Europeiska rekryteringsbyrån: dags att anpassa urvalsprocessen till förändrade rekryteringsbehov

Sammanfattning

I

Varje år rekryterar EU-institutionerna cirka 1 000 nya fast anställda personer för långsiktiga yrkeskarriärer bland mer än 50 000 sökande. De nya medarbetarna väljs ut bland godkända sökande i allmänna uttagningsprov som sköts av Epso, EU:s personalrekryteringsbyrå, i samarbete med EU-institutionerna.

II

Epso ansvarar för att locka och välja ut lämpliga sökande i tillräckligt antal för att institutionerna ska kunna tillgodose sina rekryteringsbehov. Epso genomför i huvudsak två typer av uttagningsprov: stora uttagningsprov till ingångstjänster för sökande med generalistprofiler, till exempel handläggare, jurister, ekonomer, översättare och sekreterare/kontorspersonal, och mindre uttagningsprov för sökande med mer specifika profiler och erfarenheter. Urvalsprocessen har tre faser: planering av uttagningsproven för det kommande året, bedömning av de sökande i varje uttagningsprov genom en rad prov samt offentliggörande av de slutliga listorna över godkända sökande i varje uttagningsprov.

III

Epsos urvalsprocess baserad på uttagningsprov har genomförts i sin nuvarande form sedan 2012. Språkreglerna för genomförandet av uttagningsproven har bestridits i domstol, och EU-institutionerna har börjat ifrågasätta uttagningsförfarandets ändamålsenlighet. Mot den bakgrunden tillsatte Epsos styrelse en interinstitutionell reflektionsgrupp om urvalsprocessen under andra halvåret 2019. Vår rapport innehåller ytterligare analyser, slutsatser och rekommendationer av betydelse för en eventuell genomgripande uppdatering av urvalsprocessen.

IV

Syftet med vår granskning var att bedöma om Epsos urvalsprocess har gjort det möjligt för EU-institutionerna att tillgodose sina rekryteringsbehov för alla typer av personal. Vi undersökte framför allt om Epsos urvalsprocess

1. planerades på lämpligt sätt med hänsyn till EU-institutionernas rekryteringsbehov,
2. åtföljdes av ändamålsenlig kommunikation för att locka tillräckligt många sökande,
3. resulterade i godkända sökande som var lämpade för de anställningar som institutionerna erbjöd,
4. genomfördes i tid,
5. genomfördes på ett sätt som minimerade kostnaderna.

V

Revisionen inriktades på Epsos verksamhet 2012–2018. Vi granskade Epsos förvaltningsinformation, intervjuade personal från Epso och personalavdelningarna vid några EU-institutioner, gick igenom ett urval av allmänna uttagningsprov för att analysera hur mycket de kostat och hur lång tid de tagit och gjorde en enkätundersökning bland chefer inom några EU-institutioner.

VI

Vi drog slutsatsen att de stora uttagningsprov som genomfördes av Epso i stort sett ledde till att institutionerna kunde tillgodose rekryteringsbehoven av sökande med generalistprofiler under perioden. Processen visade sig dock vara mindre effektiv och ändamålsenlig när det gällde att möta institutionernas mindre men växande behov av att rekrytera specialister.

VII

Vi konstaterade att urvalsprocessen överlag är ändamålsenlig för storskaliga uttagningsprov, av följande skäl: planeringen passar för dessa uttagningsprov, Epso lyckas locka ett stort antal sökande och marknadsför varumärket ”EU Careers” framför allt i Bryssel, trots ett antal brister i urvalsprocessen håller de godkända sökandena i allmänhet hög kvalitet, de år när störst antal godkända sökande tas fram är kostnaden för uttagningsproven låg och genomförandet av regelbundna uttagningsprov för sökande med generalistprofiler har hjälpt till att säkerställa tillräcklig tillgång på potentiella personer att rekrytera.

VIII

Vi fann också att urvalsprocessen inte är anpassad till småskaliga riktade uttagningsprov som passar bäst för EU-institutionernas nuvarande rekryteringsbehov: planeringen av dessa uttagningsprov är inte tillförlitlig och sker för tidigt för att bli exakt, Epso riktar inte alltid sin kommunikation så att lämpliga sökande lockas till uttagningsprov för specialister, sökande med starka specialistprofiler riskerar att slås ut tidigt i urvalsprocessen, kostnaderna för uttagningsproven är högre än för institutionernas egna alternativa urvalsförfaranden när bara ett litet antal specialister behövs och uttagningsprov för specialister är mindre lämpliga för att tillgodose brådskande rekryteringsbehov än institutionernas egna förfaranden.

IX

På grundval av våra iakttagelser rekommenderar vi att man

• förstärker viktiga aspekter av urvalsprocessen, framför allt mätningen av hur nöjda institutionerna är, hanteringen av den ständiga frågan om språkregler och samordningen mellan Epso och institutionerna,
• inför ett nytt ramverk för urval i uttagningsprov för specialister,
• förbättrar Epsos förmåga att anpassa sig till en snabbt föränderlig rekryteringssituation, genom att införa en mekanism för regelbunden översyn av urvalsprocessen.

Inledning

01

Varje år rekryterar EU-institutionerna cirka 1 000 nya fast anställda (tjänstemän) för långsiktiga yrkeskarriärer bland mer än 50 000 sökande. Dessa nya medarbetare väljs ut bland godkända sökande i allmänna uttagningsprov. Kvaliteten på urvalsprocessens output avgör kvaliteten på de tjänstemän som rekryteras, vilka ofta tillbringar hela sin karriär vid EU-institutionerna.

02

Uttagningsproven anordnas sedan 2003 av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) i samarbete med institutionerna. Epsos roll är att betjäna EU-institutionerna genom att tillhandahålla högkvalitativa, effektiva och ändamålsenliga urvalsförfaranden som gör att de kan rekrytera rätt personer för rätt jobb vid rätt tidpunkt¹. Epso ansvarar för att genom lämpligt kommunikationsarbete locka och välja ut lämpliga sökande i tillräckligt antal för att institutionerna ska kunna tillgodose sina långsiktiga rekryteringsbehov. Den nya personal som ska rekryteras kan delas in i tre kategorier: generalister (handläggare, jurister, ekonomer etc. liksom sekreterare/kontorspersonal), språkliga handläggare (översättare) och specialister (it-experter, forskare etc.).

03

Allmänna uttagningsprov för rekrytering av generalister och språkliga handläggare drar till sig tiotusentals sökande, och vissa språk kan ha upp till 2 000 sökande till uttagningsproven för översättare. Dessa uttagningsprov kan generera reservlistor på upp till 200 godkända sökande och är interinstitutionella till sin karaktär. I denna rapport hänvisar vi till dem som stora uttagningsprov. Uttagningsprov för specialister (som stod för omkring 42 % av alla godkända sökande 2012–2018) är mer riktade och mindre ofta interinstitutionella, och antalet sökande per område är mer begränsat.

04

Epso är en interinstitutionell byrå som tillhandahåller tjänster för urval av personal till alla EU-institutioner. Samtidigt är den administrativt knuten till kommissionen. Epsos styrelse är dess högsta beslutsfattande organ. Styrelsemedlemmar är Epsos direktör och en företrädare på högre chefsnivå från varje institution. Epsos styrelse beslutar med kvalificerad majoritet om principerna för urvalspolitiken (som tillämpas i urvalsprocessen) och hanteringen av förteckningar över godkända sökande (”reservlistor”, se Bilaga III och Ordlista) samt godkänner enhälligt Epsos arbetsprogram, inbegripet planering och tidsplaner för uttagningsprov. Styrelsens arbete och beslut förbereds av Epsos arbetsgrupp, där samtliga institutioner också har en företrädare på en lägre nivå.

05

Epsos totala budget var på 23,6 miljoner euro 2019. Epsos budget har legat på en stabil nivå under årens lopp. Ungefär hälften av Epsos budget (12,8 miljoner euro 2019) går till att betala byråns personalkostnader (omkring 125 anställda, varav de flesta är fast anställda tjänstemän). Epsos verksamhet presenteras i figur 1.

06

Epsos urvalsprocess har genomförts i sin nuvarande form sedan 2012². Den har bestridits i domstol (målen C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 och C-621/16) för sina språkregler, och EU-institutionernas missnöje med urvalsprocessen ledde till att Epsos styrelse tillsatte en interinstitutionell reflektionsgrupp om urvalsprocessen under andra halvåret 2019.

07

Urvalsprocessen har tre faser: planering, bedömning av sökande samt offentliggörande av reservlistor. Processen inleds med en bedömning av institutionernas rekryteringsbehov för de kommande tre åren. Epso sammanställer dessa uppskattningar och föreslår en detaljplanering med ett förslag till tidsplan för offentliggörande av uttagningsprov för det kommande året. Den godkänns av styrelsen.

08

Rekryteringsbehoven av generalister och språkliga handläggare (se Bilaga I och Bilaga II) anges som det totala antalet nya anställda som behövs. Institutionerna uppmanas också att lämna ytterligare uppgifter, såsom de språk som kommer att begäras eller, om de avser att anställa specialister, de specialiseringar som kommer att krävas (t.ex. säkerhet eller vetenskaplig forskning), tillsammans med en uppskattning av antalet anställda som behövs.

09

När beslut om ett uttagningsprov har antagits utarbetar Epso och de berörda institutionerna meddelandet om uttagningsprov. I meddelandet anges den rättsliga ramen för uttagningsprovet: hur många godkända sökande man avser att välja ut, de minimikrav som de sökande måste uppfylla för att vara behöriga, inbegripet eventuell yrkeserfarenhet som krävs, de prov som kommer att användas under uttagningsprovet och de godkännandekrav som gäller för vart och ett av dem.

10

Institutionerna utser också medlemmarna i uttagningskommittén som ansvarar för att validera innehållet i proven och bedöma de sökande under hela uttagningsprovet (i enlighet med EU:s tjänsteföreskrifter.

11

Proven varierar från ett uttagningsprov till ett annat, men de olika etapperna inom varje uttagningsprov liknar vanligtvis varandra (se Bilaga III).

• Första urval: uttagningsproven för generalister, och andra uttagningsprov med fler än 1 000 sökande, inleds med en första urvalsetapp som består av datorbaserade psykometriska prov (flervalsfrågor som mäter läsförståelse, tolkning av sifferuppgifter och logiskt tänkande). För specialister kan detta ibland ersättas med en cv-genomgång.
• Tillträde: ansökningshandlingarna från de sökande som fått högst poäng i den första urvalsetappen granskas sedan av uttagningskommittén.
• Talent screener (urval efter meriter): för vissa uttagningsprov kan tillträdeskontrollen följas av en genomgång av de sökandes cv:n, där poäng ges beroende på de sökandes kvalifikationer och erfarenhet.
• Mellanprov: denna etapp är inte obligatorisk för alla uttagningsprov och dess användning avgörs av de berörda institutionerna. Mellanprov kan anordnas separat eller som en del av nästa etapp.
• Utvärderingscentrum: de bästa sökande från de föregående etapperna går sedan vidare till utvärderingscentrumet, där uttagningskommittén bedömer dem mot en uppsättning på förhand fastställda färdigheter och kompetenser. För sökande som inte har deltagit i de psykometriska proven (uttagningsprov för specialister, eller när antalet sökande är lågt) görs dessa vid utvärderingscentrumet.

12

Namnen på de sökande som presterar bäst vid utvärderingscentrumet förs upp på en reservlista. De rekryterande avdelningarna vid institutionerna kan sedan få tillgång till de godkända sökandenas cv:n och kontakta dem de tror är bäst lämpade för att tillgodose rekryteringsbehoven. Epso övervakar institutionernas användning av reservlistorna. Om många godkända sökande står kvar på en lista utan att rekryteras i många år, föreslår Epso till styrelsen att listan ska stängas.

13

Figur 2 visar alla aktörer som spelar en roll i urvals- och rekryteringsprocesserna.

Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod

14

Vi granskade Epso första gången 2009 för att bedöma hur väl byrån hade fullgjort sitt mandat under åren från dess inrättande. Tio år senare beslutade vi att göra en ny granskning av Epso. I denna rapport behandlar vi Epsos svar på de iakttagelser som lades fram 2009 och hur Epso har anpassat sig till de snabbt förändrade villkoren för EU och dess institutioner (t.ex. personalminskningar och digitalisering).

15

Syftet med vår granskning var att bedöma om Epsos urvalsprocess har gjort det möjligt för EU-institutionerna att tillgodose sina rekryteringsbehov för alla typer av personal. Vi undersökte framför allt om Epsos urvalsprocess

1. planerades med hänsyn till EU-institutionernas rekryteringsbehov,
2. åtföljdes av ändamålsenliga kommunikationsåtgärder för att locka tillräckligt många sökande,
3. resulterade i godkända sökande som var lämpade för de anställningar som institutionerna erbjöd,
4. genomfördes i tid,
5. genomfördes på ett sätt som minimerade kostnaderna.³

16

Inom ramen för den här revisionen bedömde vi inte

• kvaliteten på innehållet i de prov som utformas av Epso,
• institutionernas interna riktlinjer och förfaranden för rekrytering,
• institutionernas utbildningsprogram för nyanställda.

17

Revisionen inriktades på Epsos verksamhet 2012–2018. Vår rapport innehåller analyser, slutsatser och rekommendationer av betydelse för Epsos strategiska plan för 2020–2024. Våra iakttagelser bygger på följande beviskällor:

• En dokumentgranskning av viktiga dokument med anknytning till Epsos verksamhet.
• Revisionsintervjuer med Epsos och andra EU-institutioners personal.
• En genomgång av ett urval av allmänna uttagningsprov som anordnats mellan 2012 och 2018.
• En enkät bland chefer på mellannivå inom EU:s institutioner.

18

Urvalet av uttagningsprov gjordes för att täcka bredden i Epsos verksamhet och omfattar alla typer av uttagningsprov som Epso anordnat under perioden 2012–2018. Syftet med chefsenkäten var att samla in feedback från cheferna om anställda som rekryterats via Epsos allmänna uttagningsprov och via andra urvalskanaler, för att jämföra fördelarna med de olika urvalsprocesserna. Enkäten skickades till 471 chefer, och 58 % av dem svarade. Närmare information om revisionsmetoden finns i Bilaga IV.

Iakttagelser

19

För att undersöka om Epsos urvalsprocess identifierade rätt personer för rätt jobb vid rätt tidpunkt, på ett sätt som minimerade kostnaderna, gjorde vi följande:

• Vi granskade samtliga etapper av urvalsprocessen, från planeringen av uttagningsprov till offentliggörandet av reservlistor.
• Vi jämförde ändamålsenligheten och effektiviteten i urvalsprocessen för både stora och specialiserade uttagningsprov.

De stora uttagningsprov som genomförs av Epso ger överlag rätt personer till rätt jobb på sunda ekonomiska villkor

20

Epso inrättades främst för att anordna storskaliga uttagningsprov för generalister (både handläggare och assistenter i tjänstegrupperna AD respektive AST och AST/SC, se Bilaga I) och språkliga handläggare, för att tillgodose EU-institutionernas återkommande rekryteringsbehov. För att utföra denna uppgift på ett effektivt sätt förväntar vi oss att Epso

1. använder institutionernas uppskattningar av behovet av ny personal med dessa profiler för att göra en tidsplan för uttagningsproven,
2. genomför en kommunikationsstrategi som sannolikt lockar lämpliga sökande för dessa profiler,
3. använder lämpliga provmetoder,
4. ser till att uttagningsproven genomförs på ett sätt som minimerar kostnaderna,
5. ser till att reservlistorna offentliggörs i tid för att tillgodose institutionernas rekryteringsbehov.

Planeringen av uttagningsprov lämpar sig väl för storskaliga uttagningsprov

21

Målet för Epsos planeringsprocess är att sammanställa institutionernas rekryteringsbehov och baserat på dem lägga fram en tidsplan för de uttagningsprov som ska anordnas det kommande året för att tillgodose rekryteringsbehoven.

22

Den nuvarande utformningen av Epsos planeringsprocess infördes genom Epsos utvecklingsprogram (EDP) som antogs 2008⁴. Genom utvecklingsprogrammet infördes årliga cykler med uttagningsprov för tre personalprofiler: handläggare med generalistprofil (främst för rekrytering av personal på lägre nivå och med inriktning på unga högskoleutbildade med liten eller ingen yrkeserfarenhet), assistenter (i tjänstegrupperna AST och AST/SC) och språkliga handläggare.

23

Dessa årliga cykler motsvarar återkommande interinstitutionella rekryteringsbehov. Varje cykel planeras starta vid en viss tid på året: till exempel inleds registreringen för handläggare med generalistprofil i september, medan registreringen för assistenter inleds i december. Uttagningsprov för specialister (för personalprofiler som juristlingvister) och ad hoc-uttagningsprov (för specifika profiler, t.ex. chefsbefattningar) anordnas vid tidpunkter mellan de tre huvudcyklerna. I figur 3 illustreras den årliga planeringscykeln.

24

För att anordna cyklerna med uttagningsprov frågar Epso de deltagande institutionerna hur många generalister (handläggare och assistenter) och språkliga handläggare de uppskattar att de kommer att behöva rekrytera under det kommande året. Epso uppmanar också institutionerna att ange vilken typ av specialiserad personal de kommer att behöva anställa.

25

Epsos arbetsgrupp analyserar de behov som institutionerna uttryckt och fastställer på den grunden vilka uttagningsprov som ska genomföras under det kommande året. Alla uttagningsprov som institutionerna begär (årliga cykler, uttagningsprov för specialister och ad hoc-uttagningsprov) anordnas inte varje år av Epso. Arbetsgruppen planerar först de årliga cyklerna och därefter andra interinstitutionella uttagningsprov beroende på hur många godkända sökande som efterfrågas och hur många som fortfarande finns tillgängliga på reservlistorna för liknande profiler.

26

Generalistprofiler stod för 37 % av alla efterfrågade godkända sökande under perioden 2012–2018, lägg till ytterligare 20 % om språkliga handläggare räknas med. Trots en minskning över tid, såsom illustreras i figur 4, står generalist- och språkprofilerna fortfarande för en stor del av institutionernas efterfrågade godkända sökande, vilket återspeglas i det utrymme de ges i planeringsprocessen. De utgör dock inte längre majoriteten av de nya anställda som efterfrågas. Framför allt har efterfrågan på översättare minskat under de senaste åren, till följd av beslut om rekrytering av färre fast anställda översättare, ökad outsourcing och tekniska framsteg (maskinöversättning).

27

Efter att institutionerna har meddelat Epso sina uppskattningar av hur många godkända sökande de kommer att behöva, tenderar de att justera dessa uppskattningar, vanligtvis nedåt, när uttagningsproven anordnas. I genomsnitt fann vi att institutionernas uppskattningar var relativt korrekta för de profiler som efterfrågas i de årliga cyklerna: det efterfrågade antalet generalister överskattades med 11 % och språkliga handläggare med 18 %. Det prognosticerade behovet av specialister var mindre korrekt: det efterfrågade antalet överskattades med 33 %.

28

Vi anser att planeringsprocessen är väl anpassad till anordnandet av de årliga cyklerna av uttagningsprov för handläggare med generalistprofil, assistenter och språkliga handläggare.

• Den är främst utformad för att täcka de samlade behoven av dessa profiler.
• Graden av precision i uppskattningarna av rekryteringsbehoven är tillräcklig för dessa uttagningsprov. Eftersom behoven är återkommande behöver beräkningarna inte vara exakta.
• Baserat på dessa behov kan Epso lägga fram en tidsplan som säkerställer att godkända sökande finns tillgängliga regelbundet.

Epso drar till sig ett stort antal sökande och främjar varumärket ”EU Careers” främst i Bryssel.

29

I varje uttagningsprov anges en profil för de sökande som efterfrågas, baserat på minimikraven i tjänsteföreskrifterna när det gäller utbildningsnivå och yrkeserfarenhet samt institutionens behov (se Bilaga I och Bilaga II). Vissa uttagningsprov anordnas särskilt för en institution, medan andra är inriktade på en viss geografisk plats. Kommunikationsarbetet för att identifiera och dra till sig rätt sökande är Epsos ansvar. Epso måste dock också ta hänsyn till externa faktorer, såsom EU-institutionernas övergripande attraktionskraft i vissa länder, vid utformningen av sina kommunikationsåtgärder.

30

Varumärket ”EU Careers” skapades 2010, delvis som ett sätt att göra EU till en mer attraktiv arbetsgivare för högskoleutbildade i medlemsstaterna (se särskild rapport 15/2019). Varumärket EU Careers bygger på ett nätverk av ambassadörer från institutionerna (anställda som deltar i EU Careers evenemang som så kallade personalambassadörer) och från universitet (studenter med uppgift att sprida information om EU Careers vid sitt universitet, så kallade studentambassadörer).

31

Varumärket EU Careers stöds också av universitetens karriärvägledningar och av kontaktpunkter i medlemsstaterna. Epso anordnar också riktade evenemang för ”fokusländer”, det vill säga länder vars medborgare är underrepresenterade i uttagningsprov eller bland EU:s anställda. Några av dessa evenemang går ut på att hjälpa offentliga myndigheter från dessa länder att utforma strategier för att marknadsföra EU-institutionerna som arbetsgivare och göra reklam för uttagningsprov. Effekterna av dessa åtgärder på den geografiska balansen hos de sökande till uttagningsproven är ännu inte påvisbara.

32

Det material som framställs för EU Careers är inriktat på EU som arbetsgivare och inte på särskilda uttagningsprov. Det omfattar exempelvis information till potentiella sökande med funktionsnedsättningar eller särskilda behov, för att de ska veta vilka möjligheter som erbjuds av institutionerna och vilka hjälpmedel som står till deras förfogande när de deltar i uttagningsprov.

33

I samband med skapandet av varumärket EU Careers har Epso ökat antalet karriärevenemang och jobbmässor som anordnats varje år, från 52 år 2012 till 109 år 2018. Större delen av Epsos kommunikationsbudget överfördes också till EU Careers och evenemang med personal- och studentambassadörer, såsom visas i figur 5. De flesta (69 % i genomsnitt) av dessa evenemang äger rum i Bryssel, där det redan finns en viss medvetenhet om de jobbmöjligheter som EU erbjuder, på grund av närvaron av institutionerna och olika intressegrupper (lokala och nationella representationer och privata konsult- och lobbyföretag osv.). 37 % av dem som svarade på Epsos utvärderingscentrums enkäter angav att de hade en direkt koppling till institutionerna: de arbetade antingen inom en institution eller i offentlig sektor i en roll som hade med EU att göra⁵.

34

Evenemang utanför Bryssel organiseras oftast av medlemsstaterna, ibland med visst stöd från Epso. Förteckningen över universitet som omfattas av studentambassadörsprogrammet upprättas på liknande sätt av Epso men bygger på förslag från medlemsstaterna, med stark representation av samhällsvetenskapliga, juridiska och ekonomiska fakulteter. Oavsett de sökandes nationalitet är Belgien och Luxemburg fortfarande de länder där de flesta svarande i Epsos utvärderingscentrums enkäter inleder uttagningsprocessen, och två tredjedelar gör sina första urvalsprov där.

35

Det finns indikationer på att varumärket EU Careers inte har lyckats locka ett tillräckligt stort antal högskoleutbildade eller unga yrkesverksamma till en EU-karriär. Sökande till uttagningsprov för AD5 (den lägsta lönegraden för högskoleutbildade handläggare) har ofta yrkeserfarenhet, och andelen sökande under 35 år minskar. Detta är särskilt tydligt för vissa fokusländer: för ett av dessa var hälften av de sökande till uttagningsprov för AD5 äldre än 35 år 2018. Detta framkom också i vår enkät bland chefer om deras senaste erfarenheter av rekrytering, där det angavs att 22 % av nyligen rekryterade handläggare var yngre än 35 år. 62 % var över 40 år, vilket innebär att de sannolikt redan hade minst 10 års yrkeserfarenhet när de kom till institutionerna, vilket är mer än vad som vanligtvis krävs för uttagningsprovens lönegrader.

36

Rekryteringen av erfarna personer till lägre befattningar kan vara till nackdel för personalstyrkans ålderssammansättning och karriärutvecklingen. Vissa institutioner har inlett sina egna ”junior professionals”-program för yrkesverksamma med kortare erfarenhet för att göra något åt bristen på unga högskoleutbildade på reservlistorna.

37

Det mesta av Epsos kommunikationsarbete är därför inriktat på åtgärder som sannolikt lockar till sig sökande till de årliga cyklerna av uttagningsprov, och i synnerhet cykeln för handläggare med generalistprofil. Detta kommunikationsarbete följer anordnandet av uttagningsprov i årliga cykler (se punkt 23) och riktar sig till samma personer, särskilt när det gäller cykeln för handläggare med generalistprofil, nämligen till dem som är högskoleutbildade men har begränsad eller ingen yrkeserfarenhet.

38

Vi anser att ett sådant tillvägagångssätt är konsekvent men begränsat sett till geografisk och socioekonomisk räckvidd. Evenemang anordnas på platser där människor sannolikt redan är medvetna om jobbmöjligheterna inom EU:s institutioner, och de högskoleutbildade profiler man riktar sig till är begränsade (främst till samhällsvetenskap och ekonomi). Vidare har man inte lyckats locka ett tillräckligt stort antal högskoleutbildade eller unga yrkesverksamma till en EU-karriär.

Trots brister i urvalsprocessen är den övergripande kvaliteten på de godkända sökandena hög.

39

Epsos urvalsprocess (se Bilaga III för mer information) är mycket konkurrenspräglad. Vissa uttagningsprov i vårt urval använder datorbaserade prov som ett första urvalssteg. I uttagningsprov där sådana prov används ger i genomsnitt 16,5 % av de sökande upp innan uttagningsprovet har inletts och deltar inte i de första urvalsproven. De datorbaserade psykometriska proven används på grund av att många personalrekryterare anser att det är en av de metoder som mest exakt kan förutsäga hur en anställd kommer att prestera. I Epsos uttagningsprov används dock dessa prov inte bara för att bedöma de sökandes lämplighet för arbetet, utan också i praktiken för att sålla bort sökande så att uttagningsprocessen blir mer hanterbar.

40

Den genomsnittliga andelen godkända sökande (i procent av antalet sökande) för dem som åtminstone deltar i det första provet är 2 %. Inom vårt urval varierar denna siffra mellan 27 % för ett uttagningsprov för juristlingvister med 26 sökande och 7 godkända och 0,5 % för ett uttagningsprov för översättare (184 sökande och 1 godkänd). I figur 6 visas hur antalet sökande minskar i varje etapp av processen i ett uttagningsprov för generalister där datorbaserade prov användes.

41

Denna process är framgångsrik när det gäller att identifiera godkända sökande som har de färdigheter och kompetenser som cheferna söker. I den chefsenkät som vi genomförde angav 88 % att de var nöjda eller mycket nöjda med kvaliteten på Epsos godkända sökande som de hade rekryterat.

42

Enligt cheferna i vår enkät var de sökande som rekryterades genom Epso inte klart bättre än de anställda som de hade rekryterat genom andra kanaler (kontraktsanställda och tillfälligt anställda). De berättade att de Epso-godkända sökande som de hade rekryterat inte var märkbart bättre vad gäller de viktigaste färdigheter och förmågor som krävs för en karriär inom institutionerna (se figur 7), utom i begränsad utsträckning för ledarskapsfärdigheter.

43

Epso har inte någon formell mekanism för att mäta institutionernas nöjdhet med de tjänster som Epso erbjuder. Diskussioner om godkända sökandes lämplighet sker informellt vid arbetsgruppsmöten eller styrelsesammanträden. Interinstitutionella reflektionsgrupper kan inrättas för att hantera akuta problem, såsom att uttagningsprov ogiltigförklaras i domstol eller missnöje med vissa aspekter av urvalet. Epso har dock inte infört något förfarande för att ta itu med konstaterade problem innan de blir tillräckligt allvarliga för att motivera inrättandet av en sådan reflektionsgrupp.

44

Språkreglerna för uttagningsproven har påverkat deras ändamålsenlighet sedan 2010-talet. Domstolsärenden har lett till annullering av uttagningsprov och avbrott i Epsos verksamhet under en stor del av 2016. Före 2016 genomförde Epso uttagningsprov för generalister på tre språk: engelska, franska och tyska. Efter att rättstvister inletts av medlemsstaterna i början av 2010-talet slog domstolen fast att denna praxis var diskriminerande och omotiverad.

45

I september 2016, efter att en interinstitutionell reflektionsgrupp hade arbetat med frågan, gick Epso över till ett förfarande i två steg för att besluta vilka språk som ska användas i uttagningsprov för generalister. De sökande uppmanas först att ange alla EU-språk de har kunskaper i och kompetensnivå i respektive språk. När alla har gjort det används de fem mest frekvent angivna språken för uttagningsprovet. Vissa delar av ansökningsformuläret, till exempel fliken ”talent screener”, kan dock endast fyllas i på engelska, franska och tyska. Klagomål kan också bara inges på ett visst antal språk, vilket inte nödvändigtvis inbegriper alla sökandes modersmål. Det nuvarande systemet har inte underkänts av domstolen, men dessa begränsningar gör att det riskerar att bli föremål för ytterligare rättstvister. Det leder till en fortsatt osäkerhet för Epsos verksamhet. Epsos styrelse är medveten om situationen, men i slutet av 2019 hade man inte beslutat om några nya språkregler som skulle göra anordnandet av uttagningsprov mer rättssäkert.

46

Urvalsprocessen är också starkt beroende av de anställda som utses av EU-institutionerna för att delta i uttagningskommittéer. Deras roll är att kontrollera att de sökande uppfyller tillträdeskriterierna och att bedöma dem under hela urvalsprocessen. Epso ansvarar för deras utbildning och erbjuder administrativt stöd under uttagningsprovet, men det är upp till institutionerna att bedöma medlemmarnas motivation och engagemang för uppdraget samt att se till att de får tillräckligt med tid för att utföra sina uppgifter.

47

Den återkoppling som vi samlat in under revisionen – från Epso, från uttagningskommittéers ordförande och från EU-institutionerna – tyder på att det är en utmaning för alla parter att hitta kompetent personal som kan ingå i uttagningskommittéerna och att se till att genomförandet av ett uttagningsprov inte står i konflikt med institutionernas arbetsprogram. De flesta av dessa organisatoriska problem är resultatet av otillräckligt samarbete mellan Epso och institutionerna.

48

I ruta 1 beskrivs konsekvenserna av ansvarsfördelningen mellan Epso och institutionerna för uttagningskommitténs arbete.

49

Vi anser att Epsos urvalsprocess överlag är ändamålsenlig när det gäller att identifiera godkända sökande av god kvalitet. Den är mycket selektiv och lämpar sig särskilt väl för generalistprofiler med ett stort antal sökande. Processen har dock vissa brister. Epso mäter inte hur nöjda institutionerna är med dess tjänster, ingen tillfredsställande långsiktig lösning har nåtts när det gäller osäkerheten kring språkreglerna och uttagningsproven är beroende av att medlemmar i uttagningskommittén som håller hög kvalitet finns tillgängliga, vilket inte alltid är fallet på grund av ansvarsfördelningen mellan Epso och institutionerna.

De år då man tagit fram de högsta antalen godkända sökande är kostnaderna för uttagningsproven låga

50

Epso har fasta kostnader (för personal och lokaler) på cirka 15 miljoner euro per år, oavsett hur många uttagningsprov som anordnas. Det gör att kostnaderna för Epsos uttagningsprov är beroende av volymen på verksamheten. Ju fler godkända sökande som förs upp på en reservlista ett visst år, desto lägre blir andelen fasta kostnader per godkänd sökande.

51

Eftersom Epso inte rapporterar om kostnaderna för uttagningsproven gjorde vi vår egen granskning. Vi analyserade den totala kostnaden per godkänd sökande i 15 uttagningsprov (eller grupper av uttagningsprov med samma uttagningskommitté) som ägde rum mellan 2012 och 2018. Vi tog hänsyn till alla relaterade kostnader, oavsett om de betalades av Epso (löner till Epsos personal, betalningar till leverantörer osv.) eller av EU-institutionerna (löner till deras anställda som deltar i urvalsprocessen). Vi delade upp kostnaderna i tre kategorier: allmänna omkostnader (såsom byggnader och allmännyttiga tjänster), indirekta kostnader (med koppling till Epsos urvalsverksamhet men inte till ett specifikt uttagningsprov, såsom löner till Epsos personal) och direkta kostnader (kopplade till ett specifikt uttagningsprov, såsom möten och utvärderingscentrum).

52

Resultaten redovisas i tabell 1 nedan. I genomsnitt, för alla profiler, ligger kostnaden per godkänd sökande på cirka 24 000 euro. Uppdelat per tjänstegrupp är kostnaden 25 000 euro för en godkänd sökande i lönegrad AD, 21 900 euro för en godkänd sökande i lönegrad AST och 15 300 euro för en godkänd sökande i lönegrad AST-SC (det finns bara ett sådant uttagningsprov i vårt urval).

Tabell 1 – Kostnad för Epsos uttagningsprov per godkänd sökande

Referens	Profil	Sökande som deltog i provet	Godkända sökande	Kostnad per sökande som deltog i provet	Kostnad per godkänd sökande
EPSO/AST-SC/06/17	Sekreterare/kontorister AST/SC 1 och SC 2	4 121	359	1 334 euro	15 318 euro
EPSO/AD/287/14	Översättare AD 5	237	34	2 597 euro	18 105 euro
EPSO/AD/289/14	Juristlingvister AD 7	364	14	782 euro	20 324 euro
EPSO/AST/130/14Profil 4: Projektförvaltning	Assistenter inom området fastighetsförvaltning AST 3	1 054	18	351 euro	20 567 euro
EPSO/AD/318/15(alternativen 1 och 2)	Översättare AD 5	762	25	694 euro	21 158 euro
EPSO/AD/249/13Område 1: Makroekonomi	Handläggare AD 7	1 068	41	835 euro	21 748 euro
EPSO/AD/347/17	Experter inom medier och digital kommunikation AD 6	1 860	63	750 euro	22 138 euro
EPSO/AST/144/17 (6 språk)	Språkassistenter AST 1	2 010	35	403 euro	23 162 euro
EPSO/AD/233/12	Översättare AD 5	1 751	70	940 euro	23 525 euro
EPSO/AD/331/16 (alla områden)	Experter på IKT AD 7	1 629	191	2 808 euro	23 947 euro
EPSO/AD/301/15	Handläggare AD 5	20 985	159	188 euro	24 802 euro
EPSO/AD/354/17-LV	Juristlingvister AD 7	26	7	6 900 euro	25 630 euro
EPSO/AD/236–239/12	Konferenstolkar AD 5 och AD 7	275	30	3 064 euro	28 089 euro
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Juristlingvister AD 7	1 170	26	663 euro	29 814 euro
EPSO/AD/256–259/13	Konferenstolkar AD 5 och AD 7	501	13	1 036 euro	39 936 euro

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Epso.

53

Epso inrättades vid en tidpunkt då institutionerna behövde rekrytera ett stort antal personer varje år till följd av utvidgningarna 2004–2007. Dess kostnadsstrukturer återspeglar den situationen. Uttagningsproven med den lägsta kostnaden per godkänd sökande är de där det slutliga antalet godkända sökande är ganska högt (EPSO/AST-SC/06/17) eller som ägde rum under år med hög aktivitet, till exempel 2014 (1 200 godkända sökande identifierades det året) och 2015 (1 636 godkända sökande).

54

En annan viktig faktor när det gäller kostnaderna för uttagningsproven är förhållandet mellan antalet sökande som deltog i proven och godkända sökande. För de första urvalsproven ligger kostnaden på mellan 48 euro och 92 euro per deltagare, beroende på uttagningsprov. Där dessa prov används kan de alltså öka den slutliga kostnaden per godkänd sökande avsevärt. Ruta 2 innehåller exempel på sådana effekter.

55

Vi anser att kostnadsstrukturen är utformad för att minimera kostnaderna för storskaliga uttagningsprov. Den speglar situationen vid inrättandet då Epso förväntades hantera uttagningsprov med ett stort antal sökande och identifiera ett stort antal godkända sökande varje år.

Regelbundna uttagningsprov för generalister har hjälpt till att säkra tillgången på personer att rekrytera

56

Tillsammans med den årliga cykeln infördes genom Epsos utvecklingsprogram EDP mål för uttagningsprovens längd på 9–10 månader. Tidsåtgången förbättrades markant när utvecklingsprogrammet trädde i kraft: före 2010 var den genomsnittliga längden på ett uttagningsprov 18 månader, vilket minskade till 13 månader för perioden 2012–2018. Figur 8 visar den aktuella tidslinjen för urvals- och rekryteringsprocessen, med det snabbaste (14 månader) och långsammaste (mer än 4 år) förloppet mellan planering och rekrytering.

57

Den genomsnittliga längden på ett uttagningsprov för generalister i AD 5 (ingångslönegrad) var 13 månader, vilket är lite längre än andra internationella organisationers förfaranden för att rekrytera personer till sina program för unga yrkesverksamma (mellan 10 och 12 månader). Uttagningsprovens längd redovisas i Epsos årliga verksamhetsrapporter, men inga åtgärder har lagts fram för att åtgärda det faktum att uttagningsproven genomgående tar längre tid att slutföra än de angivna målen i utvecklingsprogrammet.

58

De årliga cyklerna av uttagningsprov är utformade för att se till att tillflödet av nya personer som kan rekryteras är konstant, eftersom det handlar om profiler där rekrytering sker året runt. Tajmning (att listan offentliggörs ”vid rätt tidpunkt”) är dock inte en faktor som beaktats vid utformningen av de årliga cyklerna i Epsos utvecklingsprogram, förutom att man inte planerar att offentliggöra reservlistor i juli/augusti när aktiviteten är låg. Det förväntade datumet för offentliggörande av reservlistor (maj/juni för handläggare, september för assistenter och december för språkliga handläggare) motsvarar inte något särskilt rekryteringsmönster inom institutionerna. Uttagningsprov för specialister och särskilda uttagningsprov anordnas när tider blir tillgängliga (se punkt 23), och reservlistorna offentliggörs ”så snart som möjligt” snarare än vid ett fastställt exakt datum.

59

Vi anser att anordnandet av regelbundna stora uttagningsprov i allmänhet har hjälpt till att säkra en lämplig rekryteringsreserv av personer med generalistprofil. Systemet tar dock inte hänsyn till tidpunkten för institutionernas rekryteringsbehov. Epsos uttagningsprov tar fortfarande längre tid än de angivna målen i Epsos utvecklingsprogram.

Epsos urvalsprocess för specialistprofiler är inte anpassad till EU-institutionernas nuvarande rekryteringsbehov

60

Rekryteringsbehoven inom institutionerna har förändrats sedan Epsos utvecklingsprogram utarbetades och genomfördes. Personalnedskärningar har skett liksom vissa strategiska beslut att ersätta tjänstemän med tillfälligt anställda på vissa tjänster. Sedan 2012 har de flesta av de uttagningsprov som Epso anordnat haft reservlistor med färre än 20 godkända sökande (se tabell 2).

Tabell 2 – Epsos uttagningsprov utifrån storleken på reservlistan, 2012–2018

Antal godkända sökande på reservlistan	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	2012-2018 genomsnitt
1–10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
11–20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
21–40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
41–60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
61–80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
81–100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
101–150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
151–200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Mer än 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Epso.

61

Den snabbt föränderliga miljö som EU och dess institutioner nu verkar i (med personalminskningar och nya färdighetskrav i samband med digitalisering osv.) är inte densamma som Epso utformades för. Sedan 2008 har efterfrågan ökat när det gäller att möta brådskande eller krisrelaterade behov av mer riktad rekrytering av specifika profiler. För att utföra sitt uppdrag i denna nya miljö, parallellt med sitt arbete med storskaliga uttagningsprov, skulle vi förvänta oss att Epso

1. på lämpligt sätt samlar in institutionernas uppskattningar av behovet av personal med specifika profiler och utarbetar en tillförlitlig tidsplan för småskaliga uttagningsprov,
2. riktar sina meddelanden så att de når ut till svårrekryterade specialister,
3. använder lämpliga provmetoder för specialister,
4. ser till att kostnaderna för dessa uttagningsprov hålls nere,
5. ser till att reservlistorna offentliggörs i tid för att tillgodose institutionernas rekryteringsbehov.

Planeringen av uttagningsprov för specialister är inte tillförlitlig och sker för tidigt för att vara exakt

62

Sedan 2012 har institutionernas behov av specialistprofiler ökat (se figur 4 och punkt 26). Detta ökade behov av specialister syns också i vår enkät bland chefer: 57 % av de chefer som deltog instämde i uttalandet ”reservlistorna för specialister blir uttömda för snabbt” (endast 35 % instämde med samma uttalande för generalister). 76 % av de chefer som svarade på om de föredrog att rekrytera från reservlistor med specialister eller generalister valde specialister.

63

Informationen om rekryteringsbehov av specialistprofiler bygger på att varje institution i samband med planeringen meddelar Epso vilka profiler man söker. Uttagningsproven för specialister läggs i så stor utsträckning som möjligt in på lediga tidpunkter mellan de organiserade årliga cyklerna.

64

Uttagningsprov för specialister är småskaliga uttagningsprov, vanligtvis med små reservlistor (mindre än 30 godkända sökande). Därför prioriteras de inte alltid (se punkt 25) och skjuts ibland upp eller ställs in. Det leder i sin tur till att institutionerna hittar andra, mer flexibla sätt att fylla sina rekryteringsbehov, till exempel genom att anordna egna urvalsförfaranden för tillfälligt anställda.

65

När vi jämförde efterfrågan på specialister enligt institutionernas ursprungliga uppskattningar vid planeringen med det faktiska antalet godkända sökande som efterfrågades i meddelandena om uttagningsprov konstaterade vi att behovet av godkända sökande med specialistkompetens överskattas på planeringsstadiet (se punkt 27) jämfört med det antal som efterfrågas i meddelandena om uttagningsprov.

66

Planeringstidens längd bidrar till denna överskattning, eftersom institutionernas prioriteringar förändras mellan det att Epso begär in uppskattningar av rekryteringsbehoven (maj), när styrelsen godkänner tidsplanen (november) och när uttagningsprovet inleds (någon gång under påföljande år). Därför ses tidsplanen för uttagningsprov ständigt över och anpassas, liksom det efterfrågade antalet godkända sökande.

67

Vi anser att planeringsprocessen inte är anpassad till institutionernas nuvarande behov. Den prioriterar i alltför hög grad storskaliga uttagningsprov för generalister i en tid då institutionerna efterfrågar mindre uttagningsprov. Tidsplanen för planeringsprocessen, som börjar upp till ett år innan uttagningsprovet äger rum, gör att behovet av specialister är svårt att uppskatta exakt, vilket leder till överskattningar och konstanta justeringar. Tillförlitligheten och den praktiska användbarheten av uttagningsprov för specialister är således begränsad.

Epso riktar inte alltid sina kommunikationsåtgärder så att de lockar bra sökande till uttagningsprov för specialister

68

Epso kan bara förse institutionerna med lämpliga personer att rekrytera om man lyckas locka rätt personer att delta i uttagningsproven. Vi fann att de sökande inte alltid matchar de efterfrågade profilerna. Vissa sökande önskar inte i första hand att anställas av den institution som söker personal, utan snarare av en annan EU-institution. Det sistnämnda problemet är särskilt problematiskt för vissa specialistprofiler (t.ex. it-tjänster) på platser utanför Bryssel. Det enda verktyg som för närvarande används för att hjälpa sökande att bedöma sin egen lämplighet för uttagningsprovet är ett icke-obligatoriskt, kort flervalstest som de kan göra innan de ansöker. Det är utformat för att hjälpa potentiella sökande att bedöma om de är lämpliga för ett arbete inom EU-institutionerna, men inte för ett visst uttagningsprov.

69

Ytterligare ett problem uppstår när uttagningsproven har för få sökande. I Epsos utvecklingsprogram anges en målkvot för antalet sökande i förhållande till godkända sökande (38 sökande på 1 godkänd sökande för handläggare, 27 på 1 för assistenter och 40 på 1 för språkliga handläggare). Vi använde dessa kvoter för att bedöma kommunikationsåtgärdernas ändamålsenlighet när det gällde att locka sökande. I de uttagningsprov som ingick i vårt urval uppnåddes inte alltid dessa mål, oavsett hur mycket pengar som lades på kommunikationsinsatser om uttagningsprovet. Andra uttagningsprov med små eller inga kommunikationskostnader överskred vida sina mål (se tabell 3). Det finns ingen tydlig koppling mellan kommunikationskostnader och antalet sökande.

Tabell 3 – Kommunikationskostnader och uppnåendet av målen för antalet sökande

Uttagningsprov	Profil	Uppnående av målet enligt Epsos utvecklingsprogram	Kostnader per sökande	Kostnader per godkänd sökande
AD/354/17	Specialister med språkprofil (juristlingvister LV)	9 %	270 euro	1 003 euro
AD/287/14	Språkliga handläggare (översättare SV)	23 %	7 euro	67 euro
AD/331/16	Specialister Handläggare (IKT)	23 %	4 euro	37 euro
AD/249/13	Specialister Handläggare (makroekonomi)	69 %	13 euro	330 euro
AD/233/12	Språkliga handläggare (översättare HR)	78 %	3 euro	98 euro
AD/318/15	Språkliga handläggare (översättare PL)	95 %	14 euro	521 euro
AD/256–259/13	Specialister med språkprofil (konferenstolkar)	96 %	1 euro	39 euro
AD/347/17	Specialister Handläggare (kommunikation)	98 %	4 euro	154 euro
AD/289/14	Specialister med språkprofil (juristlingvister FR)	99 %	3 euro	112 euro
AD/332, 334, 336/16	Specialister med språkprofil (juristlingvister ES, MT och IT)	161 %	4 euro	271 euro
AST/144/17	Specialister med språkprofil (språkassistenter AST)	200 %	2 euro	145 euro
AST/130/14	Specialister Assistenter (projektförvaltare)	220 %	0 euro*	0 euro

* Inga uppkomna kommunikationskostnader specifikt för detta uttagningsprov.

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Epso.

70

Vi anser att Epso inte på lämpligt sätt har offentliggjort sina uttagningsprov med inriktning på specialister, trots det växande behovet av sådana uttagningsprov. Det är både oändamålsenligt och kostsamt om de sökande inte matchar de profiler som söks eller tackar nej till jobberbjudanden från de institutioner som söker personal. Detta är särskilt problematiskt när reservlistorna är små.

Sökande med starka specialistprofiler riskerar att elimineras i ett tidigt skede av urvalsprocessen

71

I Epsos utvecklingsprogram anges ett standardformat för uttagningsprov (se Bilaga III). Upplägget innebär att arbetsrelaterade specialistkunskaper testas vid mellanprovet (detta är ofta fallet för språkprofiler) eller till och med så sent som i utvärderingsfasen genom en jobbspecifik intervju. Om urvalskriterierna (ämnesområde eller yrkeserfarenhet) inte är rätt definierade kan lämpliga sökande komma att sorteras bort i den första urvalsetappen.

72

När det gäller mycket specifika profiler är det mer attraktivt för institutionerna att organisera egna urvalsförfaranden, eftersom det ger dem full flexibilitet att använda den typ av prov som de anser nödvändiga. I 19 av 22 sådana förfaranden som vi granskade började institutionerna med en cv-genomgång och lät endast lämpliga sökande gå vidare till provetappen. Det är ett bra sätt att sortera bort olämpliga sökande från början.

73

Utvärderingscentrumet infördes genom utvecklingsprogrammet som ett sätt att flytta uttagningsprovens fokus från kunskap till färdigheter. Syftet är att bedöma de sökande mot en uppsättning kompetenser och färdigheter som institutionerna anser vara viktiga hos den egna personalen.

74

Men såsom framgår av figur 9 visar vår undersökning att när chefer tillfrågas om de instämmer i att personalen i allmänhet har dessa färdigheter och förmågor, ser de inte någon större skillnad mellan personer som klarat Epsos uttagningsprov och tillfälligt anställda som rekryterats genom institutionernas egna urvalsförfaranden (se även punkt 42 om chefers bedömning av den senast rekryterade personalen). I dessa förfaranden tenderar institutionerna att fokusera mer på tekniska prov (t.ex. skriftliga prov och översättning) och hoppa över den del som rör ”färdigheter” och som motsvarar Epsos utvärderingscentrum.

75

Med undantag för språkfärdigheter och förmåga att arbeta i en mångkulturell miljö anser inte cheferna att de nyanställda som rekryterats genom Epso har märkbart bättre färdigheter än personal som rekryterats via andra kanaler. De anser i allmänhet att personal som rekryterats genom andra urvalsförfaranden har något mer relevant yrkeserfarenhet, vilket tyder på att dessa förfaranden är mer lämpade för riktad rekrytering av specifika profiler.

76

Vi anser att uttagningsprovens format och de provmetoder som anges i Epsos utvecklingsprogram inte är lämpliga för uttagningsprov för specialister och andra småskaliga uttagningsprov.

• Att de sökandes erfarenhet kontrolleras och deras jobbrelaterade kunskaper prövas först efter den första urvalsfasen ökar risken både för att bra sökande faller bort på ett för tidigt stadium i processen och för att alltför få kompetenta sökande når fram till etappen vid utvärderingscentrumet.
• Utvärderingscentrum ger inga märkbara fördelar, och chefer anser att personal som rekryterats genom institutionernas egna urvalsförfaranden har mer relevant yrkeserfarenhet, vilket är vad som behövs för specialistprofiler.

När Epsos uttagningsprov är inriktade på endast ett fåtal specialister är de dyrare än institutionernas egna urvalsförfaranden

77

De direkta kostnaderna (se punkt 51) utgör mellan 20 % och 65 % av de totala kostnaderna för uttagningsproven i vårt urval. När de direkta kostnaderna för varje fas av uttagningsproven analyseras är den dyraste fasen vanligtvis utvärderingscentrum, såsom visas i figur 10. Ju längre tid fasen vid utvärderingscentrumet pågår, eller ju större uttagningskommittén är, desto dyrare är uttagningsprovet.

78

I vårt urval uppgick de genomsnittliga kostnaderna för utvärderingscentrumfasen till 4 038 euro per godkänd sökande, men det fanns stora variationer. Fasen vid utvärderingscentrumet för uttagningsprov AST-SC/06/17 var ganska snabb och antalet godkända sökande var ganska stort, så kostnaden per godkänd sökande var bara 843 euro. För övriga uttagningsprov på assistentnivå var kostnaden 2 661 euro. För handläggare varierade kostnaden mellan 2 587 euro per godkänd sökande i uttagningsprovet för generalister i AD 5 (AD/301/15) och över 10 000 euro per godkänd sökande för konferenstolkar (genomsnitt av två uttagningsprov).

79

Utvärderingscentrumet är dyrt för specialistprofiler av olika skäl: Specialistprofiler kräver mer erfarna medlemmar i uttagningskommittén med högre lönegrader. Det kan också ta längre tid, särskilt om olika specialistområden grupperas tillsammans för att man ska nå en kritisk massa för uttagningsprovet.

80

Den andel sökande som förväntas bli godkända vid utvärderingscentrumet är cirka 30 %. Men för vissa profiler är andelen godkända vid utvärderingscentrumet betydligt högre. För ett uttagningsprov i vårt urval (AD/354/17) var den så hög som 88 %. Det kan bli så när det finns för få sökande från början, eller när en stor andel av de sökande faller bort i mellanproven/kompetensproven före utvärderingscentrumet. I sådana fall är utvärderingscentrumet inte ett kostnadseffektivt sätt att testa de sökande.

81

Vi jämförde också de direkta kostnaderna per godkänd sökande i Epsos uttagningsprov med de direkta kostnaderna för institutionernas egna urvalsförfaranden (se detaljer i Bilaga v) och beräknade ett genomsnitt beroende på storleken på reservlistorna. Resultaten redovisas i tabell 4.

Tabell 4 – Direkta kostnader per godkänd sökande, utifrån reservlistans storlek, Epso och EU-institutionerna

Antal godkända sökande på reservlistan	1–20	21–40	41–60	61–80	>100
Epso	14 165 euro	9 600 euro	7 866 euro	8 177 euro	6 828 euro
Institutioner	7 444 euro	4 882 euro	e.t.	e.t.	e.t.

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Epso, Europaparlamentet, kommissionen och EU-domstolen.

82

Baserat på uttagningsproven i vårt urval är Epso ett billigare alternativ för stora uttagningsprov, men för mindre uttagningsprov har institutionerna mycket lägre direkta kostnader, upp till 50 % mindre. Detta kan förklaras av det lägre antalet ansökningshandlingar att hantera (i genomsnitt i vårt urval hade Epso, för uttagningsprov med färre än 20 godkända sökande, 533 sökande och institutionerna 66) vilket bidrar till minskade kostnader. De småskaliga uttagningsproven som anordnas av institutionerna tenderar också att ha färre provetapper.

83

Vi anser att Epsos nuvarande format för uttagningsprov inte är ändamålsenligt när det gäller att hålla nere kostnaderna för de småskaliga specialiserade uttagningsprov som institutionerna nu efterfrågar. Institutionernas egna förfaranden har lägre kostnader för denna typ av uttagningsprov, ofta på grund av att de har färre etapper, riktar sig till en mindre grupp av sökande och är mer anpassade till den berörda institutionens behov. Framför allt ökar utvärderingscentrumet kostnaderna utan någon tydlig fördel, särskilt med tanke på att andelen godkända sökande är mycket hög för små uttagningsprov.

Epsos förfaranden är mindre lämpade för att tillgodose brådskande rekryteringsbehov av specialister än institutionernas egna förfaranden

84

Varje etapp i ett uttagningsprov (se punkt 11) tar tid att genomföra, med ytterligare ”väntetid” för de sökande mellan etapperna då poäng ska harmoniseras, förfrågningar om omprövning tillgodoses eller klagomål hanteras.

85

Fem uttagningsprov i vårt urval omfattade samtliga möjliga etapper. I figur 11 visas längden på var och en av dessa etapper. Det är värt att notera att det snabbast genomförda uttagningsprovet bland dessa fem, AD/301/15, är uttagningsprovet för generalister med den största reservlistan (159 godkända sökande). De övriga hade alla reservlistor med färre än 35 godkända sökande.

86

Som framgår av figur 8 tar det lång tid från det att en institution uttrycker ett behov till dess att uttagningsprovet i fråga inleds. Det är heller inte möjligt att inleda ett uttagningsprov inom ett par månader, trots att flexibilitet för tillfälliga och särskilda behov nämns i planeringsriktlinjerna. Urvalsprocessen lämpar sig därför inte för att tillgodose brådskande rekryteringsbehov.

87

Därför, och också för att undvika den interinstitutionella förhandlingsfasen i planeringsprocessen, väljer institutionerna ibland att inleda sina egna rekryteringsförfaranden och rekrytera tillfälligt anställda i stället för tjänstemän. Vi granskade 22 sådana förfaranden (se Bilaga VI för närmare uppgifter) för att bedöma hur lång tid de tog.

88

Institutionerna kan genomföra förfaranden med fyra urvalsetapper (cv-genomgång, intervjuer, skriftliga prov och ibland gruppdiskussioner) inom åtta månader från offentliggörandet av inbjudan att anmäla intresse (jämfört med i genomsnitt 13 månader för ett Epso-uttagningsprov). Det gör dessa förfaranden mer flexibla och därmed mer lämpade för att fylla brådskande rekryteringsbehov än specialiserade uttagningsprov. Institutionerna har också större flexibilitet i valet av tidpunkt för sina egna förfaranden, jämfört med anordnandet av specialiserade uttagningsprov som måste förhandlas fram mellan institutionerna och som är starkt beroende av att medlemmar i uttagningskommittén från olika institutioner finns tillgängliga (se punkterna 25 och 47).

89

Vi anser att det fastställda antalet etapper i Epsos uttagningsprov gör hela processen lång, skapar otillräcklig flexibilitet och uppmuntrar institutionerna att organisera sina egna förfaranden när de behöver tillsätta en specialistfunktion snabbt. Detta format är inte lämpligt för att tillgodose brådskande rekryteringsbehov.

Slutsatser och rekommendationer

90

I allmänhet lyckas Epso göra det som är dess uppdrag: att ta fram ett stort antal godkända sökande med tillräckligt breda färdigheter för en lång och omväxlande karriär inom institutionerna. Vi konstaterade att den nuvarande organisationen av Epsos urvalsprocess bygger på de idéer som fördes fram i utvecklingsprogrammet från 2008: att anordna uttagningsprov i årliga cykler för profiler där rekryteringsbehoven förväntas vara återkommande.

91

Planeringsprocessen är centrerad kring stora uttagningsprov som anordnas varje år (punkterna 21–28). Det kommunikationsarbete som utförs under varumärket ”EU Careers” främst i Bryssel har lyckats locka till sig ett stort antal sökande (punkterna 29–38). Provmetoderna har säkerställt att de godkända sökandena håller bra kvalitet och i allmänhet motsvarar chefernas förväntningar (punkterna 39–42).

92

Det finns dock ett antal brister i urvalsprocessen som påverkar dess ändamålsenlighet. Psykometriska prov används inte bara för att bedöma de sökandes lämplighet för arbetet, utan också i praktiken för att sålla bort sökande så att uttagningsprocessen blir mer hanterbar (punkterna 39 och 40). Det finns ingen formell mekanism för att mäta institutionernas tillfredsställelse med de godkända sökandena (punkt 43). Det begränsade antalet språk som kan användas för vissa delar av urvalsförfarandet har lett till rådande rättsosäkerhet (punkterna 44 och 45). Samordningen mellan Epso och institutionerna är otillräcklig vilket kan försena uttagningsproven (punkterna 46 och 47). Dessutom övervakar Epso inte kostnaderna för uttagningsproven och har inte vidtagit åtgärder för att se till att målen för uttagningsprovens längd uppfylls (punkterna 51 och 57).

Rekommendation 1 – Åtgärda identifierade brister i urvalsprocessen

Styrelsen bör uppdatera urvalsprocessen i följande avseenden för att åtgärda identifierade brister som påverkar dess ändamålsenlighet:

• Mät institutionernas tillfredsställelse med urvalsprocessen.
• Se över språkreglerna, särskilt när det gäller ansökningsformulären och systemet för klagomål, för att garantera rättssäkerheten för de sökande och institutionerna.
• Säkerställ bättre samordning mellan Epso och institutionerna för att se till att medlemmar i uttagningskommittén finns tillgängliga.
• Inför övervakningsåtgärder för att rapportera kostnaderna för uttagningsproven.
• Minska uttagningsprovens längd till det mål på 10 månader som anges i Epsos utvecklingsprogram.

Tidsram: Slutet av 2021

93

Vi konstaterade också att Epsos organisationsstruktur håller nere kostnaderna för uttagningsproven när antalet godkända sökande per år är högt (punkterna 50–55). Det regelbundna anordnandet av uttagningsprov för generalister har dessutom hjälpt till att säkra tillgången på lämpliga personer att rekrytera till institutionerna (punkterna 56–59).

94

Vi konstaterade dock att den nuvarande urvalsprocessen inte är anpassad till institutionernas behov i en situation där antalet anställda har minskat. Storskaliga rekryteringsomgångar som riktar sig till generalistprofiler blir mindre relevanta när institutionerna i allt högre grad söker mer specialiserad personal som kan börja arbeta snabbt. Det innebär att det finns behov av att anordna uttagningsprov med små reservlistor (färre än 30 godkända sökande).

95

Den nuvarande urvalsprocessen är inte väl anpassad till denna typ av uttagningsprov. Planeringen är inte tillförlitlig och sker för tidigt för att vara exakt (punkterna 62–67). Epso riktar inte alltid sin kommunikation så att lämpliga sökande lockas till uttagningsprov för specialister (punkterna 68–70). Jobbspecifik kunskap prövas sent, med risken att sökande med starka specialistprofiler faller bort tidigt i urvalsprocessen, vilket leder till att alltför få lämpliga sökande når utvärderingscentrumet (punkterna 71–76).

96

Institutionernas kostnader blir också lägre när de anordnar sina egna urvalsförfaranden för specialistprofiler och använder en mer flexibel urvalsprocess (se punkterna 72 och 77–83). De uttagningsprov för specialister som anordnas av Epso tar för lång tid att genomföra för att tillgodose institutionernas brådskande rekryteringsbehov (punkterna 84–89) jämfört med institutionernas egna enklare förfaranden.

Rekommendation 2 – Inför ett nytt ramverk för urval i uttagningsprov för specialister

Styrelsen bör införa ett nytt ramverk för urval av specialister med separat planering.

Dessa uttagningsprov för specialister, och uttagningsprov med mindre reservlistor, bör genomföras baserat på exakta överenskommelser mellan de institutioner som söker personal och Epso, där åtminstone följande anges:

• Hur jobbrelaterad kunskapsprövning ska genomföras och viktas i förhållande till de färdigheter som testas vid utvärderingscentrumet.
• De resurser och den personal som institutionerna kommer att ställa till Epsos förfogande (inklusive bestämmelser om uttagningskommitténs medlemmars kvalifikationer och erfarenhet).
• Det kommunikationsarbete som planeras för att ge publicitet åt uttagningsprovet.
• Den tidsfrist som Epso åtar sig att hålla för uttagningsprovet.
• Den uppskattade kostnaden för uttagningsprovet, tillhörande övervaknings- och rapporteringsrutiner samt de särskilda åtgärder som planeras för att minimera kostnaderna.

Tidsram: Första kvartalet 2023

97

Epso har inte anpassat sin urvalsprocess till den föränderliga miljö som institutionerna har verkat i sedan 2012. Epsos utvecklingsprogram (EDP) var ett svar på kritik från perioden 2004–2008. Det införde inte tillräcklig flexibilitet för att ge Epso möjlighet att anpassa urvalsprocessen till kraven i den snabbt föränderliga miljö där EU och dess institutioner nu måste verka (t.ex. personalminskningar och nya färdighetskrav i samband med digitalisering) (punkterna 62–67, 71–76 och 84–89).

Rekommendation 3 – Förbättra Epsos förmåga att anpassa sig till en snabbt föränderlig rekryteringssituation

Styrelsen bör införa en regelbunden översyn av urvalsprocessen för att se till att Epso kan reagera på snabba förändringar i rekryteringssituationen.

Tidsram: Slutet av 2021

Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning V, med ledamoten Tony Murphy som ordförande, i Luxemburg den 29 september 2020.

Bilagor

Bilaga I – Personalkategorier som arbetar vid EU:s institutioner

Institutionernas personalstyrka är indelad i olika kategorier. Inom varje kategori finns det olika lönegrader som återspeglar högre yrkesmässiga och utbildningsmässiga krav och ansvarsnivåer.

En tjänsteman är en person som, efter att ha klarat ett uttagningsprov, fått fast anställning vid en av institutionerna. Kommissionsledamöter är inte tjänstemän.

Tjänstemän tillhör en av de tre tjänstegrupperna:

• Handläggare (AD) i lönegraderna AD 5 till AD 15.
• Assistenter (AST) i lönegraderna AST 1 till AST 11.
• Sekreterare och kontorspersonal (AST/SC) i lönegraderna AST/SC 1 till AST/SC 6.

Tillfälligt anställda anställs

• med visstidskontrakt (högst sex år) för att fylla en fast tjänst vid en av institutionerna eller Europeiska utrikestjänsten,
• med visstidskontrakt, eller mer sällan tills vidare, för att fylla en tillfällig tjänst vid en institution eller en byrå,
• för att bistå en person som innehar en post (t.ex. en kommissionsledamot), vilket innebär att kontraktet är kopplat till befattningshavarens mandatperiod.

Tjänstegrupperna för tillfälligt anställda är samma som för tjänstemän.

Kontraktsanställda anställs inte på fasta tjänster. De indelas i fyra tjänstegrupper (GFI till GFIV) beroende på vilka uppgifter de utför: från GFI för manuellt arbete till GFIV för administrativa uppgifter. Personal i GFI eller som arbetar vid en delegation, representation eller byrå kan anställas tills vidare. Kontrakt för övriga anställda får inte vara längre än sex år.

Lokalt anställda anställs på platser utanför Europeiska unionen i enlighet med lokala regler och lokal praxis. De anställs inte på fasta tjänster.

Bilaga II – Tillträdeskrav för varje personalkategori

01

I tabellen nedan sammanfattas minimikraven på kvalifikationer och språkfärdigheter för tjänstemän och tillfälligt anställda och vilken typ av arbetsuppgifter som varje tjänstegrupp utför.

Tjänstemän och tillfälligt anställda

Kvalifikationer och yrkeserfarenhet

AD

Intyg om avslutad universitetsutbildning som med normal studietakt kräver minst tre år (fyra för AD 7). Vid uttagningsprov för AD 7 krävs vanligtvis minst sex års erfarenhet efter examen. Vid uttagningsprov för AD 5 krävs ingen erfarenhet, och de är mer lämpade för unga högskoleutbildade.

AST och AST/SC

Intyg om högre utbildning, eller intyg om sekundärutbildning och yrkeserfarenhet på minst tre år. Vid uttagningsprov för AST/SC 1 krävs ingen yrkeserfarenhet, men för AST 3 eller SC 2 krävs vanligtvis minst tre eller fyra års kompletterande yrkeserfarenhet med direkt anknytning till typen av arbetsuppgifter som ska ha förvärvats efter den kvalifikation eller den yrkeserfarenhet som krävs för tillträde till uttagningsprovet.

Språkkrav

För alla tjänstegrupper: fördjupade kunskaper i ett av EU:s språk och tillfredsställande kunskaper i ett annat.

Exempel på arbetsuppgifter

AD

Handläggare: generalistprofiler såsom advokater, revisorer, ekonomer och översättare och mer specialiserade profiler (juristlingvister, forskare, it- och kommunikationsexperter).

AST

Generalistroller inom administration och utveckling och genomförande av politik eller mer tekniska roller inom ekonomi, kommunikation och forskning.

AST/SC

Kontorsarbete och sekreteraruppgifter, kontorschefskap.

 

Bilaga III – Etapper i Epsos allmänna uttagningsprov

Etapp	Beskrivning
Självbedömning	Inför ansökan uppmanas potentiella sökande att svara på ett icke-obligatoriskt frågeformulär för att få en klarare bild av vad de kan förvänta sig av en karriär inom EU-institutionerna samt vilken typ av prov de måste genomgå och svårighetsgraden på dessa.
Onlineansökan	De sökande ansöker via sina Epsokonton (en elektronisk profil för hantering av ansökningsuppgifter). Ett separat ansökningsformulär måste fyllas i för varje uttagningsprov. De sökande får också meddelanden från Epso om anordnandet av uttagningsprov via sina Epsokonton.
Första urvalsprov	Första urvalsprov ingår i vissa uttagningsprov. Deras format anges i meddelandet om uttagningsprov, men de flesta har formen av datorbaserade prov med flervalsfrågor. De sökande deltar i proven vid provcentrum i EU:s medlemsstater och ibland i anda delar av världen.
Tillträdesfasen/Talent screener och urval baserat på kvalifikationer	Uttagningskommittén kontrollerar att de sökande som fått högst poäng i de första urvalsproven också uppfyller de behörighetskriterier som anges i meddelandet om uttagningsprov och bjuder in de sökande med bäst resultat till nästa fas. I meddelandet om uttagningsprov anges hur många sökande som kommer att bjudas in. När det gäller uttagningsprov för specialister baseras urvalet vanligtvis på kvalifikationer. Uttagningskommittén bedömer ansökningarna och väljer ut de sökande vars kvalifikationer bäst uppfyller de kriterier som anges i meddelandet om uttagningsprov. Detta urval sker enbart på grundval av svaren på specifika frågor under fliken ”talent screener” i ansökningsformuläret i Epsos it-verktyg.
Inledande prov/mellanprov	I vissa uttagningsprov ingår en mellanfas där de sökande måste göra ytterligare prov. Dessa prov utförs vanligtvis vid provcentrum i EU:s medlemsstater och kan till exempel omfatta en inkorgsövning eller ett översättningsprov.
Utvärderingscentrum	Om de sökandes poäng i de tidigare etapperna är bland de bästa och om de uppfyller behörighetskriterierna i meddelandet om uttagningsprov, bjuds de in till utvärderingscentrumet. Utvärderingscentrumen är avsedda att utvärdera de fördefinierade kompetenserna genom att observera deltagarnas beteende. De består av ett antal olika simuleringsövningar i en arbetsrelevant kontext där beteendet jämförs med kompetensprofilen. De sökande kan prövas i två typer av kompetenser: områdesspecifika kompetenser och allmänna kompetenser. Områdesspecifika kompetenser är sådana tillämpade kunskaper och färdigheter som krävs för att uppfylla de direkta kraven för den specifika jobbprofil som uttagningsprovet avser (t.ex. konkurrensjurist, biträdande revisor). Allmänna kompetenser är förmågor som alla tjänstemän behöver för en framgångsrik karriär inom EU-institutionerna. Övningarna vid utvärderingscentrum genomförs normalt i Bryssel eller Luxemburg (utom fallstudien, som genomförs separat i medlemsstaterna). Typiska övningar vid utvärderingscentrum är följande: —    Fallstudie. —    Gruppövning. —    Muntlig presentation. —    Strukturerad intervju. —    Jobbspecifik intervju. —    Inkorgsövning.
Reservlista	Reservlistan innehåller namnen på de sökande som presterade bäst i uttagningsprovet. Antalet tillgängliga platser på reservlistan anges i meddelandet om uttagningsprov. Listan skickas till EU-institutionerna, som sedan kan rekrytera godkända sökande efter behov.

Bilaga IV – Revisionsmetod

01

Vi samlade in underlag för denna revision från följande källor:

• En granskning av ett urval av uttagningsprov som anordnats av Epso, där vi analyserade kostnader och tidsåtgång.
• Skrivbordsgranskningar av Epsos förvaltningsinformation, såsom årliga verksamhetsrapporter, förvaltningsplaner, protokoll från styrelsesammanträden (2016–2018) och protokoll från möten i Epsos arbetsgrupp (2016–2018).
• Frågeformulär till Epso, Europaparlamentet, Europeiska kommissionen och EU-domstolen.
• Revisionsintervjuer med Epso, Europaparlamentet, Europeiska kommissionen, EU-domstolen och Epsos tjänsteleverantör för utvärderingscentrumfasen.
• En enkät bland 471 mellanchefer inom Europaparlamentet, Europeiska kommissionen och EU-domstolen.
• Analys av Epsos Twittermeddelanden 2018–2019.
• Frågeformulär till och intervjuer med ordförande och vice ordförande för Epso-uttagningsprov som inleddes 2015–2016.

Tabell 5 – Urval av uttagningsprov som granskades

Referens	År	Profil	Sökande	Sökande som deltog i provet	Godkända sökande
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Sekreterare/kontorister AST/SC 1 och SC 2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Översättare AD 5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Juristlingvister AD 7	552	364	14
EPSO/AST/130/14Profil 4: Projektförvaltning	2014	Assistenter inom området fastighetsförvaltning AST 3		1 054	18
EPSO/AD/318/15Alternativen 1 och 2	2015	Översättare AD 5	948	762	25
EPSO/AD/249/13Område 1: Makroekonomi	2013	Handläggare AD 7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Experter inom medier och digital kommunikation AD 6	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (6 språk)	2017	Språkassistenter AST 1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Översättare AD 5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16(alla områden)	2016	Experter på IKT AD 7		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Handläggare AD 5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Juristlingvister AD 7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Konferenstolkar AD 5 och AD 7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Juristlingvister AD 7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Konferenstolkar AD 5 och AD 7		501	13

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Epso.

02

För att uppskatta kostnaderna för Epsos uttagningsprov och urvalsförfaranden fastställde vi en beräkningsmetod i samarbete med Epso. Metoden byggde på följande huvudpunkter:

• Kostnaderna delades in i tre kategorier: allmänna omkostnader (såsom byggnader och allmännyttiga tjänster), indirekta kostnader (med koppling till Epsos uttagnings- och urvalsverksamhet men inte till ett specifikt uttagningsprov) och direkta kostnader (kopplade till ett specifikt uttagningsprov, såsom möten och utvärderingscentrum).
• För andelen allmänna omkostnader som kunde knytas till uttagningsproven, liksom de indirekta kostnaderna, delade vi dem med antalet godkända sökande det året och lade sedan till dem (proportionellt) till de direkta kostnaderna för de enskilda uttagningsproven i vårt urval.
• De direkta kostnaderna bestämdes antingen som det nominella värdet (för fakturor från leverantörer eller kostnader för tjänsteresor) eller beräknades av oss.

03

För att jämföra en del av Epsos direkta kostnader med kostnaden för institutionernas egna urvalsförfaranden gick vi till väga på följande sätt:

• Vi skickade ett frågeformulär till var och en av de tre institutionerna för att identifiera antalet och typen av interna urvalsförfaranden (interna uttagningsprov eller rekrytering av tillfälligt anställda via inbjudningar att anmäla intresse) som genomförts mellan 2015 och 2018.
• Bland dessa förfaranden valde vi ut de senaste där man valt ut tillfälligt anställda och där institutionerna inte hade begärt något stöd från Epso. Vi bad institutionerna att meddela oss de direkta kostnaderna om de hade uppgifter om dem (fakturor, resekostnader) eller tillhandahålla bevis som gjorde att vi kunde beräkna dem (t.ex. antal möten som var nödvändiga för att genomföra urvalet, hur lång tid de pågick och deltagarnas lönegrader).
• På denna grund beräknade vi kostnaderna för institutionernas urvalsförfaranden.

Bilaga V – Direkta kostnader per godkänd sökande, Epsos uttagningsprov och institutionernas egna urvalsförfaranden

Referens	År	Sökande	Godkända sökande	Direkta kostnader per godkänd sökande
Institutionsförfarande 12	2017	8	1	751 euro
Institutionsförfarande 7	2017	7	1	991 euro
Institutionsförfarande 22	2018	21	2	1 027 euro
Institutionsförfarande 14	2018	37	7	1 166 euro
Institutionsförfarande 11	2017	35	10	1 274 euro
Institutionsförfarande 13	2018	74	1	1 784 euro
Institutionsförfarande 20	2018	23	1	2 355 euro
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	2 753 euro
Institutionsförfarande 17	2018	8	1	3 774 euro
Institutionsförfarande 6	2017	148	12	3 999 euro
Institutionsförfarande 16	2018	228	32	4 808 euro
Institutionsförfarande 10	2017	59	10	4 831 euro
Institutionsförfarande 19	2018	227	23	4 956 euro
EPSO/AD/331/16 (alla områden)	2016	1 629	191	5 648 euro
Institutionsförfarande 15	2018	117	12	5 698 euro
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6 467 euro
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	6 820 euro
Institutionsförfarande 18	2018	223	14	7 837 euro
EPSO/AD/249/13 – Område 1: Makroekonomi	2013	1 068	41	7 866 euro
EPSO/AD/318/15 – Alternativen 1 och 2	2015	948	25	8 375 euro
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8 681 euro
EPSO/AST/130/14 (AST3) – Profil 4: Projektförvaltning	2014	1 054	18	8 949 euro
Institutionsförfarande 2	2015	156	6	9 216 euro
Institutionsförfarande 1	2015	120	5	9 463 euro
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	9 534 euro
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 språk)	2017	2 803	35	10 516 euro
Institutionsförfarande 4	2016	37	3	11 174 euro
EPSO/AD/332/16EPSO/AD/334/16EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	11 263 euro
EPSO/AD/236/12EPSO/AD/237/12EPSO/AD/238/12EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 euro
Institutionsförfarande 3	2016	13	3	11 990 euro
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 euro
Institutionsförfarande 21	2018	79	5	12 359 euro
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 euro
Institutionsförfarande 8	2017	i.u.	3	13 630 euro
Institutionsförfarande 9	2017	72	3	13 734 euro
EPSO/AD/256/13EPSO/AD/257/13EPSO/AD/258/13EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 euro
Institutionsförfarande 5	2016	15	1	31 832 euro

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Epso, Europaparlamentet, kommissionen och EU-domstolen.

Bilaga VI – Tidsåtgång för institutionernas urvalsförfaranden

Institutionernas urvalsförfaranden för tillfälligt anställda

	År	Etapper	Etapp 1	Etapp 2	Etapp 3	Etapp 4	Etapp 5	Sökande	Godkända sökande	Meddelande om urvalsförfarande	Reservlista	Tidsåtgång (månader)
1	2015	5	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 1 (jobbspecifik kompetens).	Skriftligt prov på språk 2 (fallstudie)	Intervju	Gruppdiskussion	120	5	30.1.2015	21.12.2015	10,8
2	2015	4	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 2	Intervju	Gruppdiskussion		156	6	8.9.2015	1.8.2016	10,9
3	2016	5	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 1 (jobbspecifik kompetens).	Skriftligt prov på språk 2 (fallstudie)	Intervju	Gruppdiskussion	13	3	21.4.2016	18.10.2016	6,0
4	2016	4	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 2	Intervju	Gruppdiskussion		37	3	24.5.2016	14.6.2017	12,9
5	2016	4	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 2	Intervju	Gruppdiskussion		15	1	26.8.2016	14.2.2017	5,7
6	2017	2	Cv-genomgång	Intervju				148	12	1.2.2017	16.6.2017	4,5
7	2017	3	Cv-genomgång	Intervju	Praktisk prövning av färdigheter			7	1	13.3.2017	13.7.2017	4,1
8	2017	4	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 2	Intervju	Gruppdiskussion		12	3	22.6.2017	6.3.2018	8,6
9	2017	4	Cv-genomgång	Skriftligt prov på språk 2	Intervju	Gruppdiskussion		72	3	28.7.2017	26.4.2018	9,1
10	2017	2	Cv-genomgång	Intervju				59	10	11.9.2017	31.8.2018	11,8
11	2017	2	Översättningsprov	Intervju				35	10	22.9.2017	11.6.2018	8,7
12	2017	3	Cv-genomgång	Intervju	Praktisk prövning av färdigheter			8	1	24.5.2017	22.9.2017	3,9
13	2018	2	Cv-genomgång	Intervju				74	1	17.1.2018	8.6.2018	4,7
14	2018	2	Översättningsprov	Intervju				37	7	3.4.2018	30.5.2018	1,9
15	2018	3	Cv-genomgång	Fysiska prov (jobbspecifika)	Intervju			117	12	25.4.2018	9.1.2019	8,6
16	2018	3	Cv-genomgång	Intervju	Skriftligt prov			228	32	9.7.2018	25.6.2019	11,7
17	2018	2	Översättningsprov	Intervju				8	1	24.9.2018	26.10.2018	1,1
18	2018	3	Cv-genomgång	Intervju	Skriftligt prov			223	14	9.11.2018	23.7.2019	8,5
19	2018	3	Cv-genomgång	Intervju	Skriftligt prov			227	23	9.11.2018	1.8.2019	8,8
20	2018	2	Cv-genomgång	Intervju				23	1	30.11.2018	28.2.2019	3,0
21	2018	2	Cv-genomgång	Intervju				79	5	21.1.2019	4.7.2019	5,5
22	2018	3	Cv-genomgång	Intervju	Praktisk prövning av färdigheter			21	2	16.4.2018	2.7.2018	2,6

Källa: Revisionsrätten, baserat på uppgifter från Europaparlamentet, Europeiska kommissionen och EU-domstolen.

Akronymer och förkortningar

EDP: Epsos utvecklingsprogram (EPSO Development Programme).

Epso: Europeiska rekryteringsbyrån.

Ordlista

byrå: en avdelning inom Europeiska kommissionen som leds av en direktör och som har inrättats för att utföra vissa uppgifter, ofta av administrativ karaktär (t.ex. byrån för löneadministration och individuella ersättningar och infrastruktur- och logistikbyråerna i Bryssel och Luxemburg); till skillnad från generaldirektoraten sysslar byråerna inte med politikutveckling.

godkänd sökande: en sökande som genomgått och godkänts i ett allmänt uttagningsprov som anordnats av Epso.

medlem i uttagningskommittén: en tjänsteman från en EU-institution som utsetts att ingå i den uttagningskommitté som bedömer de sökande i ett allmänt uttagningsprov som anordnas av Epso; medlemmarna i uttagningskommittén betraktas som ”permanenta” när de sänds ut av sin institution till Epso för en längre tidsperiod i stället för att utses för ett enda uttagningsprov.

reservlista: en lista över alla godkända sökande i ett allmänt uttagningsprov som anordnats av Epso; listan offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning.

Granskningsteam

I våra särskilda rapporter redovisar vi resultatet av våra revisioner av EU:s politik och program eller av förvaltningsteman som är kopplade till specifika budgetområden. För att uppnå så stor effekt som möjligt väljer vi ut och utformar granskningsuppgifterna med hänsyn till riskerna när det gäller prestation eller regelefterlevnad, storleken på de aktuella intäkterna eller utgifterna, framtida utveckling och politiskt intresse och allmänintresse.

Denna effektivitetsrevision utfördes av revisionsrättens avdelning V EU:s finansiering och förvaltning, där ledamoten Tony Murphy är ordförande. Revisionsarbetet leddes av ledamoten Annemie Turtelboom med stöd av Florence Fornaroli (kanslichef), Celil Ishik (attaché) Bertrand Albugues (förstechef), Marion Kilhoffer (uppgiftsansvarig) och Daria Bochnar, Panagiota Liapi och Jesús Nieto Muñoz (revisorer). Richard Moore gav språkligt stöd.

Slutnoter

¹ Se beslut 2002/621/EG av den 25 juli 2002, EGT L 197, 26.7.2002, och https://epso.europa.eu/.

² Se http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

³ Se Epsos uppdragsbeskrivning: ”Epso hjälper EU-institutionerna att hitta rätt person till rätt jobb vid rätt tidpunkt – genom effektiva och ändamålsenliga urvalsförfaranden.”

⁴ EPSO Development Programme ”Roadmap for Implementation”, 10.9.2008. Se även EPSO Development Programme, Final report, 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

⁵ Epsos nöjdhetsenkäter som de sökande fått göra efter utvärderingscentrumet, 2014–2018.

Tidslinje

Händelse	Datum
Revisionsplanen antogs/Revisionen inleddes	3.9.2019
Den preliminära rapporten skickades officiellt till revisionsobjektet	9.7.2020
Den slutliga rapporten antogs efter det kontradiktoriska förfarandet	29.9.2020
Epsos officiella svar hade tagits emot på alla språk	26.10.2020

Kontakt

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Tfn +352 4398-1
Frågor: eca.europa.eu/sv/Pages/ContactForm.aspx
Webbplats: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på internet via Europa-servern (http://europa.eu).

Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5354-3	ISSN 1977-5830	doi:10.2865/96237	QJ-AB-20-021-SV-N
HTML	ISBN 978-92-847-5326-0	ISSN 1977-5830	doi:10.2865/856228	QJ-AB-20-021-SV-Q

UPPHOVSRÄTT

© Europeiska unionen 2020.

Europeiska revisionsrättens policy för vidareutnyttjande av handlingar tillämpas genom Europeiska revisionsrättens beslut nr 6-2019 om öppen datapolitik och vidareutnyttjande av handlingar.

Om inget annat anges (t.ex. i enskilda meddelanden om upphovsrätt) omfattas revisionsrättens innehåll som ägs av EU av den internationella licensen Creative Commons Erkännande 4.0 (CC BY 4.0). Det innebär att vidareutnyttjande är tillåtet under förutsättning att ursprunget anges korrekt och att det framgår om ändringar har gjorts. Vidareutnyttjas materialet får handlingarnas ursprungliga betydelse eller budskap inte förvanskas. Revisionsrätten bär inte ansvaret för eventuella konsekvenser av vidareutnyttjande.

När enskilda privatpersoner kan identifieras i ett specifikt sammanhang, exempelvis på bilder av revisionsrättens personal eller om arbete av tredje part används, måste tillstånd inhämtas med avseende på de ytterligare rättigheterna. Om tillstånd beviljas upphävs det allmänna godkännande som nämns ovan, och eventuella begränsningar av materialets användning måste tydligt anges.

För användning eller återgivning av innehåll som inte ägs av EU kan tillstånd behöva inhämtas direkt från upphovsrättsinnehavarna.

Figurerna 1, 6 och 8: Icons © 2010–2020 Freepik Company S.L. Alla rättigheter förbehålls.

Programvara eller handlingar som omfattas av immateriella rättigheter, till exempel patent, varumärkesskydd, mönsterskydd samt upphovsrätt till logotyper eller namn, omfattas inte av revisionsrättens policy för vidareutnyttjande eller av licensen.

EU-institutionernas webbplatser inom domänen europa.eu innehåller länkar till webbplatser utanför den domänen. Eftersom revisionsrätten inte kontrollerar dem uppmanas du att ta reda på vilken integritets- och upphovsrättspolicy de tillämpar.

Användning av Europeiska revisionsrättens logotyp

Europeiska revisionsrättens logotyp får inte användas utan Europeiska revisionsrättens förhandsgodkännande.

Kontakta EU

Besök
Det finns hundratals Europa direkt-kontor i hela EU. Hitta ditt närmaste kontor: https://europa.eu/european-union/contact_sv

Telefon eller mejl
Tjänsten Europa direkt svarar på dina frågor om EU. Kontakta tjänsten på något av följande sätt:

• Ring det avgiftsfria telefonnumret 00 800 6 7 8 9 10 11 (en del operatörer kan ta betalt för samtalet).
• Ring telefonnumret +32 22999696.
• Mejla via webbplatsen (https://europa.eu/european-union/contact_sv).

EU-information

På nätet
På webbplatsen Europa finns det information om EU på alla officiella EU-språk (https://europa.eu/european-union/index_sv).

EU-publikationer
Ladda ned eller beställ både gratis och avgiftsbelagda EU-publikationer (https://op.europa.eu/sv/publications). Om du behöver flera kopior av en gratispublikation kan du kontakta Europa direkt eller ditt lokala informationskontor (https://europa.eu/european-union/contact_sv).

EU-lagstiftning och andra rättsliga handlingar
Rättsliga handlingar från EU, inklusive all EU-lagstiftning sedan 1952, finns på alla officiella EU-språk på EUR-Lex (http://eur-lex.europa.eu).

Öppna data från EU
På EU:s portal för öppna data (http://data.europa.eu/euodp/sv) finns dataserier från EU. Dataserierna får laddas ned och användas fritt för kommersiella och andra ändamål.