ES institucijos ir COVID-19
Nors reaguota greitai, dar kils iššūkių siekiant kuo geriau pasinaudoti krizės paskatintomis inovacijomis ir lankstumu

Santrauka

I 2020 m. sausio mėn. pabaigoje Europoje oficialiai užregistruotas pirmasis COVID-19 atvejis. Vos per kelias savaites liga išplito visoje ES, todėl dauguma valstybių narių buvo priverstos imtis priemonių, kad sulėtintų infekcijos plitimą. Kadangi piliečiai buvo raginami likti namuose ir dirbti nuotoliniu būdu, ES institucijos turėjo rasti būdų, kaip užtikrinti veiklos tęstinumą.

II Atliekant šį auditą siekta įvertinti ES institucijų atsparumą: jų pasirengimo lygį, kaip jos prisitaikė prie COVID-19 pandemijos ir ko išmoko. Visų pirma tikrinome, ar institucijos:

1. laikėsi pripažintų standartų savo veiklos tęstinumo planuose ir ar šie planai buvo pritaikyti atsižvelgiant į pandemijos sukeltus sutrikimus;
2. sugebėjo veikti: kuo labiau sumažinti sutrikimus ir atlikti atitinkamas ES sutartimis pavestas funkcijas;
3. pasimokė iš įgytos patirties, kad pritaikytų darbo sąlygas COVID-19 pandemijai pasibaigus.

III Mūsų auditas apėmė keturias ES institucijas: Europos Parlamentą, Tarybą, Europos Komisiją ir Europos Sąjungos Teisingumo Teismą. Audito metu daugiausia nagrinėjome, kaip institucijų administracijos tvarkėsi su krize nuo 2020 m. vasario mėn. iki 2021 m. liepos mėn. Atsižvelgėme ir į sprendimus, priimtus po 2021 m. liepos mėn., jeigu jie turėjo poveikio institucijų darbo sąlygoms COVID-19 pandemijai pasibaigus.

IV Padarėme išvadą, kad kilus COVID-19 pandemijai ES institucijos parodė esančios atsparios. Jų atsakas buvo greitas ir lankstus ir jos pasinaudojo ankstesnėmis investicijomis į skaitmeninimą. Tačiau jos dar visapusiškai neįvertino, kokiu mastu reaguojant į COVID-19 nustatyti nauji darbo metodai bus efektyvūs ar padės sutaupyti lėšų krizei pasibaigus.

V Nustatėme, kad audituotų institucijų veiklos tęstinumo planai buvo parengti taip, kad jais būtų galima remtis reaguojant į krizę, tačiau jie nebuvo pritaikyti ilgalaikiam sutrikimui ar sveikatos krizei ir turėjo būti papildyti ad hoc sprendimais. Veiklos tęstinumo planuose nebuvo nurodytas forumas, kuriame institucijos galėtų greitai viena su kita konsultuotis dėl sprendimų, kuriuos jos turėjo priimti reaguodamos į krizę. Siekdamos užtikrinti tam tikrą savo veiksmų nuoseklumą, jos rėmėsi esamomis sistemomis, kad galėtų dalytis informacija, ir sugebėjo sumažinti savo atsakomųjų veiksmų skirtumus. Dėl jų savarankiškumo, skirtingų funkcijų ir įvairių nacionalinių taisyklių, į kurias jos turėjo atsižvelgti, jų galimybės užtikrinti identiškus atsakomuosius veiksmus, buvo ribotos.

VI Taip pat nustatėme, kad audituotos institucijos parengė ir įgyvendino lankstų atsaką į krizę. Jos pritaikė darbo tvarkos taisykles, kad apsaugotų savo pagrindinę veiklą, ir paskelbė, kad darbuotojams, kurių buvimas darbo vietoje nėra būtinas, į biuro patalpas atvykti draudžiama. Taip jos galėjo kuo labiau sumažinti sutrikimus ir atlikti joms Sutartimis pavestas funkcijas. Krizės pradžioje institucijų nuotolinio darbo įranga buvo įvairaus lygio. Tačiau per šešias savaites galimybę visiems savo darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu sudarė visos institucijos. Reaguodamos į krizę institucijos paspartino IT modernizavimo projektų, pavyzdžiui, naujų komunikacijos ir bendradarbiavimo priemonių, diegimą ir ėmė dažniau taikyti bepopierius darbo srautus, e. parašą ir e. sąskaitas faktūras. Nepaisant padarytos pažangos, administracinės paslaugos dar nėra visiškai suskaitmenintos.

VII 2020 m. pavasario pabaigoje institucijos pradėjo svarstyti COVID-19 krizės metu įgytą patirtį ir tęsė šiuos svarstymus per visą krizės laikotarpį. Nustatėme, kad krizės finansinis poveikis institucijoms buvo nedidelis ir trumpalaikis, nes kai kuriose išlaidų srityse, pavyzdžiui, kelionių, sutaupytos lėšos buvo panaudotos investicijoms į IT finansuoti. Dauguma audituotų institucijų naujus darbo metodus pradėjo taikyti dar prieš COVID-19 krizę. Dėl krizės šie pokyčiai paspartėjo ir visos institucijos tikisi, kad po COVID-19 pandemijos kelionių tvarka ir pastatų valdymas pasikeis. Naujų darbo metodų efektyvumas buvo vertinamas iš dalies ir daugiau apėmė pagrindinę veiklą, o ne pagalbines užduotis. Be to, nuosekliai nebuvo vertinamas darbo sąlygų poveikis biudžetui ir aplinkai.

VIII Remdamiesi šiomis išvadomis, keturioms audituotoms institucijoms rekomenduojame:

1. į savo veiklos tęstinumo planus įtraukti nuostatas dėl ilgalaikių sutrikimų ir tarpinstitucinio bendradarbiavimo;
2. toliau plėtoti administracinių paslaugų skaitmeninimą ir
3. įvertinti naujų darbo metodų tinkamumą COVID-19 pandemijai pasibaigus.

Įvadas

01 2020 m. sausio mėn. pabaigoje Europoje oficialiai užregistruotas pirmasis COVID-19 atvejis. Vos per kelias savaites liga išplito visoje ES, todėl dauguma valstybių narių buvo priverstos imtis priemonių, kad sulėtintų infekcijos plitimą.

02 Šiame kontekste buvo itin svarbu, kad viešojo administravimo institucijos galėtų toliau veikti ir kad vyriausybės ir tarptautinės organizacijos vykdytų savo funkcijas ir reaguotų į krizę. Tai vadinama atsparumu, t. y. gebėjimu neutralizuoti neigiamą poveikį arba atsigauti įvykus nelaimei¹. Būdamos atsparios organizacijos tampa stipresnės.

03 Pastaraisiais metais ES institucijos susidūrė su sveikatos ir saugos krizėmis: 2014 m. Ebolos viruso protrūkiu (ES delegacijos) ir teroristiniais išpuoliais Briuselyje (2016 m.) ir Strasbūre (2018 m.). Tačiau COVID-19 krizės mastas ir trukmė neturi precedento. Pagrindiniai institucijų veikimo aspektai, kuriuos paveikė COVID-19 krizė, buvo šie:

• valdymas ir politika: sprendimų priėmimo procesai siekiant užtikrinti veiklos tęstinumą ir darbo programų atnaujinimas, kad būtų atsižvelgta į pakartotinį prioritetų vertinimą;
• darbo jėgos valdymas: fizinio buvimo darbe alternatyvūs sprendimai ir žmogiškųjų išteklių politikos pokyčiai, siekiant užtikrinti, kad darbuotojai toliau veiksmingai dirbtų;
• IT: galimybė naudotis nešiojamaisiais kompiuteriais ir kitais nuotolinio darbo sprendimais, kad būtų sudarytos sąlygos nuotoliniam sprendimų priėmimui ir užtikrintas informacijos konfidencialumas bei duomenų apsauga;
• pastatai: pastatų priežiūra, jų veikimo bei fizinio saugumo užtikrinimas ir patekimo į patalpas valdymas.

04 Už valdymo ir politikos aspektus atsako kiekvienos institucijos pirmininkas ir generalinis sekretorius. Generaliniai sekretoriai taip pat atsakingi už klausimus, susijusius su darbo jėgos valdymu, IT ir pastatais. Šioje ataskaitoje nuorodos į institucijų priimtus sprendimus turi būti suprantamos kaip apimančios ir sprendimus, kuriuos tarnybos priima generalinių sekretorių atsakomybe, ir sprendimus, kuriuos priima institucijų nariai (Parlamento nariai (EP nariai), valstybių narių atstovai Taryboje, Komisijos nariai, teisėjai, generaliniai advokatai ir Teisingumo Teismo kancleriai).

05 Kiekvienos institucijos funkcijos yra apibrėžtos Sutartyse². Nors institucijos yra nepriklausomos viena nuo kitos, tikimasi, kad jos lojaliai tarpusavyje bendradarbiautų³. Kalbant apie darbo jėgos valdymą, jos iš esmės yra savarankiškos ir veikia remdamosi bendru Tarnybos nuostatų pagrindu⁴. Kiekviena institucija turi savo darbo tvarkos taisykles, kuriose reglamentuojami tokie klausimai kaip vidaus organizavimas, sprendimų priėmimo taisyklės ir santykiai su kitomis institucijomis. Reaguodamos į krizę, institucijos taip pat laikėsi jas priimančiosiose valstybėse narėse galiojančių teisės aktų ir atitinkamai koregavo savo sprendimus.

06 1 diagramoje parodyti institucijų sprendimai, priimti reaguojant į besikeičiančią sveikatos padėtį ir galiojančias nacionalines taisykles.

07 Institucijos finansuojamos pagal daugiametės finansinės programos (DFP) išlaidų kategoriją „Administravimas“. 2020 m. išlaidos pagal šią išlaidų kategoriją sudarė 10 milijardų eurų. Daugiausia buvo išleista žmogiškiesiems ištekliams (darbuotojų atlyginimams, išmokoms ir pensijoms). Šios išlaidos sudaro 68 % visų išlaidų. Išlaidos pastatams sudaro apie 9 % administracinių išlaidų, o IT srities išlaidos – 4 %.

Audito apimtis ir metodas

08 Šio audito tikslas – įvertinti ES institucijų atsparumą: jų pasirengimo lygį, kaip jos prisitaikė prie COVID-19 pandemijos ir ko išmoko. Visų pirma tikrinome, ar institucijos:

• laikėsi pripažintų standartų savo veiklos tęstinumo planuose ir ar šie planai buvo pritaikyti atsižvelgiant į pandemijos sukeltus sutrikimus;
• sugebėjo veikti: kuo labiau sumažinti sutrikimus ir atlikti atitinkamas ES sutartimis pavestas funkcijas;
• pasimokė iš įgytos patirties, kad pritaikytų darbo sąlygas pasibaigus COVID-19 pandemijai.

09 Daugiausia dėmesio skyrėme ES institucijų administracijų priimtiems sprendimams išlaikyti veiklos tęstinumą ir užtikrinti, kad institucijos atliktų savo funkcijas. ES politinio atsako į COVID-19 krizę ar susijusių teisės aktų nenagrinėjome.

10 Auditas apėmė sprendimus, priimtus nuo 2020 m. sausio mėn. (pirmos priemonės, kuriomis siekiama apriboti darbuotojų keliones į užkrėstus regionus) iki 2021 m. liepos mėn. (taisyklių sušvelninimas dėl pagerėjusios sveikatos padėties). Į svarbius įvykius, įvykusius po 2021 m. liepos mėn., buvo atsižvelgta tiek, kiek jie turėjo poveikio institucijų darbo sąlygoms COVID-19 pandemijai pasibaigus.

11 Auditavome keturias ES institucijas: Europos Parlamentą, Europos Sąjungos Tarybą, Europos Komisiją ir Europos Sąjungos Teisingumo Teismą (ESTT). Parlamento būstinė yra Prancūzijoje (Strasbūre), o darbo vietos – Belgijoje ir Liuksemburge. Visos Tarybos darbo vietos yra Belgijoje, bet balandžio, birželio ir spalio mėn. ji posėdžiauja Liuksemburge. Daugiausia Komisijos padalinių yra Belgijoje ir Liuksemburge, tačiau jos Jungtinis tyrimų centras dirba Vokietijoje, Ispanijoje, Italijoje ir Nyderlanduose. ESTT yra įsikūręs Liuksemburge.

12 Apžvelgėme institucijų sprendimus ir procedūras, susijusius su jų reagavimu į krizę, taip pat dalyvavusių valdant krizę organų posėdžių protokolus. Pateikę administraciniams padaliniams klausimynus surinkome jų atsiliepimus ir naudojomės institucijų atliktais tyrimais, kuriais siekta nustatyti, kaip jų darbuotojai vertina taikomas priemones. Surengėme pokalbius su vyresniaisiais vadovais, dalyvavusiais valdant krizę, taip pat su personalo komitetų atstovais.

13 Mūsų ataskaita yra Audito Rūmų su COVID-19 susijusio audito darbo dalis. Joje pateikiamas pirmasis krizės poveikio institucijų veikimui vertinimas. Šį auditą atlikome pandemijai dar nepasibaigus, todėl mūsų išvados ir rekomendacijos yra savalaikės ir svarbios siekiant padėti audituotoms institucijoms pagerinti savo efektyvumą ir pasirengimą ilgalaikių sutrikimų atveju.

Pastabos

Institucijų veiklos tęstinumo planai iš esmės atitiko pripažintus standartus ir buvo jų reagavimo į krizę pagrindas

Institucijų veiklos tęstinumo planai atitiko pripažintus standartus, tačiau nebuvo pritaikyti ilgalaikių sutrikimų ar sveikatos krizės atvejams

14 Veiklos tęstinumo plano (VTP) paskirtis – sudaryti sąlygas organizacijai reaguoti į sutrikimus, kartu išlaikant gebėjimą vykdyti savo pagrindinę veiklą ir teisines pareigas. VTP turėtų būti apibrėžti už jo įgyvendinimą atsakingi asmenys, nustatyta pagrindinė organizacijos veikla, jis turėtų būti pritaikytas atsižvelgiant į organizacijos nustatytą riziką ir reguliariai atnaujinamas bei bandomas⁵.

15 Dėl paukščių gripo H5N1 pandemijos grėsmės ES institucijos 2006 m. pradėjo svarstyti savo veiklos tęstinumo politiką. Išsamios veiklos tęstinumo politikos poreikis tapo dar aiškesnis 2009 m., prasidėjus H1N1 gripo pandemijai. Tuo metu už bendradarbiavimą sveikatos klausimais atsakingas tarpinstitucinis komitetas (Tarpinstitucinė medicinos kolegija, IMB) apskaičiavo, kad iki 30 % darbuotojų gali negalėti dirbti dėl to, kad jie patys serga, arba dėl to, kad prižiūri sergančius išlaikytinius.

16 2006–2013 m. audituotos institucijos pirmą kartą parengė veiklos tęstinumo politiką ir veiklos tęstinumo planus. Visuose VTP, parengtuose laikantis taikomų veiklos tęstinumo standartų (žr. 14 dalį), buvo aiškiai apibrėžtos funkcijos ir pareigos, išvardyta pagrindinė veikla, kuri turi būti vykdoma krizės metu, ir nurodytas būtiniausias tam tikslui reikalingas darbuotojų skaičius. VTP buvo numatytas tam tikras decentralizuotas incidentų valdymas, tačiau visus įvykius, turinčius poveikį visai institucijai, kiekvienoje institucijoje centralizuotai turėjo valdyti krizių valdymo grupė, kurią paprastai sudarė institucijos generalinis sekretorius ir jos administracinių direktoratų atstovai. Visose audituotose institucijose kiekvienas direktoratas ar generalinis direktoratas turėjo savo VTP, kuriame buvo pateiktas pagrindinių veiklos rūšių sąrašas, būtiniausi joms vykdyti reikalingi ištekliai ir kiekvienos iš jų atkūrimo laikas. Be to, buvo parengtas centrinio lygmens krizių valdymo grupių VTP, apimantis veiksmus, kurių reikia imtis įvykus incidentui.

17 Nors institucijos, svarstydamos savo veiklos tęstinumą, visų pirma galvojo apie pandemijas ir jų sukeltus sutrikimus, 2020 m. VTP nebebuvo aiškios nuorodos į pandemijos planus, išskyrus ESTT VTP, į kurį buvo perkeltas planas dėl paukščių gripo. ESTT plane dėl paukščių gripo buvo nustatytos tiesioginės sąsajos tarp Pasaulio sveikatos organizacijos sprendimų ir veiksmų, kuriuos turi įgyvendinti institucija. Pagal blogiausią scenarijų (esant darbuotojų mirties rizikai), ESTT plane numatyta visiškai sustabdyti teisminę veiklą ir uždaryti jo patalpas.

18 Kitos institucijos pandemijas paminėjo rizikos vertinimuose, tačiau kartu nebuvo imtasi galimų rizikos mažinimo priemonių, parengtų atsižvelgiant į ilgalaikius sutrikimus arba galimybės patekti į visas patalpas ilguoju laikotarpiu nebuvimą. Šios institucijos turėjo atsarginius ir perkėlimo į kitus pastatus planus, kad galėtų dirbti sutrikimui trunkant keletą dienų. Tačiau tokių atvejų, kad tuo pačiu metu nebus galima naudotis visais pastatais arba nebus galima vykti į kitą darbo vietą, nebuvo numatyta. Parlamentas nuotolinį darbą numatė tik ribotai – tik tai veiklai, kurios negalima perkelti į kitas patalpas. Parlamento ir Tarybos medicinos tarnybos turėjo savo planus dėl užkrečiamųjų ligų, tačiau jie nebuvo integruoti į institucijos VTP.

19 Audituotos institucijos savo VTP paprastai atnaujindavo reguliariai. Nuo 2013 m. iki 2020 m. sausio mėn. institucijų VTP taip pat buvo išbandyti tam tikslui skirtame testavime arba kilus realioms krizėms – nuo nežymių incidentų pastatuose iki teroristinių išpuolių (2016 m. Briuselyje, 2018 m. Strasbūre).

Institucijos rėmėsi savo veiklos tęstinumo planais, kad parengtų atsaką į krizę

20 Kad organizacija galėtų tinkamai reaguoti į krizę, ji turi turėti organus, turinčius tinkamus įgaliojimus sprendimams dėl krizės priimti. Ji taip pat turi tinkamai palaikyti ryšius su atitinkamais suinteresuotaisiais subjektais ir apie savo sprendimus pranešti savo darbuotojams⁶.

21 Iki 2020 m. vasario mėn. antros pusės visos audituotos institucijos pradėjo aktyvuoti savo VTP numatytas krizių valdymo struktūras. Šioje veikloje visada dalyvavo žmogiškųjų išteklių direktoratai, todėl buvo užtikrintas ir medicinos tarnybų dalyvavimas, nors ir netiesiogiai. Kai kurios institucijos savo krizių valdymo struktūrą pritaikė prie COVID-19 aplinkybių.

• Tarybos vertinimu, jos krizių valdymo grupės sudėtis nebuvo tinkamiausia COVID-19 krizei spręsti. Todėl ji kliovėsi administracijos generalinių direktoratų vadovų grupėmis, kurioms padėjo kitų padalinių už veiklos tęstinumą atsakingi pareigūnai ir jos vyriausiasis medicinos tarnybos pareigūnas.
• Parlamento vyriausiasis medicinos tarnybos pareigūnas nebuvo institucijos krizių ir veiklos tęstinumo valdymo grupės (CBMT) narys, tačiau generalinis sekretorius į jį kreipėsi kaip į tiesioginį patarėją.

22 Pradėjus dirbti nuotoliniu būdu sumažėjo rizika, kad darbuotojai užsikrės. 2009 m. IMB scenarijus, pagal kurį 30 % darbuotojų serga arba negali dirbti, niekada nebuvo įgyvendintas, tačiau dėl nacionalinių izoliavimo priemonių patekimas į institucijų patalpas buvo apribotas. Esant pagal VTP numatytai situacijai, institucijos būtų turėjusios vykdyti tik pagrindinę veiklą. Tačiau, prasidėjus pandemijai, jos galėjo toliau vykdyti visą savo veiklą, bet turėjo nuspręsti, kurią veiklą toliau vykdyti vietoje, o kurią – nuotoliniu būdu.

23 2020 m. kovo pradžioje, prieš pradedant taikyti nacionalines izoliavimo priemones, Taryba nusprendė leisti atvykti į patalpas tik tiems darbuotojams, kurių reikia Tarybos posėdžiams rengti vietoje. ESTT ragino dažniau keistis nuomonėmis raštu. Tais atvejais, kai teismo posėdis (vietoje) jau buvo suplanuotas, teisėjų buvo paprašyta apsvarstyti galimybę juos atidėti arba pakeisti procedūra, pagal kurią klausimai ir atsakymai pateikiami raštu. Parlamentas ir Komisija savo veiklą vietoje vykdė iki 2020 m. kovo vidurio.

24 Institucijos keičiasi informacija ir bendradarbiauja per įvairius tarpinstitucinius komitetus. Tačiau nė viena iš audituotų institucijų savo VTP neturėjo nuostatų dėl šių komitetų funkcijų, išskyrus kai kurias bendro pobūdžio pastabas dėl kitų institucijų informavimo, jei aktyvuojami VTP. Jų VTP nebuvo numatytas forumas, kuriame, susidūrusios su bendra krize, jos galėtų greitai viena kitą informuoti apie priimtus sprendimus.

25 2020 m. kovo antrą savaitę visų institucijų atstovai ir Tarnybos nuostatų klausimų parengiamojo komiteto (CPQS), nagrinėjančio klausimus, susijusius su Tarnybos nuostatais ir įdarbinimo sąlygomis, pirmininkas surengė neoficialų posėdį, kad aptartų visose institucijose įgyvendintas priemones. Šie neoficialios struktūros posėdžiai buvo reguliariai rengiami visos pandemijos metu. CPQS neturi įgaliojimų priimti sprendimus institucijų vardu, tačiau neoficialus tinklas tam tikru mastu padėjo suderinti priimtus sprendimus (pavyzdžiui, dėl to, kaip tvarkyti tarpinstitucinį darbuotojų perkėlimą). Dėl institucijų savarankiškumo, skirtingų užduočių ir priimančiosiose valstybėse narėse galiojančių taisyklių kiekviena institucija krizės metu laikėsi skirtingo požiūrio. Nustatėme tam tikrų žmogiškųjų išteklių valdymo praktikos skirtumų, visų pirma susijusių su sąlygomis, kuriomis buvo leidžiama dirbti nuotoliniu būdu ne darbo vietoje (žr. II priedą).

26 Be tarpinstitucinio bendradarbiavimo, institucijos taip pat reguliariai palaikė ryšius su priimančiųjų valstybių narių nacionalinėmis ir vietos valdžios institucijomis, kad aptartų sveikatos priemones, kurių buvo imtasi, ir jų poveikį institucijų veikimui.

27 Institucijos naudojosi kai kuriais ryšio kanalais (e. laiškais arba tekstiniais pranešimais), numatytais VTP trumpalaikių incidentų atveju. 2020 m. vasario pabaigoje jos taip pat sukūrė specialius intraneto puslapius, kad informuotų darbuotojus apie priemones, kurių imtasi, ir pasidalytų naujausiais gydytojų patarimais. Siekiant kuo labiau padidinti informacijos sklaidą, intranete skelbiama informacija buvo perduodama e. laiškais.

Institucijoms pavyko sumažinti savo pagrindinės veiklos sutrikimus

Institucijos prisitaikė, kad galėtų toliau vykdyti savo funkcijas pagal Sutartis

28 Kiekviena audituota institucija vykdo pagrindinę veiklą, susijusią su Sutartyse nustatytomis jų funkcijomis, kurios apibendrintos 2 diagramoje. Institucijų atsparumas krizės metu priklausė nuo jų gebėjimo atlikti savo funkcijas pagal Sutartis ir laikytis nusistovėjusių jų veikimo principų, pavyzdžiui, daugiakalbystės⁷.

Institucijos pritaikė savo darbo tvarkos taisykles, kad užtikrintų veiklos tęstinumą krizės metu

29 2020 m. sausio mėn. audituotose institucijose galiojusios darbo tvarkos taisyklės nebuvo parengtos atsižvelgiant į galimus ilgalaikius sutrikimus. Nė viena iš jų neturėjo konkrečių nuostatų dėl to, kaip elgtis esant dideliems institucijos narių galimybių susitikti apribojimams.

30 Parlamentas ir Taryba bendrai vykdo teisėkūros ir biudžetinius įgaliojimus ES⁸. Kad galėtų atlikti savo funkcijas, jie turi turėti galimybę diskutuoti, iš dalies keisti Komisijos pateiktas politikos iniciatyvas ir dėl jų balsuoti. Iki COVID-19 krizės ši veikla beveik visada buvo vykdoma per Parlamento, Tarybos ministrų arba darbo grupių fizinius posėdžius. Nustačius izoliavimo priemones ir kelionių apribojimus, surengti tokius fizinius posėdžius ar klausymus vietoje tapo sudėtingiau, o kai kuriais atvejais neįmanoma. Komisijos ir ESTT darbo tvarkos taisyklėse buvo numatytas didesnis lankstumas, t. y. galimybės, kuriomis būtų galima pasinaudoti tais atvejais, kai nebuvo įmanoma rengti fizinių posėdžių (žr. 1 langelį).

31 Tam, kad turėtų tinkamą pagrindą tęsti veiklą, institucijos (išskyrus ESTT) turėjo pritaikyti savo darbo tvarkos taisykles. 2020 m. kovo 20 d. Parlamentas iš dalies pakeitė balsavimo taisykles, kad būtų galima balsuoti nuotoliniu būdu per plenarinį posėdį, o 2020 m. balandžio 8 d. – komitetų posėdžiuose. Galiausiai 2020 m. gruodžio mėn. jis iš dalies pakeitė savo darbo tvarkos taisykles, kad būtų nustatytos priemonės, esant „ypatingoms aplinkybėms“, dėl kurių Parlamento sesijas galima atidėti, perkelti į kitą vietą arba rengti padalytose salėse ar nuotoliniu būdu. Audituojamu laikotarpiu Parlamento sesijos vyko Parlamento nariams balsuojant nuotoliniu būdu, nors kai kurie jų fiziškai buvo patalpose. Dėl kelionių apribojimų 2020 m. kovo mėn. – 2021 m. birželio mėn. plenarinės sesijos buvo perkeltos iš Strasbūro į Briuselį.

32 Nustačius alternatyvią balsavimo tvarką buvo galima tęsti teisėkūros veiklą. Esant nuotoliniam dalyvavimui buvo sudėtinga teikti vertimo žodžiu paslaugas (dėl prastesnės garso kokybės ir vizualaus kontakto stokos), todėl, atsižvelgiant į tai, posėdžių trukmė buvo sutrumpinta. Vis dėlto Parlamento teisėkūros veikla 2020 ir 2021 m. buvo panaši į 2019 m. veiklą (žr. I priedo 1 lentelę).

33 Taryba nekeitė savo darbo tvarkos taisyklių, tačiau 2020 m. kovo 23 d. nustatė laikiną nukrypti leidžiančią nuostatą, kad esant ypatingoms sąlygoms būtų lengviau taikyti rašytines procedūras. Institucijai reikėjo alternatyvios priėmimo tvarkos, nes vaizdo konferencijos metu surengtos ministrų diskusijos buvo laikomos neoficialiais posėdžiais, todėl oficialūs Tarybos aktai jų metu negalėjo būti priimti. Ši nukrypti leidžianti nuostata leido Valstybių narių vyriausybių nuolatinių atstovų komitetui (COREPER) nuspręsti, laikantis nagrinėjamam aktui taikytinų balsų daugumos taisyklių, taikyti rašytinę procedūrą. Praktiškai svarstomas aktas buvo aptariamas neoficialiuose posėdžiuose, o COREPER galėjo nuspręsti taikyti rašytinę procedūrą.

34 Iš pradžių Taryba nukrypti leidžiančią nuostatą priėmė vienam mėnesiui, o vėliau jos galiojimą pratęsė visu krizės laikotarpiu; dabartinės nukrypti leidžiančios nuostatos galiojimas baigiasi 2022 m. birželio pabaigoje. Briuselyje įsikūręs COREPER krizės metu toliau rengė fizinius susitikimus. Dėl to padidėjo COREPER darbo krūvis, tačiau Taryba galėjo išlaikyti panašų teisėkūros veiklos lygį kaip ir ankstesniais metais (žr. I priedo 2 lentelę). Kai tik buvo įmanoma, taip pat vyko fiziniai Tarybos posėdžiai.

35 Kad būtų išvengta bet kokių Kolegijos veiklos sutrikimų, Komisija 2020 m. balandžio 22 d. iš dalies pakeitė savo darbo tvarkos taisykles, siekdama patikslinti, kad jos posėdžiai galėtų būti rengiami naudojant „telekomunikacijų sistemas, leidžiančias nustatyti narių tapatybę ir jiems veiksmingai dalyvauti posėdžiuose“. 2020 m. gegužės mėn. Komisija pritaikė savo 2020 m. darbo programą, kad atsižvelgtų į dėl COVID-19 krizės įvykusius prioritetų pokyčius. Maždaug ketvirtadalis iš pradžių suplanuotų politikos iniciatyvų dėl pandemijos buvo atidėtos nuo trijų iki šešių mėnesių. Be to, Komisija pristatė naujas politinio atsako į krizę iniciatyvas, pavyzdžiui, priemonės „NextGenerationEU“ (NGEU) planą (žr. 2 langelį); pasiūlymas dėl šios priemonės buvo pateiktas kartu su 2021–2027 m. daugiamete finansine programa.

36 ESTT veikla yra grindžiama jame iškeltų bylų nagrinėjimu. Nuo 2020 m. kovo 16 d. iki 2020 m. gegužės 25 d. ESTT teismo posėdžiai nevyko, nes patalpos darbuotojams buvo uždarytos. Sustabdžius teismo posėdžius teisminė veikla nebuvo sustabdyta (žr. 1 langelį). Tuo laikotarpiu, kai buvo sustabdyti teismo posėdžiai, Pirmininkas kartą per savaitę asmeniškai skelbė sprendimus. Atnaujinus teismo posėdžius, ESTT įdiegė IT sistemą, kuri leidžia negalinčioms į Liuksemburgą atvykti šalims posėdžiuose dalyvauti nuotoliniu būdu. Nuo 2020 m. gegužės 25 d. institucija daugiau nebesustabdė teisminės veiklos vietoje.

37 Bendras COVID-19 poveikis ESTT teisminei veiklai buvo nevienareikšmis, nes jį lėmė tiek nacionalinių teismų, perduodančių jam bylas, veiklos lygis, tiek ES institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų veiklos lygis. 2020 m. gauta mažiau bylų nei 2019 m.; neišnagrinėtų bylų skaičius šiek tiek padidėjo, tačiau vidutinė bylų trukmė liko nepakitusi (žr. I priedo 4 lentelę).

Institucijos stengėsi išlaikyti daugiakalbystę

38 Daugiakalbystės principas reiškia, kad institucijų oficialios darbo kalbos yra visos oficialios ES valstybių narių kalbos. Siekdamos užtikrinti, kad šio principo būtų laikomasi, institucijos kliaujasi vertėjais raštu ir žodžiu. Prasidėjus COVID-19 vertėjams žodžiu pradėti taikyti tam tikri suvaržymai: dėl reikalavimo laikytis fizinio atstumo vertimo žodžiu kabinos negalėjo būti naudojamos visu pajėgumu, o laisvai samdomi vertėjai žodžiu ne visada galėjo keliauti. Perėjimas prie nuotolinių ir mišrių posėdžių sukėlė techninių sunkumų (žr. 32 dalį). Nepaisant to, institucijos rado sprendimų, kaip užtikrinti daugiakalbystę krizės metu (žr. 3 langelį).

Institucijos įvykdė savo pareigą pasirūpinti darbuotojais ir išlaikė tokį patį darbingumo lygį

39 Institucijos savo darbuotojams turi sudaryti darbo sąlygas, atitinkančias atitinkamus sveikatos ir saugos standartus⁹. Siekdamos išlaikyti veiklos tęstinumą nestabdant neesminės veiklos, institucijos taip pat turėjo užtikrinti, kad dirbtų kuo daugiau darbuotojų ir kad jų rezultatai būtų kuo geresni.

Institucijos ėmėsi tinkamų priemonių, kad apsaugotų savo darbuotojų sveikatą ir užkirstų kelią infekcijai plisti jų patalpose

40 IMB sudaro institucijų medicinos tarnybos pareigūnai. Jos užduotis – informuoti institucijų administracijos vadovus sveikatos klausimais. Nuo 2020 m. vasario mėn. ji išsiuntė keletą pranešimų, kuriuose visų pirma išsamiai aprašė pandemijos raidą, o vėliau tolesniuose pandemijos etapuose išdėstė savo narių pasiektą bendrą sutarimą dėl įvairių priemonių, kurių reikia imtis siekiant užtikrinti darbuotojų saugą patalpose, ir informavo apie psichologinės pagalbos gaires bei skiepijimą.

41 Siekiant sumažinti infekcijos riziką, 2020 m. vasario mėn. iš rizikos zonų grįžtančių darbuotojų buvo paprašyta dirbti nuotoliniu būdu, o nuo 2020 m. kovo mėn. antros savaitės dirbti nuotoliniu būdu institucijos pasiūlė pažeidžiamiems darbuotojams. Audituotu laikotarpiu IMB rekomendavo darbą nuotoliniu būdu kaip būdą nutraukti infekcijos perdavimo grandines.

42 3 diagramoje parodyta, kaip remiantis kiekvienos institucijos vykdoma stebėsena audituotu laikotarpiu keitėsi darbuotojų atvykimo į darbą duomenys:

• kai priimančiosios valstybės narės nustatė judėjimo apribojimus (2020 m. pavasarį, 2020–2021 m. žiemą), institucijos pasekė jų pavyzdžiu ir apribojo darbuotojų skaičių patalpose, leisdamos atvykti tik tiems darbuotojams, kurių buvimas buvo būtinas;
• kai šalys ėmė palaipsniui mažinti apribojimus (2020 m. birželio mėn. ir vėl nuo 2021 m. pavasario), institucijos į patalpas leido atvykti daugiau darbuotojų, jei jų dalyvavimas buvo būtinas pagrindinei veiklai vietoje užtikrinti (pavyzdžiui, sesijų, susitikimų ir posėdžių metu);
• kai sveikatos padėtis pagerėjo (2020 m. vasarą ir rudenį), institucijos taip pat paragino į biurą atvykti darbuotojus, kurie pareiškė, kad jiems buvo sunku dirbti nuotoliniu būdu.

43 Siekdamos užtikrinti į darbo vietą atvykusių darbuotojų saugą, institucijos, remdamosi IMB, jų medicinos tarnybų ir nacionalinių institucijų rekomendacijomis, parengė protokolus (dėl fizinio atstumo laikymosi, valymo, kaukių dėvėjimo). Kad būtų sumažinta užsikrėtimo vietoje rizika, kiekvienos institucijos medicinos tarnyba stebėjo užsikrėtusiųjų COVID-19 atvejus (tarp darbuotojų, rangovų ir lankytojų). Parlamentas taip pat pasiūlė galimybę testuotis savo patalpose.

44 Nuo 2021 m. pavasario institucijos skatino savo darbuotojus pasiskiepyti – jos įsteigė savo skiepijimo centrus pagal susitarimą su vietos institucijomis (Briuselyje) arba informavo darbuotojus apie tai, kaip jie galėtų būti įtraukti į nacionalines skiepijimo kampanijas (Liuksemburge ir kitose šalyse). Institucijos laikėsi priimančiųjų valstybių narių taisyklių dėl skiepijimo ir galimybės patekti į darbo vietą. Parlamentas, remdamasis IMB rekomendacija, dar labiau sugriežtino taisykles, palyginti su nacionalinėmis taisyklėmis, ir nuo 2021 m. lapkričio mėn. nustatė reikalavimą pateikti skaitmeninį COVID pasą norint patekti į jo patalpas.

Institucijos prisidėjo prie savo darbuotojų gerovės ir padėjo jiems prisitaikyti prie naujų darbo sąlygų

45 Iki krizės ES darbuotojų, reguliariai dirbančių nuotoliniu būdu, buvo nedaug: nuo 2009 m. daugumoje institucijų tokia galimybė buvo pasiūlyta lingvistams ir vertėjams, o 2016 m. ji pradėta taikyti visiems reikalavimus atitinkantiems darbuotojams, visų pirma Parlamente ir Komisijoje. 2019 m. gruodžio mėn. Komisija pranešė, kad galimybe kartais dirbti nuotoliniu būdu pasinaudojo apie 25 % jos darbuotojų (8 000 žmonių). Kai 2020 m. kovo viduryje institucijos nustatė privalomą nuotolinį darbą, dauguma jų darbuotojų iki tol šia galimybe niekada nebuvo pasinaudoję.

46 Siekdamos išlaikyti darbuotojų darbo našumą, institucijos surengė įvairius mokymo kursus, susijusius su nuotoliniu darbu ir naujomis įdiegtomis IT priemonėmis. Jos ypač daug dėmesio skyrė vidurinės grandies vadovų mokymui ir paramai, kad padėtų jiems nuotoliniu būdu vadovauti savo komandoms, ir darbo iš namų sąlygų gerinimui (žr. II priedą).

47 Darbuotojų galimybės dirbti krizės metu dėl įvairių priežasčių padidėjo. Iš Tarybos ir Komisijos pateiktų duomenų matyti, kad 2020–2021 m. darbuotojai užregistravo daugiau darbo valandų nei ankstesniais metais. Visos institucijos pranešė, kad sutrumpintų laikinojo nedarbingumo atostogų dienų skaičius sumažėjo. Be to, visose institucijose sumažėjo ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų skaičius (daugiausia darbuotojų, dirbančių 80 %, 90 % arba 95 % darbo laiko).

48 Audituotos institucijos leido darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu ne darbo vietoje¹⁰, o tai yra išskirtinė priemonė, kurią lėmė aplinkybės (izoliacija, poreikis pasirūpinti artimaisiais). Tokia galimybė buvo suteikta tam tikromis sąlygomis. Parlamente galimybė dirbti ne darbo vietoje buvo suteikta, kad darbuotojai galėtų prižiūrėti savo artimuosius, todėl ji buvo susijusi su reikalavimu dirbti ne visą darbo dieną, atitinkamai sumažinant darbo užmokestį (žr. II priedą). Tai, kaip institucijos stebėjo darbuotojų, kurie naudojosi šia galimybe, skaičių, skyrėsi, tačiau bendri užfiksuoti skaičiai buvo maži: bet kuriuo konkrečiu metu ja naudojosi ne daugiau kaip 2 % Parlamento, 3 % ESTT, apie 5 % Komisijos (ji buvo nustačiusi 10 dienų per metus apribojimą) ir 5,8 % Tarybos darbuotojų (stebėsena apėmė tik 2021 m. gegužės–birželio mėn.). Iki 2021 m. pabaigos ši išskirtinė priemonė palaipsniui nustota taikyti.

Institucijos paspartino esamų modernizavimo projektų diegimą, tačiau administracinių paslaugų skaitmeninimas tebėra iššūkis

49 Siekdamos išlaikyti darbuotojų darbo našumą krizės metu, institucijos turėjo užtikrinti, kad dauguma darbuotojų turėtų tinkamas nuotolinio darbo priemones. Institucijos turėjo rasti fiziniams posėdžiams alternatyvių sprendimų. Šie sprendimai turėjo būti saugūs ir tinkami, kad institucijos galėtų vykdyti savo pagalbines užduotis ir pagrindinę veiklą. Jos turėjo įdiegti nuotoliniam darbui pritaikytus administracinius procesus, labiau pasikliaudamos bepopieriais darbo srautais.

Nepaisant nevienodo pasirengimo lygio, institucijos greitai sudarė sąlygas darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu

50 Nuo 2016 m. institucijos palaipsniui išplėtė galimybę dirbti nuotoliniu būdu visiems darbuotojams (žr. 45 dalį). Be to, jos taip pat pradėjo aprūpinti savo darbuotojus nuotolinio darbo įranga: arba darbo nešiojamaisiais kompiuteriais su virtualiojo privačiojo tinklo (VPN) prieiga, arba virtualiojo darbalaukio infrastruktūros (VDI) licencijomis, kad darbuotojai galėtų prisijungti prie savo darbo aplinkos iš privataus įrenginio.

51 2020 m. sausio mėn. institucijos savo darbuotojus buvo aprūpinusios skirtingo lygio mobiliąja IT įranga. Daugiau kaip 90 % Tarybos ir Komisijos darbuotojų turėjo nešiojamuosius kompiuterius. Abi institucijos visiems savo darbuotojams turėjo pakankamai VPN licencijų (nuolatinių arba naudojamų ekstremaliųjų situacijų atveju). Jos taip pat turėjo ribotą VDI licencijų skaičių.

52 Parlamentas ir ESTT buvo įpusėję diegti IT judumo programas, kai prasidėjo perėjimas prie nuotolinio darbo. 2019 m. ESTT paspartino savo programos diegimą, siekdamas ją įdiegti iki 2020 m. pavasario. Europos Parlamentas išsikėlė tikslą visus darbuotojus aprūpinti nešiojamaisiais kompiuteriais iki 2019–2024 m. kadencijos pabaigos. Iki 2020 m. kovo vidurio apie 35 % Parlamento ir 71 % ESTT darbuotojų jau buvo aprūpinti VPN arba VDI įranga, leidžiančia jiems dirbti nuotoliniu būdu. Visi darbuotojai turėjo prieigą prie savo darbo e. pašto dėžučių naudodamiesi žiniatinklio pašto priemonėmis.

53 Parlamentas ir ESTT paspartino aprūpinimą nešiojamaisiais kompiuteriais. Abi institucijos, teikdamos aparatinę įrangą, pirmenybę teikė ypatingos svarbos paslaugoms, pavyzdžiui, ESTT registrams, ir taip pat padidino turimų VDI licencijų skaičių (jos buvo skirtos darbuotojams, kurie dar neturėjo darbo nešiojamųjų kompiuterių). Iki 2020 m. gegužės mėn. 95 % jų darbuotojų galėjo dirbti nuotoliniu būdu naudodamiesi VPN prieiga arba VDI licencija, o iki 2020 m. birželio mėn. pabaigos jomis buvo aprūpinti visi darbuotojai.

54 Atsižvelgdamos į jungčių skaičių, visos institucijos taip pat turėjo atitinkamai padidinti savo infrastruktūros pajėgumus. Per pirmąsias nuotolinio darbo savaites darbuotojai pranešė apie tam tikras problemas, susijusias su jungčių kokybe ir stabilumu, bet iki 2020 m. balandžio mėn. beveik visos jos buvo išspręstos. Nuo 2020 m. balandžio mėn. gerokai sumažėjo institucijų pagalbos tarnyboms teikiamų užklausų skaičius, nes darbuotojai įprato naudotis nuotolinio darbo priemonėmis, taip pat padidėjo plačiajuosčio ryšio pajėgumai.

Krizė paspartino debesija grindžiamų bendradarbiavimo priemonių ir konkrečių vaizdo konferencijų sprendimų diegimą, tačiau dėl to kilo duomenų apsaugos ir saugumo problemų

55 Naudodami IT bendradarbiavimo priemones darbuotojai gali dirbti kartu, nebūdami toje pačioje patalpoje. Tai apima įvairias priemones – nuo vaizdo konferencijų sprendimų iki platformų, kuriose galima tikruoju laiku dalytis dokumentais ir juos redaguoti. Kai kurias iš šių priemonių institucijos naudojo dar prieš krizę: pavyzdžiui, Komisija bendradarbiavimo svetainėmis naudojasi nuo 2013 m. Visose institucijose buvo taikomos tokios pačios vaizdo konferencijų priemonės. Paprastai jomis buvo naudojamasi specialiai tam įrengtose patalpose rengiant tarpusavio susitikimus ir susitikimus su išorės suinteresuotaisiais subjektais.

56 Nuo 2016–2017 m. visame pasaulyje teikiama vis daugiau debesijos paslaugų. Jos suteikia naujų bendradarbiavimo galimybių, nes jų neriboja fizinė infrastruktūra. Nuo 2019 m. kai kurios institucijos išbandė debesija grindžiamas priemones, įskaitant vaizdo konferencijų sprendimus, kuriuose įdiegtos bendradarbiavimo funkcijos (dalijimasis dokumentais ir redagavimas). Tačiau naudojimasis debesijos paslaugomis kelia riziką saugumui ir duomenų apsaugai, palyginti su patalpose esančia infrastruktūra¹¹.

57 Audituotos institucijos skirtingai vertina duomenų apsaugos ir IT saugumo riziką, susijusią su debesija grindžiamomis bendradarbiavimo priemonėmis, todėl jos priėmė skirtingus sprendimus dėl jų diegimo. 2020 m. liepos mėn. sprendimu byloje „Schrems II“¹² ir vėliau priimta Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno (EDAPP) rekomendacija¹³ neteikti naujų paslaugų, susijusių su asmens duomenų perdavimu už ES ribų, buvo dar labiau suvaržytas institucijų pasirinkimas, kokios rūšies bendradarbiavimo priemonėmis jos galėtų naudotis. Kad užtikrintų tinkamą duomenų apsaugos lygį, institucijos, naudojančios JAV įsisteigusių paslaugų teikėjų debesijos paslaugas ir vaizdo konferencijų priemones, turėjo peržiūrėti savo sutartis su paslaugų teikėjais (žr. 4 langelį).

58 Institucijos taip pat įdiegė konkrečius vaizdo konferencijų sprendimus, kad pagrindinė veikla, pavyzdžiui, Parlamento diskusijos, Tarybos posėdžiai, Komisijos narių kolegijos posėdžiai ir teismo posėdžiai, galėtų vykti nuotoliniu būdu. Dėl izoliavimo priemonių vaizdo konferencijų projektų įgyvendinimas institucijose paspartėjo.

59 Įgyvendindamas savo 2019–2021 m. IT projektų rinkinį, Parlamentas svarstė, kaip visapusiškai surengti konferencijas nuotoliniu būdu tiek kalbėtojams, tiek dalyviams, pritaikant visas fizinėms konferencijoms naudojamas priemones, pavyzdžiui, vertimo žodžiu paslaugas ir interaktyvias diskusijas. Kai 2020 m. kovo mėn. buvo priimtas sprendimas pereiti prie nuotolinio darbo, jis pasirinko tokio projekto tiekėją ir turėjo nedelsdamas pasirinkti priemonę.

60 Praėjus savaitei nuo Belgijoje pradėtų taikyti izoliavimo priemonių Parlamentas jau galėjo pasiūlyti EP nariams infrastruktūrą, reikalingą komitetų posėdžiams ir plenariniams posėdžiams rengti nuotoliniu būdu, įskaitant sinchroninį vertimą žodžiu (žr. 3 langelį). Parlamentas stengėsi pasirinktą priemonę ir jos funkcijas pritaikyti prie institucijos poreikių. Po 2021 m. birželio mėn., kai plenarinės sesijos buvo vėl rengiamos Strasbūre, ši priemonė leido institucijai sumažinti į jas vykstančių darbuotojų skaičių, nes vertimo žodžiu paslaugos galėjo būti teikiamos iš bet kurios vietos. Parlamento naudojamos priemonės infrastruktūra yra grindžiama vien debesija.

61 Taryba pasirinko kitą programinę įrangą – priemonę, kuri galėjo būti naudojama tiek teikiant debesijos paslaugas, tiek per serverį patalpose, sudarant sąlygas visiškai kontroliuoti jungtis ministrų susitikimų metu. 2021 m. sausio mėn. Taryba priėmė planą dėl vaizdo konferencijų platformos, skirtos diskusijoms dėl neskelbtinos ir įslaptintos informacijos, pažymėtos slaptumo žyma „EU SECRET“, sukūrimo, nes esama programinė įranga galėjo būti naudojama tik neįslaptintai ir skelbtinai informacijai. Darbas su įslaptinta ir neskelbtina informacija turi būti vykdomas patalpose.

62 Kad galėtų rengti Parlamento diskusijas ir Tarybos posėdžius, tiek Parlamentas, tiek Taryba vaizdo konferencijų paslaugoms teikti pasirinko Europoje (ES arba ELPA) įsisteigusias įmones, kurioms galioja ES duomenų apsaugos taisyklės. ESTT debesijos paslaugomis nesinaudojo (žr. 4 langelį). Vietoj to jis sukūrė teismo posėdžiams skirtą vaizdo konferencijų įrangą, pagrįstą jau įdiegta programine įranga (žr. 3 langelį).

Nepaisant patobulinimų, administracinių procesų skaitmeninimas vis dar nebaigtas

63 Siekiant užtikrinti, kad pagalbinės užduotys, visų pirma susijusios su finansais ir žmogiškaisiais ištekliais, galėtų būti tęsiamos be pertrūkių ar vėlavimų, institucijos turėjo skaitmeninti savo darbo srautus. Iki COVID-19 krizės skirtingų institucijų administracinių procesų skaitmeninimo lygis skyrėsi: buvo naudojamos tokios priemonės kaip e. sąskaitos faktūros ir skaitmeniniai parašai, taip pat bepopieriai darbo srautai, tačiau jų įsisavinimo lygis buvo nevienodas.

64 Nuo 2009 m. platformoje e-PRIOR galima taikyti elektronines viešųjų pirkimų procedūras (e. viešieji pirkimai). Platformoje e-PRIOR tiekėjai savo klientams taip pat gali elektroniniu būdu išrašyti sąskaitas faktūras. E. sąskaitomis faktūromis skatinami skaitmeninės finansinės veiklos srautai, nes jos tvarkomos automatiškai. Tačiau ne visi paslaugų teikėjai naudojasi šia paslauga, nes institucijos aktyviai neskatina jomis naudotis, taigi, visose institucijose e. sąskaitos faktūros nėra visuotinai naudojamos.

65 2019 m. e. sąskaitos faktūros sudarė 57 % Tarybos gautų sąskaitų faktūrų. ESTT e. sąskaitų faktūrų dalis 2019 m. buvo 60 %. Sutrikimai, kuriuos sukėlė siekiant pažaboti COVID-19 plitimą nustatyti apribojimai, taip pat paveikė institucijų tiekėjus, todėl kai kurie iš jų ėmė išrašyti e. sąskaitas faktūras. Taryba ir ESTT nurodė, kad grynasis gautų e. sąskaitų faktūrų skaičius padidėjo ir 2020 m. abiejose institucijose siekė 74 % visų sąskaitų faktūrų. Parlamentas ir Komisija nestebėjo, kokią institucijoms išrašytų sąskaitų faktūrų dalį sudarė e. sąskaitos faktūros. Parlamentas pritaikė sąskaitų faktūrų tvarkymo taisykles, kad galėtų priimti ir elektroninio formato sąskaitas faktūras, net jei jos nebuvo išsiųstos per e-PRIOR.

66 Dabartinė elektroninių parašų teisinė sistema galioja nuo 2014 m.¹⁴ Dažnesnis elektroninių parašų naudojimas ES institucijose yra susijęs su dažnesniu elektroninių dokumentų tvarkymu, be kita ko, tvarkant darbuotojų bylas.

67 Iki krizės elektroniniai parašai buvo naudojami visose institucijose, išskyrus ESTT, ir, atsižvelgiant į poreikį, buvo taikomi skirtingi sertifikavimo lygiai. Jų naudojimą paskatino plačiai paplitęs nuotolinis darbas ir poreikis nustatyti bepopierius darbo srautus. Tačiau e. parašo naudojimas įvairiose institucijose buvo nevienodo lygio. Pavyzdžiui, Taryba priėmė savo tiekėjų elektroninius parašus, o pirkimo užsakymus pasirašo ranka. Komisija sutartims pasirašyti pradėjo rengti kvalifikuotus elektroninius parašus, o krizės metu jų rengimą dar paspartino. Kadangi ESTT anksčiau elektroninių parašų nenaudojo, krizės metu jis iš pradžių naudojo e. paštą, kad patvirtintų su žmogiškaisiais ištekliais susijusius sprendimus. Vėliau jis pasirašė susitarimą su Komisija dėl priemonės „EU Sign“ (Komisijos valdomos elektroninių parašų paslaugos) naudojimo, kad kvalifikuotą elektroninį parašą galėtų turėti iki 2021 m. pabaigos. Tuo metu, kai buvo atliekamas auditas, kvalifikuotas elektroninis parašas buvo palaipsniui diegiamas Europos Parlamente ir Taryboje.

Pradėtas naujų darbo metodų efektyvumo pasibaigus krizei vertinimas

Daugiau pažengta vertinant pagrindinę veiklą nei pagalbines užduotis

68 Atsparios organizacijos yra tos, kurios sugeba pasimokyti iš krizės ir tapti stipresnės¹⁵. Tai turi apimti visus reagavimo į krizę aspektus. Taip pat reikia, kad organizacija nustatytų per krizę įgytą gerąją patirtį, kuri vis dar bus aktuali krizei pasibaigus.

Institucijos anksti ėmėsi įgytos patirties analizės

69 Panaikinus 2020 m. pavasarį nustatytus apribojimus, audituotos institucijos pradėjo patirties, įgytos reaguojant į COVID-19 krizę, analizę. Atliekant šią ankstyvą analizę daugiausia dėmesio skirta krizės valdymui ir tam, kaip institucijos įgyvendino savo VTP.

70 Nė vienoje iš šių analizių nenustatyta didelių trūkumų, susijusių su tuo, kaip institucijos valdė krizę ir į ją reagavo. Patirtis, įgyta per COVID-19 pandemiją, buvo įtraukta į institucijų 2021 m. rizikos vertinimą, kurį atliekant buvo aiškiau nei ankstesniuose tokio pobūdžio vertinimuose įvertinta rizika, susijusi su darbuotojų negalėjimu dirbti dėl pandemijos. Institucijos pateikė nuotolinio darbo galimybę kaip rizikos mažinimo priemonę.

71 Nuo 2020 m. gegužės mėn. institucijos apklausė darbuotojus, kad gautų grįžtamosios informacijos apie įvairius institucijų atsako į krizę aspektus (komunikaciją, nustatytas sveikatos priemones) ir apie darbuotojų pageidavimus bei lūkesčius dėl būsimo darbo organizavimo, visų pirma dėl nuotolinio darbo, kai bus galima grįžti į biurą. Padėčiai keičiantis, institucijos atliko papildomas apklausas ir konsultavosi su vadovais.

Institucijos mano, kad pagrindinei veiklai atlikti geriau yra fizinis bendravimas

72 Audituotos institucijos įdiegė naujus pagrindinės veiklos vykdymo būdus (žr. 58–62 dalis) – labiau rėmėsi vaizdo konferencijų ir naujomis bendradarbiavimo priemonėmis. Nuo 2020 m. gegužės mėn. Komisijos nariai grįžo prie fizinio formato savaitinių posėdžių, manydami, kad taip politinėms diskusijoms sudaromos tinkamesnės sąlygos. 2022 m. pradžioje Parlamentas, Taryba ir ESTT vis dar svarstė, kokiu mastu nauji darbo metodai bus išlaikyti po pandemijos. Tačiau, remdamiesi šių naujų darbo metodų, susijusių su pagrindine institucijų veikla, efektyvumo vertinimu, jie jau priėmė tam tikrus atitinkamus sprendimus.

73 2021 m. Parlamento pirmininkas pradėjo plataus masto svarstymus dėl Parlamento darbo COVID-19 pandemijai pasibaigus. Ši iniciatyva pavadinta „Parlamentinės demokratijos persvarstymu“. Nuotolinio balsavimo naudojimas įprastomis aplinkybėmis, kai Parlamentas gali sušaukti posėdį, tačiau kai kurie EP nariai negali jame dalyvauti, vis dar buvo svarstomas tuo metu, kai buvo baigtas šis auditas, atsižvelgiant į šiuose svarstymuose dalyvaujančių EP narių tikslinių grupių rekomendacijas. Šių tikslinių grupių išvados rodo, kad EP nariai mano, jog Parlamento diskusijos buvo kokybiškesnės, kai jos vyko fiziškai.

74 Be to, Parlamento administracija pasirašė naują susitarimą su laisvai samdomais vertėjais žodžiu, kad jie galėtų dirbti iš namų ir iš konkrečiai tam tikslui skirtų valstybėse narėse įsteigtų centrų, todėl pagerėjo kai kurių kalbų vertėjų žodžiu prieinamumas. Administracija vertina galimybę tęsti nuotolinį vertimą žodžiu Strasbūro plenarinėse sesijose, o tai galėtų sumažinti ten vykstančių darbuotojų skaičių.

75 Taryba taip pat padarė išvadą, kad fiziniai ministrų susitikimai yra efektyvesni nei virtualūs. Kaip matyti iš I priedo 2 lentelės, nepaisant galiojančių apribojimų, 2020 m. dauguma susitikimų (56 %) vyko fiziškai. Kalbant apie aukšto lygio susitikimus, pavyzdžiui, Europos Vadovų Tarybos (ES valstybių narių valstybių ar vyriausybių vadovų) susitikimus, visos susijusios šalys mano, kad fizinis formatas yra efektyvesnis. Pirmenybės teikimas fiziniams posėdžiams patvirtina tai, kad taisyklės, kuriomis palengvinamas rašytinių procedūrų naudojimas, buvo parengtos kaip laikina nukrypti leidžianti nuostata, o ne kaip nuolatiniai pakeitimai. Pasibaigus nukrypti leidžiančios nuostatos taikymui, vėl bus taikoma rašytinė procedūra Darbo tvarkos taisyklėse nustatytomis sąlygomis. Vis dėlto, be fizinių posėdžių, Taryba ketina išsaugoti galimybę rengti ir nuotolinius neoficialius posėdžius, be kita ko, diskusijoms dėl neskelbtinos ir įslaptintos informacijos (žr. 61 dalį), įskaitant neformalius ministrų ar darbo grupių posėdžius, nes tokiu būdu galima surengti skubias konsultacijas ir pasikeisti informacija.

76 ESTT taip pat mano, kad, nors nuotolinis dalyvavimas gali būti naudingas, jis nėra visiškai lygiavertis fiziniam bylos nagrinėjimui ir turėtų būti leidžiamas tik tuo atveju, kai šalis negali asmeniškai dalyvauti teismo posėdyje.

Nuotolinis darbas institucijose naudojamas plačiau, tačiau jo tinkamumo po krizės vertinimas dar nebaigtas

77 Nuotolinis darbas ir IT priemonės, kuriomis remiami nauji darbo metodai, buvo pradėti taikyti prieš prasidedant COVID-19 pandemijai. Ruošdamosi darbo sąlygoms COVID-19 pandemijai pasibaigus, institucijos pratęsė galimybę dirbti nuotoliniu būdu, tačiau audito metu jo efektyvumo ir tinkamumo nekrizinėje aplinkoje vertinimas vis dar buvo atliekamas, nes krizė dar nepasibaigė.

78 2021 m. gegužės mėn. ESTT atliko apklausą ir paprašė darbuotojų ir vadovų įvertinti, kokios darbo sąlygos geriausiai tinka jų užduotims atlikti. Iš rezultatų matyti, kad, kalbant apie dokumentų rengimą, mažiau nei pusė darbuotojų (40 %) manė, kad dirbdami nuotoliniu būdu jie dirbo efektyviau nei Teismo patalpose, o 37 % nurodė, kad skirtumo nėra. Kalbant apie užduotis, kurioms reikia bendrauti su kolegomis, arba mokymus, tik keli respondentai nurodė pageidaujantys tai daryti iš namų. Parlamentas ir Komisija, prieš peržiūrėdami savo nuotolinio darbo taisykles, tokios apklausos neatliko. Audito metu Parlamentas vis dar vertino pratęsto nuotolinio darbo efektyvumą, o Komisija buvo bebaigianti rengti savo naują taisyklių rinkinį (žr. 5 langelį). Tarybos nuotolinio darbo taisyklės buvo priimtos prieš pat COVID-19 pandemijos pradžią ir institucija nemanė, kad jas reikia peržiūrėti. Nė viena iš audituotų institucijų savo darbuotojams nepasiūlė 100 % darbo iš namų galimybės (žr.III priedą).

79 Nuotolinis darbas ne darbo vietoje, kuris buvo leidžiamas arba pratęstas kaip pareigos rūpintis dalis (žr. 39 dalį), pagal taisykles, taikytinas COVID-19 pandemijai pasibaigus, kai kuriose institucijose ribotomis sąlygomis vis dar būtų įmanomas (žr. III priedą). Nors ši galimybė iš esmės buvo numatyta reaguojant į darbuotojų prašymus, institucijos neįvertino, ar būtų efektyvu šią priemonę taikyti toliau.

Institucijos nuosekliai neįvertino naujų darbo sąlygų poveikio biudžetui ir aplinkai

80 Pastaraisiais metais ES institucijos bandė riboti savo administracines išlaidas ir taupyti lėšas, taikydamos efektyvesnius darbo metodus¹⁶. Be nuotolinio darbo ir IT judumo, pagal naujų darbo metodų planus, parengtus iki COVID-19, buvo numatyta įsteigti naujus biurus, sukurti bendradarbiavimo erdves ir sumažinti individualių biurų skaičių. Taip galima papildomai sutaupyti ir sumažinti institucijų anglies dioksido išmetimo rodiklį.

81 Darbo metodų pokyčiai COVID-19 krizės metu turėjo nevienodą poveikį institucijų administracinėms išlaidoms (žr. 4 diagramą).

• Su kelionėmis susijusios išlaidos labai sumažėjo.
• IT išlaidos padidėjo dėl papildomų investicijų, kurių reikėjo nuotoliniam darbui užtikrinti. Padidėjimas priklausė nuo kiekvienai institucijai reikalingų investicijų (daugiausia perkant įrangą arba kuriant naujus vaizdo konferencijų sprendimus).
• Išlaidos pastatams kai kuriais aspektais (saugumo, komunalinių paslaugų) buvo mažesnės, nes pastatai iš esmės buvo tušti, tačiau kitais aspektais (valymo) – didesnės, nes reikėjo laikytis COVID-19 protokolų. Statybos darbai (Parlamente, Komisijoje) tęsėsi, tačiau kartais dėl numatomo naujų darbo metodų poveikio planai buvo pakoreguoti. Kai kurios institucijos naudojo nepanaudotų biudžeto eilučių likučius pastatams, kuriuos nuomojosi pagal išperkamąją nuomą, įsigyti (Parlamentas) arba paskolų avansams grąžinti (ESTT).

82 Audituotos institucijos savo 2020 m. metinėse veiklos ataskaitose nurodė dėl COVID-19 krizės sutaupytas lėšas. Tačiau, kadangi jos daugiausia susijusios su pastatais ir kelionėmis, kurios kartu sudaro apie 10 % ES biudžeto administracinių išlaidų kategorijos, poveikis administracinėms išlaidoms buvo nedidelis. Institucijos dar nepateikė pasiūlymų, kaip išplėtus naujų darbo metodų galimybę šias sutaupytas lėšas būtų galima paversti nuolatinėmis.

Išplėtus galimybę rengti nuotolinius posėdžius galima sutaupyti kelionių išlaidų

83 Parlamentas ketina toliau naudotis nuotolinio vertimo žodžiu paslaugomis, todėl sumažės vertėjų žodžiu poreikis keliauti (žr. 74 dalį). Parlamentas dar neįvertino, kiek būtų galima sutaupyti dėl šio sprendimo, o 2022 m. biudžete institucija nenumatė reikšmingo kelionių išlaidų sumažėjimo, palyginti su iki COVID-19 priimto 2020 m. biudžeto. Be vertėjų žodžiu, vaizdo konferencijų srityje padaryta pažanga taip pat galėtų padėti institucijai sumažinti pagalbinių darbuotojų, vykstančių į plenarines sesijas Strasbūre, skaičių, taip sudarant galimybę sutaupyti dar daugiau lėšų. Išlaidų, susijusių su kelionėmis į plenarines sesijas, analizė paskutinį kartą atlikta 2013 m. Tuo metu vertėjų žodžiu komandiruotės į Strasbūrą kainavo 3,1 milijono eurų per metus (12 % visų kelionės į Strasbūrą išlaidų), o kitų darbuotojų komandiruotės – 12,3 milijono eurų per metus¹⁷.

84 Kelionės nesudaro reikšmingos Tarybos išlaidų dalies ir yra labiau susijusios su jos politine pagrindine veikla nei su pagalbinėmis užduotimis. Institucija nuotolinius neformalius posėdžius ketina įtraukti į savo įprastą darbo tvarką (žr. 75 dalį). Tikimasi, kad nauji darbo metodai turės tam tikrą poveikį jos kelionių išlaidoms, tačiau jų mastas dar neįvertintas.

85 Vadovaudamasi savo priimta Žalinimo strategija, Komisija ketina pasinaudoti naujais darbo metodais ir skatina savo darbuotojus keliauti tik tais atvejais, kai negalima surengti nuotolinių posėdžių. Kalbant apie biudžetą, bendras 2022 m. komandiruočių (darbuotojų ir Komisijos narių) biudžetas buvo sumažintas 22 %, palyginti su 2019 m.

86 ESTT išlaidos kelionėms yra labai mažos. Tačiau 2022 m. institucija tokias išlaidas planuoja sumažinti 17 %, palyginti su 2019 m.

Išskyrus Komisiją, institucijos nenusprendė iš esmės keisti savo strategijų dėl pastatų

87 Institucijų pastatų nuosavybės struktūra skiriasi priklausomai nuo institucijos ir vietos¹⁸. Institucijų finansiniai apribojimai arba paskatos sumažinti biuro patalpas, kad būtų sutaupyta lėšų, priklauso nuo to, ar joms pastatai priklauso, ar jos juos nuomojasi. Nuotolinis darbas daro poveikį vidutiniam patalpų užimtumo lygiui. Dažnesnis nuotolinis darbas po pandemijos galėtų dar labiau sumažinti vidutinį institucijų užimamą biurų plotą.

88 Parlamentui priklauso dauguma jo pastatų. Savo dabartinę strategiją dėl pastatų jis priėmė 2018 m. Institucija nepriėmė sprendimo dėl biuro patalpų Briuselyje mažinimo, tačiau vykdydama pastatų nuosavybės konsolidavimo politiką ji įsigijo pastatą (už 74,9 milijono eurų), kurį anksčiau nuomojosi netoli savo centrinių patalpų, panaudojusi 2020 m. biudžeto lėšų likutį. Liuksemburge KAD II pastato statybos planai buvo dar kartą iš dalies pakeisti siekiant atsižvelgti į darbo įpročių pokyčius. Parlamentas nusprendė nevykdyti tam tikrų projekto dalių, kurių išlaidas jis įvertino 18,6 milijono eurų (4 % visų išlaidų).

89 Tarybai priklauso visi jos pastatai. Tuo metu, kai buvo atliekamas auditas, Taryba svarstė naują strategiją dėl pastatų.

90 Komisijos biurų struktūra yra įvairesnė nei kitų institucijų – pastatai priklauso nuosavybės teise, yra nuomojami arba nuomojami pagal ilgalaikę išperkamąją nuomą. Ji taip pat turi didžiausią turto portfelį, todėl turi daugiau galimybių sutaupyti. Nauji darbo metodai Komisijoje pradėti taikyti iki COVID-19 krizės, o jai prasidėjus institucija nusprendė šią koncepciją toliau plėtoti. Pagal Komisijos 2022–2030 m. strategiją dėl pastatų Briuselyje, iki 2030 m. planuojama 25 % sumažinti užimamą biuro pastatų plotą ir trečdaliu sumažinti išlaidas (iš viso 73,1 milijono eurų 2021–2030 m.). Šie planai grindžiami prielaidomis, kad bent 20 % darbuotojų dirbs nuotoliniu būdu ir kad veikla grindžiamos bendros erdvės palaipsniui pakeis atskirus biurus. Komisijos patalpose Liuksemburge dar nenuspręsta iš esmės sumažinti biuro patalpų, tačiau jos vietos pastatų strategijoje numatyta sukurti veiklai skirtas erdves.

91 ESTT ketina įsigyti pastatus, kuriais jis naudojasi. Pagal 2021 m. liepos mėn. priimtas nuotolinio darbo taisykles bus daugiau galimybių nei anksčiau dirbti nuotoliniu būdu, tačiau audito metu institucija neplanavo artimiausiu metu peržiūrėti savo strategijos dėl pastatų ir pageidavo palaukti keletą metų, kad įvertintų dėl naujų darbo metodų atsiradusius poreikius.

Nėra aiškiai nustatytų galimybių, susijusių su poveikiu aplinkai

92 Pokyčiai, susiję su kelionių tvarka ir pastatų struktūra, taip pat galimybės dirbti nuotoliniu būdu pratęsimas suteikia audituotoms institucijoms galimybių sumažinti jų poveikį aplinkai. Visos institucijos tai žinojo, bet savo aplinkos strategijose tai atsispindėjo skirtingu tempu.

93 2019 m. pabaigoje Parlamentas patvirtino keletą aplinkosaugos rodiklių, kad galėtų stebėti savo aplinkosauginį veiksmingumą. Kitame laikotarpio vidurio vertinime (2020 m. gruodžio mėn.) buvo pristatytas pandemijos metu įdiegtų naujų darbo metodų poveikis ir pateikti scenarijai, kaip institucija galėtų jais pasinaudoti, visų pirma siekdama sumažinti su transportu susijusį išmetamųjų teršalų kiekį. Pagrindinis Komisijos Žalinimo strategijos tikslas – iki 2030 m. neutralizuoti poveikį klimatui mažinant biurų plotą, naudojant pastatus, kuriuose suvartojama mažai energijos, didinant energijos vartojimo efektyvumą (techniniais patobulinimais ir keičiant elgseną) ir mažinant kelionių metu išmetamų teršalų kiekį. Siekdama įgyvendinti šį paskutinį punktą, Komisija į platformą, kurią ji naudoja darbo kelionėms valdyti, įtraukė išmetamųjų teršalų skaičiuoklę.

Išvados ir rekomendacijos

94 Darome išvadą, kad ES institucijos parodė esančios atsparios kilus COVID-19 pandemijai. Jų atsakas buvo greitas ir lankstus ir jos pasinaudojo ankstesnėmis investicijomis į skaitmeninimą. Tačiau jos dar visapusiškai neįvertino, kokiu mastu reaguojant į COVID-19 nustatyti nauji darbo metodai bus efektyvūs ar padės sutaupyti lėšų pasibaigus krizei.

95 Nustatėme, kad institucijų veiklos tęstinumo planai iki COVID-19 krizės pradžios atitiko nustatytus standartus. Tačiau jie buvo parengti atsižvelgiant į trumpalaikius didelio poveikio įvykius, o ne ilgalaikius COVID-19 sukeltus sutrikimus (14–19 dalys).

96 COVID-19 krizė neatitiko institucijų veiklos tęstinumo planuose numatytų sutrikimų modelio. Institucijos išlaikė savo veiklos tęstinumo planų dalį, kuri buvo aktuali, ir priderino planus taip, kad jie atitiktų COVID-19 ypatumus ir kad būtų galima per trumpą laikotarpį parengti savo atsaką. Veiklos tęstinumo planuose nebuvo nurodytas forumas, kuriame institucijos galėtų greitai viena su kita konsultuotis dėl sprendimų, kuriuos jos turėjo priimti reaguodamos į krizę. Siekdamos užtikrinti tam tikrą savo įgyvendinamų priemonių nuoseklumą, institucijos rėmėsi esamomis sistemomis, kad galėtų dalytis informacija, ir sugebėjo sumažinti savo atsakomųjų veiksmų skirtumus. Dėl jų savarankiškumo, skirtingų funkcijų ir įvairių nacionalinių taisyklių, į kurias jos turėjo atsižvelgti, jų galimybės užtikrinti identiškus atsakomuosius veiksmus, buvo ribotos (20–27 dalys).

1 rekomendacija. Veiklos tęstinumo planuose numatyti ilgalaikius sutrikimus ir tarpinstitucinį bendradarbiavimą

Institucijos turėtų remtis reaguojant į COVID-19 krizę įgyta patirtimi ir į savo veiklos tęstinumo planus įtraukti priemones, susijusias su ilgalaikiais sutrikimais. Į veiklos tęstinumo planus taip pat turėtų būti įtraukta tarpinstitucinio bendradarbiavimo tvarka, numatyta visoms institucijoms poveikį darančių įvykių atveju.

Tikslinė įgyvendinimo data: 2023 m. I ketv.

97 Nustatėme, kad lanksčiai reagavusios į krizę institucijos galėjo kuo labiau sumažinti sutrikimus. Prireikus jos pritaikė savo darbo tvarkos taisykles, lanksčiai koregavo darbo metodus, kad galėtų vykdyti savo pagrindinę veiklą, ir toliau vykdė joms Sutartimis pavestas funkcijas. Joms pavyko priimti svarbias politikos iniciatyvas ir 2021–2027 m. daugiametę finansinę programą, taip pat toliau priimti teismo sprendimus panašiu lygiu kaip ir laikotarpiu iki COVID-19 (28–38 dalys).

98 Institucijos ėmėsi priemonių savo darbuotojų sveikatai apsaugoti ir veiklos tęstinumui palaikyti. Jos vadovavosi Tarpinstitucinės medicinos kolegijos gydytojų patarimais ir laikėsi priimančiosios šalies nacionalinės teisės aktuose nustatytų būtiniausių reikalavimų arba nustatė griežtesnius reikalavimus. Darbuotojų darbui palengvinti skirtos priemonės (įranga, mokymas, socialinės priemonės) buvo veiksmingos užtikrinant veiklos rezultatus krizės metu (39–48 dalys).

99 Prasidėjus krizei institucijos turėjo skirtingo lygio įrangą, leidžiančią jų darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu, tačiau per šešias savaites visos institucijos sugebėjo aprūpinti visus savo darbuotojus nuotolinio darbo sprendimais (49–54 dalys). Institucijos tinkamai naudojosi bendradarbiavimo priemonėmis. Dėl klausimų, susijusių su konkrečiais poreikiais, duomenų apsauga, saugumu ir konfidencialumu, institucijos šias priemones diegė skirtingu greičiu ir pasirinko skirtingus paslaugų teikėjus (55–62 dalys). COVID-19 krizės metu nustatyta darbo tvarka padidino bepopierių darbo srautų poreikį ES institucijose. Padaryta pažanga skaitmeninant darbo srautus, tačiau pats skaitmeninimas kartu su tokiais sprendimais kaip e. sąskaitų faktūrų išrašymas ir kvalifikuotas elektroninis parašas institucijose buvo nevienodas. Nepaisant patobulinimų, administracinės paslaugos dar nėra visiškai suskaitmenintos. Kalbant visų pirma apie e. sąskaitas faktūras, ne visos institucijos stebi, kaip jomis naudojamasi, ar skatina jas naudoti viduje (63–67 dalys).

2 rekomendacija. Toliau plėtoti administracinių paslaugų skaitmeninimą

Institucijos turėtų remtis patirtimi, įgyta reaguojant į COVID-19 krizę, ir toliau skaitmeninti savo administracines paslaugas, imdamosi tokių veiksmų:

1. paspartinti bepopierių darbo srautų diegimą ir išplėsti elektroninio parašo, įskaitant kvalifikuotus elektroninius parašus, naudojimą;
2. stebėti ir plėsti elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimą.

Tikslinė įgyvendinimo data: 2023 m. IV ketv.

100 Tik prasidėjus krizei institucijos ėmėsi įgytos patirties analizės ir per visą krizę toliau svarstė, kokios galėtų būti darbo sąlygos COVID-19 pandemijai pasibaigus (68–71 dalys). Nustatėme, kad visos audituotos institucijos, nusprendusios, kad jų pagrindinė veikla bus vykdoma nuotoliniu būdu, padarė panašią išvadą: nuotoliniai posėdžiai gali būti rengiami sutrikimų ar ekstremaliosios situacijos atveju ir kitiems tikslams, pavyzdžiui, skubioms konsultacijoms ir informacijos mainams, tačiau ilguoju laikotarpiu jie negali pakeisti vykdant pagrindinę veiklą rengiamų fizinių posėdžių (72–76 dalys). Institucijos parengė taisykles dėl darbo sąlygųCOVID-19 pandemijai pasibaigus, kuriose numatyta daugiau nuotolinio darbo galimybių. Nors paaiškėjo, kad krizės atveju yra naudinga padidinti nuotolinio darbo lygį, jo efektyvumas, palyginti su darbo sąlygomis iki COVID-19, ne visada buvo vertinamas atsižvelgiant į nekrizines aplinkybes (77–79 dalys).

101 COVID-19 krizės finansinis poveikis institucijoms buvo ribotas ir trumpalaikis, nes kai kuriose išlaidų srityse, pavyzdžiui, kelionių, sutaupytos lėšos buvo panaudotos investicijoms į IT finansuoti. Krizė paspartino darbo sąlygų pokyčius ir visos institucijos tikisi, kad po COVID-19 pandemijos kelionių tvarka ir pastatų valdymas pasikeis. Tačiau jos nuosekliai neįvertino, kiek būtų galima sutaupyti nustačius naujus darbo metodus. Be to, institucijos dar nėra nuosekliai įvertinusios naujų darbo metodų poveikio savo aplinkos politikai (80–93 dalys).

3 rekomendacija. Įvertinti naujų darbo metodų tinkamumą COVID-19 pandemijai pasibaigus

Atlikdamos naujų darbo metodų COVID-19 pandemijai pasibaigus vertinimą, institucijos turėtų:

1. įvertinti visiškai nuotolinių ir mišrių posėdžių tinkamumą, palyginti su fiziniais posėdžiais, ir priimti gaires dėl nuotolinių priemonių priklausomai nuo veiklos;
2. įvertinti nuotolinio darbo poveikį ir prireikus pritaikyti taisykles COVID-19 pandemijai pasibaigus;
3. stebėti naujų darbo metodų poveikį biudžetui, visų pirma pastatams, ir teikti apie jį ataskaitas;
4. stebėti naujų darbo metodų poveikį aplinkai ir teikti apie jį ataskaitas.

Remdamosi šiais vertinimais, institucijos turėtų nuspręsti dėl galimų savo naujos darbo tvarkos pakeitimų.

Tikslinė įgyvendinimo data: 2024 m. II ketv.

Šią ataskaitą priėmė V kolegija, vadovaujama Audito Rūmų nario Tony Murphy, Liuksemburge 2022 m. birželio 14 d.

PRIEDAI

I priedas. COVID-19 poveikis audituotų institucijų veiklai

Toliau pateiktose lentelėse nurodytas COVID-19 krizės poveikis audituotų institucijų pagrindinei veiklai.

II priedas. Priemonės, taikytos iki 2021 m. pabaigos, siekiant padėti darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu COVID-19 krizės metu

III priedas. Audituotų institucijų darbo tvarka COVID-19 pandemijai pasibaigus

Santrumpos

COREPER: ES valstybių narių vyriausybių nuolatinių atstovų komitetas

CPQS: Tarnybos nuostatų parengiamasis komitetas (Comité préparatoire des questions statutaires

DFP: daugiametė finansinė programa

EDAPP: Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

ELPA: Europos laisvosios prekybos asociacija

EP narys: Europos Parlamento narys

ESTT: Europos Sąjungos Teisingumo Teismas

IMB: Tarpinstitucinė medicinos komisija

NGEU: priemonė „NextGenerationEU“

PSO: Pasaulio sveikatos organizacija

VDI: virtuali darbalaukio infrastruktūra

VPN: virtualusis privatusis tinklas

VTP: veiklos tęstinumo planas

Žodynėlis

COREPER: Valstybių narių atstovų, atsakingų už Europos Sąjungos Tarybos darbo parengimą, komitetas.

Debesijos kompiuterija: nuotolinis duomenų tvarkymas ir saugojimas internetu.

E. sąskaita: sąskaita faktūra, kuri išrašoma, siunčiama ir gaunama struktūrizuotu elektroniniu formatu ir yra tvarkoma automatizuotai.

ES institucijų narys: asmuo, paskirtas arba išrinktas į ES institucijos sprendimus priimančią įstaigą.

Kvalifikuotas elektroninis parašas: elektroninis parašas, kuris pagal ES teisę turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka pasirašytas parašas, be galimybės jį atšaukti.

Virtuali darbalaukio infrastruktūra: darbalaukio aplinka, esanti centriniame serveryje ir prieinama asmeniniams kompiuteriams ir kitiems prietaisams.

Virtualusis privatusis tinklas: sistema, leidžianti naudotojams internetu nuotoliniu būdu prisijungti prie saugaus tinklo.

Institucijų atsakymai

https://www.eca.europa.eu/lt/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Chronologija

https://www.eca.europa.eu/lt/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Audito grupė:

Audito Rūmų specialiosiose ataskaitose pateikiami auditų, susijusių su ES politika ir programomis arba su konkrečių biudžeto sričių valdymo temomis, rezultatai. Audito Rūmai audito užduotis atrenka ir parengia taip, kad jos turėtų kuo didesnį poveikį, atsižvelgdami į neveiksmingumo ar neatitikties teisės aktams riziką, susijusių pajamų ar išlaidų lygį, būsimus pokyčius ir politinį bei viešąjį interesą.

Šį veiklos auditą atliko Audito Rūmų nario Tony Murphy vadovaujama V audito kolegija „Sąjungos finansavimas ir administravimas“. Auditui vadovavo Audito Rūmų narys Marek Opioła, jam padėjo kabineto vadovė Kinga Wisniewska‑Danek ir kabineto atašė Bernard Witkos; pagrindinis vadybininkas Colm Friel; užduoties vadovė Marion Kilhoffer; auditoriai Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot ir Nikolaos Kylonis. Grafinę pagalbą teikė Jesús Nieto Muñoz ir Alexandra Mazilu. Lingvistinę pagalbą teikė Richard Moore.

Iš kairės į dešinę: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Išnašos

 ¹ GUID 5330,Guidance on Auditing Disaster Management.

² Europos Sąjungos sutarties III antraštinė dalis.

³ Europos Sąjungos sutarties 13 straipsnis.

⁴ Reglamentas Nr. 31 (EEB), 11 (EAEB), kuriuo nustatomi pareigūnų tarnybos nuostatai.

⁵ ISO 22301:2019 Saugumas ir atsparumas. Veiklos tęstinumo valdymo sistemos. Reikalavimai.

⁶ Ten pat.

⁷ Žr. Sutarties dėl ES veikimo 24 straipsnį, ES sutarties 55 straipsnį ir Reglamentą Nr. 1/1958.

⁸ Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 14 ir 16 straipsniai.

⁹ Žr. Reglamento Nr. 31 (EEB), 11 (EAEB), kuriuo nustatomi pareigūnų tarnybos nuostatai, 1e straipsnį.

¹⁰ Žr. Reglamento Nr. 31 (EEB), 11 (EAEB), kuriuo nustatomi pareigūnų tarnybos nuostatai, 20 straipsnį.

¹¹ Specialioji ataskaita 05/2022 „ES institucijų, įstaigų ir agentūrų kibernetinis saugumas“.

¹² 2020 m. liepos 16 d. Sprendimas byloje C-311/18 Facebook Ireland ir Schrems, kuriuo panaikinamas ES ir JAV privatumo skydo sprendimas dėl asmens duomenų perdavimo ir tvarkymo.

¹³ Žr. 2020 m. spalio mėn. EDAPP strategines gaires ES institucijoms: „EDAPP primygtinai ragina ES institucijas, įstaigas, organus ir agentūras užtikrinti, kad bet kokios naujos duomenų tvarkymo operacijos ar naujos sutartys su bet kuriais paslaugų teikėjais nebūtų susijusios su asmens duomenų perdavimu Jungtinėms Amerikos Valstijoms.“

¹⁴ Reglamentas (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje.

¹⁵ GUID 5330,Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Specialioji ataskaita 15/2019 „2014 m. Tarnybos nuostatų reformos priemonių rinkinio įgyvendinimas Komisijoje“.

¹⁷ Galimos ES biudžeto ekonomijos, jei Europos Parlamentas centralizuotų savo veiklą, analizė.

¹⁸ Specialioji ataskaita 34/2018 „ES institucijų biuro patalpos“.

Kontaktas

EUROPOS AUDITO RŪMAI
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Užklausos: eca.europa.eu/lt/Pages/ContactForm.aspx
Interneto svetainė: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Daug papildomos informacijos apie Europos Sąjungą yra internete. Ji prieinama per portalą Europa (https://europa.eu).

Liuksemburgas: Europos Sąjungos leidinių biuras, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8372-4	ISSN 1977-5725	doi:10.2865/842276	QJ-AB-22-016-LT-N
HTML	ISBN 978-92-847-8388-5	ISSN 1977-5725	doi:10.2865/4324	QJ-AB-22-016-LT-Q

AUTORIŲ TEISĖS

© Europos Sąjunga, 2022 m.

Europos Audito Rūmų pakartotinio naudojimo politika nustatyta Audito Rūmų sprendime Nr. 6-2019 dėl atvirųjų duomenų politikos ir pakartotinio dokumentų naudojimo.

Jeigu nenurodyta kitaip (pavyzdžiui, atskiruose pranešimuose dėl autorių teisių), ES priklausantis Audito Rūmų turinys yra licencijuojamas pagal Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) licenciją. Todėl paprastai pakartotinis naudojimas yra leidžiamas, jeigu tai tinkamai pažymima ir nurodomi bet kokie padaryti pakeitimai. Tie asmenys, kurie pakartotinai naudoja Audito Rūmų turinį, neturi iškreipti pirminės prasmės ar minties. Audito Rūmai nėra atsakingi už bet kokius pakartotinio naudojimo padarinius.

Būtina gauti papildomą leidimą, jei tam tikrame turinyje vaizduojami privatūs asmenys, pavyzdžiui, Audito Rūmų darbuotojų nuotraukose, arba jame pateikiami trečiųjų asmenų kūriniai.

Gavus tokį leidimą, juo panaikinamas ir pakeičiamas pirmiau minėtas bendrasis leidimas ir jame aiškiai nurodomi bet kokie naudojimo apribojimai.

Siekiant naudoti ar atgaminti turinį, kuris nepriklauso ES, gali reikėti prašyti leidimo tiesiogiai iš autorių teisių turėtojų.

Programinei įrangai ar dokumentams, kuriems taikomos pramoninės nuosavybės teisės, pavyzdžiui, patentams, prekių ženklams, registruotiems dizainams, logotipams ir pavadinimams, Audito Rūmų pakartotinio naudojimo politika netaikoma.

Europos Sąjungos institucijų europa.eu domeno svetainėse pateikiamos nuorodos į trečiųjų asmenų svetaines. Audito Rūmai jų nekontroliuoja, todėl raginame peržiūrėti jose pateiktą privatumo ir autorių teisių politiką.

Audito Rūmų logotipo naudojimas

Audito Rūmų logotipas negali būti naudojamas be išankstinio Audito Rūmų sutikimo.

Kaip susisiekti su ES

Asmeniškai
Visoje Europos Sąjungoje yra šimtai Europe Direct informacijos centrų. Artimiausio centro adresą rasite svetainėje https://europa.eu/european-union/contact_lt

Telefonu arba el. paštu
Europe Direct tarnyba atsakys į jūsų klausimus apie Europos Sąjungą. Su šia tarnyba galite susisiekti:

• nemokamu numeriu: 00 800 6 7 8 9 10 11 (kai kurie operatoriai už šiuos skambučius gali imti mokestį),
• šiuo standartiniu numeriu: +32 22999696 arba
• elektroniniu paštu svetainėje https://europa.eu/european-union/contact_lt

Kaip rasti informacijos apie ES

Internetas
Informacijos apie Europos Sąjungą visomis oficialiosiomis ES kalbomis galima rasti svetainėje Europa (https://europa.eu/european-union/index_lt)

ES leidiniai
Nemokamų ir mokamų ES leidinių galite atsisiųsti arba užsisakyti https://op.europa.eu/lt/publications. Jeigu jums reikia daugiau nemokamų leidinių egzempliorių, kreipkitės į Europe Direct arba į vietos informacijos centrą (žr. https://europa.eu/european-union/contact_lt)

ES teisė ir susiję dokumentai
Norėdami susipažinti su ES teisine informacija, įskaitant visus ES teisės aktus nuo 1951 m. visomis oficialiosiomis kalbomis, apsilankykite svetainėje EUR-Lex (https://eur-lex.europa.eu)

ES atvirieji duomenys
ES atvirųjų duomenų portale (https://data.europa.eu/lt) galima susipažinti su ES duomenų rinkiniais. Duomenis galima nemokamai parsisiųsti ir pakartotinai naudoti tiek komerciniais, tiek nekomerciniais tikslais.