De EU-instellingen en COVID-19:
snelle respons, maar optimale benutting van door de crisis ingegeven innovatie en flexibiliteit blijft uitdagingen opleveren

Samenvatting

I Eind januari 2020 werd het eerste geval van COVID-19 officieel geregistreerd in Europa. In enkele weken verspreidde de ziekte zich over de hele EU, waardoor de meeste lidstaten gedwongen werden maatregelen te nemen om de besmetting te vertragen. Toen burgers werden aangespoord om thuis te blijven en te telewerken, moesten de EU-instellingen manieren vinden om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

II Het doel van deze controle was om de veerkracht van de EU-instellingen te beoordelen: hun mate van paraatheid, hoe zij met de pandemie zijn omgegaan en welke lessen zij daaruit hebben getrokken. Wij hebben met name onderzocht of de instellingen:

1. in hun bedrijfscontinuïteitsplannen erkende normen hebben gevolgd en of deze plannen toegesneden waren op de soort verstoring die door een pandemie wordt veroorzaakt;
2. in staat waren om te functioneren, en daarbij verstoringen tot een minimum te beperken en hun respectieve taken uit hoofde van de EU-Verdragen te vervullen, en
3. daaruit lessen hebben getrokken om zich aan te passen aan de post-COVID-19-omgeving.

III Onze controle had betrekking op vier EU-instellingen: het Europees Parlement, de Raad, de Europese Commissie en het Hof van Justitie van de EU. De controle was gericht op de wijze waarop het bestuur van de instellingen de crisis tussen februari 2020 en juli 2021 heeft aangepakt. We hebben rekening gehouden met besluiten die na juli 2021 zijn genomen als die impact hadden op de post-COVID-19-omgeving van de instellingen.

IV Wij concludeerden dat de EU-instellingen blijk hebben gegeven van hun veerkracht bij de COVID-19-pandemie. Hun respons was snel en flexibel, waarbij geprofiteerd werd van eerdere investeringen in digitalisering. Zij hebben echter nog niet volledig geëvalueerd in welke mate de nieuwe werkwijzen die in reactie op COVID-19 zijn ingevoerd, waarschijnlijk efficiënt zullen zijn of besparingen zullen opleveren in de post-crisisomgeving.

V We constateerden dat de bedrijfscontinuïteitsplannen van de gecontroleerde instellingen zo waren opgezet dat deze als basis konden dienen voor de respons van de instellingen op de crisis, maar niet waren berekend op langdurige verstoringen of een gezondheidscrisis, en moesten worden aangevuld met ad-hocbesluiten. In hun continuïteitsplannen was geen forum vastgesteld waar de instellingen elkaar snel konden raadplegen over de besluiten die zij namen om op de crisis te reageren. Om voor een zekere samenhang in hun acties te zorgen, hebben zij voortgebouwd op bestaande structuren om informatie uit te wisselen en zij zijn erin geslaagd de verschillen in hun respons te beperken. Hun autonomie, verschillende rollen en de verschillende nationale regels die zij in aanmerking moesten nemen, beperkten hun vermogen om identiek te reageren.

VI We constateerden ook dat de gecontroleerde instellingen flexibel waren in het vormgeven van hun respons en het reageren op de crisis. Zij hebben hun reglement aangepast om hun kernactiviteiten veilig te stellen en personeelsleden wier aanwezigheid niet essentieel was, verboden naar kantoor te komen. Hierdoor konden zij verstoringen tot een minimum beperken en de hun bij de Verdragen toegewezen taken vervullen. Aan het begin van de crisis beschikten de instellingen in verschillende mate over uitrusting om hun personeel in staat te stellen op afstand te werken. Zij slaagden er echter allemaal in al hun personeel binnen zes weken uit te rusten met oplossingen voor telewerken. Als onderdeel van hun respons hebben de instellingen de uitrol van IT-moderniseringsprojecten zoals nieuwe communicatie- en samenwerkingsinstrumenten, papierloze werkstromen en het toegenomen gebruik van elektronische handtekeningen en e-facturering versneld. Ondanks de geboekte vooruitgang zijn de administratieve diensten nog niet volledig gedigitaliseerd.

VII De instellingen zijn aan het eind van het voorjaar van 2020 begonnen na te denken over de lessen die uit de COVID-19-crisis moeten worden getrokken, en zijn hiermee gedurende de hele crisis doorgegaan. We constateerden dat de crisis beperkte kortdurende financiële gevolgen voor de instellingen had, aangezien de besparingen die op sommige uitgaventerreinen — zoals reizen — werden gerealiseerd, werden gebruikt om investeringen in IT te financieren. De meeste gecontroleerde instellingen hadden vóór de COVID-19-crisis nieuwe werkwijzen ingevoerd. Deze veranderingen werden versneld door de crisis, en alle instellingen verwachten dat het reis- en het gebouwenbeheer na COVID-19 anders zullen zijn. De efficiëntie van de nieuwe werkwijzen is gedeeltelijk beoordeeld — voor kernactiviteiten is de beoordeling verder gevorderd dan voor ondersteunende taken. Ten slotte zijn de budgettaire en milieueffecten van de nieuwe werkregelingen niet consistent geëvalueerd.

VIII Op basis van deze conclusies bevelen wij aan dat de vier gecontroleerde instellingen:

1. in hun bedrijfscontinuïteitsplannen voorzieningen voor langdurige verstoringen en voor interinstitutionele samenwerking opnemen;
2. de digitalisering van administratieve diensten verder ontwikkelen;
3. de geschiktheid van nieuwe werkwijzen in de post-COVID-19-omgeving beoordelen.

Inleiding

01 Eind januari 2020 werd het eerste geval van COVID-19 officieel geregistreerd in Europa. In enkele weken verspreidde de ziekte zich over de hele EU, waardoor de meeste lidstaten gedwongen werden maatregelen te nemen om de verspreiding te vertragen.

02 In dit verband was het vermogen van overheidsdiensten om te blijven functioneren van essentieel belang om regeringen en internationale organisaties in staat te stellen hun rol te vervullen en op de crisis te reageren. Dit vermogen wordt “veerkracht” genoemd: bestand zijn tegen de negatieve effecten van een ramp of in staat zijn te herstellen na een ramp¹. Veerkracht stelt organisaties in staat om sterker te worden.

03 De EU-instellingen werden in het recente verleden geconfronteerd met gezondheids- en veiligheidscrises: de ebola-uitbraak (2014) voor de EU-delegaties en de terroristische aanslagen in Brussel (2016) en Straatsburg (2018). De COVID-19-crisis was qua omvang en de duur echter ongekend. De belangrijkste aspecten van het functioneren van de instellingen die door de COVID-19-crisis werden getroffen, waren:

• bestuur en beleid: besluitvormingsprocessen om de continuïteit van de activiteiten te waarborgen, en actualisering van werkprogramma’s om rekening te houden met de herbeoordeling van prioriteiten;
• personeelsbeheer: alternatieve oplossingen voor fysieke aanwezigheid op het werk en veranderingen in het personeelsbeleid om te waarborgen dat het personeel blijft presteren;
• IT: beschikbaarheid van laptops en andere telewerkoplossingen, waardoor besluitvorming op afstand mogelijk wordt en de vertrouwelijkheid van informatie en gegevensbescherming worden gewaarborgd;
• gebouwen: het zorgen dat gebouwen kunnen blijven worden gebruikt, het waarborgen van de fysieke beveiliging en het beheer van de toegang tot gebouwen.

04 Bestuur- en beleidsaspecten vallen onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter/president en de secretaris-generaal van elke instelling. De secretarissen-generaal zijn ook verantwoordelijk voor kwesties in verband met personeelsbeheer, IT en gebouwen. In dit verslag bedoelen we met besluiten van een instelling zowel besluiten van de diensten onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende secretaris-generaal als besluiten van de leden van de instelling (leden van het Parlement (EP-leden), vertegenwoordigers van de lidstaten in de Raad, commissarissen, rechters, advocaten-generaal en griffiers van het HvJ-EU).

05 De rol van elke instelling is neergelegd in de Verdragen². Hoewel de instellingen onafhankelijk van elkaar zijn, wordt van hen verwacht dat zij loyaal samenwerken³. Wat het personeelsbeheer betreft, zijn zij grotendeels autonoom binnen het gemeenschappelijk kader dat in het Statuut⁴ is vastgelegd. Elke instelling heeft haar eigen reglement voor kwesties als interne organisatie, besluitvormingsregels en betrekkingen met andere instellingen. Bij hun reactie op de crisis volgden de instellingen ook de in hun lidstaat van ontvangst geldende wetgeving en pasten hun besluiten dienovereenkomstig aan.

06 Figuur 1 bevat een overzicht van de besluiten die de instellingen hebben genomen in reactie op de ontwikkeling van de gezondheidssituatie en de geldende nationale voorschriften.

07 De instellingen worden gefinancierd in het kader van de rubriek “Administratie” van het meerjarig financieel kader (MFK). In 2020 bedroegen de uitgaven in deze rubriek 10 miljard EUR. De desbetreffende kosten hebben voornamelijk betrekking op uitgaven voor personele middelen (salarissen van het personeel, toelagen en pensioenen), die 68 % van het totaal uitmaken. De uitgaven voor gebouwen zijn goed voor ongeveer 9 % van de administratieve uitgaven en de IT-uitgaven voor 4 %.

Reikwijdte en aanpak van de controle

08 Het doel van deze controle was om de veerkracht van de EU-instellingen te beoordelen: hun mate van paraatheid, hoe zij met de pandemie zijn omgegaan en welke lessen zij daaruit trokken. Wij hebben met name onderzocht of de instellingen:

• in hun bedrijfscontinuïteitsplannen erkende normen hebben gevolgd en of deze plannen toegesneden waren op de soort verstoring die door een pandemie wordt veroorzaakt;
• in staat waren om te functioneren, daarbij verstoringen tot een minimum te beperken en hun taken uit hoofde van de Verdragen te vervullen;
• daaruit lessen hebben getrokken om zich aan te passen aan de post-COVID-19-omgeving.

09 We richtten ons op de besluiten van het bestuur van de EU-instellingen om de bedrijfscontinuïteit te handhaven en ervoor te zorgen dat de instellingen hun rol vervulden. We hebben de beleidsrespons van de EU op de COVID-19-crisis en de bijbehorende wetgeving niet beoordeeld.

10 De controle had betrekking op de besluiten die zijn genomen van januari 2020 (eerste maatregelen om reizen van personeelsleden naar besmette gebieden te beperken) tot juli 2021 (versoepeling van de regels als gevolg van een verbeterde gezondheidssituatie). Belangrijke gebeurtenissen die na juli 2021 plaatsvonden, zijn in aanmerking genomen, voor zover ze impact hadden op de post-COVID-19-omgeving van de instellingen.

11 Wij controleerden vier EU-instellingen: het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie, de Europese Commissie en het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU). De zetel van het Parlement is in Frankrijk (Straatsburg) en het heeft werkplekken in België en Luxemburg. De Raad is volledig in België gevestigd, maar komt in april, juni en oktober in Luxemburg bijeen. De diensten van de Commissie bevinden zich voornamelijk in België en Luxemburg, maar het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek heeft vestigingen in Duitsland, Spanje, Italië en Nederland. Het HvJ-EU is gevestigd in Luxemburg.

12 Wij evalueerden de besluiten en procedures van de instellingen in verband met hun reactie op de crisis, alsook de notulen van de vergaderingen van de organen die betrokken zijn bij crisisbeheersing. We verzamelden de feedback van de betrokken administratieve diensten aan de hand van vragenlijsten en gebruikten de door de instellingen gehouden enquêtes om de perceptie door hun personeel van de getroffen maatregelen te beoordelen. We hebben gesprekken gevoerd met hogere leidinggevenden die betrokken waren bij het beheer van de crisis, alsook met vertegenwoordigers van de personeelscomités.

13 Ons verslag maakt deel uit van de reeks controlewerkzaamheden van de ERK op het gebied van COVID-19. Het bevat een eerste beoordeling van de impact van de crisis op het functioneren van de instellingen. Wij hebben deze controle vóór het einde van de pandemie uitgevoerd, zodat onze conclusies en aanbevelingen op tijd komen en relevant zijn om de gecontroleerde instellingen te ondersteunen bij het verbeteren van hun efficiëntie en paraatheid bij langdurige verstoringen.

Opmerkingen

In de bedrijfscontinuïteitsplannen van de instellingen werden meestal erkende normen gevolgd en ze vormden de basis voor hun respons op de crisis

Voor de bedrijfscontinuïteitsplannen van de instellingen werden erkende normen gevolgd, maar ze waren niet berekend op langdurige verstoringen of gezondheidscrises

14 Door een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) moet een organisatie in staat zijn op verstoringen te reageren terwijl zij haar essentiële activiteiten en wettelijke verplichtingen kan blijven vervullen. In een BCP moet worden bepaald welke personen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan en wat de essentiële activiteiten van de organisatie zijn; een BCP moet zijn afgestemd op de door de organisatie vastgestelde risico’s en regelmatig worden bijgewerkt en getest⁵.

15 De EU-instellingen zijn in 2006, naar aanleiding van de dreiging van de H5N1-vogelgrieppandemie, begonnen na te denken over hun bedrijfscontinuïteitsbeleid. De behoefte aan een alomvattend bedrijfscontinuïteitsbeleid werd nog duidelijker in 2009, het jaar van de H1N1-grieppandemie. Toentertijd schatte het voor medische samenwerking bevoegde interinstitutionele comité (het interinstitutioneel medisch college — IMC) dat tot 30 % van het personeel mogelijk niet beschikbaar zou zijn, hetzij omdat zij zelf ziek waren, hetzij omdat zij voor ten laste komende zieken zorgden.

16 De gecontroleerde instellingen stelden voor het eerst bedrijfscontinuïteitsbeleid en bedrijfscontinuïteitsplannen op tussen 2006 en 2013. In overeenstemming met de toepasselijke normen inzake bedrijfscontinuïteit (zie paragraaf ‎14) werden in alle BCP’s de taken en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd en werd vermeld wat de essentiële activiteiten zijn die in tijden van crisis moeten worden voortgezet en hoeveel personeel daar minimaal voor nodig is. De BCP’s voorzagen in een in enige mate gedecentraliseerd beheer van incidenten, maar alle gebeurtenissen die impact hadden op een instelling als geheel moesten binnen elke instelling centraal worden beheerd door een crisismanagementteam, dat gewoonlijk bestond uit de secretaris-generaal van de instelling en vertegenwoordigers van haar administratieve directoraten. In alle gecontroleerde instellingen had elk directoraat of directoraat-generaal zijn eigen BCP, met de lijst van essentiële activiteiten, de minimummiddelen die nodig zijn om deze uit te voeren en de hersteltijd voor elk daarvan. Er was ook een centraal BCP voor de crisisteams, dat stappen omvatte die in geval van een incident moesten worden gezet.

17 Hoewel pandemieën en de daarmee gepaard gaande verstoring de instellingen aan het denken hadden gezet over bedrijfscontinuïteit, werd er in 2020 in de BCP’s niet langer expliciet naar plannen voor pandemieën verwezen, behalve bij het HvJ-EU, dat zijn vogelgriepplan in zijn BCP had behouden. In het vogelgriepplan van het HvJ-EU werden rechtstreekse verbanden gelegd tussen de besluiten van de Wereldgezondheidsorganisatie en de door de instelling uit te voeren acties. In het worstcasescenario (risico op overlijden voor het personeel) voorzag het plan van het HvJ-EU in een volledige opschorting van de gerechtelijke werkzaamheden en de sluiting van zijn gebouwen.

18 Bij de andere instellingen werden pandemieën genoemd in risicobeoordelingen, maar ging dit niet gepaard met mogelijke risicobeperkende maatregelen die zijn afgestemd op langdurige verstoringen of langdurige onbeschikbaarheid van alle gebouwen. Deze instellingen beschikten over back-up- en herplaatsingsplannen voor verschillende gebouwen om het hoofd te bieden aan verstoringen van enkele dagen. Er was geen rekening gehouden met de onbeschikbaarheid van alle gebouwen tegelijkertijd of de onmogelijkheid om naar een andere werkplek te reizen. Bij het Parlement bestond het plan om in beperkte mate gebruik te maken van telewerken, alleen voor activiteiten die niet naar andere gebouwen konden worden verplaatst. De medische diensten van het Parlement en de Raad hadden hun eigen plannen voor besmettelijke ziekten, maar deze waren niet opgenomen in het BCP van hun instelling.

19 De gecontroleerde instellingen actualiseerden hun BCP’s over het algemeen regelmatig. Tussen 2013 en januari 2020 werden de BCP’s van de instellingen ook getest aan de hand van daartoe opgezette oefeningen, of tijdens echte crises, van kleine incidenten met gebouwen tot terroristische aanslagen (Brussel in 2016, Straatsburg in 2018).

De instellingen bouwden voort op hun bedrijfscontinuïteitsplannen om hun respons op de crisis vorm te geven

20 Om adequaat op een crisis te kunnen reageren, moet een organisatie beschikken over crisisbesluitvormingsorganen waarvan de bevoegdheden op de situatie zijn afgestemd. Zij moet ook adequaat contact onderhouden met relevante belanghebbenden en haar personeel in kennis stellen van haar besluiten⁶.

21 In de tweede helft van februari 2020 begonnen alle gecontroleerde instellingen de in hun BCP’s geplande crisisbeheersingsstructuren te activeren. De directoraten Personeelszaken waren altijd betrokken, wat de betrokkenheid van de medische diensten, al was het maar indirect, garandeerde. Sommige instellingen hebben hun crisisbeheersingsstructuur aangepast aan de omstandigheden van COVID-19.

• De Raad was van oordeel dat de samenstelling van zijn crisismanagementteam niet het meest geschikt was om de COVID-19-crisis aan te pakken. In plaats daarvan heeft hij een beroep gedaan op de managementteams van de administratieve directoraten-generaal, met de steun van de correspondenten voor bedrijfscontinuïteit van andere diensten, en van zijn raadgevend hoofdarts.
• De raadgevend hoofdarts van het Parlement was geen lid van het crisis- en continuïteitsmanagementteam (Crisis and Business Continuity Management Team, CBMT) van de instelling, maar werd door de secretaris-generaal ingeschakeld als rechtstreeks adviseur.

22 De invoering van telewerken verminderde het risico op besmetting van het personeel. Het IMC-scenario van 2009, waarin 30 % van het personeel ziek of onbeschikbaar was, werd nooit werkelijkheid, maar de toegang tot de gebouwen van de instellingen was beperkt als gevolg van nationale lockdowns. In de situatie waarin de BCP’s voorzien, hadden de instellingen alleen essentiële activiteiten gaande moeten houden. In werkelijkheid konden zij echter al hun activiteiten blijven uitvoeren maar moesten zij beslissen welke activiteiten ter plaatse zouden blijven plaatsvinden en welke op afstand moesten worden uitgevoerd.

23 Begin maart 2020, voordat de nationale lockdowns werden ingevoerd, besloot de Raad alleen het personeel dat nodig is voor de organisatie van Raadszittingen ter plaatse te houden. Het HvJ-EU moedigde een ruimer gebruik van schriftelijke uitwisselingen aan. Voor zaken waarin al een zitting (ter plaatse) was gepland, werd de rechters verzocht na te gaan of deze kon worden uitgesteld of door schriftelijke vragen en antwoorden kon worden vervangen. Het Parlement en de Commissie hebben hun activiteiten tot medio maart 2020 ter plaatse gaande gehouden.

24 De instellingen wisselen informatie uit en werken samen via verschillende interinstitutionele comités. Geen van de gecontroleerde instellingen had echter bepalingen in hun BCP’s over de rol van deze comités, afgezien van enkele algemene opmerkingen over het informeren van de andere instellingen bij de activering van de BCP’s. Toen zij geconfronteerd werden met een gemeenschappelijke crisis, beschikten zij niet over een in de BCP-context vastgesteld forum waar zij elkaar snel op de hoogte konden brengen van de besluiten die zij hadden genomen.

25 In de tweede week van maart 2020 organiseerde de voorzitter van een comité dat zich bezighoudt met kwesties in verband met het Statuut en de arbeidsvoorwaarden — het voorbereidingscomité voor statutaire aangelegenheden (comité préparatoire des questions statutaires, CPQS), waarin alle instellingen vertegenwoordigd zijn — een informele vergadering om de in alle instellingen uitgevoerde maatregelen te bespreken. Deze informele structuur bleef gedurende de hele pandemie bestaan en er vonden regelmatig vergaderingen plaats. Het CPQS heeft geen mandaat om besluiten te nemen voor de instellingen, maar het informele netwerk heeft tot op zekere hoogte geholpen om de genomen besluiten te harmoniseren (bijv. met betrekking tot de behandeling van interinstitutionele overplaatsingen van personeel). Vanwege de autonomie van de instellingen, hun uiteenlopende taken en de verschillen tussen de in de lidstaten van ontvangst geldende regels heeft elke instelling tijdens de crisis een andere aanpak gevolgd. We constateerden enkele verschillen in de praktijken op het gebied van personeelsbeheer, met name wat betreft de voorwaarden waaronder telewerken buiten de standplaats was toegestaan (zie bijlage II).

26 Naast de interinstitutionele samenwerking hebben de instellingen regelmatig contact gehad met de nationale en lokale autoriteiten in de lidstaten van ontvangst om de genomen gezondheidsmaatregelen en de impact daarvan op de werking van de instellingen te bespreken.

27 De instellingen maakten gebruik van een aantal van de communicatiekanalen waarin de BCP’s voorzagen voor kortdurende incidenten (e-mails of sms-berichten). Eind februari 2020 hebben zij ook speciale intranetpagina’s opgezet om het personeel te informeren over de genomen maatregelen en om het meest recente medisch advies te delen. Er werden e-mails gebruikt om de op het intranet geplaatste informatie door te geven met het oog op een optimale verspreiding.

De instellingen zijn erin geslaagd de verstoring van hun kernactiviteiten tot een minimum te beperken

De instellingen hebben zich aangepast om hun rol uit hoofde van de Verdragen te blijven vervullen

28 Elk van de gecontroleerde instellingen heeft kernactiviteiten die verband houden met hun rol zoals vastgelegd in de Verdragen, die is samengevat in figuur 2. De veerkracht van de instellingen tijdens de crisis berustte op hun vermogen om hun rol uit hoofde van de Verdragen te vervullen en gevestigde beginselen met betrekking tot hun werking, zoals meertaligheid, te eerbiedigen⁷.

De instellingen hebben hun reglementen aangepast om de continuïteit van de activiteiten in crisissituaties te waarborgen

29 Bij het opstellen van de reglementen die in januari 2020 in de gecontroleerde instellingen van kracht waren, was geen rekening gehouden met mogelijke langdurige verstoringen. Geen ervan bevatte specifieke bepalingen om oplossingen te bieden wanneer de mogelijkheid van de leden van de instelling om bijeen te komen, ernstig wordt beperkt.

30 Het Parlement en de Raad oefenen gezamenlijk wetgevende en begrotingsbevoegdheden uit in de EU⁸. Om hun rol te kunnen vervullen, moeten zij kunnen debatteren over, wijzigingen kunnen aanbrengen in en kunnen stemmen over de door de Commissie voorgestelde beleidsinitiatieven. Vóór de COVID-19-crisis vond dit alles bijna uitsluitend plaats door middel van vergaderingen van het Parlement, van ministers van de Raad of werkgroepen waarbij de betrokkenen in persoon aanwezig waren. Na de invoering van lockdowns en reisbeperkingen werden deze vergaderingen met fysieke aanwezigheid en hoorzittingen ter plaatse moeilijker en in sommige gevallen onmogelijk om te organiseren. In de reglementen van de Commissie en het HvJ-EU was meer flexibiliteit ingebouwd en werden opties geboden waarvan gebruik kon worden gemaakt wanneer fysieke bijeenkomsten niet mogelijk waren (zie kader 1).

31 Om ervoor te zorgen dat zij over een goed kader beschikten om hun activiteiten voort te zetten, moesten de instellingen (met uitzondering van het HvJ-EU) hun reglementen aanpassen. Het Parlement heeft de regels betreffende stemmingen gewijzigd op 20 maart 2020 om stemming op afstand mogelijk te maken tijdens de plenaire vergadering, en op 8 april 2020 voor stemmingen in commissies. Ten slotte wijzigde het in december 2020 zijn reglement om maatregelen in te voeren in verband met “buitengewone omstandigheden”, op grond waarvan parlementaire vergaderingen kunnen worden uitgesteld, naar een andere locatie kunnen worden verplaatst of in afzonderlijke zalen of op afstand kunnen worden gehouden. De parlementaire vergaderingen werden in de gecontroleerde periode gehouden met EP-leden die op afstand stemden, hoewel sommige fysiek aanwezig waren. Als gevolg van reisbeperkingen werden de plenaire vergaderingen van maart 2020 tot juni 2021 van Straatsburg naar Brussel verplaatst.

32 Dankzij de alternatieve stemregelingen kon de wetgevingsactiviteit worden voortgezet. Deelname op afstand bemoeilijkt de vertolking (vanwege een slechtere audiokwaliteit en een gebrek aan visueel contact) en de duur van de vergaderingen werd verkort om hiermee rekening te houden. Niettemin was de wetgevingsactiviteit van het Parlement in 2020 en 2021 vergelijkbaar met die in 2019 (zie tabel 1 in bijlage I).

33 De Raad heeft zijn reglement van orde niet gewijzigd, maar heeft op 23 maart 2020 een tijdelijke derogatie ingevoerd om het gebruik van schriftelijke procedures onder specifieke voorwaarden te vergemakkelijken. De instelling had alternatieve vaststellingsregelingen nodig, aangezien ministeriële besprekingen via videoconferentie werden beschouwd als informele bijeenkomsten en er daarom zo geen officiële handelingen van de Raad konden worden vastgesteld. Op grond van deze derogatie kon het Comité van permanente vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten (Coreper) overeenkomstig de voor de betrokken handeling geldende meerderheidsregels besluiten de schriftelijke procedure te volgen. In de praktijk zou de handeling in kwestie tijdens informele vergaderingen worden besproken, waarna het Coreper kon besluiten gebruik te maken van de schriftelijke procedure.

34 De Raad besloot aanvankelijk tot een derogatie van een maand en verlengde deze gedurende de crisis; de huidige derogatie loopt eind juni 2022 af. Het Coreper, dat in Brussel is gevestigd, bleef tijdens de hele crisis fysiek bijeenkomen. Hierdoor nam de werklast van het Coreper toe maar was de Raad in staat zijn wetgevingsactiviteit op een niveau te handhaven dat vergelijkbaar is met dat van voorgaande jaren (zie tabel 2 in bijlage I). Voor zover mogelijk vonden ook fysieke Raadszittingen plaats.

35 De Commissie heeft haar reglement op 22 april 2020 gewijzigd om te verduidelijken dat haar vergaderingen kunnen worden gehouden door middel van “telecommunicatiesystemen met behulp waarvan [de leden] kunnen worden geïdentificeerd en daadwerkelijk aan de vergadering kunnen deelnemen”, om verstoring van de werking van het college te voorkomen. Het werkprogramma van de Commissie voor 2020 werd in mei 2020 aangepast om rekening te houden met de veranderingen in de prioriteiten als gevolg van de COVID-19-crisis. Ongeveer een kwart van de oorspronkelijk geplande beleidsinitiatieven werd vanwege de pandemie met drie tot zes maanden uitgesteld. Tegelijkertijd introduceerde de Commissie nieuwe initiatieven als beleidsrespons op de crisis, zoals het NextGenerationEU-plan (NGEU) (zie kader 2), dat samen met het meerjarig financieel kader 2021-2027 werd voorgesteld.

36 De werkzaamheden van het HvJ-EU worden gestuurd door de zaken die bij het Hof aanhangig worden gemaakt. Tussen 16 maart 2020 en 25 mei 2020 heeft het HvJ-EU de hoorzittingen opgeschort, aangezien zijn gebouwen gesloten bleven voor het personeel. De opschorting van de hoorzittingen heeft niet geleid tot een opschorting van de gerechtelijke werkzaamheden (zie kader 1). Tijdens de periode waarin de hoorzittingen waren opgeschort, werden de arresten eenmaal per week door de president persoonlijk uitgesproken. Na de hervatting van de hoorzittingen heeft het HvJ-EU een IT-systeem opgezet dat deelname op afstand mogelijk maakt voor partijen die niet naar Luxemburg kunnen reizen. De instelling heeft de gerechtelijke werkzaamheden ter plaatse na 25 mei 2020 niet opnieuw opgeschort.

37 Het totale effect van COVID-19 op de gerechtelijke werkzaamheden van het HvJ-EU was gemengd, aangezien het zowel verband houdt met het activiteitenniveau van de nationale rechtbanken die zaken naar het Hof verwijzen als met het activiteitenniveau van de EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen. In 2020 waren er minder binnengekomen zaken dan in 2019: het aantal hangende zaken steeg licht, maar de gemiddelde duur van de zaken nam niet toe (zie tabel 4 in bijlage I).

De instellingen hebben getracht de meertaligheid in stand te houden

38 Het beginsel van meertaligheid houdt in dat alle officiële talen van de EU-lidstaten officiële en werktalen van de instellingen zijn. Om ervoor te zorgen dat dit beginsel wordt geëerbiedigd, doen de instellingen een beroep op vertalers en tolken. COVID-19 bracht specifieke beperkingen voor tolken met zich mee: tolkencabines konden niet volledig worden gebruikt omdat fysiek afstand moest worden gehouden, en freelancetolken konden niet altijd reizen. De overgang naar vergaderingen op afstand en hybride vergaderingen bracht technische uitdagingen met zich mee (zie paragraaf ‎32). Desondanks hebben de instellingen oplossingen gevonden om meertaligheid tijdens de crisis te waarborgen (zie kader 3).

De instellingen voldeden aan hun zorgplicht ten aanzien van het personeel en hielden hun arbeidscapaciteit in stand

39 De instellingen moeten hun personeel arbeidsomstandigheden bieden die voldoen aan passende gezondheids- en veiligheidsnormen⁹. Om de continuïteit van de werkzaamheden te handhaven zonder niet-essentiële activiteiten op te schorten, moesten de instellingen ook de beschikbaarheid en prestaties van het personeel op een zo hoog mogelijk niveau houden.

De instellingen hebben passende maatregelen genomen om de gezondheid van hun personeel te beschermen en besmettingen in hun gebouwen te voorkomen

40 Het IMC bestaat uit de raadgevend artsen van de instellingen. Het heeft tot taak de hoofden van de administratie van de instellingen te informeren over gezondheidskwesties. Vanaf februari 2020 heeft het een reeks nota’s gestuurd waarin eerst de ontwikkeling van de pandemie werd beschreven en vervolgens, in de volgende fasen van de pandemie, de consensus werd uiteengezet die de leden hadden bereikt over de verschillende maatregelen die moesten worden genomen om de veiligheid van het personeel op kantoor te waarborgen, en informatie werd verstrekt over richtsnoeren inzake psychologische ondersteuning en over vaccinaties.

41 Personeel dat in februari 2020 terugkeerde uit risicogebieden werd gevraagd om te telewerken om het besmettingsrisico te beperken, en de instellingen verzochten kwetsbare personeelsleden om te telewerken vanaf de tweede week van maart 2020. Tijdens de gehele gecontroleerde periode heeft het IMC telewerken aanbevolen als een manier om de transmissieketens te doorbreken.

42 Figuur 3 laat zien hoe de aanwezigheidscijfers van het personeel zich tijdens de gecontroleerde periode hebben ontwikkeld, op basis van de monitoring door elke instelling:

• zolang de lidstaten van ontvangst beperkingen ten aanzien van verplaatsingen handhaafden (voorjaar 2020, winter 2020-2021), namen de instellingen deze beperkingen in acht en hielden zij het aantal personeelsleden op kantoor laag: alleen het personeel van wie de aanwezigheid essentieel was, mocht komen;
• toen de nationale beperkingen geleidelijk werden opgeheven (juni 2020, en opnieuw vanaf het voorjaar van 2021), lieten de instellingen meer personeelsleden toe in hun gebouwen, indien hun aanwezigheid nodig was om kernactiviteiten ter plaatse (zoals zittingen, vergaderingen en hoorzittingen) te ondersteunen;
• op momenten waarop de gezondheidssituatie verbeterde (zomer en najaar 2020), moedigden de instellingen ook personeelsleden die melding hadden gemaakt van problemen bij hun werkzaamheden op afstand aan om naar kantoor te komen.

43 Om de veiligheid van het personeel dat op kantoor kwam werken, te waarborgen, hebben de instellingen protocollen ingevoerd (afstand houden, schoonmaak, het dragen van een masker), op basis van de aanbevelingen van het IMC, hun eigen medische diensten en de nationale autoriteiten. COVID-19-gevallen (onder personeel, contractanten en bezoekers) werden door de medische dienst van elke instelling gevolgd om het risico op besmettingen op kantoor te verminderen. Het Parlement bood ook tests aan in zijn gebouwen.

44 Vanaf het voorjaar van 2021 hebben de instellingen hun personeel aangemoedigd zich te laten vaccineren, hetzij door hun eigen vaccinatiecentra op te zetten in overleg met de plaatselijke autoriteiten (in Brussel), hetzij door hun personeel te informeren over de wijze waarop zij konden worden opgenomen in de nationale vaccinatiecampagnes (Luxemburg en andere landen). De instellingen volgden de regels van hun lidstaat van ontvangst inzake vaccinatie en toegang tot de werkplek. Op basis van een aanbeveling van het IMC ging het Parlement verder dan de nationale regels en voerde het de verplichting in om vanaf november 2021 een digitale COVID-pas voor te leggen om toegang te krijgen tot zijn gebouwen.

De instellingen ondersteunden het welzijn van hun personeelsleden en hielpen hen zich aan te passen aan de nieuwe arbeidsomstandigheden

45 Vóór de crisis was het aantal EU-personeelsleden dat regelmatig telewerkte, laag: deze optie werd sinds 2009 in de meeste instellingen aan linguïsten en vertalers geboden en vanaf 2016 kregen alle in aanmerking komende personeelsleden deze mogelijkheid, in eerste instantie bij het Parlement en de Commissie. De Commissie meldde dat in december 2019 ongeveer 25 % van haar personeel (8 000 mensen) gebruikmaakte van de mogelijkheid om incidenteel te telewerken. Toen de instellingen medio maart 2020 telewerken verplicht stelden, hadden de meeste personeelsleden nog nooit eerder van deze mogelijkheid gebruikgemaakt.

46 Om de prestaties van het personeel in stand te houden, hebben de instellingen verschillende opleidingscursussen georganiseerd in verband met telewerken en de nieuwe IT-instrumenten die waren ingevoerd. Zij legden bijzondere nadruk op het aanbieden van opleidingen en ondersteuning aan middenmanagers om hen te helpen hun teams op afstand te leiden, en op het verbeteren van de omstandigheden bij het thuiswerken (zie bijlage II).

47 De beschikbaarheid van personeel nam tijdens de crisis om een aantal redenen toe. Uit de gegevens die wij van de Raad en de Commissie hebben verkregen, blijkt dat het personeel in 2020/2021 meer werkuren registreerde dan in voorgaande jaren. Alle instellingen meldden een afname van het opgenomen aantal dagen kortdurend ziekteverlof. Er was ook in alle instellingen sprake van een daling van het aantal deeltijdwerkers (voornamelijk voor personeelsleden die 80 %, 90 % of 95 % deeltijds werkten).

48 De gecontroleerde instellingen stonden personeelsleden toe om buiten hun standplaats te telewerken¹⁰, als uitzonderlijke maatregel die door de omstandigheden (isolatie, noodzaak om voor familieleden te zorgen) werd ingegeven. Deze mogelijkheid werd onder specifieke voorwaarden verleend. Bij het Parlement was de mogelijkheid om buiten de standplaats te werken bedoeld om het personeel in staat te stellen voor familieleden te zorgen, en werd hieraan de verplichting verbonden om in deeltijd te werken en met een overeenkomstige salarisverlaging (zie bijlage II). De wijze waarop de instellingen monitorden hoeveel personeelsleden van deze mogelijkheid gebruikmaakten, varieerde, maar de totale geregistreerde cijfers waren niettemin laag: van het personeel van het Parlement maakte er op geen enkel moment meer dan 2 % gebruik van; bij het HvJ-EU was dit percentage 3 % en bij de Commissie (waar een maximum van tien dagen per jaar gold) ongeveer 5 % en bij de Raad (alleen gemonitord in mei-juni 2021) 5,8 %. Deze uitzonderlijke maatregel werd eind 2021 geleidelijk afgebouwd.

De instellingen hebben de uitrol van bestaande moderniseringsprojecten versneld, maar de digitalisering van administratieve diensten blijft een uitdaging

49 Om de prestaties van het personeel tijdens de crisis te handhaven, moesten de instellingen ervoor zorgen dat de meeste personeelsleden over de juiste instrumenten beschikten om op afstand te werken. De instellingen moesten alternatieve oplossingen vinden voor fysieke vergaderingen. Deze oplossingen moesten veilig en adequaat zijn en de instellingen in staat stellen zowel hun ondersteunende taken als hun kernactiviteiten uit te voeren. Zij moesten administratieve processen invoeren die zijn aangepast aan werken op afstand, waarbij meer gebruikgemaakt wordt van papierloze workflows.

Hoewel de instellingen in ongelijke mate waren voorbereid, hebben ze hun personeel snel in staat gesteld om op afstand te werken

50 De instellingen waren sinds 2016 bezig de mogelijkheid tot telewerken geleidelijk uit te breiden tot alle personeelsleden (zie paragraaf ‎45). Tegelijkertijd waren zij ook begonnen hun personeelsleden uitrusting ter beschikking te stellen waarmee zij op afstand konden werken: ofwel laptops van het werk met toegang tot een virtueel particulier netwerk (VPN), ofwel licenties voor virtuele desktopinfrastructuur (VDI) om personeelsleden in staat te stellen via een privéapparaat verbinding te maken met hun werkomgeving.

51 In januari 2020 beschikten de instellingen in verschillende mate over mobiele IT-apparatuur voor hun personeel. Meer dan 90 % van het personeel bij de Raad en de Commissie had laptops van het werk. Beide instellingen beschikten over voldoende VPN-licenties (permanente licenties of noodlicenties) voor al hun personeel. Zij beschikten ook over een beperkt aantal VDI-licenties.

52 Het Parlement en het HvJ-EU waren bezig hun IT-mobiliteitsprogramma’s uit te rollen toen er werd overgestapt naar telewerken. Het HvJ-EU had zijn programma in 2019 versneld, met als doel dit in het voorjaar van 2020 af te ronden. De doelstelling van het Europees Parlement was om het personeel tegen het einde van de zittingsperiode 2019-2024 laptops te hebben verstrekt. Medio maart 2020 was ongeveer 35 % van het personeel van het Parlement en 71 % van het personeel van het HvJ-EU al uitgerust met VPN- of VDI-oplossingen, waardoor zij op afstand konden werken. Alle personeelsleden hadden via webmail toegang tot hun professionele e-mail-inboxen.

53 Het Parlement en het HvJ-EU zijn versneld gebruik gaan maken van laptops. Beide instellingen hebben prioriteit gegeven aan kritieke diensten, zoals de griffies van het HvJ-EU, voor de distributie van hardware, en hebben ook het aantal beschikbare VDI-licenties verhoogd (voor personeel dat nog niet met laptops van het werk was uitgerust). In mei 2020 was 95 % van hun personeelsleden in staat om te telewerken met behulp van VPN-toegang of een VDI-licentie, en eind juni 2020 beschikten alle personeelsleden over de nodige uitrusting.

54 Alle instellingen moesten ook de capaciteit van hun infrastructuur vergroten om deze af te stemmen op het aantal verbindingen. Tijdens de eerste weken van de overstap op telewerken meldde het personeel een aantal problemen met betrekking tot de kwaliteit en de stabiliteit van de verbindingen, maar deze waren in april 2020 grotendeels opgelost. Het aantal verzoeken aan de helpdesks van de instellingen nam vanaf april 2020 aanzienlijk af, aangezien het personeel gewend was geraakt aan de telewerkinstrumenten en de bandbreedtecapaciteit was toegenomen.

De crisis heeft de uitrol van cloudgebaseerde samenwerkingsinstrumenten en specifieke videoconferentieoplossingen versneld, maar dit bracht uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging met zich mee

55 IT-hulpmiddelen voor samenwerking stellen het personeel in staat om samen te werken zonder zich in dezelfde ruimte te bevinden. De term omvat een reeks instrumenten, variërend van videoconferentieoplossingen tot platforms waarmee documenten in real time kunnen worden gedeeld en bewerkt. Vóór de crisis gebruikten de instellingen een aantal van deze instrumenten: zo maakt de Commissie sinds 2013 gebruik van samenwerkingssites. In alle instellingen waren videoconferentieoplossingen gebruikelijk. Deze werden meestal gebruikt vanuit speciaal uitgeruste zalen, om bijeenkomsten tussen hen onderling en met externe belanghebbenden te organiseren.

56 Clouddiensten nemen sinds 2016/2017 wereldwijd toe. Zij bieden nieuwe mogelijkheden voor samenwerking, aangezien zij niet worden beperkt door fysieke infrastructuur. Sinds 2019 testen sommige instellingen cloudgebaseerde instrumenten, waaronder videoconferentieoplossingen met samenwerkingsfuncties (delen en bewerken van documenten). Het gebruik van clouddiensten brengt echter zijn eigen risico’s op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming met zich mee, die zich niet voordoen bij infrastructuur ter plaatse¹¹.

57 De gecontroleerde instellingen hebben de gegevensbeschermings- en IT-beveiligingsrisico’s in verband met samenwerkingscloudinstrumenten verschillend beoordeeld, waardoor zij verschillende besluiten hebben genomen over de uitrol ervan. Het Schrems II-arrest¹² van juli 2020 en de daaropvolgende aanbeveling van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)¹³ om geen nieuwe diensten in te voeren waarbij persoonsgegevens buiten de EU worden doorgegeven, hebben nog een andere laag beperkingen toegevoegd aan het soort samenwerkingsinstrumenten dat de instellingen zouden kunnen gebruiken. De instellingen die in de VS gebaseerde clouddiensten en videoconferentie-instrumenten gebruikten, moesten hun contracten met hun aanbieders herzien om een passend niveau van gegevensbescherming te waarborgen (zie kader 4).

58 De instellingen hebben ook specifieke videoconferentieoplossingen uitgerold om kernactiviteiten zoals parlementaire debatten, Raadszittingen, vergaderingen met het college van commissarissen en gerechtelijke hoorzittingen op afstand mogelijk te maken. De lockdown heeft de uitvoering van videoconferentieprojecten voor kernactiviteiten in de instellingen versneld.

59 In het kader van een IT-project in zijn portefeuille voor 2019-2021 overwoog het Parlement hoe conferenties voor zowel sprekers als deelnemers volledig op afstand kunnen worden georganiseerd terwijl alle faciliteiten van een fysieke conferentie, zoals vertolking en interactieve discussies, behouden blijven. In maart 2020 was het bezig een aanbieder voor dit project te kiezen, toen het besluit werd genomen om over te stappen op werken op afstand, en er een snelle keuze voor een instrument moest worden gemaakt.

60 Het Parlement kon de EP-leden al een week na het begin van de Belgische lockdown de nodige infrastructuur bieden om commissievergaderingen en plenaire vergaderingen op afstand te houden met simultaanvertolking (zie kader 3). Het Parlement heeft getracht het gekozen instrument en de functionaliteiten ervan af te stemmen op de behoeften van de instelling. Toen de plenaire vergaderingen in Straatsburg na juni 2021 werden hervat, kon de instelling het aantal personeelsleden dat daarnaartoe reist verminderen, aangezien er vanuit elke plaats vertolking kon worden verzorgd. De infrastructuur achter het door het Parlement gebruikte instrument is volledig cloudgebaseerd.

61 De Raad heeft gekozen voor een andere software, en wel een instrument dat zowel via clouddiensten als via een server ter plaatse kan worden gebruikt, zodat de verbindingen voor ministeriële bijeenkomsten volledig kunnen worden gecontroleerd. In januari 2021 heeft de Raad een plan aangenomen voor de oprichting van een videoconferentieplatform voor besprekingen over gevoelige of gerubriceerde informatie tot het rubriceringsniveau EU SECRET, aangezien de bestaande software alleen kon worden gebruikt voor niet-gerubriceerde, niet-gevoelige informatie. Gerubriceerde en gevoelige kwesties moeten ter plaatse worden behandeld.

62 Zowel het Parlement als de Raad kozen als aanbieders van de videoconferentiediensten waarmee parlementaire debatten en vergaderingen van de Raad mogelijk zijn, voor in Europa (EU of EVA) gevestigde ondernemingen, waarop de gegevensbeschermingsverordeningen van de EU van toepassing zijn. Het HvJ-EU maakte geen gebruik van cloudgebaseerde diensten (zie kader 4). In plaats daarvan heeft het zijn eigen videoconferentieoplossing voor hoorzittingen ontwikkeld, op basis van de software die het reeds gebruikte (zie kader 3).

Ondanks verbeteringen blijft de digitalisering van administratieve processen werk in uitvoering

63 Om ervoor te zorgen dat ondersteunende taken, met name op het gebied van financiën en personele middelen, zonder onderbreking of vertraging konden worden voortgezet, moesten de instellingen hun workflows digitaliseren. Vóór de COVID-19-crisis liep het niveau van digitalisering van administratieve processen bij de instellingen uiteen: er werd gebruikgemaakt van instrumenten zoals e-facturen en digitale handtekeningen, en van papierloze workflows, maar niet overal in dezelfde mate.

64 Elektronische aanbestedingsprocedures (e-aanbesteding) zijn sinds 2009 beschikbaar via het e-PRIOR-platform. Dit platform stelt leveranciers ook in staat elektronisch facturen uit te reiken aan hun klanten. E-facturen bevorderen digitale financiële workflows, aangezien ze automatisch worden verwerkt. Niet alle leveranciers maken echter gebruik van deze dienst en de instellingen moedigen hen niet proactief aan om dit te doen, wat betekent dat e-facturering niet overal in de instellingen wordt gebruikt.

65 E-facturen vertegenwoordigden 57 % van de facturen die de Raad in 2019 heeft ontvangen. Bij het HvJ-EU bedroeg het aandeel e-facturen in 2019 60 %. De verstoring als gevolg van de beperkingen die zijn ingevoerd om de verspreiding van COVID-19 te beperken, heeft ook gevolgen gehad voor de leveranciers van de instellingen, waardoor sommigen zijn overgestapt op e-facturen. De Raad en het HvJ-EU wezen op een nettotoename van het aantal ontvangen e-facturen, tot 74 % van alle facturen in beide instellingen in 2020. Het Parlement en de Commissie monitorden het aandeel van de door hun instellingen ontvangen e-facturen niet. Het Parlement heeft zijn regels inzake het beheer van facturen aangepast om ook facturen in elektronische vorm te kunnen aanvaarden, ook als deze niet via e-PRIOR zijn verzonden.

66 Het huidige rechtskader voor elektronische handtekeningen dateert van 2014¹⁴. Het toegenomen gebruik van elektronische handtekeningen in de EU-instellingen houdt verband met het feit dat er meer elektronisch documentenbeheer plaatsvindt, ook voor het beheer van personeelsdossiers.

67 Vóór de crisis werden elektronische handtekeningen in alle instellingen met uitzondering van het HvJ-EU gebruikt, waarbij er afhankelijk van de behoefte verschillende cerificeringsniveaus bestonden. De invoering van telewerken op grote schaal en de noodzaak om papierloze workflows tot stand te brengen, hebben het gebruik ervan gestimuleerd. Toch werd er niet in alle instellingen evenveel gebruik van gemaakt. De Raad aanvaardt bijvoorbeeld elektronische handtekeningen van zijn leveranciers en ondertekent zijn aankooporders handmatig. De Commissie was begonnen met de uitrol van gekwalificeerde elektronische handtekeningen voor de ondertekening van contracten, en heeft dit proces tijdens de crisis versneld. Aangezien het HvJ-EU voorheen geen gebruik maakte van elektronische handtekeningen, werkte het eerst met e-mail om besluiten met betrekking tot personeelsbeleid tijdens de crisis te valideren. Later ondertekende het een overeenkomst met de Commissie om gebruik te maken van het EU Sign-instrument (een door de Commissie beheerde dienst voor elektronische handtekeningen), waardoor het tegen eind 2021 over een gekwalificeerde elektronische handtekening kon beschikken. Ten tijde van de controle werden in het Parlement en de Raad geleidelijk gekwalificeerde elektronische handtekeningen ingevoerd.

Er is een begin gemaakt met de beoordeling van de efficiëntie van de nieuwe werkwijzen in een post-crisisomgeving

De beoordeling is verder gevorderd voor kernactiviteiten dan voor ondersteunende taken

68 Veerkrachtige organisaties zijn organisaties die over het vermogen beschikken om van een crisis te leren en er sterker door te worden¹⁵. Dit vereist dat lessen worden getrokken uit alle aspecten van de respons op een crisis. Ook moet de organisatie goede praktijken identificeren die tijdens de crisis zijn ingevoerd en die nog steeds relevant zullen zijn na de crisis.

De instellingen begonnen in een vroeg stadium lessen te trekken

69 Nadat de beperkingen van het voorjaar van 2020 waren opgeheven, begonnen de gecontroleerde instellingen te onderzoeken welke lering zij konden trekken uit hun respons op de COVID-19-crisis. Deze vroege oefeningen waren gericht op crisisbeheersing en de wijze waarop de BCP’s van de instellingen waren uitgevoerd.

70 Hierbij kwamen geen grote tekortkomingen aan het licht in de wijze waarop de instellingen de crisis hebben beheerd en daarop hebben gereageerd. De lessen die uit COVID-19 zijn getrokken, zijn opgenomen in de risicobeoordelingen van de instellingen van 2021, waarin de risico’s van onbeschikbaarheid van personeel als gevolg van pandemieën meer expliciet werden behandeld dan bij eerdere beoordelingen. De instellingen hebben telewerken voorgesteld als een mitigerende maatregel om dit risico te beperken.

71 Vanaf mei 2020 hebben de instellingen enquêtes onder het personeel gehouden om feedback te verzamelen over verschillende aspecten van hun respons (communicatie, ingevoerde gezondheidsmaatregelen) en over de wensen en verwachtingen van de personeelsleden met betrekking tot de toekomstige organisatie van het werk, met name wat telewerken betreft, zodra een terugkeer naar kantoor mogelijk was. Naarmate de situatie zich ontwikkelde, hebben de instellingen verdere enquêtes uitgevoerd en leidinggevenden geraadpleegd.

Voor hun kernactiviteiten vinden de instellingen fysieke interacties beter

72 De gecontroleerde instellingen hebben nieuwe manieren ingevoerd om hun kernactiviteiten uit te voeren (zie de paragrafen ‎58-‎62), waarbij zij meer gebruikmaken van videoconferenties en nieuwe samenwerkingsinstrumenten. Vanaf mei 2020 zijn de commissarissen voor hun wekelijkse vergaderingen teruggekeerd naar een fysieke vorm, omdat zij van oordeel waren dat dit geschikter was voor politieke besprekingen. Begin 2022 dachten het Parlement, de Raad en het HvJ-EU nog na over de mate waarin de nieuwe werkwijzen na de pandemie zouden worden gehandhaafd, maar hadden zij al een aantal besluiten genomen op basis van een beoordeling van de efficiëntie van deze nieuwe werkwijzen voor de kernactiviteiten van de instellingen.

73 In 2021 bracht de voorzitter van het Parlement een brede reflectie over het Parlement na COVID-19 op gang, getiteld “Een nieuwe kijk op de parlementaire democratie”. Het gebruik van stemming op afstand in normale omstandigheden, wanneer het Parlement bijeen kan komen, maar sommige EP-leden niet aanwezig kunnen zijn, werd nog besproken op het moment dat deze controle werd afgerond, naar aanleiding van aanbevelingen van de focusgroepen van EP-leden die bij deze reflectie betrokken waren. De conclusies van deze focusgroepen wijzen erop dat de EP-leden van mening zijn dat het parlementaire debat van hogere kwaliteit was wanneer het persoonlijk werd gevoerd.

74 Tegelijkertijd heeft de administratie van het Parlement een nieuwe overeenkomst gesloten met freelancetolken op basis waarvan zij van huis uit en vanuit hubs in de lidstaten kunnen werken, waardoor de beschikbaarheid van tolken voor sommige talen is verbeterd. De administratie beraadt zich over het voortzetten van de vertolking op afstand voor de plenaire vergadering in Straatsburg, waardoor het aantal personeelsleden dat daarnaartoe reist, zou kunnen worden verminderd.

75 De Raad kwam ook tot de conclusie dat fysieke ministeriële bijeenkomsten efficiënter zijn dan virtuele. Zoals blijkt uit tabel 2 in bijlage I, vonden de meeste vergaderingen (56 %) in 2020 fysiek plaats, ondanks de geldende beperkingen. Voor bijeenkomsten op hoog niveau, zoals die van de Europese Raad (staatshoofden of regeringsleiders van de EU-lidstaten), wordt de fysieke vorm door alle betrokken partijen efficiënter geacht. Deze voorkeur voor fysieke vergaderingen wordt bevestigd door het feit dat de regels ter vergemakkelijking van het gebruik van schriftelijke procedures zijn ontworpen als een tijdelijke derogatie en niet als permanente wijzigingen. Zodra de derogatie afloopt, wordt de schriftelijke procedure weer gebruikt onder de voorwaarden van het Reglement. Niettemin is de Raad voornemens de mogelijkheid van informele vergaderingen op afstand — ook voor gevoelige of gerubriceerde besprekingen (zie paragraaf ‎61) — te behouden, met inbegrip van informele vergaderingen van de ministers of de werkgroepen, als een aanvulling op fysieke vergaderingen, aangezien dit een urgente raadpleging en uitwisseling van informatie mogelijk kan maken.

76 Het HvJ-EU is ook van mening dat deelname op afstand weliswaar nuttig kan zijn, maar niet volledig gelijkwaardig is aan een fysieke hoorzitting en alleen als mogelijkheid moet worden behouden voor gevallen waarin een partij niet in staat is de hoorzitting persoonlijk bij te wonen.

Telewerken wordt in de instellingen op grotere schaal gebruikt, maar er wordt nog nagegaan hoe geschikt dit is in een post-crisisomgeving

77 Telewerken en de IT-instrumenten ter ondersteuning van de nieuwe werkwijzen werden ingevoerd vóór de uitbraak van de COVID-19-pandemie. Ter voorbereiding op de post-COVID-19-omgeving hebben de instellingen het gebruik van telewerken voortgezet, maar hun beoordeling van de efficiëntie en geschiktheid ervan in een niet-crisisomgeving was ten tijde van de controle nog steeds gaande, omdat de crisis nog niet voorbij was.

78 Het HvJ-EU heeft in mei 2021 een enquête gehouden waarin het personeel en leidinggevenden werd gevraagd te beoordelen welke werkregelingen het meest geschikt waren voor hun taken. Uit de resultaten bleek dat minder dan de helft van de personeelsleden (40 %) van mening was dat zij redactionele taken efficiënter uitvoerden wanneer zij telewerkten dan wanneer zij op kantoor werkten, 37 % gaf aan dat er geen verschil was. Voor taken waarvoor interactie met collega’s vereist is en voor opleiding gaven slechts enkele respondenten aan dat zij er de voorkeur aan gaven deze van huis uit te verrichten. Het Parlement en de Commissie hebben geen dergelijk onderzoek verricht voordat zij hun regels inzake telewerken hebben herzien. Ten tijde van de controle was het Parlement nog bezig met het beoordelen van de efficiëntie van uitgebreid telewerken, terwijl de Commissie de laatste hand aan het leggen was aan haar eigen nieuwe reeks regels (zie kader 5). De regels van de Raad inzake telewerken waren net vastgesteld toen COVID-19 zich begon te verspreiden en de instelling zag niet de noodzaak in om ze te herzien. Geen van de gecontroleerde instellingen bood zijn personeel de mogelijkheid om voltijds te telewerken (zie bijlage III).

79 Telewerken buiten de standplaats, wat in het kader van de zorgplicht was toegestaan of uitgebreid (zie paragraaf ‎39), zou in sommige instellingen nog steeds in beperkte mate mogelijk zijn op grond van de regels voor de periode na COVID-19 (zie bijlage III). Hoewel met deze maatregel hoofdzakelijk tegemoet wordt gekomen aan verzoeken van personeelsleden, hebben de instellingen de doeltreffendheid van het voortzetten van deze maatregel niet beoordeeld.

De budgettaire en milieueffecten van de nieuwe werkregelingen zijn niet in alle instellingen consistent geëvalueerd

80 De afgelopen jaren hebben de EU-instellingen geprobeerd hun administratieve uitgaven te beperken en besparingen te realiseren door middel van efficiëntere werkwijzen¹⁶. Naast telewerken en IT-mobiliteit omvatten de plannen van vóór COVID-19 voor de nieuwe werkwijzen een nieuwe kantoorindeling, de invoering van samenwerkingsruimten en een vermindering van het aantal individuele kantoren. Deze bieden extra mogelijkheden voor besparingen en een verlaging van de koolstofvoetafdruk van de instellingen.

81 De veranderingen in de werkwijzen tijdens de COVID-19-crisis hadden gemengde gevolgen voor de administratieve uitgaven van de instellingen (zie figuur 4).

• De uitgaven in verband met reizen daalden aanzienlijk.
• De IT-uitgaven stegen als gevolg van de extra investeringen die nodig waren om telewerken te ondersteunen. De omvang van de stijging was afhankelijk van de investeringen die in elke instelling nodig waren (voornamelijk uitrusting of ontwikkeling van nieuwe videoconferentieoplossingen).
• De uitgaven voor gebouwen waren lager voor sommige posten (beveiliging, nutsvoorzieningen) omdat de gebouwen voornamelijk leeg waren, maar hoger voor andere (schoonmaak) als gevolg van de COVID-19-protocollen. De bouwwerkzaamheden (Parlement, Commissie) werden voortgezet, maar soms met herziene plannen vanwege de verwachte impact van de nieuwe werkwijzen. Sommige instellingen gebruikten overgebleven middelen van onderbenutte begrotingslijnen om gebouwen te kopen die zij gebruikten (Parlement) of om leningen deels vervroegd terug te betalen (HvJ-EU).

82 De gecontroleerde instellingen hebben in hun jaarlijkse activiteitenverslagen van 2020 verslag uitgebracht over de besparingen als gevolg van de COVID-19-crisis. Aangezien deze echter voornamelijk betrekking hebben op gebouwen en reizen, die samen ongeveer 10 % van de rubriek voor administratieve uitgaven in de EU-begroting uitmaken, was de impact op de administratieve kosten beperkt. De instellingen hebben nog geen voorstellen gedaan over de wijze waarop deze besparingen kunnen worden omgezet in meer permanente besparingen door de nieuwe werkwijzen voort te zetten.

Door vergaderingen op afstand te blijven houden, kan mogelijk op de reiskosten worden bespaard

83 Het Parlement is voornemens gebruik te blijven maken van vertolking op afstand, waardoor tolken minder zullen hoeven reizen (zie paragraaf ‎74). De potentiële besparingen als gevolg van dit besluit zijn niet beoordeeld door het Parlement, en in zijn begroting voor 2022 was de instelling niet van plan de reiskosten significant te verlagen ten opzichte van de begroting van vóór COVID-19 voor 2020. Dankzij de vooruitgang die op het gebied van videoconferenties is geboekt, kan de instelling, naast tolken, ook het aantal ondersteunend personeelsleden dat voor de plenaire vergadering naar Straatsburg reist verlagen, waardoor verdere besparingen mogelijk worden. De meest recente analyse van de reiskosten in verband met de plenaire vergadering dateert van 2013. Destijds kostten de dienstreizen van tolken naar Straatsburg 3,1 miljoen EUR per jaar (12 % van de totale reiskosten naar Straatsburg) en die van andere personeelsleden 12,3 miljoen EUR per jaar¹⁷.

84 Reizen vormen geen aanzienlijke uitgaven voor de Raad en houden meer verband met zijn politieke kernactiviteit dan met ondersteunende taken. De instelling is voornemens informele vergaderingen op afstand te blijven houden als onderdeel van zijn normale werkwijze (zie paragraaf ‎75). De nieuwe werkwijzen zullen naar verwachting enige invloed hebben op de reiskosten, maar de omvang daarvan is nog niet beoordeeld.

85 De Commissie is voornemens om, in overeenstemming met haar vergroeningsstrategie, gebruik te maken van de nieuwe werkwijzen en moedigt haar personeel aan om alleen te reizen wanneer vergaderingen op afstand niet geschikt zijn. Wat de begroting betreft, is de totale begroting voor dienstreizen (personeel en commissarissen) voor 2022 met 22 % verlaagd ten opzichte van 2019.

86 De reiskosten van het HvJ-EU zijn zeer laag. Niettemin is de instelling van plan om in 2022 een vermindering van 17 % ten opzichte van 2019 te realiseren.

Met uitzondering van de Commissie hebben de instellingen geen besluit genomen over ingrijpende wijzigingen in hun gebouwenstrategieën

87 De eigendomsstructuur van de gebouwen van de instellingen varieert per instelling en locatie¹⁸. Afhankelijk van het feit of de instellingen hun gebouwen bezitten of huren, hebben zij niet dezelfde financiële beperkingen of dezelfde stimulansen om de kantoorruimte te beperken om besparingen te realiseren. Telewerken is van invloed op de gemiddelde bezettingsgraad van gebouwen. Het toegenomen gebruik van telewerken na de pandemie zou de gemiddeld bezette kantoorruimte in de instellingen verder kunnen verminderen.

88 Het Parlement is eigenaar van de meeste van zijn gebouwen. Het heeft zijn huidige gebouwenstrategie in 2018 vastgesteld. De instelling heeft geen besluit genomen over de vermindering van haar kantoorruimte in Brussel, maar in het kader van haar beleid om de eigendom van haar gebouwen te consolideren, heeft zij met gebruikmaking van resterende middelen uit de begroting 2020 een gebouw gekocht (voor 74,9 miljoen EUR) dat zij voorheen in de buurt van haar hoofdgebouwen huurde. In Luxemburg zijn de plannen voor de bouw van het KAD II-gebouw verder gewijzigd, deels om rekening te houden met de veranderingen in de werkwijzen. Het Parlement besloot bepaalde delen van het project niet door te laten gaan; de kosten van deze delen werden door het Parlement geraamd op 18,6 miljoen EUR (4 % van de totale kosten).

89 De Raad bezit al zijn kantoorruimte. Ten tijde van onze controle dacht de Raad na over een nieuwe gebouwenstrategie.

90 De kantoorstructuur van de Commissie is diverser dan die van de andere instellingen: zij bezit, huurt en pacht gebouwen. Het is ook de instelling met de grootste vastgoedportefeuille en zij heeft als zodanig meer mogelijkheden om te besparen. De invoering van nieuwe werkwijzen bij de Commissie dateert van vóór de COVID-19-crisis en de instelling heeft besloten het concept verder te ontwikkelen als gevolg van de crisis. De gebouwenstrategie van de Commissie voor Brussel voor de periode 2022-2030 voorziet in een vermindering van de bezette kantoorruimte in gebouwen met 25 % tegen 2030 en een vermindering van de uitgaven met een derde (in totaal 73,1 miljoen EUR tussen 2021 en 2030). Deze plannen zijn gebaseerd op de veronderstelling dat ten minste 20 % van het personeel zal telewerken en dat op basis van activiteiten gedeelde ruimten geleidelijk de individuele kantoren zullen vervangen. Voor de gebouwen van de Commissie in Luxemburg is nog niet besloten tot een grote inkrimping van de kantoorruimte, maar in het kader van de plaatselijke gebouwenstrategie wordt gedacht aan activiteitgerichte ruimten.

91 Het beleid van het HvJ-EU bestaat in de aankoop van de gebouwen die het gebruikt. De in juli 2021 vastgestelde regels voor telewerken zullen het gebruik van telewerken ruimer toestaan dan voorheen, maar ten tijde van de controle was de instelling niet van plan haar gebouwenstrategie op korte termijn te herzien en gaf zij er de voorkeur aan een paar jaar te wachten om de behoeften als gevolg van de nieuwe werkwijzen te beoordelen.

De kansen wat betreft milieueffecten zijn niet duidelijk vastgesteld

92 Wijzigingen in reisregelingen en het gebruik van gebouwen, alsook de voortzetting van telewerken, bieden de gecontroleerde instellingen mogelijkheden om hun milieu-impact te verminderen. Alle instellingen zijn zich hiervan bewust, maar hebben dit in een verschillend tempo in hun milieustrategieën verwerkt.

93 Het Parlement heeft eind 2019 een reeks milieu-indicatoren vastgesteld om zijn milieuprestaties te monitoren. In de volgende tussentijdse evaluatie (december 2020) werd het effect van de tijdens de pandemie ingevoerde nieuwe werkmethoden gepresenteerd, met scenario’s over de wijze waarop de instelling deze zou kunnen gebruiken, in het bijzonder om haar vervoersgerelateerde emissies te verminderen. De kerndoelstelling van de vergroeningsstrategie van de Commissie is om tegen 2030 klimaatneutraliteit te bereiken door haar kantoorruimte te verkleinen, gebruik te maken van energiezuinige gebouwen, de energie-efficiëntie te verbeteren (technische verbetering en gedragsveranderingen) en haar emissies als gevolg van reizen te verminderen. Om dit laatste punt ten uitvoer te leggen, heeft de Commissie een emissiecalculator ingevoerd op het platform dat zij gebruikt voor het beheer van dienstreizen.

Conclusies en aanbevelingen

94 We concluderen dat de EU-instellingen blijk hebben gegeven van hun veerkracht bij de COVID-19-pandemie. Hun respons was snel en flexibel, waarbij geprofiteerd werd van eerdere investeringen in digitalisering. Zij hebben echter nog niet volledig geëvalueerd in welke mate de nieuwe werkwijzen die in reactie op COVID-19 zijn ingevoerd, waarschijnlijk efficiënt zullen zijn of besparingen zullen opleveren in de post-crisisomgeving.

95 Wij constateerden dat in de bedrijfscontinuïteitsplannen van de instellingen vóór het begin van de COVID-19-crisis gevestigde normen worden gevolgd. Zij waren echter ontworpen om het hoofd te bieden aan kortdurende gebeurtenissen met een grote impact en niet aan de langdurige verstoring die COVID-19 heeft veroorzaakt (zie de paragrafen ‎14-‎19).

96 De COVID-19-crisis volgde niet het patroon van de verstoringen waarvoor de bedrijfscontinuïteitsplannen van de instellingen zijn bedoeld. De instellingen behielden het deel van hun bedrijfscontinuïteitsplannen dat relevant was en pasten ze aan de specifieke kenmerken van COVID-19 aan om hun respons op korte termijn te organiseren. In hun continuïteitsplannen was geen forum vastgesteld waar de instellingen elkaar snel konden raadplegen over de besluiten die zij namen om op de crisis te reageren. Om voor een zekere samenhang in de door hen uitgevoerde maatregelen te zorgen, hebben de instellingen voortgebouwd op bestaande structuren om informatie te delen en zij zijn erin geslaagd de verschillen in hun respons te beperken. Hun autonomie, verschillende rollen en de verschillende nationale regels die zij in aanmerking moesten nemen, beperkten hun mogelijkheden om identiek te reageren (zie de paragrafen ‎20-‎27).

Aanbeveling 1 — Neem voorzieningen voor langdurige verstoringen en interinstitutionele samenwerking op in de bedrijfscontinuïteitsplannen

De instellingen moeten voortbouwen op de ervaring bij hun respons op de COVID-19-crisis en maatregelen in verband met langdurige verstoringen opnemen in hun bedrijfscontinuïteitsplannen. Regelingen voor interinstitutionele samenwerking in geval van gebeurtenissen die gevolgen hebben voor alle instellingen moeten ook deel uitmaken van de bedrijfscontinuïteitsplannen.

Streefdatum voor de uitvoering: eerste kwartaal van 2023

97 We constateerden dat de instellingen dankzij hun flexibele respons op de crisis verstoringen tot een minimum konden beperken. Zij hebben hun reglement waar nodig aangepast, blijk gegeven van flexibiliteit bij de aanpassing van de werkwijzen om hun kernactiviteiten te kunnen uitvoeren en zijn de hun bij de Verdragen toegewezen taken blijven vervullen. Zij slaagden erin belangrijke beleidsinitiatieven en het meerjarig financieel kader voor 2021-2027 vast te stellen en bleven rechterlijke uitspraken doen op een niveau dat vergelijkbaar was met dat van de jaren vóór COVID-19 (zie de paragrafen 28-‎38).

98 De instellingen hebben maatregelen genomen om de gezondheid van hun personeel te beschermen en de bedrijfscontinuïteit te handhaven. Zij volgden het medisch advies van het interinstitutioneel medisch college en voldeden aan — of gingen verder dan — het minimum dat vereist was op grond van de nationale wetgeving van hun lidstaat van ontvangst. De maatregelen die waren ingevoerd ter ondersteuning van het personeel (uitrusting, opleiding, sociale maatregelen) waren doeltreffend in het handhaven van de prestaties tijdens de crisis (zie de paragrafen ‎39-‎48).

99 Aan het begin van de crisis beschikten de instellingen in verschillende mate over uitrusting om hun personeel in staat te stellen op afstand te werken, maar elke instelling slaagde erin al haar personeel binnen zes weken uit te rusten met telewerkoplossingen (zie de paragrafen ‎49-‎54). De instellingen hebben goed gebruik gemaakt van samenwerkingsinstrumenten. Door specifieke behoeften, kwesties op het gebied van gegevensbescherming, beveiliging en vertrouwelijkheid hebben de instellingen deze instrumenten in een verschillend tempo in gebruik genomen en hebben ze verschillende aanbieders gekozen (zie de paragrafen ‎55-‎62). De werkregelingen die tijdens de COVID-19-crisis zijn ingevoerd, hebben de behoefte aan papierloze workflows in de EU-instellingen vergroot. De digitalisering van de workflows vorderde, maar de uitvoering ervan, samen met oplossingen zoals e-facturering en gekwalificeerde elektronische handtekeningen, verschilde tussen de instellingen. Ondanks de verbeteringen zijn de administratieve diensten nog niet volledig gedigitaliseerd. Met name voor e-facturen monitoren niet alle instellingen intern het gebruik ervan en/of moedigen zij die niet aan (zie de paragrafen ‎63-‎67).

Aanbeveling 2 — Ontwikkel de digitalisering van administratieve diensten verder

De instellingen moeten voortbouwen op de ervaring bij hun respons op de COVID-19-crisis en hun administratieve diensten verder digitaliseren door:

1. de uitrol van papierloze workflows te bevorderen en het gebruik van elektronische handtekeningen, met inbegrip van gekwalificeerde elektronische handtekeningen, uit te breiden;
2. de gebruikmaking van elektronische facturen te monitoren en uit te breiden.

Streefdatum voor de uitvoering: vierde kwartaal van 2023

100 De instellingen zijn in een vroeg stadium van de crisis begonnen daaruit lessen te trekken en zijn gedurende de hele crisis blijven nadenken over de post-COVID-19-omgeving (zie de paragrafen ‎68-‎71). We hebben geconstateerd dat alle gecontroleerde instellingen, die manieren hadden ingevoerd om hun kernactiviteiten op afstand uit te voeren, tot een vergelijkbare conclusie kwamen: vergaderingen op afstand zijn een back-upoplossing in tijden van verstoring of in een noodsituatie en kunnen nuttig zijn voor bepaalde doeleinden, maar kunnen fysieke vergaderingen voor kernactiviteiten op lange termijn niet vervangen (zie de paragrafen ‎72-‎76). De instellingen hebben de mogelijkheden voor telewerken vergroot in de regels die zij hebben opgesteld voor hun post-COVID-19-omgeving. Hoewel een hoog niveau van telewerken zijn nut in een crisissituatie heeft bewezen, is de efficiëntie ervan in vergelijking met de werkregelingen van vóór COVID-19 niet altijd beoordeeld voor normale omstandigheden (zonder crisis) (zie de paragrafen ‎77-‎79).

101 We constateerden dat de COVID-19-crisis beperkte kortdurende financiële gevolgen voor de instellingen had, omdat de besparingen die op sommige uitgaventerreinen, zoals reizen, werden gerealiseerd, werden gebruikt om investeringen in IT te financieren. De veranderingen in de werkregelingen werden versneld door de crisis, en alle instellingen verwachten dat het reis- en het gebouwenbeheer na COVID-19 anders zullen zijn. Zij hebben de potentiële besparingen als gevolg van de nieuwe werkwijzen echter niet consistent geëvalueerd. Ook hebben de instellingen de impact van de nieuwe werkwijzen op hun milieubeleid nog niet consequent beoordeeld (zie de paragrafen ‎80-‎93).

Aanbeveling 3 — Beoordeel de geschiktheid van nieuwe werkwijzen in de post-COVID-19-omgeving

Bij hun beoordeling van de nieuwe werkwijzen in de post-COVID-19-omgeving moeten de instellingen:

1. de geschiktheid van vergaderingen op afstand en hybride vergaderingen beoordelen in vergelijking met fysieke vergaderingen, en richtsnoeren vaststellen voor kaders voor activiteiten op afstand naargelang van de activiteit;
2. de impact van telewerken beoordelen en de regels voor de periode na COVID-19 indien nodig aanpassen;
3. de budgettaire gevolgen van de nieuwe werkwijzen, met name voor gebouwen, monitoren en er verslag over uitbrengen;
4. de milieueffecten van de nieuwe werkwijzen monitoren en er verslag over uitbrengen.

Op basis van deze beoordelingen moeten de instellingen besluiten over mogelijke wijzigingen in hun nieuwe werkregelingen.

Streefdatum voor de uitvoering: Tweede kwartaal (Q2) 2024

Dit verslag werd door kamer V onder leiding van de heer Tony Murphy, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op 14 juni 2022.

Bijlagen

Bijlage I – Impact van COVID-19 op de activiteiten van de gecontroleerde instellingen

De volgende tabellen tonen de impact van de COVID-19-crisis op de kernactiviteiten van de gecontroleerde instellingen.

Bijlage II – Maatregelen ter ondersteuning van telewerkend personeel tijdens de COVID-19-crisis tot eind 2021

Bijlage III – De regelingen van de gecontroleerde instellingen inzake telewerken na COVID-19

Afkortingen

BCP: bedrijfscontinuïteitsplan

Coreper: Comité van de permanente vertegenwoordigers van de regeringen der lidstaten

CPQS: voorbereidingscomité voor statutaire aangelegenheden (comité préparatoire des questions statutaires)

EDPS: Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (European Data Protection Supervisor)

EP-lid: lid van het Europees Parlement

EVA: Europese Vrijhandelsassociatie

HvJ-EU: Hof van Justitie van de Europese Unie

IMC: interinstitutioneel medisch college

MFK: meerjarig financieel kader

NGEU: NextGenerationEU

VDI: virtuele desktopinfrastructuur

VPN: virtueel particulier netwerk

WHO: Wereldgezondheidsorganisatie (World Health Organization)

Woordenlijst

Cloudcomputing: de verwerking en opslag van gegevens op afstand via het internet.

Coreper: comité van vertegenwoordigers van de lidstaten dat verantwoordelijk is voor het voorbereiden van de werkzaamheden van de Raad van de Europese Unie.

E-factuur: factuur die wordt afgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt.

Gekwalificeerde elektronische handtekening: een elektronische handtekening die in de EU-wetgeving dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening, zonder de mogelijkheid van verwerping.

Lid van de EU-instellingen: persoon die is benoemd of verkozen in het besluitvormingsorgaan van een EU-instelling.

Virtueel particulier netwerk: systeem dat gebruikers op afstand toegang geeft tot een beveiligd netwerk via internet.

Virtuele desktopinfrastructuur: desktopomgeving, gehost op een centrale server en beschikbaar gesteld voor pc’s en andere apparaten.

Antwoorden van de instellingen

https://www.eca.europa.eu/nl/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Tijdlijn

https://www.eca.europa.eu/nl/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Controleteam

In de speciale verslagen van de ERK worden de resultaten van haar controles van EU-beleid en -programma’s of beheersthema’s met betrekking tot specifieke begrotingsterreinen uiteengezet. Bij haar selectie en opzet van deze controletaken zorgt de ERK ervoor dat deze een maximale impact hebben door rekening te houden met de risico’s voor de doelmatigheid of de naleving, de omvang van de betrokken inkomsten of uitgaven, de verwachte ontwikkelingen en de politieke en publieke belangstelling.

Deze doelmatigheidscontrole werd verricht door controlekamer V “Financiering en administratie van de Unie”, die onder leiding staat van ERK-lid Tony Murphy. De controle werd geleid door ERK-lid Marek Opioła, ondersteund door Kinga Wisniewska‑Danek, kabinetschef en Bernard Witkos, kabinetsattaché; Colm Friel, hoofdmanager; Marion Kilhoffer, taakleider; Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot en Nikolaos Kylonis, auditors. Jesús Nieto Muñoz en Alexandra Mazilu verleenden grafische ondersteuning. Richard Moore verleende taalkundige ondersteuning.

Van links naar rechts: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Voetnoten

¹ GUID 5330 –Guidance on Auditing Disaster Management.

² Titel III van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

³ Artikel 13 van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

⁴ Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA) tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren.

⁵ ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements.

⁶ Ibid.

⁷ Zie artikel 24 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, artikel 55 van het Verdrag betreffende de EU en Verordening (EG) nr. 1/1958.

⁸ De artikelen 14 en 16 van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

⁹ Zie artikel 1 sexies van Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA) tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren.

¹⁰ Zie artikel 20 van Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA) tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren.

¹¹ Speciaal verslag nr. 05/2022: “Cyberbeveiliging van EU-instellingen, -organen en -agentschappen”.

¹² Zaak C-311/18 — Facebook Ireland en Schrems, 16.7.2020, waarbij het besluit inzake het EU-VS-privacyschild en de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens ongeldig werd verklaard.

¹³ Zie de strategische richtsnoeren voor EU-instellingen van de EDPS van oktober 2020, waarin staat dat de EDPS de instellingen, organen en instanties van de EU ten zeerste aanmoedigt ervoor te zorgen dat nieuwe verwerkingen of nieuwe contracten met dienstverleners geen doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten inhouden.

¹⁴ Verordening (EU) nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt.

¹⁵ GUID 5330 –Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Speciaal verslag nr. 15/2019: “Uitvoering bij de Commissie van het pakket van 2014 ter hervorming van het Statuut”.

¹⁷ Analyse van de potentiële besparingen voor de EU-begroting wanneer het Europees Parlement zijn activiteiten zou centraliseren.

¹⁸ Speciaal verslag nr. 34/2018: “Kantoorruimte van de EU-instellingen”.

Contact

EUROPESE REKENKAMER
12, rue Alcide De Gasperi
L-1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Tel. +352 4398-1
Inlichtingen: eca.europa.eu/nl/Pages/ContactForm.aspx
Website: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Meer gegevens over de Europese Unie vindt u op internet via de Europaserver (https://europa.eu).

Luxemburg: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8408-0	ISSN 1977-575X	doi:10.2865/084985	QJ-AB-22-016-NL-N
HTML	ISBN 978-92-847-8389-2	ISSN 1977-575X	doi:10.2865/47894	QJ-AB-22-016-NL-Q

AUTEURSRECHT

© Europese Unie, 2022

Het beleid van de Europese Rekenkamer (ERK) inzake hergebruik is uiteengezet in Besluit nr. 6-2019 van de ERK over het opendatabeleid en het hergebruik van documenten.

Tenzij anders aangegeven (bijv. in afzonderlijke auteursrechtelijke mededelingen), wordt voor inhoud van de ERK die eigendom is van de EU een licentie verleend in het kader van de Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0)-licentie. Als algemene regel geldt derhalve dat hergebruik is toegestaan mits de bron correct wordt vermeld en eventuele wijzigingen worden aangegeven. De hergebruiker van ERK-inhoud mag de oorspronkelijke betekenis of boodschap niet wijzigen. De ERK is niet aansprakelijk voor mogelijke gevolgen van hergebruik.

Aanvullende toestemming moet worden verkregen indien specifieke inhoud personen herkenbaar in beeld brengt, bijvoorbeeld op foto’s van personeelsleden van de ERK, of werken van derden bevat.

Indien dergelijke toestemming wordt verkregen, wordt de bovengenoemde algemene toestemming opgeheven en zullen beperkingen van het gebruik daarin duidelijk worden aangegeven.

Wilt u inhoud gebruiken of reproduceren die geen eigendom van de EU is, dan dient u de auteursrechthebbende mogelijk rechtstreeks om toestemming te vragen.

Software of documenten waarop industriële-eigendomsrechten rusten, zoals octrooien, handelsmerken, geregistreerde ontwerpen, logo’s en namen, zijn uitgesloten van het beleid van de ERK inzake hergebruik.

De groep institutionele websites van de Europese Unie met de domeinnaam “europa.eu” bevat links naar sites van derden. Aangezien de ERK geen controle heeft over deze sites, wordt u aangeraden kennis te nemen van hun privacy- en auteursrechtbeleid.

Gebruik van het ERK-logo

Het logo van de ERK mag niet worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de ERK.

Hoe neemt u contact op met de EU?

Kom langs
Er zijn honderden Europe Direct-informatiecentra overal in de Europese Unie. U vindt het adres van het dichtstbijzijnde informatiecentrum op: http://publications.europa.eu/code/nl/nl-250100.htm

Bel of mail
Europe Direct is een dienst die uw vragen over de Europese Unie beantwoordt. U kunt met deze dienst contact opnemen door:

• te bellen naar het gratis nummer: 00 800 6 7 8 9 10 11 (bepaalde telecomaanbieders kunnen wel kosten in rekening brengen),
• te bellen naar het gewone nummer: +32 22999696, of
• een e-mail te sturen via: https://europa.eu/european-union/contact_nl

Waar vindt u informatie over de EU?

Online
Informatie over de Europese Unie in alle officiële talen van de EU is beschikbaar op de Europa-website op: https://europa.eu/european-union/index_nl

EU-publicaties
U kunt publicaties van de EU downloaden of bestellen op: https://op.europa.eu/nl/publications (sommige zijn gratis, andere niet). Als u meerdere exemplaren van gratis publicaties wenst, neem dan contact op met Europe Direct of uw plaatselijke informatiecentrum (zie https://europa.eu/european-union/contact_nl).

EU-wetgeving en aanverwante documenten
Toegang tot juridische informatie van de EU, waaronder alle EU-wetgeving sinds 1951 in alle officiële talen, krijgt u op EUR-Lex op: https://eur-lex.europa.eu

Open data van de EU
Het opendataportaal van de EU (https://data.europa.eu/nl) biedt toegang tot datasets uit de EU. Deze gegevens kunnen gratis worden gedownload en hergebruikt, zowel voor commerciële als voor niet-commerciële doeleinden.