Die EU-Organe und COVID-19:
Schnelle Reaktion, aber es bleibt noch viel zu tun, um die krisenbedingte Innovation und Flexibilität bestmöglich zu nutzen

Zusammenfassung

I Ende Januar 2020 wurde in Europa der erste Fall von COVID-19 offiziell registriert. Innerhalb weniger Wochen breitete sich die Krankheit in der gesamten EU aus und zwang die meisten Mitgliedstaaten dazu, Maßnahmen zu ergreifen, um die Infektionsrate zu senken. Da die Menschen möglichst zu Hause bleiben und Telearbeit verrichten sollten, mussten die EU-Organe Wege finden, um ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

II Im Rahmen dieser Prüfung sollte die Resilienz der EU-Organe gegenüber COVID-19 bewertet werden, d. h. es sollte untersucht werden, inwieweit die EU-Organe vorbereitet waren, wie sie mit der Pandemie umgegangen sind und welche Lehren sie daraus gezogen haben. Der Hof hat insbesondere geprüft, ob die Organe

1. sich bei ihren Plänen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (im Folgenden "Notfallpläne") an anerkannte Standards hielten und ob die Pläne für pandemiebedingte Störungen ausgelegt waren;
2. in der Lage waren, ihre Funktionsfähigkeit aufrechtzuerhalten, Störungen zu minimieren und die ihnen nach Maßgabe der EU-Verträge übertragenen Aufgaben zu erfüllen;
3. Lehren aus der COVID-19-Krise gezogen und Anpassungen für die Zeit danach vorgenommen haben.

III Die Prüfung des Hofes erstreckte sich auf vier EU-Organe: das Europäische Parlament, den Rat, die Europäische Kommission und den Gerichtshof der Europäischen Union. Im Wesentlichen sollte untersucht werden, wie die Verwaltungen der Organe von Februar 2020 bis Juli 2021 mit der Krise umgegangen sind. Nach Juli 2021 getroffene Entscheidungen, die auch nach der COVID-19-Krise Auswirkungen auf die Organe haben werden, hat der Hof ebenfalls berücksichtigt.

IV Der Hof kam zu dem Schluss, dass die EU-Organe ihre Resilienz gegenüber der COVID-19-Krise unter Beweis gestellt haben. Sie haben schnell und flexibel reagiert und von früheren Investitionen in die Digitalisierung profitiert. Allerdings haben sie noch nicht vollständig bewertet, inwieweit neue, als Reaktion auf die Krise eingeführte Arbeitsformen voraussichtlich auch nach der Krise effizient sein oder Einsparungen bewirken werden.

V Der Hof stellte fest, dass die Notfallpläne der geprüften Organe alle notwendigen Voraussetzungen erfüllten, um als Grundlage für ihre Reaktion auf die Krise dienen zu können, dass sie jedoch nicht auf eine langfristige Störung oder Gesundheitskrise ausgelegt waren und durch Ad-hoc-Entscheidungen ergänzt werden mussten. In den Plänen war kein Forum vorgesehen, das rasche gegenseitige Konsultationen der Organe dazu ermöglicht hätte, mit welchen Entscheidungen sie auf die Krise reagieren. Um für eine gewisse Kohärenz ihrer Maßnahmen zu sorgen, nutzten sie vorhandene Strukturen für den Informationsaustausch, und es ist ihnen gelungen, die Unterschiede in ihren Reaktionen relativ gering zu halten. Ihre Autonomie, ihre unterschiedlichen Aufgabenbereiche und die verschiedenen nationalen Vorschriften, die sie beachten mussten, führten dazu, dass eine einheitliche Reaktion nur in begrenztem Maße möglich war.

VI Ferner stellte der Hof fest, dass die geprüften Organe eine flexible Reaktion auf die Krise konzipiert und umgesetzt haben. Sie passten ihre Geschäfts- bzw. Verfahrensordnungen an, um die Durchführung ihrer Kerntätigkeiten zu gewährleisten, und schlossen ihre Räumlichkeiten für alle Bediensteten, deren Anwesenheit nicht dringend erforderlich war. So konnten sie Störungen minimieren und die ihnen nach Maßgabe der Verträge übertragenen Aufgaben erfüllen. Zu Beginn der Krise waren die Organe in unterschiedlichem Umfang dafür ausgestattet, ihren Bediensteten Telearbeit zu ermöglichen. Doch allen ist es gelungen, ihr gesamtes Personal innerhalb von sechs Wochen mit Telearbeitslösungen auszustatten. In ihrer Reaktion auf die Krise haben die Organe die Durchführung ihrer Projekte zur IT-Modernisierung wie die Einführung von neuen Kommunikationsinstrumenten und Collaboration Tools sowie papierlose Arbeitsabläufe und die verstärkte Nutzung von elektronischen Signaturen und elektronischen Rechnungen beschleunigt. Trotz aller Fortschritte sind die Verwaltungsdienste immer noch nicht vollständig digitalisiert.

VII Im späten Frühjahr 2020 begannen die Organe, sich mit den Lehren aus der COVID-19-Krise auseinanderzusetzen, und auch während der Krise haben sie sich weiter damit befasst. Der Hof stellte fest, dass die Krise kurzfristig nur begrenzte finanzielle Auswirkungen für die Organe hatte, da die Einsparungen in einigen Ausgabenbereichen, beispielsweise bei Dienstreisen, zur Finanzierung von Investitionen im IT-Bereich genutzt wurden. Die meisten geprüften Organe hatten schon vor der COVID-19-Krise neue Arbeitsformen eingeführt. Diese Veränderungen wurden durch die Krise beschleunigt, und alle Organe rechnen damit, dass sich das Reise- und das Gebäudemanagement nach der Krise wandeln werden. Die Effizienz der neuen Arbeitsformen wurde nur teilweise bewertet, und zwar eher in Bezug auf die Kerntätigkeiten als in Bezug auf die unterstützenden Aufgaben. Die Haushalts- und die Umweltauswirkungen der neuen Arbeitsregelungen wurden nicht durchgängig bewertet.

VIII Auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen empfiehlt der Hof den vier geprüften Organen,

1. Maßnahmen für den Fall langfristiger Störungen und Regelungen für eine interinstitutionelle Zusammenarbeit in ihren Notfallplänen vorzusehen;
2. die Digitalisierung der Verwaltungsdienste weiter voranzutreiben;
3. die Eignung neuer Arbeitsformen für die Zeit nach der COVID-19-Krise zu bewerten.

Einleitung

01 Ende Januar 2020 wurde in Europa der erste Fall von COVID-19 offiziell registriert. Innerhalb weniger Wochen breitete sich die Krankheit in der gesamten EU aus und zwang die meisten Mitgliedstaaten, Maßnahmen zu ergreifen, um die Verbreitung möglichst abzuschwächen.

02 In dieser Situation kam es vor allem auf Fähigkeit der Behörden an, ihre Funktionsfähigkeit aufrechtzuerhalten, damit Staaten und internationale Organisationen ihre Aufgaben erfüllen und auf die Krise reagieren konnten. Diese Fähigkeit wird als Resilienz bezeichnet, d. h. als "das Vermögen […], auftretende negative Einwirkungen zu absorbieren oder sich nach dem Auftreten einer Katastrophe davon zu erholen"¹. Organisationen werden durch ihre Resilienz gestärkt.

03 Die EU-Organe waren bereits in der jüngeren Vergangenheit mit einigen Gesundheits- und Sicherheitskrisen konfrontiert, etwa mit dem Ebola-Ausbruch (2014), dem sich die EU-Delegationen gegenübersahen, oder mit den Terroranschlägen in Brüssel (2016) und Straßburg (2018). Was das Ausmaß und die Dauer angeht, ist die COVID-19-Krise jedoch beispiellos. Die COVID-19-Krise wirkte sich insbesondere unter folgenden Aspekten auf die Arbeitsweise der Organe aus:

• Governance und Strategie: Entscheidungsprozesse, um die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten, und Aktualisierung von Arbeitsprogrammen anhand der Neubewertung von Prioritäten;
• Personalverwaltung: alternative Lösungen für die Präsenz am Arbeitsplatz und Änderungen der Personalpolitik, um zu gewährleisten, dass die Bediensteten weiter die gewohnten Leistungen erbringen können;
• IT: Verfügbarkeit von Laptops und anderen Telearbeitslösungen, Ermöglichung von Fernentscheidungen und Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen und des Datenschutzes;
• Gebäude: Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Gebäude, Gewährleistung der physischen Sicherheit und Management des Zugangs zu den Räumlichkeiten.

04 Für den Aspekt Governance und Strategie sind die Präsidentin bzw. der Präsident und die Generalsekretärin bzw. der Generalsekretär des jeweiligen Organs zuständig. Die jeweilige Generalsekretärin bzw. der jeweilige Generalsekretär ist auch für die Aspekte Personalverwaltung, IT und Gebäude zuständig. Wenn im vorliegenden Bericht auf Entscheidungen eines Organs verwiesen wird, umfasst dies sowohl Entscheidungen der Dienststellen unter Verantwortung des jeweiligen Generalsekretärs als auch Entscheidungen der Mitglieder des Organs (Mitglieder des Parlaments (MdEP), Vertreter der Mitgliedstaaten im Rat, Mitglieder der Kommission, Richter, Generalanwälte und Kanzler des EuGH).

05 Die Aufgaben jedes einzelnen Organs sind in den Verträgen festgelegt². Die Organe sind zwar voneinander unabhängig, in der Praxis wird von ihnen aber erwartet, dass sie loyal zusammenarbeiten³. In ihrer Personalverwaltung sind sie innerhalb des gemeinsamen Rahmens des Statuts⁴ weitgehend autonom. Jedes Organ hat seine eigene Geschäfts- bzw. Verfahrensordnung für Fragen wie interne Organisation, Entscheidungsfindung und Beziehungen zu anderen Organen. In ihrer Reaktion auf die Krise hielten sich die Organe zudem an die in ihrem gastgebenden Mitgliedstaat geltenden Rechtsvorschriften und passten ihre Entscheidungen entsprechend an.

06 Abbildung 1 enthält eine Übersicht über die Entscheidungen der EU-Organe als Reaktion auf die Entwicklung der Gesundheitssituation und die geltenden nationalen Rechtsvorschriften.

07 Die Finanzierung der Organe erfolgt unter der Rubrik "Verwaltung" des mehrjährigen Finanzrahmens (MFR). 2020 betrugen die Ausgaben unter dieser Rubrik 10 Milliarden Euro. Den größten Anteil daran hatten Personalkosten (Gehälter, Zulagen und Ruhegehälter) mit 68 % der Gesamtkosten. Auf Gebäude entfielen ca. 9 % und auf den IT-Bereich ca. 4 % der Verwaltungsausgaben.

Prüfungsumfang und Prüfungsansatz

08 Im Rahmen dieser Prüfung sollte die Resilienz der EU-Organe gegenüber COVID-19 bewertet werden, d. h. es sollte untersucht werden, inwieweit die EU-Organe vorbereitet waren, wie sie mit der Pandemie umgegangen sind und welche Lehren sie daraus gezogen haben. Insbesondere prüfte der Hof, ob die Organe

• sich bei ihren Notfallplänen an anerkannte Standards hielten und ob die Pläne für pandemiebedingte Störungen ausgelegt waren;
• in der Lage waren, ihre Funktionsfähigkeit aufrechterhalten, Störungen zu minimieren und die ihnen nach Maßgabe der Verträge übertragenen Aufgaben zu erfüllen;
• Lehren aus der COVID-19-Krise gezogen und Anpassungen für die Zeit danach vorgenommen haben.

09 Der Hof konzentrierte sich auf Entscheidungen, die die Verwaltungen der EU-Organe getroffen hatten, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Organe ihre Aufgaben erfüllen konnten. Die politische Reaktion der EU auf die COVID-19-Krise und ihre flankierenden Rechtsvorschriften waren nicht Gegenstand der Prüfung des Hofes.

10 Die Prüfung erstreckte sich auf die Entscheidungen, die von Januar 2020 (erste Maßnahmen zur Einschränkung des Dienstreiseverkehrs in von dem Virus betroffene Regionen) bis Juli 2021 (Lockerung der Vorschriften aufgrund der sich bessernden Gesundheitslage) getroffen wurden. Wichtige Ereignisse, die nach Juli 2021 stattgefunden haben, wurden nur berücksichtigt, soweit sie auch nach der COVID-19-Krise Auswirkungen für die Organe haben werden.

11 Der Hof bezog vier EU-Organe in seine Prüfung ein: das Europäische Parlament, den Rat der Europäischen Union, die Europäische Kommission und den Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH). Das Parlament hat seinen Sitz in Frankreich (Straßburg) und Arbeitsorte in Belgien und Luxemburg. Der Rat ist ausschließlich in Belgien ansässig, tagt jedoch im April, Juni und Oktober in Luxemburg. Die meisten Dienststellen der Kommission befinden sich in Belgien und Luxemburg; die Gemeinsame Forschungsstelle der Kommission hat Standorte in Deutschland, Spanien, Italien und den Niederlanden. Der EuGH hat seinen Sitz in Luxemburg.

12 Der Hof prüfte die Entscheidungen und Verfahren der Organe im Zusammenhang mit ihrer Reaktion auf die Krise sowie die Sitzungsprotokolle der in das Krisenmanagement eingebundenen Einrichtungen. Der Hof hat die Rückmeldungen der betroffenen Verwaltungsstellen mithilfe von Fragebögen gesammelt und die Umfragen berücksichtigt, mit denen die Organe die Meinung des Personals zu den getroffenen Maßnahmen eingeholt hatten. Der Hof befragte höhere Führungskräfte, die mit dem Krisenmanagement befasst waren, sowie Mitglieder der Personalvertretungen.

13 Der Bericht ist Teil einer Reihe von Prüfungen, die der Hof zu COVID-19 durchgeführt hat. Damit wird eine erste Bewertung der Auswirkungen der Krise auf die Arbeitsweise der Organe vorgelegt. Da der Hof diese Prüfung noch vor dem Ende der Pandemie durchgeführt hat, können seine zeitnahen Schlussfolgerungen und Empfehlungen die geprüften Organe bei der Verbesserung ihrer Effizienz und ihrer Vorbereitung im Hinblick auf langfristige Störungen unterstützen.

Bemerkungen

Die Notfallpläne der EU-Organe waren im Großen und Ganzen nach anerkannten Standards konzipiert und bildeten eine Grundlage für die Reaktion der Organe auf die Krise

Die Notfallpläne waren nach anerkannten Standards konzipiert, jedoch nicht für langfristige Störungen oder Gesundheitskrisen ausgelegt

14 Ein Notfallplan soll es der betreffenden Organisation ermöglichen, auf Störungen zu reagieren und weiterhin in der Lage zu sein, ihre wesentlichen Tätigkeiten durchzuführen und ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. In einem Notfallplan sollten die für seine Umsetzung zuständigen Personen und die Kerntätigkeiten der Organisation festgelegt werden; er sollte auf die von der Organisation ausgemachten Risiken ausgerichtet sein und regelmäßig aktualisiert und getestet werden⁵.

15 Anlässlich der Bedrohung durch den Vogelgrippe-Erreger H5N1 begannen die EU-Organe im Jahr 2006, sich über ihre Strategien zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs Gedanken zu machen. Die Notwendigkeit umfassender Strategien zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs wurde 2009 nochmals deutlicher, als die pandemische H1N1-Influenza grassierte. Damals hielt es das für Zusammenarbeit in medizinischen Fragen zuständige beratende Ärztekollegium der EU-Organe (Interinstitutional Medical Board, IMB) für möglich, dass bis zu 30 % der Bediensteten ausfallen, weil sie entweder selbst krank sind oder sich um erkrankte Angehörige kümmern müssen.

16 In den Jahren 2006 bis 2013 entwickelten die geprüften EU-Organe erstmals Strategien zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und Notfallpläne. Gemäß den geltenden Standards für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (siehe Ziffer 14) enthielten alle Notfallpläne klare Definitionen der Funktionen und Zuständigkeiten und geben Aufschluss über die wesentlichen Tätigkeiten, die in Krisenzeiten aufrechterhalten werden müssen, sowie über das dazu mindestens erforderliche Personal. In den Notfallplänen waren für den Fall von Störungen einige dezentralisierte Verwaltungsmaßnahmen vorgesehen; für das Management aller Störungen, die sich auf ein EU-Organ als Ganzes auswirken, sollte im jeweiligen Organ jedoch ein zentrales Krisenteam zuständig sein, das üblicherweise aus der Generalsekretärin bzw. dem Generalsekretär des Organs sowie Vertreterinnen und Vertretern seiner für die Verwaltung zuständigen Direktionen bestand. In allen geprüften Organen hatte jede Direktion bzw. Generaldirektion ihren eigenen Notfallplan, in dem die wesentlichen Tätigkeiten, das für deren Durchführung mindestens erforderliche Personal und die jeweilige Zeit bis zur Wiederaufnahme dieser Tätigkeiten angegeben waren. Außerdem gab es einen zentralen Notfallplan für das Krisenteam, in dem erläutert wurde, was im Fall einer Störung zu tun ist.

17 Obwohl Pandemien und die durch sie verursachten Störungen der Auslöser für die Überlegungen der Organe hinsichtlich der Aufrechterhaltung ihres Geschäftsbetriebs waren, wurde 2020 außer beim EuGH, bei dem der Vogelgrippeplan weiterhin Bestandteil des Notfallplans war, in keinem anderen Notfallplan mehr ausdrücklich auf einen Pandemieplan Bezug genommen. Im Vogelgrippeplan des EuGH wurde eine direkte Verbindung zwischen den Beschlüssen der Weltgesundheitsorganisation und den vom Organ zu treffenden Maßnahmen hergestellt. Im Worst-Case-Szenario (Sterberisiko für Bedienstete) sah der Plan des EuGH die komplette Einstellung seiner Rechtsprechungstätigkeit und die Schließung seiner Räumlichkeiten vor.

18 Bei den anderen Organen wurde in Risikobewertungen auf Pandemien Bezug genommen, mögliche Abhilfemaßnahmen bei langfristigen Störungen oder einer langfristigen Nichtverfügbarkeit aller Räumlichkeiten wurden jedoch nicht beschrieben. Für nur wenige Tage andauernde Störungen verfügten diese Organe über Notfallpläne und Pläne für den Umzug in andere Gebäude. Die Möglichkeit, dass alle Gebäude gleichzeitig nicht betreten werden dürften oder Fahrten zu einem anderen Arbeitsort untersagt sein könnten, wurde nicht in Betracht gezogen. Das Parlament sah Telearbeit in begrenztem Umfang vor, aber nur für Tätigkeiten, die sich nicht in ein anderes Gebäude verlagern ließen. Die Ärztlichen Dienste des Parlaments und des Rates verfügten über eigene Pläne für ansteckende Krankheiten, die jedoch nicht in den Notfallplan des jeweiligen Organs integriert waren.

19 Im Allgemeinen wurden die Notfallpläne der geprüften Organe regelmäßig aktualisiert. Von 2013 bis Januar 2020 wurden sie zudem anhand spezieller Übungen oder im Rahmen echter Krisen – von kleineren Störungen an Gebäuden bis hin zu Terroranschlägen (Brüssel 2016 und Straßburg 2018) – getestet.

Die EU-Organe stützten sich bei ihrer Krisenreaktion auf ihre Notfallpläne

20 Um angemessen auf eine Krise reagieren zu können, muss es in einer Organisation Gremien geben, die im Krisenfall entscheidungsbefugt sind und deren Zuständigkeiten der Situation angemessen sind. Außerdem müssen sie in geeigneter Weise Kontakt zu den einschlägigen Interessenträgern aufnehmen und das Personal über ihre Entscheidungen unterrichten⁶.

21 Bis Mitte Februar 2020 hatten alle geprüften Organe angefangen, die in ihren Notfallplänen vorgesehenen Krisenmanagementstrukturen zu aktivieren. Die jeweilige Direktion Humanressourcen war stets beteiligt, wodurch – zumindest indirekt – auch die Einbeziehung der Ärztlichen Dienste gewährleistet war. Einige Organe passten ihre Krisenmanagementstruktur an die Gegebenheiten der COVID-19-Krise an.

• Der Rat erachtete die Zusammensetzung seines Krisenmanagementteams als nicht optimal für den Umgang mit der COVID-19-Krise. Stattdessen nutzte er die Managementteams der für die Verwaltung zuständigen Generaldirektionen mit Unterstützung der für die Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeiten zuständigen Mitarbeiter anderer Abteilungen und seines leitenden Amtsarztes.
• Obwohl der leitende Amtsarzt des Parlaments nicht dem für das Krisen- und Geschäftskontinuitätsmanagement des Parlaments zuständigen Team angehörte, wurde er vom Generalsekretär als direkter Berater herangezogen.

22 Durch die Einführung von Telearbeit verringerte sich das Ansteckungsrisiko für das Personal. Das Szenario des Ärztekollegiums von 2009, das von 30 % kranken oder nicht verfügbaren Bediensteten ausgegangen war, trat zu keinem Zeitpunkt ein, die Räumlichkeiten der Organe waren wegen der nationalen Lockdowns jedoch nur eingeschränkt zugänglich. Gemäß ihren Notfallplänen hätten die Organe nur wesentliche Tätigkeiten aufrechterhalten müssen. Tatsächlich konnten sie aber auch alle anderen Tätigkeiten fortsetzen. Sie mussten nur entscheiden, welche vor Ort und welche aus der Ferne durchgeführt werden sollten.

23 Anfang März 2020, vor Verhängung der nationalen Lockdowns, entschied der Rat, nur dasjenige Personal vor Ort zu belassen, das für die Organisation der Ratstagungen benötigt wurde. Der EuGH empfahl eine stärkere Nutzung des Schriftverkehrs. In Fällen, in denen bereits eine mündliche Verhandlung (vor Ort) geplant war, wurden die Richter aufgefordert zu prüfen, ob sie verschoben werden könnte oder, falls dies nicht möglich war, ob sie durch schriftliche Fragen und Antworten ersetzt werden könnte. Das Parlament und die Kommission führten ihre Tätigkeiten bis Mitte März 2020 weiter vor Ort durch.

24 Die Organe tauschen Informationen aus und arbeiten in verschiedenen interinstitutionellen Ausschüssen zusammen. In keinem Notfallplan der geprüften Organe waren jedoch die Aufgaben dieser Ausschüsse beschrieben, abgesehen von einigen allgemeinen Hinweisen darauf, dass die anderen Organe im Fall der Aktivierung eines Notfallplans zu informieren seien. Als sie sich nun mit einer allgemeinen Krise konfrontiert sahen, gab es kein im Rahmen der Notfallpläne eingerichtetes Forum, in dem sie einander rasch über getroffene Entscheidungen hätten informieren können.

25 In der zweiten Märzwoche 2020 berief der Vorsitz eines Ausschusses – des mit Vertretern aller Organe besetzten und mit Fragen des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen der sonstigen Bediensteten befassten Vorbereitungsausschusses für statutarische Fragen (Comité de préparation pour les questions statutaires, CPQS) – ein informelles Treffen zur Erörterung der in allen EU-Organen umgesetzten Maßnahmen ein. Diese informelle Runde wurde während der Pandemie beibehalten, und es fanden regelmäßig Treffen statt. Der CPQS ist nicht berechtigt, Entscheidungen für die Organe zu treffen, aber das informelle Netzwerk hat zu einer gewissen Vereinheitlichung der getroffenen Entscheidungen (beispielsweise betreffend die Übernahme von Bediensteten durch ein anderes Organ) beigetragen. Die Autonomie der Organe mit ihren unterschiedlichen Aufgabenbereichen und die unterschiedlichen Regelungen in den gastgebenden Mitgliedstaaten waren der Grund dafür, dass jedes Organ anders mit der Krise umging. Der Hof stellte einige Unterschiede im Personalmanagement fest, insbesondere hinsichtlich der Bedingungen, unter denen Telearbeit außerhalb des Arbeitsorts erlaubt war (siehe Anhang II).

26 Über die interinstitutionelle Kooperation hinaus hatten die Organe regelmäßigen Kontakt zu nationalen und lokalen Behörden in den gastgebenden Mitgliedstaaten, um über die getroffenen Gesundheitsmaßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Arbeitsweise der EU-Organe zu beraten.

27 Die Organe nutzten einige der Kommunikationskanäle, die in den Notfallplänen für kurzzeitige Störungen vorgesehen waren (E-Mails oder SMS). Ende Februar 2020 richteten sie zusätzlich spezielle Intranetseiten ein, um das Personal über die getroffenen Maßnahmen zu informieren und aktuelle medizinische Empfehlungen weiterzugeben. Die im Intranet verbreiteten Informationen wurden auch per E-Mail versendet, um eine optimale Verbreitung sicherzustellen.

Die EU-Organe konnten die Störung ihrer Kerntätigkeiten minimieren

Die Organe passten sich an, um die ihnen nach Maßgabe der Verträge übertragenen Aufgaben weiter erfüllen zu können

28 Jedem der geprüften EU-Organe obliegen im Rahmen der ihm nach Maßgabe der Verträge übertragenen Aufgaben bestimmte Kerntätigkeiten, die in Abbildung 2 zusammengefasst sind. Die Resilienz der Organe während der Krise beruhte auf ihrer Fähigkeit, ihre Aufgaben gemäß den Verträgen zu erfüllen und Grundlagen ihrer Arbeitsweise wie die Mehrsprachigkeit⁷ zu wahren.

Die EU-Organe haben ihre Geschäfts- bzw. Verfahrensordnungen angepasst, um die Aufrechterhaltung ihres Geschäftsbetriebs in der Krise zu gewährleisten

29 Die im Januar 2020 in den geprüften Organen geltenden Geschäfts- bzw. Verfahrensordnungen waren nicht für potenziell langfristige Störungen vorgesehen. In keinem der Organe gab es spezielle Regelungen hinsichtlich weitreichender Kontaktbeschränkungen für die Mitglieder der Organe.

30 Das Parlament und der Rat sind gemeinsam als Gesetzgeber tätig und üben gemeinsam die Haushaltsbefugnisse in der EU aus⁸. Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, müssen sie die Möglichkeit haben, über die politischen Initiativen der Kommission zu debattieren, Änderungen daran vorzunehmen und darüber abzustimmen. Vor der COVID-19-Krise wurden diese Tätigkeiten fast vollständig im Rahmen von Tagungen des Parlaments, Tagungen der im Rat versammelten Minister oder Arbeitsgruppensitzungen in Präsenz durchgeführt. Nach der Verhängung von Lockdowns und Reisebeschränkungen waren solche Präsenzsitzungen oder Anhörungen vor Ort schwieriger zu organisieren bzw. konnten in einigen Fällen überhaupt nicht organisiert werden. Die Geschäftsordnung der Kommission und die Verfahrensordnung des EuGH waren flexibler gestaltet und sahen Optionen für den Fall vor, dass keine Präsenzsitzungen stattfinden konnten (siehe Kasten 1).

31 Um sicherzustellen, dass sie über den geeigneten Rahmen für die Fortsetzung ihrer Arbeit verfügten, mussten die Organe (mit Ausnahme des EuGH) ihre jeweilige Geschäftsordnung ändern. Das Parlament nahm am 20. März 2020 und am 8. April 2020 Änderungen seiner Geschäftsordnung an, um Fernabstimmungen bei Plenartagungen bzw. Ausschusssitzungen zu ermöglichen. Im Dezember 2020 änderte das Parlament seine Geschäftsordnung dahin gehend, dass Parlamentssitzungen unter außergewöhnlichen Umständen verschoben, an einem anderen Ort oder in verschiedenen Räumen abgehalten oder aus der Ferne durchgeführt werden können. Während des geprüften Zeitraums fanden parlamentarische Sitzungen statt, bei denen die MdEP per Fernabstimmung abstimmten, obwohl einige von ihnen physisch in den Räumlichkeiten anwesend waren. Wegen der Reisebeschränkungen wurden die Plenartagungen von März 2020 bis Juni 2021 von Straßburg nach Brüssel verlegt.

32 Durch die alternativen Abstimmungsregeln wurde die Fortsetzung der Gesetzgebungstätigkeit ermöglicht. Die Teilnahme aus der Ferne erschwerte das Dolmetschen (weil die Audioqualität schlechter war und der visuelle Kontakt fehlte); daher wurde die Dauer der Sitzungen reduziert. Der Umfang der Gesetzgebungstätigkeit des Parlaments war in den Jahren 2020 und 2021 jedoch in etwa dem des Jahres 2019 vergleichbar (siehe Tabelle 1 in Anhang I).

33 Der Rat hat seine Geschäftsordnung nicht geändert, aber am 23. März 2020 eine vorübergehende Ausnahmeregelung eingeführt, um die Anwendung schriftlicher Verfahren unter bestimmten Voraussetzungen zu erleichtern. Für die Annahme von Rechtsakten musste eine alternative Regelung eingeführt werden, da per Videokonferenz geführte Aussprachen auf Ministerebene als informelle Sitzungen galten, bei denen keine offiziellen Rechtsakte des Rates angenommen werden können. Die Ausnahmeregelung ermöglichte es dem Ausschuss der Ständigen Vertreter der Regierungen der Mitgliedstaaten (AStV), im Einklang mit den für den betreffenden Rechtsakt geltenden Mehrheitsregeln die Anwendung des schriftlichen Verfahrens zuzulassen. In der Praxis würde dann in einer informellen Sitzung die Aussprache über den betreffenden Rechtsakt stattfinden; anschließend könnte der AStV über die Anwendung des schriftlichen Verfahrens entscheiden.

34 Der Rat nahm die Ausnahmeregelung zunächst für einen Monat an und verlängerte sie dann über den gesamten Zeitraum der Krise hinweg; die aktuelle Ausnahmeregelung läuft Ende Juni 2022 aus. Der in Brüssel ansässige AStV kam im Verlauf der Krise auch weiterhin zu Präsenzsitzungen zusammen. Zwar stieg die Arbeitsbelastung für den AStV, doch dafür konnte der Rat seine Gesetzgebungstätigkeit in einem den Vorjahren vergleichbaren Umfang aufrechterhalten (siehe Tabelle 2 in Anhang I). Auch die Ratstagungen fanden nach Möglichkeit in Präsenz statt.

35 Die Kommission änderte ihre Geschäftsordnung am 22. April 2020 dahin gehend, dass Mitglieder in Ausnahmefällen "über Telekommunikationssysteme, die ihre Identifizierung und wirksame Beteiligung ermöglichen", an Sitzungen teilnehmen können, um Beeinträchtigungen der Arbeit des Kollegiums zu vermeiden. Das Arbeitsprogramm der Kommission für 2020 wurde im Mai 2020 angepasst, um durch die COVID-19-Krise bedingte Veränderungen an den Prioritäten vorzunehmen. Etwa ein Viertel der eigentlich geplanten politischen Initiativen wurden wegen der Pandemie um drei bis sechs Monate verschoben. Parallel dazu startete die Kommission als Reaktion auf die Krise neue Initiativen wie den Aufbauplan NextGenerationEU (NGEU) (siehe Kasten 2), der im Zusammenhang mit dem mehrjährigen Finanzrahmen 2021–2027 vorgeschlagen wurde.

36 Die Tätigkeit des EuGH wird durch die ihm vorgelegten Rechtssachen bestimmt. Vom 16. März 2020 bis zum 25. Mai 2020 waren die mündlichen Verhandlungen beim EuGH ausgesetzt, da die Räumlichkeiten für das Personal geschlossen waren. Die Aussetzung der mündlichen Verhandlungen führte nicht zu einer Aussetzung der Rechtsprechungstätigkeit (siehe Kasten 1). Während des Zeitraums, in dem die mündlichen Verhandlungen ausgesetzt waren, wurden die Urteile einmal wöchentlich vor Ort vom Präsidenten verkündet. Nachdem mündliche Verhandlungen wieder möglich geworden waren, richtete der EuGH ein IT-System ein, das Parteien, die nicht nach Luxemburg reisen können, die Teilnahme aus der Ferne ermöglicht. Seit dem 25. Mai 2020 hat der EuGH seine Rechtsprechungstätigkeit nicht mehr unterbrochen.

37 Insgesamt hatte die COVID-19-Krise unterschiedliche Auswirkungen auf die Rechtsprechungstätigkeit des EuGH, da diese sowohl mit dem Umfang der Tätigkeiten der nationalen Gerichte verknüpft ist, die Verfahren an den EuGH verweisen, als auch mit dem Umfang der Tätigkeiten der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU. 2020 gingen weniger Rechtssachen neu ein als 2019; die Anzahl der anhängigen Rechtssachen hat leicht zugenommen, die durchschnittliche Verfahrensdauer jedoch nicht (siehe Tabelle 4 in Anhang I).

Die EU-Organe bemühten sich um Aufrechterhaltung der Mehrsprachigkeit

38 Der Grundsatz der Mehrsprachigkeit bedeutet, dass im Prinzip alle Amtssprachen der EU-Mitgliedstaaten Amts- und Arbeitssprachen der EU-Organe sind. Um diesen Grundsatz zu wahren, setzen die Organe Übersetzer und Dolmetscher ein. Die COVID-19-Krise war für Dolmetscher besonders belastend, da die Dolmetschkabinen wegen der Abstandsregeln nicht voll ausgelastet werden durften und Freelance-Kräfte nicht immer anreisen konnten. Die Umstellung auf Fern- und Hybridsitzungen brachte technische Herausforderungen mit sich (siehe Ziffer 32). Die EU-Organe haben jedoch Lösungen entwickelt, um die Mehrsprachigkeit auch während der Krise sicherzustellen (siehe Kasten 3).

Die EU-Organe haben ihre Sorgfaltspflicht gegenüber dem Personal erfüllt und die Arbeitskapazität aufrechterhalten

39 Die Organe müssen für Arbeitsbedingungen ihrer Bediensteten sorgen, bei denen angemessene Gesundheits- und Sicherheitsnormen eingehalten werden⁹. Um den Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung auch nicht wesentlicher Tätigkeiten aufrechtzuerhalten, mussten die Organe für die Verfügbarkeit und die höchstmögliche Leistungsfähigkeit der Bediensteten sorgen.

Die Organe haben angemessene Maßnahmen getroffen, um die Gesundheit ihres Personals zu schützen und Ansteckungen in ihren Räumlichkeiten zu vermeiden

40 Das beratende Ärztekollegium der europäischen Organe (Interinstitutional Medical Board, IBM) besteht aus den Amtsärzten der EU-Organe. Seine Aufgabe ist es, die Leiter der Verwaltung jedes Organs über Gesundheitsfragen zu informieren. Ab Februar 2020 übermittelte das Ärztekollegium eine Reihe von Mitteilungen, in denen es zunächst über die Pandemieentwicklung im Einzelnen und – in den nächsten Phasen der Pandemie – über den erzielten Konsens seiner Mitglieder hinsichtlich der Maßnahmen zum Schutz der Bediensteten während deren Anwesenheit in den Räumlichkeiten, über Leitlinien für psychologische Unterstützung und über Impfungen informierte.

41 Bedienstete, die im Februar 2020 aus Risikogebieten zurückkehrten, wurden gebeten, ihre Tätigkeit in Telearbeit auszuüben, um das Ansteckungsrisiko zu begrenzen, und von der zweiten Märzwoche 2020 an wurden vulnerable Bedienstete zur Telearbeit aufgefordert. Während des gesamten in der Prüfung berücksichtigten Zeitraums empfahl das Ärztekollegium Telearbeit, um die Übertragungswege zu unterbrechen.

42 Abbildung 3 zeigt jeweils für die einzelnen Organe, wie sich die Anwesenheitszahlen der Bediensteten in dem geprüften Zeitraum entwickelt haben:

• Solange in den gastgebenden Mitgliedstaaten die Bewegungsfreiheit eingeschränkt war (Frühjahr 2020 und Winter 2020–2021), hielten sich auch die Organe daran und ließen in ihren Räumlichkeiten nur wenige Bedienstete arbeiten, deren Anwesenheit unbedingt erforderlich war.
• Als die nationalen Einschränkungen nach und nach gelockert wurden (im Juni 2020 und wieder ab Frühjahr 2021), ließen die Organe mehr Bedienstete in ihren Räumlichkeiten zu, sofern deren Anwesenheit notwendig war, um Kerntätigkeiten (wie Tagungen, Sitzungen und mündliche Verhandlungen) vor Ort durchführen zu können.
• Sobald eine Verbesserung der allgemeinen Situation eintrat (Sommer und Herbst 2020), empfahlen die Organe auch Bediensteten, die von Schwierigkeiten bei der Telearbeit berichtet hatten, wieder ins Büro zu kommen.

43 Um die Sicherheit derjenigen zu gewährleisten, die vor Ort arbeiteten, legten die Organe auf der Grundlage der Empfehlungen des interinstitutionellen Ärztekollegiums, ihrer eigenen Ärztlichen Dienste und der nationalen Behörden Regeln fest (Abstandsregeln sowie Vorschriften zur Reinigung bzw. Hygiene und zum Tragen von Masken). COVID-19-Fälle (unter Bediensteten, Vertragspartnern und Besuchenden) wurden vom Ärztlichen Dienst des betreffenden Organs verfolgt, um das Ansteckungsrisiko vor Ort zu reduzieren. Das Parlament bot zudem Testmöglichkeiten in seinen Räumlichkeiten an.

44 Von Frühjahr 2021 an empfahlen die Organe ihren Bediensteten, sich impfen zu lassen; zu diesem Zweck errichteten sie entweder in Absprache mit den örtlichen Behörden ihre eigenen Impfzentren (Brüssel) oder informierten ihre Bediensteten über die Möglichkeit, sich im Rahmen der nationalen Impfkampagnen impfen zu lassen (Luxemburg und andere Staaten). Die Organe hielten sich an die in ihren gastgebenden Mitgliedstaaten geltenden Regeln für Impfungen und den Zugang zum Arbeitsplatz. Nach einer Empfehlung des Ärztekollegiums ging das Parlament ab November 2021 über die nationalen Bestimmungen hinaus und verlangte die Vorlage eines digitalen COVID-Impfzertifikats, um seine Räumlichkeiten betreten zu dürfen.

Die Organe sorgten für das Wohlergehen ihrer Bediensteten und halfen ihnen, sich auf die neuen Arbeitsbedingungen einzustellen

45 Vor der Krise waren nur wenige Bedienstete der EU regelmäßig in Telearbeit tätig. Seit 2009 stand Sprachsachverständigen und Übersetzern in den meisten Organen diese Möglichkeit offen, und seit 2016 war das Angebot auf alle in Betracht kommenden Bediensteten ausgeweitet worden, zunächst beim Parlament und bei der Kommission. Im Dezember 2019 gab die Kommission an, dass ca. 25 % ihres Personals (8 000 Personen) die Möglichkeit gelegentlicher Telearbeit nutzten. Als die Organe Mitte März 2020 die Telearbeit verpflichtend einführten, hatten die meisten Bediensteten diese Möglichkeit noch nie genutzt.

46 Um die Leistungsfähigkeit des Personals zu erhalten, führten die Organe Schulungen zur Telearbeit und zu den neu eingeführten IT-Instrumenten durch. Dabei ging es in erster Linie um Schulungen und Unterstützung für Bedienstete der mittleren Führungsebene, um diesen dabei zu helfen, ihre Teams aus der Ferne zu leiten, sowie um eine Verbesserung der Bedingungen für das Arbeiten von zu Hause aus (siehe Anhang II).

47 Die Personalverfügbarkeit erhöhte sich während der Krise aus mehreren Gründen. Aus den Daten, die der Hof vom Rat und von der Kommission erhalten hat, geht hervor, dass in den Jahren 2020/2021 mehr Arbeitsstunden des Personals erfasst wurden als in den Jahren zuvor. Alle Organe gaben einen Rückgang der kurzzeitigen Krankmeldungen an. Außerdem ging die Zahl der Teilzeitbeschäftigten in allen Organen zurück (dies betraf vor allem Bedienstete mit Teilzeitbeschäftigungen im Umfang von 80 %, 90 % oder 95 %).

48 Die geprüften Organe boten ihren Bediensteten ausnahmsweise die Möglichkeit, wegen außergewöhnlicher Umstände (Isolation, Notwendigkeit, sich um Angehörige zu kümmern) Telearbeit auch außerhalb des Ortes ihrer dienstlichen Verwendung¹⁰ auszuüben. Diese Ausnahme wurde unter bestimmten Voraussetzungen gewährt. Beim Parlament bestand die Möglichkeit, außerhalb des Arbeitsorts Telearbeit zu leisten, um sich um Angehörige kümmern zu können; daher war diese Möglichkeit an die Verpflichtung gebunden, Teilzeit zu arbeiten, und zwar bei einer entsprechenden Gehaltskürzung (siehe Anhang II). Die Organe haben auf unterschiedliche Weise überwacht, wie viele Bedienstete von dieser Möglichkeit Gebrauch machten, doch insgesamt waren die Zahlen niedrig: Beim Parlament waren dies nie mehr als 2 % der Bediensteten gleichzeitig, beim EuGH 3 %, bei der Kommission rund 5 % (mit einer Begrenzung auf 10 Tage pro Jahr) und beim Rat 5,8 % (Überwachung der Maßnahme nur im Mai und Juni 2021). Diese Ausnahmeregelung lief bis Ende 2021 nach und nach aus.

Die EU-Organe beschleunigten die Umsetzung bereits begonnener Modernisierungsvorhaben, wobei die Digitalisierung von Verwaltungsdiensten nach wie vor eine Herausforderung darstellt

49 Um die Leistungsfähigkeit des Personals in der Krise zu erhalten, mussten die Organe dafür sorgen, dass möglichst viele Bedienstete mit den richtigen Instrumenten für Telearbeit ausgestattet wurden. Für Präsenzsitzungen mussten alternative Lösungen gefunden werden. Diese Lösungen mussten sicher und angemessen sein und es den Organen ermöglichen, sowohl ihre unterstützenden Tätigkeiten als auch ihre Kerntätigkeiten durchzuführen. Sie mussten auf Fernarbeit abgestimmte Verwaltungsverfahren einrichten und verstärkt auf papierlose Arbeitsabläufe setzen.

Obwohl die Organe unterschiedlich vorbereitet waren, haben sie ihren Bediensteten sehr schnell die Ausübung ihrer Tätigkeit in Telearbeit ermöglicht

50 Seit 2016 hatten die Organe die Möglichkeit der Telearbeit schrittweise auf alle Bediensteten ausgeweitet (siehe Ziffer 45). Parallel dazu hatten sie damit begonnen, ihre Bediensteten mit Geräten auszustatten, die ihnen die Ausübung ihrer Tätigkeit in Telearbeit ermöglichen, entweder mit Dienst-Laptops und Zugang zu einem virtuellen privaten Netzwerk (VPN) oder mit Lizenzen für den Zugang zu einer virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI), mit denen die Arbeitsumgebung von einem privaten Gerät aus erreicht werden kann.

51 Im Januar 2020 waren die Bediensteten der Organe in unterschiedlichem Umfang mit mobilen IT-Geräten ausgestattet. Über 90 % des Personals beim Rat und bei der Kommission verfügten über Dienst-Laptops. Beide Organe hatten genügend VPN-Lizenzen (zur ständigen Nutzung oder für Notfälle) für alle Bediensteten. Außerdem verfügten sie über eine begrenzte Anzahl von VDI-Lizenzen.

52 Das Parlament und der EuGH befanden sich mitten in der Umsetzung ihrer IT-Mobilitätsprogramme, als die Umstellung auf Telearbeit erfolgte. Der EuGH hatte sein Programm 2019 beschleunigt, um es bis Frühjahr 2020 zum Abschluss zu bringen. Ziel des Europäischen Parlaments war es, die Ausstattung seines Personals mit Laptops bis zum Ende der Wahlperiode 2019–2024 abzuschließen. Mitte März 2020 waren etwa 35 % des Parlamentspersonals und 71 % der Bediensteten des EuGH bereits mit VPN- oder VDI-Lösungen ausgestattet, die ihnen die Arbeit aus der Ferne ermöglichten. Alle Bediensteten hatten mit Webmail-Tools Zugang zu ihrem beruflichen E-Mail-Postfach.

53 Das Parlament und der EuGH haben die Ausgabe von Laptops beschleunigt. Bei der Ausgabe von Geräten behandelten beide Organe kritische Dienststellen wie die Kanzleien des EuGH vorrangig, und die Anzahl der VDI-Lizenzen (für Bedienstete, die noch keinen Dienst-Laptop erhalten hatten) wurde erhöht. Im Mai 2020 konnten 95 % ihrer Bediensteten über einen VPN-Zugang oder mit einer VDI-Lizenz in Telearbeit tätig sein, und Ende Juni 2020 waren alle Bediensteten entsprechend ausgestattet.

54 Alle Organe mussten zudem die Kapazität ihrer Infrastruktur entsprechend der Anzahl der Verbindungen erhöhen. In den ersten Wochen der Umstellung auf Telearbeit wurde seitens der Bediensteten einiges an der Qualität und der Stabilität der Verbindungen bemängelt, doch im April 2020 waren die Mängel weitgehend behoben. Die Zahl der Anfragen bei den Helpdesks der Organe ging ab April 2020 deutlich zurück, da sich die Telearbeitenden an ihre Tools gewöhnt hatten und die Datenübertragungsrate stieg.

Durch die Krise wurde die Einführung von cloudbasierten Collaboration Tools und spezifischen Videokonferenzlösungen beschleunigt, was jedoch Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit mit sich brachte

55 Collaboration Tools ermöglichen Bediensteten die Zusammenarbeit, ohne dass sie sich im selben Raum aufhalten müssen. Dazu zählt eine ganze Reihe von Tools, angefangen bei Videokonferenzlösungen bis hin zu Plattformen, auf denen Dokumente in Echtzeit gemeinsam genutzt und bearbeitet werden können. Die Organe hatten einige dieser Instrumente bereits vor der Krise genutzt. So verwendet beispielsweise die Kommission seit 2013 kollaborative Websites. Auch Videokonferenzlösungen waren in allen Organen gebräuchlich. Sie wurden normalerweise in speziell ausgestatteten Räumen genutzt, und zwar für interinstitutionelle Sitzungen und für Sitzungen mit externen Interessenträgern.

56 Die Nutzung von Cloud-Diensten hat seit 2016/2017 weltweit zugenommen. Sie bieten neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit, da keine Einschränkungen durch eine physische Infrastruktur gegeben sind. Seit 2019 testen einige Organe cloudbasierte Tools, unter anderem Videokonferenzlösungen mit kollaborativen Funktionen (gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten). Im Vergleich zu einer hausinternen Infrastruktur sind Cloud-Dienste mit Blick auf Sicherheit und Datenschutz allerdings nicht ohne Risiko¹¹.

57 Die geprüften Organe haben die mit cloudbasierten Collaboration Tools einhergehenden Risiken für den Datenschutz und die IT-Sicherheit unterschiedlich bewertet und demzufolge auch unterschiedlich über ihre Anwendung entschieden. Durch das Urteil in der Rechtssache Schrems II¹² vom Juli 2020 und die nachfolgende Empfehlung¹³ des Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB), keine neuen Dienste einzurichten, bei denen personenbezogene Daten außerhalb der EU übertragen werden, wurden für derartige, von den Organen verwendbare Collaboration Tools zusätzliche Beschränkungen auferlegt. Die Organe, die US-basierte Cloud-Dienste und Videokonferenz-Tools nutzen, mussten ihre Verträge mit den Anbietern ändern, um einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten (siehe Kasten 4).

58 Die Organe haben außerdem spezielle Videokonferenzlösungen eingeführt, um Kerntätigkeiten wie Aussprachen des Parlaments, Ratstagungen, Sitzungen des Kollegiums der Kommissionsmitglieder und mündliche Verhandlungen auch aus der Ferne zu ermöglichen. Durch den Lockdown wurde die Umsetzung von Videokonferenzprojekten für Kerntätigkeiten in den Organen beschleunigt.

59 Im Zusammenhang mit seinem Portfolio an IT-Projekten für den Zeitraum 2019–2021 hat das Parlament geprüft, wie Konferenzen sowohl für Redner als auch für Teilnehmende mit allen Bestandteilen von Präsenzkonferenzen wie Dolmetschen und interaktiven Diskussionen vollständig aus der Ferne durchgeführt werden können. Da das Parlament im März 2020 gerade dabei war, einen Anbieter für dieses Projekt auszuwählen, als die Umstellung auf Telearbeit beschlossen wurde, musste die Entscheidung für ein Tool rasch getroffen werden.

60 Das Parlament konnte den MdEP bereits eine Woche nach Beginn des Lockdowns in Belgien die notwendige Infrastruktur für Ausschusssitzungen und Plenartagungen aus der Ferne mit Simultandolmetschen zur Verfügung stellen (siehe Kasten 3). Das Parlament bemühte sich darum, das gewählte Tool und seine Funktionen an die Erfordernisse des Parlaments anzupassen. Als nach Juni 2021 die Plenartagungen in Straßburg wieder aufgenommen wurden, konnte das Parlament die Zahl der anreisenden Bediensteten reduzieren, da von überallher gedolmetscht werden konnte. Die Infrastruktur des vom Parlament verwendeten Tools ist vollständig cloudbasiert.

61 Der Rat entschied sich für eine andere Software und ein Tool, das sowohl über Cloud-Dienste als auch über einen hausinternen Server genutzt werden kann und die vollständige Kontrolle über die Verbindungen für die Ministertagungen ermöglicht. Im Januar 2021 billigte der Rat einen Plan zur Einrichtung einer Videokonferenz-Plattform für die Erörterung von als vertraulich eingestuften Angelegenheiten und Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad EU SECRET, da die vorhandene Software nur für nicht als Verschlusssachen oder als vertraulich eingestufte Informationen genutzt werden konnte. Verschlusssachen und als vertraulich eingestufte Angelegenheiten dürfen nur innerhalb der Räumlichkeiten des Rates behandelt werden.

62 Sowohl das Parlament als auch der Rat haben hinsichtlich der Videokonferenzdienste für Aussprachen des Parlaments bzw. für Ratstagungen in Europa (EU oder EFTA) ansässige Unternehmen gewählt, die nach den Datenschutzbestimmungen der EU arbeiten. Der EuGH nutzte keine cloudbasierten Dienste (siehe Kasten 4). Er entwickelte stattdessen eine eigene Videokonferenzlösung für mündliche Verhandlungen auf der Grundlage der bereits vorhandenen Software (siehe Kasten 3).

Trotz erzielter Verbesserungen muss weiter an der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen gearbeitet werden

63 Um sicherzustellen, dass unterstützende Arbeiten, insbesondere im Bereich von Finanz- und Personalangelegenheiten, ohne Unterbrechung oder Verzögerung fortgesetzt werden konnten, mussten die Organe ihre Arbeitsabläufe digitalisieren. Vor der COVID-19-Krise waren die Verwaltungsverfahren in den einzelnen Organen in unterschiedlichem Umfang digitalisiert. Tools z. B. zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen und digitaler Signaturen sowie papierlose Arbeitsabläufe wurden eingesetzt, aber nicht überall gleichermaßen.

64 Für die elektronische Vergabe von Aufträgen (E-Vergabe) steht seit 2009 die Plattform e-PRIOR zur Verfügung. Über diese Plattform können auch Lieferanten Rechnungen elektronisch an ihre Kunden übermitteln. Durch elektronische Rechnungen werden digitale Arbeitsabläufe im Finanzwesen gefördert, da die Bearbeitung automatisch erfolgt. Doch nicht alle Lieferanten nutzen diesen Dienst, und da die Organe sie auch nicht nachdrücklich dazu anhalten, wird die elektronische Rechnungsstellung nicht in allen EU-Organen durchgängig genutzt.

65 Elektronische Rechnungen machten 57 % der 2019 beim Rat eingegangenen Rechnungen aus. Beim EuGH lag ihr Anteil 2019 bei 60 %. Durch die Einschränkungen zur Eindämmung der Ausbreitung von COVID-19 kam es zu Störungen, von denen auch die Lieferanten der EU-Organe betroffen waren; dies hat einige von ihnen veranlasst, auf elektronische Rechnungen umzustellen. Der Rat und der EuGH verzeichneten eine deutliche Zunahme des Eingangs elektronischer Rechnungen; 2020 lag ihr Anteil an allen Rechnungen in beiden Organen bei 74 %. Das Parlament und die Kommission haben den Anteil der bei ihnen eingegangenen elektronischen Rechnungen nicht verfolgt. Das Parlament passte seine Vorschriften für die Rechnungsverwaltung an und akzeptierte elektronische Rechnungen selbst dann, wenn sie nicht über e-PRIOR versendet wurden.

66 Der zurzeit geltende Rechtsrahmen für elektronische Signaturen stammt aus dem Jahr 2014¹⁴. Die zunehmende Verwendung von elektronischen Signaturen in den EU-Organen geht mit einer Zunahme der elektronischen Dokumentenverwaltung einschließlich der Verwaltung von Personalakten einher.

67 Vor der Krise wurden elektronische Signaturen in allen EU-Organen außer beim EuGH verwendet, je nach Anforderung mit unterschiedlichem Zertifizierungsgrad. Durch die Ausweitung der Telearbeit und die Notwendigkeit, papierlose Arbeitsabläufe einzuführen, wurde die Verwendung elektronischer Signaturen gefördert. Dies geschah in den einzelnen Organen jedoch in unterschiedlichem Ausmaß. So akzeptierte beispielsweise der Rat elektronische Signaturen von seinen Lieferanten, während seine Bestellungen von Hand unterzeichnet werden. Die Kommission hatte begonnen, bei der Unterzeichnung von Verträgen qualifizierte elektronische Signaturen zu verwenden, und deren Nutzung in der Krise ausgeweitet. Da der EuGH bis dahin keine elektronischen Signaturen verwendet hatte, nutzte er in der Krise zunächst E-Mails zur Validierung von Personalentscheidungen. Im weiteren Verlauf unterzeichnete er eine Vereinbarung mit der Kommission über die Verwendung des Tools EU Sign (von der Kommission verwalteter Dienst für elektronische Signaturen) und konnte so ab Ende 2021 eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen. Zum Zeitpunkt der Prüfung des Hofes wurden beim Parlament und beim Rat zunehmend qualifizierte elektronische Signaturen genutzt.

Mit der Bewertung der Effizienz der neuen Arbeitsformen für die Zeit nach der Krise wurde begonnen

Die Bewertung von Kerntätigkeiten ist weiter vorangeschritten als die Bewertung unterstützender Aufgaben

68 Resilienten Organisationen gelingt es, aus einer Krise zu lernen und stärker daraus hervorzugehen¹⁵. Dazu müssen sie alle Aspekte der Reaktion auf eine Krise bewerten, um Lehren daraus zu ziehen. Die Organisationen müssen feststellen, welche im Verlauf der Krise eingeführten Praktiken sich bewährt haben und auch nach der Krise noch ihre Berechtigung haben werden.

Die EU-Organe haben zeitig begonnen, ihre Lehren zu ziehen

69 Nachdem die Einschränkungen vom Frühjahr 2020 aufgehoben worden waren, begannen die geprüften Organe, sich mit ihrer Reaktion auf die COVID-19-Krise zu befassen und Lehren daraus zu ziehen. Bei diesen frühen Überlegungen konzentrierten sie sich auf das Krisenmanagement und die Art und Weise der Umsetzung ihrer Notfallpläne.

70 In keinem Fall wurden gravierendere Mängel im Hinblick darauf festgestellt, wie die Organe die Krise gehandhabt und darauf reagiert haben. Die aus der COVID-19-Krise gezogenen Lehren wurden in die Risikobewertung 2021 der EU-Organe einbezogen, in der das Risiko von Personalausfällen im Verlauf einer Pandemie eingehender untersucht wurde als in früheren Bewertungen. Die Organe sehen in der Telearbeit eine Maßnahme zur Reduzierung des Risikos.

71 Ab Mai 2020 führten die Organe Befragungen des Personals durch, um Rückmeldungen zu den verschiedenen Aspekten ihrer Reaktion (Kommunikation, Gesundheitsmaßnahmen) und Angaben zu Wünschen und Erwartungen der Bediensteten hinsichtlich der künftigen Arbeitsorganisation, insbesondere zur Telearbeit auch nach einer ermöglichten Rückkehr in die Büros, zu erhalten. Im Zuge der weiteren Entwicklung führten die EU-Organe weitere Erhebungen und Befragungen unter Führungskräften durch.

Für ihre Kerntätigkeiten betrachten die Organe Interaktionen in Präsenz als besser geeignet

72 Die geprüften Organe führten neue Arbeitsformen für ihre Kerntätigkeiten unter verstärkter Nutzung von Videokonferenzen und neuen Collaborative Tools ein (siehe Ziffern 58–62). Ab Mai 2020 kehrten die Mitglieder der Kommission für ihre wöchentlichen Sitzungen zu einem Präsenzformat zurück, da sie dies für politische Erörterungen als angemessener erachteten. Anfang 2022 waren beim Parlament, Rat und EuGH die Überlegungen, inwieweit die neuen Arbeitsformen nach der Pandemie beibehalten werden sollten, noch im Gange. Immerhin hatten sie auf der Grundlage einer Bewertung der Effizienz dieser neuen Arbeitsformen zur Ausübung der Kerntätigkeiten der Organe bereits einige Entscheidungen getroffen.

73 2021 leitete der Präsident des Parlaments einen breit angelegten Reflexionsprozess über das Parlament nach COVID-19 unter dem Titel "Rethinking parliamentary democracy" (Neue Denkansätze für die parlamentarische Demokratie) ein. Ob Fernabstimmungen möglich sein sollten, wenn das Parlament unter normalen Umständen zusammentreten kann und nur wenige MdEP verhindert sind, wurde bei Abschluss dieser Prüfung des Hofes noch auf der Grundlage von Empfehlungen der an dem Reflexionsprozess beteiligten Fokusgruppen von MdEP erörtert. Den Schlussfolgerungen dieser Fokusgruppen ist zu entnehmen, dass die MdEP die Qualität von in Präsenz durchgeführten Aussprachen des Parlaments als höher bewerten.

74 Parallel dazu hat die Parlamentsverwaltung eine neue Vereinbarung mit Freelance-Dolmetschern unterzeichnet, die es diesen ermöglicht, von zu Hause aus und über Hubs in den Mitgliedstaaten zu arbeiten; dadurch hat sich die Verfügbarkeit von Dolmetschern für einige Sprachen verbessert. Die Verwaltung prüft eine Beibehaltung des Ferndolmetschens bei den Plenartagungen in Straßburg, was dazu führen könnte, dass weniger Bedienstete dorthin reisen müssen.

75 Auch der Rat ist zu der Überzeugung gelangt, dass auf Ministerebene Präsenzsitzungen effizienter sind als virtuelle Sitzungen. Wie aus Tabelle 2 in Anhang I hervorgeht, wurden die meisten Sitzungen (56 %) im Jahr 2020 trotz der geltenden Einschränkungen in Präsenz durchgeführt. Für hochrangige Sitzungen wie etwa die Tagungen des Europäischen Rates (Staats- oder Regierungschefs der EU-Mitgliedstaaten) wird die Durchführung in Präsenz von allen Parteien als effizienter erachtet. Die Bevorzugung von Präsenzsitzungen zeigt sich auch daran, dass die erleichterte Nutzung schriftlicher Verfahren als vorübergehende Ausnahme und nicht als dauerhafte Änderung eingeführt wurde. Sobald die Ausnahmeregelung ausläuft, wird das schriftliche Verfahren erneut nur unter den in der Geschäftsordnung festgelegten Bedingungen angewandt werden können. Der Rat beabsichtigt jedoch, die Möglichkeit informeller Sitzungen mit Fernteilnahme – auch zur Erörterung von als vertraulich eingestuften Angelegenheiten oder Verschlusssachen (siehe Ziffer 61) –, darunter informelle Sitzungen auf Ministerebene oder von Arbeitsgruppen, als Ergänzung zu den Präsenzsitzungen beizubehalten, weil so dringliche Konsultationen oder ein Informationsaustausch stattfinden können.

76 Der EuGH vertritt ebenfalls die Auffassung, dass eine Fernteilnahme zwar sinnvoll sein kann, einer Teilnahme in Präsenz aber nicht vollkommen gleichwertig ist und künftig nur für den Fall erlaubt werden sollte, dass eine Partei daran gehindert ist, an der mündlichen Verhandlung in Präsenz teilzunehmen.

Telearbeit wird in den EU-Organen verstärkt praktiziert, die Bewertung ihrer Eignung für die Zeit nach der Krise ist jedoch noch nicht abgeschlossen

77 Telearbeit und IT-Tools zur Unterstützung der neuen Arbeitsformen wurden schon vor dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie eingeführt. In Vorbereitung auf die Zeit nach der Pandemie haben die Organe ihre Telearbeit ausgeweitet; zum Zeitpunkt dieser Prüfung des Hofes war die Bewertung ihrer Effizienz und ihrer Eignung für die Zeit danach jedoch noch nicht abgeschlossen, da die Krise noch andauerte.

78 Der EuGH führte im Mai 2021 eine Befragung unter seinen Bediensteten und Führungskräften durch, um zu erfahren, welche Arbeitsregelungen sich am besten für ihre Aufgaben eigneten. Es zeigte sich, dass weniger als die Hälfte des Personals (40 %) nach eigener Einschätzung die Bearbeitung von Dokumenten in Telearbeit effizienter erledigte als im Büro; 37 % sahen keinen Unterschied. Aufgaben, die Interaktionen mit Kollegen erfordern, sowie Schulungen würden hingegen nur wenige Befragte lieber von zu Hause aus erledigen. Parlament und Kommission haben vor der Überprüfung ihrer Telearbeitsregelungen keine vergleichbare Befragung durchgeführt. Das Parlament war zum Zeitpunkt dieser Prüfung noch dabei, die Effizienz der erweiterten Telearbeit zu bewerten, während die Kommission die Ausarbeitung ihrer neuen Vorschriften zum Abschluss brachte (siehe Kasten 5). Die Telearbeitsregelungen des Rates waren gerade angenommen worden, als sich COVID-19 auszubreiten begann, und der Rat sah keine Notwendigkeit, die Regelungen zu überarbeiten. Keines der geprüften EU-Organe hat seinen Bediensteten Telearbeit in Vollzeit angeboten (siehe Anhang III).

79 Die Möglichkeit der Telearbeit von außerhalb des Arbeitsorts, die als Teil der Maßnahmen im Rahmen der Sorgfaltspflicht eingeräumt oder ausgeweitet wurde (siehe Ziffer 39), wäre nach den Regelungen für die Zeit nach der COVID-19-Krise in einigen Organen in begrenztem Umfang weiterhin gegeben (siehe Anhang III). Damit wird in erster Linie auf Forderungen des Personals eingegangen; die Organe haben jedoch die Effizienz der Beibehaltung dieser Maßnahme nicht bewertet.

Die Auswirkungen der neuen Arbeitsregelungen auf Haushalt und Umwelt wurden von den EU-Organen nicht durchgängig bewertet

80 In den vergangenen Jahren haben die EU-Organe versucht, ihre Verwaltungsausgaben zu begrenzen und durch effizientere Arbeitsformen Einsparungen zu erzielen¹⁶. Außer Telearbeit und IT-Mobilität sahen die vor der COVID-19-Krise vorliegenden Pläne für neue Arbeitsformen eine neue Bürogestaltung, die Einführung von Gruppenbereichen und weniger Einzelbüros vor. Dies bietet zusätzliche Einsparmöglichkeiten und ermöglicht eine Verkleinerung des CO₂-Fußabdrucks der EU-Organe.

81 Die während der COVID-19-Krise vorgenommenen Veränderungen der Arbeitsformen haben sich unterschiedlich auf die Verwaltungsausgaben der Organe ausgewirkt (siehe Abbildung 4).

• Die Ausgaben für Reisen sind drastisch zurückgegangen.
• Die IT-Ausgaben sind gestiegen, da für die Unterstützung der Telearbeit zusätzliche Investitionen erforderlich waren. Wie hoch der Anstieg ausfiel, hing von den erforderlichen Investitionen im jeweiligen EU-Organ ab (vor allem für Geräte oder die Entwicklung neuer Videokonferenzlösungen).
• Die Gebäudeausgaben waren teilweise geringer (für Sicherheit sowie Energie- und Wasserversorgung), weil die Gebäude weitgehend leer waren, teilweise waren sie wegen der im Zusammenhang mit COVID-19 geltenden Vorschriften (Reinigung) aber auch höher. Bauarbeiten (Parlament, Kommission) wurden fortgesetzt, wobei einige Pläne im Hinblick auf die erwarteten Auswirkungen der neuen Arbeitsformen geändert wurden. Einige Organe haben Gelder aus nicht ausgeschöpften Haushaltslinien verwendet, um von ihnen genutzte Gebäude zu erwerben (Parlament) oder Kredite vorzeitig zurückzuzahlen (EuGH).

82 Die geprüften Organe gaben die Einsparungen infolge der COVID-19-Krise in ihren Tätigkeitsberichten für das Jahr 2020 an. Da sich die Einsparungen jedoch vorwiegend auf Gebäude und die Reisetätigkeit beziehen, die zusammen ca. 10 % der Verwaltungsausgaben im EU-Haushalt ausmachen, hatten sie nur begrenzte Auswirkungen auf die Verwaltungskosten. Die Organe haben noch keine Vorschläge dazu vorgelegt, wie sich durch die Ausweitung der neuen Arbeitsformen dauerhaft Einsparungen erzielen lassen.

Durch häufigere Videokonferenzen können Reisekosten eingespart werden

83 Das Parlament will das Ferndolmetschen beibehalten; dadurch werden die Dolmetscher weniger reisen müssen (siehe Ziffer 74). Das Parlament hat keine Bewertung der damit verbundenen Einsparpotenziale vorgenommen und in seinem Haushaltsplan für 2022 auch keine deutliche Verringerung der Reisekosten im Vergleich zu dem vor der COVID-19-Pandemie angenommenen Haushaltsplan 2020 vorgesehen. Außer beim Dolmetschen konnte das Parlament durch Videokonferenzen auch die Zahl der Reisen von Bediensteten zur Plenartagung nach Straßburg reduzieren und dadurch weitere Einsparungen erzielen. Die letzte Analyse der Kosten für die Reisen zu Plenartagungen stammt aus dem Jahr 2013. Damals beliefen sich die Kosten für Dienstreisen von Dolmetschern nach Straßburg auf 3,1 Millionen Euro pro Jahr (12 % der gesamten Reisekosten nach Straßburg) und für Reisen anderer Bediensteter auf 12,3 Millionen Euro pro Jahr¹⁷.

84 Beim Rat fallen keine übermäßig hohen Reisekosten an, und sie hängen eher mit seiner politischen Kerntätigkeit als mit unterstützenden Aufgaben zusammen. Der Rat beabsichtigt, informelle Sitzungen mit Fernteilnahme als Teil seiner normalen Arbeitsweise beizubehalten (siehe Ziffer 75). Es wird davon ausgegangen, dass die neuen Arbeitsformen gewisse Auswirkungen auf die Reisekosten haben werden; ihr Umfang wurde jedoch noch nicht bewertet.

85 Die Kommission beabsichtigt, im Einklang mit ihrer Ökologisierungsstrategie Nutzen aus den neuen Arbeitsformen zu ziehen, und fordert ihre Bediensteten auf, nur dann zu reisen, wenn Sitzungen mit Fernteilnahme nicht in Betracht kommen. Der Gesamtetat für Dienstreisen (Bedienstete und Mitglieder der Kommission) für 2022 wurde gegenüber 2019 um 22 % gesenkt.

86 Die Ausgaben des EuGH für Reisen sind sehr niedrig. Dennoch sieht der EuGH für 2022 eine Senkung gegenüber 2019 um 17 % vor.

Mit Ausnahme der Kommission haben die EU-Organe keine wesentlichen Änderungen ihrer Gebäudestrategien beschlossen

87 Je nach EU-Organ und Standort bestehen bei den Gebäuden unterschiedliche Eigentumsverhältnisse¹⁸. Je nachdem, ob sie Eigentümer oder Mieter ihrer Gebäude sind, haben die Organe nicht dieselbe finanzielle Belastung oder denselben Anreiz, ihre Büroflächen zu reduzieren, um Einsparungen zu erzielen. Durch Telearbeit reduziert sich die durchschnittliche Belegungsquote ihrer Räumlichkeiten. Wenn nach der Pandemie verstärkt Telearbeit praktiziert wird, könnte die durchschnittlich genutzte Bürofläche der Organe weiter reduziert werden.

88 Die meisten vom Parlament genutzten Gebäude befinden sich im Eigentum des Parlaments. Seine aktuelle Gebäudestrategie wurde 2018 beschlossen. Das Parlament hat keine Entscheidung hinsichtlich einer Reduzierung seiner Büroflächen in Brüssel getroffen, im Rahmen seiner Politik zur Konsolidierung des Eigentums an seinen Gebäuden erwarb es aber mit aus dem Haushaltsplan 2020 übertragenen Mitteln ein zuvor gemietetes Gebäude in der Nähe seiner zentralen Räumlichkeiten (zum Preis von 74,9 Millionen Euro). In Luxemburg wurden die Pläne für den Bau des Gebäudes KAD II erneut geändert, auch um den veränderten Arbeitsformen Rechnung zu tragen. Das Parlament hat beschlossen, einige Teile des Projekts, deren Kosten es auf 18,6 Millionen Euro (4 % der Gesamtkosten) schätzt, nicht weiter zu verfolgen.

89 Der Rat ist Eigentümer aller seiner Bürogebäude. Zum Zeitpunkt der Prüfung des Hofes wurde beim Rat über eine neue Gebäudestrategie nachgedacht.

90 Bei der Kommission ist der Gebäudebesitz uneinheitlicher strukturiert als bei den anderen Organen; einige Gebäude befinden sich im Eigentum der Kommission, andere sind gemietet und für wieder andere bestehen Erbpachtverträge. Da die Kommission zudem das EU-Organ mit dem größten Immobilienportfolio ist, hat sie hier auch mehr Einsparungsmöglichkeiten. Die Kommission hatte schon vor der COVID-19-Krise damit begonnen, neue Arbeitsformen einzuführen, und als Konsequenz aus der Krise will sie das Konzept weiterentwickeln. Die Gebäudestrategie 2022–2030 der Kommission für Brüssel sieht eine Reduzierung der Bürogebäudeflächen bis 2030 um 25 % und eine Senkung der Ausgaben um ein Drittel vor (insgesamt 73,1 Millionen Euro zwischen 2021 und 2030). Diese Pläne basieren auf der Annahme, dass mindestens 20 % der Bediensteten Telearbeit leisten werden und Einzelbüros nach und nach durch gemeinsam genutzte tätigkeitsbezogene Räume ersetzt werden. In Bezug auf die Räumlichkeiten der Kommission in Luxemburg wurde noch keine deutliche Verringerung der Büroflächen beschlossen, aber in der lokalen Gebäudestrategie der Kommission sind tätigkeitsbezogene Räume vorgesehen.

91 Der EuGH strebt den Kauf der von ihm genutzten Gebäude an. Nach den im Juli 2021 beschlossenen Telearbeitsregelungen wird Telearbeit in sehr viel größerem Umfang als bisher möglich sein, zum Zeitpunkt der Prüfung des Hofes plante der EuGH kurzfristig jedoch keine Überprüfung seiner Gebäudestrategie; er will lieber einige Jahre abwarten, um die sich aus den neuen Arbeitsformen ergebenden Erfordernisse zu bewerten.

Welche Chancen hinsichtlich der Umweltauswirkungen bestehen, wurde nicht genau ermittelt

92 Durch geänderte Reiseregelungen, eine andere Gebäudepolitik und eine Ausweitung der Telearbeit haben die geprüften Organe die Möglichkeit, ihre Umweltauswirkungen zu reduzieren. Alle Organe sind sich dessen bewusst, schritten jedoch bei der entsprechenden Anpassung ihrer Umweltstrategien in unterschiedlichem Tempo voran.

93 Das Parlament nahm Ende 2019 eine Reihe von Umweltindikatoren zur Überwachung seiner Umweltleistung an. Im Rahmen der folgenden Halbzeitbewertung (Dezember 2020) wurden die Auswirkungen der während der Pandemie eingeführten neuen Arbeitsformen erläutert, und es wurden Szenarien dazu vorgelegt, wie das Organ diese nutzen könnte, insbesondere um seine verkehrsbedingten Emissionen zu verringern. Das Hauptziel der Ökologisierungsstrategie der Kommission besteht darin, bis 2030 klimaneutral zu werden, und zwar durch Reduzierung ihrer Büroflächen, Nutzung von Niedrigenergie-Gebäuden, Verbesserung der Energieeffizienz (technische Verbesserungen und Verhaltensänderungen) und Reduzierung der durch Reisen verursachten Emissionen. Für die Umsetzung des letztgenannten Punktes hat die Kommission auf ihrer Plattform für die Verwaltung von Dienstreisen einen Emissionsrechner eingerichtet.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

94 Der Hof kommt zu dem Schluss, dass die EU-Organe ihre Resilienz gegenüber der COVID-19-Pandemie unter Beweis gestellt haben. Sie haben schnell und flexibel reagiert und konnten von früheren Investitionen in die Digitalisierung profitieren. Allerdings haben sie noch nicht vollständig bewertet, inwieweit die neuen Arbeitsformen, die als Reaktion auf die COVID-19-Krise eingeführt wurden, voraussichtlich auch nach der Krise effizient sein oder Einsparungen ermöglichen werden.

95 Der Hof stellt fest, dass die Notfallpläne der EU-Organe vor Ausbruch der Krise nach anerkannten Standards konzipiert waren. Sie waren jedoch für kurzzeitige Ereignisse mit erheblichen Auswirkungen und nicht für eine langfristige Störung ausgelegt, wie sie durch COVID-19 verursacht wurde (Ziffern 14–19).

96 Die COVID-19-Krise war anders geartet als die Störungen, für die die Notfallpläne der EU-Organe ausgelegt waren. Die Organe behielten die relevanten Teile ihrer Pläne bei und nahmen Anpassungen an die Besonderheiten der COVID-19-Krise vor, um ihre Reaktion innerhalb kurzer Zeit zu organisieren. In den Plänen war kein Forum vorgesehen, das rasche gegenseitige Konsultationen der Organe dazu ermöglicht hätte, mit welchen Entscheidungen sie auf die Krise reagieren. Um für eine gewisse Kohärenz ihrer Maßnahmen zu sorgen, nutzten sie vorhandene Strukturen für den Informationsaustausch, und es ist ihnen gelungen, die Unterschiede in ihren Reaktionen zu begrenzen. Ihre Autonomie, ihre unterschiedlichen Aufgabenbereiche und die verschiedenen nationalen Vorschriften, die sie beachten mussten, führten dazu, dass eine einheitliche Reaktion nur in begrenztem Maße möglich war (Ziffern 20–27).

Empfehlung 1 – Langfristige Störungen und interinstitutionelle Zusammenarbeit in den Notfallplänen berücksichtigen

Die Organe sollten die Erfahrungen aus ihrer Reaktion auf die COVID-19-Krise nutzen und in ihren Notfallplänen Maßnahmen für den Fall langfristiger Störungen vorsehen. Außerdem sollten die Pläne Regelungen für die interinstitutionelle Zusammenarbeit bei Ereignissen enthalten, die alle Organe betreffen.

Zieldatum für die Umsetzung: 1. Quartal 2023

97 Der Hof stellte fest, dass es den Organen durch ihre flexible Reaktion auf die Krise gelungen ist, die Störung zu minimieren. Sie haben gegebenenfalls ihre Geschäfts- bzw. Verfahrensordnungen angepasst, Flexibilität in der Anpassung der Arbeitsformen bewiesen, um ihre Kerntätigkeiten durchführen zu können, und die ihnen nach Maßgabe der Verträge übertragenen Aufgaben weiterhin erfüllt. Es gelang ihnen, wichtige politische Initiativen sowie den mehrjährigen Finanzrahmen für 2021–2027 zu verabschieden, und Urteile wurden etwa im gleichen Umfang wie in den Jahren vor der COVID-19-Pandemie gesprochen (Ziffern 28–38).

98 Die Organe haben Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit ihrer Bediensteten und zur Aufrechterhaltung ihres Geschäftsbetriebs getroffen. Sie hielten sich an die medizinischen Empfehlungen des beratenden Ärztekollegiums und erfüllten – oder übertrafen – die gesetzlichen Mindestanforderungen ihrer gastgebenden Mitgliedstaaten. Dank der Maßnahmen zur Unterstützung der Bediensteten (Ausstattung, Schulungen, soziale Maßnahmen) konnte die Leistungsfähigkeit in der Krise aufrechterhalten werden (Ziffern 39–48).

99 Obwohl die Organe zu Beginn der Krise in unterschiedlichem Umfang dafür gerüstet waren, ihren Bediensteten Telearbeit zu ermöglichen, ist es allen gelungen, ihr gesamtes Personal innerhalb von sechs Wochen mit Telearbeitslösungen auszustatten (Ziffern 49–54). Collaboration Tools wurden von den Organen gut genutzt. Aufgrund ihrer speziellen Erfordernisse sowie in Anbetracht von Datenschutz-, Sicherheits- und Geheimhaltungsaspekten haben die Organe diese Instrumente unterschiedlich schnell eingesetzt und sich für unterschiedliche Anbieter entschieden (Ziffern 55–62). Durch die in der COVID-19-Krise eingeführten Arbeitsregelungen hat sich der Bedarf an papierlosen Arbeitsabläufen in den EU-Organen erhöht. Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist vorangekommen, wobei ihre Umsetzung mit Lösungen wie elektronischen Rechnungen und qualifizierten elektronischen Signaturen in den Organen uneinheitlich erfolgte. Trotz der erzielten Verbesserungen sind die Verwaltungsdienste noch nicht vollständig digitalisiert. Insbesondere die Nutzung elektronischer Rechnungen wird nicht bei allen Organen intern überwacht oder gefördert (Ziffern 63–67).

Empfehlung 2 – Digitalisierung der Verwaltungsdienste weiterentwickeln

Die Organe sollten die Erfahrungen aus ihrer Reaktion auf die COVID-19-Krise nutzen und ihre Verwaltungsdienste weiter digitalisieren, indem sie

1. die Einführung papierloser Arbeitsabläufe fortsetzen und die Anwendung der elektronischen Signatur einschließlich qualifizierter elektronischer Signaturen ausweiten;
2. die Nutzung elektronischer Rechnungen überwachen und ausweiten.

Zieldatum für die Umsetzung: 4. Quartal 2023

100 Die Organe haben schon frühzeitig damit begonnen, Lehren aus der Krise zu ziehen, und sich in deren weiterem Verlauf Gedanken über die Zeit nach der COVID-19-Pandemie gemacht (Ziffern 68–71). Der Hof stellte fest, dass alle geprüften Organe – die Möglichkeiten zur Durchführung ihrer Kerntätigkeiten aus der Ferne eingeführt hatten – zu einer ähnlichen Schlussfolgerung gelangt sind, nämlich dass Sitzungen mit Fernteilnahme sich zwar als Notlösung bei einer Störung oder in einem Notfall eignen und für bestimmte Zwecke wie dringliche Konsultationen oder den Informationsaustausch nützlich sein können, jedoch Präsenzsitzungen im Rahmen der Kerntätigkeiten langfristig nicht ersetzen können (Ziffern 72–76). In ihren Regelungen für die Zeit nach der COVID-19-Krise sehen die Organe mehr Möglichkeiten zur Nutzung von Telearbeit vor. Während sich Telearbeit in großem Umfang in einer Krisensituation als sinnvoll erwiesen hat, wurde ihre Effizienz im Vergleich zu den vor der COVID-19-Pandemie geltenden Arbeitsregelungen noch nicht durchgängig unter Nichtkrisenbedingungen bewertet (Ziffern 77–79).

101 Finanziell gesehen hatte die COVID-19-Krise für die Organe nur begrenzte kurzfristige Auswirkungen, da die in einigen Ausgabenbereichen, beispielsweise bei Dienstreisen, eingesparten Mittel zur Finanzierung von Aufwendungen im IT-Bereich genutzt wurden. Veränderungen bei den Arbeitsregelungen wurden durch die Krise beschleunigt, und alle Organe rechnen damit, dass sich das Reise- und das Gebäudemanagement nach der Pandemie wandeln werden. Allerdings haben sie die potenziellen Einsparungen durch die neuen Arbeitsformen nicht einheitlich bewertet. Ebenso wenig haben die Organe bislang die Auswirkungen der neuen Arbeitsweisen auf ihre Umweltpolitik einheitlich bewertet (Ziffern 80–93).

Empfehlung 3 – Eignung neuer Arbeitsformen für die Zeit nach der COVID-19-Pandemie bewerten

Bei ihrer Bewertung der neuen Arbeitsformen für die Zeit nach der COVID-19-Krise sollten die Organe

1. die Eignung von Sitzungen mit ausschließlicher Fernteilnahme und Hybrid-Sitzungen im Vergleich zu Präsenzsitzungen prüfen und tätigkeitsbezogene Leitlinien für Fernveranstaltungen annehmen;
2. die Auswirkungen der Telearbeit beurteilen und die Regelungen für die Zeit nach der COVID-19-Krise gegebenenfalls anpassen;
3. die Haushaltsauswirkungen der neuen Arbeitsformen, insbesondere in Bezug auf Gebäude, überwachen und darüber Bericht erstatten;
4. die Umweltauswirkungen der neuen Arbeitsformen überwachen und darüber Bericht erstatten.

Auf der Grundlage dieser Bewertungen sollten die Organe über etwaige Änderungen ihrer neuen Arbeitsregelungen entscheiden.

Zieldatum für die Umsetzung: 2. Quartal 2024

Dieser Bericht wurde von Kammer V unter Vorsitz von Herrn Tony Murphy, Mitglied des Rechnungshofs, am 14. Juni 2022 in Luxemburg angenommen.

Anhänge

Anhang I – Auswirkungen von COVID-19 auf die Tätigkeit der geprüften Organe

In den folgenden Tabellen sind die Auswirkungen der COVID-19-Krise auf die Kerntätigkeiten der geprüften Organe dargestellt.

Anhang II – Bis Ende 2021 ergriffene Maßnahmen zur Unterstützung Telearbeit leistender Bediensteter während der COVID-19-Krise

Anhang III – Nach der COVID-19-Pandemie geltende Telearbeitsregelungen der geprüften Organe

Abkürzungen

Coreper: Comité des représentants permanents des gouvernements des États membres (Ausschuss der Ständigen Vertreter der Regierungen der Mitgliedstaaten)

CPQS: Comité préparatoire des questions statutaires (Vorbereitungsausschuss für statutarische Fragen)

EDSB: European Data Protection Supervisor (Europäischer Datenschutzbeauftragter)

EFTA: European Free Trade Association (Europäische Freihandelsassoziation)

EuGH: Gerichtshof der Europäischen Union

IMB: Interinstitutional Medical Board (beratendes Ärztekollegium der EU-Organe)

MdEP: Mitglied des Europäischen Parlaments

MFR: mehrjähriger Finanzrahmen

NGEU: NextGenerationEU

VDI: virtuelle Desktop-Infrastruktur

VPN: virtuelles privates Netzwerk

WHO: World Health Organization (Weltgesundheitsorganisation)

Glossar

Cloud Computing: Fernverarbeitung und ‑speicherung von Daten über das Internet.

Coreper: Ausschuss von Vertretern der Mitgliedstaaten, der die Arbeit des Rates der Europäischen Union vorbereitet.

Elektronische Rechnung: Rechnung, die in einem bestimmten elektronischen Format ausgestellt, verschickt und empfangen wird, wodurch eine automatische Verarbeitung möglich ist.

Mitglied eines EU-Organs: Person, die in ein Entscheidungsgremium eines EU-Organs entsandt, dafür benannt oder gewählt wird.

Qualifizierte elektronische Signatur: elektronische Unterschrift, die im Unionsrecht die gleiche Rechtswirkung hat wie eine handschriftliche Unterschrift, ohne dass die Möglichkeit einer Ablehnung besteht.

Virtuelle Desktop-Infrastruktur: Desktop-Umgebung auf einem zentralen Server, die für PCs und andere Endgeräte zur Verfügung steht.

Virtuelles privates Netzwerk: System, das Nutzern aus der Ferne über das Internet Zugang zu einem gesicherten Netz gewährt.

Antworten der Organe

https://www.eca.europa.eu/de/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Zeitschiene

https://www.eca.europa.eu/de/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Prüfungsteam

Die Sonderberichte des Hofes enthalten die Ergebnisse seiner Prüfungen zu Politikbereichen und Programmen der Europäischen Union oder zu Fragen des Finanzmanagements in spezifischen Haushaltsbereichen. Bei der Auswahl und Gestaltung dieser Prüfungsaufgaben ist der Hof darauf bedacht, maximale Wirkung dadurch zu erzielen, dass er die Risiken für die Wirtschaftlichkeit oder Regelkonformität, die Höhe der betreffenden Einnahmen oder Ausgaben, künftige Entwicklungen sowie das politische und öffentliche Interesse abwägt.

Diese Wirtschaftlichkeitsprüfung wurde von Prüfungskammer V "Finanzierung und Verwaltung der Union" unter Vorsitz von Tony Murphy, Mitglied des Hofes, durchgeführt. Die Prüfung stand unter der Leitung von Marek Opioła, Mitglied des Hofes. Herr Opioła wurde unterstützt von seiner Kabinettchefin Kinga Wiśniewska‑Danek und dem Attaché Bernard Witkos, dem Leitenden Manager Colm Friel und der Aufgabenleiterin Marion Kilhoffer. Zum Prüfungsteam gehörten außerdem Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot und Nikolaos Kylonis. Jesús Nieto Muñoz und Alexandra Mazilu leisteten Unterstützung bei der grafischen Gestaltung. Richard Moore leistete sprachliche Unterstützung.

Von links nach rechts: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Endnoten

¹ GUID 5330 – Leitfaden für die Prüfung des Katastrophenmanagements.

² Titel III des Vertrags über die Europäische Union.

³ Artikel 13 des Vertrags über die Europäische Union.

⁴ Verordnung Nr. 31 (EWG) 11 (EAG) über das Statut der Beamten.

⁵ ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements.

⁶ Ebd.

⁷ Siehe Artikel 24 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, Artikel 55 des Vertrags über die Europäische Union und Verordnung Nr. 1/1958.

⁸ Artikel 14 und 16 des Vertrags über die Europäische Union.

⁹ Siehe Verordnung Nr. 31 (EWG) 11 (EAG) über das Statut der Beamten, Artikel 1e.

¹⁰ Siehe Verordnung Nr. 31 (EEG) 11 (EAG) über das Statut der Beamten, Artikel 20.

¹¹ Sonderbericht 05/2022: „Cybersicherheit: Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der EU sind insgesamt nicht ausreichend gegen Bedrohungen gewappnet“.

¹² Rechtssache C-311/18 – Facebook Ireland und Schrems, 16.7.2020, Ungültigerklärung des Beschlusses über die Angemessenheit des vom EU-US-Datenschutzschild gebotenen Schutzes für die Übermittlung und die Verarbeitung personenbezogener Daten.

¹³ In seiner Strategy for Union institutions vom Oktober 2020 empfiehlt der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen dringend, bei neuen Datenverarbeitungstätigkeiten und neuen Verträgen mit Anbietern dafür zu sorgen, dass keine personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden.

¹⁴ Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt.

¹⁵ GUID 5330 – Leitfaden für die Prüfung des Katastrophenmanagements.

¹⁶ Sonderbericht 15/2019: "Umsetzung des Personalreformpakets 2014 bei der Kommission".

¹⁷ Untersuchung zu den möglichen Einsparungen im Haushaltsplan der EU durch die Zusammenlegung der Tätigkeiten des Europäischen Parlaments an einem einzigen Ort.

¹⁸ Sonderbericht Nr. 34/2018: "Büroräume der EU-Organe".

Kontakt

EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Tel. +352 4398-1
Kontaktformular: eca.europa.eu/de/Pages/ContactForm.aspx
Website: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Zahlreiche weitere Informationen zur Europäischen Union sind verfügbar über Internet, Server Europa (https://europa.eu).

Luxemburg: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8375-5	ISSN 1977-5644	doi:10.2865/739229	QJ-AB-22-016-DE-N
HTML	ISBN 978-92-847-8398-4	ISSN 1977-5644	doi:10.2865/58977	QJ-AB-22-016-DE-Q

URHEBERRECHTSHINWEIS

© Europäische Union, 2022

Die Weiterverwendung von Dokumenten des Europäischen Rechnungshofs wird durch den Beschluss Nr. 6-2019 des Europäischen Rechnungshofs über die Politik des offenen Datenzugangs und die Weiterverwendung von Dokumenten geregelt.

Sofern nicht anders angegeben (z. B. in gesonderten Urheberrechtshinweisen), werden die Inhalte des Hofes, an denen die EU die Urheberrechte hat, im Rahmen der Lizenz Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) zur Verfügung gestellt. Dies bedeutet, dass die Weiterverwendung mit ordnungsgemäßer Nennung der Quelle und unter Hinweis auf Änderungen im Allgemeinen gestattet ist. Personen, die Inhalte des Hofes weiterverwenden, dürfen die ursprüngliche Bedeutung oder Botschaft nicht verzerrt darstellen. Der Hof haftet nicht für etwaige Folgen der Weiterverwendung.

Eine zusätzliche Genehmigung muss eingeholt werden, falls ein bestimmter Inhalt identifizierbare Privatpersonen zeigt, z. B. Fotos von Hofbediensteten, oder Werke Dritter enthält.

Wird eine solche Genehmigung eingeholt, so hebt diese die oben genannte allgemeine Genehmigung auf und ersetzt sie; auf etwaige Nutzungsbeschränkungen wird ausdrücklich hingewiesen.

Um Inhalte zu verwenden oder wiederzugeben, an denen die EU keine Urheberrechte hat, kann es erforderlich sein, eine Genehmigung direkt bei den Urheberrechtsinhabern einzuholen.

Software oder Dokumente, die von gewerblichen Schutzrechten erfasst werden, wie Patente, Marken, eingetragene Muster, Logos und Namen, sind von der Weiterverwendungspolitik des Hofes ausgenommen.

Die Websites der Organe der Europäischen Union in der Domain "europa.eu" enthalten mitunter Links zu von Dritten betriebenen Websites. Da der Hof keinerlei Kontrolle über diese Websites hat, sollten Sie deren Bestimmungen zum Datenschutz und zum Urheberrecht einsehen.

Verwendung des Logos des Hofes

Das Logo des Europäischen Rechnungshofs darf nur mit vorheriger Genehmigung des Hofes verwendet werden.

DIE EU KONTAKTIEREN

Besuch
In der Europäischen Union gibt es Hunderte von „Europa Direkt“-Zentren. Ein Büro in Ihrer Nähe können Sie online finden (european-union.europa.eu/contact-eu/meet-us_de).

Per Telefon oder schriftlich
Der Europa-Direkt-Dienst beantwortet Ihre Fragen zur Europäischen Union. Kontaktieren Sie Europa Direkt

• über die gebührenfreie Rufnummer: 00 800 6 7 8 9 10 11 (manche Telefondienstanbieter berechnen allerdings Gebühren),
• über die Standardrufnummer: +32 22999696,
• über das folgende Kontaktformular: european-union.europa.eu/contact-eu/write-us_de.

INFORMATIONEN ÜBER DIE EU

Im Internet
Auf dem Europa-Portal finden Sie Informationen über die Europäische Union in allen Amtssprachen (european-union.europa.eu).

EU-Veröffentlichungen
Sie können EU-Veröffentlichungen einsehen oder bestellen unter op.europa.eu/de/publications. Wünschen Sie mehrere Exemplare einer kostenlosen Veröffentlichung, wenden Sie sich an Europa Direkt oder das Dokumentationszentrum in Ihrer Nähe (european-union.europa.eu/contact-eu/meet-us_de).

Informationen zum EU-Recht
Informationen zum EU-Recht, darunter alle EU-Rechtsvorschriften seit 1951 in sämtlichen Amtssprachen, finden Sie in EUR-Lex (eur-lex.europa.eu).

Offene Daten der EU
Das Portal data.europa.eu bietet Zugang zu offenen Datensätzen der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU. Die Datensätze können zu gewerblichen und nicht gewerblichen Zwecken kostenfrei heruntergeladen werden. Über dieses Portal ist auch eine Fülle von Datensätzen aus den europäischen Ländern abrufbar.