L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal: Wasal iż-żmien biex il-proċess tal-għażla jiġi adattat għall-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li qed jinbidlu

Sommarju eżekuttiv

I

Kull sena, l-istituzzjonijiet tal-UE jirreklutaw madwar 1 000 membru tal-persunal permanenti ġdid għal karrieri fuq terminu twil, minn aktar minn 50 000 applikant. Dawn il-membri tal-persunal ġodda jintgħażlu minn fost il-kandidati li jgħaddu minn kompetizzjonijiet miftuħa li jitmexxew mill-EPSO, l-uffiċċju tas-selezzjoni tal-persunal tas-servizz pubbliku tal-UE, f’kooperazzjoni mal-istituzzjonijiet tal-UE.

II

L-EPSO huwa responsabbli biex jattira u jagħżel kandidati adatti f’għedud suffiċjenti biex l-istituzzjonijiet ikunu jistgħu jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom. L-EPSO jmexxi żewġ tipi prinċipali ta’ kompetizzjonijiet: kompetizzjonijiet kbar għal pożizzjonijiet fil-livell tad-dħul għal kandidati li jkollhom profili ta’ tip ġenerali, bħal amministraturi pubbliċi, avukati, ekonomisti, tradutturi u assistenti segretarjali, u kompetizzjonijiet iżgħar għal kandidati li jkollhom profili u esperjenza li jkunu aktar speċifiċi. Il-proċess tal-għażla għandu tliet fażijiet: l-ippjanar tal-kompetizzjonijiet għas-sena ta’ wara, il-valutazzjoni tal-kandidati f’kull kompetizzjoni permezz ta’ serje ta’ testijiet, u l-pubblikazzjoni tal-listi finali ta’ kandidati minn kull kompetizzjoni, li jkunu għaddew.

III

Il-proċess tal-għażla bbażat fuq il-kompetizzjoni tal-EPSO ilu għaddej, fil-forma attwali tiegħu, mill-2012. Il-każ rigward ir-reġim lingwistiku li taħtu ġew organizzati l-kompetizzjonijiet tressaq quddiem, u l-istituzzjonijiet tal-UE bdew jiddubitaw mill-effettività tal-proċedura ta’ selezzjoni. F’dan il-kuntest, fit-tieni nofs tal-2019, il-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO nieda grupp ta’ riflessjoni interistituzzjonali dwar il-proċess tal-għażla. Ir-rapport tagħna jipprovdi analiżi ulterjuri, konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet li huma ta’ rilevanza għal aġġornament sinifikanti possibbli tal-proċess tal-għażla.

IV

L-objettiv tal-awditu tagħna kien li jiġi vvalutat jekk il-proċess tal-għażla tal-EPSO ppermettiex lill-istituzzjonijiet tal-UE li jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom għal kull tip ta’ persunal. B’mod partikolari, aħna eżaminajna jekk il-proċess tal-għażla tal-EPSO:

1. ġiex ippjanat b’mod adegwat biex jieħu kont tal-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet tal-UE jkollhom;
2. kienx akkumpanjat minn komunikazzjonijiet effettivi biex jattira ammont suffiċjenti ta’ kandidati;
3. ipprovdiex kandidati li għaddew li kienu adatti għall-impjiegi offruti mill-istituzzjonijiet;
4. tmexxiex b’mod f’waqtu;
5. tmexxiex b’mod li l-ispejjeż ġew minimizzati.

V

L-awditu ffoka fuq l-attivitajiet tal-EPSO fil-perjodu 2012-2018. Aħna rrieżaminajna l-informazzjoni dwar il-ġestjoni tal-EPSO; intervistajna membri tal-persunal mill-EPSO u mis-servizzi tar-riżorsi umani f’xi wħud mill-istituzzjonijiet tal-UE; irrieżaminajna kampjun ta’ kompetizzjonijiet miftuħa biex nanalizzaw l-ispejjeż kif ukoll id-durata tagħhom; u wettaqna stħarriġ għall-maniġers f’xi wħud mill-istituzzjonijiet tal-UE.

VI

Aħna kkonkludejna li l-kompetizzjonijiet kbar li tmexxew mill-EPSO ppermettew, b’mod ġenerali, li l-istituzzjonijiet jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom għal kandidati li kellhom profili ta’ tip ġenerali, matul il-perjodu inkwistjoni. Madankollu, irriżulta li l-proċess kien inqas effiċjenti u effettiv biex jissodisfa l-ħtieġa inqas importanti, iżda li dejjem qed tiżdied tal-istituzzjonijiet, li jirreklutaw kandidati speċjalizzati.

VII

Aħna sibna li l-proċess tal-għażla huwa, b’mod ġenerali, effettiv għall-kompetizzjonijiet fuq skala kbira, għar-raġunijiet li ġejjin: l-ippjanar huwa adatt għal dawn il-kompetizzjonijiet; l-EPSO jirnexxilu jattira għadd kbir ta’ kandidati u jippromwovi l-marka “Karrieri mal-UE”, prinċipalment fi Brussell; minkejja għadd ta’ dgħufijiet fil-proċess tal-għażla, il-kwalità kumplessiva tal-kandidati li jgħaddu hija għolja; fis-snin meta l-għadd ta’ kandidati li jgħaddu huwa l-ogħla, l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet huma baxxi; u l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet regolari mmirati lejn kandidati li għandhom profili ta’ tip ġenerali għenet biex tiġi żgurata disponibbiltà adegwata ta’ rekluti potenzjali.

VIII

Aħna sibna wkoll li l-proċess tal-għażla mhuwiex adattat għal kompetizzjonijiet immirati u fuq skala żgħira, li huma dawk l-aktar adatti għall-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ attwali tal-istituzzjonijiet tal-UE: l-ippjanar ta’ dawn il-kompetizzjonijiet mhuwiex affidabbli, u jseħħ kmieni wisq biex ikun preċiż; l-EPSO ma jimmirax, b’mod konsistenti, il-komunikazzjonijiet tiegħu b’tali mod biex jattira kandidati adatti għal kompetizzjonijiet speċjalizzati; il-kandidati li jkollhom profili ta’ tip speċjalizzat ħafna jirriskjaw li jiġu eliminati kmieni fil-proċess tal-għażla; meta jkun meħtieġ għadd żgħir biss ta’ persunal speċjalizzat, l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet hija ogħla mill-proċeduri ta’ selezzjoni alternattivi proprji tal-istituzzjonijiet; u kompetizzjonijiet speċjalizzati huma inqas adatti biex jissodisfaw ħtiġijiet urġenti ta’ reklutaġġ milli l-proċeduri proprji tal-istituzzjonijiet.

IX

Abbażi tal-osservazzjonijiet tagħna, aħna nirrakkomandaw li:

• jissaħħu l-aspetti ewlenin tal-proċess tal-għażla, u b’mod partikolari jitkejjel is-sodisfazzjon tal-istituzzjonijiet, jiġu indirizzati l-problemi kontinwi tar-reġim lingwistiku, u l-koordinazzjoni bejn l-EPSO u l-istituzzjonijiet;
• jiġi introdott qafas ta’ għażla ġdid għall-kompetizzjonijiet speċjalizzati;
• titjieb il-kapaċità tal-EPSO biex jadatta għal ambjent ta’ reklutaġġ li qed jinbidel malajr, billi jiġi introdott mekkaniżmu għal rieżaminar regolari tal-proċess tal-għażla tiegħu.

Introduzzjoni

01

Kull sena, l-istituzzjonijiet tal-UE jirreklutaw madwar 1 000 membru tal-persunal permanenti ġdid (uffiċjali) għal karrieri fuq terminu twil, minn fost aktar minn 50 000 applikant. Dawn il-membri tal-persunal ġodda jintgħażlu mill-kandidati li jkunu għaddew ("kandidati li rnexxew") minn kompetizzjonijiet miftuħa. Il-kwalità tal-output tal-proċess tal-għażla tiddetermina l-kwalità tal-uffiċjali rreklutati, li spiss il-karriera kollha tagħhom tkun fl-istituzzjonijiet tal-UE.

02

Mill-2003 ’l hawn, dawn il-kompetizzjonijiet ġew organizzati mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), f’kooperazzjoni mal-istituzzjonijiet. Ir-rwol tal-EPSO huwa li jgħin lill-istituzzjonijiet tal-UE billi jipprovdi proċeduri ta’ selezzjoni ta’ kwalità għolja, effiċjenti u effettivi li jippermettulhom li jirreklutaw il-persuna adatta, għall-impjieg xieraq, fil-ħin opportun¹. L-EPSO huwa responsabbli biex jattira – permezz ta’ xogħol xieraq ta’ komunikazzjoni – u jagħżel kandidati adatti f’għedud suffiċjenti biex l-istituzzjonijiet ikunu jistgħu jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom fuq terminu twil. Dawn il-membri l-ġodda tal-persunal jistgħu jinqasmu fi tliet kategoriji: persunal ġenerali (amministraturi pubbliċi, avukati, ekonomisti, eċċ. kif ukoll assistenti segretarjali), lingwisti (tradutturi) u persunal speċjalizzat (esperti tal-IT, xjentisti, eċċ.).

03

Il-kompetizzjonijiet ġenerali, li għandhom l-għan li jirreklutaw persunal ġenerali u lingwisti, jattiraw għexieren ta’ eluf ta’ kandidati, u xi lingwi jistgħu jattiraw sa 2 000 applikant għal pożizzjoni ta’ traduttur; dawn il-kompetizzjonijiet jistgħu jkollhom listi ta’ riżerva fejn l-ammont ta’ kandidati li jirnexxu jilħaq il-200; u huma ta’ natura interistituzzjonali. F’dan ir-rapport, aħna nirreferu għalihom bħala kompetizzjonijiet kbar. Il-kompetizzjonijiet speċjalizzati (madwar 42 % tal-kandidati li rnexxew, identifikati bejn l-2012 u l-2018) huma aktar immirati, inqas ta’ spiss ta’ natura interistituzzjonali, u l-għadd ta’ applikanti għal kull qasam huwa aktar limitat.

04

L-EPSO huwa uffiċċju interistituzzjonali li jipprovdi servizzi ta’ selezzjoni ta’ persunal għall-istituzzjonijiet kollha tal-UE. Fl-istess ħin, amministrattivament huwa marbut mal-Kummissjoni Ewropea. Il-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO huwa l-ogħla korp deċiżjonali tiegħu. Il-membri tiegħu huma d-direttur tal-EPSO u rappreżentant f’livell ta’ maniġment superjuri minn kull istituzzjoni. Il-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO jaqbel b’maġġoranza kwalifikata dwar il-prinċipji tal-politika ta’ għażla (li jiġu applikati fil-proċess tal-għażla), l-immaniġġjar tal-listi tal-kandidati li rnexxew (“listi ta’ riżerva”, ara l-Anness III u l-Glossarju) , u japprova b’mod unanimu l-programm ta’ ħidma tal-EPSO, inklużi l-iskedar u l-kalendarju tal-kompetizzjonijiet. Ix-xogħol u d-deċiżjonijiet tal-Bord tat-Tmexxija jitħejjew mill-grupp ta’ ħidma tal-EPSO, fejn l-istituzzjonijiet kollha għandhom rappreżentant ukoll, f’livell aktar baxx.

05

Fl-2019, il-baġit ġenerali tal-EPSO kien ta’ EUR 23.6 miljun. Il-baġit tal-EPSO baqa’ stabbli matul is-snin. Madwar nofs il-baġit tal-EPSO (EUR 12.8 miljun fl-2019) jintefaq fuq il-persunal tiegħu (madwar 125 persuna, il-biċċa l-kbira minnhom uffiċjali permanenti). L-attivitajiet tal-EPSO huma ppreżentati fil-Figura 1.

06

Il-proċess tal-għażla tal-EPSO ilu għaddej, fil-forma attwali tiegħu, mill-2012². Huwa tressaq quddiem il-qorti (il-Kawżi C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 u C-621/16) rigward ir-reġim lingwistiku tiegħu, u n-nuqqas ta’ sodisfazzjon min-naħa tal-istituzzjonijiet tal-UE f’dak li jirrigwarda l-proċess tal-għażla tiegħu wassal lill-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO biex, fit-tieni nofs tal-2019, iniedi grupp ta’ riflessjoni interistituzzjonali dwar il-proċess tal-għażla.

07

Il-proċess tal-għażla għandu tliet fażijiet: l-ippjanar, il-valutazzjoni tal-kandidati, u l-pubblikazzjoni tal-listi ta’ riżerva. Dan il-proċess jibda bil-valutazzjoni tal-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet ikollhom għat-tliet snin li jmiss. L-EPSO jiġbor dawn l-istimi biex jipproponi skeda dettaljata, bi skeda ta’ żmien proposta għall-pubblikazzjoni tal-kompetizzjonijiet, għas-sena li jmiss. Din tiġi approvata mill-Bord tat-Tmexxija.

08

Il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ għall-persunal ta’ tip ġenerali u għal-lingwisti (ara l-Anness I u l-Anness II) huma espressi bħala għedud totali ta’ membri tal-persunal ġodda meħtieġa. L-istituzzjonijiet huma mistiedna wkoll biex jipprovdu dettalji ulterjuri bħal-lingwi li se jintalbu, jew, jekk ikollhom l-intenzjoni li jirreklutaw persunal speċjalizzat, l-ispeċjalizzazzjonijiet li se jkunu meħtieġa (eż. is-sigurtà, ir-riċerka xjentifika) flimkien ma’ stima tal-għadd ta’ persunal meħtieġ.

09

Ladarba kompetizzjoni tkun ġiet approvata, l-EPSO u l-istituzzjonijiet ikkonċernati jabbozzaw l-avviż ta’ kompetizzjoni. Dan l-avviż jistabbilixxi l-qafas legali tal-kompetizzjoni: l-għadd intenzjonat ta’ kandidati li jirnexxu, il-kundizzjonijiet minimi li l-kandidati jridu jissodisfaw sabiex ikunu eliġibbli, inkluż il-livell meħtieġ ta’ esperjenza professjonali, fejn ikun applikabbli, it-testijiet li se jintużaw matul il-kompetizzjoni, u l-marki minimi meħtieġa għal kull wieħed minnhom.

10

L-istituzzjonijiet jinnominaw ukoll il-membri tal-bord tal-għażla, li huma responsabbli għall-validazzjoni tal-kontenut tat-testijiet u għall-valutazzjoni tal-kandidati matul il-kompetizzjoni (kif previst fir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE).

11

It-testijiet ivarjaw minn kompetizzjoni għal oħra, iżda l-istadji fi ħdan kull kompetizzjoni huma normalment simili (ara l-Anness III).

• Qabel l-għażla: kompetizzjonijiet għal persunal ġenerali, u kompetizzjonijiet oħra meta dawn jattiraw aktar minn 1 000 applikant, jibdew bi stadju ta’ qabel l-għażla magħmul minn testijiet psikometriċi bbażati fuq il-kompjuter (mistoqsijiet b’għażla multipla rigward raġunament verbali, numeriku u astratt). Għall-kandidati speċjalizzati, xi drabi dan jista’ jiġi sostitwit minn tgħarbil tas-CVs.
• Ammissjoni: il-fajls tal-applikazzjonijiet tal-kandidati li jkunu kisbu l-aħjar marki fl-istadju ta’ qabel l-għażla jiġu mbagħad rieżaminati mill-bord tal-għażla.
• Talent Screener (Evalwatur tat-talenti): għal xi wħud mill-kompetizzjonijiet, l-istadju ta’ ammissjoni jista’ jiġi segwit minn rieżami tas-CVs tal-kandidati, b’marki mogħtija skont il-kwalifiki u l-esperjenza tal-kandidati.
• Test intermedju: dan l-istadju mhuwiex obbligatorju għall-kompetizzjonijiet kollha u l-użu tiegħu jiddependi mill-istituzzjonijiet ikkonċernati. Jista’ jiġi amministrat waħdu, jew bħala parti mill-istadju li jmiss.
• Ċentru ta’ evalwazzjoni: il-kandidati li jiksbu l-aħjar marki mill-istadji preċedenti mbagħad jipproċedu għaċ-ċentru ta’ evalwazzjoni, fejn il-bord tal-għażla jevalwahom bi tqabbil ma’ sett ta’ ħiliet u kompetenzi predefiniti. Għall-kandidati li ma għamlux it-testijiet psikometriċi fl-istadju ta’ qabel l-għażla (kompetizzjonijiet speċjalizzati, jew meta l-għadd ta’ applikanti huwa baxx), dawn isiru fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni.

12

L-ismijiet tal-kandidati li jkunu marru l-aħjar fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni jitniżżlu fuq lista ta’ riżerva. Is-servizzi ta’ reklutaġġ fl-istituzzjonijiet imbagħad ikunu jistgħu jaċċessaw is-CVs tagħhom u jikkuntattjaw lill-kandidati li jkunu rnexxew u li huma jaħsbu li jkunu l-aktar adatti biex jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom. L-EPSO jimmonitorja l-użu tal-listi ta’ riżerva li jsir mill-istituzzjonijiet. Jekk bosta kandidati li jirnexxu jibqgħu fuq lista għal ħafna snin, mingħajr ma jiġu rreklutati, l-EPSO jipproponi lill-Bord tat-Tmexxija li l-lista ma tibqax valida.

13

Il-Figura 2 turi l-partijiet ikkonċernati kollha li għandhom rwol fil-proċessi ta’ għażla u tar-reklutaġġ.

Ambitu u approċċ tal-awditjar

14

Aħna awditjajna lill-EPSO għall-ewwel darba fl-2009 biex nivvalutaw kemm kien issodisfa sew il-mandat tiegħu fis-snin wara l-ħolqien tiegħu. Għaxar snin wara, iddeċidejna li nwettqu awditu ġdid tal-EPSO. F’dan ir-rapport, aħna nindirizzaw ir-rispons tal-EPSO għall-osservazzjonijiet ippreżentati fl-2009, u l-mod kif dan adatta għall-ambjent li qed jinbidel b’mod rapidu, li fih jevolvu l-UE u l-istituzzjonijiet tagħha (eż. tnaqqis ta’ persunal, diġitalizzazzjoni).

15

L-objettiv tal-awditu tagħna kien li jiġi vvalutat jekk il-proċess tal-għażla tal-EPSO ppermettiex lill-istituzzjonijiet tal-UE li jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom għal kull tip ta’ persunal. B’mod partikolari, aħna eżaminajna jekk il-proċess tal-għażla tal-EPSO:

1. ġiex ippjanat biex jieħu kont tal-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet tal-UE jkollhom;
2. kienx akkumpanjat minn azzjonijiet ta’ komunikazzjoni effettivi biex jiġi attirat ammont suffiċjenti ta’ kandidati;
3. ipprovdiex kandidati li għaddew li kienu adatti għall-impjiegi offruti mill-istituzzjonijiet;
4. tmexxiex b’mod f’waqtu;
5. tmexxiex b’mod li l-ispejjeż ġew minimizzati.³

16

Matul dan l-awditu, aħna ma vvalutajniex:

• il-kwalità tal-kontenut tat-testijiet li jitfasslu mill-EPSO;
• il-politiki u l-proċeduri interni tal-istituzzjonijiet għar-reklutaġġ;
• il-programmi ta’ taħriġ tal-istituzzjonijiet għal rekluti ġodda.

17

L-awditu ffoka fuq l-attivitajiet tal-EPSO fil-perjodu 2012-2018. Ir-rapport tagħna jipprovdi analiżi, konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet li huma ta’ rilevanza għall-pjan strateġiku tal-EPSO għall-perjodu 2020-2024. Aħna bbażajna s-sejbiet tagħna fuq l-evidenza li ġejja:

• rieżaminar dokumentarju ta’ dokumenti ewlenin relatati mal-attivitajiet tal-EPSO;
• intervisti li saru matul l-awditu mal-persunal tal-EPSO u persunal ieħor tal-istituzzjonijiet tal-UE;
• rieżaminar ta’ kampjun ta’ kompetizzjonijiet miftuħa organizzati bejn l-2012 u l-2018;
• stħarriġ għall-maniġers intermedji fl-istituzzjonijiet tal-UE.

18

Il-kampjun ta’ kompetizzjonijiet intgħażel biex ikopri l-firxa ta’ attivitajiet tal-EPSO, u jinkludi t-tipi kollha ta’ kompetizzjonijiet li ġew organizzati mill-EPSO matul il-perjodu 2012-2018. L-għan tal-istħarriġ għall-maniġers kien li jiġbor il-feedback tal-maniġers dwar il-membri tal-persunal irreklutati mill-kompetizzjonijiet miftuħa tal-EPSO u minn mezzi oħra ta’ għażla, biex jitqabblu l-merti tal-proċessi tal-għażla differenti. L-istħarriġ intbagħat lil 471 maniġer, b’rata ta’ rispons kumplessiva ta’ 58 %. Aktar dettalji dwar il-metodoloġija tal-awditjar huma ppreżentati fl-Anness IV.

Osservazzjonijiet

19

Biex neżaminaw jekk il-proċess tal-għażla tal-EPSO kienx qed jidentifika l-persuni adatti, għall-impjiegi xierqa, fil-ħin opportun, b’mod li jimminimizza l-ispejjeż:

• aħna rrieżaminajna l-istadji kollha tal-proċess tal-għażla, mill-ippjanar tal-kompetizzjonijiet sal-pubblikazzjoni tal-listi ta’ riżerva;
• qabbilna l-effettività u l-effiċjenza tal-proċess tal-għażla kemm għal kompetizzjonijiet kbar kif ukoll għal dawk speċjalizzati.

Il-kompetizzjonijiet kbar li jitmexxew mill-EPSO, b’mod ġenerali, iwasslu biex il-persuni adatti jsibu l-impjiegi xierqa fuq termini finanzjarji sodi

20

L-EPSO twaqqaf prinċipalment biex jorganizza kompetizzjonijiet fuq skala kbira għal persunal ġenerali (għall-grupp ta’ funzjoni kemm tal-amministraturi – AD – kif ukoll tal-assistenti – AST u AST/SC, ara l-Anness I) u għal-lingwisti biex jipprovdi lill-istituzzjonijiet tal-UE għadd suffiċjenti ta’ rekluti biex jilħqu l-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ rikorrenti tagħhom. Aħna nkunu nistennew li, jekk se jwettaq dan il-kompitu b’mod effiċjenti, l-EPSO:

1. juża l-istimi tal-istituzzjonijiet f’dak li jirrigwarda l-ħtieġa tagħhom għal membri ġodda tal-persunal li jkollhom dawn il-profili, biex jippjana l-iskeda tal-kompetizzjonijiet tiegħu;
2. jimplimenta strateġija ta’ komunikazzjoni li x’aktarx tattira kandidati li jkunu adatti għal dawn il-profili;
3. juża metodi ta’ ttestjar li jkunu xierqa;
4. jiżgura li jmexxi kompetizzjonijiet b’mod li jimminimizza l-ispejjeż;
5. jiżgura li l-listi ta’ riżerva jiġu ppubblikati fil-ħin, biex jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet ikollhom.

L-ippjanar tal-kompetizzjonijiet huwa adatt sew għal kompetizzjonijiet fuq skala kbira

21

L-objettiv tal-proċess ta’ ppjanar tal-EPSO huwa li jinġabru l-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tal-istituzzjonijiet u, abbażi tagħhom, jippreżenta kalendarju ta’ kompetizzjonijiet li għandhom jiġu organizzat matul is-sena ta’ wara, biex jiġi żgurat li dawn il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ jiġu ssodisfati.

22

Il-forma attwali tal-proċess ta’ ppjanar tal-EPSO ġiet introdotta fil-Programm ta’ Żvilupp tal-EPSO (EDP), li ġie adottat fl-2008⁴. L-EDP introduċa ċikli ta’ kompetizzjonijiet annwali għal tliet profili tal-persunal: amministraturi ġenerali (prinċipalment maħsuba għar-reklutaġġ ta’ persunal subaltern, u mmirati lejn gradwati universitarji żgħażagħ bi ftit jew l-ebda esperjenza professjonali), assistenti (gruppi ta’ funzjoni AST u AST/SC), u lingwisti.

23

Dawn iċ-ċikli annwali jikkorrispondu għall-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ interistituzzjonali rikorrenti. Huwa ppjanat li kull ċiklu jibda fi żmien speċifiku fis-sena: pereżempju, ir-reġistrazzjoni għall-amministraturi ġenerali tibda f’Settembru, iżda r-reġistrazzjoni għall-assistenti tibda f’Diċembru. Kompetizzjonijiet speċjalizzati (għal profili ta’ persunal bħall-ġuristi lingwisti) u kompetizzjonijiet ad hoc (għal profili speċifiċi bħal pożizzjonijiet maniġerjali) jiġu organizzati fis-slots ta’ żmien bejn it-tliet ċikli prinċipali. Il-Figura 3 turi ċ-ċiklu annwali ta’ ppjanar.

24

Biex jiġu organizzati ċ-ċikli tal-kompetizzjonijiet, l-EPSO jitlob lill-istituzzjonijiet parteċipanti kemm qed jistmaw li se jkunu jeħtieġu jirreklutaw persunal ġenerali (amministraturi u assistenti), u lingwisti fis-sena li jmiss. L-EPSO jitlob ukoll lill-istituzzjonijiet biex jindikaw x’tip ta’ membri tal-persunal speċjalizzat jixtiequ jirreklutaw.

25

Il-grupp ta’ ħidma tal-EPSO janalizza l-ħtiġijiet espressi mill-istituzzjonijiet u abbażi ta’ dan jiddetermina liema kompetizzjonijiet se jitmexxew fis-sena li jmiss. L-EPSO ma jorganizzax il-kompetizzjonijiet kollha mitluba mill-istituzzjonijiet (ċikli annwali, kompetizzjonijiet speċjalizzati u ad hoc) kull sena. Il-grupp ta’ ħidma jagħti prijorità liċ-ċikli annwali u, ladarba dawn ikunu ġew ippjanati, lil kompetizzjonijiet interistituzzjonali oħra, skont l-għadd mitlub ta’ kandidati li rnexxew, u skont l-għadd ta’ kandidati li rnexxew li għadhom disponibbli fuq listi ta’ riżerva għal profili simili.

26

Il-profili ta’ tip ġenerali kienu jirrappreżentaw 37 % tat-talbiet kollha għal-kandidati li jirnexxu, matul il-perjodu 2012-2018, flimkien ma’ 20 % addizzjonali ta’ lingwisti. Minkejja tnaqqis matul iż-żmien, kif jidher fil-Figura 4, il-profili ta’ tip ġenerali u ta’ lingwisti għadhom jikkostitwixxu parti kbira mit-talbiet tal-istituzzjonijiet għal kandidati li jirnexxu, u dan huwa rifless fl-importanza tagħhom fil-proċess tal-ippjanar. Madankollu, dawn ma għadhomx jikkostitwixxu l-maġġoranza tal-membri tal-persunal ġodda mitluba. Id-domanda għat-tradutturi, b’mod speċjali, naqset f’dawn l-aħħar snin, b’riżultat ta’ deċiżjonijiet ta’ reklutaġġ ta’ inqas membri tal-persunal permanenti għal pożizzjonijiet ta’ tradutturi, iż-żieda fl-esternalizzazzjoni, u l-progress teknoloġiku (traduzzjoni awtomatika).

27

Wara li l-istituzzjonijiet jinfurmaw lill-EPSO dwar kemm qed jistmaw li se jkunu jeħtieġu kandidati li jirnexxu, huma għandhom it-tendenza li jirrevedu dawn l-istimi, normalment ’l isfel, meta l-kompetizzjonijiet ikunu qed jiġu organizzati. Bħala medja, aħna sibna li l-istimi tal-istituzzjonijiet huma relattivament preċiżi għall-profili mitluba fiċ-ċikli annwali: l-għadd meħtieġ ta’ persunal ġenerali kien stmat b’mod eċċessiv bi 11 %, u dak ta’ lingwisti bi 18 %. Il-ħtieġa proġettata għal persunal speċjalizzat kienet inqas preċiża: l-għedud meħtieġa ġew stmati b’mod eċċessiv bi 33 %.

28

Fil-fehma tagħna, il-proċess ta’ ppjanar huwa adatt sew għall-organizzazzjoni taċ-ċikli annwali tal-kompetizzjonijiet għall-amministraturi ġenerali, l-assistenti u l-lingwisti.

• Huwa mfassal prinċipalment fuq il-ġbir tal-ħtiġijiet għal dawn il-profili.
• Il-livell ta’ preċiżjoni fl-istimi tal-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ huwa adegwat għal dawn il-kompetizzjonijiet. Peress li l-ħtiġijiet huma rikorrenti, l-istimi ma għandhomx għalfejn ikunu preċiżi ħafna.
• Abbażi ta’ dawn il-ħtiġijiet, l-EPSO jista’ jippreżenta kalendarju li jiżgura li l-kandidati li jirnexxu jkunu disponibbli fuq bażi regolari.

L-EPSO jattira għadd kbir ta’ kandidati u jippromwovi l-marka “Karrieri mal-UE” prinċipalment fi Brussell

29

Kull kompetizzjoni għandha profil għall-applikanti li qed jintalbu, abbażi tar-rekwiżiti minimi tar-Regolamenti tal-Persunal f’termini ta’ livell ta’ edukazzjoni u esperjenza professjonali, u l-ħtiġijiet tal-istituzzjoni rikjedenti (ara l-Anness I u l-Anness II). Xi wħud mill-kompetizzjonijiet jiġu organizzati speċifikament għal istituzzjoni waħda, filwaqt li oħrajn huma ffukati fuq lok wieħed partikolari. Ix-xogħol ta’ komunikazzjoni biex jiġu identifikati u attirati l-applikanti adatti jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-EPSO. Madankollu, meta jfassal l-azzjonijiet ta’ komunikazzjoni tiegħu, l-EPSO jrid jieħu inkunsiderazzjoni wkoll fatturi esterni bħall-attraenza kumplessiva tal-istituzzjonijiet tal-UE f’xi wħud mill-pajjiżi.

30

Il-marka “Karrieri mal-UE” inħolqot fl-2010, parzjalment bħala mod biex tittejjeb l-attraenza tal-UE bħala impjegatur għal gradwati fl-Istati Membri (ara r-Rapport Speċjali Nru 15/2019). Il-marka Karrieri mal-UE jserraħ fuq network ta’ ambaxxaturi mill-istituzzjonijiet (membri tal-persunal li jipparteċipaw f’avvenimenti tal-Karrieri mal-UE, imsejħa ambaxxaturi tal-persunal) u minn universitajiet (studenti inkarigati mit-tixrid ta’ komunikazzjonijiet dwar Karrieri mal-UE fl-università tagħhom, imsejħa ambaxxaturi tal-istudenti).

31

Il-marka Karrieri mal-UE hija appoġġata wkoll minn servizzi relatati ma’ karrieri universitarji, u minn punti ta’ kuntatt fl-Istati Membri. L-EPSO jorganizza wkoll avvenimenti mmirati għal “pajjiżi fil-mira”, jiġifieri pajjiżi li ċ-ċittadini tagħhom mhumiex rappreżentati b’mod suffiċjenti f’kompetizzjonijiet jew fost il-persunal tal-UE. Xi wħud minn dawn l-avvenimenti jinkludu għoti ta’ għajnuna lill-awtoritajiet pubbliċi minn dawn il-pajjiżi biex jistabbilixxu strateġiji bil-għan li jippromwovu l-istituzzjonijiet tal-UE bħala impjegaturi u jagħmlu pubbliċità lill-kompetizzjonijiet. L-impatt ta’ dawn l-azzjonijiet fuq il-bilanċ ġeografiku tal-applikanti għall-kompetizzjonijiet għadu ma jidhirx.

32

Il-kontenut li jiġi prodott għal Karrieri mal-UE huwa ffukat fuq l-UE bħala impjegatur, mhux fuq kompetizzjonijiet speċifiċi. Dan jinkludi, pereżempju, informazzjoni għal kandidati potenzjali b’diżabbiltajiet jew bżonnijiet speċjali biex jiġi żgurat li huma konxji mill-possibilitajiet offruti mill-istituzzjonijiet u l-postijiet ta’ akkomodazzjoni disponibbli għalihom meta jieħdu sehem f’kompetizzjonijiet.

33

Bil-ħolqien tal-marka Karrieri mal-UE, l-EPSO żied l-għadd ta’ avvenimenti relatati mal-karrieri u fieri tal-impjiegi li organizza kull sena, minn 52 fl-2012 għal 109 fl-2018. Il-biċċa l-kbira mill-baġit għall-komunikazzjoni tal-EPSO ġie ttrasferit ukoll għal Karrieri mal-UE, u għal avvenimenti organizzati mill-persunal u l-ambaxxaturi tal-istudenti, kif jidher fil-Figura 5. Il-biċċa l-kbira (69 % bħala medja) minn dawn l-avvenimenti jseħħu fi Brussell, fejn diġà hemm ċerta sensibilizzazzjoni dwar il-possibbiltajiet ta’ impjieg offruti mill-UE minħabba l-preżenza tal-istituzzjonijiet u diversi gruppi ta’ interess (rappreżentazzjonijiet lokali u nazzjonali, kumpaniji ta’ konsulenza u ta’ lobbying privati, eċċ.). Mir-rispondenti fl-istħarriġ li twettaq fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni tal-EPSO, 37 % ddikjaraw rabta diretta mal-istituzzjonijiet: dawn kienu jew jaħdmu fi ħdan l-istituzzjonijiet, jew inkella jaħdmu fis-settur pubbliku fi rwoli relatati mal-UE⁵.

34

L-avvenimenti barra minn Brussell, fil-biċċa l-kbira, jiġu organizzati mill-Istati Membri, kultant b’xi appoġġ mill-EPSO. Bl-istess mod, il-lista ta’ universitajiet li huma koperti mill-programm għall-ambaxxaturi tal-istudenti titfassal mill-EPSO, iżda hija bbażata fuq suġġerimenti mill-Istati Membri, b’rappreżentanza qawwija mill-fakultajiet tax-xjenzi soċjali, tal-liġi u tal-ekonomija. Irrispettivament min-nazzjonalità tal-applikanti, il-Belġju u l-Lussemburgu jibqgħu l-pajjiżi fejn il-biċċa l-kbira mir-rispondenti għall-istħarriġiet li jitwettqu fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni tal-EPSO jibdew il-proċess tal-kompetizzjoni, b’żewġ terzi minnhom jagħmlu t-testijiet ta’ qabel l-għażla hemmhekk.

35

Hemm indikazzjonijiet li l-marka Karrieri mal-UE ma rnexxilhiex tattira għadd suffiċjenti ta’ gradwati jew professjonisti żgħażagħ għal karriera mal-UE. L-applikanti għall-kompetizzjonijiet AD5 (l-aktar grad subaltern għall-amministraturi gradwati) ta’ spiss ikollhom esperjenza professjonali, u l-proporzjon ta’ kandidati taħt l-età ta’ 35 sena qed jonqos. Dan huwa partikolarment evidenti għal xi wħud mill-pajjiżi fil-mira: għal pajjiż minnhom, fl-2018, nofs l-applikanti għall-kompetizzjonijiet AD5 kellhom aktar minn 35 sena. Dan deher ukoll fl-istħarriġ għall-maniġers li wettaqna dwar l-esperjenza reċenti tagħhom fir-reklutaġġ, li indika li 22 % tal-uffiċjali amministraturi li kienu ġew irreklutati reċentement kellhom inqas minn 35 sena. Fost dawn, 62 % kellhom aktar minn 40 sena, li probabbilment ifisser li diġà kellhom mill-inqas 10 snin ta’ esperjenza professjonali meta ngħaqdu mal-istituzzjonijiet, perjodu itwal minn dak li normalment huwa meħtieġ għall-gradi tal-kompetizzjonijiet.

36

Ir-reklutaġġ ta’ persuni b’esperjenza għal pożizzjonijiet subalterni jista’ jkun ta’ detriment għall-kompożizzjoni tal-età tal-forza tax-xogħol u għall-ġestjoni tal-karriera. Xi wħud mill-istituzzjonijiet taw bidu għall-programmi proprji tagħhom għal “professjonisti subalterni” biex jindirizzaw in-nuqqas ta’ gradwati żgħażagħ fuq il-listi ta’ riżerva.

37

Għaldaqstant, il-biċċa l-kbira mix-xogħol ta’ komunikazzjoni tal-EPSO huwa ċċentrat fuq miżuri li x’aktarx jattiraw kandidati għaċ-ċikli annwali ta’ kompetizzjonijiet, u b’mod partikolari għaċ-ċiklu tal-amministraturi ġenerali. Dan ix-xogħol ta’ komunikazzjoni jsegwi l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet fiċ-ċikli annwali (ara l-paragrafu 23), u jimmira lejn l-istess persuni, b’mod partikolari għaċ-ċiklu tal-amministraturi ġenerali, jiġifieri gradwati universitarji bi ftit jew l-ebda esperjenza professjonali.

38

Fil-fehma tagħna, tali approċċ huwa koerenti, iżda l-ambitu tiegħu huwa limitat ġeografikament u soċjoekonomikament. L-avvenimenti jiġu organizzati f’lokalitajiet fejn in-nies ikunu x’aktarx diġà konxji mill-opportunitajiet ta’ impjieg fl-istituzzjonijiet tal-UE, u l-profili tal-gradwati mmirati huma limitati (l-aktar għax-xjenzi soċjali u għall-gradwati fl-ekonomija). Barra minn hekk, dan l-approċċ ma jippermettix li jiġi attirat għadd suffiċjenti ta’ gradwati jew professjonisti żgħażagħ għal karriera mal-UE.

Minkejja d-dgħufijiet fil-proċess tal-għażla, il-kwalità kumplessiva tal-kandidati li jgħaddu hija għolja

39

Il-proċess tal-għażla tal-EPSO (ara l-Anness III għal dettalji) huwa kompetittiv ħafna. Xi wħud mill-kompetizzjonijiet fil-kampjun tagħna bħala l-ewwel pass jużaw testijiet ta’ qabel l-għażla bbażati fuq il-kompjuter. F’kompetizzjonijiet fejn jintużaw tali testijiet, medja ta’ 16.5 % tal-applikanti jaqtgħu qalbhom qabel il-bidu tal-kompetizzjoni u ma jagħmlux dawn it-testijiet ta’ qabel l-għażla. Dawn it-testijiet psikometriċi bbażati fuq il-kompjuter jintużaw minħabba li jitqiesu minn ħafna professjonisti ta’ reklutaġġ bħala wieħed mill-aktar metodi preċiżi biex tiġi prevista l-prestazzjoni futura ta’ impjegat. Madankollu, fil-kompetizzjonijiet tal-EPSO, dawn it-testijiet ma jintużawx biss biex tiġi evalwata l-adegwatezza tal-applikanti għall-impjieg, iżda wkoll, fil-fatt, biex jiġu eliminati l-applikanti sabiex il-proċess tal-kompetizzjoni jsir aktar maniġġabbli.

40

Ir-rata ta’ suċċess medja (kandidati li jirnexxu bħala perċentwal tal-għadd ta’ kandidati) għal dawk li jagħmlu mill-inqas l-ewwel test hija ta’ 2 %. Fil-kampjun tagħna, din iċ-ċifra tvarja bejn 27 % għal kompetizzjoni tal-ġuristi lingwisti b’7 kandidati li jirnexxu minn 26 kandidat, u 0.5 % għal kompetizzjoni tat-tradutturi (kandidat wieħed li jirnexxi minn 184 kandidat). Il-Figura 6 turi kif l-għadd ta’ kandidati jitnaqqas f’kull stadju tal-proċess għal kompetizzjoni ġenerali fejn intużaw testijiet ibbażati fuq il-kompjuter.

41

Dan il-proċess jirnexxilu jidentifika l-kandidati li jirnexxu li l-ħiliet u l-kompetenzi tagħhom huma rikonoxxuti mill-maniġers. Fl-istħarriġ li wettaqna għall-maniġers, 88 % iddikjaraw li kienu sodisfatti jew sodisfatti ħafna bil-kwalità tal-kandidati tal-EPSO li rnexxew, li kienu rreklutaw.

42

Skont il-maniġers fl-istħarriġ tagħna, il-kandidati li ġew irreklutati permezz tal-EPSO ma kinux ta’ kalibru notevolment ogħla mill-persunal li kienu rreklutaw permezz ta’ mezzi oħra (persunal kuntrattwali u persunal temporanju). Huma qalulna li l-kandidati tal-EPSO li rnexxew li kienu rreklutaw ma wrewx livelli notevolment ogħla tal-ħiliet u kapaċitajiet ewlenin meħtieġa għal karriera fl-istituzzjonijiet (ara l-Figura 7), ħlief, sa ċertu punt, għall-ħiliet ta’ tmexxija.

43

L-EPSO ma għandux mekkaniżmu formali stabbilit biex ikejjel is-sodisfazzjon tal-istituzzjonijiet bis-servizzi li joffri. Id-diskussjonijiet dwar l-adatezza tal-applikanti li jirnexxu jitwettqu b’mod informali matul il-laqgħat tal-grupp ta’ ħidma jew tal-Bord tat-Tmexxija. Jistgħu jiġu stabbiliti gruppi ta’ riflessjoni interistituzzjonali biex jittrattaw problemi akuti, bħall-kanċellazzjoni fil-Qorti ta’ kompetizzjonijiet, jew in-nuqqas ta’ sodisfazzjon b’xi aspetti tal-għażla. Madankollu, l-EPSO ma stabbilixxa l-ebda proċedura biex jindirizza l-problemi identifikati qabel ma dawn isiru serji biżżejjed biex jiġġustifikaw il-ħolqien ta’ tali grupp ta’ riflessjoni.

44

Ir-reġim lingwistiku tal-kompetizzjonijiet ilu mit-tieni deċennju tas-seklu 21 jħalli impatti fuq l-effettività tagħhom. Il-kawżi tal-Qorti rriżultaw fil-kanċellazzjoni ta’ kompetizzjonijiet u s-sospensjoni tal-attivitajiet tal-EPSO għal parti kbira mis-sena 2016. Qabel l-2016, l-EPSO kien imexxi kompetizzjonijiet ġenerali bi tliet lingwi: bl-Ingliż, bil-Franċiż u bil-Ġermaniż. Wara kontestazzjonijiet legali mill-Istati Membri fit-tieni deċennju tas-seklu 21, il-Qorti tal-Ġustizzja ddeċidiet li din il-prattika kienet diskriminatorja u mhux ġustifikata.

45

F’Settembru 2016, b’segwitu għax-xogħol ta’ grupp ta’ riflessjoni interistituzzjonali, l-EPSO qaleb għal proċess ta’ żewġ stadji biex jiġu deċiżi l-lingwi użati f’kompetizzjonijiet ġenerali. L-ewwel l-applikanti jiġu mistiedna jiddikjaraw il-lingwi kollha tal-UE li huma għandhom għarfien tagħhom, flimkien mal-livell tagħhom ta’ kompetenza f’dawn il-lingwi. Ladarba dawn kollha jkunu għamlu dan, għall-kompetizzjoni jintużaw il-ħames lingwi ddikjarati l-aktar ta’ spiss. Madankollu, xi partijiet mill-formola ta’ applikazzjoni, bħat-tab tal-evalwatur tat-talenti, jistgħu jimtlew biss bl-Ingliż, bil-Franċiż u bil-Ġermaniż. L-ilmenti jistgħu jitressqu wkoll b’għadd stabbilit ta’ lingwi, li mhux neċessarjament jinkludu l-lingwa materna ta’ kull kandidat. Ir-reġim attwali ma ġiex annullat mill-Qorti, iżda dawn il-limitazzjonijiet jistgħu jwasslu għal aktar kontestazzjonijiet legali. Dan iġib miegħu inċertezza kontinwa f’dak li jirrigwarda l-attivitajiet tal-EPSO. Il-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO huwa konxju mis-sitwazzjoni, iżda sa tmiem l-2019 ma kienx qabel dwar reġim lingwistiku ġdid li jkun jipprovdi ċertezza tad-dritt għall-organizzazzjoni tal-kompetizzjonijiet.

46

Barra minn hekk, il-proċess tal-għażla jserraħ ħafna fuq il-membri tal-persunal li jiġu nnominati mill-istituzzjonijiet tal-UE, biex joqogħdu fuq il-bordijiet tal-għażla. Ir-rwol tagħhom huwa li jivverifikaw l-ammissibbiltà tal-kandidati u li jevalwawhom matul il-proċess tal-għażla. L-EPSO huwa responsabbli għat-taħriġ tagħhom u joffri appoġġ amministrattiv matul il-kompetizzjoni, iżda huwa f’idejn l-istituzzjonijiet biex jivvalutaw il-motivazzjoni u l-impenn tal-membri tal-Bord għall-kompitu, u li jiżguraw li jingħataw biżżejjed żmien biex iwettqu dmirijiethom.

47

Il-feedback li ġbarna matul l-awditu – mill-EPSO, mill-presidenti tal-bordijiet tal-għażla, u mill-istituzzjonijiet tal-UE – jagħti x’jifhem li hija sfida għall-partijiet kollha biex isibu persunal kompetenti sabiex joqogħdu fuq il-bordijiet tal-għażla, u biex jiżguraw li t-tmexxija ta’ kompetizzjoni ma tkunx f’kunflitt mal-programm ta’ ħidma tal-istituzzjonijiet. Il-biċċa l-kbira minn dawn il-problemi organizzattivi huma r-riżultat ta’ kooperazzjoni insuffiċjenti bejn l-EPSO u l-istituzzjonijiet.

48

Il-Kaxxa 1 turi l-konsegwenzi tat-tqassim tar-responsabbiltajiet bejn l-EPSO u l-istituzzjonijiet f’dak li jirrigwarda x-xogħol tal-bord tal-għażla.

49

Fil-fehma tagħna, il-proċess tal-għażla li jitmexxa mill-EPSO huwa, b’mod ġenerali, effettiv biex jidentifika kandidati ta’ kwalità tajba li jirnexxu. Il-proċess huwa selettiv ħafna, u huwa partikolarment xieraq għall-profili ta’ tip ġenerali, li għalihom japplikaw għadd kbir ta’ kandidati. Minkejja dan, il-proċess huwa kkaratterizzat minn dgħufijiet. L-EPSO ma jkejjilx is-sodisfazzjon tal-istituzzjonijiet bis-servizzi li jipprovdi; ma nstabet l-ebda soluzzjoni sodisfaċenti fuq terminu twil għall-inċertezzi tar-reġim lingwistiku; u l-kompetizzjonijiet huma dipendenti mid-disponibbiltà ta’ membri tal-bord tal-għażla li jkunu ta’ kwalità għolja, li mhux dejjem ikun il-każ minħabba t-tqassim tar-responsabbiltajiet bejn l-EPSO u l-istituzzjonijiet.

Fis-snin meta l-għadd ta’ kandidati li jgħaddu huwa l-ogħla, l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet huma baxxi

50

L-EPSO għandu spejjeż fissi (nefqa għall-persunal u l-bini) ta’ madwar EUR 15-il miljun fis-sena, irrispettivament minn kemm-il kompetizzjoni jkun qed jorganizza. B’riżultat ta’ dan, l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet tal-EPSO jiddependu mill-volum tal-attività tiegħu: aktar ma jitqiegħdu kandidati li jirnexxu fuq lista ta’ riżerva f’sena partikolari, aktar ikun baxx il-proporzjon ta’ spejjeż fissi fil-ispiża għal kull kandidat li jirnexxi.

51

Billi l-EPSO ma jirrappurtax dwar l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet, aħna wettaqna r-rieżaminar proprju tagħna. Aħna analizzajna l-ispiża kumplessiva għal kull kandidat li jirnexxi ta’ 15-il kompetizzjoni (jew gruppi ta’ kompetizzjonijiet taħt l-istess bord tal-għażla) li twettqu bejn l-2012 u l-2018. Aħna ħadna inkunsiderazzjoni l-ispejjeż kollha relatati, kemm jekk dawn kienu tħallsu mill-EPSO (is-salarji tal-persunal tal-EPSO, il-pagamenti lill-fornituri, eċċ.) jew mill-istituzzjonijiet tal-UE (is-salarji tal-membri tal-persunal tagħhom involuti fil-proċess tal-għażla). Aħna qsamna l-ispejjeż fi tliet kategoriji: spejjeż ġenerali (bħal bini u utilitajiet); spejjeż indiretti (marbuta mal-attivitajiet tal-EPSO li huma relatati mal-kompetizzjonijiet, iżda mhux ma’ kompetizzjoni speċifika, bħalma huma s-salarji tal-persunal tal-EPSO); u spejjeż diretti (marbuta ma’ kompetizzjoni speċifika, bħal laqgħat u testijiet f’ċentri ta’ evalwazzjoni).

52

Ir-riżultati huma ppreżentati fit-Tabella 1 hawn taħt. Bħala medja, fil-profili kollha, l-ispiża għal kull kandidat li jirnexxi hija ta’ madwar EUR 24 000. Ripartita skont il-grupp ta’ funzjoni, din l-ispiża tikkostitwixxi EUR 25 000 għal kandidat AD li jirnexxi, EUR 21 900 għal kandidat AST li jirnexxi u EUR 15 300 għal kandidat AST-SC li jirnexxi (hemm kompetizzjoni waħda biss ta’ dan it-tip fil-kampjun tagħna).

Tabella 1 – Spiża għal kull kandidat ta’ kompetizzjoni EPSO li jirnexxi

Referenza	Profil	Kandidati li għamlu t-testijiet	Kandidati li rnexxew	Spiża għal kull kandidat li għamel it-testijiet	Spiża għal kull kandidat li rnexxa
EPSO/AST-SC/06/17	Segretarji/skrivani AST/SC1 u SC2	4 121	359	EUR 1 334	EUR 15 318
EPSO/AD/287/14	Tradutturi AD5	237	34	EUR 2 597	EUR 18 105
EPSO/AD/289/14	Ġuristi lingwisti AD7	364	14	EUR 782	EUR 20 324
EPSO/AST/130/14Qasam 4: Ġestjoni tal-proġetti	Assistenti fis-settur tal-bini AST3	1 054	18	EUR 351	EUR 20 567
EPSO/AD/318/15(Għażliet 1 u 2)	Tradutturi AD5	762	25	EUR 694	EUR 21 158
EPSO/AD/249/13Qasam 1: Makroekonomija	Amministraturi AD7	1 068	41	EUR 835	EUR 21 748
EPSO/AD/347/17	Esperti fil-midja u fil-komunikazzjoni diġitali AD6	1 860	63	EUR 750	EUR 22 138
EPSO/AST/144/17 (sitt lingwi)	Assistenti lingwistiċi AST1	2 010	35	EUR 403	EUR 23 162
EPSO/AD/233/12	Tradutturi AD5	1 751	70	EUR 940	EUR 23 525
EPSO/AD/331/16 (l-oqsma kollha)	Esperti tal-ICT AD7	1 629	191	EUR 2 808	EUR 23 947
EPSO/AD/301/15	Amministraturi AD5	20 985	159	EUR 188	EUR 24 802
EPSO/AD/354/17-LV	Ġuristi lingwisti AD7	26	7	EUR 6 900	EUR 25 630
EPSO/AD/236 - 239/12	Interpreti tal-konferenzi AD5 u AD7	275	30	EUR 3 064	EUR 28 089
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Ġuristi lingwisti AD7	1 170	26	EUR 663	EUR 29 814
EPSO/AD/256 - 259/13	Interpreti tal-konferenzi AD5 u AD7	501	13	EUR 1 036	EUR 39 936

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-EPSO.

53

L-EPSO twaqqaf fi żmien meta l-istituzzjonijiet kellhom ħtieġa li jirreklutaw għadd kbir ta’ persuni kull sena minħabba t-tkabbir li sar fil-perjodu 2004-2007. L-istruttura tal-ispejjeż tiegħu tirrifletti din is-sitwazzjoni. Fil-kampjun tagħna, il-kompetizzjonijiet li għalihom l-ispiża kienet l-aktar baxxa għal kull kandidat li rnexxa huma dawk fejn l-għadd finali ta’ kandidati li rnexxew huwa pjuttost għoli (EPSO/AST-SC/06/17) jew li twettqu fi snin ta’ attività għolja bħall-2014 (dik is-sena ġew identifikati 1 200 kandidat li rnexxew) u l-2015 (1 636 kandidat li rnexxa).

54

Fattur importanti ieħor fl-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet huwa l-proporzjon bejn il-kandidati li jagħmlu t-testijiet u l-kandidati li jirnexxu. It-testijiet ta’ qabel l-għażla jinvolvu spiża ta’ bejn EUR 48 u EUR 92 għal kull kandidat li jagħmel it-testijiet, skont xi tkun il-kompetizzjoni; għalhekk, meta jintużaw, jistgħu jżidu b’mod sostanzjali l-ispiża finali għal kull kandidat li jirnexxi. Il-Kaxxa 2 tippreżenta eżempji ta’ dan l-impatt.

55

Fil-fehma tagħna, l-istruttura tal-ispejjeż hija maħsuba biex timminimizza l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet fuq skala kbira. Dan jirrifletti l-istruttura inizjali tal-EPSO meta kien mistenni li jimmaniġġja kompetizzjonijiet li jkollhom għadd kbir ta’ applikanti u li kull sena jiidentifika għadd kbir ta’ kandidati li jirnexxu.

Kompetizzjonijiet ġenerali regolari għenu biex tiġi żgurata disponibbiltà adegwata ta’ rekluti potenzjali

56

Flimkien maċ-ċiklu annwali, l-EDP introduċa mira ta’ 9 sa 10 xhur għad-durata tal-kompetizzjonijiet. Meta l-EDP daħal fis-seħħ, id-durata tagħhom tjiebet b’mod konsiderevoli: qabel l-2010, it-tul medju ta’ kompetizzjoni kien ta’ 18-il xahar, u dan naqas għal 13-il xahar għall-perjodu 2012-2018. Il-Figura 8 turi l-iskeda ta’ żmien attwali tal-proċess ta’ għażla u ta’ reklutaġġ, kif ukoll id-durata l-aktar rapida (14-il xahar) u dik l-aktar bil-mod (aktar minn 4 snin) bejn l-ippjanar u r-reklutaġġ.

57

Id-durata kumplessiva medja ta’ kompetizzjoni ġenerali ta’ AD5 (grad tad-dħul), ta’ 13-il xahar, hija kemxejn itwal mill-proċeduri mmexxija minn organizzazzjonijiet oħra internazzjonali, biex jintgħażlu rekluti għall-programmi tagħhom għall-professjonisti żgħażagħ (bejn 10 xhur u 12-il xahar). Id-durata tal-kompetizzjonijiet tiġi kkomunikata fir-rapporti annwali tal-attività tal-EPSO, iżda l-ebda azzjoni ma tiġi ppreżentata biex jinstab rimedju għall-fatt li l-kompetizzjonijiet konsistentement jieħdu aktar fit-tul biex jiġu kkompletati milli huwa stabbilit fl-EDP.

58

Iċ-ċikli annwali tal-kompetizzjonijiet huma maħsuba biex jiżguraw li d-disponibbiltà ta’ rekluti ġodda tkun kostanti, peress li dawn huma profili li r-reklutaġġ tagħhom jseħħ matul is-sena kollha. Madankollu, il-puntwalità (il-pubblikazzjoni tal-lista “fil-ħin opportun”) ma ġietx ikkunsidrata fit-tfassil taċ-ċikli annwali fl-EDP, ħlief li l-listi ta’ riżerva ma kinux ippjanati li jiġu ppubblikati f’Lulju/Awwissu meta l-attività hija baxxa. Id-data mistennija tal-pubblikazzjoni tal-listi ta’ riżerva (Mejju/Ġunju għall-amministraturi, Settembru għall-assistenti u Diċembru għal-lingwisti) ma tikkorrispondi għall-ebda mudell ta’ reklutaġġ partikolari fl-istituzzjonijiet. Il-kompetizzjonijiet speċjalizzati u ad hoc jiġu organizzati meta s-slots ta’ żmien isiru disponibbli (ara l-paragrafu 23) u l-pubblikazzjoni tal-listi ta’ riżerva tagħhom ssir fuq bażi ta’ mill-aktar fis possibbli aktar minflok tiġi stabbilita għal data preċiża.

59

Fil-fehma tagħna, l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet kbar regolari ġeneralment għenet biex tiġi żgurata disponibbiltà adegwata ta’ rekluti ġenerali potenzjali. Madankollu, din is-sistema ma tiħux kont tat-twaqqit tal-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet ikollhom. Il-kompetizzjonijiet tal-EPSO għadhom itwal mill-miri stabbiliti fl-EDP.

Il-proċess tal-għażla tal-EPSO għal profili ta’ tip speċjalizzat mhuwiex adatt għall-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ attwali li l-istituzzjonijiet tal-UE jkollhom

60

Il-kuntest tar-reklutaġġ fl-istituzzjonijiet inbidel minn meta l-EDP tfassal u ġie implimentat. Kien hemm tnaqqis fil-persunal, u xi deċiżjonijiet strateġiċi biex għal xi impjiegi l-uffiċjali jiġu sostitwiti b’membri tal-persunal temporanju. Mill-2012 ’il hawn, il-biċċa l-kbira mill-kompetizzjonijiet li ġew organizzati mill-EPSO kellhom listi ta’ riżerva b’inqas minn 20 kandidat li rnexxew (ara t-Tabella 2).

Tabella 2 – Kompetizzjonijiet tal-EPSO, skont id-daqs tal-lista ta’ riżerva, għall-perjodu 2012-2018

Għadd ta’ kandidati li rnexxew, imniżżlin fil-lista ta’ riżerva	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Medja għall-perjodu 2012-2018
Minn 1 sa 10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
Minn 11 sa 20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
Minn 21 sa 40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
Minn 41 sa 60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
Minn 61 sa 80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
Minn 81 sa 100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
Minn 101 sa 150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
Minn 151 sa 200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Aktar minn 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-EPSO.

61

L-ambjent li qed jinbidel b’mod rapidu, li fih qed joperaw l-UE u l-istituzzjonijiet tagħha issa (milqut minn tnaqqis fil-persunal, u li jirrikjedi ħiliet ġodda biex tiġi implimentata d-diġitalizzazzjoni, eċċ.) mhuwiex dak li l-EPSO kien maħsub għalih. Mill-2008 ’l hawn, kien hemm żieda fid-domanda biex jiġu ssodisfati ħtiġijiet ta’ reklutaġġ urġenti jew b’riżultat ta’ kriżi, li jeħtieġu profili aktar immirati. Biex iwettaq il-missjoni tiegħu f’dan l-ambjent ġdid, b’mod parallel max-xogħol tiegħu relatat ma’ kompetizzjonijiet fuq skala kbira, aħna konna nistennew li l-EPSO:

1. jiġbor b’mod adegwat l-istimi tal-istituzzjonijiet f’dak li jirrigwarda l-ħtiġijiet tal-persunal għal profili ta’ tip speċjalizzat u mmirati biex iħejji skeda ta’ żmien affidabbli għal kompetizzjonijiet fuq skala żgħira;
2. jimmira l-komunikazzjonijiet tiegħu biex jilħaq kandidati bi profili ta’ tip speċjalizzat li jkunu diffiċli biex jiġu rreklutati;
3. juża metodi ta’ ttestjar li jkunu xierqa għal kandidati bi profili ta’ tip speċjalizzat;
4. jiżgura li l-ispiża għal dawn il-kompetizzjonijiet tinżamm baxxa;
5. jiżgura li l-listi ta’ riżerva jiġu ppubblikati fil-ħin, biex jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet ikollhom.

L-ippjanar ta’ kompetizzjonijiet speċjalizzati mhuwiex affidabbli u jseħħ kmieni wisq biex ikun preċiż

62

Mill-2012 ’il hawn, il-ħtiġijiet li l-istituzzjonijiet ikollhom għall-profili ta’ tip speċjalizzat żdiedu (ara l-Figura 4 u l-paragrafu 26). Din iż-żieda fil-ħtieġa għal profili ta’ tip speċjalizzat tidher ukoll fl-istħarriġ tagħna għall-maniġers: 57 % tal-maniġers li ħadu sehem qablu mad-dikjarazzjoni li l-listi ta’ riżerva għal kandidati speċjalizzati jiġu eżawriti malajr wisq (35 % biss qablu mal-istess dikjarazzjoni għal kandidati ġenerali). 76 % tal-maniġers li taw tweġiba dwar jekk kinux jippreferu rekluti minn listi ta’ riżerva għal kandidati speċjalizzati jew għal kandidati ġenerali għażlu l-kandidati speċjalizzati.

63

L-informazzjoni dwar il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ għal profili ta’ tip speċjalizzat hija bbażata fuq kull istituzzjoni li, matul l-eżerċizzju ta’ ppjanar, tindika lill-EPSO il-profili li tkun qed tfittex. Il-kompetizzjonijiet għal kandidati speċjalizzati jiġu organizzati, kemm jista’ jkun, fis-slots li jitħallew ħielsa mill-organizzazzjoni taċ-ċikli annwali.

64

Il-kompetizzjonijiet speċjalizzati huma kompetizzjonijiet fuq skala żgħira, normalment b’listi ta’ riżerva qosra (inqas minn 30 kandidat li jirnexxi). B’riżultat ta’ dan, dawn mhux dejjem jingħataw prijorità (ara l-paragrafu 25) u xi drabi jiġu posposti jew ikkanċellati. Dan imbagħad iwassal lill-istituzzjonijiet biex isibu modi oħra, aktar flessibbli, biex jissodisfaw il-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ tagħhom, bħall-organizzazzjoni ta’ proċeduri tal-għażla proprji tagħhom għal persunal temporanju.

65

Meta qabbilna d-domanda għal kandidati speċjalizzati, kif iddikjarat fl-istimi ta’ ppjanar inizjali tal-istituzzjonijiet, mal-għadd reali ta’ kandidati li jirnexxu, li jkunu mitluba fl-avviżi ta’ kompetizzjoni, aħna sibna li l-ħtiġijiet għal kandidati speċjalizzati li jirnexxu jiġu stmati b’mod eċċessiv fl-istadju tal-ippjanar (ara l-paragrafu 27) meta mqabbla mal-għadd ta’ kandidati li jirnexxu, li jkunu mitluba meta jitfassal l-avviż ta’ kompetizzjoni.

66

Id-durata tal-eżerċizzju ta’ ppjanar jikkontribwixxi għal dan l-istimar b’mod eċċessiv, peress li l-prijoritajiet tal-istituzzjonijiet jinbidlu bejn il-mument meta l-EPSO jitlob l-istimi tal-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ (Mejju), iż-żmien meta l-Bord tat-Tmexxija japprova l-iskeda ta’ żmien (Novembru), u l-mument meta l-kompetizzjoni tibda (matul is-sena ta’ wara). B’konsegwenza ta’ dan, l-iskeda ta’ żmien tal-kompetizzjonijiet qed tiġi riveduta u aġġustata l-ħin kollu, kif qed jiġri wkoll rigward l-għadd mitlub ta’ kandidati li jirnexxu.

67

Fil-fehma tagħna, il-proċess ta’ ppjanar mhuwiex adattat għall-ħtiġijiet attwali tal-istituzzjonijiet. Dan jagħti wisq prijorità lill-kompetizzjonijiet ġenerali fuq skala kbira fi żmien meta l-istituzzjonijiet qed jitolbu kompetizzjonijiet iżgħar. Barra minn hekk, l-iskeda ta’ żmien għall-proċess ta’ ppjanar, li jibda sa sena qabel ma tiġi organizzata l-kompetizzjoni, ma tippermettix li l-ħtiġijiet għal kandidati speċjalizzati jiġu stmati b’mod preċiż, u dan iwassal għal stimi eċċessivi u għal aġġustament kostanti. Għal kompetizzjonijiet speċjalizzati, l-affidabbiltà u l-prattiċità tal-iskeda ta’ żmien huma għalhekk limitati.

L-EPSO ma jimmirax b’mod konsistenti l-azzjonijiet ta’ komunikazzjoni tiegħu biex jattira kandidati tajbin għal kompetizzjonijiet speċjalizzati

68

L-uniku mod kif l-EPSO jista’ jipprovdi, lill-istituzzjonijiet, rekluti potenzjali adatti huwa jekk jirnexxilu jattira kandidati xierqa biex japplikaw għall-kompetizzjonijiet. Aħna sibna li l-applikanti mhux dejjem jikkorrispondu mal-profili mitluba. Xi wħud mill-kandidati ġenwinament ma jixtiqux jiġu impjegati mill-istituzzjoni responsabbli mir-reklutaġġ, iżda jippreferu pjuttost li jiġu rreklutati minn istituzzjoni oħra tal-UE. Dan il-punt tal-aħħar huwa partikolarment problematiku għal xi wħud mill-profili ta’ tip speċjalizzat (eż. fl-IT) f’postijiet li jinsabu barra Brussell. L-unika għodda użata attwalment biex tgħin lill-kandidati jevalwaw l-adatezza proprja tagħhom għall-kompetizzjoni hija test qasir b’għażla multipla, mhux obbligatorju, li jistgħu jagħmlu qabel ma japplikaw. Dan it-test huwa maħsub biex jgħin lill-kandidati potenzjali jevalwaw jekk humiex adatti għal impjieg mal-istituzzjonijiet tal-UE, iżda mhuwiex relatat ma’ kompetizzjoni partikolari.

69

Tinħoloq problema oħra meta l-kompetizzjonijiet ikollhom wisq ftit applikanti. L-EDP jistabbilixxi proporzjon fil-mira bejn l-għadd totali ta’ applikanti u dak ta’ kandidati li jirnexxu (kandidat wieħed li jirnexxi minn fost 38 kandidat għall-amministraturi, wieħed minn 27 għall-assistenti, wieħed minn 40 għal-lingwisti). Aħna użajna dawn il-proporzjonijiet biex nivvalutaw kemm l-azzjonijiet ta’ komunikazzjoni kienu effettivi biex jattiraw il-kandidati. Għall-kompetizzjonijiet fil-kampjun tagħna, din il-mira mhux dejjem intlaħqet, irrispettivament minn kemm intefaq fuq il-komunikazzjoni għall-kompetizzjoni. Kompetizzjonijiet oħra bi ftit jew l-ebda nefqa fuq il-komunikazzjoni qabżu b’mod wiesa’ l-miri tagħhom (ara t-Tabella 3). Ma hemm l-ebda rabta ċara bejn in-nefqa fuq il-komunikazzjoni u l-għadd ta’ applikanti.

Tabella 3 – Spejjeż għall-komunikazzjoni u kisba tal-għadd fil-mira ta’ applikanti

Kompetizzjoni	Profil	Kisba tal-mira tal-EDP	Spejjeż għal kull kandidat	Spejjeż għal kull kandidat li jirnexxi
AD/354/17	Lingwisti Speċjalizzati (ġuristi lingwisti LV)	9 %	EUR 270	EUR 1 003
AD/287/14	Lingwisti (tradutturi SV)	23 %	EUR 7	EUR 67
AD/331/16	Amministraturi Speċjalizzati (ICT)	23 %	EUR 4	EUR 37
AD/249/13	Amministraturi Speċjalizzati (makroekonomija)	69 %	EUR 13	EUR 330
AD/233/12	Lingwisti (tradutturi HR)	78 %	EUR 3	EUR 98
AD/318/15	Lingwisti (tradutturi PL)	95 %	EUR 14	EUR 521
AD/256-259/13	Lingwisti Speċjalizzati (interpreti tal-konferenzi)	96 %	EUR 1	EUR 39
AD/347/17	Amministraturi Speċjalizzati (komunikazzjoni)	98 %	EUR 4	EUR 154
AD/289/14	Lingwisti Speċjalizzati (ġuristi lingwisti FR)	99 %	EUR 3	EUR 112
AD/332-334-336	Lingwisti Speċjalizzati (ġuristi lingwisti ES, MT u IT)	161 %	EUR 4	EUR 271
AST/144/17	Lingwisti Speċjalizzati (AST)	200 %	EUR 2	EUR 145
AST/130/14	Assistenti Speċjalizzati (maniġers tal-proġetti)	220 %	EUR 0*	EUR 0

* ma ġġarrbux spejjeż għall-komunikazzjoni speċifikament għal din il-kompetizzjoni.

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-EPSO.

70

Fil-fehma tagħna, l-EPSO ma ppubblikax b’mod adegwat il-kompetizzjonijiet tiegħu li huma mmirati lejn il-persunal speċjalizzat, minkejja l-ħtieġa dejjem tikber għal dan it-tip ta’ kompetizzjonijiet. Huwa ineffettiv u jiswa l-flus meta l-applikanti ma jikkorrispondux mal-profili mitluba jew jirrifjutaw l-offerti ta’ impjieg mill-istituzzjonijiet responsabbli mir-reklutaġġ. Din il-problema tinħoloq speċjalment meta l-listi ta’ riżerva jkunu qosra.

Il-kandidati li jkollhom profili speċjalizzati ħafna jirriskjaw li jiġu eliminati kmieni fil-proċess tal-għażla

71

L-EDP jistabbilixxi format standard għall-kompetizzjonijiet (ara l-Anness III). Din l-istruttura tfisser li l-għarfien speċjalizzat relatat mal-impjieg jiġi ttestjat fit-test intermedju (dan spiss ikun il-każ għall-profili ta’ lingwisti), jew saħansitra aktar tard, fil-fażi ta’ evalwazzjoni, permezz ta’ intervista speċifika għall-impjieg. Jekk il-kriterji tal-għażla (il-qasam ta’ studju jew l-esperjenza ta’ xogħol) ma jiġux definiti b’mod adegwat, il-kandidati adatti jistgħu jiġu eliminati fl-istadju ta’ qabel l-għażla.

72

Għal profili mmirati ħafna, huwa aktar attraenti għall-istituzzjonijiet li jorganizzaw proċeduri tal-għażla proprji tagħhom, minħabba li dan jagħtihom flessibbiltà sħiħa biex jużaw it-tip ta’ testijiet li huma jqisu bħala meħtieġa. Għal 19 minn 22 minn dan it-tip ta’ proċeduri li eżaminajna, l-istituzzjonijiet bdew b’tgħarbil tas-CVs li jippermetti li l-kandidati adatti biss jipproċedu għall-fażi tal-ittestjar. Dan huwa mod tajjeb kif jiġu eliminati mill-bidu nett dawk il-kandidati li ma jkunux adatti.

73

Iċ-ċentru ta’ evalwazzjoni ġie introdott fl-EDP bħala mezz biex il-fokus tal-kompetizzjonijiet jiġi ttrasferit minn għarfien għal ħiliet. L-iskop tiegħu huwa li l-kandidati jiġu evalwati bi tqabbil ma’ sett ta’ kompetenzi u ħiliet li l-istituzzjonijiet iqisu bħala importanti fil-persunal proprju tagħhom.

74

Madankollu, kif jidher fil-Figura 9, l-istħarriġ li wettaqna juri li meta l-maniġers jintalbu biex jindikaw jekk jaqblux dwar jekk il-persunal inġenerali għandux dawn il-ħiliet, huma ma jarawx wisq differenza bejn il-ħiliet u l-kapaċitajiet tal-kandidati li jirnexxu mill-kompetizzjonijiet tal-EPSO u dawk tal-persunal temporanju rreklutat skont il-proċeduri tal-għażla organizzati mill-istituzzjonijiet stess (ara wkoll il-paragrafu 42 rigward il-valutazzjoni, imwettqa mill-maniġers, tar-rekluti l-aktar reċenti proprji tagħhom). F’dawn il-proċeduri, l-istituzzjonijiet għandhom it-tendenza li jiffukaw aktar fuq testijiet tekniċi (eż. il-kitba u t-traduzzjoni) u jaqbżu l-parti tal-“ħiliet” li għandha x’taqsam maċ-ċentru ta’ evalwazzjoni tal-EPSO.

75

Il-maniġers ma jqisux li l-membri l-ġodda tal-persunal li jiġu rreklutati permezz tal-EPSO jkunu notevolment aktar kwalifikati mill-membri tal-persunal irreklutati permezz ta’ mezzi oħra, ħlief għall-ħiliet lingwistiċi u l-kapaċità li jaħdmu f’ambjent multikulturali. Huma jqisu, b’mod ġenerali, li l-esperjenza professjonali rilevanti ta’ persunal irreklutat permezz ta’ proċeduri oħra tal-għażla hija kemxejn aħjar, u dan jagħti x’jifhem li dawn il-proċeduri huma aktar adatti għar-reklutaġġ ta’ profili ta’ tip speċjalizzat u mmirat.

76

Fil-fehma tagħna, il-format tal-kompetizzjonijiet u l-metodi tal-ittestjar stabbiliti fl-EDP mhumiex adattati għall-kompetizzjonijiet għal kandidati speċjalizzati u kompetizzjonijiet oħra fuq skala żgħira.

• Il-verifikazzjoni tal-esperjenza tal-kandidati u l-ittestjar tal-għarfien relatat mal-impjieg tagħhom wara l-fażi ta’ qabel l-għażla jżidu r-riskji kemm li kandidati tajbin jiġu eliminati kmieni wisq fil-proċess kif ukoll li wisq ftit kandidati kompetenti jgħaddu għall-istadju taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni.
• Iċ-ċentru ta’ evalwazzjoni ma jipprovdi l-ebda vantaġġ notevoli, u l-maniġers iqisu li r-rekluti permezz ta’ proċeduri tal-għażla organizzati mill-istituzzjonijiet stess ikollhom esperjenza professjonali aktar rilevanti, li hija meħtieġa għall-profili ta’ tip speċjalizzat.

Meta jkollhom fil-mira ftit kandidati speċjalizzati biss, il-kompetizzjonijiet tal-EPSO jiswew aktar flus mill-proċeduri tal-għażla li jiġu organizzati mill-istituzzjonijiet stess

77

L-ispejjeż diretti (ara l-paragrafu 51) jirrappreżentaw bejn 20 % u 65 % tal-ispiża kumplessiva tal-kompetizzjonijiet fil-kampjun tagħna. Meta jiġu analizzati l-ispejjeż diretti ta’ kull fażi tal-kompetizzjoni, il-fażi li l-aktar tiswa flus hija normalment iċ-ċentru ta’ evalwazzjoni, kif jidher fil-Figura 10. Iktar ma tkun twila l-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni, jew aktar ma jkun kbir il-bord tal-għażla, il-kompetizzjoni tkun tiswa aktar flus.

78

Fil-kampjun tagħna, l-ispiża medja għall-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni kienet ta’ EUR 4 038 għal kull kandidat li rnexxa, iżda kien hemm varjazzjonijiet kbar. Il-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni għall-kompetizzjoni AST-SC/06/17 kienet pjuttost rapida u l-għadd ta’ kandidati li rnexxew kien pjuttost kbir, għalhekk il-ispiża għal kull kandidat li rnexxa kienet ta’ EUR 843 biss. Għall-kompetizzjonijiet l-oħra fil-livell tal-assistenti, din kienet ta’ EUR 2 661. Għall-amministraturi, din kienet tvarja bejn EUR 2 587 għal kull kandidat li rnexxa għall-kompetizzjoni ġenerali AD5 (AD/301/15) u aktar minn EUR 10 000 għal kull kandidat li rnexxa għall-interpreti tal-konferenzi (medja ta’ żewġ kompetizzjonijiet).

79

Iċ-ċentru ta’ evalwazzjoni jiswa ħafna flus għal profili ta’ tip speċjalizzat, għal raġunijiet differenti: il-profili ta’ tip speċjalizzat jirrikjedu membri tal-bord tal-għażla b’aktar esperjenza u bi gradi ogħla; din il-fażi tista’ wkoll tieħu aktar fit-tul, speċjalment jekk ikunu nġabru speċjalizzazzjonijiet differenti fi gruppi flimkien biex tintlaħaq massa kritika għall-kompetizzjoni.

80

Ir-rata ta’ suċċess mistennija fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni hija ta’ madwar 30 %. Madankollu, għal xi wħud mill-profili, ir-rata ta’ suċċess fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni hija pjuttost għolja. Għal kompetizzjoni waħda fil-kampjun tagħna (AD/354/17), din kienet tilħaq 88 %. Dan jista’ jseħħ meta jkun hemm wisq ftit applikanti fil-bidu, jew meta proporzjon kbir tal-kandidati jiġu eliminati fit-testijiet intermedji/ta’ kompetenza qabel il-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni. F’każijiet bħal dawn, iċ-ċentru ta’ evalwazzjoni mhuwiex mod kosteffettiv kif jiġu ttestjati l-kandidati.

81

Aħna qabbilna wkoll l-ispejjeż diretti għal kull kandidat li rnexxa mill-kompetizzjonijiet tal-EPSO mal-ispejjeż diretti tal-proċeduri tal-għażla organizzati mill-istituzzjonijiet stess (ara d-dettalji fl-Anness v) u kkalkulajna medja skont id-daqs tal-listi ta’ riżerva. Ir-riżultati huma ppreżentati fit-Tabella 4.

Tabella 4 – Spiża diretta għal kull kandidat li rnexxa, rigward il-proċeduri organizzati mill-EPSO u mill-istituzzjonijiet tal-UE, skont id-daqs tal-lista ta’ riżerva

Għadd ta’ kandidati li rnexxew, imniżżlin fil-lista ta’ riżerva	1-20	21-40	41-60	61-80	>100
EPSO	EUR 14 165	EUR 9 600	EUR 7 866	EUR 8 177	EUR 6 828
Istituzzjonijiet	EUR 7 444	EUR 4 882	M/A	M/A	M/A

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-EPSO, il-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni u l-Qorti tal-Ġustizzja.

82

Ibbażat fuq il-kompetizzjonijiet fil-kampjun tagħna, l-EPSO huwa għażla li tiswa inqas flus għal kompetizzjonijiet kbar, iżda għal dawk iżgħar, l-istituzzjonijiet għandhom ferm inqas spejjeż diretti, sa 50 % inqas. Dan jista’ jiġi spjegat mill-għadd iżgħar ta’ fajls ta’ kandidati li jkunu jridu jiġu ttrattati (għal kompetizzjonijiet b’inqas minn 20 kandidat li rnexxew, fil-kampjuni tagħna, bħala medja l-EPSO kellu 533 kandidat, filwaqt li l-istituzzjonijiet kellhom 66) li jgħin biex jitnaqqsu l-ispejjeż. Barra minn hekk, il-kompetizzjonijiet fuq skala żgħira mmexxija mill-istituzzjonijiet għandhom it-tendenza li jkollhom inqas stadji ta’ ttestjar.

83

Fil-fehma tagħna, il-format attwali tal-kompetizzjoni tal-EPSO mhuwiex effettiv biex iżomm l-ispejjeż baxxi, għall-kompetizzjonijiet speċjalizzati fuq skala żgħira li l-istituzzjonijiet qed jitolbu issa. Il-proċeduri organizzati mill-istituzzjonijiet stess għandhom spejjeż aktar baxxi għal dan it-tip ta’ kompetizzjoni, ħafna drabi minħabba li dawn għandhom inqas stadji, jimmiraw lejn popolazzjoni iżgħar ta’ kandidati, u huma mfassla apposta għar-rekwiżiti tal-istituzzjoni kkonċernata. Iċ-ċentru ta’ evalwazzjoni, b’mod partikolari, iżid l-ispejjeż mingħajr ma jippreżenta benefiċċju ċar, speċjalment peress li r-rata ta’ suċċess hija għolja ħafna, għall-kompetizzjonijiet żgħar.

Il-proċeduri tal-EPSO huma inqas adatti biex jissodisfaw il-ħtiġijiet urġenti ta’ reklutaġġ ta’ kandidati speċjalizzati milli huma dawk organizzati mill-istituzzjonijiet stess

84

Kull wieħed mill-istadji ta’ kompetizzjoni (ara l-paragrafu 11) jieħu ż-żmien biex jitwettaq, bi żmien ta’ stennija addizzjonali għal kandidati bejn stadju u ieħor, biex jingħata lok għall-armonizzazzjoni tal-marki, jew biex jiġu ttrattati talbiet għal rieżaminar jew ilmenti.

85

Fil-kampjun tagħna, ħames kompetizzjonijiet kienu jinkludu l-istadji kollha possibbli. Il-Figure 11 turi d-durata ta’ kull wieħed minn dawn l-istadji. Ta’ min josserva li l-iqsar kompetizzjoni f’din is-serje ta’ 5 snin, AD/301/15, hija l-kompetizzjoni ġenerali, bl-akbar lista ta’ riżerva (159 kandidat li rnexxew). L-oħrajn kollha kellhom listi ta’ riżerva b’inqas minn 35 kandidat li rnexxew.

86

Kif turi l-Figura 8, jgħaddi ammont konsiderevoli ta’ żmien bejn ħtieġa li tiġi espressa minn istituzzjoni u t-tnedija tal-kompetizzjoni assoċjata. Barra minn hekk, anki jekk il-linji gwida tal-ippjanar isemmu l-flessibbiltà għal “ħtiġijiet ad hoc”, mhuwiex possibbli li titnieda kompetizzjoni fi żmien ftit xhur. Għalhekk, il-proċess tal-għażla mhuwiex adatt għall-kompitu li jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet urġenti ta’ reklutaġġ.

87

B’konsegwenza ta’ dan, u wkoll biex jevitaw il-fażi tan-negozjar interistituzzjonali tal-proċess ta’ ppjanar, l-istituzzjonijiet xi drabi jiddeċiedu li jniedu l-proċeduri proprji ta’ reklutaġġ, u f’dan il-każ jagħżlu li jirreklutaw membri tal-persunal temporanju minflok uffiċjali. Aħna eżaminajna 22 proċedura ta’ dan it-tip (ara l-Anness VI għal aktar dettalji) biex nivvalutaw id-durata tagħhom.

88

L-istituzzjonijiet jirnexxilhom jikkompletaw il-proċeduri b’4 stadji ta’ għażla (tgħarbil tas-CVs, intervisti, test tal-kitba u xi drabi diskussjonijiet fi grupp) fi żmien 8 xhur mill-pubblikazzjoni tas-sejħa għal espressjoni ta’ interess (imqabbla ma’ medja ta’ 13-il xahar għal kompetizzjoni tal-EPSO). Dan jagħmel dawn il-proċeduri aktar flessibbli u għalhekk aktar adatti għall-kompitu li jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet urġenti ta’ reklutaġġ milli huma l-kompetizzjonijiet speċjalizzati. Barra minn hekk, l-istituzzjonijiet għandhom aktar flessibbiltà fit-twaqqit tal-proċeduri proprji tagħhom, meta mqabbla mal-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet speċjalizzati li jridu jiġu nnegozjati bejn l-istituzzjonijiet, u li huma dipendenti ħafna mid-disponibbiltà ta’ membri tal-bord tal-għażla minn istituzzjonijiet differenti (ara l-paragrafi 25 u 47).

89

Fil-fehma tagħna, l-għadd stabbilit ta’ stadji fil-kompetizzjonijiet tal-EPSO jagħmel il-proċess kollu kemm hu twil, mhux flessibbli biżżejjed, u jħeġġeġ lill-istituzzjonijiet biex jorganizzaw il-proċeduri proprji tagħhom, meta jkunu jixtiequ jimlew malajr rwol speċjalizzat. Dan il-format mhuwiex xieraq biex jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet urġenti ta’ reklutaġġ.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

90

B’mod ġenerali, l-EPSO qed jirnexxilu jwettaq dak li kien maħsub li jwettaq: jipprovdi għadd kbir ta’ kandidati li jirnexxu li l-ħiliet tagħhom ikunu wesgħin biżżejjed għal karriera twila u varjata fl-istituzzjonijiet. Aħna sibna li l-organizzazzjoni attwali tal-proċess tal-għażla tal-EPSO hija xprunata mill-ideat imressqa fl-EDP li jmur lura għall-2008: l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet f’ċikli annwali għal profili li jikkorrispondu għall-ħtiġijiet ta’ reklutaġġ, li huwa mistenni li jkun rikorrenti.

91

Il-proċess ta’ ppjanar huwa ċċentrat madwar kompetizzjonijiet kbar li jiġu organizzati kull sena (il-paragrafi 21 sa 28). Ix-xogħol ta’ komunikazzjoni li twettaq taħt il-marka Karrieri mal-UE prinċipalment fi Brussell irnexxielu jattira għadd kbir ta’ kandidati (il-paragrafi 29 sa 38). Il-metodi ta’ ttestjar żguraw li l-kwalità tal-kandidati li għaddew hija tajba, u ġeneralment tissodisfa l-aspettattivi tal-maniġers (il-paragrafi 39 sa 42).

92

Madankollu, hemm għadd ta’ dgħufijiet fil-proċess tal-għażla li jħallu impatt fuq l-effettività tiegħu. It-testijiet psikometriċi ma jintużawx biss biex tiġi evalwata l-adatezza tal-applikanti għall-impjieg, iżda wkoll, fil-fatt, biex jiġu eliminati l-applikanti sabiex il-proċess tal-kompetizzjoni jkun aktar maniġġabbli (il-paragrafi 39 u 40). Ma hemm l-ebda mekkaniżmu formali biex jitkejjel is-sodisfazzjon tal-istituzzjonijiet imqabbel mal-kandidati li jirnexxu (il-paragrafu 43). Ir-restrizzjoni fl-għadd ta’ lingwi li jistgħu jintużaw għal xi partijiet mill-proċedura tal-għażla wasslet għal inċertezza tad-dritt kontinwa (il-paragrafi 44 u 45). Koordinazzjoni insuffiċjenti bejn l-EPSO u l-istituzzjonijiet tista’ twassal għal dewmien fil-kompetizzjonijiet (il-paragrafi 46 u 47). Barra minn hekk, l-EPSO ma jimmonitorjax l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet u ma ħax azzjoni biex jiżgura li jintlaħqu l-miri għad-durata tal-kompetizzjonijiet (il-paragrafi 51 u 57).

Rakkomandazzjoni 1 – Jiġu indirizzati dgħufijiet identifikati fil-proċess tal-għażla

Jenħtieġ li l-Bord tat-Tmexxija jaġġorna l-proċess tal-għażla biex jindirizza d-dgħufijiet identifikati li ġejjin li jħallu impatt fuq l-effettività tiegħu:

• ikejjel is-sodisfazzjon tal-istituzzjonijiet b’dan il-proċess tal-għażla;
• jirrevedi r-reġim lingwistiku, b’mod partikolari għall-formoli ta’ applikazzjoni u s-sistema għal ilmenti, biex jiżgura ċertezza tad-dritt għall-kandidati u l-istituzzjonijiet;
• jiżgura koordinazzjoni aħjar bejn l-EPSO u l-istituzzjonijiet f’dak li jirrigwarda d-disponibbiltà tal-membri tal-bord tal-għażla;
• jintroduċi arranġamenti ta’ monitoraġġ biex jirrapporta dwar l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet;
• inaqqas id-durata tal-kompetizzjonijiet għall-mira ta’ 10 xhur li hija stabbilita fl-EDP.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: tmiem l-2021

93

Aħna sibna wkoll li l-istruttura organizzattiva tal-EPSO żżomm l-ispejjeż għall-kompetizzjonijiet f’livell baxx meta l-għadd ta’ kandidati li jgħaddu fis-sena jkun għoli (il-paragrafi 50 sa 55). Barra minn hekk, l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet ġenerali regolarment għenet biex tiġi żgurata disponibbiltà adegwata ta’ rekluti potenzjali għall-istituzzjonijiet (il-paragrafi 56 sa 59).

94

Madankollu, aħna sibna li l-proċess attwali tal-għażla mhuwiex adatt sew għall-ħtiġijiet li l-istituzzjonijiet ikollhom f’ambjent fejn l-għadd ta’ membri tal-persunal tnaqqsu. Minflok eżerċizzji ta’ reklutaġġ fuq skala kbira mmirati lejn profili ta’ tip ġenerali, l-istituzzjonijiet qed ifittxu dejjem aktar persunal speċjalizzat li malajr jista’ jibda jaħdem. Dan jimplika ħtieġa li jiġu organizzati kompetizzjonijiet b’listi ta’ riżerva qosra (inqas minn 30 kandidat li jirnexxu).

95

Il-proċess attwali tal-għażla mhuwiex adattat tajjeb għal dan it-tip ta’ kompetizzjoni. Il-proċedura ta’ ppjanar mhijiex affidabbli u sseħħ kmieni wisq biex tkun preċiża (il-paragrafi 62 sa 67). L-EPSO ma jimmirax b’mod konsistenti l-komunikazzjonijiet tiegħu b’tali mod biex jattira kandidati adatti għal kompetizzjonijiet speċjalizzati (il-paragrafi 68 sa 70). L-għarfien speċifiku għall-impjieg qed jiġi ttestjat tard, bir-riskju li l-kandidati li jkollhom profili ta’ tip speċjalizzat ħafna jistgħu jiġu eliminati kmieni fil-proċess tal-għażla, u dan iwassal għal sitwazzjoni fejn wisq ftit kandidati adatti jgħaddu għall-istadju taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni (il-paragrafi 71 sa 76).

96

Barra minn hekk, l-istituzzjonijiet iġarrbu spejjeż aktar baxxi meta jorganizzaw il-proċeduri tal-għażla proprji tagħhom għall-profili ta’ tip speċjalizzat, u jistabbilixxu proċess tal-għażla aktar flessibbli għal dawn il-proċeduri (ara l-paragrafi 72, u 77 sa 83). Il-kompetizzjonijiet speċjalizzati organizzati mill-EPSO jdumu wisq biex jissodisfaw il-ħtiġijiet urġenti ta’ reklutaġġ li l-istituzzjonijiet ikollhom (il-paragrafi 84 sa 89), meta mqabbel ma’ dak li jistgħu jimmaniġġjaw l-istituzzjonijiet permezz tal-proċeduri proprji tagħhom, li huma aktar sempliċi.

Rakkomandazzjoni 2 – Jiġi introdott qafas ta’ għażla ġdid għall-kompetizzjonijiet speċjalizzati

Jenħtieġ li l-Bord tat-Tmexxija jintroduċi qafas ta’ għażla ġdid għall-kandidati speċjalizzati b’arranġamenti ta’ ppjanar separati.

Jenħtieġ li dawn il-kompetizzjonijiet speċjalizzati, u l-kompetizzjonijiet li jkollhom listi ta’ riserva qosra, jitwettqu abbażi ta’ ftehim preċiż bejn l-istituzzjonijiet rikjedenti u l-EPSO, li mill-inqas jispeċifika:

• il-mod kif għandu jitwettaq l-ittestjar tal-għarfien relatat mal-impjieg, u l-piż relattiv tiegħu meta mqabbel mal-ħiliet li jiġu ttestjati fiċ-ċentru ta’ evalwazzjoni;
• ir-riżorsi u l-persunal li l-istituzzjonijiet se jqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-EPSO (inklużi d-dispożizzjonijiet li jispeċifikaw il-kwalifiki u l-esperjenza tal-membri tal-bord tal-għażla);
• ix-xogħol ta’ komunikazzjoni ppjanat biex issir pubbliċità dwar il-kompetizzjoni;
• il-perjodu ta’ żmien li l-EPSO jimpenja li jirrispetta għall-kompetizzjoni;
• l-ispiża stmata għall-kompetizzjoni, l-arranġamenti relatati ta’ monitoraġġ u rappurtar, kif ukoll il-miżuri speċifiċi previsti biex l-ispejjeż jiġu mminimizzati.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: l-ewwel tliet xhur tal-2023

97

L-EPSO ma adattax il-proċess tal-għażla tiegħu għall-ambjent li qed jinbidel, li fih ilhom joperaw l-istituzzjonijiet mill-2012. L-EDP kien rispons għall-kritika mill-perjodu 2004-2008; huwa ma introduċiex flessibbiltà suffiċjenti biex jipprovdi lill-EPSO l-mezzi biex jadatta l-proċess tal-għażla tiegħu għar-rekwiżiti tal-ambjent li qed jinbidel b’mod rapidu, li fih qed joperaw l-UE u l-istituzzjonijiet tagħha issa (eż. tnaqqis fil-persunal, ħiliet ġodda marbuta mad-diġitalizzazzjoni) (il-paragrafi 62 sa 67, 71 sa 76, 84 sa 89).

Rakkomandazzjoni 3 – Tittejjeb il-kapaċità tal-EPSO biex jadatta għal ambjent ta’ reklutaġġ li qed jinbidel malajr

Jenħtieġ li l-Bord tat-Tmexxija jintroduċi rieżaminar regolari tal-proċess tal-għażla biex jiżgura l-kapaċità tiegħu li jirreaġixxi għal ambjent ta’ reklutaġġ li qed jinbidel malajr.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: tmiem l-2021

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla V, immexxija mis-Sur Tony Murphy, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fid-29 ta’ Settembru 2020.

Annessi

Anness I – Kategoriji ta’ membri tal-persunal impjegati mal-istituzzjonijiet Ewropej

Il-forza tax-xogħol tal-istituzzjonijiet hija magħmula minn diversi kategoriji ta’ persunal. F’kull kategorija hemm gradi differenti, li jirriflettu rekwiżiti professjonali u edukattivi u livelli ta’ responsabbiltà dejjem akbar.

Uffiċjal huwa persuna li tkun inħatret, wara li tkun għaddiet minn kompetizzjoni, f’post permanenti f’waħda mill-istituzzjonijiet. Il-Kummissarji mhumiex uffiċjali.

L-uffiċjali jappartjenu għal wieħed minn tliet gruppi ta’ funzjoni:

• Amministraturi (AD), fil-gradi AD5 sa AD15;
• Assistenti (AST), fil-gradi AST1 sa AST11;
• Segretarji u skrivani (AST/SC), fil-gradi AST/SC1 sa AST/SC6.

Persunal temporanju jiġi rreklutat:

• fuq kuntratti għal terminu qasir (massimu ta’ sitt snin) biex jimla post permanenti f’waħda mill-istituzzjonijiet jew fis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna;
• fuq kuntratt għal terminu qasir jew, aktar rari, għal perjodu indefinit, biex jimla post temporanju f’istituzzjoni jew f’aġenzija;
• biex jassisti persuna li għandha kariga (eż. Kummissarju), f’liema każ it-tul tal-kuntratt tagħhom ikun marbut mal-kariga tat-titulari.

Il-gruppi ta’ funzjoni għall-persunal temporanju huma l-istess bħal dawk għall-uffiċjali.

Persunal kuntrattwali ma jiġix assenjat għal post stabbilit. Il-persunal kuntrattwali jinqasam f’erba’ gruppi ta’ funzjoni (GFI sa GFIV) skont il-kompiti li jwettqu: minn GFI għal kompiti manwali sa GFIV għal kompiti amministrattivi. Aġenti assenjati għal GFI jew dawk li jaħdmu f’aġenzija jew f’delegazzjoni, rappreżentanza jew uffiċċju jistgħu jiġu rreklutati għal perjodu indefinit; il-kuntratti ta’ aġenti oħra ma jistgħux jaqbżu sitt snin.

Persunal lokali jiġi rreklutat f’lokalitajiet barra l-Unjoni Ewropea skont r-regoli u l-prattiki lokali. Dan il-persunal ma jiġix assenjati għal postijiet stabbiliti.

Anness II – Rekwiżiti ta’ dħul għal kull kategorija ta’ persunal

01

It-tabella hawn taħt tippreżenta fil-qosor il-kwalifiki minimi u l-ħiliet lingwistiċi meħtieġa għal uffiċjali u persunal temporanju, kif ukoll it-tip ta’ kompiti li jitwettqu minn kull grupp ta’ funzjoni.

Uffiċjali u persunal temporanju

Kwalifiki u esperjenza professjonali

AD

Studji universitarji konklużi ta’ mill-anqas tliet snin (erbgħa għal AD7), iċċertifikati b’diploma. Il-kompetizzjonijiet AD7 normalment jirrikjedu minimu ta’ sitt snin esperjenza wara li tkun inkisbet id-diploma mitluba. Il-kompetizzjonijiet AD5 ma jirrikjedu l-ebda esperjenza u huma aktar adattati għall-gradwati żgħażagħ.

AST u AST/SC

Edukazzjoni post-sekondarja ċċertifikata b’diploma, jew edukazzjoni sekondarja ċċertifikata b’diploma, u esperjenza professjonali ta’ mill-anqas tliet snin. Kompetizzjonijiet għal AST/SC1 ma jirrikjedux esperjenza professjonali, iżda dawk għal AST3 jew SC2 normalment jirrikjedu mill-inqas tlieta jew erba’ snin esperjenza professjonali addizzjonali li tkun direttament relatata man-natura tad-dmirijiet, liema esperjenza tkun inkisbet wara l-kwalifika jew l-esperjenza professjonali meħtieġa għall-aċċess għall-kompetizzjoni

Rekwiżiti lingwistiċi

Għall-gruppi ta’ funzjoni kollha: għarfien approfondit ta’ waħda mil-lingwi tal-UE u għarfien sodisfaċenti ta’ lingwa oħra.

Kompiti indikattivi

AD

Amministraturi: profili ta’ tip ġenerali bħal avukati, awdituri, ekonomisti u tradutturi, u profili ta’ tip aktar speċjalizzat (ġuristi lingwisti, riċerkaturi, esperti fil-qasam tal-IT u tal-komunikazzjoni).

AST

Rwoli ġenerali jew tekniċi fl-amministrazzjoni, fl-iżvilupp u l-implimentazzjoni tal-politika, jew rwoli aktar tekniċi fil-finanzi, il-komunikazzjoni, ir-riċerka.

AST/SC

Kompiti klerikali u segretarjali, kompiti ta’ ġestjoni tal-uffiċċju

 

Anness III – L-istadji ta’ kompetizzjoni miftuħa tal-EPSO

Stadju	Deskrizzjoni
Awtoevalwazzjoni	Qabel ma japplikaw, il-kandidati potenzjali huma mistiedna jirrispondu għal kwestjonarju mhux obbligatorju biex jitgħallmu aktar dwar x’għandhom jistennew minn karriera fi ħdan l-istituzzjonijiet tal-UE, kif ukoll dwar it-tip u d-diffikultà tat-testijiet li jkunu se jiffaċċjaw.
Applikazzjoni online	Il-kandidati japplikaw permezz tal-profili tagħhom tal-EPSO (profil elettroniku għall-immaniġġjar tad-dettalji tal-applikazzjoni). Trid timtela formola ta’ applikazzjoni separata għal kull kompetizzjoni. Il-kandidati jirċievu wkoll komunikazzjonijiet dwar l-organizzazzjoni tal-kompetizzjoni mill-EPSO permezz tal-profili tagħhom tal-EPSO.
Testijiet ta’ qabel l-għażla	It-testijiet ta’ qabel l-għażla huma parti minn xi wħud mill-kompetizzjonijiet. Il-format tagħhom huwa stabbilit fl-avviż ta’ kompetizzjoni, iżda fil-biċċa l-kbira dawn isiru fil-forma ta’ testijiet b’għażla multipla bbażati fuq il-kompjuter. Il-kandidati jagħmlu t-testijiet fiċ-ċentri tal-ittestjar fl-Istati Membri tal-UE u xi drabi madwar id-dinja.
Fażi ta’ ammissjoni/Evalwatur tat-talenti u għażla bbażata fuq il-kwalifiki	Il-bord tal-għażla jivverifika li l-kandidati li kellhom l-aħjar punteġġi fit-testijiet ta’ qabel l-għażla jissodisfaw ukoll il-kriterji ta’ eliġibbiltà stabbiliti fl-avviż ta’ kompetizzjoni, u jistieden lill-applikanti li jkollhom l-aħjar prestazzjoni għall-fażi li jmiss. L-għadd ta’ kandidati li għandhom jiġu mistiedna huwa indikat fl-avviż ta’ kompetizzjoni. Għall-kompetizzjonijiet speċjalizzati, l-għażla hija ġeneralment ibbażata fuq il-kwalifiki. Il-bord tal-għażla jivvaluta l-applikazzjonijiet u jagħżel il-kandidati li l-kwalifiki tagħhom jissodisfaw bl-aħjar mod il-kriterji stabbiliti fl-avviż ta’ kompetizzjoni. Din l-għażla ssir biss abbażi ta’ tweġibiet għal mistoqsijiet speċifiċi fit-tab tal-“evalwatur tat-talenti” tal-formola tal-applikazzjoni online fl-għodda tal-IT tal-EPSO.
Testijiet preliminari/intermedji	F’xi wħud mill-kompetizzjonijiet, hemm fażi intermedja fejn il-kandidati jridu jagħmlu aktar testijiet. Dawn it-testijiet normalment jitwettqu fiċ-ċentri tal-ittestjar fl-Istati Membri tal-UE, u jistgħu pereżempju jinkludu eżerċizzju e-tray jew test ta’ traduzzjoni.
Ċentru ta’ evalwazzjoni	Jekk il-punteġġi tal-kandidati fl-istadji preċedenti jkunu fost l-aħjar u jissodisfaw il-kriterji ta’ eliġibbiltà stabbiliti fl-avviż ta’ kompetizzjoni, dawn il-kandidati jiġu mistiedna għall-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni. Iċ-ċentri ta’ evalwazzjoni huma maħsuba biex jevalwaw il-kompetenzi predefiniti billi josservaw l-imġiba tal-parteċipanti. Dawn jikkonsistu f’għadd ta’ eżerċizzji ta’ simulazzjoni differenti f’kuntest rilevanti għall-impjiegi fejn l-imġiba titqabbel mal-profil ta’ kompetenza. Il-kandidati jistgħu jiġu ttestjati fuq żewġ tipi ta’ kompetenzi: kompetenzi f’oqsma speċifiċi u kompetenzi ġenerali. Il-kompetenzi f’oqsma speċifiċi huma l-għarfien u l-ħiliet applikati li huma meħtieġa biex jiġu ssodisfati r-rekwiżiti immedjati tal-profil speċifiku tal-impjieg għal dik il-kompetizzjoni partikolari (eż. avukat speċjalizzat fil-kompetizzjoni, assistent awditur). Il-kompetenzi ġenerali huma kapaċitajiet li l-uffiċjali kollha jeħtieġu sabiex ikollhom karriera ta’ suċċess fi ħdan l-istituzzjonijiet Ewropej. Iċ-ċentri ta’ evalwazzjoni normalment jiġu organizzati fi Brussell jew fil-Lussemburgu (ħlief l-istudju tal-każ, li jsir separatament fl-Istati Membri). L-eżerċizzji tipiċi taċ-ċentri ta’ evalwazzjoni huma: —    studju tal-każ; —    eżerċizzju fi grupp; —    preżentazzjoni orali; —    intervista strutturata; —    intervista speċifika għall-impjieg; —    eżerċizzju e-tray. Id-diplomi tal-kandidati li għaddew u l-evidenza tal-esperjenza professjonali tagħhom jiġu vverifikati wara l-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni, u l-ismijiet tagħhom jitqiegħdu fuq il-lista ta’ riżerva ta’ kandidati li rnexxew.
Lista ta’ riżerva	Il-lista ta’ riżerva fiha l-ismijiet ta’ dawk il-kandidati li kellhom l-aħjar prestazzjoni fil-kompetizzjoni. L-għadd ta’ postijiet disponibbli fuq il-lista ta’ riżerva jiġi ddikjarat fl-avviż ta’ kompetizzjoni. Il-lista tintbagħat lill-istituzzjonijiet tal-UE, li mbagħad minnha jkunu jistgħu jirreklutaw kandidati li għaddew, skont il-ħtiġijiet tagħhom.

Anness IV – Metodoloġija tal-awditjar

01

Aħna ġbarna l-evidenza tagħna għal dan l-awditu mis-sorsi li ġejjin:

• rieżaminar ta’ kampjun ta’ kompetizzjonijiet organizzati mill-EPSO, li fir-rigward tagħhom aħna analizzajna l-ispejjeż u d-durata tagħhom;
• analiżijiet mhux fuq il-post tal-informazzjoni dwar il-ġestjoni tal-EPSO bħal: ir-rapporti annwali tal-attività, il-pjanijiet ta’ ġestjoni, il-minuti tal-Bord tat-Tmexxija (2016-2018), il-minuti tal-grupp ta’ ħidma tal-EPSO (2016-2018);
• kwestjonarji tal-awditjar indirizzati lill-EPSO, il-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni Ewropea u l-Qorti tal-Ġustizzja;
• intervisti li saru matul l-awditu mal-EPSO, il-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni Ewropea, il-Qorti tal-Ġustizzja, u l-fornitur tas-servizzi tal-EPSO għall-fażi taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni;
• stħarriġ għal 471 maniġer intermedju fil-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni Ewropea u l-Qorti tal-Ġustizzja;
• analiżi tal-komunikazzjonijiet tal-EPSO fuq Twitter fil-perjodu 2018-2019;
• kwestjonarji indirizzati lill-presidenti u l-presidenti supplenti tal-kompetizzjonijiet tal-EPSO li tnedew fil-perjodu 2015-2016, u intervisti magħhom.

Tabella 5 – Kampjun ta’ kompetizzjonijiet eżaminat

Referenza	Sena	Profil	Kandidati	Kandidati li għamlu t-testijiet	Kandidati li rnexxew
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Segretarji/Skrivani AST/SC1 u SC2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Tradutturi AD5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Ġuristi lingwisti AD7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 Qasam 4: Ġestjoni tal-proġetti	2014	Assistenti fis-settur tal-bini AST3		1 054	18
EPSO/AD/318/15 Għażliet 1 u 2	2015	Tradutturi AD5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 Qasam 1: Makroekonomija	2013	Amministraturi AD7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Esperti fil-midja u fil-komunikazzjoni diġitali AD6	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (sitt lingwi)	2017	Assistenti lingwistiċi AST1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Tradutturi AD5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16 (l-oqsma kollha)	2016	Esperti tal-ICT AD7		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Amministraturi AD5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Ġuristi lingwisti AD7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Interpreti tal-konferenzi AD5 u AD7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Ġuristi lingwisti AD7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Interpreti tal-konferenzi AD5 u AD7		501	13

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-EPSO.

02

Biex jiġu stmati l-ispejjeż tal-kompetizzjonijiet tal-EPSO u l-proċeduri tal-għażla, aħna stabbilejna metodoloġija ta’ kalkolu b’kooperazzjoni mal-EPSO. Il-punti prinċipali tal-metodoloġija kienu:

• qsim tal-ispejjeż fi tliet kategoriji: spejjeż ġenerali (bħal bini u utilitajiet); spejjeż indiretti (marbuta mal-attivitajiet tal-EPSO li huma relatati mal-kompetizzjonijiet u l-għażla, iżda mhux ma’ kompetizzjoni speċifika); u spejjeż diretti (marbuta ma’ kompetizzjoni speċifika, bħal laqgħat, testijiet f’ċentri ta’ evalwazzjoni);
• għas-sehem tal-ispejjeż ġenerali relatati mal-kompetizzjonijiet, u l-ispejjeż indiretti, aħna qsamniehom skont l-għadd ta’ kandidati li rnexxew f’dik is-sena u mbagħad żidniehom (pro rata) mal-ispejjeż diretti tal-kompetizzjonijiet individwali fil-kampjun tagħna;
• l-ispejjeż diretti tqiesu jew b’valur par (għal fatturi minn fornituri jew minn spejjeż tal-missjonijiet) jew inkella ġew ikkalkulati minna.

03

Biex inqabblu parti mill-ispejjeż diretti tal-EPSO mal-ispejjeż tal-proċeduri tal-għażla organizzati mill-istituzzjonijiet stess, aħna pproċedejna kif ġej.

• Lil kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet, aħna bgħattna kwestjonarju biex nidentifikaw l-għadd u t-tip (kompetizzjonijiet interni jew reklutaġġ ta’ aġenti temporanji permezz ta’ sejħiet għal espressjonijiet ta’ interess) tal-proċeduri interni tal-għażla li twettqu bejn l-2015 u l-2018.
• Minn dawn il-proċeduri, għażilna dawk l-aktar reċenti li jikkonċernaw l-għażla ta’ persunal temporanju, li għalihom l-istituzzjonijiet ma kienu talbu l-ebda appoġġ mill-EPSO. Tlabna lill-istituzzjonijiet biex jipprovdulna l-ispejjeż diretti meta kellhom dawn (fatturi, spejjeż tal-ivvjaġġar) jew evidenza li tippermettilna nikkalkulawlhom (eż. l-għadd ta’ laqgħat meħtieġa għat-tmexxija tal-għażla, id-durata tagħhom u l-grad tal-parteċipanti).
• Abbażi ta’ dan, aħna kkalkulajna l-ispejjeż tal-proċeduri tal-għażla tal-istituzzjonijiet.

Anness V – Spejjeż diretti għal kull kandidat li rnexxa, il-kompetizzjonijiet tal-EPSO u l-proċeduri tal-għażla organizzati mill-istituzzjonijiet stess

Referenza	Sena	Kandidati	Kandidati li rnexxew	Spiża diretta għal kull kandidat li rnexxa
Proċedura istituzzjonali Nru 12	2017	8	1	EUR 751
Proċedura istituzzjonali Nru 7	2017	7	1	EUR 991
Proċedura istituzzjonali Nru 22	2018	21	2	EUR 1 027
Proċedura istituzzjonali Nru 14	2018	37	7	EUR 1 166
Proċedura istituzzjonali Nru 11	2017	35	10	EUR 1 274
Proċedura istituzzjonali Nru 13	2018	74	1	EUR 1 784
Proċedura istituzzjonali Nru 20	2018	23	1	EUR 2 355
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	EUR 2 753
Proċedura istituzzjonali Nru 17	2018	8	1	EUR 3 774
Proċedura istituzzjonali Nru 6	2017	148	12	EUR 3 999
Proċedura istituzzjonali Nru 16	2018	228	32	EUR 4 808
Proċedura istituzzjonali Nru 10	2017	59	10	€4 831
Proċedura istituzzjonali Nru 19	2018	227	23	EUR 4 956
EPSO/AD/331/16 (l-oqsma kollha)	2016	1 629	191	EUR 5 648
Proċedura istituzzjonali Nru 15	2018	117	12	EUR 5 698
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	EUR 6 467
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	EUR 6 820
Proċedura istituzzjonali Nru 18	2018	223	14	EUR 7 837
EPSO/AD/249/13 – Qasam 1: Makroekonomija	2013	1 068	41	EUR 7 866
EPSO/AD/318/15 – Għażliet 1 u 2	2015	948	25	EUR 8 375
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	EUR 8 681
EPSO/AST/130/14 (AST3) - Qasam 4: Ġestjoni tal-proġetti	2014	1 054	18	EUR 8 949
Proċedura istituzzjonali Nru 2	2015	156	6	EUR 9 216
Proċedura istituzzjonali Nru 1	2015	120	5	EUR 9 463
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	EUR 9 534
EPSO/AST/144/17 (AST1) (sitt lingwi)	2017	2 803	35	EUR 10 516
Proċedura istituzzjonali Nru 4	2016	37	3	EUR 11 174
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	EUR 11 263
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	EUR 11 377
Proċedura istituzzjonali Nru 3	2016	13	3	EUR 11 990
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	EUR 12 082
Proċedura istituzzjonali Nru 21	2018	79	5	EUR 12 359
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	EUR 12 979
Proċedura istituzzjonali Nru 8	2017	m/a	3	EUR 13 630
Proċedura istituzzjonali Nru 9	2017	72	3	EUR 13 734
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	EUR 26 052
Proċedura istituzzjonali Nru 5	2016	15	1	EUR 31 832

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-EPSO, il-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni u l-Qorti tal-Ġustizzja.

Anness VI – Durata tal-proċeduri tal-għażla organizzati mill-istituzzjonijiet

Proċeduri tal-għażla organizzati mil-istituzzjonijiet biex jintgħażel persunal temporanju

	Sena	Stadji	Stadju 1	Stadju 2	Stadju 3	Stadju 4	Stadju 5	Kandidati	Kandidati li rnexxew	Avviż tal-għażla	Lista ta’ riżerva	Durata (xhur)
1	2015	5	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 1 (kompetenza speċifika għall-impjieg)	Test tal-kitba bil-lingwa 2 (studju tal-każ)	Intervista	Diskussjoni fi grupp	120	5	30.1.2015	21.12.2015	10.8
2	2015	4	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 2	Intervista	Diskussjoni fi grupp		156	6	8.9.2015	1.8.2016	10.9
3	2016	5	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 1 (kompetenza speċifika għall-impjieg)	Test tal-kitba bil-lingwa 2 (studju tal-każ)	Intervista	Diskussjoni fi grupp	13	3	21.4.2016	18.10.2016	6.0
4	2016	4	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 2	Intervista	Diskussjoni fi grupp		37	3	24.5.2016	14.6.2017	12.9
5	2016	4	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 2	Intervista	Diskussjoni fi grupp		15	1	26.8.2016	14.2.2017	5.7
6	2017	2	Tgħarbil tas-CVs	Intervista				148	12	1.2.2017	16.6.2017	4.5
7	2017	3	Tgħarbil tas-CVs	Intervista	Ittestjar tal-ħiliet f’ambjent tal-ħajja reali			7	1	13.3.2017	13.7.2017	4.1
8	2017	4	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 2	Intervista	Diskussjoni fi grupp		12	3	22.6.2017	6.3.2018	8.6
9	2017	4	Tgħarbil tas-CVs	Test tal-kitba bil-lingwa 2	Intervista	Diskussjoni fi grupp		72	3	28.7.2017	26.4.2018	9.1
10	2017	2	Tgħarbil tas-CVs	Intervista				59	10	11.9.2017	31.8.2018	11.8
11	2017	2	Test ta’ traduzzjoni	Intervista				35	10	22.9.2017	11.6.2018	8.7
12	2017	3	Tgħarbil tas-CVs	Intervista	Ittestjar tal-ħiliet f’ambjent tal-ħajja reali			8	1	24.5.2017	22.9.2017	3.9
13	2018	2	Tgħarbil tas-CVs	Intervista				74	1	17.1.2018	8.6.2018	4.7
14	2018	2	Test ta’ traduzzjoni	Intervista				37	7	3.4.2018	30.5.2018	1.9
15	2018	3	Tgħarbil tas-CVs	Testijiet fiżiċi (speċifiċi għall-impjieg)	Intervista			117	12	25.4.2018	9.1.2019	8.6
16	2018	3	Tgħarbil tas-CVs	Intervista	Test tal-kitba			228	32	9.7.2018	25.6.2019	11.7
17	2018	2	Test ta’ traduzzjoni	Intervista				8	1	24.9.2018	26.10.2018	1.1
18	2018	3	Tgħarbil tas-CVs	Intervista	Test tal-kitba			223	14	9.11.2018	23.7.2019	8.5
19	2018	3	Tgħarbil tas-CVs	Intervista	Test tal-kitba			227	23	9.11.2018	1.8.2019	8.8
20	2018	2	Tgħarbil tas-CVs	Intervista				23	1	30.11.2018	28.2.2019	3.0
21	2018	2	Tgħarbil tas-CVs	Intervista				79	5	21.1.2019	4.7.2019	5.5
22	2018	3	Tgħarbil tas-CVs	Intervista	Ittestjar tal-ħiliet f’ambjent tal-ħajja reali			21	2	16.4.2018	2.7.2018	2.6

Sors: il-QEA, ibbażat fuq data pprovduta mill-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni u l-Qorti tal-Ġustizzja.

Akronimi u Abbrevjazzjonijiet

CBT: test ibbażat fuq il-kompjuter (normalment test psikometriku)

EDP: Programm ta’ Żvilupp tal-EPSO

EPSO: Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal

Glossarju

Kandidat li rnexxa: Kandidat li għadda minn kompetizzjoni miftuħa tal-EPSO.

Lista ta’ riżerva: Lista tal-kandidati kollha li għaddew (irnexxew) minn kompetizzjoni miftuħa tal-EPSO. Din tiġi ppubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE.

Membru tal-bord tal-għażla: Uffiċjal minn istituzzjoni tal-UE nnominat biex joqgħod fuq il-bord tal-għażla li jevalwa l-kandidati ta’ kompetizzjoni ġenerali miftuħa tal-EPSO. Il-membri tal-bord tal-għażla jissejħu “permanenti” meta jkunu ssekondati mill-istituzzjoni tagħhom għall-EPSO għal perjodu ta’ żmien itwal, minflok jiġu nnominati għal kompetizzjoni waħda.

Uffiċċju: Dipartiment tal-Kummissjoni Ewropea, immexxi minn Direttur. L-uffiċċji nħolqu biex iwettqu kompiti speċifiċi, ħafna drabi ta’ natura amministrattiva (eż. l-Uffiċċju tal-Amministrazzjoni u l-Ħlas tal-Intitolamenti Individwali, l-Uffiċċji għall-Bini u l-Infrastruttura fi Brussell u l-Lussemburgu). Għall-kuntrarju tad-Direttorati Ġenerali, l-Uffiċċji ma jittrattawx l-iżvilupp tal-politika.

Tim tal-awditjar

Ir-rapporti speċjali tal-QEA jippreżentaw ir-riżultati tal-awditi li twettaq ta’ politiki u programmi tal-UE, jew ta’ suġġetti relatati mal-ġestjoni minn oqsma speċifiċi tal-baġit. Il-QEA tagħżel u tfassal dawn il-kompiti tal-awditjar biex timmassimizza l-impatt tagħhom billi tqis ir-riskji għall-prestazzjoni jew għall-konformità, il-livell ta’ introjtu jew ta’ nfiq involut, l-iżviluppi li għad iridu jseħħu u l-interess politiku u pubbliku.

Dan l-awditu tal-prestazzjoni twettaq mill-Awla V tal-Awditjar, Finanzjament u amministrazzjoni tal-UE, li hija mmexxija minn Tony Murphy, Membru tal-QEA. L-awditu tmexxa minn Annemie Turtelboom, Membru tal-QEA, li ngħatat appoġġ minn Florence Fornaroli, Kap tal-Kabinett u Celil Ishik, Attaché tal-Kabinett; Bertrand Albugues, Maniġer Prinċipali; Marion Kilhoffer, Kap tal-Kompitu; Daria Bochnar, Panagiota Liapi u Jesús Nieto Muñoz, Awdituri. Richard Moore pprovda appoġġ lingwistiku.

Noti finali

¹ Ara d-Deċiżjoni 2002/621/KE tal-25 ta’ Lulju 2002, ĠU L 197, tas-26.7.2002, u https://epso.europa.eu/.

² Ara http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

³ Ara l-istqarrija tal-missjoni tal-EPSO: “Ir-rwol tal-EPSO huwa li jgħin lill-istituzzjonijiet tal-UE billi jipprovdi proċeduri ta’ selezzjoni ta’ kwalità għolja, effiċjenti u effettivi li jippermettulhom li jirreklutaw il-persuna adatta, għall-impjieg xieraq, fil-ħin opportun.”

⁴ Programm ta’ Żvilupp tal-EPSO: pjan direzzjonali għall-implimentazzjoni, 10/9/2008. Ara wkoll id-dokument intitolat EPSO Development Programme, Final report, 2012, https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

⁵ Stħarriġiet dwar is-sodisfazzjon fost il-kandidati tal-EPSO, li twettaq fi tmiem it-test taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni, fil-perjodu 2014-2018.

Kronoloġija

Avveniment	Data
Il-Memorandum ta’ Ppjanar tal-Awditjar (APM) jiġi adottat / L-awditu jinbeda	3.9.2019
L-abbozz ta’ rapport jintbagħat uffiċjalment lill-entità awditjata	9.7.2020
Ir-rapport finali jiġi adottat wara l-proċedura kontradittorja	29.9.2020
Ir-risposti uffiċjali tal-EPSO jaslu bil-lingwi kollha	26.10.2020

Kuntatt

IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Mistoqsijiet: eca.europa.eu/mt/Pages/ContactForm.aspx
Sit web: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Ħafna informazzjoni addizzjonali dwar l-Unjoni Ewropea hija disponibbli fuq l-Internet.
Jista’ jsir aċċess għaliha permezz tas-server Europa (http://europa.eu).

Il-Lussemburgu: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5347-5	ISSN 1977-5741	doi:10.2865/560224	QJ-AB-20-021-MT-N
HTML	ISBN 978-92-847-5318-5	ISSN 1977-5741	doi:10.2865/576002	QJ-AB-20-021-MT-Q

DRITTIJIET TAL-AWTUR

© L-Unjoni Ewropea, 2020.

Il-politika tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) dwar l-użu mill-ġdid hija implimentata bid-Deċiżjoni Nru 6-2019 tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri dwar il-politika tad-data miftuħa u l-użu mill-ġdid ta’ dokumenti.

Sakemm ma jkunx indikat mod ieħor (eż. f’avviżi individwali dwar id-drittijiet tal-awtur), il-kontenut tad-dokumenti tal-QEA, li huwa proprjetà tal-UE, huwa liċenzjat taħt il-liċenzja Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Dan ifisser li l-użu mill-ġdid huwa awtorizzat, dment li l-awturi jingħataw kreditu xieraq u li l-bidliet jiġu indikati. Il-persuni li jużaw mill-ġdid dan il-kontenut ma jistgħux ibiddlu s-sinifikat jew il-messaġġ oriġinali tad-dokumenti. Il-QEA ma għandhiex tkun responsabbli għal kwalunkwe konsegwenza relatata mal-użu mill-ġdid.

Inti meħtieġ tikseb drittijiet addizzjonali ċari jekk kontenut speċifiku juri individwi privati identifikabbli, pereżempju f’ritratti li jkun fihom il-membri tal-persunal tal-QEA, jew jekk ikun jinkludi xogħlijiet ta’ parti terza. Fejn ikun inkiseb permess, tali permess għandu jikkanċella l-permess ġenerali msemmi hawn fuq u għandu jindika b’mod ċar kwalunkwe restrizzjoni dwar l-użu.

Biex tuża jew tirriproduċi kontenut li ma jkunx proprjetà tal-UE, inti jista’ jkun li jkollok titlob il-permess direttament mingħand id-detenturi tad-drittijiet tal-awtur:

Il-Figuri 1, 6 u 8: Icons © 2010-2020 Freepik Company S.L. Id-drittijiet kollha huma riżervati.

Software jew dokumenti li jkunu koperti mid-drittijiet ta’ proprjetà industrijali, bħal privattivi, trademarks, disinji rreġistrati, logos u ismijiet, huma esklużi mill-politika tal-QEA dwar l-użu mill-ġdid u inti ma għandekx il-liċenzja biex tużahom.

Il-familja ta’ Siti Web istituzzjonali tal-Unjoni Ewropea, fi ħdan id-dominju europa.eu, tipprovdi links għal siti ta’ partijiet terzi. Peress li dawn ma jaqgħux taħt il-kontroll tal-QEA, inti mħeġġeġ biex teżamina l-politiki tagħhom dwar il-privatezza u dwar id-drittijiet tal-awtur.

Użu tal-logo tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri

The European Court of Auditors logo must not be used without the European Court of Auditors’ prior consent.

Kif tikkuntattja lill-UE

Personalment
Madwar l-Unjoni Ewropea kollha hemm mijiet ta’ ċentri ta’ informazzjoni tal-Europe Direct. Tista’ ssib l-indirizz tal-eqreb ċentru għalik f'dan is-sit: https://europa.eu/european-union/contact_mt

Bit-telefown jew bil-posta elettronika
Europe Direct huwa servizz li jwieġeb il-mistoqsijiet tiegħek dwar l-Unjoni Ewropea. Tista’ tikkuntattja dan is-servizz:

• bit-telefown bla ħlas: 00 800 6 7 8 9 10 11 (ċerti operaturi jafu jimponu ħlas għal dawn it-telefonati),
• fuq dan in-numru standard: +32 22999696, jew
• bil-posta elettronika permezz: https://europa.eu/european-union/contact_mt

Kif issib tagħrif dwar l-UE

Onlajn
L-informazzjoni dwar l-Unjoni Ewropea bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE hija disponibbli fuq is-sit web Europa fuq: https://europa.eu/european-union/index_mt

Pubblikazzjonijiet tal-UE
Tista’ tniżżel mill-internet jew tordna l-pubblikazzjonijiet tal-UE, li xi wħud minnhom huma bla ħlas u xi oħrajn bil-ħlas, minn: https://op.europa.eu/mt/publications. Kopji multipli ta’ pubblikazzjonijiet bla ħlas tista’ tiksibhom billi tikkuntattja lil Europe Direct jew liċ-ċentru tal-informazzjoni lokali tiegħek (ara https://europa.eu/european-union/contact_mt).

Il-liġi tal-UE u dokumenti relatati
Għal aċċess għall-informazzjoni legali tal-UE, inkluż il-liġijiet kollha tal-UE mill-1952 ’l hawn, fil-verżjonijiet lingwistiċi uffiċjali kollha, żur is-sit EUR-Lex hawnhekk: http://eur-lex.europa.eu

Dejta Miftuħa mill-UE
Il-portal tad-Dejta Miftuħa mill-UE (https://copenhagenizeindex.eu/) jipprovdi aċċess għal settijiet tad-dejta mill-UE. Id-dejta tista’ titniżżel mill-internet u tintuża mill-ġdid bla ħlas, kemm għal skopijiet kummerċjali kif ukoll mhux kummerċjali.