Különjelentés
23 2020

Az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal: ideje a változó munkaerő-felvételi igényekhez igazítani a kiválasztási eljárást

A jelentésről: Az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) által szervezett versenyvizsgák jelentik a belépőt az uniós közszolgálati karrier felé. A munkaerő-felvételi igények változásai és a létszámcsökkentések miatt az uniós intézmények szintjén felmerült a kérdés, hogy a versenyvizsgák jelenlegi rendszere továbbra is alkalmas-e az új munkatársak kiválogatására. Megállapítottuk, hogy az EPSO által szervezett versenyvizsgák általában lehetővé tették az intézmények számára, hogy kielégítsék az általános profillal rendelkező pályázók iránti munkaerő-felvételi igényeiket, azonban kevésbé bizonyultak hatékonynak és eredményesnek a különleges szakértelemmel rendelkező munkatársak felvétele tekintetében. Ajánlásaink között szerepel a kiválasztási eljárás megerősítése, új kiválasztási eljárás bevezetése a szakértői versenyvizsgák esetében, valamint annak biztosítása, hogy az EPSO jobban tudjon alkalmazkodni a gyorsan változó munkaerő-felvételi környezethez.
A Számvevőszék különjelentése az EUMSZ 287. cikke (4) bekezdésének második albekezdése alapján.

A kiadvány 23 nyelven és a következő formátumban érhető el:
PDF
PDF General Report

Összefoglalás

I

Az uniós intézmények évente több mint 50 000 jelentkező közül mintegy 1000 új állandó alkalmazottat vesznek fel hosszú távú munkavégzésre. Ezeket az új munkatársakat az EPSO, az Unió közszolgálati személyzeti felvételi hivatala által az uniós intézményekkel együttműködésben szervezett nyílt versenyvizsgák sikeres pályázói közül választják ki.

II

Az EPSO feladata, hogy elegendő és megfelelő pályázót bírjon jelentkezésre és válasszon ki ahhoz, hogy az intézmények megfelelő munkatársakat találjanak az üres álláshelyeikre. Az EPSO által megrendezett versenyvizsgák két fő típusba tartoznak: lehetnek belépő szintű álláshelyekre jelentkező, általános profillal rendelkező pályázókra (pl. közigazgatási alkalmazottak, jogászok, közgazdászok, fordítók vagy titkársági asszisztensek) irányuló nagy versenyvizsgák, vagy speciálisabb profilú, illetve nagyobb tapasztalattal rendelkező pályázókat célzó kisebb versenyvizsgák. A kiválasztási folyamat három szakaszból áll, melyek a következők: a következő év versenyvizsgáinak megtervezése, a pályázók értékelése az egyes versenyvizsgák során egy tesztsorozat segítségével, valamint az egyes versenyvizsgák sikeres pályázóit tartalmazó végleges listák közzététele.

III

Az EPSO versenyalapú kiválasztási eljárása 2012 óta működik jelenlegi formájában. A vizsgákon való részvétel nyelvi rendszere azonban bírósági perek tárgyát képezte, az uniós intézmények pedig egy ideje megkérdőjelezik a kiválasztási eljárás eredményességét. Mindezek nyomán az EPSO igazgatótanácsa 2019 második felében intézményközi vitacsoportot hozott létre a kiválasztási folyamat átgondolására. Jelentésünk további olyan elemzéseket, következtetéseket és ajánlásokat ad közre, amelyek relevánsak lehetnek a kiválasztási folyamat esetleges jelentős aktualizálása szempontjából.

IV

Ellenőrzésünk célja annak felmérése volt, hogy az EPSO kiválasztási eljárása lehetővé teszi-e az uniós intézmények számára, hogy a személyzet valamennyi típusa tekintetében megfelelő munkatársakat találjon az üres álláshelyekre. Elsősorban azt vizsgáltuk, hogy az EPSO kiválasztási eljárása:

  1. úgy lett-e megtervezve, hogy alkalmazkodni tudjon az uniós intézmények munkaerő-felvételi igényeihez;
  2. hatékony kommunikációval társult-e, hogy elegendő számú jelentkezőt bírjon rá a pályázat benyújtására;
  3. olyan sikeres pályázók kiválasztását eredményezte-e, akik megfelelően tudják betölteni az intézmények által kínált állásokat;
  4. az előírt időkorlátok betartásával zajlott-e le;
  5. a lehető legalacsonyabb költséggel zajlott-e le.
V

Az ellenőrzés az EPSO 2012 és 2018 közötti tevékenységére irányult. Áttekintettük az EPSO vezetői információit, interjút készítettünk az EPSO és egyes uniós intézmények humánerőforrás-ügyi részlegének munkatársaival, egy nyílt versenyvizsgákból vett mintán elemeztük a vizsgák költségeit és időtartamát, valamint felmérést végeztünk néhány uniós intézmény vezetői körében.

VI

Arra a következtetésre jutottunk, hogy az EPSO által bonyolított nagy versenyvizsgák többé-kevésbé lehetővé tették az intézmények számára, hogy az adott időszakban kielégítsék az általános profillal rendelkező pályázók iránti munkaerő-felvételi igényeiket. A folyamat azonban kevésbé bizonyult hatékonynak és eredményesnek az intézmények különleges szakértelemmel rendelkező munkatársak (a továbbiakban: szakértők) iránti, kisebb, de egyre növekvő igényének kielégítésében.

VII

Megállapítottuk, hogy a kiválasztási eljárás a nagyméretű versenyvizsgák esetében összességében eredményes, mégpedig a következők miatt: a tervezési folyamat jól igazodik az ilyen versenyvizsgákhoz, az EPSO sikeresen vonz nagyszámú pályázót a vizsgákra és népszerűsíti (főleg Brüsszelben) az „EU Careers” márkanevet, a kiválasztási eljárás számos hiányossága ellenére összességében jó kvalitású sikeres pályázókat választ ki, valamint azokban az években, amikor a legtöbb sikeres pályázó kerül listára, alacsonyan tudja tartani a versenyvizsga költségeit, és az általános profilú pályázóknak tartott rendszeres versenyvizsgák révén segít a potenciális új munkatársak megfelelő kínálatának biztosításában.

VIII

Azt is megállapítottuk azonban, hogy a kiválasztási folyamat nem igazodik megfelelően a kisméretű, célzott versenyvizsgákhoz, holott jelenleg ezek lennének a legalkalmasabbak az uniós intézmények munkaerő-felvételi igényeinek kielégítésére: az ilyen versenyvizsgák tervezése nem megbízható és túl korán kerül rá sor ahhoz, hogy pontos lehessen; az EPSO nem folytat következetesen arra irányuló kommunikációt, hogy megfelelő pályázókat vonzzon a szakértői versenyvizsgákra; fennáll a kockázat, hogy az erős szakmai profillal rendelkező pályázókat a kiválasztási folyamat korai szakaszában kizárják; amikor csak kis számú szakértőre van szükség, a versenyvizsgák költségei magasabbak, mint az intézmények saját alternatív kiválasztási eljárásaié; végül a szakértői versenyvizsgák kevésbé alkalmasak a sürgős munkaerő-felvételi igények kielégítésére, mint az intézmények saját eljárásai.

IX

Megállapításaink alapján a következők ajánlásokat fogalmazzuk meg:

  • javítani kell a kiválasztási folyamat egyes kulcsfontosságú szempontjain, különösen az intézmények elégedettségének mérése, a nyelvi rendszerrel kapcsolatos állandó problémák kezelése, valamint az EPSO és az intézmények közötti koordináció javítása révén;
  • új kiválasztási eljárást kell bevezetni a szakértői versenyvizsgák esetében;
  • a kiválasztási folyamat rendszeres felülvizsgálatára szolgáló mechanizmus bevezetésével javítani kell az EPSO képességét a gyorsan változó munkaerő-felvételi környezethez való alkalmazkodásra.

Bevezetés

01

Az uniós intézmények évente több mint 50 000 jelentkező közül mintegy 1000 új állandó alkalmazottat (tisztviselőt) vesznek fel hosszú távú munkavégzésre. Ezeket az új munkatársakat a nyílt versenyvizsgák sikeres pályázói közül választják ki. A felvett tisztviselők rátermettségét a kiválasztási folyamat eredményeinek minősége határozza meg – márpedig e tisztviselők gyakran aktív éveik javarészét az uniós intézményekben dolgozzák le.

02

A versenyvizsgákat 2003 óta az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) szervezi az intézményekkel együttműködésben. Az EPSO feladata, hogy kiváló minőségű, hatékony és eredményes kiválasztási eljárásokat biztosítson az uniós intézmények számára, amelyek révén kellő időben tudják felvenni a megfelelő személyeket a megfelelő állásokra1. Az EPSO feladata, hogy – megfelelő kommunikáció révén – elegendő és megfelelő pályázót bírjon jelentkezésre és válasszon ki ahhoz, hogy az intézmények ki tudják elégíteni hosszú távú munkaerő-felvételi igényeiket. Az új alkalmazottak három kategóriába sorolhatók: általános munkatársak (közigazgatási tisztviselők, jogászok, közgazdászok stb., valamint titkársági asszisztensek), nyelvészek (fordítók) és szakértők (informatikai szakértők, kutatók stb.).

03

Az általános versenyvizsgákra – amelyek célja, hogy általános munkatársakat és nyelvészeket toborozzanak – pályázók tízezrei jelentkeznek, egyes nyelvek fordítói pozícióira akár kétezren is; az ilyen intézményközi jellegű versenyvizsgák végén legfeljebb 200 sikeres pályázó kerülhet fel a tartaléklistára. Jelentésünkben ezeket a vizsgákat nevezzük nagy versenyvizsgáknak. A szakértői versenyvizsgák (ilyenen a 2012 és 2018 között kiválasztott sikeres pályázók mintegy 42%-a vett részt) célzottabbak, kevésbé gyakran intézményköziek, és kisebb az egyes szakterületeken pályázók száma.

04

Az EPSO intézményközi hivatal, amely az összes uniós intézmény számára munkaerő-felvételi szolgáltatásokat nyújt, igazgatásilag ugyanakkor az Európai Bizottsághoz tartozik. Az EPSO legmagasabb szintű döntéshozó szerve az igazgatótanács, amelynek tagjai az EPSO igazgatója és az egyes intézmények egy-egy felsővezetői szintű képviselője. Az EPSO igazgatótanácsa minősített többséggel fogadja el a kiválasztási folyamatra irányadó elveket, kezeli a sikeres pályázók listáit (a továbbiakban: tartaléklisták, lásd: III. melléklet és glosszárium), és egyhangúlag jóváhagyja az EPSO munkaprogramját, beleértve a versenyvizsgák ütemezését és rendjét. Az igazgatótanács munkáját és döntéseit az EPSO munkacsoportja készíti elő, amelyben szintén valamennyi intézmény képviselteti magát (alacsonyabb szinten).

05

Az EPSO teljes költségvetése 2019-ben 23,6 millió euró volt. Az EPSO költségvetése az évek során stabil maradt. E költségvetés mintegy felét (2019: 12,8 millió euró) a személyzetre költik (körülbelül 125 fő, legtöbbjük állandó tisztviselő). Az EPSO feladatait az 1. ábra mutatja be.

1. ábra

Az EPSO számokban (2012–2018)

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO 2012–2018-as időszakra vonatkozó adatai alapján.

06

Az EPSO kiválasztási eljárása 2012 óta működik jelenlegi formájában2. Nyelvi rendszere miatt több ízben beperelték (a C-566/10, T-124/13., T-275/13., T-353/14. és C-621/16. sz. ügyek), és mivel az uniós intézmények elégedetlenek voltak a kiválasztási eljárással, az EPSO igazgatótanácsa 2019 második felében intézményközi vitacsoportot indított annak témájában.

07

A kiválasztási folyamat három szakasza a tervezés, a pályázók értékelése és a tartaléklisták közzététele. A folyamat kezdetén felmérik az intézmények következő három évre vonatkozó munkaerő-felvételi igényeit. Az EPSO összegyűjti ezeket a becsléseket, majd részletes ütemtervet javasol a következő évre, amely tartalmazza a versenyvizsga-felhívások közzétételének javasolt menetrendjét is. Az ütemtervet az igazgatótanács hagyja jóvá.

08

A felveendő általános munkatársak és nyelvészek száma (lásd: I. melléklet és II. melléklet) a szükséges új alkalmazottak összlétszáma. Az intézményektől bekérnek még bizonyos adatokat, például a kért nyelveket, illetve ha szakértőket kívánnak felvenni, a szükséges szakterületeket (pl. biztonság, tudományos kutatás), valamint a szükséges munkaerő becsült létszámát.

09

A versenyvizsga jóváhagyását követően az EPSO és az érintett intézmények elkészítik a versenyvizsga-felhívást. Ez az értesítés határozza meg a versenyvizsga jogi keretét, azaz a sikeres pályázók célszámát, a pályázókra vonatkozó minimumfeltételeket, így adott esetben az elvárt szakmai tapasztalatot, a versenyvizsga részét képező teszteket, valamint a továbbjutáshoz az egyes teszteken elérendő minimális pontszámokat.

10

Az intézmények jelölik ki a vizsgabizottság tagjait is: az uniós személyzeti szabály értlemében ők felelősek a tesztek tartalmának érvényesítéséért és a versenyvizsga teljes időtartama alatt a pályázók értékeléséért.

11

A tesztek versenyvizsgánként eltérőek, de az egyes versenyvizsgák szakaszai általában hasonlóak (lásd: III. melléklet).

  • Előválogatás: azok az általános és egyéb versenyvizsgák, amelyekre több mint 1000 pályázó jelentkezik, számítógépes pszichometriai tesztekből álló előválogatási szakasszal kezdődik (szövegértési, matematikai-logikai és absztrakciós készséget vizsgáló feleletválasztós kérdések). A szakértői versenyvizsgák esetében ehelyett esetenként az önéletrajzok alapján végeznek előválogatást.
  • Vizsgára bocsátás: ezt követően a vizsgabizottság áttekinti az előválogatási szakaszban a legjobb pontszámot elérő pályázók pályázati anyagait.
  • Tehetségszűrő: egyes versenyvizsgák esetében a vizsgára bocsátás szakaszát a pályázók önéletrajzának áttekintése követheti, amelynek során pontozzák a pályázók szakmai képesítéseit és tapasztalatát.
  • Közbenső vizsga: ez a szakasz nem kötelező minden versenyvizsga esetében, megrendezéséről az igénylő intézmény dönt. Önmagában vagy a következő szakasz részeként is lebonyolítható.
  • Értékelőközpont: az előző szakaszok legjobb pontszámot elérő pályázói ezután meghívást kapnak az értékelőközpontba, ahol a vizsgabizottság előre meghatározott készségek és kompetenciák mentén értékeli őket. Azon pályázók esetében, akik nem vettek részt pszichometriai előválogató teszteken (mert szakértői versenyvizsgát tettek vagy alacsony volt a pályázók száma), erre is az értékelőközpontban kerül sor.
12

Az értékelőközpontban legjobban teljesítő pályázók neve tartaléklistára kerül. Az intézmények felvételi részlegei ezután hozzáférhetnek önéletrajzukhoz, és kapcsolatba léphetnek azokkal a sikeres pályázókkal, akik megítélésük szerint legalkalmasabbak az érintett álláshelyek betöltésére. Az EPSO figyelemmel kíséri, hogy az intézmények hogyan használják fel a tartaléklistákat. Amennyiben a listán lévő sikeres pályázók közül soknak éveken át nem kínálnak fel állást, az EPSO javasolja az igazgatótanácsnak a lista lezárását.

13

A 2. ábra a kiválasztási és felvételi eljárásokban részt vevő érdekelt feleket mutatja be.

2. ábra

A kiválasztási és felvételi eljárásokban részt vevő érdekelt felek

Forrás: Európai Számvevőszék.

Az ellenőrzés hatóköre és módszere

14

Először 2009-ben ellenőriztük az EPSO-t, hogy felmérjük, hogyan teljesítette megbízatását a létrehozását követő években. Tíz évvel később ismét úgy döntöttünk, hogy ellenőrzést végzünk az EPSO kapcsán. Jelentésünkben kitérünk arra, milyen intézkedéseket hozott az EPSO a 2009-ben tett észrevételeink nyomán, és miként alkalmazkodott az Unió és intézményei gyorsan változó környezetéhez (pl. létszámleépítések, digitalizáció).

15

Ellenőrzésünk célja annak felmérése volt, hogy az EPSO kiválasztási eljárása lehetővé teszi-e az uniós intézmények számára, hogy a személyzet valamennyi típusa tekintetében megfelelő munkatársakat találjon az üres álláshelyekre. Elsősorban azt vizsgáltuk, hogy az EPSO kiválasztási eljárása:

  1. úgy lett-e kialakítva, hogy alkalmazkodjon az uniós intézmények munkaerő-felvételi igényeihez;
  2. eredményes kommunikációs intézkedésekkel társult-e, hogy elegendő számú jelentkezőt bírjon rá a pályázat benyújtására;
  3. olyan sikeres pályázók kiválasztását eredményezte-e, akik megfelelőek az intézmények által kínált állásokra;
  4. az előírt időkorlátok betartásával zajlott-e le;
  5. a lehető legalacsonyabb költséggel zajlott-e le3.
16

Az ellenőrzés során a következőket nem vizsgáltuk:

  • az EPSO által megtervezett tesztek tartalmának minősége;
  • az intézmények belső felvételi szabályai és eljárásai;
  • az intézmények által az újonnan felvett munkavállalóknak kínált képzési programok.
17

Az ellenőrzés az EPSO 2012 és 2018 közötti tevékenységére irányult. Jelentésünk az EPSO 2020–2024-es stratégiai terve szempontjából releváns elemzéseket, következtetéseket és ajánlásokat ad közre. Észrevételeinket a következő bizonyítékokra alapoztuk:

  • az EPSO tevékenységeivel kapcsolatos legfontosabb dokumentumok áttekintése;
  • az EPSO és más uniós intézmények munkatársaival készített ellenőrzési interjúk;
  • a 2012 és 2018 között szervezett nyílt versenyvizsgákból vett minta áttekintése;
  • az uniós intézmények középvezetői körében készített felmérés.
18

A versenyvizsgákból vett mintánkat úgy terveztük meg, hogy az lefedje az EPSO tevékenységi körét, és az EPSO által a 2012–2018-as időszakban szervezett versenyvizsgák valamennyi típusát magában foglalja. A vezetői felmérés célja az volt, hogy visszajelzéseket gyűjtsünk a vezetőktől az EPSO nyílt versenyvizsgái révén és más kiválasztási csatornákon keresztül felvett alkalmazottakról, hogy összehasonlíthassuk a különböző kiválasztási eljárások érdemeit. A felmérést 471 vezetőnek küldtük el, a válaszadási arány 58% volt. Ellenőrzési módszertanunkat a IV. melléklet mutatja be részletesebben.

Észrevételek

19

Annak vizsgálatához, hogy az EPSO kiválasztási eljárása során minimális ráfordítással a megfelelő időben megtalálják-e a megfelelő állásokra alkalmas személyeket:

  • áttekintettük a kiválasztási folyamat minden szakaszát a versenyvizsgák megtervezésétől a tartaléklisták közzétételéig;
  • összehasonlítottuk a nagy és a szakértői versenyvizsgák során alkalmazott kiválasztási eljárások hatékonyságát és eredményességét.

Az EPSO által szervezett nagy versenyvizsgák többnyire – rendezett pénzügyi feltételek mellett – megfelelő munkatársakat választanak ki az álláshelyekre

20

Az EPSO-t elsősorban azért hozták létre, hogy nagy volumenű versenyvizsgákat szervezzen általános szakmák (tanácsosi (AD) és asszisztensi (AST és AST/SC) besorolási csoport, lásd: I. melléklet) és nyelvészek toborzása céljából, hogy az uniós intézmények számára elegendő jelöltet biztosítsanak ismétlődő munkaerő-felvételi igényeik kielégítésére. Előfeltevésünk szerint a feladat hatékony végrehajtásához az EPSO-nak a következőképpen kell eljárnia:

  1. a versenyvizsgák ütemezésének megtervezése során figyelembe veszi az intézmények arra vonatkozó becsléseit, hogy hány, az adott szakmai profillal rendelkező új munkatársra lesz szükségük;
  2. olyan kommunikációs stratégiát alkalmaz, amely várhatóan vonzó az e profiloknak megfelelő jelöltek számára;
  3. megfelelő tesztelési módszereket alkalmaz;
  4. gondoskodik róla, hogy a versenyvizsgákat a lehető legalacsonyabb költséggel bonyolítsa le;
  5. gondoskodik róla, hogy a tartaléklistákat az intézmények munkaerő-felvételi igényeinek megfelelő időben közzétegyék.

A versenyvizsgákat a nagyszabású versenyvizsgák igényeinek megfelelően tervezték meg

21

Az EPSO tervezési folyamatának célja az intézmények munkaerő-felvételi igényeinek összegyűjtése és ezek kielégítése érdekében a következő évben megszervezendő versenyvizsgák megfelelő menetrendjének előterjesztése.

22

Az EPSO tervezési folyamatát jelenlegi formájában az EPSO 2008-ban elfogadott fejlesztési terve4 (EDP) vezette be. A fejlesztési terv éves versenyvizsga-ciklusokat vezetett be a következő három személyzeti profilra vonatkozóan: általános tanácsos (itt a cél elsősorban alacsonyabb beosztású munkatársak felvétele, a középpontban a szakmai tapasztalattal még nem vagy alig rendelkező fiatal frissdiplomásokkal), asszisztens (AST és AST/SC besorolási csoport) és nyelvész.

23

Ezek az éves ciklusok az ismétlődő intézményközi munkaerő-felvételi igényekhez igazodnak. Az egyes ciklusok a tervek szerint az év meghatározott időszakaiban indulnak: az általános tanácsosok számára például szeptemberben, az asszisztenseknek pedig decemberben kezdődik a regisztráció. A szakértői versenyvizsgákat (egyes beosztotti profilokra, pl. jogász-nyelvész) és az eseti versenyvizsgákat (specifikus profilokra, pl. vezetői álláshelyek) a három fő ciklus közötti időszakokban szervezik. A 3. ábra az éves tervezési ciklust szemlélteti.

3. ábra

A fejlesztési tervben meghatározott éves ciklusok

Forrás: EPSO.

24

A versenyvizsga-ciklusok megszervezéséhez az EPSO megkérdezi a részt vevő intézményeket, hogy becslésük szerint hány általános munkatársat (tanácsosok és asszisztensek) és nyelvészt kívánnak felvenni a következő évben. Felkéri továbbá az intézményeket, hogy jelezzék, milyen típusú szakértőket kívánnak felvenni.

25

Az EPSO munkacsoport elemzi az intézmények által megfogalmazott igényeket, és ennek alapján meghatározza, hogy a következő évben milyen versenyvizsgákra kerül sor. Az EPSO nem szervezi meg minden évben az intézmények által kért valamennyi versenyvizsgát (éves ciklusok, szakértői és eseti versenyvizsgák). A munkacsoport az éves ciklusokat tekinti prioritásnak, és más intézményközi versenyvizsgák lebonyolítását csak azután fontolják meg – a sikeres pályázók szükséges számától, illetve attól függően, hány sikeres pályázó áll még rendelkezésre a hasonló profilok tartaléklistáin –, ha ezeket már megtervezték.

26

A 2012 és 2018 közötti időszakban az új munkatársak iránti igény 37%-ban általános profilokra, 20%-ban pedig nyelvészekre irányult. Amint a 4. ábra szemlélteti, az intézmények sikeres pályázók iránti igényének nagy részét – bár az idők során csökkenő arányban, de – továbbra is az általános és nyelvi profilok teszik ki, ezért jelentenek olyan fontos szempontot a tervezési folyamatban. Mindazonáltal már nem ezek a profilok adják a keresett új alkalmazottak többségét. Az elmúlt években különösen a fordítók iránti kereslet csökkent, mivel bizonyos új döntések nyomán egyre kevesebb állandó alkalmazottat vesznek fel fordítói álláshelyekre, egyre több munkát szerveznek ki, és a technológiai fejlődés (gépi fordítás) is érezteti a hatását.

4. ábra

Az intézmények által bejelentett munkaerő-felvételi igények (a tervezési szakaszban igényelt sikeres pályázók száma)

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

27

Miután tájékoztatták az EPSO-t arról, hány sikeres pályázóra lesz szükségük, az intézmények a versenyvizsgák szervezése közben még gyakran módosítják – általában csökkentik – ezeket a becsléseket. Az átlagot tekintve azt állapítottuk meg, hogy az intézmények becslései viszonylag pontosak az éves ciklusokban toborzott profilok tekintetében: az általános munkatársak számát 11%-kal, a nyelvészek számát pedig 18%-kal becsülték túl az igénylési szakaszban. A szakértők iránti igény előrejelzése kevésbé volt pontos: itt 33%-kal becsülték túl a szükséges létszámot.

28

Véleményünk szerint a tervezési folyamat megfelelően szolgálja az általános tanácsosok, asszisztensek és nyelvészek éves versenyvizsga-ciklusainak megszervezését.

  • A tervezési folyamat elsősorban az e profilokkal kapcsolatos igények összegyűjtésére épül.
  • A felvételi igényekre vonatkozó becslések pontossági szintje e versenyvizsgák esetében megfelelő. Mivel a szükségletek visszatérő jellegűek, a becsléseknek nem kell nagyon pontosnak lenniük.
  • Ezen igények alapján az EPSO olyan ütemtervet tud előterjeszteni, amely biztosítja, hogy rendszeresen rendelkezésre álljanak sikeres pályázók.

Az EPSO nagyszámú pályázót vonz, és elsősorban Brüsszelben népszerűsíti az „EU Careers” márkanevet

29

Minden versenyvizsga kapcsán meghatározzák a keresett pályázók profilját, amely a személyzeti szabályzatban az iskolai végzettség és a szakmai tapasztalat tekintetében előírt minimumkövetelményeken, valamint a kérelmező intézmény igényein alapul (lásd: I. melléklet és II. melléklet). Esetenként kifejezetten egy-egy intézmény vagy helyszín számára is szerveznek versenyvizsgát. A megfelelő pályázók azonosítására és bevonzására irányuló kommunikáció az EPSO feladata. Kommunikációs tevékenységeinek megtervezésekor azonban az EPSO-nak külső tényezőket is figyelembe kell vennie, például az uniós intézmények általános vonzerejét egyes országokban.

30

Az „EU Careers” márkanevet 2010-ben hozták létre, részben azért, hogy növeljék az Unió mint diplomásokat foglalkoztató munkaadó vonzerejét a tagállamokban (lásd: 15/2019. sz. különjelentés). Az „EU Careers” márkanév az intézmények „nagyköveteiből” (az „EU Careers” rendezvényeken részt vevő alkalmazottak, úgynevezett „munkatárs-nagykövetek”) és az egyetemek „nagyköveteiből” (az „EU Careers” kommunikációjának az egyetemeken való terjesztéséért felelős hallgatók, úgynevezett „diáknagykövetek”) álló hálózatra támaszkodik.

31

Az „EU Careers” márkanevet az egyetemi karriertanácsadó szolgálatok és a tagállami kapcsolattartó pontok is támogatják. Az EPSO célzott rendezvényeket is szervez az ún. fókuszországok, vagyis azon országok számára, amelyek állampolgárai alulreprezentáltak a versenyvizsgákon vagy az uniós alkalmazottak körében. Ezek célja lehet többek között, hogy segítséget nyújtsanak az ilyen országok hatóságainak az uniós intézmények munkáltatóként történő népszerűsítésére és a versenyvizsgákról való tájékoztatásra irányuló stratégiák kidolgozásában. E tevékenységek mindeddig nem gyakoroltak érezhető hatást a versenyvizsgák pályázóinak földrajzi egyensúlyára.

32

Az „EU Careers” számára készített tartalmak az Unióra mint munkaadóra összpontosítanak, nem pedig konkrét versenyvizsgákra. Céljuk például a fogyatékossággal élő vagy sajátos igényű potenciális pályázók tájékoztatása, hogy tisztában legyenek az intézmények által kínált lehetőségekkel és azzal, hogy a versenyvizsgák során különleges körülményeket biztosíthatnak számukra.

33

Az „EU Careers” márkanév létrehozásával az EPSO pár év alatt 52-ről (2012) 109-re (2018) növelte az évente általa szervezett karrier- és állásbörze-rendezvények számát. Amint az 5. ábra szemlélteti, az EPSO kommunikációs költségvetésének nagy része átkerült az „EU Careers”-hez, illetve a munkatárs- és diáknagykövetek rendezvényeihez. Ezen események nagy részére (átlagosan 69%-ára) Brüsszelben kerül sor, ahol az intézmények és a különböző érdekcsoportok (helyi és nemzeti képviseletek, magán tanácsadó és lobbicégek stb.) jelenléte miatt már egyébként sem ismeretlenek az Unió által kínált foglalkoztatási lehetőségek. Az EPSO értékelőközpontban végzett felméréseire válaszolók 37%-a nyilatkozott úgy, hogy közvetlen kapcsolatban áll az intézményekkel, azaz vagy az intézményeken belül, vagy a közszférában, az Unióhoz kapcsolódó feladatkörökben dolgoznak5.

5. ábra

Az EPSO kommunikációs költségvetésének legnagyobb részét már az „EU Careers” márkanévvel kapcsolatos rendezvényekre költik

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

34

A Brüsszelen kívüli rendezvényeket többnyire a tagállamok szervezik, néha az EPSO támogatásával. A diáknagyköveti programban részt vevő egyetemek listáját szintén az EPSO állítja össze tagállami javaslatok alapján: az egyetemek által képviselt tudományágak között jelentős súllyal képviseltetik magukat a társadalomtudományok, a jog és a közgazdaságtan. A pályázók állampolgárságától függetlenül az EPSO értékelőközpontban végzett felméréseire válaszolók többsége – az előválogató teszteken részt vevő pályázók kétharmada – továbbra is Belgiumban vagy Luxemburgban kezdi meg a versenyvizsga-eljárást.

35

Bizonyos jelek arra utalnak, hogy az „EU Careers” márka nem volt sikeres abban, hogy elegendő számú diplomás vagy fiatal szakember számára tegye vonzóvá az uniós karriert. Az AD5 szintű (a diplomás tanácsosok legalacsonyabb besorolási fokozata) versenyvizsgák esetében a pályázók gyakran rendelkeznek szakmai tapasztalattal, és egyre alacsonyabb a 35 év alatti pályázók aránya. Ez néhány fókuszország esetében különösen szembetűnő: egyikük esetében 2018-ban az AD5 versenyvizsgák pályázóinak fele 35 évesnél idősebb volt. Ezt a tendenciát tükrözte a vezetők körében a közelmúltbeli felvételi tapasztalataikról végzett felmérésünk is, amely azt mutatta, hogy a nemrégiben felvett tanácsosoknak 22%-a volt 35 évesnél fiatalabb; sőt 62%-uk 40 évesnél idősebb volt, így valószínűleg az intézményekhez való csatlakozásukkor már legalább 10 év szakmai tapasztalattal rendelkeztek, ami meghaladja a versenyvizsgák besorolási fokozataihoz általában megkövetelt szintet.

36

Ha a kezdő pozíciókra tapasztalt munkatársakat vesznek fel, az káros lehet a munkaerő életkori összetételére és a karriermenedzsmentre nézve. Egyes intézmények saját programot indítottak fiatal szakembereik számára, hogy orvosolják azt a problémát, hogy túl kevés fiatal diplomás kerül fel a tartaléklistákra.

37

Az EPSO kommunikációs munkája tehát túlnyomórészt olyan intézkedésekre összpontosít, amelyek a versenyvizsgák éves ciklusaira és ezeken belül különösen az általános tanácsadók ciklusára kívánnak pályázókat vonzani. Ez a kommunikáció az éves ciklusokban szervezett versenyvizsgákhoz igazodik (lásd: 23. bekezdés), és – különösen az általános tanácsosi ciklus tekintetében – egyféle célközönségre irányul: a csekély szakmai tapasztalattal rendelkező egyetemi diplomásokra.

38

Véleményünk szerint ez a megközelítés koherens, de földrajzi és társadalmi-gazdasági hatóköre korlátozott. A rendezvényeket olyan helyeken szervezik, ahol a célközönség már valószínűleg tisztában van az uniós intézményekben való elhelyezkedés lehetőségeivel, és a megcélzott diplomások profilja korlátozott (többnyire társadalomtudományi és közgazdasági végzettséggel rendelkezők). A kommunikációs stratégia ezenfelül nem jár sikerrel azon céljának elérésében, hogy elegendő számú diplomás vagy fiatal szakember számára tegye vonzóvá az uniós karriert.

A kiválasztási eljárás hiányosságai ellenére összességében jó kvalitású sikeres pályázókat válogatnak ki

39

Az EPSO kiválasztási eljárása (a részletekért lásd: III. melléklet) nagyon kompetitív. A mintánkban szereplő egyes versenyvizsgák első lépésként számítógépes előválogató teszteket alkalmaznak. Az ilyen tesztet alkalmazó versenyvizsgákon a pályázók átlagosan 16,5%-a már a versenyvizsga kezdete előtt feladja, és nem vesz részt ezeken az előválogató teszteken. Ezeket a számítógépes pszichometriai teszteket azért alkalmazzák, mert számos munkaerő-toborzási szakember szerint nagyon pontosan előre tudják jelezni a munkavállaló jövőbeli teljesítményét. Az EPSO-versenyvizsgákon azonban ezek a tesztek nem csupán a pályázók munkakörre való alkalmasságának értékelésére szolgálnak, hanem valójában pályázók kizárására is, hogy kezelhetőbbé tegyék a versenyvizsga-eljárást.

40

A legalább az első teszten megjelenő pályázók átlagos sikerességi aránya (a sikeres pályázóknak az összes pályázóhoz viszonyított százalékos aránya) 2%. Mintánkban ez az arány tág határok között mozog: a jogász-nyelvészi versenyvizsga esetében 27% (26 pályázóból 7), míg a fordítói versenyvizsga esetében mindössze 0,5% (184 pályázóból 1) a sikeres pályázók aránya. A 6. ábra azt mutatja be, hogyan csökken a pályázók száma a számítógépes teszteket alkalmazó általános versenyvizsga-folyamat egyes szakaszaiban.

6. ábra

A nyílt versenyvizsgák igen kompetitívek

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

41

A folyamat eredményesen azonosítja azokat a sikeres pályázókat, akiknek készségeit és kompetenciáit a vezetők elismerik. A vezetők körében végzett felmérésünkben a válaszadók 88%-a nyilatkozott úgy, hogy elégedett vagy nagyon elégedett az EPSO által kiszűrt sikeres pályázók közül felvett munkatársaik kvalitásaival.

42

A felmérésünkben részt vevő vezetők szerint ugyanakkor az EPSO-n keresztül felvett alkalmazottak nem voltak észrevehetően nagyobb kaliberűek, mint a más csatornákon keresztül toborzott (szerződéses és ideiglenes) alkalmazottak. Megítélésük szerint az EPSO által kiszűrt sikeres pályázók közül felvett munkatársaik nem álltak észrevehetően magasabb szinten az intézményekben való karrierhez szükséges alapkészségeket és képességeket illetően (lásd: 7. ábra), kivéve – bizonyos mértékig – a vezetői készségeket.

7. ábra

Az EPSO útján toborzott alkalmazottak a vezetők szerint nem jobb kvalitásúak, mint az egyéb csatornákon keresztül felvettek

Forrás: Európai Számvevőszék, az Európai Parlament, az Európai Bizottság és a Bíróság vezetői körében végzett felmérés alapján.

43

Az EPSO nem rendelkezik hivatalos mechanizmussal annak mérésére, hogy az intézmények mennyire elégedettek az általa kínált szolgáltatásokkal. A sikeres pályázók alkalmasságát informálisan, a munkacsoportok vagy az igazgatótanács ülésein vitatják meg. Akut problémák – például a versenyvizsgák bíróságon való törlése vagy a kiválasztás egyes szempontjaival való elégedetlenség – kezelése céljából lehetőség van intézményközi vitacsoportok felállítására. Az EPSO azonban nem vezetett be eljárást arra a célra, hogy a feltárt problémákat még azelőtt kezelni lehessen, mielőtt azok kellően elmérgesednének és indokolt legyen egy ilyen vitacsoport létrehozása.

44

A versenyvizsgák nyelvi rendszere a 2010-es évek óta befolyásolja azok eredményességét. Bírósági ügyek nyomán több versenyvizsgát töröltek és 2016 nagy részében felfüggesztésre kerültek az EPSO tevékenységei. 2016 előtt az EPSO három nyelven (angol, francia és német) szervezett általános versenyvizsgákat. Miután egyes tagállamok a 2010-es évek elején több ízben pert indítottak emiatt, a Bíróság kimondta, hogy ez a gyakorlat diszkriminatív és indokolatlan.

45

2016 szeptemberétől – egy intézményközi vitacsoport munkája nyomán – az EPSO kétlépcsős eljárást kezdett alkalmazni az általános versenyvizsgák során használandó nyelvek meghatározására. A jelentkezőket először felszólítják, hogy sorolják fel valamennyi általuk ismert uniós nyelvet és tüntessék fel nyelvismeretük szintjét. Miután ezt mindannyian megtették, a leggyakrabban megjelölt öt nyelvet használják a versenyvizsga során. A jelentkezési lap egyes részei – például a tehetségszűrő adatlap – azonban továbbra is csak angol, francia vagy német nyelven tölthetők ki. Panaszt is csak bizonyos nyelveken lehet benyújtani, így nem minden jelentkező teheti ezt meg az anyanyelvén. A jelenlegi rendszert nem semmisítették meg a bíróságon, de e korlátozások miatt fennáll a további perek lehetősége, ami folyamatos bizonytalanságot eredményez az EPSO tevékenységeivel kapcsolatban. Az EPSO igazgatótanácsa tisztában van a helyzettel, de 2019 végéig nem állapodott meg olyan új nyelvi rendszerről, amely jogbiztonságot nyújtana a versenyvizsgák megszervezése kapcsán.

46

A kiválasztási folyamat nagy mértékben függ az uniós intézmények által a vizsgabizottságba kinevezett alkalmazottaktól is. Az ő feladatuk a pályázók elfogadhatóságának ellenőrzése és értékelésük a kiválasztási eljárás során. Az EPSO felelős a képzésükért és adminisztratív támogatást nyújt a versenyvizsga során, de az intézmények feladata, hogy felmérjék a bizottsági tagok motivációját és elkötelezettségét a feladat iránt, és biztosítsák, hogy elegendő idő álljon rendelkezésükre feladataik elvégzéséhez.

47

Az ellenőrzésünk során az EPSO-tól, a vizsgabizottságok elnökeitől és az uniós intézményektől kapott visszajelzések arra engednek következtetni, hogy minden fél számára nehéz kompetens alkalmazottakat találni a vizsgabizottságban való részvételre és biztosítani, hogy a versenyvizsga lebonyolítása ne ütközzön az intézmények munkaprogramjával. E szervezési problémák többsége az EPSO és az intézmények közötti elégtelen együttműködésből fakad.

48

Az 1. háttérmagyarázat bemutatja, milyen következményekkel jár az EPSO és az intézmények közötti felelősségmegosztás a vizsgabizottság működésére nézve.

1. háttérmagyarázat

Az EPSO és az intézmények közötti felelősségmegosztás következményei a vizsgabizottság tagjaira nézve

Az EPSO által az intézményeknek elküldött indikatív versenyvizsga-ütemterv

  • Az intézmények nem mindig továbbítják ezt az ütemtervet a potenciális vizsgabizottsági tagok vezetőinek, ami növeli az alkalmazottak munkaterhelése és vizsgabizottsági feladatai közötti ütközés kockázatát.
  • Miután megkapták az ütemtervet, előfordulhat, hogy a vezetők nem szívesen delegálják a legjobb teljesítményt nyújtó munkatársaikat a vizsgabizottságba, így kevésbé motivált alkalmazottak kerülhetnek kinevezésre.
  • Az EPSO nem mindig tartja be az eredeti menetrendet, ami ütemezési konfliktusokhoz vezet, és tovább növeli a versenyvizsga késedelmes lebonyolításának kockázatát.

A EPSO által a vizsgabizottság tagjainak biztosított képzés

  • Az EPSO a képzést követően nem számol be az intézményeknek a vizsgabizottság tagjainak alkalmasságáról vagy motivációjáról.
  • Az intézmények nem szereznek közvetlenül tudomást arról, hogy a kinevezett alkalmazottak jól teljesítették-e a feladatot.
49

Véleményünk szerint az EPSO által lebonyolított kiválasztási eljárás összességében sikerrel azonosítja a jó kvalitású pályázókat. Az eljárás rendkívül szelektív, és különösen a nagyszámú jelentkezőt vonzó általános profilok esetében megfelelő. A folyamatot azonban hiányosságok jellemzik. Az EPSO nem méri, hogy az intézmények mennyire elégedettek az általa nyújtott szolgáltatásokkal; mindeddig nem találtak megfelelő, hosszú távú megoldást a nyelvi rendszer bizonytalanságaira; a versenyvizsgák pedig nagymértékben függnek a magas színvonalú vizsgabizottsági tagok rendelkezésre állásától, ami az EPSO és az intézmények közötti felelősségmegosztás miatt nem mindig teljesül.

Azokban az években, amelyekben a legmagasabb a sikeres pályázók száma, a versenyvizsgák költsége alacsony

50

Az EPSO állandó költségei (személyzeti és épületekkel kapcsolatos kiadások) évente mintegy 15 millió eurót tesznek ki, függetlenül attól, hogy hány versenyvizsgát szervez. Következésképpen az EPSO-versenyvizsgák költsége az EPSO tevékenységének volumenétől függ: minél több sikeres pályázó kerül tartaléklistára egy adott évben, annál alacsonyabb az állandó költségek aránya az egy sikeres pályázóra eső költségen belül.

51

Mivel az EPSO nem készít beszámolót a versenyvizsgák költségeiről, saját vizsgálatot végeztünk. Kiszámítottuk, hogy 15, a 2012 és 2018 közötti időszakban lezajlott versenyvizsga (vagy azonos vizsgabizottsággal rendelkező versenyvizsga-csoport) esetében hogyan alakult az egy sikeres pályázóra jutó összköltség. Minden kapcsolódó költséget figyelembe vettünk, függetlenül attól, hogy azokat az EPSO fizette-e (az EPSO személyzetének fizetése, a szolgáltatóknak történő kifizetések stb.) vagy az uniós intézmények (a kiválasztási folyamatban részt vevő alkalmazottak fizetése). A költségeket három kategóriába soroltuk: általános költségek (például épületek és közművek), közvetett költségek (az EPSO versenyvizsgával kapcsolatos tevékenységéhez, de nem egy adott versenyvizsgához kapcsolódó költségek, például az EPSO személyzetének fizetése), illetve közvetlen költségek (egy adott versenyvizsgához, például értekezletekhez és az értékelőközponthoz kapcsolódó költségek).

52

Az eredményeket az 1. táblázat mutatja be. Az egy sikeres pályázóra jutó költség az összes profilra vetítve átlagosan mintegy 24 000 euró. Besorolási csoportonként lebontva ez az összeg 25 000 euró az AD, 21 900 euró az AST és 15 300 euró az AST-SC besorolási csoportban (a mintánkban az utóbbiból csak egy versenyvizsga szerepel) a sikeres pályázók esetében.

1. táblázat. Az EPSO-versenyvizsga sikeres pályázónkénti költsége

Hivatkozás Profil Tesztelt pályázók Sikeres pályázók Tesztelt pályázónkénti költség Sikeres pályázónkénti költség
EPSO/AST-SC/06/17 Titkársági és irodai alkalmazottak, AST/SC1 és SC2 4 121 359 1 334 euró 15 318 euró
EPSO/AD/287/14 Fordítók, AD5 237 34 2 597 euró 18 105 euró
EPSO/AD/289/14 Jogász-nyelvészek, AD7 364 14 782 euró 20 324 euró
EPSO/AST/130/14
4. terület: Projektirányítás
Asszisztensek (épületfenntartás), AST3 1 054 18 351 euró 20 567 euró
EPSO/AD/318/15
(1. és 2. opció)
Fordítók, AD5 762 25 694 euró 21 158 euró
EPSO/AD/249/13
1. terület: Makroökonómia
Tanácsosok, AD7 1 068 41 835 euró 21 748 euró
EPSO/AD/347/17 Média- és digitális kommunikációs szakértők, AD6 1 860 63 750 euró 22 138 euró
EPSO/AST/144/17 (6 nyelv) Nyelvi asszisztensek, AST1 2 010 35 403 euró 23 162 euró
EPSO/AD/233/12 Fordítók, AD5 1 751 70 940 euró 23 525 euró
EPSO/AD/331/16 (minden terület) IKT-szakértők, AD7 1 629 191 2 808 euró 23 947 euró
EPSO/AD/301/15 Tanácsosok, AD5 20 985 159 188 euró 24 802 euró
EPSO/AD/354/17-LV Jogász-nyelvészek, AD7 26 7 6 900 euró 25 630 euró
EPSO/AD/236–239/12 Konferenciatolmácsok, AD5 és AD7 275 30 3 064 euró 28 089 euró
EPSO/AD/332/16
EPSO/AD/334/16
EPSO/AD/336/16
Jogász-nyelvészek, AD7 1 170 26 663 euró 29 814 euró
EPSO/AD/256–259/13 Konferenciatolmácsok, AD5 és AD7 501 13 1 036 euró 39 936 euró

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

53

Amikor az EPSO-t létrehozták, a 2004-es és 2007-es bővítések miatt az intézményeknek évről évre számos új munkatársat kellett felvenniük. Az EPSO költségszerkezete ezt a helyzetet tükrözi. A mintánkban szereplő versenyvizsgák közül azok esetében alakult legalacsonyabban az egy sikeres pályázóra jutó költség, amelyeknél magas a sikeres pályázók végleges száma (EPSO/AST-SC/06/17), vagy amelyek a mozgalmasabb években – például 2014-ben (1200 sikeres pályázó) és 2015-ben (1636 sikeres pályázó) – zajlottak.

54

A versenyvizsgák költségei kapcsán szintén fontos tényező a vizsgán részt vevő és a sikeres pályázók aránya. Az előválogató tesztek egy fő vizsgáztatott pályázóra jutó költsége a versenyvizsgától függően 48 és 92 euró között mozog, alkalmazásuk tehát jelentősen megnövelheti a sikeres pályázónkénti végső költséget. A 2. háttérmagyarázat példákat mutat be ennek hatására.

2. háttérmagyarázat

A pályázók és a sikeres pályázók közötti ideális arány

A mintánkban szereplő versenyvizsgák közül azon kettő esetében (EPSO/AST-SC/06/17 és EPSO/AD/287/14), ahol a legalacsonyabb volt a sikeres pályázónkénti költség, egy fő sikeres pályázóra 8–15 pályázó jutott, ami észszerű szinten tartotta az előválogatás költségeit.

Az EPSO/AD/287/14 versenyvizsgára ráadásul egy tevékenyebb évben került sor, ami tovább csökkentette a sikeres pályázónkénti költséget (18 105 euró).

Az EPSO/AD/301/15 versenyvizsgán rendkívül magas volt a vizsgáztatott pályázók száma (20 985), ami megemelte az előválogatás költségeit. Ezért bár erre a versenyvizsgára egy tevékenyebb évben került sor és a tartaléklista viszonylag nagy volt (a mintánk második legnagyobbja), viszonylag magasan (24 802 euró) alakult az egy sikeres pályázóra eső költség. Ugyanakkor ennek a versenyvizsgának lett a legalacsonyabb a vizsgáztatott pályázónkénti költsége (188 euró), mivel az általános tanácsosi versenyvizsgákat úgy alakították ki, hogy nagyszámú pályázó kezelésére legyenek alkalmasak.

55

Véleményünk szerint a költségstruktúrát úgy alakították ki, hogy a nagyszabású versenyvizsgák esetében minimalizálja a költségeket. Ez az EPSO kezdeti tevékenységstruktúráját tükrözi, amikor feladata az volt, hogy nagyszámú jelentkezővel bonyolítson le versenyvizsgákat, és minden évben nagyszámú sikeres pályázót válasszon ki.

A rendszeres általános versenyvizsgák segítettek biztosítani a potenciális munkaerő folyamatos rendelkezésre állását

56

Az éves ciklus mellett a fejlesztési terv 9–10 hónapos célértéket határozott meg a versenyvizsgák időtartamát illetően. Ez az időtartam a fejlesztési terv hatálybalépését követően figyelemreméltóan lerövidült: 2010 előtt a versenyvizsgák átlagos időtartama 18 hónap volt, ám a 2012–2018-as időszakban 13 hónapra csökkent. A 8. ábra a kiválasztási és felvételi eljárás jelenlegi ütemezését mutatja be: amint látható, a tervezés és a felvétel között a legrövidebb időtartam 14 hónap, a leghosszabb pedig több mint 4 év volt.

8. ábra

Az uniós alkalmazottak kiválasztási folyamatának időtartama a tervezéstől a felvételig

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

57

Az AD5 szintű (belépő besorolási fokozatú) általános versenyvizsga 13 hónapos átlagos időtartama valamivel meghaladja a más nemzetközi szervezetek fiatal szakembereknek szóló programjaiba felvett személyek kiválasztására irányuló eljárásokét (10–12 hónap). A versenyvizsgák időtartamáról az EPSO éves tevékenységi jelentései beszámolnak ugyan, de nem terjesztenek elő intézkedéseket annak orvoslására, hogy a versenyvizsgák rendszeresen hosszabb időt vesznek igénybe a fejlesztési tervben rögzített célértékeknél.

58

Az éves versenyvizsga-ciklusok célja annak biztosítása, hogy folyamatosan állandó létszámban álljanak rendelkezésre újonnan felvehető munkatársak, mivel az ilyen profilok esetében egész évben sor kerül felvételre. Az időszerűséget (a lista „kellő időben” történő közzététele) azonban nem vették figyelembe a fejlesztési terv éves ciklusainak tervezésekor – illetve csak annyiban, hogy júliusban és augusztusban (lévén a szokásosnál kevésbé aktív időszak) nem tervezték tartaléklisták közzétételét. A tartaléklisták közzétételének várható időpontja (a tanácsosok esetében május-június, az asszisztensek esetében szeptember, a nyelvészek esetében pedig december) nem követ semmilyen, az intézmények által alkalmazott konkrét felvételi sémát. Szakértői és eseti versenyvizsgákra akkor kerül sor, amikor van szabad kapacitás (lásd: 23. bekezdés), a tartaléklisták közzététele pedig „a lehető leghamarabb” – nem előre kitűzött konkrét időpontban – történik meg.

59

Véleményünk szerint a nagy versenyvizsgák rendszeres megrendezése általánosságban segített biztosítani megfelelő létszámú felvehető általános profilú munkaerő folyamatos rendelkezésre állását. A rendszer azonban nem veszi figyelembe az intézmények munkaerő-felvételi igényeinek időzítését. Az EPSO-versenyvizsgák pedig még mindig hosszabb időt vesznek igénybe a fejlesztési tervben kitűzött céloknál.

Az EPSO szakértők felvételére irányuló kiválasztási eljárása nem felel meg az uniós intézmények jelenlegi munkaerő-felvételi igényeinek

60

Az intézmények munkaerő-felvételi viszonyaiban nagy változások következtek be a fejlesztési terv kidolgozása és bevezetése óta. Létszámleépítésekre került sor, és stratégiai döntések nyomán bizonyos állások esetében ideiglenes alkalmazottakkal váltották fel a tisztviselőket. 2012 óta az EPSO által szervezett versenyvizsgák többsége esetében kevesebb mint 20 sikeres pályázó került fel a tartaléklistára (lásd: 2. táblázat).

2. táblázat. EPSO-versenyvizsgák a tartaléklisták mérete szerint, 2012–2018

A tartaléklistára került sikeres pályázók száma 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2012–2018 átlag
1–10 52% 36% 15% 61% 33% 59% 10% 44%
11–20 14% 18% 23% 18% 41% 11% 30% 21%
21–40 14% 23% 27% 8% 14% 14% 20% 16%
41–60 0% 8% 12% 2% 7% 0% 20% 5%
61–80 10% 8% 4% 2% 5% 7% 10% 6%
81–100 0% 3% 0% 0% 0% 2% 0% 1%
101–150 7% 5% 12% 4% 0% 5% 0% 5%
151–200 0% 0% 4% 2% 0% 0% 10% 1%
Több mint 200 3% 0% 4% 2% 0% 2% 0% 2%

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

61

Az EPSO-t nem arra a gyorsan változó környezetre tervezték annak idején, amelyben most az Unió és intézményei működnek (lásd: létszámleépítések, a digitalizáció megvalósításához szükséges új készségek stb.). 2008 óta egyre nagyobb igény mutatkozik sürgős vagy válságokhoz igazodó munkaerő-felvételi igények kielégítésére, ami célzottabb profilokat tesz szükségessé. Hogy feladatait ebben az új környezetben is eredményesen elláthassa, a nagy versenyvizsgákkal kapcsolatos munkájával párhuzamosan a következők lennének észszerűen elvárhatók az EPSO-tól:

  1. megfelelően gyűjtse össze az intézmények szakértői, célzott profilokra vonatkozó személyzeti igényeire irányuló becsléseit, hogy megbízható menetrendet készíthessen a kis versenyvizsgákhoz;
  2. célzottabb kommunikációt alkalmazzon a nehezebben toborozható szakemberek elérése érdekében;
  3. szakértőkre szabott vizsgamódszereket alkalmazzon;
  4. biztosítsa, hogy az ilyen versenyvizsgák költségei alacsonyak maradjanak;
  5. gondoskodjon róla, hogy a tartaléklistákat az intézmények munkaerő-felvételi igényeinek megfelelő időben közzétegyék.

A szakértői versenyvizsgák tervezése nem megbízható és túl korai ahhoz, hogy pontos lehessen

62

2012 óta nőtt az intézmények szakmai profilok iránti igénye (lásd: 4. ábra és 26. bekezdés). A speciális szakirányú munkatársak iránti megnövekedett igény a vezetők körében végzett felmérésünkben is megmutatkozik: a válaszadó vezetők 57%-a egyetértett azzal a kijelentéssel, hogy „a szakértői tartaléklisták túl gyorsan kimerülnek” (az általános profilok esetében csak 35%-uk értett egyet ugyanezzel a kijelentéssel). Azoknak a vezetőknek, akik válaszoltak arra a kérdésre, hogy szakértői vagy általános tartaléklistákról választanak szívesebben, 76%-a a szakértői listákat részesítette előnyben.

63

A különleges szakértelmet igénylő álláshelyek betöltésével kapcsolatos felvételi igényekről úgy gyűjtenek információt, hogy a tervezési szakaszban minden intézmény tudatja az EPSO-val, milyen profilokat keres. A szakértői versenyvizsgákat lehetőség szerint az éves ciklusok által szabadon hagyott idősávokban rendezik meg.

64

A szakértői versenyvizsgák kis méretűek, általában kis létszámú (kevesebb mint 30 sikeres pályázót tartalmazó) tartaléklistával. Az ilyen vizsgákat ezért nem mindig részesítik előnyben (lásd: 25. bekezdés), és néha elhalasztják vagy törlik őket. Emiatt az intézmények kénytelenek más, rugalmasabb módokat találni munkaerő-felvételi igényeik kielégítésére, például saját kiválasztási eljárásokat szerveznek ideiglenes alkalmazottak felvételére.

65

A különleges szakértelmet igénylő álláshelyek tekintetében összevetettük az intézmények eredeti terveiben szereplő becsléseket a versenyvizsga-kiírásokban keresett sikeres pályázók tényleges számával, és megállapítottuk, hogy a speciális profillal rendelkező sikeres pályázók iránti igényt a tervezési szakaszban túlbecsülték a versenyvizsga-kiírások útján keresett sikeres pályázók számához képest (lásd: 27. bekezdés).

66

Ehhez a túlbecsléshez a tervezés időtartama is hozzájárul, mivel az intézmények prioritásai változnak, mialatt az EPSO bekéri a munkaerő-felvételi igényekre vonatkozó becsléseket (május), az igazgatótanács jóváhagyja az ütemtervet (november) és a versenyvizsga ténylegesen megkezdődik (valamikor a következő évben). Ennek következtében a versenyvizsgák ütemtervét és a sikeres pályázók számával kapcsolatos igényeket folyamatosan felülvizsgálják és kiigazítják.

67

Véleményünk szerint a tervezési folyamat nem igazodik az intézmények jelenlegi igényeihez, mivel túlságosan előnyben részesíti a nagyszabású általános versenyvizsgákat egy olyan időszakban, amikor az intézményeknek kisebb versenyvizsgákra van igénye. Ezenkívül – a verseny előtt akár egy évvel megkezdődő – tervezési folyamat menetrendje nem teszi lehetővé a szakértőkre irányuló igények pontos felmérését, ami túlbecsléshez és állandó kiigazításokhoz vezet. Mindez a szakértői versenyvizsgák tekintetében csökkenti a tervezési folyamat megbízhatóságát és gyakorlati alkalmazhatóságát.

Kommunikációs tevékenységének megtervezése során az EPSO nem összpontosít következetesen arra, hogy jó pályázókat vonzzon a szakértői versenyvizsgákra

68

Az EPSO csak akkor bocsáthat az intézmények rendelkezésére megfelelő potenciális munkatársakat, ha megfelelő pályázókat tud vonzani a versenyvizsgákra. Megállapítottuk, hogy a jelentkezők nem mindig felelnek meg a keresett profiloknak. Egyes pályázók valójában nem a felvételt kérő intézményben kívánnak dolgozni, hanem egy másik uniós intézményben. Ez utóbbi probléma különösen érzékenyen érint egyes, Brüsszelen kívüli helyszíneken foglalkoztatott speciális profilokat (pl. IT). Jelenleg az egyetlen olyan eszköz, amely segíti a pályázót a versenyvizsgára való alkalmasságának értékelésében, egy nem kötelező, rövid feleletválasztós teszt, amelyet a pályázó a jelentkezés előtt elvégezhet. E teszt annak felmérésében kívánja segíteni a potenciális pályázókat, hogy megfelelnek-e az uniós intézményeknél betöltendő valamely állásnak, az adott versenyvizsgákra való alkalmasságról azonban nem ad információt.

69

Problémát jelenthet az is, ha a versenyvizsgára túl kevés pályázó jelentkezik. A fejlesztési terv meghatároz egy célértéket a pályázók és a sikeres pályázók közötti arányt illetően (tanácsosok esetén 38, asszisztensek esetén 27, nyelvészek esetén pedig 40 pályázóból 1 sikeres pályázó). A pályázók bevonzását célzó kommunikációs tevékenységek eredményességének felmérését ezekre az arányszámokra alapoztuk. A mintánkban szereplő versenyvizsgák esetében nem mindig érték el ezt a célt, bármennyit is költöttek a versenyvizsgával kapcsolatos kommunikációra. Más versenyvizsgák esetében ugyanakkor kevés vagy nulla kommunikációs kiadás mellett jelentősen meghaladták a kitűzött célokat (lásd: 3. táblázat). Nem mutatkozik egyértelmű kapcsolat a kommunikációs kiadások és a jelentkezők száma között.

3. táblázat. Kommunikációs költségek és a pályázók célszámának elérése

Versenyvizsga Profil A fejlesztési tervben kitűzött cél elérése Pályázónkénti költség Sikeres pályázónkénti költség
AD/354/17 Szakosodott nyelvész (LV jogász-nyelvész) 9% 270 euró 1 003 euró
AD/287/14 Nyelvész (SV fordító) 23% 7 euró 67 euró
AD/331/16 Szakosodott tanácsos (IKT) 23% 4 euró 37 euró
AD/249/13 Szakosodott tanácsos (makroökonómia) 69% 13 euró 330 euró
AD/233/12 Nyelvész (HR fordító) 78% 3 euró 98 euró
AD/318/15 Nyelvész (PL fordító) 95% 14 euró 521 euró
AD/256–259/13 Szakosodott nyelvész (konferenciatolmács) 96% 1 euró 39 euró
AD/347/17 Szakosodott tanácsos (kommunikáció) 98% 4 euró 154 euró
AD/289/14 Szakosodott nyelvész (FR jogász-nyelvész) 99% 3 euró 112 euró
AD/332–334–336 Szakosodott nyelvész (ES, MT és IT jogász-nyelvész) 161% 4 euró 271 euró
AST/144/17 Szakosodott nyelvész (AST) 200% 2 euró 145 euró
AST/130/14 Szakosodott asszisztens (projektmenedzser) 220% 0 euró* 0 euró

* Nem merült fel kifejezetten az adott versenyvizsgához kapcsolódó kommunikációs költség.

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

70

Véleményünk szerint az EPSO nem reklámozta kellőképpen a szakértői versenyvizsgákat, holott azokra egyre nagyobb igény mutatkozik. Sem az eredményességnek, sem a költséghatékonyságnak nem kedvez, ha a jelentkezők nem felelnek meg a keresett profilnak, vagy elutasítják az álláskereső intézmények állásajánlatait. Ez a probléma a rövid tartaléklisták esetében még kiélezettebben jelentkezik.

Fennáll a kockázat, hogy az erős szakmai profillal rendelkező pályázókat a kiválasztási folyamat korai szakaszában kizárják

71

A fejlesztési terv egységes formátumot határoz meg a versenyvizsgák számára (lásd: III. melléklet). Ilyenformán a munkakörrel kapcsolatos szaktudást a közbenső vizsgán (jellemzően a nyelvészi profilok esetében), vagy csak az értékelőközponti szakaszban, a munkakör-specifikus interjún tesztelik. Ha a kiválasztási kritériumok (tanulmányi terület vagy munkatapasztalat) meghatározása nem megfelelő, előfordulhat, hogy az alkalmas pályázókat az előválogatási szakaszban kizárják.

72

A szűk szakirányú profilok esetében az intézmények szívesebben szerveznek saját kiválasztási eljárást, mivel ez teljes rugalmasságot biztosít számukra az általuk szükségesnek ítélt vizsgatípusok használatához. Az általunk megvizsgált 22 eljárás közül 19 esetében az intézmények először átválogatták az önéletrajzokat, és csak a megfelelő pályázókat hívták meg a tesztszakaszban való részvételre. Ez jó módszert kínál az alkalmatlan jelöltek előzetes kizárására.

73

A fejlesztési terv azért vezette be az értékelőközpontot, hogy a versenyvizsgák hangsúlyát az ismeretekről a készségekre helyezzék át. A cél az, hogy a pályázóknál olyan kompetenciák és készségek meglétét értékeljék, amelyeket az intézmények saját alkalmazottaik számára fontosnak tartanak.

74

Amint azonban a 9. ábra szemlélteti, felmérésünk szerint amikor a vezetőknek értékelniük kell, hogy az alkalmazottak általában rendelkeznek-e ezekkel a készségekkel, azok nem látnak jelentős különbséget az EPSO által kiválasztott sikeres pályázók és az intézmények saját kiválasztási eljárásai révén felvett ideiglenes alkalmazottak készségei és képességei között (a közelmúltban felvett alkalmazottak vezetői értékelése tekintetében lásd még: 42. bekezdés). Ezen eljárások során az intézmények inkább a technikai vizsgákra (pl. szerkesztés és fordítás) összpontosítanak, és kihagyják az EPSO értékelőközpontjának megfelelő – a készségeket vizsgáló – részt.

75

A nyelvi készségek és a multikulturális környezetben való munkavégzésre való képesség kivételével a vezetők nem gondolják, hogy az EPSO-n keresztül felvett új alkalmazottak észrevehetően jobb készségekkel rendelkeznének, mint a más csatornákon felvett munkatársak. Összességében úgy vélik, hogy a más kiválasztási eljárások keretében felvett alkalmazottak némileg jobb releváns szakmai tapasztalattal rendelkeznek, ami arra enged következtetni, hogy ezek az eljárások jobban megfelelnek a speciális szakirányú profilokra irányuló toborzás céljára.

9. ábra

Csekély különbség mutatkozik az EPSO által kiválasztott sikeres pályázók és az intézmények saját kiválasztási eljárásaiban részt vevő ideiglenes alkalmazottak készségei között

Válasz a következő kérdésre: „A [kategória] általában rendelkezik a következő készségekkel.” A „teljes mértékben egyetértek” és „egyetértek” válaszok részaránya.

Forrás: Európai Számvevőszék, az Európai Parlament, a Bizottság és a Bíróság vezetői körében végzett felmérés alapján.

76

Véleményünk szerint a fejlesztési tervben meghatározott versenyvizsga-formátum és tesztelési módszerek nem alkalmasak a szakértői és más kisméretű versenyvizsgák céljára.

  • Ha a pályázók tapasztalatának ellenőrzése és a munkakörrel kapcsolatos ismereteik tesztelése csak az előválogatási szakaszt követően történik meg, ez növeli annak kockázatát, hogy a jó pályázókat az eljárás korai szakaszában kizárják, és túl kevés kompetens pályázó marad az értékelőközponti szakaszra.
  • Az értékelőközpont nem biztosít észrevehető előnyöket, és a vezetők úgy vélik, hogy az intézmények saját kiválasztási eljárásain keresztül felvett munkatársak relevánsabb szakmai tapasztalattal rendelkeznek, ami a szakértői profilok esetében elsődleges szempont.

A kisszámú szakértőre irányuló EPSO-versenyvizsgák drágábbak, mint az intézmények saját kiválasztási eljárásai

77

A közvetlen költségek (lásd: 51. bekezdés) a mintánkban szereplő versenyvizsgák teljes költségének 20–65%-át tették ki. A verseny egyes szakaszaihoz tartozó közvetlen költségek elemzése szerint a legdrágább szakasz általában az értékelőközpont (lásd: 10. ábra). Minél hosszabb az értékelőközponti szakasz, illetve minél nagyobb a vizsgabizottság, annál drágább a versenyvizsga.

10. ábra

Közvetlen költségek versenyszakaszonként

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

78

Mintánkban az értékelőközponti szakasz átlagos költsége sikeres pályázónként 4038 euró volt, de jelentős eltérésekkel. Az AST-SC/06/17 versenyvizsga értékelőközponti szakasza igen gyors, a sikeres pályázók száma pedig meglehetősen nagy volt, így az egy sikeres pályázóra eső költség itt csak 843 euró volt. A többi asszisztensi szintű versenyvizsga esetében ez az összeg 2661 eurót tett ki. A tanácsosoknál ez a költség az AD5 általános versenyvizsga (AD/301/15) esetében sikeres pályázónként 2587 euró, a konferenciatolmácsok esetében (két versenyvizsga átlaga) pedig több mint 10 000 euró volt.

79

Az értékelőközpont a szakértői profilok esetében több okból is különösen költséges: az ilyen profilokhoz tapasztaltabb, magasabb besorolási fokozatú vizsgabizottsági tagokra van szükség, valamint a szakasz hosszabb időt vehet igénybe, különösen ha különböző szakterületek összevonásával igyekeznek elérni a kritikus tömeget a versenyvizsga során.

80

Az értékelőközpontban a várható sikerességi arány 30% körül alakul. Egyes profilok esetében azonban meglehetősen nagy arányban sikeresek az értékelőközponti vizsgák: a mintánkban szereplő egyik versenyvizsga (AD/354/17) esetében ez az arány elérte a 88%-ot. Ez akkor fordulhat elő, ha a jelentkezők száma eleve túl alacsony, vagy ha nagy részüket az értékelőközpont előtti közbenső vizsgákon vagy kompetenciateszteken kizárják. Ilyen esetekben az értékelőközpont nem jelent költséghatékony módot a pályázók vizsgáztatására.

81

Összehasonlítottuk az EPSO-versenyvizsgák sikeres pályázónkénti közvetlen költségeit az intézmények saját kiválasztási eljárásainak közvetlen költségeivel (részletesen lásd: V. melléklet), és kiszámítottuk a tartaléklisták hossza szerinti átlagértékeket. Az eredményeket az 4. táblázat mutatja be.

4. táblázat. Sikeres pályázónkénti közvetlen költségek a tartaléklisták hossza szerint, az EPSO és az uniós intézmények esetében

A tartaléklistára került sikeres pályázók száma 1–20 21–40 41–60 61–80 > 100
EPSO 14 165 euró 9 600 euró 7 866 euró 8 177 euró 6 828 euró
Intézmények 7 444 euró 4 882 euró n.a. n.a. n.a.

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO, az Európai Parlament, a Bizottság és a Bíróság adatai alapján.

82

A mintánkban szereplő versenyvizsgák alapján a nagyobb versenyvizsgák esetében az EPSO az olcsóbb lehetőség, a kisebbek esetében azonban az intézmények közvetlen költségei sokkal – akár 50%-kal is – alacsonyabbak. Ez azzal magyarázható, hogy kevesebb a feldolgozandó pályázati anyag (a mintánkban a 20-nál kevesebb sikeres pályázót kiválasztó versenyvizsgákon az EPSO-nál átlagosan 533, az intézményi felvételi eljárásokon pedig 66 pályázó vett részt), ami segít a költségek csökkentésében. Emellett az intézmények által szervezett kisebb versenyvizsgák általában kevesebb tesztszakaszból állnak.

83

Véleményünk szerint az EPSO jelenlegi versenyvizsga-formátuma nem alkalmas arra, hogy alacsonyan tartsa az intézmények által jelenleg igényelt kisméretű szakértői versenyvizsgák költségeit. Az intézmények saját eljárásai révén alacsonyabb költségek mellett lehet lebonyolítani az ilyen típusú versenyvizsgákat, főként mert azok kevesebb szakaszból állnak, kisebb számú pályázót céloznak meg, és jobban igazodnak az érintett intézmény igényeihez. Az értékelőközpont a kisebb versenyvizsgák esetében növeli a költségeket, ugyanakkor nem jár egyértelmű haszonnal – különösen azért, mert nagyon magas a sikeres pályázók aránya.

Az EPSO eljárásai kevésbé alkalmasak a sürgős szakértőfelvételi igények kielégítésére, mint az intézmények saját eljárásai

84

A versenyvizsga minden egyes szakasza (lásd: 11. bekezdés) időbe telik, és a pályázóknak a különböző szakaszok között is „várakozniuk” kell, mivel a pontszámok harmonizálása, illetve a felülvizsgálati kérelmek vagy panaszok elbírálása is időt vesz igénybe.

85

Mintánkban öt olyan versenyvizsga szerepelt, amely az összes lehetséges szakaszt tartalmazta. A 11. ábra az egyes szakaszok időtartamát mutatja be. Érdemes megjegyezni, hogy az öt versenyvizsga közül a legnagyobb tartaléklistát (159 sikeres pályázó) eredményező általános versenyvizsga (AD/301/15) vette igénybe a legrövidebb időt. A többi versenyvizsga mindegyike nyomán kevesebb mint 35 sikeres pályázót tartalmazó tartaléklistát állítottak össze.

11. ábra

Az egyes versenyvizsga-szakaszok hossza

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

86

Amint a 8. ábra szemlélteti, jelentős idő telik el az intézmény igénybejelentése és a kapcsolódó versenyvizsga kiírása között. Ezenkívül bár a tervezési iránymutatások szerint az „eseti igényeket” igyekeznek rugalmasan kezelni, néhány hónapon belül nem lehet egy versenyvizsgát elindítani. Sürgős munkaerő-felvételi igények kielégítésére tehát a kiválasztási eljárás nem alkalmas.

87

Emiatt, valamint a tervezési folyamat intézményközi tárgyalási szakaszának elkerülése érdekében az intézmények néha úgy döntenek, hogy saját felvételi eljárást indítanak, így tisztviselők helyett inkább ideiglenes alkalmazottakat vesznek fel. 22 ilyen eljárás időtartamát vizsgáltuk meg ( részletekért lásd: VI. melléklet).

88

Az intézmények a pályázati felhívás közzétételétől számított nyolc hónapon belül (szemben az EPSO-versenyvizsgák átlagosan 13 hónapos időtartamával) képesek lebonyolítani egy négy kiválasztási szakaszból (önéletrajzok előválogatása, interjú, írásbeli teszt és néha csoportos gyakorlat) álló eljárást. Ezek az eljárások ezért rugalmasabbak, és ezáltal alkalmasabbak a sürgős munkaerő-felvételi igények kielégítésére, mint a szakértői versenyvizsgák. Az intézmények a saját eljárásaik időzítését is nagyobb rugalmassággal kezelhetik, mint a szakértői versenyvizsgákét, amelyek az intézmények közötti tárgyalási folyamat tárgyát képezik, és amelyek nagymértékben függnek a különböző intézmények által delegált vizsgabizottsági tagok rendelkezésre állásától (lásd: 25. és 47. bekezdés).

89

Véleményünk szerint az EPSO-versenyvizsgák szakaszainak előírt száma az egész folyamatot hosszadalmassá és rugalmatlanná teszi, és arra ösztönzi az intézményeket, hogy saját felvételi eljárást szervezzenek, ha gyorsan be akarnak tölteni egy szakértői álláshelyet. A jelenlegi formátum nem alkalmas a sürgős munkaerő-felvételi igények kielégítésére.

Következtetések és ajánlások

90

Az EPSO összességében sikeresen teljesítette a célt, amelyre létrehozták, azaz hogy nagy számban biztosítson olyan sikeres pályázókat, akiknek készségei elég széles körűek ahhoz, hogy hosszú és változatos karriert futhassanak be az intézményekben. Megállapítottuk, hogy az EPSO kiválasztási folyamatának jelenlegi felépítése a 2008. évi fejlesztési tervben megfogalmazott elképzelésekhez igazodik, azaz éves ciklusokban szervez versenyvizsgákat olyan profilokra, amelyek esetében várhatóan ismétlődő munkaerő-felvételi igények merülnek fel.

91

A tervezési folyamat az évente megrendezésre kerülő nagy versenyvizsgák köré szerveződik (2128. bekezdés). Az „EU Careers” márkanév alatt – főként Brüsszelben – végzett kommunikációs tevékenység nagyszámú pályázót vonz (2938. bekezdés). A tesztelési módszerek biztosítják, hogy a sikeres pályázók jó kvalitásúak legyenek, és általában megfeleljenek a vezetők elvárásainak (3942. bekezdés).

92

A kiválasztási folyamat eredményességét azonban számos hiányosság gyengíti. A pszichometriai tesztek nem csupán a pályázók munkakörre való alkalmasságának értékelésére szolgálnak, hanem valójában pályázók kizárására is, hogy kezelhetőbbé tegyék a versenyvizsga-eljárást (39. és 40. bekezdés). Nincs hivatalos mechanizmus annak mérésére, hogy az intézmények mennyire elégedettek a számukra biztosított sikeres pályázókkal (43. bekezdés). A kiválasztási eljárás egyes részeiben használható nyelvek számának korlátozása folyamatos jogbizonytalanságot eredményez (44. és 45. bekezdés). Az EPSO és az intézmények közötti koordináció elégtelensége késedelmeket okozhat a versenyvizsgák megszervezése tekintetében (46. és 47. bekezdés). Ezenkívül az EPSO nem követi nyomon a versenyvizsgák költségeit, és nem tett lépéseket azért, hogy teljesüljenek a versenyvizsgák időtartamára vonatkozó célok (51. és 57. bekezdés).

1. ajánlás. Orvosolni kell a kiválasztási eljárás feltárt hiányosságait

Az igazgatótanács a következők szerint frissítse a kiválasztási eljárást az általunk feltárt, az eredményességét befolyásoló hiányosságok orvoslása érdekében:

  • mérje, mennyire elégedettek az intézmények a kiválasztási folyamattal;
  • vizsgálja felül a nyelvi rendszert, különösen a pályázati űrlapok és a panasztételi eljárás tekintetében, hogy biztosítsa a jogbiztonságot a pályázók és az intézmények számára;
  • gondoskodjon róla, hogy az EPSO és az intézmények jobb koordinációt folytassanak a vizsgabizottság tagjainak rendelkezésre állására nézve;
  • vezessen be intézkedéseket a versenyvizsgák költségeinek nyomon követésére és a kapcsolódó beszámolásra;
  • gondoskodjon róla, hogy a versenyvizsgák időtartama a fejlesztési tervben meghatározott 10 hónapra csökkenjen.

Határidő: 2021 vége

93

Megállapítottuk továbbá, hogy ha magas a sikeres pályázók évenkénti száma, az EPSO szervezeti felépítése alacsony szinten tudja tartani a versenyvizsgák költségeit (5055. bekezdés). Az általános versenyvizsgák rendszeres megrendezése segít biztosítani megfelelő létszámú potenciális munkaerő folyamatos rendelkezésre állását az intézmények számára (5659. bekezdés).

94

Megállapítottuk azonban, hogy amióta csökkent az alkalmazotti állomány létszáma, a jelenlegi kiválasztási folyamat nem igazodik megfelelően az intézmények igényeihez. Az általános profilokra irányuló, nagy volumenű munkaerő-felvétel helyett az intézmények egyre inkább szakosodott, gyorsan munkába állítható alkalmazottakat keresnek. Ehhez kis tartaléklistát (kevesebb mint 30 sikeres pályázó) eredményező versenyvizsgákat kell szervezni.

95

A jelenlegi kiválasztási eljárás nem igazán alkalmas az ilyen típusú versenyvizsgák céljára. A tervezési eljárás nem megbízható, és túl korán kerül rá sor ahhoz, hogy pontos lehessen (6267. bekezdés). Kommunikációja során az EPSO nem összpontosít következetesen arra, hogy a szakértői versenyvizsgákra megfelelő pályázókat vonzzon (6870. bekezdés). Az egyes munkakörökre vonatkozó szakismereteket késői szakaszban tesztelik, ami azzal a kockázattal jár, hogy az erős szakmai profillal rendelkező pályázókat a kiválasztási folyamat korai szakaszában kizárhatják, így túl kevés megfelelő pályázó juthat el az értékelőközpontig (7176. bekezdés).

96

Az intézmények ezenkívül alacsonyabb költségekkel számolhatnak és több rugalmasságot élveznek, ha saját felvételi eljárást szerveznek a szakmai profilok tekintetében (lásd: 72. és 7783. bekezdés). Az EPSO által szervezett szakértői versenyvizsgák túl lassúak ahhoz, hogy kielégítsék az intézmények sürgős munkaerő-felvételi igényeit (8489. bekezdés); az intézmények saját, rugalmasabb eljárásaikkal jobban tudják kezelni ezt a helyzetet.

2. ajánlás. Új kiválasztási eljárást kell bevezetni a szakértői versenyvizsgák esetében

A szakértői versenyvizsgák esetében az igazgatótanács vezessen be új, külön tervezési folyamatot követő kiválasztási eljárást.

A szakértői és a kis tartaléklistás versenyvizsgákat a kérelmező intézmények és az EPSO közötti pontos megállapodás alapján bonyolítsák le, amely legalább a következőket tartalmazza:

  • a munkakörrel kapcsolatos ismeretekre irányuló tesztek elvégzésének módja és azok relatív súlya az értékelőközpontban vizsgált készségekhez képest;
  • az intézmények által az EPSO rendelkezésére bocsátandó erőforrások és személyzet (beleértve a vizsgabizottság tagjainak képzettségét és tapasztalatát meghatározó rendelkezéseket);
  • az intézmények által az EPSO rendelkezésére bocsátandó erőforrások és személyzet (beleértve a vizsgabizottság tagjainak képzettségét és tapasztalatát meghatározó rendelkezéseket);
  • az EPSO által a versenyvizsga kapcsán vállalt határidők;
  • a versenyvizsga becsült költsége, a kapcsolódó nyomonkövetési és beszámolási intézkedések, valamint a költségek minimalizálására tervezett konkrét intézkedések.

Határidő: 2023. első negyedév

97

Az EPSO nem igazította kiválasztási eljárását ahhoz a változó környezethez, amelyben az intézmények 2012 óta működnek. A 2004–2008-as időszak bírálatai nyomán született ugyan egy fejlesztési terv, az azonban nem hozott kellő rugalmasságot ahhoz, hogy az EPSO hozzá tudja igazítani kiválasztási eljárását ahhoz a gyorsan változó környezethez, amelyben az Unió és intézményei jelenleg működni kénytelenek (pl. létszámcsökkentések, a digitalizációhoz kapcsolódó új készségek) (6267., 7176., 8489. bekezdés).

3. ajánlás. Javítani kell az EPSO képességét a gyorsan változó munkaerő-felvételi környezethez való alkalmazkodásra

Az igazgatótanács rendszeresen vizsgálja felül a kiválasztási folyamatot, hogy az képes legyen reagálni a gyorsan változó munkaerő-felvételi környezetre.

Határidő: 2021 vége

A jelentést 2020. szeptember 29-i luxembourgi ülésén fogadta el a Tony Murphy számvevőszéki tag elnökölte V. Kamara.

A Számvevőszék nevében

Klaus-Heiner Lehne
elnök

Mellékletek

I. melléklet. Az uniós intézményeknél foglalkoztatott munkatársak kategóriái

Az intézmények személyi állománya különböző kategóriákba tartozó munkatársakból áll. Minden kategórián belül különböző besorolási fokozatok vannak, amelyek a szakmai és a végzettségre vonatkozó növekvő követelményeket és a felelősségek emelkedő szintjét tükrözik.

Tisztviselő bármely olyan személy, akit az intézmények egyikében állandó álláshely betöltésére kineveztek, miután sikeresen teljesített egy versenyvizsgát. A biztosok nem tisztviselők.

A tisztviselők a következő három besorolási csoport valamelyikébe tartoznak:

  • tanácsos (AD) az AD5–AD15 besorolási fokozaton belül;
  • asszisztens (AST) az AST1–AST11 besorolási fokozaton belül;
  • titkársági és irodai alkalmazott (AST/SC) az AST/SC1–AST/SC6 besorolási fokozaton belül.

Az ideiglenes alkalmazottak:

  • rövid távú (legfeljebb hat évre szóló) szerződés alapján töltenek be állandó álláshelyet az intézmények egyikénél vagy az Európai Külügyi Szolgálatnál;
  • rövid távú szerződés vagy ritkábban határozatlan időre szóló szerződés alapján töltenek be ideiglenes álláshelyet valamely intézménynél vagy ügynökségnél;
  • foglalkoztatásuk célja lehet, hogy segítsék valamely tisztséget betöltő személy (pl. egy biztos) munkáját, amely esetben szerződésük időtartama a tisztségviselő hivatali idejéhez kapcsolódik.

Az ideiglenes alkalmazottak besorolási csoportjai megegyeznek a tisztviselőkével.

A szerződéses alkalmazottakat nem a létszámtervben szereplő valamely álláshelyre osztják be. Négy besorolási csoportba sorolják őket (GFI–GFIV), az általuk ellátott feladatoktól függően: a GFI besorolási csoportba a manuális feladatokat ellátó munkatársak, a GFIV besorolási csoportba az adminisztratív feladatokat ellátó munkatársak tartoznak. A GFI csoportba tartozó vagy valamely ügynökségnél, külképviseleten, képviseleten vagy hivatalban dolgozó munkatársak határozatlan időre alkalmazhatók, az egyéb munkatársak szerződései nem szólhatnak hat évnél hosszabb időre.

A helyi személyzetet az Európai Unión kívüli helyszíneken a helyi szabályoknak és gyakorlatoknak megfelelően alkalmazzák a létszámtervben nem szereplő álláshelyeken.

II. melléklet. Az egyes személyzeti kategóriák belépési követelményei

01

Az alábbi táblázat összefoglalja, hogy minimálisan milyen végzettséggel és nyelvtudással kell rendelkezniük a tisztviselőknek és ideiglenes alkalmazottaknak, valamint megadja, hogy az egyes besorolási csoportokba tartozó munkatársak milyen jellegű feladatokat láthatnak el.

Tisztviselők és ideiglenes alkalmazottak
Képzettség és szakmai tapasztalat
AD
Oklevéllel igazolt, legalább hároméves (AD7 esetében négyéves), befejezett egyetemi tanulmányok.

Az AD7 besorolási fokozatra irányuló versenyvizsgákhoz általában legalább hat év szakmai tapasztalat szükséges a képesítés megszerzését tanúsító oklevél kiadását követően. Az AD5 besorolási fokozatra irányuló versenyvizsgák nem igényelnek szakmai tapasztalatot, és inkább a fiatal diplomások helyzetéhez igazodnak.
AST és AST/SC
Oklevéllel igazolt, felsőfokú szintű oktatásban szerzett végzettség vagy oklevéllel igazolt középfokú végzettség és legalább hároméves szakmai tapasztalat.

Az AST/SC1 besorolási fokozatra irányuló versenyvizsgákhoz nincs szükség szakmai tapasztalatra, de az AST3 vagy SC2 besorolási fokozatra irányuló versenyvizsgákhoz általában legalább három vagy négy év, közvetlenül a munkakör jellegéhez kapcsolódó, a versenyvizsgán való részvételhez szükséges képesítés vagy szakmai tapasztalat megszerzését követően szerzett további szakmai tapasztalat szükséges.
Nyelvi követelmények
Minden besorolási csoport esetében: az Unió egyik hivatalos nyelvének alapos ismerete és egy másik uniós nyelv kielégítő szintű ismerete.
Indikatív feladatok
AD
Tanácsosok: általános profilok, például jogászok, könyvvizsgálók, közgazdászok és fordítók, valamint speciálisabb profilok (jogász-nyelvészek, kutatók, informatikai és kommunikációs szakértők).
AST
Általános feladatkörök az igazgatás vagy a szakpolitikák kidolgozása és végrehajtása terén, illetve technikaibb jellegű feladatkörök a finanszírozás, a kommunikáció és a kutatás terén.
AST/SC
Irodai és titkári feladatok, irodavezetés

III. melléklet. Az EPSO által szervezett nyílt versenyvizsga szakaszai

Szakasz Leírás
Önértékelés A jelentkezés előtt a potenciális pályázókat felkérik egy nem kötelező jellegű kérdőív kitöltésére, hogy többet tudjanak meg arról, mire számíthatnak az uniós intézményeknél töltött szakmai pályafutás során, és hogy milyen típusú és nehézségű tesztekre számíthatnak.
Online jelentkezés A pályázók EPSO-fiókjukon (a pályázati adatok kezelésére szolgáló elektronikus profilon) keresztül pályázhatnak. Minden versenyvizsgához külön jelentkezési lapot kell kitölteni.

A pályázók a versenyvizsga megszervezésével kapcsolatos közleményeket is EPSO-fiókjukon keresztül kapják meg az EPSO-tól.
Előválogatási szakasz Bizonyos versenyvizsgák esetében először előválogató tesztre kerül sor. Ezek formátumát a versenyvizsga-felhívás határozza meg, de többnyire számítógépes feleletválasztós teszt formáját öltik. A pályázók az uniós tagállamokban, illetve esetenként a világ más részein található vizsgaközpontokban vesznek részt a teszten.
Vizsgára bocsátási szakasz/Tehetségszűrő és képesítés szerinti kiválasztás A vizsgabizottság ellenőrzi, hogy azok a pályázók, akik az előválogató teszteken a legjobb pontszámot érték el, megfelelnek-e a versenyvizsga-felhívásban meghatározott pályázati feltételeknek, és a legjobban teljesítő pályázókat meghívja a következő szakaszban való részvételre. A meghívandó pályázók számát a versenyvizsga-felhívás tartalmazza.

A szakértői versenyvizsgák esetében a kiválasztás rendszerint a képesítésen alapul. A vizsgabizottság értékeli a pályázatokat, és kiválasztja azokat a pályázókat, akiknek a képesítése a leginkább megfelel a versenyvizsga-felhívásban meghatározott követelményeknek.

A válogatásra kizárólag az EPSO informatikai eszközéhez tartozó online jelentkezési lap „tehetségszűrő” részében található konkrét kérdésekre adott válaszok alapján kerül sor.
Előzetes/közbenső vizsgák Egyes versenyvizsgák esetében van egy közbenső szakasz, ahol a pályázóknak további teszteket kell végezniük. Ezekre általában az uniós tagállamok vizsgaközpontjaiban kerül sor, és például elektronikus iratrendezési vagy fordítási feladatokból állhatnak.
Értékelőközpont Azok a pályázók, akiknek az előző szakaszokban elért pontszáma a legjobbak között van és akik megfelelnek a versenyvizsga-felhívásban meghatározott pályázati feltételeknek, meghívást kapnak az értékelőközpontba.

Az értékelőközpontok célja, hogy a résztvevők magatartásának megfigyelése révén értékeljenek egyes előre meghatározott kompetenciákat. A pályázóknak különböző szimulációs gyakorlatokat kell végrehajtaniuk a munkakörhöz kapcsolódó kontextusban, és magatartásukat összevetik a keresett kompetenciaprofillal.

A pályázókat kétféle készség – szakterület-specifikus készségek és általános készségek – tekintetében vizsgálhatják. A szakterület-specifikus készségek az adott versenyvizsga konkrét munkaköri profilja (pl. versenyjogi szakjogász, könyvvizsgálói asszisztens) sajátos követelményeinek teljesítéséhez szükséges alkalmazott ismereteket és készségeket jelentik. Az általános készségek olyan képességek, amelyekre minden tisztviselőnek szüksége van ahhoz, hogy sikeres karriert futhasson be az európai intézményekben.

Az értékelőközponti vizsgákat általában Brüsszelben vagy Luxembourgban tartják (kivéve az esettanulmányokat, amelyet külön a tagállamokban rendeznek meg). Az értékelőközpontban kapható feladatok jellemzően a következők:
— esettanulmány; — csoportos gyakorlat; — szóbeli prezentáció; — strukturált interjú; — munkakör-specifikus interjú; — elektronikus iratrendezési gyakorlat.
A sikeres pályázók okleveleit és szakmai tapasztalatát az értékelőközpont után ellenőrzik, majd nevük felkerül a sikeres pályázók tartaléklistájára.
Tartaléklista A tartaléklistára azok a pályázók kerülnek fel, akik a versenyvizsgán a legjobb teljesítményt érték el. A tartaléklistán rendelkezésre álló helyek számát a versenyvizsga-felhívás tartalmazza.

A listát megküldik az uniós intézményeknek, amelyek ezt követően az igényeiknek megfelelően toborozhatnak róla sikeres pályázókat.

IV. melléklet. Ellenőrzési módszertan

01

Az ellenőrzésre vonatkozó bizonyítékainkat az alábbi forrásokból gyűjtöttük össze:

  • az EPSO által szervezett versenyvizsgák mintájának áttekintése, azok költségeinek és időtartamának elemzése;
  • az EPSO vezetői információinak – például éves tevékenységi jelentések, irányítási tervek, az igazgatótanács jegyzőkönyvei (2016–2018), az EPSO munkacsoport jegyzőkönyvei (2016–2018) – dokumentumalapú ellenőrzése;
  • az EPSO-nak, az Európai Parlamentnek, az Európai Bizottságnak és a Bíróságnak megküldött ellenőrzési kérdőívek;
  • az EPSO-val, az Európai Parlamenttel, az Európai Bizottsággal, a Bírósággal és az EPSO értékelőközponti szolgáltatójával készített ellenőrzési interjúk;
  • az Európai Parlament, az Európai Bizottság és a Bíróság 471 középvezetője körében végzett felmérés;
  • az EPSO 2018–2019-es Twitter-kommunikációinak elemzése;
  • a 2015–2016-ban indított EPSO-versenyvizsgák elnökeinek és helyettes elnökeinek címzett kérdőívek és velük készített interjúk.

5. táblázat. A versenyvizsgák vizsgált mintája

Hivatkozás Év Profil Pályázók Tesztelt pályázók Sikeres pályázók
EPSO/AST-SC/06/17 2017 Titkársági és irodai alkalmazottak, AST/SC1 és SC2 5 573 4 121 359
EPSO/AD/287/14 2014 Fordítók, AD5 306 237 34
EPSO/AD/289/14 2014 Jogász-nyelvészek, AD7 552 364 14
EPSO/AST/130/14
4. terület: Projektirányítás
2014 Asszisztensek (épületfenntartás), AST3   1 054 18
EPSO/AD/318/15
1. és 2. opció
2015 Fordítók, AD5 948 762 25
EPSO/AD/249/13
1. terület: Makroökonómia
2013 Tanácsosok, AD7   1 068 41
EPSO/AD/347/17 2017 Média- és digitális kommunikációs szakértők, AD6 2 327 1 860 63
EPSO/AST/144/17 (6 nyelv) 2017 Nyelvi asszisztensek, AST1 2 803 2 010 35
EPSO/AD/233/12 2012 Fordítók, AD5 2 178 1 751 70
EPSO/AD/331/16
(minden terület)
2016 IKT-szakértők, AD7   1 629 191
EPSO/AD/301/15 2015 Tanácsosok, AD5 31 400 20 985 159
EPSO/AD/354/17-LV 2017 Jogász-nyelvészek, AD7   26 7
EPSO/AD/236/12
EPSO/AD/237/12
EPSO/AD/238/12
EPSO/AD/239/12
2012 Konferenciatolmácsok, AD5 és AD7 333 275 30
EPSO/AD/332/16
EPSO/AD/334/16
EPSO/AD/336/16
2016 Jogász-nyelvészek, AD7 1 677 1 170 26
EPSO/AD/256/13
EPSO/AD/257/13
EPSO/AD/258/13
EPSO/AD/259/13
2013 Konferenciatolmácsok, AD5 és AD7   501 13

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO adatai alapján.

02

Az EPSO versenyvizsgái és kiválasztási eljárásai költségeinek megbecslésére az EPSO-val együttműködésben számítási módszertant dolgoztunk ki. A módszertan alapjai a következők voltak:

  • A költségeket a következő három kategóriára bontottuk le: általános költségek (például épületek és közművek), közvetett költségek (az EPSO versenyvizsgával és kiválasztással kapcsolatos tevékenységéhez, de nem egy adott versenyvizsgához kapcsolódó költségek), illetve közvetlen költségek (egy adott versenyvizsgához, például értekezletekhez és az értékelőközponthoz kapcsolódó költségek).
  • Az általános és a közvetett költségek adott versenyvizsgákkal kapcsolatos részarányának kiszámításához elosztottuk azokat az adott évi sikeres pályázók számával, majd hozzáadtuk őket (arányosan) a mintánkban szereplő egyes versenyvizsgák közvetlen költségeihez.
  • A közvetlen költségeket vagy névértéken (a szolgáltatóktól származó számlák vagy kiküldetési költségek esetében) vettük figyelembe, vagy mi számítottuk ki.
03

Az EPSO közvetlen költségei egy részének az intézmények saját kiválasztási eljárásaival való összehasonlítása során a következőképpen jártunk el.

  • Mindhárom intézménynek kérdőívet küldtünk, amelyben kértük, hogy adják meg a 2015 és 2018 között lefolytatott belső kiválasztási eljárások számát és típusát (belső versenyvizsgák vagy ideiglenes alkalmazottak pályázati felhívás útján történő felvétele).
  • Ezekből az eljárásokból kiválasztottuk az ideiglenes alkalmazottak kiválasztására vonatkozó legfrissebb olyan eljárásokat, amelyekhez az intézmények semmiféle támogatást nem kértek az EPSO-tól. Megkértük az intézményeket, hogy amennyiben rendelkeznek ezekkel az adatokkal, tüntessék fel a közvetlen költségeket (számlák, utazási költségek), vagy adják meg a kiszámításukhoz szükséges adatokat (pl. a kiválasztás lebonyolításához szükséges értekezletek száma, időtartama és a résztvevők besorolási fokozata).
  • Ennek alapján kiszámítottuk az intézmények kiválasztási eljárásainak költségét.

V. melléklet. Sikeres pályázónkénti közvetlen költségek (EPSO-versenyvizsgák és az intézmények saját kiválasztási eljárásai)

Hivatkozás Év Pályázók Sikeres pályázók Sikeres pályázónkénti közvetlen költség
12. sz. intézményi eljárás 2017 8 1 751 euró
7. sz. intézményi eljárás 2017 7 1 991 euró
22. sz. intézményi eljárás 2018 21 2 1 027 euró
14. sz. intézményi eljárás 2018 37 7 1 166 euró
11. sz. intézményi eljárás 2017 35 10 1 274 euró
13. sz. intézményi eljárás 2018 74 1 1 784 euró
20. sz. intézményi eljárás 2018 23 1 2 355 euró
EPSO/AST-SC/06/17 2017 5 573 359 2 753 euró
17. sz. intézményi eljárás 2018 8 1 3 774 euró
6. sz. intézményi eljárás 2017 148 12 3 999 euró
16. sz. intézményi eljárás 2018 228 32 4 808 euró
10. sz. intézményi eljárás 2017 59 10 4 831 euró
19. sz. intézményi eljárás 2018 227 23 4 956 euró
EPSO/AD/331/16 (minden terület) 2016 1 629 191 5 648 euró
15. sz. intézményi eljárás 2018 117 12 5 698 euró
EPSO/AD/287/14 2014 306 34 6 467 euró
EPSO/AD/233/12 2012 2 178 70 6 820 euró
18. sz. intézményi eljárás 2018 223 14 7 837 euró
EPSO/AD/249/13–1. terület: Makroökonómia 2013 1 068 41 7 866 euró
EPSO/AD/318/15–1. és 2. opció 2015 948 25 8 375 euró
EPSO/AD/289/14 2014 552 14 8 681 euró
EPSO/AST/130/14 (AST3) – 4. terület: Projektirányítás 2014 1 054 18 8 949 euró
2. sz. intézményi eljárás 2015 156 6 9 216 euró
1. sz. intézményi eljárás 2015 120 5 9 463 euró
EPSO/AD/347/17 2017 2 327 63 9 534 euró
EPSO/AST/144/17 (AST1) (6 nyelv) 2017 2 803 35 10 516 euró
4. sz. intézményi eljárás 2016 37 3 11 174 euró
EPSO/AD/332/16
EPSO/AD/334/16
EPSO/AD/336/16
2016 1 677 26 11 263 euró
EPSO/AD/236/12
EPSO/AD/237/12
EPSO/AD/238/12
EPSO/AD/239/12
2012 333 30 11 377 euró
3. sz. intézményi eljárás 2016 13 3 11 990 euró
EPSO/AD/301/15 2015 31 400 159 12 082 euró
21. sz. intézményi eljárás 2018 79 5 12 359 euró
EPSO/AD/354/17-LV 2017 26 7 12 979 euró
8. sz. intézményi eljárás 2017 n.a. 3 13 630 euró
9. sz. intézményi eljárás 2017 72 3 13 734 euró
EPSO/AD/256/13
EPSO/AD/257/13
EPSO/AD/258/13
EPSO/AD/259/13
2013 501 13 26 052 euró
5. sz. intézményi eljárás 2016 15 1 31 832 euró

Forrás: Európai Számvevőszék, az EPSO, az Európai Parlament, a Bizottság és a Bíróság adatai alapján.

VI. melléklet. Az intézmények kiválasztási eljárásainak időtartama

Az intézmények ideiglenes alkalmazottakra vonatkozó kiválasztási eljárásai

  Év Szakasz 1. szakasz 2. szakasz 3. szakasz 4. szakasz 5. szakasz Pályázók Sikeres pályázók Versenyvizsga-kiírás Tartaléklista Időtartam (hónap)
1 2015 5 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, első nyelv (szakmai kompetencia) Esszé, második nyelv (esettanulmány) Interjú Csoportos vita 120 5 2015.1.30. 2015.12.21. 10,8
2 2015 4 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, második nyelv Interjú Csoportos vita 156 6 2015.9.8. 2016.8.1. 10,9
3 2016 5 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, első nyelv (szakmai kompetencia) Esszé, második nyelv (esettanulmány) Interjú Csoportos vita 13 3 2016.4.21. 2016.10.18. 6,0
4 2016 4 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, második nyelv Interjú Csoportos vita 37 3 2016.5.24. 2017.6.14. 12,9
5 2016 4 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, második nyelv Interjú Csoportos vita 15 1 2016.8.26. 2017.2.14. 5,7
6 2017 2 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú 148 12 2017.2.1. 2017.6.16. 4,5
7 2017 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú A készségek éles tesztelése 7 1 2017.3.13. 2017.7.13. 4,1
8 2017 4 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, második nyelv Interjú Csoportos vita 12 3 2017.6.22. 2018.3.6. 8,6
9 2017 4 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Esszé, második nyelv Interjú Csoportos vita 72 3 2017.7.28. 2018.4.26. 9,1
10 2017 2 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú 59 10 2017.9.11. 2018.8.31. 11,8
11 2017 2 Fordítási teszt Interjú 35 10 2017.9.22. 2018.6.11. 8,7
12 2017 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú A készségek éles tesztelése 8 1 2017.5.24. 2017.9.22. 3,9
13 2018 2 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú 74 1 2018.1.17. 2018.6.8. 4,7
14 2018 2 Fordítási teszt Interjú 37 7 2018.4.3. 2018.5.30. 1,9
15 2018 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Fizikai teszt (szakmaspecifikus) Interjú 117 12 2018.4.25. 2019.1.9. 8,6
16 2018 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú Esszé 228 32 2018.7.9. 2019.6.25. 11,7
17 2018 2 Fordítási teszt Interjú 8 1 2018.9.24. 2018.10.26. 1,1
18 2018 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú Esszé 223 14 2018.11.9. 2019.7.23. 8,5
19 2018 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú Esszé 227 23 2018.11.9. 2019.8.1. 8,8
20 2018 2 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú 23 1 2018.11.30. 2019.2.28. 3,0
21 2018 2 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú 79 5 2019.1.21. 2019.7.4. 5,5
22 2018 3 Az önéletrajzok alapján végzett előválogatás Interjú A készségek éles tesztelése 21 2 2018.4.16. 2018.7.2. 2,6

Forrás: Európai Számvevőszék, az Európai Parlament, az Európai Bizottság és a Bíróság adatai alapján.

Betűszavak és rövidítések

CBT: Számítógépes teszt (rendszerint pszichometriai)

EDP: Az EPSO fejlesztési terve

EPSO: Európai Személyzeti Felvételi Hivatal

Glosszárium

A vizsgabizottság tagja: Valamely uniós intézmény tisztviselője, akit kijelöltek az EPSO valamely nyílt versenyvizsgájának pályázóit értékelő vizsgabizottságba. A vizsgabizottság tagjai akkor tekintendők „állandó” tagoknak, ha intézményük hosszabb időre – nem pedig egyetlen versenyvizsgára – rendeli ki őket az EPSO-hoz.

Hivatal: Az Európai Bizottság szervezeti egysége, amelynek élén igazgató áll. Hivatalokat bizonyos, többnyire adminisztratív jellegű feladatok ellátására hoztak létre (pl. Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal, brüsszeli és luxembourgi Épületek és Infrastruktúrák Hivatala). A főigazgatóságoktól eltérően a hivatalok nem foglalkoznak szakpolitikák kidolgozásával.

Sikeres pályázó: Az EPSO által szervezett valamely nyílt versenyvizsgát sikerrel teljesítő pályázó.

Tartaléklista: Az EPSO valamely nyílt versenyvizsgájának sikeres pályázóit tartalmazó lista, amelyet az Európai Unió Hivatalos Lapjában tesznek közzé.

Az EPSO válaszai

Észrevételek

23

Az EPSO fejlesztési tervében (EDP) meghatározott éves ciklusok koncepciója az elmúlt években rugalmasabb modellé alakult.

Az éves ciklusok koncepció keretében a nagyszabású versenyvizsgákra csak bizonyos rendes idősávokat osztanak ki. Mivel ezekre az idősávokra nem mindig van szükség, a szakértői versenyvizsgákra több idősáv áll rendelkezésre.

29

Az EPSO jelenleg a 2019 őszén elfogadott új kommunikációs stratégiával összhangban hajtja végre kommunikációs tevékenységeit.

35

A felvételi döntés alapjául két különböző tényező szolgál: a tartaléklistákon szereplő pályázók összetétele, valamint a felvételt végző vezetők választása a rendelkezésre álló sikeres pályázók közül. Nem ismert, hogy ezek a tényezők milyen mértékben járultak hozzá a fent említett százalékos arányokhoz.

39

Az EPSO-versenyvizsgákon az előválogató teszteket nemcsak a pályázók munkakörre való alkalmasságának értékelésére használják, hanem valójában pályázók kizárására is.

Tekintettel arra, hogy az EPSO versenyvizsgáin a pályázók egymással versenyeznek, és a következő szakaszba csak (az egyes versenyvizsga-felhívásokban előzetesen meghatározott) töredékük jut tovább, a vizsgák első fordulóját (CBT – számítógépes tesztet) követően valóban jelentős számú pályázó esik ki. Ez a pályázók számától függ. Tekintettel a szabályozási keretre, az EPSO-nak minden olyan pályázót vizsgáztatnia kell, aki jelentkezett a versenyvizsgára.

40

A sikerességi arány nagyban függ a jelentkezések és a sikeres pályázók számától, és ez utóbbi határozza meg a versenyvizsga különböző szakaszaiban továbbjutó pályázók számát.

43

Az EPSO egyértelművé kívánja tenni, hogy a bíróság a versenyvizsga-felhívásokat törölte. Az érintett versenyvizsgák tartaléklistái továbbra is érvényesek, még akkor is, ha egyes versenyvizsgákat meg kellett ismételni.

Az EPSO rendszeres visszajelzési rendszert fog bevezetni.

49

Jelenleg nem létezik hivatalos visszajelzési mechanizmus, az intézmények azonban számos platformon oszthatják meg véleményüket az EPSO folyamataival kapcsolatban, és a platformokat gyakran veszik igénybe.

A kiválasztási folyamat lebonyolításához használt informatikai eszközök javítása során figyelembe vették az intézményektől és a vizsgabizottság tagjaitól származó számos javaslatot és ajánlást.

A „Talent pool” program keretében jelenleg további jelentős változtatások és javítások vannak folyamatban a kiválasztási eljárásokhoz használt informatikai eszközök terén (mind a pályázók, mind az ügyintézők tekintetében).

Az EPSO rendszeres visszajelzési rendszert fog bevezetni.

56

A tartaléklistákról történő felvétel kizárólag az intézmények hatáskörébe tartozik, amelyek a listák lezárásáról is döntenek.

60

Az EPSO egyetért azzal, hogy nem célravezető kislistákat vagy olyan listákat készíteni, amelyekről nem vesznek fel pályázókat. Érdemes átgondolni, hogyan lehet a legjobban ötvözni a szakértői csoportokra specializálódó, szűkebb körű versenyvizsgák iránti igényt és a költséghatékonyságot.

64

Egyes szakértői versenyvizsgák elhalasztására vagy törlésére maguktól az intézményektől érkező kérelem alapján és különböző okokból (a felvétel már nem sürgős, a politikai prioritások megváltozása stb.) kerül sor.

68

Az EPSO nem akadályozhatja meg, hogy a pályázók bármelyik versenyvizsgára jelentkezzenek. A feltételezés az, hogy ha a pályázó mindent megtesz a jelentkezés érdekében, részt vesz egy sor nagyon szigorú versenyvizsgán és értékelésen, akkor a pályázó valóban motivált és érdekelt abban, hogy később elfogadja az állásajánlatot.

A tartaléklisták egyfajta „merevséget” hordoznak magukban, mivel nem minden sikeres pályázó hajlandó bármely intézményhez csatlakozni vagy alkalmazási helyet elfogadni. Megjegyezzük továbbá, hogy a sikeres pályázók egy részét (határozott idejű vagy kisegítő szerződéses alkalmazotti munkaszerződés keretében) már alkalmazzák valamelyik intézményben.

69

Az EPSO jelenleg vizsgálja, hogyan lehetne kézzelfoghatóbbá tenni a kommunikációs kiadások és a pályázók száma közötti kapcsolatot.

70

Az EPSO az intézmények igényei alapján már elkezdett elmozdulni a célzottabb szakértői versenyvizsgák felé (2020-ban nem volt AD5 besorolású adminisztrátori versenyvizsga). Ezért az EPSO már kiigazította a szakmai profilokat célzó kommunikációs kampányokat.

80

Az értékelőközpontban a várható sikerességi arány 30 %. Ebben az esetben az értékelőközpont olyan rangsorolási eszköz, amelynek célja a kiemelkedően teljesítő pályázók azonosítása.

Kevesebb pályázó esetében sokkal magasabb a sikerességi arány, és az értékelőközpont segítségével azonosítják és kizárják a gyengén teljesítő pályázókat.

82

Az EPSO által irányított nyílt kiválasztási eljárások lefolytatása szigorú szabályozási keretet követ, melynek célja a tisztességes és inkluzív folyamat, az egyenlő bánásmód, a többnyelvűség és az átláthatóság biztosítása.

Ami a költségek közötti különbségeket illeti, az ideiglenes alkalmazottak kiválasztását vagy meg kell újítani egy másik hasonló kiválasztási eljárás keretében 6 év után, az eredeti szerződés lejártakor, vagy belső versenyvizsgát kell lefolytatni a felvett erőforrások megtartása érdekében (ami a költségek további növekedésével jár), míg az EPSO-versenyvizsgák sikeres pályázóit azonnal fel lehet venni egész életen át tartó karrierre, anélkül, hogy további kiválasztási költségek merülnének fel.

84

Az EPSO-nak szigorú szabályozási keretet kell követnie a kiválasztási eljárások lefolytatásához. Ennek következtében egyes lépések hosszabb időt vesznek igénybe, vagy akár jelentős késedelmet is szenvedhetnek. Például a versenyvizsga tervezése során nem lehet figyelembe venni a pályázók által az eljárás különböző szakaszaiban később benyújtott felülvizsgálati kérelmek számát. Ezek száma azonban jelentős hatással lehet a határidőkre, és hatással lehet más versenyvizsgák tervezésére is.

86

A versenyvizsgát csak a versenyvizsga-felhívás véglegesítését és 24 nyelvre történő lefordítását, valamint a vizsgabizottság intézmények általi kinevezését követően lehet elindítani. A versenyvizsga jellegétől függően csak ez a két lépés akár több hónapot is igénybe vehet.

88

Az EPSO versenyvizsgáira szigorú szabályozási keret vonatkozik. A versenyvizsgák minden pályázó előtt nyitva állnak, általában több ezer pályázat érkezik. A vizsgákat és értékeléseket világszerte szervezik, akár 24 nyelven, lefolytatásuk nagyon szigorú és igazságos értékelési módszertan alapján és szakmailag képzett vizsgabizottságok közreműködésével történik. A pályázók átfogó jogorvoslati eljárást is igénybe vehetnek, mivel a személyzeti szabályzat hatálya alá tartoznak.

89

Az EPSO és az intézmények közötti jelenlegi versenyvizsga-tervezési eljárás valóban nem teszi lehetővé a sürgős, nem tervezett munkaerő-felvételi igények kielégítését (például új tartaléklisták heteken belüli összeállítását).

A szabályozási keretet a lényegesen nagyobb rugalmasság érdekében ki kell igazítani.

Következtetések és ajánlások

1. ajánlás – Orvosolni kell a kiválasztási eljárás feltárt hiányosságait

Az EPSO elfogadja az ajánlást.

2. ajánlás – Új szabványos kiválasztási eljárást kell bevezetni a szakértői versenyvizsgák esetében

Az EPSO elfogadja ezt az ajánlást.

3. ajánlás – Javítani kell az EPSO képességét a gyorsan változó munkaerő-felvételi környezethez való alkalmazkodásra

Az EPSO elfogadja az ajánlást.

Az EPSO hozzáteszi, hogy kapacitásainak javítása maga után vonná az informatikai képességek fejlesztését célzó megfelelő beruházásokat, valamint az eszközök és tesztek fejlesztéséhez szükséges erőforrásokat is.

Az ellenőrző csoport

Ellenőrzéseinek eredményeit a Számvevőszék különjelentésekben mutatja be, amelyek egy adott költségvetési területhez kapcsolódó uniós szakpolitikákkal és programokkal, illetve az irányítással kapcsolatos kérdésekkel foglalkoznak. Hogy ellenőrzési munkája maximális hatást érjen el, témái megválasztásakor és feladatai megtervezésekor a Számvevőszék tekintetbe veszi a teljesítmény-, illetve szabályszerűségi kockázatokat, az érintett bevétel vagy kiadás nagyságát, a várható fejleményeket, valamint a politika és a nagyközönség érdeklődését.

Ezt a teljesítmény-ellenőrzést az uniós finanszírozásra és igazgatásra szakosodott, Tony Murphy számvevőszéki tag elnökölte V. Kamara végezte. Az ellenőrzést Annemie Turtelboom számvevőszéki tag vezette Florence Fornaroli kabinetfőnök, Celil Ishik kabinetattasé, Bertrand Albugues ügyvezető és Marion Kilhoffer feladatfelelős, valamint Daria Bochnar, Panagiota Liapi és Jesús Nieto Muñoz számvevők támogatásával. Nyelvi támogatás: Richard Moore.

Végjegyzetek

1 Lásd: a 2002. július 25-i 2002/621/EK határozat (HL L 197., 2002.7.26.), valamint https://epso.europa.eu/.

2 Lásd: http://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

3 Lásd: az EPSO küldetésnyilatkozata: „Az EPSO feladata, hogy kiváló minőségű, hatékony és eredményes kiválasztási eljárásokat biztosítson az uniós intézmények számára, amelyek révén kellő időben tudják felvenni a megfelelő személyeket a megfelelő állásokra.”

4 EPSO Development Programme: roadmap for implementation, 2008.09.10. Lásd még: EPSO Development Programme, Final report, 2012 https://europa.eu/epso/doc/edp_2012_final_version.pdf

5 Az EPSO értékelőközponti vizsgáin részt vevő pályázók körében végzett elégedettségi felmérések, 2014–2018.

Kronológia

Esemény Időpont
Az ellenőrzési feladatterv elfogadása / az ellenőrzés megkezdése 2019.09.03.
A jelentéstervezet hivatalos megküldése az ellenőrzött szervezetnek 2020.07.09.
A végleges jelentés elfogadása az egyeztetési eljárás után 2020.09.29.
Az EPSO hivatalos válaszainak beérkezése az összes uniós nyelven 2020.10.26

Elérhetőség

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Telefon: +352 4398-1
Megkeresés: eca.europa.eu/hu/Pages/ContactForm.aspx
Weboldal: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Bővebb tájékoztatást az Európai Unióról az interneten talál (http://europa.eu).

Luxembourg: Az Európai Unió Kiadóhivatala, 2020

PDF ISBN 978-92-847-5343-7 ISSN 1977-5733 doi:10.2865/620126 QJ-AB-20-021-HU-N
HTML ISBN 978-92-847-5323-9 ISSN 1977-5733 doi:10.2865/923733 QJ-AB-20-021-HU-Q

SZERZŐI JOGOK

© Európai Unió, 2020.

Az Európai Számvevőszék dokumentumainak felhasználását a nyíltadat-politikáról és a dokumentumok további felhasználásáról szóló 6–2019. sz. számvevőszéki határozat szabályozza.

Ellenkező rendelkezés (pl. az egyedi szerzői jogi nyilatkozatokban foglaltak) hiányában az Európai Unió tulajdonában lévő számvevőszéki tartalmak a Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) licenc alá tartoznak. Ennek értelmében a további felhasználás a forrás és a változtatások megfelelő feltüntetésével megengedett. A dokumentumok további felhasználásakor azok eredeti értelme és mondanivalója nem torzulhat. A Számvevőszék nem vonható felelősségre a továbbfelhasználás esetleges következményeiért.

Ha az adott tartalomban azonosítható magánszemélyek is láthatóak (például a Számvevőszék munkatársait ábrázoló képeken) vagy a tartalom harmadik fél munkáját ábrázolja, akkor az erre vonatkozó jogokat is meg kell szerezni. Amennyiben ez megtörtént, akkor a vonatkozó engedély érvényteleníti a fenti általános érvényű engedélyt, és az abban foglalt, egyértelműen meghatározott felhasználási korlátozások érvényesek.

Az olyan tartalmak felhasználásához vagy reprodukálásához, amelyek nem az Európai Unió tulajdonát képezik, adott esetben közvetlenül a szerzői jog tulajdonosától kell engedélyt kérni:

1., 6. és 8. ábra: Ikonok © 2010–2020 Freepik Company S.L. Minden jog fenntartva.

Az iparjogvédelem alatt álló szoftverek és dokumentumok – pl. szabadalmak, márkajelzések, bejegyzett formatervezési minták, logók és nevek – nem tartoznak a Számvevőszék továbbfelhasználási politikájának hatókörébe, így azok licencét a felhasználó nem kapja meg.

Az Európai Uniónak az europa.eu címtartomány alá tartozó intézményi weboldalai külső oldalakra mutató hivatkozásokat is tartalmaznak. Ezek nem tartoznak a Számvevőszék hatáskörébe, ezért ajánlott elolvasni az ott közzétett adatvédelmi és szerzői jogi rendelkezéseket.

Az Európai Számvevőszék logójának használata

Az Európai Számvevőszék logója kizárólag a Számvevőszék előzetes hozzájárulásával használható fel.

Kapcsolatba szeretne lépni az EU-val?

Személyesen
Az Európai Unió területén több Europe Direct információs központ is működik. Keresse meg az Önhöz legközelebb eső központot: https://europa.eu/european-union/contact_hu

Telefonon vagy e-mailben
A Europe Direct központok feladata, hogy megválaszolják a polgárok Európai Unióval kapcsolatos kérdéseit. Vegye igénybe a szolgáltatást

  • az ingyenesen hívható telefonszámon: 00 800 6 7 8 9 10 11 (bizonyos szolgáltatók számíthatnak fel díjat a hívásért),
  • a rendes díjszabású telefonszámon: (+32 2) 29-99-696, vagy
  • e-mailen: https://europa.eu/european-union/contact_hu

Információkat keres az EU-ról?

Online
Az EUROPA portál tájékoztatással szolgál az Európai Unióról az EU összes hivatalos nyelvén: https://europa.eu/european-union/index_hu

Uniós kiadványok
A következő címen uniós kiadványok tölthetők le/rendelhetők meg díjmentesen/fizetés ellenében: https://op.europa.eu/hu/publications. Ha bizonyos ingyenes kiadványokból több példányra van szüksége, rendeljen a Europe Direct központtól vagy hazájának helyi információs központjától (lásd: https://europa.eu/european-union/contact_hu).

Uniós jogszabályok és kapcsolódó dokumentumok
Az EUR-Lex portálról bármelyik hivatalos nyelven letölthetők az EU jogi tartalmai és az 1952-től megjelenő jogszabályai: http://eur-lex.europa.eu

Az EU által gondozott nyílt hozzáférésű adatok
A nyílt hozzáférésű adatok európai uniós portálja (http://data.europa.eu/euodp/hu) uniós adatkészletekhez biztosít hozzáférést. Az adatok kereskedelmi és nem kereskedelmi célból egyaránt díjmentesen letölthetők és felhasználhatók.