Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO): Es ist an der Zeit, den Auswahlprozess an den sich verändernden Einstellungsbedarf anzupassen

Zusammenfassung

I

Jedes Jahr werden bei den Organen und Einrichtungen der EU rund 1 000 neue ständige Mitarbeiter für eine langfristige Laufbahn eingestellt; die Zahl der Bewerber beträgt mehr als 50 000. Diese neuen Mitarbeiter werden unter den erfolgreichen Bewerbern der allgemeinen Auswahlverfahren ausgewählt, die vom EPSO, dem Amt für Personalauswahl für den öffentlichen Dienst der EU, in Zusammenarbeit mit den Organen und Einrichtungen der EU durchgeführt werden.

II

Das EPSO ist für die Gewinnung und Auswahl geeigneter Bewerber in ausreichender Zahl zuständig, damit die Organe und Einrichtungen ihren Einstellungsbedarf decken können. Das EPSO führt im Wesentlichen zwei Arten von Auswahlverfahren durch: große Auswahlverfahren für Einstiegspositionen für Bewerber mit allgemeinem Profil (Generalisten), wie z. B. Verwaltungsbeamte, Juristen, Ökonomen, Übersetzer und Sekretariatsassistenten, und kleinere Auswahlverfahren für Bewerber mit spezifischerem Profil und spezieller Erfahrung (Spezialisten). Der Auswahlprozess umfasst drei Phasen: Planung der Auswahlverfahren für das kommende Jahr, Beurteilung der Bewerber in den einzelnen Auswahlverfahren durch eine Reihe von Tests und Veröffentlichung der endgültigen Listen der erfolgreichen Bewerber jedes Auswahlverfahrens.

III

Dieser auf Auswahlverfahren beruhende Auswahlprozess des EPSO läuft in seiner derzeitigen Form seit 2012. Die Sprachenregelung für Auswahlverfahren wurde gerichtlich angefochten, und die EU-Organe haben begonnen, die Wirksamkeit des Auswahlverfahrens infrage zu stellen. In diesem Zusammenhang richtete der Leitungsausschuss des EPSO im zweiten Halbjahr 2019 eine interinstitutionelle Reflexionsgruppe zum Auswahlprozess ein. Der vorliegende Bericht des Hofes enthält weitere Analysen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen, die für eine mögliche umfassende Neugestaltung des Auswahlprozesses von Bedeutung sind.

IV

Mit seiner Prüfung wollte der Hof beurteilen, ob der Auswahlprozess des EPSO die Organe und Einrichtungen der EU in die Lage versetzt hat, ihren Einstellungsbedarf für alle Arten von Mitarbeitern zu decken. Insbesondere hat der Hof untersucht, ob der EPSO-Auswahlprozess

1. unter Berücksichtigung des Einstellungsbedarfs der Organe und Einrichtungen der EU angemessen geplant wurde;
2. von effektiver Kommunikation begleitet war, sodass genügend Bewerber gewonnen wurden;
3. dazu führte, dass erfolgreiche Bewerber gefunden wurden, die für die von den Organen und Einrichtungen angebotenen Stellen geeignet waren;
4. zum richtigen Zeitpunkt stattfand;
5. so durchgeführt wurde, dass die entstehenden Kosten möglichst gering gehalten wurden.

V

Den Schwerpunkt der Prüfung bildeten die Aktivitäten des EPSO im Zeitraum 2012-2018. Der Hof überprüfte Managementinformationen des EPSO, befragte Mitarbeiter des EPSO und der Personalabteilungen einiger EU-Organe, überprüfte eine Stichprobe von allgemeinen Auswahlverfahren zwecks Analyse ihrer Kosten und Dauer und führte bei einigen EU-Organen eine Umfrage unter Führungskräften durch.

VI

Der Hof gelangte zu dem Schluss, dass die vom EPSO durchgeführten großen Auswahlverfahren die Organe und Einrichtungen während des geprüften Zeitraums weitgehend in die Lage versetzten, ihren Einstellungsbedarf für Generalistenprofile zu decken. Als weniger effizient und wirksam erwies sich das Verfahren jedoch bei der Deckung des geringeren, aber zunehmenden Bedarfs der Organe und Einrichtungen an Spezialisten.

VII

Der Hof stellte fest, dass der Auswahlprozess für die groß angelegten Auswahlverfahren aus folgenden Gründen weitgehend wirksam ist: Die Planung ist für diese Auswahlverfahren geeignet; dem EPSO gelingt es, eine hohe Anzahl von Bewerbern zu gewinnen und die Marke „EU Careers“ vor allem in Brüssel zu fördern; trotz einer Reihe von Schwachstellen im Auswahlprozess ist die Qualität der erfolgreichen Bewerber insgesamt hoch; in den Jahren mit der höchsten Anzahl erfolgreicher Bewerber sind die Kosten der Auswahlverfahren niedrig; die Durchführung regelmäßiger Auswahlverfahren für Bewerber mit Generalistenprofil hat dazu beigetragen, dass eine ausreichende Anzahl potenzieller neuer Mitarbeiter zur Verfügung steht.

VIII

Darüber hinaus stellte der Hof fest, dass der Auswahlprozess für kleine, gezielte Auswahlverfahren, die dem aktuellen Einstellungsbedarf der Organe und Einrichtungen der EU am besten entsprechen, nicht gut geeignet ist: Die Planung dieser Auswahlverfahren ist nicht zuverlässig und findet zu früh statt, um ausreichend genau zu sein; das EPSO richtet seine Kommunikation nicht konsequent darauf aus, geeignete Bewerber für an Spezialisten gerichtete Auswahlverfahren zu gewinnen; bei Bewerbern mit starken Spezialistenprofilen besteht die Gefahr, dass sie im Auswahlprozess frühzeitig ausscheiden; wenn nur wenige Spezialisten benötigt werden, sind die Kosten der Auswahlverfahren höher als die der eigenen Verfahren der Organe und Einrichtungen; Auswahlverfahren für Spezialistenprofile sind im Vergleich zu den eigenen Verfahren der Organe und Einrichtungen weniger geeignet, um dringenden Einstellungsbedarf zu decken.

IX

Auf der Grundlage seiner Bemerkungen spricht der Hof Empfehlungen aus, die darauf abzielen,

• die wesentlichen Aspekte des Auswahlprozesses zu verbessern; insbesondere sollte die Zufriedenheit der Organe und Einrichtungen gemessen werden, eine Lösung für die fortdauernde Problematik der Sprachenregelung angestrebt werden und eine bessere Koordinierung zwischen dem EPSO und den Organen und Einrichtungen erfolgen;
• einen neuen Rahmen für an Spezialisten gerichtete Auswahlverfahren einzuführen;
• die Fähigkeit des EPSO zu verbessern, sich an ein sich schnell veränderndes Einstellungsumfeld anzupassen, indem ein Mechanismus zur regelmäßigen Überprüfung seines Auswahlprozesses eingeführt wird.

Einleitung

01

Jedes Jahr werden bei den Organen und Einrichtungen der EU rund 1 000 neue ständige Mitarbeiter (Beamte) für eine langfristige Laufbahn eingestellt; die Zahl der Bewerber beträgt mehr als 50 000. Diese neuen Mitarbeiter werden unter den erfolgreichen Bewerbern der allgemeinen Auswahlverfahren ausgewählt. Die Qualität des Ergebnisses des Auswahlverfahrens ist entscheidend für die Qualität der eingestellten Beamten, die oft ihre gesamte Laufbahn bei den Organen und Einrichtungen der EU verbringen.

02

Seit 2003 werden diese Auswahlverfahren vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) in Zusammenarbeit mit den Organen und Einrichtungen organisiert. Die Aufgabe des EPSO besteht darin, mit hochwertigen, effizienten und wirksamen Auswahlverfahren dafür zu sorgen, dass die Organe und Einrichtungen der EU offene Stellen jederzeit bestmöglich besetzen können¹. Das EPSO ist dafür zuständig, durch zweckdienliche Kommunikationsmaßnahmen geeignete Bewerber in ausreichender Zahl zu gewinnen und auszuwählen, damit die Organe und Einrichtungen ihren langfristigen Einstellungsbedarf decken können. Diese neuen Mitarbeiter lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Generalisten (Verwaltungsbeamte, Juristen, Ökonomen usw. sowie Sekretariatsassistenten), Sprachsachverständige (Übersetzer) und Spezialisten (IT-Experten, Wissenschaftler usw.).

03

An allgemeinen Auswahlverfahren zur Einstellung von Generalisten und Sprachsachverständigen nehmen Zehntausende von Bewerbern teil, für einige Sprachen gehen bis zu 2 000 Bewerbungen für eine Übersetzerstelle ein. Diese Auswahlverfahren sind interinstitutionelle Verfahren, die Reservelisten mit bis zu 200 erfolgreichen Bewerbern zum Ergebnis haben können. In diesem Bericht werden sie als große Auswahlverfahren bezeichnet. Die Auswahlverfahren zur Einstellung von Spezialisten (etwa 42 % der zwischen 2012 und 2018 ermittelten erfolgreichen Bewerber) sind zielgerichteter, seltener institutionsübergreifend, und die Zahl der Bewerber pro Fachgebiet ist geringer.

04

Das EPSO ist ein interinstitutionelles Amt, das allen Organen und Einrichtungen der EU Dienstleistungen zur Personalauswahl bietet. Gleichzeitig ist es auf Verwaltungsebene der Europäischen Kommission angegliedert. Das höchste Entscheidungsgremium des EPSO ist sein Leitungsausschuss. Dieser setzt sich aus dem Leiter des EPSO und je einem Vertreter der höheren Führungsebene jedes Organs zusammen. Der Leitungsausschuss des EPSO legt mit qualifizierter Mehrheit die Grundsätze der Personalauswahlpolitik (die im Auswahlprozess angewandt werden) und der Verwaltung der Listen der erfolgreichen Bewerber („Reservelisten“, siehe Anhang III und Glossar) fest und nimmt einstimmig das Arbeitsprogramm des EPSO, einschließlich der Planung und der Zeitpläne für Auswahlverfahren, an. Die Arbeit und die Beschlüsse des Leitungsausschusses werden von der EPSO-Arbeitsgruppe, in der ebenfalls je ein Vertreter aller Organe teilnimmt, auf niedrigerer Ebene vorbereitet.

05

Die Haushaltsausstattung des EPSO belief sich im Jahr 2019 auf insgesamt 23,6 Millionen Euro. Der Haushalt des EPSO ist über die Jahre stabil geblieben. Etwa die Hälfte des EPSO-Haushalts (12,8 Millionen Euro im Jahr 2019) wird für seine Mitarbeiter (etwa 125 Personen, die meisten von ihnen Beamte) ausgegeben. Die Aktivitäten des EPSO sind in Abbildung 1 dargestellt.

06

Der Auswahlprozess des EPSO wird in seiner derzeitigen Form seit 2012 durchgeführt². Er ist bereits gerichtlich angefochten worden (Rechtssachen C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 und C-621/16), und die Unzufriedenheit der Organe und Einrichtungen der EU mit dem Auswahlprozess haben den Leitungsausschuss des EPSO veranlasst, in der zweiten Jahreshälfte 2019 eine interinstitutionelle Reflexionsgruppe einzusetzen.

07

Der Auswahlprozess umfasst drei Phasen: Planung, Beurteilung der Bewerber und Veröffentlichung der Reservelisten. Der erste Schritt ist die Einschätzung des Einstellungsbedarfs der Organe und Einrichtungen für die nächsten drei Jahre. Das EPSO ermittelt diese Schätzungen, um eine detaillierte Planung mit einem Zeitrahmen für die Veröffentlichung von Auswahlverfahren für das kommende Jahr vorschlagen zu können. Diese Planung unterliegt der Genehmigung durch den Leitungsausschuss.

08

Der Einstellungsbedarf für Generalisten und Sprachsachverständige (siehe Anhang I und Anhang II) wird als Gesamtzahl der benötigten neuen Mitarbeiter angegeben. Die Organe und Einrichtungen werden auch gebeten, weitere Einzelheiten anzugeben, wie etwa die Sprachen, die in den Auswahlverfahren verlangt werden, oder – falls Spezialisten eingestellt werden sollen – die erforderlichen Fachgebiete (z. B. Sicherheit, wissenschaftliche Forschung) mit einer Schätzung der Anzahl der benötigten Mitarbeiter.

09

Sobald ein Auswahlverfahren genehmigt ist, erarbeiten das EPSO und die beteiligten Organe und Einrichtungen die Bekanntmachung des Auswahlverfahrens. In dieser Bekanntmachung wird der rechtliche Rahmen des Auswahlverfahrens festgelegt: die angestrebte Anzahl erfolgreicher Bewerber, die von den Bewerbern mindestens zu erfüllenden Zulassungsanforderungen, darunter falls zutreffend die erforderliche Berufserfahrung, die im Rahmen des Auswahlverfahrens durchgeführten Tests und die in jedem Test zu erreichenden Mindestpunktzahlen.

10

Außerdem benennen die Organe und Einrichtungen die Mitglieder des Prüfungsausschusses, die (gemäß dem EU-Beamtenstatut) während des gesamten Auswahlverfahrens für die Validierung der Testinhalte und die Beurteilung der Bewerber zuständig sind.

11

Während sich die Tests zwischen den Auswahlverfahren unterscheiden, sind die Phasen in jedem Auswahlverfahren in der Regel gleich (siehe Anhang III).

• Vorauswahl: Auswahlverfahren für Generalisten und Auswahlverfahren mit mehr als 1 000 Bewerbungen beginnen mit einer Vorauswahlphase, bei der computergestützte psychometrische Tests durchgeführt werden (Multiple-Choice-Fragen zum sprachlogischen, numerischen und abstrakten Denken). Bei Spezialisten findet stattdessen mitunter eine Lebenslauf-Sichtung statt.
• Zulassung: Anschließend werden die Bewerbungsunterlagen der Bewerber, die in der Vorauswahlphase die höchsten Punktzahlen erreicht haben, vom Prüfungsausschuss überprüft.
• Talentfilter (Talent screener): Bei einigen Auswahlverfahren werden nach der Zulassungsphase gegebenenfalls die Lebensläufe der Bewerber geprüft und abhängig von Qualifikation und Erfahrung der Bewerber Punktzahlen vergeben.
• Zwischentest: Diese Phase ist nicht in allen Auswahlverfahren obligatorisch; ihre Nutzung hängt von dem Organ/der Einrichtung ab, für welches das Auswahlverfahren durchgeführt wird. Zwischentests können eigenständig oder als Teil der nächsten Phase durchgeführt werden.
• Assessment-Center: Die Bewerber mit den höchsten Punktzahlen in den vorherigen Phasen qualifizieren sich für das Assessment-Center und werden dort vom Prüfungsausschuss hinsichtlich einer Reihe vorgegebener Fähigkeiten und Kompetenzen bewertet. Haben die Bewerber bis dahin noch keine psychometrischen Vorauswahltests absolviert (bei Auswahlverfahren für Spezialisten oder bei geringer Anzahl von Bewerbern), werden diese im Rahmen des Assessment-Centers durchgeführt.

12

Die Bewerber mit den besten Ergebnissen im Assessment-Center werden in die Reserveliste aufgenommen. Die einstellenden Dienststellen der Organe und Einrichtungen können dann auf ihre Lebensläufe zugreifen und unter den erfolgreichen Bewerbern diejenigen kontaktieren, die dem Einstellungsbedarf ihrer Ansicht nach am besten entsprechen. Das EPSO überwacht, inwieweit die Reservelisten von den Organen und Einrichtungen genutzt werden. Bleibt eine große Anzahl erfolgreicher Bewerber viele Jahre lang auf einer Liste, ohne eingestellt zu werden, schlägt das EPSO dem Leitungsausschuss vor, die Liste zu schließen.

13

In Abbildung 2 sind alle Akteure dargestellt, die am Auswahl- und Einstellungsprozess beteiligt sind.

Prüfungsumfang und Prüfungsansatz

14

Der Hof prüfte das EPSO erstmals im Jahr 2009, um zu beurteilen, wie gut es seine Aufgaben in den ersten Jahren nach seiner Gründung erfüllt hat. Zehn Jahre später beschloss der Hof, das EPSO erneut zu prüfen. In diesem Bericht befasst sich der Hof mit der Reaktion des EPSO auf die im Jahr 2009 vorgelegten Bemerkungen und mit der Frage, wie sich das Amt an das sich rasch verändernde Umfeld, in dem sich die EU und ihre Organe und Einrichtungen entwickeln (z. B. Personalkürzungen, Digitalisierung), angepasst hat.

15

Ziel der Prüfung des Hofes war es, zu bewerten, ob der Auswahlprozess des EPSO die Organe und Einrichtungen der EU in die Lage versetzt hat, ihren Einstellungsbedarf für alle Arten von Mitarbeitern zu decken. Insbesondere hat der Hof untersucht, ob der EPSO-Auswahlprozess

1. unter Berücksichtigung des Einstellungsbedarfs der Organe und Einrichtungen der EU geplant wurde;
2. von effektiver Kommunikation begleitet war, sodass genügend Bewerber gewonnen wurden;
3. dazu führte, dass erfolgreiche Bewerber gefunden wurden, die für die von den Organen und Einrichtungen angebotenen Stellen geeignet waren;
4. zum richtigen Zeitpunkt stattfand;
5. so durchgeführt wurde, dass die entstehenden Kosten möglichst gering gehalten wurden.³

16

Folgende Aspekte wurden im Rahmen dieser Prüfung vom Hof nicht bewertet:

• die Qualität der vom EPSO erstellten Testinhalte;
• die internen Leitlinien und Verfahren der Organe und Einrichtungen für Einstellungen;
• die Schulungsprogramme der Organe und Einrichtungen für neu eingestellte Mitarbeiter.

17

Den Schwerpunkt der Prüfung bildeten die Aktivitäten des EPSO im Zeitraum 2012-2018. Der Bericht des Hofes enthält Analysen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen, die für den strategischen Plan des EPSO für den Zeitraum 2020-2024 von Bedeutung sind. Die Feststellungen des Hofes basieren auf den folgenden Nachweisen:

• Aktenprüfung wichtiger Dokumente in Verbindung mit den Aktivitäten des EPSO;
• im Rahmen der Prüfung durchgeführte Befragungen von Mitarbeitern des EPSO und der Organe und Einrichtungen der EU;
• Analyse einer Stichprobe von allgemeinen Auswahlverfahren, die im Zeitraum 2012-2018 organisiert wurden;
• Umfrage auf mittlerer Führungsebene in Organen und Einrichtungen der EU.

18

Die Stichprobe der Auswahlverfahren wurde so ausgewählt, dass das Tätigkeitsspektrum des EPSO abgedeckt wird, und umfasst alle Arten von Auswahlverfahren, die vom EPSO im Zeitraum 2012-2018 organisiert wurden. Mit der Umfrage unter Führungskräften sollten deren Rückmeldungen zu den Mitarbeitern eingeholt werden, die im Zuge der allgemeinen Auswahlverfahren des EPSO oder auf anderem Wege eingestellt wurden, um die Vorzüge der unterschiedlichen Auswahlverfahren zu vergleichen. Die Umfrage wurde an 471 Führungskräfte übermittelt. Die Rücklaufquote betrug insgesamt 58 %. Weitere Einzelheiten zur Prüfungsmethodik sind Anhang IV zu entnehmen.

Bemerkungen

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Um zu untersuchen, ob mit dem Auswahlprozess des EPSO offene Stellen jederzeit bestmöglich und zu möglichst geringen Kosten besetzt wurden,

• überprüfte der Hof alle Phasen des Auswahlprozesses von der Planung der Auswahlverfahren bis zur Veröffentlichung der Reservelisten;
• verglich der Hof die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des Auswahlprozesses bei großen Auswahlverfahren und bei Auswahlverfahren für Spezialisten.

Mit den großen Auswahlverfahren des EPSO werden offene Stellen im Großen und Ganzen bestmöglich und unter soliden finanziellen Bedingungen besetzt

20

Das EPSO wurde vorrangig dafür geschaffen, große Auswahlverfahren für Generalisten (Funktionsgruppen Administration (AD) und Assistenz, Sekretariatskräfte und Büroangestellte (AST und AST/SC), siehe Anhang I) und Sprachsachverständige zu organisieren, damit den Organen und Einrichtungen der EU genügend potenzielle Kandidaten zur Verfügung stehen, um ihren wiederkehrenden Einstellungsbedarf zu decken. Der Hof würde erwarten, dass das EPSO für eine wirksame Erfüllung dieser Aufgabe

1. die Schätzungen der Organe und Einrichtungen bezüglich ihres Bedarfs an neuen Mitarbeitern mit den betreffenden Profilen dazu nutzt, die Zeitplanung für seine Auswahlverfahren aufzustellen;
2. eine geeignete Kommunikationsstrategie umsetzt, um Bewerber anzusprechen, die diesen Profilen entsprechen;
3. zweckmäßige Testmethoden anwendet;
4. sicherstellt, dass die Auswahlverfahren so durchgeführt werden, dass möglichst geringe Kosten entstehen;
5. die Reservelisten zum richtigen Zeitpunkt veröffentlicht, damit die Organe und Einrichtungen ihren Einstellungsbedarf decken können.

Die Planung der Auswahlverfahren ist für groß angelegte Auswahlverfahren gut geeignet

21

Mit dem Planungsprozess des EPSO soll der Einstellungsbedarf der Organe und Einrichtungen erfasst und auf dieser Grundlage ein Terminplan für die Auswahlverfahren vorgeschlagen werden, die im darauffolgenden Jahr zur Deckung dieses Einstellungsbedarfs durchgeführt werden sollen.

22

Die derzeitige Form des EPSO-Planungsprozesses wurde mit dem im Jahr 2008 angenommenen Entwicklungsplan des EPSO eingeführt⁴. Mit dem Entwicklungsplan wurden bei den Auswahlverfahren für drei Mitarbeiterprofile jährliche Zyklen eingeführt: für AD-Generalisten (vorrangig für die Einstellung von Nachwuchskräften und für junge Hochschulabsolventen mit geringer oder ohne Berufserfahrung), für Assistenten (Funktionsgruppen AST und AST/SC) und für Sprachsachverständige.

23

Diese jährlichen Zyklen entsprechen dem wiederkehrenden Einstellungsbedarf der Organe und Einrichtungen. Jeder Zyklus ist so geplant, dass er zu einer bestimmten Zeit im Jahr beginnt: Beispielsweise beginnt die Bewerbungsfrist für AD-Generalisten im September und für Assistenten im Dezember. In den Zeiträumen zwischen diesen drei Hauptzyklen werden Auswahlverfahren für Spezialisten (für Mitarbeiterprofile wie Rechts- und Sprachsachverständige) und Ad-hoc-Auswahlverfahren (für spezifische Profile wie Führungspositionen) durchgeführt. In Abbildung 3 ist der jährliche Planungszyklus veranschaulicht. 

24

Für die Organisation der Auswahlzyklen holt das EPSO von den beteiligten Organen und Einrichtungen die Information ein, wie viele Stellen für Generalisten (Administratoren und Assistenten) und Sprachsachverständige sie im kommenden Jahr voraussichtlich zu besetzen haben. Außerdem erbittet es Angaben zur Art der demnächst gesuchten Spezialisten.

25

Die EPSO-Arbeitsgruppe analysiert den von den Organen und Einrichtungen geäußerten Bedarf und legt auf dieser Grundlage fest, welche Auswahlverfahren im kommenden Jahr durchgeführt werden. Das EPSO organisiert nicht jedes Jahr alle von den Organen und Einrichtungen beantragten Auswahlverfahren (jährliche Zyklen, Auswahlverfahren für Spezialisten und Ad-hoc-Auswahlverfahren). Die Arbeitsgruppe berücksichtigt vorrangig die jährlichen Zyklen und nach deren Planung auch andere interinstitutionelle Auswahlverfahren, wobei dies von der benötigten Anzahl erfolgreicher Bewerber und der Anzahl der noch auf Reservelisten für ähnliche Profile verfügbaren erfolgreichen Bewerber abhängt.

26

Auf Generalistenprofile entfielen im Zeitraum 2012-2018 37 % der genannten Anzahl benötigter erfolgreicher Bewerber, auf Sprachsachverständige weitere 20 %. Trotz eines Rückgangs im Laufe der Zeit, wie in Abbildung 4 dargestellt, machen Generalisten und Sprachsachverständige nach wie vor einen Großteil der Profile aus, für die von den Organen und Einrichtungen erfolgreiche Bewerber gesucht werden. Dies spiegelt sich in ihrer Gewichtung im Planungsprozess wider. Allerdings machen sie nicht mehr die Mehrheit der gesuchten neuen Mitarbeiter aus. Vor allem die Nachfrage nach Übersetzern ist in den letzten Jahren zurückgegangen, was auf die Entscheidung, weniger Übersetzer fest anzustellen, sowie auf die zunehmende Vergabe nach außen und den technologischen Fortschritt (maschinelle Übersetzung) zurückzuführen ist.

27

Nachdem die Organe und Einrichtungen dem EPSO die Anzahl der benötigten erfolgreichen Bewerber mitgeteilt haben, korrigieren sie diese Schätzungen zum Zeitpunkt der Organisation der Auswahlverfahren häufig noch einmal – in der Regel nach unten. Für die in den jährlichen Zyklen gesuchten Profile stellte der Hof fest, dass die Schätzungen der Organe und Einrichtungen im Durchschnitt relativ genau sind: Die erforderliche Anzahl von Generalisten wurde um 11 %, die der Sprachsachverständigen um 18 % überschätzt. Der prognostizierte Bedarf an Spezialisten war mit einer um 33 % überhöhten Schätzung weniger genau.

28

Nach Ansicht des Hofes eignet sich der Planungsprozess gut für die Organisation der jährlichen Zyklen von Auswahlverfahren für AD-Generalisten, Assistenten und Sprachsachverständige.

• Er ist vorrangig dafür konzipiert, den für diese Profile bestehenden Bedarf zu ermitteln.
• Für diese Auswahlverfahren ist die Schätzung des Einstellungsbedarfs angemessen präzise. Da es sich um wiederkehrenden Bedarf handelt, müssen die Schätzungen nicht sehr genau sein.
• Ausgehend von diesem Bedarf kann das EPSO einen Terminplan vorschlagen, mit dem sichergestellt wird, dass erfolgreiche Bewerber regelmäßig zur Verfügung stehen.

Das EPSO spricht eine hohe Anzahl von Bewerbern an und fördert die Marke „EU Careers“ vor allem in Brüssel

29

Für jedes Auswahlverfahren wird ein Profil der gesuchten Bewerber erstellt, das sich hinsichtlich Bildungsniveau und Berufserfahrung an den im Beamtenstatut festgelegten Mindestanforderungen sowie an dem Bedarf des jeweiligen Organs/der jeweiligen Einrichtung orientiert (siehe Anhang I und Anhang II). Einige Auswahlverfahren werden speziell für ein bestimmtes Organ bzw. eine bestimmte Einrichtung organisiert, während andere auf einen bestimmten Standort ausgerichtet sind. Für die Kommunikationsmaßnahmen zur Ermittlung und Gewinnung der passenden Bewerber ist das EPSO zuständig. Allerdings muss das EPSO bei der Gestaltung seiner Kommunikationsmaßnahmen auch externe Faktoren wie die allgemeine Attraktivität der Organe und Einrichtungen der EU in bestimmten Ländern berücksichtigen.

30

Die im Jahr 2010 geschaffene Marke „EU Careers“ soll unter anderem dazu dienen, die EU als Arbeitgeber für Hochschulabsolventen in den Mitgliedstaaten attraktiver zu machen (siehe Sonderbericht Nr. 15/2019). Die Marke „EU Careers“ stützt sich auf ein Netzwerk von Botschaftern aus den Organen und Einrichtungen (Mitarbeiter, die an Informationsveranstaltungen zu Laufbahnen bei der EU teilnehmen, sogenannte Laufbahnbotschafter) und aus Hochschulen (Studierende, die an ihrer Hochschule die Kommunikationstätigkeiten zu der Marke übernehmen, sogenannte Hochschulbotschafter).

31

Die Marke „EU Careers“ wird außerdem von den Karriereservices der Hochschulen und von Kontaktstellen in den Mitgliedstaaten unterstützt. Das EPSO organisiert auch gezielte Veranstaltungen für sogenannte Schwerpunktländer, d. h. Länder, deren Staatsangehörige in Auswahlverfahren oder unter den Bediensteten der EU unterrepräsentiert sind. Mit einigen dieser Veranstaltungen werden die Behörden der entsprechenden Länder dabei unterstützt, Strategien zu entwickeln, um die Organe und Einrichtungen der EU als Arbeitgeber vorzustellen und den Bekanntheitsgrad der Auswahlverfahren zu steigern. Die Auswirkungen dieser Maßnahmen auf die geografische Ausgewogenheit der Bewerber bei den Auswahlverfahren sind noch nicht erkennbar.

32

Der Schwerpunkt der für die Marke „EU Careers“ produzierten Inhalte liegt nicht auf bestimmten Auswahlverfahren, sondern auf der EU als Arbeitgeber. Dazu gehören z. B. Informationen für potenzielle Kandidaten mit Behinderungen oder besonderen Bedürfnissen darüber, welche Möglichkeiten die Organe und Einrichtungen bieten und welche Unterkünfte ihnen zur Verfügung stehen, wenn sie an Auswahlverfahren teilnehmen.

33

Mit der Schaffung der Marke „EU Careers“ steigerte das EPSO die Anzahl der von ihm jährlich organisierten Karriere- und Jobmessen von 52 im Jahr 2012 auf 109 im Jahr 2018. Der Großteil der für Kommunikation vorgesehenen Mittel des EPSO wurde ebenfalls auf die Marke „EU Careers“ sowie auf Veranstaltungen mit Laufbahn- und Hochschulbotschaftern verlagert, wie in Abbildung 5 dargestellt. Die meisten (durchschnittlich 69 %) dieser Veranstaltungen finden in Brüssel statt, wo aufgrund der Präsenz der Organe und Einrichtungen und verschiedener Interessengruppen (lokale und nationale Vertretungen, private Beratungs- und Lobbyingunternehmen usw.) bereits ein gewisses Bewusstsein für die Beschäftigungsmöglichkeiten bei der EU vorhanden ist. 37 % der Personen, die an den Umfragen des EPSO zum Assessment-Center teilnahmen, hatten direkte Verbindungen zu den Organen und Einrichtungen: Sie waren entweder bei ihnen beschäftigt oder arbeiteten im öffentlichen Dienst in Bereichen mit Bezug zur EU⁵.

34

Veranstaltungen außerhalb von Brüssel werden meist von den Mitgliedstaaten organisiert und in einigen Fällen in gewissem Umfang vom EPSO unterstützt. Außerdem wird die Liste der Hochschulen, die am Hochschulbotschafterprogramm teilnehmen, vom EPSO erstellt. Die Grundlage bilden jedoch Vorschläge der Mitgliedstaaten, wobei sozial-, rechts- und wirtschaftswissenschaftliche Fakultäten besonders stark vertreten sind. Unabhängig von der Staatsangehörigkeit der Bewerber sind Belgien und Luxemburg nach wie vor die Länder, in denen die meisten Teilnehmer an den EPSO-Umfragen zum Assessment-Center das Auswahlverfahren beginnen, und zwei Drittel von ihnen absolvieren dort die Vorauswahltests.

35

Es gibt Anzeichen dafür, dass es mit der Marke „EU Careers“ nicht gelungen ist, eine ausreichende Zahl von Hochschulabsolventen oder Berufseinsteigern für eine Laufbahn bei der EU zu gewinnen. Bewerber, die an den AD5-Auswahlverfahren (die niedrigste Besoldungsgruppe für Hochschulabsolventen auf AD-Stellen) teilnehmen, verfügen häufig über Berufserfahrung, und der Anteil der Bewerber unter 35 Jahren ist rückläufig. Besonders auffällig ist dies für einige Schwerpunktländer: In einem von ihnen war im Jahr 2018 die Hälfte der Bewerber für die AD5-Auswahlverfahren älter als 35 Jahre. Dies zeigte auch die Umfrage des Hofes unter Führungskräften über ihre jüngsten Einstellungserfahrungen, wonach 22 % der kürzlich eingestellten Mitarbeiter in der Funktionsgruppe Administration jünger als 35 Jahre waren. 62 % waren über 40 Jahre alt, d. h. wahrscheinlich verfügten sie bei ihrem Eintritt in die Organe und Einrichtungen bereits über mindestens 10 Jahre Berufserfahrung – mehr, als normalerweise für die Bewertung in den Auswahlverfahren verlangt wird.

36

Die Einstellung erfahrener Personen auf Einstiegspositionen kann sich nachteilig auf die Altersstruktur der Mitarbeiter und auf das Karrieremanagement auswirken. Einige Organe und Einrichtungen haben eigene Programme für Berufseinsteiger ins Leben gerufen, um gegen den Mangel an jungen Absolventen auf den Reservelisten vorzugehen.

37

Ein Großteil der Kommunikationstätigkeiten des EPSO ist somit auf Maßnahmen fokussiert, die geeignet sind, Bewerber für die jährlichen Zyklen der Auswahlverfahren und insbesondere für den Zyklus der AD-Generalisten zu gewinnen. Diese Kommunikationstätigkeiten orientieren sich an der Organisation der Auswahlverfahren in jährlichen Zyklen (siehe Ziffer 23) und sind insbesondere für den Zyklus der AD-Generalisten auf dieselbe Zielgruppe ausgerichtet, d. h. auf Hochschulabsolventen mit wenig oder ohne Berufserfahrung.

38

Nach Ansicht des Hofes ist ein solches Vorgehen zwar kohärent, hat aber nur eine begrenzte geografische und sozioökonomische Reichweite. Die Veranstaltungen werden an Orten organisiert, an denen die Menschen die Beschäftigungsmöglichkeiten in den Organen und Einrichtungen der EU wahrscheinlich bereits kennen, und die gewünschten Absolventenprofile sind begrenzt (meist auf Absolventen der Sozial- und Wirtschaftswissenschaften). Darüber hinaus gelingt es mit diesem Ansatz nicht, eine ausreichende Zahl von Hochschulabsolventen oder Berufseinsteigern für eine Karriere in der EU zu gewinnen.

Trotz Schwachstellen im Auswahlverfahren ist die Qualität der erfolgreichen Bewerber insgesamt hoch

39

Der Auswahlprozess des EPSO (siehe Anhang III für Einzelheiten) ist stark auf Wettbewerb ausgerichtet. Bei einigen Auswahlverfahren in der Stichprobe des Hofes werden computergestützte Vorauswahltests als erster Schritt eingesetzt. In den Auswahlverfahren, in denen solche Tests verwendet werden, geben durchschnittlich 16,5 % der Bewerber schon vor Beginn des Auswahlverfahrens auf und nehmen nicht an diesen Vorauswahltests teil. Diese computergestützten psychometrischen Tests werden verwendet, weil sie von zahlreichen Rekrutierern als einer der genauesten Prädiktoren für die zukünftige Leistung von Mitarbeitern angesehen werden. In den EPSO-Auswahlverfahren dienen diese Tests jedoch nicht nur dazu, die Eignung der Bewerber für die Stelle zu bewerten, sondern auch dazu, Bewerber faktisch auszuschließen und so das Auswahlverfahren überschaubarer zu gestalten.

40

Die durchschnittliche Erfolgsquote (erfolgreiche Bewerber als Prozentsatz der Anzahl von Bewerbern insgesamt) unter denjenigen, die mindestens den ersten Test absolvieren, beträgt 2 %. In der Stichprobe des Hofes schwankt dieser Anteil zwischen 27 % bei einem Auswahlverfahren für Rechts- und Sprachsachverständige mit 26 Bewerbern auf sieben Plätze für erfolgreiche Bewerber und 0,5 % bei einem Auswahlverfahren für Übersetzer (184 Bewerber auf einen Platz für erfolgreiche Bewerber). Abbildung 6 zeigt, wie sich die Anzahl der Bewerber in jeder Phase eines Auswahlverfahrens für Generalisten, bei dem computergestützte Tests verwendet werden, verringert.

41

Mit diesem Prozess gelingt es, erfolgreiche Bewerber zu ermitteln, deren Fähigkeiten und Kompetenzen auf Führungsebene anerkannt werden. In der vom Hof durchgeführten Umfrage unter Führungskräften gaben 88 % der Teilnehmer an, mit der Qualität der über das EPSO eingestellten erfolgreichen Bewerber zufrieden oder sehr zufrieden zu sein.

42

Den Umfrageteilnehmern zufolge waren die über das EPSO eingestellten Bewerber jedoch nicht merklich höher qualifiziert als die Mitarbeiter, die auf anderem Wege eingestellt wurden (Vertrags- und Zeitbedienstete). Sie gaben an, dass die vom EPSO ermittelten erfolgreichen Bewerber mit Blick auf die Kernfähigkeiten und ‑kompetenzen, die für eine Laufbahn in den Organen und Einrichtungen erforderlich sind, nicht deutlich besser abschnitten (siehe Abbildung 7), wobei Führungsqualitäten in begrenztem Umfang eine Ausnahme bildeten.

43

Dem EPSO steht kein formeller Mechanismus zur Verfügung, mit dem gemessen werden kann, wie zufrieden die Organe und Einrichtungen mit seinen Dienstleistungen sind. Gespräche über die Eignung erfolgreicher Bewerber finden informell während der Sitzungen der Arbeitsgruppen oder des Leitungsausschusses statt. Bei akuten Problemen wie der Annullierung von Auswahlverfahren per Gerichtsbeschluss oder Unzufriedenheit mit bestimmten Aspekten des Auswahlverfahrens besteht die Möglichkeit, interinstitutionelle Reflexionsgruppen einzurichten. Allerdings hat das EPSO kein Verfahren eingeführt, um erkannte Probleme zu behandeln, bevor sie so schwerwiegend sind, dass die Einrichtung einer solchen Reflexionsgruppe gerechtfertigt ist.

44

Die bei den Auswahlverfahren angewendete Sprachenregelung beeinträchtigt deren Wirksamkeit seit den 2010er-Jahren. Gerichtsverfahren haben zur Annullierung von Auswahlverfahren und zur Aussetzung der Tätigkeit des EPSO für einen Großteil des Jahres 2016 geführt. Vor 2016 führte das EPSO die Auswahlverfahren für Generalisten in drei Sprachen durch: Englisch, Französisch und Deutsch. Nach rechtlichen Anfechtungen aus den Mitgliedstaaten zu Beginn der 2010er-Jahre entschied der Gerichtshof der Europäischen Union, dieses Vorgehen sei diskriminierend und ungerechtfertigt.

45

Im September 2016 führte das EPSO im Anschluss an die Arbeit einer interinstitutionellen Reflexionsgruppe stattdessen ein zweistufiges Verfahren ein, mit dem über die in den Auswahlverfahren für Generalisten verwendeten Sprachen entschieden wird. Die Bewerber werden zunächst gebeten, alle EU-Sprachen, in denen sie über Kenntnisse verfügen, sowie ihr Kompetenzniveau in diesen Sprachen anzugeben. Wenn alle Angaben vorliegen, werden die fünf am häufigsten angegebenen Sprachen für das Auswahlverfahren verwendet. Allerdings können einige Teile des Bewerbungsformulars, darunter der Talentfilter-Bereich, nur auf Englisch, Französisch oder Deutsch ausgefüllt werden. Beschwerden können auch nur in einer bestimmten Anzahl von Sprachen eingereicht werden, zu denen nicht unbedingt die Muttersprache jedes Bewerbers gehört. Die derzeitige Regelung wurde vom Gericht zwar nicht aufgehoben, aber die genannten Einschränkungen machen sie zum potenziellen Ziel für weitere rechtliche Anfechtungen. Dies führt zu anhaltender Unsicherheit bezüglich der Aktivitäten des EPSO. Dem Leitungsausschuss des EPSO ist die Problematik bekannt, aber bis Ende 2019 hatte er noch keine neue Sprachenregelung gefunden, die für Rechtssicherheit bei der Organisation von Auswahlverfahren sorgen würde.

46

Das Auswahlverfahren stützt sich zudem stark auf die Mitarbeiter, die von den Organen und Einrichtungen der EU in die Prüfungsausschüsse entsendet werden. Ihre Aufgabe besteht darin, die Kriterien für die Zulassung der Bewerber zu überprüfen und sie während des gesamten Auswahlprozesses zu bewerten. Das EPSO ist zuständig für die Schulung dieser Mitarbeiter und leistet im Rahmen des Auswahlverfahrens administrative Unterstützung, es obliegt jedoch den Organen und Einrichtungen, die Motivation und das Engagement der Mitglieder des Prüfungsausschusses im Zusammenhang mit dieser Aufgabe zu beurteilen und dafür zu sorgen, dass ihnen für die damit verbundenen Tätigkeiten genügend Zeit zur Verfügung steht.

47

Die Rückmeldungen, die der Hof während der Prüfung vom EPSO, den Vorsitzenden der Prüfungsausschüsse sowie den Organen und Einrichtungen der EU gesammelt hat, deuten darauf hin, dass es für alle Beteiligten schwierig ist, kompetente Mitarbeiter für die Besetzung der Prüfungsausschüsse zu finden und sicherzustellen, dass die Durchführung eines Auswahlverfahrens nicht mit dem Arbeitsprogramm der Organe und Einrichtungen in Konflikt steht. Die meisten dieser organisatorischen Probleme sind auf unzureichende Zusammenarbeit zwischen dem EPSO und den Organen und Einrichtungen zurückzuführen.

48

In Kasten 1 ist veranschaulicht, welche Folgen die Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen dem EPSO und den Organen und Einrichtungen für die Arbeit des Prüfungsausschusses hat.

49

Nach Ansicht des Hofes werden mit dem Auswahlprozess des EPSO insgesamt auf wirksame Weise erfolgreiche Bewerber von hoher Qualität ermittelt. Er ist sehr selektiv und eignet sich besonders für Generalistenprofile mit einer hohen Anzahl von Bewerbern. Gleichzeitig weist der Prozess aber auch Schwachstellen auf. Das EPSO misst nicht, wie zufrieden die Organe und Einrichtungen mit seinen Dienstleistungen sind; es fehlt weiterhin eine zufriedenstellende langfristige Lösung für die aus der Sprachenregelung resultierenden Unsicherheiten; die Auswahlverfahren hängen davon ab, dass für den Prüfungsausschuss qualifizierte Mitglieder verfügbar sind, was aufgrund der Aufgabenteilung zwischen dem EPSO und den Organen und Einrichtungen nicht immer der Fall ist.

In den Jahren mit der höchsten Anzahl erfolgreicher Bewerber sind die Kosten der Auswahlverfahren niedrig

50

Beim EPSO entstehen unabhängig von der Zahl der von ihm organisierten Auswahlverfahren jährliche Fixkosten (Personal- und Gebäudeausgaben) in Höhe von rund 15 Millionen Euro. Demzufolge hängen die Kosten der EPSO-Auswahlverfahren vom Umfang seiner Tätigkeiten ab: Je mehr erfolgreiche Bewerber in einem bestimmten Jahr auf eine Reserveliste gesetzt werden, desto geringer ist der Anteil der Fixkosten an den Kosten je erfolgreichen Bewerber.

51

Da das EPSO über die Kosten der Auswahlverfahren nicht Bericht erstattet, nahm der Hof eine eigene Analyse vor. Der Hof analysierte die Gesamtkosten je erfolgreichen Bewerber für 15 Auswahlverfahren (oder Gruppen von Auswahlverfahren mit demselben Prüfungsausschuss), die zwischen 2012 und 2018 durchgeführt wurden. Es wurden alle mit ihnen verbundenen Kosten unabhängig davon berücksichtigt, ob diese vom EPSO (Gehälter der EPSO-Mitarbeiter, Zahlungen an Dienstleister usw.) oder von den Organen und Einrichtungen der EU (Gehälter ihrer am Auswahlverfahren beteiligten Mitarbeiter) getragen wurden. Der Hof teilte die Kosten in drei Kategorien ein: Gemeinkosten (wie Gebäude und Versorgungseinrichtungen); indirekte Kosten (für Auswahltätigkeiten des EPSO, die nicht mit einem bestimmten Auswahlverfahren zusammenhängen, wie die Gehälter der EPSO-Mitarbeiter) und direkte Kosten (in Verbindung mit einem bestimmten Auswahlverfahren, wie Sitzungen und Assessment-Center).

52

Die Ergebnisse sind in Tabelle 1 zusammengefasst. Auf alle Profile bezogen liegen die Kosten je erfolgreichen Bewerber bei durchschnittlich rund 24 000 Euro. Aufgeschlüsselt nach Funktionsgruppen belaufen sie sich auf 25 000 Euro je erfolgreichen Bewerber für die Funktionsgruppe AD, 21 900 Euro je erfolgreichen Bewerber für die Funktionsgruppe AST und 15 300 Euro je erfolgreichen Bewerber für die Funktionsgruppe AST/SC (in der Stichprobe des Hofes gibt es nur ein solches Auswahlverfahren).

Tabelle 1 – Kosten je erfolgreichen Bewerber in einem Auswahlverfahren des EPSO

Referenz	Profil	Getestete Bewerber	Erfolgreiche Bewerber	Kosten je getesteten Bewerber	Kosten je erfolgreichen Bewerber
EPSO/AST-SC/06/17	Sekretariatskräfte/Büroangestellte AST/SC1 und SC2	4 121	359	1 334 Euro	15 318 Euro
EPSO/AD/287/14	Übersetzer AD5	237	34	2 597 Euro	18 105 Euro
EPSO/AD/289/14	Rechts- und Sprachsachverständige AD7	364	14	782 Euro	20 324 Euro
EPSO/AST/130/14 Fachgebiet 4: Projektmanagement	Assistenten im Bereich Gebäude AST3	1 054	18	351 Euro	20 567 Euro
EPSO/AD/318/15 (Optionen 1 und 2)	Übersetzer AD5	762	25	694 Euro	21 158 Euro
EPSO/AD/249/13 Fachgebiet 1: Makroökonomie	Administratoren AD7	1 068	41	835 Euro	21 748 Euro
EPSO/AD/347/17	Experten im Bereich Medien und digitale Kommunikation	1 860	63	750 Euro	22 138 Euro
EPSO/AST/144/17 (6 Sprachen)	Assistenten im Sprachenbereich AST1	2 010	35	403 Euro	23 162 Euro
EPSO/AD/233/12	Übersetzer AD5	1 751	70	940 Euro	23 525 Euro
EPSO/AD/331/16 (alle Fachgebiete)	IKT-Experten AD7	1 629	191	2 808 Euro	23 947 Euro
EPSO/AD/301/15	Administratoren AD5	20 985	159	188 Euro	24 802 Euro
EPSO/AD/354/17-LV	Rechts- und Sprachsachverständige AD7	26	7	6 900 Euro	25 630 Euro
EPSO/AD/236 bis 239/12	Konferenzdolmetscher AD5 und AD7	275	30	3 064 Euro	28 089 Euro
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Rechts- und Sprachsachverständige AD7	1 170	26	663 Euro	29 814 Euro
EPSO/AD/256 bis 259/13	Konferenzdolmetscher AD5 und AD7	501	13	1 036 Euro	39 936 Euro

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Daten des EPSO.

53

Das EPSO wurde zu einer Zeit geschaffen, als die Organe und Einrichtungen aufgrund der Erweiterungen im Zeitraum 2004-2007 jedes Jahr eine große Anzahl von Mitarbeitern einstellen mussten. Diese Situation spiegelt sich in seiner Kostenstruktur wider. In der Stichprobe des Hofes weisen diejenigen Auswahlverfahren die niedrigsten Kosten je erfolgreichen Bewerber auf, bei denen die endgültige Zahl der erfolgreichen Bewerber relativ hoch ist (EPSO/AST-SC/06/17) oder die in Jahren mit hoher Aktivität durchgeführt wurden, wie 2014 (als 1 200 erfolgreiche Bewerber ermittelt wurden) und 2015 (1 636 erfolgreiche Bewerber).

54

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Kosten von Auswahlverfahren ist das Verhältnis zwischen getesteten und erfolgreichen Bewerbern. Bei den Vorauswahltests entstehen abhängig vom Auswahlverfahren Kosten zwischen 48 und 92 Euro je getesteten Bewerber, d. h., wenn Vorauswahltests durchgeführt werden, können die endgültigen Kosten je erfolgreichen Bewerber deutlich höher ausfallen. Kasten 2 enthält Beispiele für diese Auswirkungen.

55

Nach Ansicht des Hofes ist die Kostenstruktur so gestaltet, dass die Kosten für groß angelegte Auswahlverfahren möglichst gering gehalten werden. Dies entspricht dem ursprünglichen Aufbau des EPSO zu einem Zeitpunkt, als erwartet wurde, dass es Auswahlverfahren mit einer großen Anzahl von Bewerbern verwalten und jedes Jahr sehr viele erfolgreiche Bewerber ermitteln würde.

Regelmäßige Auswahlverfahren für Generalisten trugen dazu bei, dass eine ausreichende Anzahl geeigneter potenzieller neuer Mitarbeiter verfügbar war

56

Zusammen mit dem jährlichen Zyklus wurden mit dem Entwicklungsplan des EPSO Zielvorgaben für die Dauer der Auswahlverfahren eingeführt: 9 bis 10 Monate. Mit dem Inkrafttreten des Entwicklungsplans verkürzte sich daher die Dauer der Verfahren erheblich: Während ein Auswahlverfahren vor 2010 durchschnittlich 18 Monate dauerte, waren es im Zeitraum 2012-2018 nur noch 13 Monate. Abbildung 8 zeigt die derzeitige Zeitschiene des Auswahl- und Einstellungsprozesses, einschließlich der kürzesten und längsten Zeitspanne (14 Monate bzw. mehr als vier Jahre) zwischen Planung und Einstellung.

57

Die durchschnittliche Gesamtdauer eines Auswahlverfahrens für Generalisten der Besoldungsgruppe AD5 (Einstiegsbesoldungsgruppe) ist mit 13 Monaten etwas länger als die Verfahren, die von anderen internationalen Organisationen zur Auswahl von Mitarbeitern für ihre Berufseinstiegsprogramme durchgeführt werden (10 bis 12 Monate). Die Dauer der Auswahlverfahren wird in den jährlichen Tätigkeitsberichten des EPSO angegeben, ohne dass jedoch Abhilfemaßnahmen für das Problem aufgezeigt würden, dass die Auswahlverfahren bis zu ihrem Abschluss durchweg länger dauern als im Entwicklungsplan vorgegeben.

58

Die jährlichen Zyklen der Auswahlverfahren sollen sicherstellen, dass ein konstantes Angebot an potenziellen neuen Mitarbeitern vorhanden ist, da sie Profile betreffen, für die Einstellungen das ganze Jahr über erfolgen. Der Aspekt des richtigen Zeitpunkts für die Veröffentlichung der Liste (sodass „jederzeit“ geeignete Bewerber verfügbar sind) blieb bei der Gestaltung der jährlichen Zyklen im Entwicklungsplan jedoch weitgehend unberücksichtigt – mit Ausnahme des Umstands, dass für Juli/August (den Monaten mit geringer Aktivität) keine Veröffentlichung von Reservelisten vorgesehen war. Die vorgesehenen Termine für die Veröffentlichung der Reservelisten (Mai/Juni für Administratoren, September für Assistenten und Dezember für Sprachsachverständige) entsprechen keinem bestimmten Einstellungsmuster in den Organen und Einrichtungen. Auswahlverfahren für Spezialisten und Ad-hoc-Auswahlverfahren werden organisiert, wenn Zeitfenster frei werden (siehe Ziffer 23), und ihre Reservelisten werden nicht zu einem festgelegten Termin, sondern nach dem Prinzip „so bald wie möglich“ veröffentlicht.

59

Nach Ansicht des Hofes hat die Durchführung regelmäßiger, großer Auswahlverfahren im Allgemeinen dazu beigetragen, für die Gruppe der Generalisten ein ausreichendes Angebot an potenziellen neuen Mitarbeitern sicherzustellen. Mit diesem System wird jedoch nicht der zeitliche Aspekt des Einstellungsbedarfs der Organe und Einrichtungen berücksichtigt. Die Auswahlverfahren des EPSO dauern immer noch länger als im Entwicklungsplan vorgegeben.

Der Auswahlprozess des EPSO für Spezialistenprofile ist nicht auf den aktuellen Einstellungsbedarf der Organe und Einrichtungen der EU abgestimmt

60

Seit der Erstellung und Umsetzung des Entwicklungsplans hat sich der Einstellungskontext in den Organen und Einrichtungen verändert. Es wurden Personalkürzungen vorgenommen und einige strategische Entscheidungen getroffen, Beamte durch Zeitarbeitskräfte zu ersetzen. Seit 2012 wurden für die meisten vom EPSO organisierten Auswahlverfahren weniger als 20 erfolgreiche Bewerber in die Reservelisten aufgenommen (siehe Tabelle 2).

Tabelle 2 – EPSO-Auswahlverfahren nach Umfang der Reserveliste, Zeitraum 2012-2018

Anzahl der erfolgreichen Bewerber auf der Reserveliste	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Durchschnitt 2012-2018
1 bis 10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
11 bis 20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
21 bis 40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
41 bis 60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
61 bis 80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
81 bis 100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
101 bis 150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
151 bis 200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Mehr als 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Daten des EPSO.

61

Für das sich rasch verändernde Umfeld, in dem die EU und ihre Organe und Einrichtungen heute operieren (Personalkürzungen, Bedarf an neuen Fähigkeiten zur Umsetzung der Digitalisierung usw.), wurde das EPSO nicht konzipiert. Seit 2008 ist es in verstärktem Maße erforderlich, auf dringenden oder krisenbedingten Einstellungsbedarf zu reagieren, der spezifischere Profile erfordert. Damit das EPSO seinen Aufgaben in diesem neuen Umfeld parallel zur Durchführung der breit angelegten Auswahlverfahren gerecht werden kann, hätte der Hof erwartet, dass das EPSO

1. die Schätzungen der Organe und Einrichtungen zu ihrem Bedarf an Mitarbeitern für spezialisierte, spezifischere Profile auf angemessene Weise einholt, um einen zuverlässigen Zeitplan für kleinere Auswahlverfahren zu erstellen;
2. seine Kommunikation gezielt auf schwer einzustellende Spezialisten ausrichtet;
3. für Spezialisten geeignete Testmethoden anwendet;
4. die Kosten für diese Auswahlverfahren möglichst niedrig hält;
5. die Reservelisten zum richtigen Zeitpunkt veröffentlicht, damit die Organe und Einrichtungen ihren Einstellungsbedarf decken können.

Die Planung von Auswahlverfahren für Spezialisten ist unzuverlässig und erfolgt zu früh, um ausreichend genau zu sein

62

Seit 2012 verzeichnen die Organe und Einrichtungen einen steigenden Bedarf an Spezialistenprofilen (siehe Abbildung 4 und Ziffer 26). Dieser erhöhte Bedarf an Spezialisten ist auch aus der auf Führungsebene durchgeführten Umfrage des Hofes ersichtlich: 57 % der teilnehmenden Führungskräfte stimmten der Aussage zu, dass die Reservelisten für Spezialisten zu schnell erschöpft sind (während für Generalisten nur 35 % dieser Aussage zustimmten). Bei der Beantwortung der Frage, ob sie Einstellungen aus Reservelisten für Spezialisten oder Generalisten bevorzugen, gaben 76 % der teilnehmenden Führungskräfte Spezialisten an.

63

Informationen über den Einstellungsbedarf für Spezialistenprofile werden dadurch erfasst, dass die einzelnen Organe und Einrichtungen dem EPSO in der Planungsphase mitteilen, welche Profile sie suchen. Die Auswahlverfahren für Spezialisten werden nach Möglichkeit in den Zeitfenstern untergebracht, die nach Organisation der jährlichen Zyklen noch frei sind.

64

Auswahlverfahren für Spezialisten sind kleiner und die zugehörigen Reservelisten in der Regel weniger umfangreich (weniger als 30 erfolgreiche Bewerber). Infolgedessen werden sie nicht immer mit Vorrang behandelt (siehe Ziffer 25) und in einigen Fällen auch verschoben oder gestrichen. Dies wiederum veranlasst die Organe und Einrichtungen, andere, flexiblere Wege zu finden, um ihren Einstellungsbedarf zu decken, wie z. B. die Organisation eigener Auswahlverfahren für Zeitbedienstete.

65

Beim Vergleich der Anzahl von Anträgen auf Spezialisten in den ursprünglichen Schätzungen der Institutionen aus der Planungsphase und der Anzahl, die in den Bekanntmachungen der Auswahlverfahren tatsächlich ausgeschrieben ist, stellte der Hof fest, dass der Bedarf an Spezialisten, die sich als erfolgreiche Bewerber qualifizieren, in der Planungsphase überschätzt wird (siehe Ziffer 27).

66

Zu hohe Vorausschätzungen werden auch durch die Planungsdauer begünstigt, da sich die Prioritäten der Organe und Einrichtungen zwischen dem Zeitpunkt, zu dem das EPSO die Schätzungen des Einstellungsbedarfs einholt (Mai), dem Zeitpunkt, zu dem der Leitungsausschuss den Zeitplan genehmigt (November), und dem Zeitpunkt, zu dem die Auswahl beginnt (im Laufe des folgenden Jahres), ändern können. Daher wird die Zeitplanung der Auswahlverfahren ebenso wie die Zahl der beantragten erfolgreichen Bewerber fortlaufend überarbeitet und geändert.

67

Nach Ansicht des Hofes ist der Planungsprozess nicht an den aktuellen Bedarf der Organe und Einrichtungen angepasst. Der Schwerpunkt liegt zu einem Zeitpunkt, zu dem seitens der Organe und Einrichtungen eine Nachfrage nach kleineren Auswahlverfahren besteht, zu stark auf groß angelegten Auswahlverfahren für Generalisten. Hinzu kommt, dass angesichts des Zeitplans für den Planungsprozess, der bis zu ein Jahr vor dem Auswahlverfahren beginnt, der Bedarf an Spezialisten nicht genau geschätzt werden kann, was zu hoch angesetzte Bedarfszahlen und fortlaufende Anpassungen zur Folge hat. Im Falle von Auswahlverfahren für Spezialisten ist die Zuverlässigkeit und Zweckmäßigkeit dieses Prozesses daher begrenzt.

Das EPSO richtet seine Kommunikationsmaßnahmen nicht konsequent darauf aus, geeignete Bewerber für die an Spezialisten gerichteten Auswahlverfahren zu gewinnen

68

Das EPSO kann den Organen und Einrichtungen nur dann geeignete potenzielle neue Mitarbeiter zur Verfügung stellen, wenn es die richtigen Kandidaten für eine Teilnahme an den Auswahlverfahren gewinnen kann. Der Hof stellte fest, dass die Bewerber nicht immer den gesuchten Profilen entsprechen. Einige Bewerber möchten nicht bei den Organen und Einrichtungen mit Einstellungsbedarf arbeiten, sondern bei einem anderen Organ bzw. einer anderen Einrichtung der EU. Dieses Problem tritt bei bestimmten Spezialistenprofilen (z. B. IT) an Standorten außerhalb von Brüssel in besonderem Maße auf. Das einzige derzeitige Hilfsmittel, mit dem die Bewerber ihre Eignung für das Auswahlverfahren selbstständig beurteilen können, ist ein freiwilliger kurzer Multiple-Choice-Test, den sie vor der Einreichung ihrer Bewerbung absolvieren können. Er soll potenziellen Bewerbern eine Einschätzung ermöglichen, ob sie generell für eine Stelle in den Organen und Einrichtungen der EU geeignet sind, bezieht sich jedoch nicht auf ein bestimmtes Auswahlverfahren.

69

Problematisch ist es auch, wenn zu wenige Bewerber an einem Auswahlverfahren teilnehmen. Im Entwicklungsplan sind Zielvorgaben für das Verhältnis von Bewerbern zu erfolgreichen Bewerbern festgelegt (Administratoren: 1 erfolgreicher Bewerber auf 38 Bewerber insgesamt; Assistenten: 1:27; Sprachsachverständige: 1:40). Der Hof hat anhand dieser vorgegebenen Verhältnisse beurteilt, wie wirksam die Kommunikationsmaßnahmen bei der Gewinnung von Bewerbern sind. Bei den Auswahlverfahren in der Stichprobe des Hofes wurden diese Zielvorgaben nicht immer erreicht, und zwar unabhängig von der Höhe der für das Auswahlverfahren aufgewendeten Kommunikationsausgaben. Bei anderen Auswahlverfahren mit geringen oder ohne Kommunikationsausgaben wurden die Zielvorgaben weit übertroffen (siehe Tabelle 3). Es besteht kein klarer Zusammenhang zwischen den Kommunikationsausgaben und den Bewerberzahlen.

Tabelle 3 – Kommunikationsausgaben und Erreichung der angestrebten Bewerberzahlen

Auswahlverfahren	Profil	Erreichung der Zielvorgabe des Entwicklungsplans	Ausgaben je Bewerber	Ausgaben je erfolgreichen Bewerber
AD/354/17	Spezialisten – Sprachsachverständige (Rechts- und Sprachsachverständige LV)	9 %	270 Euro	1 003 Euro
AD/287/14	Sprachsachverständige (Übersetzer SV)	23 %	7 Euro	67 Euro
AD/331/16	Spezialisten – Administratoren (IKT)	23 %	4 Euro	37 Euro
AD/249/13	Spezialisten – Administratoren (Makroökonomie)	69 %	13 Euro	330 Euro
AD/233/12	Sprachsachverständige (Übersetzer HR)	78 %	3 Euro	98 Euro
AD/318/15	Sprachsachverständige (Übersetzer PL)	95 %	14 Euro	521 Euro
AD/256-259/13	Spezialisten – Sprachsachverständige (Konferenzdolmetscher)	96 %	1 Euro	39 Euro
AD/347/17	Spezialisten – Administratoren (Kommunikation)	98 %	4 Euro	154 Euro
AD/289/14	Spezialisten – Sprachsachverständige (Rechts- und Sprachsachverständige FR)	99 %	3 Euro	112 Euro
AD/332-334-336	Spezialisten – Sprachsachverständige (Rechts- und Sprachsachverständige ES, MT und IT)	161 %	4 Euro	271 Euro
AST/144/17	Spezialisten – Sprachsachverständige (AST)	200 %	2 Euro	145 Euro
AST/130/14	Spezialisten – Assistenten (Projektmanager)	220 %	0 Euro*	0 Euro

* Im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren sind keine Kommunikationskosten angefallen.

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Daten des EPSO.

70

Nach Ansicht des Hofes hat das EPSO seine Auswahlverfahren für Spezialisten trotz des steigenden Bedarfs an solchen Auswahlverfahren nicht ausreichend bekannt gemacht. Es ist sowohl ineffektiv als auch kostenaufwendig, wenn die Bewerber nicht den gesuchten Profilen entsprechen oder die Stellenangebote der aktuell einstellenden Organe und Einrichtungen ablehnen. Noch schwerwiegender ist dieses Problem, wenn nur wenige Kandidaten auf den Reservelisten stehen.

Bei Bewerbern mit starken Spezialistenprofilen besteht die Gefahr, dass sie im Auswahlprozess frühzeitig ausscheiden

71

Im Entwicklungsplan ist ein Standardformat für Auswahlverfahren festgelegt (siehe Anhang III). Nach diesem Format wird stellenbezogenes Fachwissen im Zwischentest (häufig bei Sprachsachverständigenprofilen) oder sogar erst in der Assessmentphase in einem stellenbezogenen Gespräch geprüft. Wenn die Auswahlkriterien (Studienrichtung oder Berufserfahrung) nicht zweckmäßig definiert sind, laufen geeignete Bewerber Gefahr, bereits in der Vorauswahlphase auszuscheiden.

72

Bei sehr spezifischen Profilen ist es für die Organe und Einrichtungen attraktiver, ihre eigenen Auswahlverfahren zu organisieren, da sie auf diese Weise vollkommen flexibel die Art von Tests durchführen können, die sie für erforderlich halten. Bei 19 der 22 vom Hof untersuchten Verfahren dieser Art führten die Organe und Einrichtungen zunächst eine Sichtung der Lebensläufe durch, damit nur geeignete Bewerber in die Testphase eintreten konnten. Dies ist eine gute Möglichkeit, ungeeignete Bewerber von vornherein auszuschließen.

73

Das Assessment-Center wurde im Rahmen des Entwicklungsplans eingeführt, um den Schwerpunkt der Auswahlverfahren von Kenntnissen auf Fähigkeiten zu verlagern. Mit ihm sollen die Bewerber auf eine Reihe von Kompetenzen hin beurteilt werden, die die Organe und Einrichtungen bei ihren Mitarbeitern für wichtig erachten.

74

Wie Abbildung 9 veranschaulicht, hat die Umfrage des Hofes jedoch ergeben, dass die Führungskräfte bei der Frage, ob die Mitarbeiter insgesamt über diese Fähigkeiten verfügen, kaum Unterschiede zwischen den Fähigkeiten und Kompetenzen der erfolgreichen Bewerber aus EPSO-Auswahlverfahren und denen der Zeitbediensteten sehen, die im Rahmen der eigenen Auswahlverfahren der Organe und Einrichtungen eingestellt wurden (siehe auch Ziffer 42 dazu, wie die Führungskräfte ihre zuletzt eingestellten neuen Mitarbeiter beurteilen). Bei diesen Verfahren tendieren die Organe und Einrichtungen dazu, sich mehr auf technische Tests (z. B. schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Übersetzung) zu konzentrieren und auf eine Beurteilung der Fähigkeiten, wie sie im Assessment-Center des EPSO vorgenommen wird, zu verzichten.

75

Abgesehen von den Sprachkenntnissen und der Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, sind die Führungskräfte nicht der Ansicht, dass über das EPSO eingestellte neue Mitarbeiter deutlich mehr Fähigkeiten haben als die auf anderem Wege eingestellten Mitarbeiter. Im Allgemeinen schätzen sie die einschlägige Berufserfahrung von Mitarbeitern, die über andere Auswahlverfahren eingestellt wurden, als etwas besser ein, was darauf hindeutet, dass diese Einstellungsverfahren für spezialisierte, spezifische Profile besser geeignet sind.

76

Nach Ansicht des Hofes sind das Format der Auswahlverfahren und die im Entwicklungsplan festgelegten Testmethoden für an Spezialisten gerichtete Auswahlverfahren und andere kleinere Auswahlverfahren nicht geeignet.

• Dass die Erfahrung der Bewerber und ihre stellenbezogenen Kenntnisse erst nach der Vorauswahlphase überprüft werden, verstärkt die Gefahr, dass geeignete Bewerber zu früh im Prozess ausscheiden und in der Phase des Assessment-Centers zu wenige qualifizierte Bewerber übrig sind.
• Das Assessment-Center bietet keine erkennbaren Vorteile, und nach Ansicht der Führungskräfte haben die im Rahmen der eigenen Auswahlverfahren der Organe und Einrichtungen eingestellten Mitarbeiter die relevantere Berufserfahrung – ein für Spezialistenprofile ausschlaggebender Aspekt.

Wenn sich die EPSO-Auswahlverfahren nur an wenige Spezialisten richten, sind sie teurer als die eigenen Auswahlverfahren der Organe und Einrichtungen

77

In der Stichprobe des Hofes machen direkte Kosten (siehe Ziffer 51) zwischen 20 % und 65 % der Gesamtkosten der Auswahlverfahren aus. Bei der Analyse der direkten Kosten der einzelnen Phasen von Auswahlverfahren ist das Assessment-Center in der Regel die teuerste Phase, wie in Abbildung 10 dargestellt. Je länger die Phase des Assessment-Centers dauert oder je mehr Mitglieder der Prüfungsausschuss hat, desto teurer ist das Auswahlverfahren.

78

In der Stichprobe des Hofes lagen die durchschnittlichen Kosten für die Phase des Assessment-Centers bei 4 038 Euro je erfolgreichen Bewerber, wobei jedoch große Unterschiede bestanden. Die Phase des Assessment-Centers für das Auswahlverfahren AST-SC/06/17 war relativ kurz und die Zahl der erfolgreichen Bewerber recht groß, sodass die Kosten je erfolgreichen Bewerber nur 843 Euro betrugen. Für die anderen Auswahlverfahren auf Assistentenebene beliefen sie sich auf 2 661 Euro. Für Administratoren schwankten die Kosten zwischen 2 587 Euro je erfolgreichen Bewerber bei dem Auswahlverfahren für AD5-Generalisten (AD/301/15) und mehr als 10 000 Euro je erfolgreichen Bewerber in Auswahlverfahren für Konferenzdolmetscher (Durchschnitt von zwei Auswahlverfahren).

79

Für die hohen Kosten des Assessment-Centers im Falle von Spezialistenprofilen gibt es verschiedene Gründe: Für Spezialistenprofile werden im Prüfungsausschuss erfahrenere Mitglieder einer höheren Besoldungsgruppe benötigt; außerdem kann die Phase mehr Zeit in Anspruch nehmen, vor allem, wenn verschiedene Spezialisierungen zusammengefasst wurden, um eine kritische Masse für das Auswahlverfahren zu erreichen.

80

Die angestrebte Erfolgsquote beim Assessment-Center liegt bei rund 30 %. Bei einigen Profilen ist der Anteil der erfolgreichen Teilnehmer beim Assessment-Center jedoch recht hoch. Bei einem Auswahlverfahren in der Stichprobe des Hofes (AD/354/17) lag sie sogar bei 88 %. Dies kann vorkommen, wenn bereits zu Beginn zu wenige Bewerber teilnehmen oder wenn ein großer Teil der Bewerber bereits vor dem Assessment-Center in den Zwischen-/Kompetenztests ausscheidet. In solchen Fällen ist das Assessment-Center keine kostengünstige Möglichkeit, um Bewerber zu testen.

81

Der Hof verglich auch die direkten Kosten je erfolgreichen Bewerber aus EPSO-Auswahlverfahren mit den direkten Kosten der eigenen Auswahlverfahren der Organe und Einrichtungen (siehe Einzelheiten in Anhang V) und berechnete anhand des Umfangs der Reservelisten einen Durchschnittswert. Die Ergebnisse sind in Tabelle 4 dargestellt.

Tabelle 4 – Direkte Kosten je erfolgreichen Bewerber, nach Umfang der Reserveliste, EPSO und Organe der EU

Anzahl der erfolgreichen Bewerber auf der Reserveliste	1-20	21-40	41-60	61-80	> 100
EPSO	14 165 Euro	9 600 Euro	7 866 Euro	8 177 Euro	6 828 Euro
Organe und Einrichtungen	7 444 Euro	4 882 Euro	k. A.	k. A.	k. A.

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Angaben des EPSO, des Europäischen Parlaments, der Kommission und des Gerichtshofs der Europäischen Union.

82

Bezüglich der Auswahlverfahren in der Stichprobe des Hofes bietet das EPSO bei großen Auswahlverfahren die kostengünstigere Option, während im Falle von kleineren Auswahlverfahren die Kosten bei den Organen deutlich geringer sind (um bis zu 50 %). Ein Grund dafür ist die geringere Zahl von zu bearbeitenden Bewerbungsakten (in den Stichproben des Hofes für Auswahlverfahren mit weniger als 20 erfolgreichen Bewerbern nahmen beim EPSO durchschnittlich 533 Bewerber teil, bei den Organen 66 Bewerber), wodurch weniger Kosten entstehen. Zudem umfassen die von den Organen durchgeführten kleineren Auswahlverfahren in der Regel weniger Testphasen.

83

Nach Ansicht des Hofes werden die Kosten mit dem derzeitigen Format der EPSO-Auswahlverfahren bei kleinen, auf Spezialisten ausgerichteten Auswahlverfahren, die dem aktuellen Bedarf der Organe und Einrichtungen entsprechen, nicht wirksam niedrig gehalten. Die eigenen Verfahren der Organe und Einrichtungen sind bei dieser Art von Auswahlverfahren kostengünstiger, da sie oftmals weniger Phasen umfassen, eine kleinere Zielgruppe an Bewerbern ansprechen und besser auf die Anforderungen der betreffenden Organe und Einrichtungen zugeschnitten sind. Vor allem das Assessment-Center führt zu einer Kostensteigerung ohne klaren Nutzen, zumal die Erfolgsquote bei kleinen Auswahlverfahren sehr hoch ist.

Zur Deckung von dringendem Bedarf an der Einstellung von Spezialisten sind die Verfahren des EPSO weniger geeignet als die eigenen Verfahren der Organe und Einrichtungen

84

Jede Phase eines Auswahlverfahrens (siehe Ziffer 11) braucht Zeit für die Durchführung, zusätzlich gibt es für die Bewerber zwischen den Phasen „Wartezeiten“, in denen die Punktvergabe harmonisiert oder Anträge auf Überprüfung oder Beschwerden behandelt werden.

85

Die Stichprobe des Hofes enthielt fünf Auswahlverfahren, die jede mögliche Phase umfassten. Abbildung 11 zeigt die Dauer der einzelnen Phasen. Bemerkenswert ist, dass das kürzeste Auswahlverfahren in dieser Reihe von fünf Auswahlverfahren, AD/301/15, das Auswahlverfahren für Generalisten mit der umfangreichsten Reserveliste (159 erfolgreiche Bewerber) ist. Bei allen anderen wurden weniger als 35 erfolgreiche Bewerber in die Reserveliste aufgenommen.

86

Wie Abbildung 8 zeigt, liegt eine beträchtliche Zeitspanne zwischen dem Zeitpunkt, zu dem ein Organ oder eine Einrichtung Bedarf anmeldet, und der Einleitung des entsprechenden Auswahlverfahrens. Darüber hinaus kann ein Auswahlverfahren, obwohl den Planungsleitlinien zufolge Flexibilität für „Ad-hoc-Bedarf“ bestehen soll, nicht innerhalb weniger Monate ausgeschrieben werden. Der Auswahlprozess eignet sich daher nicht für die Deckung von dringendem Einstellungsbedarf.

87

Aus diesem Grund und um die interinstitutionelle Verhandlungsphase des Planungsprozesses zu vermeiden, beschließen die Organe und Einrichtungen mitunter, eigene Einstellungsverfahren einzuleiten, mit denen sie nicht Beamte, sondern Bedienstete auf Zeit einstellen. Der Hof untersuchte 22 solcher Verfahren (Einzelheiten siehe Anhang VI), um ihre Dauer zu beurteilen.

88

Den Organen gelingt es, Verfahren mit vier Auswahlphasen (Lebenslauf-Sichtung, Vorstellungsgespräche, schriftlicher Test und in einigen Fällen Gruppengespräche) innerhalb von acht Monaten nach Veröffentlichung des Aufrufs zur Interessenbekundung abzuschließen (gegenüber durchschnittlich 13 Monaten bei EPSO-Auswahlverfahren). Dadurch sind diese Verfahren im Vergleich zu Auswahlverfahren für Spezialisten flexibler und somit besser geeignet, dringenden Einstellungsbedarf zu decken. Die Organe und Einrichtungen sind im Falle ihrer eigenen Verfahren auch bei der zeitlichen Planung flexibler, während auf Spezialisten ausgerichtete Auswahlverfahren zwischen den Organen und Einrichtungen ausgehandelt werden müssen und in hohem Maße davon abhängen, ob aus den verschiedenen Organen und Einrichtungen Mitglieder für den Prüfungsausschuss zur Verfügung stehen (siehe Ziffern 25 und 47).

89

Nach Ansicht des Hofes gestaltet sich bei den EPSO-Auswahlverfahren der gesamte Prozess durch die festgelegte Anzahl von Phasen langwierig und nicht flexibel genug, was die Organe und Einrichtungen dazu veranlasst, ihre eigenen Verfahren zu organisieren, wenn sie eine Spezialistenstelle zeitnah besetzen wollen. Das Format des EPSO ist nicht geeignet, dringenden Einstellungsbedarf zu decken.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

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Insgesamt gelingt dem EPSO die Erfüllung der Aufgaben, für die es geschaffen wurde: die Bereitstellung einer großen Anzahl von erfolgreichen Bewerbern, deren Fähigkeiten umfassend genug sind für eine lange und vielseitige Laufbahn bei den Organen und Einrichtungen der EU. Der Hof stellte fest, dass der derzeitige EPSO-Auswahlprozess anhand von Konzepten organisiert ist, die 2008 im Rahmen des Entwicklungsplans vorgelegt wurden: die Organisation von Auswahlverfahren in jährlichen Zyklen für Profile, für die ein wiederkehrender Einstellungsbedarf erwartet wird.

91

Im Mittelpunkt des Planungsprozesses stehen große Auswahlverfahren, die jedes Jahr organisiert werden (Ziffern 21-28). Mit den hauptsächlich in Brüssel im Kontext der Marke „EU Careers“ durchgeführten Kommunikationsmaßnahmen ist es gelungen, eine hohe Zahl von Bewerbern zu gewinnen (Ziffern 29-38). Durch die Testmethoden wurde sichergestellt, dass die Qualität der erfolgreichen Bewerber hoch ist und die Erwartungen der leitenden Mitarbeiter im Allgemeinen erfüllt (Ziffern 39-42).

92

Der Auswahlprozess weist jedoch eine Reihe von Schwachstellen auf, die seine Wirksamkeit beeinträchtigen. Die psychometrischen Tests dienen nicht nur dazu, die Eignung der Bewerber für die Stelle zu bewerten, sondern auch dazu, Bewerber faktisch auszuschließen und so das Auswahlverfahren überschaubarer zu gestalten (Ziffern 39-40). Es gibt keinen formalen Mechanismus, mit dem die Zufriedenheit der Organe und Einrichtungen mit den erfolgreichen Bewerbern gemessen werden kann (Ziffer 43). Die Beschränkung der Anzahl der Sprachen, die für einige Teile des Auswahlverfahrens verwendet werden dürfen, hat zu anhaltender Rechtsunsicherheit geführt (Ziffern 44-45). Die unzureichende Koordinierung zwischen dem EPSO und den Organen und Einrichtungen kann zu Verzögerungen bei den Auswahlverfahren führen (Ziffern 46-47). Außerdem werden vom EPSO weder die Kosten der Auswahlverfahren überwacht noch Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die Vorgaben bezüglich der Dauer der Auswahlverfahren eingehalten werden (Ziffern 51 und 57).

Empfehlung 1 – Maßnahmen zur Beseitigung der im Auswahlprozess festgestellten Schwachstellen

Der Leitungsausschuss sollte den Auswahlprozess überarbeiten, um Maßnahmen zur Beseitigung der folgenden festgestellten Schwachstellen zu ergreifen, die seine Wirksamkeit beeinträchtigen:

• Messung der Zufriedenheit der Organe und Einrichtungen mit dem Auswahlprozess;
• Überprüfung der Sprachenregelung, insbesondere für die Antragsformulare und das Beschwerdesystem, um bei den Bewerbern und den Organen und Einrichtungen für Rechtssicherheit zu sorgen;
• bessere Koordinierung zwischen dem EPSO und den Organen und Einrichtungen hinsichtlich der Verfügbarkeit von Prüfungsausschussmitgliedern;
• Einführung von Überwachungsregelungen, auf deren Grundlage über die Kosten der Auswahlverfahren Bericht erstattet wird;
• Verkürzung der Dauer der Auswahlverfahren auf die im Entwicklungsplan festgelegte Zielvorgabe von 10 Monaten.

Zeitrahmen: bis Ende 2021

93

Der Hof stellte weiterhin fest, dass die organisatorische Struktur des EPSO die Kosten der Auswahlverfahren niedrig hält, wenn die Zahl der im Verlauf eines Jahres ermittelten erfolgreichen Bewerber hoch ist (Ziffern 50-55). Darüber hinaus hat die regelmäßige Durchführung von Auswahlverfahren für Generalisten dazu beigetragen, ein ausreichendes Angebot an potenziellen neuen Mitarbeitern für die Organe und Einrichtungen sicherzustellen (Ziffern 56-59).

94

Gleichzeitig stellte der Hof jedoch fest, dass der derzeitige Auswahlprozess den Erfordernissen der Organe und Einrichtungen in einem Umfeld mit reduziertem Personalbestand nicht gerecht wird. Statt groß angelegter Einstellungskampagnen, die auf Generalistenprofile abzielen, suchen die Organe und Einrichtungen zunehmend nach stärker spezialisierten Mitarbeitern, die schnell einsatzbereit sind. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, Auswahlverfahren mit kleinen Reservelisten (weniger als 30 erfolgreiche Bewerber) zu organisieren.

95

Der derzeitige Auswahlprozess ist für diese Art von Auswahlverfahren nicht gut geeignet. Das Planungsverfahren ist unzuverlässig und erfolgt zu früh, um ausreichend genau zu sein (Ziffern 62-67). Das EPSO richtet seine Kommunikation nicht konsequent darauf aus, geeignete Bewerber für die an Spezialisten gerichteten Auswahlverfahren zu gewinnen (Ziffern 68-70). Stellenspezifische Kenntnisse werden erst spät getestet, was die Gefahr birgt, dass Bewerber mit einem starken Spezialistenprofil schon früh aus dem Auswahlprozess ausscheiden und zu wenige geeignete Bewerber das Assessment-Center erreichen (Ziffern 71-76).

96

Zudem entstehen den Organen und Einrichtungen geringere Kosten, wenn sie ihre eigenen Auswahlverfahren für Spezialistenprofile organisieren, und sie haben einen flexibleren Auswahlprozess für diese Verfahren (siehe Ziffer 72 und Ziffern 77-83). Im Vergleich zu den eigenen, schlankeren Verfahren der Organe und Einrichtungen dauern die vom EPSO organisierten Auswahlverfahren für Spezialisten zu lange, um den dringenden Einstellungsbedarf der Organe und Einrichtungen zu decken (Ziffern 84-89).

Empfehlung 2 – Einführung eines neuen Rahmens für an Spezialisten gerichtete Auswahlverfahren

Der Leitungsausschuss sollte einen neuen Rahmen für die Auswahl von Spezialisten einführen, der gesonderte Planungsvorgaben umfasst.

Diese Auswahlverfahren für Spezialisten sowie Auswahlverfahren mit kleinen Reservelisten sollten auf der Grundlage einer genauen Vereinbarung zwischen den einstellenden Organen und Einrichtungen und dem EPSO durchgeführt werden, in der mindestens die folgenden Festlegungen getroffen werden:

• wie Tests zu stellenbezogenen Kenntnissen durchgeführt werden sollen und wie sie im Vergleich zu den im Assessment-Center getesteten Fähigkeiten gewichtet werden;
• welche Ressourcen und Mitarbeiter die Organe und Einrichtungen dem EPSO zur Verfügung stellen werden (einschließlich Bestimmungen zu den Qualifikationen und Erfahrungen der Mitglieder des Prüfungsausschusses);
• welche Kommunikationsmaßnahmen zur Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geplant sind;
• welchen Zeitrahmen des Auswahlverfahrens sich das EPSO einzuhalten verpflichtet;
• welche Kosten für das Auswahlverfahren veranschlagt, welche Regelungen für die Überwachung und Berichterstattung damit verbunden und welche spezifischen Maßnahmen zur Kostenminimierung vorgesehen sind.

Zeitrahmen: erstes Quartal 2023

97

Das EPSO hat seinen Auswahlprozess nicht an das sich verändernde Umfeld angepasst, in dem die Organe und Einrichtungen seit 2012 tätig sind. Mit dem Entwicklungsplan wurde auf die Kritik im Zeitraum 2004-2008 reagiert, jedoch nicht genügend Flexibilität eingeführt, die es dem EPSO ermöglicht hätte, seinen Auswahlprozess an die Anforderungen des sich rasch verändernden Umfelds anzupassen, in dem die EU und ihre Organe und Einrichtungen nun arbeiten müssen (z. B. Personalkürzungen, neue Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Digitalisierung) (Ziffern 62-67, 71-76 und 84-89).

Empfehlung 3 – Verbesserung der Anpassungsfähigkeit des EPSO an das sich schnell verändernde Einstellungsumfeld

Der Leitungsausschuss sollte eine regelmäßige Überprüfung des Auswahlverfahrens einführen, um zu gewährleisten, dass er in der Lage ist, auf ein sich schnell veränderndes Einstellungsumfeld zu reagieren.

Zeitrahmen: bis Ende 2021

Dieser Bericht wurde von Kammer V unter Vorsitz von Herrn Tony Murphy, Mitglied des Rechnungshofs, am 29. September 2020 in Luxemburg angenommen.

Anhänge

Anhang I – Mitarbeiterkategorien bei den Organen und Einrichtungen der EU

Das Personal der Organe und Einrichtungen umfasst verschiedene Kategorien von Mitarbeitern. Innerhalb jeder Kategorie gibt es verschiedene Besoldungsgruppen, die die steigenden beruflichen und Ausbildungsvoraussetzungen sowie das Niveau der Zuständigkeit widerspiegeln.

Ein Beamter ist eine Person, die nach dem erfolgreichen Absolvieren eines Auswahlverfahrens auf eine Dauerplanstelle bei einem Organ ernannt wurde. Kommissionsmitglieder sind keine Beamten.

Beamte gehören einer von drei Funktionsgruppen an:

• Administratoren (AD) in den Besoldungsgruppen AD5 bis AD15;
• Assistenten (AST) in den Besoldungsgruppen AST1 bis AST11;
• Sekretariatskräfte und Büroangestellte (AST/SC) in den Besoldungsgruppen AST/SC1 bis AST/SC6.

Bei Bediensteten auf Zeit erfolgt die Einstellung

• auf der Grundlage kurzfristiger Verträge (bis zu 6 Jahren) zur Besetzung einer Dauerplanstelle in einem Organ oder beim Europäischen Auswärtigen Dienst;
• auf der Grundlage kurzfristiger Verträge oder seltener auf unbestimmte Dauer zur Besetzung einer Zeitplanstelle bei einem Organ, einer Einrichtung oder Agentur;
• zur Unterstützung einer Person, die ein Amt innehat (z. B. ein Kommissionsmitglied); in diesem Fall ist die Vertragsdauer an die Amtszeit dieser Person gebunden.

Die Funktionsgruppen für Bedienstete auf Zeit sind die gleichen wie für Beamte.

Vertragsbedienstete sind keiner Planstelle zugeordnet. Sie sind je nach den von ihnen ausgeführten Aufgaben in vier Funktionsgruppen (FG I bis FG IV) unterteilt: von FG I für manuelle Aufgaben bis zu FG IV für administrative Aufgaben. Bedienstete der Funktionsgruppe FG I sowie in einer Agentur, Delegation, Vertretung oder einem Amt tätige Bedienstete können auf unbestimmte Zeit eingestellt werden. Die Verträge sonstiger Bediensteter dürfen sechs Jahre nicht überschreiten.

Örtliche Bedienstete sind an Standorten außerhalb der Europäischen Union gemäß den örtlichen Vorschriften und Gepflogenheiten beschäftigt. Sie besetzen keine Dauerplanstellen.

Anhang II – Zulassungsbedingungen für die einzelnen Mitarbeiterkategorien

01

In der folgenden Tabelle sind die für Beamte und Bedienstete auf Zeit erforderlichen Mindestqualifikationen und Sprachkenntnisse sowie die Art der Tätigkeiten für jede Funktionsgruppe zusammengefasst.

Beamte und Bedienstete auf Zeit

Qualifikationen und Berufserfahrung

AD

Abgeschlossenes Universitätsstudium von mindestens dreijähriger (für AD7: vierjähriger) Dauer, bescheinigt durch ein Diplom. Für AD7-Auswahlverfahren werden in der Regel mindestens sechs Jahre Berufserfahrung nach Erhalt des qualifizierenden Diploms verlangt. Für AD5-Auswahlverfahren wird keine Erfahrung verlangt, sie sind für junge Hochschulabsolventen eher geeignet.

AST und AST/SC

Postsekundärer Bildungsabschluss, bescheinigt durch ein Diplom; oder sekundärer Bildungsabschluss, bescheinigt durch ein Diplom, und mindestens dreijährige Berufserfahrung. Für AST/SC1-Auswahlverfahren wird keine Berufserfahrung verlangt; für AST3- oder SC2-Auswahlverfahren wird jedoch in der Regel eine zusätzliche Berufserfahrung von mindestens drei oder vier Jahren verlangt, die in direktem Zusammenhang mit der Art der Tätigkeit steht und nach Erlangung des für die Zulassung zum Auswahlverfahren erforderlichen Abschlusses oder der erforderlichen Berufserfahrung erworben wurde.

Sprachliche Anforderungen

Für alle Funktionsgruppen: gründliche Kenntnisse in einer EU-Sprache und ausreichende Kenntnisse in einer weiteren EU-Sprache.

Übliche Aufgabenbereiche

AD

Administratoren: Generalistenprofile wie Juristen, Prüfer, Ökonomen und Übersetzer sowie stärker spezialisierte Profile (Rechts- und Sprachsachverständige, Wissenschaftler, IT- und Kommunikationsexperten).

AST

Generalistische Funktionen in Verwaltung, Politikentwicklung und -umsetzung oder eher technische Funktionen in den Bereichen Finanzen, Kommunikation, Forschung.

AST/SC

Büro- und Sekretariatsaufgaben, Büroverwaltung.

 

Anhang III – Phasen eines allgemeinen Auswahlverfahrens des EPSO

Phase	Beschreibung
Selbsteinschätzung	Vor der Einreichung ihrer Bewerbung werden potenzielle Bewerber gebeten, einen nicht verpflichtenden Fragebogen auszufüllen, um mehr darüber zu erfahren, was sie von einer Laufbahn bei den Organen und Einrichtungen der EU erwarten können, welche Art von Tests auf sie zukommen und welchen Schwierigkeitsgrad diese aufweisen.
Online-Bewerbung	Die Bewerbung erfolgt über ein persönliches EPSO-Konto (ein elektronisches Profil zur Verwaltung der Bewerbungsdaten). Für jedes Auswahlverfahren muss ein separates Bewerbungsformular ausgefüllt werden. Die Bewerber erhalten über ihre EPSO-Konten auch Mitteilungen des EPSO bezüglich der Organisation des Auswahlverfahrens.
Vorauswahltests	Bei einigen Auswahlverfahren finden Vorauswahltests statt. Ihr Format ist in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens angegeben; meist erfolgen sie jedoch in Form von computergestützten Multiple-Choice-Tests. Die Bewerber absolvieren die Tests in Testzentren in den EU-Mitgliedstaaten und manchmal weltweit.
Zulassungsphase/Talentfilter und Auswahl auf der Grundlage der Qualifikationen	Der Prüfungsausschuss prüft, ob die Bewerber, die in den Vorauswahltests die meisten Punkte erhalten haben, auch die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegten Zulassungskriterien erfüllen, und lädt die leistungsstärksten Bewerber zur nächsten Phase ein. Die Anzahl der einzuladenden Bewerber ist in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens angegeben. Bei Auswahlverfahren für Spezialisten erfolgt die Auswahl in der Regel auf der Grundlage ihrer Qualifikationen. Der Prüfungsausschuss bewertet die Bewerbungen und wählt die Bewerber aus, deren Qualifikationen die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegten Kriterien am besten erfüllen. Diese Auswahl erfolgt ausschließlich auf der Grundlage der Antworten auf spezifische Fragen im Talentfilter-Bereich des Online-Bewerbungsformulars im IT-Tool des EPSO.
Vorläufige Tests/Zwischentests	Bei einigen Auswahlverfahren gibt es eine Zwischenphase, in der die Bewerber weitere Tests durchlaufen müssen. Diese Tests werden in der Regel in Testzentren in den EU-Mitgliedstaaten durchgeführt und können zum Beispiel eine elektronische Postkorbübung oder einen Übersetzungstest umfassen.
Assessment-Center	Die Bewerber, die in den vorangegangenen Phasen die höchsten Punktzahlen erreicht haben und die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegten Eignungskriterien erfüllen, werden zum Assessment-Center eingeladen. Assessment-Center dienen dazu, die vorab festgelegten Kompetenzen durch Beobachtung des Verhaltens der Teilnehmer zu bewerten. Sie bestehen aus einer Reihe von verschiedenen Simulationsübungen in einem arbeitsplatzrelevanten Kontext, bei denen das Verhalten mit dem Kompetenzprofil verglichen wird. Die Kandidaten können auf zwei Arten von Kompetenzen getestet werden: fachspezifische Kompetenzen und allgemeine Kompetenzen. Fachspezifische Kompetenzen sind die angewandten Kenntnisse und Fähigkeiten, die erforderlich sind, um die unmittelbaren Anforderungen des spezifischen Stellenprofils für das jeweilige Auswahlverfahren zu erfüllen (z. B. Anwalt für Wettbewerbsrecht, Prüfungsassistent). Allgemeine Kompetenzen sind Fähigkeiten, die alle Bediensteten für eine erfolgreiche Laufbahn bei den Organen und Einrichtungen der EU benötigen. Assessment-Center werden in der Regel in Brüssel oder Luxemburg abgehalten (mit Ausnahme des Fallbeispiels, das in den Mitgliedstaaten separat durchgeführt wird). Typische Assessment-Center-Übungen sind: —    Fallbeispiel; —    Gruppenübung; —    mündliche Präsentation; —    strukturiertes Gespräch; —    stellenbezogenes Gespräch; —    elektronischer Postkorb. Die Diplome und Nachweise der Berufserfahrung der erfolgreichen Bewerber werden nach dem Assessment-Center überprüft, und ihre Namen werden in die Reserveliste der erfolgreichen Bewerber aufgenommen.
Reserveliste	Die Reserveliste enthält die Namen der Bewerber, die im Auswahlverfahren die besten Ergebnisse erzielt haben. Die Anzahl der verfügbaren Plätze auf der Reserveliste ist in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens angegeben. Die Liste wird an die Organe und Einrichtungen übermittelt, die dann je nach Bedarf erfolgreiche Bewerber aus der Liste einstellen können.

Anhang IV – Prüfungsmethodik

01

Der Hof hat die Fakten für diese Prüfung aus den folgenden Quellen zusammengetragen:

• Analyse einer Stichprobe von Auswahlverfahren, die vom EPSO organisiert wurden, sowie von deren Kosten und Dauer durch den Hof;
• Aktenprüfungen von Managementinformationen des EPSO wie jährliche Tätigkeitsberichte, Managementpläne, Protokolle des Leitungsausschusses (2016-2018), Protokolle der EPSO-Arbeitsgruppe (2016-2018);
• an das EPSO, das Europäische Parlament, die Europäische Kommission und den Gerichtshof der Europäischen Union gerichtete Prüfungsfragebögen;
• im Rahmen der Prüfung durchgeführte Befragungen beim EPSO, beim Europäischen Parlament, bei der Europäischen Kommission, beim Gerichtshof und beim Dienstleister des EPSO für die Assessment-Center-Phase;
• Umfrage unter 471 Mitarbeitern auf mittlerer Führungsebene des Europäischen Parlaments, der Europäischen Kommission, des Gerichtshofs und des Dienstleisters des EPSO für die Assessment-Center-Phase;
• Analyse der Twitter-Kommunikation des EPSO in den Jahren 2018 und 2019;
• an die Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden von EPSO-Auswahlverfahren, die 2015-2016 bekannt gemacht wurden, gerichtete Fragebögen und Befragungen.

Tabelle 5 – Stichprobe der untersuchten Auswahlverfahren

Referenz	Jahr	Profil	Bewerber	Getestete Bewerber	Erfolgreiche Bewerber
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Sekretariatskräfte/Büroangestellte AST/SC1 und SC2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Übersetzer AD5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Rechts- und Sprachsachverständige AD7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 Fachgebiet 4: Projektmanagement	2014	Assistenten im Bereich Gebäude AST3		1 054	18
EPSO/AD/318/15 Optionen 1 und 2	2015	Übersetzer AD5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 Fachgebiet 1: Makroökonomie	2013	Administratoren AD7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Experten im Bereich Medien und digitale Kommunikation	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (6 Sprachen)	2017	Assistenten im Sprachenbereich AST1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Übersetzer AD5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16 (alle Fachgebiete)	2016	IKT-Experten AD7		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Administratoren AD5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Rechts- und Sprachsachverständige AD7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Konferenzdolmetscher AD5 und AD7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Rechts- und Sprachsachverständige AD7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Konferenzdolmetscher AD5 und AD7		501	13

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Daten des EPSO.

02

Der Hof entwickelte in Zusammenarbeit mit dem EPSO eine Berechnungsmethode, um die Kosten der Auswahlverfahren des EPSO zu schätzen. Die Methode umfasste die folgenden wichtigsten Punkte:

• Einteilung der Kosten in drei Kategorien: Gemeinkosten (wie Gebäude und Versorgungseinrichtungen); indirekte Kosten (für Tätigkeiten des EPSO, die mit Auswahlverfahren allgemein, aber nicht mit einem bestimmten Auswahlverfahren zusammenhängen) und direkte Kosten (in Verbindung mit einem bestimmten Auswahlverfahren, wie Sitzungen und Assessment-Center).
• Den auf die Auswahlverfahren entfallenden Anteil der Gemeinkosten und die indirekten Kosten teilte der Hof durch die Anzahl der erfolgreichen Bewerber im jeweiligen Jahr und addierte sie dann (anteilig) zu den direkten Kosten der einzelnen Auswahlverfahren in seiner Stichprobe.
• Die direkten Kosten wurden entweder zum Nennwert berücksichtigt (bei Rechnungen von Anbietern oder Dienstreisekosten) oder vom Hof berechnet.

03

Um einen Teil der direkten Kosten des EPSO mit den Kosten der eigenen Auswahlverfahren der Organe und Einrichtungen zu vergleichen, ging der Hof wie folgt vor:

• Er sandte jedem der drei Organe einen Fragebogen zu, um die Anzahl und Art (interne Auswahlverfahren oder Einstellung von Bediensteten auf Zeit über Aufrufe zur Interessenbekundung) der zwischen 2015 und 2018 durchgeführten internen Auswahlverfahren zu ermitteln.
• Aus diesen Verfahren wählte er die am kürzesten zurückliegenden Verfahren zur Auswahl von Bediensteten auf Zeit aus, für die die Organe keine Unterstützung des EPSO beantragt hatten. Der Hof ersuchte die Organe um Auskünfte zu den direkten Kosten, sofern sie ihnen vorlagen (Rechnungen, Reisekosten), oder um Angaben, anhand derer der Hof diese Kosten berechnen konnte (z. B. Anzahl der für die Durchführung der Auswahl erforderlichen Sitzungen, ihre Dauer und die Besoldungsgruppe der Teilnehmer).
• Auf dieser Grundlage berechnete der Hof die Kosten für die Auswahlverfahren der Organe.

Anhang V – Direkte Kosten je erfolgreichen Bewerber, Auswahlverfahren des EPSO und eigene Auswahlverfahren der Organe

Referenz	Jahr	Bewerber	Erfolgreiche Bewerber	Direkte Kosten je erfolgreichen Bewerber
Verfahren 12 eines Organs	2017	8	1	751 Euro
Verfahren 7 eines Organs	2017	7	1	991 Euro
Verfahren 22 eines Organs	2018	21	2	1 027 Euro
Verfahren 14 eines Organs	2018	37	7	1 166 Euro
Verfahren 11 eines Organs	2017	35	10	1 274 Euro
Verfahren 13 eines Organs	2018	74	1	1 784 Euro
Verfahren 20 eines Organs	2018	23	1	2 355 Euro
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	2 753 Euro
Verfahren 17 eines Organs	2018	8	1	3 774 Euro
Verfahren 6 eines Organs	2017	148	12	3 999 Euro
Verfahren 16 eines Organs	2018	228	32	4 808 Euro
Verfahren 10 eines Organs	2017	59	10	4 831 Euro
Verfahren 19 eines Organs	2018	227	23	4 956 Euro
EPSO/AD/331/16 (alle Fachgebiete)	2016	1 629	191	5 648 Euro
Verfahren 15 eines Organs	2018	117	12	5 698 Euro
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6 467 Euro
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	6 820 Euro
Verfahren 18 eines Organs	2018	223	14	7 837 Euro
EPSO/AD/249/13 – Fachgebiet 1: Makroökonomie	2013	1 068	41	7 866 Euro
EPSO/AD/318/15 – Optionen 1 und 2	2015	948	25	8 375 Euro
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8 681 Euro
EPSO/AST/130/14 (AST3) – Fachgebiet 4: Projektmanagement	2014	1 054	18	8 949 Euro
Verfahren 2 eines Organs	2015	156	6	9 216 Euro
Verfahren 1 eines Organs	2015	120	5	9 463 Euro
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	9 534 Euro
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 Sprachen)	2017	2 803	35	10 516 Euro
Verfahren 4 eines Organs	2016	37	3	11 174 Euro
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	11 263 Euro
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 Euro
Verfahren 3 eines Organs	2016	13	3	11 990 Euro
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 Euro
Verfahren 21 eines Organs	2018	79	5	12 359 Euro
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 Euro
Verfahren 8 eines Organs	2017	k. A.	3	13 630 Euro
Verfahren 9 eines Organs	2017	72	3	13 734 Euro
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 Euro
Verfahren 5 eines Organs	2016	15	1	31 832 Euro

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Angaben des EPSO, des Europäischen Parlaments, der Kommission und des Gerichtshofs der Europäischen Union.

Anhang VI – Dauer der Auswahlverfahren der Organe

Auswahlverfahren der Organe für Bedienstete auf Zeit

	Jahr	Phasen	Phase 1	Phase 2	Phase 3	Phase 4	Phase 5	Bewerber	Erfolgreiche Bewerber	Bekannt­machung der Auswahl	Reserveliste	Dauer (Monate)
1	2015	5	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 1 (stellenspezifische Kompetenz)	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2 (Fallbeispiel)	Gespräch	Gruppen-diskussion	120	5	30.1.2015	21.12.2015	10,8
2	2015	4	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2	Gespräch	Gruppen-diskussion		156	6	8.9.2015	1.8.2016	10,9
3	2016	5	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 1 (stellenspezifische Kompetenz)	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2 (Fallbeispiel)	Gespräch	Gruppen-diskussion	13	3	21.4.2016	18.10.2016	6,0
4	2016	4	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2	Gespräch	Gruppen-diskussion		37	3	24.5.2016	14.6.2017	12,9
5	2016	4	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2	Gespräch	Gruppen-diskussion		15	1	26.8.2016	14.2.2017	5,7
6	2017	2	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch				148	12	1.2.2017	16.6.2017	4,5
7	2017	3	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch	Praxistest zu den Fähigkeiten			7	1	13.3.2017	13.7.2017	4,1
8	2017	4	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2	Gespräch	Gruppen-diskussion		12	3	22.6.2017	6.3.2018	8,6
9	2017	4	Lebenslauf-Sichtung	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit in Sprache 2	Gespräch	Gruppen-diskussion		72	3	28.7.2017	26.4.2018	9,1
10	2017	2	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch				59	10	11.9.2017	31.8.2018	11,8
11	2017	2	Überset-zungstest	Gespräch				35	10	22.9.2017	11.6.2018	8,7
12	2017	3	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch	Praxistest zu den Fähigkeiten			8	1	24.5.2017	22.9.2017	3,9
13	2018	2	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch				74	1	17.1.2018	8.6.2018	4,7
14	2018	2	Überset-zungstest	Gespräch				37	7	3.4.2018	30.5.2018	1,9
15	2018	3	Lebenslauf-Sichtung	Physische Tests (stellenbezogen)	Gespräch			117	12	25.4.2018	9.1.2019	8,6
16	2018	3	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit			228	32	9.7.2018	25.6.2019	11,7
17	2018	2	Überset-zungstest	Gespräch				8	1	24.9.2018	26.10.2018	1,1
18	2018	3	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit			223	14	9.11.2018	23.7.2019	8,5
19	2018	3	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch	Test zur schriftlichen Ausdrucksfähigkeit			227	23	9.11.2018	1.8.2019	8,8
20	2018	2	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch				23	1	30.11.2018	28.2.2019	3,0
21	2018	2	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch				79	5	21.1.2019	4.7.2019	5,5
22	2018	3	Lebenslauf-Sichtung	Gespräch	Praxistest zu den Fähigkeiten			21	2	16.4.2018	2.7.2018	2,6

Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Daten des Europäischen Parlaments, der Europäischen Kommission und des Gerichtshofs der Europäischen Union.

Abkürzungen und Akronyme

CBT: computer based test (computergestützter Test) (in der Regel psychometrisch)

EPSO: European Personnel Selection Office (Europäisches Amt für Personalauswahl)

Glossar

Amt: Dienststelle der Europäischen Kommission, die von einem Direktor geleitet wird. Ämter wurden zur Erfüllung spezifischer Aufgaben, oft verwaltungstechnischer Art, geschaffen (z. B. Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche; die Ämter für Gebäude, Anlagen und Logistik in Brüssel und Luxemburg). Im Gegensatz zu den Generaldirektionen sind Ämter nicht für die Politikentwicklung zuständig.

Erfolgreicher Bewerber: Bewerber, der erfolgreich an einem allgemeinen Auswahlverfahren des EPSO teilgenommen hat.

Mitglied des Prüfungsausschusses: Beamter eines EU-Organs, der benannt wurde, um am Prüfungsausschuss zur Beurteilung der Bewerber eines allgemeinen Auswahlverfahrens des EPSO teilzunehmen. Mitglieder des Prüfungsausschusses werden als „ständige Mitglieder“ bezeichnet, wenn sie von ihrem Organ nicht für ein bestimmtes Auswahlverfahren, sondern für einen längeren Zeitraum zum EPSO abgeordnet werden.

Reserveliste: Liste aller erfolgreichen Bewerber eines allgemeinen Auswahlverfahrens des EPSO. Sie wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Prüfungsteam

Die Sonderberichte des Hofes enthalten die Ergebnisse seiner Prüfungen zu Politikbereichen und Programmen der Europäischen Union oder zu Fragen des Finanzmanagements in spezifischen Haushaltsbereichen. Bei der Auswahl und Gestaltung dieser Prüfungsaufgaben ist der Hof darauf bedacht, maximale Wirkung dadurch zu erzielen, dass er die Risiken für die Wirtschaftlichkeit oder Regelkonformität, die Höhe der betreffenden Einnahmen oder Ausgaben, künftige Entwicklungen sowie das politische und öffentliche Interesse abwägt.

Diese Wirtschaftlichkeitsprüfung wurde von Prüfungskammer V „Finanzierung und Verwaltung der Union“ unter Vorsitz von Tony Murphy, Mitglied des Hofes, durchgeführt. Die Prüfung stand unter der Leitung von Annemie Turtelboom, Mitglied des Hofes. Frau Turtelboom wurde unterstützt von ihrer Kabinettchefin Florence Fornaroli und dem Attaché Celil Ishik, dem Leitenden Manager Bertrand Albugues, der Aufgabenleiterin Marion Kilhoffer sowie den Prüferinnen und Prüfern Daria Bochnar, Panagiota Liapi und Jesús Nieto Muñoz. Richard Moore leistete sprachliche Unterstützung.

Endnoten

¹ Siehe Beschluss 2002/621/EG vom 25. Juli 2002, ABl. L 197 vom 26.7.2002, und https://epso.europa.eu/.

² Siehe http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

³ Siehe die Aufgabenbeschreibung des EPSO: „EPSO sorgt mit hochwertigen, effizienten und wirksamen Auswahlverfahren dafür, dass die EU-Institutionen offene Stellen jederzeit bestmöglich besetzen können.“

⁴ „EPSO Development Programme: Roadmap for Implementation“, 10.9.2008. Siehe auch „EPSO Development Programme, Final report“, 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

⁵ Zufriedenheitsumfragen des EPSO unter den Bewerbern im Anschluss an das Assessment-Center, 2014-2018.

Zeitschiene

Verfahrensschritt	Datum
Annahme des Prüfungsplans/Beginn der Prüfung	3.9.2019
Offizielle Übermittlung des Berichtsentwurfs an die geprüfte Stelle	9.7.2020
Annahme des endgültigen Berichts nach Abschluss des kontradiktorischen Verfahrens	29.9.2020
Eingang der offiziellen Antworten des EPSO in allen Sprachfassungen	26.10.2020

Kontakt

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Zahlreiche weitere Informationen zur Europäischen Union sind verfügbar über Internet, Server Europa (http://europa.eu).

Luxemburg: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5336-9	ISSN 1977-5644	doi:10.2865/225619	QJ-AB-20-021-DE-N
HTML	ISBN 978-92-847-5309-3	ISSN 1977-5644	doi:10.2865/100390	QJ-AB-20-021-DE-Q

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