiet adatti għall-akkwist jew għall-kiri. Il-Figuri 5 u l-Figura 6 hawn taħt juru d-distribuzzjoni ġeografika tal-binjiet tal-istituzzjonijiet fil-postijiet prinċipali, Brussell u l-Lussemburgu.

17

Ir-razzjonalizzazzjoni tal-portafoll tal-proprjetà permezz tal-konċentrazzjoni fuq għadd iżgħar ta’ binjiet kbar, pereżempju, hija waħda mill-prinċipji prinċipali tal-istrateġija immobiljari tal-Kummissjoni. Fl-2007, żewġ terzi tal-binjiet tal-Kummissjoni fi Brussell kienu inqas minn 15 000 m² u 8 biss minn 61 (13 %) kienu aktar minn 20 000 m². Għaxar snin wara, 22 minn 52 bini inklużi fl-analiżi tagħna (42 %) huma aktar minn 20 000 m². Għalkemm iċ-ċifri mhumiex kompletament kumparabbli, peress li l-analiżi tagħna kienet tinkludi biss binjiet li jintużaw prinċipalment għal uffiċċji, dawn juru li l-Kummissjoni implimentat il-prinċipju ta’ binjiet inqas numerużi iżda akbar fid-daqs.

Sjieda aktar milli kiri

18

L-istituzzjonijiet kollha analizzati jippreferu s-sjieda milli l-kiri. Il-Figura 7 hawn taħt tqabbel is-superfiċje totali bi sjieda (spazji għal uffiċċji u spazji mhux għal uffiċċji) mas-superfiċje totali mikrija¹⁴. Għalkemm il-kiri jippermetti l-ġestjoni flessibbli tal-bini, is-sjieda ta’ bini toffri għadd ta’ vantaġġi għall-istituzzjonijiet:

• it-tnaqqis fl-ispejjeż fuq terminu twil (valur miżjud f’każ li l-bini jiġi żviluppat mill-ġdid, irkupru tal-valur tal-bini jekk dan jinbiegħ);
• il-kundizzjonijiet preferenzjali offruti mill-pajjiż ospitanti, bħall-possibbiltà ta’ xiri jew ta’ użu tal-art mingħajr ħlas;
• l-istabbiltà tal-ispejjeż (protezzjoni minn żidiet fil-kera) u ppjanar baġitarju fuq terminu medju li jkun aħjar;
• il-libertà li l-proprjetà tiġi użata u ristrutturata mingħajr restrizzjonijiet min-naħa tas-sid.

19

B’kollox, l-istituzzjonijiet inklużi fl-analiżi tagħna għandhom is-sjieda¹⁵ ta’ madwar 70 % tas-superfiċje li huma jokkupaw. Fl-2004, dan il-perċentwal kien ta’ madwar 60 %¹⁶. Dan se jkompli jiżdied fil-futur qrib mat-tlestija ta’ proġetti immobiljari kbar, bħall-estensjoni tal-binja KAD tal-Parlament, it-tielet torri ta’ uffiċini tal-Qorti tal-Ġustizzja u l-kumpless JMO II tal-Kummissjoni.

Il-kooperazzjoni interistituzzjonali hija estensiva

20

L-istituzzjonijiet jiddiskutu dwar il-kwistjonijiet strateġiċi relatati mal-proprjetà f’għadd ta’ gruppi ta’ ħidma interistituzzjonali¹⁷. F’dawn il-laqgħat, l-istituzzjonijiet jinfurmaw lil xulxin dwar il-proġetti futuri tagħhom relatati mal-proprjetà biex jevitaw li jikkompetu fl-istess suq. Huma jiskambjaw ukoll informazzjoni dwar l-ispazju disponibbli fil-binjiet tagħhom. B’dan il-mod l-istituzzjonijiet jistgħu jikkondividu jew jissullokaw proprjetajiet¹⁸, jew jakkwistaw spazju li ma jkunx aktar meħtieġ minn istituzzjoni oħra¹⁹. Huma jiddiskutu wkoll kwistjonijiet oħrajn relatati mal-bini, bħal kwistjonijiet ambjentali u dawk relatati mal-enerġija.

21

Waħda mill-kisbiet prinċipali ta’ dawn il-gruppi ta’ ħidma hija l-kooperazzjoni mill-qrib tagħhom fis-sejħiet għal offerti. L-istituzzjonijiet jistabbilixxu proċeduri interistituzzjonali ta’ sejħiet għal offerti biex jakkwistaw, pereżempju, servizzi ta’ ġarr, forniment ta’ għamara, tagħmir u provvisti tal-uffiċċji, kif ukoll għarfien espert dwar l-assigurazzjoni u l-proprjetà. Dawn ix-xirjiet iżidu l-ingranaġġ tal-istituzzjonijiet fuq il-fornituri ta’ servizzi u jwasslu għal ekonomiji ta’ skala. Madankollu, fl-istess ħin huma jżidu l-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-offerenti u dan jista’ jiskoraġġixxi lill-SMEs milli jipparteċipaw f’sejħiet għall-offerti.

22

L-istituzzjonijiet jimmaniġġjaw il-portafolli immobiljari tagħhom b’mod awtonomu u ma tantx juru interess fil-ħolqien ta’ aġenzija tal-proprjetà interistituzzjonali. Huma jqisu li t-timijiet speċjalizzati fil-ġestjoni tal-bini li jkunu qrib dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet f’kull istituzzjoni, huma l-aktar adatti biex jissodisfaw il-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom.

Sa ċertu punt, l-istituzzjonijiet jagħżlu l-Modi Ġodda ta’ Ħidma, iżda għadhom ma vvalutawx l-ispejjeż u l-benefiċċji ta’ proġetti NWoW li ġew implimentati

23

L-approċċ NWoW ifittex li jittrasforma l-ambjent tal-uffiċċji billi jintroduċi spazji ta’ ħidma kollaborattivi kif ukoll kultura tax-xogħol aktar flessibbli²⁰. L-għan tiegħu mhuwiex neċessarjament li jnaqqas l-ispazji għal uffiċċji, iżda pjuttost li jittrasforma l-ambjent tal-uffiċċji u l-kultura tax-xogħol f’kooperazzjoni mal-maniġment u mal-persunal, u bl-involviment tagħhom.

24

L-istituzzjonijiet tal-UE introduċew l-approċċ NWoW permezz ta’ għadd ta’ inizjattivi u żviluppi. Pereżempju, huma implimentaw it-telexogħol okkażjonali jew strutturali²¹. Fil-Kunsill u fil-Kumitati, l-introduzzjoni tat-telexogħol strutturali wasslet biex l-ispazji għal uffiċċji jintużaw b’aktar intensità permezz tal-introduzzjoni ta’ uffiċċji kondiviżi għat-teleħaddiema strutturali.

25

Fi Brussell, il-Kummissjoni introduċiet spazji diviżi u kollaborattivi fi tliet binjiet²² biex tottimizza l-użu tal-erja tas-superfiċje disponibbli. Skont il-Kummissjoni, dan irriżulta f’żieda medja fl-okkupanza ta’ 46 % f’dawn il-binjiet. Ir-riżultati tal-istħarriġ dwar is-sodisfazzjon tal-membri tal-persunal li jaħdmu f’ambjent kollaborattiv f’dawn it-tliet binjiet kienu għadhom mhumiex disponibbli fiż-żmien meta sar l-awditu. Fil-Lussemburgu, il-Kummissjoni qed tuża spazji ta’ ħidma f’ambjent kollaborattiv għal madwar 200 membru tal-persunal, li huma maqsuma f’żewġ binjiet²³ .

26

Il-Parlament ikkummissjona studji tal-fattibbiltà bil-ħsieb li joħloq spazji kollaborattivi f’żewġ proġetti immobiljari ġodda²⁴. Għalkemm il-proġett fil-forma oriġinali tiegħu ġie abbandunat aktar tard, il-Parlament qed jimplimenta wħud mill-elementi tiegħu f’dawn iż-żewġ binjiet abbażi ta’ djalogu mas-servizzi kkonċernati.

27

L-approċċ NWoW jinvolvi spejjeż ta’ investiment addizzjonali u ġeneralment jiġi applikat f’każ ta’ rinnovazzjonijiet jew ta’ proġetti immobiljari ġodda. L-istituzzjonijiet għadhom ma vvalutawx bis-sħiħ il-benefiċċji ekonomiċi u benefiċċji oħra relatati mal-implimentazzjoni tal-ispazji ta’ ħidma f’ambjent kollaborattiv, bħal żieda fil-produttività.

Id-deċiżjonijiet rigward l-ispazji għal uffiċċji huma ġġustifikati, iżda l-mekkaniżmi ta’ finanzjament tal-proġetti ta’ kostruzzjoni huma spiss kumplessi u b’hekk jaffettwaw it-trasparenza baġitarja

28

Aħna eżaminajna kif l-istituzzjonijiet avviċinaw lill-pajjiżi ospitanti sabiex jiksbu l-aħjar kundizzjonijiet fl-għażla tal-binjiet tagħhom.

29

Analizzajna jekk id-deċiżjonijiet dwar il-proġetti immobiljari ġodda kinux ibbażati fuq kriterji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.

30

Barra minn hekk, eżaminajna jekk il-mekkaniżmi ta’ finanzjament magħżula mill-istituzzjonijiet kinux ħadu kont tal-alternattivi disponibbli skont ir-Regolament Finanzjarju, jekk kinux trasparenti u jekk kinux jippromwovu l-obbligu ta’ rendikont.

B’mod ġenerali, il-pajjiżi ospitanti joffru appoġġ u kundizzjonijiet preferenzjali lill-istituzzjonijiet

31

Il-biċċa l-kbira mill-binjiet fil-portafolli tal-istituzzjonijiet jinsabu fi Brussell u fil-Lussemburgu, filwaqt li l-BĊE jinsab fi Frankfurt. F’konformità mat-trattati tal-UE²⁵, il-pajjiżi ospitanti jeżentaw lill-istituzzjonijiet kemm mit-taxxi diretti fuq id-dħul, il-proprjetà u assi oħra kif ukoll mit-taxxi indiretti²⁶. Xi wħud mill-pajjiżi ospitanti joffru wkoll vantaġġi oħra lill-istituzzjonijiet, skont il-possibbiltajiet u l-eżitu tan-negozjati.

32

Iż-żewġ każijiet li ġejjin huma eżempji reċenti ta’ kundizzjonijiet preferenzjali mogħtija mill-awtoritajiet Belġjani. Għall-binja Europa, l-awtoritajiet Belġjani offrew lill-Kunsill l-art u l-binja eżistenti għas-somma simbolika ta’ EUR 1 u mmaniġġjaw il-proġett immobiljari mingħajr ħlas. Għal plott ta’ bini f’“Rue de la Loi”, il-Kummissjoni rċeviet id-dritt li żżid il-kapaċità tal-kostruzzjoni kważi bid-doppju. Skont l-istima tal-Kummissjoni, il-kostruzzjoni sal-kapaċità massima f’dan il-post twassal biex jiġu ffrankati sa EUR 130 miljun f’investimenti fl-art f’postijiet oħra fiż-żona.

33

Fil-Lussemburgu, l-istituzzjonijiet igawdu wkoll minn kundizzjonijiet preferenzjali u minn appoġġ mill-Istat fir-rigward tal-proġetti immobiljari tagħhom. Pereżempju, l-awtoritajiet Lussemburgiżi offrew lill-Parlament u lill-Qorti tal-Ġustizzja l-art għall-kumplessi tal-bini tagħhom għas-somma simbolika ta’ EUR 1²⁷ u ż-żewġ istituzzjonijiet jikru wħud mill-binjiet tagħhom mill-Istat għal ammont preferenzjali. Il-livell ta’ involviment tal-awtorità nazzjonali kompetenti fil-proġetti immobiljari tal-istituzzjonijiet ivarja: hija qed tipprovdi appoġġ tekniku lill-Parlament għall-kostruzzjoni tal-kumpless il-ġdid tiegħu KAD II, iżda tassumi r-responsabbiltà sħiħa għall-ġestjoni tal-proġetti immobiljari tal-Qorti tal-Ġustizzja.

34

Il-Kummissjoni laħqet ftehim mal-Istat Lussemburgiż dwar is-sostituzzjoni tal-binja prinċipali tagħha fil-Lussemburgu (il-binja Jean-Monnet - JMO). F’Diċembru 2015, wara d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li titlaq mill-binja JMO²⁸, huma laħqu ftehim politiku dwar il-kondiviżjoni tal-ispejjeż tal-ispazju temporanju ta’ sostituzzjoni. Il-binja ta’ sostituzzjoni (JMO II) se tospita l-maġġoranza tal-membri tal-persunal lokali tal-Kummissjoni u telimina l-ħtieġa għall-biċċa l-kbira mill-binjiet mikrija.

35

Fl-1998, il-BĊE ffirma ftehim mal-gvern tar-Repubblika Federali tal-Ġermanja li jistabbilixxi r-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi. L-awtoritajiet nazzjonali ma offrew lill-BĊE ebda kundizzjoni preferenzjali għall-proġetti immobiljari tiegħu. Huwa xtara l-art²⁹ mill-belt ta’ Frankfurt biex jibni s-sedi tiegħu taħt kundizzjonijiet standard tas-suq. Madankollu, bħala parti mill-akkwist, il-belt ta’ Frankfurt impenjat lilha nfisha li tikkontribwixxi għall-ispejjeż li jirriżultaw, fost l-oħrajn, mit-tniġġis tal-ħamrija b’riżultat tal-użu preċedenti ta’ dan is-sit.

B’mod ġenerali, id-deċiżjonijiet li ttieħdu fir-rigward tal-akkwist ta’ spazji għal uffiċċji kienu ġġustifikati

36

Aħna analizzajna tnax mill-binjiet ta’ uffiċini li ġew akkwistati u mikrija reċentement u mill-proġetti ta’ kostruzzjoni li għadhom għaddejjin tal-Parlament³⁰ u tal-Kummissjoni³¹, l-istituzzjonijiet bl-akbar portafoll ta’ binjiet, sabiex nivvalutaw jekk id-deċiżjonijiet kinux ibbażati fuq:

• valutazzjoni pluriennali tal-ħtiġijiet relatati mal-ispazju;
• ir-rispett tal-limitazzjonijiet baġitarji;
• il-konformità mal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi;
• il-prospettar tas-suq;
• analiżi tal-ispejjeż imqabbla mal-benefiċċji;
• il-kunsiderazzjoni tal-ispejjeż marbuta maċ-ċiklu kollu tal-ħajja tal-bini f’termini ta’ ristrutturazzjoni inizjali, manutenzjoni, spejjeż operazzjonali u rinnovazzjoni;
• it-tqabbil tal-alternattivi ta’ finanzjament.

37

Aħna sibna xi eċċezzjonijiet³²:

1. Skont ir-Regoli ta’ Applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju³³, il-kuntratti ta’ bini³⁴ jistgħu jiġu konklużi permezz ta’ proċedura nnegozjata wara prospettar tas-suq lokali. Fil-prinċipju, il-Kummissjoni tapplika l-hekk imsejħa “metodoloġija Kallas”, li tinvolvi l-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż ta’ prospettar ta’ bini. Madankollu, il-metodoloġija ma ġietx applikata f’żewġ każijiet li kienu inklużi fil-kampjun tagħna: għall-binja ORBAN fi Brussell u għal Drosbach – is-Sezzjoni D fil-Lussemburgu. Fiż-żewġ każijiet, id-deroga kienet iġġustifikata mill-fatt li l-Kummissjoni kienet diġà qed tokkupa l-binjiet ta’ maġenbhom³⁵. Il-Kummissjoni biħsiebha tirrevedi din il-metodoloġija.
2. Fin-Noti li hija tibgħat lill-Awtorità Baġitarja³⁶, il-Kummissjoni tinkludi analiżi tal-ispejjeż imqabbla mal-benefiċċji tal-proġetti l-ġodda. Aħna ma sibna ebda evidenza dwar dan it-tip ta’ analiżi fid-dokumentazzjoni tal-proġett JMO II. Il-proġett se jiġi prefinanzjat mill-Istat Lussemburgiż u l-Kummissjoni għandha l-possibbiltà li takkwista l-bini ladarba jkun lest. Ma hemm ebda indikazzjoni li l-Kummissjoni analizzat xi alternattivi oħra ta’ finanzjament.

Il-mekkaniżmi ta’ finanzjament ta’ proġetti kbar ta’ kostruzzjoni huma spiss kumplessi u b’hekk jaffettwaw it-trasparenza baġitarja

38

Skont ir-Regolament Finanzjarju³⁷, mill-2013 ’l hawn, l-akkwist jew il-kostruzzjoni ta’ bini jistgħu jiġu ffinanzjati permezz ta’ self kummerċjali. Il-biċċa l-kbira mill-proġetti ta’ kostruzzjoni li għadhom għaddejjin jew li ġew ikkompletati reċentement inbdew qabel din id-data. Għall-finanzjament ta’ dawn il-proġetti (ara l-proġetti eżaminati fil-paragrafi 43 sa 50), l-istituzzjonijiet spiss użaw metodi kumplessi ta’ finanzjament li kienu jinvolvu lil intermedjarji statali jew finanzjarji (ara l-eżempju fil-Kaxxa 2). B’riżultat ta’ dan, huma ma għandhomx kontroll dirett tal-aspetti finanzjarji tal-proġetti.

39

Il-Parlament kiseb self bankarju għall-estensjoni tal-binja Konrad Adenauer (KAD II) permezz ta’ struttura finanzjarja kumplessa li tinvolvi kumpanija intermedjarja (proprjetà ta’ bank kummerċjali), li assumiet il-finanzjament tal-proġett. Il-kumpanija ffirmat żewġ kuntratti ta’ finanzjament, wieħed mal-BEI u l-ieħor ma’ bank kummerċjali, fejn kull wieħed ipprovda 50 % tal-finanzjament għall-proġett.

40

Il-Parlament u l-Qorti tal-Ġustizzja ffinanzjaw minn qabel il-proġetti immobiljari bl-użu ta’ approprjazzjonijiet mhux użati minn linji baġitarji oħrajn:

• Bejn l-2012 u l-2016, il-Parlament ittrasferixxa EUR 260 miljun minn diversi linji baġitarji għall-finanzjament tal-proġett KAD II. Mil-linja ta’ kreditu ta’ EUR 474 miljun li nkisbet, il-Parlament uża EUR 16-il miljun. Skont l-istimi tal-Parlament, b’dan il-mod ġew iffrankati spejjeż tal-imgħax li jammontaw sa EUR 85 miljun.
• Abbażi tal-istess mekkaniżmu, mill-2007 ’l hawn, il-Qorti tal-Ġustizzja għamlet prepagamenti għall-proġetti immobiljari tagħha li ammontaw għal EUR 89 miljun. Skont il-Qorti tal-Ġustizzja, dan naqqas b’mod sinifikanti l-impatt baġitarju tal-pagamenti ta’ lokazzjoni b’opzjoni ta’ xiri sal-2026, minħabba l-iffrankar stmat fuq l-ispejjeż ta’ finanzjament ta’ aktar minn EUR 24 miljun matul il-perjodu kollu.

41

Għall-proġett tal-binja Europa, il-Kunsill ħallas lill-awtoritajiet Belġjani pagamenti bil-quddiem li ammontaw għal EUR 294 miljun bis-saħħa ta’ approprjazzjonijiet mhux użati li ġew ittrasferiti minn linji baġitarji oħra. Il-pagamenti bil-quddiem li tħallsu mill-Kunsill iġġeneraw imgħax b’valur ta’ EUR 10.3 miljun (valur nett). Il-pagamenti bil-quddiem li tħallsu matul l-ewwel tliet snin ma kinux jikkorrispondu għall-progress tax-xogħol, għalhekk, fil-prattika, il-Kunsill kien qed jiffinanzja l-proġett minn qabel (ara l-Kaxxa 3 hawn taħt).

42

Għalkemm xi wħud mill-istituzzjonijiet (il-Parlament u l-Kunsill) għamlu pagamenti bil-quddiem sinifikanti b’mod regolari fuq il-proġetti ta’ kostruzzjoni tagħhom, huma ma ppjanawx l-ammont ta’ pagamenti bil-quddiem fil-linji baġitarji korrispondenti tal-baġit tal-UE. Din il-prattika ġeneralment twassal għal livell għoli ta’ trasferimenti baġitarji fi tmiem is-sena, li jaffettwa t-trasparenza tal-proċedura baġitarja. Dan l-approċċ pragmatiku jippermetti li l-baġit tan-nefqa amministrattiva kumplessiva jevolvi b’mod stabbli matul iż-żmien. Madankollu, għall-kuntrarju ta’ dak li ssuġġerew l-istituzzjonijiet tal-UE, aħna ma nqisux li din il-prattika tiffranka l-flus għall-kontribwent tal-UE.

Il-proġetti maġġuri ta’ kostruzzjoni jiġu affettwati minn dewmien u, f’xi każijiet, minn spejjeż li jkunu sostanzjalment akbar milli ppjanat

43

Aħna analizzajna l-implimentazzjoni ta’ erba’ proġetti maġġuri relatati mal-kostruzzjoni mwettqa mill-Parlament, mill-Kunsill, mill-Kummissjoni u mill-Qorti tal-Ġustizzja.

Il-proġett tal-Qorti tal-Ġustizzja: fi ħdan il-limiti tal-baġit u skont l-iskeda prevista

44

Fi snin reċenti, il-Qorti tal-Ġustizzja wettqet tliet proġetti maġġuri relatati mal-kostruzzjoni⁴⁰ b’kollaborazzjoni mill-qrib mal-awtoritajiet Lussemburgiżi. L-awtoritajiet nazzjonali mmaniġġjaw ix-xogħlijiet mingħajr ħlas. Huma amministraw is-sejħiet għall-offerti, żguraw li l-istudji u x-xogħlijiet twettqu b’mod korrett u kienu responsabbli għall-kontroll tal-kwalità u l-kisba taċ-ċertifikazzjoni meħtieġa bil-liġi. Ipprovdew l-għarfien espert tagħhom dwar is-suq, il-kompetenzi tekniċi u l-kompetenzi relatati mal-immaniġġjar u mas-superviżjoni tal-proġetti ta’ kostruzzjoni. Barra minn hekk, minħabba li l-Qorti tal-Ġustizzja ma ħadet ebda azzjoni bħala żviluppatur, għadd żgħir biss mill-membri tal-persunal kienu meħtieġa biex jagħtu segwitu għall-proġett. Il-proġetti ġew ikkompletati skont l-iskeda u mingħajr spejjeż addizzjonali. Fiż-żmien tal-awditu tagħna, il-proġett li kien għaddej għall-kostruzzjoni tat-tielet torri (il-proġett CJ9), kien fil-limiti tal-baġit stmat u skont l-iskeda prevista.

Il-proġett Europa tal-Kunsill: fi ħdan il-limiti tal-baġit iżda kellu dewmien

45

Fl-2005⁴¹, il-Kunsill iddelega l-immaniġġjar tar-rinnovazzjoni tal-Blokka A tar-“Residence Palace” lill-awtoritajiet Belġjani. Il-bini kellu jospita l-laqgħat tal-Kunsill Ewropew u tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea.

46

Il-prezz finali nnegozjat⁴² ma qabiżx b’mod sinifikanti l-baġit oriġinali: EUR 246 miljun meta mqabbel ma’ EUR 240 miljun tal-baġit oriġinali, iż-żewġ prezzijiet huma bbażati fuq il-valuri tal-2004. Madankollu, il-kostruzzjoni ntemmet tliet snin tard. Dan id-dewmien kien ikkawżat minn tibdil fil-proġett dovut għal ċirkustanzi mhux previsti⁴³. Barra minn hekk, kien hemm għadd ta’ dgħufijiet fl-immaniġġjar tal-proġett li kkontribwew għad-dewmien:

• L-awtoritajiet nazzjonali ma mmaniġġjawx b’mod xieraq it-talbiet għal bidliet u ma ħallsux lill-kuntratturi fil-ħin;
• Id-ditti ta’ konsulenza li ġew ikkuntrattati mill-awtoritajiet nazzjonali kellhom kapaċità limitata biex jittraskrivu r-rekwiżiti funzjonali u r-rekwiżiti ta’ kwalità kumplessi tal-Kunsill fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta. Dan xekkel il-proġett matul iċ-ċiklu tal-ħajja tiegħu u wassal għall-biċċa l-kbira mit-talbiet għal bidliet;
• L-ilħuq ta’ ftehim dwar il-prezz finali kien ikkumplikat minħabba l-fatt li, anke sitt xhur wara l-konsenja, l-awtoritajiet nazzjonali ma setgħux jipprovdu l-lista sħiħa tal-fatturi.

47

Il-Kunsill immitiga parzjalment l-impatt billi kabbar it-tim tiegħu tal-proġett u tejjeb il-proċeduri ta’ ġestjoni tal-proġett u l-kontrolli interni.

Il-proġett KAD II tal-Parlament: dewmien sinifikanti li qed iwassal għal spejjeż addizzjonali

48

Inizjalment, id-data ta’ tlestija tal-binja KAD II kellha tkun l-2013. L-istima attwali hija din li ġejja: Is-sit ta’ kostruzzjoni tal-Lvant - tmiem l-2019, is-sit ta’ kostruzzjoni tal-Punent - l-2022. L-ispjegazzjonijiet prinċipali għal dan id-dewmien huma l-esperjenza limitata tal-Parlament bħala żviluppatur fil-bidu tal-proġett u l-falliment tal-ewwel offerta għax-xogħlijiet ta’ kostruzzjoni. L-istabbiliment tal-istruttura finanzjarja u tal-mudell ta’ finanzjament iddewwem bi tliet xhur minħabba l-falliment tal-ewwel offerta.

49

Il-baġit stmat oriġinali li kien jammonta għal EUR 317.5 miljun ġie rivedut fl-2009 u żdied għal EUR 363 miljun⁴⁴. Sabiex jiżgura s-suċċess tal-offerta, filwaqt li jirrispetta l-baġit allokat, il-Parlament naqqas id-daqs tal-proġett, immodifika l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi u ppermetta li jkun hemm aktar kompetizzjoni fil-proċedura ta’ akkwist billi żied l-għadd ta’ lottijiet. Billi l-proġett għadu ma tlestiex, il-prezz finali għad mhuwiex magħruf. Il-Parlament biħsiebu jżomm l-ispejjeż fi ħdan il-baġit attwali ta’ EUR 432 miljun⁴⁵. B’kont meħud ta’ żieda ta’ 8 % fl-indiċi tal-prezzijiet għax-xogħol ta’ kostruzzjoni bejn l-2012 u l-2017, l-ispejjeż tal-kostruzzjoni jistgħu jiżdiedu aktar.

50

Minħabba d-dewmien, il-Parlament irid jikri binjiet oħra fil-Lussemburgu għal perjodu itwal minn dak li kien inizjalment ippjanat. Din l-ispiża addizzjonali tal-kiri tammonta għal EUR 14.4 miljun fis-sena jew għal EUR 86 miljun fuq il-perjodu ta’ sitt snin. F’termini ta’ kontabbiltà, din l-ispiża addizzjonali hija kkumpensata mill-fatt li d-deprezzament tal-investiment għall-binja l-ġdida beda aktar tard (EUR 17.3 miljun fis-sena). Madankollu, minbarra l-ispiża addizzjonali tal-kiri, il-kontribwent tal-UE qed iħallas l-ispiża għall-kostruzzjoni tal-binja l-ġdida.

Il-proġett JMO II tal-Kummissjoni: dewmien u spejjeż addizzjonali

51

In-negozjati fit-tul mal-Istat Lussemburgiż dewmu t-tnedija tal-proġett maġġuri relatat mal-kostruzzjoni tal-Kummissjoni fil-Lussemburgu, il-binja JMO II. Kellhom jgħaddu 15-il sena sakemm intlaħaq ftehim inizjali fl-2009.

52

Il-Kummissjoni u l-awtoritajiet Lussemburgiżi kienu ppjanaw li l-binja titlesta f’żewġ fażijiet, l-ewwel fażi f’nofs l-2016 u t-tieni fażi fl-aħħar tal-2019. Il-kronoloġija għat-tlestija tal-binja ġiet riveduta bosta drabi qabel ma nbdew ix-xogħlijiet ta’ kostruzzjoni. L-iskeda ta’ żmien l-aktar reċenti għall-proġett JMO II tipprevedi li d-data ta’ tlestija għall-ewwel fażi se tkun Frar 2023, filwaqt li dik għat-tieni fażi se tkun Frar 2024.

53

Id-dewmien fil-bidu tal-proġett ta’ kostruzzjoni kien ikkawżat prinċipalment minn inċertezzi rigward il-kompetizzjoni arkitettonika, kif ukoll minn kwistjonijiet amministrattivi fil-proċedura tal-offerti għal xogħlijiet ta’ tħaffir, u mill-miżuri ta’ sigurtà addizzjonali li kellhom jiġu inkorporati fil-proġett. Għadu mhuwiex ċar kif l-ispejjeż li jirriżultaw minn dan id-dewmien se jiġu kondiviżi mal-awtoritajiet Lussemburgiżi. Barra minn hekk, fl-2015, il-Kummissjoni kellha tevakwa l-binja JMO, li hija l-binja prinċipali tagħha fil-Lussemburgu, bħala miżura ta’ prekawzjoni biex tevita li l-membri tal-persunal jiġu esposti għal xi periklu potenzjali li kien qed jirriżulta mill-preżenza tal-asbestos. B’hekk, hija kriet spazji addizzjonali għal uffiċċji f’bosta binjiet biex tirriloka l-membri tal-persunal.

54

B’kont meħud tal-ftehim inizjali u tal-iskeda ta’ żmien l-aktar reċenti, aħna nistmaw li l-Kummissjoni se ġġarrab l-ispejjeż tal-kiri li jammontaw għal EUR 248 miljun⁴⁶ minħabba d-dewmien fil-bidu tal-proġett ta’ kostruzzjoni u l-ħtieġa li tikri spazji addizzjonali għal uffiċċji wara l-evakwazzjoni mill-binja JMO. Madankollu, dan id-dewmien jirriżulta fl-għoti tardiv tal-ewwel pagamenti ta’ lokazzjoni għall-binja JMO II. Il-Kummissjoni tistma li l-pagamenti ta’ lokazzjoni li ma tħallsux matul dan il-perjodu ammontaw għal EUR 176.2 miljun⁴⁷.

Il-monitoraġġ u r-rappurtar mhumiex biżżejjed

55

Aħna eżaminajna kif l-istituzzjonijiet tal-UE jimmonitorjaw aspetti differenti tal-portafoll immobiljari eżistenti tagħhom (pereżempju; l-immaniġġjar tal-ispazji u tal-faċilitajiet, il-kundizzjonijiet kuntrattwali, il-konformità ma’ speċifikazzjonijiet tekniċi), inklużi l-indikaturi relatati mal-użu effiċjenti u mal-ispejjeż tal-bini. Dan il-monitoraġġ jipprovdilhom stampa ġenerali dwar il-portafoll tagħhom, filwaqt li jippermettilhom li jidentifikaw dawk l-oqsma fejn jista’ jsir xi titjib. Aħna eżaminajna jekk l-istituzzjonijiet kinux tejbu l-istandardizzazzjoni tal-kejl u tal-kategorizzazzjoni tas-superfiċje u jekk kienx possibbli li jsir tqabbil bejn il-livelli ta’ effiċjenza permezz tal-użu tad-data disponibbli internament u d-data rrappurtata lill-awtoritajiet baġitarji.

L-istituzzjonijiet jimmonitorjaw diversi aspetti, iżda mhux l-indikaturi relatati mal-użu effiċjenti u mal-ispiża tal-bini

56

L-istituzzjonijiet jużaw diversi sistemi u għodod tal-IT biex jimmaniġġjaw u jimmonitorjaw il-portafoll immobiljari tagħhom. Kull aspett tal-portafoll immobiljari, bħall-ġestjoni tal-faċilitajiet, l-allokazzjoni tal-ispazji, il-konsum tal-enerġija u l-aspetti finanzjarji, legali u kontabilistiċi, jiġi mmonitorjat bl-użu ta’ sistemi tal-IT jew manwalment permezz ta’ spreadsheets.

57

Fil-Lussemburgu, il-Kummissjoni tuża rapporti dwar l-allokazzjoni tal-ispazji sabiex timmaniġġja b’mod konsistenti l-intitolamenti ta’ allokazzjoni tal-ispazji ddefiniti mill-Manwal dwar il-Kundizzjonijiet tal-Ispazju. Fi Brussell, il-Kummissjoni ilha mill-2015 tiżviluppa s-softwer tagħha għall-ġestjoni integrata tal-proprjetà immobbli, li eventwalment għandu jipprovdi punt uniku ta’ aċċess għal kwalunkwe informazzjoni relatata mal-portafoll immobiljari tal-Kummissjoni. Madankollu, is-sistema li tintuża attwalment ma tipproduċix rapporti biex timmonitorja jekk l-ispazju allokat għad-dipartimenti ta’ politika (DĠ) huwiex konformi mal-kundizzjonijiet iddefiniti fil-Manwal dwar il-Kundizzjonijiet tal-Ispazju.

58

Is-sistema tal-Parlament għall-ġestjoni tal-ispazji għal uffiċċji u għall-ippjanar tal-ħtiġijiet ta’ spazji tista’ tiġġenera diversi rapporti⁴⁸. Madankollu, aħna ma sibna ebda evidenza li l-Parlament juża regolarment dawn ir-rapporti biex jimmonitorja l-ispazji għal uffiċċji tiegħu. Il-Parlament qed jippjana li sal-2026 jiżviluppa sistema li tippermetti l-ħażna elettronika tal-informazzjoni kollha relatata mal-bini.

59

Il-maġġoranza tal-istituzzjonijiet ma jimmonitorjawx b’mod regolari l-indikaturi li jippermettu l-valutazzjoni tal-effiċjenza tal-portafoll immobiljari tagħhom għal skopijiet ta’ ġestjoni.

60

Fil-portafoll immobiljari tagħha, il-Kummissjoni fi Brussell tuża indikatur wieħed biss marbut mal-effiċjenza tal-ispazji għal uffiċċji: is-superfiċje netta tal-uffiċċji allokata għal kull stazzjoni tax-xogħol. Hija tirrapporta medja ta’ 14 m² b’mira ta’ 12 m² li trid tintlaħaq sal-2020, prinċipalment billi jiġu introdotti spazji kollaborattivi. Aħna ma sibna ebda indikatur marbut mal-effiċjenza tal-ispazji għal uffiċċji fir-rapporti annwali tal-attività rilevanti tal-Parlament, tal-Kunsill jew tal-Qorti tal-Ġustizzja, u dawn l-istituzzjonijiet lanqas ma pproduċew xi rapporti oħra ta’ ġestjoni li jivvalutaw l-effiċjenza tal-ġestjoni tal-ispazju għal uffiċċji.

61

Madankollu, il-Kummissjoni għandha definizzjonijiet⁴⁹ għall-indikaturi tal-effiċjenza bħal erja tal-art netta/erja tal-art grossa; erja ’l fuq mill-art li tista’ tintuża/erja tal-art netta ’l fuq mill-art; erja għal uffiċċji/erja tal-art netta ’l fuq mill-art. Aħna sibna evidenza li l-effiċjenza tal-erjas tal-bini hija wieħed mill-kriterji li jittieħdu inkunsiderazzjoni fl-evalwazzjoni tal-offerti għal proġetti immobiljari ġodda. Madankollu, il-Kummissjoni ma timmonitorjax dawn l-indikaturi fil-livell tal-portafoll immobiljari kollu kemm hu.

62

Il-BĊE japplika approċċ żviluppat tajjeb għall-monitoraġġ u għar-rappurtar dwar il-portafoll immobiljari tiegħu (ara l-Kaxxa 4 hawn taħt).

Id-data disponibbli mhix standardizzata, għalhekk, mhuwiex faċli li jsir tqabbil bejn l-istituzzjonijiet

63

Fl-2009, l-istituzzjonijiet tal-UE⁵⁰ adottaw il-Kodiċi ta’ Kejl Interistituzzjonali. Dan il-kodiċi jiddefinixxi l-metodi ta’ kejl u t-tipi bażiċi ta’ erjas għall-bini fuq il-bażi ta’ standards Ġermaniżi. Kull istituzzjoni kompliet tiżviluppa dan il-kodiċi f’kategoriji ta’ erjas aktar dettaljati, u dan jagħmilha diffiċli li jsir tqabbil bejn id-data ta’ istituzzjonijiet differenti⁵¹. Anke l-Kummissjoni fi Brussell u fil-Lussemburgu tuża kategoriji ta’ erja differenti. B’riżultata ta’ dan, mhuwiex faċli li l-Kummissjoni tfassal rapporti bbażati fuq l-istess parametri.

64

Għalkemm tlieta mill-ħames istituzzjonijiet eżaminati⁵² jużaw l-istess pjattaforma tal-IT għall-ġestjoni tal-ispazju tagħhom, kull waħda ġiet imfassla apposta b’mod individwali. Dan wassal għal impatt negattiv fuq id-disponibbiltà ta’ data kumparabbli.

65

Kull sena, sal-1 ta’ Ġunju, l-istituzzjonijiet jipprovdu lill-awtoritajiet baġitarji rapport dettaljat dwar il-politiki tagħhom dwar il-bini⁵³. Dan ir-rekwiżit ġie introdott mir-Regolament Finanzjarju fl-2013. Ir-rapport irid jinkludi n-nefqa u s-superfiċje għal kull binja, kif ukoll l-evoluzzjoni mistennija tal-programmazzjoni tas-superfiċji u tal-postijiet għas-snin li ġejjin. Permezz ta’ dan ir-rekwiżit, is-sitwazzjoni u l-azzjonijiet immobiljari tal-istituzzjonijiet saru aktar trasparenti għall-awtoritajiet baġitarji u, fil-każ ta’ xi wħud mill-istituzzjonijiet, għall-pubbliku⁵⁴.

66

Il-Figura 8 hawn taħt turi li fir-rapporti annwali dwar il-bini, kull istituzzjoni tuża kategoriji ta’ superfiċje differenti, għalhekk, dawn il-kategoriji ma jistgħux jintużaw għal skopijiet ta’ tqabbil. Ir-Regolament Finanzjarju ma jirrikjedix li tiġi inkluża informazzjoni dwar l-għadd ta’ stazzjonijiet tax-xogħol jew tal-persunal akkomodat. Barra minn hekk, ma jirrikjedix l-inklużjoni ta’ xi indikaturi tal-effiċjenza.

67

Barra minn hekk, ir-rapport tal-Kummissjoni ma jipprovdix stampa ċara tat-tipi differenti ta’ erjas preżenti fil-portafoll immobiljari tagħha, minħabba li ma jiddefinixxix b’mod ċar il-kriterji li jiddistingwu bejn l-ispazji għal uffiċċji u dak li mhuwiex għal uffiċċji. Barra minn hekk, l-erjas tas-superfiċje użati mill-Kummissjoni fir-rapport annwali dwar il-bini mhumiex kumparabbli ma’ dawk irreġistrati fl-għodod għall-ġestjoni tal-ispazji.

68

It-tentattiv l-aktar reċenti fir-rigward tal-produzzjoni ta’ informazzjoni kkonsolidata dwar il-binjiet tal-istituzzjonijiet tal-UE jmur lura għall-2010. L-istituzzjonijiet tal-UE kienu fasslu rapport fil-kuntest tal-Abbozz ta’ Baġit għall-2011 b’rispons għal talba mill-Parlament u mill-Kunsill biex “jipprovdu informazzjoni komprensiva dwar materji tal-bini mal-abbozz preliminari tal-baġit/estimi⁵⁵. Dan ir-rapport⁵⁶ ippreżenta d-data dwar il-proporzjonijiet li ġejjin għall-portafoll immobiljari tal-istituzzjonijiet:

• perċentwal ta’ spazju għal uffiċċji u ta’ spazju mhux għal uffiċċji meta mqabbel mal-ispazju totali;
• spazji għal uffiċċji/impjegat;
• nefqa medja/m².

69

Il-valuri tal-indikaturi varjaw b’mod sostanzjali bejn l-istituzzjonijiet. Aħna ma rċevejna ebda evidenza li d-data pprovduta kienet ġiet analizzata, jew li l-istituzzjonijiet kienu se jintalbu jtejbu l-kumparabbiltà tal-indikaturi jew jipproduċu r-rapporti b’mod aktar regolari.

L-indikaturi tas-superfiċje huma kumparabbli bejn l-istituzzjonijiet, iżda l-ispejjeż ivarjaw b’mod konsiderevoli

70

Abbażi tal-informazzjoni disponibbli u wara li saru l-korrezzjonijiet fejn kien meħtieġa, aħna qabbilna l-effiċjenza tal-politiki tal-istituzzjonijiet dwar il-bini. Biex nagħmlu dan, aħna kkalkulajna u analizzajna l-indikaturi tal-erja tas-superfiċje u l-kirjiet innegozjati reċentement fir-rigward tal-livelli tas-suq.

71

Aħna kkalkulajna wkoll il-kirjiet li tħallsu kull sena għal kull persuna u l-ispiża għal kull metru kwadru għall-binjiet li nbnew jew ġew akkwistati reċentement.

Is-superfiċji medji tal-uffiċċji huma kumparabbli

72

Biex inqabblu l-użu tal-ispazji għal uffiċċji, aħna kkalkulajna l-indikaturi tas-superfiċje abbażi tad-data miksuba mill-istituzzjonijiet tal-UE (ara l-Anness I għall-metodoloġija li ntużat).

73

Il-Figura 9 hawn taħt turi li, fil-biċċa l-kbira mill-istituzzjonijiet, is-superfiċje medja tal-uffiċċji għal kull persuna hija qrib il-medja ponderata tal-istituzzjonijiet kollha, ta’ 16 m² għal kull persuna⁵⁷, filwaqt li l-Figura 10 hawn taħt turi li, fil-biċċa l-kbira mill-binjiet, is-superfiċje tal-uffiċċji għal kull persuna hija qrib il-medja jew inqas, u tidentifika l-anomaliji.

74

Wara t-tlestija tal-binja Europa, madwar 9 % tal-erja netta għal uffiċċji tal-Kunsill kienet disponibbli. Fiż-żmien meta sar l-awditu, dan l-ispazju kien jintuża bħala spazju temporanju (eż. l-evakwazzjoni tal-Binja Europa, l-organizzazzjoni tas-summit tal-Laqgħa bejn l-Asja u l-Ewropa, u r-rinnovazzjonijiet). Dan jaffettwa s-superfiċje netta għal uffiċċji għal kull persuna fil-Kunsill u fil-binja Europa nfisha.

75

It-tliet ċrieki relatati mal-Qorti tal-Ġustizzja fil-Figura 10 jirrappreżentaw żewġ kumplessi ta’ binjiet⁵⁸ u l-binja T. Attwalment, fil-binja T, il-Qorti tal-Ġustizzja għandha 2 962 m² ta’ uffiċċji li mhumiex okkupati, li jirrappreżentaw madwar 19 % tal-erja netta għal uffiċċji tal-binja u 6 % tal-erja netta għal uffiċċji totali. L-ispazju żejjed, li preċedentement kien jiġi sullokat lil istituzzjonijiet oħra, attwalment jinsab battal. Għalkemm il-binja taqbeż il-ħtiġijiet attwali tagħha, il-Qorti tal-Ġustizzja ddeċidiet li tkompli tikriha għal bosta raġunijiet. L-ewwel nett, il-Qorti tal-Ġustizzja tikri l-binja mingħand l-Istat b’rata preferenzjali (inqas mil-livelli tas-suq). It-tieni, il-binja kienet tinkera kollu kemm hi, u t-tielet; il-Qorti tal-Ġustizzja għandha rekwiżiti sinifikanti ta’ sigurtà u ta’ kunfidenzjalità li jillimitaw l-alternattivi ta’ sullokazzjoni tal-ispazju żejjed. Fl-aħħar nett, il-Qorti tal-Ġustizzja se ttemm il-kuntratt ta’ lokazzjoni mat-tlestija tat-tielet torri, skedata għas-sajf tal-2019. Jekk innaqqsu dan l-ispazju mis-superfiċje tal-uffiċċji, is-superfiċje medja tal-uffiċċji għal kull persuna hija ta’ 19-il m² għall-Qorti tal-Ġustizzja u 18-il m² għall-binja T.

76

Il-fatt li s-superfiċje tal-uffiċċji fil-BĊE hija ħafna inqas mill-medja jista’ jiġi spjegat mill-perċentwal sinifikanti ta’ uffiċċji kondiviżi u ta’ timijiet, kif ukoll ta’ erjas għal timijiet, meta mqabbel mat-total tal-ispazji għal uffiċċji. Fil-każ tal-Kummissjoni, dan jista’ jiġi spjegat minn spazju ta’ riżerva li huwa ferm baxx meta mqabbel ma’ dak ta’ istituzzjonijiet oħra.

77

Il-BĊE u l-BEI jimmonitorjaw ukoll id-densità abbażi tal-istazzjonijiet tax-xogħol installati. Dan il-proporzjon ma jiħux inkunsiderazzjoni l-okkupanza reali u huwa 12-il m² għal kull stazzjon tax-xogħol għaż-żewġ istituzzjonijiet⁵⁹.

78

Il-mira tal-Kummissjoni għall-portafoll immobiljari fi Brussell hija ta’ 12-il m² għal kull stazzjon tax-xogħol sal-2020⁶⁰ u, skont il-kalkoli proprji tagħha attwalment hija għandha 14.5 m² għal kull persuna. Fiż-żmien tal-awditu tagħna, ħames binjiet biss fi Brussell kellhom densità li kienet qrib it-12-il m² jew inqas għal kull persuna⁶¹. Dawn il-binjiet jirrappreżentaw 9 % tas-superfiċje totali għal uffiċċji tal-binjiet inklużi fl-analiżi tagħna (ara l-Figura 11).

79

Il-mira tal-Kummissjoni fir-rigward tal-ispazju ta’ riżerva fi Brussell hija ta’ 15 000 m², dan jirrappreżenta madwar 2 % tal-portafoll immobiljari tagħha. F’Diċembru 2017, l-ispazju ta’ riżerva li l-Kummissjoni kellha għad-dispożizzjoni tagħha kien ekwivalenti għal 895 stazzjon tax-xogħol liberi, maqsumin fuq disa’ binjiet. Dan jispjega għalfejn is-superfiċje medja tal-uffiċċji għal kull persuna hija relattivament għolja għal ċerti binjiet (pereżempju, il-binja G-1). Fiż-żmien tal-analiżi tagħna, binja waħda (J-59) kienet f’perjodu tranżitorju (kienet battala bejn ir-rilokazzjonijiet) u attwalment hija okkupata mill-aġenzija eżekuttiva EACEA.

Il-kirjiet innegozjati ġeneralment ikunu taħt il-livelli tas-suq, iżda l-kirjiet għal kull persuna jvarjaw b’mod sinifikanti minn binja għal oħra

Il-kera mqabbla mar-rata tas-suq

80

Il-Figura 12 hawn taħt turi l-kera prima tas-suq fi 23 belt kapitali tal-UE u fi Frankfurt. Fi Brussell din tinsab fin-nofs tal-klassifika. Il-Belt tal-Lussemburgu hija l-ħames belt l-aktar għalja, segwita minn Frankfurt. Fil-bliet, il-kirjiet primi jvarjaw skont il-lok. Pereżempju, il-kera prima fil-Lussemburgu ta’ EUR 564/m²/sena tapplika għaż-żona l-aktar għalja – iċ-ċentru tal-belt. Madankollu, l-istituzzjonijiet jibbażaw il-biċċa l-kbira mill-binjiet tagħhom f’Kirchberg u fi Cloche d’Or, fejn il-kera prima kienet ta’ EUR 408/m²/sena u EUR 354/m²/sena rispettivament⁶².

81

Għal kampjun ta’ disa’ kuntratti ta’ kiri reċenti, aħna qabbilna l-kera nnegozjata mal-kundizzjonijiet tas-suq (ara l-Anness I għal aktar dettalji dwar il-metodoloġija u s-sors tad-data tagħna). Ħamsa mis-sitt binjiet fi Brussell kienu mikrija mill-Kummissjoni⁶³ u l-ieħor mill-Parlament⁶⁴. Il-maġġoranza tal-kuntratti ġew iffirmati għal 15-il sena. Aħna osservajna li l-kera nnegozjata mill-istituzzjonijiet kienet b’mod konsistenti inqas mill-kera prima fi Brussell u inqas jew qrib il-medja tas-suq fil-Quartier Léopold , fejn jinsabu l-binjiet (Ara l-Figura 13 hawn taħt). L-ammont tal-kera nnegozjata mill-Kummissjoni għat-tliet binjiet fil-Lussemburgu⁶⁵ kien inqas mill-kera prima tas-suq u mill-kera medja.

82

Xi wħud mis-sidien tal-bini offrew inċentivi lill-istituzzjonijiet Ewropej. F’sitta minn disa’ kuntratti eżaminati, is-sidien offrew lill-istituzzjonijiet perjodi mingħajr kera, filwaqt li f’erba’ każijiet, l-ispejjeż ta’ ristrutturazzjoni ġġarrbu parzjalment mis-sidien tal-proprjetà.

Kera għal kull persuna

83

Il-Figura 14 hawn taħt tqabbel il-kera annwali medja ponderata għal kull persuna fiż-żewġ postijiet prinċipali, Brussell u l-Lussemburgu (Ara l- Anness I għad-dettalji dwar il-metodoloġija tagħna)⁶⁶.

84

Il-Parlament jikri żewġ binjiet ta’ uffiċini fi Brussell u erbgħa fil-Lussemburgu. Il-Kummissjoni tikri 26 binja ta’ uffiċini⁶⁷ fi Brussell u 8 fil-Lussemburgu. Il-Qorti tal-Ġustizzja tikri binja waħda fil-Lussemburgu. Il-biċċa l-kbira mill-binjiet fi Brussell huma mikrija taħt kuntratti ta’ użufrutt, li joffru benefiċċji fiskali addizzjonali meta mqabbla ma’ lokazzjonijiet normali (ara l-Anness I, il-paragrafi 12 u 13). Fil-Lussemburgu, il-maġġoranza tal-kuntratti tal-istituzzjonijiet huma lokazzjonijiet normali.

85

B’mod ġenerali, il-kera annwali medja għal kull persuna, hija ogħla fil-Lussemburgu milli fi Brussell. Dan huwa dovut għad-differenzi bejn il-kirjiet fis-suq taż-żewġ bliet, kif jidher fil-Figura 12. Il-kera medja aktar baxxa tal-Parlament għal kull persuna fil-Lussemburgu hija spjegata mill-fatt li l-Parlament jikri tlieta mill-erba’ binjiet tiegħu mingħand l-awtoritajiet nazzjonali u jgawdi kundizzjonijiet preferenzjali sakemm jinbena l-KAD II il-ġdid. Għall-Qorti tal-Ġustizzja, il-kera annwali medja għal kull persuna hija relattivament għolja (EUR 12 500 għal kull persuna) u mhix inkluża fil-Figura 14 minħabba li hija ibbażata fuq binja waħda biss (il-binja T), li attwalment proporzjon sinifikanti tagħha huwa vojt. Il-Qorti tal-Ġustizzja se tieqaf tikri l-binja fl-2019 (ara l-paragrafu 75).

86

Aħna osservajna li l-kera annwali għal kull persuna tvarja b’mod sinifikanti bejn il-binjiet. Pereżempju, fil-każ tal-Kummissjoni fi Brussell, din tvarja bejn EUR 4 800 u EUR 19 500, filwaqt li fil-Lussemburgu tvarja bejn EUR 9 400 u EUR 14 500. Kif turi l-Figura 15 hawn taħt, il-kera annwali għal kull persuna fil-binjiet tal-Kummissjoni fi Brussell, sa ċertu punt, hija korrelatata mas-superfiċje tal-uffiċċji għal kull persuna.

L-ispejjeż tal-kostruzzjoni u tal-akkwist ivarjaw skont it-tip ta’ binja

87

Aħna kkalkulajna l-prezz għal kull metru kwadru tas-superfiċje totali ta’ żewġ proġetti kbar ta’ kostruzzjoni li ġew ikkompletati reċentement, jiġifieri l-binja Europa tal-Kunsill fi Brussell u l-Binja Prinċipali tal-BĊE fi Frankfurt. Iż-żewġ proġetti ta’ kostruzzjoni kienu jinkludu r-rinnovazzjoni tal-binjiet eżistenti, li huma binjiet storiċi protetti, u kellhom jirrispettaw standards tekniċi għolja relatati mas-sigurtà u mas-sikurezza. Dawn huma binjiet emblematiċi li jikkostitwixxu post ġdid prominenti fil-belt u t-tnejn huma maħsubin għal użu mħallat. Filwaqt li l-funzjonijiet ewlenin tal-binja Europa huma li tospita summits tal-UE u tipprovdi spazju għad-delegazzjonijiet nazzjonali u għall-President tal-Kunsill Ewropew, il-Binja Prinċipali tal-BĊE għandha użu mħallat, b’perċentwal ogħla ta’ spazji għal uffiċċji. Il-binja tal-Kunsill inbniet mill-Istat, filwaqt li l-BĊE mmaniġġja l-proġett internament, bl-appoġġ ta’ maniġer estern tal-proġett.

88

L-spiża għal kull metru kwadru għall-Binja Prinċipali tal-BĊE tammonta għal EUR 4 600, filwaqt li għall-binja Europa din tammonta għal EUR 4 000. Dan il-proporzjon ma jiħux kont tal-ispiża tal-art. Il-Kunsill kien akkwista l-art għall-binja Europa għas-somma simbolika ta’ EUR 1, filwaqt li l-BĊE għall-art kien ħallas il-prezz tas-suq.

89

Fl-2016, il-Parlament kien xtara binja standard ta’ uffiċini (il-binja Martens fi Brussell) bi spiża ta’ EUR 2 700⁶⁸ għal kull metru kwadru. Il-Parlament beda jokkupa din il-binja fl-2018, wara li ġiet ristrutturata.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

90

B’mod ġenerali, aħna sibna li l-istituzzjonijiet jimmaniġġjaw l-infiq tagħhom fuq l-ispazji għal uffiċċji b’mod effiċjenti. Madankollu, l-istrateġiji immobiljari mhux dejjem jiġu fformalizzati u l-ippjanar mhuwiex ottimu. Madankollu, il-mekkaniżmi ta’ finanzjament tal-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni li aħna analizzajna kienu spiss kumplessi, u b’hekk f’xi każijiet affettwaw it-trasparenza baġitarja. Il-biċċa l-kbira minn dawn il-proġetti ġew affettwati minn dewmien u, f’xi każijiet, minn spejjeż addizzjonali sostanzjali. Il-monitoraġġ u r-rappurtar tal-portafoll immobiljari tal-biċċa l-kbira mill-istituzzjonijiet mhumiex adegwati.

91

L-istituzzjonijiet stabbilew l-istrateġiji immobiljari tagħhom f’diversi dokumenti. Xi wħud minn dawn kienu obsoleti jew kienu għadhom ma ġewx formalment approvati. Aħna identifikajna li fil-Kummissjoni tintuża prattika tajba, li tikkomplementa l-istrateġija immobiljari tagħha b’aġġornament regolari tal-evoluzzjoni tal-ħtiġijiet bi tqabbil mal-ispazji disponibbli għal uffiċċji. L-istituzzjonijiet ma jiħdux kont tax-xenarji differenti fl-ippjanar tar-rekwiżiti immobiljari tagħhom (ara l-paragrafi 10 sa 13).

92

Għalkemm l-istituzzjonijiet li joperaw fl-istess lok ma jikkondividux b’mod formali l-istess strateġija immobiljari, huma japplikaw prinċipji simili f’dak li jirrigwarda t-teħid ta’ deċiżjonijiet. L-istituzzjonijiet jibbażaw l-istrateġiji immobiljari fuq il-mandat u fuq il-ħtiġijiet organizzazzjonali tagħhom. Għal raġunijiet prattiċi u ekonomiċi, huma għandhom l-għan li jikkonċentraw il-binjiet tagħhom f’żona waħda jew fi ftit żoni u jippreferu joperaw f’għadd iżgħar ta’ binjiet kbar li jkunu proprjetà tagħhom aktar milli mikrija (ara l-paragrafi 14 sa 19).

93

L-istituzzjonijiet li jkunu jokkupaw l-istess lok stabbilew gruppi ta’ ħidma interistituzzjonali fejn jiddiskutu kwistjonijiet strateġiċi relatati mal-proprjetà. Din il-kooperazzjoni ppermettiet li huma jikkondividu, jakkwistaw jew jissullokaw il-proprjetajiet. Dan wassal għall-istabbiliment ta’ bosta proċeduri interistituzzjonali ta’ sejħiet għal offerti għall-forniment ta’ oġġetti u ta’ servizzi marbuta mal-funzjonament tal-portafolli immobiljari (ara l-paragrafi 20 sa 22).

Rakkomandazzoni 1 - Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet⁶⁹ jaġġornaw u jifformalizzaw l-istrateġiji immobiljari tagħhom u jaġġornaw regolarment id-dokumenti ta’ ppjanar

Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet jiddefinixxu l-prinċipji prinċipali tagħhom għat-teħid ta’ deċiżjonijiet fl-istrateġiji immobiljari, li jenħtieġ li jiġu approvati mill-maniġment u jirriflettu l-evoluzzjoni l-aktar reċenti fil-mandat, fil-politiki u fl-objettivi tal-istituzzjonijiet.

Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet jikkomplementaw l-istrateġiji immobiljari tagħhom b’ippjanar fuq terminu medju, li

• jiġi aġġornat regolarment abbażi tal-evoluzzjoni fil-ħtiġijiet u fid-disponibbiltà ta’ spazji għal uffiċċji, u
• jinkludi l-analiżi ta’ diversi alternattivi ta’ żvilupp (“ippjanar tax-xenarju”).

Data mmirata għall-implimentazzjoni: sa tmiem l-2020.

94

L-istituzzjonijiet bdew jintroduċu Modi Ġodda ta’ Ħidma (NWoW). Xi wħud mill-aspetti, bħat-telexogħol u, f’xi okkażjonijiet, l-ispazji ta’ ħidma f’ambjent kollaborattiv, diġà ġew implimentati. Madankollu, ir-riżultati tal-istħarriġ u l-evalwazzjonijiet ta’ proġetti implimentati ma kinux disponibbli fiż-żmien meta sar l-awditu (ara l-paragrafi 23 sa 27).

Rakkomandazzjoni 2 – Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet jevalwaw il-proġetti relatati ma’ Modi Ġodda ta’ Ħidma

Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet (i) jevalwaw ir-riżultati tal-proġetti NWoW implimentati u (ii) jintegraw ir-riżultati tagħhom f’riflessjonijiet strateġiċi dwar l-iżvilupp tal-istrateġiji immobiljari u tal-politiki tagħhom dwar ir-Riżorsi Umani.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: (i) sa tmiem l-2019 u (ii) sa tmiem l-2020.

95

Il-pajjiżi ospitanti offrew lill-istituzzjonijiet kundizzjonijiet preferenzjali għall-akkwist jew għall-kiri ta’ spazji għal uffiċċji. Huma jappoġġaw ukoll lill-istituzzjonijiet fil-proġetti maġġuri tagħhom relatati mal-kostruzzjoni (ara l-paragrafi 31 sa 35).

96

B’mod ġenerali, id-deċiżjonijiet li ttieħdu fir-rigward tal-akkwist ta’ spazji għal uffiċċji kienu ġġustifikati (ara l-paragrafi 36 sa 37).

97

Għall-finanzjament tal-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni li aħna analizzajna, l-istituzzjonijiet użaw mekkaniżmi kumplessi. B’riżultat ta’ dan, huma ma għandhomx kontroll dirett tal-aspetti finanzjarji tal-proġetti. L-użu ta’ approprjazzjonijiet mhux użati minn linji baġitarji oħra biex isiru pagamenti antiċipati huwa prattika komuni fil-finanzjament ta’ proġetti ta’ kostruzzjoni, madankollu, dan jaffettwa t-trasparenza baġitarja (ara l-paragrafi 38 sa 42).

Rakkomandazzjoni 3 – Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet iżidu t-trasparenza baġitarja tal-mekkaniżmi ta’ finanzjament għall-proġetti ta’ kostruzzjoni.

Għall-finanzjament tal-proġetti ta’ kostruzzjoni, jenħtieġ li l-istituzzjonijiet jimmiraw għal aktar trasparenza baġitarja u għal inqas kumplessità. Dan jista’ jsir, pereżempju, billi l-pagamenti bil-quddiem li jsiru għal proġetti immobiljari jiġu ddivulgati b’mod adegwat fil-linji baġitarji xierqa matul il-proċedura baġitarja.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: għal proġetti li jibdew wara tmiem l-2019.

98

L-istituzzjonijiet jimmaniġġjaw il-proġetti maġġuri tagħhom relatati mal-kostruzzjoni b’modi differenti. Xi wħud iddelegaw il-kostruzzjoni lill-Istat, filwaqt li oħrajn iddeċidew li jimmaniġġjaw il-proġett internament bi ftit appoġġ estern. Il-biċċa l-kbira mill-proġetti ta’ kostruzzjoni reċenti li analizzajna ġew affettwati minn dewmien, li fil-maġġoranza tal-każijiet kien ikkawżat minn ċirkustanzi imprevedibbli, li wasslu għal bidliet fil-proġetti. Minbarra dan, kien hemm elementi oħra li kkontribwew għad-dewmien, pereżempju, fil-każ tal-proġett tal-Kunsill relatat mal-binja Europa, kien hemm dgħufijiet fil-ġestjoni operattiva u amministrattiva tal-proġett min-naħa tal-awtoritajiet nazzjonali. Fil-bidu tal-proġett KAD II, il-Parlament ma kellux ir-riżorsi interni u l-għarfien espert meħtieġa għall-ġestjoni ta’ dawn il-proġetti. F’żewġ proġetti, id-dewmien wassal għal spejjeż addizzjonali (ara l-paragrafi 44 sa 54).

Rakkomandazzjoni 4 - Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet jistabbilixxu proċeduri ta’ ġestjoni li jkunu adegwati kemm għall-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni kif ukoll għal dawk ta’ rinnovazzjoni

Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet jistabbilixxu proċeduri ta’ ġestjoni li jkunu adegwati kemm għall-proġetti l-kbar ta’ kostruzzjoni kif ukoll għal dawk ta’ rinnovazzjoni abbażi tal-valutazzjonijiet tar-riskji, li jiżguraw li l-proġetti jingħataw segwitu amministrattiv u operazzjonali suffiċjenti u li jitnaqqsu l-ispejjeż finanzjarji marbuta mad-dewmien.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: sa tmiem l-2019.

99

L-istituzzjonijiet jimmonitorjaw kull aspett tal-portafoll immobiljari, bħall-ġestjoni tal-faċilitajiet, l-allokazzjoni tal-ispazji, il-konsum tal-enerġija u l-aspetti finanzjarji, legali u kontabilistiċi, billi jużaw diversi sistemi u għodod tal-IT, iżda ma jimmonitorjawx b’mod regolari l-indikaturi għall-valutazzjoni tal-effiċjenza tal-portafoll immobiljari tagħhom għal skopijiet ta’ ġestjoni. Aħna sibna li fil-BĊE jintużaw prattiki tajba fir-rigward tal-monitoraġġ u r-rappurtar (ara l-paragrafi 56 sa 62).

100

Għalkemm l-istituzzjonijiet li għandhom il-binjiet tagħhom fi Brussell u fil-Lussemburgu adottaw il-Kodiċi ta’ Kejl Interistituzzjonali komuni, il-ġbir tad-data għal tqabbil istituzzjonali huwa diffiċli, minħabba d-differenzi li hemm fil-kategoriji ta’ erjas iddettaljati adottati minn kull istituzzjoni. Id-differenzi fis-sistemi tal-IT użati mill-istituzzjonijiet u miż-żewġ uffiċċji tal-Kummissjoni (OIB u OIL) għall-ġestjoni tal-ispazju wkoll jaffettwaw il-kumparabbiltà tad-data. Ir-rappurtar annwali dwar il-bini, mibgħut lill-awtoritajiet baġitarji, ma jippermettix li jsir tqabbil minħabba li l-istituzzjonijiet jużaw kategoriji ta’ spazji differenti (ara l-paragrafi 63 sa 69).

101

L-indikaturi tas-superfiċje li aħna kkalkulajna juru li l-użu tal-ispazji għal uffiċċji huwa kumparabbli bejn l-istituzzjonijiet (ara l-paragrafi 72 sa 79). Aħna sibna li l-kirjiet li ġew innegozjati mill-istituzzjonijiet ġeneralment kienu taħt il-livelli tas-suq (ara l-paragrafi 80 sa 82). Sibna wkoll li l-kirjiet annwali għal kull persuna jvarjaw b’mod sinifikanti minn binja għal oħra (ara l-paragrafi 83 sa 86). L-ispiża totali għal kull metru kwadru ta’ żewġ binjiet emblematiċi li nbnew reċentement hija ogħla mill-ispiża ta’ binja standard ta’ uffiċini (ara l-paragrafi 87 sa 89).

Rakkomandazzjoni 5 - Jenħtieġ li jsir titjib, min-naħa tal-istituzzjonijiet, fil-konsistenza tad-data u fil-monitoraġġ tal-portafoll immobiljari

Jenħtieġ li l-istituzzjonijiet:

1. jiżviluppaw indikaturi għall-monitoraġġ tal-effiċjenza tal-portafoll immobiljari tagħhom għal skopijiet ta’ ġestjoni interna u jużaw il-potenzjal tal-għodod tal-IT tagħhom biex jagħmlu dan;
2. jadottaw metodoloġija komuni għall-kalkolu u għall-preżentazzjoni tal-indikaturi tal-erja tas-superfiċje u tal-ispejjeż, u jikkondividu din id-data fuq bażi regolari f’fora interistituzzjonali;
3. jaqblu fuq metodoloġija komuni u fuq il-preżentazzjoni tad-data fir-rappurtar annwali mibgħut lill-awtoritajiet baġitarji sabiex jiżguraw il-kumparabbiltà tal-informazzjoni.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: sa tmiem l-2020.

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla V, immexxija mis-Sur Lazaros S. LAZAROU, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tal-5 ta’ Diċembru 2018.

Akronimi u abbrevjazzjonijiet

BĊE: Bank Ċentrali Ewropew

BEI: Bank Ewropew tal-Investiment

CPQBF: Kumitat Interistituzzjonali għat-Tħejjija ta’ Mistoqsijiet Baġitarji u Finanzjarji

EACEA: Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura

EPSO: Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal

GISCO: Sistema ta’ Informazzjoni Ġeografika tal-Kummissjoni

MAPF: Qafas ta’ Politika Pluriennali

MSU: Mekkaniżmu Superviżorju Uniku

OIB: Uffiċċju għall-Infrastruttura u l-Loġistika fi Brussell (il-Kummissjoni)

OIL: Uffiċċju għall-Infrastruttura u l-Loġistika fil-Lussemburgu (il-Kummissjoni)

OLAF: Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi

QEA: Qorti Ewropea tal-Awdituri

SEAE: Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna

TFUE: Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea

VAT: Taxxa fuq il-Valur Miżjud

Glossarju

DIN-277: Standards żviluppati mill-Istitut Ġermaniż għall-Istandardizzazzjoni. Dawn jiddefinixxu r-regoli standard għall-kejl tas-superfiċji tal-binjiet u l-klassifikazzjoni tal-erjas.

Enfitewsi: Id-dritt li wieħed igawdi art jew bini bi skambju ta’ kera u għal ammont ta’ żmien fiss (li skont il-liġi Belġjana ma jistax ikun inqas minn 27 sena u mhux aktar minn 99 sena). Prattikament, is-sid mhuwiex obbligat li jagħmel tiswijiet jew manutenzjoni fil-bini. Dan id-dritt jista’ jiġi kkomplementat b’opzjoni ta’ xiri li, jekk tiġi eżerċitata, tagħti s-sjieda sħiħa.

Indiċjar tal-kera: Aġġustament perjodiku tal-prezz tal-kera b’segwitu għal bidla f’indikatur tal-prezzijiet (eż. ir-rata ta’ inflazzjoni jew l-indiċi tal-prezzijiet ta’ kostruzzjoni).

NWoW - Modi Ġodda ta’ Ħidma: Approċċ ġdid li jfittex li jittrasforma l-ambjent tal-uffiċċji billi jintroduċi spazji ta’ ħidma kollaborattivi flimkien ma’ kultura tax-xogħol aktar flessibbli.

Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Komunità Ewropea: Anness tat-Trattati li jagħti ċerti privileġġi lill-UE, fosthom status ta’ eżenzjoni mit-taxxa.

Rapport annwali dwar il-bini: (Skont l-Artikolu 203(3) tar-Regolament Finanzjarju): Rapport dettaljat dwar il-politiki tal-istituzzjonijiet dwar il-bini li huma jipprovdu lill-awtoritajiet baġitarji kull sena.

Ristrutturazzjoni: Xogħlijiet ta’ rinnovament imwettqa f’binja li tkun diġà lesta biex din tiġi adattata għar-regoli u l-ħtiġijiet tal-Istituzzjonijiet.

Superfiċje grossa: Iddefinita bħala l-Erja Grossa tal-Art skont l-istandard DIN-277 (Brutto-Grundfläche), il-Kodiċi ta’ kejl interistituzzjonali adottat mill-istituzzjonijiet tal-UE fl-2009 u l-Kodiċi ta’ Kejl tal-Kummissjoni (it-tnejn li huma bbażati fuq DIN-277). Hija tirrappreżenta t-tarf estern tal-karatteristiki ta’ kostruzzjoni li jiddelimitaw il-bini, inkluż il-kisi, li jitkejjel fil-livell tal-art.

Superfiċje netta: L-erja totali tal-art li effettivament tista’ tintuża mill-okkupant tal-bini u li teskludi l-karatteristiki ta’ kostruzzjoni kollha.

Taxxa fuq il-proprjetà: Taxxa fuq il-proprjetà immobbli li trid titħallas mid-detentur tad-dritt (jiġifieri s-sid sħiħ, l-użufruttwarju jew id-detentur tal-kirja).

Taxxa ta’ reġistrazzjoni: Taxxa imposta fuq ir-reġistrazzjoni ta’ kuntratti notarili fir-reġistru tal-proprjetà. Din tiġi imposta fuq id-detentur tad-dritt (jiġifieri s-sid sħiħ, l-użufruttwarju jew id-detentur tal-kirja).

Użufrutt: Id-dritt li wieħed juża l-bini. L-utent għandu aktar drittijiet minn persuna b’kuntratt ta’ kiri, iżda għandu wkoll aktar obbligi f’dak li jirrigwarda x-xogħlijiet ta’ tiswija. Il-biċċa l-kbira mit-taxxi jridu jitħallsu mill-utent u mhux mis-sid. Il-pagament ta’ użufrutt ġeneralment ikun aktar baxx mil-lokazzjoni tal-istess binja.

Xiri bi skema ta’ pagament differit: Li jippermetti lill-Kummissjoni tixtri binja u tħallas il-prezz tagħha matul bosta snin (ġeneralment 27 sena). Id-drittijiet ta’ proprjetà jiġu ttrasferiti lill-Kummissjoni fil-jum tal-akkwist.

Noti finali

¹ Il-Parlament, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-QEA, is-SEAE, il-Kumitati (il-Kumitat tar-Reġjuni u l-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew).

² Il-BĊE u l-BEI mhumiex inklużi f’din l-analiżi minħabba li l-kontijiet annwali ta’ dawn l-istituzzjonijiet ma jinkludux dettalji dwar in-nefqa baġitarja fuq il-bini.

³ Is-superfiċje netta totali ’l fuq mill-art; il-BĊE mhuwiex inkluż.

⁴ Sors: Id-dokument intitolat “Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF, Ġunju 2005. Ir-rapport ma jinkludix il-BĊE.

⁵ “Erjas għal uffiċċji” jinkludu l-uffiċċji u l-ispazji anċillari bħal kurituri, liftijiet, toilets, ristoranti, eċċ.

⁶ Is-superfiċje netta totali ’l fuq mill-art.

⁷ Il-lista sħiħa u l-mappa tal-binjiet okkupati mill-istituzzjonijiet tal-UE huma disponibbli fuq is-sit web tal-Kummissjoni: Id-Direttorju uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Id-Deċiżjoni tal-Bureau tal-24 ta’ Marzu 2010: “Property needs and medium-term building policy of the European Parliament” (Il-ħtiġijiet tal-proprjetà u l-politika dwar il-bini fuq terminu medju tal-Parlament Ewropew).

⁹ Is-seduta pubblika tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit tal-Parlament Ewropew: “The cost-efficiency of the EU Buildings policy” (Il-kosteffiċjenza tal-politika dwar il-Bini tal-UE) tat-18 ta’ Novembru 2013.

¹⁰ KUMM(2007)501 finali tal-5 ta’ Settembru 2007: Komunikazzjoni tal-Kummissjoni lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill, lill-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u lill-Kumitat tar-Reġjuni dwar politika tal-akkomodazzjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni fi Brussell u l-Lussemburgu.

¹¹ Ir-Rapport dwar il-Ġestjoni 2017, l-Anness 5 - Rapport lill-Awtorità Baġitarja: “Updated Plan of Investment in Buildings 2017-2022” (Pjan Aġġornat ta’ Investiment fil-Bini 2017-2022).

¹² Xi wħud mill-prinċipji jiġu applikati minkejja li mhumiex speċifikati fid-dokumenti li jiddeskrivu l-istrateġija immobiljari tal-istituzzjonijiet.

¹³ Il-maħżen tal-Kummissjoni li jinsab f’Chaussée de Vilvorde, 140-142, Neder-Over-Heembeek (Brussell) ma jidhirx fuq il-mappa.

¹⁴ Ibbażat fuq is-superfiċje netta totali ’l fuq mill-art.

¹⁵ L-istituzzjonijiet iqisu l-lokazzjonijiet fuq terminu twil b’opzjoni ta’ xiri (enfitewsi) bħala sjieda, għalkemm sa issa għadhom ma eżerċitawx l-opzjoni ta’ akkwist fil-maġġoranza tal-każijiet.

¹⁶ Sors: Id-dokument intitolat “Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier”, CPQBF, Ġunju 2005, u d-data pprovduta mill-BĊE.

¹⁷ Il-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Infrastruttura, il-Loġistika u s-Servizzi Interni fi Brussell u l-“Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg” fil-Lussemburgu.

¹⁸ Pereżempju, il-maħżen interistituzzjonali kondiviż mill-Kummissjoni u mill-Kunsill fil-periferija ta’ Brussell.

¹⁹ Pereżempju, wara li l-Kummissjoni telqet mill-binja SDME fi Brussell, il-Parlament seta’ jinnegozja prezz aħjar għall-bini biex jissodisfa l-ħtiġijiet residwi tiegħu. Attwalment, is-SEAE qed jinnegozja fuq il-binjiet SCAN, li l-Kummissjoni telqet minnhom ukoll. Fil-Lussemburgu, il-Parlament ħa f’idejh il-lokazzjoni tal-binja GEOS mingħand il-Qorti tal-Ġustizzja u ttrasferixxa l-kirja tal-bini preċedenti (il-President) lill-BEI. Il-Qorti tal-Ġustizzja ssullokat l-ispazju żejjed lill-BEI, lill-Qorti tal-Awdituri u liċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-UE għal perjodi temporanji.

²⁰ L-approċċ NWoW jirrikjedi l-iżvilupp ta’ għodod speċifiċi fi tliet oqsma prinċipali: ir-riżorsi umani/il-kultura ta’ organizzazzjoni (inkluż l-approċċ ibbażat fuq l-attività, il-politika dwar it-telexogħol u l-evalwazzjoni tal-persunal), it-teknoloġija tal-informazzjoni u tal-komunikazzjoni (infrastruttura tal-IT affidabbli u mingħajr karti) u l-ispazju tax-xogħol (kmamar kwieti, spazji kollaborattivi, tqassim tal-uffiċċju, eċċ.).

²¹ Opportunità biex jiġu alternati perjodi regolari ta’ telexogħol u xogħol fl-uffiċċju, fejn ikun possibbli.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach u Euroforum.

²⁴ Martens u KAD.

²⁵ L-Artikolu 3 tal-Protokoll (Nru 7) dwar il-privileġġi u l-immunitajiet tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

²⁶ Eżenzjoni mit-taxxa permezz ta’ remissjoni jew permezz ta’ rifużjoni.

²⁷ L-Istat għandu d-dritt ta’ prelazzjoni għall-akkwist tal-binjiet.

²⁸ Abbażi tal-istudji tekniċi tal-2013, li żvelaw li r-riskji, relatati mal-preżenza tal-asbestos fil-binja, kienu ogħla milli maħsub preċedentement.

²⁹ Is-sit ta’ Grossmarkthalle, is-suq preċedenti tal-bejgħ bl-ingrossa ta’ Frankfurt, li huwa monument storiku protett u nbena fl-1928.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ L-Artikolu 134.1 tar-Regoli ta’ Applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju.

³⁴ Skont l-Artikolu 121 tar-Regoli ta’ Applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju, il-kuntratti ta’ bini jkopru x-xiri, il-kiri fit-tul, l-użufrutt, it-twellija, il-kiri jew lokazzjoni b’opzjoni ta’ xiri, bil-possibbiltà jew le ta’ xiri, ta’ art, binjiet eżistenti jew proprjetà immobbli oħra.

³⁵ Id-deroga għall-binja ORBAN kienet iġġustifikata wkoll mill-ħtieġa urġenti li jiġu indirizzati r-rekwiżiti tal-ispazji għal uffiċċji. Dan irriżulta minħabba li n-negozjati għall-bini li ntgħażel inizjalment ma setgħux jiġu konklużi.

³⁶ Skont l-Artikolu 179.3 tar-Regolament Finanzjarju applikabbli sa tmiem l-2012 u l-Artikolu 203.5 tar-Regolament Finanzjarju applikabbli minn Jannar 2013.

³⁷ L-Artikolu 203.8 tar-Regolament Finanzjarju. Dan ir-regolament ma japplikax għall-BĊE.

³⁸ Il-konvenzjoni dettaljata ġiet iffirmata f’Marzu 2008; sal-31 ta’ Diċembru 2010 kienu tħallsu EUR 235 miljun.

³⁹ Ir-Rapport tal-Awditjar Intern “Acquisition du Résidence Palace” tat-8 ta’ Ġunju 2011.

⁴⁰ CJ4 (2001-2008) Rinnovazzjoni tal-Palais u r-raba’ estensjoni tal-binjiet tal-Qorti (Anell, Gallerija, Torri A, Torri B); CJ8 (2006-2013) Rinnovazzjoni u ristrutturazzjoni tal-binjiet Anness (Erasmus = Anness A, Thomas More = Anness B u Anness C); CJ9 (2013-għadha għaddejja) Kostruzzjoni tal-ħames estensjoni - It-tielet Torri.

⁴¹ Il-kronoloġija kompleta tal-proġett hija disponibbli fuq is-sit web tal-Kunsill (http://www.consilium.europa.eu/mt/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² Il-konvenzjoni kienet tipprevedi l-possibbiltà ta’ ftehim bonarju dwar il-prezz finali tal-proġett, abbażi ta’ dokumenti ta’ sostenn ipprovduti mill-Istat u analizzati u approvati mill-Kunsill. Dan ippermetta li l-Kunsill jinnegozja l-prezz, li mbagħad sar definittiv, u jinħeles minn kull obbligu passat, preżenti u futur.

⁴³ Il-maġġoranza ta’ dawn il-bidliet kienu dovuti għall-konfigurazzjoni l-ġdida tal-Kunsill Ewropew u għall-ħolqien tal-kariga ta’ President bi prerogattivi speċjali f’termini ta’ rappreżentanza tal-Unjoni fil-konfront ta’ pajjiżi terzi, li t-tnejn huma konsegwenza tat-Trattat ta’ Lisbona. Id-dewmien sinifikanti kien ukoll dovut għall-appell li tressaq quddiem il-Qorti Ġenerali minn wieħed mill-kompetituri li ma ntgħażilx fil-proċedura ta’ għoti, kif ukoll għas-sejba ta’ tniġġis sinifikanti tal-art u rekwiżiti ta’ sigurtà aktar stretti.

⁴⁴ Fi prezzijiet tal-2005, inklużi l-ispejjeż għall-kostruzzjoni biss.

⁴⁵ Fi prezzijiet tal-2012, għall-kostruzzjoni biss, bl-esklużjoni tat-tariffi għall-periti, l-iżvilupp tal-proġett, l-ispejjeż ta’ ristrutturazzjoni possibbli tal-binja KAD attwali.

⁴⁶ L-istima hija bbażata fuq l-iskeda ta’ żmien l-aktar reċenti li ġiet ipprovduta mill-Kummissjoni f’dak li jirrigwarda t-tluq tagħha mill-binjiet mikrija u r-rilokazzjoni tal-membri tal-persunal fil-binja JMO II.

⁴⁷ Ibbażat fuq l-ipoteżi stabbilita mill-Kummissjoni fl-2013, fi żmien l-iffirmar tal-kuntratt qafas mal-awtoritajiet Lussemburgiżi.

⁴⁸ Pereżempju, ir-rapport GPI 480 jipprovdi stampa ġenerali tas-superfiċje tal-binjiet kollha, għal kull sit, maqsuma bħala spazji għal uffiċċji/ spazji speċifiċi/ faċilitajiet.

⁴⁹ Id-definizzjonijiet huma stabbiliti fid-dokument “Measuring Code applicable to Commission buildings in Brussels” (Kodiċi ta’ Kejl applikabbli għall-binjiet tal-Kummissjoni fi Brussell).

⁵⁰ Għalkemm il-BĊE ma jagħmilx parti minn dan il-ftehim, huwa japplika l-istess standards.

⁵¹ Pereżempju, il-Kunsill jinkludi l-kmamar żgħar tal-laqgħat fis-subkategorija l-aktar baxxa tal-ispazji għal uffiċċji, filwaqt li istituzzjonijiet oħra (il-Kummissjoni, il-Parlament, il-Qorti tal-Ġustizzja) ma jagħmlux dan.

⁵² Il-Kunsill, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Kummissjoni (OIL).

⁵³ Ir-rapport annwali dwar il-bini skont l-Artikolu 203.3 tar-Regolament Finanzjarju (mhux applikabbli għall-BĊE).

⁵⁴ Ir-rapporti annwali dwar il-bini maħruġa mill-Kunsill, mill-Kummissjoni u mill-Qorti tal-Ġustizzja huma dokumenti pubbliċi.

⁵⁵ Stqarrija għall-istampa tal-laqgħa Nru 2975 tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea (Affarijiet ekonomiċi u finanzjarji (Baġit)) fi Brussell fit-18 ta’ Novembru 2009, p. 15 (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09-333_mt.htm).

⁵⁶ “Consolidated information on buildings provided by the European institutions with the Draft Budget 2011” (Informazzjoni konsolidata dwar il-binjiet ipprovduta mill-istituzzjonijiet Ewropej mal-Abbozz ta’ Baġit għall-2011), l-20 ta’ Mejju 2010.

⁵⁷ Inkluża d-data miksuba mingħand il-QEA, is-SEAE, il-Kumitati u l-BEI.

⁵⁸ Il-kumpless Palais (Anell, Torri A, Torri B, Gallerija) u l-annessi (Erasmus, Thomas More, Anness C).

⁵⁹ Fil-każ tal-BĊE, id-differenza bejn il-proporzjon ibbażat fuq l-istazzjonijiet tax-xogħol installati (12-il m² għal kull persuna) u l-proporzjon ibbażat fuq l-istazzjonijiet tax-xogħol okkupati (16-il m² għal kull persuna) hija spjegata mill-ispazju ta’ riżerva ta’ 18 % tal-istazzjonijiet tax-xogħol installati fi tmiem l-2016.

⁶⁰ Il-Pjan ta’ Ġestjoni Annwali 2017 tal-OIB. L-OIB ma jispeċifikax jekk il-mira tinkludix l-uffiċċji vakanti u l-ispazji ta’ riżerva.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Sors: Rapport tal-JLL dwar is-suq tal-uffiċċji għar-raba’ trimestru 2016.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Il-Kunsill ma jikrix binjiet ta’ uffiċini.

⁶⁷ Binjiet b’aktar minn 20 % ta’ spazji għal uffiċċji.

⁶⁸ Tinkludi l-ispiża tax-xogħlijiet ta’ kostruzzjoni u ta’ ristrutturazzjoni; ma tinkludix il-prezz tal-art.

⁶⁹ Il-Parlament, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja u l-BĊE.

⁷⁰ Spazju ta’ riżerva huwa spazju li jippermetti ċertu livell ta’ flessibbiltà. Dan jintuża għal rilokazzjoni; rinnovazzjonijiet; żidiet żgħar imprevisti tal-persunal, eċċ.

⁷¹ F’Lulju 2014, il-Qorti pproduċiet analiżi tal-iffrankar potenzjali għall-baġit tal-UE li kieku l-operazzjonijiet tal-Parlament Ewropew jiġu ċċentralizzati fi Brussell (www.eca.europa.eu).

⁷² Jew it-total għall-binjiet kollha fil-portafoll ta’ istituzzjoni waħda jew inkella t-total għall-istituzzjonijiet kollha kkombinati.

⁷³ Sors: Ir-Rapport tal-JLL dwar is-Suq tal-Uffiċċji, il-Lussemburgu, Q4 2015.

⁷⁴ Sors: Ir-Rapport tal-JLL dwar is-Suq tal-Uffiċċji, il-Lussemburgu, Q4 2015.

⁷⁵ Il-kera għall-ispazji għal uffiċċji stipulata fil-kuntratt.

⁷⁶ Użufrutt - Id-dritt li wieħed juża l-bini. L-utent (użufruttwarju) għandu aktar drittijiet minn persuna b’kuntratt ta’ kiri, iżda għandu wkoll aktar obbligi f’dak li jirrigwarda x-xogħlijiet ta’ tiswija. Huwa responsabbli għall-biċċa l-kbira mit-taxxi u mhux is-sid. Il-pagament ta’ użufrutt (“redevance”) ġeneralment ikun aktar baxx mill-ispiża ta’ lokazzjoni tal-istess binja.

⁷⁷ Enfitewżsi - Id-dritt li wieħed juża art jew bini bi skambju ta’ kera, għal ammont ta’ żmien fiss (skont il-liġi Belġjana, minimu ta’ 27 sena u massimu ta’ 99 sena). Prattikament, is-sid ma jkollu ebda obbligu li jagħmel tiswijiet jew manutenzjoni fil-bini. Dan id-dritt jista’ jiġi kkomplementat b’opzjoni ta’ xiri li, meta tiġi eżerċitata, tagħti sjieda sħiħa.

⁷⁸ Fil-prattika, il-kuntratti ta’ kiri jistabbilixxu prezz għal kull metru kwadru ta’ spazji għal uffiċċji li normalment jkun aktar ogħla meta mqabbel, pereżempju, ma’ dak ta’ spazji għal arkivji u ta’ spazji anċillari oħra. Ġeneralment, il-prezz għall-parkeġġ jiġi ddeterminat għal kull unità.

⁷⁹ Il-Parlament, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja u l-BĊE.

Avveniment	Data
Il-Memorandum ta’ Ppjanar tal-Awditjar (APM) jiġi adottat / L-awditu jinbeda	6.6.2017
L-abbozz ta’ rapport jintbagħat uffiċjalment lill-entitajiet awditjati	19.7.2018
Ir-rapport finali jiġi adottat wara l-proċedura kontradittorja	5.12.2018
Ir-risposti uffiċjali jaslu bil-lingwi kollha	Il-Parlament: 23.11.2018 Il-Kunsill: 15.11.2018 Il-Kummissjoni: 30.11.2018 Il-Qorti tal-Ġustizzja: 18.12.2018 Il-Bank Ċentrali: 27.11.2018

Tim tal-awditjar

Dan ir-rapport speċjali tal-QEA jippreżenta r-riżultati tal-awditi li twettaq ta’ politiki u programmi tal-UE, jew ta’ suġġetti relatati mal-ġestjoni minn oqsma speċifiċi tal-baġit. Il-QEA tagħżel u tfassal dawn il-kompiti tal-awditjar biex timmassimizza l-impatt tagħhom billi tqis ir-riskji għall-prestazzjoni jew għall-konformità, il-livell ta’ introjtu jew ta’ nfiq involut, l-iżviluppi li jkunu għad iridu jseħħu u l-interess politiku u pubbliku.

Dan l-awditu tal-prestazzjoni twettaq mill-Awla V tal-Awditjar, Finanzjament u Amministrazzjoni tal-Unjoni, li hija mmexxija minn Lazaros S. Lazarou, Membru tal-QEA. L-awditu tmexxa minn Jan Gregor, Membru tal-QEA, li ngħata appoġġ minn Werner Vlasselaer, Kap tal-Kabinett u Bernard Moya, Attaché tal-Kabinett; Bertrand Albugues, Maniġer Prinċipali; Jana Janečková, Kap tal-Kompitu; Luis Rosa, ex Kap tal-Kompitu; Cristina Jianu, Wiktor Szymczak u Andreas Duerrwanger, Awdituri.

Mix-xellug għal-lemin: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Kuntatt

IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Mistoqsijiet: eca.europa.eu/mt/Pages/ContactForm.aspx
Sit web: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Ħafna informazzjoni addizzjonali dwar l-Unjoni Ewropea hija disponibbli fuq l-Internet.
Jista’ jsir aċċess għaliha permezz tas-server Europa (http://europa.eu).

Il-Lussemburgu: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, 2018

PDF	ISBN 978-92-847-1595-4	ISSN 1977-5741	doi:10.2865/55969	QJ-AB-18-033-MT-N
HTML	ISBN 978-92-847-1594-7	ISSN 1977-5741	doi:10.2865/38624	QJ-AB-18-033-MT-Q

© L-Unjoni Ewropea, 2018

Għal kull użu jew riproduzzjoni ta’ ritratti jew materjal ieħor li ma jaqax taħt id-drittijiet tal-awtur tal-Unjoni Ewropea, irid jintalab il-permess direttament mingħand id-detenturi tad-drittijiet tal-awtur.

KIF TIKKUNTATTJA LILL-UE

Personalment
Madwar l-Unjoni Ewropea kollha hemm mijiet ta’ ċentri ta’ informazzjoni tal-Europe Direct. Tista’ ssib l-indirizz tal-eqreb ċentru għalik f’dan is-sit: https://europa.eu/european-union/contact_mt

Bit-telefown jew bil-posta elettronika
Europe Direct huwa servizz li jwieġeb il-mistoqsijiet tiegħek dwar l-Unjoni Ewropea. Tista’ tikkuntattja dan is-servizz:

• bit-telefown bla ħlas: 00 800 6 7 8 9 10 11 (ċerti operaturi jafu jimponu ħlas għal dawn it-telefonati),
• fuq dan in-numru standard: +32 22999696, jew
• bil-posta elettronika permezz: https://europa.eu/european-union/contact_mt

KIF ISSIB TAGĦRIF DWAR L-UE

Onlajn
L-informazzjoni dwar l-Unjoni Ewropea bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE hija disponibbli fuq is-sit web Europa fuq: https://europa.eu/european-union/contact_mt

Pubblikazzjonijiet tal-UE
Tista’ tniżżel mill-internet jew tordna l-pubblikazzjonijiet tal-UE, li xi wħud minnhom huma bla ħlas u xi oħrajn bil-ħlas, mill-EU Bookshop fl-indirizz li ġej: https://op.europa.eu/mt/publications. Kopji multipli ta’ pubblikazzjonijiet bla ħlas tista’ tiksibhom billi tikkuntattja lil Europe Direct jew liċ-ċentru tal-informazzjoni lokali tiegħek (ara https://europa.eu/european-union/contact_mt).

Il-liġi tal-UE u dokumenti relatati
Għal aċċess għall-informazzjoni legali tal-UE, inkluż il-liġijiet kollha tal-UE mill-1951 ’l hawn, fil-verżjonijiet lingwistiċi uffiċjali kollha, żur is-sit EUR-Lex hawnhekk: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=mt

Dejta Miftuħa mill-UE
Il-portal tad-Dejta Miftuħa mill-UE (http://data.europa.eu/euodp) jipprovdi aċċess għal settijiet tad-dejta mill-UE. Id-dejta tista’ titniżżel mill-internet u tintuża mill-ġdid bla ħlas, kemm għal skopijiet kummerċjali kif ukoll mhux kummerċjali.