Европейска служба за подбор на персонал — необходимо е да се адаптира процесът на подбор към променящите се нужди от наемане на служители

Кpатко изложение

I

Всяка година институциите на ЕС наемат около 1 000 нови постоянни служители за дългосрочни кариери от повече от 50 000 кандидати. Тези нови служители се подбират от успелите кандидати от провежданите от EPSO (службата на ЕС за подбор на персонал за публичната администрация) конкурси на общо основание в сътрудничество с институциите на ЕС.

II

EPSO отговаря за привличането и подбора на достатъчен брой подходящи кандидати, за да могат институциите да посрещнат нуждите си от назначаване на персонал. Службата провежда два основни вида конкурси: големи конкурси за длъжности с най-ниска степен за кандидати с общи профили, като например публични администратори, юристи, икономисти, преводачи и секретари, и по-малки конкурси за кандидати с по-специфични профили и опит. Процесът на подбор има три етапа: планиране на конкурсите за следващата година, оценяване на кандидатите във всеки конкурс чрез поредица от тестове и публикуване на окончателните списъци на успелите кандидати за всеки конкурс.

III

Основаният на конкурси процес на подбор на EPSO се използва в настоящата си форма от 2012 г. Езиковият режим на провеждане на конкурсите е предмет на заведен съдебен иск в Съда на ЕС и институциите на ЕС вече поставят под въпрос ефективността на процеса на подбор. В този контекст през втората половина на 2019 г. управителният съвет на EPSO създаде междуинституционална група за размисъл относно процеса на подбор. В доклада на ЕСП е представен по-нататъшен анализ, заключения и препоръки, свързани с възможна съществена актуализация на процеса на подбор.

IV

Целта на одита на ЕСП беше да се прецени дали процесът на подбор на EPSO е дал възможност на институциите на ЕС да посрещнат нуждите си от назначаване на персонал за всички видове служители. По-специално ЕСП провери дали процесът на подбор на EPSO e:

1. планиран по подходящ начин, за да се вземат предвид нуждите от назначаване на персонал на институциите на ЕС;
2. съпътстван от ефективна комуникация за привличане на достатъчно кандидати;
3. довел до успели кандидати, подходящи за предлаганите от институциите работни места;
4. извършван своевременно;
5. извършван по начин, който свежда разходите до минимум.

V

Одитът се съсредоточи върху дейностите на EPSO през периода 2012—2018 г. ЕСП извърши преглед на информацията относно управлението на EPSO; проведе събеседвания със служители от EPSO и със службите за човешки ресурси в някои институции на ЕС; извърши преглед на извадка от конкурси на общо основание, за да анализира техните разходи и продължителност; и проведе анкета сред ръководителите в някои институции на ЕС.

VI

ЕСП стигна до заключението, че като цяло през периода големите конкурси, провеждани от EPSO, са дали възможност на институциите да посрещнат нуждите си от назначаване на персонал за кандидати с общи профили. Процесът обаче се е оказал не толкова ефикасен и ефективен за посрещане на по-малката, но нарастваща необходимост на институциите от назначаване на специалисти.

VII

ЕСП установи, че процесът на подбор е като цяло ефективен за големите конкурси поради следните причини: планирането е съобразено с тези конкурси; EPSO успява да привлече голям брой кандидати и популяризира марката „EU Careers“ предимно в Брюксел; въпреки редица слабости при процеса на подбор, цялостното качество на успелите кандидати е високо; през годините, довели до най-голям брой успели кандидати, разходите за конкурсите са ниски; и провеждането на редовни конкурси за кандидати с общи профили е спомогнало да се гарантира адекватно осигуряване на потенциални служители.

VIII

ЕСП установи също, че процесът на подбор не е адаптиран по отношение на малките, по-специализирани конкурси, които най-добре отговарят на текущите нужди от назначаване на служители в институциите на ЕС. Планирането на тези конкурси не е надеждно и се извършва на твърде ранен етап, за да бъде точно; EPSO не насочва систематично съобщенията си към привличането на подходящи кандидати за конкурсите за специалисти; съществува риск кандидатите с тясно специализирани профили да бъдат елиминирани на ранен етап от процеса на подбор; когато е необходим само малък брой специалисти, разходите за конкурсите са по-високи от собствените процедури на институциите; конкурсите за специалисти не са толкова подходящи за покриването на спешни нужди от назначаване на служители, колкото собствените процедури на институциите.

IX

Въз основа на тези констатации и оценки ЕСП отправя следните препоръки:

• да се укрепят ключовите аспекти на процеса на подбор, по-специално измерването на удовлетвореността на институциите, справянето с постоянните проблеми с езиковия режим и координацията между EPSO и институциите;
• да се въведе нова рамка за подбор при конкурсите за специалисти;
• да се подобри капацитетът на EPSO за адаптиране към бързо променящата се среда на наемане на персонал чрез въвеждане на механизъм за редовен преглед на нейния процес на подбор.

Въведение

01

Всяка година институциите на ЕС наемат около 1 000 нови постоянни служители (длъжностни лица) за дългосрочни кариери от повече от 50 000 кандидати. Тези нови служители се подбират от успелите кандидати („успешно издържали кандидати“) от конкурсите на общо основание. Качеството на резултата от процеса на подбор определя качеството на назначените длъжностни лица, които често прекарват цялата си кариера в институциите на ЕС.

02

От 2003 г. насам тези конкурси се организират от Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) в сътрудничество с институциите. Ролята на EPSO е да подпомага институциите на ЕС, като организира висококачествени и ефективни процедури за подбор, които дават възможност да се наемат подходящите хора за подходящата работа в подходящия момент¹. EPSO отговаря за привличането — чрез подходяща комуникационна дейност — и подбора на достатъчен брой подходящи кандидати, за да могат институциите да посрещнат дългосрочните си нужди от назначаване на персонал. Тези нови служители могат да се разпределят в три категории: служители с общ профил (публични администратори, юристи, икономисти и т.н., както и секретари), лингвисти (преводачи) и специалисти (ИТ експерти, учени и т.н.).

03

Конкурсите за служители с общ профил, чиято цел е набирането на служители с общ профил и лингвисти, привличат десетки хиляди кандидати, а някои езици могат да привлекат до 2 000 кандидати за длъжността преводач; списъците с резерви за тези конкурси могат да наброяват до 200 успешно издържали кандидати и те са с междуинституционален характер. В настоящия доклад те се наричат „големи конкурси“. Конкурсите за специалисти (около 42 % от установените успешно издържали кандидати между 2012 г. и 2018 г.) са по-целенасочени, по-рядко междуинституционални и с по-ограничен брой кандидати за всяка област.

04

EPSO е междуинституционална служба, която извършва услуги по подбора на служители за всички институции на ЕС. Същевременно в административно отношение тя е част от Европейската комисия. Управителният съвет на EPSO е нейният най-висш орган за вземане на решения. Негови членове са директорът на EPSO и по един представител на висше управленско равнище от всяка институция. Управителният съвет на EPSO приема с квалифицирано мнозинство принципите на политиката на подбор (които се прилагат в процеса на подбор), извършва управлението на списъците на успешно издържалите кандидати („списъците с резерви“, вж. приложение III и Речник на термините) и одобрява с единодушие работната програма на EPSO, включително планирането и графика за конкурсите. Дейността и решенията на Управителния съвет се изготвят от работната група EPSO, където на по-ниско равнище също имат представител всички институции.

05

През 2019 г. общият бюджет на EPSO е бил 23,6 млн. евро. Бюджетът на EPSO остава стабилен през годините. Около половината от бюджета на EPSO (12,8 млн. евро през 2019 г.) се изразходва за неговите служители (около 125 души, по-голямата част от които са постоянно наети длъжностни лица). Дейностите на EPSO са представени на фигура 1.

06

Процесът на подбор на EPSO се използва в настоящата си форма от 2012 г.² Той е предмет на съдебен иск в Съда (дела C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 и C-621/16) заради използвания езиков режим, а неудовлетвореността на институциите на ЕС от този процес на подбор е причина управителният съвет на EPSO да създаде през втората половина на 2019 г. междуинституционална група за размисъл относно неговия модел.

07

Процесът на подбор има три етапа: планиране, оценяване на кандидатите и публикуване на списъци с одобрените кандидати. Този процес започва с оценка на нуждите на институциите от назначаване на персонал за следващите три години. EPSO събира тези оценки, за да предложи подробен план с предложение за график на публикуването на конкурсите за следващата година. Той се одобрява от Управителния съвет.

08

Нуждите от назначаване на служители с общ профил и лингвисти (вж. приложение I и приложение II) се изразяват като общ брой на необходимите нови служители. Институциите се приканват да предоставят също и допълнителни данни, като например езиците, които ще се изискват, или ако възнамеряват да наемат специалисти, специалностите, които ще се изискват (например сигурност, научни изследвания), както и оценка на броя на необходимите служители.

09

След като даден конкурс бъде одобрен, EPSO и съответните институции изготвят обявлението за конкурса. С това обявление се определя правната рамка на конкурса: планираният брой успешно издържали кандидати, минималните условия, на които кандидатите трябва да отговарят, за да бъдат допустими, в т.ч. необходимото равнище на професионален опит, когато е необходимо, тестовете, които ще се използват за конкурса, както и оценките за успешно преминаване, които ще се изискват за всеки от тях.

10

Институциите също така определят членовете на комисията за подбор, които ще отговарят за валидиране на съдържанието на тестовете и за оценяване на кандидатите в целия конкурс (в съответствие с предвиденото в Правилника за длъжностните лица).

11

Тестовете за отделните конкурси са различни, но етапите на всички конкурси обикновено са сходни (вж. приложение III).

• Предварителен подбор: конкурсите за служители с общ профил и другите конкурси, когато привлекат повече от 1 000 кандидати, започват с етап на предварителен подбор, който се състои от компютърни психометрични тестове (въпроси с избор между няколко отговора за словесно-логическо, математико-логическо и абстрактно мислене). За специалистите той понякога може да се замени от пресяване на автобиографии.
• Допускане: досиетата за кандидатстване на кандидатите с най-добри резултати от етапа на предварителен подбор след това се разглеждат от комисията за подбор.
• Филтър на квалификациите: за някои конкурси етапът на допускане може да бъде последван от преглед на автобиографиите на кандидатите, като присъдените оценки зависят от тяхната квалификация и опит.
• Междинен тест: този етап не е задължителен за всички конкурси и зависи от заинтересованата от конкурса институция. Той може да се проведе самостоятелно или като част от следващия етап.
• Център за оценяване: кандидатите с най-добри резултати от предходните етапи след това продължават към центъра за оценяване, където комисията за подбор ги оценява по набор от предварително определени умения и компетентности. За кандидатите, които не са положили психометрични тестове за предварителен подбор (при конкурсите за специалисти или когато броят на кандидатите е малък), те се провеждат в центъра за оценяване.

12

Имената на кандидатите, които са постигнали най-добри резултати в центъра за оценяване, се включват в списъка с резерви. След това службите за набиране на персонал в институциите могат да оценят техните автобиографии и да се свържат с успешно издържалите кандидати, които според тях са най-подходящи, за да отговорят на нуждите им от назначаване на персонал. EPSO следи използването на списъка с резерви от институциите. Ако много успешно издържали кандидати останат в списъка без да бъдат наети в продължение на много години, EPSO предлага на Управителния съвет списъкът да бъде закрит.

13

На фигура 2 са показани всички заинтересовани страни, които играят роля в процесите на подбор и назначаване на персонал.

Обхват и подход на одита

14

ЕСП извърши одит на EPSO за пръв път през 2009 г., за да прецени до каква степен е изпълнила мандата си през годините след нейното създаване. Десет години по-късно ЕСП реши да извърши нов одит на EPSO. В настоящия доклад ЕСП разглежда отговора на EPSO на представените през 2009 г. констатации и оценки и начина, по който тя се е адаптирала към бързо променящата се среда, в която се развиват ЕС и неговите институции (например съкращения на персонала, цифровизация).

15

Целта на одита на ЕСП беше да се прецени дали процесът на подбор на EPSO е дал възможност на институциите на ЕС да посрещнат нуждите си от назначаване на персонал за всички видове служители. По-специално ЕСП провери дали процесът на подбор на EPSO e:

1. планиран така, че да се вземат предвид нуждите от назначаване на персонал на институциите на ЕС;
2. съпътстван от действия за ефективна комуникация за привличане на достатъчно кандидати;
3. довел до успели кандидати, подходящи за предлаганите от институциите работни места;
4. извършван своевременно;
5. извършван по начин, който свежда разходите до минимум³.

16

В хода на настоящия одит ЕСП не оцени:

• качеството на съдържанието на тестовете, разработени от EPSO;
• вътрешните политики и процедури на институциите за наемане на персонал;
• програмите за обучение на институциите за новоназначените служители.

17

Одитът се съсредоточи върху дейностите на EPSO през периода 2012—2018 г. В доклада на ЕСП са представени анализ, заключения и препоръки, свързани със стратегическия план на EPSO за периода 2020—2024 г. Констатациите на ЕСП се базират на следните доказателства:

• документален преглед на ключови документи, свързани с дейностите на EPSO;
• одитни интервюта със служители на EPSO и на другите институции на ЕС;
• преглед на извадка от конкурси на общо основание, организирани между 2012 г. и 2018 г.;
• анкета сред ръководители на средно равнище в институциите на ЕС.

18

Извадката от конкурси беше подбрана така, че да обхване набора от дейности на EPSO, и включва всички видове конкурси, организирани от EPSO през периода 2012—2018 г. Целта на анкетата сред ръководителите беше да се събере обратна информация от тях относно служители, назначени чрез конкурси на общо основание на EPSO и чрез други канали за подбор, за да се сравнят ползите от различните видове процеси на подбор. Анкетата беше изпратена на 471 ръководители, като общият дял на отговорилите е 58 %. В приложение IV са предоставени повече подробности за одитната методология.

Констатации и оценки

19

За да провери дали при процеса на подбор на ESPO се определят подходящите хора за подходящата работа в подходящия момент по начин, с който разходите се свеждат до минимум:

• ЕСП извърши преглед на всички етапи от процеса на подбор — от планирането на конкурсите до публикуването на списъците с резерви;
• ЕСП сравни ефективността и ефикасността на процеса на подбор както за големите конкурси, така и за конкурсите за специалисти.

Като цяло провежданите от EPSO големи конкурси осигуряват подходящите хора за подходящата работа при добри финансови условия

20

EPSO е създадена главно да организира големи конкурси за служители с общ профил (както за функционалната група на администраторите (AD), така и за тази на асистентите (AST и AST/SC), вж. приложение I) и лингвисти, за да предостави на институциите на ЕС достатъчен брой служители, така че да посрещнат своите текущи нужди от назначаване на персонал. Ако EPSO желае да изпълнява ефективно тази задача, ЕСП ще очаква от нея:

1. да използва оценките на институциите на техните нужди от нови служители с тези профили, за да планира графика на конкурсите си;
2. да прилага комуникационна стратегия, която би могла да привлече кандидати, отговарящи на тези профили;
3. да използва подходящи методи на тестване;
4. да гарантира, че провежда конкурсите по начин, който свежда разходите до минимум;
5. да се погрижи списъците с резерви да се публикуват навреме, за да отговарят на нуждите на институциите от назначаване на персонал.

Планирането на конкурсите е подходящо за големите конкурси

21

Целта на процеса на планиране на EPSO е да събере данни за нуждите на институциите от назначаване на персонал и въз основа на тях да предложи календар на конкурсите, които ще бъдат организирани през следващата година, за да се гарантира посрещането на тези нужди.

22

Настоящият модел на процеса на планиране на EPSO е въведен в плана за развитие на EPSO (ПРЕ), който е приет през 2008 г.⁴ В ПРЕ са въведени цикли на ежегодни конкурси за три профила служители: администратори с общ профил (предназначени предимно за набиране на младши служители и насочени към млади хора със завършено университетско образование с малък или никакъв професионален опит), асистенти (функционални групи AST и AST/SC) и лингвисти.

23

Тези годишни цикли съответстват на текущите междуинституционални нужди от назначаване на персонал. Планирано е всеки цикъл да започне в определен момент от годината: например регистрацията за администратори с общ профил започва през септември, а регистрацията за асистенти започва през декември. Конкурсите за специалисти (за профили на служители като например юрист-лингвисти) и ad hoc конкурсите (за специфични профили като например ръководни длъжности) се организират в интервалите между трите основни цикъла. На фигура 3 е показан годишният цикъл на планиране.

24

За да организира циклите на конкурсите, EPSO отправя запитване до участващите институции колко служители с общ профил (администратори и асистенти) и лингвисти ще трябва да назначат през следващата година по тяхна преценка. Службата също така изисква от институциите да посочат какъв вид специализирани служители ще искат да назначат.

25

Работната група на EPSO анализира изразените от институциите нужди и въз основа на това определя какви конкурси да се проведат през следващата година. EPSO не организира всяка година всички конкурси, поискани от институциите (годишни цикли, конкурси за специалисти и ad hoc конкурси). Работната група дава приоритет на годишните цикли и след като те бъдат планирани — на други междуинституционални конкурси в зависимост от броя на изискваните успешно издържали кандидати и от броя на кандидатите, които все още са налични в списъците с резерви за сходни профили.

26

Служителите с общ профил представляват 37 % от всички искания за успешно издържали кандидати през периода 2012—2018 г., а лингвистите — други 20 %. Въпреки известния спад, който се наблюдава във времето, както е показано на фигура 4, служителите с общ профил и лингвистите все още съставляват голяма част от исканията на институциите за успешно издържали кандидати, което намира отражение в тяхната значимост в процеса на планиране. Все пак те вече не съставляват мнозинството от търсените нови служители. През последните години търсенето по-специално на преводачи намалява в резултат на решенията за наемане на по-малко постоянни служители на длъжността преводач, по-голямото възлагане на външни изпълнители и технологичния напредък (машинния превод).

27

След като уведомят EPSO от колко успешно издържали кандидати ще имат нужда по техни оценки, институциите често преразглеждат тези оценки, обикновено в низходяща посока, в процеса на организиране на конкурсите. ЕСП установи, че средно оценките на институциите са били относително точни за търсените профили в годишните цикли: необходимият брой служители с общ профил е бил завишен с 11 %, а на лингвистите — с 18 %. Прогнозираната нужда от специалисти е била по-неточна: необходимият брой е бил завишен с 33 %.

28

ЕСП счита, че процесът на планиране е подходящ за организирането на циклите на ежегодни конкурси за администратори с общ профил, асистенти и лингвисти.

• Той се планира основно чрез събирането на данни за нуждите от тези профили.
• Степента на точност при оценките на нуждите от назначаване на персонал е подходяща за тези конкурси. Тъй като тези нужди са текущи, не е необходимо оценките да бъдат много точни.
• Въз основа на тези нужди EPSO е в състояние да предложи календар, който гарантира, че редовно има на разположение успешно издържали кандидати.

EPSO привлича голям брой кандидати и популяризира марката „EU Careers“ предимно в Брюксел

29

Всеки конкурс има профил за търсените кандидати, основан на минималните изисквания на Правилника за длъжностните лица по отношение на образователната степен и професионалния опит и на нуждите на подалата заявка институция (вж. приложение I и приложение II). Някои конкурси се организират конкретно за една институция, докато други са насочени към една конкретна локация. Комуникационната дейност за определяне и привличане на подходящите кандидати е отговорност на EPSO. При планирането на комуникационните си действия EPSO обаче трябва също да вземе предвид външни фактори, например общата привлекателност на институциите на ЕС в някои държави.

30

Марката „EU Careers“ е създадена през 2010 г., отчасти като начин за подобряване на привлекателността на ЕС като работодател за завършилите висше образование лица в държавите членки (вж. Специален доклад № 15/2019). Марката „EU Careers“ използва мрежа от посланици от институциите (служители, които участват в проявите на EU Careers, и се наричат „служители посланици“) и от университетите (студенти, които отговарят за разпространението на съобщения на EU Careers в техните университети, и се наричат „студентски посланици“).

31

Марката „EU Careers“ се подпомага и от службите за професионална ориентация в университетите и от звена за контакт в държавите членки. EPSO организира и целенасочени прояви за „целеви държави“, т.е. държави, чиито граждани са недостатъчно представени в конкурсите или сред служителите на ЕС. Някои от тези прояви включват подпомагане на публичните органи от тези държави при изготвянето на стратегии за популяризиране на институциите на ЕС като работодатели и рекламиране на конкурсите. Ефектът от тези действия върху географския баланс на кандидатите в конкурсите все още не е видим.

32

Създаденото за EU Careers съдържание се фокусира върху ЕС като работодател, а не върху конкретни конкурси. Например то включва информация за потенциалните кандидати с увреждания или със специални потребности, за да се гарантира, че те са запознати с предлаганите от институциите възможности и с улесненията, които им се предоставят при участието им в конкурсите.

33

Със създаването на марката „EU Careers“ EPSO е увеличила броя на организираните от нея ежегодни панаири на кариерата и кариерни форуми от 52 през 2012 г. на 109 през 2018 г. По-голямата част от бюджета на EPSO за комуникации също така е прехвърлена към EU Careers и към прояви на служителите посланици и студентските посланици, както е показано на фигура 5. По-голямата част (средно 69 %) от тези прояви се провеждат в Брюксел, където вече има известна осведоменост относно предлаганите от ЕС възможности за заетост поради присъствието на институциите и на различни групи по интереси (местни и национални представителства, частни консултантски и лобистки дружества и т.н.). 37 % от респондентите в проучванията на центровете за оценяване на EPSO заявяват пряка връзка с институциите: те или работят в институциите, или в публичния сектор на длъжности, свързани с ЕС⁵.

34

Проявите извън Брюксел се организират предимно от държавите членки, понякога с известна подкрепа от EPSO. По подобен начин списъкът на обхванатите от програмата за студентски посланици университети се изготвя от EPSO, но е основан на предложения на държавите членки, като факултетите по социални науки, право и икономика са представени в много голяма степен. Независимо от националността на кандидатите, Белгия и Люксембург остават държавите, в които по-голямата част от респондентите в проучванията на центъра за оценяване на EPSO започват конкурсния процес, като две трети от тях полагат там тестовете за предварителен подбор.

35

Има индикации, че марката „EU Careers“ не е успяла да привлече достатъчен брой завършили университетско образование или млади специалисти за кариера в ЕС. Кандидатите за конкурсите за степен AD5 (най-ниската степен за администратори със завършено университетско образование) често имат професионален опит, а делът на кандидатите под 35-годишна възраст намалява. Това е особено впечатляващо за някои целеви държави: за една от тях през 2018 г. половината от кандидатите за конкурсите за степен AD5 са били над 35-годишна възраст. Това се видя и в анкетата на ЕСП сред ръководителите относно опита им с последните назначения на персонал, който показва, че 22 % от наскоро наетите длъжностни лица администратори са били под 35-годишна възраст. 62 % са били над 40-годишна възраст, което означава, че вероятно вече са имали най-малко 10 години професионален опит, когато са постъпили в институциите — повече, отколкото обикновено се изисква за степените при конкурсите.

36

Назначаването на опитни хора на ниски позиции може да се отрази отрицателно върху възрастовата структура на работната сила и върху управлението на кариерата. Някои институции започнаха свои собствени програми за „младши специалисти“, за да се справят с липсата на млади хора със завършено университетско образование в списъците с резерви.

37

Следователно по-голямата част от комуникационната дейност на EPSO е насочена към мерки, които биха могли да привлекат кандидати за циклите на ежегодни конкурси, и по-специално за цикъла за администратори с общ профил. Тази комуникационна дейност следва организирането на конкурси в годишни цикли (вж. точка 23) и е насочена към същите хора, по-специално към цикъла за администратори с общ профил, т.е. завършили университетско образование лица с ограничен професионален опит или без такъв.

38

ЕСП счита, че този подход е последователен, но е ограничен по своя географски и социално-икономически обхват. Проявите се организират на места, където хората вероятно вече са запознати с възможностите за заетост в институциите на ЕС, а целевите профили на лица със завършено университетско образование са ограничени (предимно до хора, завършили социални науки и икономика). Освен това той не успява да привлече достатъчен брой завършили университетско образование или млади специалисти за кариера в ЕС.

Въпреки слабостите при процеса на подбор, цялостното качество на успешно издържалите кандидати е високо

39

Процесът на подбор на EPSO (за повече информация вж. приложение III) е силно конкурентен. При някои от конкурсите в извадката на ЕСП като първа стъпка се използват компютърни тестове за предварителен подбор. При конкурсите, в които се използват такива тестове, средно 16,5 % от кандидатите се отказват преди началото на конкурса и не се явяват на тези тестове за предварителен подбор. Тези компютърни психометрични тестове се използват, защото, според много служители за подбор на персонал, са един от най-точните прогнозни показатели за бъдещата работа на служителя. В конкурсите на EPSO обаче тези тестове не се използват само за оценка на пригодността на кандидатите за работата, а на практика и за елиминиране на кандидати, за да може конкурсният процес да се управлява по-добре.

40

Средната успеваемост (успешно издържали кандидати като процент от броя на кандидатите) на участниците, които полагат поне първия тест, е 2 %. В извадката на ЕСП тази стойност варира между 27 % за конкурс за юрист-лингвисти с 26 кандидати срещу 7 успешно издържали и 0,5 % за конкурс за преводачи (184 кандидати срещу 1 успешно издържал). На фигура 6 е показано как броят на кандидатите намалява на всеки етап от процеса за конкурс за служители с общ профил, при който са използвани компютърни тестове.

41

Този процес успява да определи успешно издържали кандидати, чиито умения и компетентности се признават от ръководителите. При проведената от ЕСП анкета сред ръководителите 88 % заявиха, че са доволни или много доволни от качеството на назначените от тях успешно издържали кандидати от EPSO.

42

Според ръководителите в нашата извадка, назначените чрез EPSO кандидати не са били със забележимо по-високо качество от служителите, назначени чрез други канали (договорно наети и срочно наети служители). Те посочиха, че назначените от тях успешно издържали кандидати от EPSO не показват забележимо по-добри равнища на основните умения и способности, необходими за кариера в институциите (вж. фигура 7), освен в ограничена степен за лидерски умения.

43

EPSO не разполага с официален механизъм за измерване на удовлетвореността на институциите от предлаганите от нея услуги. Обсъжданията относно пригодността на успешно издържалите кандидати се осъществяват неофициално по време на заседанията на работната група или на Управителния съвет. Може да се създадат междуинституционални групи за размисъл, които да разглеждат наболели проблеми, като например отменени от съда конкурси или неудовлетвореност от някои аспекти на подбора. EPSO обаче не е въвела процедура за справяне с установените проблеми преди те да станат достатъчно сериозни, за да обосноват създаването на подобна група за размисъл.

44

Езиковият режим на конкурсите оказва влияние върху тяхната ефективност от 2010 г. насам. Съдебни дела са довели до отмяна на конкурси и преустановяване на дейностите на EPSO през голяма част от 2016 г. Преди 2016 г. EPSO провежда конкурси за служители с общ профил на три езика: английски, френски и немски. След оспорвания в съда от страна на държавите членки в началото на първото десетилетие на 2000 г. Съдът на ЕС постанови, че тази практика е дискриминационна и необоснована.

45

През септември 2016 г. след обсъждания в междуинституционалната група за размисъл EPSO премина към двуетапен процес за определяне на езиците, използвани в конкурсите за служители с общ профил. Първоначално кандидатите са приканени да декларират всички езици на ЕС, които знаят, наред със съответното ниво на владеене на тези езици. След като всички го направят, петте най-често заявявани езика се използват за конкурса. Някои части от формуляра за кандидатстване обаче, като например разделът „Филтър на квалификациите“, могат да бъдат попълнени само на английски, френски и немски език. Жалбите също се подават само на определени езици, сред които не е задължително да е включен родният език на кандидата. Въпреки че настоящият режим не е бил отменен от съда, тези ограничения го излагат на риск от бъдещо съдебно оспорване. Това води до постоянна несигурност за дейностите на EPSO. Въпреки че Управителният съвет на EPSO е наясно със ситуацията, до края на 2019 г. той не беше приел нов езиков режим, който би предоставил правна сигурност за организирането на конкурсите.

46

При процеса на подбор се разчита в голяма степен също и на определените от институциите на ЕС служители, които да участват в комисиите за подбор. Тяхната роля е да проверяват допустимостта на кандидатите и да ги оценяват по време на целия процес на подбор. Въпреки че EPSO отговаря за обучението им и предоставя административна подкрепа по време на конкурса, институциите отговарят за оценката на мотивацията и ангажираността със задачата на членовете на комисията и за това да се гарантира, че те разполагат с достатъчно време, за да изпълнят задълженията си.

47

Събраната от ЕСП обратна информация по време на одита — от EPSO, от председателите на комисиите за подбор и от институциите на ЕС — показва, че за всички страни е трудно да намерят компетентни служители, които да участват в комисиите за подбор, и да гарантират, че провеждането на един конкурс не е в противоречие с работната програма на институциите. По-голямата част от тези организационни проблеми се дължат на недостатъчното сътрудничество между EPSO и институциите.

48

В каре 1 са показани последиците от разделянето на отговорностите между EPSO и институциите относно дейността на комисиите за подбор.

49

ЕСП счита, че като цяло провежданият от EPSO процес на подбор е ефективен при определянето на качествени успешно издържали кандидати. Той е изключително селективен, а това е особено подходящо за служителите с общ профил, където има голям брой кандидати. Въпреки това в процеса се наблюдават слабости. EPSO не измерва удовлетвореността на институциите от предлаганите от нея услуги; не е намерено задоволително дългосрочно решение за несигурността, свързана с езиковия режим; и конкурсите зависят от наличието на качествени членове на комисиите за подбор, което невинаги е така поради разделянето на отговорностите между EPSO и институциите.

През годините, в които броят на успешно издържалите кандидати е най-голям, разходите за конкурсите са ниски

50

Фиксираните разходи на EPSO (разходи за персонал и сгради) възлизат на около 15 млн. евро годишно, независимо от броя на организираните конкурси. В резултат на това разходите за конкурсите на EPSO зависят от обема на нейната дейност: колкото повече успешно издържали кандидати бъдат включени в списъка с резерви за дадена година, толкова по-нисък е делът на фиксираните разходи в разходите за успешно издържал кандидат.

51

Тъй като EPSO не докладва разходите за конкурсите, ЕСП проведе собствен преглед. Анализирахме общите разходи за успешно издържал кандидат за 15 конкурса (или групи конкурси със същата комисия за подбор), проведени между 2012 г. и 2018 г. Взехме предвид всички свързани с тях разходи, независимо дали са платени от EPSO (заплати на служители на EPSO, плащания на доставчици и т.н.) или от институциите на ЕС (заплати на техните служители, участващи в процеса на подбор). Разпределихме разходите в три категории: режийни разходи (например за сгради и комунални услуги); непреки разходи (свързани с конкурсната дейност на EPSO, но не с конкретен конкурс, например заплатите на служителите на EPSO); и преки разходи (свързани с конкретен конкурс, например срещи и центрове за оценяване).

52

Резултатите са представени в таблица 1 по-долу. За всички профили разходите за успешно издържал кандидат са средно около 24 000 евро. Разпределени по функционални групи, те са съответно 25 000 евро за успешно издържал кандидат за степен AD, 21 900 евро за успешно издържал кандидат за степен AST и 15 300 евро за успешно издържал кандидат за степен AST-SC (в извадката на ЕСП има само един такъв конкурс).

Таблица 1 — Разходи за успешно издържал кандидат в конкурс на EPSO

Референтен номер	Профил	Тествани кандидати	Успешно издържали кандидати	Разходи за тестван кандидат	Разходи за успешно издържал кандидат
EPSO/AST-SC/06/17	Секретари/Деловодители AST/SC1 и SC2	4 121	359	1 334 евро	15 318 евро
EPSO/AD/287/14	Преводачи AD5	237	34	2 597 евро	18 105 евро
EPSO/AD/289/14	Юрист-лингвисти AD7	364	14	782 евро	20 324 евро
EPSO/AST/130/14 Област 4: Управление на проекти	Асистенти в сградния сектор AST3	1 054	18	351 евро	20 567 евро
EPSO/AD/318/15 (Варианти 1 и 2)	Преводачи AD5	762	25	694 евро	21 158 евро
EPSO/AD/249/13 Област 1: Макроикономика	Администратори AD7	1 068	41	835 евро	21 748 евро
EPSO/AD/347/17	Експерти в областта на медиите и цифровите комуникации AD6	1 860	63	750 евро	22 138 евро
EPSO/AST/144/17 (6 езика)	Езикови асистенти AST1	2 010	35	403 евро	23 162 евро
EPSO/AD/233/12	Преводачи AD5	1 751	70	940 евро	23 525 евро
EPSO/AD/331/16 (всички области)	Експерти в областта на ИКТ AD7	1 629	191	2 808 евро	23 947 евро
EPSO/AD/301/15	Администратори AD5	20 985	159	188 евро	24 802 евро
EPSO/AD/354/17-LV	Юрист-лингвисти AD7	26	7	6 900 евро	25 630 евро
EPSO/AD/236 — 239/12	Конферентни преводачи AD5 и AD7	275	30	3 064 евро	28 089 евро
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Юрист-лингвисти AD7	1 170	26	663 евро	29 814 евро
EPSO/AD/256 — 259/13	Конферентни преводачи AD5 и AD7	501	13	1 036 евро	39 936 евро

Източник: ЕСП въз основа на данни на EPSO.

53

EPSO е създадена във време, когато институциите е трябвало всяка година да наемат голям брой хора поради разширяването на ЕС в периода 2004—2007 г. Структурата на нейните разходи е отражение на тази ситуация. Конкурсите с най-ниски разходи за успешно издържал кандидат в извадката на ЕСП са тези, за които окончателният брой успешно издържали кандидати е доста висок (EPSO/AST-SC/06/17) или които са се провели в години на интензивна дейност, като например 2014 г. (през тази година са установени 1 200 успешно издържали кандидати) и 2015 г. (1 636 успешно издържали кандидати).

54

Друг важен фактор в разходите за конкурсите е съотношението между тестваните и успешно издържалите кандидати. Разходите за тестовете за предварителен подбор варират между 48 евро и 92 евро за тестван кандидат в зависимост от конкурса; ето защо когато се използват, те могат значително да увеличат окончателните разходи за успешно издържал кандидат. В каре 2 са представени примери за това въздействие.

55

ЕСП счита, че структурата на разходите е разработена така, че да сведе до минимум разходите за големите конкурси. Тя отразява първоначалната структура на EPSO, когато се е очаквало службата да управлява конкурси с голям брой кандидати и всяка година да определя голям брой успешно издържали кандидати.

Редовните конкурси за служители с общ профил са спомогнали да се гарантира адекватно осигуряване на потенциални служители за назначаване

56

Заедно с годишния цикъл, в ПРЕ са въведени цели от 9 до 10 месеца за продължителността на конкурсите. Тяхната продължителност се е подобрила значително с влизането в сила на ПРЕ: преди 2010 г. средната продължителност на един конкурс е била 18 месеца и е била намалена до 13 месеца за периода 2012—2018 г. На фигура 8 е показан настоящият график на процесите на подбор и назначаване на персонал с най-кратката (14 месеца) и най-дългата (повече от 4 години) продължителност между планирането и назначаването.

57

Общата средна продължителност на конкурс за служители с общ профил AD5 (ниска степен) от 13 месеца е малко по-дълга от провежданите от други международни организации процедури за подбор на служители за техните програми за млади специалисти (между 10 и 12 месеца). Продължителността на конкурсите се докладва в годишните отчети за дейността на EPSO, но не са представени действия за справяне с факта, че конкурсите редовно продължават по-дълго от необходимото за изпълнението на целите на ПРЕ.

58

Целта на циклите на ежегодни конкурси е да се гарантира постоянно осигуряване на новоназначени служители, тъй като това са профили, за които назначаването се извършва целогодишно. При планирането на годишните цикли в ПРЕ обаче не е заложена навременност (публикуване на списъка „в подходящия момент“), освен доколкото не е било планирано списъците с резерви да се публикуват през юли/август, когато дейността е слаба. Очакваната дата на публикуване на списъците с резерви (май/юни за администраторите, септември за асистентите и декември за лингвистите) не съответства на конкретен модел на назначаване на персонал в институциите. Конкурсите за специалисти и ad hoc конкурсите се организират при наличие на времеви интервали (вж. точка 23), а публикуването на списъците с резерви за тях се извършва „във възможно най-кратки срокове“, вместо да бъде насрочена точна дата.

59

ЕСП счита, че провеждането на редовни големи конкурси като цяло е спомогнало да се гарантира адекватно осигуряване на потенциални служители с общ профил. В тази система обаче не е взет предвид графикът на нуждите на институциите от назначаване на персонал. Конкурсите на EPSO все още продължават по-дълго от определените в ПРЕ цели.

Процесът на подбор на EPSO за специализирани профили не е подходящ за текущите нужди на институциите на ЕС от назначаване на персонал

60

Контекстът на назначаване на персонал в институциите се е променил след изготвянето и прилагането на ПРЕ. Извършени са съкращения на персонала и са взети някои стратегически решения за някои длъжности длъжностните лица да бъдат заменени със срочно наети служители. От 2012 г. насам при по-голямата част от организираните от EPSO конкурси списъците с резерви са били с по-малко от 20 успешно издържали кандидати (вж. таблица 2).

Таблица 2 — Конкурси на EPSO по размер на списъка с резерви, 2012—2018 г.

Брой успешно издържали кандидати в списъка с резерви	2012 г.	2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.	2017 г.	2018 г.	Средно за 2012—2018 г.
1—10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
11—20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
21—40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
41—60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
61—80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
81—100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
101—150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
151—200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Повече от 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Източник: ЕСП въз основа на данни на EPSO.

61

EPSO не е планирана за бързо променящата се среда, в която сега функционират ЕС и неговите институции (засегната от съкращения на персонала, изискваща нови умения за осъществяването на цифровизацията и т.н.). От 2008 г. насам има повишена необходимост да се отговори на спешни или предизвикани от криза нужди от назначаване на персонал, които изискват по-целенасочени профили. ЕСП смята, че за да може EPSO да извършва мисията си в тази нова среда, успоредно с дейността си в областта на големите конкурси, тя следва:

1. да събира по подходящ начин оценките на институциите за нуждите от специализиран персонал, целенасочени профили за изготвяне на надежден график за малките конкурси;
2. да насочи комуникацията си така, че да достигне до трудните за наемане специалисти;
3. да използва методи на тестване, които са подходящи за специалисти;
4. да направи необходимото разходите за тези конкурси да се поддържат ниски;
5. да се погрижи списъците с резерви да се публикуват навреме, за да отговарят на нуждите на институциите от назначаване на персонал.

Планирането на конкурсите за специалисти не е надеждно и се извършва на твърде ранен етап, за да бъде точно

62

От 2012 г. нуждите на институциите от служители със специализирани профили са се увеличили (вж. фигура 4 и точка 26). Тази по-голяма нужда от специалисти се вижда и в анкетата на ЕСП сред ръководителите: 57 % от ръководителите, които участваха, изразиха съгласие с твърдението „списъците с резерви за специалисти се изчерпват твърде бързо“ (едва 35 % се съгласиха със същото твърдение за служителите с общ профил). 76 % от ръководителите, които дадоха отговор на въпроса дали предпочитат служители от списъците с резерви на специалисти или на служители с общ профил, избраха специалистите.

63

Информацията относно нуждите от назначаване на персонал за специализираните профили се основава на данните, които всяка институция изпраща на EPSO на етапа на планиране относно профилите, от които тя се нуждае. Конкурсите за специалисти се вместват доколкото е възможно в останалите свободни след организирането на годишните цикли интервали.

64

Конкурсите за специалисти са малки по мащаб и обикновено са с малки списъци с резерви (по-малко от 30 успешно издържали кандидати). Вследствие на това те невинаги са приоритетни (вж. точка 25) и понякога се отлагат или отменят. От своя страна това принуждава институциите да търсят други, по-гъвкави начини за попълване на нуждите си от назначаване на персонал, като например организиране на собствени процедури за подбор на срочно наети служители.

65

При сравнение на заявките за специалисти, които са подадени първоначално в прогнозите на институциите за целите на планирането, с действителния брой успешно издържали кандидати, които се търсят в обявлението за конкурса, ЕСП установи, че нуждите от успешно издържали специалисти са завишени на етапа на планиране (вж. точка 27) в сравнение с търсения брой на успешно издържалите кандидати при изготвянето на обявлението за конкурса.

66

Продължителността на етапа на планиране допринася за това завишаване, тъй като приоритетите на институциите се променят от момента, в който EPSO изиска оценките на нуждите от назначаване на персонал (май), до момента, в който Управителният съвет одобри графика (ноември) и впоследствие началото на конкурса (през следващата година). Вследствие на това графикът на конкурсите постоянно се преразглежда и коригира, както и броят на заявените успешно издържали кандидати.

67

ЕСП счита, че процесът на планиране не е адаптиран към текущите нужди на институциите. При него се отдава твърде голям приоритет на големите конкурси за служители с общ профил във време, когато институциите се нуждаят от по-малки конкурси. Освен това графикът за процеса на планиране, който започва до една година преди провеждането на конкурса, не позволява да се оценят точно нуждите от специалисти, което води до завишаване и постоянни корекции. Поради това неговата надеждност и практическа приложимост за конкурсите за специалисти е ограничена.

EPSO не насочва методично своите комуникационни дейности към привличане на подходящи кандидати за конкурсите за специалисти

68

EPSO може да предостави на институциите необходимите потенциални служители само ако успее да привлече подходящи кандидати, които да кандидатстват в конкурсите. ЕСП установи, че кандидатите невинаги отговарят на търсените профили. Някои кандидати всъщност не желаят да бъдат наети от търсещата служители институция, а по-скоро от друга институция на ЕС. Последният проблем е особено сериозен за някои специализирани профили (например ИТ) на места извън Брюксел. Единственият инструмент, който в момента се използва за подпомагане на кандидатите да оценят собствената си пригодност за конкурса, е кратък незадължителен тест с въпроси с избор между няколко отговора, който те могат да направят преди да кандидатстват. Целта му е да помогне на потенциалните кандидати да преценят дали са подходящи за работа в институциите на ЕС, но не за конкретен конкурс.

69

Друг проблем възниква, когато за конкурсите има твърде малко кандидати. В ПРЕ е заложено целево съотношение между кандидатите и успешно издържалите (38 кандидати за 1 успешно издържал за администратори, 27 срещу 1 за асистенти и 40 срещу 1 за лингвисти). ЕСП използва тези съотношения, за да оцени ефективността на комуникационните дейности за привличане на кандидати. При конкурсите в извадката на ЕСП тази цел невинаги е постигната, независимо колко средства са изразходвани за комуникационни разходи за конкурса. При други конкурси с малко или никакви комуникационни разходи целите са значително надвишени (вж. таблица 3). Няма ясна връзка между комуникационните разходи и броя на кандидатите.

Таблица 3 — Комуникационни разходи и постигане на целевия брой кандидати

Конкурс	Профил	Постигане на целта, заложена в ПРЕ	Разходи за кандидат	Разходи за успешно издържал кандидат
AD/354/17	Специалист лингвист (юрист-лингвист LV)	9 %	270 евро	1 003 евро
AD/287/14	Лингвист (преводачи SV)	23 %	7 евро	67 евро
AD/331/16	Специалист администратор (ИКТ)	23 %	4 евро	37 евро
AD/249/13	Специалист администратор (макроикономика)	69 %	13 евро	330 евро
AD 233/12	Лингвист (преводачи HR)	78 %	3 евро	98 евро
AD/318/15	Лингвист (преводачи PL)	95 %	14 евро	521 евро
AD/256-259/13	Специалист лингвист (конферентни преводачи)	96 %	1 евро	39 евро
AD/347/17	Специалист администратор (комуникации)	98 %	4 евро	154 евро
AD/289/14	Специалист лингвист (юрист-лингвист FR)	99 %	3 евро	112 евро
AD/332-334-336	Специалист лингвист (юрист-лингвист ES, MT и IT)	161 %	4 евро	271 евро
AST/144/17	Специалист лингвист (AST)	200 %	2 евро	145 евро
AST/130/14	Специалист асистент (ръководители на проекти)	220 %	0 евро*	0 евро

* не са направени специфични за конкурса комуникационни разходи.

Източник: ЕСП въз основа на данни на EPSO.

70

ЕСП счита, че EPSO не е дала достатъчна публичност на своите конкурси за специализиран персонал, въпреки нарастващата нужда от такива конкурси. Неефективно и скъпоструващо е, когато кандидатите не отговарят на търсените профили или отказват предложенията за работа от търсещите служители институции. Този въпрос е още по-проблематичен, когато списъците с резерви са малки.

Има риск кандидатите със силно специализирани профили да бъдат елиминирани на ранен етап от процеса на подбор

71

В ПРЕ е определен стандартен формат за конкурсите (вж. приложение III). Тази структура означава, че свързани с работата специализирани познания се проверяват на междинния тест (това често е случаят при лингвистичните профили) или дори едва на етапа на оценяване чрез специфично за работата интервю. Ако критериите за подбор (област на обучение или професионален опит) не са определени правилно, подходящите кандидати може да бъдат елиминирани на етапа на предварителен подбор.

72

За много тесните профили за институциите е по-удобно да организират свои собствени процедури за подбор, защото това им осигурява пълна гъвкавост да използват такива тестове, каквито считат за необходими. За 19 от 22 такива проверени от ЕСП процедури институциите са започнали с пресяване на автобиографии, за да може само подходящите кандидати да продължат към етапа на тестване. Това е добър начин за предварително елиминиране на неподходящите кандидати.

73

Центърът за оценяване е въведен в ПРЕ като начин за изместване на фокуса на конкурсите от знанията към уменията. Целта му е кандидатите да се оценяват спрямо набор от компетентности и умения, които институциите считат за важни при собствените им служители.

74

Както е показано на фигура 9 обаче, анкетата на ЕСП показва, че когато ръководителите бъдат попитани дали са съгласни, че служителите като цяло притежават тези умения, те не виждат особена разлика между уменията и способностите на успешно издържалите кандидати от конкурсите на EPSO и тези на срочно наетите служители, назначени съгласно собствените процедури за подбор на институциите (вж. също точка 42 за оценката на ръководителите на собствените им последно назначени служители). При тези процедури институциите често акцентират повече върху техническите тестове (например съставяне на текст и превод) и пропускат частта с „уменията“, отговаряща на центъра за оценяване на EPSO.

75

С изключение на езиковите умения и способността за работа в мултикултурна среда, ръководителите не считат, че новите служители, назначени чрез EPSO, са значително по-квалифицирани от назначените чрез други канали служители. Като цяло според тях съответният професионален опит на назначените чрез други процедури за подбор служители е малко по-добър, което показва, че тези процедури са по-подходящи за назначаване на служители със специализирани, тесни профили.

76

ЕСП счита, че определените в ПРЕ формат на конкурсите и методи на тестване не са подходящи за конкурсите за специалисти и за другите малки конкурси.

• Проверяването на работния опит на кандидатите и тестването на техните свързани с работата познания след етапа на предварителен подбор увеличава рисковете както от елиминиране на подходящите кандидати на твърде ранен етап от процеса, така и от това на етапа на центъра за оценяване да останат твърде малко компетентни кандидати.
• Центърът за оценяване не носи никакви ясно изразени предимства, а според ръководителите наетите чрез собствените процедури на институциите служители имат по-подходящ професионален опит, какъвто е необходим за специализираните профили.

Когато са насочени само към малък брой специалисти, конкурсите на EPSO струват по-скъпо от собствените процедура за подбор на институциите

77

Преките разходи (вж. точка 51) съставляват между 20 % и 65 % от общите разходи за конкурсите в извадката на ЕСП. При анализирането на преките разходи за всеки етап от конкурса обикновено най-скъпият етап е центърът за оценяване, както е показано на фигура 10. Колкото по-продължителен е етапът на центъра за оценяване или колкото по-голяма е комисията за подбор, толкова по-скъп е конкурсът.

78

В извадката на ЕСП средните разходи за етапа на центъра за оценяване бяха 4 038 евро за успешно издържал кандидат, но имаше големи различия. Етапът на центъра за оценяване за конкурс AST-SC/06/17 е бил доста ускорен, а броят на успешно издържалите кандидати — доста голям, поради което разходите за успешно издържал кандидат бяха едва 843 евро. За другите конкурси на равнище асистенти те бяха 2 661 евро. За администратори разходите варираха между 2 587 евро за успешно издържал кандидат за конкурса за служители с общ профил AD5 (AD/301/15) и повече от 10 000 евро за успешно издържал кандидат за конферентни преводачи (средна стойност от два конкурса).

79

Центърът за оценяване е скъп за специализираните профили по различни причини: за специализираните профили се изискват по-опитни членове на комисията за подбор с по-високи степени; той също така може да отнеме повече време, особено ако различни специалности се групират заедно, за да се достигне критична маса за конкурса.

80

Очакваната успеваемост в центъра за оценяване е около 30 %. За някои профили обаче успеваемостта в центъра за оценяване е доста висока. За един конкурс от извадката на ЕСП (AD/354/17) тя беше 88 %. Това може да се случи на първо място, когато има твърде малко кандидати, или когато голяма част от кандидатите са елиминирани на междинните тестове/тестовете за компетентност преди центъра за оценяване. В тези случаи центърът за оценяване не е разходно-ефективен начин за тестване на кандидатите.

81

ЕСП също така сравни преките разходи за успешно издържал кандидат от конкурсите на EPSO с преките разходи за собствените процедури за подбор на институциите (за повече информация вж. приложение V) и изчисли средна стойност в зависимост от размера на списъците с резерви. Резултатите са представени в таблица 4.

Таблица 4 — Преки разходи за успешно издържал кандидат по размер на списъка с резерви, на EPSO и на институциите на ЕС

Брой успешно издържали кандидати в списъка с резерви	1—20	21—40	41—60	61—80	>100
EPSO	14 165 евро	9 600 евро	7 866 евро	8 177 евро	6 828 евро
Институции	7 444 евро	4 882 евро	Не е приложимо	Не е приложимо	Не е приложимо

Източник: ЕСП въз основа на данни на EPSO, Европейския парламент, Комисията и Съда на ЕС.

82

Въз основа на конкурсите в извадката на ЕСП, EPSO е по-евтин вариант за големите конкурси, но за по-малките институциите има много по-ниски преки разходи — до 50 % по-малко. Това може да се обясни с по-малкия брой досиета на кандидати, които трябва да се обработват (средно в извадките на ЕСП за конкурсите с по-малко от 20 успешно издържали кандидати EPSO имаше 533 кандидати, а институциите — 66), което спомага за намаляване на разходите. Провежданите от институциите малки конкурси също така често имат по-малко етапи на тестване.

83

ЕСП счита, че настоящият формат на конкурсите на EPSO не успява ефективно да поддържа ниски разходите за малките конкурси за специалисти, от каквито в момента се нуждаят институциите. Разходите за собствените процедури за подбор на институциите са по-ниски за този вид конкурси, често защото са с по-малко етапи, насочени са към по-малка популация от кандидати и са съобразени в по-голяма степен с изискванията на съответната институция. При центъра за оценяване по-специално разходите се увеличават без ясна полза, най-вече защото успеваемостта при малките конкурси е много висока.

Процедурите на EPSO са по-неподходящи за попълване на спешните нужди от назначаване на специалисти, отколкото собствените процедури на институциите

84

Провеждането на всеки един от етапите на даден конкурс (вж. точка 11) отнема време, както и допълнително „време на изчакване“ за кандидатите между етапите, за да може да се хармонизират оценките или да се удовлетворят исканията за преразглеждане или жалбите.

85

В извадката на ЕСП пет конкурса включваха всички възможни етапи. На фигура 11 е показана продължителността на всеки от тези етапи. Заслужава да се отбележи, че най-краткият конкурс от тази група от пет, AD/301/15, е конкурсът за служители с общ профил с най-голям списък с резерви (159 успешно издържали кандидати). При всички останали списъците с резерви са с по-малко от 35 успешно издържали кандидати.

86

Както е показано на фигура 8, между заявената от дадена институция нужда и стартирането на свързания с нея конкурс изминава много време. Освен това, въпреки че в насоките за планиране се посочва гъвкавост за „ad hoc нужди“, не е възможно един конкурс да бъде стартиран в рамките само на няколко месеца. Ето защо процесът на подбор не е подходящ за задачата да отговори на спешните нужди от назначаване на персонал.

87

Вследствие на това, а и за да избегнат етапа на междуинституционални преговори по процеса на планиране, понякога институциите решават да започнат свои собствени процедури за назначаване на персонал, като в този случай предпочитат да назначават срочно наети служители, а не длъжностни лица. ЕСП разгледа 22 такива процедури (за повече информация вж. приложение VI), за да оцени тяхната продължителност.

88

Институциите успяват да завършат процедурите с четири етапа на подбор (пресяване на автобиографии, интервюта, писмен тест и понякога обсъждания в група) в рамките на осем месеца след публикуването на поканата за заявяване на интерес (в сравнение със средно 13 месеца за конкурс на EPSO). Това прави тези процедури по-гъвкави и следователно по-подходящи от конкурсите за специалисти за задачата за запълване на спешните нужди от назначаване на персонал. Институциите също така разполагат с по-голяма гъвкавост по отношение на графика на собствените им процедури в сравнение с организирането на конкурси за специалисти, което трябва да се договори между институциите и което в голяма степен зависи от наличието на членове на комисиите за подбор от различните институции (вж. точки 25 и 47).

89

ЕСП счита, че определеният брой етапи при конкурсите на EPSO удължава целия процес, не е достатъчно гъвкав и насърчава институциите да организират свои собствени процедури, когато искат да попълнят бързо дадена специализирана длъжност. Този формат не е подходящ, за да отговори на спешните нужди от назначаване на персонал.

Заключения и препоръки

90

Като цяло EPSO успява да изпълни предназначението си: да осигури голям брой успешно издържали кандидати, чиито умения са достатъчно широки за продължителна и разнообразна кариера в институциите. ЕСП установи, че настоящата организация на процеса на подбор на EPSO се ръководи от изложените идеи в ПРЕ още през 2008 г.: организиране на конкурси в годишни цикли за профилите, за които се очаква нуждите от назначаване на персонал да бъдат постоянни.

91

Процесът на планиране е съсредоточен върху големите конкурси, които се организират всяка година (точки 21—28). Извършваната с марката „EU Careers“ комуникационна дейност, предимно провеждана в Брюксел, е успяла да привлече голям брой кандидати (точки 29—38). Методите на тестване са гарантирали качеството на успешно издържалите кандидати да бъде добро и като цяло са отговорили на очакванията на ръководителите (точки 39—42).

92

 процеса на подбор обаче има редица слабости, които се отразяват на неговата ефективност. Психометричните тестове не се използват само за оценка на пригодността на кандидатите за работата, а на практика и за елиминиране на кандидати, за да може конкурсният процес да се управлява по-добре (точки 39 и 40). Няма официален механизъм за измерване на удовлетвореността на институциите от осигурените успешно издържали кандидати (точка 43). Ограничаването на броя на езиците, които могат да се използват за някои части от процедурата на подбор, е довело до постоянна правна несигурност (точки 44 и 45). Недостатъчната координация между EPSO и институциите може да забави конкурсите (точки 46 и 47). Освен това EPSO не следи разходите за конкурсите и не е предприела действия, за да гарантира постигането на целите относно продължителността на конкурсите (точки 51 и 57).

Препоръка 1 — Отстраняване на установените слабости в процеса на подбор

Управителният съвет следва да актуализира процеса на подбор, за да отстрани следните установени слабости, които се отразяват на неговата ефективност:

• измерване на удовлетвореността на институциите от процеса на подбор;
• преразглеждане на езиковия режим, по-специално за формулярите за кандидатстване и системата за подаване на жалби, за да се гарантира правна сигурност за кандидатите и за институциите;
• осигуряване на по-добра координация между EPSO и институциите относно наличието на членове на комисиите за подбор;
• въвеждане на механизми за мониторинг с цел отчитане на разходите за конкурсите;
• намаляване на продължителността до определената в ПРЕ целева стойност от 10 месеца.

Срок за изпълнение — до края на 2021 г.

93

ЕСП също така установи, че организационната структура на EPSO поддържа ниски разходите за конкурсите, когато годишният брой на успелите кандидати е голям (точки 50—55). Освен това редовното провеждане на конкурси за служители с общ профил е спомогнало да се гарантира адекватно осигуряване на потенциални служители (точки 56—59).

94

ЕСП обаче установи, че настоящият процес на подбор не е подходящ за нуждите на институциите в една среда, в която числеността на персонала е намалена. Вместо големи кампании за набиране на персонал, насочени към служители с общ профил, институциите все повече търсят по-специализирани служители, които бързо могат да започнат работа. Това означава, че е необходимо да се организират конкурси с малки списъци с резерви (с по-малко от 30 успешно издържали кандидати).

95

Настоящият процес на подбор не е добре адаптиран спрямо този вид конкурси. Процедурата на планиране не е надеждна и се извършва на твърде ранен етап, за да бъде точна (точки 62—67). EPSO не насочва методично своите комуникационни дейности към привличане на подходящи кандидати за конкурсите за специалисти (точки 68—70). Специфичните за работата познания се тестват късно, поради което има риск кандидати със силно специализирани профили да бъдат елиминирани на ранен етап от процеса на подбор и в резултат на това до центъра за оценяване да достигнат твърде малко подходящи кандидати (точки 71—76).

96

Институциите също така правят и по-ниски разходи при организирането на свои собствени процедури за подбор за специализирани профили и прилагат по-гъвкав процес на подбор за тези процедури (вж. точки 72 и 77—83). Организираните от EPSO конкурси за специалисти са твърде бавни, за да отговорят на спешните нужди от назначаване на персонал на институциите (точки 84—89) в сравнение с това, което институциите успяват да постигнат със своите собствени, по-леки процедури.

Препоръка 2 — Да се въведе нова рамка за подбор при конкурсите за специалисти

Управителният съвет следва да въведе нова рамка за подбор на специалисти с отделни механизми за планиране.

Тези конкурси за специалисти и конкурсите с малки списъци с резерви следва да се провеждат въз основа на точно споразумение между подалата заявка институция и EPSO, като се посочи най-малко:

• как следва да се извършва тестването на свързаните с работата познания и тяхната относителна тежест в сравнение с уменията, тествани в центъра за оценяване;
• ресурсите и персоналът, които институциите ще предоставят на EPSO (в т.ч. разпоредби, с които се уточняват квалификациите и опита на членовете на комисията за подбор);
• планираната комуникационна дейност за оповестяване на конкурса;
• графикът, който EPSO се ангажира да спазва за конкурса;
• прогнозните разходи за конкурса, свързаните с тях механизми за мониторинг и докладване, както и предвидените конкретни мерки за свеждане на разходите до минимум.

Срок за изпълнение — първото тримесечие на 2023 г.

97

EPSO не е адаптирала своя процес на подбор към променящата се среда, в която функционират институциите от 2012 г. насам. ПРЕ е бил приет в отговор на критиките от периода 2004—2008 г.; с него не е въведена достатъчна гъвкавост, за да се предоставят на EPSO средствата за адаптиране на процеса на подбор към изискванията на изменящите се условия, в които трябва да функционират ЕС и неговите институции (например съкращения на персонал, нови умения, свързани с цифровизацията) (точки 62—67, 71—76, 84—89).

Препоръка 3 — Подобряване на капацитета на EPSO за адаптиране към бързо променящата се среда на наемане на персонал

Управителният съвет следва да въведе редовен преглед на процеса на подбор, за да се гарантира неговата способност да реагира на бързо променящата се среда на назначаване на персонал.

Срок за изпълнение — до края на 2021 г.

Настоящият доклад беше приет от Одитен състав V с ръководител Тони Мърфи — член на Европейската сметна палата, в Люксембург на 29 септември 2020 г.

Приложения

Приложение I – Категории служители, работещи в европейските институции

Работната сила на Комисията се състои от различни категории служители. В рамките на всяка категория има различни степени, които отразяват увеличаващите се професионални и образователни изисквания и равнища на отговорност.

Длъжностно лице е всяко лице, което след успешно преминаване на конкурс е назначено на постоянна длъжност в някоя от институциите. Членовете на Комисията не са длъжностни лица.

Длъжностните лица принадлежат към една от три функционални групи:

• Администратори (AD) в степени AD5 — AD15;
• Асистенти (AST) в степени AST1 — AST11;
• Секретари и деловодители (AST/SC) в степени AST/SC1 — AST/SC6.

Срочно наетите служители се назначават:

• на краткосрочен договор (максимум шест години), за да заемат постоянна длъжност в някоя от институциите или в Европейската служба за външна дейност;
• на краткосрочен договор или по-рядко за неопределено време, за да заемат временна длъжност в институция или агенция;
• за да подпомагат лице, изпълняващо мандатна длъжност (например член на Комисията), като в този случай продължителността на техния договор е обвързана с тази на мандата на лицето, заемащо длъжността.

Функционалните групи за срочно наетите служители са същите като тези за длъжностните лица.

Договорно наетите служители не се назначават на постоянна длъжност. Те се делят на четири функционални групи (GFI — GFIV) в зависимост от задачите, които извършват: от GFI за технически задачи до GFIV за административни задачи. Служителите в GFI или работещите в агенция или в делегация, представителство или служба могат да бъдат назначени за неопределено време; договорите на другите служители не могат да надвишават шест години.

Местните служители се назначават на места извън Европейския съюз съгласно местните правила и практики. Те не се назначават на постоянна длъжност.

Приложение II — Изисквания за постъпване на работа за всяка категория служители

01

В таблицата по-долу са обобщени минималните квалификации и езикови умения, които се изискват за длъжностните лица и срочно наетите служители, както и видовете задачи, извършвани от всяка функционална група.

Длъжностни лица и срочно наети служители

Квалификации и професионален опит

AD

Завършено университетско образование от най-малко 3 години (четири за степен AD7), удостоверено с диплома. Обикновено за конкурсите за степен AD7 се изисква минимум 6-годишен опит след дипломата за квалификация. При конкурсите за степен AD5 не се изисква опит и те са по-адаптирани към млади хора със завършено университетско образование.

AST и AST/SC

Образование след средното, удостоверено с диплома, или средно образование, удостоверено с диплома, и професионален опит най-малко три години. При конкурсите за степен AST/SC1 не се изисква професионален опит, но при тези за AST3 или SC2 обикновено се изискват най-малко 3 или 4 години допълнителен професионален опит, пряко свързан с естеството на задълженията, придобит след получаването на квалификацията или професионалния опит, необходими за достъп до конкурса.

Езикови изисквания

За всички функционални групи: задълбочено владеене на един от езиците на ЕС и задоволително владеене на още един език.

Примерни задачи

AD

Администратори: служители с общ профил, като например юристи, одитори, икономисти и преводачи, както и по-специализирани профили (юрист-лингвисти, научни изследователи, експерти в областта на ИТ и комуникациите).

AST

Длъжности с общ профил в администрацията, разработването и прилагането на политики, или по-технически длъжности в областта на финансите, комуникациите, научните изследвания.

AST/SC

Деловодителски и секретарски задачи, управление на офис

 

Приложение III — Етапи на конкурсa на общо основание на EPSO

Етап	Описание
Самооценка	Преди да кандидатстват, потенциалните кандидати се приканват да отговорят на незадължителен въпросник, за да научат повече какво да очакват от кариерата в институциите на ЕС, както и за вида и сложността на тестовете, които ще положат.
Онлайн заявления	Кандидатите подават заявления чрез своите EPSO профили (електронен профил за управление на информацията за кандидатстването). Необходимо е да се попълни отделен формуляр за кандидатстване за всеки конкурс. Чрез своите EPSO профили кандидатите също така получават съобщения относно организирането на конкурси от EPSO.
Тестове за предварителен подбор	Тестовете за предварителен подбор са част от някои конкурси. Форматът им се определя в обявлението за конкурса, но най-често са под формата на компютърни тестове с въпроси с избор между няколко отговора. Кандидатите полагат тестовете в изпитни центрове в държавите членки на ЕС, а понякога и в държави извън ЕС.
Етап на допускане/Филтър на квалификациите и подбор въз основа на квалификацията	Комисията за подбор проверява дали кандидатите, получили най-високи оценки на тестовете за предварителен подбор, отговарят и на определените в обявлението за конкурса критерии за допустимост, и кани най-добре представилите се кандидати на следващия етап. Броят на кандидатите, които ще бъдат поканени, е посочен в обявлението за конкурса. За конкурсите за специалисти обикновено подборът се основава на квалификации. Комисията за подбор оценява кандидатурите и подбира кандидатите, чиято квалификация най-добре отговаря на определените в обявлението за конкурса критерии. Този подбор се извършва единствено въз основа на отговорите на конкретни въпроси в раздел „Филтър на квалификациите“ на онлайн формуляра за кандидатстване в ИТ инструмента на EPSO.
Предварителни/междинни тестове	В някои конкурси има междинен етап, в който кандидатите трябва да положат допълнителни тестове. Обикновено тези тестове се провеждат в изпитни центрове в държавите членки на ЕС, и могат да включват например симулация на „организация на текущата работа“ (e-tray exercise) или тест за превод.
Център за оценяване	Ако оценките на кандидатите на предходните етапи са сред най-високите и те отговарят на определените в обявлението за конкурса критерии за допустимост, биват поканени в центъра за оценяване. Центровете за оценяване са предназначени за оценка на предварително определени компетентности чрез наблюдение на поведението на участниците. Те включват няколко различни симулации в свързан с работата контекст, където поведението се сравнява с профила на компетентността. Кандидатите може да бъдат тествани за два вида компетентности: специфични за областта компетентности и общи компетентности. Специфичните за областта компетентности са приложните знания и умения, необходими, за да се отговори на непосредствените изисквания за специфичния профил на длъжността за този конкретен конкурс (например юрист по конкурентно право, асистент-одитор). Общите компетентности са способности, които са необходими на всички длъжностни лица, за да имат успешна кариера в европейските институции. Обикновено тестовете в центровете за оценяване се провеждат в Брюксел или Люксембург (с изключение на работата по казус, която се провежда отделно в държавите членки). Типични тестове в центровете за оценяване са: —    работа по казус; —    упражнение в група; —    устна презентация; —    структурирано интервю; —    специфично за работата интервю; —    симулация на „организация на текущата работа“. Дипломите на кандидатите и документите относно техния професионален опит се проверяват след тестването в центъра за оценяване, а имената на кандидатите се включват в списъка с резерви от успешно издържалите.
Списък с резерви	Списъкът с резерви съдържа имената на кандидатите, които са се представили най-добре в конкурса. Броят на местата в списъка с резерви е посочен в обявлението за конкурса. Този списък се изпраща на институциите на ЕС, които след това могат да назначават успешно издържали кандидати от списъка според нуждите си.

Приложение IV — Одитна методология

01

ЕСП събра доказателствата за настоящия одит от следните източници:

• преглед на извадка от конкурси, организирани от EPSO, за които анализирахме техните разходи и продължителност;
• документни проверки на информацията на EPSO относно управлението, като например: годишни отчети за дейността, планове за управление, протоколи на Управителния съвет (2016—2018 г.), протоколи на работната група EPSO (2016—2018 г.);
• одитни въпросници до EPSO, Европейския парламент, Европейската комисия и Съда на ЕС;
• одитни събеседвания с EPSO, Европейския парламент, Европейската комисия, Съда на ЕС и доставчика на услуги на EPSO за етапа на центъра за оценяване;
• анкета сред 471 ръководители на средно равнище в Европейския парламент, Европейската комисия и Съда на ЕС;
• анализ на съобщенията на EPSO в Twitter през периода 2018—2019 г.;
• въпросници и събеседвания с председатели и заместник-председатели на конкурсите на EPSO, стартирани в периода 2015—2016 г.

Таблица 5 – Извадка от разгледани конкурси

Референтен номер	Година	Профил	Кандидати	Тествани кандидати	Успешно издържали кандидати
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Секретари/Деловодители AST/SC1 и SC2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Преводачи AD5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Юрист-лингвисти AD7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 Област 4: Управление на проекти	2014	Асистенти в сградния сектор AST3		1 054	18
EPSO/AD/318/15 Варианти 1 и 2	2015	Преводачи AD5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 Област 1: Макроикономика	2013	Администратори AD7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Експерти в областта на медиите и цифровите комуникации AD6	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (6 езика)	2017	Езикови асистенти AST1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Преводачи AD5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16 (всички области)	2016	Експерти в областта на ИКТ		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Администратори AD5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Юрист-лингвисти AD7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Конферентни преводачи AD5 и AD7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Юрист-лингвисти AD7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Конферентни преводачи AD5 и AD7		501	13

Източник: ЕСП въз основа на данни на EPSO.

02

За да оцени разходите за конкурсите и процедурите за подбор на EPSO, ЕСП създаде методология за изчисляване в сътрудничество с EPSO. Основните елементи на методологията са:

• разпределяне на разходите в три категории: режийни разходи (например за сгради и комунални услуги); непреки разходи (свързани с конкурсната дейност и дейността за подбор на EPSO, но не с конкретен конкурс); и преки разходи (свързани с конкретен конкурс, например срещи и центрове за оценяване);
• за да получи дела на свързаните с конкурсите режийни разходи, както и на непреките разходи, ЕСП ги раздели на броя на успешно издържалите кандидати и след това ги събра (пропорционално) с преките разходи за отделните конкурси в извадката;
• за преките разходи беше използвана или номиналната стойност (за фактурите от доставчиците или разходите за командировките), или бяха изчислени от ЕСП.

03

За да сравним част от преките разходи на EPSO с разходите на институциите за собствени процедури за подбор, процедирахме по следния начин.

• Изпратихме на всяка от трите институции въпросник, за да установим броя и вида (вътрешни конкурси или наемане на срочно наети служители посредством покани за заявяване на интерес) на вътрешните процедури за подбор, проведени между 2015 г. и 2018 г.
• От тези процедури подбрахме последните, свързани с подбора на срочно наети служители, за които институциите не са поискали подкрепа от EPSO. Поискахме от институциите да ни предоставят преките разходи, когато разполагат с тях (фактури, пътни разноски), или доказателства, които ни позволяват да ги изчислим (например броя на необходимите срещи за осъществяването на подбора, тяхната продължителност и категорията на участниците).
• Въз основа на това изчислихме направените от институциите разходи за собствените им процедури за подбор.

Приложение V — Преки разходи за успешно издържал кандидат, конкурси на EPSO и собствени процедури на институциите за подбор на персонал

Референтен номер	Година	Кандидати	Успешно издържали кандидати	Преки разходи за успешно издържал кандидат
Процедура 12 на институцията	2017	8	1	751 евро
Процедура 7 на институцията	2017	7	1	991 евро
Процедура 22 на институцията	2018	21	2	1 027 евро
Процедура 14 на институцията	2018	37	7	1 166 евро
Процедура 11 на институцията	2017	35	10	1 274 евро
Процедура 13 на институцията	2018	74	1	1 784 евро
Процедура 20 на институцията	2018	23	1	2 355 евро
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	2 753 евро
Процедура 17 на институцията	2018	8	1	3 774 евро
Процедура 6 на институцията	2017	148	12	3 999 евро
Процедура 16 на институцията	2018	228	32	4 808 евро
Процедура 10 на институцията	2017	59	10	4 831 евро
Процедура 19 на институцията	2018	227	23	4 956 евро
EPSO/AD/331/16 (всички области)	2016	1 629	191	5 648 евро
Процедура 15 на институцията	2018	117	12	5 698 евро
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6 467 евро
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	6 820 евро
Процедура 18 на институцията	2018	223	14	7 837 евро
EPSO/AD/249/13 — Област 1: Макроикономика	2013	1 068	41	7 866 евро
EPSO/AD/318/15 — Варианти 1 и 2	2015	948	25	8 375 евро
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8 681 евро
EPSO/AST/130/14 — Област 4: Управление на проекти	2014	1 054	18	8 949 евро
Процедура 2 на институцията	2015	156	6	9 216 евро
Процедура 1 на институцията	2015	120	5	9 463 евро
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	9 534 евро
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 езика)	2017	2 803	35	10 516 евро
Процедура 4 на институцията	2016	37	3	11 174 евро
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	11 263 евро
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 евро
Процедура 3 на институцията	2016	13	3	11 990 евро
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 евро
Процедура 21 на институцията	2018	79	5	12 359 евро
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 евро
Процедура 8 на институцията	2017	Няма данни	3	13 630 евро
Процедура 9 на институцията	2017	72	3	13 734 евро
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 евро
Процедура 5 на институцията	2016	15	1	31 832 евро

Източник: ЕСП въз основа на данни на EPSO, Европейския парламент, Комисията и Съда на ЕС.

Приложение VI — Продължителност на процедурите за подбор на институциите

Процедури за подбор на институциите за срочно наети служители

	Година	Етапи	Етап 1	Етап 2	Етап 3	Етап 4	Етап 5	Кандидати	Успешно издържали кандидати	Обявление за процедура за подбор	Списък с резерви	Продължителност (в месеци)
1	2015	5	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 1 (специфична за работата компетентност)	Тест за съставяне на текст на език 2 (работа по казус)	Интервю	Обсъждане в група	120	5	30.1.2015 г.	21.12.2015 г.	10,8
2	2015	4	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 2	Интервю	Обсъждане в група		156	6	8.9.2015 г.	1.8.2016 г.	10,9
3	2016	5	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 1 (специфична за работата компетентност)	Тест за съставяне на текст на език 2 (работа по казус)	Интервю	Обсъждане в група	13	3	21.4.2016 г.	18.10.2016 г.	6,0
4	2016	4	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 2	Интервю	Обсъждане в група		37	3	24.5.2016 г.	14.6.2017 г.	12,9
5	2016	4	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 2	Интервю	Обсъждане в група		15	1	26.8.2016 г.	14.2.2017 г.	5,7
6	2017	2	Пресяване на автобиографии	Интервю				148	12	1.2.2017 г.	16.6.2017 г.	4,5
7	2017	3	Пресяване на автобиографии	Интервю	Тестване на уменията в реални условия			7	1	13.3.2017 г.	13.7.2017 г.	4,1
8	2017	4	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 2	Интервю	Обсъждане в група		12	3	22.7.2017 г.	6.3.2018 г.	8,6
9	2017	4	Пресяване на автобиографии	Тест за съставяне на текст на език 2	Интервю	Обсъждане в група		72	3	28.7.2017 г.	26.4.2018 г.	9,1
10	2017	2	Пресяване на автобиографии	Интервю				59	10	11.9.2017 г.	31.8.2018 г.	11,8
11	2017	2	Тест за превод	Интервю				35	10	22.9.2017 г.	11.6.2018 г.	8,7
12	2017	3	Пресяване на автобиографии	Интервю	Тестване на уменията в реални условия			8	1	24.5.2017 г.	22.9.2017 г.	3,9
13	2018	2	Пресяване на автобиографии	Интервю				74	1	17.1.2018 г.	8.6.2018 г.	4,7
14	2018	2	Тест за превод	Интервю				37	7	3.4.2018 г.	30.5.2018 г.	1,9
15	2018	3	Пресяване на автобиографии	Физически тестове (специфични за работата)	Интервю			117	12	25.4.2018 г.	9.1.2019 г.	8,6
16	2018	3	Пресяване на автобиографии	Интервю	Тест за съставяне на текст			228	32	9.7.2018 г.	25.6.2019 г.	11,7
17	2018	2	Тест за превод	Интервю				8	1	24.9.2018 г.	26.10.2018 г.	1,1
18	2018	3	Пресяване на автобиографии	Интервю	Тест за съставяне на текст			223	14	9.11.2018 г.	23.7.2019 г.	8,5
19	2018	3	Пресяване на автобиографии	Интервю	Тест за съставяне на текст			227	23	9.11.2018 г.	1.8.2019 г.	8,8
20	2018	2	Пресяване на автобиографии	Интервю				23	1	30.11.2018 г.	28.2.2019 г.	3,0
21	2018	2	Пресяване на автобиографии	Интервю				79	5	21.1.2019 г.	4.7.2019 г.	5,5
22	2018	3	Пресяване на автобиографии	Интервю	Тестване на уменията в реални условия			21	2	16.4.2018 г.	2.7.2018 г.	2,6

Източник: ЕСП въз основа на данни на Европейския парламент, Европейската комисия и Съда на ЕС.

Акроними и съкращения

КТ: Компютърен тест (обикновено психометричен)

ПРЕ: План за развитие на EPSO

EPSO: Европейска служба за подбор на персонал

Речник на термините

Лауреат: Успешно издържал кандидат от конкурс на общо основание на EPSO.

Служба: Отдел на Европейската комисия, ръководен от директор. Службите са създадени да изпълняват конкретни задачи, често от административен характер (например Служба за управление и плащане по индивидуални права, Служби за инфраструктура и сграден фонд в Брюксел и Люксембург). За разлика от генералните дирекции, службите не се занимават с разработване на политики.

Списък с резерви: Списък на всички успешно издържали кандидати (лауреати) от конкурс на общо основание на EPSO. Той се публикува в Официален вестник на ЕС.

Член на комисия за подбор: Длъжностно лице от институция на ЕС, назначено да участва в комисията за подбор, която оценява кандидатите за конкурс на общо основание на EPSO. Членовете на комисия за подбор се наричат „постоянни“, когато са командировани от своята институция в EPSO за по-дълъг период от време, а не са назначени за един конкурс.

Одитен екип

Специалните доклади на ЕСП представят резултатите от нейните одити на политиките и програмите на ЕС или теми, свързани с управлението, в конкретни бюджетни области. ЕСП подбира и разработва одитните си задачи така, че те да окажат максимално въздействие, като отчита рисковете за изпълнението или съответствието, проверявания обем приходи или разходи, предстоящите промени, както и политическия и обществения интерес.

Настоящият одит на изпълнението беше извършен от Одитен състав V „Финансиране и административно управление на ЕС“, с ръководител Тони Мърфи – член на ЕСП. Одитът беше ръководен от члена на ЕСП Annemie Turtelboom, със съдействието на Florence Fornaroli — ръководител на нейния кабинет, и Celil Ishik — аташе в кабинета; Bertrand Albugues — главен ръководител; Marion Kilhoffer — ръководител на задача; Daria Bochnar, Panagiota Liapi и Jesús Nieto Muñoz — одитори. Richard Moore предостави езикова подкрепа.

Бележки

¹ Вж. Решение 2002/621/EО от 25 юли 2002 г., OВ L 197 от 26.7.2002 г., и https://epso.europa.eu/.

² Вж. http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

³ Вж. определението на мисията на EPSO: „Ролята на EPSO е да подпомага институциите на ЕС, като организира висококачествени и ефективни процедури за подбор, които дават възможност да се наемат подходящите хора за подходящата работа в подходящия момент.“

⁴ Програма за развитие на EPSO: пътна карта за изпълнение, 10.9.2008 г. Вж. също Програма за развитие на EPSO, Окончателен доклад, 2012 г. https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

⁵ Проучвания на EPSO за удовлетвореност на кандидатите, извършени след центъра за оценяване, 2014—2018 г.

График

Събитие	Дата
Приемане на Меморандума за планиране на одита (МПО) / Начало на одита	3.9.2019 г.
Официално изпращане на проектодоклада до одитираната страна	9.7.2020 г.
Приемане на окончателния доклад след съгласувателна процедура	29.9.2020 г.
Получаване на официалните отговори на EPSO на всички езици	22.10.2020 г

За контакти

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Тел. +352 4398-1
За запитвания: eca.europa.eu/bg/Pages/ContactForm.aspx
Уебсайт: eca.europa.eu
Туитър: @EUAuditors

Допълнителна информация за Европейския съюз можете да намерите в интернет (http://europa.eu).

Люксембург: Служба за публикации на Европейския съюз, 2020 г.

PDF	ISBN 978-92-847-5327-7	ISSN 1977-5814	doi:10.2865/357361	QJ-AB-20-021-BG-N
HTML	ISBN 978-92-847-5311-6	ISSN 1977-5814	doi:10.2865/726464	QJ-AB-20-021-BG-Q

АВТОРСКО ПРАВО

© Европейски съюз, 2020 г.

Политиката на Европейската сметна палата (ЕСП) във връзка с повторното използване на информация се изпълнява в съответствие с Решение № 6-2019 на Европейската сметна палата относно политиката за свободно достъпни данни и повторното използване на документи.

Освен ако не е посочено друго (напр. в отделни известия за авторските права), създаденото от ЕСП съдържание, притежавано от ЕС, е лицензирано по „Creative Commons Attribution 4.0 International“ (CC BY 4.0). Това означава, че повторната употреба е позволена, при условие че са посочени първоначалните източници и извършените промени. Лицето, което използва информацията повторно, следва да не изменя първоначалния смисъл или послание на документа. ЕСП не носи отговорност за последствия, възникнали в резултат на повторната употреба.

Уреждането на допълнителните права в случаите, когато дадено съдържание изобразява разпознаваеми частни лица, например на снимки на персонала на ЕСП, или когато са използвани материали от трети страни, е Ваша отговорност. В случаите, когато е получено разрешение, то отменя горепосоченото общо разрешение и ясно посочва всички ограничения при използването.

За да използвате или възпроизвеждате съдържание, което не е собственост на ЕС, възможно е да трябва да поискате разрешение директно от носителите на авторските права:

Фигури 1, 6 и 8: Icons © 2010-2020 Freepik Company S.L. Всички права запазени.

Софтуер или документи, обхванати от правата на индустриална собственост, като патенти, търговски марки, регистрирани дизайни, лого и наименования, са изключени от политиката на ЕСП за повторно използване и не са Ви преотстъпени.

Всички уебсайтове на институциите на Европейския съюз, включени в домейна europa.eu, съдържат връзки към уебсайтовете на трети страни. Тъй като ЕСП не контролира съдържанието им, моля, запознайте се с тяхната политика за поверителност на данните и с политиката за авторските права.

Използване на логото на Европейската сметна палата

Логото на Европейска сметна палата не може да бъде използвано без предварително разрешение от нейна страна.

ЗА КОНТАКТ С ПРЕДСТАВИТЕЛИ НА ЕС

Лично
В целия Европейския съюз съществуват стотици информационни центрове „Europe Direct“. Адресът на най-близкия до Вас център ще намерите на уебсайта https://europa.eu/european-union/contact_bg

По телефона или по електронна поща
Europe Direct е служба, която отговаря на въпроси за Европейския съюз. Можете да се свържете с тази служба:

• чрез безплатния телефонен номер 00 800 6 7 8 9 10 11 (някои оператори може да таксуват обаждането),
• или стационарен телефонен номер +32 22999696, или
• по електронна поща чрез формуляра на разположение на адрес https://europa.eu/european-union/contact_bg.

ЗА ДА НАМЕРИТЕ ИНФОРМАЦИЯ ЗА ЕС

Онлайн
Информация за Европейския съюз на всички официални езици на ЕС е на разположение на уебсайта Europa на адрес https://europa.eu/european-union/index_bg.

Публикации на ЕС
Можете да изтеглите или да поръчате безплатни и платени публикации на адрес https://op.europa.eu/bg/publications. Редица безплатни публикации може да бъдат получени от службата Europe Direct или от Вашия местен информационен център (вж. https://europa.eu/european-union/contact_bg).

Право на ЕС и документи по темата
За достъп до правна информация от ЕС, включително цялото право на ЕС от 1952 г. насам на всички официални езици, посетете уебсайта EUR-Lex на адрес http://eur-lex.europa.eu.

Свободно достъпни данни от ЕС
Порталът на ЕС за свободно достъпни данни (http://data.europa.eu/euodp/bg) предоставя достъп до набори от данни от ЕС. Данните могат да бъдат изтеглени и използвани повторно безплатно, както за търговски, така и за нетърговски цели.