EPSO: Det er på tide at tilpasse udvælgelsesprocessen til udviklingen i rekrutteringsbehovene

Resumé

I

Hvert år rekrutterer EU-institutionerne ca. 1 000 nye fastansatte til længerevarende karrierer ud fra mere end 50 000 ansøgere. Disse nye ansatte vælges blandt ansøgere, der har bestået almindelige udvælgelsesprøver afholdt af EPSO — EU's personaleudvælgelseskontor — i samarbejde med EU-institutionerne.

II

EPSO er ansvarlig for at tiltrække og udvælge egnede ansøgere i tilstrækkeligt antal til, at institutionerne kan opfylde deres rekrutteringsbehov. EPSO afholder to typer udvælgelsesprøver: store udvælgelsesprøver til stillinger i startlønklasser for ansøgere med generalistprofiler såsom offentlige administratorer, jurister, økonomer, oversættere og sekretærer, og mindre udvælgelsesprøver for ansøgere med mere specifikke profiler og specifik erfaring. Udvælgelsesprocessen består af tre faser: planlægning af udvælgelsesprøver for det kommende år, vurdering af ansøgerne i de enkelte udvælgelsesprøver ved hjælp af en række test og offentliggørelse af de endelige lister over beståede ansøgere for hver udvælgelsesprøve.

III

EPSO's prøvebaserede udvælgelsesproces har haft sin nuværende form siden 2012. Udvælgelsesprøvernes sprogordning er blevet anfægtet ad rettens vej, og EU-institutionerne er begyndt at sætte spørgsmålstegn ved udvælgelsesprocedurens effektivitet. På denne baggrund nedsatte EPSO's bestyrelse en interinstitutionel refleksionsgruppe til at undersøge udvælgelsesprocessen i anden halvdel af 2019. Vores beretning indeholder yderligere analyser, konklusioner og anbefalinger af relevans for en eventuel væsentlig opdatering af udvælgelsesprocessen.

IV

Målet med vores revision var at vurdere, om EPSO's udvælgelsesproces har gjort det muligt for EU-institutionerne at opfylde deres rekrutteringsbehov med hensyn til alle typer medarbejdere. Vi undersøgte navnlig, om EPSO's udvælgelsesproces:

1. blev planlagt godt nok under hensyntagen til EU-institutionernes rekrutteringsbehov
2. blev ledsaget af effektive kommunikationstiltag med henblik på at tiltrække ansøgere nok
3. førte til lister over beståede ansøgere, som var egnede til de stillinger, institutionerne tilbød
4. blev gennemført rettidigt
5. blev gennemført på en måde, som minimerede omkostningerne.

V

Revisionen fokuserede på EPSO's aktiviteter i 2012-2018. Vi gennemgik EPSO's ledelsesinformation, gennemførte samtaler med ansatte i EPSO og i personaleafdelingerne hos en række EU-institutioner, gennemgik en stikprøve af almindelige udvælgelsesprøver for at analysere deres omkostninger og varighed og gennemførte en spørgeundersøgelse rettet til ledere i en række EU-institutioner.

VI

Vi konkluderede, at EPSO's store udvælgelsesprøver generelt gjorde det muligt for institutionerne at opfylde deres behov for nye ansatte med generalistprofiler i løbet af perioden. Processen var imidlertid mindre produktiv og effektiv med hensyn til at opfylde institutionernes mindre, men voksende behov for at ansætte specialister.

VII

Vi konstaterede, at udvælgelsesprocessen af følgende årsager generelt er effektiv i forbindelse med store udvælgelsesprøver: Planlægningen er velegnet til disse udvælgelsesprøver; EPSO tiltrækker et stort antal ansøgere og promoverer brandet "EU Careers" — primært i Bruxelles; trods svagheder i udvælgelsesprocessen er kvaliteten af de beståede ansøgere generelt høj; i årene med flest beståede ansøgere er udvælgelsesprøvernes omkostninger lave; og den regelmæssige afholdelse af udvælgelsesprøver for generalister har bidraget til at sikre et tilstrækkeligt udbud af potentielle ansatte.

VIII

Vi konstaterede også, at udvælgelsesprocessen ikke er velegnet til de små, målrettede udvælgelsesprøver, som passer bedst til EU-institutionernes aktuelle rekrutteringsbehov: Planlægningen af disse udvælgelsesprøver er ikke pålidelig og finder sted for tidligt til at kunne være præcis; EPSO målretter ikke konsekvent sine kommunikationstiltag for at tiltrække egnede ansøgere til specialistudvælgelsesprøver; ansøgere med en stærk specialistprofil risikerer at blive elimineret tidligt i udvælgelsesprocessen; udvælgelsesprøver har højere omkostninger end institutionernes egne alternative udvælgelsesprocedurer, når der kun er brug for et lille antal specialister; og specialistudvælgelsesprøver er mindre velegnede til at opfylde presserende behov for ansættelse af specialister end institutionernes egne procedurer.

IX

På grundlag af vores bemærkninger fremsætter vi anbefalinger om:

• at styrke vigtige aspekter af udvælgelsesprocessen, navnlig vedrørende måling af institutionernes tilfredshed, håndtering af de vedvarende problemer med sprogordningen og koordinering mellem EPSO og institutionerne
• at indføre en ny udvælgelsesramme for specialistudvælgelsesprøver
• at forbedre EPSO's evne til at tilpasse sig et rekrutteringsmiljø i hurtig forandring ved at indføre en mekanisme for regelmæssig gennemgang af udvælgelsesprocessen.

Indledning

01

Hvert år rekrutterer EU-institutionerne ca. 1 000 nye fastansatte (tjenestemænd) til længerevarende karrierer ud fra mere end 50 000 ansøgere. Disse nye ansatte vælges blandt ansøgere, der har bestået almindelige udvælgelsesprøver. Kvaliteten af udvælgelsesprocessens output afgør kvaliteten af de ansatte tjenestemænd, som ofte tilbringer hele deres karriere i EU-institutionerne.

02

Siden 2003 har Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) afholdt disse udvælgelsesprøver i samarbejde med institutionerne. EPSO tjener EU's institutioner ved at sørge for hensigtsmæssige og effektive udvælgelsesprocedurer af høj kvalitet, som gør institutionerne i stand til at ansætte den rette person til det rette job på det rette tidspunkt¹. EPSO er ansvarlig for - ved hjælp af passende kommunikationsarbejde — at tiltrække og udvælge egnede ansøgere i tilstrækkeligt antal til, at institutionerne kan opfylde deres langsigtede rekrutteringsbehov. Disse nye ansatte kan opdeles i tre kategorier: generalister (offentlige administratorer, jurister, økonomer osv. samt sekretærer), lingvister (oversættere) og specialister (IT-eksperter, videnskabsfolk osv.).

03

Udvælgelsesprøver med sigte på ansættelse af generalister og lingvister tiltrækker titusinder af ansøgere, og nogle sprog kan tiltrække op til 2 000 ansøgere til oversætterstillinger. Disse udvælgelsesprøver kan føre til oprettelse af reservelister med op til 200 beståede ansøgere og er normalt interinstitutionelle. I denne beretning kalder vi dem store udvælgelsesprøver. Udvælgelsesprøver for specialister (som tegnede sig for ca. 42 % af de beståede ansøgere mellem 2012 og 2018) er mere målrettede og sjældnere interinstitutionelle, og antallet af ansøgere pr. område er mere begrænset.

04

EPSO er et interinstitutionelt kontor, som leverer personaleudvælgelsestjenester til alle EU-institutionerne. Samtidig er den administrativt tilknyttet Europa-Kommissionen. Bestyrelsen er det øverste beslutningstagende organ i EPSO. Den består af EPSO's direktør og en repræsentant på øverste ledelsesniveau fra hver institution. EPSO's bestyrelse vedtager med kvalificeret flertal principperne for udvælgelsespolitikken (der anvendes i udvælgelsesprocessen) og for udnyttelsen af lister med beståede ansøgere ("reservelister", jf. bilag III og glossar), og den vedtager med enstemmighed EPSO's arbejdsprogram, inklusive planlægningen af og tidsplanen for udvælgelsesprøver. Bestyrelsens arbejde og beslutninger forberedes af EPSO's arbejdsgruppe, hvor alle institutionerne også har en repræsentant, men på et lavere niveau.

05

EPSO's samlede budget var 23,6 millioner euro i 2019. Budgettet har været stabilt i årenes løb. Ca. halvdelen af EPSO's budget (12,8 millioner euro i 2019) går til dets personale (ca. 125 personer, hvoraf de fleste er tjenestemænd). EPSO's aktiviteter præsenteres i figur 1.

06

EPSO's udvælgelsesproces har haft sin nuværende form siden 2012². Den er blevet anfægtet ad rettens vej (sag C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 og C-621/16) på grund af sin sprogordning, og EU-institutionernes utilfredshed med dets udvælgelsesproces fik EPSO's bestyrelse til at nedsætte en interinstitutionel refleksionsgruppe til at undersøge udvælgelsesprocessen i anden halvdel af 2019.

07

Udvælgelsesprocessen består af tre faser: planlægning, vurdering af ansøgere og offentliggørelse af reservelister. Processen indledes med, at institutionerne vurderer deres rekrutteringsbehov i de næste tre år. EPSO indsamler disse skøn med henblik på at udarbejde en detaljeret oversigt med en foreslået tidsplan for offentliggørelse af udvælgelsesprøver i det kommende år. Den godkendes af bestyrelsen.

08

Behovene for rekruttering af generalister og lingvister (jf. bilag I og bilag II) udtrykkes som det samlede antal nye ansatte, der er behov for. Institutionerne opfordres også til at give nærmere oplysninger, f.eks. om de sprog, der vil blive anmodet om, og om de områder, hvor de får brug for at ansætte specialister (f.eks. sikkerhed, videnskabelig forskning), samt at give et skøn over det antal ansatte, de får behov for.

09

Når en udvælgelsesprøve er blevet godkendt, udarbejder EPSO og de involverede institutioner meddelelsen om udvælgelsesprøven. Denne meddelelse fastlægger de retlige rammer for udvælgelsesprøven: det forventede antal beståede ansøgere, de mindstekrav, som ansøgerne skal opfylde for at få adgang til udvælgelsesprøven, herunder den krævede erhvervserfaring i relevante tilfælde, de test, der vil blive anvendt i forbindelse med udvælgelsesprøven, og det antal point, der kræves for hver af dem.

10

Institutionerne udpeger også udvælgelseskomitéens medlemmer, som har ansvaret for at validere indholdet af testene og vurdere ansøgerne under hele udvælgelsesprøven (som fastsat i EU's personalevedtægt).

11

Testene varierer fra udvælgelsesprøve til udvælgelsesprøve, men alle udvælgelsesprøver består generelt af de samme trin (jf. bilag III).

• Stopprøve: Udvælgelsesprøver for generalister og andre udvælgelsesprøver, som tiltrækker mere end 1 000 ansøgere, indledes med en stopprøvefase bestående af computerbaserede psykometriske test (multiple choice-spørgsmål vedrørende verbalt, numerisk og abstrakt ræsonnement). I udvælgelsesprøver for specialister kan denne somme tider erstattes af en CV-gennemgang.
• Adgang til deltagelse: Udvælgelseskomitéen gennemgår dossiererne for de ansøgere, der har opnået de bedste resultater i stopprøvefasen.
• Talent Screener: I nogle udvælgelsesprøver kan adgangstrinnet efterfølges af en gennemgang af ansøgernes CV'er, hvor der gives point på grundlag af ansøgernes kvalifikationer og erfaring.
• Mellemliggende test: Dette trin er ikke obligatorisk i alle udvælgelsesprøver, og det er op til de involverede institutioner, om det skal inkluderes. Testen kan administreres alene eller som del af næste trin.
• Assessmentcenter: Ansøgerne med flest point fra de foregående trin går videre til assessmentcentret, hvor udvælgelseskomitéen vurderer dem ud fra en række foruddefinerede færdigheder og kompetencer. I de tilfælde, hvor ansøgerne ikke har taget psykometriske stopprøvetest (ved specialistudvælgelsesprøver eller når ansøgerantallet er lavt), skal disse test tages i assessmentcentret.

12

Navnene på de ansøgere, der klarer sig bedst i assessmentcentret, opføres på en reserveliste. Derefter kan de ansættende tjenester i institutionerne få adgang til deres CV'er og kontakte de beståede ansøgere, som de mener er bedst egnede til at opfylde deres rekrutteringsbehov. EPSO overvåger institutionernes anvendelse af reservelisterne. Hvis mange beståede ansøgere bliver stående på en liste i mange år uden at blive ansat, foreslår EPSO bestyrelsen at lukke listen.

13

Figur 2 viser alle de interessenter, der spiller en rolle i udvælgelses- og ansættelsesprocessen.

Revisionens omfang og revisionsmetoden

14

Vi reviderede første gang EPSO i 2009 for at vurdere, hvor godt det havde opfyldt sit mandat i årene efter oprettelsen. Ti år senere besluttede vi at foretage en ny revision af EPSO. I denne beretning behandler vi EPSO's reaktion på de bemærkninger, vi fremsatte i 2009, og dets tilpasning til det hurtigt skiftende miljø, som EU og dets institutioner opererer i (med f.eks. personalenedskæringer og digitalisering).

15

Målet med vores revision var at vurdere, om EPSO's udvælgelsesproces har gjort det muligt for EU-institutionerne at opfylde deres rekrutteringsbehov med hensyn til alle typer medarbejdere. Vi undersøgte navnlig, om EPSO's udvælgelsesproces:

1. blev planlagt under hensyntagen til EU-institutionernes rekrutteringsbehov
2. blev ledsaget af effektive kommunikationstiltag med henblik på at tiltrække ansøgere nok
3. førte til lister over beståede ansøgere, som var egnede til de stillinger, institutionerne tilbød
4. blev gennemført rettidigt
5. blev gennemført på en måde, som minimerede omkostningerne³.

16

I forbindelse med denne revision vurderede vi ikke:

• kvaliteten af det testindhold, EPSO havde udformet
• institutionernes interne ansættelsespolitikker og -procedurer
• institutionernes uddannelsesprogrammer for nyansatte.

17

Revisionen fokuserede på EPSO's aktiviteter i 2012-2018. Vores beretning indeholder analyser, konklusioner og anbefalinger af relevans for EPSO's strategiske plan for 2020-2024. Vores revisionsresultater bygger på følgende beviskilder:

• en gennemgang af nøgledokumenter vedrørende EPSO's aktiviteter
• samtaler med ansatte i EPSO og andre EU-institutioner
• en gennemgang af en stikprøve af almindelige udvælgelsesprøver afholdt mellem 2012 og 2018
• en spørgeundersøgelse rettet til mellemledere i EU-institutionerne.

18

Stikprøven af udvælgelsesprøver blev udvalgt, så den dækkede hele viften af EPSO's aktiviteter og alle de typer udvælgelsesprøver, som EPSO afholdt i perioden 2012-2018. Formålet med vores spørgeundersøgelse rettet til ledere var at indhente deres feedback om personale ansat på grundlag af EPSO's almindelige udvælgelsesprøver og andre udvælgelseskanaler med henblik på at sammenligne fordelene ved de forskellige udvælgelsesprocesser. Vi sendte vores spørgeskema til 471 ledere, og den samlede svarprocent var 58 %. Der gives yderligere oplysninger om revisionsmetoden i bilag IV.

Bemærkninger

19

Vi gjorde følgende med henblik på at undersøge, om EPSO's udvælgelsesproces identificerede de rette personer til de rette job på det rette tidspunkt på en måde, som minimerede omkostningerne:

• Vi gennemgik alle faserne i udvælgelsesprocessen, fra planlægning af udvælgelsesprøver til offentliggørelse af reservelister.
• Vi sammenlignede udvælgelsesprocessens effektivitet og produktivitet i forbindelse med henholdsvis store udvælgelsesprøver og specialistudvælgelsesprøver.

EPSO's store udvælgelsesprøver leverer generelt de rette personer til de rette job på økonomisk forsvarlig vis

20

EPSO blev hovedsagelig oprettet til at afholde store udvælgelsesprøver for generalister (i ansættelsesgrupperne administratorer — AD — og assistenter — AST og AST/SC — jf. bilag I) og lingvister, så EU-institutionerne kunne forsynes med tilstrækkelig mange ansøgere til at opfylde deres tilbagevendende rekrutteringsbehov. Vores forventning var, at EPSO for at udføre sin opgave effektivt:

1. gør brug af institutionernes skøn over deres behov for nye ansatte med disse profiler ved udarbejdelsen af sin tidsplan for udvælgelsesprøver
2. gennemfører en kommunikationsstrategi, som kan tiltrække ansøgere, der passer til disse profiler
3. anvender hensigtsmæssige testmetoder
4. sikrer, at det afholder sine udvælgelsesprøver på en måde, der minimerer omkostningerne
5. sikrer, at reservelister offentliggøres rettidigt med henblik på opfyldelse af institutionernes rekrutteringsbehov.

Planlægningen af udvælgelsesprøver er velegnet til store udvælgelsesprøver

21

Målet med EPSO's planlægningsproces er at indsamle institutionernes skøn over deres rekrutteringsbehov og på dette grundlag udarbejde en tidsplan for afholdelse af udvælgelsesprøver det følgende år for at sikre, at disse rekrutteringsbehov dækkes.

22

EPSO-planlægningsprocessen i sin nuværende form blev indført med EPSO's udviklingsprogram (EDP), som blev vedtaget i 2008⁴. EDP indførte årlige udvælgelsesprøvecyklusser for tre personaleprofiler: generalistadministratorer (hovedsagelig med henblik på ansættelse af underordnet personale og rettet mod unge universitetsuddannede uden eller kun med begrænset erhvervserfaring), assistenter (ansættelsesgruppe AST og AST/SC) og lingvister.

23

Disse årlige cyklusser svarer til de tilbagevendende interinstitutionelle rekrutteringsbehov. Hver cyklus er planlagt til at begynde på en bestemt tid på året, f.eks. begynder registreringen for generalistadministratorer i september, mens registreringen for assistenter begynder i december. Udvælgelsesprøver for specialister (til personaleprofiler såsom juristlingvister) og ad hoc-udvælgelsesprøver (til specifikke profiler såsom ledere) afholdes i intervallerne mellem de tre hovedcyklusser. Figur 3 illustrerer den årlige planlægningscyklus.

24

Med henblik på at tilrettelægge udvælgelsesprøvecyklusserne spørger EPSO de deltagende institutioner, hvor mange generalister (administratorer og assistenter) og lingvister de skønner at ville få behov for at ansætte i det kommende år. EPSO beder også institutionerne om at oplyse, hvilken type specialister de vil få behov for at ansætte.

25

EPSO's arbejdsgruppe analyserer de behov, som institutionerne har angivet, og på det grundlag afgør den, hvilke udvælgelsesprøver der vil blive gennemført i det kommende år. EPSO afholder ikke hvert år alle de udvælgelsesprøver, som institutionerne anmoder om (årlige cyklusser, udvælgelsesprøver for specialister og ad hoc-udvælgelsesprøver). Arbejdsgruppen prioriterer de årlige cyklusser højest, og når disse er planlagt, prioriterer den andre interinstitutionelle udvælgelsesprøver på grundlag af det ønskede antal beståede ansøgere og det antal beståede ansøgere, der stadig står på reservelisterne for lignende profiler.

26

I perioden 2012-2018 gjaldt 37 % af alle anmodninger om beståede ansøgere generalistprofiler, og yderligere 20 % gjaldt lingvister. Trods et fald over tid, som vist i figur 4, tegner generalist- og lingvistprofilerne sig stadig for en stor del af institutionernes anmodninger om beståede ansøgere, hvilket afspejles i deres betydning i planlægningsprocessen. De udgør dog ikke længere flertallet af de nye medarbejdere, der søges. Navnlig er efterspørgslen efter oversættere faldet i de seneste år som følge af beslutninger om at ansætte færre faste medarbejdere i oversætterstillinger, øget outsourcing og teknologiske fremskridt (maskinoversættelse).

27

Efter at institutionerne har meddelt EPSO, hvor mange beståede ansøgere de skønner at ville få behov for, reviderer de ofte disse skøn — normalt i nedadgående retning — når udvælgelsesprøverne tilrettelægges. Vi konstaterede, at institutionernes skøn i gennemsnit var relativt nøjagtige med hensyn til de profiler, der søges i de årlige cyklusser: Det ønskede antal generalister var ansat 11 % for højt, og det ønskede antal lingvister 18 % for højt. Det skønnede behov for specialister var mindre præcist: De ønskede antal var ansat 33 % for højt.

28

Efter vores opfattelse er planlægningsprocessen velegnet til tilrettelæggelsen af de årlige cyklusser af udvælgelsesprøver for generalister, assistenter og lingvister.

• Den er hovedsagelig baseret på indsamling af skøn over behovene for disse profiler.
• Præcisionsgraden i skønnene over rekrutteringsbehovene er tilstrækkelig med hensyn til disse udvælgelsesprøver. Da behovene er tilbagevendende, behøver skønnene ikke at være meget præcise.
• Baseret på de samlede behov kan EPSO fremlægge en tidsplan, som sikrer, at der regelmæssigt er beståede ansøgere til rådighed.

EPSO tiltrækker et stort antal ansøgere og promoverer brandet "EU Careers" — primært i Bruxelles

29

Hver udvælgelsesprøve angiver en profil for de ønskede ansøgere, baseret på personalevedtægtens minimumskrav med hensyn til uddannelsesniveau og erhvervserfaring og den anmodende institutions behov (jf. bilag I og bilag II). Nogle udvælgelsesprøver afholdes specifikt for én institution, mens andre fokuserer på et bestemt geografisk sted. Kommunikationsarbejdet med henblik på at identificere og tiltrække de rette ansøgere er EPSO's ansvar. Ved udformningen af sine kommunikationstiltag skal EPSO imidlertid også tage hensyn til eksterne faktorer såsom EU-institutionernes generelle attraktivitet i bestemte lande.

30

Brandet "EU Careers" blev skabt i 2010, bl.a. for at øge EU's attraktivitet som arbejdsgiver for universitetsuddannede i medlemsstaterne (jf. særberetning nr. 15/2019). "EU Careers"-brandet promoveres af et netværk af ambassadører fra institutionerne (ansatte, der deltager i "EU Careers"-arrangementer, kaldet personaleambassadører) og fra universiteter (studerende med ansvar for at formidle kommunikation om "EU Careers" på deres universiteter, kaldet studenterambassadører).

31

"EU Careers"-brandet støttes også af universiteters erhvervsvejledningstjenester og af kontaktpunkter i medlemsstaterne. Endvidere afholder EPSO målrettede arrangementer for "fokuslande", dvs. lande, hvis statsborgere er underrepræsenteret ved udvælgelsesprøver eller blandt EU-ansatte. Nogle af disse arrangementer indbefatter, at de offentlige myndigheder i disse lande får hjælp til at udarbejde strategier for at promovere EU-institutionerne som arbejdsgivere og gøre reklame for udvælgelsesprøver. Disse foranstaltninger har endnu ikke haft en synlig effekt på den geografiske balance blandt ansøgerne til udvælgelsesprøver.

32

Det indhold, der udarbejdes til "EU Careers", har fokus på EU som arbejdsgiver og ikke på specifikke udvælgelsesprøver. Der udarbejdes f.eks. information til potentielle ansøgere med handicap eller særlige behov for at sikre, at de er opmærksomme på de muligheder, som institutionerne tilbyder, og de faciliteter, der er til rådighed for dem, når de deltager i udvælgelsesprøver.

33

Skabelsen af "EU Careers"-brandet førte til, at EPSO hvert år øgede antallet af sine karriere- og jobmessearrangementer, fra 52 i 2012 til 109 i 2018. Hovedparten af EPSO's kommunikationsbudget blev overført til "EU Careers" og til arrangementer med deltagelse af personale- og studenterambassadører, jf. figur 5. De fleste af disse arrangementer (i gennemsnit 69 %) finder sted i Bruxelles, hvor der allerede er et vist kendskab til de beskæftigelsesmuligheder, som EU tilbyder, fordi institutionerne og de forskellige interessegrupper (lokale og nationale repræsentationer, private konsulentvirksomheder og lobbyvirksomheder osv.) er beliggende dér. 37 % af respondenterne i spørgeundersøgelserne fra EPSO's assessmentcenter angav, at de havde en direkte forbindelse til institutionerne: De arbejdede enten i institutionerne eller i den offentlige sektor med EU-relaterede opgaver⁵.

34

Arrangementer uden for Bruxelles organiseres for det meste af medlemsstaterne, somme tider med støtte fra EPSO. Tilsvarende udarbejder EPSO listen over universiteter, der er omfattet af programmet for studenterambassadører, men den er baseret på forslag fra medlemsstaterne, og fakulteterne for samfundsvidenskab, jura og økonomi er kraftigt repræsenteret. Uanset deres nationalitet påbegyndte de fleste af respondenterne i spørgeundersøgelserne fra EPSO's assessmentcenter udvælgelsesprocessen i Belgien og Luxembourg, idet to tredjedele af respondenterne tog stopprøvetestene dér.

35

Der er indikationer på, at "EU Careers"-brandet ikke har tiltrukket tilstrækkelig mange universitetsuddannede eller unge fagfolk til en karriere i EU. Ansøgerne til AD5-udvælgelsesprøverne (den laveste lønklasse for universitetsuddannede administratorer) har ofte erhvervserfaring, og andelen af ansøgere under 35 år er faldende. Dette er især slående i nogle af fokuslandene: I ét af dem var halvdelen af ansøgerne til AD5-udvælgelsesprøverne i 2018 over 35. I vores spørgeundersøgelse rettet til ledere fremgik det også af svarene på vores spørgsmål om nylige ansættelser, at 22 % af de nyligt ansatte tjenestemænd i administratorgruppen var under 35. 62 % var over 40, og det er derfor sandsynligt, at de allerede havde mindst 10 års erhvervserfaring, da de blev ansat i institutionerne, hvilket er mere end det, der normalt kræves til de lønklasser, som udvælgelsesprøverne gælder.

36

Ansættelse af erfarne personer i underordnede stillinger kan skade arbejdsstyrkens alderssammensætning og karriereplanlægningen. Nogle institutioner har iværksat deres egne programmer for unge fagfolk for at afhjælpe manglen på reservelister med unge universitetsuddannede.

37

Det meste af EPSO's kommunikationsarbejde er således fokuseret på foranstaltninger, der kan tiltrække ansøgere til de årlige udvælgelsesprøvecyklusser, især cyklussen for generalistadministratorer. Dette kommunikationsarbejde følger tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøvernes årlige cyklusser (jf. punkt 23) og er rettet mod de samme personer, navnlig hvad angår cyklussen for generalistadministratorer, dvs. universitetsuddannede uden eller kun med begrænset erhvervserfaring.

38

Det er vores opfattelse, at en sådan tilgang er sammenhængende, men at dens geografiske og socioøkonomiske rækkevidde er begrænset. Arrangementer afholdes på steder, hvor folk sandsynligvis allerede er bevidste om ansættelsesmulighederne i EU-institutionerne, og kommunikationen er rettet mod et begrænset antal profiler (hovedsagelig universitetsuddannede inden for samfundsvidenskab og økonomi). Endvidere tiltrækker den ikke tilstrækkelig mange universitetsuddannede eller unge fagfolk til en karriere i EU.

Trods svagheder i udvælgelsesprocessen er kvaliteten af de beståede ansøgere generelt høj

39

EPSO's udvælgelsesproces (se nærmere detaljer i bilag III) er meget konkurrencepræget. Nogle af udvælgelsesprøverne i vores stikprøve blev indledt med computerbaserede stopprøvetest. Ved udvælgelsesprøver, hvor sådanne test anvendes, er der i gennemsnit 16,5 % af ansøgerne, der opgiver på forhånd og ikke tager stopprøvetestene. Disse computerbaserede psykometriske test anvendes, fordi de af mange rekrutteringsfagfolk betragtes som et af de mest nøjagtige værktøjer til at forudsige en medarbejders fremtidige præstation. Ved EPSO-udvælgelsesprøver anvendes disse test imidlertid ikke blot til at vurdere ansøgernes egnethed til jobbet, men også til at eliminere ansøgere, så udvælgelsesprocessen bliver mere håndterbar.

40

For dem, der som minimum tager den første test, er den gennemsnitlige succesrate (beståede ansøgere som andel af ansøgerantallet) 2 %. I vores stikprøve varierer dette tal fra 27 % i en udvælgelsesprøve for juristlingvister med 26 ansøgere og 7 beståede ansøgere til 0,5 % i en udvælgelsesprøve for oversættere (184 ansøgere og 1 bestået ansøger). Figur 6 viser, hvordan antallet af ansøgere blev reduceret på hvert trin i processen ved en generalistudvælgelsesprøve, hvor der blev anvendt computerbaserede test.

41

Denne proces er velegnet til at levere beståede ansøgere, hvis færdigheder og kompetencer anerkendes af ledere. I vores spørgeundersøgelse rettet til ledere angav 88 %, at de var tilfredse eller meget tilfredse med kvaliteten af de beståede EPSO-ansøgere, som de havde ansat.

42

Ifølge lederne i vores spørgeundersøgelse var ansøgere ansat via EPSO ikke af mærkbart højere kaliber end medarbejdere, som de havde ansat via andre kanaler (kontraktansatte og midlertidigt ansatte). De oplyste, at de beståede EPSO-ansøgere, som de havde ansat, ikke udviste mærkbart højere niveauer af de grundlæggende færdigheder og evner, der er nødvendige for en karriere i institutionerne (jf. figur 7), undtagen med hensyn til lederevner - og det kun i begrænset omfang.

43

EPSO har ikke en formel mekanisme til at måle institutionernes tilfredshed med dets tjenesteydelser. Drøftelser om beståede ansøgeres egnethed foregår uformelt på arbejdsgruppe- eller bestyrelsesmøder. Interinstitutionelle refleksionsgrupper kan nedsættes til at håndtere akutte problemer, f.eks. når udvælgelsesprøver annulleres ved en retsinstans, eller når der er utilfredshed med bestemte aspekter af en udvælgelse. EPSO har imidlertid ikke indført nogen procedure, som gør det muligt at adressere konstaterede problemer, før de bliver så alvorlige, at nedsættelse af en refleksionsgruppe er berettiget.

44

Udvælgelsesprøvernes sprogordning har påvirket deres effektivitet siden 2010'erne. Retssager har resulteret i annullering af udvælgelsesprøver og førte til suspension af EPSO's aktiviteter i en stor del af 2016. Før 2016 afholdt EPSO generalistudvælgelsesprøver på tre sprog: engelsk, fransk og tysk. På baggrund af søgsmål anlagt af medlemsstater i begyndelsen af 2010'erne fastslog Domstolen, at denne praksis var diskriminerende og uberettiget.

45

På baggrund af en interinstitutionel refleksionsgruppes arbejde gik EPSO i september 2016 over til at bruge en totrinsproces til at afgøre, hvilke sprog der skulle anvendes ved generalistudvælgelsesprøver. Først bedes ansøgerne angive alle de EU-sprog, de kender, og angive deres færdighedsniveau på hvert enkelt af disse. Når de alle har gjort dette, anvendes de fem hyppigst angivne sprog ved udvælgelsesprøven. Nogle dele af ansøgningsformularen - f.eks. Talent Screener-delen - kan dog kun udfyldes på engelsk, fransk og tysk. Klager kan også kun indgives på bestemte sprog og derfor ikke nødvendigvis på hver enkelt ansøgers modersmål. Den nuværende ordning er ikke blevet underkendt ved en retsinstans, men disse begrænsninger åbner mulighed for yderligere søgsmål. Dette skaber en vedvarende usikkerhed om EPSO's aktiviteter. EPSO's bestyrelse er opmærksom på situationen, men ved udgangen af 2019 havde den ikke vedtaget en ny sprogordning, der kunne give juridisk sikkerhed med hensyn til afholdelse af udvælgelsesprøver.

46

Gennemførelsen af udvælgelsesprocessen afhænger meget af de medarbejdere, som EU-institutionerne har udpeget til at sidde i udvælgelseskomitéer. Deres opgave er at kontrollere, at ansøgerne opfylder ansøgningskravene, og at vurdere ansøgerne under hele udvælgelsesprocessen. EPSO er ansvarlig for at give komitémedlemmerne kurser og tilbyder administrativ støtte under udvælgelsesprøven, men det er op til institutionerne at vurdere medlemmernes motivation og engagement og sikre, at de får tilstrækkelig tid til at udføre deres opgaver.

47

Den feedback, vi indsamlede under revisionen — fra EPSO, fra udvælgelseskomitéformænd og fra EU-institutionerne - tyder på, at det for alle parter er en udfordring at finde kompetente medarbejdere til udvælgelseskomitéer og sikre, at afviklingen af en udvælgelsesprøve ikke kolliderer med institutionernes arbejdsprogram. Størstedelen af disse organisatoriske problemer skyldes utilstrækkeligt samarbejde mellem EPSO og institutionerne.

48

Tekstboks 1 viser konsekvenserne af ansvarsfordelingen mellem EPSO og institutionerne med hensyn til udvælgelseskomitéernes arbejde.

49

Efter vores opfattelse er EPSO's udvælgelsesproces generelt effektiv med hensyn til at levere beståede ansøgere af god kvalitet. Den er meget selektiv, og den er særlig velegnet til udvælgelsesprøver vedrørende generalistprofiler med et stort antal ansøgere. Ikke desto mindre er processen behæftet med svagheder. EPSO måler ikke institutionernes tilfredshed med dets tjenesteydelser, der er ikke fundet en tilfredsstillende langsigtet løsning på usikkerhederne om sprogordningen, og gennemførelsen af udvælgelsesprøverne afhænger af, at der udpeges højt kvalificerede medlemmer til udvælgelseskomitéerne, hvilket ikke altid er tilfældet på grund af ansvarsfordelingen mellem EPSO og institutionerne.

I årene med flest beståede ansøgere er udvælgelsesprøvernes omkostninger lave

50

EPSO har faste omkostninger (udgifter til personale og bygninger) på ca. 15 millioner euro om året, uanset hvor mange udvælgelsesprøver der afholdes. EPSO-udvælgelsesprøvernes omkostninger afhænger således af EPSO's aktivitetsvolumen: Jo flere beståede ansøgere, der opføres på en reserveliste i et givet år, desto mindre er andelen af faste omkostninger pr. bestået ansøger.

51

Da EPSO ikke rapporterer om udvælgelsesprøvernes omkostninger, foretog vi selv en analyse. Vi analyserede de samlede omkostninger pr. bestået ansøger ved 15 udvælgelsesprøver (eller grupper af udvælgelsesprøver med samme udvælgelseskomité), som fandt sted mellem 2012 og 2018. Vi medregnede alle de relaterede omkostninger, uanset om de blev afholdt af EPSO (løn til EPSO's personale, betalinger til leverandører osv.) eller af EU-institutionerne (løn til medarbejdere, der var involveret i udvælgelsesprocessen). Vi fordelte omkostningerne på tre kategorier: generalomkostninger (f.eks. til bygninger og forsyningsydelser), indirekte omkostninger (knyttet til EPSO's aktiviteter vedrørende udvælgelsesprøver, men ikke til en specifik udvælgelsesprøve, f.eks. løn til EPSO's personale) og direkte omkostninger (knyttet til en specifik udvælgelsesprøve, f.eks. til møder og assessmentcentret).

52

Resultaterne vises i tabel 1. Beregnet for alle profiler under ét er de gennemsnitlige omkostninger pr. bestået ansøger ca. 24 000 euro. Beregnet for de enkelte ansættelsesgrupper er beløbet 25 000 euro for en bestået AD-ansøger, 21 900 euro for en bestået AST-ansøger og 15 300 euro for en bestået AST-SC-ansøger (der var kun én AST-SC-udvælgelsesprøve i vores stikprøve).

Tabel 1 — Omkostninger pr. bestået ansøger i EPSO-udvælgelsesprøver

Reference	Profil	Testede ansøgere	Beståede ansøgere	Omkostninger pr. testet ansøger	Omkostninger pr. bestået ansøger
EPSO/AST-SC/06/17	Sekretærer/Kontorassistenter AST-SC1 og SC2	4 121	359	1 334 euro	15 318 euro
EPSO/AD/287/14	Oversættere AD5	237	34	2 597 euro	18 105 euro
EPSO/AD/289/14	Juristlingvister AD7	364	14	782 euro	20 324 euro
EPSO/AST/130/14 Område 4: Projektstyring	Assistenter i bygningssektoren AST3	1 054	18	351 euro	20 567 euro
EPSO/AD/318/15 (Option 1 og 2)	Oversættere AD5	762	25	694 euro	21 158 euro
EPSO/AD/249/13 Område 1: Makroøkonomi	Administratorer AD7	1 068	41	835 euro	21 748 euro
EPSO/AD/347/17	Eksperter i medier og digital kommunikation AD6	1 860	63	750 euro	22 138 euro
EPSO/AST/144/17 (6 sprog)	Sprogassistenter AST1	2 010	35	403 euro	23 162 euro
EPSO/AD/233/12	Oversættere AD5	1 751	70	940 euro	23 525 euro
EPSO/AD/331/16 (alle områder)	IKT-eksperter AD7	1 629	191	2 808 euro	23 947 euro
EPSO/AD/301/15	Administratorer AD5	20 985	159	188 euro	24 802 euro
EPSO/AD/354/17-LV	Juristlingvister AD7	26	7	6 900 euro	25 630 euro
EPSO/AD/236 til 239/12	Konferencetolke AD5 og AD7	275	30	3 064 euro	28 089 euro
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Juristlingvister AD7	1 170	26	663 euro	29 814 euro
EPSO/AD/256 til 259/13	Konferencetolke AD5 og AD7	501	13	1 036 euro	39 936 euro

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra EPSO.

53

EPSO blev oprettet på et tidspunkt, hvor institutionerne havde behov for hvert år at ansætte et stort antal mennesker som følge af udvidelserne i 2004-2007. Dets omkostningsstruktur afspejler den daværende situation. De udvælgelsesprøver i vores stikprøve, der havde de laveste omkostninger pr. bestået ansøger, var dem, der havde et stort antal beståede ansøgere (EPSO/AST-SC/06/17) eller fandt sted i år med høj aktivitet, f.eks. 2014 (1 200 beståede ansøgere) og 2015 (1 636 beståede ansøgere).

54

En anden vigtig faktor i udvælgelsesprøvernes omkostninger er forholdet mellem testede ansøgere og beståede ansøgere. Stopprøvetest koster mellem 48 og 92 euro pr. testet ansøger, afhængigt af udvælgelsesprøven. Disse test kan således øge de endelige omkostninger pr. bestået ansøger væsentligt. Tekstboks 2 giver eksempler på denne effekt.

55

Efter vores opfattelse er omkostningsstrukturen lagt an på at minimere omkostningerne til store udvælgelsesprøver. Den afspejler EPSO's oprindelige udformning, som tog sigte på afholdelse af udvælgelsesprøver med mange ansøgere og levering af mange beståede ansøgere hvert år.

Regelmæssige udvælgelsesprøver for generalister har bidraget til at sikre et tilstrækkeligt udbud af potentielle ansatte

56

Sammen med den årlige cyklus fastsatte EDP som mål, at udvælgelsesprøverne skulle vare 9-10 måneder. Deres varighed blev markant forkortet, da EDP trådte i kraft: Før 2010 varede en udvælgelsesprøve i gennemsnit 18 måneder, men i perioden 2012-2018 var gennemsnittet faldet til 13 måneder. Figur 8 viser den aktuelle tidsplan for udvælgelses- og rekrutteringsprocessen med angivelse af det korteste tidsforløb (14 måneder) og det længste tidsforløb (over 4 år) mellem planlægning og ansættelse.

57

Med en gennemsnitlig varighed på 13 måneder varer en udvælgelsesprøve for generalister til lønklasse AD5 (startlønklasse) lidt længere end de procedurer, som andre internationale organisationer gennemfører med henblik på udvælgelse af ansøgere til deres programmer for unge fagfolk (mellem 10 og 12 måneder). Der rapporteres om udvælgelsesprøvernes varighed i EPSO's årlige aktivitetsrapporter, men der præsenteres ingen foranstaltninger til afhjælpning af det forhold, at udvælgelsesprøverne konsekvent tager længere tid at gennemføre, end EDP fastsætter som mål.

58

De årlige udvælgelsesprøvecyklusser skal sikre, at udbuddet af potentielle ansatte er konstant, da der året rundt ansættes nye medarbejdere med disse profiler. Rettidighed (offentliggørelse af listen "på det rette tidspunkt") blev imidlertid ikke taget i betragtning ved udformningen af de årlige cyklusser i EDP, bortset fra at der ikke blev planlagt offentliggørelse af reservelister i juli/august, hvor aktiviteten er lav. De forventede tidspunkter for offentliggørelse af reservelister (maj/juni for administratorer, september for assistenter og december for lingvister) svarer ikke til noget bestemt rekrutteringsmønster i institutionerne. Udvælgelsesprøver for specialister og ad hoc-udvælgelsesprøver afholdes, når der er tidsintervaller til rådighed (jf. punkt 23), og reservelisterne offentliggøres så hurtigt som muligt, ikke på et bestemt tidspunkt.

59

Efter vores opfattelse har afholdelsen af regelmæssige store udvælgelsesprøver generelt bidraget til at sikre et tilstrækkeligt udbud af potentielle generalistansatte. Systemet tager imidlertid ikke hensyn til timingen i institutionernes rekrutteringsbehov. EPSO's udvælgelsesprøver varer stadig længere, end EDP fastsætter som mål.

EPSO's udvælgelsesproces for specialistprofiler passer ikke til EU-institutionernes aktuelle rekrutteringsbehov

60

Rekrutteringsforholdene i institutionerne har ændret sig siden udarbejdelsen og gennemførelsen af EDP. Der er sket personalenedskæringer, og der er truffet en række strategiske beslutninger om at erstatte tjenestemænd med midlertidigt ansatte i nogle stillinger. Siden 2012 har de fleste EPSO-udvælgelsesprøver ført til reservelister med under 20 beståede ansøgere (jf. tabel 2).

Tabel 2 — Beståede ansøgere på reservelister fra EPSO-udvælgelsesprøver, 2012-2018

Antal beståede ansøgere på reservelisten	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Gennemsnit 2012-2018
1 til 10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
11 til 20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
21 til 40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
41 til 60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
61 til 80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
81 til 100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
101 til 150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
151 til 200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Over 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra EPSO.

61

Det hurtigt skiftende miljø, som EU og dets institutioner nu opererer i (påvirket af personalenedskæringer og krav om nye færdigheder i forbindelse med digitalisering osv.), ligner ikke det miljø, EPSO blev udformet til. Siden 2008 har det i stigende grad været nødvendigt at opfylde hastende eller krisebetingede rekrutteringsbehov, som kræver mere målrettede profiler. Vores forventning var, at EPSO med henblik på at varetage sin opgave i dette nye miljø sideløbende med sine store udvælgelsesprøver:

1. indsamler institutionernes skøn over deres behov for at ansætte specialiserede, målrettede profiler, så det kan udarbejde en pålidelig tidsplan for små udvælgelsesprøver
2. målretter sin kommunikation for at nå ud til specialister, som er svære at rekruttere
3. anvender testmetoder, som er hensigtsmæssige i forbindelse med specialister
4. sikrer, at omkostningerne til udvælgelsesprøverne holdes på et lavt niveau
5. sikrer, at reservelister offentliggøres rettidigt med henblik på opfyldelse af institutionernes rekrutteringsbehov.

Planlægningen af udvælgelsesprøver for specialister er ikke pålidelig og finder sted for tidligt til at kunne være præcis

62

Institutionernes behov for specialistprofiler er steget siden 2012 (jf. figur 4 og punkt 26). Det øgede behov for specialister afspejledes også i svarene på vores spørgeundersøgelse rettet til ledere: 57 % af respondenterne erklærede sig enige i udsagnet "reservelister for specialister tømmes for hurtigt" (kun 35 % var enige i samme udsagn vedrørende generalister). 76 % af de ledere, der angav, om de foretrak at ansætte personer fra lister for specialister eller lister for generalister, valgte førstnævnte.

63

Oplysningerne om behovene for ansættelse af specialistprofiler er baseret på, at hver institution under planlægningen fortæller EPSO, hvilke profiler den ønsker. Udvælgelsesprøverne for specialister indpasses så vidt muligt i de tidsintervaller, som tilrettelæggelsen af de årlige cyklusser efterlader.

64

Der er tale om små udvælgelsesprøver, der typisk fører til små reservelister (under 30 beståede ansøgere). Det betyder, at de ikke altid får høj prioritet (jf. punkt 25), og at de somme tider bliver udsat eller aflyst. Dette får institutionerne til at finde andre og mere fleksible måder at opfylde deres rekrutteringsbehov på, f.eks. ved at tilrettelægge deres egne udvælgelsesprocedurer for midlertidigt ansatte.

65

Vi sammenlignede anmodningerne om specialister - som angivet i institutionernes oprindelige planlægningsoverslag - med det ønskede antal beståede ansøgere i henhold til meddelelserne om udvælgelsesprøver og konstaterede, at behovene for specialister ansættes for højt på planlægningsstadiet (jf. punkt 27) i forhold til det ønskede antal beståede ansøgere ved udarbejdelsen af meddelelserne om udvælgelsesprøver.

66

Varigheden af planlægningen bidrager til denne overvurdering, eftersom institutionernes prioriteringer ændrer sig mellem det tidspunkt, hvor EPSO beder om skøn over rekrutteringsbehovene (maj), det tidspunkt, hvor bestyrelsen godkender tidsplanen (november), og det tidspunkt, hvor udvælgelsesprøven begynder (en gang i det følgende år). Som følge heraf bliver tidsplanen for udvælgelsesprøverne konstant revideret og justeret, og det samme gør det ønskede antal beståede ansøgere.

67

Efter vores opfattelse er planlægningsprocessen ikke tilpasset institutionernes aktuelle behov. Store generalistudvælgelsesprøver prioriteres for højt på et tidspunkt, hvor institutionerne anmoder om mindre udvælgelsesprøver. Hertil kommer, at tidsplanen for planlægningsprocessen, der begynder op til et år før afholdelsen af udvælgelsesprøven, ikke gør det muligt at anslå behovet for specialister nøjagtigt, hvilket fører til overvurderinger og konstant justering. Processens pålidelighed og anvendelighed i forbindelse med specialistudvælgelsesprøver er således begrænset.

EPSO målretter ikke konsekvent sine kommunikationstiltag for at tiltrække gode ansøgere til specialistudvælgelsesprøver

68

EPSO kan kun forsyne institutionerne med egnede potentielle ansatte, hvis det kan tiltrække gode ansøgere til sine udvælgelsesprøver. Vi konstaterede, at ansøgerne ikke altid matchede de ønskede profiler. Nogle ansøgere ønsker reelt ikke at blive ansat i den institution, der søger nye medarbejdere, men vil hellere ansættes i en anden EU-institution. Dette er især problematisk med hensyn til bestemte specialistprofiler (f.eks. inden for IT) på arbejdssteder uden for Bruxelles. Det eneste værktøj, der på nuværende tidspunkt bruges til at hjælpe ansøgere med at vurdere deres egen egnethed til at deltage i en udvælgelsesprøve, er en kort, ikkeobligatorisk multiple choice-test, som de kan tage, før de ansøger. Den har til formål at hjælpe potentielle ansøgere med at vurdere, om de er egnede til et job i EU-institutionerne, men ikke om de er egnede til en bestemt udvælgelsesprøve.

69

Der opstår et yderligere problem, når udvælgelsesprøver har for få ansøgere. EDP fastsætter ønskede forhold mellem ansøgere og beståede ansøgere (38:1 for administratorer, 27:1 for assistenter og 40:1 for lingvister). Vi brugte disse forhold til at vurdere kommunikationstiltagenes effektivitet med hensyn til at tiltrække ansøgere. I udvælgelsesprøverne i vores stikprøve blev disse mål ikke altid nået, uanset hvor store kommunikationsudgifterne var. I andre udvælgelsesprøver, hvor kommunikationsudgifterne var små eller nul, blev målene langt overgået (jf. tabel 3). Der er ingen klar forbindelse mellem kommunikationsudgifterne og antallet af ansøgere.

Tabel 3 — Kommunikationsudgifter og opfyldelse af EDP's mål for ansøgerantal

Udvælgelses-prøve	Profil	Opfyldelse af EDP-målet	Udgifter pr. ansøger	Udgifter pr. bestået ansøger
AD/354/17	Specialistlingvist (juristlingvist LV)	9 %	270 euro	1 003 euro
AD/287/14	Lingvist (oversætter SV)	23 %	7 euro	67 euro
AD/331/16	Specialistadministrator (IKT)	23 %	4 euro	37 euro
AD/249/13	Specialistadministrator (makroøkonomi)	69 %	13 euro	330 euro
AD/233/12	Lingvist (oversætter HR)	78 %	3 euro	98 euro
AD/318/15	Lingvist (oversætter PL)	95 %	14 euro	521 euro
AD/256-259/13	Specialistlingvist (konferencetolk)	96 %	1 euro	39 euro
AD/347/17	Specialistadministrator (kommunikation)	98 %	4 euro	154 euro
AD/289/14	Specialistlingvist (juristlingvist FR)	99 %	3 euro	112 euro
AD/332-334-336	Specialistlingvist (juristlingvist ES, MT og IT)	161 %	4 euro	271 euro
AST/144/17	Specialistlingvist (AST)	200 %	2 euro	145 euro
AST/130/14	Specialistassistent (projektleder)	220 %	0 euro*	0 euro

* Der blev ikke afholdt kommunikationsudgifter specifikt vedrørende denne udvælgelsesprøve.

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra EPSO.

70

Efter vores opfattelse har EPSO ikke reklameret nok for sine udvælgelsesprøver for specialister trods det stigende behov for sådanne udvælgelsesprøver. Det er både ineffektivt og dyrt, når ansøgere ikke matcher de ønskede profiler eller afviser jobtilbud fra de institutioner, der søger medarbejdere. Dette er endnu mere problematisk, når reservelisterne er små.

Ansøgere med en stærk specialistprofil risikerer at blive elimineret tidligt i udvælgelsesprocessen

71

EDP fastsætter et standardformat for udvælgelsesprøver (jf. bilag III). Det indebærer, at jobrelateret specialistviden først testes i den mellemliggende test (dette er ofte tilfældet med lingvistprofiler), eller endog først i vurderingsfasen i form af en jobspecifik samtale. Hvis udvælgelseskriterierne (uddannelse eller arbejdserfaring) ikke er defineret klart nok, kan egnede ansøgere blive elimineret i stopprøvefasen.

72

Med hensyn til meget præcise profiler er det mere attraktivt for institutionerne at tilrettelægge deres egne udvælgelsesprocedurer, fordi det giver dem fuld fleksibilitet til at anvende de typer test, de anser for nødvendige. I forbindelse med 19 af de 22 sådanne procedurer, som vi undersøgte, begyndte institutionerne med en CV-gennemgang, så kun egnede ansøgere gik videre til testfasen. Dette er en god metode til at eliminere uegnede ansøgere på forhånd.

73

Assessmentcentret blev indført med EDP for at flytte udvælgelsesprøvernes fokus fra viden til færdigheder. Formålet med assessmentcentret er at vurdere ansøgerne ud fra en række kompetencer og færdigheder, som institutionerne anser for vigtige hos deres personale.

74

Som det fremgår af figur 9, viste vores spørgeundersøgelse imidlertid, at lederne med hensyn til færdigheder og evner ikke så nogen stor forskel mellem beståede ansøgere fra EPSO-udvælgelsesprøver og midlertidigt ansatte rekrutteret efter institutionernes egne udvælgelsesprocedurer (jf. også punkt 42 om ledernes vurdering af deres egne seneste ansatte). I deres egne procedurer har institutionerne tendens til at fokusere mere på tekniske test (f.eks. skriftlige prøver og oversættelser) og droppe den "færdighedsdel", der svarer til EPSO's assessmentcenter.

75

Når der ses bort fra sprogkundskaber og evnen til at arbejde i et multikulturelt miljø, mener lederne ikke, at nye medarbejdere ansat via EPSO er væsentlig dygtigere end medarbejdere ansat via andre kanaler. De mener generelt, at den relevante erhvervserfaring er lidt bedre hos medarbejdere ansat efter andre udvælgelsesprocedurer, hvilket tyder på, at disse procedurer er mere velegnede til ansættelse af specialiserede, målrettede profiler.

76

Efter vores opfattelse er det udvælgelsesprøveformat og de testmetoder, der er fastsat i EDP, ikke egnede til udvælgelsesprøver for specialister og andre små udvælgelsesprøver.

• Ansøgernes erfaring og deres jobrelaterede viden bliver først vurderet efter stopprøvefasen, hvilket øger risikoen for, at gode ansøgere elimineres for tidligt i processen, og at der er for få kompetente ansøgere tilbage i assessmentcenterfasen.
• Assessmentcentret giver ingen mærkbare fordele, og ansatte fra institutionernes egne udvælgelsesprocedurer har ifølge lederne mere relevant erhvervserfaring, hvilket er det, der er brug for, ved ansættelse af specialistprofiler.

EPSO-udvælgelsesprøver rettet mod nogle få specialister er dyrere end institutionernes egne udvælgelsesprocedurer

77

De direkte omkostninger (jf. punkt 51) udgjorde mellem 20 % og 65 % af de samlede omkostninger til udvælgelsesprøverne i vores stikprøve. Vores analyse af de direkte omkostninger til hver fase i udvælgelsesprøverne viste, at den dyreste fase normalt er assessmentcentret, jf. figur 10. Jo længere assessmentcenterfasen er, eller jo større udvælgelseskomitéen er, desto dyrere er udvælgelsesprøven.

78

I vores stikprøve var gennemsnitsomkostningerne for assessmentcenterfasen 4 038 euro pr. bestået ansøger, men der var store forskelle. I udvælgelsesprøve AST-SC/06/17 blev assessmentcenterfasen afviklet ret hurtigt med et stort antal beståede ansøgere, og derfor var omkostningerne pr. bestået ansøger kun 843 euro. I de andre udvælgelsesprøver for assistenter udgjorde omkostningerne 2 661 euro. Med hensyn til administratorer varierede omkostningerne mellem 2 587 euro pr. bestået ansøger ved AD5-generalistudvælgelsesprøven (AD/301/15) til over 10 000 euro pr. bestået ansøger ved udvælgelsesprøverne for konferencetolke (gennemsnit for to udvælgelsesprøver).

79

Der er forskellige årsager til, at assessmentcenterfasen er dyr i forbindelse med specialistprofiler: Ved ansættelse af sådanne profiler skal udvælgelseskomitéens medlemmer have mere erfaring og være i en højere lønklasse, og vurderingen kan tage længere tid, hvis forskellige specialiseringer er blevet samlet for at få et tilstrækkeligt grundlag for en udvælgelsesprøve.

80

Den forventede succesrate i assessmentcentret er ca. 30 %. For nogle profiler er succesraten i assessmentcentret dog ret høj. I én af udvælgelsesprøverne i vores stikprøve (AD/354/17) var den hele 88 %. Dette kan ske, når der er for få ansøgere til at begynde med, eller når en stor del af ansøgerne elimineres i de mellemliggende prøver/kompetenceprøverne før assessmentcentret. I sådanne tilfælde er assessmentcentret ikke en omkostningseffektiv metode til at teste ansøgere.

81

Vi sammenlignede også de direkte omkostninger pr. bestået ansøger ved EPSO-udvælgelsesprøver med de direkte omkostninger pr. bestået ansøger ved institutionernes egne udvælgelsesprocedurer (for nærmere oplysninger jf. bilag V) og beregnede gennemsnit for forskellige størrelser reservelister. Resultaterne vises i tabel 4.

Tabel 4 — Direkte omkostninger pr. bestået ansøger på forskellige størrelser reservelister - EPSO og EU-institutionerne

Antal beståede ansøgere på reservelisten	1-20	21-40	41-60	61-80	>100
EPSO	14 165 euro	9 600 euro	7 866 euro	8 177 euro	6 828 euro
Institutionerne	7 444 euro	4 882 euro	ikke relevant	ikke relevant	ikke relevant

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra EPSO, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Domstolen.

82

Vurderet ud fra udvælgelsesprøverne i vores stikprøve er EPSO den billigste løsning til store udvælgelsesprøver, mens institutionerne i forbindelse med små udvælgelsesprøver har meget lavere direkte omkostninger, op til 50 % lavere. Dette kan forklares ved, at der er færre ansøgerdossierer at behandle (i vores stikprøves udvælgelsesprøver med under 20 beståede ansøgere havde EPSO i gennemsnit 533 ansøgere, mens institutionerne i gennemsnit havde 66), hvilket bidrager til at holde omkostningerne nede. Institutionernes små udvælgelsesprøver har normalt også færre testfaser.

83

Efter vores opfattelse er EPSO's nuværende udvælgelsesprøveformat ikke effektivt med hensyn til at holde omkostningerne lave i de små udvælgelsesprøver for specialister, som institutionerne nu anmoder om. I forbindelse med denne type udvælgelsesprøver har institutionernes egne procedurer lavere omkostninger, fordi de ofte har færre faser, er rettet mod en mindre gruppe ansøgere og er mere skræddersyede til institutionernes behov. Især assessmentcentret forhøjer omkostningerne uden nogen klar fordel, navnlig fordi succesraten er meget høj ved små udvælgelsesprøver.

EPSO-procedurer er mindre velegnede til at opfylde presserende behov for ansættelse af specialister end institutionernes egne procedurer

84

Det tager tid at gennemføre hver enkelt fase i en udvælgelsesprøve (jf. punkt 11), og for ansøgerne er der yderligere "ventetid" mellem faserne, fordi bedømmelserne skal harmoniseres, og der skal være mulighed for at behandle anmodninger om fornyet behandling og klager.

85

Fem af udvælgelsesprøverne i vores stikprøve indeholdt alle de mulige faser. Figur 11 viser varigheden af de enkelte faser. Det er værd at bemærke, at den korteste af disse fem udvælgelsesprøver, AD/301/15, var udvælgelsesprøven for generalister med den største reserveliste (159 beståede ansøgere). De andre førte alle til reservelister med under 35 beståede ansøgere.

86

Som vist i figur 8 går der en rum tid fra en institutions angivelse af et personalebehov til EPSO's iværksættelse af en udvælgelsesprøve. Selv om retningslinjerne for planlægning nævner fleksibilitet i forbindelse med ad hoc-behov, er det ikke muligt at iværksætte en udvælgelsesprøve inden for et par måneder. Udvælgelsesprocessen er således ikke velegnet til at opfylde presserende rekrutteringsbehov.

87

Af denne årsag - og for at undgå den interinstitutionelle forhandling i planlægningsprocessen - beslutter institutionerne undertiden selv at iværksætte ansættelsesprocedurer og vælger i den forbindelse at ansætte midlertidigt ansatte i stedet for tjenestemænd. Vi undersøgte 22 sådanne procedurer (se nærmere oplysninger i bilag VI) for at vurdere deres varighed.

88

Det lykkes institutionerne at gennemføre procedurer med fire udvælgelsesfaser (CV-gennemgang, samtaler, skriftlige test og somme tider gruppedrøftelser) inden for otte måneder efter offentliggørelsen af indkaldelsen af interessetilkendegivelser (sammenlignet med gennemsnitlig 13 måneder ved EPSO-udvælgelsesprøver). Det gør disse procedurer mere fleksible og dermed mere velegnede til at opfylde presserende rekrutteringsbehov end udvælgelsesprøver for specialister. Institutionerne har også mere fleksibilitet i timingen af deres egne procedurer, hvorimod tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøver for specialister skal forhandles mellem institutionerne og er meget afhængig af disponibiliteten af udvælgelseskomitémedlemmer fra forskellige institutioner (jf. punkt 25 og 47).

89

Efter vores opfattelse gør det faste antal faser i EPSO's udvælgelsesprøver hele processen for lang og ufleksibel, hvilket tilskynder institutionerne til at tilrettelægge deres egne procedurer, når de hurtigt vil besætte en specialiststilling. EPSO-formatet er ikke hensigtsmæssigt til at opfylde presserende rekrutteringsbehov.

Konklusioner og anbefalinger

90

Samlet set lykkes det EPSO at gøre det, som det blev oprettet til: at levere et stort antal beståede ansøgere, hvis kvalifikationer er brede nok til en lang og varieret karriere i institutionerne. Vi konstaterede, at EPSO's nuværende udvælgelsesproces er baseret på de idéer, der i 2008 blev fremsat i EDP om tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver i årlige cyklusser for profiler, der forventes at være omfattet af tilbagevendende rekrutteringsbehov.

91

Planlægningsprocessen er centreret om store udvælgelsesprøver, der afholdes hvert år (punkt 21-28). Kommunikationsarbejdet vedrørende "EU Careers"-brandet - hovedsagelig i Bruxelles - har tiltrukket et stort antal ansøgere (punkt 29-38). Testmetoderne har sikret, at de beståede ansøgere er af god kvalitet og generelt lever op til ledernes forventninger (punkt 39-42).

92

Udvælgelsesprocessen har imidlertid en række svagheder, som påvirker dens effektivitet. Psykometriske test anvendes ikke blot til at vurdere ansøgernes egnethed til jobbet, men også til at eliminere ansøgere, så udvælgelsesprocessen bliver mere håndterbar (punkt 39 og 40). Der findes ingen formel mekanisme til måling af institutionernes tilfredshed med de beståede ansøgere (punkt 43). Begrænsningen i antallet af sprog, der kan anvendes i nogle dele af udvælgelsesproceduren, har ført til vedvarende juridisk usikkerhed (punkt 44 og 45). Utilstrækkelig koordinering mellem EPSO og institutionerne kan forsinke udvælgelsesprøverne (punkt 46 og 47). Endvidere overvåger EPSO ikke omkostningerne til udvælgelsesprøverne og har ikke truffet foranstaltninger til at sikre, at målene for udvælgelsesprøvernes varighed overholdes (punkt 51 og 57).

Anbefaling 1 — Afhjælpning af de konstaterede svagheder i udvælgelsesprocessen

Bestyrelsen bør på følgende punkter opdatere udvælgelsesprocessen for at afhjælpe de identificerede svagheder, der påvirker dens effektivitet:

• Institutionernes tilfredshed med udvælgelsesprocessen bør måles
• Sprogordningen bør gennemgås - navnlig vedrørende ansøgningsformularerne og klagesystemet - for at give ansøgerne og institutionerne juridisk sikkerhed
• Der bør sikres bedre koordinering mellem EPSO og institutionerne med hensyn til disponibiliteten af udvælgelseskomitémedlemmer
• Der bør indføres overvågningsordninger, der gør det muligt at rapportere om udvælgelsesprøvernes omkostninger
• Udvælgelsesprøvernes varighed bør forkortes til det mål på 10 måneder, der er fastsat i EDP.

Tidsramme: udgangen af 2021

93

Vi konstaterede også, at EPSO's organisatoriske struktur holder udvælgelsesprøvernes omkostninger lave, når antallet af beståede ansøgere pr. år er højt (punkt 50-55). Desuden har den regelmæssige afholdelse af udvælgelsesprøver for generalister bidraget til at sikre institutionerne et tilstrækkeligt udbud af potentielle ansatte (punkt 56-59).

94

Vi konstaterede imidlertid, at den nuværende udvælgelsesproces ikke er velegnet til at opfylde institutionernes behov i et miljø, hvor antallet af ansatte er blevet reduceret. I stedet for at gennemføre store ansættelsesrunder med sigte på generalistprofiler søger institutionerne i stigende grad mere specialiserede medarbejdere, som hurtigt kan blive operationelle. Der er derfor behov for at afholde udvælgelsesprøver med små reservelister (under 30 beståede ansøgere).

95

Den nuværende udvælgelsesproces er ikke velegnet til denne type udvælgelsesprøver. Planlægningsproceduren er ikke pålidelig og gennemføres for tidligt til at kunne være præcis (punkt 62-67). EPSO målretter ikke konsekvent sine kommunikationstiltag for at tiltrække egnede ansøgere til specialistudvælgelsesprøver (punkt 68-70). Jobspecifik viden testes sent, hvilket skaber risiko for, at ansøgere med en stærk specialistprofil bliver elimineret tidligt i udvælgelsesprocessen, og at for få egnede ansøgere når frem til assessmentcentret (punkt 71-76).

96

Hertil kommer, at institutionerne har lavere omkostninger, når de tilrettelægger deres egne udvælgelsesprocedurer for specialistprofiler, og at de anvender en mere fleksibel udvælgelsesproces i forbindelse med disse procedurer (punkt 72 og 77-83). EPSO's udvælgelsesprøver for specialister er for langvarige til at dække institutionernes presserende rekrutteringsbehov (punkt 84-89), sammenlignet med hvad institutionerne selv kan opnå med deres egne, enklere procedurer.

Anbefaling 2 — Indførelse af en ny udvælgelsesramme for specialistudvælgelsesprøver

Bestyrelsen bør indføre en ny udvælgelsesramme for specialister med særskilte planlægningsordninger.

Specialistudvælgelsesprøver og udvælgelsesprøver med små reservelister bør gennemføres på grundlag af en præcis aftale mellem de anmodende institutioner og EPSO, der som minimum angiver:

• hvordan jobrelateret viden skal testes og vægtes i forhold til de færdigheder, der testes i assessmentcentret
• de ressourcer og det personale, institutionerne stiller til rådighed for EPSO (bl.a. med bestemmelser om udvælgelseskomitémedlemmernes kvalifikationer og erfaring)
• det planlagte kommunikationsarbejde med henblik på at reklamere for udvælgelsesprøven
• den tidsramme, som EPSO forpligter sig til at overholde i forbindelse med udvælgelsesprøven
• udvælgelsesprøvens anslåede omkostninger, de tilknyttede overvågnings- og rapporteringsordninger samt de specifikke foranstaltninger, der skal minimere omkostningerne.

Tidsramme: første kvartal af 2023

97

EPSO har ikke tilpasset sin udvælgelsesproces til det skiftende miljø, som institutionerne har opereret i siden 2012. EDP var en reaktion på kritikken fra perioden 2004-2008, men den indførte ikke tilstrækkelig fleksibilitet til, at EPSO kunne tilpasse sin udvælgelsesproces til kravene i det hurtigt skiftende miljø, som EU og dets institutioner nu skal operere i (påvirket af f.eks. personalenedskæringer og krav om nye færdigheder i forbindelse med digitalisering) (punkt 62-67, 71-76 og 84-89).

Anbefaling 3 — Forbedring af EPSO's evne til at tilpasse sig et rekrutteringsmiljø i hurtig forandring

Bestyrelsen bør indføre en regelmæssig gennemgang af udvælgelsesprocessen for at sikre, at den kan tilpasses et rekrutteringsmiljø i hurtig forandring.

Tidsramme: udgangen af 2021

Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Tony Murphy, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg den 29. september 2020.

Bilag

Bilag I — Personalekategorier i EU-institutionerne

Institutionernes personale er inddelt i forskellige personalekategorier. Inden for hver kategori er der forskellige lønklasser, som afspejler stigende professionelle og uddannelsesmæssige krav og ansvarsniveauer.

En tjenestemand er enhver person, der efter at have bestået en udvælgelsesprøve er blevet ansat i en fast stilling i en af institutionerne. Kommissærer er ikke tjenestemænd.

Tjenestemænd er fordelt på tre ansættelsesgrupper:

• administratorer (AD) i lønklasse AD5 til AD15
• assistenter (AST) i lønklasse AST1 til AST11
• sekretærer og kontorpersonale (AST/SC) i lønklasse AST/SC1 til AST/SC6.

Midlertidigt ansatte ansættes:

• på en kortvarig kontrakt (højst seks år) i en fast stilling i en af institutionerne eller i Tjenesten for EU's Optræden Udadtil
• på en kortvarig kontrakt eller i sjældnere tilfælde for en ubegrænset periode i en midlertidig stilling i en institution eller et agentur
• til at gøre tjeneste hos en person, der udøver et hverv (f.eks. en kommissær), i hvilket tilfælde ansættelseskontraktens varighed hænger sammen med den pågældende persons mandatperiode.

Ansættelsesgrupperne er de samme for midlertidigt ansatte som for tjenestemænd.

Kontraktansatte ansættes ikke i en fast stilling. De er fordelt på fire ansættelsesgrupper (GF I til GF IV), afhængigt af hvilke opgaver de udfører: fra GF I for manuelle opgaver til GF IV for administrative opgaver. Personale i GF I-ansættelsesgruppen og personale i et agentur, en delegation, en repræsentation eller et kontor kan ansættes for en ubegrænset periode; andre kontraktansatte kan højst være ansat i seks år.

Lokalt personale ansættes uden for Den Europæiske Union i henhold til lokale regler og praksis. De ansættes ikke i en fast stilling.

Bilag II — Ansættelseskrav til de enkelte personalekategorier

01

Tabellen nedenfor sammenfatter de minimumskvalifikationer og -sprogfærdigheder, der kræves af tjenestemænd og midlertidigt ansatte, og de typiske opgaver i de enkelte ansættelsesgrupper.

Tjenestemænd og midlertidigt ansatte

Kvalifikationer og erhvervserfaring

AD

Bevis for afsluttet videregående uddannelse på mindst tre år (fire år for AD7). AD7-udvælgelsesprøver kræver normalt mindst seks års erhvervserfaring opnået efter den adgangsgivende eksamen. AD5-udvælgelsesprøver kræver ingen erhvervserfaring og er mere rettet mod unge universitetsuddannede.

AST og AST/SC

Bevis for afsluttet videregående uddannelse eller bevis for uddannelse på gymnasialt niveau og mindst tre års relevant erhvervserfaring. Udvælgelsesprøver for AST/SC1 kræver ingen erhvervserfaring, mens udvælgelsesprøver for AST3 og SC2 normalt kræver, at ansøgerne har opnået mindst tre eller fire års erhvervserfaring med direkte tilknytning til arbejdsopgavernes art efter opnåelsen af den kvalifikation eller erhvervserfaring, der giver adgang til udvælgelsesprøven.

Sprogkrav

For alle ansættelsesgrupper: indgående kendskab til ét af Unionens sprog og tilfredsstillende kendskab til et andet af disse sprog.

Typiske opgaver

AD

Administratorer: generalistprofiler såsom advokater, revisorer, økonomer og oversættere samt mere specialiserede profiler (juristlingvister, forskere, IT- og kommunikationseksperter).

AST

Generalistroller inden for administration, udvikling og gennemførelse af politikker eller mere tekniske roller inden for finans, kommunikation og forskning.

AST/SC

Kontor- og sekretariatsopgaver samt forvaltningsopgaver.

 

Bilag III — Faser i en almindelig EPSO-udvælgelsesprøve

Fase	Beskrivelse
Selvevaluering	Før de ansøger, opfordres potentielle ansøgere til at besvare et ikkeobligatorisk spørgeskema for at lære mere om, hvad de kan forvente af en karriere i EU-institutionerne, og hvilke typer og sværhedsgrader af test de vil komme ud for.
Onlineansøgning	Ansøgerne ansøger via deres EPSO-konto (en elektronisk profil til håndtering af ansøgningsoplysninger). Der skal udfyldes en særskilt ansøgningsformular for hver udvælgelsesprøve. Ansøgerne modtager også meddelelser fra EPSO om afholdelsen af udvælgelsesprøven via deres EPSO-konto.
Stopprøvetest	Nogle udvælgelsesprøver omfatter stopprøvetest. Formatet er beskrevet i meddelelsen om udvælgelsesprøven, men der er hovedsagelig tale om computerbaserede multiple choice-test. Ansøgerne tager testene i testcentre i EU-medlemsstaterne og somme tider i andre lande.
Adgangsfase/Talent Screener og udvælgelse baseret på kvalifikationer	Udvælgelseskomitéen kontrollerer, at de ansøgere, der opnåede de bedste resultater i stopprøvetestene, også opfylder ansøgningskriterierne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og indkalder ansøgerne med de bedste resultater til den næste fase. Det antal ansøgere, der skal indkaldes, er angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøven. I udvælgelsesprøver for specialister udvælges ansøgerne normalt på grundlag af kvalifikationer. Udvælgelseskomitéen vurderer ansøgningerne og udvælger de ansøgere, hvis kvalifikationer bedst opfylder kriterierne i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Denne udvælgelse foretages udelukkende på grundlag af svar på specifikke spørgsmål i "Talent Screener"-delen af onlineansøgningsformularen i EPSO's IT-værktøj.
Indledende/mellemliggende test	I nogle udvælgelsesprøver er der en mellemliggende fase, hvor ansøgerne skal tage yderligere test. Disse test gennemføres normalt i testcentre i EU-medlemsstaterne og kan f.eks. omfatte en øvelse med e-mailindbakke eller en oversættelsesprøve.
Assessmentcenter	Hvis ansøgernes point i de foregående faser er blandt de bedste, og de opfylder ansøgningskriterierne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, indkaldes de til assessmentcentret. Formålet med assessmentcentret er at evaluere de forud fastsatte kompetencer ved at observere deltagernes adfærd. Det består af en række forskellige simuleringsøvelser i en jobrelevant kontekst, hvor adfærden sammenlignes med kompetenceprofilen. Ansøgerne kan testes på to typer kompetencer: områdespecifikke kompetencer og generelle kompetencer. Områdespecifikke kompetencer er den anvendte viden og de færdigheder, der er nødvendige for at opfylde de umiddelbare krav til udvælgelsesprøvens specifikke jobprofil (f.eks. konkurrenceretsjurist eller assisterende revisor). Generelle kompetencer er de evner, som alle tjenestemænd skal bruge for at få en vellykket karriere inden for EU-institutionerne. Assessmentcentret afholdes normalt i Bruxelles eller Luxembourg (undtagen casestudiet, som afholdes særskilt i medlemsstaterne). Typiske assessmentcenterøvelser: — casestudie — gruppeøvelse — mundtlig fremlæggelse — struktureret samtale — jobspecifik samtale — øvelse med e-mailindbakke. De beståede ansøgeres eksamensbeviser og dokumentationen for deres erhvervserfaring kontrolleres efter assessmentcentret, og deres navne opføres på reservelisten.
Reserveliste	Reservelisten indeholder navnene på de ansøgere, der klarede sig bedst ved udvælgelsesprøven. Antallet af pladser på reservelisten oplyses i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Listen sendes til EU-institutionerne, som efter behov kan ansætte beståede ansøgere fra listen.

Bilag IV — Revisionsmetode

01

Vi indhentede bevis til denne revision fra følgende kilder:

• en gennemgang af en stikprøve af udvælgelsesprøver afholdt af EPSO, hvor vi analyserede omkostningerne og varigheden
• skrivebordsgennemgange af EPSO's ledelsesinformation, f.eks. årlige aktivitetsrapporter, forvaltningsplaner, bestyrelsesmødereferater (2016-2018) og referater fra EPSO's arbejdsgruppe (2016-2018)
• revisionsspørgeskemaer rettet til EPSO, Europa-Parlamentet, Europa-Kommissionen og Domstolen
• revisionssamtaler med EPSO, Europa-Parlamentet, Europa-Kommissionen, Domstolen og EPSO's tjenesteleverandør i assessmentcenterfasen
• en spørgeundersøgelse rettet til 471 mellemledere i Europa-Parlamentet, Europa-Kommissionen og Domstolen
• en analyse af EPSO's Twitter-kommunikation i 2018-2019
• spørgeskemaer rettet til og samtaler med formænd og formandssuppleanter ved EPSO-udvælgelsesprøver iværksat i 2015-2016.

Tabel 5 — Den undersøgte stikprøve af udvælgelsesprøver

Reference	År	Profil	Ansøgere	Testede ansøgere	Beståede ansøgere
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Sekretærer/Kontorassistenter AST-SC1 og SC2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Oversættere AD5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Juristlingvister AD7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 Område 4: Projektstyring	2014	Assistenter i bygningssektoren AST3		1 054	18
EPSO/AD/318/15 Option 1 og 2	2015	Oversættere AD5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 Område 1: Makroøkonomi	2013	Administratorer AD7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Eksperter i medier og digital kommunikation AD6	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (6 sprog)	2017	Sprogassistenter AST1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Oversættere AD5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16 (alle områder)	2016	IKT-eksperter AD7		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Administratorer AD5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Juristlingvister AD7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Konferencetolke AD5 og AD7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Juristlingvister AD7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Konferencetolke AD5 og AD7		501	13

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra EPSO.

02

Med henblik på at vurdere omkostningerne til EPSO's udvælgelsesprøver og udvælgelsesprocedurer fastlagde vi en beregningsmetode i samarbejde med EPSO. Hovedpunkterne i metoden var:

• Vi fordelte omkostningerne på tre kategorier: generalomkostninger (f.eks. til bygninger og forsyningsydelser), indirekte omkostninger (knyttet til EPSO's aktiviteter vedrørende udvælgelsesprøver og udvælgelsesprocedurer, men ikke til en specifik udvælgelsesprøve) og direkte omkostninger (knyttet til en specifik udvælgelsesprøve, f.eks. til møder og assessmentcentret).
• Vi dividerede den andel af generalomkostningerne, som vedrørte udvælgelsesprøver, samt de indirekte omkostninger med antallet af beståede ansøgere det pågældende år og lagde dem (pro rata) til de direkte omkostninger til de individuelle udvælgelsesprøver i vores stikprøve.
• De direkte omkostninger blev enten medtaget til pålydende værdi (fakturaer fra leverandører eller tjenesterejseudgifter) eller beregnet af os.

03

Med henblik på at sammenligne dele af EPSO's direkte omkostninger med institutionernes egne udvælgelsesprocedurer gjorde vi følgende:

• Vi sendte hver af de tre institutioner et spørgeskema for at fastslå antallet og typen af interne udvælgelsesprocedurer (interne udvælgelsesprøver eller ansættelse af midlertidigt ansatte via indkaldelser af interessetilkendegivelser) gennemført mellem 2015 og 2018.
• Blandt disse procedurer valgte vi de seneste vedrørende udvælgelse af midlertidigt ansatte, hvor institutionerne ikke havde anmodet om støtte fra EPSO. Vi bad institutionerne om at oplyse de direkte omkostninger, hvis de kunne (fakturaer, rejseudgifter), eller om at sende os dokumentation, så vi kunne beregne dem (f.eks. oplysninger om antallet af møder i forbindelse med udvælgelsesproceduren, deres varighed og deltagernes lønklasse).
• På dette grundlag beregnede vi omkostningerne til institutionernes udvælgelsesprocedurer.

Bilag V — Direkte omkostninger pr. bestået ansøger ved EPSO-udvælgelsesprøver og institutionernes egne udvælgelsesprocedurer

Reference	År	Ansøgere	Beståede ansøgere	Direkte omkostninger pr. bestået ansøger
Institutionsprocedure 12	2017	8	1	751 euro
Institutionsprocedure 7	2017	7	1	991 euro
Institutionsprocedure 22	2018	21	2	1 027 euro
Institutionsprocedure 14	2018	37	7	1 166 euro
Institutionsprocedure 11	2017	35	10	1 274 euro
Institutionsprocedure 13	2018	74	1	1 784 euro
Institutionsprocedure 20	2018	23	1	2 355 euro
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	2 753 euro
Institutionsprocedure 17	2018	8	1	3 774 euro
Institutionsprocedure 6	2017	148	12	3 999 euro
Institutionsprocedure 16	2018	228	32	4 808 euro
Institutionsprocedure 10	2017	59	10	4 831 euro
Institutionsprocedure 19	2018	227	23	4 956 euro
EPSO/AD/331/16 (alle områder)	2016	1 629	191	5 648 euro
Institutionsprocedure 15	2018	117	12	5 698 euro
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6 467 euro
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	6 820 euro
Institutionsprocedure 18	2018	223	14	7 837 euro
EPSO/AD/249/13 - Område 1: Makroøkonomi	2013	1 068	41	7 866 euro
EPSO/AD/318/15 - Option 1 og 2	2015	948	25	8 375 euro
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8 681 euro
EPSO/AST/130/14 (AST3) - Område 4: Projektstyring	2014	1 054	18	8 949 euro
Institutionsprocedure 2	2015	156	6	9 216 euro
Institutionsprocedure 1	2015	120	5	9 463 euro
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	9 534 euro
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 sprog)	2017	2 803	35	10 516 euro
Institutionsprocedure 4	2016	37	3	11 174 euro
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	11 263 euro
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 euro
Institutionsprocedure 3	2016	13	3	11 990 euro
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 euro
Institutionsprocedure 21	2018	79	5	12 359 euro
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 euro
Institutionsprocedure 8	2017	ikke relevant	3	13 630 euro
Institutionsprocedure 9	2017	72	3	13 734 euro
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 euro
Institutionsprocedure 5	2016	15	1	31 832 euro

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra EPSO, Europa-Parlamentet, Kommissionen og Domstolen.

Bilag VI — Varigheden af institutionernes udvælgelsesprocedurer

Institutionernes udvælgelsesprocedurer for midlertidigt ansatte

	År	Faser	Fase 1	Fase 2	Fase 3	Fase 4	Fase 5	Ansøgere	Beståede ansøgere	Meddelelse om udvælgelse	Reserveliste	Varighed (måneder)
1	2015	5	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 1 (jobspecifik kompetence)	Skriftlig prøve på sprog 2 (casestudie)	Samtale	Gruppedrøftelse	120	5	30.1.2015	21.12.2015	10,8
2	2015	4	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 2	Samtale	Gruppedrøftelse		156	6	8.9.2015	1.8.2016	10,9
3	2016	5	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 1 (jobspecifik kompetence)	Skriftlig prøve på sprog 2 (casestudie)	Samtale	Gruppedrøftelse	13	3	21.4.2016	18.10.2016	6,0
4	2016	4	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 2	Samtale	Gruppedrøftelse		37	3	24.5.2016	14.6.2017	12,9
5	2016	4	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 2	Samtale	Gruppedrøftelse		15	1	26.8.2016	14.2.2017	5,7
6	2017	2	CV-gennemgang	Samtale				148	12	1.2.2017	16.6.2017	4,5
7	2017	3	CV-gennemgang	Samtale	Praktisk færdighedsprøve			7	1	13.3.2017	13.7.2017	4,1
8	2017	4	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 2	Samtale	Gruppedrøftelse		12	3	22.6.2017	6.3.2018	8,6
9	2017	4	CV-gennemgang	Skriftlig prøve på sprog 2	Samtale	Gruppedrøftelse		72	3	28.7.2017	26.4.2018	9,1
10	2017	2	CV-gennemgang	Samtale				59	10	11.9.2017	31.8.2018	11,8
11	2017	2	Oversættelsesprøve	Samtale				35	10	22.9.2017	11.6.2018	8,7
12	2017	3	CV-gennemgang	Samtale	Praktisk færdighedsprøve			8	1	24.5.2017	22.9.2017	3,9
13	2018	2	CV-gennemgang	Samtale				74	1	17.1.2018	8.6.2018	4,7
14	2018	2	Oversættelsesprøve	Samtale				37	7	3.4.2018	30.5.2018	1,9
15	2018	3	CV-gennemgang	Fysiske test (jobspecifikke)	Samtale			117	12	25.4.2018	9.1.2019	8,6
16	2018	3	CV-gennemgang	Samtale	Skriftlig prøve			228	32	9.7.2018	25.6.2019	11,7
17	2018	2	Oversættelsesprøve	Samtale				8	1	24.9.2018	26.10.2018	1,1
18	2018	3	CV-gennemgang	Samtale	Skriftlig prøve			223	14	9.11.2018	23.7.2019	8,5
19	2018	3	CV-gennemgang	Samtale	Skriftlig prøve			227	23	9.11.2018	1.8.2019	8,8
20	2018	2	CV-gennemgang	Samtale				23	1	30.11.2018	28.2.2019	3,0
21	2018	2	CV-gennemgang	Samtale				79	5	21.1.2019	4.7.2019	5,5
22	2018	3	CV-gennemgang	Samtale	Praktisk færdighedsprøve			21	2	16.4.2018	2.7.2018	2,6

Kilde: Revisionsretten baseret på data fra Europa-Parlamentet, Europa-Kommissionen og Domstolen.

Akronymer og forkortelser

CBT: Computerbaseret test (normalt psykometrisk)

EDP: EPSO's udviklingsprogram

EPSO: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor

Glossar

Bestået ansøger: En ansøger, der har bestået en almindelig EPSO-udvælgelsesprøve.

Kontor: En afdeling i Europa-Kommissionen ledet af en direktør. Kontorer er oprettet til at udføre specifikke opgaver, ofte af administrativ karakter (f.eks. Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder og Kontorerne for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Luxembourg). I modsætning til generaldirektoraterne beskæftiger kontorerne sig ikke med politikudvikling.

Medlem af en udvælgelseskomité: En tjenestemand fra en EU-institution, som er udpeget til den udvælgelseskomité, der skal vurdere ansøgerne i en almindelig EPSO-udvælgelsesprøve. Medlemmer af udvælgelseskomitéer kaldes "permanente", når deres institution udstationerer dem til EPSO i længere tid og ikke blot udpeger dem til at medvirke ved en enkelt udvælgelsesprøve.

Reserveliste: En liste over alle de ansøgere, der har bestået en almindelig EPSO-udvælgelsesprøve. Listen offentliggøres i EU-Tidende.

Revisionsholdet

Revisionsrettens særberetninger præsenterer resultaterne af dens revisioner vedrørende EU-politikker og -programmer eller forvaltningsspørgsmål i forbindelse med specifikke budgetområder. Med henblik på at opnå maksimal effekt udvælger og udarbejder Revisionsretten sine revisionsopgaver under hensyntagen til de risici, der knytter sig til forvaltningens resultatopnåelse eller regeloverholdelsen, de pågældende indtægters eller udgifters omfang, den fremtidige udvikling samt den politiske og offentlige interesse.

Denne forvaltningsrevision blev udført af Afdeling V — Finansiering og forvaltning af Unionen, der ledes af Tony Murphy, medlem af Revisionsretten. Revisionsarbejdet blev ledet af Annemie Turtelboom, medlem af Revisionsretten, med støtte fra kabinetschef Florence Fornaroli, attaché Celil Ishik, ledende administrator Bertrand Albugues, opgaveansvarlig Marion Kilhoffer og revisorerne Daria Bochnar, Panagiota Liapi og Jesús Nieto Muñoz. Richard Moore ydede sproglig støtte.

Slutnoter

¹ Jf. afgørelse 2002/621/EF af 25. juli 2002 (EFT L 197 af 26.7.2002) og https://epso.europa.eu/.

² Jf. http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

³ Jf. EPSO's målerklæring: "EPSO tjener EU's institutioner ved at sørge for hensigtsmæssige og effektive udvælgelsesprocedurer af høj kvalitet, som gør institutionerne i stand til at ansætte den rette person til det rette job på det rette tidspunkt."

⁴ "EPSO Development Programme: roadmap for implementation", 10.9.2008. Jf. også "EPSO Development Programme, Final report", 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

⁵ Tilfredshedsundersøgelser blandt EPSO-ansøgere foretaget efter assessmentcentret, 2014-2018.

Tidsplan

Begivenhed	Dato
Revisionsplanen vedtaget/Revisionen påbegyndt	3.9.2019
Udkastet til beretning officielt sendt til den reviderede enhed	9.7.2020
Den endelige beretning vedtaget efter den kontradiktoriske procedure	29.9.2020
EPSO's officielle svar modtaget på alle sprog	26.10.2020

Kontakt

DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tlf. +352 4398-1
Kontakt: eca.europa.eu/da/Pages/ContactForm.aspx
Websted: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Yderligere oplysninger om EU fås på internet via Europaserveren (http://europa.eu)

Luxembourg: Den Europæiske Unions Publikationskontor, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5335-2	ISSN 1977-5636	doi:10.2865/051427	QJ-AB-20-021-DA-N
HTML	ISBN 978-92-847-5313-0	ISSN 1977-5636	doi:10.2865/126535	QJ-AB-20-021-DA-Q

MEDDELELSE OM OPHAVSRET

© Den Europæiske Union, 2020.

Den Europæiske Revisionsrets politik for videreanvendelse gennemføres ved Den Europæiske Revisionsrets afgørelse nr. 6-2019 om den åbne datapolitik og videreanvendelse af dokumenter.

Medmindre andet er oplyst (f.eks. i individuelle meddelelser om ophavsret), er det af Revisionsrettens indhold, der ejes af EU, licenseret i henhold til Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Det betyder, at videreanvendelse er tilladt med korrekt angivelse af kilde og ændringer. Brugeren må ikke fordreje dokumenternes oprindelige betydning eller budskab. Revisionsretten er ikke ansvarlig for eventuelle konsekvenser af videreanvendelsen.

Yderligere rettigheder skal cleares, hvis specifikt indhold afbilder identificerbare privatpersoner, f.eks. billeder af ansatte i Revisionsretten, eller omfatter tredjeparts værker. Hvis der opnås tilladelse, erstatter denne tilladelse ovenstående generelle tilladelse, og den skal klart anføre eventuelle begrænsninger i anvendelsen.

Tilladelse til at anvende eller gengive indhold, der ikke ejes af EU, skal eventuelt indhentes direkte hos indehaveren af ophavsretten:

Figur 1, 6 og 8: Ikoner © 2010-2020 Freepik Company S.L. Alle rettigheder forbeholdes.

Software og dokumenter, der er omfattet af industriel ejendomsret, såsom patenter, varemærker, registrerede design, logoer og navne, er ikke omfattet af Revisionsrettens videreanvendelsespolitik og licens.

EU-institutionernes websteder på europa.eu-domænet har links til websteder uden for europa.eu-domænet. Da Revisionsretten ikke har kontrol over disse websteder, anbefales det at gennemse deres privatlivspolitik og ophavsretspolitik.

Anvendelse af Den Europæiske Revisionsrets logo

Den Europæiske Revisionsrets logo må ikke anvendes uden Den Europæiske Revisionsrets forudgående samtykke.

Sådan kontakter du EU

Personligt
Der findes flere hundrede Europe Direct-informationscentre i hele EU. Find dit nærmeste center på: https://europa.eu/european-union/contact_da

Pr. telefon eller e-mail
Europe Direct er en tjeneste, der besvarer spørgsmål om EU. Kontakt Europe Direct:

• på gratisnummer: 00 800 6 7 8 9 10 11 (visse operatører tager betaling for disse opkald)
• på følgende nummer: +32 22999696 eller
• pr. e-mail: https://europa.eu/european-union/contact_da

Sådan finder du oplysninger om EU

Online
Oplysninger om EU er tilgængelige på alle EU’s officielle sprog på Europawebstedet: https://europa.eu/european-union/index_da

EU-publikationer
Du kan downloade eller bestille EU-publikationer gratis eller mod betaling på: https://op.europa.eu/da/publications.
Du kan bestille flere eksemplarer af de gratis publikationer ved at kontakte Europe Direct eller dit lokale informationscenter (se https://europa.eu/european-union/contact_da).

EU-ret og relaterede dokumenter
Du kan nemt få adgang til EU’s juridiske oplysninger (herunder al EU-ret siden 1952) på alle officielle EU-sprog på EUR-Lex: http://eur-lex.europa.eu

Åbne data fra EU
EU’s portal for åbne data (http://data.europa.eu/euodp/da) giver adgang til datasæt fra EU. Dataene kan downloades og genanvendes gratis til både kommercielle og ikkekommercielle formål.