EU:n toimielimet ja covid-19
Tilanteeseen vastattiin nopeasti, mutta kriisijohtoisen innovoinnin ja joustavuuden hyödyntämisessä on vielä haasteita

Tiivistelmä

I Ensimmäinen covid-19-tapaus todettiin virallisesti Euroopassa tammikuun 2020 lopulla. Muutamassa viikossa tauti levisi eri puolille EU:ta, mikä pakotti useimmat jäsenvaltiot toimenpiteisiin tartuntatiheyden pienentämiseksi. Kun kansalaisia kehotettiin pysymään kotona ja tekemään etätöitä, EU:n toimielinten oli löydettävä keinoja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

II Tämän tarkastuksen tavoitteena oli arvioida EU:n toimielinten kriisinkestävyyttä covid-19-pandemian aikana eli sitä, miten ne olivat selviytyneet pandemiasta ja mitä ne ovat siitä oppineet. Tilintarkastustuomioistuin selvitti erityisesti, olivatko toimielimet

1. noudattaneet toiminnan jatkuvuussuunnitelmissaan tunnustettuja standardeja, ja oliko näitä suunnitelmia muutettu pandemian aiheuttaman häiriötilanteen tyypin mukaan
2. kyenneet toimimaan, minimoimaan häiriöt ja täyttämään EU:n perussopimuksissa määrätyt tehtävänsä
3. hyödyntäneet kokemuksiaan sopeutuakseen covid-19-pandemian jälkeiseen ympäristöön.

III Tilintarkastustuomioistuimen tarkastus kattoi neljä EU:n toimielintä: Euroopan parlamentin, neuvoston, Euroopan komission ja unionin tuomioistuimen. Tarkastuksen painopisteenä oli se, miten toimielinten hallinnot olivat selviytyneet kriisistä helmikuun 2020 ja heinäkuun 2021 välisenä aikana. Tilintarkastustuomioistuin otti huomioon heinäkuun 2021 jälkeen tehdyt päätökset, jos niillä oli vaikutusta toimielinten covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön.

IV Tilintarkastustuomioistuin totesi, että EU:n toimielimet olivat osoittaneet kriisinkestävyytensä covid-19-pandemian aikana. Ne olivat reagoineet nopeasti ja joustavasti ja hyötyneet aiemmista digitalisaatioon tehdyistä investoinneista. Toimielimet eivät kuitenkaan ole vielä täysin arvioineet, kuinka tehokkaiksi covid-19-pandemian johdosta käyttöön otetut uudet työskentelytavat todennäköisesti osoittautuvat tai missä määrin ne tuovat säästöjä kriisin jälkeisessä toimintaympäristössä.

V Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että tarkastettujen toimielinten toiminnan jatkuvuussuunnitelmien rakenne mahdollisti kriisiin vastaamisen. Jatkuvuussuunnitelmissa ei ollut kuitenkaan otettu huomioon pitkän aikavälin häiriöitä tai terveyskriisejä, ja suunnitelmia oli täydennettävä tapauskohtaisilla päätöksillä. Toimielinten jatkuvuussuunnitelmissa ei ollut määritelty foorumia, jolla ne olisivat voineet kuulla toisiaan nopeasti kriisiin vastaamiseksi tekemistään päätöksistä. Toimiensa jonkinasteisen johdonmukaisuuden varmistamiseksi ne olivat tukeutuneet olemassa oleviin rakenteisiin tietojen jakamiseksi ja onnistuneet rajoittamaan toimissaan esiintyviä eroja. Toimielinten autonomia, erilaiset tehtävät ja lukuisat erityyppiset kansalliset säännöt, jotka niiden oli otettava huomioon, rajoittivat niiden mahdollisuuksia toteuttaa täysin samanlaisia toimia.

VI Tilintarkastustuomioistuin havaitsi myös, että tarkastetut toimielimet olivat suunnitelleet ja toteuttaneet joustavan vastauksen kriisiin. Ne olivat mukauttaneet työjärjestystään ydintoimintojensa turvaamiseksi ja ilmoittaneet toimitilojensa olevan suljettuina niille henkilöstön jäsenille, joiden paikallaolo ei ollut välttämätöntä. Näin ne olivat kyenneet minimoimaan häiriöt ja täyttämään niille perussopimuksissa määrätyt tehtävät. Kriisin alussa toimielimet olivat eritasoisesti varustautuneita henkilöstön etätyöskentelyyn. Kaikki toimielimet olivat kuitenkin onnistuneet järjestämään koko henkilöstölleen etätyöratkaisuja kuudessa viikossa. Osana kriisitoimiaan toimielimet olivat vauhdittaneet tietoteknisten uudistamishankkeiden toteuttamista, kuten uusien viestintä- ja yhteistyövälineiden, paperittoman työnkulun sekä sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen laskutuksen laajempaa käyttöönottoa. Saavutetusta edistyksestä huolimatta hallinnollisia palveluja ei ole vielä täysin digitalisoitu.

VII Toimielimet alkoivat pohtia covid-19-kriisistä saatuja kokemuksia loppukeväästä 2020 ja ovat jatkaneet tätä pohdintaa koko kriisin ajan. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että kriisillä oli rajallinen lyhyen aikavälin taloudellinen vaikutus toimielimiin, koska joillakin menoaloilla, kuten matkailualalla, saavutetut säästöt käytettiin tietotekniikkainvestointien rahoittamiseen. Useimmat tarkastetut toimielimet olivat ottaneet käyttöön uusia työskentelytapoja ennen covid-19-kriisiä. Kriisi kiihdytti näitä muutoksia, ja kaikki toimielimet odottavat matkailua ja kiinteistöjen hallintaa koskevan tilanteen muuttuvan covid-19:n jälkeen. Uusien työskentelytapojen tehokkuuden arviointi on ollut osittaista – se on edennyt enemmän ydintoimintojen kuin tukitehtävien osalta. Lisäksi uusien työjärjestelyjen talousarvio- ja ympäristövaikutuksia ei ole arvioitu johdonmukaisesti.

VIII Tilintarkastustuomioistuin suosittelee johtopäätöstensä perusteella, että nämä neljä tarkastettua toimielintä

1. sisällyttävät toiminnan jatkuvuussuunnitelmiinsa pitkän aikavälin häiriöt sekä säännöksiä toimielinten välisestä yhteistyöstä
2. kehittävät edelleen hallinnollisten palvelujen digitalisointia
3. arvioivat uusien työskentelytapojen soveltuvuutta covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön.

Johdanto

01 Ensimmäinen covid-19-tapaus todettiin virallisesti Euroopassa tammikuun 2020 lopulla. Muutamassa viikossa tauti levisi eri puolille EU:ta, mikä pakotti useimmat jäsenvaltiot toimenpiteisiin sen leviämisen hidastamiseksi.

02 Tässä yhteydessä julkishallinnon kyky jatkaa toimintaansa oli olennaisen tärkeää, jotta hallitukset ja kansainväliset järjestöt pystyivät täyttämään tehtävänsä ja vastaamaan kriisiin. Tätä kykyä voidaan kutsua kriisinkestävyydeksi: kyvyksi selviytyä aiheutuneista kielteisistä vaikutuksista tai toipua sen jälkeen, kun katastrofi on tapahtunut¹. Kriisinkestävyys mahdollistaa organisaatioiden vahvistumisen.

03 EU:n toimielimet ovat lähimenneisyydessä kohdanneet terveys- ja turvallisuuskriisejä: EU:n edustustojen ebolaepidemian (2014) sekä Brysselin (2016) ja Strasbourgin terrori-iskut (2018). Covid-19-kriisin laajuus ja kesto olivat kuitenkin ennennäkemättömiä. Toimielinten toiminnan tärkeimmät osa-alueet, joihin covid-19-kriisi vaikutti, olivat

• hallinto ja toimintapolitiikka: päätöksentekoprosessit toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi ja työohjelmien päivittäminen painopisteiden uudelleenarvioinnin huomioon ottamiseksi
• työvoiman hallinta: lähityön vaihtoehtoiset ratkaisut ja henkilöstöpolitiikan muutokset henkilöstön jatkuvan suorituskyvyn varmistamiseksi
• tietotekniikka: kannettavien tietokoneiden ja muiden etätyöratkaisujen saatavuus, mikä mahdollistaa etäpäätöksenteon ja varmistaa tietojen luottamuksellisuuden ja tietosuojan
• kiinteistöt: kiinteistöjen toimintatason ylläpito, fyysisen turvallisuuden varmistaminen ja tiloihin pääsyn hallinta.

04 Kunkin toimielimen presidentti tai puheenjohtaja ja pääsihteeri vastaavat hallinnosta ja toimintapolitiikasta. Pääsihteerit vastaavat myös työvoiman hallintaan, tietotekniikkaan ja kiinteistöihin liittyvistä kysymyksistä. Tässä kertomuksessa viittaukset jonkin toimielimen tekemiin päätöksiin on ymmärrettävä niin, että ne kattavat sekä toimielimen pääsihteerien vastuulla olevien yksiköiden että toimielimen jäsenten (parlamentin jäsenet, jäsenvaltioiden edustajat neuvostossa, komission jäsenet sekä unionin tuomioistuimen tuomarit, julkisasiamiehet ja kirjaajat) tekemät päätökset.

05 Kunkin toimielimen tehtävät määritellään perussopimuksissa². Toimielimet ovat toisistaan riippumattomia, mutta niiden odotetaan tekevän keskenään vilpitöntä yhteistyötä³. Henkilöstöhallinnoltaan toimielimet ovat varsin itsenäisiä, vaikka ne toimivatkin henkilöstösäännöissä määritetyn yhteisen kehyksen mukaisesti⁴. Kullakin toimielimellä on oma työjärjestyksensä, joka kattaa muun muassa sisäisen organisaation, päätöksentekosäännöt ja suhteet muihin toimielimiin. Vastatessaan kriisiin toimielimet noudattivat myös isäntäjäsenvaltiossaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja mukauttivat päätöksiään vastaavasti.

06 Kaaviossa 1 esitetään toimielinten päätökset, jotka tehtiin terveystilanteen kehityksen ja voimassa olevien kansallisten sääntöjen perusteella.

07 Toimielinten toiminta rahoitetaan hallintoa koskevasta monivuotisen rahoituskehyksen otsakkeesta. Vuonna 2020 tähän otsakkeeseen sisältyvät menot olivat kymmenen miljardia euroa. Kustannukset liittyvät pääasiassa henkilöstömenoihin (henkilöstön palkat, korvaukset ja eläkkeet), joiden osuus kokonaiskustannuksista on 68 prosenttia. Kiinteistömenojen osuus hallintomenoista on noin yhdeksän prosenttia ja tietotekniikkamenojen osuus neljä prosenttia.

Tarkastuksen laajuus ja tarkastustapa

08 Tämän tarkastuksen tavoitteena oli arvioida EU:n toimielinten kriisinkestävyyttä covid-19-pandemian aikana eli sitä, miten ne selviytyivät pandemiasta ja mitä ne siitä oppivat. Tilintarkastustuomioistuin selvitti erityisesti, olivatko toimielimet

• noudattaneet toiminnan jatkuvuussuunnitelmissaan tunnustettuja standardeja, ja oliko näitä suunnitelmia muutettu pandemian aiheuttaman häiriötilanteen tyypin mukaan
• kyenneet toimimaan, minimoimaan häiriöt ja täyttämään perussopimuksissa määrätyt tehtävänsä
• hyödyntäneet kokemuksiaan sopeutuakseen covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön.

09 Tilintarkastustuomioistuin keskittyi päätöksiin, joita EU:n toimielinten hallinnot olivat tehneet toiminnan jatkuvuuden ylläpitämiseksi ja sen varmistamiseksi, että toimielimet täyttäisivät tehtävänsä. Tilintarkastustuomioistuin ei arvioinut EU:n toimintapoliittista vastausta covid-19-kriisiin tai siihen liittyvää lainsäädäntöä.

10 Tarkastus kattoi päätökset, jotka tehtiin tammikuun 2020 (ensimmäiset toimenpiteet henkilöstön tartunta-alueille matkustamisen rajoittamiseksi) ja heinäkuun 2021 (sääntöjen höllentäminen terveystilanteen parantumisen vuoksi) välisenä aikana. Heinäkuun 2021 jälkeen tapahtuneet merkittävät tilanteet otettiin huomioon, jos niillä oli vaikutusta toimielinten covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön.

11 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti neljä EU:n toimielintä: Euroopan parlamentin, Euroopan unionin neuvoston, Euroopan komission ja Euroopan unionin tuomioistuimen. Parlamentin päätoimipaikka on Ranskassa (Strasbourg), ja lisäksi sillä on toimipisteitä Belgiassa ja Luxemburgissa. Neuvosto sijaitsee kokonaisuudessaan Belgiassa, mutta se pitää istuntonsa huhti-, kesä- ja lokakuussa Luxemburgissa. Komission yksiköt sijaitsevat pääasiassa Belgiassa ja Luxemburgissa, mutta sen Yhteisellä tutkimuskeskuksella on toimipaikkoja Saksassa, Espanjassa, Italiassa ja Alankomaissa. Unionin tuomioistuimen toimipaikka sijaitsee Luxemburgissa.

12 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti toimielinten päätökset ja menettelyt, jotka liittyivät niiden kriisitoimiin, sekä kriisinhallintaan osallistuvien elinten kokouspöytäkirjat. Tilintarkastustuomioistuin keräsi asianomaisilta hallinnollisilta yksiköiltä palautetta kyselylomakkeilla ja hyödynsi toimielinten tekemiä kyselytutkimuksia arvioidakseen niiden henkilöstön käsityksiä käyttöön otetuista toimenpiteistä. Tilintarkastustuomioistuin haastatteli kriisinhallintaan osallistuneita ylempiä johtajia sekä henkilöstökomiteoiden edustajia.

13 Tilintarkastustuomioistuimen kertomus on osa tilintarkastustuomioistuimen covid-19-pandemiaan liittyvää tarkastustyötä. Kertomuksessa esitetään ensimmäinen arvio kriisin vaikutuksista toimielinten toimintaan. Tilintarkastustuomioistuin suoritti tämän tarkastuksen ennen pandemian päättymistä, joten sen johtopäätökset ja suositukset ovat ajankohtaisia ja merkityksellisiä, ja ne tukevat tarkastettuja toimielimiä niiden tehokkuuden ja valmiuden parantamisessa pitkän aikavälin häiriötilanteiden varalta.

Huomautukset

Toimielinten toiminnan jatkuvuussuunnitelmat pääosin vastasivat tunnustettuja standardeja ja tarjosivat perustan kriisitoimille

Toimielinten toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa noudatettiin tunnustettuja standardeja, mutta suunnitelmia ei ollut laadittu pitkän aikavälin häiriöitä tai terveyskriisejä ajatellen

14 Toiminnan jatkuvuussuunnitelman tehtävänä on antaa organisaatiolle mahdollisuus reagoida häiriöihin ja säilyttää samalla kykynsä suorittaa keskeiset tehtävänsä ja hoitaa oikeudelliset velvoitteensa. Toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa on määritettävä niiden toteuttamisesta vastaavat henkilöt ja organisaation keskeiset toiminnot. Suunnitelmia on mukautettava organisaation havaitsemien riskien perusteella sekä päivitettävä ja testattava säännöllisesti⁵.

15 EU:n toimielimet aloittivat vuonna 2006 pohdinnan toiminnan jatkuvuutta koskevista toimintaperiaatteistaan. Taustalla vaikutti H5N1-influenssapandemian uhka. Kattavien toiminnan jatkuvuutta koskevien toimintaperiaatteiden tarve tuli entistäkin selvemmäksi vuonna 2009, jolloin H1N1-influenssapandemia alkoi. Tuohon aikaan lääketieteellisestä yhteistyöstä vastaava toimielinten välinen lääketieteellinen lautakunta (Interinstitutional Medical Board) arvioi, että jopa 30 prosenttia henkilöstöstä saattaisi olla estynyt hoitamaan tehtäviään joko oman sairastumisensa vuoksi tai siksi, että he hoitaisivat sairaita omaisiaan.

16 Tarkastetut toimielimet laativat toiminnan jatkuvuutta koskevat toimintaperiaatteet ja toiminnan jatkuvuussuunnitelmat ensimmäistä kertaa vuosina 2006–2013. Sovellettavien toiminnan jatkuvuutta koskevien standardien mukaisesti (ks. kohta 14) kaikissa toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa oli selvät määritelmät tehtävistä ja vastuista, ja niissä lueteltiin kriisiaikoina ylläpidettävät keskeiset toiminnot ja tätä varten tarvittava vähimmäishenkilöstö. Toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa määrättiin jonkinasteisesta hajautetusta häiriönhallinnasta. Kaikkia, koko toimielimeen vaikuttavia tapahtumia oli kuitenkin hallinnoitava keskitetysti kussakin toimielimessä kriisinhallintaryhmän avulla. Ryhmä koostui yleensä toimielimen pääsihteeristä ja sen hallinnollisten osastojen edustajista. Kaikissa tarkastetuissa toimielimissä kullakin osastolla tai pääosastolla oli oma jatkuvuussuunnitelmansa. Suunnitelmiin sisältyi luettelo keskeisistä toiminnoista, niiden toteuttamiseen tarvittavista vähimmäisresursseista ja kunkin toiminnon palauttamiseen tarvittavasta ajasta. Kriisiryhmiä varten käytössä oli myös keskitetty jatkuvuussuunnitelma, johon kuuluivat muun muassa häiriötilanteissa suoritettavat toimet.

17 Vaikka pandemiat ja niiden aiheuttamat häiriöt olivat toimielinten toiminnan jatkuvuutta koskevien pohdintojen taustalla, toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa ei enää vuonna 2020 nimenomaisesti viitattu pandemiasuunnitelmiin, lukuun ottamatta unionin tuomioistuinta, joka oli säilyttänyt lintuinfluenssasuunnitelman toiminnan jatkuvuussuunnitelmassaan. Unionin tuomioistuimen lintuinfluenssasuunnitelmassa luotiin suoria yhteyksiä Maailman terveysjärjestön päätösten ja toimielimen toteuttamien toimien välille. Kyseisen suunnitelman pahimmassa mahdollisessa skenaariossa (henkilöstön kuolemanriski) kaavailtiin tuomioistuintoiminnan täydellistä keskeyttämistä ja tuomioistuimen toimitilojen sulkemista.

18 Muiden toimielinten osalta pandemiat mainittiin riskinarvioinneissa, mutta niihin ei sisältynyt mahdollisia lieventäviä toimenpiteitä, jotka olisi mukautettu pitkän aikavälin häiriötilanteisiin tai siihen, että kaikki tilat olisivat pitkäaikaisesti poissa käytöstä. Näillä toimielimillä oli vara- ja uudelleensijoittamissuunnitelmia eri rakennuksiin, jotta ne pystyisivät selviytymään muutaman päivän häiriöistä. Sitä mahdollisuutta, että kaikki rakennukset olisivat poissa käytöstä samaan aikaan tai että toiseen työskentelypaikkaan olisi mahdotonta matkustaa, ei ollut otettu huomioon. Parlamentti suunnitteli etätyötä rajoitetusti vain sellaisten toimintojen osalta, joita ei voitaisi siirtää muihin tiloihin. Parlamentin ja neuvoston terveydenhuoltoyksiköillä oli omat tartuntatauteja koskevat suunnitelmansa, mutta niitä ei ollut sisällytetty kyseisten toimielinten jatkuvuussuunnitelmiin.

19 Tarkastetut toimielimet päivittivät jatkuvuussuunnitelmiaan yleensä säännöllisesti. Toimielinten jatkuvuussuunnitelmia myös testattiin vuoden 2013 ja tammikuun 2020 välisenä aikana joko tähän tarkoitukseen suunnitelluilla harjoituksilla tai todellisissa kriiseissä pienistä rakennusten vaaratilanteista terrori-iskuihin (Brysselissä vuonna 2016, Strasbourgissa vuonna 2018).

Toimielinten kriisitoimet perustuivat niiden toiminnan jatkuvuussuunnitelmiin

20 Voidakseen vastata asianmukaisesti kriisiin organisaatiolla on oltava kriisiä koskevat päätöksentekoelimet, joiden toimivalta soveltuu tilanteeseen. Organisaation on myös pidettävä riittävästi yhteyttä asiaankuuluviin sidosryhmiin ja tiedotettava päätöksistään henkilöstölleen⁶.

21 Helmikuun 2020 toisella puoliskolla kaikki tarkastetut toimielimet alkoivat aktivoida jatkuvuussuunnitelmiinsa sisältyviä kriisinhallintarakenteita. Henkilöstöosastot osallistuivat toimiin aina, mikä varmisti terveydenhuoltoyksiköiden osallistumisen, vaikkakin vain välillisesti. Jotkin toimielimet mukauttivat kriisinhallintarakennettaan covid-19-tilanteeseen.

• Neuvosto katsoi, että sen kriisinhallintaryhmän kokoonpano ei ollut sopivin covid-19-kriisiin vastaamiseen. Kriisinhallintaryhmän sijaan neuvosto tukeutui hallinnollisten pääosastojen johtoryhmiin. Toimiin osallistuivat toiminnan jatkuvuudesta vastaavat muiden osastojen yhteyshenkilöt sekä neuvoston johtava asiantuntijalääkäri.
• Parlamentin johtava asiantuntijalääkäri ei ollut toimielimen kriisien ja toiminnan jatkuvuuden hallintaryhmän (Crisis and Business Continuity Management Team) jäsen, vaan pääsihteeri otti hänet suoraksi neuvonantajaksi.

22 Etätyön käyttöönotto vähensi henkilöstön tartuntariskiä. Toimielinten välisen lääketieteellisen lautakunnan vuoden 2009 skenaario, jonka mukaan 30 prosenttia henkilöstöstä olisi sairaana tai estynyt, ei koskaan toteutunut, mutta pääsy toimielinten tiloihin oli kansallisten sulkutoimien vuoksi rajoitettu. Jatkuvuussuunnitelmissa tarkoitetussa tilanteessa toimielinten olisi pitänyt hoitaa ainoastaan keskeisiä toimintoja. Tässä tapauksessa ne pystyivät kuitenkin jatkamaan kaikkia toimintojaan, mutta niiden oli päätettävä, mitä toimintoja jatkettaisiin toimitiloissa ja mitä hoidettaisiin etäyhteyksien kautta.

23 Maaliskuun 2020 alussa, ennen kuin kansalliset sulkutoimet otettiin käyttöön, neuvosto päätti pitää paikan päällä ainoastaan neuvoston istuntojen järjestämiseen tarvittavan henkilöstön. Unionin tuomioistuin kannusti lisäämään kirjallisen yhteydenpidon käyttöä. Tuomareita kehotettiin arvioimaan, voitaisiinko niiden asioiden käsittelyä lykätä, joissa kuuleminen (paikalla) on jo suunniteltu, ja mikäli tämä ei olisi mahdollista, voitaisiinko kuuleminen korvata kirjallisilla kysymyksillä ja vastauksilla. Parlamentti ja komissio jatkoivat toimintojaan paikan päällä maaliskuun 2020 puoliväliin saakka.

24 Toimielimet vaihtavat tietoja ja tekevät yhteistyötä useissa eri toimielinten välisissä komiteoissa. Yhdelläkään tarkastetuista toimielimistä ei kuitenkaan ollut jatkuvuussuunnitelmissaan määräyksiä näiden komiteoiden tehtävistä lukuun ottamatta joitakin yleisiä huomioita siitä, että muille toimielimille ilmoitettaisiin, jos jatkuvuussuunnitelmat aktivoitaisiin. Yhteisessä kriisitilanteessa toimielimillä ei ollut käytettävissään toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa määritettyä foorumia, jolla ne olisivat voineet nopeasti ilmoittaa tekemistään päätöksistä toisilleen.

25 Maaliskuun 2020 toisella viikolla kaikista toimielimistä edustajia yhteen kokoavan, henkilöstösääntö- ja työehtokysymyksiä käsittelevän valmistelukomitean (CPQS) puheenjohtaja järjesti epävirallisen kokouksen. Kokouksessa keskusteltiin kaikissa toimielimissä toteutettavista toimenpiteistä. Tämä epävirallinen järjestely jatkui koko pandemian ajan, ja kokouksia järjestettiin säännöllisesti. Valmistelukomitealla ei ole toimivaltaa päätöksentekoon toimielinten puolesta, mutta tämä epävirallinen verkosto auttoi jossain määrin yhdenmukaistamaan tehtyjä päätöksiä (esimerkiksi toimielinten välisten henkilöstösiirtojen käsittelystä). Toimielinten autonomian, niiden tehtävien erilaisuuden ja eri isäntäjäsenvaltioissa voimassa olevien sääntöjen välisten erojen vuoksi kukin toimielin noudatti kriisin aikana erilaista lähestymistapaa. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi joitakin eroja toimielinten henkilöstöjohtamisen käytäntöjen välillä, erityisesti niiden ehtojen osalta, joiden mukaan etätyö sallittiin asemapaikan ulkopuolelta (ks. liite II).

26 Toimielinten välisen yhteistyön lisäksi toimielimet olivat säännöllisesti yhteydessä isäntäjäsenvaltioiden kansallisiin ja paikallisiin viranomaisiin keskustellakseen toteutetuista terveystoimenpiteistä ja niiden vaikutuksista toimielinten toimintaan.

27 Toimielimet turvautuivat joihinkin lyhytaikaisia häiriötilanteita varten jatkuvuussuunnitelmissa mainittuihin viestintäkanaviin (sähköposti tai tekstiviestit). Helmikuun 2020 lopulla ne myös ottivat käyttöön erityisiä intranetsivuja, joilla henkilöstöä tiedotettiin toteutetuista toimenpiteistä ja jaettiin viimeisimpiä lääketieteellisiä neuvoja. Intranetissä julkaistut tiedot välitettiin sähköpostitse mahdollisimman laajan levityksen varmistamiseksi.

Toimielimet onnistuivat minimoimaan ydintoimintoihinsa kohdistuvat häiriöt

Toimielimet ovat sopeutuneet jatkamaan perussopimusten mukaisten tehtäviensä hoitamista

28 Kullakin tarkastetulla toimielimellä on perussopimuksissa määritettyyn tehtäväänsä liittyviä keskeisiä toimintoja, joista esitetään yhteenveto kaaviossa 2. Toimielinten kestävyys kriisin aikana perustui niiden kykyyn täyttää perussopimusten mukaiset tehtävänsä ja noudattaa toiminnassaan vakiintuneita periaatteita, kuten monikielisyyttä⁷.

Toimielimet mukauttivat työjärjestyksiään varmistaakseen toimintojen jatkuvuuden kriisin aikana

29 Tarkastetuissa toimielimissä tammikuussa 2020 voimassa olleita työjärjestyksiä ei ollut suunniteltu ottaen huomioon mahdollisia pitkän aikavälin häiriöitä. Yhdenkään toimielimen työjärjestyksessä ei ollut erityisiä määräyksiä, joilla olisi puututtu vakaviin, toimielinten jäsenten kokoontumismahdollisuuksiin kohdistuviin rajoitteisiin.

30 Parlamentti ja neuvosto käyttävät yhdessä lainsäädäntö- ja budjettivaltaa EU:ssa⁸. Tehtäviensä hoitamiseksi niiden on voitava keskustella komission ehdottamista toimintapoliittisista aloitteista, muuttaa niitä ja äänestää niistä. Ennen covid-19-kriisiä nämä toimet toteutettiin lähes kokonaan läsnäoloon perustuvien parlamentin istuntojen, neuvoston ministerikokousten tai työryhmien kautta. Kun sulkutoimet ja matkustusrajoitukset otettiin käyttöön, kyseisten fyysisten kokousten tai paikan päällä pidettävien kuulemistilaisuuksien järjestäminen vaikeutui ja oli joissakin tapauksissa mahdotonta. Komission ja unionin tuomioistuimen työjärjestyksiin sisältyi enemmän joustavuutta, sillä ne tarjosivat vaihtoehtoja, joita voitaisiin käyttää silloin, kun fyysiset kokoukset eivät olleet mahdollisia (ks. laatikko 1).

31 Toimielinten (unionin tuomioistuinta lukuun ottamatta) oli mukautettava työjärjestyksiään varmistaakseen asianmukaiset puitteet toiminnan jatkamiseen. Parlamentti muutti äänestyssääntöjä 20. maaliskuuta 2020 etä-äänestyksen mahdollistamiseksi täysistunnossa ja 8. huhtikuuta 2020 valiokunnissa äänestämisen osalta. Lisäksi parlamentti muutti työjärjestystään joulukuussa 2020 ottamalla käyttöön ”poikkeuksellisia olosuhteita” koskevia toimenpiteitä, joiden avulla parlamentin istuntoja voidaan lykätä, siirtää toiseen paikkaan tai järjestää jaetuissa huoneissa tai etänä. Parlamentin istunnot järjestettiin tarkastusjakson aikana siten, että parlamentin jäsenet äänestivät etäyhteyden välityksellä, vaikkakin osa oli paikalla fyysisesti. Matkustusrajoitusten vuoksi täysistunnot siirrettiin Strasbourgista Brysseliin maaliskuun 2020 ja kesäkuun 2021 väliseksi ajaksi.

32 Vaihtoehtoisten äänestysjärjestelyjen ansiosta lainsäädäntötoimintaa voitiin jatkaa. Etäosallistuminen hankaloitti tulkkaamista (heikomman äänenlaadun ja kuvayhteyden puutteen vuoksi), ja tämän huomioon ottamiseksi kokousten kestoa lyhennettiin. Parlamentin lainsäädäntötoiminta vuosina 2020 ja 2021 oli kuitenkin samanlaista kuin vuonna 2019 (ks. taulukko 1 liitteessä I).

33 Neuvosto ei muuttanut työjärjestystään, mutta se otti 23. maaliskuuta 2020 käyttöön tilapäisen poikkeuksen kirjallisten menettelyjen käytön helpottamiseksi tietyissä olosuhteissa. Toimielin tarvitsi vaihtoehtoisia hyväksymisjärjestelyjä, koska videoneuvotteluina käytäviä ministerien keskusteluja pidettiin epävirallisina kokouksina, joiden aikana ei voitu hyväksyä virallisia neuvoston säädöksiä. Tämä poikkeus antoi jäsenvaltioiden hallitusten pysyvien edustajien komitealle (Coreper) mahdollisuuden päättää, käsiteltävänä olevaan säädökseen sovellettavien enemmistösääntöjen mukaisesti, kirjallisen menettelyn käytöstä. Käsiteltävästä säädöksestä keskusteltiin käytännössä epävirallisissa kokouksissa, minkä jälkeen pysyvien edustajien komitea saattoi päättää kirjallisen menettelyn käytöstä.

34 Neuvosto hyväksyi poikkeuksen ensin yhdeksi kuukaudeksi ja jatkoi sen voimassaoloa koko kriisin ajaksi. Nykyisen poikkeuksen voimassaolo päättyy kesäkuun 2022 lopussa. Brysselissä toimiva pysyvien edustajien komitea kokoontui edelleen fyysisesti koko kriisin ajan. Tämä lisäsi pysyvien edustajien komitean työmäärää, mutta näin neuvosto säilytti lainsäädäntötoimintansa samalla tasolla kuin aiempina vuosina (ks. taulukko 2 liitteessä I). Myös neuvoston fyysisiä istuntoja järjestettiin aina kun se oli mahdollista.

35 Komissio muutti työjärjestystään 22. huhtikuuta 2020 selventääkseen, että sen kokoukset voitaisiin järjestää sellaisten televiestintäjärjestelmien avulla, jotka mahdollistavat jäsenten tunnistamisen ja tehokkaan osallistumisen. Tavoitteena oli välttää mahdolliset häiriöt kollegion toiminnassa. Komission vuoden 2020 työohjelmaa mukautettiin toukokuussa 2020 covid-19-kriisin aiheuttamien painopisteiden muutosten huomioon ottamiseksi. Noin neljäsosaa alun perin suunnitelluista toimintapoliittisista aloitteista lykättiin pandemian vuoksi 3–6 kuukaudella. Toimintapoliittisena vastauksena kriisiin komissio käynnisti samalla uusia aloitteita, kuten NextGenerationEU-välineen (ks. laatikko 2), jota ehdotettiin monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 yhteydessä.

36 Unionin tuomioistuimen toimintaan vaikuttavat sen käsiteltäväksi saatettavat asiat. Unionin tuomioistuin keskeytti kuulemiset 16. maaliskuuta 2020 ja 25. toukokuuta 2020 väliseksi ajaksi, koska henkilöstöllä ei ollut pääsyä sen tiloihin. Kuulemisten pitämisen keskeyttäminen ei johtanut tuomioistuintoiminnan keskeyttämiseen (ks. laatikko 1). Presidentti antoi tuomiot henkilökohtaisesti kerran viikossa sinä aikana, kun kuulemiset oli keskeytetty. Kun kuulemisia alettiin taas järjestää, unionin tuomioistuin otti käyttöön tietojärjestelmän, joka mahdollisti etäosallistumisen niille, jotka eivät voineet matkustaa Luxemburgiin. Toimielin ei keskeyttänyt paikan päällä tapahtuvaa tuomioistuintoimintaa uudelleen 25. toukokuuta 2020 jälkeen.

37 Covid-19:n kokonaisvaikutus unionin tuomioistuimen toimintaan oli moninainen, koska sen toiminta on yhteydessä sekä sille asioita käsiteltäväksi saattavien kansallisten tuomioistuinten että EU:n toimielinten, elinten ja virastojen toiminnan tasoon. Vuonna 2020 käsiteltäväksi tuli vähemmän asioita kuin vuonna 2019, ja vireillä olevien asioiden määrä kasvoi hieman, mutta niiden keskimääräinen kesto ei pidentynyt (ks. taulukko 4 liitteessä I).

Toimielimet pyrkivät säilyttämään monikielisyyden

38 Monikielisyyden periaate tarkoittaa, että kaikki EU:n jäsenvaltioiden viralliset kielet ovat toimielinten virallisia kieliä ja työkieliä. Varmistaakseen tämän periaatteen noudattamisen toimielimet tukeutuvat kääntäjiin ja tulkkeihin. Covid-19-pandemia aiheutti erityisiä rajoitteita tulkeille: tulkkauskoppeja ei voitu käyttää täysimittaisesti lähikontaktien välttämisen vuoksi, eivätkä freelancetulkit aina voineet matkustaa. Siirtyminen etä- ja hybridikokouksiin aiheutti teknisiä haasteita (ks. kohta 32). Tästä huolimatta toimielimet ottivat käyttöön ratkaisuja monikielisyyden turvaamiseksi kriisin aikana (ks. laatikko 3).

Toimielimet täyttivät huolenpitovelvollisuutensa henkilöstöä kohtaan ja säilyttivät toimintakapasiteettinsa

39 Toimielinten on tarjottava henkilöstölleen työolot, jotka täyttävät asianmukaiset terveys- ja turvallisuusnormit⁹. Voidakseen säilyttää toimintansa jatkuvuuden joutumatta keskeyttämään ei-keskeisiä toimintoja toimielinten oli myös pidettävä henkilöstön saatavillaolo ja suorituskyky mahdollisimman korkealla tasolla.

Toimielimet toteuttivat asianmukaisia toimenpiteitä suojellakseen henkilöstönsä terveyttä ja ehkäistäkseen tartuntoja tiloissaan

40 Toimielinten välinen lääketieteellinen lautakunta koostuu toimielinten asiantuntijalääkäreistä. Sen tehtävänä on tiedottaa toimielinten hallintopäälliköille terveysasioista. Helmikuusta 2020 alkaen lautakunta lähetti useita muistioita. Aluksi muistioissa kuvattiin yksityiskohtaisesti pandemian kehitystä. Pandemian seuraavissa vaiheissa muistioissa kerrottiin lautakunnan jäsenten saavuttamasta yhteisymmärryksestä koskien eri toimenpiteitä, joilla varmistettaisiin henkilöstön turvallisuus toimitiloissa, sekä tiedotettiin psykologista tukea koskevista suuntaviivoista ja rokotuksista.

41 Riskialueilta helmikuussa 2020 palaavaa henkilöstöä pyydettiin tekemään etätyötä tartuntariskin rajoittamiseksi. Lisäksi toimielimet kehottivat riskiryhmään kuuluvat henkilöstön jäsenet etätyöhön maaliskuun 2020 toisesta viikosta alkaen. Koko tarkastusjakson ajan toimielinten välinen lääketieteellinen lautakunta suositteli etätyötä keinona katkaista tartuntaketjut.

42 Kaaviosta 3 käy ilmi, miten henkilöstön läsnäololuvut kehittyivät tarkastusjakson aikana kunkin toimielimen suorittaman seurannan perusteella:

• Niin kauan kuin isäntäjäsenvaltiot pitivät voimassa liikkumisrajoituksia (kevät 2020, talvi 2020–2021), toimielimet pitivät toimitiloissa työskentelevän henkilöstön määrän alhaisena ja rajoittivat paikallaolovelvoitteen koskemaan vain henkilöstöä, jonka läsnäolo oli välttämätöntä.
• Kun kansalliset rajoitukset poistettiin asteittain (kesäkuussa 2020 ja jälleen keväästä 2021 alkaen), toimielimet sallivat tiloihinsa enemmän henkilöstöä, jos sen läsnäolo oli tarpeen ydintoimintojen tukemiseksi paikan päällä (kuten istunnot, kokoukset ja kuulemiset).
• Aikoina, joina terveystilanne parani (kesällä ja syksyllä 2020), toimielimet kannustivat myös henkilöstöä, joka oli ilmoittanut vaikeuksista etätyöskentelyssä, tulemaan toimistoon.

43 Toimitiloissa työskentelevän henkilöstön turvallisuuden varmistamiseksi toimielimet ottivat käyttöön käytäntöjä (fyysinen etäisyys, hygienia, maskin käyttö), jotka perustuivat toimielinten välisen lääketieteellisen lautakunnan, toimielinten omien työterveyshuoltojen ja kansallisten viranomaisten suosituksiin. Kunkin toimielimen työterveyshuolto seurasi (henkilöstön, toimeksisaajien ja vierailijoiden) covid-19-tapauksia pienentääkseen toimitiloissa tapahtuvien tartuntojen riskiä. Parlamentti tarjosi myös koronatestausta tiloissaan.

44 Keväästä 2021 alkaen toimielimet ovat kannustaneet henkilöstöään rokottautumaan. Ne ovat joko perustaneet omia rokotuskeskuksia yhteisymmärryksessä paikallisviranomaisten kanssa (Brysselissä) tai tiedottaneet työntekijöitään siitä, miten he voivat rokottautua kansallisten rokotuskampanjoiden aikana (Luxemburg ja muut maat). Toimielimet noudattivat isäntäjäsenvaltioidensa sääntöjä rokottamisesta ja pääsystä työpaikoille. Parlamentti meni toimielinten välisen lääketieteellisen lautakunnan suosituksen perusteella kansallisia sääntöjä pidemmälle: se asetti marraskuusta 2021 alkaen vaatimuksen, jonka mukaan parlamentin tiloihin pääsi vain esittämällä digitaalisen koronatodistuksen.

Toimielimet tukivat työntekijöidensä hyvinvointia ja auttoivat heitä sopeutumaan uusiin työoloihin

45 Ennen kriisiä säännöllistä etätyötä tekevien EU:n henkilöstön jäsenten määrä oli pieni. Mahdollisuutta oli tarjottu useimmissa toimielimissä lingvisteille ja kääntäjille vuodesta 2009 lähtien, ja tämä oli ulotettu koskemaan kelpoisuusvaatimukset täyttävää henkilöstöä kokonaisuudessaan vuodesta 2016 lähtien, alkaen parlamentista ja komissiosta. Komissio ilmoitti joulukuussa 2019, että noin 25 prosenttia sen työvoimasta (8 000 henkilöä) käytti mahdollisuutta etätyöhön satunnaisesti. Kun toimielimet ottivat käyttöön pakollisen etätyön maaliskuun 2020 puolivälissä, suurin osa henkilöstöstä ei ollut aiemmin käyttänyt tätä mahdollisuutta.

46 Henkilöstön suorituskyvyn ylläpitämiseksi toimielimet järjestivät erilaisia koulutuskursseja, jotka liittyivät etätyöhön ja käyttöön otettuihin uusiin tietoteknisiin välineisiin. Toimielimet keskittyivät erityisesti kouluttamaan ja tukemaan keskijohtoa, jotta se voisi hallita tiimejään etänä, ja parantamaan kotietätyön edellytyksiä (ks. liite II).

47 Henkilöstön saatavillaolo lisääntyi kriisin aikana useista eri syistä. Tilintarkastustuomioistuimen neuvostolta ja komissiolta saamat tiedot osoittavat, että henkilöstön työtunteja kirjattiin vuosina 2020–2021 enemmän kuin aiempina vuosina. Kaikki toimielimet ilmoittivat lyhytaikaisten sairauslomapäivien määrän vähentyneen. Myös osa-aikaisten työntekijöiden määrä väheni kaikissa toimielimissä (lähinnä 80-, 90- tai 95-prosenttisessa osa-aikatyössä oleva henkilöstö).

48 Tarkastetut toimielimet antoivat henkilöstölle mahdollisuuden etätyöhön asemapaikan ulkopuolelta¹⁰ poikkeuksellisena toimenpiteenä, joka johtui olosuhteista (eristyneisyys, tarve huolehtia sukulaisista). Tämä mahdollisuus myönnettiin tietyin edellytyksin. Parlamentti katsoi, että henkilöstölle tarjottu mahdollisuus työskennellä asemapaikan ulkopuolelta oli tarkoitettu mahdollistamaan sukulaisista huolehtiminen, minkä vuoksi se edellytti työn osa-aikaisuutta ja vastaavaa palkanalennusta (ks. liite II). Tapa, jolla toimielimet seurasivat tätä mahdollisuutta käyttävän henkilöstön määrää, vaihteli, mutta kirjatut luvut olivat kuitenkin alhaisia: mahdollisuutta ei koskaan käyttänyt enemmän kuin kaksi prosenttia henkilöstöstä parlamentissa, kolme prosenttia unionin tuomioistuimessa, noin viisi prosenttia komissiossa (jolla oli kymmenen päivän vuotuinen yläraja) ja 5,8 prosenttia neuvostossa (jonka seuranta kattoi vain vuoden 2021 touko- ja kesäkuun). Tästä poikkeuksellisesta toimenpiteestä luovuttiin vähitellen vuoden 2021 loppuun mennessä.

Toimielimet vauhdittivat nykyisten uudistamishankkeiden toteuttamista, mutta hallinnollisten palvelujen digitalisointi on edelleen haaste

49 Henkilöstön suorituskyvyn ylläpitämiseksi kriisin aikana toimielinten oli varmistettava, että useimmilla henkilöstön jäsenillä olisi oikeat välineet etätyöskentelyyn. Toimielinten oli löydettävä vaihtoehtoisia ratkaisuja fyysisille kokouksille. Näiden ratkaisujen oli oltava turvallisia ja riittäviä, jotta toimielimet voisivat hoitaa sekä tukitehtävänsä että ydintoimintonsa. Niiden oli otettava käyttöön etätyöhön mukautettuja hallinnollisia prosesseja, joissa tukeuduttiin aiempaa enemmän paperittomaan työnkulkuun.

Vaikka valmiustaso vaihteli toimielinten kesken, ne pystyivät mahdollistamaan henkilöstön etätyöskentelyn nopeasti

50 Toimielimet olivat vuodesta 2016 lähtien vähitellen laajentaneet etätyömahdollisuuden koskemaan koko henkilöstöä (ks. kohta 45). Samalla ne olivat myös alkaneet tarjota henkilöstölleen laitteita etätyön tekemiseen: joko kannettavia tietokoneita, joissa on VPN-yhteys (Virtual Private Network), tai VDI-lisenssejä (Virtual Desktop Infrastructure), joiden avulla henkilöstö voi muodostaa yhteyden työympäristöönsä yksityisestä laitteesta.

51 Tammikuussa 2020 toimielimillä oli henkilöstöään varten vaihtelevia määriä tietoteknisiä mobiililaitteita. Yli 90 prosentilla neuvoston ja komission henkilöstöstä oli kannettava työtietokone. Molemmilla toimielimillä oli riittävästi VPN-lisenssejä (pysyviä tai hätätilanteisiin tarkoitettuja) koko henkilöstönsä kattamiseksi. Niillä oli myös rajallinen määrä VDI-lisenssejä.

52 Parlamentti ja unionin tuomioistuin olivat parhaillaan toteuttamassa omia tietoteknisen liikkuvuuden ohjelmiaan, kun siirryttiin etätyöhön. Unionin tuomioistuin oli nopeuttanut ohjelmansa edistymistä vuonna 2019, ja sen tavoitteena oli saada ohjelma toteutettua kevääseen 2020 mennessä. Euroopan parlamentin tavoitteena oli saada kannettavat tietokoneet henkilöstön käyttöön vaalikauden 2019–2024 loppuun mennessä. Maaliskuun 2020 puoliväliin mennessä noin 35 prosenttia parlamentin ja 71 prosenttia unionin tuomioistuimen henkilöstöstä oli jo saanut käyttöönsä VPN- tai VDI-ratkaisun, joka mahdollisti etätyön. Koko henkilöstöllä oli pääsy työsähköpostiinsa www-sähköpostityökalujen kautta.

53 Parlamentti ja unionin tuomioistuin nopeuttivat kannettavien tietokoneiden käyttöönottoa. Molemmat toimielimet asettivat laitteistojen jakelussa etusijalle kriittiset palvelut, kuten unionin tuomioistuimen rekisterit, ja lisäsivät käytettävissä olevien VDI-lisenssien määrää (henkilöstölle, jolla ei vielä ollut kannettavia työtietokoneita). Toukokuuhun 2020 mennessä 95 prosenttia niiden henkilöstön jäsenistä pystyi tekemään etätöitä käyttäen VPN-yhteyttä tai VDI-lisenssiä, ja kesäkuun 2020 loppuun mennessä kaikilla henkilöstön jäsenillä oli tähän mahdollisuus.

54 Kaikkien toimielinten oli myös lisättävä infrastruktuurinsa kapasiteettia, jotta se vastaisi yhteyksien määrää. Etätyöhön siirtymisen ensimmäisten viikkojen aikana henkilöstö ilmoitti joistakin yhteyksien laatuun ja vakauteen liittyvistä ongelmista, mutta ne oli pääosin ratkaistu huhtikuuhun 2020 mennessä. Toimielinten neuvontapalveluille esitettyjen pyyntöjen määrä väheni merkittävästi huhtikuusta 2020 lähtien, kun henkilöstö oli tottunut etätyövälineisiin ja kaistanleveyden kapasiteettia oli lisätty.

Kriisi nopeutti pilvipohjaisten yhteistyövälineiden ja tiettyjen videoneuvotteluratkaisujen käyttöönottoa, mutta toi mukanaan tietosuojaan ja -turvaan liittyviä haasteita

55 Tietoteknisten yhteistyövälineiden avulla henkilöstö voi työskennellä yhdessä olematta samassa huoneessa. Termi kattaa useita välineitä videoneuvotteluratkaisuista alustoihin, joiden avulla asiakirjoja voidaan jakaa ja muokata reaaliaikaisesti. Toimielimet olivat käyttäneet joitakin näistä välineistä jo ennen kriisiä. Esimerkiksi komissio oli käyttänyt yhteistyösivustoja vuodesta 2013 lähtien. Videoneuvotteluratkaisut olivat yleisiä eri toimielimissä. Videoneuvotteluihin käytettiin yleensä erityisvarusteltuja tiloja kokousten järjestämiseksi toimielinten kesken ja ulkopuolisten sidosryhmien kanssa.

56 Pilvipalvelut ovat kasvaneet maailmanlaajuisesti vuosista 2016–2017 lähtien. Ne tarjoavat uusia yhteistyömahdollisuuksia, koska fyysinen infrastruktuuri ei rajoita niitä. Jotkin toimielimet ovat vuodesta 2019 lähtien testanneet pilvipohjaisia välineitä, kuten videokonferenssiratkaisuja, joihin sisältyy yhteistyöominaisuuksia (asiakirjojen jakaminen ja muokkaus). Pilvipalvelujen käyttö tuo kuitenkin mukanaan omat turvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvät riskinsä verrattuna toimitiloissa olevaan infrastruktuuriin¹¹.

57 Tarkastetuilla toimielimillä on erilaisia arvioita pilvipohjaisiin yhteistyövälineisiin liittyvistä tietosuoja- ja tietoteknisistä tietoturvariskeistä, minkä vuoksi ne ovat tehneet erilaisia päätöksiä niiden käyttöönotosta. Heinäkuussa 2020 annetun Schrems II -tuomion¹² jälkeen Euroopan tietosuojavaltuutettu antoi suosituksen¹³ olla ottamatta käyttöön uusia palveluja, joihin liittyy henkilötietojen siirtoa EU:n ulkopuolelle. Seurauksena oli lisää rajoituksia siihen, minkä tyyppisiä yhteistyövälineitä toimielimet voisivat käyttää. Yhdysvalloissa toimivien palveluntarjoajien pilvipalveluja ja videoneuvotteluvälineitä käyttävien toimielinten oli tarkistettava palveluntarjoajiensa kanssa tekemiään sopimuksia riittävän tietosuojatason varmistamiseksi (ks. laatikko 4).

58 Toimielimet ottivat käyttöön myös erityisiä videoneuvotteluratkaisuja, jotka mahdollistavat ydintoimintojen, kuten parlamentin keskustelujen, neuvoston kokousten, komission jäsenten kollegion kokousten ja oikeudellisten kuulemisten, järjestämisen etänä. Sulkutoimet nopeuttivat toimielinten ydintoimintoja koskevien videoneuvotteluhankkeiden toteuttamista.

59 Osana vuosien 2019–2021 tietotekniikkahankkeitaan parlamentti pohti, miten konferenssit voitaisiin järjestää kokonaisuudessaan etäyhteyden välityksellä sekä puhujille että osallistujille siten, että kaikki fyysisen konferenssin palvelut, kuten tulkkaus ja vuorovaikutteiset keskustelut, olisivat mahdollisia. Maaliskuussa 2020 parlamentti oli valitsemassa tälle hankkeelle palveluntarjoajaa, kun päätös etätyöhön siirtymisestä tehtiin, ja väline oli valittava nopeasti.

60 Parlamentti pystyi jo tarjoamaan parlamentin jäsenille infrastruktuurin, jota tarvittiin valiokuntien kokousten ja täysistuntojen järjestämiseen etäyhteyden välityksellä. Lisäksi simultaanitulkkausta voitiin tarjota viikko Belgian sulkutoimien alkamisen jälkeen (ks. laatikko 3). Parlamentti räätälöi valitsemansa välineen ja sen toiminnot vastaamaan toimielimen tarpeita. Kun Strasbourgin täysistuntoja jatkettiin kesäkuun 2021 jälkeen, toimielin pystyi vähentämään sinne matkustavan henkilöstön määrää, koska tulkkaus voitiin järjestää mistä tahansa. Parlamentin käyttämän välineen taustalla oleva infrastruktuuri on täysin pilvipohjainen.

61 Neuvosto valitsi toisen ohjelmiston. Sen valitsemaa välinettä voitiin käyttää sekä pilvipalvelujen että toimitiloissa olevan palvelimen kautta, mikä mahdollisti ministerikokousten yhteyksien täyden hallinnan. Neuvosto hyväksyi tammikuussa 2021 suunnitelman videoneuvottelualustan perustamisesta korkeintaan EU SECRET -luokitustasoon kuuluvia arkaluonteisia tai turvaluokiteltuja tietoja koskevia keskusteluita varten, koska olemassa olevaa ohjelmistoa voitiin käyttää ainoastaan turvaluokittelemattomien, ei-arkaluonteisten tietojen käsittelyyn. Turvaluokitellut ja arkaluonteiset asiat on käsiteltävä toimitiloissa.

62 Sekä parlamentti että neuvosto valitsivat videoneuvottelupalveluiden tarjoajiksi EU:n tietosuojasäännösten mukaisesti toimivat eurooppalaiset (EU- tai EFTA-maiden) yritykset parlamentin keskustelujen ja neuvoston kokousten järjestämistä varten. Unionin tuomioistuin ei käyttänyt pilvipalveluja (ks. laatikko 4). Sen sijaan se kehitti kuulemisia varten oman videoneuvotteluratkaisunsa, joka perustui sen jo käytössä olleeseen ohjelmistoon (ks. laatikko 3).

Parannuksista huolimatta hallinnollisten prosessien digitalisointi on edelleen kesken

63 Voidakseen varmistaa, että tukitehtävät, erityisesti rahoitus- ja henkilöstöresurssien osalta, jatkuisivat ilman keskeytyksiä tai viivästyksiä, toimielinten oli digitalisoitava työnkulkunsa. Ennen covid-19-kriisiä hallinnollisten prosessien digitalisoinnin taso vaihteli eri toimielinten välillä: paperittoman työnkulun lisäksi käytössä oli eri välineitä, kuten sähköiset laskut ja digitaaliset allekirjoitukset, mutta niiden käyttöönottoaste vaihteli.

64 Sähköiset hankintamenettelyt ovat olleet käytettävissä vuodesta 2009 lähtien e-PRIOR-portaalin kautta. e-PRIOR-portaalissa toimittajat voivat myös lähettää asiakkailleen laskuja sähköisesti. Sähköiset laskut edistävät digitaalisia taloushallinnon toimintoja, sillä ne käsitellään automaattisesti. Kaikki toimittajat eivät kuitenkaan käytä tätä palvelua, eivätkä toimielimet aloitteellisesti kannusta niitä siihen. Tästä syystä sähköistä laskutusta ei käytetä yleisesti kaikissa toimielimissä.

65 Sähköisten laskujen osuus neuvoston vuonna 2019 saamista laskuista oli 57 prosenttia. Unionin tuomioistuimessa sähköisten laskujen osuus vuonna 2019 oli 60 prosenttia. Covid-19:n leviämisen rajoittamiseksi käyttöön otettujen rajoitusten aiheuttamat häiriöt vaikuttivat myös toimielinten toimittajiin, minkä seurauksena osa niistä siirtyi käyttämään sähköisiä laskuja. Neuvosto ja unionin tuomioistuin ilmoittivat, että vastaanotettujen sähköisten laskujen määrä kasvoi nettomääräisesti 74 prosenttiin kaikista laskuista molemmissa toimielimissä vuonna 2020. Parlamentti ja komissio eivät seuranneet toimielintensä vastaanottamien sähköisten laskujen osuutta. Parlamentti mukautti laskujen hallintaa koskevia sääntöjään hyväksyäkseen myös sähköisessä muodossa olevat laskut, vaikka niitä ei lähetettäisi e-PRIOR-portaalin kautta.

66 Sähköisiä allekirjoituksia koskeva nykyinen oikeudellinen kehys on vuodelta 2014¹⁴. Sähköisten allekirjoitusten lisääntynyt käyttö EU:n toimielimissä liittyy sähköisen asiakirjahallinnan käytön lisääntymiseen, mukaan lukien henkilöstökansioiden hallinta.

67 Ennen kriisiä sähköisiä allekirjoituksia käytettiin kaikissa toimielimissä unionin tuomioistuinta lukuun ottamatta, ja sertifioinnin taso vaihteli tarpeiden mukaan. Laajojen etätyömahdollisuuksien käyttöönotto ja tarve paperittomaan työnkulkuun kannustivat niiden käyttöön. Käyttöönotto oli kuitenkin vaihtelevaa eri toimielinten välillä. Esimerkiksi neuvosto hyväksyi toimittajiensa sähköiset allekirjoitukset, mutta se allekirjoittaa ostotilauksensa käsin. Komissio oli aloittanut hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten käyttöönoton sopimusten allekirjoittamista varten, ja se nopeutti tätä kriisin aikana. Unionin tuomioistuin käytti aluksi sähköpostia henkilöstöresursseja koskevien päätösten vahvistamiseen kriisin aikana, sillä se ei ollut aiemmin käyttänyt sähköisiä allekirjoituksia. Unionin tuomioistuin ja komissio allekirjoittivat myöhemmin sopimuksen EU Sign -välineen (komission hallinnoima sähköisten allekirjoitusten palvelu) käytöstä, jotta unionin tuomioistuin saattoi ottaa käyttöön hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen vuoden 2021 loppuun mennessä. Tarkastuksen aikaan parlamentti ja neuvosto ottivat parhaillaan asteittain käyttöön hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia.

Uusien työskentelytapojen tehokkuuden arviointi kriisin jälkeisessä toimintaympäristössä on alkanut

Arviointi on edennyt pidemmälle ydintoimintojen kuin tukitehtävien osalta

68 Kestokykyiset organisaatiot voivat oppia kriisistä ja tulla vahvemmiksi¹⁵. Tämä edellyttää, että kaikista kriisitoimien osa-alueista otetaan opiksi. Se edellyttää myös, että organisaatio yksilöi kriisin aikana käyttöön otetut hyvät käytännöt, jotka ovat edelleen merkityksellisiä kriisin päätyttyä.

Toimielimet aloittivat saatujen kokemusten arvioinnin varhaisessa vaiheessa

69 Kun kevään 2020 rajoitukset oli poistettu, tarkastetut toimielimet aloittivat covid-19-kriisin johdosta saatujen kokemusten arvioinnin. Tässä varhaisessa arvioinnissa keskityttiin kriisinhallintaan ja siihen, miten toimielinten jatkuvuussuunnitelmat oli pantu täytäntöön.

70 Missään näistä toimista ei havaittu merkittäviä puutteita siinä, miten toimielimet hallinnoivat kriisiä ja vastasivat siihen. Covid-19-pandemiasta saadut kokemukset sisällytettiin toimielinten vuoden 2021 riskinarviointeihin, jotka kattoivat pandemiasta johtuvaan henkilöstön puutteeseen liittyvät riskit tarkemmin kuin aiemmat vastaavat arvioinnit. Toimielimet ehdottivat etätyötä lieventävänä toimena, jotta tätä riskiä kyettäisiin pienentämään.

71 Toimielimet toteuttivat toukokuusta 2020 alkaen henkilöstökyselyjä kerätäkseen palautetta toimiinsa liittyvistä eri osa-alueista (viestintä, käyttöön otetut terveystoimenpiteet) sekä henkilöstön jäsenten toiveista ja odotuksista koskien työn tulevaa organisointia, erityisesti etätyön osalta, kun paluu toimitiloihin olisi mahdollista. Tilanteen kehittyessä toimielimet toteuttivat lisäkyselyjä ja kuulivat päälliköitä.

Ydintoimintojensa osalta toimielimet katsovat henkilökohtaisen vuorovaikutuksen paremmaksi

72 Tarkastetut toimielimet ottivat käyttöön uusia tapoja hoitaa ydintoimintojaan (ks. kohdat 58–62), ja ne tukeutuivat enemmän videoneuvottelujen ja uusien yhteistyövälineiden käyttöön. Toukokuusta 2020 alkaen komission jäsenet alkoivat jälleen pitää viikoittaiset kokouksensa fyysisesti, koska he pitivät tätä tarkoituksenmukaisempana poliittisten keskustelujen käymiseen. Vuoden 2022 alkupuolella parlamentti, neuvosto ja unionin tuomioistuin pohtivat edelleen, missä määrin uudet työskentelytavat säilytettäisiin pandemian jälkeen. Ne olivat kuitenkin jo tehneet joitakin päätöksiä toimielinten ydintoimintojen osalta uusien työskentelytapojen tehokkuuden arvioinnin perusteella.

73 Parlamentin puhemies käynnisti vuonna 2021 covid-19-pandemian jälkeistä parlamentin toimintaa koskevan laajan pohdinnan (Rethinking parliamentary democracy). Tähän pohdintaan osallistuneet parlamentin jäsenten työryhmät esittivät suosituksia, joiden johdosta keskustelu etä-äänestyksen käytöstä tavanomaisissa olosuhteissa, kun parlamentti voi kokoontua, mutta osa parlamentin jäsenistä on estyneitä osallistumasta, oli kesken vielä tämän tarkastuksen valmistuessa. Näiden työryhmien päätelmät osoittavat, että parlamentin jäsenet katsovat parlamentin keskustelun olevan laadukkaampaa, kun sitä käydään henkilöiden ollessa läsnä.

74 Lisäksi parlamentin hallinto allekirjoitti uuden sopimuksen freelancetulkkien kanssa, jotta he voivat työskennellä kotoa ja jäsenvaltioissa sijaitsevista keskuksista käsin, mikä paransi joidenkin kielten tulkkien saatavuutta. Hallinto arvioi parhaillaan etätulkkauksen jatkamista Strasbourgin täysistunnoissa, mikä voisi johtaa paikan päälle matkustavien henkilöstön jäsenten määrän vähenemiseen.

75 Neuvosto tuli myös siihen tulokseen, että ministerien fyysiset kokoukset ovat tehokkaampia kuin virtuaaliset. Kuten liitteessä I olevasta taulukosta 2 käy ilmi, vuonna 2020 suurin osa kokouksista (56 prosenttia) pidettiin voimassa olevista rajoituksista huolimatta fyysisesti paikan päällä. Korkean tason kokousten, kuten Eurooppa-neuvoston kokousten (EU:n jäsenvaltioiden valtion- tai hallitusten päämiehet), osalta kaikki osapuolet pitävät läsnäoloon perustuvaa kokousmuotoa tehokkaampana. Läsnäoloon perustuvien kokousten suosituimmuuden vahvistaa se, että säännöt, joilla helpotetaan kirjallisten menettelyjen käyttöä, oli suunniteltu väliaikaiseksi poikkeukseksi eikä pysyviksi muutoksiksi. Kun poikkeuksen voimassaolo päättyy, kirjallista menettelyä aletaan käyttää jälleen työjärjestyksessä säädettyjen ehtojen mukaisesti. Neuvosto aikoo kuitenkin säilyttää mahdollisuuden järjestää epävirallisia etäkokouksia – myös arkaluonteisten tai turvaluokiteltujen keskustelujen käymiseksi (ks. kohta 61). Tällaisia ovat esimerkiksi ministerien tai työryhmien epäviralliset kokoukset, joita voidaan käyttää fyysisten kokousten täydennyksenä, sillä ne mahdollistavat kiireelliset keskustelut ja tietojenvaihdon.

76 Unionin tuomioistuin katsoo myös, että vaikka etäosallistuminen voi olla hyödyllistä, se ei täysin vastaa fyysistä kuulemista, ja se olisi säilytettävä mahdollisuutena vain silloin, kun jokin osapuoli on estynyt osallistumasta kuulemiseen fyysisesti.

Etätyötä käytetään toimielimissä aiempaa laajemmin, mutta arviointi sen soveltuvuudesta kriisin jälkeiseen ympäristöön on vielä kesken

77 Etätyö ja uusia työskentelytapoja tukevat tietotekniset välineet otettiin käyttöön ennen covid-19-pandemian puhkeamista. Valmistautuessaan covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön toimielimet ovat laajentaneet etätyön käyttöä, mutta sen tehokkuuden ja soveltuvuuden arviointi oli vielä kesken tarkastuksen aikaan, koska kriisi ei ollut vielä ohi.

78 Unionin tuomioistuin teki toukokuussa 2021 kyselyn, jossa se pyysi henkilöstöä ja päälliköitä arvioimaan, mitkä työjärjestelyt soveltuvat parhaiten heidän tehtäviinsä. Tulokset osoittivat, että alle puolet henkilöstöstä (40 prosenttia) katsoi työskentelevänsä valmistelutehtävissä tehokkaammin etänä kuin toimitiloissa, ja 37 prosenttia ilmoitti, ettei vaihtoehtojen välillä ollut eroa. Vain muutama vastaaja ilmoitti, että he tekisivät vuorovaikutusta kollegojen kanssa edellyttävät tehtävät tai osallistuisivat koulutukseen mieluummin kotoa käsin. Parlamentti ja komissio eivät toteuttaneet tällaista kyselyä ennen etätyösääntöjensä tarkistamista. Parlamentti arvioi tämän tarkastuksen aikaan vielä laajennetun etätyön tehokkuutta, kun taas komissio viimeisteli parhaillaan omia uusia sääntöjään (ks. laatikko 5). Neuvoston etätyösäännöt oli juuri hyväksytty, kun covid-19 alkoi levitä, eikä neuvosto katsonut tarpeelliseksi tarkistaa sääntöjä. Yksikään tarkastetuista toimielimistä ei tarjonnut henkilöstölleen kokoaikaista etätyömahdollisuutta (ks. liite III).

79 Etätyöskentely asemapaikan ulkopuolelta, mikä oli sallittu tai mitä oli jatkettu osana huolenpitovelvollisuuteen liittyviä toimia (ks. kohta 39), on edelleen rajoitetussa muodossa mahdollista joissakin toimielimissä covid-19-pandemian jälkeisten sääntöjen nojalla (ks. liite III). Tämä toimenpide on ensisijaisesti vastaus henkilöstön esittämiin pyyntöihin, mutta toimielimet eivät ole arvioineet toimenpiteen jatkamisen tehokkuutta.

Uusien työjärjestelyjen talousarvio- ja ympäristövaikutuksia ei ole arvioitu johdonmukaisesti eri toimielimissä

80 EU:n toimielimet ovat viime vuosina pyrkineet rajoittamaan hallintomenojaan ja saavuttamaan säästöjä tehokkaampien työskentelytapojen avulla¹⁶. Etätyön ja tietoteknisen liikkuvuuden lisäksi covid-19-pandemiaa edeltävät suunnitelmat uusista työskentelytavoista kattoivat uudet toimistojärjestelyt, yhteistyötilojen käyttöönoton ja yksittäisten toimistojen määrän pienentämisen. Nämä toimenpiteet tarjoavat mahdollisuuksia lisäsäästöihin ja pienentävät toimielinten hiilijalanjälkeä.

81 Covid-19-kriisin aikana tapahtuneilla työskentelytapojen muutoksilla oli vaihtelevia vaikutuksia toimielinten hallintomenoihin (ks. kaavio 4).

• Matkustamiseen liittyvät kulut vähenivät merkittävästi.
• Tietotekniikkamenot kasvoivat etätyön tukemiseen tarvittavien lisäinvestointien vuoksi. Kasvu oli suhteessa kussakin toimielimessä tarvittaviin investointeihin (pääosin laitteistot tai uusien videoneuvotteluratkaisujen kehittäminen).
• Kiinteistömenojen jotkin erät (turvallisuus, yleishyödylliset palvelut) olivat pienempiä, koska rakennukset olivat pääasiassa tyhjinä. Jotkin (hygieniaan liittyvät) menoerät olivat puolestaan suurempia covid-19-käytäntöjen vuoksi. Rakennustöitä (parlamentti, komissio) jatkettiin, mutta toisinaan suunnitelmia mukautettiin uusien työskentelytapojen odotettujen vaikutusten vuoksi. Jotkin toimielimistä käyttivät ylijäämäisistä budjettikohdista käyttämättä jääneitä varoja käyttämiensä kiinteistöjen hankintaan (parlamentti) tai lainojen ennakkomaksujen maksamiseen (unionin tuomioistuin).

82 Tarkastetut toimielimet raportoivat covid-19-kriisin seurauksena saavutetuista säästöistä vuoden 2020 toimintakertomuksissaan. Säästöjen vaikutus hallintokustannuksiin oli kuitenkin vähäinen, koska kyse oli lähinnä kiinteistö- ja matkakuluista, joiden osuus EU:n talousarvion hallintomeno-otsakkeesta on yhteensä noin kymmenen prosenttia. Toimielimet eivät ole vielä esittäneet ehdotuksia siitä, miten näistä säästöistä saataisiin pysyvämpiä uusien työskentelytapojen laajentamisen myötä.

Etäkokousten laajentaminen tuo mukanaan mahdollisia säästöjä matkakuluissa

83 Parlamentti aikoo jatkaa etätulkkauksen käyttöä, mikä vähentää tulkkien matkustamisen tarvetta (ks. kohta 74). Parlamentti ei ole arvioinut tästä päätöksestä mahdollisesti seuraavia säästöjä, eikä se ole vuoden 2022 talousarviossaan suunnitellut matkakulujen merkittävää vähentämistä covid-19-kriisiä edeltäneeseen vuoden 2020 talousarvioon verrattuna. Tulkkien lisäksi myös videoneuvottelujen osalta saavutettu edistys voisi antaa toimielimelle mahdollisuuden vähentää Strasbourgiin täysistuntoon matkustavan tukihenkilöstön määrää, mikä mahdollistaisi lisäsäästöt. Viimeisin analyysi täysistuntoon matkustamisen kuluista on vuodelta 2013. Tuolloin tulkkien virkamatkat Strasbourgiin maksoivat 3,1 miljoonaa euroa vuodessa (12 prosenttia kaikista matkakuluista Strasbourgiin) ja muiden henkilöstön jäsenten virkamatkat 12,3 miljoonaa euroa vuodessa¹⁷.

84 Matkustaminen ei ole merkittävä menoerä neuvostolle, ja se liittyy sen poliittiseen ydintoimintaan enemmän kuin tukitehtäviin. Neuvosto aikoo säilyttää mahdollisuuden järjestää epävirallisia etäkokouksia osana tavanomaista työskentelytapaansa (ks. kohta 75). Uusilla työskentelytavoilla odotetaan olevan jonkin verran vaikutusta neuvoston matkakuluihin. Uusien työskentelytapojen laajuutta ei kuitenkaan ole vielä arvioitu.

85 Komissio aikoo viherryttämisstrategiansa mukaisesti hyödyntää uusia työskentelytapoja siten, että se kannustaa henkilöstöään matkustamaan vain silloin, kun etäkokoukset eivät ole sopivia. Virkamatkojen (henkilöstö ja komission jäsenet) kokonaismäärärahoja on supistettu vuoden 2022 osalta 22 prosenttia vuoteen 2019 verrattuna.

86 Unionin tuomioistuimen matkakulut ovat hyvin vähäiset. Toimielin suunnittelee kuitenkin 17 prosentin vähennystä vuonna 2022 vuoteen 2019 verrattuna.

Komissiota lukuun ottamatta toimielimet eivät ole päättäneet merkittävistä muutoksista kiinteistöstrategioihinsa

87 Toimielinten kiinteistöjen omistusrakenne vaihtelee toimielimen ja sijainnin mukaan¹⁸. Toimielinten taloudelliset rajoitteet tai kannustimet liittyen toimistotilojen vähentämiseen säästöjen saavuttamiseksi vaihtelevat sen mukaan, omistavatko vai vuokraavatko ne kiinteistönsä. Etätyö vaikuttaa toimitilojen keskimääräiseen käyttöasteeseen. Etätyön lisääntynyt käyttö pandemian jälkeen voisi edelleen vähentää keskimääräistä toimielinten käytössä olevaa toimistotilaa.

88 Parlamentti omistaa suurimman osan kiinteistöistään. Se hyväksyi nykyisen kiinteistöstrategiansa vuonna 2018. Toimielin ei ole tehnyt päätöstä toimistotilojensa vähentämisestä Brysselissä. Osana rakennustensa omistajuuden vakiinnuttamista se kuitenkin hankki (74,9 miljoonalla eurolla) lähellä päätilojaan sijaitsevan, aiemmin vuokraamansa kiinteistön vuoden 2020 talousarviosta käyttämättä jääneillä varoilla. Luxemburgissa KAD II -rakennuksen rakentamissuunnitelmiin tehtiin lisämuutoksia, osittain työskentelykäytäntöjen muutosten huomioon ottamiseksi. Parlamentti päätti olla toteuttamatta joitakin hankkeen osia, joiden kustannusten parlamentti arvioi olevan 18,6 miljoonaa euroa (neljä prosenttia kokonaiskustannuksista).

89 Neuvosto omistaa kaikki toimistotilansa. Tarkastuksen aikaan neuvosto pohti uutta kiinteistöstrategiaa.

90 Komission toimistorakenne on monipuolisempi kuin muilla toimielimillä: sillä on käytössään kiinteistöjä, jotka se omistaa, sekä kiinteistöjä, joita se vuokraa tai joihin sillä on pitkäaikainen vuokrasopimus. Toimielimistä komissiolla on suurin kiinteistökanta, joten sillä on enemmän mahdollisuuksia säästöihin. Komissio otti käyttöön uusia työskentelytapoja ennen covid-19-kriisiä, ja se on päättänyt kehittää tätä järjestelyä edelleen kriisin seurauksena. Komission vuosien 2022–2030 Brysselin kiinteistöstrategiassa suunnitellaan käytössä olevan toimistotilan vähentämistä 25 prosentilla vuoteen 2030 mennessä ja menojen vähentämistä kolmanneksella (yhteensä 73,1 miljoonaa euroa vuosina 2021–2030). Nämä suunnitelmat perustuvat olettamuksiin, joiden mukaan vähintään 20 prosenttia henkilöstöstä tekee etätyötä ja tehtäväperusteiset jaetut tilat korvaavat vähitellen yksittäiset toimistot. Komission Luxemburgissa sijaitsevien toimitilojen osalta ei ole tehty päätöksiä huomattavista toimistotilojen vähennyksistä, mutta komission paikallisessa kiinteistöstrategiassa suunnitellaan tehtäväperusteisia tiloja.

91 Unionin tuomioistuimen käytäntönä on hankkia käyttämänsä kiinteistöt. Heinäkuussa 2021 hyväksytyt etätyösäännöt mahdollistavat etätyön käytön aiempaa laajemmin, mutta tarkastuksen aikaan unionin tuomioistuin ei aikonut tarkistaa kiinteistöstrategiaansa lyhyellä aikavälillä. Se halusi mieluummin odottaa muutaman vuoden ja arvioida uusien työskentelytapojen aiheuttamia tarpeita.

Ympäristövaikutuksiin liittyviä mahdollisuuksia ei ole määritelty selkeästi

92 Matka- ja kiinteistöjärjestelyihin tehtävät muutokset sekä etätyön laajentaminen tarjoavat tarkastetuille toimielimille mahdollisuuksia vähentää ympäristövaikutuksiaan. Kaikki toimielimet ovat tietoisia tästä, mutta ne ovat edenneet eri tahdissa sen ottamisessa huomioon ympäristöstrategioissaan.

93 Parlamentti otti vuoden 2019 loppupuolella käyttöön joukon ympäristöindikaattoreita seuratakseen ympäristötehokkuuttaan. Tämän jälkeisessä väliarvioinnissa (joulukuu 2020) esiteltiin pandemian aikana käyttöön otettujen uusien työskentelytapojen vaikutukset sekä skenaarioita siitä, miten parlamentti voisi hyödyntää kyseisiä työskentelytapoja, erityisesti vähentääkseen liikenteeseen liittyviä päästöjään. Komission viherryttämisstrategian päätavoitteena on saavuttaa ilmastoneutraalius vuoteen 2030 mennessä vähentämällä toimistotiloja, käyttämällä matalaenergiarakennuksia, parantamalla energiatehokkuutta (tekniset parannukset ja muutokset toimintatavoissa) ja vähentämällä matkustamisesta aiheutuvia päästöjä. Viimeksi mainitun kohdan täytäntöönpanemiseksi komissio on ottanut käyttöön päästölaskurin alustassa, jota se käyttää työmatkoihin liittyvään hallinnointiin.

Johtopäätökset ja suositukset

94 Tilintarkastustuomioistuin toteaa, että EU:n toimielimet ovat osoittaneet kriisinkestävyytensä covid-19-pandemian aikana. Ne reagoivat nopeasti ja joustavasti ja hyötyivät aiemmista digitalisaatioon tekemistään investoinneista. Toimielimet eivät kuitenkaan ole vielä täysin arvioineet, kuinka tehokkaiksi covid-19-pandemian johdosta käyttöön otetut uudet työskentelytavat todennäköisesti osoittautuvat tai missä määrin ne tuovat säästöjä kriisin jälkeisessä toimintaympäristössä.

95 Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että covid-19-kriisin alkamista edeltävissä toimielinten toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa noudatettiin vahvistettuja standardeja. Suunnitelmien tarkoituksena oli kuitenkin puuttua lyhyen aikavälin tapahtumiin, joilla oli suuria vaikutuksia, eikä covid-19-pandemian aiheuttamaan pitkän aikavälin häiriötilanteeseen (kohdat 14–19).

96 Covid-19-kriisi ei vastannut toimielinten toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa ennakoitujen häiriötilanteiden mallia. Toimielimet säilyttivät ne toiminnan jatkuvuussuunnitelmiensa osat, jotka olivat oleellisia, ja mukauttivat niitä covid-19:n erityispiirteisiin, jotta ne pystyivät järjestämään toimensa lyhyessä ajassa. Toimielinten toiminnan jatkuvuussuunnitelmissa ei ollut määritelty foorumia, jolla ne olisivat voineet kuulla toisiaan nopeasti kriisiin vastaamiseksi tekemistään päätöksistä. Toimielimet pyrkivät varmistamaan toteutettavien toimenpiteidensä jonkinasteisen johdonmukaisuuden tukeutumalla olemassa oleviin rakenteisiin tietojen jakamiseksi. Näin ne onnistuivat rajoittamaan toimissaan esiintyviä eroja. Toimielinten autonomia, erilaiset tehtävät ja lukuisat erityyppiset kansalliset säännöt, jotka niiden oli otettava huomioon, rajoittivat niiden mahdollisuuksia toteuttaa täysin samanlaisia toimia (kohdat 20–27).

Suositus 1 – Sisällytetään toiminnan jatkuvuussuunnitelmiin pitkän aikavälin häiriöt ja toimielinten välinen yhteistyö

Toimielinten olisi hyödynnettävä covid-19-kriisin johdosta toteutetuista toimista saatuja kokemuksia ja sisällytettävä toiminnan jatkuvuussuunnitelmiinsa pitkän aikavälin häiriöihin liittyviä toimenpiteitä. Toiminnan jatkuvuussuunnitelmiin olisi sisällytettävä myös toimielinten välistä yhteistyötä koskevat järjestelyt kaikkien toimielimiin vaikuttavien tapahtumien varalta.

Toteuttamisen tavoiteajankohta: Vuoden 2023 ensimmäinen neljännes

97 Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että toimielinten joustava reagointi kriisiin auttoi niitä minimoimaan häiriöt. Toimielimet mukauttivat tarvittaessa työjärjestystään, osoittivat joustavuutta työtapojen mukauttamisessa ydintoimintojensa hoitamiseksi ja jatkoivat niille perussopimuksissa annettujen tehtävien täyttämistä. Ne onnistuivat hyväksymään tärkeitä toimintapoliittisia aloitteita sekä monivuotisen rahoituskehyksen vuosiksi 2021–2027. Myös tuomioiden antaminen jatkui samalla tasolla kuin ennen covid-19-pandemiaa (kohdat 28‎–38).

98 Toimielimet toteuttivat toimenpiteitä henkilöstönsä terveyden suojelemiseksi ja toiminnan jatkuvuuden ylläpitämiseksi. Ne noudattivat toimielinten välisen lääketieteellisen lautakunnan antamia lääketieteellisiä neuvoja ja täyttivät isäntämaansa kansallisessa lainsäädännössä vaaditut vähimmäisvaatimukset tai ylittivät ne. Henkilöstön tukemiseksi käyttöön otetut toimenpiteet (laitteet, koulutus, sosiaaliset toimenpiteet) olivat vaikuttavia suorituskyvyn ylläpitämisessä kriisin aikana (kohdat 39–48).

99 Kriisin alussa toimielimillä oli vaihtelevia määriä laitteita, joiden avulla niiden henkilöstö voisi työskennellä etänä, mutta kukin toimielin onnistui järjestämään koko henkilöstölleen etätyöratkaisuja kuudessa viikossa (kohdat 49–54). Toimielimet ovat hyödyntäneet yhteistyövälineitä hyvin. Erityistarpeiden sekä tietosuojaa, tietoturvaa ja luottamuksellisuutta koskevien kysymysten vuoksi toimielimet ottivat näitä välineitä käyttöön eri tahdissa ja valitsivat eri palveluntarjoajia (kohdat 55–62). Covid-19-kriisin aikana käyttöön otetut työjärjestelyt lisäsivät paperittomien työnkulkujen tarvetta EU:n toimielimissä. Työnkulkujen digitalisointi edistyi, mutta sen täytäntöönpano yhdessä sähköisen laskutuksen ja hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen kaltaisten ratkaisujen kanssa tapahtui eri tahdissa eri toimielinten välillä. Saavutetuista parannuksista huolimatta hallinnollisia palveluja ei ole vielä täysin digitalisoitu. Kaikki toimielimet eivät esimerkiksi valvo sähköistä laskutusta tai kannusta sen käyttöön toimielimen sisällä (kohdat 63–67).

Suositus 2 – Kehitetään edelleen hallinnollisten palvelujen digitalisointia

Toimielinten olisi hyödynnettävä covid-19-kriisin johdosta toteutetuista toimista saatuja kokemuksia ja jatkettava hallinnollisten palvelujensa digitalisointia edelleen

1. edistämällä paperittomien työnkulkujen käyttöönottoa ja laajentamalla sähköisen allekirjoituksen käyttöä, hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset mukaan lukien
2. seuraamalla ja laajentamalla sähköisen laskutuksen käyttöä.

Toteuttamisen tavoiteajankohta: Vuoden 2023 viimeinen neljännes

100 Toimielimet aloittivat kokemustensa arvioinnin kriisin varhaisessa vaiheessa ja jatkoivat covid-19-kriisin jälkeisen toimintaympäristön pohtimista koko kriisin ajan (kohdat 68–71). Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että tarkastetut toimielimet, jotka olivat ottaneet käyttöön etätyötapoja ydintoimintojensa hoitamiseksi, tekivät saman johtopäätöksen: etäkokoukset ovat vararatkaisu häiriön tai hätätilanteen aikana, ja ne voivat olla hyödyllisiä tiettyihin tarkoituksiin, kuten kiireellisiin keskusteluihin ja tietojenvaihtoon, mutta ne eivät voi korvata läsnäoloon perustuvia kokouksia ydintoimintojen järjestämiseksi pitkällä aikavälillä (kohdat 72–76). Toimielimet ovat lisänneet etätyömahdollisuuksia covid-19-pandemian jälkeistä toimintaympäristöä koskevissa säännöissään. Vaikka etätyön korkea taso on osoittautunut hyödylliseksi kriisitilanteessa, sen tehokkuutta covid-19-pandemiaa edeltäviin työjärjestelyihin verrattuna ei aina ole arvioitu muissa kuin kriisiolosuhteissa (kohdat 77–79).

101 Covid-19-kriisillä on ollut rajallinen lyhyen aikavälin taloudellinen vaikutus toimielimiin, koska joillakin menoaloilla, kuten matkakuluissa, saavutetut säästöt käytettiin tietotekniikkainvestointien rahoittamiseen. Kriisi kiihdytti työjärjestelyjen muutoksia, ja kaikki toimielimet odottavat matkustamista ja kiinteistöjen hallintaa koskevan tilanteen muuttuvan covid-19:n jälkeen. Ne eivät kuitenkaan ole johdonmukaisesti arvioineet uusista työskentelytavoista mahdollisesti saatavia säästöjä. Toimielimet eivät myöskään ole vielä johdonmukaisesti arvioineet uusien työskentelytapojen vaikutusta ympäristöpolitiikkaansa (kohdat 80–93).

Suositus 3 – Arvioidaan uusien työskentelytapojen soveltuvuutta covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön

Arvioidessaan uusien työskentelytapojen soveltuvuutta covid-19-pandemian jälkeiseen toimintaympäristöön toimielinten tulisi

1. arvioida täysin etänä tai hybridikokouksina järjestettävien kokousten soveltuvuutta verrattuna fyysiseen läsnäoloon perustuviin kokouksiin ja laatia etäjärjestelyjä koskevat ohjeet kunkin toiminnon mukaan
2. arvioida etätyön vaikutusta ja mukauttaa tarvittaessa covid-19-pandemian jälkeisiä sääntöjä
3. seurata uusien työskentelytapojen talousarviovaikutuksia ja raportoida niistä erityisesti kiinteistöjen osalta
4. seurata uusien työskentelytapojen ympäristövaikutuksia ja raportoida niistä.

Näiden arviointien perusteella toimielinten olisi päätettävä mahdollisista muutoksista uusiin työjärjestelyihinsä.

Toteuttamisen tavoiteajankohta: Vuoden 2024 toinen neljännes

Tilintarkastustuomioistuimen V jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Tony Murphyn johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 14. kesäkuuta 2022.

Liitteet

Liite I – Covid-19:n vaikutus tarkastettujen toimielinten toimintoihin

Seuraavissa taulukoissa esitetään covid-19-kriisin vaikutus tarkastettujen toimielinten ydintoimintoihin.

Liite II – Toimenpiteet, joilla tuettiin henkilöstön etätyöskentelyä covid-19-kriisin aikana vuoden 2021 loppuun asti

Liite III – Tarkastettujen toimielinten etätyöjärjestelyt covid-19-pandemian jälkeen

Lyhenteet

Coreper: EU:n jäsenvaltioiden hallitusten pysyvien edustajien komitea (Committee of the Permanent Representatives of the Governments of the EU Member States)

CPQS: Henkilöstösääntökysymysten valmistelukomitea (Comité préparatoire des questions statutaires)

EDPS: Euroopan tietosuojavaltuutettu (European Data Protection Supervisor)

EFTA: Euroopan vapaakauppaliitto (European Free Trade Association)

MRK: Monivuotinen rahoituskehys

NGEU: NextGenerationEU-väline

VDI: Virtualisoitu työasemainfrastruktuuri (Virtual Desktop Infrastructure)

VPN: Virtuaalinen erillisverkko (Virtual Private Network)

WHO: Maailman terveysjärjestö (World Health Organization)

Sanasto

Coreper: Jäsenvaltioiden edustajien komitea, joka vastaa Euroopan unionin neuvoston työn valmistelusta.

EU:n toimielinten jäsen: Henkilö, joka on joko nimitetty tai valittu EU:n toimielimen päätöksentekoelimeen.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus: Sähköinen allekirjoitus, jolla on EU:n lainsäädännössä samat oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella, ja jota ei ole mahdollista kiistää.

Pilvipalvelu: Datan etäprosessointi ja -säilytys internetin kautta.

Sähköinen lasku: Lasku, joka laaditaan, lähetetään ja vastaanotetaan sellaisessa jäsennellyssä sähköisessä muodossa, joka mahdollistaa automaattisen käsittelyn.

Virtuaalinen erillisverkko: Järjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat käyttää suojattua verkkoa internetin kautta etäyhteyden välityksellä.

Virtualisoitu työasemainfrastruktuuri: Keskuspalvelimella sijaitseva työasemaympäristö, joka on tietokoneiden ja muiden laitteiden käytettävissä.

Toimielinten vastaukset

https://www.eca.europa.eu/fi/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Tarkastuksen eteneminen

https://www.eca.europa.eu/fi/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Tarkastustiimi

Euroopan tilintarkastustuomioistuin esittää erityiskertomuksissaan tulokset tarkastuksista, joita se kohdistaa EU:n politiikkoihin ja ohjelmiin tai yksittäisten talousarvioalojen hallinnointiin liittyviin aihealueisiin. Tilintarkastustuomioistuin valitsee ja suunnittelee nämä tarkastustehtävät siten, että niillä saadaan aikaan mahdollisimman suuri vaikutus. Se ottaa valinta- ja suunnitteluvaiheessa huomioon tuloksellisuuteen tai säännönmukaisuuteen kohdistuvat riskit, kyseessä olevien tulojen tai menojen määrän, tulevat kehityssuunnat sekä poliittiset näkökohdat ja yleisen edun.

Tästä tuloksellisuuden tarkastuksesta vastasi V tarkastusjaosto, jonka erikoisalana on unionin rahoitus ja hallinto. Tarkastusjaoston puheenjohtaja on Euroopan tilintarkastustuomioistuimen jäsen Tony Murphy. Tarkastus toimitettiin tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Marek Opiołan johdolla, ja siihen osallistuivat kabinettipäällikkö Kinga Wisniewska‑Danek ja kabinettiavustaja Bernard Witkos, toimialapäällikkö Colm Friel, tehtävävastaava Marion Kilhoffer sekä tarkastajat Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot ja Nikolaos Kylonis. Graafista tukea antoivat Jesús Nieto Muñoz ja Alexandra Mazilu. Kielellisissä kysymyksissä avusti Richard Moore.

Vasemmalta oikealle: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Loppuviitteet

¹ GUID 5330 – Guidance on Auditing Disaster Management.

² Euroopan unionista tehty sopimus, III osasto.

³ Euroopan unionista tehty sopimus, 13 artikla.

⁴ Asetus N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen vahvistamisesta.

⁵ ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements.

⁶ Ks. edellinen alaviite.

⁷ Ks. Euroopan unionin toiminnasta tehty sopimus, 24 artikla, Euroopan unionista tehty sopimus, 55 artikla ja asetus N:o 1/1958.

⁸ Euroopan unionista tehty sopimus, 14 ja 16 artikla.

⁹ Ks. asetus N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen vahvistamisesta, 1e artikla.

¹⁰ Ks. asetus N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen vahvistamisesta, 20 artikla.

¹¹ Erityiskertomus 05/2022 EU:n toimielinten, elinten ja virastojen kyberturvallisuus.

¹² Asia C-311/18 – Facebook Ireland ja Schrems, 16.7.2020, jolla mitätöitiin EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -järjestelyä koskeva päätös henkilötietojen siirtämisestä ja käsittelystä.

¹³ Ks. Euroopan tietosuojavaltuutetun lokakuussa 2020 antamat strategiset ohjeet EU:n toimielimille. Ohjeissaan Euroopan tietosuojavaltuutettu kannustaa voimakkaasti EU:n toimielimiä, elimiä ja virastoja varmistamaan, että uusiin käsittelytoimiin tai palveluntarjoajien kanssa tehtäviin uusiin sopimuksiin ei sisälly henkilötietojen siirtoa Yhdysvaltoihin.

¹⁴ Asetus (EU) N:o 910/2014 sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla.

¹⁵ GUID 5330 – Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Erityiskertomus 15/2019 Vuoden 2014 henkilöstöuudistuspaketin täytäntöönpano komissiossa.

¹⁷ Analyysi EU:n talousarviosäästöistä, joita voitaisiin tavoitella keskittämällä Euroopan parlamentin toiminta.

¹⁸ Erityiskertomus 34/2018 EU:n toimielinten toimistotilat.

Yhteystiedot

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Puh. +352 4398-1
Tiedustelut: eca.europa.eu/fi/Pages/ContactForm.aspx
Verkkosivut: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Suuri määrä muuta tietoa Euroopan unionista on käytettävissä internetissä Europa-palvelimen kautta (https://europa.eu).

Luxemburg: Euroopan unionin julkaisutoimisto, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8362-5	ISSN 1977-5792	doi:10.2865/39295	QJ-AB-22-016-FI-N
HTML	ISBN 978-92-847-8368-7	ISSN 1977-5792	doi:10.2865/161148	QJ-AB-22-016-FI-Q

TEKIJÄNOIKEUDET

© Euroopan unioni, 2022

Datan ja asiakirjojen uudelleenkäyttöä koskevat Euroopan tilintarkastustuomioistuimen periaatteet pannaan täytäntöön avoimen datan politiikkaa ja asiakirjojen uudelleen käyttämistä koskevalla Euroopan tilintarkastustuomioistuimen päätöksellä 6-2019.

Ellei toisin ilmoiteta (esimerkiksi yksittäisissä tekijänoikeusilmoituksissa), Euroopan tilintarkastustuomioistuimen sisältöihin, jotka EU omistaa, myönnetään käyttöoikeudet Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) licence -käyttöoikeuden nojalla. Yleissääntö siis on, että uudelleenkäyttö on sallittua, jos sisällön tuottaja mainitaan asianmukaisesti ja kaikista sisältöön tehdyistä muutoksista ilmoitetaan. Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle kuuluvan sisällön udelleenkäyttäjä ei saa vääristää asiakirjojen alkuperäistä merkitystä tai sanomaa. Euroopan tilintarkastustuomioistuin ei vastaa mistään seurauksista, jotka johtuvat uudelleenkäytöstä.

Tarvittavat lisäoikeudet on hankittava, jos tietyssä sisällössä (esimerkiksi Euroopan tilintarkastustuomioistuimen henkilöstöstä otetuissa valokuvissa) esitetään tunnistettavissa olevia henkilöitä tai jos sisällössä on mukana kolmansien tahojen töitä.

Jos tällainen lisäoikeus saadaan, se kumoaa ja korvaa yllä mainittu yleisen käyttöoikeuden. Lisäoikeutta koskevassa luvassa on selvästi ilmoitettava käyttöoikeuden rajoitukset.

Jos sisällöt eivät ole EU:n omaisuutta, voi olla, että lupa niiden käyttöön tai jäljentämiseen on pyydettävä suoraan asianomaisilta tekijänoikeuksien haltijoilta.

Tietokoneohjelmistot tai asiakirjat, joihin kohdistuu teollisoikeuksia, kuten patentteja, tavaramerkkejä, rekisteröityjä malleja, logoja ja nimiä, eivät kuulu Euroopan tilintarkastustuomioistuimen uudelleenkäyttöperiaatteiden piiriin.

EU:n toimielinten verkkosivuilla (joiden verkkotunnuksen loppuosa on europa.eu) on linkkejä ulkopuolisille Internet-sivustoille. Koska Euroopan tilintarkastustuomioistuin ei vastaa näistä sivustoista, on suositeltavaa, että tutustutte niiden tietosuoja- ja tekijänoikeusperiaatteisiin.

Tilintarkastustuomioistuimen logon käyttö

Euroopan tilintarkastustuomioistuimen logoa ei saa käyttää ilman tilintarkastustuomioistuimen ennakkosuostumusta.

Yhteydenotot EU:hun

Käynti tiedotuspisteessä
Euroopan unionin alueella toimii yhteensä satoja Europe Direct -tiedotuspisteitä. Lähimmän tiedotuspisteen osoite löytyy verkosta: https://europa.eu/european-union/contact_fi

Yhteydenotot puhelimitse tai sähköpostitse
Europe Direct -palvelu vastaa Euroopan unionia koskeviin kysymyksiin. Palveluun voi ottaa yhteyttä

• soittamalla maksuttomaan palvelunumeroon 00 800 6 7 8 9 10 11 (jotkin operaattorit voivat periä puhelumaksun),
• soittamalla puhelinnumeroon +32 22999696 tai
• sähköpostitse: https://europa.eu/european-union/contact_fi

Tietoa EU:sta

Verkkosivut
Tietoa Euroopan unionista on saatavilla kaikilla EU:n virallisilla kielillä Europa-sivustolla, https://europa.eu/european-union/index_fi

EU:n julkaisut
EU:n ilmaisia ja maksullisia julkaisuja voi ladata tai tilata osoitteesta https://op.europa.eu/fi/publications. Ilmaisia julkaisuja on mahdollista saada usean kappaleen erinä ottamalla yhteyttä Europe Direct -palveluun tai paikalliseen tiedotuspisteeseen (ks. https://europa.eu/european-union/contact_fi).

EU:n lainsäädäntö ja siihen liittyvät asiakirjat
EU:n koko lainsäädäntö vuodesta 1951 ja muuta tietoa EU:n oikeudesta on saatavilla kaikilla virallisilla kielillä EUR-Lex-tietokannassa osoitteessa https://eur-lex.europa.eu

EU:n avoin data
EU:n avoimen datan portaalin (https://data.europa.eu/fi) kautta on saatavilla EU:n data-aineistoja. Data on ilmaiseksi ladattavissa ja uudelleenkäytettävissä sekä kaupallista että ei-kaupallista käyttöä varten.