Θεσμικά όργανα της ΕΕ και πανδημία COVID-19
Ταχεία η απόκρισή τους, ωστόσο πρόκληση παραμένει η αξιοποίηση της καινοτομίας και της ευελιξίας που αναδύθηκαν από την κρίση

Σύνοψη

I Στα τέλη Ιανουαρίου του 2020, καταγράφηκε επίσημα το πρώτο κρούσμα COVID-19 στην Ευρώπη. Σε λίγες εβδομάδες, η νόσος εξαπλώθηκε σε ολόκληρη την ΕΕ, αναγκάζοντας τα περισσότερα κράτη μέλη να λάβουν μέτρα για τον περιορισμό του αριθμού των μολύνσεων. Δεδομένου ότι οι πολίτες κλήθηκαν να παραμείνουν κατ’ οίκον και να τηλεργαστούν, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ έπρεπε να αναζητήσουν τρόπους για τη διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας.

II Στόχος του εν προκειμένω ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί η ανθεκτικότητα των θεσμικών οργάνων της ΕΕ, ήτοι ο βαθμός ετοιμότητάς τους, ο τρόπος με τον οποίο αντιμετώπισαν την πανδημία COVID-19 και τα διδάγματα που άντλησαν από αυτήν. Συγκεκριμένα, εξετάσαμε κατά πόσον τα θεσμικά όργανα:

1. ακολούθησαν αναγνωρισμένα πρότυπα στα σχέδια τους για επιχειρησιακή συνέχεια και κατά πόσον τα σχέδια αυτά προσαρμόστηκαν στο είδος της διαταραχής που μπορεί να προκληθεί από μια πανδημία·
2. ήταν σε θέση να λειτουργήσουν, ελαχιστοποιώντας τις διαταραχές και εκπληρώνοντας τους αντίστοιχους ρόλους τους, όπως αυτοί ορίζονται στις Συνθήκες της ΕΕ·
3. άντλησαν διδάγματα προκειμένου να προσαρμοστούν στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την πανδημία COVID-19.

III Ο έλεγχός μας κάλυψε τέσσερα θεσμικά όργανα της ΕΕ: το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ο έλεγχος επικεντρώθηκε στον τρόπο με τον οποίο οι διοικήσεις των συγκεκριμένων θεσμικών οργάνων διαχειρίστηκαν την κρίση μεταξύ Φεβρουαρίου του 2020 και Ιουλίου του 2021. Λάβαμε υπόψη μας αποφάσεις που ελήφθησαν μετά τον Ιούλιο του 2021, στον βαθμό που είχαν αντίκτυπο στο περιβάλλον των θεσμικών οργάνων όπως αυτό διαμορφώθηκε μετά την πανδημία COVID-19.

IV Καταλήξαμε στο συμπέρασμα ότι τα θεσμικά όργανα της ΕΕ απέδειξαν την ανθεκτικότητά τους έναντι της πανδημίας COVID-19. Η απόκρισή τους ήταν ταχεία και ευέλικτη, ενώ ευεργετικά λειτούργησαν και προηγούμενες επενδύσεις στην ψηφιοποίηση. Ωστόσο, δεν έχουν ακόμη εκτιμήσει πλήρως τον βαθμό στον οποίο οι νέοι τρόποι εργασίας που εισήχθησαν για την αντιμετώπιση της COVID-19 είναι πιθανόν να είναι αποδοτικοί ή να επιφέρουν εξοικονομήσεις στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την κρίση.

V Διαπιστώσαμε ότι τα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας των ελεγχθέντων θεσμικών οργάνων διέθεταν την απαραίτητη δομή ώστε να υποστηρίξουν την απόκριση στην κρίση. Ωστόσο, δεν είχαν σχεδιαστεί με γνώμονα κάποια μακροπρόθεσμη διαταραχή ή υγειονομική κρίση και έπρεπε να συμπληρωθούν με ad hoc αποφάσεις. Στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας δεν οριζόταν κάποιο φόρουμ που να διευκολύνει την ταχεία διαβούλευση μεταξύ των θεσμικών οργάνων σχετικά με τις αποφάσεις που λάμβαναν για την αντιμετώπιση της κρίσης. Προκειμένου να εξασφαλίσουν κάποια συνοχή στις δράσεις τους, βασίστηκαν στις υφιστάμενες δομές για την ανταλλαγή πληροφοριών και κατόρθωσαν να περιορίσουν τυχόν αποκλίσεις στους τρόπους απόκρισής τους. Η αυτονομία τους, οι διαφορετικοί ρόλοι και οι διάφοροι εθνικοί κανόνες που έπρεπε να λάβουν υπόψη περιόρισαν την ικανότητά τους να υιοθετήσουν μια ενιαία γραμμή απόκρισης.

VI Διαπιστώσαμε επίσης ότι τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα σχεδίασαν και εφάρμοσαν μια ευέλικτη απόκριση στην κρίση. Προσάρμοσαν τους εσωτερικούς κανονισμούς τους, προκειμένου να διαφυλάξουν τις βασικές δραστηριότητές τους, και κήρυξαν τις εγκαταστάσεις τους μη προσβάσιμες από τους υπαλλήλους των οποίων η παρουσία δεν ήταν απαραίτητη. Με τον τρόπο αυτό μπόρεσαν να ελαχιστοποιήσουν τις διαταραχές και να εκπληρώσουν τους ρόλους που τους έχουν ανατεθεί από τις Συνθήκες. Κατά την έναρξη της κρίσης, ο βαθμός εξοπλισμού των υπαλλήλων των υπό εξέταση οργάνων για εργασία εξ αποστάσεως δεν ήταν σε όλα ο ίδιος. Ωστόσο, όλα κατόρθωσαν να εξοπλίσουν το σύνολο του προσωπικού τους με λύσεις τηλεργασίας εντός έξι εβδομάδων. Στο πλαίσιο της απόκρισής τους, τα θεσμικά όργανα επιτάχυναν τους ρυθμούς ανάπτυξης έργων εκσυγχρονισμού ΤΠ, όπως νέα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας, ροές εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού, καθώς και εντατικοποίηση της χρήσης της ηλεκτρονικής υπογραφής και της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Παρά την πρόοδο που έχει σημειωθεί, οι διοικητικές υπηρεσίες δεν έχουν ακόμη ψηφιοποιηθεί πλήρως.

VII Τα θεσμικά όργανα άρχισαν να αναλύουν τα διδάγματα που πρέπει να αντληθούν από την κρίση COVID-19 στα τέλη της άνοιξης του 2020 και συνέχισαν αυτή την άσκηση προβληματισμού καθ’ όλη τη διάρκεια της κρίσης. Διαπιστώσαμε ότι η κρίση είχε περιορισμένο βραχυπρόθεσμο χρηματοοικονομικό αντίκτυπο στα θεσμικά όργανα, δεδομένου ότι οι οικονομίες που επιτεύχθηκαν σε ορισμένους τομείς δαπανών, όπως τα ταξίδια, χρησιμοποιήθηκαν για τη χρηματοδότηση επενδύσεων σε ΤΠ. Τα περισσότερα από τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα είχαν εισαγάγει νέους τρόπους εργασίας πριν από την κρίση της COVID-19. Οι αλλαγές αυτές συνεχίστηκαν με εντατικότερους ρυθμούς λόγω της κρίσης και όλα τα θεσμικά όργανα αναμένουν ότι η διαχείριση των ταξιδιών και των κτιρίων θα είναι διαφορετική μετά την COVID-19. Η αποδοτικότητα των νέων τρόπων εργασίας αξιολογήθηκε μόνο εν μέρει — οι βασικές δραστηριότητες αξιολογήθηκαν περισσότερο εις βάθος από ό,τι τα υποστηρικτικά καθήκοντα. Τέλος, οι επιπτώσεις των νέων ρυθμίσεων εργασίας στον προϋπολογισμό και στο περιβάλλον δεν έχουν αξιολογηθεί με συνέπεια.

VIII Βάσει των διαπιστώσεων αυτών, συνιστούμε στα τέσσερα θεσμικά όργανα που υποβάλαμε σε έλεγχο:

1. να συμπεριλάβουν στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας τις μακροπρόθεσμες διαταραχές, καθώς και διατάξεις για τη διοργανική συνεργασία·
2. να αναπτύξουν περαιτέρω την ψηφιοποίηση των διοικητικών υπηρεσιών· και
3. να αξιολογήσουν την καταλληλότητα των νέων τρόπων εργασίας στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την πανδημία COVID-19.

Εισαγωγή

01 Στα τέλη Ιανουαρίου του 2020, καταγράφηκε επίσημα το πρώτο κρούσμα COVID-19 στην Ευρώπη. Σε λίγες εβδομάδες, η νόσος εξαπλώθηκε σε ολόκληρη την ΕΕ, αναγκάζοντας τα περισσότερα κράτη μέλη να λάβουν μέτρα για να επιβραδύνουν την εξάπλωσή της.

02 Στο πλαίσιο αυτό, ζωτικής σημασίας ήταν η ικανότητα των δημόσιων διοικήσεων να συνεχίσουν να λειτουργούν, προκειμένου να μπορούν οι κυβερνήσεις και οι διεθνείς οργανισμοί να εκπληρώσουν τους ρόλους τους και να ανταποκριθούν στην κρίση. Η ικανότητα αυτή αναφέρεται ως ανθεκτικότητα: πρόκειται για την ικανότητα απορρόφησης των αρνητικών συνεπειών που προκαλούνται ή αποκατάστασης της λειτουργίας μετά την επέλευση μιας καταστροφής¹. Η ανθεκτικότητα επιτρέπει στους οργανισμούς να γίνουν ισχυρότεροι.

03 Στο πρόσφατο παρελθόν, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ βρέθηκαν αντιμέτωπα με κρίσεις στους τομείς της υγείας και της ασφάλειας: η επιδημία του Έμπολα (2014) που επηρέασε τις αντιπροσωπείες της ΕΕ και οι τρομοκρατικές επιθέσεις στις Βρυξέλλες (2016) και στο Στρασβούργο (2018).Ωστόσο, η κλίμακα και η διάρκεια της κρίσης της COVID-19 ήταν άνευ προηγουμένου. Οι κύριες πτυχές της λειτουργίας των θεσμικών οργάνων που επηρεάστηκαν από την κρίση COVID-19 ήταν οι εξής:

• διακυβέρνηση και πολιτική: διαδικασίες λήψης αποφάσεων για τη διασφάλιση της συνέχειας της λειτουργίας και επικαιροποίηση των προγραμμάτων εργασίας κατόπιν επαναξιολόγησης των προτεραιοτήτων·
• διαχείριση εργατικού δυναμικού: εναλλακτικές λύσεις αντί της φυσικής παρουσίας στους χώρους εργασίας και αλλαγές στις πολιτικές διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων για τη διασφάλιση της αδιάλειπτης εκτέλεσης των καθηκόντων από το προσωπικό·
• τεχνολογίες πληροφοριών (ΤΠ): διαθεσιμότητα φορητών υπολογιστών και άλλων λύσεων τηλεργασίας, που επιτρέπουν τη λήψη αποφάσεων εξ αποστάσεως και διασφαλίζουν την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών και την προστασία των δεδομένων·
• κτίρια: διατήρηση των κτιρίων σε κατάσταση λειτουργίας, διασφάλιση της σωματικής ασφάλειας και διαχείριση της πρόσβασης στις εγκαταστάσεις.

04 Οι πτυχές διακυβέρνησης και πολιτικής εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του προέδρου και του γενικού γραμματέα κάθε θεσμικού οργάνου. Οι γενικοί γραμματείς είναι επίσης αρμόδιοι για θέματα που αφορούν τη διαχείριση του εργατικού δυναμικού, τις ΤΠ και τα κτίρια. Στην παρούσα έκθεση, οι αναφορές σε αποφάσεις που λαμβάνονται από ένα θεσμικό όργανο θεωρείται ότι καλύπτουν τόσο τις αποφάσεις που λαμβάνονται από τις υπηρεσίες στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων των γενικών γραμματέων όσο και εκείνες που λαμβάνονται από τα μέλη του θεσμικού οργάνου (βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, εκπρόσωποι των κρατών μελών στο Συμβούλιο, επίτροποι, δικαστές, γενικοί εισαγγελείς και γραμματείς του ΔΕΕ).

05 Ο ρόλος κάθε θεσμικού οργάνου καθορίζεται στις Συνθήκες². Ενώ τα θεσμικά όργανα είναι ανεξάρτητα το ένα από το άλλο, καλούνται να αναπτύσσουν αμοιβαία και ειλικρινή συνεργασία³. Όσον αφορά τη διαχείριση του εργατικού δυναμικού, τα εν λόγω όργανα διαθέτουν μεγάλη αυτονομία στο πλαίσιο ενός κοινού κανονιστικού πλαισίου που ορίζεται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης⁴. Κάθε θεσμικό όργανο διαθέτει τον εσωτερικό κανονισμό του που καλύπτει θέματα όπως η εσωτερική οργάνωση, οι κανόνες λήψης αποφάσεων και οι σχέσεις με τα άλλα θεσμικά όργανα. Παράλληλα με τη δράση τους προκειμένου να αποκριθούν στην κρίση, τα θεσμικά όργανα τηρούσαν τη νομοθεσία που ισχύει στα κράτη μέλη υποδοχής τους και προσάρμοζαν αναλόγως τις αποφάσεις τους.

06 Στο γράφημα 1 παρουσιάζονται οι αποφάσεις που έλαβαν τα θεσμικά όργανα προκειμένου να αποκριθούν στην εξέλιξη της υγειονομικής κατάστασης και στους ισχύοντες εθνικούς κανόνες.

07 Τα θεσμικά όργανα χρηματοδοτούνται από τον τομέα «Διοίκηση» του πολυετούς δημοσιονομικού πλαισίου (ΠΔΠ). Το 2020 οι δαπάνες για τον συγκεκριμένο τομέα ανήλθαν σε 10 δισεκατομμύρια ευρώ. Τα σχετικά έξοδα αφορούσαν κυρίως τις δαπάνες για ανθρώπινους πόρους (μισθοί, επιδόματα και συντάξεις του προσωπικού), οι οποίες αντιπροσωπεύουν το 68 % του συνόλου. Οι δαπάνες για κτίρια αντιστοιχούν περίπου στο 9 % των διοικητικών δαπανών και οι δαπάνες ΤΠ στο 4 %.

Εμβέλεια και τρόπος προσέγγισης του ελέγχου

08 Στόχος του εν προκειμένω ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί η ανθεκτικότητα των θεσμικών οργάνων της ΕΕ, ήτοι ο βαθμός ετοιμότητάς τους, ο τρόπος με τον οποίο ανταποκρίθηκαν στην πανδημία COVID-19 και τα διδάγματα που άντλησαν από αυτήν. Συγκεκριμένα, εξετάσαμε κατά πόσον τα θεσμικά όργανα:

• τήρησαν αναγνωρισμένα πρότυπα στα σχέδια τους για την επιχειρησιακή συνέχεια και κατά πόσον τα σχέδια αυτά προσαρμόστηκαν στο είδος της διαταραχής που μπορεί να προκληθεί από πανδημία·
• ήταν σε θέση να λειτουργήσουν, ελαχιστοποιώντας τις διαταραχές και εκπληρώνοντας τους ρόλους που τους έχουν ανατεθεί βάσει των Συνθηκών·
• άντλησαν διδάγματα, προκειμένου να προσαρμοστούν στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την πανδημία COVID-19.

09 Επικεντρωθήκαμε στις αποφάσεις που έλαβαν οι διοικήσεις των θεσμικών οργάνων της ΕΕ για τη διατήρηση της επιχειρησιακής συνέχειας και τη διασφάλιση της εκπλήρωσης των καθηκόντων τους. Δεν αξιολογήσαμε την απόκριση της ΕΕ στην κρίση COVID-19 σε επίπεδο πολιτικής ούτε την οικεία νομοθεσία.

10 Ο έλεγχος κάλυψε τις αποφάσεις που ελήφθησαν από τον Ιανουάριο του 2020 (τα πρώτα μέτρα για τον περιορισμό των μετακινήσεων του προσωπικού σε μολυσμένες περιοχές) έως τον Ιούλιο του 2021 (χαλάρωση των κανόνων λόγω της βελτίωσης της υγειονομικής κατάστασης). Ελήφθησαν υπόψη σημαντικά γεγονότα που έλαβαν χώρα μετά τον Ιούλιο του 2021, στον βαθμό που αυτά είχαν αντίκτυπο στο περιβάλλον των θεσμικών οργάνων όπως διαμορφώθηκε μετά την πανδημία COVID-19.

11 Υποβάλαμε σε έλεγχο τέσσερα θεσμικά όργανα της ΕΕ: το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΔΕΕ). Η έδρα του Κοινοβουλίου βρίσκεται μεν στη Γαλλία (Στρασβούργο),το όργανο όμως διαθέτει επίσης χώρους εργασίας στο Βέλγιο και το Λουξεμβούργο. Το Συμβούλιο εδρεύει αποκλειστικά στο Βέλγιο, αλλά κατά τους μήνες Απρίλιο, Ιούνιο και Οκτώβριο συνέρχεται στο Λουξεμβούργο. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής βρίσκονται κυρίως στο Βέλγιο και στο Λουξεμβούργο, αλλά το Κοινό Κέντρο Ερευνών της έχει γραφεία στη Γερμανία, την Ισπανία, την Ιταλία και στις Κάτω Χώρες. Το ΔΕΕ εδρεύει στο Λουξεμβούργο.

12 Εξετάσαμε τις αποφάσεις και τις διαδικασίες των θεσμικών οργάνων που σχετίζονται με την απόκρισή τους στην κρίση, καθώς και τα πρακτικά των συνεδριάσεων των υπηρεσιών που συμμετείχαν στη διαχείρισή της. Συλλέξαμε την ανατροφοδότηση των σχετικών διοικητικών υπηρεσιών μέσω ερωτηματολογίων και χρησιμοποιήσαμε τις έρευνες που διεξήγαγαν τα θεσμικά όργανα για να αξιολογήσουμε τοι πώς εισέπραξαν οι υπάλληλοί τους τα μέτρα που εφαρμόστηκαν. Πραγματοποιήσαμε συνεντεύξεις με ανώτερα διοικητικά στελέχη που συμμετείχαν στη διαχείριση της κρίσης, καθώς και με εκπροσώπους των επιτροπών προσωπικού.

13 Η έκθεσή μας αποτελεί μέρος μιας σειράς ελεγκτικών εργασιών του ΕΕΣ σχετικά με την πανδημία COVID-19. Παρέχει μια πρώτη αξιολόγηση των συνεπειών της κρίσης στη λειτουργία των θεσμικών οργάνων. Ο εν προκειμένω έλεγχος διενεργήθηκε πριν από το τέλος της πανδημίας και, ως εκ τούτου, τα συμπεράσματα και οι συστάσεις μας έχουν επίκαιρο και συναφή χαρακτήρα, καθώς μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση της αποδοτικότητας και της ετοιμότητας των ελεγχθέντων θεσμικών οργάνων έναντι μακροπρόθεσμων διαταραχών.

Παρατηρήσεις

Τα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας των θεσμικών οργάνων ακολουθούσαν ως επί το πλείστον αναγνωρισμένα πρότυπα και χρησιμοποιήθηκαν ως βάση για την απόκρισή τους στην κρίση

Τα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας των θεσμικών οργάνων ακολουθούσαν αναγνωρισμένα πρότυπα, αλλά δεν είχαν σχεδιαστεί για μακροπρόθεσμες διαταραχές ή υγειονομικές κρίσεις

14 Ο ρόλος ενός σχεδίου επιχειρησιακής συνέχειας (ΣΕΣ) είναι να παρέχει σε έναν οργανισμό τη δυνατότητα να αντιδρά σε διαταραχές και παράλληλα να διατηρεί την ικανότητά του να εκτελεί τις βασικές δραστηριότητες και τις νομικές υποχρεώσεις του. Στα ΣΕΣ πρέπει να ορίζονται τα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή τους και να καθορίζονται οι βασικές δραστηριότητες του οργανισμού. Τα σχέδια αυτά πρέπει επίσης να προσαρμόζονται στους κινδύνους που εντοπίζει ο οργανισμός, όπως και να επικαιροποιούνται τακτικά και να δοκιμάζονται⁵.

15 Τα θεσμικά όργανα της ΕΕ άρχισαν τις συζητήσεις γύρω από τις πολιτικές τους για την επιχειρησιακή συνέχεια το 2006, με έναυσμα την απειλή της πανδημίας της γρίπης των πτηνών H5N1. Η ανάγκη για ολοκληρωμένες πολιτικές επιχειρησιακής συνέχειας κατέστη ακόμη σαφέστερη το 2009, τη χρονιά που ξέσπασε η πανδημία γρίπης H1N1. Το διάστημα εκείνο, η διοργανική επιτροπή που είναι αρμόδια για την ιατρική συνεργασία (Διοργανικός Ιατρικός Σύλλογος, ΔΙΣ) είχε εκτιμήσει ότι έως και το 30 % των υπαλλήλων θα μπορούσε να μην είναι διαθέσιμοι, είτε επειδή θα νοσούσαν οι ίδιοι είτε επειδή θα φρόντιζαν νοσούντα εξαρτώμενα άτομα.

16 Τα θεσμικά όργανα που υποβάλαμε σε έλεγχο κατήρτισαν τις πρώτες πολιτικές και τα πρώτα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας το διάστημα μεταξύ 2006 και 2013. Σύμφωνα με τα ισχύοντα πρότυπα για την επιχειρησιακή συνέχεια (βλέπε σημείο 14), όλα τα ΣΕΣ διέθεταν σαφείς ορισμούς των ρόλων και των αρμοδιοτήτων, ενώ απαριθμούσαν τις βασικές δραστηριότητες που θα έπρεπε να διατηρηθούν σε περιόδους κρίσης και καθόριζαν το ελάχιστο προσωπικό που απαιτούνταν για τον σκοπό αυτό. Τα ΣΕΣ προέβλεπαν ως έναν βαθμό την αποκεντρωμένη διαχείριση συμβάντων, αλλά κάθε γεγονός που είχε αντίκτυπο στο σύνολο ενός θεσμικού οργάνου έπρεπε να βρίσκεται υπό την κεντρική διαχείριση του οργάνου αυτού, και μάλιστα να εμπίπτει στην αρμοδιότητα ομάδας διαχείρισης κρίσεων απαρτιζόμενη συνήθως από τον Γενικό Γραμματέα του οργάνου και εκπροσώπους των διοικητικών του διευθύνσεων. Σε όλα τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα, κάθε διεύθυνση ή γενική διεύθυνση διέθετε δικό της ΣΕΣ, στο οποίο αναφέρονταν οι βασικές τους δραστηριότητες, οι ελάχιστοι πόροι που απαιτούνταν για την εκτέλεσή τους και ο χρόνος αποκατάστασης καθεμίας από αυτές. Υπήρχε επίσης ένα κεντρικό ΣΕΣ για τις ομάδες κρίσης, στο οποίο περιλαμβάνονταν μέτρα που έπρεπε να ληφθούν σε περίπτωση συμβάντος.

17 Αν και οι πανδημίες και η διαταραχή που αυτές επιφέρουν υπήρξαν ευθύς εξαρχής πηγή προβληματισμού των θεσμικών οργάνων ως προς από την επιχειρησιακή τους συνέχεια, το 2020 τα ΣΕΣ δεν περιλάμβαναν πλέον ρητή αναφορά σε σχέδια πανδημίας. Εξαίρεση αποτελούσε το ΣΕΣ του ΔΕΕ, το οποίο είχε διατηρήσει το σχέδιό του για τη γρίπη των πτηνών. Το σχέδιο αυτό συνέδεε άμεσα τις αποφάσεις του Παγκόσμιου Οργανισμού Υγείας με τις δράσεις που έπρεπε να υλοποιηθούν από το θεσμικό όργανο. Στο χειρότερο δυνατό σενάριο (κίνδυνος για τη ζωή των υπαλλήλων), το σχέδιο του ΔΕΕ προέβλεπε την πλήρη αναστολή της δικαιοδοτικής δραστηριότητας και το κλείσιμο των εγκαταστάσεών του.

18 Όσον αφορά τα άλλα θεσμικά όργανα, στις εκτιμήσεις κινδύνου γινόταν μεν αναφορά σε πανδημίες, χωρίς όμως αυτή να συνοδεύεται από πιθανά μέτρα μετριασμού που να μπορούν να προσαρμοστούν σε μακροπρόθεσμες διαταραχές ή σε μακροπρόθεσμη μη διαθεσιμότητα του συνόλου των εγκαταστάσεων. Τα όργανα αυτά διέθεταν εφεδρικά σχέδια και σχέδια μετεγκατάστασης σε διαφορετικά κτίρια για την αντιμετώπιση διαταραχών διάρκειας λίγων ημερών. Δεν είχε προβλεφθεί η περίπτωση μη διαθεσιμότητας όλων των κτιρίων ταυτόχρονα, ούτε η αδυναμία μετακίνησης σε άλλο τόπο εργασίας. Το Κοινοβούλιο προέβλεπε την τηλεργασία, σε περιορισμένο βαθμό, μόνο για δραστηριότητες που δεν θα μπορούσαν να μετατοπιστούν σε άλλους χώρους. Οι ιατρικές υπηρεσίες του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου διέθεταν δικά τους σχέδια για μεταδοτικές νόσους, τα οποία όμως δεν είχαν ενσωματωθεί στα ΣΕΣ τους.

19 Σε γενικές γραμμές, τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα επικαιροποιούσαν τακτικά τα ΣΕΣ τους. Μεταξύ του 2013 και του Ιανουαρίου του 2020, τα ΣΕΣ των θεσμικών οργάνων είχαν δοκιμαστεί είτε στο πλαίσιο ασκήσεων που είχαν σχεδιαστεί για τον σκοπό αυτό είτε κατά τη διάρκεια πραγματικών κρίσεων, από ήσσονος σημασίας συμβάντα στα κτίρια έως τρομοκρατικές επιθέσεις (στις Βρυξέλλες το 2016, στο Στρασβούργο το 2018).

Τα θεσμικά όργανα βασίστηκαν στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειάς τους για να σχεδιάσουν την απόκρισή τους στην κρίση

20 Για την κατάλληλη αντιμετώπιση μιας κρίσης, ένας οργανισμός πρέπει να διαθέτει όργανα λήψης αποφάσεων σε περίπτωση κρίσης, των οποίων οι εξουσίες να ανταποκρίνονται στην εκάστοτε κατάσταση. Πρέπει επίσης να διαθέτει κατάλληλους διαύλους επικοινωνίας με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη και να κοινοποιεί τις αποφάσεις του στο προσωπικό του⁶.

21 Από το δεύτερο δεκαπενθήμερο του Φεβρουαρίου του 2020, όλα τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα είχαν αρχίσει να ενεργοποιούν τις δομές διαχείρισης κρίσεων που προβλέπονταν στα ΣΕΣ τους. Σε όλες τις περιπτώσεις, η συμμετοχή των διευθύνσεων ανθρωπίνων πόρων ήταν ενεργός, γεγονός που εξασφάλιζε την εμπλοκή των ιατρικών υπηρεσιών, έστω και έμμεσα. Ορισμένα θεσμικά όργανα προσάρμοσαν τη δομή διαχείρισης κρίσεων στις συνθήκες της πανδημίας COVID-19.

• Το Συμβούλιο θεώρησε ότι η σύνθεση της οικείας ομάδας διαχείρισης κρίσεων δεν ήταν η πλέον ενδεδειγμένη για την αντιμετώπιση της κρίσης της COVID-19. Αντ’ αυτής, στηρίχθηκε στις ομάδες διαχείρισης των γενικών διοικητικών διευθύνσεων που υποστηρίζονταν από τους ανταποκριτές επιχειρησιακής συνέχειας των άλλων υπηρεσιών και από τον προϊστάμενο της ιατρικής υπηρεσίας του.
• Ο προϊστάμενος της ιατρικής υπηρεσίας του Κοινοβουλίου δεν ήταν μέλος της ομάδας διαχείρισης κρίσεων και επιχειρησιακής συνέχειας του οργάνου (Crisis and Business Continuity Management Team, CBMT), αλλά κλήθηκε να συμμετάσχει ως άμεσος σύμβουλος του Γενικού Γραμματέα.

22 Η εισαγωγή της τηλεργασίας μείωσε τον κίνδυνο μόλυνσης του προσωπικού. Το σενάριο του ΔΙΣ του 2009, σύμφωνα με το οποίο το 30 % του προσωπικού θα νοσούσε ή δεν θα ήταν διαθέσιμο, δεν πραγματώθηκε ποτέ, ωστόσο η πρόσβαση στις εγκαταστάσεις των θεσμικών οργάνων υπήρξε περιορισμένη λόγω των εθνικών περιοριστικών μέτρων. Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στα ΣΕΣ, τα θεσμικά όργανα θα έπρεπε να συνεχίσουν να ασκούν μόνο τις βασικές δραστηριότητες. Στην προκειμένη περίπτωση, ωστόσο, ήταν σε θέση να συνεχίσουν να ασκούν το σύνολο των δραστηριοτήτων τους, έπρεπε απλώς να αποφασίσουν ποιες θα συνεχίζονταν να εκτελούνται επιτόπου και ποιες θα εκτελούνταν εξ αποστάσεως.

23 Στις αρχές Μαρτίου του 2020, πριν από την επιβολή των εθνικών περιοριστικών μέτρων, το Συμβούλιο αποφάσισε να διατηρήσει μόνο το προσωπικό που είναι αναγκαίο για τη διοργάνωση των επιτόπιων συνεδριάσεων του Συμβουλίου. Το ΔΕΕ ενθάρρυνε την ευρύτερη χρήση ανταλλαγών σε γραπτή μορφή. Για τις υποθέσεις στις οποίες είχε ήδη προγραμματιστεί επ ακροατηρίου συζήτηση (επί τόπου), οι δικαστές κλήθηκαν να εξετάσουν κατά πόσον μπορούσε αυτή να αναβληθεί ή, εφόσον αυτό δεν γινόταν, εάν μπορούσε η διαδικασία να αντικατασταθεί από την ανταλλαγή γραπτών ερωτήσεων και απαντήσεων. Το Κοινοβούλιο και η Επιτροπή συνέχισαν να ασκούν τις δραστηριότητές τους στις εγκαταστάσεις τους έως τα μέσα Μαρτίου του 2020.

24 Τα θεσμικά όργανα ανταλλάσσουν πληροφορίες και συνεργάζονται μέσω διαφόρων διοργανικών επιτροπών. Ωστόσο, κανένα από τα ελεγχθέντα όργανα δεν διέθετε διατάξεις στα ΣΕΣ του σχετικά με τους ρόλους των εν λόγω επιτροπών, εκτός από ορισμένες γενικές παρατηρήσεις σχετικά με την ενημέρωση των άλλων οργάνων σε περίπτωση ενεργοποίησης των ΣΕΣ. Όταν ήρθαν αντιμέτωπα με μια κοινή κρίση, δεν διέθεταν ένα φόρουμ οριζόμενο στα ΣΕΣ μέσω του οποίου θα μπορούσαν να αλληλοενημερώνονται γρήγορα για τις αποφάσεις που λάμβαναν.

25 Τη δεύτερη εβδομάδα του Μαρτίου του 2020, ο πρόεδρος μιας επιτροπής –της προπαρασκευαστικής επιτροπής για θέματα του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης (CPQS), που απαρτίζεται από εκπροσώπους όλων των θεσμικών οργάνων και ασχολείται με ζητήματα που σχετίζονται με τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και τους όρους απασχόλησης– διοργάνωσε άτυπη συνεδρίαση, προκειμένου να συζητηθούν τα μέτρα που εφαρμόζονταν σε όλα τα θεσμικά όργανα. Αυτή η άτυπη ομάδα διατηρήθηκε καθ’ όλη τη διάρκεια της πανδημίας και συνερχόταν σε τακτική βάση. Η CPQS δεν έχει εντολή να λαμβάνει αποφάσεις για λογαριασμό των θεσμικών οργάνων, αλλά αυτό το άτυπο δίκτυο συνέβαλε, ως έναν βαθμό, στην εναρμόνιση των αποφάσεων που λαμβάνονταν (παραδείγματος χάριν, σχετικά με τον χειρισμό των διοργανικών μεταθέσεων υπαλλήλων). Λόγω της αυτονομίας των θεσμικών οργάνων, των διαφορετικών καθηκόντων τους και των διαφορετικών κανόνων που ίσχυαν στα κράτη μέλη υποδοχής, κάθε θεσμικό όργανο υιοθέτησε διαφορετική προσέγγιση κατά τη διάρκεια της κρίσης. Παρατηρήσαμε ορισμένες διαφορές στις πρακτικές διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων, ιδίως όσον αφορά τις συνθήκες υπό τις οποίες επιτρεπόταν η τηλεργασία εκτός του τόπου διορισμού (βλέπε παράρτημα II).

26 Πέραν της διοργανικής τους συνεργασίας, τα θεσμικά όργανα είχαν τακτικές επαφές με τις εθνικές και τοπικές αρχές των κρατών μελών υποδοχής, προκειμένου να συζητούν τα υγειονομικά μέτρα που λαμβάνονταν και τον αντίκτυπό τους στη λειτουργία των ίδιων.

27 Τα θεσμικά όργανα βασίστηκαν σε ορισμένους από τους διαύλους επικοινωνίας που προβλέπονταν στα ΣΕΣ για βραχυχρόνια συμβάντα (ηλεκτρονικά ή γραπτά μηνύματα). Στα τέλη Φεβρουαρίου του 2020, δημιούργησαν επίσης ειδικές σελίδες στα ενδοδίκτυά τους για την ενημέρωση του προσωπικού σχετικά με τα λαμβανόμενα μέτρα και τις τελευταίες ιατρικές συμβουλές. Οι πληροφορίες που αναρτούνταν στο ενδοδίκτυο διαβιβάζονταν επίσης με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προς εξασφάλιση της ευρύτερης δυνατής διάδοσής τους.

Τα θεσμικά όργανα κατάφεραν να ελαχιστοποιήσουν τη διαταραχή των βασικών δραστηριοτήτων τους

Τα θεσμικά όργανα προσαρμόστηκαν ώστε να συνεχίσουν να εκπληρώνουν τους ρόλους τους δυνάμει των Συνθηκών

28 Καθένα από τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα έχει βασικές δραστηριότητες που συνδέονται με τον ρόλο του, όπως αυτός ορίζεται στις Συνθήκες. Οι δραστηριότητες αυτές συνοψίζονται στο γράφημα 2. Η ανθεκτικότητα των θεσμικών οργάνων κατά τη διάρκεια της κρίσης έγκειτο στην ικανότητά τους να εκπληρώνουν τον ρόλο τους βάσει των Συνθηκών και να τηρούν τις καθιερωμένες αρχές λειτουργίας τους, όπως η πολυγλωσσία⁷.

Τα θεσμικά όργανα προσάρμοσαν τους εσωτερικούς κανονισμούς τους, προκειμένου να διασφαλίσουν τη συνέχεια των δραστηριοτήτων τους σε καταστάσεις κρίσης

29 Οι εσωτερικοί κανονισμοί που ίσχυαν στα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα τον Ιανουάριο του 2020 δεν είχαν σχεδιαστεί ώστε να καλύπτουν το ενδεχόμενο μακροπρόθεσμης διαταραχής. Κανένας εσωτερικός κανονισμός δεν διέθετε ειδικές διατάξεις για την αντιμετώπιση σοβαρών περιορισμών στην ικανότητα των μελών του θεσμικού οργάνου να συνεδριάζουν.

30 Το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο ασκούν από κοινού τη νομοθετική και την επί του προϋπολογισμού εξουσία στην ΕΕ⁸. Προϋπόθεση για την εκπλήρωση του ρόλου τους είναι να είναι σε θέση να συζητούν, να τροποποιούν και να ψηφίζουν τις πρωτοβουλίες πολιτικής που προτείνει η Επιτροπή. Πριν από την κρίση της COVID-19, οι δραστηριότητες αυτές εκτελούνταν σχεδόν εξ ολοκλήρου στο πλαίσιο των διά ζώσης συνεδριάσεων του Κοινοβουλίου, των συνόδων των υπουργών του Συμβουλίου ή των συνεδριάσεων ομάδων εργασίας. Μετά την επιβολή των περιοριστικών μέτρων και των ταξιδιωτικών περιορισμών, ήταν πλέον δύσκολη ή ακόμη και ακατόρθωτη η διοργάνωση των εν λόγω διά ζώσης συνεδριάσεων ή των επ’ ακροατηρίου συζητήσεων. Οι εσωτερικοί κανονισμοί της Επιτροπής και του ΔΕΕ παρείχαν μεγαλύτερη ευελιξία, καθώς προσέφεραν επιλογές που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν σε περιπτώσεις που δεν ήταν δυνατή η διά ζώσης συνεδρίαση (βλέπε πλαίσιο 1).

31 Προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι τα θεσμικά όργανα διέθεταν το κατάλληλο πλαίσιο για να συνεχίσουν να λειτουργούν, έπρεπε να προσαρμόσουν τον εσωτερικό κανονισμό τους (πλην του ΔΕΕ). Στις 20 Μαρτίου 2020, το Κοινοβούλιο τροποποίησε τους κανόνες που διέπουν την ψηφοφορία, ώστε να καταστεί δυνατή η εξ αποστάσεως ψηφοφορία κατά τη σύνοδο της ολομέλειας, και, στις 8 Απριλίου 2020, τους κανόνες για την ψηφοφορία στις επιτροπές. Τέλος, τον Δεκέμβριο του 2020 τροποποίησε τον εσωτερικό κανονισμό του, προκειμένου να εισαγάγει μέτρα για τις «έκτακτες περιστάσεις», τα οποία επιτρέπουν την αναβολή των κοινοβουλευτικών συνόδων, τη μετακίνησή τους σε άλλη τοποθεσία ή τη διεξαγωγή τους σε χωριστές αίθουσες ή εξ αποστάσεως. Στις κοινοβουλευτικές συνόδους που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της ελεγχθείσας περιόδου οι βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ψήφιζαν εξ αποστάσεως, αν και ορισμένοι ήταν φυσικά παρόντες. Λόγω των ταξιδιωτικών περιορισμών, από τον Μάρτιο του 2020 έως τον Ιούνιο του 2021, οι σύνοδοι της ολομέλειας μεταφέρθηκαν από το Στρασβούργο στις Βρυξέλλες.

32 Οι εναλλακτικές ρυθμίσεις ψηφοφορίας επέτρεψαν τη συνέχιση της νομοθετικής δραστηριότητας. Η εξ αποστάσεως συμμετοχή λειτούργησε επιβαρυντικά για τη διερμηνεία (εξαιτίας της χαμηλότερης ποιότητας ήχου και της έλλειψης οπτικής επαφής) και, για τον λόγο αυτό, η διάρκεια των συνεδριάσεων μειώθηκε. Ωστόσο, η νομοθετική δραστηριότητα του Κοινοβουλίου το 2020 και το 2021 ήταν παρόμοια με εκείνη του 2019 (βλέπε πίνακα 1 στο παράρτημα I).

33 Το Συμβούλιο δεν τροποποίησε τον εσωτερικό κανονισμό του, αλλά, στις 23 Μαρτίου 2020, εισήγαγε προσωρινή παρέκκλιση που διευκόλυνε την προσφυγή στις έγγραφες διαδικασίες υπό συγκεκριμένες περιστάσεις. Το όργανο χρειάστηκε εναλλακτικές ρυθμίσεις έγκρισης, δεδομένου ότι οι υπουργικές συζητήσεις που πραγματοποιούνταν μέσω βιντεοδιάσκεψης θεωρούνταν άτυπες συνεδριάσεις και, ως εκ τούτου, κατά τη διάρκειά τους δεν μπορούσαν να εγκριθούν επίσημες πράξεις. Με την προαναφερόμενη παρέκκλιση, η Επιτροπή των Μόνιμων Αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών (ΕΜΑ) είχε την ευχέρεια να αποφασίσει, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες πλειοψηφίας για την υπό εξέταση πράξη, να καταφύγει στην έγγραφη διαδικασία. Στην πράξη, η εκάστοτε πράξη συζητούνταν στο πλαίσιο άτυπων συνεδριάσεων και, στη συνέχεια, η ΕΜΑ μπορούσε να αποφασίσει να προσφύγει στην έγγραφη διαδικασία.

34 Το Συμβούλιο ενέκρινε αρχικά την παρέκκλιση για έναν μήνα και την παρέτεινε καθ’ όλη τη διάρκεια της κρίσης· η ισχύουσα παρέκκλιση λήγει στα τέλη Ιουνίου του 2022. Η ΕΜΑ, η οποία εδρεύει στις Βρυξέλλες, συνέχισε να συνεδριάζει διά ζώσης καθ’ όλη τη διάρκεια της κρίσης. Εξαιτίας αυτού του διακανονισμού, αυξήθηκε μεν ο φόρτος εργασίας της, το Συμβούλιο ωστόσο κατάφερε να διατηρήσει τη νομοθετική του δραστηριότητα σε επίπεδο παρόμοιο με εκείνο των προηγούμενων ετών (βλέπε πίνακα 2 στο παράρτημα Ι). Στο μέτρο του δυνατού, με φυσική παρουσία πραγματοποιούνταν επίσης οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου.

35 Η Επιτροπή τροποποίησε τον εσωτερικό κανονισμό της στις 22 Απριλίου 2020, διευκρινίζοντας ότι οι συνεδριάσεις της θα μπορούσαν να πραγματοποιούνται μέσω συστημάτων τηλεπικοινωνιών που επιτρέπουν την ταυτοποίηση και την αποτελεσματική συμμετοχή των μελών της, ούτως ώστε να αποφευχθεί τυχόν διακοπή της λειτουργίας του σώματος. Το πρόγραμμα εργασίας της Επιτροπής για το 2020 προσαρμόστηκε τον Μάιο του 2020, ώστε να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές στις προτεραιότητες που επέφερε η κρίση της COVID-19. Περίπου το ένα τέταρτο των αρχικά προγραμματισμένων πρωτοβουλιών πολιτικής αναβλήθηκαν κατά τρεις έως έξι μήνες λόγω της πανδημίας. Παράλληλα, η Επιτροπή εισήγαγε νέες πρωτοβουλίες ως απόκριση πολιτικής στην κρίση, όπως το σχέδιο NextGenerationEU (NGEU) (βλέπε πλαίσιο 2), που προτάθηκε παράλληλα με το πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο της περιόδου 2021-2027.

36 Η δραστηριότητα του ΔΕΕ εξαρτάται από τις υποθέσεις που παραπέμπονται ενώπιόν του. Μεταξύ της 16ης Μαρτίου 2020 και της 25ης Μαΐου 2020, το ΔΕΕ ανέστειλε τις ακροάσεις, δεδομένου ότι οι εγκαταστάσεις του παρέμειναν κλειστές για το προσωπικό. Η αναστολή των επ ακροατηρίου συζητήσεων δεν είχε ως αποτέλεσμα την αναστολή της δικαστικής δραστηριότητας (βλέπε πλαίσιο 1). Κατά το διάστημα που είχαν ανασταλεί οι επ’ ακροατηρίου συζητήσεις, ο πρόεδρος εξέδιδε τις αποφάσεις αυτοπροσώπως άπαξ εβδομαδιαίως. Με την επανέναρξη των επ’ ακροατηρίου διαδικασιών, το ΔΕΕ έθεσε σε εφαρμογή ένα σύστημα ΤΠ που προσέφερε τη δυνατότητα εξ αποστάσεως συμμετοχής των διαδίκων που δεν μπορούσαν να ταξιδέψουν στο Λουξεμβούργο. Μετά τις 25 Μαΐου 2020, το όργανο δεν ανέστειλε πλέον την επί τόπου δικαστική δραστηριότητα.

37 Ο συνολικός αντίκτυπος της πανδημίας COVID-19 στη δικαιοδοτική δραστηριότητα του ΔΕΕ ήταν ανάμικτος, δεδομένου ότι συνδέεται με το επίπεδο της δραστηριότητας τόσο των εθνικών δικαστηρίων που παραπέμπουν σε αυτό υποθέσεις όσο και των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ. To 2020 o αριθμός των εισαχθεισών υποθέσεων ήταν χαμηλότερος από ό,τι το 2019, ο αριθμός των εκκρεμών υποθέσεων αυξήθηκε ελαφρώς αλλά η μέση διάρκεια των υποθέσεων παρέμεινε ίδια (βλέπε πίνακα 4 στο παράρτημα I).

Τα θεσμικά όργανα προσπάθησαν σθεναρά να διατηρήσουν την πολυγλωσσία

38 Σύμφωνα με την αρχή της πολυγλωσσίας, όλες οι επίσημες γλώσσες των κρατών μελών της ΕΕ είναι επίσημες γλώσσες και γλώσσες εργασίας των θεσμικών οργάνων. Για να εξασφαλιστεί η τήρηση της αρχής αυτής, τα θεσμικά όργανα επαφίενται σε μεταφραστές και διερμηνείς. Η πανδημία COVID-19 επέφερε συγκεκριμένους περιορισμούς για τους διερμηνείς: οι θάλαμοι διερμηνείας δεν μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν με την πλήρη χωρητικότητά τους λόγω της φυσικής αποστασιοποίησης και οι εξωτερικοί διερμηνείς δεν ήταν πάντοτε σε θέση να ταξιδέψουν. Η μετάβαση σε εξ αποστάσεως και υβριδικές συνεδριάσεις ενείχε τεχνικές δυσκολίες (βλέπε σημείο 32). Παρά το γεγονός αυτό, κατά τη διάρκεια της κρίσης τα θεσμικά όργανα έθεσαν σε εφαρμογή λύσεις για τη διασφάλιση της πολυγλωσσίας (βλέπε πλαίσιο 3).

Τα θεσμικά όργανα εκπλήρωσαν το καθήκον μέριμνας προς το προσωπικό τους και διατήρησαν την επιχειρησιακή ικανότητά τους

39 Τα θεσμικά όργανα οφείλουν να προσφέρουν στο προσωπικό τους συνθήκες εργασίας που πληρούν τα κατάλληλα πρότυπα υγείας και ασφάλειας⁹. Για τη διατήρηση της επιχειρησιακής συνέχειας χωρίς την αναστολή μη βασικών δραστηριοτήτων, τα θεσμικά όργανα έπρεπε επίσης να διατηρήσουν τη διαθεσιμότητα και τις επιδόσεις του προσωπικού στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο.

Τα θεσμικά όργανα έλαβαν τα κατάλληλα μέτρα για την προστασία της υγείας του προσωπικού τους και την πρόληψη των μολύνσεων στις εγκαταστάσεις τους

40 Ο ΔΙΣ απαρτίζεται από τους ιατρούς-συμβούλους των θεσμικών οργάνων. Ρόλος του είναι να ενημερώνει τους προϊσταμένους της διοίκησης των θεσμικών οργάνων για θέματα υγείας. Από τον Φεβρουάριο του 2020 απέστειλε σειρά σημειωμάτων, στα οποία αρχικώς περιέγραφε λεπτομερώς την εξέλιξη της πανδημίας και, στη συνέχεια, κατά τα επόμενα στάδια της πανδημίας, διευκρίνιζε τη συναινετική άποψη στην οποία κατέληγαν τα μέλη του σχετικά με τα διάφορα μέτρα που έπρεπε να ληφθούν για τη διασφάλιση της ασφάλειας του προσωπικού κατά την παραμονή τους στις εγκαταστάσεις. Επίσης, παρείχε ενημέρωση σχετικά με τις κατευθυντήριες οδηγίες για ψυχολογική υποστήριξη και σχετικά με τους εμβολιασμούς.

41 Τον Φεβρουάριο του 2020, οι υπάλληλοι που είχαν επιστρέψει από περιοχές κινδύνου κλήθηκαν να τηλεργαστούν για να περιοριστεί ο κίνδυνος μόλυνσης. Από τη δεύτερη εβδομάδα του Μαρτίου του 2020, τα θεσμικά όργανα ζήτησαν από τους υπαλλήλους που ανήκαν σε ευάλωτες ομάδες να εργαστούν επίσης εξ αποστάσεως. Καθ’ όλη τη διάρκεια την περίοδο αναφοράς του ελέγχου, ο ΔΙΣ συνιστούσε την τηλεργασία ως τρόπο διάσπασης των αλυσίδων μετάδοσης.

42 Στο γράφημα 3 παρουσιάζεται το πώς εξελίχθηκε αριθμητικά η παρουσία του προσωπικού στα όργανα κατά τη διάρκεια της περιόδου ελέγχου, με βάση τα στοιχεία παρακολούθησης κάθε θεσμικού οργάνου:

• για όσο διάστημα τα κράτη μέλη υποδοχής διατηρούσαν σε ισχύ περιορισμούς στις μετακινήσεις (την άνοιξη 2020, τον χειμώνα 2020-2021), τα θεσμικά όργανα συμμορφώθηκαν και διατήρησαν χαμηλό τον αριθμό του προσωπικού στις εγκαταστάσεις τους, περιορίζοντάς τον στους υπαλλήλους των οποίων η παρουσία ήταν απαραίτητη·
• όταν οι εθνικοί περιορισμοί άρχισαν να αίρονται σταδιακά (τον Ιούνιο του 2020, και πάλι από την άνοιξη του 2021), τα θεσμικά όργανα επέτρεψαν την αύξηση του προσωπικού στις εγκαταστάσεις τους, εάν η παρουσία τους ήταν αναγκαία για τη στήριξη των βασικών δραστηριοτήτων στον χώρο εργασίας (όπως σύνοδοι, συνεδριάσεις και επ' ακροατηρίου συζητήσεις)·
• τα διαστήματα κατά τα οποία σημειωνόταν βελτίωση της υγειονομικής κατάστασης (το καλοκαίρι και το φθινόπωρο του 2020), τα θεσμικά όργανα ενθάρρυναν επίσης τους υπαλλήλους που είχαν αναφέρει ότι αντιμετώπιζαν δυσκολίες εργαζόμενοι εξ αποστάσεως να επιστρέψουν στο γραφείο.

43 Προκειμένου να διασφαλιστεί η ασφάλεια του προσωπικού που εργαζόταν στις εγκαταστάσεις των οργάνων, τα θεσμικά όργανα θέσπισαν πρωτόκολλα (φυσική αποστασιοποίηση, καθαρισμός, χρήση μάσκας), βάσει συστάσεων του ΔΙΣ, των δικών τους ιατρικών υπηρεσιών και των εθνικών αρχών. Τα κρούσματα COVID-19 (μεταξύ του προσωπικού, των παρόχων διαφόρων υπηρεσιών και των επισκεπτών) παρακολουθούνταν από την ιατρική υπηρεσία κάθε οργάνου, προκειμένου να μειωθεί ο κίνδυνος μόλυνσης στις εγκαταστάσεις του. Το Κοινοβούλιο προσέφερε επίσης τη δυνατότητα διενέργειας διαγνωστικού τεστ στους χώρους του.

44 Από την άνοιξη του 2021, τα θεσμικά όργανα ενθάρρυναν το προσωπικό τους να εμβολιαστεί, είτε με τη δημιουργία δικών τους εμβολιαστικών κέντρων σε συμφωνία με τις τοπικές αρχές (στις Βρυξέλλες) είτε με την ενημέρωση του προσωπικού τους σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα μπορούσαν να συμμετάσχουν στις εθνικές εκστρατείες εμβολιασμού (στο Λουξεμβούργο και σε άλλες χώρες). Τα θεσμικά όργανα τηρούσαν τους κανόνες των κρατών μελών υποδοχής σχετικά με τον εμβολιασμό και την πρόσβαση στον χώρο εργασίας. Από τον Νοέμβριο του 2021, το Κοινοβούλιο, βάσει σύστασης του ΔΙΣ και καθ’ υπέρβαση των εθνικών κανόνων, εισήγαγε την απαίτηση προσκόμισης ψηφιακού πιστοποιητικό COVID για την πρόσβαση στις εγκαταστάσεις του.

Τα θεσμικά όργανα υποστήριξαν την ευημερία των υπαλλήλων τους και τους βοήθησαν να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες εργασίας

45 Πριν από την κρίση, ο αριθμός των υπαλλήλων της ΕΕ που τηλεργάζονταν τακτικά ήταν χαμηλός: η δυνατότητα αυτή παρεχόταν στους γλωσσομαθείς νομικούς και στους μεταφραστές από το 2009 στα περισσότερα θεσμικά όργανα και, από το 2016, επεκτάθηκε σε όλο το επιλέξιμο προσωπικό, με το Κοινοβούλιο και την Επιτροπή να κάνουν την αρχή. Τον Δεκέμβριο του 2019, η Επιτροπή ανέφερε ότι περίπου το 25 % του εργατικού δυναμικού της (8 000 υπάλληλοι) χρησιμοποιούσε τη δυνατότητα τηλεργασίας σε περιστασιακή βάση. Όταν τα θεσμικά όργανα εισήγαγαν την υποχρεωτική τηλεργασία στα μέσα Μαρτίου του 2020, το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού τους δεν είχε χρησιμοποιήσει ποτέ τη δυνατότητα αυτή στο παρελθόν.

46 Προκειμένου να διατηρήσουν τα επίπεδα επιδόσεων του προσωπικού τους, τα θεσμικά όργανα εισήγαγαν διάφορα μαθήματα κατάρτισης σχετικά με την τηλεργασία και τα νέα εργαλεία ΤΠ που είχαν τεθεί σε εφαρμογή. Έμφαση δόθηκε κυρίως στην παροχή κατάρτισης και υποστήριξης στα μεσαία διοικητικά στελέχη, ώστε αυτά να μπορούν να διαχειριστούν τις ομάδες τους εξ αποστάσεως, καθώς και στη βελτίωση των συνθηκών εργασίας από το σπίτι (βλέπε παράρτημα II).

47 Κατά τη διάρκεια της κρίσης, η διαθεσιμότητα του προσωπικού αυξήθηκε για διάφορους λόγους. Από τα δεδομένα που συγκεντρώσαμε, από το Συμβούλιο και την Επιτροπή, προκύπτει ότι το προσωπικό κατέγραψε περισσότερες ώρες εργασίας το διάστημα 2020/2021 σε σύγκριση με προηγούμενα έτη. Όλα τα θεσμικά όργανα ανέφεραν μείωση του αριθμού των ημερών βραχυχρόνιας αναρρωτικής άδειας. Επίσης, σε όλα τα όργανα, σημειώθηκε μείωση του αριθμού των εργαζομένων μερικής απασχόλησης (κυρίως όσον αφορά το προσωπικό που εργάζεται σε ποσοστό 80 %, 90 % ή 95 %).

48 Τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα επέτρεψαν στο προσωπικό να τηλεργάζεται εκτός του τόπου διορισμού του¹⁰, ως έκτακτο μέτρο υπαγορευόμενο από τις περιστάσεις (απομόνωση, ανάγκη φροντίδας συγγενών). Η δυνατότητα αυτή παραχωρούνταν υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Για το Κοινοβούλιο, η δυνατότητα τηλεργασίας εκτός του τόπου διορισμού προσφερόταν σε υπαλλήλους που ήθελαν να φροντίσουν κάποιον συγγενή και συνεπαγόταν την υποχρέωση εργασίας με μειωμένο ωράριο και αντίστοιχη μείωση του μισθού (βλέπε παράρτημα ΙΙ). Ο τρόπος με τον οποίο τα θεσμικά όργανα παρακολουθούσαν τον αριθμό των υπαλλήλων που χρησιμοποιούσαν αυτή τη δυνατότητα διέφερε, αλλά τα συνολικά καταγεγραμμένα αριθμητικά στοιχεία ήταν χαμηλά: ποτέ περισσότερο από το 2 % του προσωπικού του Κοινοβουλίου σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή· για το ΔΕΕ το αντίστοιχο ποσοστό ήταν 3 %, για την Επιτροπή περίπου 5 % (με όριο τις 10 ημέρες ετησίως) και για το Συμβούλιο 5,8 % (η κατάσταση παρακολουθήθηκε μόνο για την περίοδο Μαΐου-Ιουνίου 2021). Το εν λόγω έκτακτο μέτρο έπαυσε να ισχύει σταδιακά έως το τέλος του 2021.

Τα θεσμικά όργανα επιτάχυναν τους ρυθμούς υλοποίησης των υφιστάμενων έργων εκσυγχρονισμού, ωστόσο πρόκληση παραμένει η ψηφιοποίηση των διοικητικών υπηρεσιών

49 Προκειμένου να διατηρηθούν οι επιδόσεις του προσωπικού κατά τη διάρκεια της κρίσης, τα θεσμικά όργανα έπρεπε να διασφαλίσουν ότι η πλειονότητα των υπαλλήλων διέθετε τα κατάλληλα εργαλεία για να εργάζεται εξ αποστάσεως. Συνεπώς, αναγκάστηκαν να βρουν εναλλακτικές λύσεις αντί των συνεδριάσεων με φυσική παρουσία. Οι λύσεις αυτές έπρεπε να είναι ασφαλείς και κατάλληλες και να τους επιτρέπουν να εκτελούν τόσο τα υποστηρικτικά τους καθήκοντα όσο και τις βασικές δραστηριότητές τους. Έπρεπε να καθιερώσουν διοικητικές διαδικασίες προσαρμοσμένες στην εξ αποστάσεως εργασία, οι οποίες θα βασίζονταν περισσότερο σε ροές εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού.

Παρά τα ανομοιογενή επίπεδα ετοιμότητας, τα θεσμικά όργανα εξασφάλισαν σύντομα την εξ αποστάσεως εργασία για το προσωπικό τους

50 Από το 2016, τα θεσμικά όργανα επέκτειναν σταδιακά την ευκαιρία τηλεργασίας σε όλο το προσωπικό (βλέπε σημείο 45). Παράλληλα, είχαν αρχίσει να παρέχουν στους υπαλλήλους τους εξοπλισμό, ώστε αυτοί να μπορούν να εργάζονται εξ αποστάσεως: εταιρικούς φορητούς υπολογιστές με πρόσβαση σε εικονικό ιδιωτικό δίκτυο (VPN) ή άδειες υποδομών εικονικών σταθμών εργασίας (VDI) που τους επέτρεπαν να συνδέονται με το εργασιακό περιβάλλον τους από ιδιωτική συσκευή.

51 Τον Ιανουάριο του 2020, τα θεσμικά όργανα είχαν μεν διαθέσει κινητό εξοπλισμό ΤΠ στο προσωπικό τους, αλλά σε διαφορετικό βαθμό. Πάνω από το 90 % των υπαλλήλων του Συμβουλίου και της Επιτροπής διέθετε εταιρικούς φορητούς υπολογιστές. Και τα δύο θεσμικά όργανα διέθεταν αρκετές άδειες VPN (για μόνιμη ή έκτακτη χρήση), ώστε να καλύψουν όλο το προσωπικό τους. Διέθεταν επίσης περιορισμένο αριθμό αδειών VDI.

52 Το Κοινοβούλιο και το ΔΕΕ βρίσκονταν ήδη στο στάδιο ανάπτυξης των προγραμμάτων κινητικότητας στον τομέα ΤΠ όταν αποφασίστηκε η μετάβαση στην τηλεργασία. Το ΔΕΕ είχε επιταχύνει τους ρυθμούς ανάπτυξης του προγράμματός του το 2019, με στόχο την ολοκλήρωσή του έως την άνοιξη του 2020. Στόχος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ήταν να ολοκληρώσει τη διανομή φορητών υπολογιστών στο προσωπικό του μέχρι το τέλος της κοινοβουλευτικής περιόδου 2019-2024. Έως τα μέσα Μαρτίου 2020, περίπου το 35 % του προσωπικού του Κοινοβουλίου και το 71 % του προσωπικού του ΔΕΕ είχαν ήδη εξοπλιστεί με λύσεις VPN ή VDI που τους επέτρεπαν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Κάθε υπάλληλος είχε πρόσβαση στην επαγγελματική ηλεκτρονική θυρίδα εισερχομένων του μέσω εργαλείων διαδικτυακής σύνδεσης στο ηλεκτρονικού ταχυδρομείο.

53 Το Κοινοβούλιο και το ΔΕΕ επέσπευσαν τη διανομή φορητών υπολογιστών. Όσον αφορά τη διανομή υλικού, και τα δύο όργανα έδωσαν προτεραιότητα σε κρίσιμες υπηρεσίες, όπως τα μητρώα του ΔΕΕ, και επίσης αύξησαν τον αριθμό των διαθέσιμων αδειών VDI (για το προσωπικό που δεν ήταν ακόμη εξοπλισμένο με εταιρικούς φορητούς υπολογιστές). Έως τον Μάιο του 2020, το 95 % των υπαλλήλων τους ήταν σε θέση να τηλεργάζεται χρησιμοποιώντας πρόσβαση VPN ή άδεια VDI και, έως τα τέλη Ιουνίου του 2020, όλοι τους διέθεταν τον αναγκαίο εξοπλισμό.

54 Όλα τα θεσμικά όργανα έπρεπε επίσης να αυξήσουν τη δυναμικότητα των υποδομών τους, ώστε να ανταποκρίνονται στον αριθμό των συνδέσεων. Κατά τις πρώτες εβδομάδες της μετάβασης στην τηλεργασία, το προσωπικό ανέφερε ορισμένα προβλήματα σχετικά με την ποιότητα και τη σταθερότητα των συνδέσεων, τα οποία ωστόσο επιλύθηκαν ως επί το πλείστον έως τον Απρίλιο του 2020. Ο αριθμός των αιτημάτων που υποβάλλονταν στα γραφεία υποστήριξης των θεσμικών οργάνων μειώθηκε σημαντικά από τον Απρίλιο του 2020, καθώς το προσωπικό εξοικειώθηκε με τα εργαλεία τηλεργασίας και αυξήθηκε η ευρυζωνική χωρητικότητα.

Με την κρίση επιταχύνθηκαν οι ρυθμοί ανάπτυξης συνεργατικών εργαλείων με βάση το υπολογιστικό νέφος και ειδικών λύσεων βιντεοδιάσκεψης, γεγονός που συνεπέφερε προκλήσεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων και την ασφάλεια

55 Τα συνεργατικά εργαλεία ΤΠ παρέχουν στο προσωπικό τη δυνατότητα να συνεργάζεται χωρίς να βρίσκεται στον ίδιο χώρο. Ο όρος καλύπτει ένα φάσμα εργαλείων, από λύσεις βιντεοδιάσκεψης έως πλατφόρμες που παρέχουν τη δυνατότητα κοινοχρησίας και επεξεργασίας εγγράφων σε πραγματικό χρόνο. Τα θεσμικά όργανα χρησιμοποιούσαν ορισμένα από αυτά πριν από την κρίση: η Επιτροπή, παραδείγματος χάριν, χρησιμοποιούσε συνεργατικούς ιστότοπους από το 2013. Σε όλα τα θεσμικά όργανα, οι λύσεις βιντεοδιάσκεψης ήταν κοινές. Συνήθως χρησιμοποιούνταν σε ειδικά εξοπλισμένες αίθουσες, για τη διοργάνωση συναντήσεων μεταξύ τους και με εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς.

56 Οι υπηρεσίες υπολογιστικού νέφους αυξάνονται παγκοσμίως από το 2016/2017. Προσφέρουν νέες δυνατότητες συνεργασίας, δεδομένου ότι δεν περιορίζονται από κάποια υλική υποδομή. Από το 2019, ορισμένα από τα θεσμικά όργανα δοκιμάζουν εργαλεία που βασίζονται στο υπολογιστικό νέφος, συμπεριλαμβανομένων λύσεων βιντεοδιάσκεψης με συνεργατικά χαρακτηριστικά (κοινοχρησία και επεξεργασία εγγράφων). Ωστόσο, η χρήση υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους ενέχει ειδικούς κινδύνους όσον αφορά την ασφάλεια και την προστασία των δεδομένων σε σύγκριση με τις υποδομές εντός των εγκαταστάσεων¹¹.

57 Τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα αξιολογούν διαφορετικά τους κινδύνους για την προστασία των δεδομένων και την ασφάλεια ΤΠ που συνδέονται με συνεργατικά εργαλεία που βασίζονται στο υπολογιστικό νέφος, με αποτέλεσμα να λαμβάνουν διαφορετικές αποφάσεις σχετικά με την ευρύτερη χρήση τους. Η απόφαση Schrems II¹² που εκδόθηκε τον Ιούλιο του 2020 και η επακόλουθη σύσταση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)¹³ να μην επεκταθεί εκτός ΕΕ η χρήση νέων υπηρεσιών που συνεπάγονται τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προσέθεσαν ένα ακόμη επίπεδο περιορισμών όσον αφορά το είδος των εργαλείων συνεργασίας που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τα θεσμικά όργανα. Όσα από αυτά χρησιμοποιούν υπηρεσίες υπολογιστικού νέφους και εργαλεία βιντεοδιάσκεψης με έδρα τις ΗΠΑ έπρεπε να επανεξετάσουν τις συμβάσεις τους με τους παρόχους τους, προκειμένου να διασφαλίσουν επαρκές επίπεδο προστασίας των δεδομένων (βλέπε πλαίσιο 4).

58 Τα θεσμικά όργανα ανέπτυξαν επίσης ειδικές λύσεις βιντεοδιάσκεψης ώστε να καταστεί δυνατή η εξ αποστάσεως διεξαγωγή βασικών δραστηριοτήτων, όπως κοινοβουλευτικές συζητήσεις, σύνοδοι του Συμβουλίου, συνεδριάσεις του Σώματος των Επιτρόπων και επ ακροατηρίου συζητήσεις στο Δικαστήριο. Τα περιοριστικά μέτρα επιτάχυναν την υλοποίηση έργων βιντεοδιάσκεψης για βασικές δραστηριότητες στα θεσμικά όργανα.

59 Στο πλαίσιο του χαρτοφυλακίου έργων ΤΠ για την περίοδο 2019-2021, το Κοινοβούλιο εξέταζε τρόπους για την πλήρη οργάνωση συνεδριών εξ αποστάσεως τόσο για τους ομιλητές όσο και για τους συμμετέχοντες, με όλες τις παροχές που προσφέρονται σε μια διά ζώσης σύσκεψη, όπως η διερμηνεία και οι διαδραστικές συζητήσεις. Τον Μάρτιο του 2020, όταν ελήφθη η απόφαση μετάβασης στην εξ αποστάσεως εργασία, είχε ξεκινήσει η διαδικασία επιλογής παρόχου για το εν λόγω έργο, οπότε το εργαλείο επελέγη με συνοπτικές διαδικασίες.

60 Το Κοινοβούλιο ήταν ήδη σε θέση να προσφέρει στους βουλευτές του την αναγκαία υποδομή για τη διεξαγωγή συνεδριάσεων επιτροπών και συνόδων ολομέλειας εξ αποστάσεως, με ταυτόχρονη διερμηνεία, μία εβδομάδα μετά την επιβολή των περιοριστικών μέτρων στο Βέλγιο (βλέπε πλαίσιο 3). Το όργανο προσάρμοσε το επιλεγέν εργαλείο και τις λειτουργίες του στις ανάγκες του. Όταν οι σύνοδοι της ολομέλειας στο Στρασβούργο ξεκίνησαν εκ νέου μετά τον Ιούνιο του 2021, το όργανο είχε τη δυνατότητα να μειώσει τον αριθμό των υπαλλήλων που μετέβαιναν εκεί, δεδομένου ότι η διερμηνεία μπορούσε να παρέχεται από οπουδήποτε. Η υποδομή πίσω από το εργαλείο που χρησιμοποιεί το Κοινοβούλιο βασίζεται εξ ολοκλήρου στο υπολογιστικό νέφος.

61 Το Συμβούλιο επέλεξε διαφορετικό λογισμικό, διαλέγοντας ένα εργαλείο που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί τόσο μέσω υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους όσο και μέσω εξυπηρετητή εντός των εγκαταστάσεων, κάτι που εξασφάλιζε τον πλήρη έλεγχο των συνδέσεων για τις συνόδους των υπουργών. Τον Ιανουάριο του 2021, το όργανο ενέκρινε σχέδιο σχετικά με τη δημιουργία πλατφόρμας βιντεοδιάσκεψης για συζητήσεις σχετικά με ευαίσθητες ή διαβαθμισμένες πληροφορίες που φθάνουν έως το επίπεδο διαβάθμισης EU SECRET, δεδομένου ότι το υφιστάμενο λογισμικό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί μόνο για μη διαβαθμισμένες και μη ευαίσθητες πληροφορίες. Ο χειρισμός διαβαθμισμένων και ευαίσθητων θεμάτων πρέπει να λαμβάνει χώρα στις εγκαταστάσεις του οργάνου.

62 Τόσο το Κοινοβούλιο όσο και το Συμβούλιο επέλεξαν εταιρείες με έδρα την Ευρώπη (ΕΕ ή ΕΖΕΣ), οι οποίες λειτουργούν βάσει των κανονισμών της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων, για υπηρεσίες βιντεοδιάσκεψης που παρέχουν δυνατότητα διεξαγωγής κοινοβουλευτικών συζητήσεων και συνόδων του Συμβουλίου. Το ΔΕΕ δεν χρησιμοποίησε υπηρεσίες υπολογιστικού νέφους (βλέπε πλαίσιο 4). Αντ’ αυτού, ανέπτυξε τη δική του λύση βιντεοδιάσκεψης για τις επ’ ακροατηρίου συζητήσεις, με βάση το ήδη υπάρχον λογισμικό (βλέπε πλαίσιο 3).

Παρά τις βελτιώσεις, η ψηφιοποίηση των διοικητικών διαδικασιών εξακολουθεί να μην έχει ολοκληρωθεί

63 Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα υποστηρικτικά καθήκοντα, ιδίως στον τομέα των οικονομικών και των ανθρώπινων πόρων, θα μπορούσαν να συνεχιστούν χωρίς διακοπή ή καθυστερήσεις, τα θεσμικά όργανα έπρεπε να ψηφιοποιήσουν τις ροές εργασίας τους. Πριν από την κρίση της COVID-19, το επίπεδο ψηφιοποίησης των διοικητικών διαδικασιών ήταν διαφορετικό σε κάθε όργανο: χρησιμοποιούνταν εργαλεία, όπως ηλεκτρονικά τιμολόγια και ψηφιακές υπογραφές, καθώς και ροές εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού, αλλά ο βαθμός υιοθέτησής τους διέφερε.

64 Οι ηλεκτρονικές διαδικασίες σύναψης συμβάσεων (e-procurement) είναι διαθέσιμες από το 2009 μέσω της πλατφόρμας e-PRIOR. Η πλατφόρμα αυτή επιτρέπει επίσης στους προμηθευτές να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια στους πελάτες τους. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια προωθούν τις ψηφιακές χρηματοοικονομικές ροές εργασίας, καθώς υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία. Ωστόσο, η υπηρεσία αυτή δεν χρησιμοποιείται από όλους τους προμηθευτές και τα θεσμικά όργανα δεν τους ωθούν προς την κατεύθυνση αυτή με προδραστικό τρόπο. Επομένως, η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν χρησιμοποιείται καθολικά σε όλα τα όργανα.

65 Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αντιπροσώπευαν το 57 % των τιμολογίων που έλαβε το Συμβούλιο το 2019. Στο ΔΕΕ, το ποσοστό των ηλεκτρονικών τιμολογίων το 2019 ανερχόταν σε 60 %. Η διαταραχή που προκλήθηκε από τις απαγορεύσεις που επιβλήθηκαν για τον περιορισμό της διάδοσης της COVID-19 επηρέασε και τους προμηθευτές των θεσμικών οργάνων, με αποτέλεσμα ορισμένοι να στραφούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση. Το Συμβούλιο και το ΔΕΕ ανέφεραν καθαρή αύξηση του αριθμού των ηλεκτρονικών τιμολογίων που τους υποβλήθηκαν, τα οποία άγγιξαν το 74 % του συνόλου των τιμολογίων και στα δύο θεσμικά όργανα το 2020. Στο Κοινοβούλιο και στην Επιτροπή δεν υπήρξε παρακολούθηση του ποσοστού των υποβληθέντων ηλεκτρονικών τιμολογίων. Το Κοινοβούλιο προσάρμοσε τους κανόνες του σχετικά με τη διαχείριση τιμολογίων, ώστε να κάνει επίσης δεκτά τιμολόγια σε ηλεκτρονική μορφή, ακόμη και αν δεν αποστέλλονταν μέσω της e-PRIOR.

66 Το ισχύον νομικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές χρονολογείται από το 2014¹⁴. Η αυξημένη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών στα θεσμικά όργανα της ΕΕ συνδέεται με την αύξηση της χρήσης της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, στην οποία περιλαμβάνεται μεταξύ άλλων η διαχείριση των φακέλων του προσωπικού.

67 Πριν από την κρίση, οι ηλεκτρονικές υπογραφές χρησιμοποιούνταν από όλα τα θεσμικά όργανα εκτός από το ΔΕΕ, με διαφορετικά επίπεδα πιστοποίησης ανάλογα με την ανάγκη. Η καθιέρωση της εκτεταμένης τηλεργασίας και η ανάγκη δημιουργίας ροών εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού προώθησαν περαιτέρω τη χρήση τους. Ωστόσο, υιοθετήθηκαν σε διαφορετικό βαθμό από τα διάφορα θεσμικά όργανα. Το Συμβούλιο, παραδείγματος χάριν, δεχόταν ηλεκτρονικές υπογραφές από τους προμηθευτές του, και υπογράφει ιδιοχείρως τα δελτία παραγγελίας. Η Επιτροπή είχε αρχίσει να χρησιμοποιεί ευρέως τις εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές προκειμένου να υπογράφει τις συμβάσεις, και διεύρυνε ακόμη περισσότερο τη χρήση τους κατά τη διάρκεια της κρίσης. Το ΔΕΕ δεν είχε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν ηλεκτρονικές υπογραφές και έτσι, στην αρχή της κρίσης, χρησιμοποιούσε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την επικύρωση των σχετικών αποφάσεων για θέματα που αφορούσαν τους ανθρώπινους πόρους. Αργότερα, υπέγραψε συμφωνία με την Επιτροπή για τη χρήση του εργαλείου EU Sign (υπηρεσία ηλεκτρονικών υπογραφών υπό τη διαχείριση της Επιτροπής), το οποίο του παρείχε τη δυνατότητα να διαθέτει εγκεκριμένο σύστημα ηλεκτρονικών υπογραφών έως το τέλος του 2021. Κατά τον χρόνο του ελέγχου, οι εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές είχαν αρχίσει να χρησιμοποιούνται ευρέως στο Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο.

Η αξιολόγηση της αποδοτικότητας των νέων τρόπων εργασίας στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την κρίση έχει ξεκινήσει

Η αξιολόγηση των βασικών δραστηριοτήτων έχει προχωρήσει περισσότερο από ό,τι αυτή των υποστηρικτικών καθηκόντων

68 Ανθεκτικοί οργανισμοί είναι εκείνοι που έχουν την ικανότητα να αντλήσουν διδάγματα από μια κρίση και να εξέλθουν από αυτήν ισχυρότεροι¹⁵. Προς τούτο, διδάγματα πρέπει να αντληθούν από κάθε πτυχή της απόκρισης σε μια κρίση. Χρειάζεται επίσης ο οργανισμός να εντοπίσει τις ορθές πρακτικές που εφαρμόστηκαν κατά τη διάρκεια της κρίσης και οι οποίες θα εξακολουθήσουν να είναι χρήσιμες μετά την λήξη της.

Τα θεσμικά όργανα άρχισαν εγκαίρως την άντληση διδαγμάτων

69 Μετά την άρση των περιορισμών της άνοιξης του 2020, τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα ξεκίνησαν την άντληση διδαγμάτων σχετικά με την απόκρισή τους στην κρίση της COVID-19. Αυτές οι αρχικές ασκήσεις επικεντρώθηκαν στη διαχείριση κρίσεων και στον τρόπο εφαρμογής των ΣΕΣ στα θεσμικά όργανα.

70 Καμία άσκηση δεν ανέδειξε σημαντικές αδυναμίες στον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά όργανα διαχειρίστηκαν και αποκρίθηκαν στην κρίση. Τα διδάγματα που αντλήθηκαν από την πανδημία COVID-19 συμπεριλήφθηκαν στις εκτιμήσεις κινδύνου τους για το 2021, οι οποίες κάλυπταν με μεγαλύτερη σαφήνεια τους κινδύνους μη διαθεσιμότητας προσωπικού λόγω πανδημιών από ό,τι προηγούμενες ασκήσεις αυτού του είδους. Ως μέτρο αντιμετώπισης αυτού του κινδύνου τα όργανα προέκριναν την τηλεργασία.

71 Από τον Μάιο του 2020, τα θεσμικά όργανα διεξήγαγαν έρευνες σε επίπεδο προσωπικού, προκειμένου να συγκεντρώσουν ανατροφοδότηση σχετικά με διάφορες πτυχές της απόκρισής τους (επικοινωνία, εφαρμοσθέντα υγειονομικά μέτρα) και σχετικά με τις επιθυμίες και τις προσδοκίες του προσωπικού για τη μελλοντική οργάνωση της εργασίας, ιδίως όσον αφορά την τηλεργασία, μόλις θα καθίστατο δυνατή η επιστροφή στους χώρους εργασίας. Καθώς η κατάσταση εξελισσόταν, τα όργανα διεξήγαγαν περαιτέρω έρευνες, ζητώντας τη γνώμη των διοικητικών στελεχών.

Για τις βασικές δραστηριότητές τους, τα θεσμικά όργανα θεωρούν ότι οι διά ζώσης αλληλεπιδράσεις είναι προτιμότερες

72 Τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα έθεσαν σε εφαρμογή νέους τρόπους διεξαγωγής των βασικών δραστηριοτήτων τους (βλέπε σημεία 58-62), οι οποίοι βασίζονταν περισσότερο στη χρήση βιντεοδιασκέψεων και νέων συνεργατικών εργαλείων. Από τον Μάιο του 2022, οι Επίτροποι επανήλθαν με φυσική παρουσία στις εβδομαδιαίες συνεδριάσεις τους, καθώς το έκριναν περισσότερο ενδεδειγμένο για τη διεξαγωγή πολιτικών συζητήσεων. Στις αρχές του 2022, το Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και το ΔΕΕ εξακολουθούσαν να εξετάζουν τον βαθμό στον οποίο οι νέοι τρόποι εργασίας θα διατηρηθούν μετά την πανδημία, αλλά είχαν ήδη λάβει ορισμένες αποφάσεις, βάσει αξιολόγησης της αποδοτικότητάς τους για τις βασικές δραστηριότητες των θεσμικών οργάνων.

73 Το 2021, ο πρόεδρος του Κοινοβουλίου ξεκίνησε μια άσκηση ευρέος προβληματισμού σχετικά με το Κοινοβούλιο κατά τη μετά την πανδημία COVID-19 εποχή με τίτλο «Rethinking parliamentary democracy». Κατά τον χρόνο περάτωσης του ελέγχου, η χρήση της εξ αποστάσεως ψηφοφορίας υπό κανονικές συνθήκες, όταν το Κοινοβούλιο μπορεί να συνέρχεται αλλά ορισμένοι βουλευτές του κωλύονται να παραστούν, την οποία εισηγήθηκαν οι ομάδες εστίασης των βουλευτών που συμμετείχαν στην εν λόγω άσκηση προβληματισμού, βρισκόταν ακόμη υπό συζήτηση. Από τα συμπεράσματα αυτών των ομάδων εστίασης προκύπτει ότι οι βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου θεωρούν ότι η κοινοβουλευτική συζήτηση ήταν καλύτερης ποιότητας όταν διεξαγόταν διά ζώσης.

74 Παράλληλα, η διοίκηση του Κοινοβουλίου υπέγραψε νέα συμφωνία με εξωτερικούς διερμηνείς, βάσει της οποίας αυτοί μπορούν να εργάζονται από το σπίτι τους, και από κόμβους στα κράτη μέλη, γεγονός που βελτίωσε τη διαθεσιμότητα διερμηνέων για ορισμένες γλώσσες. Η διοίκηση εξετάζει το ενδεχομένο συνέχισης της διερμηνείας εξ αποστάσεως για τη σύνοδο της ολομέλειας στο Στρασβούργο, κάτι που θα οδηγούσε σε μείωση του αριθμού των υπαλλήλων που μετακινούνται εκεί.

75 Το Συμβούλιο κατέληξε επίσης στο συμπέρασμα ότι οι διά ζώσης σύνοδοι των υπουργών είναι αποτελεσματικότερες από τις εικονικές. Όπως φαίνεται στον πίνακα 2 του παραρτήματος I, το 2020, η πλειονότητα των συνόδων (56 %) πραγματοποιήθηκε με φυσική παρουσία παρά τους ισχύοντες περιορισμούς. Για τις συνόδους υψηλού επιπέδου, όπως αυτές του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου (το οποίο απαρτίζεται από τους αρχηγούς κρατών ή κυβερνήσεων των κρατών μελών της ΕΕ), η φυσική παρουσία κρίνεται αποδοτικότερη από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η προτίμηση για αυτό το είδος συνεδριάσεων επιβεβαιώνεται από το γεγονός ότι οι κανόνες που διευκολύνουν τη χρήση των έγγραφων διαδικασιών σχεδιάστηκαν ως προσωρινή παρέκκλιση και όχι ως μόνιμη αλλαγή. Μόλις λήξει η παρέκκλιση, η έγγραφη διαδικασία θα επανέλθει υπό τους όρους που καθορίζονται στον εσωτερικό κανονισμό. Ωστόσο, το Συμβούλιο προτίθεται να διατηρήσει τη δυνατότητα εξ αποστάσεως άτυπων συνόδων –ακόμη και για συζητήσεις με ευαίσθητο ή διαβαθμισμένο περιεχόμενο (βλέπε σημείο 61)– συμπεριλαμβανομένων των άτυπων συνόδων των υπουργών ή των ομάδων εργασίας, συμπληρωματικά προς τις διά ζώσης συνεδριάσεις, καθώς προσφέρεται έτσι η δυνατότητα διαβούλευσης και ανταλλαγής πληροφοριών με επείγοντα χαρακτήρα.

76 Το ΔΕΕ θεωρεί επίσης ότι, αν και η εξ αποστάσεως συμμετοχή μπορεί να είναι χρήσιμη, δεν ισοδυναμεί πλήρως με την επ ακροατηρίου συζήτηση με φυσική παρουσία, και θα πρέπει να προσφέρεται ως δυνατότητα μόνο σε περίπτωση κωλύματος κάποιο διαδίκου να παραστεί αυτοπροσώπως στη συζήτηση.

Η τηλεργασία χρησιμοποιείται ευρύτερα στα θεσμικά όργανα, αλλά η καταλληλότητά της στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την κρίση βρίσκεται ακόμη υπό αξιολόγηση

77 Η τηλεργασία και τα εργαλεία ΤΠ που υποστηρίζουν τους νέους τρόπους εργασίας είχαν εισαχθεί πριν από την έξαρση της πανδημίας COVID-19. Στο πλαίσιο της προετοιμασίας τους για το περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την πανδημία COVID-19, τα θεσμικά όργανα επέκτειναν τη χρήση της τηλεργασίας. Ωστόσο, η από μέρους τους αξιολόγηση της αποδοτικότητας και της καταλληλότητάς της σε περιβάλλον εκτός κρίσης βρισκόταν ακόμη σε εξέλιξη κατά τον χρόνο του ελέγχου, καθότι η κρίση δεν είχε ακόμη παρέλθει.

78 Τον Μάιο του 2021, το ΔΕΕ διεξήγαγε έρευνα ζητώντας από το προσωπικό και τα διοικητικά στελέχη να αξιολογήσουν ποιες ρυθμίσεις εργασίας ήταν οι πλέον ενδεδειγμένες για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Τα αποτελέσματα έδειξαν ότι λιγότερο από το ήμισυ του προσωπικού (40 %) θεωρούσε ότι εργαζόταν αποδοτικότερα εξ αποστάσεως από ό,τι όταν εργαζόταν στις εγκαταστάσεις του οργάνου όταν επρόκειτο για καθήκοντα σύνταξης κειμένων, ενώ το 37 % δεν ανέφερε κάποια διαφορά. Ως προς τα καθήκοντα που απαιτούσαν αλληλεπίδραση με συναδέλφους ή επιμόρφωση, μόνο λίγοι από τους αποκρινόμενους δήλωσαν ότι προτιμούσαν να τα εκτελούν από το σπίτι τους. Το Κοινοβούλιο και η Επιτροπή δεν διεξήγαγαν κάποια σχετική έρευνα, πριν επανεξετάσουν τους κανόνες τους για την τηλεργασία. Κατά τον χρόνο του ελέγχου, το Κοινοβούλιο βρισκόταν ακόμη στο στάδιο αξιολόγησης της αποδοτικότητας της εκτεταμένης τηλεργασίας, ενώ η Επιτροπή οριστικοποιούσε τη δική της νέα δέσμη κανόνων (βλέπε πλαίσιο 5). Οι κανόνες του Συμβουλίου για την τηλεργασία είχαν μόλις εγκριθεί όταν άρχισε να εξαπλώνεται η νόσος COVID-19 και το θεσμικό όργανο δεν θεώρησε αναγκαία την αναθεώρησή τους. Κανένα από τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα δεν προσέφερε στο προσωπικό του τηλεργασία για τον πλήρη χρόνο απασχόλησης (βλέπε παράρτημα III).

79 Σε ορισμένα θεσμικά όργανα, η τηλεργασία εκτός του τόπου διορισμού, η οποία είχε επιτραπεί ή παραταθεί στο πλαίσιο των μέτρων για το καθήκον μέριμνας (βλέπε σημείο 39), θα εξακολουθήσει να είναι δυνατή, σε περιορισμένο βαθμό, βάσει των κανόνων για την περίοδο μετά την πανδημία COVID-19 (βλέπε παράρτημα III). Μολονότι το μέτρο αυτό αποτελεί κατά κύριο λόγο απόκριση σε αιτήματα του προσωπικού, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα της συνέχισής του.

Ο αντίκτυπος των νέων ρυθμίσεων εργασίας στον προϋπολογισμό και στο περιβάλλον δεν έχουν αξιολογηθεί με τον ίδιο τρόπο σε όλα τα θεσμικά όργανα

80 Τα τελευταία χρόνια, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ προσπάθησαν να περιορίσουν τις διοικητικές τους δαπάνες και να εξοικονομήσουν πόρους μέσω αποδοτικότερων τρόπων εργασίας¹⁶. Εκτός από την τηλεργασία και την κινητικότητα ΤΠ, τα προ της COVID-19 σχέδια για τους νέους τρόπους εργασίας αφορούσαν τη νέα οργάνωση των γραφείων, τη δημιουργία συνεργατικών χώρων και τη μείωση του αριθμού των ατομικών γραφείων. Τα μέτρα αυτά προσφέρουν πρόσθετες ευκαιρίες για εξοικονόμηση πόρων, καθώς και μείωση του αποτυπώματος άνθρακα.

81 Οι αλλαγές στους τρόπους εργασίας κατά τη διάρκεια της κρίσης COVID-19 είχαν ανάμικτο αντίκτυπο στις διοικητικές δαπάνες των θεσμικών οργάνων (βλέπε γράφημα 4).

• Οι δαπάνες που συνδέονται με τα ταξίδια μειώθηκαν σημαντικά.
• Οι δαπάνες στον τομέα ΤΠ αυξήθηκαν λόγω των πρόσθετων επενδύσεων που απαιτήθηκαν για την υποστήριξη της τηλεργασίας. Το μέγεθος της αύξησης ήταν συνάρτηση των επενδύσεων που χρειάστηκε να κάνει κάθε θεσμικό όργανο (κυρίως εξοπλισμός ή ανάπτυξη νέων λύσεων βιντεοδιάσκεψης).
• Οι δαπάνες για τα κτίρια ήταν χαμηλότερες για ορισμένα στοιχεία (ασφάλεια, υπηρεσίες κοινής ωφελείας), επειδή τα κτίρια ήταν κυρίως κενά, αλλά υψηλότερες σχετικά με άλλα (καθαρισμός) λόγω των πρωτοκόλλων της COVID-19. Οι κατασκευαστικές εργασίες (Κοινοβούλιο, Επιτροπή) συνεχίστηκαν, ορισμένες φορές ωστόσο με αναπροσαρμογή των σχεδίων λόγω του αναμενόμενου αντικτύπου των νέων τρόπων εργασίας. Ορισμένα όργανα χρησιμοποίησαν τα χρήματα που είχαν απομείνει από την υποχρησιμοποίηση κονδυλίων του προϋπολογισμού για την αγορά κτιρίων που μέχρι πρότινος χρησιμοποιούσαν (Κοινοβούλιο) ή για την προεξόφληση μέρους των δανείων τους (ΔΕΕ).

82 Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους για το 2020 τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα ανέφεραν τις οικονομίες που είχαν επιτευχθεί ως συνέπεια της κρίσης της COVID-19. Ωστόσο, αυτές αφορούσαν κυρίως τα κτίρια και τις μετακινήσεις, που συνολικά αντιπροσωπεύουν περίπου το 10 % των διοικητικών δαπανών, ως τομέα του προϋπολογισμού της ΕΕ. Ως εκ τούτου, ο επακόλουθος αντίκτυπος στα διοικητικά έξοδα ήταν περιορισμένος. Τα θεσμικά όργανα δεν έχουν ακόμη παρουσιάσει προτάσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι οικονομίες αυτές μπορούν να παγιωθούν με την επέκταση των νέων τρόπων εργασίας.

Η επέκταση της δυνατότητας εξ αποστάσεως συνεδριάσεων αποτελεί δυνητικά ευκαιρία μείωσης των εξόδων ταξιδίου

83 Το Κοινοβούλιο προτίθεται να συνεχίσει να χρησιμοποιεί τη διερμηνεία εξ αποστάσεως, γεγονός που θα μειώσει την ανάγκη μετακίνησης των διερμηνέων (βλέπε 74). Τα ποσά που θα μπορούσαν να εξοικονομηθούν από την εν λόγω απόφαση δεν έχουν εκτιμηθεί από το Κοινοβούλιο, ενώ στον προϋπολογισμό του για το 2022 το όργανο δεν προέβλεπε σημαντική μείωση των εξόδων ταξιδίου σε σύγκριση με τον προ της πανδημίας προϋπολογισμό του 2020. Πέραν των διερμηνέων, η πρόοδος που σημειώθηκε με τις βιντεοδιασκέψεις θα μπορούσε επίσης να επιτρέψει στο όργανο να μειώσει τον αριθμό του προσωπικού υποστήριξης που μετακινείται στο Στρασβούργο για τη σύνοδο της ολομέλειας, προσφέροντας έτσι ευκαιρίες για περαιτέρω εξοικονόμηση πόρων. Η τελευταία ανάλυση του κόστους των μετακινήσεων για τη σύνοδο της ολομέλειας ανάγεται στο 2013. Την εποχή εκείνη, οι αποστολές των διερμηνέων στο Στρασβούργο κόστιζαν 3,1 εκατομμύρια ευρώ ετησίως (12 % των συνολικών εξόδων ταξιδίου που αφορούσαν το Στρασβούργο), ενώ οι αποστολές άλλων υπαλλήλων κόστιζαν 12,3 εκατομμύρια ευρώ ετησίως¹⁷.

84 Τα ταξίδια δεν αποτελούν σημαντική δαπάνη για το Συμβούλιο και συνδέονται περισσότερο με την κύρια πολιτική δραστηριότητά του παρά με τα υποστηρικτικά καθήκοντα. Το θεσμικό όργανο προτίθεται να διατηρήσει τις άτυπες εξ αποστάσεως συνόδους στο πλαίσιο των συνήθων πρακτικών εργασίας του (βλέπε σημείο 75). Οι νέοι τρόποι εργασίας αναμένεται να έχουν κάποιο αντίκτυπο στα έξοδα ταξιδίου, ωστόσο η έκτασή του δεν έχει ακόμη αξιολογηθεί.

85 Η Επιτροπή, σύμφωνα με τη στρατηγική της για τον οικολογικό προσανατολισμό, προτίθεται να αξιοποιήσει τους νέους τρόπους εργασίας και ενθαρρύνει το προσωπικό της να ταξιδεύει μόνο εφόσον οι εξ αποστάσεως συνεδριάσεις δεν είναι πρόσφορες. Από άποψη προϋπολογισμού, το συνολικό κονδύλιο για τις αποστολές (προσωπικού και Επιτρόπων) για το 2022 μειώθηκε κατά 22 % σε σύγκριση με το 2019.

86 Οι δαπάνες ταξιδίου του ΔΕΕ είναι πολύ χαμηλές. Ωστόσο, το όργανο σχεδιάζει μείωση κατά 17 % το 2022 σε σύγκριση με το 2019.

Εκτός από την Επιτροπή, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν αποφασίσει για σημαντικές αλλαγές στις κτιριακές στρατηγικές τους

87 Το ιδιοκτησιακό καθεστώς των κτιρίων των θεσμικών οργάνων ποικίλλει ανάλογα με το θεσμικό όργανο και την τοποθεσία τους¹⁸. Ανάλογα με το αν τα θεσμικά όργανα χρησιμοποιούν ιδιόκτητα ή μισθωμένα κτίρια, διαφέρουν και οι οικονομικοί περιορισμοί ή τα κίνητρα για μείωση των γραφειακών χώρων με σκοπό την εξοικονόμηση πόρων. Η τηλεργασία επηρεάζει το μέσο ποσοστό πληρότητας των εγκαταστάσεων. Η αυξημένη χρήση της τηλεργασίας μετά την πανδημία θα μπορούσε να μειώσει περαιτέρω τον μέσο όρο των κατειλημμένων γραφειακών χώρων στα θεσμικά όργανα.

88 Τα περισσότερα από τα κτίρια του Κοινοβουλίου βρίσκονται στην κυριότητά του. Το όργανο ενέκρινε την τρέχουσα κτιριακή στρατηγική του το 2018. Δεν έχει λάβει απόφαση σχετικά με τη μείωση των γραφειακών χώρων του στις Βρυξέλλες, αλλά, στο πλαίσιο της πολιτικής του για ενοποίηση του ιδιοκτησιακού καθεστώτος των κτιρίων του, αγόρασε (έναντι ποσού 74,9 εκατομμυρίων ευρώ) κτίριο που μίσθωνε μέχρι πρότινος κοντά στις κεντρικές εγκαταστάσεις του, χρησιμοποιώντας τα κονδύλια που είχαν απομείνει από τον προϋπολογισμό του 2020. Στο Λουξεμβούργο, τα σχέδια για την κατασκευή του κτιρίου KAD II τροποποιήθηκαν περαιτέρω, εν μέρει για να ληφθούν υπόψη οι αλλαγές στις εργασιακές πρακτικές. Το Κοινοβούλιο αποφάσισε να μην δώσει συνέχεια σε ορισμένα τμήματα του έργου, το κόστος των οποίων εκτίμησε σε 18,6 εκατομμύρια ευρώ (4 % της συνολικής δαπάνης).

89 Το Συμβούλιο έχει στην κυριότητά του το σύνολο των γραφείων του. Κατά τον χρόνο του ελέγχου μας, το Συμβούλιο συζητούσε μια νέα κτιριακή στρατηγική.

90 Η διάρθρωση των γραφειακών εγκαταστάσεων της Επιτροπής είναι περισσότερο διαφοροποιημένη από εκείνη των άλλων θεσμικών οργάνων, καθώς διαθέτει ιδιόκτητα και μισθωμένα κτίρια, ενίοτε μακροπρόθεσμα. Είναι επίσης το όργανο με το μεγαλύτερο χαρτοφυλάκιο ακινήτων και, ως εκ τούτου, έχει περισσότερες ευκαιρίες για εξοικονόμηση πόρων. Η εισαγωγή νέων τρόπων εργασίας στην Επιτροπή είναι προγενέστερη της κρίσης COVID-19. Το όργανο αποφάσισε να αναπτύξει περαιτέρω τη συγκεκριμένη ιδέα ως απόρροια της κρίσης. Η κτιριακή στρατηγική της Επιτροπής για τις Βρυξέλλες για την περίοδο 2022-2030 προβλέπει μείωση κατά 25 % του χρησιμοποιούμενου χώρου έως το 2030 και μείωση των σχετικών δαπανών κατά το ένα τρίτο (συνολικά 73,1 εκατομμύρια ευρώ μεταξύ 2021 και 2030). Τα σχέδια αυτά βασίζονται στην παραδοχή ότι κατ’ ελάχιστο το 20 % του προσωπικού θα τηλεργάζεται και ότι οι κοινόχρηστοι χώροι βάσει δραστηριοτήτων θα αντικαταστήσουν σταδιακά τα ατομικά γραφεία. Προς το παρόν δεν έχει αποφασιστεί κάποια σημαντική μείωση των χώρων γραφείων για τις εγκαταστάσεις της Επιτροπής στο Λουξεμβούργο, πλην του σχεδιασμού χώρων που βασίζονται σε δραστηριότητες στο πλαίσιο της κτιριακής στρατηγικής της για το συγκεκριμένο μέρος.

91 Πολιτική του ΔΕΕ είναι να έχει στην κυριότητά του τα κτίρια που χρησιμοποιεί. Οι κανόνες τηλεργασίας που εγκρίθηκαν τον Ιούλιο του 2021 θα διευρύνουν τη χρήση της τηλεργασίας σε σύγκριση με το παρελθόν. Ωστόσο, κατά τον χρόνο του ελέγχου, το όργανο δεν σχεδίαζε να επανεξετάσει την κτιριακή στρατηγική του βραχυπρόθεσμα, προτιμώντας να περιμένει λίγα χρόνια προτού αξιολογήσει τις ανάγκες που θα γεννήσουν οι νέοι τρόποι εργασίας.

Δεν προσδιορίζονται με σαφήνεια οι ευκαιρίες που συνδέονται με τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις

92 Οι αλλαγές στις ταξιδιωτικές ρυθμίσεις και στη διαρρύθμιση των κτιρίων, καθώς και η επέκταση της τηλεργασίας, προσφέρουν στα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα ευκαιρίες για τη μείωση των περιβαλλοντικών τους επιπτώσεων. Και παρότι όλα γνωρίζουν τις δυνατότητες αυτές, καθένα προχωρά με το δικό του ρυθμό στην εισαγωγή σχετικών ρυθμίσεων στην οικεία περιβαλλοντική στρατηγική.

93 Το Κοινοβούλιο ενέκρινε στα τέλη του 2019 μια σειρά περιβαλλοντικών δεικτών για την παρακολούθηση των περιβαλλοντικών επιδόσεών του. Στην επόμενη ενδιάμεση αξιολόγηση (Δεκέμβριος 2020), παρουσιάστηκε ο αντίκτυπος των νέων τρόπων εργασίας που εισήχθησαν κατά τη διάρκεια της πανδημίας, με σενάρια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το θεσμικό όργανο θα μπορούσε να τους αξιοποιήσει, ιδίως για τη μείωση των εκπομπών του που σχετίζονται με τις μεταφορές. Βασικός στόχος της στρατηγικής της Επιτροπής για τον οικολογικό προσανατολισμό είναι η επίτευξη κλιματικής ουδετερότητας έως το 2030, μέσω της μείωσης των χώρων γραφείων της, της χρήσης κτιρίων χαμηλής κατανάλωσης ενέργειας, της βελτίωσης της ενεργειακής τους απόδοσης (τεχνική βελτίωση και αλλαγές συμπεριφοράς) και της μείωσης των εκπομπών από τα ταξίδια. Για την υλοποίηση του τελευταίου αυτού σημείου, η Επιτροπή εισήγαγε έναν υπολογιστή εκπομπών στην πλατφόρμα που χρησιμοποιεί για τη διαχείριση των επαγγελματικών ταξιδιών.

Συμπεράσματα και συστάσεις

94 Καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι τα θεσμικά όργανα της ΕΕ απέδειξαν την ανθεκτικότητά τους έναντι της πανδημίας COVID-19. Η απόκρισή τους ήταν ταχεία και ευέλικτη, ενώ ευεργετικά λειτούργησαν και οι προηγούμενες επενδύσεις στην ψηφιοποίηση. Ωστόσο, δεν έχουν ακόμη αξιολογήσει πλήρως τον βαθμό στον οποίο οι νέοι τρόποι εργασίας που καθιερώθηκαν ως απόκριση στην πανδημία COVID-19 είναι πιθανόν να είναι αποδοτικοί ή να οδηγήσουν σε εξοικονόμηση πόρων στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την κρίση.

95 Διαπιστώσαμε ότι τα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας των θεσμικών οργάνων πριν από την έναρξη της κρίσης COVID-19 τηρούσαν τα καθιερωμένα πρότυπα. Ωστόσο, ήταν σχεδιασμένα για την αντιμετώπιση βραχυπρόθεσμων συμβάντων υψηλού αντικτύπου και όχι της μακροπρόθεσμης διαταραχής που προκάλεσε η πανδημία COVID-19 (σημεία 14-19).

96 Η κρίση της COVID-19 δεν ακολούθησε το πρότυπο διαταραχών που προβλεπόταν στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας των θεσμικών οργάνων. Τα όργανα διατήρησαν τα τμήματα των σχεδίων επιχειρησιακής συνέχειας που εμφάνιζαν κάποια συνάφεια, προσαρμόζοντάς τα στις ιδιαίτερες περιστάσεις της COVID-19, ώστε να οργανώσουν την απόκρισή τους σε σύντομο χρονικό διάστημα. Στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας δεν οριζόταν κάποιο φόρουμ που να διευκολύνει την ταχεία διαβούλευση μεταξύ των θεσμικών οργάνων σχετικά με τις αποφάσεις που λάμβαναν για την αντιμετώπιση της κρίσης. Για να εξασφαλίσουν κάποια συνοχή στα μέτρα που εφάρμοζαν, βασίστηκαν στις υφιστάμενες δομές για την ανταλλαγή πληροφοριών και κατόρθωσαν να περιορίσουν τυχόν αποκλίσεις στους τρόπους απόκρισής τους. Η αυτονομία τους, οι διαφορετικοί ρόλοι και οι διάφοροι εθνικοί κανόνες που έπρεπε να λάβουν υπόψη περιόρισαν την ικανότητά τους να υιοθετήσουν μια ενιαία γραμμή απόκρισης (σημεία 20-27).

Σύσταση 1 – Συμπερίληψη των μακροπρόθεσμων διαταραχών και της διοργανικής συνεργασίας στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας

Τα θεσμικά όργανα πρέπει να αξιοποιήσουν την εμπειρία που αποκόμισαν από την απόκρισή τους στην κρίση COVID-19 και να συμπεριλάβουν στα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας μέτρα σχετικά με μακροπρόθεσμες διαταραχές. Τα σχέδια αυτά πρέπει να περιέχουν επίσης ρυθμίσεις για τη διοργανική συνεργασία σε περίπτωση συμβάντων που επηρεάζουν όλα τα θεσμικά όργανα.

Ημερομηνία-στόχος για την υλοποίηση της σύστασης: 1o τρίμηνο του 2023

97 Διαπιστώσαμε ότι η ευελιξία με την οποία αποκρίθηκαν τα θεσμικά όργανα στην κρίση τούς επέτρεψε να ελαχιστοποιήσουν τις διαταραχές. Προσάρμοσαν τον εσωτερικό τους κανονισμό όταν χρειάστηκε, επέδειξαν ευελιξία όσον αφορά την προσαρμογή των τρόπων εργασίας, ώστε να είναι σε θέση να εκτελούν τις βασικές δραστηριότητές τους, και συνέχισαν να εκπληρώνουν τους ρόλους που τους έχουν ανατεθεί βάσει των Συνθηκών. Κατάφεραν να εγκρίνουν σημαντικές πρωτοβουλίες πολιτικής, καθώς και το πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο για την περίοδο 2021-2027, ενώ ο αριθμός των δικαστικών αποφάσεων παρέμεινε στα προ της πανδημίας επίπεδα (σημεία ‎28-38).

98 Τα θεσμικά όργανα έλαβαν μέτρα για την προστασία της υγείας του προσωπικού τους και τη διατήρηση της επιχειρησιακής συνέχειας. Ακολούθησαν τις ιατρικές συμβουλές που εξέδιδε ο Διοργανικός Ιατρικός Σύλλογος και τήρησαν –ή υπερέβησαν– τις ελάχιστες απαιτήσεις που επέβαλλε η νομοθεσία των χωρών υποδοχής τους. Τα μέτρα που θεσπίστηκαν για τη στήριξη του προσωπικού (εξοπλισμός, επιμόρφωση, κοινωνικά μέτρα) ήταν αποτελεσματικά για τη διατήρηση των επιδόσεων κατά τη διάρκεια της κρίσης (σημεία 39-48).

99 Κατά την έναρξη της κρίσης, ο βασικός εξοπλισμός των υπαλλήλων των διαφόρων θεσμικών οργάνων για εργασία εξ αποστάσεως ήταν διαφορετικός, αλλά καθένα από αυτά κατόρθωσε να εξοπλίσει το σύνολο του προσωπικού του με λύσεις τηλεργασίας εντός έξι εβδομάδων (σημεία 49-54). Τα όργανα αξιοποίησαν ικανοποιητικά τα συνεργατικά εργαλεία. Ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες και τα ζητήματα προστασίας των δεδομένων, ασφάλειας και εμπιστευτικότητας, ανέπτυξαν τα εργαλεία αυτά με διαφορετικούς ρυθμούς και επέλεξαν διαφορετικούς παρόχους (σημεία 55-62). Οι ρυθμίσεις εργασίας που τέθηκαν σε εφαρμογή κατά τη διάρκεια της κρίσης της COVID-19 αύξησαν την ανάγκη για ροές εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού. Η ψηφιοποίηση των ροών εργασίας σημείωσε πρόοδο, αλλά η υλοποίησή της σε συνδυασμό με λύσεις όπως η ηλεκτρονική τιμολόγηση και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ήταν ανομοιογενής μεταξύ των διαφόρων οργάνων. Παρά τις βελτιώσεις που έχουν σημειωθεί, οι διοικητικές υπηρεσίες δεν έχουν ακόμη ψηφιοποιηθεί πλήρως. Ειδικότερα, όσον αφορά τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, δεν παρακολουθούν όλα τα θεσμικά όργανα τη χρήση τους εσωτερικά ούτε την ενθαρρύνουν (σημεία 63-67).

Σύσταση 2 – Περαιτέρω ανάπτυξη της ψηφιοποίησης των διοικητικών υπηρεσιών

Τα θεσμικά όργανα πρέπει να αξιοποιήσουν την εμπειρία που αποκόμισαν από την απόκρισή τους στην κρίση COVID-19 και να ψηφιοποιήσουν περαιτέρω τις διοικητικές υπηρεσίες τους μέσω:

1. της προώθησης της ανάπτυξης ροών εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού και της διεύρυνσης της χρήσης της ηλεκτρονικής υπογραφής, συμπεριλαμβανομένης της αναγνωρισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής·
2. της παρακολούθησης και της διεύρυνσης της χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Ημερομηνία-στόχος για την υλοποίηση της σύστασης: 4ο τρίμηνο του 2023

100 Τα θεσμικά όργανα άρχισαν να αντλούν διδάγματα σε πρώιμο στάδιο της κρίσης, ενώ συνέχισαν να προβληματίζονται γύρω από το περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την πανδημία COVID-19 καθ’ όλη τη διάρκεια της κρίσης (σημεία 68-71). Διαπιστώσαμε ότι όλα τα ελεγχθέντα θεσμικά όργανα, τα οποία είχαν εισαγάγει εξ αποστάσεως τρόπους εκτέλεσης των βασικών δραστηριοτήτων τους, κατέληξαν σε παρόμοιο συμπέρασμα: οι εξ αποστάσεως συνεδριάσεις αποτελούν εφεδρική λύση σε περιόδους διαταραχής ή έκτακτης ανάγκης και μπορούν να φανούν χρήσιμες για ορισμένους σκοπούς όπως για διαβουλεύσεις επείγοντος χαρακτήρα και ανταλλαγές πληροφοριών, αλλά δεν μπορούν να αντικαταστήσουν τις συνεδριάσεις με φυσική παρουσία για τις βασικές δραστηριότητες σε μακροπρόθεσμο ορίζοντα (σημεία 72-76). Τα θεσμικά όργανα έχουν διευρύνει τις δυνατότητες τηλεργασίας που προβλέπονται στους κανόνες που επεξεργάστηκαν για το περιβάλλον τους μετά την πανδημία COVID-19. Μολονότι η ενισχυμένη τηλεργασία απέδειξε τη χρησιμότητά της σε κατάσταση κρίσης, η αποδοτικότητά της σε συνθήκες μη κρίσης σε σύγκριση με τις προ πανδημίας ρυθμίσεις εργασίας δεν είχε αξιολογηθεί σε όλες τις περιπτώσεις (σημεία 77-79).

101 Η κρίση της COVID-19 είχε περιορισμένο βραχυπρόθεσμο χρηματοοικονομικό αντίκτυπο στα θεσμικά όργανα, δεδομένου ότι οι οικονομίες που επιτεύχθηκαν σε ορισμένους τομείς δαπανών, όπως οι μετακινήσεις, χρησιμοποιήθηκαν για τη χρηματοδότηση επενδύσεων σε ΤΠ. Οι αλλαγές στις ρυθμίσεις εργασίας επισπεύστηκαν λόγω της κρίσης και όλα τα θεσμικά όργανα αναμένουν ότι η διαχείριση των μετακινήσεων και των κτιρίων θα είναι διαφορετική στη μετά την COVID-19 εποχή. Ωστόσο, δεν έχουν αξιολογήσει με συνέπεια τις πιθανές οικονομίες που μπορούν να προκύψουν από τους νέους τρόπους εργασίας. Ομοίως, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν ακόμη αξιολογήσει με συνέπεια τον αντίκτυπο των νέων τρόπων εργασίας στις περιβαλλοντικές πολιτικές τους (σημεία 80-93).

Σύσταση 3 – Αξιολόγηση της καταλληλότητας των νέων τρόπων εργασίας στο περιβάλλον που διαμορφώνεται μετά την πανδημία COVID-19.

Στην αξιολόγησή τους σχετικά με την καταλληλότητα των νέων τρόπων εργασίας στο περιβάλλον που διαμορφώνεται στη μετά την πανδημία COVID-19 εποχή, τα θεσμικά όργανα πρέπει:

1. να αξιολογήσουν την καταλληλότητα των πλήρως εξ αποστάσεως και υβριδικών συνεδριάσεων σε σύγκριση με τις συνεδριάσεις με φυσική παρουσία και να εγκρίνουν κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με ρυθμίσεις για εξ αποστάσεως εργασίες, ανάλογα με τη δραστηριότητα·
2. να αξιολογήσουν την αποδοτικότητα της τηλεργασίας και να προσαρμόσουν τους κανόνες για τη μετά την πανδημία εποχή, εάν χρειαστεί·
3. να παρακολουθήσουν και να υποβάλουν στοιχεία σχετικά με τις επιπτώσεις των νέων τρόπων εργασίας στον προϋπολογισμό, ιδίως όσον αφορά τα κτίρια·
4. να παρακολουθήσουν και να υποβάλουν στοιχεία σχετικά με τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις των νέων τρόπων εργασίας.

Βάσει των αξιολογήσεων αυτών, τα θεσμικά όργανα πρέπει να αποφασίσουν τυχόν αλλαγές στις νέες ρυθμίσεις εργασίας τους.

Ημερομηνία-στόχος για την υλοποίηση της σύστασης: 2ο τρίμηνο του 2024

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Τμήμα V, του οποίου προεδρεύει ο Tony Murphy, Μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Λουξεμβούργο, στις 14 Ιουνίου 2022.

Παραρτήματα

Παράρτημα I – Αντίκτυπος της πανδημίας COVID-19 στις δραστηριότητες των ελεγχθέντων θεσμικών οργάνων

Οι πίνακες που ακολουθούν αποτυπώνουν τον αντίκτυπο της κρίσης COVID-19 στις βασικές δραστηριότητες των ελεγχθέντων θεσμικών οργάνων.

Παράρτημα II – Μέτρα που ελήφθησαν για την υποστήριξη της των τηλεργαζόμενων υπαλλήλων κατά την κρίσης της COVID-19 και έως το τέλος του 2021

Παράρτημα III – Οι ρυθμίσεις τηλεργασίας των ελεγχθέντων θεσμικών οργάνων μετά την πανδημία COVID-19

Συντομογραφίες

ΔΕΕ: Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης

ΔΙΣ: Διοργανικός Ιατρικός Σύλλογος

ΕΕΠΔ: Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων

ΕΖΕΣ: Ευρωπαϊκή Ζώνη Ελεύθερων Συναλλαγών

ΠΔΠ: Πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο

ΠΟΥ: Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας

ΣΕΣ: Σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας

CPQS: Comité préparatoire des questions statutaires (προπαρασκευαστική επιτροπή για ζητήματα σχετικά με τον ΚΥΚ)

ΕΜΑ: Επιτροπή των Μονίμων Αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών

NGEU: NextGenerationEU

VDI: Υποδομή εικονικών σταθμών εργασίας (Virtual desktop infrastructure)

VPN: Εικονικό ιδιωτικό δίκτυο (Virtual Private Network)

Γλωσσάριο

Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή: Η ηλεκτρονική υπογραφή που σύμφωνα με το δίκαιο της ΕΕ παράγει τα ίδια έννομα αποτελέσματα με την ιδιόχειρη υπογραφή, χωρίς δυνατότητα αποκήρυξης.

Εικονικό ιδιωτικό δίκτυο (VPN): Σύστημα που επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε ασφαλές δίκτυο εξ αποστάσεως μέσω του διαδικτύου.

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο: Τιμολόγιο που εκδίδεται, αποστέλλεται και παραλαμβάνεται σε δομημένο ηλεκτρονικό μορφότυπο και μπορεί να υποβληθεί σε αυτόματη επεξεργασία.

Μέλος θεσμικού οργάνου της ΕΕ: Πρόσωπο που είτε διορίστηκε είτε εξελέγη σε όργανο λήψης αποφάσεων θεσμικού οργάνου της ΕΕ.

Υποδομή εικονικού σταθμού εργασίας (VDI): Περιβάλλον σταθμού εργασίας που φιλοξενείται σε κεντρικό εξυπηρετητή και διατίθεται σε προσωπικούς υπολογιστές και άλλες συσκευές.

Υπολογιστικό νέφος: Εξ αποστάσεως επεξεργασία και αποθήκευση δεδομένων μέσω του διαδικτύου.

ΕΜΑ: Επιτροπή στην οποία μετέχουν οι μόνιμοι αντιπρόσωποι των κρατών μελών και η οποία είναι αρμόδια για την προετοιμασία των εργασιών του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Απαντήσεις των θεσμικών οργάνων

https://www.eca.europa.eu/el/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Χρονογραμμή

https://www.eca.europa.eu/el/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Κλιμάκιο ελέγχου

Οι ειδικές εκθέσεις του ΕΕΣ παρουσιάζουν τα αποτελέσματα των ελέγχων που αυτό διενεργεί επί των πολιτικών και προγραμμάτων της ΕΕ ή επί διαχειριστικών θεμάτων που αφορούν συγκεκριμένους τομείς του προϋπολογισμού. Το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο επιλέγει και σχεδιάζει τα εν λόγω ελεγκτικά έργα κατά τρόπον ώστε αυτά να αποφέρουν τον μέγιστο αντίκτυπο, λαμβανομένων υπόψη των κινδύνων για τις επιδόσεις ή για τη συμμόρφωση, του επιπέδου των σχετικών εσόδων ή δαπανών, των επικείμενων εξελίξεων και του πολιτικού και δημόσιου συμφέροντος.

Ο εν προκειμένω έλεγχος επιδόσεων διενεργήθηκε από το Τμήμα Ελέγχου V (Χρηματοδότηση και διοίκηση της Ένωσης), του οποίου προεδρεύει ο Tony Murphy, Μέλος του ΕΕΣ. Επικεφαλής του ελέγχου ήταν o Marek Opioła, Μέλος του ΕΕΣ, συνεπικουρούμενος από τους Kinga Wisniewska‑Danek, προϊσταμένη του ιδιαίτερου γραφείου του, Bernard Witkos, σύμβουλο στο ιδιαίτερο γραφείο του, Colm Friel, διοικητικό στέλεχος, Marion Kilhoffer, υπεύθυνη έργου, και Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot και Νικόλαο Κυλώνη, ελεγκτές. Οι Jesús Nieto Muñoz και Alexandra-Mazilu παρείχαν υποστήριξη για τη δημιουργία των γραφικών. Γλωσσική υποστήριξη παρείχε ο Richard Moore.

Από αριστερά: Νικόλαος Κυλώνης, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Παραπομπές

¹ GUID 5330 – Guidance on Auditing Disaster Management.

² Τίτλος III της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση.

³ Άρθρο 13 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

⁴ Κανονισμός αριθ. 31 (ΕΟΚ), 11 (ΕΚΑΕ), για τον καθορισμό του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων.

⁵ ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements.

⁶ Αυτόθι.

⁷ Βλέπε άρθρο 24 της Συνθήκης για τη λειτουργία της ΕΕ, , άρθρο 55 της Συνθήκης για την ΕΕ και τον κανονισμό αριθ. 1/1958.

⁸ Άρθρα 14 και 16 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση.

⁹ Βλέπε κανονισμό αριθ. 31 (ΕΟΚ), 11 (ΕΚΑΕ), για τον καθορισμό του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων, άρθρο 1ε.

¹⁰ Βλέπε κανονισμό αριθ. 31 (ΕΟΚ), 11 (ΕΚΑΕ), για τον καθορισμό του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων, άρθρο 20.

¹¹ Ειδική έκθεση 05/2022, με τίτλο «Η κυβερνοασφάλεια στα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ».

¹² Υπόθεση C-311/18 – Facebook Ireland και Schrems, απόφαση της 16.7.2020, με την οποία κηρύσσεται ανίσχυρη η απόφαση για την ασπίδα προστασίας της ιδιωτικής ζωής ΕΕ-ΗΠΑ σχετικά με τη διαβίβαση και επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

¹³ Βλέπε τη στρατηγική καθοδήγηση του ΕΕΠΔ προς τα θεσμικά όργανα της ΕΕ: από τον Οκτώβριο του 2020: Ο ΕΕΠΔ ενθαρρύνει εντόνως τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ να διασφαλίσουν ότι τυχόν νέες πράξεις επεξεργασίας ή νέες συμβάσεις με παρόχους υπηρεσιών δεν περιλαμβάνουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προς τις Ηνωμένες Πολιτείες.

¹⁴ Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 σχετικά με την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης για ηλεκτρονικές συναλλαγές στην εσωτερική αγορά.

¹⁵ GUID 5330 – Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Ειδική έκθεση 15/2019, με τίτλο «Εφαρμογή στην Επιτροπή της δέσμης μεταρρυθμίσεων του καθεστώτος των υπαλλήλων του 2014».

¹⁷ Ανάλυση των δυνητικών εξοικονομήσεων για τον προϋπολογισμό της ΕΕ σε περίπτωση κεντρικοποίησης των λειτουργιών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

¹⁸ Ειδική έκθεση 34/2018, με τίτλο «Γραφειακοί χώροι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ».

Επικοινωνία

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ

Τηλ:. +352 4398-1
Πληροφορίες: eca.europa.eu/el/Pages/ContactForm.aspx
Ιστότοπος: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Περισσότερες πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση παρέχονται από το διαδίκτυο (https://europa.eu/european-union/index_el).

Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8404-2	ISSN 1977-5660	doi:10.2865/482626	QJ-AB-22-016-EL-N
HTML	ISBN 978-92-847-8381-6	ISSN 1977-5660	doi:10.2865/572326	QJ-AB-22-016-EL-Q

ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ

© Ευρωπαϊκή Ένωση, 2022

Η πολιτική για την περαιτέρω χρήση εγγράφων του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου (ΕΕΣ) ορίζεται στην απόφαση αριθ. 6-2019 του ΕΕΣ για την πολιτική ανοικτών δεδομένων και την περαιτέρω χρήση εγγράφων.

Με εξαίρεση τις περιπτώσεις όπου ορίζεται διαφορετικά (π.χ. σε χωριστές ανακοινώσεις περί πνευματικής ιδιοκτησίας), το περιεχόμενο του ΕΕΣ που ανήκει στην ΕΕ παραχωρείται βάσει της άδειας Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Ισχύει επομένως ως γενικός κανόνας ότι η περαιτέρω χρήση επιτρέπεται υπό τον όρο ότι αναφέρεται η πηγή και επισημαίνονται οι αλλαγές. Κατά την περαιτέρω χρήση απαγορεύεται η διαστρέβλωση του αρχικού νοήματος ή μηνύματος των εγγράφων. Το ΕΕΣ δεν φέρει ευθύνη για οποιαδήποτε συνέπεια προερχόμενη από την περαιτέρω χρήση εγγράφων.

Εάν συγκεκριμένο περιεχόμενο αναφέρεται σε ταυτοποιήσιμα φυσικά πρόσωπα, π.χ. φωτογραφίες υπαλλήλων του ΕΕΣ, ή περιλαμβάνει έργα τρίτων, απαιτείται πρόσθετη έγκριση.

Όταν παραχωρείται η έγκριση, αυτή ακυρώνει και αντικαθιστά την ανωτέρω γενική έγκριση και αναφέρει σαφώς τυχόν περιορισμούς στη χρήση.

Για τη χρήση ή την αναπαραγωγή περιεχομένου που δεν ανήκει στην ΕΕ, μπορεί να χρειάζεται να ζητήσετε άδεια απευθείας από τους κατόχους των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας.

Το λογισμικό ή τα έγγραφα που καλύπτονται από δικαιώματα βιομηχανικής ιδιοκτησίας, όπως τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας, τα εμπορικά σήματα, τα καταχωρισμένα σχέδια, οι λογότυποι και οι επωνυμίες/ονομασίες, εξαιρούνται από την πολιτική του ΕΕΣ για την περαιτέρω χρήση.

Το σύνολο των ιστοτόπων των θεσμικών οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης εντός του ονόματος χώρου «europa.eu» παρέχει συνδέσμους προς ιστότοπους τρίτων. Δεδομένου ότι το ΕΕΣ δεν έχει έλεγχο επ’ αυτών, σας συνιστούμε να εξετάζετε τις πολιτικές τους για την προστασία του ιδιωτικού απορρήτου και της πνευματικής ιδιοκτησίας.

Χρήση του λογότυπου του ΕΕΣ

Δεν επιτρέπεται η χρήση του λογότυπου του ΕΕΣ χωρίς την προηγούμενη σύμφωνη γνώμη του οργάνου.

Επικοινωνήστε με την ΕΕ

Αυτοπροσώπως
Σε όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση υπάρχουν εκατοντάδες κέντρα πληροφόρησης Europe Direct. Μπορείτε να βρείτε τη διεύθυνση του πλησιέστερου σε σας κέντρου στον ιστότοπο Europa: https://europa.eu/european-union/contact_el

Τηλεφωνικά ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η Europe Direct είναι μια υπηρεσία που απαντά στις ερωτήσεις σας για την Ευρωπαϊκή Ένωση. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτήν την υπηρεσία:

• καλώντας ατελώς τον αριθμό 00 800 6 7 8 9 10 11 (ορισμένα δίκτυα τηλεφωνίας ενδέχεται να χρεώνουν τις κλήσεις αυτές),
• καλώντας τον αριθμό +32 22999696 ή
• μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον ιστότοπο Europa: https://europa.eu/european-union/contact_el

Βρείτε πληροφορίες σχετικά με την ΕΕ

Στο διαδίκτυο
Πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ είναι διαθέσιμες στον ιστότοπο Europa: https://europa.eu/european-union/index_el

Στις εκδόσεις της ΕΕ
Μπορείτε να καταφορτώσετε ή να παραγγείλετε δωρεάν και επί πληρωμή εκδόσεις της ΕΕ στην ακόλουθη διεύθυνση: https://op.europa.eu/el/publications. Μπορείτε να ζητήσετε πολλαπλά αντίγραφα δωρεάν εκδόσεων επικοινωνώντας με την υπηρεσία Europe Direct ή με το τοπικό σας κέντρο πληροφόρησης (βλ. https://europa.eu/european-union/contact_el).

Στη νομοθεσία της ΕΕ και σε σχετικά έγγραφα
Για πρόσβαση σε νομικές πληροφορίες της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένου του συνόλου της ενωσιακής νομοθεσίας από το 1951 σε όλες τις επίσημες γλώσσες, μεταβείτε στον ιστότοπο EUR-Lex, στην ακόλουθη διεύθυνση: https://eur-lex.europa.eu

Στα δημόσια δεδομένα από την ΕΕ
Η Πύλη Δημόσιων Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (https://data.europa.eu/el) παρέχει πρόσβαση σε σύνολα δεδομένων από την ΕΕ. Τα δεδομένα μπορούν να καταφορτωθούν και να επαναχρησιμοποιηθούν δωρεάν, τόσο για εμπορικούς όσο και για μη εμπορικούς σκοπούς.