Euroopa Personalivaliku Amet: aeg on kohandada valikumenetlus muutuvatele värbamisvajadustele

Kokkuvõte

I

ELi institutsioonid võtavad igal aastal pikaajaliselt tööle umbes 1000 uut alalist töötajat enam kui 50 000 kandidaadi hulgast. Uued töötajad valitakse avalike konkursside edukate kandidaatide seast. Neid konkursse korraldab Euroopa Liidu avaliku teenistuse personalivaliku amet EPSO koostöös ELi institutsioonidega.

II

EPSO ülesanne on kaasata piisav arv sobivaid kandidaate ja nad välja valida, et institutsioonid saaksid täita oma värbamisvajadused. EPSO korraldab kaht peamist tüüpi konkursse: suuri konkursse üldprofiiliga algastme ametikoha kandidaatidele, nagu administraatorid, juristid, majandusteadlased, tõlkijad ja sekretärid, ning väiksemaid konkursse spetsiifilisema profiili ja kogemusega kandidaatidele. Valikumenetlusel on kolm etappi: konkursside planeerimine järgmiseks aastaks, iga konkursi kandidaatide hindamine mitme testi või katse abil ning iga konkursi edukate kandidaatide lõplike nimekirjade avaldamine.

III

EPSO konkursipõhine valikumenetlus on oma praeguses vormis olnud kasutusel alates 2012. aastast. Konkursside varasem keelekasutuse kord vaidlustati kohtus ning ELi institutsioonid on hakanud kahtlema valikumenetluse tõhususes. Seetõttu lõi EPSO haldusnõukogu 2019. aasta teisel poolel valikumenetluse teemalise institutsioonidevahelise analüüsirühma. Esitame oma aruandes valikumenetluse võimaliku märkimisväärse ajakohastamise seisukohast asjakohased täiendavad analüüsid, järeldused ja soovitused.

IV

Meie auditi eesmärk oli hinnata, kas EPSO valikumenetlus on võimaldanud ELi institutsioonidel täita oma värbamisvajadused igat liiki töötajate puhul. Uurisime seoses EPSO valikumenetlusega eelkõige seda, kas

1. see oli planeeritud asjakohaselt, et võtta arvesse ELi institutsioonide värbamisvajadusi;
2. sellega kaasnes tõhus teavitamine nii, et konkurssidel osaleks piisav arv kandidaate;
3. selle tulemusel saadi edukad kandidaadid, kes on sobilikud institutsioonide pakutavate töökohtade jaoks;
4. see korraldati õigel ajal;
5. see korraldati nii, et kulud oleksid minimaalsed.

V

Audit keskendus EPSO tegevusele aastatel 2012–2018. Me vaatasime läbi EPSO juhtimisalase teabe, vestlesime EPSO ja mõningate ELi institutsioonide personaliteenistuste töötajatega, vaatasime läbi valiku avalikke konkursse, et analüüsida nende kulusid ja kestust, ning küsitlesime mõningate ELi institutsioonide juhtivtöötajaid.

VI

Jõudsime järeldusele, et EPSO korraldatud suured konkursid võimaldasid üldiselt asjaomasel perioodil institutsioonidel täita üldprofiiliga kandidaatide värbamise vajadused. Protsess osutus aga vähem tõhusaks ja tulemuslikuks institutsioonide väiksema, kuid kasvava vajaduse puhul võtta tööle spetsialiste.

VII

Leidsime, et valikumenetlus on suuremahuliste konkursside puhul üldjoontes tõhus järgmistel põhjustel: planeerimine sobib kõnealustele konkurssidele; EPSO suudab kaasata palju kandidaate ja reklaamib ELi töövõimaluste kaubamärki EU Careers peamiselt Brüsselis; vaatamata valikumenetluse paljudele puudustele on edukate kandidaatide üldine kvaliteet väga hea; aastatel, mil edukaid kandidaate on kõige rohkem, on konkursside kulud väikesed; ja üldprofiiliga kandidaatidele korrapäraste konkursside korraldamine on aidanud tagada piisava arvu potentsiaalseid töötajaid.

VIII

Leidsime ka seda, et valikumenetlus ei ole kohandatud väikesemahulistele sihtotstarbelistele konkurssidele, mis vastavad kõige paremini ELi institutsioonide praegustele värbamisvajadustele, järgmistel põhjustel: nende konkursside planeerimine ei ole usaldusväärne ja toimub liiga vara selleks, et see oleks täpne; EPSO ei suuna oma teavitustegevust järjepidevalt selleks, et leida spetsialistide konkurssidele sobivaid kandidaate; väga heade erialaoskustega kandidaadid võidakse valikumenetlusest varases etapis kõrvale jätta; konkursside kulud on suuremad kui institutsioonide enda alternatiivsete menetluste korral, kui on vaja vaid väikest arvu spetsialiste; ja spetsialistide konkursid sobivad kiireloomuliste värbamisvajaduste täitmiseks vähem kui institutsioonide enda menetlused.

IX

Esitame oma tähelepanekute põhjal järgmised soovitused:

• tugevdada valikumenetluse põhiaspekte, eelkõige mõõta institutsioonide rahulolu, lahendada jätkuvad probleemid seoses keelekasutuse korraga ning kooskõlastada EPSO ja institutsioonide tegevust;
• kehtestada spetsialistide konkurssidele uus menetluskord;
• parandada EPSO suutlikkust kohaneda kiiresti muutuvate värbamisoludega, võttes kasutusele mehhanismi oma valikumenetluse korrapäraseks läbivaatamiseks.

Sissejuhatus

01

ELi institutsioonid võtavad igal aastal pikaajaliselt tööle umbes 1000 uut alalist töötajat (ametnikku) enam kui 50 000 kandidaadi hulgast. Uued töötajad valitakse avalike konkursside edukate kandidaatide seast. Valikumenetluse tulemuste kvaliteet määrab, kui heade omadustega on töölevõetavad ametnikud, kes sageli veedavad kogu oma tööelu ELi institutsioonides.

02

Alates 2003. aastast on neid konkursse korraldanud Euroopa Personalivaliku Amet (EPSO) koostöös institutsioonidega. EPSO ülesanne on pakkuda ELi institutsioonidele kvaliteetset, kiiret ja tulemuslikku tööjõu värbamise teenust, mis võimaldaks leida igale töökohale õigeks ajaks õige inimese¹. Ta peab asjakohase teavitustöö kaudu kaasama ja välja valima piisava arvu sobivaid kandidaate, et institutsioonid saaksid täita oma pikaajalised värbamisvajadused. Need uued töötajad võib jagada kolme kategooriasse: üldametnikud (administraatorid, juristid, majandusteadlased jt, aga ka sekretärid), keeleeksperdid (tõlkijad) ja spetsialistid (IT-spetsialistid, teadlased jt).

03

Üldkonkursid, mille eesmärk on värvata üldametnikke ja keeleeksperte, meelitavad ligi kümneid tuhandeid kandidaate ning mõne keele puhul võib tõlkija ametikohale kandideerida kuni 2000 inimest; nende konkursside nimekirjades võib olla kuni 200 edukat kandidaati ja need on oma olemuselt institutsioonidevahelised. Käesolevas aruandes nimetatakse neid suurteks konkurssideks. Spetsialistide konkursid (umbes 42% edukatest kandidaatidest aastatel 2012–2018) on sihipärasemad ja harvemini institutsioonidevahelised, samuti on neil osalevate kandidaatide arv valdkonna kohta väiksem.

04

EPSO on institutsioonidevaheline asutus, mis osutab personalivaliku teenuseid kõigile ELi institutsioonidele. Samal ajal on ta halduslikult seotud Euroopa Komisjoniga. EPSO haldusnõukogu on selle kõrgeim otsuseid tegev organ. Sellesse kuuluvad EPSO direktor ja iga institutsiooni kõrgema juhtkonna tasandi esindaja. EPSO haldusnõukogu lepib kvalifitseeritud häälteenamusega kokku valikupõhimõtted (mida kohaldatakse valikumenetluses) ja edukate kandidaatide nimekirjade haldamise (edaspidi „reservnimekirjad“, vt III lisa ja osa „Mõisted“). EPSO tööprogrammi, sealhulgas konkursside kavandamise ja ajakava, kiidab ta heaks ühehäälselt. Haldusnõukogu töö ja otsused valmistab ette EPSO töörühm, kuhu kuuluvad ka kõigi institutsioonide madalama astme esindajad.

05

EPSO 2019. aasta üldeelarve oli 23,6 miljonit eurot. See on olnud aastate jooksul stabiilne. Ligikaudu pool EPSO eelarvest (2019. aastal 12,8 miljonit eurot) kulub EPSO personalile (ligikaudu 125 inimest, kellest enamik on alalised ametnikud). Ameti tegevust on tutvustatud joonisel 1.

06

EPSO valikumenetlus on oma praeguses vormis olnud kasutusel alates 2012. aastast². EPSO peale on keelekasutuse korra pärast esitatud kaebusi kohtusse (kohtuasjad C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 ja C-621/16); lisaks sellele lõi EPSO haldusnõukogu ELi institutsioonide rahulolematuse tõttu valikumenetluse suhtes 2019. aasta teisel poolel valikumenetluse institutsioonidevahelise analüüsirühma.

07

Valikumenetlusel on kolm etappi: planeerimine, kandidaatide hindamine ja reservnimekirjade avaldamine. Menetlus algab institutsioonide järgmise kolme aasta värbamisvajaduste hindamisega. EPSO kogub need prognoosid kokku, et esitada järgmise aasta üksikasjalik kava, mis hõlmab ka konkursside väljakuulutamise kavandatud ajakava. Selle kiidab heaks haldusnõukogu.

08

Üldametnike ja keeleekspertide värbamisvajadused (vt I lisa ja II lisa) väljendatakse vajalike uute töötajate koguarvuna. Institutsioonidel palutakse esitada peale vajaminevate töötajate hinnangulise arvu veel üksikasju, näiteks nõutavad keeled, või kui nad kavatsevad värvata spetsialiste, siis vajalikud erialad (nt julgeolek, teadusuuringud).

09

Kui konkurss on heaks kiidetud, koostavad EPSO ja asjaomased institutsioonid konkursiteate. Teates määratakse kindlaks konkursi õigusraamistik: edukate kandidaatide kavandatav arv, minimaalsed tingimused, millele kandidaadid peavad kvalifitseerumiseks vastama, sealhulgas vajaduse korral nõutav erialane töökogemus, konkursil kasutatavad testid ja katsed ning nende kõigi minimaalne nõutav punktisumma.

10

Institutsioonid määravad ka valikukomisjoni liikmed, kes vastutavad testide ja katsete sisu valideerimise ja kandidaatide hindamise eest kogu konkursi vältel (nagu on ette nähtud ELi personalieeskirjades).

11

Testid ja katsed on eri konkurssidel erinevad, kuid iga konkursi etapid on tavaliselt sarnased (vt III lisa).

• Eelvalik: üldametnike konkursid ja muud konkursid, kus soovib osaleda üle 1000 kandidaadi, algavad eelvaliku etapiga, mis koosneb arvutipõhistest psühhomeetrilistest testidest (valikvastustega küsimused verbaalse, matemaatilise ja abstraktse mõtlemise kohta). Spetsialistide puhul võidakse see asendada mõnikord CVde eelvalikuga.
• Konkursile lubamine: eelvaliku etapis parima tulemuse saanud kandidaatide kandideerimisavaldused vaatab läbi valikukomisjon.
• Kvalifikatsiooni hindamine („Talent screener“): mõne konkursi puhul võib konkursile lubamise etapile järgneda kandidaatide CVde läbivaatamine, mille eest antakse punkte vastavalt kandidaadi kvalifikatsioonile ja kogemusele.
• Vahetest või -katse: see etapp ei ole kõigi konkursside puhul kohustuslik ja selle kasutamine sõltub asjaomastest institutsioonidest. Seda võidakse teha eraldi või järgmise etapi raames.
• Hindamiskeskus: eelmistes etappides parima punktisumma saanud kandidaadid lähevad seejärel hindamiskeskuse etappi, kus valikukomisjon hindab neid kindlaksmääratud oskuste ja pädevuste alusel. Kandidaadid, kes ei teinud psühhomeetrilisi teste eelvaliku etapis (spetsialistide konkursid või kui kandidaatide arv on väike), teevad need hindamiskeskuse etapis.

12

Hindamiskeskuse etapis parimad tulemused saavutanud kandidaatide nimed kantakse reservnimekirja. Institutsioonide värbamisteenistused saavad seejärel tutvuda nende CVdega ja võtta ühendust edukate kandidaatidega, kes vastavad nende arvates kõige paremini nende värbamisvajadustele. EPSO jälgib reservnimekirjade kasutamist institutsioonides. Kui paljud edukad kandidaadid jäävad nimekirja, ilma et neid oleks mitu aastat tööle võetud, teeb EPSO haldusnõukogule ettepaneku nimekiri sulgeda.

13

Joonisel 2 on näidatud kõik sidusrühmad, kes osalevad valiku- ja värbamismenetlustes.

Auditi ulatus ja käsitlusviis

14

Auditeerisime EPSOt esimest korda 2009. aastal, et hinnata, kui hästi on ta alates loomisest täitnud oma ülesandeid. Kümme aastat hiljem otsustasime EPSOt uuesti auditeerida. Käesolevas aruandes käsitleme seda, kuidas EPSO on võtnud arvesse 2009. aastal esitatud tähelepanekuid ning kuidas ta on kohanenud kiiresti muutuvate oludega, milles EL ja selle institutsioonid tegutsevad (nt personali vähendamine, digiteerimine).

15

Meie auditi eesmärk oli hinnata, kas EPSO valikumenetlus on võimaldanud ELi institutsioonidel täita oma värbamisvajadused igat liiki töötajate puhul. Uurisime seoses EPSO valikumenetlusega eelkõige seda, kas

1. see oli planeeritud nii, et saaks võtta arvesse ELi institutsioonide värbamisvajadusi;
2. sellega kaasnes tõhus teavitustegevus, et kaasata piisav arv kandidaate;
3. selle tulemusel saadi edukad kandidaadid, kes on sobilikud institutsioonide pakutavate töökohtade jaoks;
4. see korraldati õigel ajal;
5. see korraldati nii, et kulud oleksid minimaalsed.³

16

Auditi käigus me ei hinnanud

• EPSO väljatöötatud testide ja katsete sisu kvaliteeti;
• institutsioonide sisemisi töölevõtmise põhimõtteid ja korda;
• institutsioonide uutele töötajatele ette nähtud koolitusprogramme.

17

Audit keskendus EPSO tegevusele aastatel 2012–2018. Esitame oma aruandes EPSO 2020.–2024. aasta strateegiakava seisukohast olulised analüüsid, järeldused ja soovitused. Meie tähelepanekud põhinevad järgmisel tõendusmaterjalil:

• EPSO tegevusega seotud põhidokumentide läbivaatamine;
• auditi raames toimunud vestlused EPSO ja teiste ELi institutsioonide töötajatega;
• valiku aastatel 2012–2018 korraldatud avalike konkursside läbivaatamine;
• ELi institutsioonide keskastme juhtide küsitlus.

18

Konkursside valim koostati nii, et see käsitleks mitmesuguseid EPSO tegevusvaldkondi, ning see hõlmab kõiki EPSO poolt ajavahemikul 2012–2018 korraldatud konkursside liike. Juhtide küsitluse eesmärk oli koguda nende tagasisidet EPSO avalike konkursside ja muude valikukanalite kaudu tööle võetud töötajate kohta, et võrrelda eri valikumenetluste eeliseid. Küsimustik saadeti 471 juhile; üldine vastamise määr oli 58%. Auditimetoodika üksikasjad on esitatud IV lisa.

Tähelepanekud

19

Et uurida, kas EPSO valikumenetluse käigus tehti õigeks ajaks kindlaks iga töökoha jaoks õiged inimesed nii, et kulud oleksid minimaalsed,

• vaatasime läbi valikumenetluse kõik etapid alates konkursside planeerimisest kuni reservnimekirjade avaldamiseni ning
• võrdlesime nii suurte konkursside kui ka spetsialistide konkursside valikumenetluse tulemuslikkust ja tõhusust.

EPSO korraldatud suurte konkursside tulemusena saadakse üldiselt headel finantstingimustel iga töökoha jaoks õiged inimesed

20

EPSO loodi peamiselt selleks, et korraldada suuremahulisi konkursse üldametnikele (nii administraatoritele (AD tegevusüksus) kui ka assistentidele (AST ja AST/SC tegevusüksus), vt I lisa) ja keeleekspertidele, et tagada ELi institutsioonidele piisav arv töötajaid nende korduvate värbamisvajaduste täitmiseks. Oleme seisukohal, et selle ülesande tõhusaks täitmiseks peaks EPSO

1. kasutama institutsioonide hinnanguid kõnealuse profiiliga uute töötajate vajaduse kohta, et koostada oma konkursside kava;
2. viima ellu teavitamisstrateegiat, mis tõenäoliselt meelitab ligi kõnealuse profiiliga sobivaid kandidaate;
3. kasutama asjakohaseid testimismeetodeid;
4. tagama konkursside korraldamise nii, et kulud oleksid minimaalsed;
5. tagama reservnimekirjade avaldamise õigel ajal, et need vastaksid institutsioonide värbamisvajadustele.

Konkursside planeerimine sobib hästi suuremahulistele konkurssidele

21

EPSO planeerimisprotsessi eesmärk on koguda kokku institutsioonide värbamisvajadused ja esitada nende põhjal järgmisel aastal korraldatavate konkursside ajakava, et tagada nende värbamisvajaduste täitmine.

22

EPSO planeerimisprotsess kehtestati praeguses vormis EPSO arengukavas, mis võeti vastu 2008. aastal⁴. EPSO arengukavaga kehtestati iga-aastased konkursitsüklid kolme liiki töötajate jaoks: üldadministraatorid (ette nähtud peamiselt madalama palgaastme töötajate värbamiseks ning suunatud noortele ülikoolilõpetajatele, kellel on vähe erialast töökogemust või puudub see üldse), assistendid (AST ja AST/SC tegevusüksused) ning keeleeksperdid.

23

Need iga-aastased tsüklid vastavad korduvatele institutsioonidevahelistele värbamisvajadustele. Iga tsükkel algab kavakohaselt konkreetsel ajal aasta jooksul: näiteks üldadministraatorite registreerimine algab septembris, kuid assistentide registreerimine algab detsembris. Spetsialistide konkursid (näiteks selliste töötajate nagu juristide-lingvistide konkursid) ja sihtotstarbelised konkursid (konkreetsete ametikohtade, näiteks juhtivate ametikohtade konkursid) korraldatakse kolme põhitsükli vahelistel aegadel. Joonisel 3 on näidatud iga-aastane planeerimistsükkel.

24

Konkursitsüklite korraldamiseks küsib EPSO osalevatelt institutsioonidelt, kui palju üldametnikke (administraatoreid ja assistente) ning keeleeksperte on neil hinnanguliselt vaja järgmisel aastal tööle võtta. Samuti palub ta institutsioonidel märkida, milliseid spetsialiste nad soovivad tööle võtta.

25

EPSO töörühm analüüsib institutsioonide esitatud vajadusi ja määrab selle põhjal kindlaks, millised konkursid järgmisel aastal korraldatakse. EPSO ei korralda igal aastal kõiki institutsioonide soovitud konkursse (iga-aastased tsüklid, spetsialistide konkursid ja sihtotstarbelised konkursid). Töörühm peab esmatähtsaks iga-aastaseid tsükleid ja kui need on planeeritud, siis otsustatakse teised institutsioonidevahelised konkursid, sõltuvalt soovitud kandidaatide ja sarnaste profiilide konkursside reservnimekirjades saadaolevate edukate kandidaatide arvust.

26

Ajavahemikul 2012–2018 moodustasid üldametnikud 37% kõigist soovitud edukate kandidaatide arvust ja keeleeksperdid moodustasid 20%. Hoolimata aja jooksul toimunud vähenemisest, mida on näidatud joonisel 4, moodustavad üldametnikke ja keeleeksperte käsitlevad taotlused endiselt suure osa institutsioonide edukate kandidaatide taotlustest, mis näitab nende tähtsust planeerimisprotsessis. Siiski ei moodusta nad enam enamikku uutest töötajatest, keda otsitakse. Iseäranis viimastel aastatel on vähenenud nõudlus tõlkijate järele. Selle põhjuseks on otsus värvata tõlkijate ametikohtadele vähem alalisi töötajaid, suurenenud allhanked ja tehnoloogia areng (masintõlge).

27

Pärast seda, kui institutsioonid on EPSO-le teatanud oma hinnangud edukate kandidaatide vajaduse kohta, kalduvad nad neid hinnanguid konkursside korraldamisel tavaliselt vähendama. Leidsime, et keskmiselt on institutsioonide hinnangud iga-aastaste tsüklite käigus taotletud töötajate arvu kohta suhteliselt täpsed: soovitud üldametnike arv oli tegelikust 11% suurem ja keeleekspertide arv oli 18% suurem. Spetsialistide prognoositud vajadus oli ebatäpsem: seda hinnati tegelikust 33% suuremaks.

28

Meie arvates sobib planeerimisprotsess hästi üldadministraatorite, assistentide ja keeleekspertide iga-aastaste konkursitsüklite korraldamiseks.

• Selle keskmes on eelkõige neid töötajaid käsitlevate vajaduste kokku kogumine.
• Kõnealuste konkursside puhul on värbamisvajaduste hinnangu täpsuse määr piisav. Kuna vajadused on korduvad, ei pea hinnangud olema väga täpsed.
• Nende vajaduste põhjal on EPSO-l võimalik esitada ajakava, millega tagatakse, et edukad kandidaadid on korrapäraselt saadaval.

EPSO meelitab ligi palju kandidaate ja reklaamib ELi töövõimaluste kaubamärki peamiselt Brüsselis

29

Iga konkursi jaoks on kindlaks määratud soovitavate kandidaatide profiil, arvestades personalieeskirjades sätestatud haridustaseme ja töökogemuse miinimumnõudeid ning taotluse esitanud institutsiooni vajadusi (vt I lisa ja II lisa). Mõned konkursid korraldatakse konkreetselt ühe institutsiooni jaoks, samal ajal kui teised keskenduvad ühele konkreetsele asukohale. EPSO ülesanne on teha teavitustöö kaudu kindlaks õiged kandidaadid ja neis osalemise vastu huvi äratada. EPSO peab aga oma teavitusmeetmete kavandamisel võtma arvesse ka välistegureid, näiteks ELi institutsioonide üldist atraktiivsust mõnes riigis.

30

ELi töövõimaluste kaubamärk EU Careers loodi 2010. aastal osaliselt selleks, et suurendada liikmesriikides ELi atraktiivsust kõrgharidusega töötajate tööandjana (vt eriaruanne nr 15/2019). ELi töövõimaluste kaubamärk tugineb võrgustikule, kuhu kuuluvad institutsioonide saadikud (kaubamärgi üritustel osalevad töötajad, keda nimetatakse töötajatest saadikuteks) ja ülikoolide saadikud (üliõpilased, kes vastutavad ELi töövõimalustega seotud teabe levitamise eest oma ülikoolis; neid nimetatakse üliõpilassaadikuteks).

31

Kaubamärki toetavad ka ülikoolide karjääriteenistused ja liikmesriikides asuvad kontaktpunktid. EPSO korraldab ka sihtotstarbelisi üritusi sihtriikidele, st riikidele, kelle kodanikud on konkurssidel või ELi töötajate hulgas alaesindatud. Mõningate nende üritustega aidatakse asjaomaste riikide ametiasutustel koostada strateegiaid ELi institutsioonide kui tööandjate propageerimiseks ja konkursside reklaamimiseks. Nende meetmete mõju geograafilisele tasakaalule konkursside kandidaatide seas ei ole veel nähtav.

32

ELi töövõimaluste kaubamärgi jaoks loodud sisu keskendub ELile kui tööandjale, mitte konkreetsetele konkurssidele. See hõlmab näiteks võimalikele puuetega või erivajadustega kandidaatidele suunatud teavet, et nad oleksid teadlikud institutsioonide pakutavatest võimalustest ja konkurssidel osalemise ajal neile kättesaadavatest majutusvõimalustest.

33

Tänu ELi töövõimaluste kaubamärgi loomisele suurendas EPSO oma iga-aastaste karjääri- ja tööalaste ürituste arvu 52-lt 2012. aastal 109-le 2018. aastal. Suurem osa EPSO teabevahetuse eelarvest suunati samuti ümber ELi töövõimaluste kaubamärgile ning töötajatest saadikute ja üliõpilassaadikute üritustele, nagu on näidatud joonisel 5. Enamik neist üritustest (keskmiselt 69%) toimub Brüsselis, kus institutsioonide ja mitmesuguste huvirühmade (kohalikud ja riiklikud esindused, erasektori konsultatsiooni- ja lobitööettevõtted jms) kohalolu tõttu ollakse juba teataval määral teadlik ELi pakutavatest töövõimalustest. 37% EPSO hindamiskeskuse küsitlustele vastanutest märkis, et neil on otsene seos institutsioonidega – nad töötasid kas mõnes institutsioonis või avalikus sektoris ELiga seotud ametikohal⁵.

34

Väljaspool Brüsselit toimuvaid üritusi korraldavad enamasti liikmesriigid, EPSO toetab neid mõnikord mõningal määral. Samuti koostab EPSO üliõpilassaadikute programmiga hõlmatud ülikoolide nimekirja, kuid see põhineb liikmesriikide soovitustel, kusjuures tugevalt on esindatud sotsiaal-, õigus- ja majandusteaduskonnad. Olenemata kandidaatide kodakondsusest alustab enamik EPSO hindamiskeskuse küsitlustele vastanutest konkursiprotsessi endiselt Belgiast ja Luksemburgist, sealjuures sooritab kaks kolmandikku neist eelvaliku testid seal.

35

On märke, et ELi töövõimaluste kaubamärk ei ole suutnud äratada piisavalt kõrgharidusega või noorte spetsialistide huvi ELi asutustes töötamise vastu. AD 5 (kõrgharidusega administraatorite kõige madalam palgaaste) konkurssidel osalevatel kandidaatidel on sageli töökogemus ning alla 35-aastaste kandidaatide osakaal väheneb. See on iseäranis silmatorkav mõne sihtriigi puhul – ühes neist olid 2018. aastal pooled AD 5 konkursi kandidaadid üle 35-aastased. See tuli esile ka küsitluses, mille tegime juhtide seas nende hiljutise töölevõtmiskogemuse kohta ja mille kohaselt olid 22% hiljuti tööle võetud administraatoritest nooremad kui 35 aastat. Neist 62% olid üle 40-aastased ja seega oli neil institutsioonis tööd alustades tõenäoliselt juba vähemalt kümneaastane töökogemus, mis on rohkem kui konkursside palgaastmete puhul tavaliselt nõutav.

36

Kogenud inimeste töölevõtmine madalama astme ametikohtadele võib kahjustada tööjõu vanuselist koosseisu ja karjäärijuhtimist. Mõned asutused on alustanud oma programme noortele spetsialistidele, et tegeleda probleemiga, mis puudutab kõrgharidusega noorte vähesust reservnimekirjades.

37

Seega keskendub suurem osa EPSO teavitustööst meetmetele, mis tõenäoliselt meelitavad kandidaate osalema iga-aastastel tsüklilistel konkurssidel, eelkõige aga üldadministraatorite konkurssidel. Kõnealune teavitustöö toimub vastavalt iga-aastaste tsükliliste konkursside korraldamisele (vt punkt 23) ja on suunatud samadele inimestele, eelkõige üldadministraatorite tsüklis osalejatele, st kõrgkooli lõpetanutele, kellel on vähe töökogemust.

38

Meie arvates on selline käsitlusviis sidus, kuid selle geograafiline ja sotsiaal-majanduslik ulatus on piiratud. Üritusi korraldatakse kohtades, kus inimesed on juba tõenäoliselt teadlikud ELi institutsioonide töövõimalustest, ning need on suunatud vaid piiratud hulgale kõrgkooli lõpetanutele (peamiselt sotsiaalteaduste ja majandusteaduse lõpetanutele). Peale selle ei suudeta nendega äratada piisava arvu kõrgharidusega või noorte spetsialistide huvi ELi asutustes töötamise vastu.

Vaatamata valikumenetluses esinevatele puudustele on edukad kandidaadid üldiselt heade omadustega

39

EPSO valikumenetlus (üksikasjad on esitatud III lisa) on väga konkurentsivõimeline. Mõnel meie valimisse kuuluval konkursil kasutatakse esimese etapina arvutipõhiseid eelvalikuteste. Konkurssidel, kus selliseid teste kasutatakse, loobub keskmiselt 16,5% kandidaatidest enne konkursi algust ega tee eelvalikuteste. Arvutipõhiseid psühhomeetrilisi teste kasutatakse seetõttu, et paljud värbamisvaldkonna spetsialistid peavad neid üheks kõige täpsemaks töötaja tulevase tulemuslikkuse prognoosijaks. EPSO konkurssidel ei kasutata aga neid teste mitte ainult selleks, et hinnata kandidaatide sobivust ametikohale, vaid tegelikult ka kandidaatide kõrvalejätmiseks, et konkursiprotsessi paremini hallata.

40

Vähemalt esimese testi läbinud kandidaatide keskmine edukuse määr (edukate kandidaatide protsent kandidaatide arvust) on 2%. Meie valimis varieerub see näitaja 27%-st (juristide-lingvistide konkurss, kus oli 26 kandidaadi kohta seitse edukat kandidaati) 0,5%-ni (tõlkijate konkurss, kus oli 184 kandidaadi kohta üks edukas kandidaat). Joonisel 6 on näidatud, kuidas väheneb kandidaatide arv üldkonkursi igas etapis, kus kasutati arvutipõhiseid teste.

41

See protsess võimaldab hästi kindlaks teha edukad kandidaadid, kelle oskusi ja pädevusi juhid tunnustavad. Meie korraldatud juhtide küsitluses kinnitas 88% neist, et nad olid rahul või väga rahul nende EPSO edukate kandidaatide omadustega, kelle nad olid tööle võtnud.

42

Küsitluses osalenud juhtide sõnul ei olnud EPSO kaudu tööle võetud kandidaadid oluliselt paremate omadustega kui töötajad, kelle nad olid tööle võtnud muude kanalite kaudu (lepingulised töötajad ja ajutised teenistujad). Nad märkisid, et EPSO edukatel kandidaatidel, kelle nad olid tööle võtnud, ei olnud institutsioonides töötamiseks vajalikud põhioskused ja suutlikkus märkimisväärselt paremad (vt joonis 7), välja arvatud juhtimisoskus vähesel määral.

43

EPSO-l puudub ametlik mehhanism, et hinnata institutsioonide rahulolu tema osutatavate teenustega. Arutelud edukate kandidaatide sobivuse üle toimuvad mitteametlikult töörühma või haldusnõukogu koosolekutel. Et tegeleda pakiliste probleemidega, näiteks konkursi tühistamine kohtus või rahulolematus valiku mõne aspektiga, on võimalik luua institutsioonidevahelised analüüsirühmad. EPSO ei ole siiski kehtestanud menetlust, mis võimaldaks lahendada tuvastatud probleemid enne, kui need on muutunud nii tõsiseks, et tekiks vajadus analüüsirühma loomise järele.

44

Konkursside keelekasutuse kord on mõjutanud konkursside tõhusust alates 2010. aastatest. Kohtumenetluste tõttu tühistati suur osa 2016. aasta konkurssidest ja peatati EPSO tegevus. Enne 2016. aastat korraldas EPSO üldkonkursse kolmes keeles: inglise, prantsuse ja saksa keeles. Pärast liikmesriikide õiguslikke kaebusi, mille nad esitasid 2010. aastate alguses, otsustas Euroopa Kohus, et selline tava on diskrimineeriv ja põhjendamatu.

45

Institutsioonidevahelise analüüsirühma töö tulemusel muutis EPSO 2016. aasta septembris üldkonkurssidel kasutatavate keelte üle otsustamise kaheetapiliseks protsessiks. Kõigepealt palutakse kandidaatidel märkida kõik ELi keeled, mida nad oskavad, ja nende keelte oskuse tase. Kui kõik on seda teinud, kasutatakse konkursil viit kõige sagedamini märgitud keelt. Mõnda kandideerimisavalduse osa, näiteks kvalifikatsiooni hindamise osa, saab täita ainult inglise, prantsuse või saksa keeles. Kaebusi saab samuti esitada ainult teatavas arvus keeltes, mille seas ei pruugi tingimata olla iga kandidaadi emakeelt. Praegust korda ei ole kohtus tühistatud, kuid need piiravad asjaolud jätavad ruumi edasisteks õiguslikeks vaidlusteks. See tekitab jätkuvalt ebakindlust EPSO tegevuse suhtes. EPSO haldusnõukogu on olukorrast teadlik, kuid 2019. aasta lõpuks ei olnud ta kokku leppinud uut keelekasutuse korda, mis tagaks õiguskindluse konkursside korraldamise suhtes.

46

Valikumenetlus sõltub suurel määral ka töötajatest, kelle ELi institutsioonid nimetavad valikukomisjonide liikmeteks. Nende ülesanne on kontrollida kandidaatide sobivust ja hinnata neid kogu valikumenetluse jooksul. EPSO peab korraldama neile väljaõppe ja ta pakub neile konkursi ajal haldustuge, kuid institutsioonide ülesanne on hinnata valikukomisjoni liikmete motivatsiooni ja pühendumist sellele ülesandele ning tagada, et neile antakse oma ülesannete täitmiseks piisavalt aega.

47

Tagasiside, mille saime auditi käigus EPSO-lt, valikukomisjonide esimeestelt ja ELi institutsioonidelt, näitab, et kõigil osalistel on keeruline leida valikukomisjonidesse pädevaid töötajaid ning tagada, et konkursi läbiviimine oleks kooskõlas institutsioonide tööprogrammiga. Enamik neist korralduslikest probleemidest tuleneb EPSO ja institutsioonide ebapiisavast koostööst.

48

1. selgituses on näidatud, kuidas mõjutab EPSO ja institutsioonide vaheline ülesannete jaotus valikukomisjoni tööd.

49

Meie arvates on EPSO korraldatud valikumenetlus heade omadustega edukate kandidaatide väljaselgitamisel üldiselt tõhus. See on väga selektiivne ja eriti asjakohane üldametnike konkursside puhul, kus on palju kandidaate. Menetlusel on siiski puudusi. EPSO ei mõõda institutsioonide rahulolu tema osutatavate teenustega, ebakindlusele keelekasutuse korra suhtes ei ole leitud rahuldavat pikaajalist lahendust ja konkursid sõltuvad sellest, kas väga heade oskuste ja omadustega valikukomisjoni liikmed on saadaval, mis ei ole alati nii EPSO ja institutsioonide vahelise ülesannete jaotuse tõttu.

Aastatel, mil edukaid kandidaate on kõige rohkem, on konkursside maksumus väike

50

EPSO püsikulud (personali- ja kinnisvarakulud) on ligikaudu 15 miljonit eurot aastas, olenemata korraldatavate konkursside arvust. Seetõttu sõltub EPSO konkursside maksumus tema tegevuse mahust: mida rohkem edukaid kandidaate kantakse vastaval aastal reservnimekirja, seda väiksem on püsikulude osakaal eduka kandidaadi kohta makstavates kuludes.

51

Kuna EPSO ei esita teavet konkursside maksumuse kohta, uurisime seda küsimust ise. Analüüsisime aastatel 2012–2018 toimunud 15 konkursi (või sama valikukomisjoniga konkursirühmade) kogumaksumust eduka kandidaadi kohta. Võtsime arvesse kõiki konkursiga seotud kulusid, olenemata sellest, kas need tasus EPSO (EPSO töötajate palgad, maksed teenuseosutajatele jne) või ELi institutsioon (valikumenetluses osalevate töötajate palgad). Jagasime kulud kolme kategooriasse: üldkulud (nt hooned ja kommunaalteenused), kaudsed kulud (mis on seotud EPSO konkursitegevusega, kuid mitte konkreetse konkursiga, näiteks EPSO töötajate palgad) ja otsesed kulud (mis on seotud konkreetse konkursiga, nt koosolekute ja hindamiskeskustega).

52

Tulemused on esitatud tabelis 1. Mis tahes profiili puhul on keskmine kulu eduka kandidaadi kohta umbes 24 000 eurot. Tegevusüksuste kaupa on kulud järgmised: 25 000 eurot AD-kategooria eduka kandidaadi kohta, 21 900 eurot AST-kategooria eduka kandidaadi kohta ja 15 300 eurot AST-SC-kategooria eduka kandidaadi kohta (meie valimis on ainult üks selline konkurss).

Tabel 1. EPSO konkursi kulud eduka kandidaadi kohta

Viide	Profiil	Testil osalenud kandidaadid	Edukad kandidaadid	Kulud testil osalenud kandidaadi kohta	Kulud eduka kandidaadi kohta
EPSO/AST-SC/06/17	Sekretärid/kantseleitöötajad AST/SC1 ja SC2	4121	359	1334 eurot	15 318 eurot
EPSO/AD/287/14	Tõlkijad AD 5	237	34	2597 eurot	18 105 eurot
EPSO/AD/289/14	Juristid-lingvistid AD 7	364	14	782 eurot	20 324 eurot
EPSO/AST/130/14 4. valdkond: projektijuhtimine	Assistendid hoonesektoris AST 3	1054	18	351 eurot	20 567 eurot
EPSO/AD/318/15 (1. ja 2. valikuvõimalus)	Tõlkijad AD 5	762	25	694 eurot	21 158 eurot
EPSO/AD/249/13 1. valdkond: makromajandus	Administraatorid AD 7	1068	41	835 eurot	21 748 eurot
EPSO/AD/347/17	Meedia ja digitaalse kommunikatsiooni eksperdid AD 6	1860	63	750 eurot	22 138 eurot
EPSO/AST/144/17 (6 keelt)	Keeletalituse assistendid AST 1	2010	35	403 eurot	23 162 eurot
EPSO/AD/233/12	Tõlkijad AD 5	1751	70	940 eurot	23 525 eurot
EPSO/AD/331/16 (kõik valdkonnad)	Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eksperdid AD 7	1629	191	2 808 eurot	23 947 eurot
EPSO/AD/301/15	Administraatorid AD 5	20 985	159	188 eurot	24 802 eurot
EPSO/AD/354/17-LV	Juristid-lingvistid AD 7	26	7	6900 eurot	25 630 eurot
EPSO/AD/236 kuni 239/12	Konverentsitõlgid AD 5 ja AD 7	275	30	3064 eurot	28 089 eurot
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Juristid-lingvistid AD 7	1170	26	663 eurot	29 814 eurot
EPSO/AD/256 kuni 259/13	Konverentsitõlgid AD 5 ja AD 7	501	13	1 036 eurot	39 936 eurot

Allikas: Euroopa Kontrollikoda EPSO andmete põhjal.

53

EPSO loodi ajal, mil institutsioonid pidid 2004. ja 2007. aasta laienemiste tõttu igal aastal võtma tööle suure arvu inimesi. Ameti kulustruktuur kajastab seda olukorda. Konkursid, mille kulud eduka kandidaadi kohta on meie valimis kõige väiksemad, on need, mille edukate kandidaatide lõplik arv on üsna suur (EPSO/AST-SC/06/17) või mis toimusid sellistel intensiivse tegevusega aastatel nagu 2014 (1200 edukat kandidaati sel aastal) ja 2015 (1636 edukat kandidaati).

54

Teine konkursi maksumuse oluline tegur on testidel osalenud kandidaatide ja edukate kandidaatide suhtarv. Eelvalikutestide maksumus on sõltuvalt konkursist 48–92 eurot testil osalenud kandidaadi kohta; kui neid teste kasutatakse, võivad nad seega oluliselt suurendada lõppkulusid eduka kandidaadi kohta. 2. selgituses esitatakse näited selle mõju kohta.

55

Meie seisukoha järgi on kulustruktuur kavandatud nii, et see võimaldab minimeerida suuremahuliste konkursside kulusid. See kajastab EPSO esialgset ülesehitust, kui temalt eeldati suure arvu kandidaatidega konkursside korraldamist ja igal aastal suure arvu edukate kandidaatide väljaselgitamist.

Korrapärased üldkonkursid aitasid tagada võimalike uute töötajate piisava arvu

56

Koos iga-aastase tsükliga seati EPSO arengukavas eesmärgiks, et konkursid kestavad 9–10 kuud. Nende kestus lühenes märgatavalt pärast EPSO arengukava kehtima hakkamist: enne 2010. aastat kestis konkurss keskmiselt 18 kuud, kuid perioodil 2012–2018 vähenes see 13 kuuni. Joonisel 8 on näidatud valiku- ja värbamisprotsessi praegune ajakava, sealhulgas kõige lühem (14 kuud) ja pikem (rohkem kui neli aastat) ajavahemik planeerimise ja värbamise vahel.

57

AD 5 (esimene palgaaste) üldkonkursi keskmine kestus on 13 kuud, mis on veidi pikem kui teiste rahvusvaheliste organisatsioonide poolt noorte spetsialistide programmide jaoks kandidaatide väljavalimiseks läbiviidavate menetluste kestus (10–12 kuud). EPSO iga-aastastes tegevusaruannetes kajastatakse konkursside kestuse küsimust, kuid ei esitata meetmeid, millega parandada asjaolu, et konkursid võtavad pidevalt kauem aega, kui on seatud eesmärgiks EPSO arengukavas.

58

Iga-aastased konkursitsüklid on kavandatud nii, et pidevalt oleks saadaval uusi töötajaid, kuna kõnealuste konkurssidega seotud ametikohtadele võetakse uusi töötajaid tööle aasta läbi. Kuid õigeaegsust (nimekirja avaldamine õigel ajal) ei võetud iga-aastaste tsüklite planeerimisel EPSO arengukavas arvesse, välja arvatud selles osas, et reservnimekirju ei olnud kavas avaldada juulis/augustis, mil tegevuse intensiivsus on väike. Reservnimekirjade avaldamise eeldatav kuupäev (administraatorite puhul mai/juuni, assistentide puhul september ja keeleekspertide puhul detsember) ei vasta ühelegi institutsioonides rakendatavale konkreetsele töölevõtmise mustrile. Spetsialistide ja sihtotstarbelisi konkursse korraldatakse põhitsüklite vahelisel ajal (vt punkt 23) ja nende reservnimekirjad avaldatakse „võimalikult kiiresti“, mitte ei määrata kindlaks täpset kuupäeva.

59

Oleme seisukohal, et suurte konkursside korrapärane korraldamine on üldiselt aidanud tagada võimalike uute üldametnike piisava arvu. Süsteemis ei võeta aga arvesse institutsioonide värbamisvajaduste ajastust. EPSO konkursid kestavad endiselt kauem, kui on seatud eesmärgiks EPSO arengukavas.

Spetsialiste käsitlev EPSO valikumenetlus ei vasta ELi institutsioonide praegustele värbamisvajadustele

60

Institutsioonide värbamisolukord on pärast EPSO arengukava koostamist ja kasutusele võtmist muutunud. Personali on vähendatud ja mõne ametikoha puhul on tehtud strateegilisi otsuseid asendada ametnikud ajutiste teenistujatega. Alates 2012. aastast on enamikus EPSO korraldatud konkursside reservnimekirjades vähem kui 20 edukat kandidaati (vt tabel 2).

Tabel 2. EPSO konkursid reservnimekirja kantud kandidaatide arvu järgi (2012–2018)

Reservnimekirja kantud edukate kandidaatide arv	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Perioodi 2012–2018 keskmine
1–10	52%	36%	15%	61%	33%	59%	10%	44%
11–20	14%	18%	23%	18%	41%	11%	30%	21%
21–40	14%	23%	27%	8%	14%	14%	20%	16%
41–60	0%	8%	12%	2%	7%	0%	20%	5%
61–80	10%	8%	4%	2%	5%	7%	10%	6%
81–100	0%	3%	0%	0%	0%	2%	0%	1%
101–150	7%	5%	12%	4%	0%	5%	0%	5%
151–200	0%	0%	4%	2%	0%	0%	10%	1%
Rohkem kui 200	3%	0%	4%	2%	0%	2%	0%	2%

Allikas: Euroopa Kontrollikoda EPSO andmete põhjal.

61

EPSO ei ole loodud selliste kiiresti muutuvate olude jaoks, milles EL ja selle institutsioonid praegu tegutsevad (seda mõjutavad personalikärped, uute oskuste vajadus digiteerimise elluviimiseks jne). Alates 2008. aastast on suurenenud nõudlus täita kiireloomulisi või kriisist tingitud värbamisvajadusi, mis nõuavad sihipärasemaid profiile. Et täita oma ülesandeid nendes uutes oludes, oleks EPSO meie seisukoha järgi pidanud samal ajal suuremahuliste konkurssidega

1. koguma asjakohaselt kokku institutsioonide hinnangud spetsiifilise profiiliga spetsialistide vajaduse kohta, et koostada usaldusväärne ajakava väikesemahuliste konkursside jaoks;
2. suunama oma teavitustegevust, et jõuda spetsialistideni, keda on raske värvata;
3. kasutama spetsialistidele asjakohaseid testimismeetodeid;
4. tagama, et nende konkursside kulud oleksid väikesed;
5. tagama reservnimekirjade avaldamise õigel ajal, et need vastaksid institutsioonide värbamisvajadustele.

Spetsialistide konkursside planeerimine ei ole usaldusväärne ja toimub liiga vara, et olla täpne

62

Alates 2012. aastast on suurenenud institutsioonide vajadus spetsialistide järele (vt joonis 4 ja punkt 26). Seda suurenenud vajadust kajastab ka meie küsitlus, mille korraldasime juhtide seas: 57% osalenud juhtidest nõustus väitega, et „spetsialistide reservnimekirjad ammenduvad liiga kiiresti“ (üksnes 35% nõustus sama väitega üldametnike puhul). 76% juhtidest, kes vastasid küsimusele, kas nad eelistavad töötajaid spetsialistide või üldametnike reservnimekirjadest, valisid spetsialistide nimekirja.

63

Teave spetsialistide värbamise vajaduste kohta põhineb sellel, mida iga institutsioon annab EPSO-le teada planeerimise ajal tema soovitud töötajate profiili kohta. Spetsialistide konkursse korraldatakse nii palju kui võimalik ajavahemikul, mis on jäänud vabaks pärast iga-aastaste tsüklite kindlaksmääramist.

64

Spetsialistide konkursid on väikesemahulised, tavaliselt lühikese reservnimekirjaga konkursid (vähem kui 30 edukat kandidaati). Seetõttu ei peeta neid alati esmatähtsaks (vt punkt 25) ning mõnikord lükatakse need edasi või tühistatakse. Sellest tulenevalt leiavad institutsioonid muid, paindlikumaid viise oma värbamisvajaduste täitmiseks, näiteks korraldavad ise valikumenetluse ajutiste teenistujate leidmiseks.

65

Võrreldes taotlusi spetsialistide töölevõtmiseks – vastavalt institutsioonide esialgsetele hinnangutele planeerimise ajal – ja konkursiteates märgitud tegelike taotletavate edukate kandidaatide arvu, leidsime, et vajadusi spetsialistidest edukate kandidaatide järele hinnatakse planeerimisetapis suuremaks (vt punkt 27) kui konkursiteate koostamisel soovitud edukate kandidaatide arv.

66

Ülehindamist põhjustab ka planeerimise kestus, kuna institutsioonide prioriteedid muutuvad alates ajast, mil EPSO küsib värbamisvajaduste prognoosi (mai) ja haldusnõukogu ajakava kinnitab (november), kuni hetkeni, mil algab konkurss (mõnikord järgmisel aastal). Sellest tulenevalt vaadatakse konkursside ajakava pidevalt läbi ja kohandatakse seda, nagu ka soovitud edukate kandidaatide arvu.

67

Meie arvates ei ole planeerimisprotsess kohandatud institutsioonide praegustele vajadustele. Selles eelistatakse liiga palju suuremahulisi üldkonkursse, samal ajal kui institutsioonid soovivad väiksemaid konkursse. Lisaks ei võimalda planeerimisprotsessi ajakava, mis algab aasta enne konkursi toimumist, täpselt hinnata vajadusi spetsialistide järele, mis toob kaasa ülehindamise ja pideva kohandamise. Selle usaldusväärsus ja praktilisus on spetsialistide konkursside seisukohast seega piiratud.

EPSO ei suuna oma teavitustegevust järjepidevalt selleks, et kaasata häid kandidaate spetsialistide konkurssidele

68

EPSO saab tagada institutsioonidele sobivad potentsiaalsed töötajad ainult juhul, kui ta suudab kaasata konkursile asjakohaseid kandidaate. Leidsime, et kandidaadid ei vasta alati soovitud profiilidele. Mõned kandidaadid ei soovi tegelikult töötada töötajaid otsivas institutsioonis, vaid mõnes teises ELi institutsioonis. See on iseäranis problemaatiline mõningate spetsialistide, nt IT-spetsialistide puhul väljaspool Brüsselit asuvates kohtades. Ainus vahend, mida praegu kasutatakse, et aidata kandidaadil hinnata oma sobivust konkursil osalemiseks, on vabatahtlik lühike valikvastustega test, mille kandidaat võib enne kandideerimist teha. Selle eesmärk on aidata potentsiaalsetel kandidaatidel hinnata, kas nad on sobilikud tööks ELi institutsioonides, kuid mitte konkreetse konkursi jaoks.

69

Veel üks probleem tekib siis, kui konkursil on liiga vähe kandidaate. EPSO arengukavas on kehtestatud kandidaatide ja edukate kandidaatide suhtarvu eesmärk (administraatoritele 38, assistentidele 27 ja keeleekspertidele 40 kandidaati eduka kandidaadi kohta). Kasutasime neid suhtarve, et hinnata teavitustegevuse tõhusust kandidaatide leidmisel. Meie valimisse kuuluvate konkursside puhul seda eesmärki alati ei saavutatud, olenemata sellest, kui palju kulutati konkursiga seotud teavitustegevusele. Teised konkursid, mille teavitustegevuse kulud olid väikesed või puudusid üldse, ületasid suuresti oma eesmärke (vt tabel 3). Teavitustegevuse kulude ja kandidaatide arvu vahel puudub selge seos.

Tabel 3. Teavitustegevuse kulud ja kandidaatide sihtarvu saavutamine

Konkurss	Profiil	EPSO arengukava eesmärgi saavutamine	Kulud kandidaadi kohta	Kulud eduka kandidaadi kohta
AD/354/17	Keelespetsialist (juristid-lingvistid, LV)	9%	270 eurot	1003 eurot
AD/287/14	Keeleekspert (tõlkijad, SV)	23%	7 eurot	67 eurot
AD/331/16	Spetsialist (administraator, IKT)	23%	4 eurot	37 eurot
AD/249/13	Spetsialist (administraator, makromajandus)	69%	13 eurot	330 eurot
AD/233/12	Keeleekspert (tõlkijad, HR)	78%	3 eurot	98 eurot
AD/318/15	Keeleekspert (tõlkijad, PL)	95%	14 eurot	521 eurot
AD/256–259/13	Keelespetsialist (konverentsitõlgid)	96%	1 eurot	39 eurot
AD/347/17	Spetsialist (administraator, kommunikatsioon)	98%	4 eurot	154 eurot
AD/289/14	Keelespetsialist (juristid-lingvistid, FR)	99%	3 eurot	112 eurot
AD/332-334-336	Keelespetsialist (juristid-lingvistid, ES, MT ja IT)	161%	4 eurot	271 eurot
AST/144/17	Keelespetsialist (AST)	200%	2 eurot	145 eurot
AST/130/14	Spetsialist (assistent, projektijuhid)	220%	0 eurot*	0 eurot

* Konkursiga seotud teavituskulusid ei olnud.

Allikas: Euroopa Kontrollikoda EPSO andmete põhjal.

70

Meie seisukoha järgi ei ole EPSO piisavalt reklaaminud spetsialistide konkursse, hoolimata suurenevast vajadusest selliste konkursside järele. See on ühtaegu nii ebatõhus kui ka kulukas, kui kandidaadid ei vasta nõutud profiilile või kui nad keelduvad töötajaid otsivate institutsioonide tööpakkumistest. Kõnealune küsimus on veel probleemsem, kui reservnimekirja kantud kandidaatide arv on väike.

Väga heade erialaoskustega kandidaadid võidakse valikumenetlusest varases etapis kõrvale jätta

71

EPSO arengukavas on kehtestatud konkursside standardvorm (vt III lisa). Selline korraldus tähendab, et erialaseid tööga seotud teadmisi testitakse vahetestidel või -katsetel (sageli on see nii keeleekspertide puhul) või isegi alles hindamisetapi raames töövestlusel. Kui valikukriteeriumid (õpingute valdkond või töökogemus) ei ole asjakohaselt kindlaks määratud, võidakse sobivad kandidaadid eelvaliku etapis menetlusest kõrvale jätta.

72

Väga spetsiifiliste profiilide puhul on institutsioonide jaoks atraktiivsem korraldada oma valikumenetlus, kuna see annab neile täieliku paindlikkuse kasutada selliseid teste, mida nad peavad vajalikuks. Analüüsisime 22 sellist menetlust ja neist 19 puhul alustasid institutsioonid CVde eelvalikuga, et võimaldada testimisetapis jätkata ainult sobivatel kandidaatidel. See on hea viis jätta ebasobivad kandidaadid menetlusest kohe kõrvale.

73

Hindamiskeskuse etapp võeti EPSO arengukavas kasutusele selleks, et suunata konkursside keskpunkt teadmistelt oskustele. Selle eesmärk on hinnata kandidaate selliste pädevuste ja oskuste põhjal, mida institutsioonid peavad oma töötajate puhul oluliseks.

74

Kuid nagu on näidatud joonisel 9, nähtub meie küsitlusest, et kui juhtidel palutakse hinnata, kas töötajatel üldiselt on need oskused, ei näe nad suurt erinevust EPSO konkursside edukate kandidaatide ja institutsioonide enda valikumenetluse kaudu tööle võetud ajutiste teenistujate oskuste ja suutlikkuse vahel (vt ka punkt 42, mis käsitleb juhtide hinnangut töötajatele, kelle nad on viimati ise värvanud). Oma valikumenetlustes keskenduvad institutsioonid tavaliselt rohkem tehnilistele testidele ja katsetele (nt tekstide koostamine ja tõlkimine) ning jätavad välja EPSO hindamiskeskuse etapile vastava nn oskuste osa.

75

Kui välja arvata keeleoskus ja võime töötada mitmekultuurilises keskkonnas, ei arva juhid, et EPSO kaudu tööle võetud uued töötajad on märkimisväärselt paremate oskustega kui muude kanalite kaudu tööle võetud töötajad. Üldiselt leiavad nad, et muude valikumenetluste kaudu tööle võetud töötajate asjakohane erialane töökogemus on veidi parem, mis viitab sellele, et need menetlused sobivad paremini spetsialistide ja spetsiifilise profiiliga töötajate värbamiseks.

76

Meie seisukoha järgi ei sobi EPSO arengukavas kindlaks määratud konkursside vorm ja testimismeetodid spetsialistide ja muude väikesemahuliste konkursside jaoks.

• Kandidaatide kogemuste kontrollimine ja nende tööalaste teadmiste testimine pärast eelvaliku etappi suurendab ohtu, et edukad kandidaadid jäetakse menetlusest kõrvale liiga vara ja hindamiskeskuse etappi jääb liiga vähe pädevaid kandidaate.
• Hindamiskeskuse etapil ei ole märkimisväärseid eeliseid ning juhid leiavad, et institutsioonide enda valikumenetluste kaudu tööle võetud töötajatel on asjakohasem erialane töökogemus, mis on spetsialistide puhul vajalik.

Kui EPSO konkursid on suunatud vaid vähestele spetsialistidele, on need kallimad kui institutsioonide enda valikumenetlused

77

Otsesed kulud (vt punkt 51) moodustavad 20–65% meie valimisse kuuluvate konkursside kogukuludest. Konkursi iga etapi otseste kulude analüüsi kohaselt on kõige kallim etapp tavaliselt hindamiskeskuse etapp, nagu on näidatud joonisel 10. Mida kauem see kestab või mida suurem on valikukomisjon, seda kallim on konkurss.

78

Meie valimis oli hindamiskeskuse etapi keskmine kulu 4038 eurot eduka kandidaadi kohta, kuid konkurssidevahelised erinevused olid suured. Konkursi AST-SC/06/17 hindamiskeskuse etapp oli üsna lühike ja edukate kandidaatide arv oli üsna suur, seega oli maksumus eduka kandidaadi kohta vaid 843 eurot. Teise assistentide konkursi puhul oli see 2661 eurot. Administraatorite puhul oli see alates 2587 eurost AD 5 üldkonkursi (AD/301/15) eduka kandidaadi kohta kuni rohkem kui 10 000 euroni konverentsitõlkide konkursi eduka kandidaadi kohta (kahe konkursi keskmine).

79

Hindamiskeskuse etapp on spetsialistide konkurssidel kulukas eri põhjustel: spetsialistide profiil eeldab kogenumaid valikukomisjoni liikmeid, kellel on kõrgem palgaaste, ja see etapp võib kesta kauem, eriti kui see hõlmab eri erialasid, et saavutada konkursi jaoks kriitiline mass.

80

Hindamiskeskuse etapis on eeldatav edukuse määr ligikaudu 30%. Mõne profiili puhul on aga hindamiskeskuse etapi edukalt sooritanute määr üsna kõrge. Ühe meie valimisse kuuluva konkursi puhul (AD/354/17) oli see koguni 88%. See võib juhtuda siis, kui kandidaate on alustamiseks liiga vähe või kui suur osa kandidaatidest jäetakse vahetestide või -katsete / pädevustestide põhjal enne hindamiskeskuse etappi menetlusest kõrvale. Sellisel juhul ei ole hindamiskeskuse etapp kulutõhus viis kandidaatide testimiseks.

81

Võrdlesime ka EPSO konkursside ja institutsioonide enda valikumenetluste otseseid kulusid eduka kandidaadi kohta (üksikasjad on esitatud V lisa) ning arvutasime keskmise näitaja vastavalt reservnimekirjadesse kantud kandidaatide arvule. Tulemused on esitatud tabelis 4.

Tabel 4. EPSO ja ELi institutsioonide otsesed kulud eduka kandidaadi kohta reservnimekirja kantud kandidaatide arvu järgi

Reservnimekirja kantud edukate kandidaatide arv	1–20	21–40	41–60	61–80	> 100
EPSO	14 165 eurot	9600 eurot	7866 eurot	8177	6828 eurot
Institutsioonid	7444 eurot	4882 eurot	–	–	–

Allikas: Euroopa Kontrollikoda EPSO, Euroopa Parlamendi, komisjoni ja Euroopa Kohtu andmete põhjal.

82

Meie valimisse kuuluvate konkursside põhjal on EPSO suurte konkursside jaoks odavam valik, kuid väiksemate konkursside puhul on institutsioonide otsesed kulud oluliselt väiksemad – kuni 50%. Seda võib seletada asjaoluga, et käsitlemist vajavate kandideerimisavalduste arv on väiksem (meie valimis oli vähem kui 20 eduka kandidaadiga konkursside puhul EPSO-l keskmiselt 533 kandidaati, institutsioonidel 66), mis aitab kulusid vähendada. Institutsioonide korraldatavatel väikesemahulistel konkurssidel on tavaliselt ka vähem testimisetappe.

83

Meie arvates ei ole EPSO praegune konkursside vorm tõhus, et hoida institutsioonide poolt praegu soovitavate väikesemahuliste, spetsialistidele suunatud konkursside kulud väiksena. Institutsioonide enda menetluste kulud on seda liiki konkursi puhul väiksemad, sageli seetõttu, et neil on vähem etappe, need on suunatud väiksemale kandidaatide hulgale ning need on paremini kohandatud asjaomase institutsiooni vajadustele. Eelkõige suurendab väikeste konkursside kulusid ilma selge kasuta hindamiskeskuse etapp, peamiselt seepärast, et selle edukalt sooritanute määr on väga kõrge.

EPSO menetlused on spetsialistide kiireloomuliste värbamisvajaduste jaoks vähem sobivad kui institutsioonide enda menetlused

84

Konkursi iga etapi (vt punkt 11) läbiviimine võtab aega ja lisaks on etappide vahel nn ooteaeg kandidaatidele, et võimaldada tulemusi ühtlustada või käsitleda läbivaatamistaotlusi või kaebusi.

85

Meie valimisse kuuluvatest konkurssidest viis hõlmas kõiki võimalikke etappe. Joonisel 11 on näidatud iga etapi kestus. Tasub märkida, et lühim konkurss nendest viiest, AD/301/15, on üldkonkurss, mille reservnimekiri on pikim (159 edukat kandidaati). Kõigi teiste reservnimekirjades oli vähem kui 35 edukat kandidaati.

86

Nagu joonisel 8 näidatud, kulub institutsiooni vajaduse väljendamise ja sellega seotud konkursi algatamise vahel palju aega. Isegi kui planeerimissuunistes mainitakse „ajutiste vajaduste“ puhul paindlikkust, ei ole võimalik veel mitme kuu jooksul konkurssi algatada. Seega ei sobi valikumenetlus kiireloomuliste värbamisvajaduste jaoks.

87

Sellest tulenevalt ja ka selleks, et vältida planeerimisprotsessi institutsioonidevahelist läbirääkimiste etappi, otsustavad institutsioonid mõnikord algatada oma värbamismenetluse, otsustades sel juhul võtta tööle pigem ajutisi teenistujaid kui ametnikke. Me uurisime 22 sellist menetlust (üksikasjad on esitatud VI lisa), et hinnata nende kestust.

88

Institutsioonidel õnnestub viia menetlused lõpule nelja valikuetapiga (CVde eelvalik, vestlused, kirjalik test või katse ja mõnikord rühmaarutelu) kaheksa kuu jooksul alates osalemiskutse avaldamisest (võrreldes keskmiselt 13 kuuga EPSO konkursi puhul). See muudab need menetlused paindlikumaks ja seega kiireloomuliste värbamisvajaduste täitmiseks sobivamaks kui spetsialistide konkursid. Institutsioonidel on oma menetluste ajastamisega ka rohkem paindlikkust kui spetsialistide konkursside puhul, mille üle peavad institutsioonid läbirääkimisi pidama ja mis sõltuvad suurel määral eri institutsioonide valikukomisjoni liikmete saadavusest (vt punktid 25 ja 47).

89

Meie arvates muudab EPSO konkursside kindlaksmääratud etappide arv kogu protsessi liiga pikaks ja vähepaindlikuks ning soodustab seda, et institutsioonid korraldavad oma menetlusi, kui nad soovivad täita spetsialisti ametikoha kiiresti. See vorm ei sobi kiireloomuliste värbamisvajaduste rahuldamiseks.

Järeldused ja soovitused

90

Üldiselt on EPSO täitnud edukalt talle esialgu seatud eesmärki: tagada palju edukaid kandidaate, kelle oskused on piisavalt laiapõhjalised, et teha kauakestvat ja mitmekesist karjääri institutsioonides. Leidsime, et EPSO valikumenetluse praegune korraldus põhineb EPSO 2008. aasta arengukavas esitatud ideedel: korraldada konkursse iga-aastaste tsüklitena profiilidele, millega seotud värbamisvajadused on eeldatavasti korduvad.

91

Planeerimisprotsessi keskmes on igal aastal korraldatavad suured konkursid (punktid 21–28). Peamiselt Brüsselis ELi töövõimaluste kaubamärgi all tehtud teavitustöö on aidanud kaasata palju kandidaate (punktid 29–38). Testimismeetodid on taganud, et edukate kandidaatide omadused on head ja vastavad üldjoontes juhtide ootustele (punktid 39–42).

92

Valikumenetluses on siiski mitmeid puudusi, mis vähendavad selle tõhusust. Psühhomeetrilisi teste ei kasutata mitte ainult selleks, et hinnata kandidaatide sobivust ametikohale, vaid tegelikult ka kandidaatide menetlusest kõrvale jätmiseks, et konkursiprotsess oleks paremini hallatav (punktid 39 ja 40). Puudub ametlik mehhanism, mille abil mõõta institutsioonide rahulolu menetluse läbinud edukate kandidaatidega (punkt 43). Valikumenetluse mõnes osas kasutatavate keelte arvu piiramine on põhjustanud õigusliku ebakindluse jätkumist (punktid 44 ja 45). EPSO ja institutsioonide vaheline ebapiisav kooskõlastamine võib konkursside toimumist edasi lükata (punktid 46 ja 47). Lisaks ei jälgi EPSO konkursside kulusid ega ole võtnud meetmeid, et tagada konkursside kestusele seatud eesmärkide täitmine (punktid 51 ja 57).

1. soovitus: kõrvaldada valikumenetluse kindlaks tehtud puudused

Haldusnõukogu peaks ajakohastama valikumenetlust, et kõrvaldada selle tulemuslikkust mõjutavad järgmised puudused:

• mõõtma institutsioonide rahulolu valikumenetlusega;
• vaatama läbi keelekasutuse korra, eelkõige seoses avalduste vormide ja kaebuste esitamise süsteemiga, et tagada kandidaatide ja institutsioonide jaoks õiguskindlus;
• tagama EPSO ja institutsioonide vahelise parema kooskõlastamise seoses valikukomisjoni liikmete saadavusega;
• kehtestama järelevalvekorra, et anda aru konkursside maksumusest;
• lühendama konkursside kestust EPSO arengukavas seatud eesmärgini, st kümne kuuni.

Tähtaeg: 2021. aasta lõpp

93

Leidsime ka, et EPSO organisatsiooniline ülesehitus võimaldab hoida konkursside kulusid väiksena, kui edukate kandidaatide arv aastas on suur (punktid 50–55). Peale selle on üldkonkursside korrapärane korraldamine aidanud tagada institutsioonidele piisava arvu potentsiaalseid uusi töötajaid (punktid 56–59).

94

Leidsime siiski, et praegune valikumenetlus ei vasta hästi institutsioonide vajadustele oludes, kus töötajate arvu on vähendatud. Üldistele profiilidele suunatud suuremahuliste värbamismenetluste asemel otsivad institutsioonid üha enam spetsialiste, kes saaksid kiiresti tööle hakata. See osutab vajadusele korraldada konkursse, mille reservnimekirjad on lühikesed (vähem kui 30 edukat kandidaati).

95

Praegune valikumenetlus ei ole seda liiki konkursside jaoks hästi kohandatud. Planeerimisprotsess ei ole usaldusväärne ja toimub liiga vara, et olla täpne (punktid 62–67). EPSO ei suuna oma teavitustegevust järjepidevalt selleks, et kaasata sobivaid kandidaate spetsialistide konkurssidele (punktid 68–70). Tööalaseid teadmisi kontrollitakse liiga hilja ja seepärast on oht, et väga heade erialaoskustega kandidaadid jäetakse menetlusest kõrvale juba valikumenetluse varases etapis, mistõttu jõuab hindamiskeskuse etappi liiga vähe sobivaid kandidaate (punktid 71–76).

96

Samuti on institutsioonide kulud väiksemad, kui nad korraldavad spetsialistide leidmiseks ise valikumenetlusi, ja nad kasutavad nende jaoks paindlikumat valikumenetlust (vt punktid 72 ja 77–83). EPSO korraldatavad spetsialistide konkursid on liiga pikaldased, et vastata institutsioonide kiireloomulistele värbamisvajadustele (punktid 84–89), kui võrrelda sellega, mida institutsioonid võivad saavutada oma lihtsamate menetlustega.

2. soovitus: kehtestada spetsialistide konkurssidele uus menetlusraamistik

Haldusnõukogu peaks võtma spetsialistide jaoks kasutusele uue valikumenetluse, millel on eraldi planeerimiskord.

Need spetsialistide konkursid ja lühikeste reservnimekirjadega konkursid tuleks läbi viia taotluse esitavate institutsioonide ja EPSO vahelise täpse kokkuleppe alusel, milles on kindlaks määratud vähemalt järgmine:

• tööalaste teadmiste testimise viis ja selle suhteline kaal võrreldes hindamiskeskuses testitud oskustega;
• institutsioonide poolt EPSO käsutusse antavad vahendid ja töötajad (sealhulgas on täpsustatud valikukomisjoni liikmete kvalifikatsioon ja kogemus);
• konkursi reklaamimiseks kavandatud teavitustöö;
• ajakava, millest EPSO kohustub konkursi raames kinni pidama;
• konkursi hinnanguline maksumus, sellega seotud järelevalve- ja aruandluskord ning kulude minimeerimiseks kavandatud erimeetmed.

Tähtaeg: 2023. aasta esimene kvartal

97

EPSO ei ole kohandanud oma valikumenetlust muutuvate oludega, milles institutsioonid on tegutsenud alates 2012. aastast. EPSO arengukava koostati vastuseks perioodi 2004–2008 kriitikale; sellega ei loodud piisavat paindlikkust, et võimaldada EPSO-l kohandada oma valikumenetlust nõuetega, mis tulenevad kiiresti muutuvatest oludest, milles EL ja selle institutsioonid peavad nüüd tegutsema (nt personali vähendamine, digiteerimisega seotud uued oskused) (punktid 62–67, 71–76, ja 84–89).

3. soovitus: parandada EPSO suutlikkust kohaneda kiiresti muutuvate värbamisoludega

Haldusnõukogu peaks hakkama valikumenetlust korrapäraselt läbi vaatama, tagamaks, et seda on võimalik kohandada kiiresti muutuvatele värbamisoludele.

Tähtaeg: 2021. aasta lõpp

V auditikoda, mida juhib kontrollikoja liige Tony Murphy, võttis käesoleva aruande vastu Luxembourgis 29. septembril 2020.

Lisad

I lisa. Euroopa institutsioonide töötajate kategooriad

Institutsioonide töötajaskond koosneb eri kategooriate töötajatest. Igas kategoorias on eri palgaastmed, mis kajastavad kutse- ja haridusnõuete ning vastutuse suurenemist.

Ametnik on isik, kes nimetatakse konkursi läbimise järel alalisele ametikohale ühes institutsioonidest. Volinikud ei ole ametnikud.

Ametnikud kuuluvad ühte kolmest tegevusüksusest:

• administraatorid (AD), palgaastmed AD 5–AD 15;
• assistendid (AST), palgaastmed AST 1–AST 11;
• sekretärid ja kantseleitöötajad (AST/SC), palgaastmed AST/SC 1–AST/SC 6.

Ajutised teenistujad kaasatakse

• lühiajalise töölepinguga (kuni kuus aastat) alalise ametikoha täitmiseks ühes institutsioonidest või Euroopa välisteenistuses;
• lühiajalise töölepinguga või harvemini määramata ajaks ajutise ametikoha täitmiseks institutsioonis või asutuses;
• selleks, et abistada teataval ametikohal töötavat isikut (nt volinikku); sellisel juhul on ajutise teenistuja töölepingu kestus seotud selle isiku ametiajaga.

Ajutiste teenistujate tegevusüksused on samad, mis ametnikel.

Lepingulised töötajad on töötajad, keda ei määrata alalisele ametikohale. Nad jagunevad vastavalt oma ülesannetele nelja tegevusüksusesse (GFI–GFIV), alustades füüsilise töö üksusest GFI ja lõpetades haldusülesannete üksusega GFIV. GFI töötajad või mõnes asutuses, delegatsioonis, esinduses või ametis töötav personal võidakse tööle võtta määramata ajaks; muude töötajate töölepingud ei tohi ületada kuut aastat.

Kohalikud töötajad võetakse tööle väljaspool Euroopa Liitu asuvates kohtades kohalike eeskirjade ja tavade järgi. Neid ei nimetata alalisele ametikohale.

II lisa. Töötajate kategooriate töölevõtmisnõuded

01

Allpool toodud tabelis on kokkuvõtvalt esitatud ametnike ja ajutiste teenistujate kutse- ja keeleoskuste miinimumnõuded ning iga tegevusüksuse ülesannete liigid.

Ametnikud ja ajutised teenistujad

Kvalifikatsioon ja töökogemus

AD

Lõpetatud ja diplomiga tõendatud vähemalt kolmeaastase (palgaastme AD 7 puhul nelja-aastase) nominaalõppeajaga kõrgharidus. Palgaastme AD 7 konkursside puhul on tavaliselt nõutav vähemalt kuueaastane töökogemus pärast kvalifikatsiooni tõendava diplomi saamist. Palgaastme AD 5 konkursside puhul ei ole töökogemus nõutav ja see on paremini kohandatud noortele kõrgkooli lõpetanutele.

AST ja AST/SC

Diplomiga tõendatud kõrgharidus või diplomiga tõendatud keskharidus ja vähemalt kolmeaastane töökogemus. Palgaastmete AST/SC1 konkurssidel ei nõuta töökogemust, kuid AST 3 või SC 2 konkurssidel nõutakse tavaliselt lisaks vähemalt kolme- või nelja-aastast töökogemust, mis on otseselt seotud ametiülesannetega ja mis on saadud pärast konkursil osalemiseks nõutava kvalifikatsiooni või töökogemuse omandamist.

Keelenõuded

Kõik tegevusüksused: ELi ühe ametliku keele põhjalik ja ELi teise ametliku keele rahuldav oskus.

Ülesannete üldine kirjeldus

AD

Administraatorid: üldprofiilid, nagu juristid, audiitorid, majandusteadlased ja tõlkijad, ning spetsiifilisemad profiilid, nagu juristid-lingvistid, teadlased, IT- ja kommunikatsioonieksperdid.

AST

Üldised ülesanded halduses, poliitikameetmete väljatöötamises ja rakendamises või tehnilisemad ülesanded rahanduse, kommunikatsiooni või teadusuuringute valdkonnas.

AST/SC

Kantselei- ja sekretäriülesanded, büroo juhtimine.

 

III lisa. EPSO avaliku konkursi etapid

Etapp	Kirjeldus
Enesehindamine	Enne kandideerimist soovitatakse potentsiaalsetel kandidaatidel vastata vabatahtlikult küsimustikule, et saada rohkem teavet selle kohta, mida oodata töölt ELi institutsioonides ning testide liigi ja keerukuse kohta.
Elektrooniline kandideerimisavaldus	Kandidaadid esitavad kandideerimisavalduse oma EPSO kasutajakonto kaudu (elektrooniline profiil kandideerimisandmete haldamiseks). Iga konkursi kohta tuleb täita eraldi avalduse vorm. EPSO kasutajakonto kaudu saavad kandidaadid EPSO-lt teavet ka konkursi korraldamise kohta.
Eelvalikutestid	Mõne konkursi raames tuleb teha eelvalikutestid. Nende vorm on esitatud konkursiteates, kuid enamasti tehakse need arvutipõhiste valikvastustega testidena. Kandidaadid sooritavad testid ELi liikmesriikides ja mõnel juhul ka mujal maailmas asuvates testimiskeskustes.
Konkursile lubamise etapp / kvalifikatsiooni hindamine ja selle põhjal valimine	Valikukomisjon kontrollib, kas eelvalikutestidel parima punktisumma saanud kandidaadid vastavad ka konkursiteates kindlaks määratud kandideerimiskriteeriumidele, ning kutsub kõige paremad tulemused saavutanud kandidaadid järgmisse etappi. Kutsutavate kandidaatide arv on märgitud konkursiteates. Spetsialistide konkursside puhul põhineb valik tavaliselt kvalifikatsioonil. Valikukomisjon hindab kandideerimisavaldusi ja valib välja kandidaadid, kelle kvalifikatsioon vastab kõige paremini konkursiteates esitatud kriteeriumidele. Valik tehakse üksnes EPSO IT-vahendi elektroonilise avalduse vormi kvalifikatsiooni hindamise (talent screener) osas esitatud konkreetsetele küsimustele antud vastuste põhjal.
Esialgsed / vahetestid või -katsed	Mõnel konkursil on vaheetapp, kus kandidaadid peavad sooritama veel teste või katseid. Need viiakse tavaliselt läbi ELi liikmesriikides asuvates testimiskeskustes ning võivad hõlmata näiteks e-dokumentide halduse katset või tõlketesti.
Hindamiskeskuse etapp	Kui kandidaadi eelmiste etappide punktisumma on parimate seas ja ta vastab konkursiteates sätestatud kriteeriumidele, kutsutakse ta hindamiskeskusesse. Hindamiskeskuse etapp on ette nähtud kindlaksmääratud pädevuste hindamiseks, jälgides osalejate käitumist. Etapp hõlmab mitut eri simulatsiooniharjutust tööga seotud kontekstis, kus käitumist võrreldakse pädevusprofiiliga. Kandidaate võidakse testida kaht liiki pädevuste alusel: valdkonnaga seotud ja üldpädevused. Valdkonnaga seotud pädevused on praktilised teadmised ja oskused, mis on vajalikud konkreetse konkursi konkreetse ametikoha (nt konkurentsivaldkonna juristi, audiitori abi) otseste nõuete täitmiseks. Üldpädevused on võimed, mida kõik ametnikud vajavad edukaks karjääriks Euroopa institutsioonides. Hindamiskeskuse etapp toimub tavaliselt Brüsselis või Luxembourgis (välja arvatud juhtumiuuring, mis toimub liikmesriikides eraldi). Tüüpilised hindamiskeskuse ülesanded on järgmised: — juhtumiuuring; — rühmatöö; — suuline ettekanne; — struktureeritud vestlus; — tööintervjuu; — e-dokumentide halduse harjutus. Edukate kandidaatide diplomeid ja töökogemust tõendavaid dokumente kontrollitakse pärast hindamiskeskuse etapi läbimist ning nende nimed kantakse edukate kandidaatide reservnimekirja.
Reservnimekiri	Reservnimekiri hõlmab konkursil parimaid tulemusi saavutanud kandidaatide nimesid. Reservnimekirja kantavate kandidaatide arv on märgitud konkursiteates. Nimekiri saadetakse ELi institutsioonidele, kes saavad seejärel vastavalt vajadustele võtta nimekirjast tööle edukaid kandidaate.

IV lisa. Auditimetoodika

01

Auditi tõendusmaterjalide allikad on järgmised:

• EPSO korraldatud konkursside valimi läbivaatamine – analüüsisime nende puhul kulusid ja kestust;
• selliste EPSO haldusteavet käsitlevate dokumentide läbivaatamine nagu aasta tegevusaruanded, majandamiskavad, haldusnõukogu koosolekute protokollid (2016–2018) ja EPSO töörühma koosolekute protokollid (2016–2018);
• EPSO-le, Euroopa Parlamendile, komisjonile ja Euroopa Kohtule saadetud auditiküsimustikud;
• auditivestlused EPSO, Euroopa Parlamendi, komisjoni, Euroopa Kohtu ja EPSO teenuseosutajaga hindamiskeskuse etapis;
• küsitlus, milles osales 471 Euroopa Parlamendi, komisjoni ja Euroopa Kohtu keskastme juhti;
• Twitteris 2018.–2019. aastal avaldatud EPSO teadete analüüs;
• 2015. ja 2016. aastal algatatud EPSO konkursside esimeestele ja esimeeste asetäitjatele saadetud küsimustikud ning vestlused nendega.

Tabel 5. Läbivaadatud projektide valim

Viide	Aasta	Profiil	Kandidaadid	Testil osalenud kandidaadid	Edukad kandidaadid
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Sekretärid/kantseleitöötajad AST/SC1 ja SC2	5573	4121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Tõlkijad AD 5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Juristid-lingvistid AD 7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 4. valdkond: projektijuhtimine	2014	Assistendid hoonesektoris AST 3		1054	18
EPSO/AD/318/15 1. ja 2. valikuvõimalus	2015	Tõlkijad AD 5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 1. valdkond: makromajandus	2013	Administraatorid AD 7		1068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Meedia ja digitaalse kommunikatsiooni eksperdid AD 6	2327	1860	63
EPSO/AST/144/17 (6 keelt)	2017	Keeletalituse assistendid AST 1	2803	2010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Tõlkijad AD 5	2178	1751	70
EPSO/AD/331/16 (kõik valdkonnad)	2016	Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eksperdid AD 7		1629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Administraatorid AD 5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Juristid-lingvistid AD 7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Konverentsitõlgid AD 5 ja AD 7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Juristid-lingvistid AD 7	1677	1170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Konverentsitõlgid AD 5 ja AD 7		501	13

Allikas: Euroopa Kontrollikoda EPSO andmete põhjal.

02

EPSO konkursside ja valikumenetluste kulude hindamiseks töötasime koostöös EPSOga välja arvutusmeetodi. Selle põhipunktid olid:

• kulude jagamine kolme kategooriasse: üldkulud (nt hooned ja kommunaalteenused), kaudsed kulud (mis on seotud EPSO konkursside ja kandidaatide valimisega seotud tegevusega, kuid mitte konkreetse konkursiga) ja otsesed kulud (mis on seotud konkreetse konkursiga, nt koosolekute ja hindamiskeskustega);
• konkurssidega seotud üldkulude osakaalu ja kaudsete kulude leidmiseks jagasime need kõnealuse aasta edukate kandidaatide arvuga ning lisasime need (proportsionaalselt) meie valimisse kuuluvate konkreetsete konkursside otsestele kuludele;
• otsesed kulud võeti kas nimiväärtusena (teenuseosutajate arvete või lähetuskulude puhul) või arvutasime ise.

03

Et võrrelda osa EPSO otsestest kuludest institutsioonide enda valikumenetluste kuludega, toimisime järgmiselt.

• Saatsime kõigile kolmele institutsioonile küsimustiku, et teha kindlaks aastatel 2015–2018 läbi viidud asutusesiseste valikumenetluste arv ja liik (sisekonkursid või ajutiste teenistujate värbamine osalemiskutsete kaudu).
• Nendest menetlustest valisime välja kõige viimased ajutiste teenistujate valikumenetlused, mille jaoks institutsioonid EPSO-lt abi ei küsinud. Palusime institutsioonidel esitada oma otsesed kulud (arved, sõidukulud), kui neid oli, või tõendid, et saaksime need ise arvutada (nt valikumenetluseks vajalike koosolekute arv, nende kestus ja osalejate palgaaste).
• Selle põhjal arvutasime välja institutsioonide valikumenetluste kulud.

V lisa. EPSO konkursside ja institutsioonide valikumenetluste otsesed kulud eduka kandidaadi kohta

Viide	Aasta	Kandidaadid	Edukad kandidaadid	Otsesed kulud eduka kandidaadi kohta
Institutsiooni menetlus nr 12	2017	8	1	751 eurot
Institutsiooni menetlus nr 7	2017	7	1	991 eurot
Institutsiooni menetlus nr 22	2018	21	2	1027 eurot
Institutsiooni menetlus nr 14	2018	37	7	1166 eurot
Institutsiooni menetlus nr 11	2017	35	10	1274 eurot
Institutsiooni menetlus nr 13	2018	74	1	1784 eurot
Institutsiooni menetlus nr 20	2018	23	1	2355 eurot
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5573	359	2753 eurot
Institutsiooni menetlus nr 17	2018	8	1	3774
Institutsiooni menetlus nr 6	2017	148	12	3999 eurot
Institutsiooni menetlus nr 16	2018	228	32	4808
Institutsiooni menetlus nr 10	2017	59	10	4831 eurot
Institutsiooni menetlus nr 19	2018	227	23	4956 eurot
EPSO/AD/331/16 (kõik valdkonnad)	2016	1 629	191	5648 eurot
Institutsiooni menetlus nr 15	2018	117	12	5698 eurot
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6467 eurot
EPSO/AD/233/12	2012	2178	70	6820 eurot
Institutsiooni menetlus nr 18	2018	223	14	7837 eurot
EPSO/AD/249/13 – 1. valdkond: makromajandus	2013	1068	41	7866 eurot
EPSO/AD/318/15 – 1. ja 2. valikuvõimalus	2015	948	25	8375 eurot
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8681 eurot
EPSO/AST/130/14 (AST3) – 4. valdkond: projektijuhtimine	2014	1054	18	8949 eurot
Institutsiooni menetlus nr 2	2015	156	6	9216 eurot
Institutsiooni menetlus nr 1	2015	120	5	9463 eurot
EPSO/AD/347/17	2017	2327	63	9534 eurot
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 keelt)	2017	2803	35	10 516 eurot
Institutsiooni menetlus nr 4	2016	37	3	11 174 eurot
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1677	26	11 263 eurot
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 eurot
Institutsiooni menetlus nr 3	2016	13	3	11 990 eurot
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 eurot
Institutsiooni menetlus nr 21	2018	79	5	12 359 eurot
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 eurot
Institutsiooni menetlus nr 8	2017	n/a	3	13 630 eurot
Institutsiooni menetlus nr 9	2017	72	3	13 734 eurot
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 eurot
Institutsiooni menetlus nr 5	2016	15	1	31 832 eurot

Allikas: Euroopa Kontrollikoda EPSO, Euroopa Parlamendi, komisjoni ja Euroopa Kohtu andmete põhjal.

VI lisa. Institutsioonide valikumenetluste kestus

Institutsioonide valikumenetlused ajutiste teenistujate värbamiseks

	Aasta	Etapid	1. etapp	2. etapp	3. etapp	4. etapp	5. etapp	Kandidaadid	Edukad kandidaadid	Valikumenetluse teade	Reserv-nimekiri	Kestus (kuudes)
1	2015	5	CVde eelvalik	Teksti koostamine esimeses keeles (tööalane pädevus)	Teksti koostamine teises keeles (juhtumiuuring)	Vestlus	Rühmaarutelu	120	5	30.1.2015	21.12.2015	10,8
2	2015	4	CVde eelvalik	Teksti koostamine teises keeles	Vestlus	Rühmaarutelu		156	6	8.9.2015	1.8.2016	10,9
3	2016	5	CVde eelvalik	Teksti koostamine esimeses keeles (tööalane pädevus)	Teksti koostamine teises keeles (juhtumiuuring)	Vestlus	Rühmaarutelu	13	3	21.4.2016	18.10.2016	6,0
4	2016	4	CVde eelvalik	Teksti koostamine teises keeles	Vestlus	Rühmaarutelu		37	3	24.5.2016	14.6.2017	12,9
5	2016	4	CVde eelvalik	Teksti koostamine teises keeles	Vestlus	Rühmaarutelu		15	1	26.8.2016	14.2.2017	5,7
6	2017	2	CVde eelvalik	Vestlus				148	12	1.2.2017	16.6.2017	4,5
7	2017	3	CVde eelvalik	Vestlus	Oskuste testimine tegelikes tingimustes			7	1	13.3.2017	13.7.2017	4,1
8	2017	4	CVde eelvalik	Teksti koostamine teises keeles	Vestlus	Rühmaarutelu		12	3	22.6.2017	6.3.2018	8,6
9	2017	4	CVde eelvalik	Teksti koostamine teises keeles	Vestlus	Rühmaarutelu		72	3	28.7.2017	26.4.2018	9,1
10	2017	2	CVde eelvalik	Vestlus				59	10	11.9.2017	31.8.2018	11,8
11	2017	2	Tõlketest	Vestlus				35	10	22.9.2017	11.6.2018	8,7
12	2017	3	CVde eelvalik	Vestlus	Oskuste testimine tegelikes tingimustes			8	1	24.5.2017	22.9.2017	3,9
13	2018	2	CVde eelvalik	Vestlus				74	1	17.1.2018	8.6.2018	4,7
14	2018	2	Tõlketest	Vestlus				37	7	3.4.2018	30.5.2018	1,9
15	2018	3	CVde eelvalik	Füüsilised katsed (tööspetsiifilised)	Vestlus			117	12	25.4.2018	9.1.2019	8,6
16	2018	3	CVde eelvalik	Vestlus	Teksti koostamine			228	32	9.7.2018	25.6.2019	11,7
17	2018	2	Tõlketest	Vestlus				8	1	24.9.2018	26.10.2018	1,1
18	2018	3	CVde eelvalik	Vestlus	Teksti koostamine			223	14	9.11.2018	23.7.2019	8,5
19	2018	3	CVde eelvalik	Vestlus	Teksti koostamine			227	23	9.11.2018	1.8.2019	8,8
20	2018	2	CVde eelvalik	Vestlus				23	1	30.11.2018	28.2.2019	3,0
21	2018	2	CVde eelvalik	Vestlus				79	5	21.1.2019	4.7.2019	5,5
22	2018	3	CVde eelvalik	Vestlus	Oskuste testimine tegelikes tingimustes			21	2	16.4.2018	2.7.2018	2,6

Allikas: Euroopa Kontrollikoda Euroopa Parlamendi, komisjoni ja Euroopa Kohtu andmete põhjal.

Akronüümid ja lühendid

CBT: arvutipõhine test (tavaliselt psühhomeetriline)

EPSO: Euroopa Personalivaliku Amet

Mõisted

Amet: Euroopa Komisjoni talitus, mida juhib direktor. Ametid loodi konkreetsete, sageli haldusülesannete täitmiseks (nt individuaalsete maksete haldamise ja maksmise amet, infrastruktuuri- ja logistikaametid Brüsselis ja Luxembourgis). Erinevalt peadirektoraatidest ei tegele ametid poliitika kujundamisega.

Edukas kandidaat: EPSO avaliku konkursi edukalt läbinud kandidaat.

Reservnimekiri: EPSO avaliku konkursi edukalt läbinud kandidaatide nimekiri. See avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas.

Valikukomisjoni liige: ELi institutsiooni ametnik, kes on nimetatud EPSO avaliku konkursi kandidaate hindavasse valikukomisjoni. Valikukomisjoni liikmeid nimetatakse alalisteks, kui nende institutsioon lähetab nad EPSOsse pikemaks ajaks, selle asemel et nimetada nad üheks konkursiks.

Auditirühm

Euroopa Kontrollikoja eriaruannetes esitatakse auditite tulemused, mis hõlmavad ELi poliitikat ja programme ning konkreetsete eelarvevaldkondade juhtimisega seotud teemasid. Auditite valiku ja ülesehituse juures on kontrollikoja eesmärk maksimeerida nende mõju, võttes arvesse tulemuslikkuse ja vastavuse riske, konkreetse valdkonna tulude ja kulude suurust, tulevasi arengusuundi ning poliitilist ja avalikku huvi.

Käesoleva tulemusauditi viis läbi ELi rahastamise ja haldamise teemadega tegelev V auditikoda, mille eesistuja on kontrollikoja liige Tony Murphy. Auditit juhtis kontrollikoja liige Annemie Turtelboom, keda toetasid kabinetiülem Florence Fornaroli ja kabineti nõunik Celil Ishik, valdkonnajuht Bertrand Albugues, auditijuht Marion Kilhoffer ning audiitorid Daria Bochnar, Panagiota Liapi ja Jesús Nieto Muñoz. Keelealast abi osutas Richard Moore.

Järelmärkused

¹ Vt 25. juuli 2002. aasta otsus 2002/621/EÜ (EÜT L 197, 26.7.2002) ja https://epso.europa.eu/.

² Vt http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

³ Vt EPSO ülesannete ja eesmärkide kirjeldus: „EPSO ülesanne on pakkuda ELi institutsioonidele kvaliteetset, kiiret ja tulemuslikku tööjõu värbamise teenust, mis võimaldaks leida igale töökohale õigeks ajaks õige inimese.“

⁴ „EPSO Development Programme: roadmap for implementation“, 10.09.2008. Vt ka „EPSO Development Programme, Final report“, 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

⁵ EPSO kandidaatide rahuloluküsitlused, mis viidi läbi pärast hindamiskeskuse etappi (2014–2018).

Ajakava

Sündmus	Kuupäev
Auditiplaani vastuvõtmine / auditi algus	3.9.2019
Aruande projekti ametlik saatmine auditeeritavale	9.7.2020
Aruande lõplik vastuvõtmine pärast ärakuulamismenetlust	29.9.2020
EPSO ametlike vastuste saamine kõigis keeltes	26.10.2020

Kontakt

EUROOPA KONTROLLIKODA
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel +352 4398-1
Päringud: eca.europa.eu/et/Pages/ContactForm.aspx
Veebisait: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Lisateavet Euroopa Liidu kohta saab internetist Euroopa serverist (http://europa.eu).

Luxembourg: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5339-0	ISSN 1977-5652	doi:10.2865/187523	QJ-AB-20-021-ET-N
HTML	ISBN 978-92-847-5316-1	ISSN 1977-5652	doi:10.2865/630807	QJ-AB-20-021-ET-Q

AUTORIÕIGUS

© Euroopa Liit, 2020.

Euroopa Kontrollikoja taaskasutamispoliitika põhineb Euroopa Kontrollikoja otsusel nr 6-2019 avatud andmete poliitika ja dokumentide taaskasutamise kohta.

Kui ei ole märgitud teisiti (nt eraldiseisvates autoriõiguse märgetes), on ELile kuuluv kontrollikoja sisu litsentsitud vastavalt litsentsile Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). See tähendab, et taaskasutamine on lubatud, kui autoriõigustele on viidatud ja muudatused on ära märgitud. Taaskasutaja ei tohi moonutada dokumentide algset tähendust ega sõnumit. Kontrollikoda ei vastuta taaskasutamise tagajärgede eest.

Kui konkreetses sisus, näiteks kontrollikoja töötajatest tehtud fotodel, on kujutatud tuvastatavaid eraisikuid, või kui see sisaldab kolmandate isikute teoseid, tuleb teil taotleda täiendavaid õigusi. Kui luba on saadud, tühistab see eespool nimetatud üldise loa ja osutab selgelt mis tahes kasutuspiirangutele.

On võimalik, et ELile mittekuuluva sisu kasutamiseks või taasesitamiseks peate küsima luba otse autoriõiguse omajatelt.

Joonised 1, 6 ja 8: Icons © 2010-2020 Freepik Company S.L. Kõik õigused kaitstud.

Tööstusomandi õigustega hõlmatud tarkvara või dokumendid, nagu patendid, kaubamärgid, registreeritud disainilahendused, logod ja nimed, ei kuulu kontrollikoja taaskasutamispoliitika alla ega ole teile litsentsitud.

Domeeni europa.eu alla koondatud Euroopa Liidu institutsioonide veebisaitidel leidub linke, mis viivad muudele veebisaitidele. Kontrollikoda ei vastuta nende sisu eest ja soovitab teil seetõttu tutvuda nende veebisaitide isikuandmete ja autoriõiguse kaitse põhimõtetega.

Euroopa Kontrollikoja logo kasutamine

Euroopa Kontrollikoja logo ei tohi kasutada ilma kontrollikoja eelneva nõusolekuta.

Võta ühendust ELiga

Isiklikult
Kõikjal Euroopa Liidus on sadu Europe Directi teabekeskusi. Teile lähima keskuse aadressi leiate: https://europa.eu/european-union/contact_et

Telefoni või e-postiga
Europe Direct on teenus, mis vastab Teie küsimustele Euroopa Liidu kohta. Teenusega saate ühendust võtta:

• helistades tasuta numbril: 00 800 6 7 8 9 10 11 (mõni operaator võib nende kõnede eest tasu võtta),
• helistades järgmisel tavanumbril: +32 22999696 või
• e-posti teel: https://europa.eu/european-union/contact_et

ELi käsitleva teabe leidmine

Veebis
Euroopa Liitu käsitlev teave on kõigis ELi ametlikes keeltes kättesaadav Euroopa veebisaidil: https://europa.eu/european-union/index_et

ELi väljaanded
Tasuta ja tasulisi ELi väljaandeid saab alla laadida või tellida järgmisel aadressil: https://op.europa.eu/et/publications Suuremas koguses tasuta väljaannete saamiseks võtke ühendust talitusega Europe Direct või oma kohaliku teabekeskusega (vt https://europa.eu/european-union/contact_et).

ELi õigus ja seonduvad dokumendid
ELi käsitleva õigusteabe, sealhulgas alates 1952. aastast kõigi ELi õigusaktide konsulteerimiseks kõigis ametlikes keeleversioonides vt EUR-Lex: http://eur-lex.europa.eu

ELi avatud andmed
ELi avatud andmete portaal (http://data.europa.eu/euodp/et) võimaldab juurdepääsu ELi andmekogudele. Andmeid saab tasuta alla laadida ja taaskasutada nii ärilisel kui ka mitteärilisel eesmärgil.