Evropský úřad pro výběr personálu: je načase přizpůsobit výběr měnícím se náborovým potřebám

Shrnutí

I

Každý rok přijímají orgány a instituce EU z více než 50 000 žadatelů přibližně 1 000 nových stálých zaměstnanců pro dlouhodobou profesní dráhu. Tito noví zaměstnanci se vybírají z úspěšných uchazečů otevřených výběrových řízení, která ve spolupráci s orgány EU pořádá EPSO, úřad pro výběr personálu veřejné služby EU.

II

Úkolem úřadu EPSO je zaujmout a poté vybrat vhodné uchazeče v dostatečném počtu, aby orgány mohly naplňovat své potřeby nových zaměstnanců. EPSO pořádá dva hlavní druhy výběrových řízení: velká výběrová řízení na vstupní pracovní místa pro všeobecně zaměřené uchazeče, jako jsou pracovníci veřejné správy, právníci, ekonomové, překladatelé a administrativní pracovníci, a menší výběrová řízení pro uchazeče s konkrétnějším zaměřením a praxí. Proces výběru má tři fáze: plánování výběrových řízení na další rok, hodnocení uchazečů v každém výběrovém řízení pomocí řady testů a zveřejnění konečných seznamů úspěšných uchazečů každého řízení.

III

EPSO provádí výběr zaměstnanců v jeho současné podobě pomocí výběrových řízení od roku 2012. Jazykový režim, v němž se výběrová řízení pořádají, byl napaden u soudu a orgány EU začaly účinnost výběrových řízení zpochybňovat. Za tohoto stavu vytvořila správní rada úřadu EPSO v druhé polovině roku 2019 interinstitucionální diskusní skupinu, která se zabývá výběrovým procesem. Ve své zprávě předkládáme další analýzu, závěry a doporučení s významem pro možnou podstatnou úpravu výběrového procesu.

IV

Cílem našeho auditu bylo posoudit, zda výběrová řízení EPSO umožňují orgánům EU naplnit jejich potřeby v oblasti přijímání všech typů zaměstnanců. Zejména jsme prověřovali, zda výběrová řízení úřadu EPSO:

1. byla dostatečně plánována tak, aby zohledňovala potřeby orgánů, pokud jde o přijímání zaměstnanců;
2. provázela je účinná komunikace, aby se do nich hlásil dostatečný počet uchazečů;
3. generovala úspěšné uchazeče vhodné pro pracovní místa nabízená orgány;
4. byla vhodně načasována;
5. byla řízena způsobem, který minimalizuje náklady.

V

Audit se zaměřil na činnosti úřadu EPSO v letech 2012–2018. Přezkoumali jsme informace úřadu EPSO o řízení, vedli jsme pohovory s pracovníky úřadu a personálních oddělení některých orgánů EU, přezkoumali jsme vzorek otevřených výběrových řízení a analyzovali jejich náklady a dobu trvání a provedli jsme průzkum mezi vedoucími pracovníky některých orgánů EU.

VI

Dospěli jsme k závěru, že velká výběrová řízení prováděná úřadem EPSO v průběhu zkoumaného období orgánům obecně umožnila naplnit jejich potřeby všeobecně zaměřených uchazečů. Ukázalo se však, že proces méně efektivně a účinně uspokojuje menší, ale rostoucí potřebu orgánů najímat specialisty.

VII

Zjistili jsme, že proces je obecně účinný u výběrových řízení velkého rozsahu z těchto důvodů: plánování je vhodné pro tato výběrová řízení, úřad EPSO přitahuje velký počet kandidátů a propaguje značku „EU Careers“ zejména v Bruselu, i přes nedostatky ve způsobu výběru je celková kvalita úspěšných uchazečů vysoká, v letech, která přinášejí nejvyšší počet úspěšných uchazečů, jsou náklady na výběrová řízení nízké a pravidelné pořádání všeobecných výběrových řízení přispívá k zajištění dostatečného přílivu potenciálních nových zaměstnanců.

VIII

Rovněž jsme zjistili, že proces výběru není přizpůsoben úzce zaměřeným výběrovým řízením malého rozsahu, která jsou nejvíce vhodná pro současné potřeby orgánů EU v oblasti přijímání nových pracovníků: plánování těchto výběrových řízení není spolehlivé a probíhá příliš brzy na to, aby mohlo být přesné, úřad EPSO důsledně nezaměřuje svou komunikační činnost tak, aby se do specializovaných výběrových řízení hlásili vhodní uchazeči, hrozí, že uchazeči se silnými odbornými profily budou vyřazeni v rané fázi výběrového řízení, náklady na výběrová řízení jsou vyšší než na vlastní alternativní výběrová řízení orgánů, když je potřeba jen malý počet specialistů, a specializovaná výběrová řízení jsou méně vhodná pro naplnění naléhavých potřeb v oblasti náboru specialistů než vlastní řízení orgánů.

IX

Na základě svých zjištění doporučujeme:

• posílit klíčové aspekty výběru, zejména měření spokojenosti orgánů, řešení stálých problémů s jazykovým režimem a koordinaci mezi úřadem EPSO a orgány,
• zavést nový rámec výběru pro specializovaná řízení;
• zlepšit schopnost úřadu EPSO přizpůsobovat se rychle se měnícímu prostředí, v němž probíhá nábor nových zaměstnanců, zavedením mechanismu pro pravidelný přezkum procesu výběru.

Úvod

01

Každý rok přijímají orgány EU přibližně 1 000 nových stálých zaměstnanců (úředníků) pro dlouhodobou profesní dráhu, a to z více než 50 000 žadatelů. Tito noví zaměstnanci se vybírají z úspěšných uchazečů otevřených výběrových řízení. Kvalita výsledků výběrového řízení určuje kvalitu přijímaných úředníků, kteří v orgánech EU často stráví celou svou profesní dráhu.

02

Od roku 2003 pořádá tato výběrová řízení ve spolupráci s orgány Evropský úřad pro výběr personálu (EPSO). Úlohou úřadu EPSO je kvalitně a efektivně realizovat výběrová řízení pro orgány EU, a zajišťovat tak včas na volné pozice ty nejvhodnější kandidáty¹. Prostřednictvím vhodné komunikační činnosti má EPSO zaujmout a poté vybrat vhodné uchazeče v dostatečném počtu, aby orgány mohly naplňovat své dlouhodobé potřeby nových zaměstnanců. Nové zaměstnance lze rozdělit do tří kategorií: všeobecně zaměření pracovníci (pracovníci veřejné správy, právníci, ekonomové apod. a také administrativní pracovníci), lingvisté (překladatelé) a specialisté (odborníci na IT, vědci apod.).

03

Do všeobecných výběrových řízení, jejichž cílem je nábor všeobecně zaměřených pracovníků a lingvistů, se hlásí desetitisíce uchazečů a na některé jazyky se může hlásit až 2 000 žadatelů na jedno místo; tato výběrová řízení mohou mít rezervní seznamy až s 200 úspěšnými uchazeči a jsou interinstitucionální povahy. V této zprávě je označujeme jako velká výběrová řízení. Výběrová řízení na specialisty (zhruba 42 % úspěšných uchazečů vybraných v letech 2012 až 2018) jsou cílenější, méně často interinstitucionální a počet uchazečů v jednotlivých oborech je nižší.

04

EPSO je interinstitucionální úřad, který poskytuje služby v oblasti výběru personálu pro všechny orgány a instituce EU. Zároveň je ze správního hlediska přidružen k Evropské komisi. Nejvyšším rozhodovacím orgánem úřadu je správní rada. Jejími členy jsou ředitel úřadu EPSO a zástupce každého orgánu na úrovni vrcholového vedení. Správní rada EPSO kvalifikovanou většinou stanoví zásady politiky personálního výběru (které se uplatní při výběrových řízeních) a využití seznamů úspěšných uchazečů (tzv. rezervní seznamy, viz příloha III a glosář) a jednomyslně schvaluje pracovní program, včetně plánování a harmonogramů výběrových řízení. Práci a rozhodnutí správní rady připravuje pracovní skupina úřadu EPSO, v níž mají všechny orgány rovněž zástupce, a to na nižší úrovni.

05

Celkový rozpočet EPSO v roce 2019 činil 23,6 milionu EUR. Rozpočet EPSO je v průběhu let stabilní. Přibližně polovina rozpočtu úřadu (12,8 milionu EUR v roce 2019) připadá na jeho zaměstnance (zhruba 125 osob, většina z nich stálí úředníci). Činnosti úřadu EPSO znázorňuje obrázek 1.

06

EPSO provádí výběrová řízení v jejich současné podobě od roku 2012². Řízení byla napadena u soudu (věci C-566/10, T-124/13, T-275/13, T-353/14 a C-621/16) kvůli svému jazykovému režimu a nespokojenost orgánů EU s výběrovými řízeními úřadu přiměla ve druhé polovině roku 2019 správní radu EPSO ke zřízení interinstitucionální diskusní skupiny, která se zabývá výběrovými řízeními.

07

Proces výběru má tři fáze: plánování, hodnocení uchazečů a zveřejnění rezervních seznamů. Proces začíná hodnocením potřeb orgánů, pokud jde o nábor pracovníků na příští tři roky. Úřad EPSO tyto odhady shromažďuje, aby pak mohl navrhnout podrobný harmonogram s navrhovanými daty zveřejnění výběrových řízení pro nadcházející rok. Ten schvaluje správní rada.

08

Potřeba nových všeobecně zaměřených pracovníků a lingvistů (viz příloha I a příloha II) se vyjadřuje jako celkový počet požadovaných nových zaměstnanců. Orgány mají také poskytnout další informace, jako jsou jazyky, které budou požadovány, nebo pokud mají v úmyslu najmout specialisty, pak odbornost, která se vyžaduje (například bezpečnost, vědecký výzkum), spolu s počtem potřebných pracovníků.

09

Po schválení výběrového řízení vypracují EPSO a příslušné orgány oznámení o výběrovém řízení. V oznámení je stanoven právní rámec výběrového řízení: předpokládaný počet úspěšných uchazečů, minimální podmínky, které musí uchazeč splňovat, aby byl způsobilý, včetně případné požadované úrovně odborné praxe, testy, které budou během výběrového řízení použity, a požadovaný minimální počet bodů v každém z nich.

10

Orgány rovněž určí členy výběrové komise, kteří odpovídají za ověření obsahu testů a hodnocení uchazečů během celého výběrového řízení (jak to stanoví služební řád EU).

11

Testy se mezi jednotlivými výběrovými řízeními liší, ale fáze v rámci každého výběrového řízení jsou obvykle podobné (viz příloha III).

• Předběžný výběr: všeobecná výběrová řízení a jiná výběrová řízení, pokud se do nich přihlásí více než 1 000 uchazečů, začínají fází předběžného výběru sestávající z počítačových psychometrických testů (otázky s výběrem z více odpovědí na verbální, numerické a abstraktní uvažování). U specialistů může tato fáze být někdy nahrazena výběrem na základě životopisů.
• Připuštění do další fáze testování: dokumenty požadované k přihlášce předložené uchazeči s nejlepšími výsledky ve fázi předběžného výběru pak zkoumá výběrová komise.
• Hodnocení zkušeností (tzv. talent screener): u některých výběrových řízení může po fázi připuštění do další fáze testování následovat přezkoumání životopisů uchazečů, během něhož jsou jim na základě jejich kvalifikace a zkušeností udělovány body.
• Průběžný test: tato fáze není povinná u všech výběrových řízení a její použití závisí na dotyčném orgánu. Může se konat samostatně nebo jako součást následující fáze.
• Hodnotící centrum: nejlépe bodovaní uchazeči z předchozích fází pak postupují do hodnotícího centra, kde je výběrová komise hodnotí na základě souboru předem stanovených dovedností a schopností. Uchazeči, kteří nepodstoupili psychometrické testy ve fázi předběžného výběru (v případě výběrových řízení na specialisty nebo nízkého počtu žadatelů), je vykonají v hodnoticím centru.

12

Jména uchazečů s nejlepšími výsledky z hodnotícího centra jsou zařazena na rezervní seznam. Náborová oddělení v orgánech pak mohou získat přístup k jejich životopisům a kontaktovat úspěšné uchazeče, o nichž se domnívají, že nejlépe naplní jejich potřebu nových zaměstnanců. EPSO sleduje, jak orgány rezervní seznamy využívají. Pokud na seznamu zůstává mnoho úspěšných uchazečů po mnoho let, aniž jsou najati, navrhne EPSO správní radě, aby byla platnost seznamu ukončena.

13

Obrázek 2 zachycuje všechny subjekty, které se na výběru a náboru podílejí.

Rozsah a koncepce auditu

14

První audit úřadu EPSO jsme provedli v roce 2009, abychom posoudili, jak plnil svůj mandát v letech následujících po svém ustavení. O deset let později jsme se rozhodli provést nový audit úřadu. V této zprávě se zabýváme tím, jak úřad EPSO reagoval na připomínky z roku 2009 a jak se přizpůsobil rychle se měnícímu prostředí, v němž se EU a její orgány vyvíjejí (například snižování počtu zaměstnanců, digitalizace).

15

Cílem našeho auditu bylo posoudit, zda výběrová řízení EPSO umožňují orgánům EU naplnit jejich potřeby v oblasti přijímání všech typů zaměstnanců. Zejména jsme prověřovali, zda výběrová řízení úřadu EPSO:

1. byla plánována tak, aby zohledňovala potřeby orgánů, pokud jde o přijímání zaměstnanců;
2. byla doplněna účinnými komunikačními opatřeními, aby se do nich hlásil dostatečný počet uchazečů;
3. generovala úspěšné uchazeče vhodné pro pracovní místa nabízená orgány;
4. byla vhodně načasována;
5. byla řízena způsobem, který minimalizuje náklady³.

16

V průběhu auditu jsme neposuzovali:

• kvalitu testů navržených úřadem EPSO,
• vnitřní politiky a postupy orgánů pro najímání zaměstnanců,
• školicí programy orgánů pro nové zaměstnance.

17

Audit se zaměřil na činnosti úřadu EPSO v letech 2012–2018. Naše zpráva obsahuje analýzu, závěry a doporučení týkající se strategického plánu EPSO na období 2020–2024. Naše zjištění se opírají o následující důkazní informace:

• dokumentární přezkum klíčových dokumentů týkajících se činností úřadu EPSO,
• auditní pohovory se zaměstnanci úřadu EPSO a jiných orgánů EU,
• přezkum vzorku otevřených výběrových řízení uspořádaných v letech 2012 až 2018,
• průzkum mezi zástupci střední úrovně řízení v orgánech EU.

18

Vzorek výběrových řízení jsme vybrali tak, aby zahrnoval různé činnosti úřadu a obsáhl všechny typy řízení organizovaných úřadem v období 2012–2018. Cílem průzkumu mezi vedoucími pracovníky bylo získat zpětnou vazbu o zaměstnancích přijatých na základě otevřených výběrových řízení EPSO a dalších způsobů výběru a porovnat přínosnost jednotlivých výběrových řízení. Průzkum byl zaslán 471 vedoucím pracovníkům, přičemž míra odpovědí činila 58 %. Další podrobnosti o metodice auditu jsou uvedeny v příloze IV.

Připomínky

19

Abychom mohli prověřit, zda z výběrových řízení úřadu EPSO vzešli na volné pozice včas ti nejvhodnější kandidáti způsobem, který minimalizuje náklady:

• přezkoumali jsme všechny fáze výběrových řízení od jejich plánování po zveřejnění rezervních seznamů,
• porovnali jsme účinnost a efektivitu výběrových řízení jak u velkých, tak u specializovaných výběrových řízení.

Velká výběrová řízení pořádaná úřadem EPSO obecně vedou k výběru vhodných kandidátů na volné pozice s přiměřenými finančními náklady

20

Úřad EPSO byl zřízen zejména proto, aby organizoval rozsáhlá výběrová řízení na všeobecně zaměřené pracovníky (ve funkční skupině jak administrátorů – AD, tak asistentů – AST a AST/SC, viz příloha I) a lingvisty, aby orgány EU měly dostatečný počet nových zaměstnanců, kteří budou naplňovat jejich opakující se potřeby v oblasti náboru. Pokud by úřad EPSO plnil toto zadání efektivně, předpokládali bychom, že:

1. bude pro plánování svého harmonogramu výběrových řízení využívat odhady potřeb nových zaměstnanců s těmito profily, které vypracovaly orgány;
2. bude realizovat komunikační strategii, která by měla přilákat uchazeče, kteří jsou pro tyto profily vhodní;
3. bude využívat vhodné způsoby testování;
4. bude řízení pořádat tak, aby se minimalizovaly náklady;
5. bude rezervní seznamy zveřejňovat ve vhodnou dobu, aby byly naplněny potřeby orgánů v oblasti náboru.

Plánování výběrových řízení je vhodné pro výběrová řízení velkého rozsahu

21

Plánování, které EPSO provádí, má za cíl shromáždit informace o tom, jakou potřebu nových zaměstnanců orgány mají, a na jejich základě vypracovat kalendář výběrových řízení, jež mají být v následujícím roce uspořádána, aby byla tato potřeba uspokojena.

22

Současná podoba procesu plánování úřadu EPSO byla zavedena v plánu jeho rozvoje (EDP), který byl přijat v roce 2008⁴. EDP zavedl roční cykly výběrových řízení pro tři profily zaměstnanců: všeobecně zaměřené administrátory (jejich cílem je hlavně nábor služebně mladších pracovníků se zaměřením na mladé absolventy univerzit s minimální nebo žádnou praxí), asistenty (funkční skupin AST a AST/SC) a lingvisty.

23

Tyto roční cykly odpovídají opakovaně vznikající potřebě orgánů najímat nové zaměstnance. Každý cyklus je naplánován tak, že začíná v určitý okamžik během roku: například registrace pro všeobecně zaměřené administrátory začíná v září, ale registrace pro asistenty v prosinci. Specializovaná výběrová řízení (pro profily jako například právníci-lingvisté) a jednorázová výběrová řízení (pro specifické profily jako například řídící funkce) se konají v časových úsecích mezi jmenovanými třemi hlavními cykly. Roční cyklus plánování je znázorněn na obrázku 3.

24

Aby mohl úřad cykly výběrových řízení organizovat, zjišťuje od účastnických orgánů, kolik všeobecně zaměřených pracovníků (administrátorů a asistentů) a lingvistů budou podle svých odhadů v následujícím roce potřebovat přijmout. Orgány dále žádá, aby uvedly, jaký typ specializovaných pracovníků budou chtít přijmout.

25

Pracovní skupina EPSO analyzuje potřeby orgánů, a na tomto základě stanoví, která výběrová řízení budou v nadcházejícím roce probíhat. Úřad EPSO neorganizuje všechna výběrová řízení požadovaná orgány (roční cykly a specializovaná a jednorázová výběrová řízení) každý rok. Pracovní skupina dává přednost ročním cyklům a poté, co byly naplánovány, dalším interinstitucionálním výběrovým řízením v závislosti na počtu požadovaných úspěšných uchazečů a na počtu úspěšných uchazečů, kteří jsou stále na rezervních seznamech pro podobné profily.

26

V období 2012–2018 představovaly profily všeobecně zaměřených pracovníků 37 % všech žádostí o úspěšné uchazeče a lingvisté dalších 20 %. Přestože během doby došlo k poklesu, jak dokládá obrázek 4, všeobecně zaměření pracovníci a lingvisté stále tvoří velkou část žádostí orgánů o úspěšné uchazeče, což se odráží v jejich významu v procesu plánování. Nicméně již nepředstavují většinu požadovaných nových zaměstnanců. V posledních letech poklesla zejména poptávka po překladatelích, neboť bylo rozhodnuto přijímat na pozice překladatelů méně stálých zaměstnanců, zvýšilo se externí zajišťování služeb a vyvíjely se technologie (strojový překlad).

27

Poté, co úřadu EPSO sdělily, kolik úspěšných uchazečů budou dle svých odhadů potřebovat, mají orgány sklon tyto odhady revidovat, když se výběrová řízení organizují, a to obvykle směrem dolů. Zjistili jsme, že odhady orgánů jsou v průměru poměrně přesné u profilů v rámci ročních cyklů: požadovaný počet všeobecně zaměřených pracovníků byl nadhodnocen o 11 % a lingvistů o 18 %. Předpokládaná potřeby specialistů byla již méně přesná: požadované počty byly nadhodnoceny o 33 %.

28

Podle našeho názoru je proces plánování vhodný pro organizaci ročních cyklů výběrových řízení na všeobecně zaměřené administrátory, asistenty a lingvisty.

• Vychází především ze shromažďování informací o potřebách těchto profilů.
• Potřeby nových zaměstnanců jsou pro tato výběrová řízení odhadovány s postačující mírou přesnosti. Jelikož se tyto potřeby opakují, odhady nemusejí být příliš přesné.
• Na základě těchto potřeb je úřad EPSO schopen předložit kalendář, který zaručí, že úspěšní uchazeči budou pravidelně k dispozici.

Úřad EPSO přitahuje velký počet kandidátů a propaguje značku „EU Careers“ zejména v Bruselu

29

Každé výběrové řízení má profil pro žadatele, na něž se zaměřuje, a ten je založen na minimálních požadavcích služebního řádu, pokud jde o úroveň vzdělání a odborné praxe, a na potřebách příslušného orgánu (viz příloha I a příloha II). Některá výběrová řízení se pořádají konkrétně pro jeden orgán a jiná se zaměřují na jedno konkrétní místo. Za komunikační činnost, která má určit a oslovit správné žadatele, odpovídá EPSO. Při přípravě svých komunikačních opatření však musí EPSO vzít také v úvahu vnější faktory, jako je celková přitažlivost orgánů EU v některých zemích.

30

Značka EU Careers byla vytvořena v roce 2010 částečně proto, aby se zvýšila atraktivita EU jako zaměstnavatele absolventů v členských státech (viz zvláštní zpráva č. 15/2019). Značka EU Careers se opírá o síť ambasadorů z orgánů (zaměstnanců, kteří se účastní akcí EU Careers, tzv. ambasadorů z řad zaměstnanců), a z univerzit (studentů, kteří šíří informace o profesní dráze v orgánech EU na své univerzitě, tzv. studentských ambasadorů).

31

Značku EU Careers podporují též služby profesního poradenství na univerzitách a kontaktní místa v členských státech. Úřad EPSO rovněž pořádá cílené akce pro „prioritní země“, tj. země, jejichž státní příslušníci jsou ve výběrových řízeních nebo mezi zaměstnanci EU nedostatečně zastoupeni. Součástí některých těchto akcí je pomoc orgánům veřejné správy v těchto zemích při vytváření strategií na propagaci orgánů EU jako zaměstnavatele a při informování o výběrových řízeních. Dopad těchto opatření na zeměpisnou vyváženost žadatelů ve výběrových řízeních není zatím viditelný.

32

Obsah vytvářený pro EU Careers se zaměřuje na EU jako zaměstnavatele, nikoli na konkrétní výběrová řízení. Obsahuje například informace pro potenciální uchazeče se zdravotním postižením nebo zvláštními potřebami, aby věděli o možnostech, které orgány nabízejí a o možných úpravách při účasti ve výběrových řízeních.

33

Zároveň s vytvořením značky EU Careers zvýšil úřad EPSO počet akcí na téma pracovních příležitostí a veletrhů pracovních příležitostí, které ročně organizuje, z 52 v roce 2012 na 109 v roce 2018. Většina rozpočtu úřadu na komunikaci byla rovněž přesunuta na EU Careers a na akce s účastí ambasadorů z řad zaměstnanců a studentských ambasadorů, jak to dokládá obrázek 5. Většina (průměrně 69 %) těchto akcí se pořádá v Bruselu, kde již existuje určité povědomí o pracovních příležitostech nabízených EU díky přítomnosti orgánů a různých zájmových skupin (místních a národních zastoupení, soukromých poradenských a lobbistických společností apod.). V průzkumech prováděných v hodnotících centrech EPSO 37 % respondentů uvedlo, že jsou s orgány v přímém vztahu: buďto v orgánech pracovali, nebo pracovali ve veřejném sektoru na pozicích souvisejících s EU⁵.

34

Akce mimo Brusel povětšinou pořádají členské státy, někdy s určitou podporou úřadu EPSO. Stejně tak je seznam vysokých škol, na které se vztahuje program studentských ambasadorů, vypracován úřadem EPSO, ale vychází z návrhů členských států, přičemž ve velké míře jsou zastoupeny společenskovědní, právnické a ekonomické fakulty. Bez ohledu na státní příslušnost žadatelů jsou zeměmi, ve kterých většina respondentů v průzkumech pořádaných v hodnotících centrech EPSO začíná výběrové řízení, Belgie a Lucembursko, přičemž dvě třetiny z nich absolvují testy předběžného výběru právě tam.

35

Z údajů vyplývá, že značka EU Careers nevzbuzuje zájem o kariéru v EU u dostatečného počtu absolventů nebo mladých odborníků. Žadatelé ve výběrových řízeních na platovou třídu AD 5 (nejnižší stupeň pro administrátory z řad absolventů) mají často odborné zkušenosti a podíl uchazečů ve věku do 35 let klesá. V případě některých prioritních zemí je to obzvláště nápadné: u jedné z nich byla v roce 2018 polovina žadatelů ve výběrových řízeních AD 5 starší 35 let. To bylo patrné i v našem průzkumu mezi vedoucími pracovníky, který se týkal jejich nedávných zkušeností s náborem nových zaměstnanců, z něhož plyne, že 22 % nedávno přijatých úředníků-administrátorů bylo mladších 35 let. 62 % z nich bylo více než 40 let, takže je pravděpodobné, že když do orgánů nastoupili, měli nejméně 10 let odborné praxe, což je více, než se obvykle pro platové třídy ve výběrových řízeních požaduje.

36

Přijímání osob s praxí na nižší pozice může mít negativní dopad na věkové složení pracovníků a na řízení profesní dráhy. Některé orgány zahájily vlastní programy pro „mladé odborníky“, aby se vypořádaly s nedostatkem mladých absolventů na rezervních seznamech.

37

Většina komunikačních činností úřadu EPSO se tak soustředí na opatření, která mohou oslovit uchazeče se zájmem o roční cykly výběrových řízení, a zejména o cyklus výběrových řízení na všeobecně zaměřené administrátory. Tyto komunikační činnosti navazují na pořádání výběrových řízení v ročních cyklech (viz bod 23) a zaměřují se na tytéž osoby, zejména pro cyklus výběrových řízení na všeobecně zaměřené administrátory, tj. na absolventy univerzit s malou či žádnou odbornou praxí.

38

Podle našeho názoru je tento přístup logický, avšak jeho zeměpisný a socioekonomický dosah je omezený. Akce jsou pořádány na místech, kde lidé pravděpodobně již o možnostech zaměstnání v orgánech EU vědí, a cílové profily absolventů jsou omezené (většinou na absolventy společenskovědních a ekonomických oborů). S tímto přístupem se navíc nedaří motivovat ke kariéře v EU dostatečný počet absolventů a mladých odborníků.

I přes nedostatky ve způsobu výběru je celková kvalita úspěšných uchazečů vysoká

39

Výběrová řízení EPSO (podrobnosti v příloze III) jsou velmi konkurenční. V některých výběrových řízeních v našem vzorku jsou prvním krokem počítačové testy předběžného výběru. Ve výběrových řízeních, v nichž se takové testy používají, odstoupí před zahájením řízení v průměru 16,5 % uchazečů a testů předběžného výběru se neúčastní. Tyto počítačové psychometrické testy se používají proto, že mnozí náboroví pracovníci je považují za jeden z nejpřesnějších ukazatelů budoucí výkonnosti zaměstnance. Ve výběrových řízeních pořádaných úřadem EPSO se tyto testy nepoužívají pouze k tomu, aby se posoudila vhodnost uchazeče pro dané pracovní místo, ale také fakticky proto, aby se uchazeči eliminovali, a proces výběru tak byl lépe zvládnutelný.

40

Průměrná úspěšnost (úspěšní uchazeči jako procento počtu všech uchazečů) osob, které absolvují alespoň první test, činí 2 %. V našem vzorku se tato míra pohybuje od 27 % u výběrového řízení na právníky-lingvisty se sedmi úspěšnými uchazeči z 26 uchazečů, a 0,5 % u řízení na překladatele (jeden úspěšný uchazeč ze 184 uchazečů). Na obrázku 6 je znázorněno, jak se počet uchazečů snižuje v každé fázi procesu u všeobecného výběrového řízení, v němž byly použity počítačové testy.

41

Tímto postupem se s úspěchem vyhledávají uchazeči, jejichž dovednosti a odbornou způsobilost vedoucí pracovníci oceňují. V průzkumu vedoucích pracovníků, které jsme provedli, jich 88 % prohlásilo, že byli s kvalitou úspěšných uchazečů z výběrových řízení EPSO, které přijali, spokojeni nebo velmi spokojeni.

42

Podle vedoucích pracovníků v našem průzkumu neměli uchazeči přijatí prostřednictvím úřadu EPSO znatelně vyšší kvalitu než zaměstnanci, které přijali jinými způsoby (smluvní a dočasní zaměstnanci). Vedoucí pracovníci nám sdělili, že úspěšní uchazeči z výběrových řízení EPSO neměli s výjimkou – v omezeném rozsahu – vůdčích schopností výrazně vyšší úroveň základních dovedností a schopností potřebných pro kariéru v orgánech (viz obrázek 7).

43

Úřad EPSO nemá formální mechanismus, kterým by měřil spokojenost orgánů se službami, které nabízí. Diskuse o vhodnosti úspěšných uchazečů probíhají neformálně na schůzích pracovní skupiny nebo správní rady. Pro řešení naléhavých problémů, jako jsou například výběrová řízení, která jsou zrušena soudem, nebo nespokojenost s některými aspekty výběru, mohou být zřízeny interinstitucionální diskusní skupiny. Úřad EPSO však nezavedl žádný postup pro řešení zjištěných problémů dříve, než se stanou natolik závažnými, aby byl důvod takovou diskusní skupinu vytvořit.

44

Účinnost výběrových řízení ovlivňuje od 10. let 20. století jejich jazykový režim. Soudní řízení vedla ke zrušení výběrových řízení a pozastavení činnosti úřadu EPSO po velkou část roku 2016. Do roku 2016 pořádal úřad EPSO všeobecná výběrová řízení ve třech jazycích: angličtině, francouzštině a němčině. Poté, co na začátku 10. let 20. století tuto praxi právně napadly členské státy, rozhodl Soudní dvůr, že je diskriminační a neodůvodněná.

45

V září 2016 na základě práce interinstitucionální diskusní skupiny provedl úřad změnu a o jazycích používaných ve všeobecných výběrových řízeních začal rozhodovat ve dvoustupňovém procesu. Uchazeči jsou nejdříve vyzváni, aby uvedli všechny jazyky EU, které znají, spolu s úrovní jejich znalosti. Poté, co tak učiní všichni, použije se ve výběrovém řízení pět nejčastěji uváděných jazyků. Některé části přihlášky, například záložku „hodnocení zkušeností“, lze však vyplnit pouze anglicky, francouzsky a německy. Také stížnosti lze podávat pouze v daném počtu jazyků, které nemusí nutně zahrnovat uchazečův mateřský jazyk. Stávající režim nebyl sice soudně zrušen, ale tato omezení ponechávají prostor pro jeho další napadení u soudu. EPSO tak provádí své činnosti v trvalé nejistotě. Správní rada EPSO si je situace vědoma, ale do konce roku 2019 se nedohodla na novém jazykovém režimu, který by do organizace výběrových řízení vnesl právní jistotu.

46

Výběrová řízení do velké míry rovněž závisí na zaměstnancích, které jmenují orgány EU, aby zasedali ve výběrových komisích. Jejich úkolem je kontrolovat přípustnost uchazečů a hodnotit je v průběhu celého výběrového řízení. Úřad EPSO zodpovídá za jejich školení a během výběrového řízení poskytuje administrativní podporu, je však na orgánech, aby posoudily motivaci a odhodlání členů komise plnit zadání a poskytly jim dostatek času na to, aby mohli plnit své úkoly.

47

Z připomínek, které jsme během auditu shromáždili – od úřadu EPSO, předsedů výběrových komisí a orgánů EU –, vyplývá, že pro všechny zúčastněné subjekty je obtížené nalézt kompetentní zaměstnance, kteří budou zasedat ve výběrových komisích, a zajistit, aby pořádání výběrového řízení nenarušovalo pracovní program orgánů. Většina těchto organizačních problémů je výsledkem nedostatečné spolupráce mezi úřadem EPSO a orgány.

48

Důsledky rozdělení úkolů mezi EPSO a orgány pro práci výběrové komise dokládá rámeček 1.

49

Podle našeho názoru výběrová řízení pořádaná úřadem EPSO v zásadě vedou k výběru kvalitních úspěšných uchazečů. Jsou vysoce selektivní a jsou obzvláště vhodná pro profily všeobecně zaměřených pracovníků s vysokým počtem uchazečů. Řízení však provázejí nedostatky. EPSO neměří spokojenost orgánů se službami, které poskytuje, nebylo nalezeno uspokojivé dlouhodobé řešení nejistoty ohledně jazykového režimu a výběrová řízení závisí na disponibilitě kvalitních členů výběrových komisí, která není kvůli rozdělení úkolů mezi EPSO a orgány vždy možná.

V letech, která přinášejí nejvyšší počet úspěšných uchazečů, jsou náklady na výběrová řízení nízké

50

EPSO má fixní náklady (výdaje na zaměstnance a budovy) ve výši přibližně 15 milionů EUR ročně bez ohledu na to, kolik výběrových řízení pořádá. Náklady úřadu na výběrová řízení tedy závisí na objemu činností: čím více uchazečů je v daném roce zapsáno na rezervní seznam, tím nižší je podíl fixních nákladů na nákladech na úspěšného uchazeče.

51

Vzhledem k tomu, že EPSO náklady na výběrová řízení nevykazuje, provedli jsme vlastní přezkum. Analyzovali jsme celkové náklady na úspěšného uchazeče u 15 výběrových řízení (nebo skupin výběrových řízení s touž výběrovou komisí), která se konala v letech 2012 až 2018. Vzali jsme v úvahu všechny související náklady, ať už je hradil úřad (platy zaměstnanců úřadu, platby poskytovatelům atd.), nebo orgány EU (platy zaměstnanců, kteří se na výběrovém řízení podíleli). Náklady jsme rozdělili do tří kategorií: režijní náklady (jako budovy a technická infrastruktura), nepřímé náklady (související s činností úřadu v oblasti výběrových řízení, avšak nikoli s konkrétním řízením, jako jsou platy zaměstnanců úřadu) a přímé náklady (spojené s konkrétním výběrovým řízením, jako jsou jednání a hodnotící centrum).

52

Výsledky jsou uvedeny v tabulce 1 níže. V průměru jsou u všech profilů náklady na úspěšného uchazeče přibližně 24 000 EUR. V členění podle funkčních skupin činí náklady 25 000 EUR na úspěšného uchazeče AD, 21 900 EUR na úspěšného uchazeče AST a 15 300 na úspěšného uchazeče AST-SC (v našem vzorku je jen jedno takové výběrové řízení).

Tabulka 1 – Náklady na úspěšného uchazeče výběrového řízení EPSO

Označení	Profil	Testovaní uchazeči	Úspěšní uchazeči	Náklady na testovaného uchazeče	Náklady na úspěšného uchazeče
EPSO/AST-SC/06/17	Administrativní pracovníci AST/SC1 a SC2	4 121	359	1 334 EUR	15 318 EUR
EPSO/AD/287/14	Překladatelé AD 5	237	34	2 597 EUR	18 105 EUR
EPSO/AD/289/14	Právníci-lingvisté AD 7	364	14	782 EUR	20 324 EUR
EPSO/AST/130/14 Okruh č. 4: Řízení projektů	Asistenti – sektor budov AST 3	1 054	18	351 EUR	20 567 EUR
EPSO/AD/318/15 (Možnosti 1 a 2)	Překladatelé AD 5	762	25	694 EUR	21 158 EUR
EPSO/AD/249/13 Okruh č. 1: Makroekonomie	Administrátoři AD 7	1 068	41	835 EUR	21 748 EUR
EPSO/AD/347/17	Odborníci v oblasti médií a digitální komunikace AD 6	1 860	63	750 EUR	22 138 EUR
EPSO/AST/144/17 (6 jazyků)	Jazykoví asistenti AST 1	2 010	35	403 EUR	23 162 EUR
EPSO/AD/233/12	Překladatelé AD 5	1 751	70	940 EUR	23 525 EUR
EPSO/AD/331/16 (všechny okruhy)	Odborníci v oblasti informačních a telekomunikačních technologií AD 7	1 629	191	2 808 EUR	23 947 EUR
EPSO/AD/301/15	Administrátoři AD 5	20 985	159	188 EUR	24 802 EUR
EPSO/AD/354/17-LV	Právníci-lingvisté AD 7	26	7	6 900 EUR	25 630 EUR
EPSO/AD/236 až 239/12	Konferenční tlumočníci AD 5 a AD7	275	30	3 064 EUR	28 089 EUR
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	Právníci-lingvisté AD 7	1 170	26	663 EUR	29 814 EUR
EPSO/AD/256 až 259/13	Konferenční tlumočníci AD 5 a AD7	501	13	1 036 EUR	39 936 EUR

Zdroj: EÚD na základě údajů EPSO.

53

Úřad EPSO byl zřízen v době, kdy orgány v důsledku rozšíření v letech 2004–2007 potřebovaly každý rok přijímat velký počet osob. Tuto situaci odráží jeho nákladová struktura. Výběrová řízení s nejnižšími náklady na úspěšného uchazeče v našem vzorku jsou ta, u nichž je konečný počet úspěšných uchazečů poměrně vysoký (EPSO/AST-SC/06/17) nebo která se konala v letech s vysokou mírou aktivity, jako rok 2014 (1 200 úspěšných uchazečů v tomto roce) a 2015 (1 636 uchazečů).

54

Dalším důležitým činitelem u nákladů na výběrová řízení je poměr mezi testovanými uchazeči a úspěšnými uchazeči. Náklady na testy předběžného výběru činí 48 až 92 EUR na testovaného uchazeče podle výběrového řízení. Jsou-li použity, mohou tedy konečné náklady na úspěšného uchazeče podstatně zvýšit. Příklady tohoto dopadu uvádí rámeček 2.

55

Nákladová struktura je podle našeho názor koncipována tak, aby se co nejvíce snížily náklady na výběrová řízení velkého rozsahu. Odráží původní uspořádání úřadu EPSO, které předpokládalo, že úřad bude každoročně organizovat výběrová řízení s velkým počtem uchazečů a vybírat z nich velký počet úspěšných uchazečů.

Pravidelná všeobecná výběrová řízení přispěla k zajištění dostatečného přílivu potenciálních nových zaměstnanců

56

EDP spolu s ročním cyklem zavedl pro dobu trvání výběrových řízení cíl devět až deset měsíců. Když EDP vstoupil v platnost, délka jejich trvání se výrazně zlepšila: před rokem 2010 trvalo výběrové řízení v průměru 18 měsíců a v období 2012–2018 se délka snížila na 13 měsíců. Obrázek 8 ukazuje současnou časovou osu výběru a najímání zaměstnanců s nejkratší (14 měsíců) a nejdelší (více než čtyři roky) dobou trvání mezi plánováním a přijetím.

57

Celková průměrná délka všeobecného výběrového řízení na třídu AD 5 (vstupní třída) je s 13 měsíci o něco málo delší než řízení vedená jinými mezinárodními organizacemi, v nichž vybírají pracovníky pro své programy mladých odborníků (mezi 10 a 12 měsíci). EPSO o délce výběrových řízení informuje ve svých výročních zprávách o činnosti, které však neuvádějí žádná opatření, jak napravit situaci, v níž výběrová řízení soustavně trvají déle, než předpokládají cíle stanovené v EDP.

58

Roční cykly výběrových řízení mají zajistit stálý příliv nových zaměstnanců, neboť se jedná o profily, u nichž se nábor provádí po celý rok. Včasnost (zveřejnění seznamu „ve správnou dobu“) však nebyla při navrhování ročních cyklů v EDP zohledněna s výjimkou toho, že se neplánovalo zveřejňovat rezervní seznamy v červenci a srpnu, kdy je míra aktivity nízká. Předpokládané datum zveřejnění rezervních seznamů (květen/červen pro administrátory, září pro asistenty a prosinec pro lingvisty) neodpovídá žádnému konkrétnímu systému náboru zaměstnanců v orgánech. Výběrová řízení na specialisty a jednorázová výběrová řízení se pořádají, když se uvolní termíny (viz bod 23), a rezervní seznamy se zveřejňují, „jakmile je to možné“, aniž by pro ně bylo stanoveno přesné datum.

59

Podle našeho názoru pořádání pravidelných velkých výběrových řízení obecně přispělo k zajištění dostatečného přílivu potenciálních nových všeobecně zaměřených zaměstnanců. Tento systém však nezohledňuje dobu, kdy orgány potřebují najímat nové zaměstnance. Výběrová řízení EPSO jsou stále delší, než stanoví cíle uvedené v EDP.

Způsob, jakým EPSO vybírá zaměstnance se specializovanými profily, není pro současné náborové potřeby orgánů EU vhodný

60

Od vypracování a zavedení EDP se situace v orgánech v oblasti přijímání nových zaměstnanců změnila. Snižovaly se počty zaměstnanců a byla přijata určitá strategická rozhodnutí nahradit úředníky na některých pracovních místech dočasnými zaměstnanci. Od roku 2012 měla většina výběrových řízení pořádaných úřadem EPSO rezervní seznamy s méně než 20 úspěšnými uchazeči (viz tabulka 2).

Tabulka 2 – Výběrová řízení EPSO podle velikosti rezervního seznamu, 2012–2018

Počet úspěšných uchazečů na rezervním seznamu	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Průměr 2012–2018
1 až 10	52 %	36 %	15 %	61 %	33 %	59 %	10 %	44 %
11 až 20	14 %	18 %	23 %	18 %	41 %	11 %	30 %	21 %
21 až 40	14 %	23 %	27 %	8 %	14 %	14 %	20 %	16 %
41 až 60	0 %	8 %	12 %	2 %	7 %	0 %	20 %	5 %
61 až 80	10 %	8 %	4 %	2 %	5 %	7 %	10 %	6 %
81 až 100	0 %	3 %	0 %	0 %	0 %	2 %	0 %	1 %
101 až 150	7 %	5 %	12 %	4 %	0 %	5 %	0 %	5 %
151 až 200	0 %	0 %	4 %	2 %	0 %	0 %	10 %	1 %
Více než 200	3 %	0 %	4 %	2 %	0 %	2 %	0 %	2 %

Zdroj: EÚD na základě údajů EPSO.

61

Rychle se měnící prostředí, v němž EU a její orgány nyní působí (jsou ovlivněny snižováním počtu zaměstnanců, potřebují nové dovednosti k provádění digitalizace atd.), není prostředím, pro něž byl úřad EPSO koncipován. Od roku 2008 se v oblasti náboru nových pracovníků zvýšila poptávka po řešení naléhavých potřeb nebo potřeb vyvolaných krizí, které vyžadují specializovanější profily. Aby úřad EPSO mohl v tomto novém prostředí plnit své poslání, očekávali bychom, že souběžně s pořádáním výběrových řízení velkého rozsahu:

1. bude odpovídajícím způsobem shromažďovat odhady orgánů, pokud jde o potřebu specializovaných a úzce zaměřených profilů, aby mohl stanovit spolehlivý časový rozvrh výběrových řízení malého rozsahu;
2. zaměří svou komunikační činnost tak, aby oslovil specialisty, kteří se obtížně získávají;
3. bude používat způsoby testování vhodné pro specialisty;
4. bude udržovat náklady na tato výběrová řízení na nízké úrovni;
5. bude rezervní seznamy zveřejňovat ve vhodnou dobu, aby byly uspokojeny náborové potřeby orgánů.

Plánování specializovaných výběrových řízení není spolehlivé a probíhá příliš brzy na to, aby mohlo být přesné

62

Potřeby orgánů, pokud jde o specializované profily, se od roku 2012 zvýšily (viz obrázek 4 a bod 26). Tato zvýšená potřeba specialistů je rovněž patrná z našeho průzkumu vedoucích pracovníků: 57 % vedoucích pracovníků, kteří se zúčastnili, souhlasilo s prohlášením „rezervní seznamy specialistů jsou vyčerpány příliš rychle“ (pouze 35 % souhlasilo s týmž prohlášením o všeobecně zaměřených zaměstnancích). 76 % vedoucích pracovníků, kteří odpověděli na to, zda dávají přednost novým zaměstnancům z rezervních seznamů specialistů nebo všeobecných zaměřených zaměstnanců, zvolilo seznamy specialistů.

63

Informace o náborových potřebách, pokud jde o specializované profily, se shromažďují tak, že každý orgán během fáze plánování informuje úřad EPSO o profilech, které hledá. Výběrová řízení na specialisty jsou v největší možné míře zařazována do volných termínů, které nejsou obsazeny pořádáním ročních cyklů.

64

Výběrová řízení na specialisty jsou řízení malého rozsahu, obvykle s malými rezervními seznamy (méně než 30 úspěšných uchazečů). V důsledku toho nejsou vždy upřednostňována (viz bod 25) a někdy se odkládají nebo ruší. Orgány proto hledají jiné pružnější způsoby, jak by naplnily své potřeby nových zaměstnanců, například tím, že pořádají vlastní výběrová řízení na dočasné zaměstnance.

65

Když jsme srovnávali požadavky na specialisty, které orgány uvedly v prvních odhadech ve fázi plánování, se skutečnými počty úspěšných uchazečů uvedenými v oznámeních o výběrovém řízení, zjistili jsme, že potřeby specializovaných úspěšných kandidátů jsou ve fázi plánování nadhodnoceny (viz bod 27), srovnáme-li je s počtem úspěšných uchazečů požadovaným v oznámení o výběrovém řízení.

66

K tomuto nadhodnocení přispívá také délka plánování, jelikož priority orgánů se mezi okamžikem, kdy EPSO požádá o odhady potřeb nových zaměstnanců (květen), dobou, kdy správní rada schválí časový plán (listopad), a okamžikem, kdy výběrové řízení začne (někdy v následujícím roce), mění. Časový plán výběrových řízení a rovněž počet požadovaných úspěšných uchazečů, se tudíž neustále přehodnocuje a upravuje.

67

Podle našeho názoru proces plánování neodpovídá současným potřebám orgánů. Příliš upřednostňuje rozsáhlá všeobecná výběrová řízení v době, kdy orgány požadují menší řízení. Navíc harmonogram plánování, který začíná až jeden rok před zahájením výběrového řízení, neumožňuje přesně odhadnout potřeby specialistů, což vede k nadhodnoceným odhadům a neustálým úpravám. Jeho spolehlivost a použitelnost pro specializovaná výběrová řízení jsou tedy omezené.

Úřad EPSO důsledně nezaměřuje svou komunikační činnost tak, aby se do specializovaných výběrových řízení hlásili dobří uchazeči

68

EPSO může orgánům zajistit vyhovující potenciální zaměstnance pouze tehdy, pokud dokáže oslovit vhodné uchazeče a ti se přihlásí do výběrových řízení. Zjistili jsme, že uchazeči ne vždy odpovídají požadovaným profilům. Někteří uchazeči si ve skutečnosti nepřejí být zaměstnáni tím orgánem, který hledá nové zaměstnance, nýbrž jiným orgánem EU. Tato skutečnost je obzvláště problematická u některých specializovaných profilů (například IT) v místech mimo Brusel. Jediným nástrojem, který v současné době uchazeči pomáhá posoudit, zda je pro dané výběrové řízení vhodný, je nezávazný krátký test s výběrem z několika odpovědí, který může vykonat před podáním žádosti. Potenciálním uchazečům má pomáhat posoudit, zda je pro ně vhodné zaměstnání v EU, nikoliv však konkrétní výběrové řízení.

69

Další problém nastává, když se výběrových řízení účastní příliš málo uchazečů. EDP stanoví cílový poměr uchazečů a úspěšných uchazečů (38 uchazečů na 1 úspěšného u administrátorů, 27 na 1 u asistentů a 40 na 1 u lingvistů). Pomocí těchto poměrů jsme posuzovali, jak účinně komunikační činnosti oslovovaly uchazeče. Ve výběrových řízeních v našem vzorku nebylo tohoto cíle vždy dosaženo bez ohledu na to, jaké výdaje byly na komunikaci v souvislosti s výběrovým řízením vynaloženy. Jiná výběrová řízení s malými nebo žádnými výdaji na komunikaci své cíle výrazně překročila (viz tabulka 3). Mezi výdaji na komunikaci a počtem uchazečů neexistuje žádná zřejmá souvislost.

Tabulka 3 – Výdaje na komunikaci a dosažení cílového počtu uchazečů

Výběrové řízení	Profil	Dosažení cíle v EDP	Výdaje na jednoho uchazeče	Výdaje na jednoho úspěšného uchazeče
AD/354/17	Specializovaný lingvista (právník-lingvista LV)	9 %	270 EUR	1 003 EUR
AD/287/14	Lingvista (překladatelé SV)	23 %	7 EUR	67 EUR
AD/331/16	Specializovaný administrátor (ICT)	23 %	4 EUR	37 EUR
AD/249/13	Specializovaný administrátor (makroekonomie)	69 %	13 EUR	330 EUR
AD/233/12	Lingvista (překladatelé HR)	78 %	3 EUR	98 EUR
AD/318/15	Lingvista (překladatelé PL)	95 %	14 EUR	521 EUR
AD/256–259/13	Specializovaný lingvista (konferenční tlumočníci)	96 %	1 EUR	39 EUR
AD/347/17	Specializovaný administrátor (komunikace)	98 %	4 EUR	154 EUR
AD/289/14	Specializovaný lingvista (právník-lingvista FR)	99 %	3 EUR	112 EUR
AD/332–334–336	Specializovaný lingvista (právník-lingvista ES, MT a IT)	161 %	4 EUR	271 EUR
AST/144/17	Specializovaný lingvista (AST)	200 %	2 EUR	145 EUR
AST/130/14	Specializovaný asistent (vedoucí projektu)	220 %	0 EUR*	0 EUR

* Na komunikaci týkající se daného výběrového řízení nebyly vynaloženy žádné výdaje.

Zdroj: EÚD na základě údajů EPSO.

70

Úřad EPSO dle našeho názoru nedostatečně propagoval svá výběrová řízení zaměřená na specialisty, přestože potřeba takových výběrových řízení stále roste. Je jak neúčinné, tak nákladné, pokud uchazeči neodpovídají požadovaným profilům nebo odmítají nabídky práce od orgánů, které hledají zaměstnance. Problematičnost této otázky dále vzrůstá, pokud jsou rezervní seznamy malé.

Hrozí, že uchazeči se silnými odbornými profily budou vyřazeni v rané fázi výběrového řízení

71

EDP stanoví standardní formát výběrových řízení (viz příloha III). Toto nastavení znamená, že odborné znalosti související s pracovním místem se testují při průběžném testu (tak tomu často je v případě lingvistických profilů) nebo až v hodnotícím centru v podobě pohovoru zaměřeného na konkrétní pracovní místo. Pokud nejsou kritéria výběru (obor studia nebo pracovní zkušenosti) odpovídajícím způsobem vymezena, mohou být vhodní uchazeči vyřazeni ve fázi předběžného výběru.

72

U velmi úzce zaměřených profilů je pro orgány atraktivnější uspořádat vlastní výběrová řízení, protože tak mají plnou volnost použít takový typ testů, který považují za nutný. U 19 z 22 takových řízení, která jsme prověřovali, začaly orgány výběrem životopisů, aby do další fáze testování postoupili pouze vhodní kandidáti. To je dobrý způsob, jak nevhodné uchazeče vyřadit hned na počátku.

73

Hodnotící centrum bylo zavedeno v EDP jako způsob, jak ve výběrových řízeních přesunout důraz ze znalostí na dovednosti. Jeho účelem je posoudit uchazeče na základě souboru způsobilostí a dovedností, které orgány považují pro své zaměstnance za důležité.

74

Jak však dokládá obrázek 9, z našeho průzkumu plyne, že když jsou vedoucí pracovníci dotázáni, zda zaměstnanci obecně tyto dovednosti mají, nevidí velký rozdíl mezi dovednostmi a schopnostmi úspěšných uchazečů z výběrových řízení EPSO a dočasných zaměstnanců přijatých na základě vlastních výběrových řízení orgánů (viz též bod 42 pojednávající o tom, jak vedoucí pracovníci hodnotí své nedávno přijaté zaměstnance). V těchto výběrových řízeních se orgány spíše zaměřují na odborné testy (například stylistické schopnosti a překlad) a část věnovanou „dovednostem“, odpovídající hodnotícímu centru EPSO, vypouštějí.

75

Vedoucí pracovníci se nedomnívají, že noví zaměstnanci přijatí prostřednictvím úřadu EPSO jsou s výjimkou jazykových znalostí a schopnosti pracovat v multikulturním prostředí znatelně kvalifikovanější než zaměstnanci přijatí jinými způsoby. Obecně soudí, že příslušná odborná praxe pracovníků přijatých prostřednictvím jiných výběrových řízení je o něco lepší, což naznačuje, že tato řízení jsou pro nábor pracovníků se specializovaným a úzce vymezeným profilem vhodnější.

76

Podle našeho názoru nejsou formát výběrových řízení a způsob testování stanovené v EDP vhodné pro výběrová řízení na specialisty a další výběrová řízení malého rozsahu.

• Pokud se zkušenosti uchazečů a jejich znalosti související s pracovním místem prověřují až po fázi předběžného výběru, zvyšuje se tím riziko, že dobří uchazeči budou vyloučeni příliš brzy a že ve fázi hodnotícího centra zbude příliš málo kvalifikovaných kandidátů.
• Hodnotící centrum nepřináší žádné znatelné výhody a vedoucí pracovníci se domnívají, že zaměstnanci přijatí na základě vlastních výběrových řízení orgánů mají relevantnější odborné zkušenosti – a právě to se u specializovaných profilů vyžaduje.

Pokud se výběrová řízení EPSO zaměřují jen na několik málo specialistů, jsou dražší než vlastní výběrová řízení orgánů

77

Na přímé náklady (viz bod 51) připadá mezi 20 % a 65 % celkových nákladů na výběrová řízení v našem vzorku. Z analýzy přímých nákladů na každou fází řízení vyplývá, že nejdražší fází je obvykle hodnotící centrum, jak ukazuje obrázek 10. Čím delší je fáze hodnotícího centra nebo čím početnější je výběrová komise, tím dražší je výběrové řízení.

78

Průměrné náklady na fázi hodnotícího centra dosahovaly v našem vzorku 4 038 EUR na úspěšného uchazeče, ale odchylky byly značné. Fáze hodnotícího centra v řízení AST-SC/06/17 byla poměrně rychlá a počet úspěšných uchazečů celkem vysoký, takže náklady na jednoho úspěšného uchazeče činily jen 843 EUR. U ostatních výběrových řízení na asistenty to bylo 2 661 EUR. U administrátorů se náklady pohybovaly od 2 587 EUR na úspěšného uchazeče ve všeobecném výběrovém řízení AD 5 (AD/301/15) po více než 10 000 EUR na úspěšného uchazeče u konferenčních tlumočníků (průměr dvou řízení).

79

Hodnotící centrum je u specializovaných profilů drahé z různých důvodů: specializované profily vyžadují zkušenější členy výběrové komise s vyšší platovou třídou; může také trvat déle, zejména pokud byly seskupeny různé specializace, aby bylo dosaženo kritického objemu pro výběrové řízení.

80

Očekávaná úspěšnost v hodnotícím centru je přibližně 30 %. U některých profilů je však míra úspěšnosti v hodnotícím centru poměrně vysoká. U jednoho výběrového řízení v našem vzorku (AD/354/17) dosáhla až 88 %. K tomu může dojít, když je již na začátku příliš málo uchazečů nebo když je velká část uchazečů vyloučena v průběžném testu či testu ověřujícím kompetence ještě před hodnotícím centrem. V takových případech není hodnotící centrum nákladově efektivním způsobem testování uchazečů.

81

Porovnali jsme také přímé náklady na úspěšného uchazeče z výběrových řízení EPSO s přímými náklady na vlastní výběrová řízení orgánů (viz podrobnosti v příloze V) a vypočetli jsme průměrnou hodnotu v závislosti na velikosti rezervních seznamů. Výsledky jsou uvedeny v tabulce 4.

Tabulka 4 – Přímé náklady na úspěšného uchazeče podle velkosti rezervního seznamu, EPSO a orgány EU

Počet úspěšných uchazečů na rezervním seznamu	1–20	21–40	41–60	61–80	> 100
EPSO	14 165 EUR	9 600 EUR	7 866 EUR	8 177 EUR	6 828 EUR
Orgány	7 444 EUR	4 882 EUR	–	–	–

Zdroj: EÚD na základě údajů úřadu EPSO, Evropského parlamentu, Komise a Soudního dvora.

82

Podle výběrových řízení v našem vzorku je EPSO levnější volbou pro velká řízení, avšak u menších mají orgány mnohem nižší přímé náklady, někdy až o 50 %. To lze vysvětlit menším počtem spisů uchazečů, které je třeba zpracovat (v našich vzorcích u výběrových řízení s méně než 20 úspěšnými uchazeči mělo EPSO v průměru 533 uchazečů, zatímco orgány 66), což pomáhá snižovat náklady. Výběrová řízení menšího rozsahu pořádaná orgány mají také obvykle méně fází testování.

83

Podle našeho názoru není stávající formát výběrového řízení EPSO účinný, pokud jde o udržení nízkých nákladů u specializovaných výběrových řízení malého rozsahu, které orgány nyní požadují. Vlastní řízení orgánů vykazují u tohoto druhu řízení nižší náklady často proto, že mají méně fází, zaměřují se na menší počet uchazečů a jsou lépe přizpůsobeny požadavkům dotyčného orgánu. Náklady zvyšuje zejména hodnoticí centrum, avšak bez zřejmých přínosů pro výběrová řízení malého rozsahu, a to zejména proto, že má vysokou míru úspěšnosti.

Výběrová řízení úřadu EPSO jsou méně vhodná pro naplnění naléhavých potřeb v oblasti náboru specialistů než vlastní řízení orgánů

84

Každá etapa výběrového řízení (viz bod 11) vyžaduje určitý čas s dodatečnou „čekací dobou“ pro uchazeče mezi etapami, aby bylo možné sjednotit bodová hodnocení nebo vyřešit žádosti o přezkum nebo stížnosti.

85

Pět výběrových řízení v našem vzorku obsahovalo všechny možné etapy. Dobu trvání každé z nich ukazuje obrázek 11. Stojí za povšimnutí, že nejkratším výběrovým řízením v této skupině pěti řízení (AD/301/15) je všeobecné výběrové řízení s největším rezervním seznamem (159 úspěšných uchazečů). Všechna ostatní měla rezervní seznamy s méně než 35 úspěšnými uchazeči.

86

Jak je patrné z obrázku 8, mezi okamžikem, kdy orgán vyjádří svoji potřebu, a okamžikem, kdy je zahájeno výběrové řízení, uplyne značná doba. I když pokyny k plánování hovoří o pružnosti v případě „jednorázových potřeb“, výběrové řízení není možné zahájit během několika měsíců. Způsob výběru tedy není pro řešení naléhavých náborových potřeb vhodný.

87

Z tohoto důvodu a také proto, aby se orgány vyhnuly fázi interinstitucionálního vyjednávání v procesu plánování, rozhodnou se někdy uspořádat vlastní výběrová řízení. V tom případě volí nábor dočasných zaměstnanců, a nikoli úředníků. Prověřovali jsme 22 takových řízení (podrobnosti v příloze VI), abychom posoudili dobu jejich trvání.

88

Orgány dokážou dokončit řízení se čtyřmi etapami výběru (výběr životopisů, pohovory, písemný test a někdy skupinové diskuse) do osmi měsíců od zveřejnění výzvy k vyjádření zájmu (oproti 13 měsícům u výběrového řízení EPSO). Tato řízení jsou díky tomu pružnější, a tedy vhodnější pro řešení naléhavých potřeb, pokud jde o nábor zaměstnanců, než specializovaná řízení. Orgány mají také větší volnost, pokud jde o načasování vlastních řízení, ve srovnání s organizací specializovaných výběrových řízení, která musí být dojednána mezi orgány a která do velké míry závisí na dostupnosti členů výběrových komisí z různých orgánů (viz body 25 a 47).

89

Podle našeho názoru pevně daný počet etap výběrových řízení organizovaných úřadem EPSO způsobuje, že celý proces je dlouhý a není dostatečně pružný, a vede k tomu, že když orgány chtějí rychle obsadit specializované pracovní místo, pořádají vlastní výběrová řízení. Tento formát není pro řešení naléhavých náborových potřeb vhodný.

Závěry a doporučení

90

Celkově úřad EPSO úspěšně plní to, k čemu byl zamýšlen: zajišťovat velký počet úspěšných uchazečů, jejichž kvalifikace je dostatečně široká pro dlouhou a různorodou kariéru v orgánech. Zjistili jsme, že současná organizace výběrových řízení úřadu vychází z myšlenek uvedených v EDP z roku 2008: pořádat v ročních cyklech výběrová řízení na profily, u nichž se předpokládá, že jejich potřeba se bude pravidelně opakovat.

91

Plánování se soustředí na velká výběrová řízení pořádaná každý rok (body 21–28). Díky komunikační činnosti prováděné pod značkou EU Careers hlavně v Bruselu se daří přilákat velký počet uchazečů (body 29–38). Způsob testování zajišťuje, že kvalita úspěšných uchazečů je dobrá a že obecně splňují očekávání vedoucích pracovníků (body 39–42).

92

Způsob výběru však vykazuje některé nedostatky, které mají dopad na jeho účinnost. Psychometrické testy se nepoužívají pouze k tomu, aby se posoudila vhodnost uchazeče pro dané pracovní místo, ale také fakticky proto, aby se uchazeči eliminovali, a proces výběru tak byl lépe zvládnutelný (body 39 a 40). Neexistuje žádný formální mechanismus pro měření spokojenosti orgánů s úspěšnými uchazeči (bod 43). Omezení počtu jazyků, které lze použít pro některé části výběrového řízení, vede k přetrvávající právní nejistotě (body 44 a 45). Nedostatečná koordinace mezi úřadem EPSO a orgány může vést ke zpoždění řízení (body 46 a 47). Kromě toho úřad EPSO nesleduje náklady na výběrová řízení a nepřijal opatření, aby byly splněny cíle týkající se délky trvání řízení (body 51 a 57).

Doporučení 1 – Řešit zjištěné nedostatky v procesu výběru

Správní rada by měla proces výběru aktualizovat tak, aby se vyřešily následující zjištěné nedostatky, které mají dopad na jeho účinnost:

• měřit spokojenost orgánů s výběrovými řízeními,
• přezkoumat jazykový režim, zejména pokud jde o přihlášky a systém pro vyřizování stížností, aby byla zaručena právní jistota pro uchazeče a orgány,
• zlepšit koordinaci mezi úřadem EPSO a orgány, pokud jde o dostupnost členů výběrových komisí,
• zavést monitorovací mechanismy pro vykazování nákladů na výběrová řízení,
• zkrátit délku výběrových řízení na cílovou hodnotu 10 měsíců stanovenou v EDP.

Časový rámec: konec roku 2021

93

Dále jsme zjistili, že díky organizačnímu uspořádání úřadu EPSO jsou náklady na výběrová řízení nízké, když je počet úspěšných uchazečů za rok vysoký (body 50–55). Pravidelné pořádání všeobecných výběrových řízení navíc přispívá k zajištění dostatečného přílivu potenciálních nových zaměstnanců pro orgány (body 56–59).

94

Zjistili jsme však, že současný způsob výběru není dobře uzpůsoben potřebám orgánů v prostředí, v němž se snížil počet zaměstnanců. Místo rozsáhlých náborových akcí zaměřených na všeobecné profily hledají orgány stále více specializovanější zaměstnance, kteří mohou rychle nastoupit na své pracovní místo. Z tohoto důvodu je potřeba pořádat výběrová řízení s malými rezervními seznamy (méně než 30 úspěšných uchazečů).

95

Současný způsob výběru není tomuto druhu výběrového řízení dobře uzpůsoben. Plánování není spolehlivé a probíhá příliš brzy na to, aby mohlo být přesné (body 62–67). Úřad EPSO důsledně nezaměřuje svou komunikační činnost tak, aby se do specializovaných výběrových řízení hlásili vhodní uchazeči (body 68–70). Znalosti týkající se konkrétního pracovního místa se testují pozdě, a proto hrozí, že uchazeči se silnými odbornými profily mohou být vyřazeni v rané fázi výběrového řízení, takže do hodnotícího centra se dostane příliš málo vhodných uchazečů (body 71–76).

96

Orgánům také vznikají nižší náklady, když pořádají vlastní výběrová řízení na specializované profily, a způsob výběru v těchto řízeních je jednodušší (viz body 72 a 77–83). Ve srovnání s tím, čeho mohou orgány dosáhnout vlastními jednoduššími řízeními, jsou výběrová řízení pořádané úřadem EPSO příliš pomalá na to, aby naplnila naléhavé potřeby orgánů v oblasti náboru (body 84–89).

Doporučení 2 – Zavést nový rámec výběru pro specializovaná řízení

Správní rada by měla zavést nový rámec výběru specialistů s vlastním plánováním.

Tato specializovaná výběrová řízení a výběrová řízení s malými rezervními seznamy by měla probíhat na základě přesně vymezené dohody mezi žádajícím orgánem a úřadem EPSO, v níž bude přinejmenším uvedeno:

• jak se mají testovat znalosti související s pracovním místem a relativní váha tohoto testu ve srovnání s dovednostmi testovanými v hodnotícím centru,
• zdroje a zaměstnanci, které orgány poskytnou úřadu EPSO (včetně ustanovení o kvalifikaci a zkušenostech členů výběrové komise),
• plánovaná komunikační činnost pro propagaci výběrového řízení,
• časový rámec výběrového řízení, který se EPSO zavazuje dodržet,
• odhadované náklady na výběrové řízení, související mechanismus monitorování a podávání zpráv a také konkrétní opatření na minimalizaci nákladů.

Časový rámec: první čtvrtletí roku 2023

97

Úřad EPSO nepřizpůsobil svůj způsob výběru měnícímu se prostředí, v němž orgány působí od roku 2012. EDP byl reakcí na kritiku z období 2004–2008. Nezajistil dostatečnou pružnost, aby měl úřad EPSO prostředky, jak přizpůsobit svůj výběr požadavkům rychle se měnícího prostředí, v němž musí EU a její orgány fungovat (například snižování počtu zaměstnanců, nové dovednosti související s digitalizací) (body 62–67, 71–76, 84–89).

Doporučení 3 – Zlepšit schopnost úřadu EPSO přizpůsobit se rychle se měnícímu prostředí, v němž nábor nových zaměstnanců probíhá

Správní rada by měla zavést pravidelný přezkum procesu výběru, aby byl schopen reagovat na rychle se měnící prostředí, v němž nábor nových zaměstnanců probíhá.

Časový rámec: konec roku 2021

Tuto zprávu přijal senát V, jemuž předsedá Tony Murphy, člen Účetního dvora, v Lucemburku na svém zasedání dne 29. září 2020.

Přílohy

Příloha I – Kategorie zaměstnanců evropských orgánů

Pracovníky orgánů tvoří různé kategorie zaměstnanců. V každé kategorii jsou různé platové třídy, které odrážejí zvyšující se odborné požadavky a požadavky na vzdělání či úroveň služební odpovědnosti.

Úředník je osoba, která byla na základě účasti ve výběrovém řízení jmenována na trvalé místo v některém z orgánů. Komisaři se nepovažují za úředníky.

Úředníci patří do jedné ze tří funkčních skupin:

• Administrátoři (AD) v platových třídách AD 5 až AD 15,
• Asistenti (AST) v platových třídách AST 1 až AST 11,
• Administrativní pracovníci (AST/SC) v platových třídách AST/SC 1 až AST/SC 6.

Dočasní zaměstnanci jsou najímáni:

• na základě krátkodobé smlouvy (nejvýše na dobu šesti let) k obsazení stálého místa v některém z orgánů nebo v Evropské službě pro vnější činnost,
• na základě krátkodobé smlouvy nebo v méně častých případech na dobu neurčitou k obsazení dočasného místa v některém z orgánů nebo agentuře,
• za účelem pomoci osobě, která zastává určitou funkci (například komisař); v tomto případě je délka jejich smlouvy vázána na délku funkčního období příslušného činitele.

Funkční skupiny dočasných zaměstnanců jsou stejné jako u úředníků.

Smluvním zaměstnancům nejsou přidělována místa podle plánu pracovních míst. Dělí se do čtyř funkčních skupin (GF I až GF IV) v závislosti na úkolech, které vykonávají: od GF I pro manuální úkoly po skupinu GF IV pro administrativní úkoly. Zaměstnanci, kteří spadají do funkční skupiny GF I nebo pracují v některé agentuře nebo delegaci, zastoupení nebo úřadě, mohou být zaměstnáni na dobu neurčitou; smlouvy jiných zaměstnanců nesmí být uzavírány na dobu delší šesti let.

Místní zaměstnanci jsou zaměstnáni na místech mimo Evropskou unii podle místních pravidel a zvyklostí. Nejsou jim přidělována místa podle plánu pracovních míst.

Příloha II – Vstupní požadavky pro jednotlivé kategorie zaměstnanců

01

Níže uvedená tabulka shrnuje minimální kvalifikační předpoklady a jazykové znalosti vyžadované u úředníků a dočasných zaměstnanců, stejně jako druhy úkolů, která každá funkční skupina vykonává.

Úředníci a dočasní zaměstnanci

Kvalifikace a odborná praxe

AD

Ukončené vysokoškolské studium v délce nejméně tří let (čtyř v případě AD 7) doložené diplomem Výběrová řízení v platové třídě AD 7 obvykle vyžadují nejméně šest let praxe po získání diplomu. Výběrová řízení v platové třídě AD 5 nevyžadují žádnou praxi a jsou vhodnější pro mladé absolventy.

AST a AST/SC

Postsekundární vzdělání doložené diplomem nebo středoškolské vzdělání doložené vysvědčením a odborná praxe v délce nejméně tří let Výběrová řízení na AST/SC 1 nevyžadují odbornou praxi, ale výběrová řízení na AST 3 nebo SC 2 obvykle vyžadují minimálně tříletou nebo čtyřletou odbornou praxi přímo související s náplní práce, která byla získána po získání kvalifikace nebo odborné praxe požadované pro účast ve výběrovém řízení.

Jazykové požadavky

Pro všechny funkční skupiny: důkladná znalost jednoho z jazyků EU a uspokojivé znalosti dalšího.

Orientační popis úkolů

AD

Administrátoři: profily všeobecně zaměřených zaměstnanců, jako jsou právníci, auditoři, ekonomové a překladatelé a specializovanější profily (právníci-lingvisté, výzkumní pracovníci, odborníci na IT a odborníci na komunikaci)

AST

Všeobecné úkoly ve správě, koncipování a provádění politik nebo odbornější úlohy v oblasti financí, komunikace a výzkumu

AST/SC

Administrativní činnosti, vedení kanceláře

Příloha III – Fáze otevřeného výběrového řízení pořádaného úřadem EPSO

Fáze	Popis
Sebehodnocení	Před podáním přihlášky jsou případní uchazeči vyzváni, aby zodpověděli nepovinný dotazník, a dozvěděli se tak více to tom, co očekávat od kariéry v orgánech EU, a o typu a obtížnosti zkoušek, které budou skládat.
Přihláška on-line	Uchazeči podávají přihlášku prostřednictvím svého účtu EPSO (elektronický profil pro správu informací v přihlášce). Pro každé výběrové řízení musí být vyplněna samostatná přihláška. Uchazeči prostřednictvím svého účtu EPSO od úřadu také dostávají sdělení o organizaci výběrového řízení.
Testy předběžného výběru	Součástí některých výběrových řízení jsou testy předběžného výběru. Jejich formát je stanoven v oznámení o výběrovém řízení, většinou však mají podobu počítačových testů s výběrem z několika odpovědí. Uchazeči se účastní testů v testovacích centrech v členských státech EU a někdy i jinde ve světě.
Připuštění do další fáze testování / hodnocení zkušeností a výběr na základě kvalifikačních předpokladů	Výběrová komise ověří, zda uchazeči, kteří měli v testech předběžného výběru nejlepší výsledky, rovněž splňují kritéria způsobilosti stanovená v oznámení o výběrovém řízení, a pozve uchazeče s nejlepšími výsledky do další fáze. Počet pozvaných uchazečů je uveden v oznámení o výběrovém řízení. U specializovaných výběrových řízení se výběr obvykle provádí na základě kvalifikačních předpokladů. Výběrová komise posoudí přihlášku a vybere uchazeče, jejichž kvalifikační předpoklady nejlépe splňují kritéria stanovená v oznámení o výběrovém řízení. Tento výběr se provádí výlučně na základě odpovědí na konkrétní otázky v záložce „hodnocení zkušeností“ v on-line přihlášce v IT nástroji úřadu EPSO.
Předběžné/průběžné testy	Některá výběrová řízení mají i průběžnou fázi, v níž musí uchazeči absolvovat další testy. Tyto testy se obvykle provádějí v testovacích centrech v členských státech EU a mohou například zahrnovat test práce s elektronickou poštou nebo překladatelský test.
Hodnotící centrum	Pokud výsledky uchazečů z předchozích fází patří k nejlepším a uchazeči splňují kritéria způsobilosti stanovená v oznámení o výběrovém řízení, jsou pozváni do hodnotícího centra. V hodnotícím centru se mají hodnotit předem stanovené kompetence tím, že se sleduje chování účastníků. Provádí se řada různých simulačních cvičení v kontextu příslušného pracovního místa, přičemž se chování uchazečů porovnává s profilem kompetencí. Mohou se testovat dva druhy kompetencí: odborné kompetence a všeobecné kompetence. Odborné kompetence jsou aplikované znalosti a dovednosti potřebné k tomu, aby byly splněny bezprostřední požadavky na dané pracovní místo v konkrétním výběrovém řízení (například právník v oblasti hospodářské soutěže, pomocný auditor). Obecné kompetence jsou schopnosti, které musí mít všichni úředníci, aby mohli mít úspěšnou kariéru v evropských orgánech. Hodnotící centrum se obvykle koná v Bruselu nebo Lucemburku (s výjimkou případové studie, která probíhá samostatně v členských státech). Typickými úkoly v hodnotícím centru jsou: — případová studie, — skupinová úloha, — ústní prezentace, — strukturovaný pohovor, — pohovor zaměřený na konkrétní pracovní místo, — test práce s elektronickou poštou. Po hodnotícím centru se ověří diplomy úspěšných uchazečů a doklady o jejich odborné praxi a jejich jména jsou zařazena na rezervní seznam úspěšných uchazečů.
Rezervní seznam	Rezervní seznam obsahuje jména uchazečů, kteří měli ve výběrovém řízení nejlepší výsledky. Počet míst na rezervním seznamu je uveden v oznámení o výběrovém řízení. Seznam se zasílá orgánům EU, které poté mohou podle svých potřeb ze seznamu přijmout úspěšné uchazeče.

Příloha IV – Metodika auditu

01

Důkazní informace pro tento audit jsme získali z následujících zdrojů:

• přezkum vzorku výběrových řízení pořádaných úřadem EPSO, u nichž jsme analyzovali jejich náklady a dobu trvání,
• dokumentární přezkumy informací úřadu EPSO o řízení: výroční zprávy o řízení, plány řízení, zápisy z jednání správní rady (2016–2018), zápisy z jednání pracovní skupiny úřadu EPSO (2016–2018),
• auditní dotazníky určené úřadu EPSO, Evropskému parlamentu, Evropské komisi a Soudnímu dvoru,
• auditní pohovory se zástupci úřadu EPSO, Evropského parlamentu, Evropské komise, Soudního dvora a poskytovatele služeb úřadu EPSO pro fázi hodnotícího centra,
• průzkum 471 středních vedoucích pracovníků z Evropského parlamentu, Evropské komise a Soudního dvora,
• analýza sdělení úřadu EPSO na Twitteru v letech 2018–2019,
• dotazníky určené předsedům a zastupujícím předsedům výběrových komisí v řízeních pořádaných úřadem EPSO v letech 2015–2016 a rozhovory s nimi.

Tabulka 5 – Vzorek kontrolovaných výběrových řízení

Označení	Rok	Profil	Uchazeči	Testovaní uchazeči	Úspěšní uchazeči
EPSO/AST-SC/06/17	2017	Administrativní pracovníci AST/SC1 a SC2	5 573	4 121	359
EPSO/AD/287/14	2014	Překladatelé AD 5	306	237	34
EPSO/AD/289/14	2014	Právníci-lingvisté AD 7	552	364	14
EPSO/AST/130/14 Okruh č. 4: Řízení projektů	2014	Asistenti – sektor budov AST 3		1 054	18
EPSO/AD/318/15 Možnosti 1 a 2	2015	Překladatelé AD 5	948	762	25
EPSO/AD/249/13 Okruh č. 1: Makroekonomie	2013	Administrátoři AD 7		1 068	41
EPSO/AD/347/17	2017	Odborníci v oblasti médií a digitální komunikace AD 6	2 327	1 860	63
EPSO/AST/144/17 (6 jazyků)	2017	Jazykoví asistenti AST 1	2 803	2 010	35
EPSO/AD/233/12	2012	Překladatelé AD 5	2 178	1 751	70
EPSO/AD/331/16 (všechny okruhy)	2016	Odborníci v oblasti informačních a telekomunikačních technologií AD 7		1 629	191
EPSO/AD/301/15	2015	Administrátoři AD 5	31 400	20 985	159
EPSO/AD/354/17-LV	2017	Právníci-lingvisté AD 7		26	7
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	Konferenční tlumočníci AD 5 a AD 7	333	275	30
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	Právníci-lingvisté AD 7	1 677	1 170	26
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	Konferenční tlumočníci AD 5 a AD 7		501	13

Zdroj: EÚD na základě údajů EPSO.

02

Náklady na výběrová řízení úřadu EPSO jsme odhadli pomocí metodiky, kterou jsme vypracovali ve spolupráci s úřadem. Metodika měla tyto hlavní charakteristiky:

• náklady jsme rozdělili do tří kategorií: režijní náklady (jako budovy a technická infrastruktura), nepřímé náklady (související s činností úřadu v oblasti výběrových řízení, avšak nikoli s konkrétním řízením) a přímé náklady (spojené s konkrétním výběrovým řízením, jako jsou jednání a hodnotící centrum);
• pokud jde o část režijních nákladů spojených s výběrovými řízeními a nepřímé náklady, rozdělili jsme je podle počtu úspěšných uchazečů v daném roce a poté je (poměrným dílem) přičetli k přímým nákladům na jednotlivá výběrová řízení v našem vzorku;
• přímé náklady jsme použili v nominální hodnotě (u faktur poskytovatelů nebo výdajů na služební cesty) nebo jsme je vypočetli.

03

Část přímých nákladů úřadu EPSO jsme následujícím způsobem porovnali s náklady orgánů na vlastní výběrová řízení.

• Všem třem orgánům jsme zaslali dotazník, abychom zjistili počet a druh interních výběrových řízení provedených v letech 2015 až 2018 (interní výběrová řízení nebo najímání dočasných zaměstnanců prostřednictvím výzev k vyjádření zájmu).
• Z těchto řízení jsme vybrali ty nejnovější, které se týkaly výběru dočasných zaměstnanců, u nichž orgány nepožádaly úřad EPSO o žádnou podporu. Požádali jsme orgány, aby nám poskytly údaje o přímých nákladech, pokud je měly (faktury, cestovní výdaje), nebo doklady umožňující nám je vypočítat (například počet schůzí nezbytných pro organizování výběru, dobu jejich trvání a platovou třídu účastníků).
• Na tomto základě jsme pak vypočítali náklady orgánů na výběrová řízení.

Příloha V – Přímé náklady na úspěšného uchazeče, výběrová řízení EPSO a vlastní výběrová řízení orgánů

Označení	Rok	Uchazeči	Úspěšní uchazeči	Přímé náklady na úspěšného uchazeče
Řízení orgánu č. 12	2017	8	1	751 EUR
Řízení orgánu č. 7	2017	7	1	991 EUR
Řízení orgánu č. 22	2018	21	2	1 027 EUR
Řízení orgánu č. 14	2018	37	7	1 166 EUR
Řízení orgánu č. 11	2017	35	10	1 274 EUR
Řízení orgánu č. 13	2018	74	1	1 784 EUR
Řízení orgánu č. 20	2018	23	1	2 355 EUR
EPSO/AST-SC/06/17	2017	5 573	359	2 753 EUR
Řízení orgánu č. 17	2018	8	1	3 774 EUR
Řízení orgánu č. 6	2017	148	12	3 999 EUR
Řízení orgánu č. 16	2018	228	32	4 808 EUR
Řízení orgánu č. 10	2017	59	10	4 831 EUR
Řízení orgánu č. 19	2018	227	23	4 956 EUR
EPSO/AD/331/16 (všechny okruhy)	2016	1 629	191	5 648 EUR
Řízení orgánu č. 15	2018	117	12	5 698 EUR
EPSO/AD/287/14	2014	306	34	6 467 EUR
EPSO/AD/233/12	2012	2 178	70	6 820 EUR
Řízení orgánu č. 18	2018	223	14	7 837 EUR
EPSO/AD/249/13 – okruh č. 1: makroekonomie	2013	1 068	41	7 866 EUR
EPSO/AD/318/15 – možnosti 1 a 2	2015	948	25	8 375 EUR
EPSO/AD/289/14	2014	552	14	8 681 EUR
EPSO/AST/130/14 (AST 3) – okruh č. 4: řízení projektů	2014	1 054	18	8 949 EUR
Řízení orgánu č. 2	2015	156	6	9 216 EUR
Řízení orgánu č. 1	2015	120	5	9 463 EUR
EPSO/AD/347/17	2017	2 327	63	9 534 EUR
EPSO/AST/144/17 (AST 1) (6 jazyků)	2017	2 803	35	10 516 EUR
Řízení orgánu č. 4	2016	37	3	11 174 EUR
EPSO/AD/332/16 EPSO/AD/334/16 EPSO/AD/336/16	2016	1 677	26	11 263 EUR
EPSO/AD/236/12 EPSO/AD/237/12 EPSO/AD/238/12 EPSO/AD/239/12	2012	333	30	11 377 EUR
Řízení orgánu č. 3	2016	13	3	11 990 EUR
EPSO/AD/301/15	2015	31 400	159	12 082 EUR
Řízení orgánu č. 21	2018	79	5	12 359 EUR
EPSO/AD/354/17-LV	2017	26	7	12 979 EUR
Řízení orgánu č. 8	2017	–	3	13 630 EUR
Řízení orgánu č. 9	2017	72	3	13 734 EUR
EPSO/AD/256/13 EPSO/AD/257/13 EPSO/AD/258/13 EPSO/AD/259/13	2013	501	13	26 052 EUR
Řízení orgánu č. 5	2016	15	1	31 832 EUR

Zdroj: EÚD na základě údajů úřadu EPSO, Evropského parlamentu, Komise a Soudního dvora.

Příloha VI – Doba trvání výběrových řízení orgánů

Výběrová řízení orgánů na dočasné zaměstnance

	Rok	Fáze	Fáze 1	Fáze 2	Fáze 3	Fáze 4	Fáze 5	Uchazeči	Úspěšní uchazeči	Oznámení o výběrovém řízení	Rezervní seznam	Doba trvání (měsíce)
1	2015	5	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 1 (kompetence pro dané pracovní místo)	Test stylistických schopností v jazyce 2 (případová studie)	Pohovor	Skupinová diskuse	120	5	30. 1. 2015	21. 12. 2015	10,8
2	2015	4	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 2	Pohovor	Skupinová diskuse		156	6	8. 9. 2015	1. 8. 2016	10,9
3	2016	5	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 1 (kompetence pro dané pracovní místo)	Test stylistických schopností v jazyce 2 (případová studie)	Pohovor	Skupinová diskuse	13	3	21. 4. 2016	18. 10. 2016	6,0
4	2016	4	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 2	Pohovor	Skupinová diskuse		37	3	24. 5. 2016	14. 6. 2017	12,9
5	2016	4	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 2	Pohovor	Skupinová diskuse		15	1	26. 8. 2016	14. 2. 2017	5,7
6	2017	2	Výběr ze životopisů	Pohovor				148	12	1. 2. 2017	16. 6. 2017	4,5
7	2017	3	Výběr ze životopisů	Pohovor	Praktické testování dovedností			7	1	13. 3. 2017	13. 7. 2017	4,1
8	2017	4	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 2	Pohovor	Skupinová diskuse		12	3	22. 6. 2017	6. 3. 2018	8,6
9	2017	4	Výběr ze životopisů	Test stylistických schopností v jazyce 2	Pohovor	Skupinová diskuse		72	3	28. 7. 2017	26. 4. 2018	9,1
10	2017	2	Výběr ze životopisů	Pohovor				59	10	11. 9. 2017	31. 8. 2018	11,8
11	2017	2	Překladatelský test	Pohovor				35	10	22. 9. 2017	11. 6. 2018	8,7
12	2017	3	Výběr ze životopisů	Pohovor	Praktické testování dovedností			8	1	24. 5. 2017	22. 9. 2017	3,9
13	2018	2	Výběr ze životopisů	Pohovor				74	1	17. 1. 2018	8. 6. 2018	4,7
14	2018	2	Překladatelský test	Pohovor				37	7	3. 4. 2018	30. 5. 2018	1,9
15	2018	3	Výběr z životopisů	Fyzické testy (pro dané pracovní místo)	Pohovor			117	12	25. 4. 2018	9. 1. 2019	8,6
16	2018	3	Výběr ze životopisů	Pohovor	Test stylistických schopností			228	32	9. 7. 2018	25. 6. 2019	11,7
17	2018	2	Překladatelský test	Pohovor				8	1	24. 9. 2018	26. 10. 2018	1,1
18	2018	3	Výběr ze životopisů	Pohovor	Test stylistických schopností			223	14	9. 11. 2018	23. 7. 2019	8,5
19	2018	3	Výběr ze životopisů	Pohovor	Test stylistických schopností			227	23	9. 11. 2018	1. 8. 2019	8.8
20	2018	2	Výběr ze životopisů	Pohovor				23	1	30. 11. 2018	28. 2. 2019	3,0
21	2018	2	Výběr ze životopisů	Pohovor				79	5	21. 1. 2019	4. 7. 2019	5,5
22	2018	3	Výběr ze životopisů	Pohovor	Praktické testování dovedností			21	2	16. 4. 2018	2. 7. 2018	2,6

Zdroj: EÚD na základě údajů Evropského parlamentu, Evropské komise a Soudního dvora.

Zkratková slova a zkratky

EDP: plán rozvoje úřadu EPSO (EPSO Development Plan)

EPSO: Evropský úřad pro výběr personálu (European Personnel Selection Office)

Glosář

Člen výběrové komise: úředník z orgánu EU jmenovaný do výběrové komise, která hodnotí uchazeče otevřeného výběrového řízení EPSO. Členové výběrové komise se nazývají „stálí“, jsou-li svým orgánem vysláni do úřadu EPSO na delší časové období, namísto toho, aby byli nominováni do jednoho výběrového řízení.

Rezervní seznam: seznam všech úspěšných uchazečů otevřeného výběrového řízení pořádaného úřadem EPSO. Zveřejňuje se v Úředním věstníku EU.

Úřad: útvar Evropské komise, v jehož čele stojí ředitel. Úřady byly zřízeny, aby plnily zvláštní úkoly často administrativní povahy (například Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků, Úřady pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Lucemburku). Na rozdíl od generálních ředitelství se úřady nezabývají rozvojem politik.

Auditní tým

Účetní dvůr ve svých zvláštních zprávách informuje o výsledcích auditů politik a programů EU či témat z oblasti správy a řízení zaměřených na konkrétní oblasti rozpočtu. Účetní dvůr vybírá a koncipuje tyto auditní úkoly tak, aby byl jejich dopad co nejvyšší, a zohledňuje přitom rizika pro výkonnost a zajištění souladu s předpisy, objem příslušných příjmů či výdajů, očekávaný vývoj, politické zájmy a zájem veřejnosti.

Tento audit výkonnosti provedl auditní senát V, který se zaměřuje na financování a správu EU a jemuž předsedá člen EÚD Tony Murphy. Audit vedla členka EÚD Annemie Turtelboomová a podporu jí poskytovali vedoucí kabinetu Florence Fornaroliová a tajemník kabinetu Celil Ishik, vyšší manažer Bertrand Albugues, vedoucí úkolu Marion Kilhofferová a auditoři Daria Bochnarová, Panagiota Liapiová a Jesús Nieto Muñoz. Jazykovou podporu zajišťoval Richard Moore.

Poznámky na konci textu

¹ Viz rozhodnutí 2002/621/EC ze dne 25. července 2002, Úř. věst. L 197 ze dne 26.7.2002, a https://epso.europa.eu/.

² Viz http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

³ Viz prohlášení o poslání úřadu EPSO: „Úlohou úřadu EPSO je kvalitně a efektivně realizovat výběrová řízení pro orgány EU, a zajišťovat tak včas na volné pozice ty nejvhodnější kandidáty.“

⁴ EPSO Development Programme: roadmap for implementation, 1.9.2008. Viz též EPSO Development Programme, Final report, 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf.

⁵ Průzkumy spokojenosti uchazečů ve výběrových řízeních pořádaných úřadem EPSO provedené po hodnotícím centru, 2014–2018.

Harmonogram

Etapa	Datum
Přijetí memoranda o plánování auditu / zahájení auditu	3. 9. 2019
Oficiální zaslání návrhu zprávy kontrolovanému subjektu	9. 7. 2020
Přijetí konečné verze zprávy po sporném řízení	29. 9. 2020
Oficiální odpovědi úřadu EPSO byly obdrženy ve všech jazycích	26. 10. 2020

Kontakt

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Lucemburk
LUCEMBURSKO

Tel.: +352 4398-1
Dotazy: eca.europa.eu/cs/Pages/ContactForm.aspx
Internetová stránka: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Mnoho doplňujících informací o Evropské unii je k dispozici na internetu.
Můžete se s nimi seznámit na portálu Europa (http://europa.eu).

Lucemburk: Úřad pro publikace Evropské unie, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-5333-8	ISSN 1977-5628	doi:10.2865/059322	QJ-AB-20-021-CS-N
HTML	ISBN 978-92-847-5312-3	ISSN 1977-5628	doi:10.2865/203063	QJ-AB-20-021-CS-Q

COPYRIGHT

© Evropská unie, 2020.

Politiku opakovaného použití dokumentů Evropského účetního dvora (EÚD) upravuje rozhodnutí Evropského účetního dvora č. 6-2019 o politice týkající se veřejně přístupných dat a opakovaném použití dokumentů.

Pokud není uvedeno jinak (například v jednotlivých upozorněních o ochraně autorských práv), je obsah EÚD vlastněný EU předmětem licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). To znamená, že opakované použití je povoleno za podmínky, že je uveden zdroj a případné změny jsou označeny. Uživatel nesmí zkreslit původní význam nebo sdělení dokumentů. EÚD nenese za jakékoli důsledky opakovaného použití odpovědnost.

Jste povinni vypořádat další práva, pokud konkrétní obsah zobrazuje identifikovatelné fyzické osoby, například na fotografiích zaměstnanců EÚD, nebo obsahuje díla třetích stran. Je-li povolení poskytnuto, ruší toto povolení výše uvedené obecné povolení a musí jasně uvádět veškerá omezení týkající se použití.

K reprodukci obsahu, který není vlastnictvím EU, musíte žádat o povolení přímo od držitelů autorských práv.

Obrázky 1, 6 a 8: Icons © 2010–2020 Freepik Company S.L. Všechna práva vyhrazena.

Programové vybavení nebo dokumenty, na něž se vztahují práva průmyslového vlastnictví, jako patenty, ochranné známky, zapsané (průmyslové) vzory, loga a názvy, jsou z politiky EÚD pro opakované použití vyloučeny a není vám k nim poskytnuta licence.

Soubor internetových stránek orgánů a institucí Evropské unie využívajících doménu europa.eu obsahuje odkazy na stránky třetích stran. Protože nad jejich obsahem nemá EÚD žádnou kontrolu, doporučujeme seznámit se s jejich vlastními zásadami ochrany soukromí a politikou v oblasti autorských práv.

Používání loga Evropského účetního dvora

Logo Evropského účetního dvora nesmí být použito bez předchozího souhlasu Evropského účetního dvora.

Obraťte se na EU

Osobně
Po celé Evropské unii se nachází stovky informačních středisek Europe Direct. Adresu nejbližšího střediska naleznete na internetové stránce: https://europa.eu/european-union/contact_cs.

Telefonicky nebo e-mailem
Europe Direct je služba, která odpoví na vaše dotazy o Evropské unii. Můžete se na ni obrátit:

• prostřednictvím bezplatné telefonní linky: 00 800 6 7 8 9 10 11 (někteří operátoři mohou tento hovor účtovat),
• na standardním telefonním čísle: +32 22999696 nebo
• e-mailem prostřednictvím internetové stránky: https://europa.eu/european-union/contact_cs.

Vyhledávání informací o EU

On-line
Informace o Evropské unii ve všech úředních jazycích EU jsou dostupné na internetových stránkách Europa na adrese: https://europa.eu/european-union/index_cs.

Publikace EU
Publikace EU, ať už bezplatné, nebo placené, si můžete stáhnout nebo objednat na adrese: https://op.europa.eu/cs/publications. Chcete-li obdržet více než jeden výtisk bezplatných publikací, obraťte se na službu Europe Direct nebo na místní informační střediska (viz https://europa.eu/european-union/contact_cs).

Právo EU a související dokumenty
Právní informace EU včetně všech právních předpisů EU od roku 1952 ve všech úředních jazykových verzích jsou dostupné na stránkách EUR-Lex na adrese: http://eur-lex.europa.eu.

Veřejně přístupná data od EU
Portál veřejně přístupných dat EU (http://data.europa.eu/euodp/cs) umožňuje přístup k datovým souborům z EU. Data lze bezplatně stahovat a opakovaně použít pro komerční i nekomerční účely.