Institucije EU in pandemija COVID-19
Odziv je bil hiter, vendar bo izziv, kako najbolje uporabiti inovacije in prilagodljivost, uvedene zaradi krize

Povzetek

I Konec januarja 2020 je bil v Evropi uradno zabeležen prvi primer COVID-19. V samo nekaj tednih se je bolezen razširila po vsej EU, zaradi česar je bila večina držav članic prisiljena sprejeti ukrepe za upočasnitev stopnje okužbe. Ker so bili državljani pozvani, naj ostanejo doma in delajo na daljavo, so morale institucije EU poiskati načine za zagotovitev neprekinjenega poslovanja.

II Cilj te revizije je bil oceniti odpornost institucij EU: njihovo stopnjo pripravljenosti, kako so se spopadale s pandemijo COVID-19 in kakšna spoznanja so pri tem pridobile. Sodišče je preučilo zlasti, ali so institucije:

1. v svojih načrtih neprekinjenega poslovanja upoštevale priznane standarde in ali so bili ti načrti prilagojeni vrsti motnje, ki jo je povzročila pandemija;
2. bile sposobne delovati in hkrati kar najbolj zmanjšati motnje ter izpolnjevati svoje naloge, določene v Pogodbah;
3. pridobile spoznanja, na podlagi katerih se bodo prilagodile razmeram po pandemiji COVID-19.

III Revizija je zajela štiri institucije EU: Evropski parlament, Svet, Evropsko komisijo in Sodišče Evropske unije. Osredotočena je bila na to, kako so uprave institucij obvladovale krizo med februarjem 2020 in julijem 2021. Odločitve, sprejete po juliju 2021, so bili obravnavane, če so vplivale na razmere v institucijah po pandemiji COVID-19.

IV Sodišče je zaključilo, da so institucije EU pokazale svojo odpornost pri srečevanju s pandemijo COVID-19. Njihov odziv je bil hiter in prilagodljiv ter podprt s preteklimi naložbami v digitalizacijo. Vendar institucije še niso v celoti ocenile verjetne učinkovitosti novih načinov dela, uvedenih v odziv na COVID-19, ali verjetnih prihrankov na njihovi podlagi v obdobju po krizi.

V Sodišče je ugotovilo, da so bili načrti neprekinjenega poslovanja revidiranih institucij sicer pripravljeni tako, da so služili kot podlaga za njihov odziv na krizo, vendar niso bili zasnovani za dolgotrajne motnje ali zdravstveno krizo in jih je bilo treba dopolniti z ad hoc odločitvami. V njih tudi ni bil določen forum, v katerem bi se institucije hitro posvetovale o odločitvah, ki so jih sprejemale v odziv na krizo. Da bi vsaj nekoliko uskladile svoje ukrepe, so se institucije za izmenjavo informacij oprle na obstoječe strukture in uspele zmanjšati razlike v svojih odzivih. Zaradi svoje avtonomije, različnih vlog in različnih nacionalnih pravil, ki so jih morale upoštevati, niso imele veliko možnosti, da bi se odzvale enako.

VI Sodišče je ugotovilo tudi, da so revidirane institucije svoj odziv na krizo zasnovale prilagodljivo in ga tako tudi izvajale. Prilagodile so svoje poslovnike, da bi zavarovale svoje glavne dejavnosti, in uslužbencem, katerih prisotnost ni bila nujna, prepovedale vstop v svoje prostore. To jim je omogočilo, da so kar najbolj zmanjšale motnje in izpolnjevale svoje vloge, ki so jim bile dodeljene s Pogodbama. Na začetku krize so bili uslužbenci v različnih institucijah različno opremljeni za delo na daljavo, vendar je vsem institucijam uspelo v šestih tednih vsem svojim uslužbencem zagotoviti rešitve za tako delo. Institucije so v okviru svojega odziva pospešile uvajanje projektov za posodobitev IT, kot so nova komunikacijska orodja in orodja za sodelovanje, brezpapirni delovni postopki ter obsežnejša uporaba elektronskega podpisa in izdajanje elektronskih računov. Upravne storitve kljub izboljšavam še niso bile v celoti digitalizirane.

VII Institucije so spoznanja iz izkušenj, ki bi jih lahko pridobile med krizo zaradi COVID-19, začele preučevati pozno spomladi 2020, ta razmislek pa so nadaljevale skozi celotno krizo. Sodišče je ugotovilo, da je imela kriza v institucijah omejen, kratkoročni finančni vpliv, saj so se prihranki na nekaterih področjih odhodkov, kot so potovanja, uporabili za financiranje naložb v IT. Večina revidiranih institucij je nove načine dela uvedla že pred krizo zaradi COVID-19. Te spremembe je kriza pospešila in vse institucije pričakujejo, da bosta področji potovanj in upravljanja stavb po pandemiji COVID-19 drugačni. Učinkovitost novih načinov dela je bila ocenjena delno, in sicer je napredek pri oceni boljši za glavne dejavnosti kot za podporne naloge. In nenazadnje, proračunski in okoljski vplivi novih delovnih ureditev se ne ocenjujejo dosledno.

VIII Sodišče na podlagi teh zaključkov revidiranim institucijam priporoča, naj:

1. v svoje načrte neprekinjenega poslovanja zajamejo dolgotrajne motnje in določbe o medinstitucionalnem sodelovanju;
2. okrepijo digitalizacijo upravnih storitev in
3. ocenijo primernost novih načinov dela v razmerah po pandemiji COVID-19.

Uvod

01 Konec januarja 2020 je bil v Evropi uradno zabeležen prvi primer COVID-19. V samo nekaj tednih se je bolezen razširila po vsej EU, zaradi česar je bila večina držav članic prisiljena sprejeti ukrepe za upočasnitev njenega širjenja.

02 V tem kontekstu je bila sposobnost javnih uprav za neprekinjeno delovanje bistvenega pomena, da so vlade in mednarodne organizacije tako lahko izpolnjevale svoje naloge in se odzivale na krizo. Ta sposobnost se imenuje odpornost: zmožnost absorbiranja nastalih negativnih učinkov ali okrevanja, kadar se nesreča že zgodi¹. Zaradi odpornosti se organizacije okrepijo.

03 Institucije EU so se v bližnji preteklosti že srečevale s krizami na področju zdravja in varnosti, in sicer z izbruhom ebole za delegacije EU (2014) ter terorističnimi napadi v Bruslju (2016) in Strasbourgu (2018). Vendar je bila kriza zaradi COVID-19 zaradi obsega in trajanja edinstvena. Glavni vidiki delovanja institucij, na katere je kriza zaradi COVID-19 vplivala negativno, so bili:

• upravljanje in politika: postopki odločanja za zagotovitev neprekinjenega delovanja in posodabljanje delovnih programov zaradi upoštevanja ponovne ocene prioritet,
• upravljanje delovne sile: alternativne rešitve za fizično prisotnost pri delu in spremembe kadrovskih politik zaradi zagotavljanja neprekinjenega dela uslužbencev,
• informacijska tehnologija (IT): razpoložljivost prenosnih računalnikov in drugih rešitev za delo na daljavo, s katerimi se omogoča odločanje na daljavo ter zagotavljata zaupnost informacij in varstvo podatkov,
• zgradbe: vzdrževanje delovanja zgradb, zagotavljanje fizične varnosti in upravljanje dostopa do prostorov.

04 Za vidike upravljanja in politik sta pristojna predsednik in generalni sekretar posamezne institucije. Generalni sekretarji so pristojni tudi za zadeve, povezane z upravljanjem delovne sile, IT in zgradbami. V tem poročilu sklici na odločitve institucij zajemajo tako sklepe, ki jih sprejmejo službe pod pristojnostjo generalnih sekretarjev, kot tudi sklepe, ki jih sprejmejo člani institucije (poslanci Evropskega parlamenta, predstavniki držav članic v Svetu, komisarji ter sodniki, generalni pravobranilci in sodni tajniki Sodišča Evropske unije).

05 Vloge posameznih institucij so opredeljene v Pogodbah². Institucije so sicer neodvisne druga od druge, vendar se od njih pričakuje, da med seboj lojalno sodelujejo³. Kar zadeva upravljanje delovne sile, so večinoma samostojne v skladu s skupnim okvirom, določenim v kadrovskih predpisih⁴. Vsaka institucija ima svoj poslovnik, v katerem so obravnavane teme, kot so notranja organizacija, pravila odločanja in odnosi z drugimi institucijami. Pri odzivanju na krizo so institucije upoštevale tudi veljavno zakonodajo v državah članicah gostiteljicah in svoje sklepe ustrezno prilagodile.

06 Na sliki 1 so odločitve, ki so jih sprejele institucije, da bi se odzvale na spreminjajoče se zdravstvene razmere in veljavna nacionalna pravila.

07 Institucije se financirajo iz razdelka „Uprava“ večletnega finančnega okvira. Odhodki v tem razdelku so v letu 2020 znašali 10 milijard EUR. Zadevni stroški se nanašajo predvsem na porabo za človeške vire (plače, nadomestila in pokojnine uslužbencev), ki pomenijo 68 % skupnega zneska. Odhodki za zgradbe pomenijo približno 9 % upravnih odhodkov, odhodki za IT pa 4 %.

Obseg revizije in revizijski pristop

08 Cilj te revizije je bil oceniti odpornost institucij EU: njihovo stopnjo pripravljenosti, kako so se spopadale s pandemijo COVID-19 in do kakšnih spoznanj so pri tem prišle. Sodišče je preučilo zlasti, ali so institucije:

• v svojih načrtih neprekinjenega poslovanja upoštevale priznane standarde in ali so bili ti načrti prilagojeni vrsti motnje, ki jo je povzročila pandemija;
• bile sposobne delovati, in sicer kar najbolj zmanjšati motnje in izpolnjevati svoje naloge, določene v Pogodbah;
• prišle do spoznanj, na podlagi katerih se bodo prilagodile razmeram po pandemiji COVID-19.

09 Sodišče se je osredotočilo na odločitve, ki so jih uprave institucij EU sprejele zaradi ohranjanja neprekinjenega poslovanja in zagotavljanja, da izpolnjujejo svoje naloge. Političnega odziva EU na krizo zaradi COVID-19 ali spremljajoče zakonodaje Sodišče ni ocenjevalo.

10 V revizijo so bile zajete odločitve, sprejete od januarja 2020 (prvi ukrepi za omejitev potovanj uslužbencev na okužena območja) do julija 2021 (sprostitev pravil zaradi izboljšanja zdravstvenih razmer). Pomembni dogodki, ki so se zgodili po juliju 2021, so bili obravnavani, kadar so vplivali na razmere v institucijah po pandemiji COVID-19.

11 Sodišče je revidiralo štiri institucije EU: Evropski parlament, Svet Evropske unije, Evropsko komisijo in Sodišče Evropske unije. Sedež Parlamenta je v Franciji (Strasbourg), kraji dela pa v Belgiji in Luksemburgu. Svet ima sedež samo v Belgiji, vendar se aprila, junija in oktobra sestane v Luxembourgu. Oddelki Komisije so večinoma v Belgiji in Luksemburgu, njeno Skupno raziskovalno središče pa ima izpostave v Nemčiji, Španiji, Italiji in na Nizozemskem. Sodišče Evropske unije ima sedež v Luksemburgu.

12 Sodišče je pregledalo odločitve in postopke institucij v zvezi z njihovim odzivom na krizo ter zapisnike sestankov organov, ki so sodelovali pri obvladovanju krize. Povratne informacije zadevnih upravnih oddelkov je zbralo z vprašalniki, uporabilo pa je tudi ankete, ki so jih institucije opravile zaradi ocene, kako njihovi zaposleni dojemajo uvedene ukrepe. Sodišče je opravilo razgovore z višjimi vodstvenimi delavci, ki so sodelovali pri obvladovanju krize, in predstavniki odborov uslužbencev.

13 Poročilo Sodišča je del sklopa revizijskega dela, ki ga je to opravilo v zvezi s COVID-19. V njem je prva ocena učinka krize na delovanje institucij. To revizijo je Sodišče opravilo pred koncem pandemije, zato so njegovi zaključki in priporočila aktualni in relevantni, kar zadeva podporo revidiranim institucijam pri izboljšanju njihove učinkovitosti in pripravljenosti v primeru dolgotrajnih motenj.

Opažanja

V načrtih institucij za neprekinjeno poslovanje so bili večinoma upoštevani priznani standardi, načrti pa so služili tudi kot podlaga za odziv institucij na krizo

V načrtih institucij za neprekinjeno poslovanje so bili sicer upoštevani priznani standardi, vendar ti načrti niso bili zasnovani za dolgotrajne motnje ali zdravstvene krize

14 Vloga načrta neprekinjenega poslovanja je omogočiti organizaciji, da se odzove na motnje, hkrati pa ohrani sposobnost opravljanja svojih bistvenih dejavnosti in pravnih obveznosti. V načrtu neprekinjenega poslovanja morajo biti opredeljene osebe, odgovorne za njegovo izvajanje, določene bistvene dejavnosti organizacije, sam načrt pa mora biti tudi prilagojen tveganjem, ki jih je ugotovila organizacija. Načrte je treba redno posodabljati in preskušati⁵.

15 Institucije EU so o svojih politikah neprekinjenega poslovanja začele razmišljati leta 2006 zaradi grožnje, ki jo je predstavljala pandemija aviarne influence H5N1. Da so potrebne celovite politike neprekinjenega poslovanja, je postalo še jasneje leta 2009, ko se je pojavila pandemija influence A (H1N1). Medinstitucionalni odbor za zdravstveno sodelovanje (medinstitucionalna zdravniška komisija – IMB) je takrat ocenila, da morda ne bo na voljo do 30 % uslužbencev, bodisi ker bodo bolni sami bodisi ker bodo skrbeli za bolne vzdrževane družinske člane.

16 Revidirane institucije so prvič pripravile politike in načrte neprekinjenega poslovanja med letoma 2006 in 2013. V skladu z veljavnimi standardi o neprekinjenem poslovanju (glej odstavek ‎14) so vsi načrti neprekinjenega poslovanja vsebovali jasne opredelitve vlog in pristojnosti, seznam bistvenih dejavnosti, ki jih je treba ohraniti v času krize, in navedbo najmanjšega števila uslužbencev, ki so za to potrebni. V načrtih neprekinjenega poslovanja je bilo predvideno decentralizirano obvladovanje izrednih dogodkov, vsi dogodki, ki vplivajo na institucijo kot celoto, pa naj bi se obvladovali centralno v posamezni instituciji, in sicer naj bi jih obvladovala skupina za krizno upravljanje, ki jo običajno sestavljajo generalni sekretar institucije in predstavniki njenih upravnih direktoratov. V vseh revidiranih institucijah je imel vsak direktorat ali generalni direktorat svoj načrt neprekinjenega poslovanja s seznamom bistvenih dejavnosti, navedbo minimalnih virov, potrebnih za njihovo izvedbo, in časom za ponovno vzpostavitev vsake od njih. Obstajal je tudi centralni načrt neprekinjenega poslovanja za krizne skupine, v katerem so bili zajeti ukrepi, ki jih je treba sprejeti v primeru izrednega dogodka.

17 Pandemije in motnje, ki so jih povzročile, so bile sicer razlog za to, da so institucije začele razmišljati o neprekinjenem poslovanju, vendar v letu 2020 v njihovih načrtih neprekinjenega poslovanja ni bilo več izrecnih omemb načrtov za primer pandemije, razen na Sodišču Evropske unije, ki je svojem načrtu za neprekinjeno poslovanje ohranil načrt za primer pandemije aviarne influence. V načrtu Sodišča Evropske unije za primer pandemije aviarne influence so bile določene neposredne povezave med odločitvami Svetovne zdravstvene organizacije in ukrepi, ki jih mora izvesti institucija. V primeru najslabšega izida (tveganje smrti uslužbencev) je bilo v načrtu Sodišča Evropske unije predvideno popolno prenehanje sodne dejavnosti in zaprtje prostorov.

18 V drugih institucijah so bile pandemije v ocenah tveganja sicer omenjene, vendar niso vsebovale morebitnih blažilnih ukrepov, ki bi bili prilagojeni dolgotrajnim motnjam ali dolgotrajni nerazpoložljivosti vseh prostorov. Te institucije so imele rezervne načrte in načrte za selitev v druge zgradbe v primeru nekajdnevnih motenj. To, da bi bile vse stavbe nerazpoložljive hkrati ali da ne bi bilo mogoče potovati v drug kraj dela, ni bilo predvideno. Parlament je (v omejenem obsegu) predvidel delo na daljavo le za dejavnosti, ki jih ni mogoče preseliti v druge prostore. Zdravstveni službi Parlamenta in Sveta sta imeli svoje načrte za primere nalezljivih bolezni, vendar ti niso bili vključeni v načrte neprekinjenega poslovanja posamezne institucije.

19 Revidirane institucije so svoje načrte neprekinjenega poslovanja v splošnem redno posodabljale. Med letom 2013 in januarjem 2020 so bili načrti neprekinjenega poslovanja institucij tudi preskušeni, bodisi s preskusi, zasnovanimi v ta namen, ali med dejanskimi krizami, in sicer od manjših izrednih dogodkov manjšega pomena v zgradbah do terorističnih napadov (v Bruslju leta 2016 in Strasbourgu leta 2018).

Institucije so se pri oblikovanju svojega odziva na krizo oprle na svoje načrte neprekinjenega poslovanja

20 Da bi se neka organizacija lahko ustrezno odzvala na krizo, mora imeti organe za krizno odločanje, katerih pristojnosti ustrezajo razmeram. Prav tako mora biti v stiku z relevantnimi deležniki in svoje odločitve sporočati uslužbencem⁶.

21 Do druge polovice februarja 2020 so vse revidirane institucije aktivirale strukture za krizno upravljanje, načrtovane v načrtih neprekinjenega poslovanja. Pri tem so bili vedno vključeni direktorati za človeške vire, s čimer je bilo zagotovljeno sodelovanje zdravstvenih služb, čeravno samo posredno. Nekatere institucije so svojo strukturo za krizno upravljanje prilagodile okoliščinam COVID-19.

• Svet je menil, da sestava njegove skupine za krizno upravljanje ni bila najbolj primerna za obvladovanje krize zaradi COVID-19. Zato se je oprl na vodstvene skupine upravnih generalnih direktoratov ob podpori korespondentov za neprekinjeno poslovanje iz drugih oddelkov in na uradnega zdravnika.
• Uradni zdravnik Parlamenta ni bil član skupine te institucije za krizno upravljanje in neprekinjeno poslovanje, temveč ga je za neposrednega svetovalca imenoval generalni sekretar.

22 Zaradi uvedbe dela na daljavo se je zmanjšalo tveganje uslužbencev za okužbo. Scenarij medinstitucionalne zdravniške komisije iz leta 2009 o 30 % bolnih ali nerazpoložljivih uslužbencev se ni nikoli uresničil, vendar je bil dostop do prostorov institucije omejen zaradi nacionalnih zaprtij. V primeru, predvidenem v načrtih neprekinjenega poslovanja, bi morale institucije še naprej izvajati le bistvene dejavnosti. Dejansko pa so lahko še naprej opravljale vse svoje dejavnosti, vendar so se morale odločiti, katere bodo še naprej izvajale na kraju samem in katere na daljavo.

23 Svet se je v začetku marca 2020, preden so bila uvedena nacionalna zaprtja, odločil, da bo na kraju samem ohranil le uslužbence, ki so nujni za organizacijo sej Sveta. Sodišče Evropske unije je spodbujalo širšo uporabo pisne korespondence. Pri zadevah, za katere so bile obravnave (na kraju samem) že načrtovane, so bili sodniki pozvani, naj preučijo, ali jih je mogoče preložiti, če to ni mogoče, pa nadomestiti s pisnimi vprašanji in odgovori. Parlament in Komisija sta svoje dejavnosti izvajala na kraju samem do sredine marca 2020.

24 Institucije sodelujejo in si izmenjujejo informacije prek različnih medinstitucionalnih odborov. Vendar nobena od revidiranih institucij v svojih načrtih neprekinjenega poslovanja ni imela določb o vlogah teh odborov, razen nekaterih splošnih pripomb o obveščanju drugih institucij v primeru aktivacije načrta neprekinjenega poslovanja. V skupni krizi tako v načrtih neprekinjenega delovanja niso imele določenega foruma, v katerem bi se lahko hitro medsebojno obveščale o odločitvah, ki so jih sprejele.

25 V drugem tednu marca 2020 je predsednik enega od odborov (pripravljalnega odbora za statutarna vprašanja, v katerem sodelujejo predstavniki vseh institucij), ki se ukvarja z vprašanji, povezanimi s kadrovskimi predpisi in pogoji za zaposlitev, organiziral neformalno srečanje, na katerem se je razpravljalo o ukrepih, ki se izvajajo v vseh institucijah. Ta neformalna ureditev se je nadaljevala ves čas pandemije, srečanja pa so potekala redno. Pripravljalni odbor za statutarna vprašanja nima pooblastil za sprejemanje odločitev v imenu institucij, vendar je neformalna mreža do neke mere pripomogla k uskladitvi sprejetih odločitev (na primer o tem, kako obravnavati medinstitucionalne premestitve uslužbencev). Zaradi avtonomije institucij, njihovih različnih nalog in različnih pravil, ki so veljala v državah članicah gostiteljicah, so imele institucije med krizo različne pristope. Sodišče je opazilo nekatere razlike v praksah upravljanja človeških virov, zlasti v zvezi s pogoji, na podlagi katerih je bilo dovoljeno delo na daljavo izven kraja zaposlitve (glej Prilogo II).

26 Poleg medinstitucionalnega sodelovanja so bile institucije redno v stiku z nacionalnimi in lokalnimi organi v državah članicah gostiteljicah zaradi razprave o sprejetih zdravstvenih ukrepih in njihovem vplivu na delovanje institucij.

27 Institucije so uporabljale nekatere komunikacijske kanale, ki so bili v načrtih neprekinjenega poslovanja predvideni za kratkotrajne izredne dogodke (elektronska pošta ali besedilna sporočila). Konec februarja 2020 so vzpostavile tudi namenske strani v intranetu zaradi obveščanja osebja o sprejetih ukrepih in aktualnih zdravstvenih nasvetih. Za posredovanje informacij, objavljenih na intranetu, je bila uporabljena elektronska pošta, da bi se informacije čim bolj razširile.

Institucijam je uspelo kar se da zmanjšati motnje njihovih glavnih dejavnostih

Institucije so se prilagodile, da so lahko še naprej izpolnjevale svoje vloge v skladu s Pogodbama

28 Vsaka od revidiranih institucij ima glavne dejavnosti, ki so povezane z njihovo vlogo, določeno v Pogodbah (povzetek je na sliki 2). Odpornost institucij med krizo je temeljila na njihovi sposobnosti, da izpolnijo svojo vlogo v skladu s Pogodbama in spoštujejo uveljavljena načela svojega delovanja, kot je večjezičnost⁷.

Institucije so prilagodile svoj poslovnike zaradi zagotavljanja neprekinjenega poslovanja med krizo

29 Pri zasnovi poslovnikov, ki so v revidiranih institucijah veljali januarja 2020, niso bile upoštevane morebitne dolgotrajne motnje. V nobenem od njih ni bilo specifičnih določb o tem, kako ravnati, kadar je srečevanje članov institucije resno oteženo.

30 Zakonodajne in proračunske pristojnosti v EU skupaj izvajata Parlament in Svet⁸. Za izpolnitev svoje vloge morata imeti možnost razpravljati in glasovati o pobudah za politike, ki jih predlaga Komisija, ter jih spreminjati. Pred krizo zaradi COVID-19 so se te dejavnosti skoraj v celoti izvajale s fizično udeležbo na sejah Parlamenta, sejah ministrov v Svetu ali sestankih delovnih skupin Ko so bile uvedene omejitve gibanja in potovanj, je bilo te seje s fizično udeležbo ali obravnave na kraju samem težje organizirati, v nekaterih primerih pa to sploh ni bilo mogoče. Poslovnika Komisije in Sodišča Evropske unije sta bila bolj prilagodljiva, saj so bile v njima določene možnosti, ki jih je mogoče uporabiti, kadar osebna srečanja niso mogoča (glej okvir 1).

31 Zaradi zagotovitve, da imajo institucije ustrezen okvir za neprekinjeno delovanje, so morale te (razen Sodišča Evropske unije) prilagoditi svoje poslovnike. Parlament je 20. marca 2020 spremenil pravila o glasovanju, in sicer tako, da je zdaj mogoče glasovanje na daljavo na plenarnem zasedanju, 8. aprila 2020 pa je spremenil pravila o glasovanju v odborih. Svoj poslovnik je končno spremenil decembra 2020, in sicer z uvedbo ukrepov v izrednih razmerah, v skladu s katerimi je parlamentarna zasedanja mogoče preložiti, premestiti na drugo lokacijo ali jih izvajati v ločenih dvoranah ali na daljavo. V revidiranem obdobju so poslanci Evropskega parlamenta glasovali na daljavo, čeprav so bili nekateri fizično prisotni v prostorih Parlamenta. Zaradi omejitev potovanj so bila plenarna zasedanja od marca 2020 do junija 2021 prestavljena iz Strasbourga v Bruselj.

32 Zaradi alternativne ureditve glasovanja je bilo mogoče nadaljevati zakonodajne dejavnosti. Zaradi udeležbe na daljavo je bilo tolmačenje zapletenejše (zaradi slabše kakovosti zvoka in pomanjkanja vidnega stika), zato so bila zasedanja krajša. Kljub temu so bile zakonodajne dejavnosti Parlamenta v letih 2020 in 2021 podobno obsežne kot v letu 2019 (glej tabelo 1 v Prilogi I).

33 Svet svojega poslovnika ni spremenil, je pa 23. marca 2020 uvedel začasno odstopanje, da bi tako olajšal uporabo pisnih postopkov pod določenimi pogoji. Institucija je potrebovala alternativno ureditev za sprejemanje aktov, saj so se ministrske razprave, ki so potekale prek videokonference, štele za neuradna srečanja, zato na njih bilo mogoče sprejeti nobenega uradnega akta Sveta. Na podlagi tega odstopanja se je Odbor stalnih predstavnikov vlad držav članic (Coreper) lahko odločil, da bo – v skladu z veljavnimi pravili o potrebni večini za obravnavani akt – uporabil pisni postopek. V praksi se je o obravnavanem aktu razpravljalo na neformalnih sejah, Coreper pa se je nato lahko odločil za uporabo pisnega postopka.

34 Svet je odstopanje prvotno sprejel za en mesec, nato pa ga je ves čas krize podaljševal . Trenutno odstopanje preneha veljati konec junija 2022. Coreper, ki ima sedež v Bruslju, se je ves čas krize še naprej fizično sestajal. S to ureditvijo se je delovna obremenitev Coreperja sicer povečala, vendar je Svet lahko tako ohranil podobno raven zakonodajne dejavnosti kot v prejšnjih letih (glej tabelo 2 v Prilogi I). Kadar je bilo le mogoče, so potekale tudi fizične seje Sveta.

35 Komisija je v izogib motnjam pri delovanju kolegija 22. aprila 2020 spremenila svoj poslovnik zaradi pojasnitve, da njeni sestanki lahko potekajo prek telekomunikacijskih sistemov, s pomočjo katerih se lahko člani identificirajo in uspešno sodelujejo. Delovni program Komisije za leto 2020 je bil maja 2020 prilagojen, da bi odrazil spremembe prioritet, ki so bile posledica krize zaradi COVID-19. Približno četrtina prvotno načrtovanih pobud za politike je bila zaradi pandemije preložena za tri do šest mesecev. Komisija je hkrati uvedla nove pobude za politike kot odziv na krizo, na primer načrt NextGenerationEU (NGEU) (glej okvir 2), ki je bil predlagan skupaj z večletnim finančnim okvirom za obdobje 2021–2027.

36 Dejavnost Sodišča Evropske unije je odvisna od zadev, ki so mu predložene. Med 16. marcem 2020 in 25. majem 2020 je Sodišče Evropske unije začasno prekinilo obravnave, saj so bili njegovi prostori zaprti za uslužbence. Začasna prekinitev obravnav pa ni pomenila prekinitve sodne dejavnosti (glej okvir 1). V obdobju, v katerem so bile obravnave prekinjene, je sodbe enkrat tedensko osebno izrekel predsednik. Po ponovnem pričetku obravnav je Sodišče Evropske unije vzpostavilo sistem IT, ki strankam, ki ne morejo pripotovati v Luksemburg, omogoča udeležbo na daljavo. Institucija po 25. maju 2020 ni ponovno prekinila sodne dejavnosti na kraju samem.

37 Celotni vpliv COVID-19 na sodno dejavnost Sodišča Evropske unije je bil mešan, saj je ta povezana z ravnjo dejavnosti tako nacionalnih sodišč, ki mu predložijo zadeve, kot institucij, organov, uradov in agencij EU. V letu 2020 je bilo prejetih manj zadev kot leta 2019. Število nerešenih zadev se je nekoliko povečalo, povprečno trajanje zadev pa ne (glej tabelo 4 v Prilogi I).

Institucije so si prizadevale ohraniti večjezičnost

38 Načelo večjezičnosti pomeni, da so vsi uradni jeziki držav članic EU uradni in delovni jeziki institucij. Za zagotovitev spoštovanja tega načela institucije uporabljajo prevajalce in tolmače. Pandemija COVID-19 je pomenila specifične omejitve za tolmače: tolmaških kabin zaradi omejevanja fizičnih stikov ni bilo mogoče v celoti izkoristiti, samostojni tolmači pa niso mogli vedno potovati. Prehod na seje na daljavo in hibridne seje je prinesel tehnične izzive (glej odstavek ‎32). Institucije so kljub temu vzpostavile rešitve za varovanje večjezičnosti med krizo (glej okvir 3).

Institucije so izpolnile svojo dolžnost skrbnega ravnanja v zvezi z uslužbenci in ohranile delovno zmogljivost

39 Institucije morajo svojim uslužbencem zagotavljati delovne pogoje, ki so skladni z ustreznimi zdravstvenimi in varnostnimi standardi⁹. Da bi institucije lahko ohranile neprekinjeno poslovanje, ne da bi jim bilo treba začasno prekiniti nebistvene dejavnosti, so morale tudi ohraniti razpoložljivost in uspešnost osebja na najvišji možni ravni.

Institucije so sprejele ustrezne ukrepe za zaščito zdravja svojih uslužbencev in preprečevanje okužb v svojih prostorih

40 Medinstitucionalno zdravniško komisijo sestavljajo uradni zdravniki institucij. Njena naloga je, da vodje uprave institucij obvešča o zdravstvenih temah. Od februarja 2020 je poslala vrsto obvestil, v katerih je najprej podrobno opisala razvoj pandemije, v naslednjih fazah pandemije pa predstavila soglasje svojih članov glede različnih ukrepov, ki jih je treba sprejeti za zagotovitev varnosti uslužbencev med bivanjem v prostorih institucij, in obveščala o smernicah glede psihološke podpore in cepljenjih.

41 Uslužbenci, ki so se februarja 2020 vrnili z območij z višjim tveganjem, so bili pozvani, naj delajo na daljavo, da bi se omejilo tveganje okužbe, institucije pa so od drugega tedna marca 2020 k delu na daljavo pozvale ranljive uslužbence. V celotnem revidiranem obdobju je medinstitucionalna zdravniška komisija priporočala delo na daljavo kot način za prekinitev verige prenosa okužb.

42 Na sliki 3 je prikazano spreminjanje stopnje prisotnosti uslužbencev v revidiranem obdobju na podlagi spremljanja, ki so ga opravile posamezne institucije:

• dokler so v državah članicah gostiteljicah veljale omejitve gibanja (pomlad 2020, zima 2020–2021), so temu sledile tudi institucije in v svojih prostorih ohranjale majhno število uslužbencev, ki so ga omejile na tiste, katerih prisotnost je bila nujna,
• ko so bile nacionalne omejitve postopoma odpravljene (junij 2020 in ponovno spomladi 2021), so institucije v svojih prostorih dovolile delati več uslužbencem, če je bila njihova prisotnost potrebna za podporo glavnim dejavnostim na kraju samem (kot so zasedanja, sestanki in obravnave),
• v obdobjih, ko so se zdravstvene razmere izboljšale (poletje in jesen 2020), so institucije k delu v pisarnah spodbujale tudi uslužbence, ki so poročali o težavah pri delu na daljavo.

43 Zaradi zagotavljanja varnosti uslužbencev, ki so delali na kraju samem, so institucije na podlagi priporočil medinstitucionalne zdravniške komisije, lastnih zdravstvenih služb in nacionalnih organov uvedle protokole (omejevanje fizičnih stikov, čiščenje, nošnja mask). Zdravstvene službe institucij so spremljale primere COVID-19 (med uslužbencu, pogodbenimi izvajalci in obiskovalci), da bi zmanjšale tveganje okužbe na kraju samem. Parlament je v svojih prostorih nudil tudi testiranje.

44 Institucije so od pomladi 2021 svoje uslužbence spodbujale k cepljenju, bodisi z vzpostavitvijo lastnih cepilnih centrov v dogovoru z lokalnimi organi (v Bruslju) bodisi z obveščanjem svojih uslužbencev o tem, kako se lahko vključijo v nacionalne cepilne kampanje (v Luksemburgu in drugih državah). Institucije so upoštevale pravila držav članic gostiteljic o cepljenju in dostopu do delovnih mest. Parlament je na podlagi priporočila medinstitucionalne zdravniške komisije naredil korak dlje od nacionalnih pravil in od novembra 2021 uvedel zahtevo po predložitvi digitalnega kovidnega potrdila za dostop do svojih prostorov.

Institucije so podpirale dobro počutje svojih uslužbencev in jim pomagale pri prilagajanju na nove delovne pogoje

45 Pred krizo je bilo število uslužbencev, ki so redno delali na daljavo, majhno: to možnost so imeli od leta 2009 v večini institucij lingvisti in prevajalci, od leta 2016 pa je bila razširjena na vse upravičene uslužbence, najprej v Parlamentu in Komisiji. Decembra 2019 je Komisija poročala, da možnost dela na daljavo občasno uporablja približno 25 % njene delovne sile (8 000 oseb). Ko so institucije sredi marca 2020 uvedle obvezno delo na daljavo, večina uslužbencev te možnosti ni uporabila še nikoli prej.

46 Institucije so za ohranjanje uspešnosti zaposlenih organizirale različne tečaje usposabljanja v zvezi z delom na daljavo in novimi orodji IT, ki so bila uvedena. Posebno pozornost so namenile usposabljanju in podpori srednjih vodstvenih delavcev, da bi ti lahko lažje vodili svoje ekipe na daljavo, in izboljšanju pogojev za delo od doma (glej Prilogo II).

47 Razpoložljivost osebja se je med krizo povečala, in sicer iz več razlogov. Podatki, ki jih je Sodišče pridobilo od Sveta in Komisije, kažejo, da so uslužbenci v obdobju 2020–2021 zabeležili več delovnih ur kot v prejšnjih letih. Vse institucije so poročale o zmanjšanju števila dni kratkotrajne bolniške odsotnosti. V vseh institucijah se je zmanjšalo tudi število delavcev s krajšim delovnim časom (predvsem uslužbencev, ki delajo 80 %, 90 % ali 95 % delovnega časa).

48 Revidirane institucije so uslužbencem dovolile delati na daljavo zunaj kraja zaposlitve¹⁰ kot izreden ukrep, sprejet na podlagi okoliščin (izolacija, nujna skrb za sorodnike). Ta možnost se je odobrila pod posebnimi pogoji. Za Parlament je bila možnost dela zunaj kraja zaposlitve namenjena omogočanju skrbi za sorodnike in zato pogojena z zahtevo po delu s krajšim delovnim časom in ustreznim znižanjem plače (glej Prilogo II). Ne glede na to, da so institucije število zaposlenih, ki so uporabljali to možnost, spremljale različno, so bile skupne zabeležene številke nizke: v Parlamentu te možnosti ni nikoli koristilo več kot 2 % uslužbencev, v Sodišču Evropske unije je bilo takih 3%, okoli 5 % v Komisiji (ki je uvedla mejo 10 dni na leto) in 5,8 % v Svetu (spremljanje je potekalo le v maju in juniju 2021). Ta izredni ukrep je bil do konca leta 2021 postopoma odpravljen.

Institucije so pospešile uvajanje obstoječih projektov modernizacije, vendar je digitalizacija upravnih storitev še vedno problematična

49 Da bi ohranile uspešnost uslužbencev tudi med krizo, so morale institucije zagotoviti, da je imela večina uslužbencev na voljo ustrezna orodja za delo na daljavo. Poiskati so morale alternativne rešitve za sestanke s fizično prisotnostjo. Te rešitve so morale biti varne in primere ter institucijam omogočati, da opravljajo tako podporne naloge kot glavne dejavnosti. Institucije so morale vzpostaviti upravne procese, prilagojene delu na daljavo, pri čemer so se morale bolj opirati na brezpapirne delovne postopke.

Kljub neenaki pripravljenosti so institucije uslužbencem hitro omogočile delo na daljavo

50 Institucije možnost dela na daljavo za vse uslužbence postopoma širijo od leta 2016 (glej odstavek ‎45). Hkrati so začeli svojim uslužbencem tudi zagotavljati opremo, ki jim omogoča, da delajo na daljavo: bodisi službene prenosne računalnike z dostopom do virtualnega zasebnega omrežja (VPN) bodisi licence za infrastrukturo navideznih namizij (VDI), ki zaposlenim omogočajo, da se v svoje delovno okolje povežejo z zasebno napravo.

51 Januarja 2020 so imele institucije različen obseg mobilne opreme IT za svoje uslužbence. V Svetu in Komisiji je imelo službene prenosne računalnike več kot 90 % uslužbencev. Obe instituciji sta imeli dovolj licenc VPN (stalnih ali nujnih) za vse svoje uslužbence. Imeli sta tudi omejeno število licenc VDI.

52 Parlament in Sodišče Evropske unije sta bila sredi uvajanja svojih programov za mobilnost na področju IT, ko se je zgodil prehod na delo na daljavo. Sodišče Evropske unije je leta 2019 pospešilo uvedbo svojega programa, da bi ga do pomladi 2020 zaključilo. Cilj Evropskega parlamenta je bil zaključiti dodelitev prenosnih računalnikov uslužbencem do konca parlamentarnega obdobja 2019–2024. Do sredine marca 2020 je približno 35 % uslužbencev Parlamenta in 71 % uslužbencev Sodišča Evropske unije že imelo rešitve VPN ali VDI, zaradi česar so lahko delali na daljavo. Vsi uslužbenci so imeli dostop do svojih službenih elektronskih nabiralnikov prek orodij za spletno pošto.

53 Parlament in Sodišče Evropske unije sta pospešila razdeljevanje prenosnih računalnikov. Obe instituciji sta pri razdeljevanju strojne opreme dali prednost ključnim službam, kot so sodna tajništva Sodišča Evropske unije, povečali pa sta tudi število razpoložljivih licenc VDI (za uslužbence, ki še niso imeli službenih prenosnih računalnikov). Do maja 2020 je 95 % njunih uslužbencev lahko delalo na daljavo z uporabo dostopa VPN ali licence VDI, do konca junija 2020 pa so imeli to možnost vsi uslužbenci.

54 Vse institucije so morale povečati tudi zmogljivost svoje infrastrukture, da bi ta zadoščala številu povezav. V prvih tednih prehoda na delo na daljavo so uslužbenci poročali o nekaterih težavah v zvezi s kakovostjo in stabilnostjo povezav, a so bile te do aprila 2020 večinoma rešene. Število zahtevkov, ki so jih prejele službe institucij za pomoč uporabnikom, se je od aprila 2020 znatno zmanjšalo, saj so se uslužbenci orodij za delo na daljavo navadili, zmogljivost pasovne širine pa se je povečala.

Zaradi krize se je pospešilo uvajanje orodij za sodelovanje v oblaku in specifičnih videokonferenčnih rešitev, vendar je to prineslo tudi probleme na področju varstva podatkov in varnosti

55 Orodja IT za sodelovanje omogočajo, da uslužbenci delajo skupaj, ne da bi bili v istem prostoru. Izraz zajema vrsto orodij, od videokonferenčnih rešitev do platform, ki omogočajo skupno rabo dokumentov in njihovo urejanje v realnem času. Institucije so nekatera od teh orodij uporabljale že pred krizo: Komisija, na primer, uporablja spletna mesta za sodelovanje že od leta 2013. Videokonferenčne rešitve so bile v institucijah običajne. Ponavadi so se uporabljale v posebej opremljenih sobah, in sicer pri organizaciji sestankov med institucijami in z zunanjimi deležniki.

56 Storitve v oblaku so od leta 2016/2017 po vsem svetu v porastu. Te storitve ponujajo nove možnosti za sodelovanje, saj niso omejene s fizično infrastrukturo. Nekatere institucije orodja v oblaku preskušajo od leta 2019, tudi videokonferenčne rešitve s funkcijami za sodelovanje (skupna raba in urejanje dokumentov). Vendar pa uporaba storitev v oblaku v primerjavi z infrastrukturo v prostorih institucije prinaša tveganja na področju varnosti in varstva podatkov¹¹.

57 Revidirane institucije različno ocenjujejo tveganja na področju varstva podatkov in varnosti IT, ki so povezana z orodji za sodelovanje v oblaku, zato so sprejele različne odločitve o njihovi uporabi. Sodba v zadevi Schrems II¹², objavljena julija 2020, in kasnejše priporočilo¹³ Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP) o tem, naj se nove storitve, ki zajemajo prenos osebnih podatkov izven EU, ne uporabljajo, sta pomenila dodatno raven omejitev glede tega, katere vrste orodij za sodelovanje bi institucije lahko uporabile. Institucije, ki so uporabljale storitve v oblaku in orodja za videokonference podjetij s sedežem v ZDA, so morale ponovno pregledati svoje pogodbe s ponudniki, da bi zagotovile ustrezno raven varstva podatkov (glej okvir 4).

58 Institucije so uvedle tudi posebne videokonferenčne rešitve, da bi omogočile izvedbo glavnih dejavnosti, kot so parlamentarne razprave, seje Sveta, sestanki kolegija komisarjev in sodne obravnave na daljavo. Zaradi zaprtja je izvedba projektov, ki so se nanašali na videokonference za glavne dejavnosti v institucijah, potekala hitreje.

59 Parlament je v okviru svojega portfelja projektov IT za obdobje 2019–2021 razmišljal o tem, kako celostno organizirati konference na daljavo, in sicer tako za govornike kot za udeležence ter z vsemi funkcijami, ki jih imajo konference z udeležbo v živo, kot so tolmačenje in interaktivne razprave. Marca 2020, ko je izbiral ponudnika za ta projekt, je bila sprejeta odločitev o prehodu na delo na daljavo, zato je bilo treba tudi hitro izbrati orodje.

60 Parlament je zmogel že teden dni po začetku zaprtja v Belgiji poslancem zagotoviti potrebno infrastrukturo za izvedbo sej odborov in plenarnih zasedanj na daljavo, vključno s simultanim tolmačenjem (glej okvir 3). Izbrano orodje in njegove funkcije si je prizadeval prilagoditi potrebam institucije. Institucija je tako lahko po juniju 2021, ko so plenarna zasedanja spet potekala v Strasbourgu, zmanjšala število zaposlenih, ki so tja potovali, saj je bilo tolmačenje mogoče zagotoviti od koder koli. Infrastruktura, na kateri temelji orodje, ki ga uporablja Parlament, je v celoti v oblaku.

61 Svet se je odločil za drugo programsko opremo, pri čemer je izbral orodje, ki se lahko uporablja tako prek storitev v oblaku kot prek strežnika v prostorih institucije, kar omogoča popoln nadzor nad povezavami za srečanja ministrov. Svet je januarja 2021 sprejel načrt za vzpostavitev videokonferenčne platforme za razprave o občutljivih ali tajnih informacijah do stopnje tajnosti EU SECRET, saj se je obstoječa programska oprema lahko uporabljala le za neobčutljive podatke, ki niso tajni. Občutljive in tajne zadeve se morajo obravnavati v prostorih institucije.

62 Parlament in Svet sta za videokonferenčne storitve, ki omogočajo parlamentarne razprave in seje Sveta, izbrala podjetja s sedeži v Evropi (EU ali EFTA), ki poslujejo v skladu s predpisi EU o varstvu podatkov. Sodišče Evropske unije ni uporabljalo storitev v oblaku (glej okvir 4), temveč je za izvedbo obravnav razvilo lastno videokonferenčno rešitev, ki temelji na že vzpostavljeni programski opremi (glej okvir 3).

Digitalizacija upravnih postopkov kljub izboljšavam še vedno ni zaključena

63 Zaradi zagotavljanja, da se lahko podporne naloge, zlasti na področju financ in človeških virov, nadaljujejo brez prekinitev ali zamud, so morale institucije digitalizirati svoje delovne postopke. Stopnja digitalizacije upravnih postopkov se je pred krizo zaradi COVID-19 med posameznimi institucijami razlikovala: orodja, kot so e-računi in digitalni podpisi, ter brezpapirni delovni postopki so se uporabljali, a različno pogosto.

64 Postopki elektronskega javnega naročanja (e-javno naročanje) prek platforme e-PRIOR so na voljo od leta 2009. Platforma e-PRIOR omogoča tudi, da dobavitelji svojim strankam izdajajo račune v elektronski obliki. Z e-računi, ki so obdelani avtomatsko, se spodbujajo digitalni delovni postopki na področju financ. Vendar te storitve ne uporabljajo vsi dobavitelji, institucije pa jih k temu ne spodbujajo proaktivno, zato se elektronsko izdajanje računov ne uporablja na splošno v vseh institucijah.

65 E-računi so predstavljali 57 % vseh računov, ki jih je Svet prejel leta 2019. V Sodišču Evropske unije je delež e-računov leta 2019 znašal 60 %. Motnje zaradi omejitev, ki so bile uvedene za omejitev širjenja COVID-19, so vplivale tudi na dobavitelje institucij, zaradi česar so nekateri prešli na e-račune. Svet in Sodišče Evropske unije sta poročala o neto povečanju števila prejetih e-računov, ki so leta 2020 pomenili 74 % vseh računov v obeh institucijah. Parlament in Komisija nista spremljala deleža e-računov, ki sta jih prejela. Parlament je prilagodil svoja pravila o upravljanju računov tako, da je sprejemal račune v elektronski obliki, tudi če niso bili poslani prek portala e-PRIOR.

66 Sedanji pravni okvir za elektronske podpise je bil vzpostavljen leta 2014¹⁴. Pogostejša uporaba elektronskih podpisov v institucijah EU je povezana s pogostejšo uporabo elektronskega upravljanja dokumentov, tudi za upravljanje spisov uslužbencev.

67 Pred krizo so se elektronski podpisi uporabljali v vseh institucijah razen v Sodišču Evropske unije, pri čemer je bila raven certificiranja odvisna od potrebe. Bolj splošna uvedba dela na daljavo in potreba po vzpostavitvi brezpapirnih delovnih postopkov sta spodbudila njihovo uporabo. Vendar je raven uporabe v institucijah neenakomerna. Svet je na primer sprejel elektronske podpise svojih dobaviteljev, svoje naročilnice pa podpisuje ročno. Komisija je za podpis pogodb začela uvajati kvalificirane elektronske podpise in to med krizo še pospešila. Sodišče Evropske unije v preteklosti še ni uporabljalo elektronskih podpisov, zato je med krizo za potrjevanje odločitev v zvezi s človeškimi viri sprva uporabljalo elektronsko pošto. Pozneje je s Komisijo podpisalo sporazum o uporabi orodja EU Sign (storitev elektronskih podpisov, ki jo upravlja Komisija), kar mu je omogočilo, da je do konca leta 2021 lahko vzpostavilo kvalificirani elektronski podpis. V času revizije sta Parlament in Svet postopoma uvajala kvalificirane elektronske podpise.

Začelo se je ocenjevanje učinkovitosti novih načinov dela v razmerah po krizi

Ocena za glavne dejavnosti je naprednejša kot za podporne naloge

68 Odporne organizacije so tiste, ki se iz krize zmorejo kaj naučiti in se tako okrepijo¹⁵. Za to je treba priti do spoznanj na podlagi izkušenj iz vseh vidikov odziva na krizo. Organizacija mora tudi opredeliti dobre prakse, ki jih je začela izvajati med krizo in ki bodo po koncu krize še vedno uporabne.

Institucije so začele zgodaj analizirati izkušnje

69 Ko so bile omejitve, uvedene pomladi 2020, odpravljene, so revidirane institucije začele opravljati analizo pridobljenih izkušenj pri njihovem odzivu na krizo zaradi COVID-19. Te zgodnje analize so bile osredotočene na krizno upravljanje in to, kako so se izvajali njihovi načrti neprekinjenega poslovanja.

70 Pri nobeni od teh analiz niso bile ugotovljene večje pomanjkljivosti pri tem, kako so institucije obvladovale krizo in kako so se nanjo odzvale. Spoznanja, pridobljena med pandemijo COVID-19, so bila vključena v ocene tveganja, ki so jih institucije izvedle leta 2021. V njih je bilo podrobneje kot v preteklih letih obravnavano tveganje nerazpoložljivosti uslužbencev zaradi pandemije. Kot blažilni ukrep za zmanjšanje tega tveganja so institucije predlagale delo na daljavo.

71 Institucije so od maja 2020 izvajale ankete med uslužbenci, da bi zbrale povratne informacije o različnih vidikih svojih odzivov (komuniciranje, uvedeni zdravstveni ukrepi) ter željah in pričakovanjih uslužbencev glede organizacije dela v prihodnosti, zlasti v zvezi z delom na daljavo, ko bo spet mogoča vrnitev v prostore institucije. Ker so se razmere spreminjale, so institucije opravljale dodatne ankete in se posvetovale z vodstvenimi delavci.

Institucije menijo, da so za njihove glavne dejavnosti primernejši fizični stiki

72 Revidirane institucije so vzpostavile nove načine za opravljanje svojih glavnih dejavnosti (glej odstavke ‎58 do ‎62), pri čemer so se bolj zanašale na uporabo videokonferenc in novih orodij za sodelovanje. Komisarji so se od maja 2020 znova srečevali v živo, saj so menili, da je ta način primernejši za politične razprave. V začetku leta 2022 so Parlament, Svet in Sodišče Evropske unije še vedno razmišljali o tem, v kolikšnem obsegu bi nove načine dela ohranili po pandemiji, vendar so na podlagi ocene učinkovitosti teh novih načinov dela pri svojih glavnih dejavnosti že sprejele nekatere odločitve.

73 Predsednik Parlamenta je leta 2021 dal pobudo za obsežen razmislek o Parlamentu po pandemiji COVID-19, imenovan ponovni razmislek o parlamentarni demokraciji. Razprava o uporabi glasovanja na daljavo v običajnih okoliščinah, ko se Parlament lahko sestane, vendar se zasedanja nekateri poslanci ne morejo udeležiti, je v času, ko je Sodišče zaključevalo revizijo, še potekala, in sicer ob upoštevanju priporočil fokusnih skupin poslancev, ki so sodelovale pri tem razmisleku. Iz zaključkov teh fokusnih skupin je razvidno, da so po mnenju poslancev parlamentarne razprave kakovostnejše, kadar potekajo osebno.

74 Hkrati je uprava Parlamenta podpisala nov sporazum s samostojnimi tolmači, da bi jim omogočila delo od doma in iz središč v državah članicah, kar je izboljšalo razpoložljivost tolmačev za nekatere jezike. Uprava ocenjuje nadaljnjo uporabo tolmačenja na daljavo za plenarno zasedanje v Strasbourgu, zaradi česar bi se lahko zmanjšalo število uslužbencev, ki tja potujejo.

75 Tudi Svet je ugotovil, da so fizična srečanja ministrov učinkovitejša od virtualnih. Kot je prikazano v tabeli 2 v Prilogi I, je večina sej (56 %) leta 2020 kljub veljavnim omejitvam potekala s fizično udeležbo. Vse zadevne strani menijo, da je za srečanja na visoki ravni, kot so srečanja Evropskega sveta (voditelji držav ali vlad držav članic EU), fizična oblika učinkovitejša. Da so srečanja s fizično udeležbo prva izbira, potrjuje to, da so bila pravila za lažjo uporabo pisnih postopkov zasnovana kot začasno odstopanje in ne kot stalne spremembe. Ko se bo odstopanje končalo, se bo pisni postopek spet uporabljal pod pogoji, določenimi v poslovniku. Svet namerava kljub temu ohraniti možnost neformalnih srečanj na daljavo, tudi za občutljive ali tajne razprave (glej odstavek ‎61), vključno z neformalnimi srečanji ministrov ali delovnih skupin, in sicer kot dopolnitev srečanj s fizično prisotnostjo, saj to omogoča izvedbo nujnih posvetovanj in izmenjave informacij.

76 Tudi Sodišče Evropske unije meni, da je udeležba na daljavo lahko sicer koristna, vendar ni povsem enakovredna obravnavi s fizično udeležbo, zato bi jo bilo kot možnost treba ohraniti le, kadar se stranka obravnave ne more fizično udeležiti.

Delo na daljavo se v institucijah uporablja pogosteje, ocena njegove primernosti v obdobju po krizi pa še poteka

77 Delo na daljavo in orodja IT, s katerimi se novi načini dela podpirajo, so bili uvedeni pred izbruhom pandemije COVID-19. Institucije so v okviru priprav na razmere po pandemiji COVID-19 razširile uporabo dela na daljavo, vendar je njihova ocena njegove učinkovitosti in primernosti v nekriznih razmerah v času revizije še potekala, saj krize še ni bilo konec.

78 Sodišče Evropske unije je maja 2021 opravilo anketo, v kateri je uslužbence in vodstvene delavce pozvalo k oceni, katere delovne ureditve so najprimernejše za njihove naloge. Rezultati so pokazali, da manj kot polovica uslužbencev (40 %) meni, da so pri pripravi besedil ob delu na daljavo delali učinkoviteje kot v prostorih institucije, 37 % pa ni zaznalo nobene razlike. Pri nalogah, ki zahtevajo interakcijo s sodelavci, ali usposabljanju je le nekaj anketirancev navedlo, da navedeno raje opravljajo od doma. Komisija in Parlament pred ponovnim pregledom svojih pravil o delu na daljavo nista opravila takšne ankete. Parlament je v času revizije učinkovitost obsežnejšega dela na daljavo še ocenjeval, Komisija pa je zaključevala pripravo novega sklopa pravil (glej okvir 5). Pravila Sveta o delu na daljavo so bila sprejeta tik pred začetkom širjenja COVID-19, zato jih po njegovem mnenju ni bilo treba spreminjati. Nobena od revidiranih institucij svojim uslužbencem ni nudila dela na daljavo za polni delovni čas (glej Prilogo III).

79 Delo na daljavo zunaj kraja zaposlitve, ki je bilo dovoljeno ali podaljšano kot del ukrepov skrbnega ravnanja v zvezi z uslužbenci (glej odstavek ‎39), naj bi bilo v nekaterih institucijah v skladu s pravili, ki veljajo po pandemiji COVID-19, v omejenem obsegu še vedno mogoče (glej Prilogo III). Ta ukrep je sicer prvenstveno odziv na zahteve zaposlenih, vendar institucije učinkovitosti njegovega nadaljnjega izvajanja še niso ocenile.

Proračunski in okoljski vplivi novih delovnih ureditev se v vseh institucijah ne ocenjujejo dosledno

80 Institucije EU so si v preteklih letih prizadevale zmanjšati svoje upravne odhodke in ustvariti prihranke z učinkovitejšimi načini dela¹⁶. Poleg dela na daljavo in mobilnosti na področju IT so načrti za nove načine dela pred pandemijo COVID-19 zajemali novo ureditev pisarn, uvedbo prostorov za sodelovanje in zmanjšanje števila posamičnih pisarn. Ti ponujajo dodatne priložnosti za prihranke in zmanjšanje ogljičnega odtisa institucij.

81 Spremembe načinov dela med krizo zaradi COVID-19 so na upravne odhodke institucij (glej sliko 4) vplivale različno.

• Stroški, povezani s potovanji, so se znatno zmanjšali.
• Odhodki za IT so se povečali zaradi dodatnih naložb, potrebnih za podporo delu na daljavo. Obseg povečanja je bil odvisen od naložb, ki so bile potrebne v posamezni instituciji (predvsem opreme ali razvoja novih videokonferenčnih rešitev).
• Odhodki za stavbe so bili pri nekaterih postavkah nižji (varnost, komunalne storitve), saj so bile stavbe večinoma prazne, pri drugih pa višji (čiščenje) zaradi protokolov v zvezi s COVID-19. Gradbena dela (Parlament, Komisija) so se nadaljevala, vendar včasih s preoblikovanimi načrti zaradi pričakovanega vpliva novih načinov dela. Nekatere institucije so sredstva iz premalo izkoriščenih proračunskih vrstic, ki so ostala na voljo, uporabile za nakup stavb, ki so jih uporabljale (Parlament), ali za predhodna odplačila posojil (Sodišče EU).

82 Revidirane institucije so v svojih letnih poročilih o dejavnostih za leto 2020 poročale o prihrankih, povezanih s krizo zaradi COVID-19. Ker pa se ti nanašajo predvsem na stavbe in potovanja, ki skupaj predstavljajo približno 10 % razdelka upravnih odhodkov v proračunu EU, je bil vpliv na upravne stroške majhen. Institucije še niso predložile predlogov o tem, kako bi lahko ti prihranki na podlagi obsežnejše uporabe novih načinov dela postali trajnejši.

S širšo uporaba sej na daljavo se lahko prihranijo potni stroški

83 Parlament namerava še naprej uporabljati tolmačenje na daljavo, zaradi česar tolmačem ne bo treba toliko potovati (glej odstavek ‎74). Morebitnih prihrankov zaradi te odločitve Parlament ni ocenil, institucija pa v svojem proračunu za leto 2022 prav tako ni načrtovala znatnega zmanjšanja potnih stroškov v primerjavi s predkoronskim proračunom za leto 2020. Poleg tolmačev bi lahko institucija zaradi napredka na področju videokonferenc zmanjšala število podpornega osebja, ki potuje na plenarno zasedanje v Strasbourg, kar bi pomenilo možnost dodatnih prihrankov. Najbolj aktualna analiza stroškov, povezanih s potovanji na plenarno zasedanje, je bila narejena leta 2013. Takrat so službena potovanja tolmačev v Strasbourg stala 3,1 milijona EUR na leto (12 % vseh potnih stroškov za Strasbourg), službena potovanja drugih uslužbencev pa 12,3 milijona EUR na leto¹⁷.

84 Za Svet službena potovanja ne pomenijo velikih odhodkov in so bolj povezana z njegovimi glavnimi političnimi dejavnostmi kot s podpornimi nalogami. Institucija namerava neformalne seje na daljavo ohraniti kot del svojega običajnega načina dela (glej odstavek ‎75). Pričakuje se, da bodo novi načini dela nekoliko vplivali na njene potne stroške, vendar še ni bilo ocenjeno, koliko.

85 Komisija namerava v skladu s svojo zeleno strategijo izkoristiti nove načine dela in spodbuja svoje uslužbence, naj potujejo le, kadar sestanki na daljavo niso primerni. V proračunskem smislu se je skupni proračun za službena potovanja (uslužbencev in komisarjev) za leto 2022 v primerjavi z letom 2019 zmanjšal za 22 %.

86 Odhodki Sodišča Evropske unije za potovanja so zelo nizki. Institucija v letu 2022 kljub temu načrtuje zmanjšanje za 17 % v primerjavi z letom 2019.

Z izjemo Komisije se institucije niso odločile za bistvene spremembe svojih nepremičninskih strategij

87 Lastniška struktura stavb institucij se razlikuje glede na institucijo in lokacijo¹⁸. Ker imajo institucije stavbe bodisi v lasti bodisi v najemu, nimajo enakih finančnih omejitev ali enakih spodbud za zmanjšanje pisarniških prostorov zaradi doseganja prihrankov. Delo na daljavo vpliva na povprečno stopnjo zasedenosti prostorov. Bolj obsežno delo na daljavo po pandemiji bi lahko pomenilo dodatno zmanjšanje povprečne zasedene pisarniške površine v institucijah.

88 Parlament ima v lasti večino svojih stavb. Trenutno veljavno nepremičninsko strategijo je sprejel leta 2018. Institucija ni sprejela odločitve o zmanjšanju pisarniških prostorov v Bruslju, vendar je v okviru svoje politike konsolidacije lastništva stavb (za 74,9 milijona EUR) kupila stavbo v bližini svojih osrednjih prostorov, ki jo je prej najemala, pri čemer je uporabila preostala sredstva iz proračuna za leto 2020. V Luksemburgu so bili načrti za gradnjo stavbe KAD II dodatno spremenjeni, deloma zaradi upoštevanja spremenjenih načinov dela. Parlament se je odločil, da ne bo nadaljeval nekaterih delov projekta, katerih strošek po njegovih ocenah znaša 18,6 milijona EUR (4 % skupnih stroškov).

89 Svet ima v lasti vse svoje pisarne. V času revizije Sodišča je razmišljal o novi nepremičninski strategiji.

90 Lastniška struktura pisarn Komisije je bolj raznolika kot v drugih institucijah, saj ima stavbe v lasti, najemu in dolgoročnem zakupu. Komisija je tudi institucija z največjim nepremičninskim portfeljem in ima zato več možnosti za prihranke. Komisija je nove načine dela uvedla že pred krizo zaradi COVID-19, zaradi krize pa se je odločila, da bo ta koncept še poglobila. V skladu z nepremičninsko strategijo Komisije za obdobje 2022–2030 je v Bruslju predvideno 25-odstotno zmanjšanje zasedenega pisarniškega prostora v stavbah do leta 2030 ter tretjinsko zmanjšanje odhodkov (skupaj 73,1 milijona EUR med letoma 2021 in 2030). Ti načrti temeljijo na predpostavkah, da bo najmanj 20 % uslužbencev delalo na daljavo in da bodo skupni prostori na podlagi dejavnosti postopoma nadomestili posamične pisarne. Odločitve o bistvenem zmanjšanju pisarniških prostorov v prostorih Komisije v Luxembourgu še ni bilo, vendar so v njenih lokalnih nepremičninskih načrtih predvideni prostori, prilagojeni različnim dejavnostim.

91 Politika Sodišča Evropske unije je lastništvo stavb, ki jih uporablja. Pravila o delu na daljavo, sprejeta julija 2021, bodo omogočila obsežnejše delo na daljavo, vendar v času revizije institucija ni načrtovala, da bo v kratkem ponovno pregledala svoje nepremičninske strategije, temveč bo raje počakala nekaj let, da bo ocenila potrebe zaradi novih načinov dela.

Priložnosti v smislu vpliva na okolje niso bile jasno opredeljene

92 Zaradi sprememb ureditev na področju službenih potovanj in zgradb ter obsežnejšega dela na daljavo imajo revidirane institucije možnost zmanjšati svoj vpliv na okolje. Vse se tega zavedajo, vendar to vprašanje v svoje okoljske strategije uvajajo različno hitro.

93 Parlament je konec leta 2019 sprejel sklop okoljskih kazalnikov za spremljanje svoje uspešnosti na okoljskem področju. V vmesni oceni, ki je sledila (december 2020), je bil predstavljen vpliv novih načinov dela, uvedenih med pandemijo, skupaj s scenariji o tem, kako bi jih lahko institucija izkoristila, zlasti za zmanjšanje emisij, povezanih s prometom. Glavni cilj zelene strategije Komisije je doseči podnebno nevtralnost do leta 2030, in sicer z zmanjšanjem obsega pisarniških prostorov, uporabo stavb z nizko porabo energije, izboljšanjem energijske učinkovitosti (tehnične izboljšave in spremembe vedenja) in zmanjšanjem emisij zaradi potovanj. Za uresničitev slednjega je Komisija na platformi, ki jo uporablja za upravljanje službenih potovanj, uvedla kalkulator za izračun emisij.

Zaključki in priporočila

94 Sodišče je zaključilo, da so institucije EU pokazale svojo odpornost pri srečevanju s pandemijo COVID-19. Njihov odziv je bil hiter in prilagodljiv ter podprt s preteklimi naložbami v digitalizacijo. Vendar institucije še niso v celoti ocenile, koliko bodo novi načini dela, uvedeni v odziv na COVID-19, verjetno učinkoviti in bodo prinesli prihranke v obdobju po krizi.

95 Sodišče je ugotovilo, da so bili načrti institucij za neprekinjeno poslovanje pred začetkom krize zaradi COVID-19 pripravljeni v skladu z uveljavljenimi standardi. Vendar so bili zasnovani za obvladovanje kratkotrajnih dogodkov z velikim vplivom in ne dolgotrajnih motenj, ki jih je povzročila pandemija COVID-19 (odstavki ‎14 do ‎19).

96 Kriza zaradi COVID-19 ni potekala po vzorcu motenj, predvidenem v načrtih institucij za neprekinjeno poslovanje. Institucije so ohranile tiste dele svojih načrtov neprekinjenega poslovanja, ki so bili relevantni, in jih prilagodile specifičnim zahtevam COVID-19, da bi lahko v kratkem času organizirale svoj odziv. V njih tudi ni bil določen forum, v katerem bi se institucije hitro posvetovale o odločitvah, ki so jih sprejemale v odziv na krizo. Da bi vsaj nekoliko uskladile ukrepe, ki so jih izvajale, so se institucije za izmenjavo informacij oprle na obstoječe strukture in uspele zmanjšati razlike v svojih odzivih. Zaradi svoje avtonomije, različnih vlog in različnih nacionalnih pravil, ki so jih morale upoštevati, niso imele veliko možnosti, da bi se odzvale enako (odstavki ‎20 do ‎27).

Priporočilo 1 – Institucije naj v svoje načrte neprekinjenega poslovanja zajamejo dolgotrajne motnje in medinstitucionalno sodelovanje

Institucije naj na podlagi spoznanj, pridobljenih pri odzivu na krizo zaradi COVID-19, v svoje načrte neprekinjenega poslovanja vključijo ukrepe, ki se nanašajo na dolgotrajne motnje. Dogovori o medinstitucionalnem sodelovanju v primeru dogodkov, ki vplivajo na vse institucije, naj bodo prav tako vključeni v načrte neprekinjenega poslovanja.

Ciljni rok za izvedbo: 1. četrtletje leta 2023.

97 Sodišče je ugotovilo, da so se institucije na krizo odzvale prilagodljivo, kar jim je omogočilo, da so motnje kar se da zmanjšale. Po potrebi so prilagodile svoje poslovnike, izkazale prilagodljivost pri prilagajanju načinov dela tako, da so lahko opravljale svoje glavne dejavnosti, in še naprej izpolnjevale svoje vloge, ki so jim bile dodeljene v skladu s Pogodbama. Uspele so sprejeti pomembne politične pobude in večletni finančni okvir za obdobje 2021–2027 ter še naprej izdajale sodbe v podobnem obsegu kot v letih pred pandemijo COVID-19 (odstavki 28 do ‎38).

98 Institucije so sprejele ukrepe za ohranitev zdravja svojih uslužbencev in zagotovitev neprekinjenega poslovanja. Upoštevale so zdravniške nasvete, ki jih je izdala medinstitucionalna zdravniška komisija, ter sprejele enaka ali strožja pravila, kot jih je zahtevala nacionalna zakonodaja države gostiteljice. Ukrepi, uvedeni za podporo uslužbencem (oprema, usposabljanje, socialni ukrepi), so bili uspešni pri ohranjanju njihove uspešnosti med krizo (odstavki ‎39 do ‎48).

99 Na začetku krize so bili uslužbenci v različnih institucijah različno opremljeni za delo na daljavo, vendar je v šestih tednih vsem institucijam uspelo vsem njihovim uslužbencem zagotoviti rešitve za delo na daljavo (odstavki ‎49 do ‎54). Institucije so dobro uporabljale orodja za sodelovanje. Zaradi specifičnih potreb, pomislekov glede varstva podatkov, varnosti in zaupnosti so institucije ta orodja uvajale različno hitro in izbrale različne ponudnike (odstavki ‎55 do ‎62). Zaradi delovnih ureditev, vzpostavljenih med krizo zaradi COVID-19, se je v institucijah EU pojavila večja potreba po brezpapirnih delovnih postopkih. Digitalizacija delovnih postopkov je napredovala, vendar je bilo njeno izvajanje, skupaj z rešitvami, kot sta izdajanje elektronskih računov in kvalificirani elektronski podpis, v institucijah neenakomerno. Upravne storitve kljub izboljšavam še niso bile v celoti digitalizirane. Zlasti kar zadeva e-račune, se njihova interna uporaba ne spremlja in ne spodbuja v vseh institucijah (odstavki ‎63 do ‎67).

Priporočilo 2 – Institucije naj okrepijo digitalizacijo upravnih storitev

Institucije naj na podlagi spoznanj, pridobljenih pri odzivu na krizo zaradi COVID-19, še bolj okrepijo digitalizacijo svojih upravnih storitev z:

1. nadaljevanjem uvajanja brezpapirnih delovnih postopkov in obširnejšo uporabo elektronskega podpisa, vključno s kvalificiranimi elektronskimi podpisi;
2. spremljanjem in pogostejšo uporabo elektronskih računov.

Ciljni rok za izvedbo: 4. četrtletje leta 2023.

100 Institucije so začele zbirati pridobljena spoznanja že v zgodnji fazi krize, o razmerah po pandemiji COVID-19 pa so razmišljale med celotno krizo (odstavki ‎68 do ‎71). Sodišče je ugotovilo, da so vse revidirane institucije, ki so uvedle načine za izvajanje svojih glavnih dejavnosti na daljavo, prišle do podobnega zaključka: sestanki na daljavo so rezervna rešitev v času motenj ali izrednih razmer in so lahko koristni za nekatere namene, kot so nujna posvetovanja in izmenjava mnenj, kar pa zadeva glavne dejavnosti, dolgoročno ne morejo nadomestiti sestankov s fizično udeležbo (odstavki ‎72 do ‎76). Institucije so v pravilih, ki so jih oblikovale za razmere po pandemiji COVID-19, določile obširnejše možnosti za delo na daljavo. Velik obseg dela na daljavo se je v kriznih razmerah sicer izkazal za koristnega, vendar njegova učinkovitost v primerjavi z delovnimi ureditvami, ki so se uporabljale pred pandemijo COVID-19, ni bila vedno ocenjena ob upoštevanju nekriznih okoliščin (odstavki ‎77 do ‎79).

101 Kriza zaradi COVID-19 je imela v institucijah omejen, kratkoročni finančni vpliv, saj so se prihranki na nekaterih področjih odhodkov, kot so potovanja, uporabili za financiranje naložb v IT. Kriza je prav tako pospešila spremembe delovnih ureditev in vse institucije pričakujejo, da bosta področji potovanj in upravljanja stavb po pandemiji COVID-19 drugačni, vendar doslej še niso dosledno ocenile morebitnih prihrankov zaradi novih načinov dela. Podobno institucije še niso dosledno ocenile učinka novih načinov dela na svoje okoljske politike (odstavki ‎80 do ‎93).

Priporočilo 3 – Institucije naj ocenijo primernost novih načinov dela v razmerah po pandemiji COVID-19

Pri ocenjevanju primernosti novih načinov dela v razmerah po pandemiji COVID-19 naj institucije:

1. ocenijo primernost sestankov, ki potekajo v celoti na daljavo, v primerjavi s tistimi v hibridni obliki, ter sprejmejo smernice o ureditvah delovanja na daljavo glede na dejavnost;
2. ocenijo vpliv dela na daljavo in po potrebi prilagodijo pravila, ki veljajo po pandemiji COVID-19;
3. spremljajo vpliv novih načinov dela na proračun, zlasti kar zadeva stavbe, in o tem poročajo;
4. spremljajo vpliv novih načinov dela na okolje in o tem poročajo.

Na podlagi teh ocen naj se institucije odločijo o morebitnih spremembah svojih novih delovnih ureditev.

Ciljni rok za izvedbo: 2. četrtletje leta 2024.

To poročilo je sprejel senat V, ki ga vodi Tony Murphy, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu 14. junija 2022.

Prilogi

Priloga I – Vpliv COVID-19 na dejavnosti revidiranih institucij

V spodnjih tabelah je prikazan vpliv krize zaradi COVID-19 na glavne dejavnosti revidiranih institucij.

Priloga II – Ukrepi, ki so bili sprejeti za podporo uslužbencem pri delu na daljavo med krizo zaradi COVID-19 do konca leta 2021

Priloga III – Ureditev dela na daljavo v revidiranih institucijah po pandemiji COVID-19

Kratice

Coreper: Odbor stalnih predstavnikov vlad držav članic Evropske unije

EFTA: Evropsko združenje za prosto trgovino

ENVP: Evropski nadzornik za varstvo podatkov

NGEU: instrument NextGenerationEU

Sodišče EU: Sodišče Evropske unije

SZO: Svetovna zdravstvena organizacija

VDI: infrastruktura navideznih namizij

VPN: virtualno zasebno omrežje

Glosar

Coreper: odbor predstavnikov držav članic, ki je pristojen za pripravo dela Sveta Evropske unije.

Član institucije EU: oseba, ki je bila bodisi imenovana bodisi izvoljena v organ odločanja institucije EU.

E-račun: račun, ki se izda, pošlje in prejme v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča avtomatsko obdelavo.

Infrastruktura navideznih namizij: namizno okolje, ki gostuje na osrednjem strežniku in se da na voljo osebnim računalnikom in drugim napravam.

Kvalificirani elektronski podpis: elektronski podpis, ki ima v pravu EU enak pravni učinek kot lastnoročni podpis in ga ni mogoče zatajiti.

Računalništvo v oblaku: obdelava in shranjevanje podatkov na daljavo prek interneta.

Virtualno zasebno omrežje: sistem, ki uporabnikom omogoča dostop do varnega omrežja na daljavo prek interneta.

Odgovori institucij

https://www.eca.europa.eu/sl/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Časovni okvir

https://www.eca.europa.eu/sl/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Revizijska ekipa

V posebnih poročilih Sodišča so predstavljeni rezultati njegovih revizij politik in programov EU ali tem v zvezi z upravljanjem na posameznih področjih proračuna. Sodišče izbira in načrtuje revizijske naloge tako, da je njihov učinek kar največji, in pri tem upošteva tveganje za smotrnost ali skladnost, višino ustreznih prihodkov ali porabe, prihodnji razvoj ter politični in javni interes.

To revizijo smotrnosti je opravil revizijski senat V – Financiranje in upravljanje EU –, ki ga vodi član Evropskega računskega sodišča Tony Murphy. Revizijo je vodil član Evropskega računskega sodišča Marek Opioła, pri njej pa so sodelovali vodja njegovega kabineta Kinga Wisniewska‑Danek, ataše v njegovem kabinetu Bernard Witkos, vodilni upravni uslužbenec Colm Friel, vodja naloge Marion Kilhoffer ter revizorji Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot in Nikolaos Kylonis. Jesús Nieto Muñoz in Alexandra Mazilu sta zagotovila grafično podporo, jezikovno podporo pa Richard Moore.

Od leve proti desni: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Opombe

¹ GUID 5330 –Guidance on Auditing Disaster Management.

² Naslov III Pogodbe o Evropski uniji.

³ Člen 13 Pogodbe o Evropski uniji.

⁴ Uredba št. 31 (EGS), 11 (ESAE) o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike.

⁵ ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements.

⁶ Prav tam.

⁷ Glej člen 24 Pogodbe o delovanju EU, člen 55 Pogodbe o EU in Uredbo št. 1/1958.

⁸ Člena 14 in 16 Pogodbe o Evropski uniji.

⁹ Glej člen 1e Uredbe št. 31 (EGS), 11 (ESAE) o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike.

¹⁰ Glej člen 20 Uredbe št. 31 (EGS), 11 (ESAE) o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike.

¹¹ Posebno poročilo št. 5/2022: Kibernetska varnost institucij, organov in agencij EU.

¹² Zadeva C-311/18 – Facebook Ireland in Schrems, z dne 16. julija 2020, o razveljavitvi sklepa o zasebnostnem ščitu EU-ZDA za prenos in obdelavo osebnih podatkov.

¹³ Glej strateške smernice ENVP za institucije EU, objavljene oktobra 2020: ENVP močno spodbuja institucije, organe, urade in agencije EU, naj zagotovijo, da novi postopki obdelave ali nove pogodbe s ponudniki storitev ne vključujejo prenosa osebnih podatkov v Združene države Amerike.

¹⁴ Uredba (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu.

¹⁵ GUID 5330 –Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Posebno poročilo št. 15/2019: Izvajanje svežnja kadrovskih reform iz leta 2014 na Komisiji.

¹⁷ Analiza morebitnih prihrankov za proračun EU, če bi Evropski parlament centraliziral svoje delovanje.

¹⁸ Posebno poročilo št. 34/2018: Pisarniški prostori institucij EU.

Stik

EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE
12, rue Alcide De Gasperi
L-1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel. +352 4398-1
Vprašanja: eca.europa.eu/sl/Pages/ContactForm.aspx
Spletišče: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Veliko dodatnih informacij o Evropski uniji je na voljo na internetu.
Dostop je mogoč na strežniku Europa (https://europa.eu).

Luxembourg: Urad za publikacije Evropske unije, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8383-0	ISSN 1977-5784	doi:10.2865/015504	QJ-AB-22-016-SL-N
HTML	ISBN 978-92-847-8369-4	ISSN 1977-5784	doi:10.2865/501770	QJ-AB-22-016-SL-Q

AVTORSKE PRAVICE

© Evropska unija, 2022

Politika Evropskega računskega sodišča (Sodišča) glede ponovne uporabe je določena v njegovem sklepu o politiki odprtih podatkov in ponovni uporabi dokumentov ECA Decision No 6-2019.

Če ni drugače navedeno (npr. v posameznih obvestilih o avtorskih pravicah), so vsebine Sodišča, ki so v lasti EU, pod licenco Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Praviloma je zato ponovna uporaba dovoljena, če se ustrezno navede vir in označijo morebitne spremembe. Kdor ponovno uporabi vsebine Sodišča, ne sme potvoriti prvotnega pomena ali sporočila. Sodišče ni odgovorno za morebitne posledice ponovne uporabe.

Če so na gradivu prikazane določljive fizične osebe, npr. na fotografijah uslužbencev Sodišča, ali če gradivo vsebuje dela tretjih oseb, je treba pridobiti dodatne pravice.

Kadar je pridobljeno tako dovoljenje, se z njim razveljavi in nadomesti zgoraj omenjeno splošno dovoljenje, zato morajo biti v njem jasno navedene morebitne omejitve glede uporabe.

Za uporabo in prikazovanje vsebin, katerih lastnica ni EU, je morda treba pridobiti dovoljenje neposredno od imetnikov avtorskih pravic.

Programska oprema ali dokumenti, za katere veljajo pravice industrijske lastnine, kot so patenti, blagovne znamke, registrirani modeli, logotipi in imena, niso vključeni v politiko Sodišča glede ponovne uporabe.

Na spletiščih institucij Evropske unije znotraj domene europa.eu so povezave do spletišč tretjih oseb. Ker Sodišče na ta spletišča ne more vplivati, vas poziva, da preberete njihove dokumente o politiki glede varstva osebnih podatkov in avtorskih pravic.

Uporaba logotipa Sodišča

Logotip Sodišča se ne sme uporabljati brez predhodnega soglasja Sodišča.

Stik z EU

Osebno
Po vsej Evropski uniji je na stotine informacijskih točk Europe Direct. Naslov najbližje lahko najdete na spletni strani: https://europa.eu/european-union/contact_sl.

Po telefonu ali elektronski pošti
Europe Direct je služba, ki odgovarja na vaša vprašanja o Evropski uniji. Nanjo se lahko obrnete:

• s klicem na brezplačno telefonsko številko: 00 800 6 7 8 9 10 11 (nekateri ponudniki lahko klic zaračunajo),
• s klicem na navadno telefonsko številko: +32 22999696 ali
• po elektronski pošti s spletne strani: https://europa.eu/european-union/contact_sl.

Iskanje informacij o EU

Na spletu
Informacije o Evropski uniji v vseh uradnih jezikih EU so na voljo na spletišču Europa: https://europa.eu/european-union/index_sl.

Publikacije EU
Brezplačne in plačljive publikacije EU lahko prenesete s https://op.europa.eu/sl/publications ali jih tam naročite. Za več izvodov brezplačnih publikacij se obrnite na Europe Direct ali najbližjo informacijsko točko (https://europa.eu/european-union/contact_sl).

Zakonodaja EU in drugi dokumenti
Do pravnih informacij EU, vključno z vso zakonodajo EU od leta 1951 v vseh uradnih jezikovnih različicah, lahko dostopate na spletišču EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu.

Odprti podatki EU
Do podatkovnih zbirk EU lahko dostopate na portalu odprtih podatkov EU (https://data.europa.eu/sl). Podatke lahko brezplačno prenesete in uporabite tudi v komercialne namene.