Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto: On aika mukauttaa valintamenettelyt muuttuviin rekrytointitarpeisiin

Tiivistelmä

I

EU:n toimielimet rekrytoivat joka vuosi noin 1 000 uutta vakinaista henkilöstön jäsentä pitkäaikaisille työurille yli 50 000 hakijan joukosta. Nämä uudet virkamiehet valitaan EU:n henkilöstövalintatoimiston (EPSO) ja EU:n toimielinten yhdessä järjestämät avoimet kilpailut läpäisseiden hakijoiden joukosta.

II

EPSOn tehtävänä on houkutella ja valita riittävä määrä sopivia hakijoita, jotta toimielimet voivat täyttää rekrytointitarpeensa. EPSO järjestää pääasiassa kahdentyyppisiä kilpailuja: osaamisprofiililtaan yleispäteville hakijoille, kuten julkishallinnon toimihenkilöille, lakimiehille, taloustieteilijöille, kääntäjille ja sihteeriasiain hallintoavustajille tarkoitettuja laajoja kilpailuja aloitustason tehtäviin, ja erityisprofiilin ja ‑kokemuksen omaaville hakijoille tarkoitettuja pienempiä kilpailuja. Valintamenettelyyn kuuluu kolme vaihetta: seuraavan vuoden kilpailujen suunnittelu, kunkin kilpailun hakijoiden arviointi useiden kokeiden avulla ja kunkin kilpailun läpäisseiden hakijoiden lopullisten luetteloiden julkaiseminen.

III

EPSOn kilpailuun perustuva valintamenettely on ollut käynnissä nykyisessä muodossaan vuodesta 2012. EPSOa vastaan on nostettu tuomioistuimessa kilpailujen kielijärjestelyihin kohdistuvia kanteita, ja EU:n toimielimet ovat alkaneet kyseenalaistaa valintamenettelyjen vaikuttavuuden. Tätä taustaa vasten EPSOn hallintoneuvosto perusti valintamenettelyä käsittelevän toimielinten välisen mietintäryhmän vuoden 2019 jälkipuoliskolla. Tilintarkastustuomioistuimen kertomuksessa esitetään lisää analyyseja, johtopäätöksiä ja suosituksia, joilla on merkitystä, jos valintamenettelyä päätetään päivittää laajemmin.

IV

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, onko EPSOn valintamenettely mahdollistanut sen, että EU:n toimielimet ovat pystyneet täyttämään rekrytointitarpeensa kaikentyyppisen henkilöstön osalta. Tilintarkastustuomioistuin tutki erityisesti,

1. oliko EPSOn valintamenettelyt suunniteltu niin, että EU:n toimielinten rekrytointitarpeet voitiin ottaa asianmukaisesti huomioon
2. liittyikö valintamenettelyihin tehokas viestintä, jolla houkuteltiin riittävästi ehdokkaita
3. soveltuivatko valintamenettelyn läpäisseet hakijat toimielinten tarjoamiin työpaikkoihin
4. toteutettiinko valintamenettelyt oikea-aikaisesti
5. toteutettiinko valintamenettelyt mahdollisimman pienin kustannuksin.

V

Tarkastuksessa keskityttiin EPSOn toimintaan vuosina 2012–2018. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti EPSOn hallintotiedot ja haastatteli EPSOn ja joidenkin EU:n toimielinten henkilöstöosastojen henkilöstöä. Lisäksi se tutki avoimista kilpailuista poimitun otoksen analysoidakseen kilpailujen kustannuksia ja kestoa sekä osoitti kyselytutkimuksen joidenkin EU:n toimielinten keskijohdolle.

VI

Tilintarkastustuomioistuin totesi, että EPSOn järjestämien laajojen kilpailujen ansiosta toimielimet pystyivät yleisesti ottaen täyttämään yleispätevien hakijoiden rekrytointitarpeensa kyseisenä ajanjaksona. Menettely osoittautui kuitenkin vähemmän tehokkaaksi ja vaikuttavaksi pyrittäessä vastaamaan toimielinten pienempään mutta kasvavaan tarpeeseen palkata erikoisalojen asiantuntijoita.

VII

Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että valintamenettelyt ovat yleisesti ottaen toimivia laajojen kilpailujen järjestämisen kannalta seuraavista syistä: suunnittelu soveltuu tällaisiin kilpailuihin; EPSO onnistuu houkuttamaan suuren määrän hakijoita ja edistämään EU Careers ‑brändiä lähinnä Brysselissä; kilpailun läpäisseiden hakijoiden taso on yleisesti ottaen hyvä tietyistä valintamenettelyihin liittyvistä puutteista huolimatta; kilpailuista aiheutuvat kustannukset ovat alhaisia vuosina, jolloin kilpailut läpäisseiden hakijoiden määrä on suurin; osaamisprofiililtaan yleispäteville hakijoille tarkoitettujen kilpailujen säännöllinen järjestäminen on auttanut varmistamaan, että potentiaalisten rekrytoitavien tarjonta on riittävä.

VIII

Tilintarkastustuomioistuin havaitsi myös, että valintamenettelyt eivät sovellu kohdennettuihin pienen mittakaavan kilpailuihin, jotka vastaavat parhaiten EU:n toimielinten nykyisiä rekrytointitarpeita: tällaisten kilpailujen suunnittelu ei ole luotettavaa ja se tapahtuu liian varhaisessa vaiheessa ollakseen tarkkaa; EPSO ei kohdenna viestintäänsä johdonmukaisesti siten, että se houkuttelisi sopivia hakijoita erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuihin; hakijoilla, joilla on vahva erityisasiantuntijan profiili, on riski pudota kilpailusta valintamenettelyn varhaisessa vaiheessa; kilpailuista aiheutuvat kustannukset ovat suuremmat kuin toimielinten omista vaihtoehtoisista valintamenettelyistä aiheutuvat kustannukset tapauksissa, joissa tarvittavien erikoisalan asiantuntijoiden määrä on pieni; erikoisalan asiantuntijoiden kilpailut soveltuvat äkillisten rekrytointitarpeiden täyttämiseen heikommin kuin toimielinten omat valintamenettelyt.

IX

Tilintarkastustuomioistuin esittää havaintojensa perusteella seuraavat suositukset:

• valintamenettelyjen keskeisiä näkökohtia on vahvistettava esimerkiksi mittaamalla toimielinten tyytyväisyyttä, ratkaisemalla kielijärjestelyihin liittyvät jatkuvat ongelmat sekä koordinoimalla EPSOn ja toimielinten toimet
• on otettava käyttöön uusi valintamenettely erikoisalan asiantuntijoiden kilpailuihin
• on parannettava EPSOn valmiuksia mukautua nopeasti muuttuvaan rekrytointiympäristöön ottamalla käyttöön mekanismi sen soveltamien valintamenettelyjen säännöllistä uudelleentarkastelua varten.

Johdanto

01

EU:n toimielimet rekrytoivat joka vuosi noin 1 000 uutta vakinaista toimihenkilöä (virkamiestä) pitkäaikaisia työuria varten yli 50 000 hakijan joukosta. Nämä uudet henkilöstön jäsenet valitaan avoimet kilpailut läpäisseiden hakijoiden joukosta. Valintamenettelyt läpäisseiden hakijoiden laatu määrittää rekrytoitujen virkamiesten tason, sillä he viettävät usein koko uransa EU:n toimielimissä.

02

Vuodesta 2003 lähtien näitä kilpailuja on järjestänyt Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) yhteistyössä toimielinten kanssa. EPSOn tehtävänä on palvella EU:n toimielimiä tarjoamalla laadukkaita, tehokkaita ja vaikuttavia valintamenettelyjä, joiden avulla toimielimet voivat rekrytoida oikeanlaisia työntekijöitä oikeanlaisiin tehtäviin oikeaan aikaan¹. EPSOn tehtävänä on houkutella sopivia hakijoita asianmukaisella viestinnällä ja valita sopivia hakijoita riittävästi, jotta toimielimet voivat täyttää pitkän aikavälin rekrytointitarpeensa. Uudet henkilöstön jäsenet voidaan jakaa kolmeen eri kategoriaan: yleisvirkamiehet (esim. hallintovirkamiehet, juristit ja ekonomistit, sekä sihteeriasiain hallintoavustajat), lingvistit (kääntäjät) ja erikoisalojen asiantuntijat (IT-asiantuntijat, tutkijat jne.).

03

Yleisvirkamieskilpailut, joiden tarkoituksena on rekrytoida yleisvirkamiehiä ja lingvistejä, houkuttavat kymmeniä tuhansia hakijoita, ja jotkin kielet voivat houkutella jopa 2 000 hakijaa kääntäjän tehtävään; näiden kilpailujen perusteella laadittavissa varallaololuetteloissa voi olla jopa 200 kilpailun läpäissyttä hakijaa. Yleisvirkamieskilpailut ovat toimielinten välisiä. Tässä kertomuksessa näitä kilpailuja kutsutaan laajoiksi kilpailuiksi. Erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailut (noin 42 prosenttia vuosina 2012–2018 kilpailun läpäisseistä osallistui näihin kilpailuihin) ovat kohdennetumpia, harvemmin toimielinten välisiä, ja hakijoiden määrä alaa kohti on pienempi.

04

EPSO on toimielinten yhteinen toimisto, joka tarjoaa henkilöstönvalintapalveluja kaikille EU:n toimielimille. Samaan aikaan se kuuluu hallinnollisesti Euroopan komissioon. EPSOn hallintoneuvosto on sen korkein päätöksentekoelin. Hallintoneuvoston jäseninä ovat EPSOn johtaja ja yksi edustaja kunkin toimielimen ylemmästä johdosta. EPSOn hallintoneuvosto sopii määräenemmistöllä valintapolitiikan periaatteista (joita sovelletaan valintamenettelyissä), päättää kilpailun läpäisseiden hakijoiden luetteloiden hallinnoinnista (”varallaololuettelot”, ks. liite III ja sanasto), ja hyväksyy yksimielisesti EPSOn työohjelman, mukaan lukien kilpailujen ajoituksen ja aikataulun. Hallintoneuvoston työtä ja päätöksiä valmistelee alemmalla hallintotasolla EPSOn työryhmä, jossa on edustaja myös kustakin toimielimestä.

05

EPSOn kokonaistalousarvio oli 23,6 miljoonaa euroa vuonna 2019. EPSOn talousarvio on pysynyt vakaana vuosien mittaan. Noin puolet EPSOn talousarviosta (12,8 miljoonaa euroa vuonna 2019) käytetään sen henkilöstöön (noin 125 henkilöä, joista useimmat ovat vakinaisia virkamiehiä). EPSOn toimintaa kuvataan kaaviossa 1.

06

EPSOn valintamenettelyt ovat olleet käynnissä nykyisessä muodossaan vuodesta 2012². Niitä vastaan on nostettu kanteita tuomioistuimessa (tapaukset C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 ja C-621/16) kielijärjestelyidensä vuoksi; EPSOn hallintoneuvosto perusti vuoden 2019 jälkipuoliskolla valintamenettelyjä käsittelevän toimielinten välisen pohdintaryhmän EU:n toimielinten EPSOn valintamenettelyjä kohtaan osoittaman tyytymättömyyden johdosta.

07

Valintamenettelyissä on kolme vaihetta: suunnittelu, hakijoiden arviointi ja varallaololuettelojen julkaiseminen. Prosessi alkaa toimielinten palvelukseenottotarpeiden arvioinnilla seuraavien kolmen vuoden osalta. EPSO kokoaa nämä arviot ja ehdottaa yksityiskohtaista aikataulua ja kilpailujen julkaisuaikataulua tulevalle vuodelle. Hallintoneuvosto hyväksyy ne.

08

Yleisvirkamiesten ja lingvistien rekrytointitarpeet (ks. liite I ja liite II) ilmaistaan tarvittavan uuden henkilöstön kokonaismääränä. Toimielimiä pyydetään myös toimittamaan muita tietoja, kuten kilpailuissa vaadittavat kielet. Jos ne aikovat palkata erikoisalojen asiantuntijoita, niiden on ilmoitettava rekrytointitarpeen kattamat erikoisalat (esim. turvallisuus, tieteellinen tutkimus). Toimielinten on esitettävä myös arvio tarvittavasta henkilöstömäärästä.

09

Kun kilpailu on hyväksytty, EPSO ja asianomaiset toimielimet laativat kilpailuilmoituksen. Kilpailuilmoitus muodostaa kilpailun säädösperustan, ja siinä esitetään: kilpailun läpäisseiden hakijoiden suunniteltu määrä; vähimmäisedellytykset, jotka hakijoiden on täytettävä voidakseen osallistua kilpailuun (myös mahdollinen vaadittu työkokemus); kilpailun aikana käytettävät kokeet ja kustakin kokeesta vaadittava vähimmäispistemäärä.

10

Toimielimet nimittävät myös valintalautakunnan jäsenet, jotka vastaavat kokeiden sisällön validoinnista ja hakijoiden arvioinnista koko kilpailun ajan (EU:n henkilöstösääntöjen mukaisesti).

11

Kokeet vaihtelevat kilpailusta riippuen, mutta kunkin kilpailun vaiheet ovat yleensä samanlaisia (ks. liite III).

• Esivalinta: yleisvirkamiehille tarkoitetut kilpailut ja muut kilpailut, joihin osallistuu yli 1 000 hakijaa, alkavat esivalintavaiheesta, joka koostuu tietokoneella tehtävistä psykometrisistä kokeista (kielellistä, numeerista ja abstraktia päättelyä koskevat monivalintakysymykset). Erikoisalojen asiantuntijoiden kohdalla tämä voidaan joskus korvata ansioluettelojen perusteella suoritettavalla karsinnalla.
• Kilpailuun hyväksyminen: valintalautakunta tarkistaa esivalintavaiheessa parhaat pisteet saaneiden hakijoiden hakemusasiakirjat.
• Talent Screener ‑vaihe: joissakin kilpailuissa kilpailuun hyväksymistä voi seurata hakijoiden ansioluetteloiden uudelleentarkastelu, jossa hakijoiden pätevyys ja kokemus pisteytetään.
• Välivaiheen koe: tämä vaihe ei ole pakollinen kaikissa kilpailuissa, vaan sen käyttö riippuu kyseessä olevasta toimielimestä. Sitä voidaan hallinnoida erillisenä tai osana seuraavaa vaihetta.
• Arviointikeskusvaihe: edeltävistä vaiheista parhaimmat pisteet saaneet hakijat siirtyvät arviointikeskusvaiheeseen, jossa valintalautakunta arvioi hakijat ennalta määriteltyjen taitojen ja pätevyyksien perusteella. Hakijat, jotka eivät ole osallistuneet esivalintavaiheen psykometrisiin kokeisiin (kyseessä erikoisalan asiantuntijoiden kilpailut tai kun kilpailujen hakijoiden määrä on vähäinen), suorittavat kyseiset kokeet arviointikeskuksessa.

12

Niiden hakijoiden nimet, jotka suoriutuvat parhaiten arviointikeskusvaiheesta, kirjataan varallaololuetteloon. Toimielinten rekrytointiyksiköt voivat tämän jälkeen tutustua hakijoiden ansioluetteloihin ja ottaa yhteyttä niihin kilpailun läpäisseisiin hakijoihin, joiden he katsovat soveltuvan parhaiten rekrytointitarpeisiinsa. EPSO valvoo varallaololuetteloiden käyttöä toimielimissä. Jos monet kilpailun läpäisseet hakijat pysyvät luettelossa useita vuosia ilman, että heitä otetaan palvelukseen, EPSO ehdottaa hallintoneuvostolle luettelon sulkemista.

13

Kaaviossa 2 esitetään kaikki sidosryhmät, jotka osallistuvat valinta- ja palvelukseenottomenettelyihin.

Tarkastuksen laajuus ja tarkastustapa

14

Tilintarkastustuomioistuin tarkasti EPSOn ensimmäisen kerran vuonna 2009 arvioidakseen, miten hyvin se oli täyttänyt toimeksiantonsa perustamisensa jälkeisinä vuosina. Kymmenen vuotta myöhemmin tilintarkastustuomioistuin päätti kohdistaa EPSOon uuden tarkastuksen. Tässä kertomuksessa käsitellään sitä, miten EPSO on vastannut vuonna 2009 esitettyihin huomautuksiin ja miten EPSO on mukautunut nopeasti muuttuvaan toimintaympäristöön, joka vaikuttaa EU:hun ja sen toimielimiin (esim. henkilöstövähennykset, digitalisaatio).

15

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, ovatko EPSOn valintamenettelyt mahdollistaneet sen, että EU:n toimielimet ovat pystyneet täyttämään rekrytointitarpeensa kaikentyyppisen henkilöstön osalta. Tilintarkastustuomioistuin tutki erityisesti,

1. oliko EPSOn valintamenettelyt suunniteltu niin, että EU:n toimielinten rekrytointitarpeet voitiin ottaa huomioon
2. liittyikö valintamenettelyihin tehokas viestintä, jolla houkuteltiin riittävästi ehdokkaita
3. soveltuivatko valintamenettelyn läpäisseet hakijat toimielinten tarjoamiin työpaikkoihin
4. toteutettiinko valintamenettelyt oikea-aikaisesti
5. toteutettiinko valintamenettelyt mahdollisimman pienin kustannuksin.³

16

Tilintarkastustuomioistuin ei arvioinut tarkastuksen aikana seuraavia seikkoja:

• EPSOn suunnittelemien kokeiden sisällön laatu
• toimielinten sisäiset palvelukseenottoperiaatteet ja ‑menettelyt
• toimielinten koulutusohjelmat uusille työntekijöille.

17

Tarkastuksessa keskityttiin EPSOn toimintaan vuosina 2012–2018. Tarkastuskertomuksessa esitetään EPSOn vuosien 2020–2024 strategisen suunnitelman kannalta merkityksellisiä analyysejä, johtopäätöksiä ja suosituksia. Tilintarkastustuomioistuimen havainnot perustuivat seuraavaan evidenssiin:

• EPSOn toimintaan liittyvien keskeisten asiakirjojen tarkastus
• EPSOn ja muiden EU:n toimielinten henkilöstön haastattelut
• vuosina 2012–2018 järjestetyistä avoimista kilpailuista poimitun otoksen tutkiminen
• EU:n toimielinten keskijohdolle osoitettu kyselytutkimus.

18

Kilpailuja koskeva otos poimittiin siten, että se kattaa EPSOn koko toiminnan ja kaikentyyppiset sen vuosina 2012–2018 järjestämät kilpailut. Keskijohdolle osoitetun kyselyn tarkoituksena oli kerätä palautetta EPSOn avoimien kilpailujen ja muiden valintakanavien kautta palvelukseen otetuista työntekijöistä. Tavoitteena oli vertailla eri valintamenettelyjen etuja. Kysely lähetettiin 471 keskijohtoon kuuluvalle, ja kokonaisvastausaste oli 58 prosenttia. Lisätietoja tarkastusmenetelmistä on liitteessä IV.

Huomautukset

19

Tilintarkastustuomioistuin pyrki tutkimaan, onko EPSOn valintamenettelyissä valittu oikeat henkilöt oikeanlaisiin tehtäviin oikeaan aikaan ja mahdollisimman pienin kustannuksin

• käymällä läpi valintamenettelyjen kaikki vaiheet kilpailujen suunnittelusta varallaololuetteloiden julkaisemiseen
• vertailemalla valintamenettelyjen vaikuttavuutta ja tehokkuutta sekä laajoissa että erikoisalan asiantuntijoiden kilpailuissa.

EPSOn järjestämien laajojen kilpailujen avulla saadaan yleensä oikeat henkilöt oikeanlaisiin tehtäviin vakailla taloudellisilla ehdoilla

20

EPSO perustettiin pääasiassa järjestämään laajoja kilpailuja yleisvirkamiehille (sekä hallintovirkamiehet (AD) että hallintoavustajat (AST) ja AST/SC‑tehtäväryhmä, ks. liite I) ja lingvisteille, jotta EU:n toimielimillä olisi käytettävissään riittävä määrä työntekijöitä toistuvien rekrytointitarpeidensa täyttämiseksi. Jotta EPSO voisi hoitaa tämän tehtävän tehokkaasti, tilintarkastustuomioistuin olettaisi sen

1. hyödyntävän kilpailuaikataulujen suunnittelussa arvioita, jotka toimielimet ovat laatineet uusista henkilöstötarpeistaan asianomaiset profiilit omaavan henkilöstön osalta
2. toteuttavan viestintästrategian, joka todennäköisesti houkuttelee näihin profiileihin sopivia ehdokkaita
3. käyttävän asianmukaisia testausmenetelmiä
4. varmistavan, että se järjestää kilpailuja siten, että kustannukset jäävät mahdollisimman pieniksi
5. varmistavan, että varallaololuettelot julkaistaan riittävän ajoissa, jotta toimielinten rekrytointitarpeet voidaan täyttää.

Kilpailujen suunnittelu sopii hyvin laajoihin kilpailuihin

21

EPSOn suunnitteluprosessin tavoitteena on koota yhteen toimielinten palvelukseenottotarpeet ja esittää niiden perusteella seuraavana vuonna järjestettävien kilpailujen aikataulu sen varmistamiseksi, että nämä palvelukseenottotarpeet täytetään.

22

EPSOn nykyinen suunnitteluprosessi sisällytettiin vuonna 2008 hyväksyttyyn EPSOn kehittämissuunnitelmaan⁴. EPSOn kehittämissuunnitelmaan sisällytettiin vuotuiset kilpailusyklit kolmen henkilöstöprofiilin osalta: yleishallintovirkamiehet (kilpailut on suunniteltu palkkaamaan pääasiassa nuorempaa henkilöstöä ja kohdennettu nuorille korkeakoulututkinnon suorittaneille, joilla on vähän tai ei lainkaan työkokemusta), hallintoavustajat (tehtäväryhmät AST ja AST/SC) ja lingvistit.

23

Nämä vuotuiset syklit vastaavat toimielinten välisiin toistuviin rekrytointitarpeisiin. Jokaisen syklin on suunniteltu käynnistyvän tiettyyn aikaan vuodesta: esimerkiksi yleishallintovirkamiesten kilpailuun ilmoittautuminen alkaa syyskuussa, ja hallintoavustajille tarkoitettuun kilpailuun ilmoittautuminen käynnistyy joulukuussa. Erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuja (esimerkiksi lingvistijuristien henkilöstöprofiilin täyttäviä hakijoita varten) ja erityisiin tarpeisiin vastaavia ad hoc ‑kilpailuja (erityisprofiileja kuten johtotehtäviä varten) järjestetään kolmen pääsyklin välillä. Kaaviossa 3 esitetään vuotuinen suunnittelusykli.

24

Kilpailusykliä organisoidessaan EPSO kysyy osallistuvilta toimielimiltä, kuinka monta yleisvirkamiestä (hallintovirkamiestä ja hallintoavustajaa) ja lingvistiä he arvioivat tarvitsevansa palvelukseen tulevana vuonna. Lisäksi se pyytää toimielimiä ilmoittamaan, minkä tyyppistä erikoisalojen henkilöstöä ne aikovat palkata.

25

EPSOn työryhmä analysoi toimielinten ilmaisemia tarpeita ja määrittää tältä pohjalta, mitkä kilpailut järjestetään tulevana vuonna. EPSO ei järjestä vuosittain kaikkia toimielinten pyytämiä kilpailuja (vuotuiseen sykliin kuuluvat kilpailut, erikoisalojen kilpailut ja erityisiin tarpeisiin vastaavat ad hoc ‑kilpailut). Työryhmä asettaa etusijalle vuotuiset syklit, ja sen jälkeen kun ne on suunniteltu, muut toimielinten väliset kilpailut, riippuen siitä, kuinka monta hakijaa palvelukseen on tarkoitus ottaa ja kuinka monta hakijaa on edelleen käytettävissä vastaavien profiilien varallaololuetteloissa.

26

Yleisluonteisten profiilien osuus kaikista kilpailun kautta haetuista työntekijöistä oli 37 prosenttia vuosina 2012–2018, ja lingvistien osuus 20 prosenttia. Kaaviosta 4 käy ilmi, että yleis- ja kieliprofiilit ovat ajan mittaan vähentyneet, mutta ne muodostavat edelleen suuren osan toimielinten hakemasta henkilöstöstä. Tämä puolestaan näkyy niiden merkittävyydessä suunnitteluprosessin kannalta. Nämä profiilit eivät kuitenkaan enää muodosta enemmistöä palvelukseen haettavista uusista työntekijöistä. Erityisesti kääntäjien kysyntä on viime vuosina vähentynyt, mikä johtuu päätöksistä palkata vähemmän vakinaisia työntekijöitä kääntäjän tehtäviin, ulkoistamisen lisääntymisestä ja teknologisesta kehityksestä (konekääntäminen).

27

Sen jälkeen kun toimielimet ovat ilmoittaneet EPSOlle, kuinka monta kilpailun läpäissyttä hakijaa ne arvioivat tarvitsevansa, niillä on usein tapana tarkistaa näitä arvioita – yleensä alaspäin – kilpailujen järjestämisen yhteydessä. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että vuotuisissa sykleissä haettavia profiileja koskevat toimielinten arviot ovat keskimäärin suhteellisen tarkkoja: tarvittavien yleisvirkamiesten lukumäärä arvioitiin 11 prosenttia ja lingvistien lukumäärä 18 prosenttia liian suureksi. Erikoisalojen asiantuntijoiden tarve arvoitiin vähemmän tarkasti: tarvittava määrä arvioitiin 33 prosenttia liian suureksi.

28

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että suunnitteluprosessi soveltuu hyvin yleishallintovirkamiesten, hallintoavustajien ja lingvistien vuosittaisten kilpailujen järjestämiseen.

• Suunnitteluprosessin pääasiallisena tarkoituksena on kerätä näihin profiileihin liittyviä tarpeita.
• Rekrytointitarpeita koskevien arvioiden tarkkuus on riittävä näissä kilpailuissa. Koska tarpeet ovat toistuvia, arvioiden ei tarvitse olla kovin tarkkoja.
• Näiden tarpeiden perusteella EPSO voi laatia kalenterin, jolla varmistetaan, että kilpailun läpäisseitä hakijoita on säännöllisesti saatavilla.

EPSO houkuttelee paljon hakijoita ja edistää ”EU Careers” -brändin toimintaa pääasiassa Brysselissä

29

Kussakin kilpailussa määritetään hakijaprofiili, joka perustuu henkilöstösäännöissä vahvistettuihin koulutustasoa ja työkokemusta koskeviin vähimmäisvaatimuksiin ja hakupyynnön esittävän toimielimen tarpeisiin (ks. liite I ja liite II). Jotkin kilpailut järjestetään erikseen yhdelle toimielimelle, kun taas toiset keskittyvät tiettyyn paikkaan. EPSO vastaa viestintätyöstä oikeiden hakijoiden löytämiseksi ja houkuttelemiseksi. EPSOn on kuitenkin viestintätoimiaan suunnitellessaan otettava huomioon myös ulkoisia tekijöitä, kuten EU:n toimielinten yleinen houkuttelevuus joissakin maissa.

30

”EU Careers” ‑brändi luotiin vuonna 2010 osittain keinona lisätä jäsenvaltioissa EU:n houkuttelevuutta vastavalmistuneiden työnantajana (ks. erityiskertomus nro 15/2019). EU Careers ‑brändi perustuu toimielinten lähettiläiden verkostoon (EU Careers ‑tapahtumiin osallistuvat henkilöstön jäsenet – henkilöstölähettiläät) ja yliopistojen lähettiläiden verkostoon (opiskelijalähettiläät eli opiskelijat, jotka vastaavat EU Careers ‑viestinnästä yliopistossaan).

31

EU Career ‑brändiä tukevat myös yliopistojen urakehityspalvelut ja jäsenvaltioiden yhteyspisteet. EPSO järjestää myös erikseen kohdennettuja tapahtumia kohdemaille eli maille, joiden kansalaiset ovat aliedustettuina kilpailuissa tai EU:n henkilöstön keskuudessa. Näiden tapahtumien yhteydessä esimerkiksi autetaan asianomaisten maiden viranomaisia laatimaan strategioita, joiden avulla edistetään EU:n toimielinten tunnettuutta työnantajina. Lisäksi tapahtumissa mainostetaan kilpailuja. Mainittujen toimien vaikutus kilpailuihin osallistuvien hakijoiden maantieteelliseen tasapainoon ei ole vielä havaittavissa.

32

EU Careers ‑brändin avulla tuotettu sisältö keskittyy EU:hun työnantajana, ei siis yksittäisiin kilpailuihin. Brändi tuottaa tietoa esimerkiksi mahdollisille vammaisille tai erityistarpeita omaaville hakijoille sen varmistamiseksi, että he ovat tietoisia toimielinten tarjoamista mahdollisuuksista ja järjestelyistä, joita heillä on kilpailuihin osallistuessaan.

33

EU Careers ‑brändin luomisen myötä EPSO lisäsi kunakin vuonna järjestämiensä ura- ja työpaikkamessutapahtumien määrää: vuonna 2012 niitä oli 52 ja vuonna 2018 kaikkiaan 109. Myös suurin osa EPSOn viestintäbudjetista ohjattiin EU Careers ‑brändiin sekä henkilöstö- ja opiskelijalähettiläiden tapahtumiin, kuten kaaviosta 5 käy ilmi. Suurin osa (keskimäärin 69 prosenttia) näistä tapahtumista järjestetään Brysselissä, jossa ollaan toimielinten ja eri eturyhmien (paikalliset ja kansalliset edustustot, yksityiset konsultti- ja lobbausyritykset jne.) läsnäolon vuoksi jo valmiiksi jossakin määrin tietoisia EU:n tarjoamista työllistymismahdollisuuksista. EPSOn arviointikeskuksen kyselytutkimusten vastaajista 37 prosenttia ilmoitti, että heillä on suora yhteys toimielimiin: vastaajat työskentelivät joko toimielimissä tai EU:hun liittyvissä julkisen sektorin tehtävissä⁵.

34

Brysselin ulkopuolella järjestettävät tapahtumat ovat enimmäkseen jäsenvaltioiden (joskus EPSOn tuella) järjestämiä tapahtumia. EPSO laatii myös luettelon opiskelijalähettiläiden ohjelmaan kuuluvista korkeakouluista, mutta luettelo perustuu jäsenvaltioiden ehdotuksiin, ja yhteiskuntatieteiden, oikeustieteen sekä taloustieteiden tiedekunnat ovat siinä vahvasti edustettuina. Hakijoiden kansalaisuudesta riippumatta Belgia ja Luxemburg ovat edelleen maita, joissa suurin osa EPSOn arviointikeskuskyselyihin vastanneista aloittaa kilpailuprosessin, ja kaksi kolmasosaa heistä osallistuu siellä esivalintakokeisiin.

35

On viitteitä siitä, että EU Careers ‑brändi ei ole onnistunut houkuttelemaan riittävästi tutkinnon suorittaneita tai nuoria ammattilaisia EU‑uralle. AD5-kilpailujen (korkeakoulututkinnon suorittaneiden hallintovirkamiesten alhaisin palkkaluokka) hakijoilla on usein työkokemusta, ja alle 35-vuotiaiden hakijoiden osuus pienenee. Tämä ilmiö on erityisen voimakas joissakin kohdemaissa: yhdessä kohdemaassa puolet AD5-kilpailujen hakijoista oli yli 35-vuotiaita vuonna 2018. Tämä kävi ilmi myös keskijohtoon kuuluville tehdystä kyselystä, joka koski heidän viimeaikaisia rekrytointikokemuksiaan. Kyselyn mukaan 22 prosenttia vastikään palvelukseen otetuista hallintovirkamiehistä oli alle 35-vuotiaita. Palvelukseen otetuista 62 prosenttia oli yli 40-vuotiaita, joten on todennäköistä, että heillä oli jo toimielinten palvelukseen tullessaan vähintään kymmenen vuoden työkokemus, mikä on enemmän kuin kilpailujen palkkaluokissa yleensä edellytetään.

36

Kokeneiden henkilöiden rekrytointi alemman tason tehtäviin voi haitata työvoiman ikärakennetta ja urakehitystä. Jotkin toimielimet ovat käynnistäneet omia ”nuoremmat ammattilaiset” ‑ohjelmiaan puuttuakseen siihen, että varallaololuetteloissa ei ole nuoria vastavalmistuneita.

37

Suurin osa EPSOn viestintätyöstä keskittyy näin ollen toimenpiteisiin, jotka todennäköisesti houkuttelevat hakijoita vuotuisiin kilpailuihin ja erityisesti yleishallintovirkamiesten hakusykliin. Tämä viestintätyö noudattelee kilpailujen järjestämisen vuotuisia syklejä (ks. kohta 23), ja se on suunnattu samoille henkilöille, erityisesti yleishallintovirkamiehille eli korkeakoulututkinnon suorittaneille, joilla on vain vähän tai ei lainkaan työkokemusta.

38

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että tällainen lähestymistapa on johdonmukainen, mutta sen maantieteellinen ja sosioekonominen ulottuvuus on rajallinen. Tapahtumia järjestetään paikoissa, joissa ihmiset ovat jo todennäköisesti tietoisia työllistymismahdollisuuksista EU:n toimielimissä, ja kohteena olevat tutkinnon suorittaneiden profiilit ovat rajalliset (lähinnä yhteiskuntatieteiden ja taloustieteen tutkinnon suorittaneet). EPSO ei myöskään onnistu houkuttelemaan riittävästi vastikään tutkinnon suorittaneita tai nuoria ammattilaisia EU‑uralle.

Valintamenettelyjen heikkouksista huolimatta valintamenettelyt läpäisseiden hakijoiden taso on yleisesti ottaen hyvä

39

EPSOn valintamenettelyt (ks. tarkemmat tiedot liitteessä III) perustuvat vahvasti kilpailuun. Joissakin tilintarkastustuomioistuimen otokseen kuuluvissa kilpailuissa käytetään ensin tietokoneella tehtäviä esivalintakokeita. Kilpailuissa, joissa käytetään tällaisia kokeita, keskimäärin 16,5 prosenttia hakijoista luopuu ennen kilpailun alkamista eikä osallistu näihin esivalintakokeisiin. Näitä tietokonepohjaisia psykometrisiä testejä käytetään, koska rekrytointiammattilaiset katsovat niiden lukeutuvan tarkimpiin ennusteisiin työntekijän tulevasta suorituskyvystä. EPSOn kilpailuissa näitä kokeita ei kuitenkaan käytetä ainoastaan hakijoiden soveltuvuuden arvioimiseen, vaan itse asiassa myös hakijoiden hylkäämiseen, jotta kilpailuprosessi olisi helpommin hallittavissa.

40

Vähintään ensimmäiseen kokeeseen osallistuneiden keskimääräinen onnistumisaste (kilpailun läpäisseiden prosenttiosuus hakijoiden määrästä) on kaksi prosenttia. Tilintarkastustuomioistuimen otoksessa luku vaihtelee 27 prosentista (lingvistijuristien kilpailu, jonka 26 hakijasta kilpailun läpäisi seitsemän hakijaa) 0,5 prosenttiin (kääntäjien kilpailu, jonka läpäisi yksi hakija 184:stä). Kaaviosta 6 käy ilmi, miten hakijoiden määrä vähenee kussakin vaiheessa yleisvirkamiesten kilpailuissa, joissa käytettiin tietokoneella tehtäviä kokeita.

41

Tällä prosessilla onnistutaan valitsemaan varallaololuetteloon hakijat, joiden taitoja ja osaamista esimiehet arvostavat. Tilintarkastustuomioistuimen keskijohdolle osoittamassa kyselyssä 88 prosenttia vastaajista ilmoitti olevansa tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä rekrytoimiensa EPSO-kilpailun läpäisseiden hakijoiden tasoon.

42

Kyselyyn vastanneiden mukaan EPSOn kautta rekrytoidut hakijat eivät olleet merkittävästi pätevämpiä kuin muiden kanavien kautta rekrytoidut työntekijät (sopimussuhteiset ja väliaikaiset toimihenkilöt). Vastaajat ilmoittivat tilintarkastustuomioistuimelle, että heidän palvelukseen ottamilla EPSO-kilpailun läpäisseillä hakijoilla ei ollut huomattavasti parempia perustaitoja ja ‑valmiuksia uraan toimielimissä (ks. kaavio 7), paitsi rajallisessa määrin johtamistaitojen osalta.

43

EPSOlla ei ole virallista mekanismia, jolla voitaisiin mitata toimielinten tyytyväisyyttä sen tarjoamiin palveluihin. Kilpailun läpäisseiden hakijoiden soveltuvuudesta keskustellaan epävirallisesti työryhmien tai hallintoneuvoston kokouksissa. Toimielinten välisiä pohdintaryhmiä voidaan perustaa käsittelemään akuutteja ongelmia, kuten tuomioistuimessa peruutettuja kilpailuja tai tyytymättömyyttä joihinkin valintaan liittyviin näkökohtiin. EPSO ei kuitenkaan ole ottanut käyttöön menettelyä havaittujen ongelmien ratkaisemiseksi, ennen kuin niistä tulee niin vakavia, että tällaisen mietintäryhmän perustaminen on perusteltua.

44

Kilpailujen kielijärjestelyt ovat vaikuttaneet niiden vaikuttavuuteen 2010-luvulta lähtien. Oikeustapaukset ovat johtaneet kilpailujen peruuttamisiin ja EPSOn toiminnan keskeyttämiseen suurelta osin vuonna 2016. Ennen vuotta 2016 EPSO järjesti yleisvirkamieskilpailuja kolmella kielellä: englanniksi, ranskaksi ja saksaksi. Jäsenvaltioiden 2010-luvun alussa esittämien oikeudellisten valitusten johdosta unionin tuomioistuin katsoi, että tämä käytäntö oli syrjivä ja perusteeton.

45

Toimielinten välisen pohdintaryhmän työskentelyn seurauksena EPSO siirtyi syyskuussa 2016 kaksivaiheiseen menettelyyn päättäessään yleisvirkamiesten kilpailuissa käytettävistä kielistä. Hakijoita pyydetään ensin ilmoittamaan kaikki ne EU:n kielet, joita he osaavat, sekä osaamisen taso kyseissä kielissä. Kun kaikki ovat ilmoittaneet kielet, kilpailussa käytetään viittä yleisimmin ilmoitettua kieltä. Jotkin hakulomakkeen osat, kuten kykyjen kartoitusta koskeva osio (Talent Screener), voidaan kuitenkin täyttää vain englanniksi, ranskaksi ja saksaksi. Myös valitukset voidaan tehdä vain tietyillä kielillä, joiden joukossa ei ole välttämättä jokaisen hakijan äidinkieli. Nykyistä järjestelmää ei ole kumottu tuomioistuimessa, mutta nämä rajoittavat tekijät jättävät sen alttiiksi uusille oikeudellisille haasteille. Tämä aiheuttaa jatkuvaa epävarmuutta EPSOn toiminnasta. EPSOn hallintoneuvosto on tietoinen tilanteesta, mutta se ei ollut sopinut vuoden 2019 loppuun mennessä uudesta kielijärjestelystä, joka takaisi oikeusvarmuuden kilpailujen järjestämiselle.

46

Valintamenettely nojautuu myös pitkälti henkilöstön jäseniin, jotka EU:n toimielimet ovat nimenneet valintalautakuntiin. Heidän tehtävänään on tarkistaa hakijoiden kelpoisuus ja arvioida hakijoita koko valintamenettelyn ajan. EPSO vastaa toimielinten edustajien koulutuksesta ja tarjoaa hallinnollista tukea kilpailun aikana, mutta toimielinten tehtävänä on arvioida valintalautakunnan jäsenten motivaatiota ja sitoutumista tehtävään ja varmistaa, että heille annetaan riittävästi aikaa tehtäviensä hoitamiseen.

47

Tarkastuksen aikana EPSOlta, valintalautakuntien puheenjohtajilta ja EU:n toimielimiltä saadun palautteen perusteella vaikuttaa siltä, että kaikkien osapuolten on vaikea löytää pätevää henkilöstöä valintalautakuntiin ja varmistaa, että kilpailun kulku ei ole ristiriidassa toimielinten työohjelman kanssa. Suurin osa näistä organisatorisista ongelmista johtuu EPSOn ja toimielinten riittämättömästä yhteistyöstä.

48

Laatikosta 1 käy ilmi, miten EPSOn ja toimielinten välinen vastuunjako vaikuttaa valintalautakunnan työskentelyyn.

49

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että EPSOn toteuttama valintamenettely on yleisesti ottaen tehokas tasokkaiden kilpailun läpäisseiden hakijoiden valinnassa. Menettely on erittäin valikoiva, ja se soveltuu erityisen hyvin yleisluonteisiin profiileihin, joiden kohdalla hakemusten määrä on suuri. Prosessissa on kuitenkin heikkouksia. EPSO ei mittaa toimielinten tyytyväisyyttä tarjoamiinsa palveluihin; kielijärjestelyihin liittyviin epävarmuustekijöihin ei ole löydetty tyydyttävää pitkän aikavälin ratkaisua; kilpailut ovat riippuvaisia pätevyydeltään korkeatasoisten valintalautakuntien jäsenten saatavilla olosta, mikä ei aina toteudu EPSOn ja toimielinten välisestä vastuualuejaosta johtuen.

Kilpailujen kustannukset ovat alhaiset vuosina, jolloin kilpailun läpäisseitä hakijoita on eniten

50

EPSOn kiinteät kustannukset (henkilöstö- ja kiinteistömenot) ovat noin 15 miljoonaa euroa vuodessa riippumatta siitä, kuinka monta kilpailua se järjestää. EPSOn kilpailuista aiheutuvat kustannukset riippuvat näin ollen sen toimintavolyymistä: mitä enemmän kilpailun läpäisseitä hakijoita otetaan varallaololuetteloon tiettynä vuonna, sitä pienempi on kiinteiden kustannusten osuus kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti.

51

Koska EPSO ei raportoi kilpailujen kustannuksista, tilintarkastustuomioistuin suoritti oman arviointinsa. Tilintarkastustuomioistuin analysoi vuosien 2012–2018 osalta 15 kilpailun (tai saman valintalautakunnan kanssa järjestettyjen kilpailukokonaisuuksien) kokonaiskustannukset kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti. Tilintarkastustuomioistuin otti huomioon kaikki asiaan liittyvät kustannukset riippumatta siitä, vastasiko niiden maksusta EPSO (EPSOn henkilöstön palkat, maksut palveluntarjoajille jne.) vai EU:n toimielimet (valintamenettelyihin osallistuvien henkilöstön jäsenten palkat). Tilintarkastustuomioistuin jakoi kustannukset kolmeen luokkaan: yleiskustannukset (kiinteistöt ja yleishyödylliset palvelut); välilliset kustannukset (jotka liittyvät EPSOn kilpailutoimintaan, mutta eivät yksittäiseen kilpailuun – esimerkiksi EPSOn henkilöstön palkat); välittömät kustannukset (jotka liittyvät yksittäiseen kilpailuun – esimerkiksi kokouksiin ja arviointikeskuksiin).

52

Tulokset esitetään jäljempänä taulukossa 1 Kaikkien profiilien osalta kustannukset ovat keskimäärin noin 24 000 euroa kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti. Tehtäväryhmittäin määrä on 25 000 euroa AD-kilpailun läpäisseiden osalta, 21 900 euroa AST-kilpailun läpäisseiden osalta ja 15 300 euroa AST-SC-kilpailun läpäisseiden osalta (otoksessa on vain yksi tällainen kilpailu).

Taulukko 1 – Kustannukset kutakin EPSO-kilpailun läpäissyttä kohti

Viite	Profiili	Testatut hakijat	Kilpailun läpäisseet hakijat	Kustannukset testattua hakijaa kohti	Kustannukset kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti
EPSO/AST-SC/06/17	Sihteerit/virkailijat AST/SC1 ja SC2	4 121	359	1 334 euroa	15 318 euroa
EPSO/AD/287/14	Kääntäjät AD5	237	34	2 597 euroa	18 105 euroa
EPSO/AD/289/14	Lingvistijuristit AD7	364	14	782 euroa	20 324 euroa
EPSO/AST/130/14 Ala 4: Hankehallinnointi	Hallintoavustajat kiinteistöalalla AST3	1 054	18	351 euroa	20 567 euroa
EPSO/AD/318/15 (vaihtoehdot 1 ja 2)	Kääntäjät AD5	762	25	694 euroa	21 158 euroa
EPSO/AD/249/13 Ala 1: Makrotalous	Hallintovirkamiehet AD7	1 068	41	835 euroa	21 748 euroa
EPSO/AD/347/17	Media-alan ja digitaalisen viestinnän asiantuntijat AD6	1 860	63	750 euroa	22 138 euroa
EPSO/AST/144/17 (6 kieltä)	Kielten alan hallintoavustajat AST1	2 010	35	403 euroa	23 162 euroa
EPSO/AD/233/12	Kääntäjät AD5	1 751	70	940 euroa	23 525 euroa
EPSO/AD/331/16 (kaikki alat)	Tieto- ja viestintätekniikan (ICT) asiantuntijat AD7	1 629	191	2 808 euroa	23 947 euroa
EPSO/AD/301/15	Hallintovirkamiehet AD5	20 985	159	188 euroa	24 802 euroa
EPSO/AD/354/17-LV	Lingvistijuristit AD7	26	7	6 900 euroa	25 630 euroa
EPSO/AD/236–239/12	Konferenssitulkit AD5 ja AD7	275	30	3 064 euroa	28 089 euroa
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Lingvistijuristit AD7	1 170	26	663 euroa	29 814 euroa
EPSO/AD/256–259/13	Konferenssitulkit AD5 ja AD7	501	13	1 036 euroa	39 936 euroa

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOn tietojen perusteella.

53

EPSO perustettiin aikana, jolloin toimielinten oli rekrytoitava joka vuosi suuri määrä ihmisiä vuosien 2004–2007 laajentumisten vuoksi. Sen kustannusrakenne kuvastaa tätä tilannetta. Tilintarkastustuomioistuimen otokseen kuuluneissa kilpailuissa, joiden kustannukset kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti olivat alhaisimmat, kilpailun läpäisseiden lopullinen määrä on melko suuri (EPSO/AST-SC/06/17) tai kilpailut oli järjestetty vuosina, joina EPSOn toiminta oli erittäin runsasta, kuten vuonna 2014 (1 200 kilpailun läpäissyttä hakijaa) tai vuonna 2015 (1 636 kilpailun läpäissyttä hakijaa).

54

Kilpailujen kustannuksiin vaikuttava merkittävä tekijä on myös kilpailuun osallistuneiden ja kilpailun läpäisseiden hakijoiden välinen suhde. Esivalintakokeista aiheutuvat hakijakohtaiset kustannukset vaihtelevat kilpailusta riippuen 48 ja 92 euron välillä. Jos esivalintakokeet ovat käytössä, ne voivat siis nostaa huomattavasti lopullisia kustannuksia kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti. Laatikossa 2 annetaan esimerkkejä tästä vaikutuksesta.

55

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että kustannusrakenteen tarkoituksena on minimoida laajamittaisten kilpailujen kustannukset. Se kuvastaa EPSOn perustamisaikojen tilannetta, kun sen odotettiin järjestävän kilpailuja, joissa on suuri määrä hakijoita, ja nimeävän vuosittain suuren määrän kilpailun läpäisseitä hakijoita.

Säännölliset yleishallintovirkamiesten kilpailut auttoivat varmistamaan, että potentiaalisia työntekijöitä oli riittävästi tarjolla

56

Vuotuisen syklin lisäksi EPSOn kehittämisohjelmassa asetettiin kilpailujen kestoa koskeva 9–10 kuukauden tavoite. Kilpalujen kesto lyheni huomattavasti EPSOn kehittämisohjelman voimaantulon jälkeen: ennen vuotta 2010 kilpailu kesti keskimäärin 18 kuukautta, ja vuosina 2012–2018 keskimääräinen kesto lyheni 13 kuukauteen. Kaaviossa 8 esitetään nykyinen valinta- ja rekrytointiprosessin aikataulu, jossa suunnittelun ja rekrytoinnin välinen aika on nopeimmillaan 14 kuukautta ja hitaimmillaan yli neljä vuotta.

57

Yleisvirkamiesten AD5-kilpailun (aloituspalkkaluokka) keskimääräinen kesto on kaikkiaan 13 kuukautta, mikä on hieman pidempi kuin muiden kansainvälisten järjestöjen järjestämät menettelyt, joilla otetaan palvelukseen nuoria ammattilaisia (10–12 kuukautta). Kilpailujen kestosta raportoidaan EPSOn vuotuisissa toimintakertomuksissa, mutta mitään toimia ei esitetä sen korjaamiseksi, että kilpailujen kesto ylittää jatkuvasti EPSOn kehittämissuunnitelmassa asetetut tavoitteet.

58

Kilpailujen vuotuisten syklien tarkoituksena on varmistaa, että uusia työntekijöitä on jatkuvasti tarjolla, sillä näitä profiileja varten rekrytoidaan ympäri vuoden. EPSOn kehittämissuunnitelmassa ei kuitenkaan otettu huomioon ajantasaisuutta (luettelon julkaiseminen ”oikeaan aikaan”) vuotuisten syklien suunnittelussa, paitsi siltä osin, että varallaololuetteloita ei suunniteltu julkaistavaksi heinä-elokuussa, jolloin toiminta on vähäistä. Varallaololuetteloiden oletettu julkaisupäivä (hallintovirkamiesten osalta touko-kesäkuu, hallintoavustajien osalta syyskuu ja lingvistien osalta joulukuu) ei vastaa mitään erityistä rekrytointikaavaa toimielimissä. Erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuja ja erityisiin tarpeisiin vastaavia ad hoc ‑kilpailuja järjestetään, kun aikatauluun tulee tilaa niiden järjestämiselle (ks. kohta 23), ja varallaololuettelot julkaistaan mahdollisimman pian sen sijaan, että niille vahvistettaisiin tietty päivämäärä.

59

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että säännöllisten laajojen kilpailujen järjestäminen on yleensä auttanut varmistamaan, että rekrytoitavia yleishallintovirkamiehiä on tarvittaessa riittävästi saatavilla. Tässä järjestelmässä ei kuitenkaan oteta huomioon toimielinten palvelukseenottotarpeiden ajoitusta. EPSOn kilpailujen kesto ylittää edelleen sen kehittämissuunnitelmassa asetetut tavoitteet.

EPSOn erikoisalojen asiantuntijoiden valintaprosessi ei sovellu EU:n toimielinten nykyisiin rekrytointitarpeisiin

60

Toimielinten rekrytointitilanne on muuttunut sen jälkeen, kun EPSOn kehittämissuunnitelma laadittiin ja pantiin täytäntöön. Henkilöstöä on vähennetty ja tiettyjen tehtävien osalta on tehty strategisia päätöksiä virkamiesten korvaamiseksi väliaikaisilla toimihenkilöillä. Useimpien EPSOn järjestämien kilpailujen perusteella laadituissa varallaololuetteloissa on vuodesta 2012 lähtien ollut alle 20 kilpailun läpäissyttä hakijaa (ks. taulukko 2).

Taulukko 2 – EPSOn kilpailut varallaololuettelon koon mukaan vuosina 2012–2018

Varallaolo­luettelossa olevien kilpailun läpäisseiden hakijoiden lukumäärä	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	2012–2018 keski­määrin
1–10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
11–20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
21–40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
41–60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
61–80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
81–100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
101–150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
151–200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Yli 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOn tietojen perusteella.

61

Nopeasti muuttuva toimintaympäristö, jossa EU ja sen toimielimet tällä hetkellä toimivat (henkilöstön vähentäminen, uusien taitojen tarve digitalisoinnin toteuttamiseksi jne.), ei vastaa toimintaympäristöä, jota varten EPSO suunniteltiin. Vuodesta 2008 lähtien on ollut yhä enemmän kysyntää vastata kiireellisiin tai kriisilähtöisiin rekrytointitarpeisiin, jotka edellyttävät tarkemmin kohdennettuja profiileja. Tilintarkastustuomioistuin olisi olettanut, että EPSO olisi pyrkinyt hoitamaan tehtäväänsä tässä uudessa ympäristössä rinnakkain laajoja kilpailuja koskevan työnsä kanssa

1. kokoamalla toimielimiltä riittävästi arvioita niiden henkilöstötarpeista erikoisalojen asiantuntijoita koskevien kohdennettujen profiilien osalta, jotta pienempiä kilpailuja varten voidaan laatia luotettava aikataulu
2. kohdentamalla viestintäänsä vaikeasti palvelukseen saatavien erikoisalojen asiantuntijoiden tavoittamiseen
3. käyttämällä erikoisalojen asiantuntijoiden valintaan soveltuvia testausmenetelmiä
4. varmistamalla, että näiden kilpailujen kustannukset pysyvät alhaisina
5. huolehtimalla siitä, että varallaololuettelot julkaistaan riittävän ajoissa, jotta toimielinten rekrytointitarpeet voidaan täyttää.

Erikoisalojen asiatuntijoiden kilpailujen suunnittelu ei ole luotettavaa, ja se toteutetaan liian aikaisin voidakseen olla tarkkaa

62

Erikoisalan asiantuntijoiden profiilien tarve on kasvanut toimielimissä vuodesta 2012 alkaen (ks. kaavio 4 ja kohta 26). Erikoisalojen asiantuntijoiden lisääntynyt tarve on havaittavissa myös tilintarkastustuomioistuimen keskijohdolle osoittamassa kyselyssä: kyselyyn vastanneista 57 prosenttia oli samaa mieltä väitteestä ”erikoisalojen asiantuntijoita koskevat varallaololuettelot tyhjenevät liian nopeasti” (vain 35 prosenttia oli samaa mieltä yleisvirkamiesten osalta). esimiehistä, jotka vastasivat kysymykseen siitä, ottavatko he työntekijöitä palvelukseen mieluummin erikoisalojen varallaololuetteloista vai yleisistä varallaololuetteloista, 76 prosenttia valitsi erikoisalojen varallaololuettelot.

63

Tietoja erikoisalojen asiantuntijoiden rekrytointitarpeista kerätään siten, että kukin toimielin ilmoittaa EPSOlle suunnitteluvaiheen aikana, mitä profiileja se hakee. Erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailut sijoitetaan mahdollisimman pitkälle ajankohtiin, jolloin ei järjestetä vuotuisen syklin mukaisia kilpailuja.

64

Erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailut ovat pienempiä kilpailuja, joiden perusteella laadittava varallaololuettelo on yleensä pieni (alle 30 kilpailun läpäissyttä hakijaa). Tämän vuoksi niitä ei aina priorisoida (ks. kohta 25), ja joskus kilpailuja lykätään tai perutaan. Tämä puolestaan johtaa siihen, että toimielimet löytävät muita, joustavampia tapoja täyttää rekrytointitarpeensa esimerkiksi järjestämällä omat valintamenettelynsä väliaikaisille toimihenkilöille.

65

Toimielinten suunnitteluvaiheessa esittämiin alkuperäisiin tarvearvioihin sisältyviä, erikoisalojen asiantuntijoita koskevia pyyntöjä verrattiin kilpailuilmoituksissa varallaololuetteloon haettavien hakijoiden todelliseen määrään. Vertailun perusteella havaittiin, että suunnitteluvaiheessa (ks. kohta 27) erikoisalojen asiantuntijatarpeet arvioitiin liian suuriksi verrattuna varallaololuetteloon otettavien hakijoiden määrään, joka oli tavoitteena kilpailuilmoitusta laadittaessa.

66

Suunnittelutyön kesto vaikuttaa tähän yliarviointiin: toimielinten painopisteet ehtivät muuttua sen jälkeen, kun EPSO pyytää arvioita rekrytointitarpeista (toukokuu), siihen mennessä, kun hallintoneuvosto hyväksyy aikataulun (marraskuu) ja kilpailu alkaa (jossakin vaiheessa seuraavan vuoden aikana). Tämän seurauksena kilpailujen aikataulua ja varallaololuetteloon otettavien hakijoiden määrää tarkistetaan ja mukautetaan jatkuvasti.

67

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että suunnitteluprosessia ei ole sopeutettu toimielinten nykyisiin tarpeisiin. Siinä annetaan liian suuri etusija laajoille yleisvirkamieskilpailuille aikana, jolloin toimielimet pyytävät pienempiä kilpailuja. Lisäksi suunnitteluprosessin aikataulu, joka alkaa jopa vuotta ennen kilpailun järjestämistä, ei mahdollista erikoisalojen asiantuntijatarpeen tarkkaa arviointia, mikä johtaa yliarvioihin ja jatkuviin mukautuksiin. Prosessin luotettavuus ja käytännöllisyys erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuissa on näin ollen rajallinen.

EPSO ei pyri viestintätoimissaan johdonmukaisesti houkuttelemaan hyviä hakijoita erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuihin

68

EPSO voi tarjota toimielimille sopivia rekrytointiehdokkaita vain, jos se pystyy houkuttelemaan sopivia hakijoita osallistumaan kilpailuihin. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että hakijat eivät aina vastaa haettuja profiileja. Jotkin hakijat eivät aidosti halua tulla uusia työntekijöitä hakevan toimielimen palvelukseen, vaan jonkin toisen EU‑toimielimen palvelukseen. Viimeksi mainittu ongelma on erityisen merkittävä joidenkin erikoisalojen (esim. tietotekniikan) kohdalla haettaessa työntekijöitä muualle kuin Brysseliin. Ainoa väline, jonka avulla hakijat voivat tällä hetkellä arvioida omaa soveltuvuuttaan kilpailuun, on vapaaehtoinen lyhyt monivalintakoe, jonka he voivat suorittaa ennen hakemuksen jättämistä. Kokeen tarkoituksena on auttaa mahdollisia hakijoita arvioimaan, soveltuvatko he työhön EU:n toimielimissä. Se ei kuitenkaan mittaa hakijoiden soveltuvuutta tiettyyn kilpailuun.

69

Ongelmia aiheuttaa myös se, jos kilpailuissa on liian vähän hakijoita. EPSOn kehittämissuunnitelmassa asetetaan tavoite hakijoiden ja kilpailun läpäisseiden väliselle suhteelle (38 hakijaa yhtä kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti hallintovirkamiesten osalta, 27 hakijaa yhtä kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti hallintoavustajien osalta, ja 40 hakijaa yhtä kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti lingvistien osalta). Tilintarkastustuomioistuin arvioi näiden suhdelukujen perusteella viestintätoimien vaikuttavuutta ehdokkaiden houkuttelemisessa. Otokseen sisältyvissä kilpailuissa tätä tavoitetta ei aina saavutettu riippumatta siitä, kuinka paljon varoja kilpailun viestintämenoihin käytettiin. Muut kilpailut, joissa viestintämenot olivat vähäiset tai olemattomat, ylittivät pitkälti tavoitteensa (ks. taulukko 3). Viestintäkustannusten ja hakijoiden lukumäärän välillä ei ole selvää yhteyttä.

Taulukko 3 – Viestintämenot ja hakijoiden tavoitemäärän saavuttaminen

Kilpailu	Profiili	EPSOn kehittämis­suunnitelman tavoitteen saavuttaminen	Kulut hakijaa kohti	Kulut kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti
AD/354/17	Erikoistunut lingvisti (lingvistijuristi, LV)	9 %	270 euroa	1 003 euroa
AD/287/14	Lingvisti (kääntäjät, SV)	23 %	7 euroa	67 euroa
AD/331/16	Erikoistunut hallintovirkamies (ICT)	23 %	4 euroa	37 euroa
AD/249/13	Erikoistunut hallintovirkamies (makrotalous)	69 %	13 euroa	330 euroa
AD/233/12	Lingvisti (kääntäjät, HR)	78 %	3 euroa	98 euroa
AD/318/15	Lingvisti (kääntäjät, PL)	95 %	14 euroa	521 euroa
AD/256–259/13	Erikoistunut lingvisti (konferenssitulkit)	96 %	1 euro	39 euroa
AD/347/17	Erikoistunut hallintovirkamies (viestintä)	98 %	4 euroa	154 euroa
AD/289/14	Erikoistunut lingvisti (lingvistijuristi, FR)	99 %	3 euroa	112 euroa
AD/332–334–336	Erikoistunut lingvisti (lingvistijuristit ES, MT ja IT)	161 %	4 euroa	271 euroa
AST/144/17	Erikoistunut kielipalvelun hallintoavustaja (AST)	200 %	2 euroa	145 euroa
AST/130/14	Erikoistunut hallintoavustaja (hankehallinnoijat)	220 %	0 euroa*	0 euroa

* Kilpailukohtaisia viestintäkustannuksia ei ole aiheutunut.

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOn tietojen perusteella.

70

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että EPSO ei ole riittävästi mainostanut erikoisalojen asiantuntijoille suunnattuja kilpailujaan, vaikka tällaisten kilpailujen tarve on kasvanut. On sekä tehotonta että kallista, jos hakijat eivät vastaa haettuja profiileja tai jos he hylkäävät uusia työntekijöitä hakevilta toimielimiltä saamansa työtarjoukset. Tämä on ongelmallisempaa silloin, kun varallaololuettelot ovat pieniä.

Hakijat, joilla on vahva erikoisprofiili, saatetaan hylätä valintamenettelyn varhaisessa vaiheessa

71

EPSOn kehittämissuunnitelmassa vahvistetaan kilpailujen vakiomalli (ks. liite III). Tämä järjestely tarkoittaa sitä, että työhön liittyvä erikoisalan tietämys testataan välivaiheen kokeessa (tämä koskee usein lingvistiprofiileja) tai jopa vasta arviointivaiheessa tehtäväkohtaisessa haastattelussa. Jos valintaperusteita (opintoala tai työkokemus) ei ole määritelty asianmukaisesti, soveltuvia hakijoita saatetaan hylätä esivalintavaiheessa.

72

Erittäin tarkkaan kohdennettujen profiilien osalta toimielimille on houkuttelevampaa järjestää omat valintamenettelynsä, koska näin ne voivat joustavasti käyttää tarpeellisiksi katsomiaan testejä. Tarkastetuista 22 tällaisesta menettelystä 19:ssä toimielimet aloittivat menettelyn ansioluetteloihin perustuvalla karsinnalla, jotta vain soveltuvat hakijat voisivat siirtyä koevaiheeseen. Tämä on hyvä tapa poistaa soveltumattomat ehdokkaat etukäteen.

73

Arviointikeskus otettiin käyttöön EPSOn kehittämissuunnitelman yhteydessä keinona siirtää kilpailujen painopiste tietämyksestä taitoihin. Keskuksen tarkoituksena on arvioida hakijoiden niitä taitoja ja pätevyyttä joita toimielimet pitävät tärkeinä omassa henkilöstössään.

74

Kuten kaaviosta 9 käy ilmi, tilintarkastustuomioistuimen kysely osoitti kuitenkin, että kun keskijohtoa pyydetään arvioimaan, onko henkilöstöllä yleensä näitä taitoja, he eivät näe suurta eroa EPSOn kilpailuissa menestyneiden ja toimielinten omissa valintamenettelyissä palvelukseen otettujen väliaikaisten toimihenkilöiden taitojen ja kykyjen välillä (ks. myös kohta 42, joka koskee keskijohtoon kuuluvien arvioita omista viimeisimmistä rekrytoinneistaan). Näissä menettelyissä toimielimet keskittyvät yleensä enemmän teknisiin kokeisiin (esim. tekstinlaadinta ja kääntäminen) ja sivuuttavat EPSOn arviointikeskusta vastaavan taitojen mittaamista koskeva osion.

75

Kielitaitoa ja monikulttuurisessa ympäristössä työskentelyä lukuun ottamatta päälliköt eivät katso, että EPSOn kautta palkatut uudet henkilöstön jäsenet olisivat huomattavasti pätevämpiä kuin muiden kanavien kautta palkatut henkilöstön jäsenet. He katsovat, että muilla valintamenettelyillä palkatun henkilöstön työkokemus on yleisesti ottaen hieman parempi, mikä viittaa siihen, että nämä menettelyt soveltuvat paremmin erikoisalojen asiantuntijoiden kohdennettujen profiilien rekrytointiin.

76

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että EPSOn kehittämisohjelman mukainen kilpailujen muoto ja testausmenetelmät eivät sovellu erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuihin ja muihin pienempiin kilpailuihin.

• Hakijoiden kokemuksen tarkistaminen ja heidän työtehtäviin liittyvän tietämyksensä testaaminen esivalintavaiheen jälkeen lisää riskiä siitä, että hyviä hakijoita jää liian varhain pois menettelystä ja että arviointikeskusvaiheessa on liian vähän päteviä hakijoita.
• Arviointikeskusmenetelmällä ei ole merkittäviä etuja, ja päälliköt katsovat, että toimielinten omien valintamenettelyjen avulla valittavilla työntekijöillä on tarkoituksenmukaisempaa työkokemusta, jota tarvitaan erikoisalojen asiantuntijoiden profiileissa.

EPSOn kilpailut, jotka on suunnattu vain muutamille erikoisalojen asiantuntijoille, ovat kalliimpia kuin toimielinten omat valintamenettelyt

77

Välittömät kustannukset (ks. kohta 51) muodostavat 20–65 prosenttia tilintarkastustuomioistuimen otokseen kuuluneiden kilpailujen kokonaiskustannuksista. Kunkin kilpailuvaiheen välittömiä kustannuksia analysoitaessa kallein vaihe on yleensä arviointikeskusvaihe, kuten kaaviosta 10 käy ilmi. Mitä pidempään arviointikeskusvaihe kestää tai mitä suurempi valintalautakunta on, sitä kalliimpi kilpailusta muodostuu.

78

Arviointikeskusvaiheen keskimääräiset kustannukset olivat otokseen kuuluneiden kilpailujen kohdalla 4 038 euroa kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti, mutta vaihtelua esiintyi paljon. Kilpailun AST-SC/06/17 arviointikeskusvaihe oli melko nopea ja kilpailun läpäisseiden määrä melko suuri, joten kustannukset hakijaa kohti olivat vain 843 euroa. Muissa avustajatason kilpailuissa ne olivat 2 661 euroa. Hallintovirkamiesten osalta kustannusten määrä kilpailun läpäissyttä kohti vaihteli 2 587 eurosta (yleisvirkamiesten AD5-kilpailu AD/301/15) yli 10 000 euroon (konferenssitulkkien kilpailu) (keskimäärin kahdessa kilpailussa).

79

Arviointikeskusvaihe tulee kalliiksi erikoisalan profiilien tapauksessa useasta eri syystä: erikoisalan asiantuntijoiden profiilien arviointi edellyttää kokeneempia valintalautakunnan jäseniä, jotka kuuluvat ylempiin palkkaluokkiin; arviointi saattaa myös viedä pidemmän ajan, etenkin jos eri erikoisaloja on koottu yhteen, jotta saavutetaan kilpailun järjestämiseen tarvittava kriittinen massa.

80

Arviointikeskusvaiheessa läpäisyasteen odotetaan olevan noin 30 prosenttia. Joissakin profiileissa arviointikeskusvaiheen läpäisyaste on kuitenkin melko korkea. Yhdessä tilintarkastustuomioistuimen otokseen kuuluneessa kilpailussa (AD/354/17) se oli peräti 88 prosenttia. Näin voi käydä silloin, kun hakijoita on jo alun perin liian vähän tai kun suuri osa hakijoista hylätään välivaiheen kokeissa / pätevyyttä mittaavissa kokeissa ennen arviointikeskusvaiheen alkua. Tällaisissa tapauksissa arviointikeskus ei ole kustannustehokas tapa testata hakijoita.

81

Lisäksi tilintarkastustuomioistuin vertasi EPSOn kilpailun läpäisseitä hakijoita kohti laskettuja välittömiä kustannuksia toimielinten omien valintamenettelyjen välittömiin kustannuksiin (ks. tarkemmat tiedot liitteessä V) ja laski keskiarvon varallaololuetteloiden koon mukaan. Tulokset esitetään taulukossa 4.

Taulukko 4 – Välittömät kustannukset kilpailun läpäisseitä hakijoita kohti varallaololuettelon koon mukaan EPSOn kilpailuissa ja EU:n toimielinten omissa valintamenettelyissä

Varallaolo­luettelossa olevien kilpailun läpäisseiden lukumäärä	1–20	21–40	41–60	61–80	>100
EPSO	14 165 euroa	9 600 euroa	7 866 euroa	8 177 euroa	6 828 euroa
Toimielimet	7 444 euroa	4 882 euroa	–	–	–

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOlta, Euroopan parlamentilta, komissiolta ja unionin tuomioistuimelta saatujen tietojen perusteella.

82

Tilintarkastustuomioistuimen otokseen kuuluneiden kilpailujen perusteella EPSO on halvempi vaihtoehto laajoissa kilpailuissa, mutta pienemmissä kilpailuissa toimielinten järjestämien valintamenettelyjen välittömät kustannukset ovat paljon – jopa 50 prosenttia – pienemmät. Tämä selittyy sillä, että käsiteltävien hakemusten määrä on pienempi, mikä auttaa alentamaan kustannuksia (otokseen kuuluneissa valintamenettelyissä, jotka läpäisi alle 20 hakijaa, oli EPSOn järjestämien kilpailujen kohdalla keskimäärin 533 hakijaa ja toimielinten valintamenettelyjen kohdalla keskimäärin 66 hakijaa). Toimielinten järjestämissä pienemmissä kilpailuissa on yleensä vähemmän myös testausvaiheita.

83

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että EPSOn nykyinen kilpailumalli ei riitä pitämään kustannuksia alhaisina erikoisalojen asiantuntijoiden pienempien kilpailujen kohdalla, joita toimielimet nykyisin pyytävät järjestämään. Toimielinten järjestäessä tämäntyyppisen kilpailun itse kustannukset jäävät alhaisemmiksi usein siksi, että kilpailuissa on vähemmän vaiheita, niiden kohderyhmänä on pienempi hakijajoukko ja ne on räätälöity paremmin kyseisen toimielimen tarpeisiin. Erityisesti arviointikeskus lisää pienten kilpailujen kustannuksia ilman selkeää hyötyä erityisesti siksi, että läpäisyaste on hyvin korkea.

EPSOn menettelyt eivät sovellu yhtä hyvin erikoisalojen asiantuntijoita koskevien kiireellisten rekrytointitarpeiden täyttämiseen kuin toimielinten omat menettelyt

84

Kilpailun kuhunkin vaiheeseen (ks. kohta 11) kuluu aikaa, ja hakijoilla on enemmän ”odotusaikaa” eri vaiheiden välillä, jotta arvosanat voidaan yhdenmukaistaa ja uudelleentarkastelupyyntöihin tai valituksiin voidaan vastata.

85

Tilintarkastustuomioistuimen otoksessa viisi kilpailua sisälsi kaikki mahdolliset vaiheet. Kaaviossa 11 esitetään kunkin vaiheen kesto. On syytä huomata, että lyhin kilpailu tässä viiden kilpailun ryhmässä (AD/301/15) on yleisvirkamieskilpailu, jossa on suurin varallaololuettelo (159 kilpailun läpäissyttä hakijaa). Kaikkien muiden kilpailujen perusteella laadittiin varallaololuettelot, joissa oli alle 35 kilpailun läpäissyttä hakijaa.

86

Kuten kaaviosta 8 käy ilmi, toimielimen esittämän tarpeen ja siihen perustuvan kilpailun käynnistämisen välillä kuluu huomattavasti aikaa. Vaikka suunnitteluohjeissa mainitaan joustavuus erityisten tai äkillisten tarpeiden osalta, kilpailua ei ole mahdollista käynnistää muutaman kuukauden kuluessa. Valintamenettely ei näin ollen sovellu kiireellisten palvelukseenottotarpeiden täyttämiseen.

87

Tämän seurauksena ja myös välttääkseen suunnitteluprosessiin liittyvän toimielinten välisen neuvotteluvaiheen toimielimet päättävät joskus käynnistää omat palvelukseenottomenettelynsä ja tässä tapauksessa ottaa palvelukseen väliaikaisia toimihenkilöitä virkamiesten sijaan. Tilintarkastustuomioistuin tutki 22 tällaista menettelyä (ks. tarkemmat tiedot liitteestä VI ) arvioidakseen niiden kestoa.

88

Toimielimet toteuttavat valintamenettelyt neljässä vaiheessa (karsinta ansioluettelojen perusteella, haastattelut, kirjallinen koe ja joskus ryhmäkeskustelut) kahdeksan kuukauden kuluessa kiinnostuksenilmaisupyynnön julkaisemisesta (EPSOn kilpailuissa aikaa kuluu keskimäärin 13 kuukautta). Tämä tekee menettelyistä erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuihin verrattuna joustavampia ja siten sopivampia kiireellisten rekrytointitarpeiden täyttämiseen. Toimielimillä on myös enemmän joustavuutta omien menettelyjensä ajoituksessa verrattuna sellaisten erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailujen järjestämiseen, joista toimielinten on neuvoteltava keskenään ja jotka ovat erittäin riippuvaisia eri toimielimistä tulevien valintalautakunnan jäsenten saatavuudesta (ks. kohdat 25 ja 47).

89

Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että EPSOn kilpailujen vaiheiden määrän vuoksi koko prosessi on pitkä eikä riittävän joustava. Se kannustaa toimielimiä järjestämään omat menettelynsä, kun ne pyrkivät saamaan nopeasti palvelukseen erikoisalojen asiantuntijoita. EPSOn kilpailujen muoto ei sovellu kiireellisten rekrytointitarpeiden täyttämiseen.

Johtopäätökset ja suositukset

90

EPSO on yleisesti ottaen onnistunut sille annetussa tehtävässä: tuottamaan suuren määrän kilpailun läpäisseitä hakijoita, joiden taidot ovat riittävän laaja-alaisia pitkään ja monipuoliseen uraan toimielimissä. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että EPSOn valintamenettelyjen nykyinen muoto perustuu näkökohtiin, jotka sisältyivät vuonna 2008 laadittuun EPSOn kehittämissuunnitelmaan: vuotuisiin sykleihin perustuvien kilpailujen järjestäminen sellaisia profiileja varten, joita koskevien rekrytointitarpeiden odotetaan olevan toistuvia.

91

Suunnitteluprosessissa keskitytään vuosittain järjestettäviin laajoihin kilpailuihin (kohdat 21–28). EU Careers ‑brändin alaisuudessa lähinnä Brysselissä toteutettu viestintätyö on onnistunut houkuttelemaan suuren määrän hakijoita (kohdat 29–38). Testausmenetelmillä on varmistettu, että kilpailun läpäisseiden hakijoiden taso on hyvä ja vastaa yleensä esimiesten odotuksia (kohdat 39–42).

92

Valintamenettelyissä on kuitenkin useita heikkouksia, jotka vähentävät niiden vaikuttavuutta. Psykometrisiä testejä ei käytetä ainoastaan arvioitaessa hakijoiden soveltuvuutta tehtävään, vaan myös hakijoiden karsimiseksi kilpailusta, jotta kilpailuprosessi olisi helpommin hallittavissa (kohdat 39 ja 40). Käytössä ei ole virallista mekanismia, jonka avulla voitaisiin mitata toimielinten tyytyväisyyttä kilpailun läpäisseisiin hakijoihin (kohta 43). Käytettävien kielten määrän rajoittaminen valintamenettelyn joissakin osissa on johtanut jatkuvaan oikeudelliseen epävarmuuteen (kohdat 44 ja 45). Riittämätön koordinointi EPSOn ja toimielinten välillä voi viivästyttää kilpailuja (kohdat 46 ja 47). EPSO ei myöskään seuraa kilpailujen kustannuksia eikä se ole ryhtynyt toimiin varmistaakseen, että kilpailujen kestoa koskevat tavoitteet saavutetaan (kohdat 51 ja 57).

Suositus 1 – Puututaan valintamenettelyissä havaittuihin heikkouksiin

Hallintoneuvoston olisi saatettava valintamenettelyt ajan tasalle puuttumalla niiden vaikuttavuutta heikentäviin tekijöihin seuraavin toimin:

• mittaamalla toimielinten tyytyväisyyttä valintamenettelyihin
• tarkistamalla kielijärjestelyjä erityisesti hakulomakkeiden ja valitusjärjestelmän osalta, jotta varmistetaan hakijoiden ja toimielinten oikeusvarmuus
• varmistamalla parempi koordinointi EPSOn ja toimielinten välillä valintalautakunnan jäsenten saatavuuden osalta
• ottamalla käyttöön seurantajärjestelyt kilpailujen kustannuksista raportointia varten
• lyhentämällä kilpailujen kestoa EPSOn kehittämissuunnitelmassa asetettuun kymmenen kuukauden tavoitteeseen.

Tavoiteajankohta: vuoden 2021 loppu

93

Tilintarkastustuomioistuin havaitsi myös, että EPSOn organisaatiorakenne pitää kilpailujen kustannukset alhaisina silloin, kun varallaololuetteloon kirjattavien hakijoiden vuotuinen määrä on suuri (kohdat 50–55). Lisäksi yleisvirkamieskilpailujen järjestäminen säännöllisesti on auttanut varmistamaan, että toimielimiin on tarjolla riittävästi potentiaalisia työntekijöitä (kohdat 56–59).

94

Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kuitenkin, että nykyiset valintamenettelyt eivät sovellu hyvin toimielinten tarpeisiin tilanteessa, jossa henkilöstömäärää on vähennetty. Toimielimet etsivät yhä enemmän erikoistuneempaa henkilöstöä, joka voi aloittaa tehtävissä nopeasti, sen sijaan, että käytettäisiin laajamittaisia rekrytointitoimia, jotka on suunnattu yleisvirkamiesten profiileihin. Tämä edellyttää, että järjestetään kilpailuja, joissa on pieni varallaololuettelo (alle 30 kilpailun läpäissyttä hakijaa).

95

Nykyiset valintamenettelyt eivät sovellu hyvin tämäntyyppisiin kilpailuihin. Suunnitteluprosessi ei ole luotettava, ja suunnittelu tapahtuu liian aikaisin voidakseen olla tarkkaa (kohdat 62–67). EPSO ei kohdenna viestintäänsä johdonmukaisesti siten, että se houkuttelisi sopivia hakijoita erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuihin (kohdat 68–70). Tehtäväkohtaiset tiedot testataan vasta menettelyn myöhäisessä vaiheessa. Tällöin on vaarana, että hakijoita, joilla on vahva erikoisalan asiantuntijan profiili, saatetaan hylätä valintaprosessin varhaisessa vaiheessa, jolloin arviointikeskusvaiheeseen etenee liian vähän sopivia hakijoita (kohdat 71–76).

96

Toimielimille aiheutuu myös vähemmän kustannuksia, kun ne järjestävät omat valintamenettelynsä erikoisalojen asiantuntijan profiileja varten ja ottavat käyttöön joustavamman prosessin valintaa varten (ks. kohdat 72 ja 77–83). EPSOn järjestämät erikoisalojen kilpailut ovat liian hitaita vastaamaan toimielinten kiireellisiin rekrytointitarpeisiin (kohdat 84–89) verrattuna siihen, mitä toimielimet voivat saavuttaa omilla, kevyemmillä menettelyillään.

Suositus 2 – Otetaan käyttöön uusi valintamenettely erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuja varten

Hallintoneuvoston olisi otettava erikoisalojen asiantuntijoiden valintaa varten käyttöön uusi valintamenettely, johon sovelletaan erillisiä suunnittelujärjestelyjä.

Nämä erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailut ja kilpailut, joissa varallaololuettelo on pieni, olisi toteutettava pyynnön esittävien toimielinten ja EPSOn välisen täsmällisen sopimuksen perusteella, jossa mainitaan vähintään seuraavat seikat:

• kuinka työhön liittyvän tietämyksen testaus on määrä toteuttaa ja mikä on sen suhteellinen painoarvo verrattuna arviointikeskusvaiheessa testattaviin taitoihin
• mitkä ovat toimielinten EPSOn käyttöön asettamat resurssit ja henkilöstö (lisäksi on mainittava valintalautakunnan jäsenten pätevyyttä ja kokemusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt)
• millaisia viestintätoimia on suunniteltu kilpailun mainostamiseen liittyen
• millaisella aikavälillä EPSO sitoutuu toteuttamaan kilpailun
• mitkä ovat kilpailun arvioidut kustannukset, kustannuksiin liittyvät seuranta- ja raportointijärjestelyt sekä kustannusten minimoimiseksi suunnitellut erityistoimenpiteet.

Tavoiteajankohta: vuoden 2023 ensimmäinen neljännes

97

EPSO ei ole mukauttanut valintamenettelyjään toimielinten muuttuvaan toimintaympäristöön vuoden 2012 jälkeen. EPSOn kehittämissuunnitelma laadittiin vastauksena vuosina 2004–2008 esitettyyn kritiikkiin. Suunnitelma ei ollut riittävän joustava antamaan EPSOlle keinoja mukauttaa valintamenettelynsä EU:n ja sen toimielinten nopeasti muuttuvan toimintaympäristön vaatimuksiin (esim. henkilöstövähennykset, digitalisaatioon liittyvät uudet taidot) (kohdat 62–67, 71–76 ja 84–89).

Suositus 3 – Parannetaan EPSOn valmiuksia mukautua nopeasti muuttuvaan rekrytointiympäristöön

Hallintoneuvoston olisi tarkasteltava valintaprosessia säännöllisesti uudelleen varmistaakseen, että se kykenee reagoimaan nopeasti muuttuvaan rekrytointiympäristöön.

Tavoiteajankohta: vuoden 2021 loppu

Tilintarkastustuomioistuimen V jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Tony Murphyn johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 29. syyskuuta 2020.

Liitteet

Liite I – Euroopan unionin toimielinten palveluksessa olevat henkilöstöryhmät

Toimielinten henkilöstö koostuu eri henkilöstöryhmistä. Kussakin ryhmässä on erilaisia palkkaluokkia, jotka heijastavat kasvavia ammatillisia ja koulutuksellisia vaatimuksia ja vastuun tasoa.

Virkamiehellä tarkoitetaan henkilöä, joka on kilpailun läpäisemisen jälkeen nimitetty pysyvään virkaan jossakin toimielimessä. Komission jäsenet eivät ole virkamiehiä.

Virkamiehet kuuluvat johonkin kolmesta tehtäväryhmästä:

• Hallintovirkamiehet (AD) palkkaluokissa AD5–AD15
• Hallintoavustajat (AST) palkkaluokissa AST1–AST11
• Sihteerit ja virkailijat (AST/SC) palkkaluokissa AST/SC1–AST/SC6.

Väliaikaisia toimihenkilöitä otetaan palvelukseen

• lyhyellä (enintään kuusi vuotta kestävällä) sopimuksella vakinaisen toimen täyttämiseksi väliaikaisesti jossakin toimielimessä tai Euroopan ulkosuhdehallinnossa
• lyhyellä sopimuksella tai harvemmin toistaiseksi tehtävällä sopimuksella väliaikaisen toimen täyttämiseksi toimielimessä tai virastossa
• avustamaan viranhaltijaa (esimerkiksi komission jäsentä), jolloin sopimuksen pituus riippuu kyseessä olevan viranhaltijan toimikauden pituudesta.

Väliaikaisen henkilöstön tehtäväryhmät ovat samat kuin virkamiehillä.

Sopimussuhteisia toimihenkilöitä ei osoiteta vakinaiseen virkaan tai toimeen. Kyseinen henkilöstö on jaettu tehtävistä riippuen neljään tehtäväryhmään (GFI–GFIV): tehtävät vaihtelevat GFI-ryhmän manuaalisesta työstä GFIV-ryhmän hallinnollisiin tehtäviin. GFI-tehtäväryhmän työntekijä tai virastossa, edustustossa tai toimistossa työskentelevä työntekijä voidaan palkata toistaiseksi; muiden sopimussuhteisten työntekijöiden sopimusten pituus voi olla enintään kuusi vuotta.

Paikallista henkilöstöä palkataan Euroopan unionin ulkopuolella sijaitseviin kohteisiin paikallisten sääntöjen ja käytäntöjen mukaisesti. Heitä ei osoiteta vakinaiseen virkaan tai toimeen.

Liite II – Pätevyysvaatimukset henkilöstöryhmittäin

01

Seuraavassa taulukossa esitetään tiivistetysti virkamiehiltä ja väliaikaisilta toimihenkilöiltä vaadittava vähimmäispätevyys ja kielitaito sekä kunkin tehtäväryhmän hoitamien tehtävien luonne.

Virkamiehet ja väliaikaiset toimihenkilöt

Tutkinnot ja työkokemus

AD

Vähintään kolmen (palkkaluokan AD7 osalta neljän) vuoden opintoja edellyttävä korkeakoulututkinto, josta on osoituksena tutkintotodistus. AD7-kilpailut edellyttävät yleensä vähintään kuuden vuoden työkokemusta tutkinnon suorittamisen jälkeen. AD5-kilpailut eivät edellytä työkokemusta, ja ne soveltuvat paremmin nuorille vastavalmistuneille.

AST ja AST/SC

Keskiasteen jälkeinen koulutus, josta on osoituksena tutkintotodistus, tai keskiasteen koulutus, josta on osoituksena tutkintotodistus, sekä vähintään kolmen vuoden työkokemus. AST/SC1-kilpailut eivät edellytä työkokemusta, mutta AST3- tai SC2-kilpailut edellyttävät yleensä vähintään kolmen tai neljän vuoden lisätyökokemusta, joka liittyy suoraan työtehtäviin ja joka on hankittu kilpailuun osallistumiseen vaadittavan pätevyyden tai työkokemuksen saamisen jälkeen.

Kielivaatimukset

Kaikki tehtäväryhmät: hakijalla on yhden EU‑kielen perusteellinen taito ja toisen EU‑kielen tyydyttävä taito.

Tehtävien suuntaa-antava esittely

AD

Hallintovirkamiehet: yleisluonteiset profiilit, kuten juristit, tilintarkastajat, taloustieteilijät ja kääntäjät, sekä erikoisalojen asiantuntijoiden profiilit (lingvistijuristit, tutkijat, tietotekniikka- ja viestintäasiantuntijat).

AST

Yleisluonteiset tehtävät hallinnossa, toimintapolitiikan kehittämisessä ja täytäntöönpanossa tai teknisemmät tehtävät rahoituksen, viestinnän ja tutkimuksen alalla.

AST/SC

Avustavat ja sihteerin tehtävät, toimiston hoitoon liittyvät tehtävät

 

Liite III – EPSOn avoimen kilpailun vaiheet

Vaihe	Kuvaus
Itsearviointi	Ennen hakemuksen jättämistä hakijoita pyydetään vastaamaan vapaaehtoiseen kyselyyn, jossa he saavat lisätietoa siitä, mitä uralta EU:n toimielimissä on odotettavissa ja minkätyyppisiä ja kuinka vaikeita kokeita he joutuvat suorittamaan.
Verkkohakemus	Hakijat hakevat EPSO-tiliensä kautta (sähköinen hakuprofiili). Jokaista kilpailua varten on täytettävä erillinen hakulomake. EPSO myös ilmoittaa hakijoille kilpailun järjestämisestä EPSO-tilien kautta.
Esivalintakokeet	Esivalintakokeet kuuluvat osana joihinkin kilpailuihin. Niiden muoto on määritelty kilpailuilmoituksessa, mutta ne toteutetaan enimmäkseen tietokoneella tehtävinä monivalintakokeina. Hakijat osallistuvat kokeisiin EU:n jäsenvaltioissa ja joskus eri puolilla maailmaa sijaitsevissa koekeskuksissa.
Alkukarsintavaihe / Talent Screener ‑vaihe ja pätevyyteen perustuva valinta	Valintalautakunta tarkistaa, että esivalintakokeissa parhaiten menestyneet hakijat täyttävät myös kilpailuilmoituksessa esitetyt osallistumisedellytykset, ja kutsuu parhaiten suoriutuneet hakijat seuraavaan vaiheeseen. Kutsuttavien hakijoiden määrä ilmoitetaan kilpailuilmoituksessa. Erikoisalojen asiantuntijoiden kilpailuissa valinta perustuu yleensä pätevyyteen. Valintalautakunta arvioi hakemukset ja valitsee hakijat, joiden pätevyys täyttää parhaiten kilpailuilmoituksessa määritetyt vaatimukset. Valinta tehdään käyttäen yksinomaan vastauksia, jotka on annettu EPSOn tietotekniseen välineeseen sisältyvän sähköisen hakulomakkeen Talent Screener ‑osiossa esitettyihin kysymyksiin.
Alustavat/välitestit	Joissakin kilpailuissa hakijoiden on suoritettava lisäkokeita välivaiheessa. Kokeet suoritetaan yleensä EU:n jäsenvaltioiden testikeskuksissa, ja niihin voi sisältyä esimerkiksi postikoritehtävä tai käännöskoe.
Arviointikeskus	Jos hakijan edellisissä vaiheissa saamat pisteet ovat parhaiden joukossa ja hän täyttää kilpailuilmoituksessa esitetyt osallistumisedellytykset, hänet kutsutaan arviointikeskusvaiheeseen. Arviointikeskukset on suunniteltu arvioimaan ennalta määriteltyjä pätevyyksiä tarkkailemalla osallistujien käyttäytymistä. Kokeet koostuvat useista erilaisista simulaatiotilanteista työn kannalta merkityksellisessä yhteydessä, jossa käyttäytymistä verrataan pätevyyksiä koskevaan profiiliin. Hakijoita voidaan testata kahdentyyppisten – alakohtaisten ja yleisten – pätevyyksien osalta. Alakohtaisia pätevyyksiä ovat sovelletut tiedot ja taidot, joita tarvitaan kyseisen kilpailun kohteena olevan tehtäväprofiilin välittömien vaatimusten täyttämiseksi (esim. kilpailuoikeuden alan juristi, apulaistarkastaja). Yleiset pätevyydet ovat taitoja, joita kaikki virkamiehet tarvitsevat menestyksekästä uraa varten EU:n toimielimissä. Arviointikeskusvaiheen kokeet pidetään yleensä Brysselissä tai Luxemburgissa (paitsi tapaustutkimustehtävät, jotka järjestetään erikseen jäsenvaltioissa). Tyypillisiä arviointikeskustehtäviä ovat seuraavat: — tapaustutkimus — ryhmätyö — suullinen esitys — strukturoitu haastattelu — tehtäväkohtainen haastattelu — postikoritehtävä. Kokeet läpäisseiden hakijoiden tutkinnot ja työkokemus tarkistetaan sen jälkeen, kun arviointi on suoritettu, ja heidän nimensä kirjataan varallaololuetteloon.
Varallaololuettelo	Varallaololuettelo sisältää niiden hakijoiden nimet, jotka suoriutuivat parhaiten kilpailussa. Varallaololuettelon osalta tarjolla olevien virkojen määrä ilmoitetaan kilpailuilmoituksessa. Luettelo lähetetään EU:n toimielimille, jotka voivat ottaa varallaololuettelosta palvelukseen kilpailun läpäisseitä hakijoita omien tarpeidensa mukaan.

Liite IV – Tarkastusmenetelmät

01

Tilintarkastustuomioistuin keräsi tarkastusevidenssiä seuraavin menetelmin:

• EPSOn järjestämistä kilpailuista poimitun otoksen tutkiminen, jonka yhteydessä analysoitiin kilpailujen kustannuksia ja kestoa
• EPSOn hallintotietoja koskevat asiakirjatarkastukset, joiden yhteydessä tutkittiin esimerkiksi vuotuisia toimintakertomuksia, hallintosuunnitelmia, hallintoneuvoston pöytäkirjoja (2016–2018) ja EPSOn työryhmän pöytäkirjoja (2016–2018)
• EPSOlle, Euroopan parlamentille, Euroopan komissiolle ja unionin tuomioistuimelle osoitetut tarkastuskyselyt
• EPSOn, Euroopan parlamentin, Euroopan komission ja unionin tuomioistuimen edustajien sekä arviointikeskusvaiheesta vastaavan EPSOn palveluntarjoajan haastattelut
• kyselytutkimus, joka osoitettiin 471:lle keskijohdon edustajalle Euroopan parlamentissa, Euroopan komissiossa ja unionin tuomioistuimessa
• EPSOn Twitter-viestinnän analysointi vuosina 2018 ja 2019
• vuosina 2015 ja 2016 käynnistettyjen EPSOn kilpailujen puheenjohtajille ja varapuheenjohtajille osoitetut kyselylomakkeet ja haastattelut.

Taulukko 5 – Tutkittu kilpailuista poimittu otos

Viite	Vuosi	Profiili	Hakijat	Testatut hakijat	Kilpailun läpäisseet hakijat
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Sihteerit/virkailijat AST/SC1 ja SC2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Kääntäjät AD5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Lingvistijuristit AD7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 Ala 4: Hankehallinnointi	2014	Hallintoavustajat kiinteistöalalla AST3		1 054	18
EPSO/AD/318/15 Vaihtoehdot 1 ja 2	2015	Kääntäjät AD5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 Ala 1: Makrotalous	2013	Hallintovirkamiehet AD7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Media-alan ja digitaalisen viestinnän asiantuntijat AD6	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (6 kieltä)	2017	Kielten alan hallintoavustajat AST1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Kääntäjät AD5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16 (kaikki alat)	2016	Tieto- ja viestintätekniikan (ICT) asiantuntijat AD7		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Hallintovirkamiehet AD5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Lingvistijuristit AD7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Konferenssitulkit AD5 ja AD7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Lingvistijuristit AD7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Konferenssitulkit AD5 ja AD7		501	13

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOn tietojen perusteella.

02

Tilintarkastustuomioistuin laati yhteistyössä EPSOn kanssa laskentamenetelmän, jonka avulla arvioitiin EPSOn kilpailujen ja valintamenettelyjen kustannuksia. Menetelmän pääkohdat olivat seuraavat:

• tilintarkastustuomioistuin jakoi kustannukset kolmeen luokkaan: yleiskustannukset (kiinteistöt ja yleishyödylliset palvelut); välilliset kustannukset (jotka liittyvät EPSOn kilpailu- ja valintatoimintaan, mutta eivät yksittäiseen kilpailuun – esimerkiksi EPSOn henkilöstön palkat); välittömät kustannukset (jotka liittyvät yksittäiseen kilpailuun – esimerkiksi kokouksiin ja arviointikeskuksiin)
• kilpailuihin liittyvien yleiskustannusten ja välillisten kustannusten osuus määritettiin jakamalla ne kyseisen vuoden aikana kilpailun läpäisseiden määrällä ja lisäämällä ne (määräsuhteessa) otokseen kuuluvien yksittäisten kilpailujen välittömiin kustannuksiin
• välittömät kustannukset määritettiin joko nimellisarvon perusteella (palveluntarjoajien laskut tai virkamatkakulut) tai laskemalla ne.

03

Tilintarkastustuomioistuin vertasi osaa EPSOn välittömistä kustannuksista toimielinten omista valintamenettelyistä aiheutuviin kustannuksiin seuraavasti:

• Kullekin kolmelle toimielimelle lähetettiin kyselylomake, jossa selvitettiin vuosina 2015–2018 toteutettujen sisäisten valintamenettelyjen määrä ja tyyppi (sisäiset kilpailut tai väliaikaisten toimihenkilöiden rekrytointi kiinnostuksenilmaisupyyntöjen avulla).
• Näistä menettelyistä valittiin viimeisimmät väliaikaisten toimihenkilöiden valintaa koskevat menettelyt, joihin toimielimet eivät olleet pyytäneet EPSOlta tukea. Tilintarkastustuomioistuin pyysi toimielimiä ilmoittamaan mahdolliset välittömät kustannukset (laskut, matkakulut) tai evidenssin, joiden perusteella ne voidaan laskea (esim. valintamenettelyn kannalta välttämättömien kokousten lukumäärä, kesto ja osallistujien palkkaluokka).
• Tämän perusteella tilintarkastustuomioistuin laski toimielinten valintamenettelyjen kustannukset.

Liite V – Välittömät kustannukset hakijaa kohti, EPSOn kilpailut ja toimielinten omat valintamenettelyt

Viitejakso	Vuosi	Hakijat	Kilpailun läpäisseet hakijat	Välittömät kustannukset kutakin kilpailun läpäissyttä hakijaa kohti
Toimielimen menettely 12	2017	8	1	751 euroa
Toimielimen menettely 7	2017	7	1	991 euroa
Toimielimen menettely 22	2018	21	2	1 027 euroa
Toimielimen menettely 14	2018	37	7	1 166 euroa
Toimielimen menettely 11	2017	35	10	1 274 euroa
Toimielimen menettely 13	2018	74	1	1 784 euroa
Toimielimen menettely 20	2018	23	1	2 355 euroa
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	2 753 euroa
Toimielimen menettely 17	2018	8	1	3 774 euroa
Toimielimen menettely 6	2017	148	12	3 999 euroa
Toimielimen menettely 16	2018	228	32	4 808 euroa
Toimielimen menettely 10	2017	59	10	4 831 euroa
Toimielimen menettely 19	2018	227	23	4 956 euroa
EPSO/AD/331/16 (kaikki alat)	2016	1 629	191	5 648 euroa
Toimielimen menettely 15	2018	117	12	5 698 euroa
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6 467 euroa
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	6 820 euroa
Toimielimen menettely 18	2018	223	14	7 837 euroa
EPSO/AD/249/13 – Ala 1: Makrotalous	2013	1 068	41	7 866 euroa
EPSO/AD/318/15 – Vaihtoehdot 1 ja 2	2015	948	25	8 375 euroa
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8 681 euroa
EPSO/AST/130/14 (AST3) – Ala 4: Hankehallinnointi	2014	1 054	18	8 949 euroa
Toimielimen menettely 2	2015	156	6	9 216 euroa
Toimielimen menettely 1	2015	120	5	9 463 euroa
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	9 534 euroa
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 kieltä)	2017	2 803	35	10 516 euroa
Toimielimen menettely 4	2016	37	3	11 174 euroa
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	11 263 euroa
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 euroa
Toimielimen menettely 3	2016	13	3	11 990 euroa
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 euroa
Toimielimen menettely 21	2018	79	5	12 359 euroa
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 euroa
Toimielimen menettely 8	2017	–	3	13 630 euroa
Toimielimen menettely 9	2017	72	3	13 734 euroa
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 euroa
Toimielimen menettely 5	2016	15	1	31 832 euroa

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin EPSOlta, Euroopan parlamentilta, komissiolta ja unionin tuomioistuimelta saatujen tietojen perusteella.

Liite VI – Toimielinten valintamenettelyjen kesto

Toimielinten väliaikaisen henkilöstön valintamenettelyt

	Vuosi	Vaiheet	Vaihe 1	Vaihe 2	Vaihe 3	Vaihe 4	Vaihe 5	Hakijat	Kilpailun läpäisseet hakijat	Ilmoitus kilpailun läpäisemisestä	Varallaolo-luettelo	Kesto (kk)
1	2015	5	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 1 (työhön liittyvä kompetenssi)	Tekstinlaadintakoe kielellä 2 (tapaustutkimus)	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu	120	5	30.1.2015	21.12.2015	10,8
2	2015	4	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 2	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu		156	6	8.9.2015	1.8.2016	10,9
3	2016	5	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 1 (työhön liittyvä kompetenssi)	Tekstinlaadintakoe kielellä 2 (tapaustutkimus)	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu	13	3	21.4.2016	18.10.2016	6,0
4	2016	4	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 2	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu		37	3	24.5.2016	14.6.2017	12,9
5	2016	4	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 2	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu		15	1	26.8.2016	14.2.2017	5,7
6	2017	2	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu				148	12	1.2.2017	16.6.2017	4,5
7	2017	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu	Taitojen testaaminen käytännön tilanteessa			7	1	13.3.2017	13.7.2017	4,1
8	2017	4	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 2	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu		12	3	22.6.2017	6.3.2018	8,6
9	2017	4	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Tekstinlaadintakoe kielellä 2	Haastattelu	Ryhmä­keskustelu		72	3	28.7.2017	26.4.2018	9,1
10	2017	2	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu				59	10	11.9.2017	31.8.2018	11,8
11	2017	2	Käännöskoe	Haastattelu				35	10	22.9.2017	11.6.2018	8,7
12	2017	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu	Taitojen testaaminen käytännön tilanteessa			8	1	24.5.2017	22.9.2017	3,9
13	2018	2	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu				74	1	17.1.2018	8.6.2018	4,7
14	2018	2	Käännöskoe	Haastattelu				37	7	3.4.2018	30.5.2018	1,9
15	2018	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Fyysiset testit (tehtäväkohtaiset)	Haastattelu			117	12	25.4.2018	9.1.2019	8,6
16	2018	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu	Tekstinlaadintakoe			228	32	9.7.2018	25.6.2019	11,7
17	2018	2	Käännöskoe	Haastattelu				8	1	24.9.2018	26.10.2018	1,1
18	2018	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu	Tekstinlaadintakoe			223	14	9.11.2018	23.7.2019	8,5
19	2018	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu	Tekstinlaadintakoe			227	23	9.11.2018	1.8.2019	8,8
20	2018	2	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu				23	1	30.11.2018	28.2.2019	3,0
21	2018	2	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu				79	5	21.1.2019	4.7.2019	5,5
22	2018	3	Karsinta ansioluetteloiden perusteella	Haastattelu	Taitojen testaaminen käytännön tilanteessa			21	2	16.4.2018	2.7.2018	2,6

Lähde: Euroopan tilintarkastustuomioistuin Euroopan parlamentin, Euroopan komission ja unionin tuomioistuimen tietojen perusteella.

Lyhenteet

EPSO: Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto

Sanasto

Kilpailun läpäissyt hakija: EPSOn avoimen kilpailun läpäissyt hakija.

Toimisto: Euroopan komission osasto, jota johtaa johtaja. Erityistehtäviä varten perustettiin toimistoja, jotka ovat usein luonteeltaan hallinnollisia (esim. maksutoimisto, kiinteistö- ja infrastruktuuritoimistot Brysselissä ja Luxemburgissa). Toisin kuin pääosastot, toimistot eivät osallistu toimintapolitiikan kehittämiseen.

Valintalautakunnan jäsen: Jonkin EU:n toimielimen virkamies, joka on nimitetty valintalautakuntaan arvioimaan EPSOn avoimen kilpailun hakijoita. Valintalautakunnan jäseniä kutsutaan ”pysyviksi”, kun toimielin siirtää heidät EPSOon pidemmäksi ajaksi sen sijaan, että heidät nimitettäisiin yhteen kilpailuun.

Varallaololuettelo: Luettelo kaikista EPSOn avoimen kilpailun läpäisseistä hakijoista. Se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tarkastustiimi

Tilintarkastustuomioistuin esittää erityiskertomuksissaan tulokset tarkastuksista, joita se kohdistaa EU:n toimintapolitiikkoihin ja ohjelmiin tai yksittäisten talousarvioalojen hallinnointiin liittyviin aihealueisiin. Tilintarkastustuomioistuin valitsee ja suunnittelee nämä tarkastustehtävät siten, että niillä saadaan aikaan mahdollisimman suuri vaikutus. Se ottaa valinta- ja suunnitteluvaiheessa huomioon tuloksellisuuteen tai säännönmukaisuuteen kohdistuvat riskit, asianomaisten tulojen tai menojen määrän, tulevat kehityssuunnat sekä poliittiset näkökohdat ja yleisen edun.

Tästä tuloksellisuuden tarkastuksesta vastasi V tarkastusjaosto, jonka erikoisalana on Euroopan unionin rahoitus ja hallinto. Tarkastusjaoston puheenjohtaja on Euroopan tilintarkastustuomioistuimen jäsen Tony Murphy. Tarkastus toimitettiin tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Annemie Turtelboomin johdolla ja siihen osallistuivat kabinettipäällikkö Florence Fornaroli, kabinettiavustaja Celil Ishik, toimialapäällikkö Bertrand Albugues, tehtävävastaava Marion Kilhoffer sekä tarkastajat Daria Bochnar, Panagiota Liapi ja Jesús Nieto Muñoz. Kielellisissä kysymyksissä avusti Richard Moore.

Loppuviitteet

¹ Ks. päätös 2002/621/EY, tehty 25. heinäkuuta 2002, EYVL L 197, 26.7.2002, ja https://epso.europa.eu/

² Ks. http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

³ Ks. EPSOn tehtävänkuvaus: EPSOn tehtävänä on palvella EU:n toimielimiä tarjoamalla laadukkaita, tehokkaita ja vaikuttavia valintamenettelyjä, joiden avulla ne voivat rekrytoida oikean henkilön oikeanlaisiin tehtäviin oikeaan aikaan.

⁴ EPSO Development Programme: roadmap for implementation, 10.9.2008. Ks. myös EPSO Development Programme, Final report, 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

⁵ EPSOn hakijoiden tyytyväisyyskyselyt, jotka on tehty arviointikeskusvaiheen jälkeen, 2014–2018.

Tarkastuksen eteneminen

Tapahtuma	Päivämäärä
Tarkastuksen suunnittelumuistio hyväksytty / tarkastus alkoi	3.9.2019
Kertomusluonnos lähetetty tarkastuskohteelle	9.7.2020
Lopullinen kertomus hyväksytty kuulemismenettelyn jälkeen	29.9.2020
EPSOn viralliset vastaukset saatu kaikilla kielillä	22.10.2020

Yhteystiedot

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Puh. +352 4398-1
Tiedustelut: eca.europa.eu/fi/Pages/ContactForm.aspx
Verkkosivut: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Suuri määrä muuta tietoa Euroopan unionista on käytettävissä internetissä Europa-palvelimen kautta (http://europa.eu).

Luxemburg: Euroopan unionin julkaisutoimisto, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5337-6	ISSN 1977-5792	doi:10.2865/70075	QJ-AB-20-021-FI-N
HTML	ISBN 978-92-847-5319-2	ISSN 1977-5792	doi:10.2865/8197	QJ-AB-20-021-FI-Q

TEKIJÄNOIKEUDET

© Euroopan unioni, 2020.

Datan ja asiakirjojen uudelleenkäyttöä koskevat Euroopan tilintarkastustuomioistuimen periaatteet pannaan täytäntöön avoimen datan politiikkaa ja asiakirjojen uudelleen käyttämistä koskevalla Euroopan tilintarkastustuomioistuimen päätöksellä 6-2019.

Ellei toisin ilmoiteta (esimerkiksi yksittäisissä tekijänoikeusilmoituksissa), Euroopan tilintarkastustuomioistuimen sisältöihin, jotka EU omistaa, myönnetään käyttöoikeudet Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) licence. ‑käyttöoikeuden nojalla. Tämä merkitsee, että uudelleenkäyttö on sallittua, jos sisällön tuottaja mainitaan asianmukaisesti ja sisältöön tehdyistä muutoksista ilmoitetaan. Uudelleenkäyttäjä ei saa vääristää asiakirjojen alkuperäistä merkitystä tai sanomaa. Euroopan tilintarkastustuomioistuin ei vastaa mistään seurauksista, jotka johtuvat uudelleenkäytöstä.

Uudelleenkäyttäjän on hankittava tarvittavat lisäoikeudet, jos tietyssä sisällössä (esimerkiksi Euroopan tilintarkastustuomioistuimen henkilöstöstä otetuissa valokuvissa) esitetään tunnistettavissa olevia henkilöitä tai jos sisällössä on mukana kolmansien tahojen töitä. Jos tällainen lisäoikeus saadaan, yllä mainittu yleinen käyttöoikeus peruuntuu. Lisäoikeutta koskevassa luvassa on selvästi ilmoitettava käyttöoikeuden rajoitukset.

Jos sisällöt eivät ole EU:n omaisuutta, voi olla, että lupa niiden käyttöön tai jäljentämiseen on pyydettävä suoraan asianomaisilta tekijänoikeuksien haltijoilta:

Kaaviot 1, 6 ja 8: Icons © 2010–2020 Freepik Company S.L. Kaikki oikeudet pidätetään.

Tietokoneohjelmistot tai asiakirjat, joihin kohdistuu teollisoikeuksia, kuten patentteja, tavaramerkkejä, rekisteröityjä malleja, logoja ja nimiä, eivät kuulu Euroopan tilintarkastustuomioistuimen uudelleenkäyttöperiaatteiden piiriin, eikä niiden käyttöön anneta lupaa.

EU:n toimielinten verkkosivuilla (joiden verkkotunnuksen loppuosa on europa.eu) on linkkejä ulkopuolisille verkkosivuille. Koska Euroopan tilintarkastustuomioistuin ei vastaa näistä sivustoista, on suositeltavaa, että tutustutte niiden tietosuoja- ja tekijänoikeusperiaatteisiin.

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen logon käyttäminen

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen logoa ei saa käyttää ilman tilintarkastustuomioistuimen ennakkosuostumusta.

Yhteydenotot EU:hun

Käynti tiedotuspisteessä
Euroopan unionin alueella toimii yhteensä satoja Europe Direct -tiedotuspisteitä. Lähimmän tiedotuspisteen osoite löytyy verkosta: https://europa.eu/european-union/contact_fi

Yhteydenotot puhelimitse tai sähköpostitse
Europe Direct -palvelu vastaa Euroopan unionia koskeviin kysymyksiin. Palveluun voi ottaa yhteyttä

• soittamalla maksuttomaan palvelunumeroon 00 800 6 7 8 9 10 11 (jotkin operaattorit voivat periä puhelumaksun),
• soittamalla puhelinnumeroon +32 22999696 tai
• sähköpostitse: https://europa.eu/european-union/contact_fi

Tietoa EU:sta

Verkkosivut
Tietoa Euroopan unionista on saatavilla kaikilla EU:n virallisilla kielillä Europa-sivustolla, https://europa.eu/european-union/index_fi

EU:n julkaisut
EU:n ilmaisia ja maksullisia julkaisuja voi ladata tai tilata osoitteesta https://op.europa.eu/fi/publications. Ilmaisia julkaisuja on mahdollista saada usean kappaleen erinä ottamalla yhteyttä Europe Direct -palveluun tai paikalliseen tiedotuspisteeseen (ks. https://europa.eu/european-union/contact_fi).

EU:n lainsäädäntö ja siihen liittyvät asiakirjat
EU:n koko lainsäädäntö vuodesta 1952 ja muuta tietoa EU:n oikeudesta on saatavilla kaikilla virallisilla kielillä EUR-Lex-tietokannassa osoitteessa http://eur-lex.europa.eu

EU:n avoin data
EU:n avoimen datan portaalin (http://data.europa.eu/euodp/fi) kautta on saatavilla EU:n data-aineistoja. Data on ilmaiseksi ladattavissa ja uudelleenkäytettävissä sekä kaupallista että ei-kaupallista käyttöä varten.