ELi institutsioonide kontoriruumide haldamine – on häid tavasid, kuid ka mitmesuguseid puudusi

Kokkuvõte

I

Institutsioonid kulutavad hoonetega seotud halduskuludele oma eelarvest umbes 11%. Hoolimata sellest, et kinnisvaraportfelli koostis on erinev ja sõltub iga institutsiooni mandaadist ja struktuurist, kasutatakse suurt osa ruumist kontoripinnana. Kõige suurem on komisjoni kinnisvaraportfell, millest enam kui 80% kasutatakse kontoriruumidena.

II

Selleks, et vastata üldisele küsimusele „Kas ELi kontoriruumide kulusid hallatakse tõhusalt?“, uurisime, kas need ELi institutsioonid, kellel on kõige rohkem kontoriruume (parlament, nõukogu, komisjon, Euroopa Kohus ja EKP), teevad järgmist:

1. koostavad kinnisvarastrateegiaid ja teevad kulude kokkuhoiu eesmärgil koostööd;
2. omandavad oma kontoriruumid tõhusal viisil;
3. jälgivad oma kontoriruumide portfelli ja annavad selle kohta nõuetekohaselt aru.

III

Üldiselt leidsime, et institutsioonid haldavad kontoriruumidele tehtavaid kulusid tõhusalt, kuid kinnisvarastrateegiad ei ole alati ametlikult vormistatud ja nendega seotud planeerimine ei toimu optimaalselt; analüüsitud suurte ehitusprojektide rahastamismehhanismid olid sageli keerulised ja mõjutasid seetõttu mõnel juhul eelarve läbipaistvust. Enamiku kõnealuste projektide elluviimisel tekkisid viivitused ja mõnel juhul suured lisakulud. Enamiku institutsioonide kinnisvaraportfelli jälgimine ja sellealane aruandlus ei ole piisavad.

IV

Institutsioonid teevad koostööd ja kasutavad sarnaseid otsustuspõhimõtteid. Siiski on nad kinnisvarahalduse valdkonnas sätestanud oma peamised põhimõtted ja eesmärgid mitmetes dokumentides. Mõned neist on iganenud ja teisi rakendatakse ilma, et neid ametlikult heaks kiidetud oleks. Neis ei kaaluta kinnisvaranõuete kavandamisel erinevaid stsenaariume. Auditi tegemise ajaks ei olnud institutsioonid veel rakendatud uute tööviiside projekte hinnanud.

V

Asukohariigid pakuvad institutsioonidele kontoriruumide ostmiseks või rentimiseks soodustingimusi ning toetavad neid suuremate ehitusprojektide juures. Leidsime, et kontoriruumidega seotud otsused olid korralikult põhjendatud. Analüüsitud suurte ehitusprojektide rahastamismehhanismid olid aga sageli keerulised ja see mõjutas eelarve läbipaistvust. Enamiku kõnealuste projektide elluviimine viibis, mis tõi mõnel juhul kaasa lisakulusid.

VI

Suurem osa institutsioone ei jälgi asutusesisese juhtimise eesmärgil regulaarselt näitajaid, mis on seotud kinnisvara tõhusa kasutamise ja kuludega. Kuigi institutsioonid, kelle hooned asuvad Brüsselis ja Luxembourgis, leppisid kokku pindala mõõtmise ühtlustamises, ei ole andmeid täielikult standarditud ja andmete võrdlemine on keeruline. Eelarvepädevatele institutsioonidele kinnisvara kohta esitatav aruandlus ei võimalda andmete võrdlemist ega tõhususe analüüsimist.

VII

Meie analüüs näitab, et kontoriruumide kasutus on institutsioonides sarnane. Lisaks leidsime, et üldiselt jäid institutsioonide kokkulepitud üüritasud turuhinnast allapoole. Üüritud hoonete täiendav analüüs näitab, et aastane üürisumma ühe töötaja kohta on hooneti väga erinev. Ehitamise ja soetamise kulud peegeldavad hoone olemust.

VIII

Käesolevas aruandes tehtud tähelepanekute põhjal soovitab kontrollikoda astuda institutsioonidel järgmisi samme:

1. ajakohastada ja vormistada ametlikult kinnisvarastrateegiad ja uuendada planeerimisdokumente korrapäraselt;
2. hinnata uute tööviiside projekte;
3. suurendada eelarve läbipaistvust rahastamismehhanismide kasutamisel ehitusprojektides;
4. luua suuremahuliste ehitus- ja renoveerimisprojektide jaoks asjakohased juhtimismenetlused; ning
5. parandada andmete ühtsust ja kinnisvaraportfelli jälgimist.

Sissejuhatus

01

Kulutused hoonetele moodustavad Euroopa Liidu institutsioonide halduskulude kogusummast umbes 11% (1 miljard eurot)¹, nagu on näha jooniselt 1. See protsent on viimase viie aasta jooksul püsinud stabiilne, olles siiski võrreldes kümne aasta taguse olukorraga vähenenud. Hoonete soetamise ja üürimise kulud moodustavad hoonete kuludest umbes kaks kolmandikku, ülejäänud summa kulutatakse peamiselt hooldusele, turvalisusele ja energiale. Joonis 2 näitab, et institutsioonide vahel esineb erinevusi. Need erinevused peegeldavad peamiselt erinevusi institutsioonide kinnisvaraportfellides.

02

2016. aasta lõpus oli eelnimetatud institutsioonide kasutuses olevate hoonete pindala kokku 2,5 miljonit ruutmeetrit (m²)³. See on 26% rohkem kui 2004. aastal, mis on tingitud sellest, et sama perioodi jooksul suurenes institutsioonide ruumides töötavate töötajate arv 22%⁴.

03

Institutsioonidel on tööruumide suhtes erinevad vajadused. Näiteks enamik komisjoni ruumidest on kontorite all. Teised institutsioonid, nagu parlament, nõukogu ja Euroopa Kohus kasutavad rohkem teistsuguseid ruume, nt seminari- ja koosolekuruume, kohtusaale ja ruume avalike ürituste korraldamiseks. Kontoriruumid⁵ moodustavad kõigist ruumidest umbes 70%⁶ ning suurem osa neist asub Brüsselis, millele järgnevad Luxembourg, Strasbourg ja Frankfurt. Joonisel 3 on näidatud kogu netopindala, mida institutsioonid kasutavad, ning kontoriruumide osakaal selles.

04

Institutsioonide asukoht sõltub poliitilistest otsustest. Viimane poliitiline kokkulepe institutsioonide asukohtade kohta tehti 1992. aastal Euroopa Ülemkogu kohtumisel Edinburghis.

Auditi ulatus ja lähenemisviis

Auditi ulatus

05

Selleks, et vastata üldisele küsimusele „Kas ELi kontoriruumide kulusid hallatakse tõhusalt?“, uurisime, kas ELi institutsioonid teevad järgmist:

• koostavad kinnisvarastrateegiaid ja teevad kulude kokkuhoiu eesmärgil koostööd;
• omandavad oma kontoriruumid tõhusal viisil;
• jälgivad oma kontoriruumide portfelli ja annavad selle kohta nõuetekohaselt aru.

06

Auditis keskenduti viiele institutsioonile, kellel on kõige rohkem kontoriruume (parlament, nõukogu, komisjon, Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank), ja käsitleti nende kontoriruume Brüsselis, Luxembourgis ja Frankfurdis⁷. Võimaluse korral võrreldi institutsioonide andmeid ja haldusmenetlusi Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee, Euroopa Regioonide Komitee, Euroopa välisteenistuse, Euroopa Kontrollikoja ja Euroopa Investeerimispanga (EIP) andmete ja haldusmenetlustega.

07

Me ei analüüsinud hooneid, mida ei kasutata kontoriruumidena (nt konverentsikeskused, tehnilised hooned jms), ega hooneid, kus on kontoriruume vähem kui 20%. Auditis keskenduti peamiselt kontoriruumide hankimisega seotud kuludele. Selles ei käsitletud hooldust, koristamist, turvalisust ega muid hoonetega seotud tegevuskulusid.

Auditi lähenemisviis

08

Viisime auditi läbi vahemikus september 2017 kuni juuni 2018 ning tuginesime oma tähelepanekutes järgmistele teabeallikatele:

• institutsioonide kinnisvarastrateegiad ja aruanded eelarvepädevatele institutsioonidele;
• institutsioonidele saadetud küsimustikud ja nende külastamine;
• teistele rahvusvahelistele organisatsioonidele saadetud küsimustikud ja nende külastamine;
• vajaduse korral siseaudit;
• tehnilised/mõõtearuanded hoonete kohta;
• raamatupidamine, finants- ja lepinguteave hoonete kohta;
• institutsioonidevaheliste organite ja vastuvõtva riigi asutuste külastamine.

Tähelepanekud

Institutsioonid kasutavad ühiseid põhimõtteid ja teevad tihedalt koostööd

09

Uurisime, kas ELi institutsioonid määravad kindlaks strateegia, milles käsitletakse kinnisvara haldamise põhimõtteid ja eesmärke. Uurisime, kas neid strateegiaid täiendatakse planeerimisega lühikeses ja keskpikas perspektiivis, tuginedes vajaduste korrapärasele hindamisele. Kontrollisime, kas strateegilised ja/või planeerimisdokumendid hõlmavad stsenaariumite kavandamist. Analüüsisime ka seda, kuidas samas kohas asuvad institutsioonid omavahel kulude kokkuhoidmise võimaluste leidmiseks koostööd teevad (näiteks teadmiste või ostujõu koondamine). Lisaks uurisime seda, kuidas erinevad institutsioonid uute tööviiside lähenemist rakendasid.

Institutsioonid määravad kinnisvarastrateegiad kindlaks, kuid osa neist on iganenud ega hõlma stsenaariumite kavandamist

10

Institutsioonid määravad kinnisvara haldamise põhimõtted ja eesmärgid kindlaks mitmetes dokumentides. Mõned neist on iganenud ja teisi rakendatakse ilma, et neid ametlikult heaks kiidetud oleks (vt joonis 4).

11

Komisjon kirjeldas oma 2007. aasta teatises peamisi kinnisvarastrateegia põhimõtteid. Kuigi teatavaid kinnisvarastrateegia aspekte (kinnisvarahanke metoodika mõju, õige tasakaal soetamise ja üürimise vahel, uute tööviiside mõju tööelu kvaliteedile ja võimalik sääst) plaaniti uuringutes täiendavalt uurida, ei teostatud neid uuringuid. Lisaks on mõned 2007. aasta teatises käsitletud olulised aspektid aja jooksul muutunud. Näiteks ei eelistata hoonete soetamisel enam osamaksekavasid ja põlisrendi lepinguid ning komisjon lisas hiljuti oma mitmeaastasse planeerimisse rakendusametid. Kuigi komisjon leiab, et teatises esitatud peamised põhimõtted ja suunised on endiselt asjakohased, ei ole komisjon kinnisvarastrateegiat ajakohastanud ega seda koos hiljutiste muudatustega ühte läbivaadatud dokumenti koondanud.

12

Komisjoni infrastruktuuri- ja logistikaametid Brüsselis (OIB) ja Luxembourgis (OIL) tuginevad oma keskpika perspektiivi planeerimisvahendis, mitmeaastases poliitikaraamistikus (MAPF), komisjoni kinnisvarastrateegiale. Mitmeaastases poliitikaraamistikus sätestatakse iga ameti peamised prioriteedid ja projektid järgmiseks kümneks aastaks ning antakse ülevaade komisjoni kontoriruumide vajadustest koos iga-aastaste ajakohastustega. See põhineb töötajate arvu kõikumisel ja olemasolevate bürooruumide hulga muutumisel ning selles võetakse arvesse rendilepingute lõppemisi ja pikendamisi ning remondi- ja renoveerimistöid. Leiame, et mitmeaastane poliitikaraamistik on kasulik vahend, mis sobib väga hästi suuremate kinnisvaraportfellidega institutsioonidele.

13

Me ei leidnud tõendeid selle kohta, et institutsioonid oleksid kinnisvara nõuete planeerimisel kaalunud erinevaid stsenaariume, näiteks seoses eelarvepiirangutega, personali koosseisu muutumisega või poliitiliste otsuste tagajärgedega, näiteks laienemine või muudatused institutsiooni rollis ja volitustes.

Institutsioonid kasutavad ühiseid otsustuspõhimõtteid

14

Samas kohas tegutsevatel institutsioonidel ei ole ühist kinnisvarastrateegiat, kuid nad kasutavad siiski sarnaseid otsustuspõhimõtteid¹².

Vastavus volituste ja korraldusega

15

Institutsioonid viivad oma kinnisvarastrateegiad vastavusse oma volituste ja korraldustega. Strateegiad kajastavad nende vajadust konkreetset tüüpi ruumide järele, näiteks suured konverentsisaalid, kohtusaalid või seminariruumid. Mõnel juhul vaatavad institutsioonid kinnisvarastrateegia üle, kui nende volitustes toimub muutusi. Näiteks plaanis EKP algselt kõik töötajad ühte hoonesse paigutada, kuid pidi selle käsitluse ettenägematute asjaolude tõttu läbi vaatama (vt 1. selgitus allpool).

Koondumine

16

Institutsioonid kipuvad koonduma vähestesse, kuid suurematesse hoonetesse, mis asuvad ühes või paaris piirkonnas, eelistatavalt teiste institutsioonide lähedal. Sellist eelistust õigustavad mastaabisääst, turvakaalutlused, paremad töötingimused, suurem produktiivsus (nt hoonete vahel liikumise aeg väheneb) ja maine. Selle põhimõtte rakendamine vähendab juba iseenesest hoonete arvu, mis ostmiseks või üürimiseks sobivad. Allpool esitatud joonistel 5 ja 6 on näidatud institutsioonide hoonete geograafiline jaotus nende peamistes asukohtades – Brüsselis ja Luxembourgis.

17

Kinnisvaraportfelli otstarbekamaks muutmine, koondades tegevust suurematesse hoonetesse, et neid arvuliselt vähem oleks, on üks peamisi komisjoni kinnisvarastrateegia põhimõtteid. 2007. aastal oli kaks kolmandikku komisjoni Brüsselis asuvatest hoonetest väiksemad kui 15 000 m² ja ainult 8 hoonet 61 hoonest (13%) olid suuremad kui 20 000 m². Kümme aastat hiljem on 22 hoonet (42%) analüüsis käsitletud 52 hoonest suuremad kui 20 000 m². Kuigi kõiki arvandmeid ei saa omavahel täielikult võrrelda, sest meie analüüsis käsitletakse ainult peamiselt kontoriruumideks kasutatavaid hooneid, näitavad andmed, et komisjon rakendas põhimõtet kasutada väiksemal arvul, aga suuremaid hooneid.

Omamise eelistamine üürimisele

18

Kõik uuritud institutsioonid eelistavad hoonete omamist nende üürimisele. Allpool esitatud joonisel 7 võrreldakse kogu omandis olevat pindala (kontoriruumid ja muud ruumid) kogu üüritava pinnaga¹⁴. Kuigi üürimine võimaldab hoonete paindlikku haldust, annab hoonete omamine institutsioonidele mitmeid eeliseid:

• väiksemad pikaajalised kulud (lisaväärtus ümberehitamise korral, hoone väärtuse tagasisaamine müümise korral);
• asukohariik pakub soodustingimusi, näiteks võimalus maa osta või seda tasuta kasutada;
• kulude stabiilsus (kaitse üüri tõstmise eest) ja parem eelarve planeerimine keskpikas perspektiivis;
• vabadus kasutada ja edendada kinnisvara ilma omaniku piiranguteta.

19

Kokku omavad meie analüüsis käsitletud institutsioonid¹⁵ umbes 70% nende kasutatavast pinnast, 2004. aastal oli seda 60%¹⁶. See osakaal suureneb lähitulevikus, kui lõpetatakse suured ehitusprojektid nagu parlamendi KADi hoone juurdeehitus, Euroopa Kohtu kolmas torn ja komisjoni JMO II hoonekompleks.

Institutsioonide vahel toimub tihe koostöö

20

Institutsioonid arutavad strateegilisi kinnisvaraküsimusi mitmetes institutsioonidevahelistes töörühmades¹⁷. Nendel kohtumistel teavitavad institutsioonid üksteist eelseisvatest projektidest, et vältida samal turul konkureerimist. Samuti vahetatakse teavet nende hoonetes oleva vaba ruumi kohta. See on võimaldanud institutsioonidel kinnisvara jagada või allrendile anda¹⁸ ning võtta üle hooneid, mida mõni teine institutsioon enam ei vaja¹⁹. Samuti arutatakse teisi kinnisvaraga seotud küsimusi, nagu keskkonna- ja energiaküsimused.

21

Üks peamisi töörühmade saavutusi on tihe koostöö hangete vallas. Institutsioonid lõid institutsioonidevahelised hankemenetlused, et hankida näiteks kolimisteenuseid, kontoriseadmeid ja -tarvikuid, kindlustusteenuseid ja kinnisvara ekspertiisi. Need menetlused suurendavad institutsioonide mõjuvõimu teenuseosutajate ja tarnijate üle ning annavad mastaabisäästu. Samas muudavad need pakkujate kõlblikkusnõudeid rangemateks, mis võib panna VKEd hangetes osalemisest loobuma.

22

Institutsioonid haldavad oma kinnisvaraportfelle autonoomselt ja ei ole institutsioonidevahelise kinnisvaraameti loomisest väga huvitatud. Nad leiavad, et iga institutsiooni otsustajate lähedal asuvad kinnisvarahaldusele spetsialiseerunud rühmad täidavad nende konkreetseid vajadusi paremini.

Institutsioonid kasutavad mingil määral uusi tööviise, kuid ei ole uute tööviiside elluviidud projektide kulusid ja tulusid veel hinnanud

23

Uute tööviiside eesmärk on muuta kontorikeskkonda, võttes kasutusele ühiskontorid ja paindlikuma töökultuuri²⁰. Uued tööviisid ei tähenda tingimata vähem kontoripinda, pigem on tegemist muudetud kontorikeskkonnaga ja töökultuuriga, mis toimib juhtkonna ja töötajate koostöös ja neid kaasates.

24

ELi institutsioonid on võtnud uued tööviisid kasutusele paljude algatuste ja arengusuundade raames. Näiteks on institutsioonid hakanud kasutama ajutist või struktuurset kaugtööd²¹. Nõukogus ja komiteedes viis struktuurse kaugtöö kasutuselevõtmine kontoriruumide kasutustiheduse tõusuni, sest loodi struktuursete kaugtöötajate ühiskontorid.

25

Komisjon võttis liigendatud ja ühiskasutatavad ruumid kasutusele kolmes hoones²² Brüsselis, et optimeerida olemasoleva ruumi kasutamist. Komisjoni sõnul oli selle tulemuseks nende hoonete täituvuse kasv keskmiselt 46% võrra. Nendes kolmes hoones ühisruumides töötavate inimeste rahuloluküsitluse tulemused ei olnud auditi ajaks veel kättesaadavad. Komisjon kasutab Luxembourgis ühiseid tööruume kahes hoones umbes 200 töötaja jaoks²³.

26

Parlament tellis teostatavusuuringud, et luua ühised tööruumid kahes uues ehitusprojektis²⁴. Kuigi projekti algne versioon jäeti hiljem kõrvale, rakendab parlament mõningaid selle elemente nendes kahes hoones, tuginedes dialoogile asjaomaste talitustega.

27

Uued töötamisviisid tähendavad lisakulutusi investeeringutele ning need võetakse üldiselt kasutusele renoveerimise või uute hooneprojektide käigus. Institutsioonid ei ole veel täiel määral hinnanud ühiste tööruumide majanduslikke ja muid kasutegureid, nagu suurenenud produktiivsus.

Otsused tööruumide kohta on üldiselt hästi põhjendatud, kuid ehitusprojektide rahastamismehhanismid on sageli keerulised, mis mõjutab eelarve läbipaistvust

28

Uurisime, kuidas institutsioonid asukohariikidele lähenevad, et saada hoonete valimisel parimad tingimused.

29

Analüüsisime, kas uute hooneprojektide kohta tehtud otsused põhinesid usaldusväärsetel finantsjuhtimise kriteeriumitel.

30

Samuti vaatasime, kas institutsioonide valitud rahastamismehhanismides võetakse arvesse finantsmäärusega võimaldatud valikuid, kas need on läbipaistvad ja edendavad aruandekohustuse täitmist.

Asukohariigid pakuvad institutsioonidele üldiselt tuge ja soodustingimusi

31

Enamik institutsioonide kinnisvaraportfellide hooneid asub Brüsselis ja Luxembourgis; EKP asub Frankfurdis. Vastavalt ELi aluslepingutele²⁵ vabastavad asukohariigid institutsioonide tulu, vara ja muu omandi otsestest maksudest ning kaudsetest maksudest²⁶. Mõned asukohariigid pakuvad institutsioonidele ka muid eeliseid olenevalt nende võimalustest ja läbirääkimiste tulemustest.

32

Järgmised kaks juhtumit on hiljutised näited Belgia ametiasutuste pakutavatest soodustingimustest. Europa hoone jaoks pakkusid Belgia ametiasutused nõukogule maa ja olemasoleva hoone 1 euro eest ning juhtisid hooneprojekti tasuta. Rue de la Loi tänaval asuva krundi jaoks sai komisjon õiguse ehitusmahtu peaaegu kahekordistada. Komisjoni hinnangul säästetaks krundi maksimaalse ehitusmahu kasutamisel kuni 130 miljonit eurot investeeringute pealt, mida oleks vaja teha maa ostmiseks samas piirkonnas mõnel teisel krundil.

33

Ka Luxembourgis saavad institutsioonid ehitusprojektide korral soodustingimusi ja riigi tuge. Näiteks andsid Luksemburgi ametiasutused parlamendile ja Euroopa Kohtule nende hoonekomplekside jaoks maa sümboolse 1 euro eest²⁷ ning mõlemad institutsioonid üürivad osa oma hoonetest riigilt soodushinnaga. Pädeva riigiasutuse ehitusprojektidesse kaasamise ulatus varieerub: asutus pakub parlamendile tehnilist tuge uue KAD II kompleksi ehitamisel, ent võtab täielikult vastutuse Euroopa Kohtu ehitusprojektide juhtimisel.

34

Komisjon leppis Luksemburgi riigiga kokku oma Luxembourgis asuva peahoone (Jean Monnet’ hoone – JMO) väljavahetamises. Pärast komisjoni otsust JMO hoonest välja kolida²⁸ jõudsid pooled detsembris 2015 poliitilisele kokkuleppele ajutiste asendusruumide kulude jagamise asjus. Asendushoonesse (JMO II) paigutatakse suurem osa komisjoni kohapealsetest töötajatest ja sellega kaob vajadus enamiku üüritud hoonete järele.

35

EKP allkirjastas 1998. aastal Saksamaa Liitvabariigi valitsusega lepingu, kus on sätestatud vastavad rollid ja vastutusvaldkonnad. Liikmesriigi asutused ei pakkunud EKP-le ehitusprojektideks mingeid soodustingimusi. EKP ostis peakorteri ehitamiseks Frankfurdi linnalt maa²⁹ tavapärastel turutingimusel. Ostutehingu osana kohustus Frankfurdi linn siiski osalema kuludes, mis tulenevad muu hulgas maa varasemast kasutusest põhjustatud pinnasereostusest.

Üldiselt olid kontoriruumide soetamise otsused põhjendatud

36

Analüüsisime parlamendi³⁰ ja komisjoni³¹, kellel on institutsioonidest kõige suuremad kinnisvaraportfellid, 12 hiljuti ostetud ja üüritud kontorihoonet ja ehitusprojekti, et hinnata, kas otsused põhinesid järgmisel:

• mitmeaastase ruumivajaduse hinnang;
• eelarvepiirangute järgimine;
• tehniliste kirjelduste täitmine;
• turu-uuringud;
• kulude-tulude analüüs;
• terve hoone olelusringiga seotud kulude kaalumine, sh esialgne remont, hooldus, ülalpidamiskulud ja renoveerimine;
• finantseerimisvõimaluste võrdlus.

37

Leidsime mõned erandid³²:

1. vastavalt finantsmääruse kohaldamise eeskirjadele³³ võib sõlmida ehituslepingu³⁴ läbirääkimistega menetluse teel pärast kohaliku turu-uuringu tegemist. Komisjon kasutab põhimõtteliselt nn Kallase metoodikat, mis hõlmab hoone hankimise eelteatise avaldamist. Siiski ei rakendatud seda metoodikat kahel valimisse sattunud juhul: ORBANi hoone puhul Brüsselis ja Drosbachi hoone D-tiiva puhul Luxembourgis. Mõlemal juhul õigustas erandi tegemist asjaolu, et kõrvalasuvad hooned olid juba komisjoni kasutuses³⁵. Komisjon plaanib selle metoodika üle vaadata;
2. komisjon on lisanud eelarvepädevatele institutsioonidele mõeldud märkustele³⁶ uute projektide kulude-tulude analüüsi. Me ei leidnud JMO II projekti dokumentatsioonist sellise analüüsi kohta tõendeid. Projekti eelmaksed tasub Luksemburgi riik ning komisjonil on õigus valmis hoone soetada. Puuduvad märked selle kohta, et komisjon oleks teisi finantseerimisvõimalusi analüüsinud.

Suurte ehitusprojektide rahastamismehhanismid on sageli keerulised, mõjutades seetõttu eelarve läbipaistvust

38

Alates 2013. aastast on olnud võimalik rahastada hoonete soetamist või ehitamist kommertslaenuga vastavalt finantsmäärusele³⁷. Enamik käimasolevaid või hiljuti lõpetatud ehitusprojekte alustati enne seda. Institutsioonid kasutasid nende projektide (uuritud projektide kohta vt punktid 43–50) rahastamiseks sageli keerulisi rahastamismeetodeid, mis hõlmasid riiki või finantsvahendajaid (vt näidet 2. selgituses). Selle tõttu ei ole neil projektide finantsaspektide üle otsest kontrolli.

39

Parlament võttis Konrad Adenaueri hoone (KAD II) juurdeehituse jaoks pangalaenud keerulise rahastamisstruktuuri kaudu, mis hõlmas vahendavat ettevõtet (mis kuulub ühele kommertspangale), kes projekti rahastama kohustus. Ettevõte allkirjastas kaks rahastamislepingut, ühe Euroopa Investeerimispangaga ja teise ühe kommertspangaga, kellest mõlemad andsid projekti rahastusest 50%.

40

Parlament ja Euroopa Kohus tegid ehitusprojektide eelmaksed, kasutades selleks teiste eelarveridade assigneeringuid:

• vahemikus 2012 kuni 2016 kandis parlament erinevatelt eelarveridadelt KAD II projekti rahastamiseks üle 260 miljonit eurot. Parlament kasutas saadud 474 miljoni euro suurusest krediidiliinist 16 miljonit eurot. Parlamendi hinnangul säästetakse sellega intressikuludelt kuni 85 miljonit eurot;
• Sama mehhanismiga on Euroopa Kohus teinud alates 2007. aastast oma ehitusprojektidele 89 miljoni euro eest ettemakseid. Euroopa Kohtu sõnul on see vähendanud oluliselt kuni 2026. aastani kapitalirendi maksete mõju eelarvele, sest kogu perioodi jooksul säästetakse finantskuludelt hinnanguliselt enam kui 24 miljonit eurot.

41

Nõukogu tegi Belgia ametiasutustele Europa hoone projekti eest ettemakseid 294 miljoni euro eest tänu sellele, et kasutamata assigneeringud viidi teistele eelarveridadele üle. Nõukogu tehtud ettemaksetelt teeniti intresse summas 10,3 miljonit eurot (netosumma).Kolme esimese aasta jooksul tehtud ettemaksed ei olnud töö edenemisega kooskõlas, nii et tegelikult tegeles nõukogu projekti eelrahastamisega (vt allpool 3. selgitus).

42

Kuigi mõned institutsioonid (parlament, nõukogu) tegid ehitusprojektide raames regulaarselt suuri ettemakseid, ei kavandanud nad ettemaksete summat ELi eelarve vastavatel eelarveridadel. Üldiselt toob selline teguviis aasta lõpus kaasa ulatusliku eelarvevahendite ümberpaigutamise, mis mõjutab eelarvemenetluse läbipaistvust. Selline pragmaatiline lähenemisviis võimaldab halduskulude kogusumma eelarve stabiilset kujundamist. Kontrollikoda ei leia aga, et see säästaks ELi maksumaksja raha, nagu ELi institutsioonid on väitnud.

Suured ehitusprojektid hilinevad ja teatud juhtudel kaasnevad nendega suured lisakulud

43

Analüüsisime nelja suure ehitusprojekti elluviimist, millega tegelesid parlament, nõukogu, komisjon ja Euroopa Kohus.

Euroopa Kohtu projekt: eelarve piires ja ajakavas

44

Viimastel aastatel on Euroopa Kohus viinud ellu kolm suurt ehitusprojekti⁴⁰ tihedas koostöös Luksemburgi ametiasutustega. Ametiasutused juhtisid töid tasuta. Nad juhtisid hanget, tagasid, et uuringud ja töö tehti nõuetekohaselt, ning vastutasid kvaliteedikontrolli ja seadusega nõutud sertifitseerimise eest. Nad pakkusid oma turualaseid teadmisi, tehnilisi teadmisi ning ehitusprojektide juhtimise ja järelevalve alaseid teadmisi. Lisaks, kuna Euroopa Kohus ei tegelenud arendusega, oli projekti järelevalveks vaja vähe töötajaid. Projekt sai valmis õigeaegselt ja sellega ei kaasnenud lisakulusid. Auditi tegemise ajal oli käimasolev kolmanda torni ehitamise projekt (projekt CJ9) eelarve piires ja ajakavas.

Nõukogu Europa projekt: eelarve piirides, kuid hilines

45

2005. aastal⁴¹ delegeeris nõukogu Residence Palace’i A-korpuse renoveerimise juhtimise Belgia ametiasutustele. Hoones pidi hakatama korraldama Euroopa Ülemkogu ja Euroopa Liidu Nõukogu kohtumisi.

46

Lõplik kokkulepitud hind⁴² ei olnud esialgsest eelarvest oluliselt suurem: 246 miljonit eurot võrreldes esialgse 240 miljoni euro suuruse eelarvega; mõlemad summad põhinevad 2004. aasta hindadel. Siiski hilines ehitustööde lõpuleviimine kolm aastat. Hilinemise põhjustasid projektis ettenägematute asjaolude tõttu tehtud muudatused⁴³. Hilinemisele aitas kaasa mitu nõrka kohta projektijuhtimises:

• riiklikud ametiasutused ei hallanud muudatuste taotlusi nõuetekohaselt ega tasunud töövõtjatele õigeaegselt;
• liikmesriigi ametiasutuste palgatud konsultatsioonifirma suutis nõukogu keerulised funktsionaalsed ja kvaliteedinõuded hanke tehnilisse kirjeldusse ainult osaliselt üle kanda. See takistas projekti elluviimist kogu selle olelustsükli jooksul ja põhjustas enamiku muudatuste taotlustest;
• lõpliku hinna suhtes kokkuleppele jõudmine oli keeruline, sest liikmesriigi ametiasutused ei suutnud esitada arvetest täielikku nimekirja isegi kuus kuud pärast töö üleandmist.

47

Nõukogu leevendas mõju osaliselt, suurendades projektimeeskonda ning tõhustades projektijuhtimise menetlusi ja sisekontrolli.

Parlamendi KAD II projekt: olulised viivitused, mis põhjustasid lisakulusid

48

Projekti KAD II üleandmine pidi algselt toimuma 2013. aastal. Praegune hinnang on järgmine: idapoolne ehitus – 2019. aasta lõpp, läänepoolne ehitus – 2022. aasta. Viivituste peamisteks põhjusteks on asjaolud, et parlamendil olid projekti alguses arendajana piiratud kogemused ja ehitustööde esimene hange ebaõnnestus. Finantsstruktuuri ja rahastamismudeli väljatöötamine hilines esimese hanke ebaõnnestumise tõttu kolm kuud.

49

Esialgset 317,5 miljoni euro suurust hinnangulist eelarvet suurendati 2009. aastal summani 363 miljonit eurot⁴⁴. Selleks et tagada hankemenetluse õnnestumine, jäädes seejuures eelarve piiresse, vähendas parlament projekti suurust, muutis tehnilist kirjeldust ja lubas hankemenetlusse rohkem osalejaid, suurendades selleks osade arvu. Kuna projekt ei ole veel lõppenud, ei ole lõplik hind teada. Parlament plaanib kulud praeguse 432 miljoni euro suuruse eelarve piiresse jätta⁴⁵. Arvestades, et ehitustööde hinnaindeks on vahemikus 2012–2017 tõusnud 8% võrra, võivad ehituskulud veelgi tõusta.

50

Viivituse tõttu peab parlament üürima Luxembourgis teisi hooneid kauem kui algselt kavandatud. Täiendav üürikulu on 14,4 miljonit eurot aastas ehk 86 miljonit eurot kuue aasta peale. Raamatupidamisarvestuse seisukohast kaalub täiendava üürikulu üles uue hoone investeeringu amortisatsiooni alguse edasilükkumine (17,3 miljonit eurot aastas). ELi maksumaksjal tuleb sellegipoolest tasuda lisaks uue hoone ehitamise kuludele ka täiendavad üürikulud.

Komisjoni JMO II projekt: viivitused ja lisakulud

51

Pikkade läbirääkimiste tõttu Luksemburgi riigiga viibis komisjoni suure Luxembourgi ehitusprojekti, JMO II, algus. Esialgse kokkuleppeni jõudmiseks 2009. aastal kulus 15 aastat.

52

Komisjon ja Luksemburgi ametiasutused kavandasid hoone üleandmise kahes etapis, esimene osa 2016. aasta keskel ja teine 2019. aasta lõpus. Hoone üleandmise ajakava muudeti enne ehitustööde algust mitu korda. Viimases JMO II projekti teadaolevas ajakavas on esimese etapi üleandmise ajaks märgitud 2023. aasta veebruar ja teise etapi omaks 2024. aasta veebruar.

53

Ehitusprojekti hilinenud käivitumine tulenes peamiselt ebaselgusest arhitektuurikonkursil, pinnasetööde hankemenetluses esinenud haldusprobleemidest ning täiendavatest turvameetmetest, mis projektile lisada tuli. Siiani ei ole selge, kuidas viivitustega kaasnenud kulusid Luksemburgi ametiasutustega jagatakse. Lisaks pidi komisjon 2015. aastal ettevaatusabinõuna evakueerima oma Luxembourgis asuva peahoone (JMO hoone), et vältida asbestist tulenevaid võimalikke ohte töötajate tervisele. Seetõttu üüris komisjon mitmes hoones täiendavaid kontoriruume personali ümberpaigutamiseks.

54

Arvestades esialgset kokkulepet ja viimast teadaolevat ajakava, prognoosime, et komisjon peab kandma üürikulusid summas 248 miljonit eurot⁴⁶, mis on tingitud ehitusprojekti edasilükkumisest ja vajadusest üürida täiendavaid kontoriruume pärast JMO hoone evakueerimist. See viivitus tingib aga omakorda JMO II hoone üürimaksete edasilükkumise. Komisjon hindab viivituse ajal maksmata üürisumma suuruseks 176,2 miljonit eurot⁴⁷.

Järelevalve ja aruandlus ei ole piisavad

55

Uurisime, kuidas jälgivad ELi institutsioonid erinevaid olemasoleva kinnisvaraportfelli aspekte (st ruumi- ja rajatiste haldus, lepingulised tingimused, tehniliste kirjelduste täitmine), sh hoonete tõhusa kasutamise ja kinnisvarakuludega seotud näitajaid. See annab neile portfellist ülevaate ja võimaldab tuvastada valdkonnad, mida oleks võimalik täiustada. Uurisime, kas institutsioonid olid pinna mõõtmise ja liigitamise standardimist paremaks muutnud ning kas tõhusust oli võimalik asutusesiseselt kättesaadavat teavet ja eelarvepädevatele institutsioonidele esitatud andmeid kasutades võrrelda.

Institutsioonid jälgivad erinevaid aspekte, aga mitte hoonete tõhusa kasutamise ja kinnisvarakuludega seotud näitajaid

56

Institutsioonid kasutavad oma kinnisvaraportfelli haldamiseks ja jälgimiseks eri IT-süsteeme ja -vahendeid. Iga kinnisvaraportfelli aspekti, näiteks rajatiste haldus, ruumijaotus, energiatarbimine, finants-, õiguslikud ja raamatupidamise aspektid, jälgitakse IT-süsteemide abil või käsitsi arvutustabelite abil.

57

Luxembourgis kasutab komisjon tööruumide tingimuste käsiraamatus sätestatud ruumijaotuse õiguste järjepidevaks haldamiseks ruumijaotuse aruandeid. Brüsselis on komisjon töötanud alates 2015. aastast välja integreeritud kinnisvarahalduse tarkvara, sellest peaks saama lõpuks ühine juurdepääsupunkt kõigile komisjoni kinnisvaraportfelliga seotud andmetele. Siiski ei koosta hetkel kasutatav süsteem aruandeid, et jälgida, kas poliitikaosakondadele (peadirektoraatidele) eraldatud ruumid on kooskõlas tööruumide tingimuste käsiraamatus sätestatud tingimustega.

58

Parlamendi süsteem kontoriruumide haldamiseks ja tööruumide vajaduse planeerimiseks suudab erinevaid aruandeid koostada⁴⁸. Siiski ei leidnud me tõendeid selle kohta, et parlament neid aruandeid kontoripinna regulaarseks jälgimiseks kasutaks. Parlament kavandab 2026. aastaks sellise süsteemi väljatöötamist, mis võimaldaks kõiki kinnisvaraga seotud andmeid elektrooniliselt säilitada.

59

Enamik institutsioone ei jälginud näitajaid regulaarselt, et oma kinnisvaraportfelli tõhusust selle haldamiseks hinnata.

60

Brüsselis kasutab komisjon kinnisvaraportfellis kontoriruumide tõhususe kohta ainult ühte näitajat: ühe töökoha jaoks eraldatud kontoripinna netopindala. See on keskmiselt 14 m² ja 2020. aastaks soovitakse saavutada eesmärk 12 m², eelkõige võttes sel otstarbel kasutusele ühised tööruumid. Me ei leidnud parlamendi, nõukogu ja Euroopa Kohtu asjaomastest iga-aastastest tegevusaruannetest ühtegi kontoriruumide tõhususega seotud näitajat, samuti ei esitanud need institutsioonid muid haldusaruandeid, kus hinnataks kontoriruumide haldamise tõhusust.

61

Komisjonil on siiski olemas tõhususnäitajate määratlused⁴⁹ selliste näitajate jaoks nagu näiteks netopõrandapind/üldpõrandapind; maapealne kasutatav pind / maapealne netopõrandapind; kontoripind / maapealne netopõrandapind. Leidsime tõendeid, et hoonepinna tõhususnäitaja on üks kriteeriumeid, mida uute ehitusprojektide pakkumusi hinnates arvesse võetakse. Siiski ei jälgi komisjon neid näitajaid terve kinnisvaraportfelli tasandil.

62

EKP kasutab oma kinnisvaraportfelli jälgimiseks ja selle kohta aru andmiseks hoolikalt läbimõeldud lähenemisviisi (vt 4. selgitus).

Kättesaadavad andmed ei ole standarditud, seega ei ole institutsioone lihtne võrrelda

63

ELi institutsioonid⁵⁰ võtsid 2009. aastal vastu institutsioonidevahelise mõõtmiskoodeksi. Koodeksis määratakse Saksa standardite põhjal kindlaks mõõtmismeetodid ja peamised hoonepinna tüübid. Kõik institutsioonid on koodeksi pinnakategooriaid üksikasjalikumaks muutnud, mistõttu on erinevate institutsioonide andmeid keeruline võrrelda⁵¹. Komisjon kasutab isegi Brüsselis ja Luxembourgis erinevaid pinnakategooriaid. Seetõttu on komisjonil keeruline koostada aruandeid, mis tugineksid samadele parameetritele.

64

Kuigi viiest uuritud institutsioonist kolm⁵² kasutavad ruumihalduseks sama IT-platvormi, on neid kõiki individuaalselt kohandatud. See mõjub võrreldavate andmete kättesaadavusele negatiivselt.

65

Iga aasta 1. juunil esitavad institutsioonid eelarvepädevatele institutsioonidele oma kinnisvarapoliitika kohta üksikasjaliku aruande⁵³. See nõue kehtestati 2013. aastal finantsmäärusega. Aruanne peab hõlmama kulutusi ja pindala iga hoone kohta, samuti oodatavaid muutusi põrandapinda ja asukohti hõlmavas kavas järgnevatel aastatel. Selle nõudega muudeti institutsioonide kinnisvara olukord ja sellealane tegevus läbipaistvamaks eelarvepädevate institutsioonide jaoks ja mõne institutsiooni puhul üldsuse jaoks⁵⁴.

66

Allpool toodud joonisel 8 näidatakse, et kõik institutsioonid kasutavad iga-aastases kinnisvaraaruandes erinevaid pinnakategooriaid, seega ei ole neid kategooriaid võimalik võrdlemiseks kasutada. Finantsmäärusega ei nõuta teabe esitamist töökohtade või töötajate arvu kohta. Samuti ei nõuta selles tõhususe näitajate esitamist.

67

Lisaks ei anna komisjoni aruanne selget pilti sellest, milliseid pinnatüüpe kinnisvaraportfellis kasutatakse, ka ei määratleta selles selgelt kontoriruumide ja muude ruumide eristamise kriteeriume. Peale selle ei saa komisjoni iga-aastases kinnisvaraaruandes kasutatud pindalasid võrrelda ruumihaldusvahenditesse kantud pindaladega.

68

Viimati prooviti ELi institutsioonide hoonete kohta konsolideeritud teavet koguda 2010. aastal. ELi institutsioonid koostasid 2011. aasta eelarveprojekti raames aruande, et vastata parlamendi ja nõukogu üleskutsele esitada „põhjalik kinnisvaraalane teave esialgse eelarveprojekti/eelarvekalkulatsiooni esitamisel“⁵⁵. Aruandes⁵⁶ esitati andmed institutsioonide kinnisvaraportfellide järgmiste suhtarvude kohta:

• kontoripinna ja muude ruumide osakaal kogupindalast;
• kontoripind/töötaja;
• keskmine kulu / m².

69

Näitajate väärtused olid eri institutsioonides väga erinevad. Me ei saanud tõendeid selle kohta, et esitatud andmeid oleks analüüsitud või et institutsioonidelt oleks nõutud näitajate võrreldavuse parandamist või korrapärasemat aruannete koostamist.

Pindala näitajad on institutsiooniti võrreldavad, kuid kulud on väga erinevad

70

Me võrdlesime olemasoleva teabe põhjal institutsioonide kinnisvarapoliitika tõhusust, tehes vajaduse korral andmetes parandusi. Selleks arvutasime ja analüüsisime pindala näitajaid ja hiljuti kokkulepitud üürihindu, võrreldes neid turutasemega.

71

Samuti arvutasime välja aastas ühe töötaja kohta tasutud üürisumma ning hiljuti ehitatud või soetatud hoonete ruutmeetri hinna.

Kontoriruumide keskmine pindala on institutsiooniti võrreldav

72

Kontoriruumide kasutuse võrdlemiseks arvutasime ELi institutsioonidelt saadud andmete põhjal välja pindala indikaatorid (vt kasutatud metoodikat I lisast).

73

Allpool toodud joonis 9 näitab, et enamikes institutsioonides on keskmine kontoripind töötaja kohta ligilähedane kõigi institutsioonide kaalutud keskmisele (16 m²)⁵⁷, joonisel 10 on aga näidatud, et enamikes hoonetes on kontoripind töötaja kohta keskmisest väärtusest madalam või selle lähedane, ja sellel on toodud välja kõrvalekalded.

74

Pärast Europa hoone valmimist jäi vabaks umbes 9% nõukogu kontoriruumide netopindalast. Auditi ajal kasutati seda pinda ajutiseks otstarbeks (nt Europa hoone evakueerimine, Aasia-Euroopa tippkohtumise korraldamine, renoveerimine). See mõjutab kontoriruumide netopindala töötaja kohta nõukogus ja Europa hoones.

75

Kolm Euroopa Kohtuga seotud täppi joonisel 10 märgistavad kahte hoonekompleksi⁵⁸ ja T-hoonet. Euroopa Kohtul on hetkel T-hoones 2962 m² jagu vabu kontoreid, mis moodustab hoone kontoriruumide netopindalast umbes 19% ning kontoriruumide kogunetopindalast 6%. Lisaruumi üüriti enne edasi teistele institutsioonidele ja hetkel on see vaba. Kuigi hoone on praegustest vajadustest suurem, otsustas Euroopa Kohus selle üürimist mitmetel põhjustel jätkata. Esiteks üürib Euroopa Kohus hoonet riigilt soodushinnaga (turuhinnast odavamalt). Teiseks tuli üürida terve hoone ning kolmandaks on Euroopa Kohtul kõrged turvalisuse ja konfidentsiaalsuse nõuded, mis piiravad lisaruumi edasiüürimise võimalusi. Viimane põhjus on see, et Euroopa Kohus lõpetab üürilepingu kolmanda torni valmimisel, mis on kavandatud 2019. aasta suveks. Kui lahutame selle ruumi kontoripinnast, on Euroopa Kohtus keskmine kontoripind töötaja kohta 19 m² ja T-hoones 18 m² .

76

Asjaolu, et EKPs on keskmisest vähem kontoripinda, saab selgitada sellega, et suure osa kogu kontoripinnast moodustavad ühiskasutuses kontorid ning meeskondadele mõeldud kontorid ja ruumid. Komisjoni puhul saab seda selgitada peamiselt väga väikese puhverruumi osakaaluga võrreldes teiste institutsioonidega.

77

EKP ja EIP jälgivad tihedust sisseseatud töökohtade põhjal. Selles suhtarvus ei võeta arvesse nende tegelikku hõivatust ning mõlema institutsiooni puhul on suhtarv 12 m² töökoha kohta⁵⁹.

78

Komisjoni eesmärk on saavutada Brüsseli portfelli puhul 2020. aasta⁶⁰ lõpuks 12 m² töökoha kohta ning komisjoni arvutuste kohaselt on see näitaja hetkel 14,5 m² töötaja kohta. Auditi ajal oli Brüsselis ainult viies hoones tihedus väiksem kui 12 m² töötaja kohta või selle lähedane⁶¹. Need hooned moodustavad analüüsis käsitletud hoonete kogu kontoripinnast 9% (vt joonis 11).

79

Komisjoni puhverruumi eesmärk on Brüsselis 15 000 m², mis moodustab komisjoni kinnisvaraportfellist umbes 2%. 2017. aasta detsembri seisuga oli komisjoni käsutuses üheksa hoone peale kokku 895 vaba töökoha jagu puhverruumi. See selgitab, miks keskmine kontoripind töötaja kohta on teatavates hoonetes suhteliselt suur (näiteks hoones G-1). Ühes hoones (J-59) oli analüüsi ajal üleminekuperiood (hoone oli kolimiste vahel tühi) ning hetkel asub seal Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet (EACEA).

Kokkulepitud üürihinnad on üldiselt turuhinnast madalamad, kuid üürihind töötaja kohta on hooneti väga erinev

Üürihind turuhinnaga võrreldes

80

Allpool toodud joonisel 12 on näidatud prime taseme üürihind ELi 23 pealinnas ja Frankfurdis. Brüsseli prime taseme üürihind on keskmine. Luxembourg on kalliduselt viiendal kohal, sellele järgneb Frankfurt. Linnades oleneb prime taseme üürihind hoone asukohast. Näiteks Luxembourgi prime taseme üürihind 564 €/m² aastas kehtib kõige kallimas piirkonnas – kesklinnas. Enamik institutsioonide hooneid asub aga Kirchbergis ja Cloche d’Oris, kus prime taseme üürihind on vastavalt 408 €/m² aastas ja 354 €/m² aastas⁶².

81

Võrdlesime üheksast hiljutisest üürilepingust koosnevas valimis kokkulepitud üürisummasid turuhindadega (vt metoodika ja andmeallikate kohta lisainfo saamiseks I lisa). Brüsselis asuvast kuuest hoonest viit üürib komisjon⁶³ ja ühte parlament⁶⁴. Enamik lepinguid oli sõlmitud 15 aastaks. Täheldasime, et institutsioonide kokkulepitud üürisummad olid järjepidevalt Brüsseli prime taseme üürihinnast madalamad ning Quartier Léopoldi piirkonna (kus hooned asuvad) keskmisest turuhinnast madalamad või selle lähedal (vt joonis 13 allpool). Komisjoni poolt kolme Luxembourgis⁶⁵ asuva hoone jaoks kokku lepitud üürihinnad olid prime taseme üürihinnast ja keskmisest üürihinnast madalamad.

82

Mõne hoone omanikud pakkusid Euroopa institutsioonidele soodustusi. Üheksast uuritud lepingust kuue puhul pakkusid omanikud institutsioonidele üürivabastuse perioode ning neljal juhul kandis renoveerimiskulud osaliselt kinnisvara omanik.

Üürisumma töötaja kohta

83

Allpool toodud joonisel 14 võrreldakse aastas töötaja kohta makstava üürisumma kaalutud keskmist kahes peamises asukohas, Brüsselis ja Luxembourgis (vt metoodika kohta lisateabe saamiseks I lisa)⁶⁶.

84

Parlament üürib Brüsselis kahte ja Luxembourgis nelja kontorihoonet. Komisjon üürib Brüsselis 26 ja Luxembourgis kaheksat kontorihoonet⁶⁷. Euroopa Kohus üürib ühte hoonet Luxembourgis. Suuremat osa Brüsselis asuvatest hoonetest renditakse kasutusvalduse lepingutega, mis annavad tavalise üürilepinguga võrreldes täiendavaid maksusoodustusi (vt I lisa punktid  12 ja 13). Luxembourgis on enamik institutsioonide lepinguid tavalised üürilepingud.

85

Keskmine üür töötaja kohta aastas on Luksemburgis üldiselt suurem kui Brüsselis. See on tingitud turu üürihindade erinevusest neis kahes linnas, nagu on näidatud joonisel 12. Luxembourgis on parlamendi keskmine üürisumma töötaja kohta keskmisest madalam, sest parlament üürib neljast hoonest kolme liikmesriigi ametiasutustelt ning talle rakendatakse uue KAD II hoone valmimiseni soodustingimusi. Euroopa Kohtu keskmine üür töötaja kohta aastas on suhteliselt suur (12 500 eurot) ja see ei kajastu joonisel 14, kuna andmed põhinevad ainult ühel hoonel (T-hoone), millest on suur osa hetkel tühi. Euroopa Kohus lõpetab hoone üürimise 2019. aastal (vt punkt 75).

86

Täheldasime, et aastane üürisumma töötaja kohta on hooneti väga erinev. Näiteks komisjoni Brüsseli hoonete puhul varieerub see vahemikus 4800–19 500 eurot, samas Luxembourgis jääb see vahemikku 9400–14 500 eurot. Nagu allpool toodud joonisel 15 näidatud, on olemas teatav korrelatsioon, kui võrrelda komisjoni Brüsselis asuvate hoonete aastast üürisummat töötaja kohta ja kontoripinda töötaja kohta.

Ehitamise ja soetamise kulud sõltuvad hoone tüübist

87

Arvutasime välja kahe suure hiljuti lõppenud ehitusprojekti – Europa hoone Brüsselis ja EKP peahoone Frankfurdis – kogupindala ruutmeetri hinna. Mõlemad ehitusprojektid hõlmasid olemasolevate kaitse alla võetud ajalooliste hoonete renoveerimist ning neis tuli järgida kõrgeid tehnilisi turvalisus- ja ohutusstandardeid. Mõlemad on esindushooned, mis annavad linnale uue vaatamisväärsuse, mõlemad hooned on segakasutuses. Europa hoone peamine funktsioon on ELi tippkohtumiste korraldamine ning riiklikele delegatsioonidele ja Euroopa Ülemkogu eesistujale ruumide pakkumine; EKP peahoone on segakasutuses ja selles on kontoripinna osakaal suurem. Nõukogu hoone ehitas riik, EKP juhtis aga oma projekti asutusesiselt, kasutades asutusevälise projektijuhi abi.

88

EKP peahoone hind ruutmeetri kohta on 4600 eurot ja Europa hoone hind ruutmeetri kohta on 4000 eurot. Arvutuses ei võeta arvesse maa hinda. Nõukogu ostis Europa hoone jaoks maa sümboolse 1 euro eest, EKP aga maksis maa eest turuhinda.

89

2016. aastal ostis parlament standardse kontorihoone (Martensi hoone Brüsselis) hinnaga 2700 eurot⁶⁸ ruutmeetri kohta. Parlament kasutab hoonet pärast selle renoveerimist alates 2018. aastast.

Järeldused ja soovitused

90

Üldiselt leidsime, et institutsioonid haldavad kontoriruumide kulutusi tõhusalt. Siiski ei ole kinnisvarastrateegiad alati ametlikult vormistatud ja planeerimine ei toimu optimaalselt. Lisaks olid analüüsitud suurte ehitusprojektide rahastamismehhanismid sageli keerulised ja mõjutasid seetõttu mõnel juhul eelarve läbipaistvust. Suurema osa kõnealuste projektide elluviimisel tekkisid viivitused ja mõnel juhul suured lisakulud. Enamiku institutsioonide kinnisvaraportfelli jälgimine ja sellealane aruandlus ei ole piisavad.

91

Institutsioonid on oma kinnisvarastrateegiad sätestanud mitmetes dokumentides. Mõned dokumendid on iganenud või ei ole neid veel ametlikult heaks kiidetud. Leidsime, et komisjon kasutab häid tavasid, ajakohastades kinnisvarastrateegiat korrapäraselt, et käsitleda selles vajaduste muutumist võrreldes olemasoleva kontoripinnaga. Institutsioonid ei kaalu kinnisvaranõuete kavandamisel erinevaid stsenaariume (vt punktid 10–13).

92

Kuigi samas kohas tegutsevatel institutsioonidel ei ole ametlikult ühist kinnisvarastrateegiat, kasutavad nad siiski sarnaseid otsustuspõhimõtteid. Institutsioonid tuginevad kinnisvarastrateegiates oma volitustele ja organisatsioonilistele vajadustele. Praktilistel ja majanduslikel kaalutlustel püüavad nad koondada oma hooned ühte või paari piirkonda, nad eelistavad tegutseda suuremates hoonetes, mida on arvuliselt vähem, ning eelistavad hoonete omamist nende üürimisele (vt punktid 14-19).

93

Ühes kohas asuvad institutsioonid lõid institutsioonidevahelised töörühmad, kus nad arutavad strateegilisi kinnisvaraküsimusi. Selline koostöö võimaldas institutsioonidel kinnisvara jagada, üle võtta või edasi üürida. Selle tulemusena loodi mitmed institutsioonidevahelised hankemenetlused, et osta kinnisvaraportfellide toimimisega seotud kaupu ja teenuseid (vt punktid 20-22).

1. soovitus. Institutsioonid⁶⁹ peaksid kinnisvarastrateegiaid ajakohastama ja need ametlikult kinnitama ning uuendama korrapäraselt planeerimisdokumente

Institutsioonid peaksid sätestama peamised otsustuspõhimõtted kinnisvarastrateegiates, mille peaks juhtkond heaks kiitma ja mis peaksid kajastama viimaseid arengusuundi institutsioonide volitustes, poliitikas ja eesmärkides.

Institutsioonid peaksid täiendama kinnisvarastrateegiaid keskpikas perspektiivis planeerimisega

• mida ajakohastatakse korrapäraselt tulenevalt vajaduste ja olemasoleva kontoripinna muutumisest ning
• mis hõlmab erinevate arendusvõimaluste analüüsimist („stsenaariumite kavandamine“).

Soovituse täitmise tähtaeg: 2020. aasta lõpp.

94

Institutsioonid hakkasid kasutama uusi tööviise. Juba on kasutusele võetud mõned elemendid, näiteks kaugtöö ja mõnel juhul ühised tööruumid. Uuringute tulemused ja elluviidud projektide hinnangud ei olnud auditi ajal aga veel kättesaadavad (vt punktid 23-27).

2. soovitus. Institutsioonid peaksid hindama uute tööviiside projekte

Institutsioonid peaksid i) hindama rakendatud uute tööviiside projektide tulemusi ja ii) kasutama nende tulemusi strateegilistes aruteludes kinnisvarastrateegiate ja personalipoliitika üle.

Soovituse täitmise tähtaeg: i) puhul 2019. aasta lõpp ja ii) puhul 2020. aasta lõpp.

95

Asukohariigid pakkusid institutsioonidele kontoriruumide ostmisel või üürimisel soodustingimusi. Samuti toetavad nad institutsioone suurte ehitusprojektide elluviimisel (vt punktid 31-35).

96

Üldjuhul olid kontoriruumide soetamise otsused korralikult põhjendatud (vt punktid 36 ja 37).

97

Analüüsitud suurte ehitusprojektide rahastamisel kasutasid institutsioonid keerulisi mehhanisme. Selle tõttu ei ole neil projektide finantsaspektide üle otsest kontrolli. Ehitusprojektide rahastamisel on väga levinud ettemaksete tegemine teiste eelarveridade kasutamata assigneeringute arvelt, kuid see mõjutab eelarve läbipaistvust (vt punktid 38-42).

3. soovitus. Institutsioonid peaksid parandama ehitusprojektide rahastamismehhanismide läbipaistvust

Institutsioonid peaksid ehitusprojektide rahastamisel suurendama eelarve läbipaistvust ja vähendama keerukust. Selleks võiks näiteks eelarvemenetluse käigus kajastada ehitusprojektide ettemakseid nõuetekohaselt vastavatel eelarveridadel.

Soovituse täitmise tähtaeg: soovitus kehtib projektidele, mis käivitatakse pärast 2019. aasta lõppu.

98

Institutsioonid juhivad suuri ehitusprojekte erinevalt. Mõned delegeerisid ehitamise riigile, teised otsustasid projekti juhtida asutusesiseselt mõningase välisabiga. Enamik analüüsitud hiljutistest ehitusprojektidest viibis; enamasti toimus see ettenägematute asjaolude tõttu, mille pärast tuli projekti muuta. Viivitusi põhjustasid ka muud asjaolud, näiteks nõukogu Europa hoone projekti puhul põhjustasid viivituse puudused riiklike ametiasutuste tegevus- ja haldusalases projektijuhtimises. KAD II projekti käivitudes ei olnud parlamendil sellise projekti juhtimiseks piisavalt asutusesiseseid ressursse ja teadmisi. Kahe projekti puhul kaasnesid viivitustega lisakulud (vt punktid 44-54).

4. soovitus. Institutsioonid peaksid kehtestama suurte ehitus- ja renoveerimisprojektide jaoks asjakohased juhtimismenetlused

Institutsioonid peaksid kehtestama suurte ehitus- ja renoveerimisprojektide jaoks asjakohased riskihinnangutel põhinevad juhtimismenetlused, millega tagatakse piisavad haldus- ja tegevusalased järelmeetmed ning viivitustega seotud finantskulude minimeerimine.

Soovituse täitmise tähtaeg: 2019. aasta lõpp.

99

Institutsioonid jälgivad kõiki kinnisvaraportfelli aspekte, näiteks rajatiste haldus, ruumijaotus, energiatarbimine, finants-, õiguslikud ja raamatupidamise aspektid, kasutades selleks erinevaid IT-süsteeme ja -vahendeid, kuid nad ei jälgi regulaarselt näitajaid, et oma kinnisvaraportfelli tõhusust selle haldamiseks hinnata. Leidsime, et EKP kasutab järelevalves ja aruandluses häid tavasid (vt punktid 56-62).

100

Kuigi institutsioonid, kellel on hooneid Brüsselis ja Luxembourgis, võtsid vastu institutsioonidevahelise mõõtmiskoodeksi, on keeruline koguda andmeid institutsioonide omavaheliseks võrdlemiseks, sest iga institutsioon kasutab erinevaid üksikasjalikke pinnakategooriaid. Andmete võrreldavust mõjutavad samuti erinevused institutsioonide ja kahe komisjoni büroo (OIB ja OIL) kasutatavates ruumihalduse IT-süsteemides. Eelarvepädevatele institutsioonidele esitatavad iga-aastased kinnisvaraaruanded ei võimalda institutsioone võrrelda peamiselt seetõttu, et institutsioonid kasutavad erinevaid ruumikategooriaid (vt punktid 63-69).

101

Meie arvutatud pindala näitajad osutavad, et kontoriruumide kasutamine on institutsiooniti võrreldav (vt punktid 72-79). Leidsime, et üldiselt jäid institutsioonide kokkulepitud üüritasud turuhinnast allapoole (vt punktid 80-82). Leidsime samuti, et aastane üürisumma ühe töötaja kohta on hooneti väga erinev (vt punktid 83-86). Kahe hiljuti ehitatud esindushoone kogukulu ruutmeetri kohta on suurem kui standardse kontorihoone maksumus (vt punktid 87-89).

5. soovitus. Institutsioonid peaksid parandama andmete järjepidevust ja kinnisvaraportfelli jälgimist

Institutsioonid peaksid tegema järgmist:

1. töötama välja näitajad, et jälgida asutusesisese juhtimise eesmärgil kinnisvaraportfelli tõhusust ning kasutama selleks oma IT-vahendite potentsiaali;
2. võtma pindala ja kulunäitajate arvutamiseks ja esitamiseks kasutusele ühtse metoodika ning jagama neid andmeid regulaarselt institutsioonide vahel, et täita punkt a;
3. leppima kokku ühtse metoodika ja andmete esitamise viisi iga-aastaste aruannete esitamiseks eelarvepädevatele institutsioonidele, et tagada andmete võrreldavus.

Soovituse täitmise tähtaeg: 2020. aasta lõpp.

V auditikoda, mida juhib kontrollikoja liige Lazaros S. LAZAROU, võttis käesoleva aruande vastu 5. detsembri 2018. aasta koosolekul Luxembourgis.

Akronüümid ja lühendid

CPQBF: institutsioonidevaheline eelarve ja rahastamisküsimuste koostamise komitee

EACEA: Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet

ECA: Euroopa Kontrollikoda

EEAS: Euroopa välisteenistus

EIP: Euroopa Investeerimispank

EKP: Euroopa Keskpank

ELTL: Euroopa Liidu toimimise leping

EPSO: Euroopa Personalivaliku Amet

GISCO: komisjoni geograafilise teabe süsteem

KM: käibemaks

MAPF: mitmeaastane poliitikaraamistik

OIB: infrastruktuuri- ja logistikaamet Brüsselis (komisjon)

OIL: infrastruktuuri- ja logistikaamet Luxembourgis (komisjon)

OLAF: Euroopa Pettustevastane Amet

SSM: ühtne järelevalvemehhanism

Mõisted

DIN-277: Saksa Standardimise Instituudi väljatöötatud standardid. Nendes määratakse kindlaks standardsed eeskirjad hoonete pindala mõõtmiseks ja alade liigitamiseks.

Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide protokoll: lisa aluslepingutele, millega antakse ELile teatavad privileegid, sh maksuvabastus.

Iga-aastane kinnisvaraaruanne: (vastavalt finantsmääruse artikli 203 lõikele 3): üksikasjalik aruanne kinnisvarapoliitika kohta, mille institutsioonid igal aastal eelarvepädevatele institutsioonidele esitavad.

Kasutusvaldus: õigus hoonet kasutada. Kasutajal on rohkem õigusi kui üürilepinguga, kuid ka rohkem kohustusi remonditööde osas. Suurema osa makse peab tasuma kasutaja, mitte omanik. Kasutusvalduse makse on üldiselt väiksem kui sama hoone rendimakse.

Kogupindala: määratletud üldpõrandapinnana (Brutto-Grundfläche) standardis DIN-277, ELi institutsioonide poolt 2009. aastal vastu võetud institutsioonidevahelises mõõtmiskoodeksis ja komisjoni mõõtmiskoodeksis (mõlemad põhinevad standardil DIN-277). Kogupindalas arvestatakse hoonet piiritlevate ehituselementide välisserva, sh katteid, mõõdetuna põranda kõrguselt.

Netopindala: üldpõrandapind, mida hoone kasutaja tegelikult kasutada saab, millesse ei arvestata ühtegi ehituselementi.

Omandimaks: kinnisvarale kohaldatav maks, mille peab tasuma õiguse omanik (st täieõiguslik omanik, kasutusvaldaja, põlisrentnik).

Ostmine osamaksekava alusel: võimaldab komisjonil soetada hooneid nii, et nende eest tasumine on jaotatud pikemale perioodile (tavaliselt 27 aastat). Omandiõigused antakse komisjonile üle ostu-müügilepingu sõlmimise päeval.

Põlisrent: õigus kasutada maad või hoonet renditasu eest kindlaksmääratud aja jooksul (Belgia seaduse kohaselt mitte vähem kui 27 aastat ja mitte rohkem kui 99 aastat). Omanikul pole peaaegu mingeid kohustusi hoones remondi- või hooldustööde tegemiseks. Seda võib täiendada väljaostuvõimalusega, mille teostamine annab täieliku omandiõiguse.

Registreerimismaks: notariaalselt tõestatud lepingute kinnistusraamatusse kandmisel kohaldatav maks. Maksu peab tasuma õiguse omanik (st täieõiguslik omanik, kasutusvaldaja, põlisrentnik).

Renoveerimine: valmis hoonetes tehtavad remonditööd, et hoone vastaks eeskirjadele ja institutsioonide vajadustele.

Uued tööviisid: uus lähenemine, mille eesmärk on muuta kontorikeskkonda, võttes kasutusele ühiskontorid ja paindlikuma töökultuuri.

Üüri indekseerimine: perioodiline üürihinna kohandamine pärast hinnaindikaatori muutumist (nt inflatsioonimäär või ehitushinnaindeks).

Järelmärkused

¹ Parlament, nõukogu, komisjon, Euroopa Kohus, Euroopa Kontrollikoda, Euroopa välisteenistus, komiteed (Regioonide Komitee ja Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee).

² Analüüsis ei käsitleta EKP-d ja EIB-d, sest nende institutsioonide raamatupidamise aastaaruannetes puuduvad üksikasjad hoonetega seotud kulude kohta.

³ Maapealne kogunetopindala, v.a EKP.

⁴ Allikas: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier“, CPQBF, juuni 2005. Aruandes ei käsitleta EKP-d.

⁵ Kontoriruumid on kontorid ja kõrvalruumid, näiteks koridorid, liftid, tualetid, restoranid jms.

⁶ Maapealne kogunetopindala.

⁷ Täieliku nimekirja ELi institutsioonide kasutatavatest hoonetest ja nende kaardi leiab komisjoni veebisaidilt Euroopa Liidu institutsioonide infokataloog (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).

⁸ Juhatuse 24. märtsi 2010. aasta otsus: „Euroopa Parlamendi kinnisvaravajadused ja keskmise pikkusega perioodiks mõeldud kinnisvarapoliitika“.

⁹ Euroopa Parlamendi eelarvekontrollikomisjoni avalik kuulamine „ELi kinnisvarapoliitika kulutõhusus“, mis toimus 18. novembril 2013.

¹⁰ KOM(2007) 501 lõplik, 5. september 2007: Komisjoni teatis Euroopa Parlamendile, nõukogule, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomiteele ning Regioonide Komiteele, mis käsitleb komisjoni kinnisvarapoliitikat Brüsselis ja Luxembourgis.

¹¹ 2017. aasta haldusaruanne, 5. lisa – aruanne eelarvepädevatele institutsioonidele: „Ajakohastatud kinnisvarainvesteeringute kava aastateks 2017–2022“.

¹² Osa põhimõtteid kasutatakse hoolimata sellest, et neid ei ole institutsioonide kinnisvarastrateegiat kirjeldavates dokumentides sätestatud.

¹³ Kaardil ei ole näha komisjoni ladu, mis asub aadressil Chaussée de Vilvorde, 140–142, Neder-Over-Heembeek (Brüssel).

¹⁴ Kogu maapealse netopindala põhjal.

¹⁵ Institutsioonid peavad pikaajalisi ostuõigusega rendilepinguid (põlisrent) hoone omamiseks, kuigi nad ei ole enamikel juhtudest veel ostuõigust kasutanud.

¹⁶ Allikas: „Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier“, CPQBF, juuni 2005, ning EKP esitatud andmed.

¹⁷ Institutsioonidevaheline infrastruktuuri, logistika ja sisetalitluste töörühm Brüsselis ja Groupe Interinstitutionnel de Coordination Immobilière à Luxembourg Luxembourgis.

¹⁸ Näiteks institutsioonidevaheline ladu, mida komisjon ja nõukogu Brüsseli lähedal jagavad.

¹⁹ Näiteks pärast seda, kui komisjon Brüsselis SDME hoonest lahkus, õnnestus parlamendil jõuda kokkuleppele paremas hoone hinnas, et oma ülejäänud vajadused täita. Euroopa välisteenistus peab hetkel läbirääkimisi SCAN hoonete üle, kust on samuti komisjon lahkunud. Parlament võttis Euroopa Kohtult üle GEOSi hoone rendilepingu Luksemburgis ja andis enda eelmise hoone (President) rendilepingu üle Euroopa Investeerimispangale. Euroopa Kohus on andnud üleliigset ruumi ajutiselt allrendile Euroopa Investeerimispangale, Euroopa Kontrollikojale ja Euroopa Liidu Asutuste Tõlkekeskusele.

²⁰ Uute tööviiside jaoks tuleb kolmes peamises valdkonnas välja töötada spetsiifilised vahendid: personal/organisatsiooni kultuur (sh tegevuspõhine lähenemine, kaugtöö poliitika ja töötajate hindamine), info- ja sidetehnoloogia (paberivaba ja usaldusväärne IT-taristu) ning töökoht (vaiksed ruumid, ühiskasutatavad ruumid, kontori planeering jne).

²¹ Võimalus teha vaheldumisi regulaarselt kaugtööd ja töötada kontoris.

²² MO15, MERO, CSM1.

²³ Drosbach ja Euroforum.

²⁴ Martens ja KAD.

²⁵ Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide protokolli (nr 7) artikkel 3 (ELTL).

²⁶ Maksuvabastus hüvitamise või tagastamise kaudu.

²⁷ Riigil on hoonete omandamisel eesõigus.

²⁸ 2013. aasta tehniliste uuringute põhjal, mis näitasid, et hoones esinev asbest on varem arvatust ohtlikum.

²⁹ 1928. aastal ehitatud endise hulgimüügituru Grossmarkthalle ala, mis on kantud ajaloomälestiste nimekirja.

³⁰ KAD II, Martens, SQM.

³¹ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN, ARIA, LACC, JMO II, Drosbach D.

³² ORBN, JMO II, Drosbach D.

³³ Finantsmääruse kohaldamise eeskirjade artikli 134 lõige 1.

³⁴ Vastavalt finantsmääruse kohaldamise eeskirjade artiklile 121 hõlmavad kinnisvaralepingud maa, olemasolevate hoonete või muu kinnisvara ostmist, pikaajalist üüri, kasutusvaldust, liisimist, üürimist või järelmaksuga ostmist koos väljaostuvõimalusega või ilma selleta.

³⁵ Lisaks õigustas ORBANi hoonele erandi tegemist vajadus täita kiiresti nõudlus kontoriruumide järele. Vajadus tekkis sellest, et läbirääkimisi pärast hoone hankimise eelteatist algselt valitud hoone üle ei olnud võimalik lõpule viia.

³⁶ Vastavalt 2012. aasta lõpuni kehtinud finantsmääruse artikli 179 lõikele 3 ja alates 2013. aasta jaanuarist kehtinud finantsmääruse artikli 203 lõikele 5.

³⁷ Finantsmääruse artikli 203 lõige 8. Määrust ei kohaldata EKP suhtes.

³⁸ Üksikasjalik konventsioon allkirjastati 2008. aasta märtsis, 31. detsembriks 2010 oli makstud 235 miljonit eurot.

³⁹ 8. juuni 2011. aasta siseauditi aruanne „Acquisition du Résidence Palace“.

⁴⁰ CJ4 (2001–2008) Kohtupalee renoveerimine ja Kohtu hoonete 4. juurdeehitus (Ringhoone, Galerii, A-torn, B-torn); CJ8 (2006–2013) Annexe-hoonete renoveerimine ja moderniseerimine (Erasmus = Annex A, Thomas More = Annex B ja Annex C); CJ9 (2013–…) Viienda juurdeehituse ehitamine – 3. torn.

⁴¹ Projekti täielik ajakava on kättesaadav nõukogu veebisaidil (http://www.consilium.europa.eu/et/contact/address/council-buildings/europa-building/timeline-europa-building/).

⁴² Konventsioonis nähti ette võimalus teha projekti lõpliku hinna suhtes kompromiss riigi esitatud tõendavate dokumentide põhjal, mida nõukogu analüüsib ja mille ta heaks kiidab. See võimaldas nõukogul hinna üle läbirääkimisi pidada; läbiräägitud hind oli lõplik ning vabastas kõigist varasematest, praegustest ja tulevastest kohustustest.

⁴³ Suurem osa muudatusi oli tingitud Euroopa Ülemkogu uuest koosseisust ja eesistuja ametikoha loomisest, kellel on eriõigused liidu esindamisel kolmandates riikides (mõlemad tulenevad Lissaboni lepingust). Märkimisväärsed viivitused tulenesid ka ühe hankemenetluses edutult osalenud konkurendi poolt esimese astme kohtule esitatud kaebusest, märkimisväärse pinnasereostuse avastamisest ja suurenenud turvanõuetest.

⁴⁴ 2005. aasta hindades, sisaldab ainult ehituskulusid.

⁴⁵ 2012. aasta hindades, sisaldab ainult ehituskulusid, ei sisalda arhitektide tasusid, projektiarenduse ja olemasoleva KADi hoone võimaliku moderniseerimise kulusid.

⁴⁶ Hinnangu aluseks on komisjoni viimane teadaolev ajakava seoses üüritud hoonetest väljakolimisega ja töötajate ümberpaigutamisega JMO II hoonesse.

⁴⁷ Põhineb komisjoni hüpoteesil, mis pärineb 2013. aastast, kui sõlmiti raamleping Luksemburgi ametiasutustega.

⁴⁸ Näiteks GPI 480 aruandes antakse asukohtade kaupa ülevaade kõigi hoonete pindalast, mis on jaotatud kontoriruumideks/eriruumideks/rajatisteks.

⁴⁹ Mõisted on määratletud dokumendis „Brüsselis asuvatele komisjoni hoonetele kohaldatav mõõtmiskoodeks“.

⁵⁰ EKP kasutab samu standardeid, kuigi ta kokkuleppes ei osale.

⁵¹ Näiteks nõukogu käsitleb väikseid koosolekuruume kontoripinna kõige madalamas alakategoorias, samas kui teised ELi institutsioonid (komisjon, parlament, Euroopa Kohus) seda ei tee.

⁵² Nõukogu, Euroopa Kohus, komisjon (OIL).

⁵³ Iga-aastane kinnisvaraaruanne vastavalt finantsmääruse artikli 203 lõikele 3 (ei kohaldata EKP suhtes).

⁵⁴ Nõukogu, komisjoni ja Euroopa Kohtu iga-aastased kinnisvaraaruanded on avalikud dokumendid.

⁵⁵ Euroopa Liidu Nõukogu (majandus-ja rahandusküsimused (eelarve)) 18. novembril 2009. aastal toimunud 2975. kohtumise pressiteade, punkt 15 (http://europa.eu/rapid/press-release_PRES-09–333_en.htm).

⁵⁶ „Euroopa institutsioonide poolt koos 2011. aasta eelarveprojektiga esitatud konsolideeritud teave kinnisvara kohta“, 20. mai 2010.

⁵⁷ Sh Euroopa Kontrollikojalt, Euroopa välisteenistuselt, komiteedelt ja Euroopa Investeerimispangalt saadud teave.

⁵⁸ Kohtupalee kompleks (ringhoone, A-torn, B-torn, galerii) ja lisahooned (Erasmus, Thomas More, Annexe C).

⁵⁹ EKP puhul on sisseseatud töökohtade suhtarvu (12 m² töötaja kohta) ja hõivatud töökohtade suhtarvu (16 m² töötaja kohta) vaheline erinevus tingitud sellest, et 2016. aasta lõpus hõlmasid sisseseatud töökohad 18% suurust puhverruumi.

⁶⁰ OIB 2017. aasta juhtimiskava. OIB ei täpsusta, kas eesmärk hõlmab tühje kontoreid ja puhverruumi.

⁶¹ B-28, CSM1, L-15, J-54, MO-59.

⁶² Allikas: JLLi kontoripindade turuaruanne 2016. aasta neljanda kvartali kohta.

⁶³ MERO, MO15, PLB3, L15, ORBN.

⁶⁴ SQM.

⁶⁵ ARIA, LACC, Drosbach D.

⁶⁶ Nõukogu ei üüri ühtegi kontorihoonet.

⁶⁷ Hooned, millest kontoriruumid moodustavad enam kui 20%.

⁶⁸ Sisaldab ehitus- ja renoveerimiskulusid, ei sisalda maa hinda.

⁶⁹ Parlament, nõukogu, komisjon Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank.

⁷⁰ Puhverruum pannakse kõrvale, et võimaldada teatavat paindlikkust. Seda kasutatakse kolimisel, renoveerimisel, ettenägematu töötajate arvu vähese tõusu jms korral.

⁷¹ Kontrollikoda analüüsis 2014. aasta juulis seda, kui palju oleks võimalik ELi eelarves kokku hoida, kui Euroopa Parlamendi tegevus oleks Brüsselisse koondatud (www.eca.europa.eu).

⁷² Kas ühe institutsiooni portfelli kõigi hoonete peale kokku või kõigi institutsioonide peale kokku.

⁷³ Allikas: JLLi kontoripindade turuaruanne Luksemburgi 2015. aasta neljanda kvartali kohta.

⁷⁴ Allikas: JLLi kontoripindade turuaruanne Luksemburgi 2015. aasta neljanda kvartali kohta.

⁷⁵ Lepingus sätestatud kontoripinna üüritasu.

⁷⁶ Kasutusvaldus – õigus hoonet kasutada. Kasutajal (kasutusvaldajal) on rohkem õigusi kui üürilepinguga, kuid ka rohkem kohustusi remonditööde osas. Enamik makse tuleb tasuda kasutajal, mitte omanikul. Kasutusvalduse makse (redevance) on üldiselt väiksem kui sama hoone rendikulud.

⁷⁷ Põlisrent – õigus kasutada maad või hoonet renditasu eest kindlaksmääratud aja jooksul (Belgia seaduse kohaselt mitte vähem kui 27 aastat ja mitte rohkem kui 99 aastat). Omanikul pole peaaegu mingeid kohustusi hoones remondi- või hooldustööde tegemiseks. Seda võib täiendada väljaostuvõimalusega, mille teostamine annab täieliku omandiõiguse.

⁷⁸ Tegelikkuses sätestatakse üürilepingutes kontoriruumide kohta üldiselt kõrgem ruutmeetri hind kui näiteks arhiivide ja muude kõrvalruumide kohta. Parkimiskoha hind määratakse üldiselt kindlaks ühiku kohta.

⁷⁹ Euroopa Parlament, nõukogu, komisjon, Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank.

Sündmus	Kuupäev
Auditiplaani vastuvõtmine / auditi algus	6.6.2017
Aruande projekti ametlik saatmine auditeeritavatele	19.7.2018
Aruande lõplik vastuvõtmine pärast ärakuulamismenetlust	5.12.2018
Ametlike vastuste laekumine kõigis keeltes	Parlament: 23.11.2018 Nõukogu: 15.11.2018 Komisjon: 30.11.2018 Euroopa Kohus: 18.12.2018 Keskpank: 27.11.2018

Auditirühm

Kontrollikoja eriaruannetes esitatakse auditite tulemused, mis hõlmavad ELi poliitikat ja programme ning konkreetsete eelarvevaldkondade juhtimisega seotud teemasid. Auditite valiku ja ülesehituse juures on kontrollikoja eesmärgiks maksimeerida nende mõju, võttes arvesse tulemuslikkuse ja vastavuse riske, konkreetse valdkonna tulude ja kulude suurust, tulevasi arengusuundi ning poliitilist ja avalikku huvi.

Kõnealuse tulemusauditi viis läbi ELi rahastamise ja haldamise teemadega tegelev V auditikoda, mille eesistuja on kontrollikoja liige Lazaros S. Lazarou. Auditit juhtis kontrollikoja liige Jan Gregor, keda abistasid kabinetiülem Werner Vlasselaer, kabineti atašee Bernard Moya, valdkonnajuht Bertrand Albugues, auditijuht Jana Janečková, endine auditijuht Luis Rosa ning audiitorid Cristina Jianu, Wiktor Szymczak ja Andreas Duerrwanger.

Vasakult paremale: Werner Vlasselaer, Bernard Moya, Andreas Duerrwanger, Jana Janečková, Jan Gregor, Wiktor Szymczak.

Kontakt

EUROOPA KONTROLLIKODA
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel +352 4398-1
Päringud: eca.europa.eu/et/Pages/ContactForm.aspx
Veebisait: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Lisateavet Euroopa Liidu kohta saab internetist Euroopa serverist (http://europa.eu).

Luxembourg: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, 2018

PDF	ISBN 978-92-847-1582-4	ISSN 1977-5652	doi:10.2865/618704	QJ-AB-18-033-ET-N
HTML	ISBN 978-92-847-1615-9	ISSN 1977-5652	doi:10.2865/364445	QJ-AB-18-033-ET-Q

©Euroopa Liit, 2018

Euroopa Liidu autoriõiguste alla mittekuuluvate fotode või muu materjali kasutamiseks või reprodutseerimiseks tuleb taotleda luba otse autoriõiguste valdajalt.

VÕTA ÜHENDUST ELiga

Isiklikult
Kõikjal Euroopa Liidus on sadu Europe Directi teabekeskusi. Teile lähima keskuse aadressi leiate: https://europa.eu/european-union/contact_et

Telefoni või e-postiga
Europe Direct on teenus, mis vastab Teie küsimustele Euroopa Liidu kohta. Teenusega saate ühendust võtta:

• helistades tasuta numbril: 00 800 6 7 8 9 10 11 (mõni operaator võib nende kõnede eest tasu võtta),
• helistades järgmisel tavanumbril: +32 22999696 või
• e-posti teel: https://europa.eu/european-union/contact_et

ELi KÄSITLEVA TEABE LEIDMINE

Veebis
Euroopa Liitu käsitlev teave on kõigis ELi ametlikes keeltes kättesaadav Euroopa veebisaidil: https://europa.eu/european-union/contact_et

ELi väljaanded
Tasuta ja tasulisi ELi väljaandeid saab alla laadida või tellida EU Bookshopi kaudu: https://op.europa.eu/et/publications Suuremas koguses tasuta väljaannete saamiseks võtke ühendust talitusega Europe Direct või oma kohaliku teabekeskusega (vt https://europa.eu/european-union/contact_et).

ELi õigus ja seonduvad dokumendid
ELi käsitleva õigusteabe, sealhulgas alates 1951. aastast kõigi ELi õigusaktide konsulteerimiseks kõigis ametlikes keeleversioonides vt EUR-Lex: http://eur-lex.europa.eu/homepage.html?locale=et

ELi avatud andmed
ELi avatud andmete portaal (http://data.europa.eu/euodp/et/data) võimaldab juurdepääsu ELi andmekogudele. Andmeid saab tasuta alla laadida ja taaskasutada nii ärilisel kui ka mitteärilisel eesmärgil.