Inštitúcie EÚ a COVID-19
Reagovali rýchlo, ale pretrvávajú výzvy, aby sa čo najlepšie využili inovácie a pružnosť iniciované krízou

Zhrnutie

I Koncom januára 2020 bol v Európe oficiálne zaznamenaný prvý prípad ochorenia COVID-19. V priebehu niekoľkých týždňov sa ochorenie rozšírilo do celej EÚ, čo väčšinu členských štátov prinútilo, aby zaviedli opatrenia na spomalenie miery infekcie. Keďže boli občania prinútení zostať doma a pracovať na diaľku, inštitúcie EÚ museli nájsť spôsoby, ako zabezpečiť kontinuitu činností.

II Cieľom tohto auditu bolo posúdiť odolnosť inštitúcií EÚ: ich úroveň pripravenosti, ako sa vysporiadali s pandémiou COVID-19 a aké ponaučenia z toho vyvodili. Konkrétne sme preskúmali, či inštitúcie:

1. dodržiavali uznávané normy vo svojich plánoch na zabezpečenie kontinuity činností a či boli tieto plány prispôsobené typu narušenia spôsobeného pandémiou;
2. boli schopné fungovať, minimalizovať narušenie a plniť svoje príslušné úlohy, ktoré im vyplývajú zo zmlúv EÚ;
3. vyvodili ponaučenia s cieľom prispôsobiť sa okolnostiam po pandémii COVID-19.

III Náš audit sa týkal štyroch inštitúcií EÚ: Európskeho parlamentu, Rady, Európskej komisie a Súdneho dvora EÚ. Audit bol zameraný na to, ako riadiace orgány inštitúcií riešili krízu v období od februára 2020 do júla 2021. Zohľadnili sme rozhodnutia prijaté po júli 2021, ak mali vplyv na inštitúcie po skončení pandémie COVID-19.

IV Dospeli sme k záveru, že inštitúcie EÚ preukázali svoju odolnosť voči pandémii COVID-19. Ich reakcia bola rýchla a pružná a využili predchádzajúce investície do digitalizácie. Zatiaľ však v plnej miere neposúdili, do akej miery sú nové spôsoby práce zavedené v reakcii na COVID-19 pravdepodobne efektívne alebo prinášajú úspory v pokrízovom období.

V Zistili sme, že plány na zabezpečenie kontinuity činností kontrolovaných inštitúcií mali štruktúru potrebnú na to, aby slúžili ako základ pre ich reakciu na krízu, ale neboli navrhnuté na dlhodobé narušenie alebo zdravotnú krízu a museli byť doplnené rozhodnutiami ad hoc. Inštitúcie nemali fórum vymedzené v ich plánoch na zabezpečenie kontinuity činností na rýchle vzájomné konzultácie o rozhodnutiach, ktoré prijali s cieľom reagovať na krízu. Na zabezpečenie určitej jednotnosti svojich opatrení vychádzali z existujúcich štruktúr na výmenu informácií a podarilo sa im obmedziť rozdiely vo svojich reakciách. Ich autonómnosť, odlišné úlohy a rôzne vnútroštátne pravidlá, ktoré museli zohľadniť, obmedzili ich schopnosť reagovať rovnako.

VI Zistili sme tiež, že kontrolované inštitúcie navrhli a vykonali pružnú reakciu na krízu. Upravili svoje rokovacie poriadky tak, aby zabezpečili svoje základné činnosti, a zakázali vstup do svojich priestorov zamestnancom, ktorých prítomnosť nebola nevyhnutná. To im umožnilo minimalizovať narušenie a plniť úlohy, ktoré im boli pridelené na základe zmlúv. Na začiatku krízy mali inštitúcie rôzne úrovne vybavenia umožňujúce ich zamestnancom pracovať na diaľku. Všetkým inštitúciám sa však podarilo vybaviť všetkých svojich zamestnancov riešeniami práce na diaľku do šiestich týždňov. Inštitúcie v rámci svojej reakcie urýchlili zavádzanie projektov modernizácie IT, ako sú nové nástroje komunikácie a spolupráce, bezpapierové pracovné postupy spolu so zvýšeným využívaním elektronického podpisu a elektronickej fakturácie. Napriek dosiahnutému pokroku administratívne služby zatiaľ neboli plne digitalizované.

VII Inštitúcie začali uvažovať o ponaučeniach z krízy spôsobenej ochorením COVID-19 koncom jari 2020 a pokračovali v týchto úvahách počas celej krízy. Zistili sme, že kríza mala obmedzený krátkodobý finančný vplyv na inštitúcie, keďže úspory dosiahnuté v niektorých oblastiach výdavkov, ako je cestovanie, sa použili na financovanie investícií do IT. Väčšina kontrolovaných inštitúcií zaviedla nové spôsoby práce pred krízou spôsobenou ochorením COVID-19. Kríza tieto zmeny urýchlila a všetky inštitúcie očakávajú, že po pandémii COVID-19 budú cestovanie a správa budov iné. Hodnotenie efektívnosti nových spôsobov práce je čiastočné – pokročilejšie je v prípade hlavných činností než v prípade podporných úloh. A napokon, vplyv nových spôsobov práce na rozpočet a životné prostredie sa v inštitúciách nehodnotí jednotne.

VIII Na základe týchto záverov odporúčame štyrom kontrolovaným inštitúciám:

1. zahrnúť do svojich plánov na zabezpečenie kontinuity činností dlhodobé narušenie činností a ustanovenia o medziinštitucionálnej spolupráci;
2. ďalej rozvíjať digitalizáciu administratívnych služieb;
3. a posúdiť vhodnosť nových spôsobov práce po pandémii COVID-19.

Úvod

01 Koncom januára 2020 bol v Európe oficiálne zaznamenaný prvý prípad ochorenia COVID-19. V priebehu niekoľkých týždňov sa ochorenie rozšírilo do celej EÚ, čo väčšinu členských štátov prinútilo, aby zaviedli opatrenia, ktorými sa snažili spomaliť jeho šírenie.

02 V tejto súvislosti bola schopnosť verejných orgánov pokračovať vo fungovaní nevyhnutná na to, aby vlády a medzinárodné organizácie mohli plniť svoje úlohy a reagovať na krízu. Táto schopnosť sa označuje ako odolnosť: schopnosť absorbovať negatívne vplyvy, ktoré vznikli, alebo schopnosť zotaviť sa, keď sa vyskytne katastrofa¹. Odolnosť umožňuje organizáciám stať sa silnejšími.

03 Inštitúcie EÚ čelili krízam v oblasti zdravia a bezpečnosti v nedávnej minulosti: vypuknutie epidémie eboly (2014) pre delegácie EÚ a teroristické útoky v Bruseli (2016) a Štrasburgu (2018). Rozsah a trvanie krízy spôsobenej ochorením COVID-19 však boli bezprecedentné. Hlavnými aspektmi fungovania inštitúcií ovplyvnenými krízou spôsobenou ochorením COVID-19 boli:

• riadenie a politika: rozhodovacie procesy na zabezpečenie kontinuity činností a aktualizácia plánov práce s cieľom zohľadniť prehodnotenie priorít,
• riadenie pracovnej sily: alternatívne riešenia fyzickej prítomnosti a zmeny v politikách v oblasti ľudských zdrojov s cieľom zabezpečiť nepretržitú výkonnosť zamestnancov,
• IT: dostupnosť laptopov a iných riešení telepráce, ktoré umožňujú prijímanie rozhodnutí na diaľku, zabezpečujú dôvernosť informácií a ochranu údajov,
• budovy: udržiavanie budov v prevádzkovom režime, zabezpečenie fyzickej bezpečnosti a riadenie prístupu do priestorov.

04 Za riadenie a politické aspekty zodpovedá predseda a generálny tajomník každej inštitúcie. Generálni tajomníci sú zodpovední aj za otázky týkajúce sa riadenia pracovnej sily, IT a budov. V tejto správe odkazy na rozhodnutia prijaté inštitúciou znamenajú rozhodnutia prijaté útvarmi v rámci zodpovednosti generálnych tajomníkov, ako aj rozhodnutia prijaté členmi inštitúcie (poslancami Parlamentu, zástupcami členských štátov v Rade, komisármi, sudcami, generálnymi advokátmi a tajomníkmi Súdneho dvora EÚ).

05 Úloha každej inštitúcie je vymedzená v zmluvách². Hoci sú inštitúcie navzájom nezávislé, očakáva sa, že budú navzájom v plnej miere spolupracovať³. Pokiaľ ide o riadenie pracovnej sily, sú zväčša autonómne v rámci spoločného rámca, ktorý je vymedzený v služobnom poriadku⁴. Každá inštitúcia má svoj vlastný rokovací poriadok, v ktorom sa riešia záležitosti, ako je vnútorná organizácia, pravidlá rozhodovania a vzťahy s inými inštitúciami. V reakcii na krízu museli inštitúcie dodržiavať aj právne predpisy platné v ich hostiteľských členských štátoch a svoje rozhodnutia zodpovedajúcim spôsobom upraviť.

06 Na ilustrácii 1 sú uvedené rozhodnutia prijaté inštitúciami s cieľom reagovať na vývoj zdravotnej situácie a platné vnútroštátne pravidlá.

07 Inštitúcie sú financované z okruhu „Administratíva“ viacročného finančného rámca (VFR). Výdavky v roku 2020 v rámci tohto okruhu predstavovali 10 mld. EUR. Súvisiace náklady sa týkajú najmä výdavkov na ľudské zdroje (platy zamestnancov, príspevky a dôchodky), ktoré predstavujú 68 % celkovej sumy. Výdavky na budovy predstavujú približne 9 % administratívnych výdavkov a výdavky na IT 4 %.

Rozsah auditu a audítorský prístup

08 Cieľom tohto auditu bolo posúdiť odolnosť inštitúcií EÚ: ich úroveň pripravenosti, ako zvládli pandémiu COVID-19 a aké ponaučenia z nej vyvodili. Konkrétne sme preskúmali, či inštitúcie:

• dodržiavali uznávané normy vo svojich plánoch na zabezpečenie kontinuity činností a či boli tieto plány prispôsobené typu narušenia spôsobeného pandémiou;
• boli schopné fungovať, minimalizovať narušenie a plniť svoje úlohy, ktoré im vyplývajú zo zmlúv;
• vyvodili ponaučenia s cieľom prispôsobiť sa okolnostiam po pandémii COVID-19.

09 Zamerali sme sa na rozhodnutia, ktoré prijali správne orgány inštitúcií EÚ s cieľom zachovať kontinuitu činností a zabezpečiť, aby inštitúcie plnili svoje úlohy. Neposudzovali sme politickú reakciu EÚ na krízu spôsobenú ochorením COVID-19 ani jej sprievodné právne predpisy.

10 Audit sa týkal rozhodnutí prijatých od januára 2020 (prvé opatrenia na obmedzenie cestovania zamestnancov do infikovaných oblastí) do júla 2021 (uvoľnenie pravidiel z dôvodu lepšej zdravotnej situácie). Zohľadnili sme aj významné udalosti, ktoré nastali po júli 2021, pokiaľ mali vplyv na inštitúcie po skončení pandémie COVID-19.

11 Kontrolovali sme štyri inštitúcie EÚ: Európsky parlament, Radu Európskej únie, Európsku komisiu a Súdny dvor Európskej únie (Súdny dvor EÚ). Sídlo Parlamentu je vo Francúzsku (Štrasburg) a má pracoviská v Belgicku a Luxembursku. Rada sa v celom rozsahu nachádza v Belgicku, ale v apríli, júni a októbri zasadá v Luxembursku. Útvary Komisie sa nachádzajú najmä v Belgicku a Luxembursku, ale jej Spoločné výskumné centrum má pracoviská v Nemecku, Španielsku, Taliansku a Holandsku. Súdny dvor sídli v Luxembursku.

12 Preskúmali sme rozhodnutia a postupy inštitúcií týkajúce sa ich reakcie na krízu, ako aj zápisnice zo zasadnutí orgánov zapojených do krízového riadenia. Prostredníctvom dotazníkov sme zhromaždili spätnú väzbu od príslušných administratívnych útvarov a použili sme prieskumy, ktoré vykonali inštitúcie, aby posúdili, ako ich zamestnanci vnímajú zavedené opatrenia. Uskutočnili sme rozhovory s vyššími riadiacimi pracovníkmi zapojenými do riadenia krízy, ako aj so zástupcami výborov zamestnancov.

13 Naša správa je súčasťou série auditov, ktoré EDA vykonal v súvislosti s ochorením COVID-19. Poskytuje prvé posúdenie vplyvu krízy na fungovanie inštitúcií. Tento audit sme vykonali pred koncom pandémie, takže naše závery a odporúčania sú včasné a relevantné na podporu kontrolovaných inštitúcií pri zlepšovaní ich efektívnosti a pripravenosti v prípade dlhodobých narušení.

Pripomienky

Plány inštitúcií na zabezpečenie kontinuity činností sa väčšinou riadili uznávanými normami a poskytli základ pre ich reakciu na krízu

Plány inštitúcií na zabezpečenie kontinuity činností sa riadili uznávanými normami, ale neboli navrhnuté pre dlhodobé narušenia alebo zdravotné krízy

14 Úlohou plánu na zabezpečenie kontinuity činností (PZKČ) je umožniť organizácii reagovať na narušenia a zároveň zachovať schopnosť vykonávať svoje základné činnosti a právne záväzky. V PZKČ by sa mali vymedziť osoby zodpovedné za ich vykonávanie, mali by sa stanoviť základné činnosti organizácie, mali by byť prispôsobené rizikám identifikovaným organizáciou a mali by sa pravidelne aktualizovať a testovať⁵.

15 Inštitúcie EÚ začali v roku 2006 uvažovať o svojich politikách kontinuity činností, motivované hrozbou pandémie vtáčej chrípky H5N1. Potreba ucelených politík na zabezpečenie kontinuity činností bola ešte jasnejšia v roku 2009, ktorý bol rokom pandémie chrípky H1N1. V tom čase medziinštitucionálny výbor zodpovedný za spoluprácu v zdravotníctve (interinštitucionálne lekárske kolégium – IMB) odhadol, že až 30 % zamestnancov by mohlo byť nedostupných, a to buď preto, že budú chorí, alebo preto, že sa budú starať o choré závislé osoby.

16 Kontrolované inštitúcie navrhli prvé politiky na zabezpečenie kontinuity činností a plány na zabezpečenie kontinuity činností v rokoch 2006 až 2013. V súlade s platnými normami týkajúcimi sa kontinuity činností (pozri bod ‎14) boli vo všetkých PZKČ jasne vymedzené úlohy a zodpovednosti, uvádzali sa v nich základné činnosti, ktoré sa majú zachovať v čase krízy, a minimálny počet zamestnancov potrebných na tento účel. V PZKČ bolo stanovené decentralizované riadenie niektorých incidentov, ale všetky udalosti, ktoré majú vplyv na inštitúciu ako celok, mali byť riadené centrálne v rámci každej inštitúcie tímom krízového riadenia, ktorý bol zvyčajne zložený z generálneho tajomníka inštitúcie a zástupcov jej administratívnych riaditeľstiev. Vo všetkých kontrolovaných inštitúciách malo každé riaditeľstvo alebo generálne riaditeľstvo svoj vlastný PZKČ so zoznamom základných činností, minimálnymi zdrojmi potrebnými na ich vykonávanie a časom obnovy pre každú z nich. Existoval aj ústredný PZKČ pre krízové tímy, v ktorom boli uvedené kroky, ktoré sa majú prijať v prípade incidentu.

17 Hoci pandémie a nimi spôsobené narušenia boli súčasťou úvah inštitúcií o kontinuite činností, v roku 2020 sa v PZKČ výslovne neodkazovalo na pandemické plány s výnimkou Súdneho dvora EÚ, ktorý si vo svojom PZKČ ponechal svoj plán týkajúci sa vtáčej chrípky. V pláne Súdneho dvora EÚ pre vtáčiu chrípku sa stanovili priame prepojenia medzi rozhodnutiami Svetovej zdravotníckej organizácie a opatreniami, ktoré má inštitúcia vykonať. V najhoršom prípade (riziko úmrtia zamestnancov) sa v pláne Súdneho dvora EÚ predpokladalo úplné pozastavenie súdnej činnosti a zatvorenie jeho priestorov.

18 V prípade ostatných inštitúcií sa v hodnoteniach rizík spomínali pandémie, ale neuvádzali sa možné zmierňujúce opatrenia prispôsobené dlhodobým narušeniam alebo dlhodobou nedostupnosťou všetkých priestorov. Tieto inštitúcie mali záložné plány a plány premiestnenia do iných budov s cieľom vyrovnať sa s niekoľkodňovými narušeniami. Nepočítalo sa s nedostupnosťou všetkých budov v rovnakom čase ani s nemožnosťou cestovať na iné pracovisko. Parlament v obmedzenej miere predpokladal prácu na diaľku len v prípade činností, ktoré nebolo možné premiestniť do iných priestorov. Lekárske služby Parlamentu a Rady mali vlastné plány v oblasti nákazlivých chorôb, ktoré však neboli začlenené do PZKČ ich inštitúcie.

19 Kontrolované inštitúcie vo všeobecnosti pravidelne aktualizovali svoje PZKČ. Od roku 2013 do januára 2020 boli PZKČ inštitúcií aj testované buď cvičeniami určenými na tento účel, alebo počas reálnych kríz, od menších incidentov v budovách až po teroristické útoky (Brusel v roku 2016, Štrasburg v roku 2018).

Inštitúcie vychádzali zo svojich plánov na zabezpečenie kontinuity činností s cieľom navrhnúť svoje reakcie na krízu

20 Na to, aby organizácia mohla primerane reagovať na krízu, musí mať zriadené krízové rozhodovacie orgány, ktorých právomoci sú prispôsobené danej situácii. Takisto musí primerane spolupracovať s príslušnými zainteresovanými stranami a oznamovať svoje rozhodnutia svojim zamestnancom⁶.

21 Do druhej polovice februára 2020 začali všetky kontrolované inštitúcie aktivovať štruktúry krízového riadenia plánované v ich PZKČ. Vždy boli zapojené riaditeľstvá pre ľudské zdroje, čo zabezpečovalo zapojenie lekárskych služieb, i keď len nepriamo. Niektoré inštitúcie prispôsobili svoju štruktúru krízového riadenia okolnostiam ochorenia COVID-19.

• Rada sa domnievala, že zloženie jej tímu krízového riadenia nebolo najvhodnejšie na riešenie krízy spôsobenej ochorením COVID-19. Namiesto toho sa spoliehala na riadiace tímy administratívnych generálnych riaditeľstiev s podporou korešpondentov kontinuity činností z ostatných útvarov a jej hlavného lekára.
• Hlavný lekár Parlamentu nebol členom tímu krízového riadenia a riadenia kontinuity činností inštitúcie, ale generálny tajomník ho prizval ako svojho priameho poradcu.

22 Zavedením práce na diaľku sa znížilo riziko nakazenia zamestnancov. Scenár IMB z roku 2009, podľa ktorého bude 30 % zamestnancov chorých alebo nedostupných, sa nikdy nenaplnil, ale prístup do priestorov inštitúcií bol obmedzený z dôvodu vnútroštátnych obmedzení pohybu. Podľa situácie uvedenej v PZKČ by inštitúcie museli naďalej vykonávať len základné činnosti. V danom prípade však mohli pokračovať vo vykonávaní všetkých svojich činností, ale museli sa rozhodnúť, ktoré z nich budú naďalej vykonávať na mieste a ktoré budú vykonávať na diaľku.

23 Začiatkom marca 2020, pred zavedením vnútroštátnych opatrení na obmedzenie pohybu, sa Rada rozhodla ponechať na mieste len zamestnancov potrebných na organizovanie zasadnutí Rady. Súdny dvor EÚ podporoval rozsiahlejšie využívanie písomných výmen. V prípadoch, v ktorých sa pojednávanie (na mieste) už naplánovalo, boli sudcovia vyzvaní, aby preskúmali, či ich možno odložiť, alebo ak nie, či ich možno nahradiť písomnými otázkami a odpoveďami. Parlament a Komisia pokračovali vo svojej činnosti na mieste do polovice marca 2020.

24 Inštitúcie si vymieňajú informácie a spolupracujú prostredníctvom rôznych medziinštitucionálnych výborov. Ani jedna z kontrolovaných inštitúcií však nemala vo svojich PZKČ ustanovenia o úlohách týchto výborov, okrem niektorých všeobecných poznámok o informovaní ostatných inštitúcií o tom, či boli PZKČ aktivované. Čeliac spoločnej kríze nemali zriadené fórum, vymedzené v PZKČ, na ktorom by sa mohli rýchlo navzájom informovať o rozhodnutiach, ktoré prijali.

25 V druhom marcovom týždni 2020 predseda jedného výboru – prípravného výboru pre štatutárne otázky (CPQS) so zástupcami všetkých inštitúcií, ktorý sa zaoberá otázkami týkajúcimi sa služobného poriadku a podmienok zamestnávania, zorganizoval neformálne stretnutie, na ktorom sa diskutovalo o opatreniach vykonávaných vo všetkých inštitúciách. Táto neformálna štruktúra pokračovala počas celej pandémie a zasadnutia sa konali pravidelne. CPQS nemá mandát prijímať rozhodnutia pre inštitúcie, ale neformálna sieť do určitej miery pomohla harmonizovať prijaté rozhodnutia (napríklad o tom, ako zvládať medziinštitucionálne presuny zamestnancov). Vzhľadom na autonómiu inštitúcií, ich rôzne úlohy a vzhľadom na to, že pravidlá platné v hostiteľských členských štátoch sa líšili, každá inštitúcia zaujala počas krízy odlišný prístup. Zaznamenali sme určité rozdiely v postupoch riadenia ľudských zdrojov, najmä pokiaľ ide o podmienky, za ktorých bola povolená práca na diaľku mimo miesta výkonu práce (pozri prílohu II).

26 Okrem medziinštitucionálnej spolupráce inštitúcie pravidelne komunikovali s vnútroštátnymi a miestnymi orgánmi v hostiteľských členských štátoch s cieľom diskutovať o prijatých zdravotných opatreniach a ich vplyve na fungovanie inštitúcií.

27 Inštitúcie sa spoliehali na niektoré komunikačné kanály plánované v PZKČ pre krátkodobé incidenty (e-maily alebo textové správy). Koncom februára 2020 zaviedli aj špecializované intranetové stránky na informovanie zamestnancov o prijatých opatreniach a na informovanie o najnovších lekárskych odporúčaniach. E-maily sa použili na zasielanie informácií uverejnených na intranete s cieľom maximalizovať ich šírenie.

Inštitúciám sa podarilo minimalizovať narušenie svojich hlavných činností

Inštitúcie sa prispôsobili tak, aby naďalej plnili svoje úlohy vyplývajúce zo zmlúv

28 Každá z kontrolovaných inštitúcií má hlavné činnosti spojené s ich úlohou stanovenou v zmluvách, ktoré sú zhrnuté v ilustrácii 2. Odolnosť inštitúcií počas krízy spočívala v ich schopnosti plniť si úlohu podľa zmlúv a dodržiavať stanovené zásady ich fungovania, ako je viacjazyčnosť⁷.

Inštitúcie prispôsobili svoj rokovací poriadok tak, aby zabezpečili kontinuitu činností v krízovej situácii

29 Rokovacie poriadky, ktoré platili v kontrolovaných inštitúciách v januári 2020, neboli navrhnuté so zreteľom na možné dlhodobé narušenia. Ani v jednom z nich neboli osobitné ustanovenia na riešenie závažných obmedzení schopnosti členov inštitúcie stretnúť sa.

30 Parlament a Rada spoločne vykonávajú legislatívnu a rozpočtovú právomoc v EÚ⁸. Na to, aby mohli plniť svoju úlohu, musia mať možnosť diskutovať o politických iniciatívach predložených Komisiou, meniť ich a hlasovať o nich. Pred krízou spôsobenou ochorením COVID-19 sa tieto činnosti takmer úplne vykonávali prostredníctvom zasadnutí Parlamentu, zasadnutí ministrov Rady alebo pracovných skupín. Po zavedení obmedzení pohybu a cestovných obmedzení sa tieto prezenčné zasadnutia alebo pojednávania na mieste stali zložitejšími a v niektorých prípadoch ich nebolo možné zorganizovať. Rokovacie poriadky Komisie a Súdneho dvora EÚ boli pružnejšie, pretože poskytovali možnosti, ktoré sa mohli využiť, keď prezenčné zasadnutia neboli možné (pozri rámček 1).

31 S cieľom zabezpečiť, aby inštitúcie mali správny rámec na pokračovanie v činnosti (s výnimkou Súdneho dvora EÚ), museli prispôsobiť svoje rokovacie poriadky. Parlament zmenil pravidlá hlasovania 20. marca 2020 s cieľom umožniť hlasovanie na diaľku počas plenárnej schôdze a 8. apríla 2020 pre hlasovanie vo výboroch. A napokon v decembri 2020 zmenil svoj rokovací poriadok s cieľom zaviesť opatrenia týkajúce sa „mimoriadnych okolností“, ktoré umožňujú odložiť parlamentné schôdze, premiestniť ich na iné miesto alebo aby sa konali v oddelených miestnostiach alebo na diaľku. Počas kontrolovaného obdobia sa konali parlamentné zasadnutia, pričom poslanci Parlamentu hlasovali na diaľku, hoci niektorí boli fyzicky prítomní v priestoroch Parlamentu. Z dôvodu cestovných obmedzení sa plenárne schôdze presunuli zo Štrasburgu do Bruselu od marca 2020 do júna 2021.

32 Alternatívne spôsoby hlasovania umožnili pokračovať v legislatívnej činnosti. Účasť na diaľku komplikovala tlmočenie (z dôvodu slabšej kvality zvuku a nedostatočného vizuálneho kontaktu) a dĺžka schôdzí sa skrátila s cieľom zohľadniť túto skutočnosť. Napriek tomu bola legislatívna činnosť Parlamentu v rokoch 2020 a 2021 podobná ako v roku 2019 (pozri tabuľku 1 v prílohe I).

33 Rada nezmenila svoj rokovací poriadok, ale 23. marca 2020 zaviedla dočasnú výnimku s cieľom uľahčiť používanie písomných postupov za konkrétnych podmienok. Inštitúcia potrebovala alternatívne opatrenia na prijímanie rozhodnutí, keďže rokovania ministrov, ktoré sa uskutočnili formou videokonferencie, sa považovali za neformálne zasadnutia, a preto počas nich nebolo možné prijať žiadne oficiálne akty Rady. Táto výnimka umožnila Výboru stálych predstaviteľov vlád členských štátov (Coreper) rozhodnúť v súlade s platnými pravidlami väčšiny pre posudzovaný akt o použití písomného postupu. V praxi by sa o predmetnom akte rokovalo na neformálnych zasadnutiach a potom by Coreper mohol rozhodnúť o použití písomného postupu.

34 Rada pôvodne prijala výnimku na jeden mesiac a predĺžila ju počas trvania celej krízy; platnosť súčasnej výnimky uplynie koncom júna 2022. Coreper, ktorý sídli v Bruseli, sa počas krízy naďalej stretával fyzicky. Toto usporiadanie zvýšilo pracovné zaťaženie Coreperu, ale umožnilo Rade zachovať svoju legislatívnu činnosť na podobnej úrovni ako v predchádzajúcich rokoch (pozri tabuľku 2 v prílohe I). Vždy, keď to bolo možné, sa konali aj fyzické zasadnutia Rady.

35 Komisia 22. apríla 2020 zmenila svoj rokovací poriadok s cieľom objasniť, že jej zasadnutia sa mohli konať „prostriedkami telekomunikačných systémov umožňujúcimi identifikáciu a účinnú účasť členov“, aby sa vyhla prerušeniu fungovania kolégia. Plán práce Komisie na rok 2020 bol v máji 2020 upravený tak, aby odrážal zmeny priorít, ktoré priniesla kríza spôsobená ochorením COVID-19. Približne štvrtina pôvodne plánovaných politických iniciatív bola z dôvodu pandémie odložená o tri až šesť mesiacov. Komisia zároveň zaviedla nové iniciatívy ako politickú reakciu na krízu, ako je plán NextGenerationEU (NGEU) (pozri rámček 2) navrhnutý spolu s viacročným finančným rámcom na roky 2021 – 2027.

36 Činnosť Súdneho dvora závisí od prípadov, ktoré sú mu predložené. Od 16. marca 2020 do 25. mája 2020 Súdny dvor pozastavil pojednávania, keďže jeho priestory zostali pre zamestnancov zatvorené. Pozastavenie pojednávaní neviedlo k pozastaveniu súdnej činnosti (pozri rámček 1). Počas obdobia pozastavenia pojednávaní predseda raz týždenne vyniesol rozsudky osobne. Po obnovení pojednávaní Súdny dvor EÚ zaviedol informačný systém, ktorý stranám, ktoré nemôžu cestovať do Luxemburska, umožňuje účasť na diaľku. Inštitúcia po 25. máji 2020 opätovne nepozastavila súdnu činnosť na mieste.

37 Celkový vplyv ochorenia COVID-19 na súdnu činnosť Súdneho dvora EÚ bol zmiešaný, pretože súvisí s úrovňou činnosti vnútroštátnych súdov, ktoré mu postupujú prípady, ako aj inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr EÚ. V roku 2020 bolo menej nových prípadov ako v roku 2019; počet nevybavených prípadov sa mierne zvýšil, ale priemerné trvanie prípadov nie (pozri tabuľku 4 v prílohe I).

Inštitúcie sa snažili zachovať viacjazyčnosť

38 Zásada viacjazyčnosti znamená, že všetky úradné jazyky členských štátov EÚ sú úradnými a pracovnými jazykmi inštitúcií. S cieľom zabezpečiť dodržiavanie tejto zásady sa inštitúcie spoliehajú na prekladateľov a tlmočníkov. Pandémia COVID-19 priniesla pre tlmočníkov osobitné obmedzenia: tlmočnícke kabíny nemohli byť plne využité z dôvodu obmedzenia fyzického kontaktu a externí tlmočníci neboli vždy schopní cestovať. Prechod na schôdze na diaľku a hybridné schôdze priniesol technické výzvy (pozri bod ‎32). Napriek tomu inštitúcie zaviedli riešenia na zabezpečenie viacjazyčnosti počas krízy (pozri rámček 3).

Inštitúcie splnili svoju povinnosť starostlivosti o zamestnancov a udržali si pracovnú kapacitu

39 Inštitúcie musia svojim zamestnancom poskytnúť pracovné podmienky, ktoré sú v súlade s príslušnými normami v oblasti zdravia a bezpečnosti⁹. S cieľom zachovať kontinuitu činností bez toho, aby bolo potrebné pozastaviť činnosti, ktoré nemajú zásadný význam, inštitúcie museli zachovať aj dostupnosť a výkonnosť zamestnancov na najvyššej možnej úrovni.

Inštitúcie prijali primerané opatrenia na ochranu zdravia svojich zamestnancov a predchádzanie infekciám vo svojich priestoroch

40 IMB sa skladá z lekárov inštitúcií. Jeho úlohou je informovať vedúcich administratívy inštitúcií o otázkach zdravia. Od februára 2020 zaslalo sériu oznámení, v ktorých sa najprv podrobne opisoval vývoj pandémie a potom v ďalších fázach pandémie sa v nich uvádzal konsenzus, ktorý dosiahli jeho členovia, pokiaľ ide o rôzne opatrenia, ktoré sa mali zaviesť na zaistenie bezpečnosti zamestnancov počas prítomnosti v priestoroch, a informovalo sa v nich o usmerneniach k psychologickej podpore a očkovaní.

41 Zamestnanci, ktorí sa vo februári 2020 vrátili z rizikových oblastí, boli požiadaní, aby pracovali na diaľku s cieľom obmedziť riziko infekcie, a inštitúcie vyzvali zraniteľných zamestnancov, aby pracovali na diaľku od druhého marcového týždňa 2020. Počas kontrolovaného obdobia IMB odporučilo prácu na diaľku ako spôsob, ako prerušiť reťazec infekcie.

42 Na ilustrácii 3 sú uvedené údaje o vývoji prítomnosti zamestnancov počas kontrolovaného obdobia na základe monitorovania každou inštitúciou:

• pokiaľ hostiteľské členské štáty zachovali obmedzenia pohybu (jar 2020, zima 2020 – 2021), inštitúcie postupovali podľa vzoru a udržiavali počet zamestnancov v priestoroch nízky a obmedzili ho na zamestnancov, ktorých prítomnosť bola nevyhnutná,
• keď sa vnútroštátne obmedzenia postupne rušili (jún 2020 a opäť od jari 2021), inštitúcie povolili vo svojich priestoroch viac zamestnancov, ak bola ich prítomnosť potrebná na podporu hlavných činností na mieste (ako sú zasadnutia, stretnutia a pojednávania),
• v čase, keď sa zdravotná situácia zlepšila (v lete a na jeseň 2020), inštitúcie tiež nabádali zamestnancov, ktorí hlásili ťažkosti pri práci na diaľku, aby prišli do kancelárie.

43 S cieľom zaistiť bezpečnosť zamestnancov, ktorí prišli pracovať do kancelárie, inštitúcie zaviedli protokoly (obmedzenie fyzického kontaktu, upratovanie, nosenie rúšok) na základe odporúčaní IMB, ich vlastných lekárskych služieb a vnútroštátnych orgánov. Lekárske služby každej inštitúcie sledovali prípady ochorenia COVID-19 (medzi zamestnancami, dodávateľmi a návštevníkmi) s cieľom znížiť riziko infekcií na mieste. Parlament tiež ponúkol testovanie vo svojich priestoroch.

44 Od jari 2021 inštitúcie nabádali svojich zamestnancov, aby sa zaočkovali, a to buď zriadením vlastných očkovacích stredísk po dohode s miestnymi orgánmi (v Bruseli), alebo informovaním svojich zamestnancov o tom, ako sa mohli zapojiť do vnútroštátnych očkovacích kampaní (Luxembursko a ostatné krajiny). Inštitúcie dodržiavali pravidlá svojich hostiteľských členských štátov týkajúce sa očkovania a prístupu na pracovisko. Parlament na základe odporúčania IMB išiel nad rámec vnútroštátnych pravidiel a zaviedol požiadavku predložiť digitálny COVID pas s cieľom získať prístup do jeho priestorov od novembra 2021.

Inštitúcie podporili dobré životné podmienky svojich zamestnancov a pomohli im prispôsobiť sa novým pracovným podmienkam

45 Pred krízou bol počet zamestnancov EÚ, ktorí pravidelne pracovali na diaľku, nízky: táto možnosť bola vo väčšine inštitúcií ponúknutá lingvistom a prekladateľom od roku 2009 a od roku 2016 bola rozšírená na všetkých oprávnených zamestnancov, počnúc Parlamentom a Komisiou. V decembri 2019 Komisia uviedla, že približne 25 % jej pracovnej sily (8 000 ľudí) využívalo možnosť príležitostnej práce na diaľku. Keď inštitúcie v polovici marca 2020 zaviedli povinnú prácu na diaľku, väčšina ich zamestnancov túto možnosť nikdy nevyužila.

46 S cieľom udržať výkonnosť zamestnancov inštitúcie zaviedli rôzne kurzy odbornej prípravy týkajúce sa práce na diaľku a nových IT nástrojov, ktoré boli zavedené. Osobitný dôraz sa kládol na poskytovanie odbornej prípravy a podpory stredným manažérom s cieľom pomôcť im riadiť ich tímy na diaľku a na zlepšovanie pracovných podmienok z domu (pozri prílohu II).

47 Dostupnosť zamestnancov sa počas krízy zvýšila z viacerých dôvodov. Z údajov, ktoré sme získali od Rady a Komisie, vyplýva, že zamestnanci zaznamenali v rokoch 2020/2021 viac odpracovaných hodín ako v predchádzajúcich rokoch. Všetky inštitúcie vykázali zníženie počtu dní krátkodobej práceneschopnosti. Znížil sa aj počet pracovníkov na kratší pracovný čas vo všetkých inštitúciách (najmä v prípade zamestnancov pracujúcich na 80 %, 90 % alebo 95 % pracovný čas).

48 Kontrolované inštitúcie umožnili zamestnancom pracovať na diaľku mimo ich miesta výkonu práce¹⁰ ako výnimočné opatrenie motivované okolnosťami (izolácia, potreba starať sa o príbuzných). Táto možnosť bola poskytnutá za osobitných podmienok. V prípade Parlamentu mala možnosť pracovať mimo miesta výkonu práce umožniť zamestnancom starať sa o príbuzných, a preto bola spojená s požiadavkou pracovať na kratší pracovný čas so zodpovedajúcim znížením platu (pozri prílohu II). Spôsob, akým inštitúcie monitorovali počet zamestnancov využívajúcich túto možnosť, sa líšil, ale celkovo zaznamenané údaje boli napriek tomu nízke: nikdy ju nevyužili viac než 2 % zamestnancov Parlamentu; 3 % na Súdnom dvore EÚ; približne 5 % v Komisii (ktorá mala limit 10 dní ročne) a 5,8 % v Rade (monitorované len v máji – júni 2021). Toto výnimočné opatrenie bolo postupne ukončené do konca roka 2021.

Inštitúcie urýchlili zavádzanie existujúcich projektov modernizácie, ale digitalizácia administratívnych služieb zostáva výzvou

49 Na udržanie výkonnosti zamestnancov počas krízy inštitúcie museli zabezpečiť, aby väčšina zamestnancov mala k dispozícii správne nástroje na prácu na diaľku. Inštitúcie museli nájsť alternatívne riešenia k fyzickým stretnutiam. Tieto riešenia museli byť bezpečné a primerané, aby inštitúcie mohli vykonávať svoje podporné úlohy, ako aj svoje hlavné činnosti. Museli zaviesť administratívne postupy prispôsobené práci na diaľku, pričom sa viac spoliehali na bezpapierové pracovné postupy.

Napriek nerovnomernej úrovni pripravenosti inštitúcie rýchlo umožnili zamestnancom pracovať na diaľku

50 Inštitúcie od roku 2016 postupne rozširovali možnosť práce na diaľku na všetkých zamestnancov (pozri bod ‎45). Zároveň začali poskytovať svojim zamestnancom vybavenie, ktoré im umožňovalo pracovať na diaľku: buď pracovné laptopy s prístupom k virtuálnej súkromnej sieti (VPN) alebo licenciami na infraštruktúru virtuálnej pracovnej plochy (VDI), aby sa zamestnanci mohli pripojiť do svojho pracovného prostredia zo súkromného zariadenia.

51 V januári 2020 mali inštitúcie pre svojich zamestnancov rôzne úrovne mobilného IT vybavenia. Viac než 90 % zamestnancov Rady a Komisie malo pracovné prenosné počítače. Obe inštitúcie mali dostatok licencií VPN (trvalých alebo núdzových) na pokrytie všetkých svojich zamestnancov. Mali tiež obmedzený počet licencií VDI.

52 Parlament a Súdny dvor boli uprostred zavádzania svojich programov IT mobility, keď došlo k prechodu na prácu na diaľku. Súdny dvor v roku 2019 urýchlil svoj program s cieľom dokončiť ho do jari 2020. Cieľom Európskeho parlamentu bolo dokončiť zavádzanie laptopov pre zamestnancov do konca volebného obdobia 2019 – 2024. Do polovice marca 2020 bolo už približne 35 % zamestnancov Parlamentu a 71 % zamestnancov Súdneho dvora vybavených riešeniami VPN alebo VDI, ktoré im umožnili pracovať na diaľku. Všetci zamestnanci mali prístup k svojim pracovným e-mailovým schránkam prostredníctvom webových e-mailových nástrojov.

53 Parlament a Súdny dvor EÚ urýchlili zavádzanie laptopov. Obe inštitúcie uprednostnili zásadne dôležité služby, ako sú registre Súdneho dvora EÚ, na distribúciu hardvéru a takisto zvýšili počet dostupných licencií VDI (pre zamestnancov, ktorí ešte neboli vybavení pracovnými laptopmi). Do mája 2020 bolo 95 % ich zamestnancov schopných pracovať na diaľku pomocou prístupu VPN alebo licencie VDI a do konca júna 2020 mali vybavenie všetci zamestnanci.

54 Všetky inštitúcie tiež museli zvýšiť kapacitu svojej infraštruktúry tak, aby zodpovedala počtu pripojení. Počas prvých týždňov prechodu na prácu na diaľku zamestnanci informovali o niektorých problémoch s kvalitou a stabilitou pripojení, ale tieto problémy sa väčšinou vyriešili do apríla 2020. Počet žiadostí adresovaných helpdeskom inštitúcií sa od apríla 2020 výrazne znížil, keďže si zamestnanci zvykli na nástroje práce na diaľku a zvýšila sa kapacita šírky pásma.

Kríza urýchlila zavádzanie nástrojov spolupráce založených na cloude a osobitných videokonferenčných riešení, čo však so sebou prinieslo výzvy v oblasti ochrany údajov a bezpečnosti

55 IT nástroje spolupráce umožňujú zamestnancom spolupracovať bez toho, aby boli v tej istej miestnosti. Tento pojem zahŕňa celý rad nástrojov od videokonferenčných riešení až po platformy, ktoré umožňujú zdieľanie a úpravu dokumentov v reálnom čase. Inštitúcie používali niektoré z týchto nástrojov pred krízou: Komisia napríklad od roku 2013 využíva kolaboratívne webové sídla. V inštitúciách boli videokonferencie bežným riešením. Zvyčajne sa používali osobitne vybavené miestnosti na organizovanie stretnutí medzi nimi a s externými zainteresovanými stranami.

56 Cloudové služby rastú na celom svete od roku 2016/2017. Ponúkajú nové možnosti spolupráce, pretože nie sú obmedzené fyzickou infraštruktúrou. Od roku 2019 niektoré inštitúcie testujú cloudové nástroje vrátane videokonferenčných riešení s funkciami spolupráce (zdieľanie a editovanie dokumentov). Používanie cloudových služieb však prináša vlastné riziká z hľadiska bezpečnosti a ochrany údajov v porovnaní s infraštruktúrou v priestoroch inštitúcií¹¹.

57 Kontrolované inštitúcie majú rôzne hodnotenia rizík v oblasti ochrany údajov a bezpečnosti IT spojených so spoluprácou s nástrojmi založenými na cloude, čo ich viedlo k prijatiu rôznych rozhodnutí o ich zavedení. Rozsudok vo veci Schrems II¹² z júla 2020 a následné odporúčanie európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (EDPS)¹³ nezavádzať nové služby zahŕňajúce prenos osobných údajov mimo EÚ pridali ďalšiu úroveň obmedzení, pokiaľ ide o druh nástrojov spolupráce, ktoré by inštitúcie mohli používať. Inštitúcie, ktoré používajú cloudové služby a videokonferenčné nástroje so sídlom v USA, museli zrevidovať svoje zmluvy so svojimi poskytovateľmi s cieľom zabezpečiť primeranú úroveň ochrany údajov (pozri rámček 4).

58 Inštitúcie tiež zaviedli osobitné videokonferencie s cieľom umožniť, aby sa hlavné činnosti, ako sú parlamentné rozpravy, zasadnutia Rady, zasadnutia kolégia komisárov a súdne pojednávania konali na diaľku. Obmedzením pohybu sa urýchlilo vykonávanie videokonferenčných projektov pre hlavné činnosti v inštitúciách.

59 V rámci portfólia IT projektov na roky 2019 – 2021 Parlament uvažoval o tom, ako v plnej miere organizovať konferencie na diaľku pre rečníkov aj účastníkov, so všetkými možnosťami prezenčnej konferencie, ako je tlmočenie a interaktívne diskusie. V marci 2020 bol v procese výberu dodávateľa pre tento projekt, keď sa prijalo rozhodnutie prejsť na prácu na diaľku, a musel sa rýchlo vybrať nástroj.

60 Parlament už mohol poslancom EP ponúknuť infraštruktúru potrebnú na organizovanie schôdzí výborov a plenárnych schôdzí na diaľku so simultánnym tlmočením týždeň po začatí lockdownu v Belgicku (pozri rámček 3). Parlament pracoval na prispôsobení vybraného nástroja a jeho funkcií potrebám inštitúcie. Keď sa plenárne schôdze v Štrasburgu obnovili po júni 2021, inštitúcii to umožnilo znížiť počet zamestnancov, ktorí tam cestujú, keďže tlmočenie sa mohlo zabezpečiť z ktoréhokoľvek miesta. Infraštruktúra, na ktorej je založený nástroj, ktorý používa Parlament, je založená výlučne na cloude.

61 Rada sa rozhodla pre iný softvér, pričom si vybrala nástroj, ktorý by sa mohol používať prostredníctvom cloudových služieb, ako aj prostredníctvom servera v priestoroch inštitúcie, ktorý umožňuje plnú kontrolu nad pripojením na zasadnutia ministrov. Rada v januári 2021 prijala plán na zriadenie videokonferenčnej platformy na rokovania o citlivých alebo utajovaných skutočnostiach do stupňa utajenia EU SECRET, keďže existujúci softvér sa mohol používať len pre neutajované, nie citlivé informácie. Utajované a citlivé záležitosti sa musia riešiť v priestoroch inštitúcie.

62 Parlament aj Rada si vybrali spoločnosti so sídlom v Európe (EÚ alebo EZVO), ktoré pôsobia v súlade s nariadeniami EÚ o ochrane údajov, pre videokonferencie, ktoré umožňujú organizovanie parlamentných rozpráv a zasadnutí Rady. Súdny dvor EÚ nevyužil služby založené na cloude (pozri rámček 4). Namiesto toho vyvinul vlastné riešenie pre videokonferencie na účely pojednávaní na základe už zavedeného softvéru (pozri rámček 3).

Napriek zlepšeniam prebieha práca na digitalizácii administratívnych procesov

63 S cieľom zabezpečiť, aby podporné úlohy, najmä v oblasti finančných a ľudských zdrojov, mohli pokračovať bez prerušenia alebo oneskorení, inštitúcie potrebovali digitalizovať svoje pracovné postupy. Pred krízou spôsobenou ochorením COVID-19 sa úroveň digitalizácie administratívnych procesov v jednotlivých inštitúciách líšila: používali sa nástroje ako elektronické faktúry a digitálne podpisy, ako aj bezpapierové pracovné postupy, ale s rôznymi úrovňami využívania.

64 Elektronické postupy verejného obstarávania (elektronické obstarávanie) sú k dispozícii od roku 2009 prostredníctvom platformy e-PRIOR. Platforma e-PRIOR takisto umožňuje dodávateľom vystaviť faktúry svojim zákazníkom elektronicky. Elektronické faktúry podporujú digitálne finančné pracovné postupy, keďže sa spracúvajú automaticky. Túto službu však nevyužívajú všetci dodávatelia a inštitúcie k tomu aktívne nepodporujú, čo znamená, že elektronická fakturácia sa v inštitúciách nepoužíva všeobecne.

65 Elektronické faktúry predstavovali 57 % faktúr, ktoré Rada dostala v roku 2019. Na Súdnom dvore EÚ bol v roku 2019 podiel elektronických faktúr 60 %. Narušenie spôsobené obmedzeniami zavedenými s cieľom obmedziť šírenie ochorenia COVID-19 ovplyvnilo aj dodávateľov inštitúcií, čo viedlo k prechodu na elektronické faktúry. Rada a Súdny dvor EÚ uviedli čistý nárast počtu prijatých elektronických faktúr, ktorý v roku 2020 dosiahol 74 % všetkých faktúr v oboch inštitúciách. Parlament a Komisia nemonitorovali podiel elektronických faktúr prijatých týmito inštitúciami. Parlament upravil svoje pravidlá týkajúce sa správy faktúr tak, aby akceptoval aj faktúry v elektronickej podobe, aj keď neboli zaslané prostredníctvom platformy e-PRIOR.

66 Súčasný právny rámec pre elektronické podpisy pochádza z roku 2014¹⁴. Zvýšené využívanie elektronických podpisov v inštitúciách EÚ súvisí so zvýšeným využívaním elektronickej správy dokumentov, a to aj pri správe osobných spisov.

67 Pred krízou sa elektronické podpisy používali vo všetkých inštitúciách okrem Súdneho dvora EÚ s rôznymi úrovňami certifikácie v závislosti od potreby. Zavedenie rozsiahlej práce na diaľku a potreba zaviesť bezpapierové pracovné postupy podporili ich využívanie. Ich využívanie však bolo v jednotlivých inštitúciách nerovnomerné. Rada napríklad akceptovala elektronické podpisy od svojich dodávateľov a svoje objednávky na nákup naďalej podpisuje ručne. Komisia začala zavádzať na podpis zmlúv kvalifikované elektronické podpisy a urýchlila to počas krízy. Keďže Súdny dvor EÚ predtým nepoužíval elektronické podpisy, pôvodne používal e-mail na validáciu rozhodnutí v oblasti ľudských zdrojov počas krízy. Neskôr podpísal dohodu s Komisiou o používaní nástroja EU Sign (služba elektronických podpisov spravovaná Komisiou), čo mu umožnilo zaviesť kvalifikovaný elektronický podpis do konca roka 2021. V čase konania auditu sa v Parlamente a Rade postupne zavádzali kvalifikované elektronické podpisy.

Začalo sa posudzovanie účinnosti nových spôsobov práce v pokrízovom prostredí

Posúdenie je pokročilejšie v prípade hlavných činností než v prípade podporných úloh

68 Odolné organizácie sú organizácie, ktoré sú schopné poučiť sa z krízy a vyjsť z nej silnejšie¹⁵. To si vyžaduje poučenie zo všetkých aspektov reakcie na krízu. Od organizácie si to tiež vyžaduje, aby identifikovala osvedčené postupy zavedené počas krízy, ktoré budú relevantné aj po skončení krízy.

Inštitúcie začali posudzovať získané ponaučenia už v ranom štádiu

69 Po zrušení obmedzení na jar 2020 začali kontrolované inštitúcie posudzovať svoje reakcie na krízu spôsobenú ochorením COVID-19. Toto včasné posúdenie bolo zamerané na krízové riadenie a spôsob, akým sa vykonávali PZKČ.

70 Ani v jednom posúdení sa nezistili závažné nedostatky v tom, ako inštitúcie zvládli krízu a reagovali na ňu. Ponaučenia získané z ochorenia COVID-19 boli zahrnuté do hodnotení rizík inštitúcií v roku 2021, ktoré sa týkali rizík nedostupnosti zamestnancov v dôsledku pandémií explicitnejšie ako v takýchto predchádzajúcich posúdeniach. Inštitúcie zaviedli prácu na diaľku ako zmierňujúce opatrenie na zníženie tohto rizika.

71 Od mája 2020 inštitúcie vykonávali prieskumy medzi zamestnancami s cieľom získať spätnú väzbu o rôznych aspektoch ich reakcií (komunikácia, zavedené opatrenia v oblasti zdravia) a o želaniach a očakávaniach zamestnancov v súvislosti s organizáciou práce v budúcnosti, najmä pokiaľ ide o prácu na diaľku, keď už bol možný návrat do priestorov inštitúcií. S vývojom situácie inštitúcie uskutočňovali ďalšie prieskumy a konzultovali s manažérmi.

Pokiaľ ide o hlavné činnosti, inštitúcie sa domnievajú, že fyzické interakcie sú lepšie

72 Kontrolované inštitúcie zaviedli nové spôsoby vykonávania svojich hlavných činností (pozri body ‎58 – ‎62), pričom sa viac spoliehali na využívanie videokonferencií a nových nástrojov spolupráce. Od mája 2020 sa komisári vrátili k fyzickému formátu svojich týždenných zasadnutí, keďže to bolo vhodnejšie pre politické diskusie. Začiatkom roka 2022 Parlament, Rada a Súdny dvor EÚ stále uvažovali o tom, do akej miery by sa nové spôsoby práce zachovali aj po pandémii, ale už prijali niektoré rozhodnutia na základe posúdenia efektívnosti týchto nových spôsobov práce pre hlavné činnosti inštitúcií.

73 V roku 2021 predseda Parlamentu začal rozsiahlu diskusiu o Parlamente po pandémii COVID-19 s názvom „Prehodnotenie parlamentnej demokracie“. O využívaní hlasovania na diaľku za bežných okolností, keď sa Parlament môže zvolať, ale niektorí poslanci sa nemôžu zúčastniť, sa v čase konania tohto auditu stále diskutovalo na základe odporúčaní špecializovaných skupín poslancov EP zapojených do týchto úvah. Zo záverov týchto špecializovaných skupín vyplýva, že poslanci EP sa domnievajú, že parlamentná rozprava mala vyššiu kvalitu, keď sa uskutočnila osobne.

74 Administratíva Parlamentu zároveň podpísala novú dohodu s externými tlmočníkmi, ktorá im umožňuje pracovať z domu a z centier v členských štátoch, čím sa zlepšila dostupnosť tlmočníkov pre niektoré jazyky. Administratíva posudzuje pokračovanie v tlmočení na diaľku na plenárnych schôdzach v Štrasburgu, čo by mohlo viesť k zníženiu počtu zamestnancov, ktorí tam cestujú.

75 Rada tiež dospela k záveru, že fyzické zasadnutia ministrov sú efektívnejšie ako virtuálne zasadnutia. Ako sa uvádza v tabuľke 2 v prílohe I, väčšina zasadnutí (56 %) sa uskutočnila v roku 2020 prezenčne, a to napriek zavedeným obmedzeniam. V prípade zasadnutí na vysokej úrovni, ako sú zasadnutia Európskej rady (hlavy štátov alebo predsedovia vlád členských štátov EÚ), všetky príslušné strany považujú prezenčný formát za efektívnejší. Toto uprednostňovanie fyzických stretnutí potvrdzuje skutočnosť, že pravidlá uľahčujúce používanie písomných postupov boli navrhnuté ako dočasná výnimka, a nie ako trvalé zmeny. Po skončení platnosti výnimky sa písomný postup vráti k využitiu za podmienok stanovených v rokovacom poriadku. Rada má však v úmysle zachovať možnosť neformálnych zasadnutí na diaľku – aj pre citlivé alebo utajované rokovania (pozri bod ‎61) – vrátane neformálnych zasadnutí ministrov alebo pracovných skupín, ako doplnok k fyzickým zasadnutiam, keďže tieto môžu umožniť naliehavé konzultácie a výmenu informácií.

76 Súdny dvor EÚ tiež zastáva názor, že hoci účasť na diaľku môže byť užitočná, nie je úplne rovnocenná s prezenčným pojednávaním a mala by sa zachovať ako možnosť len vtedy, keď sa strana nemôže zúčastniť pojednávania osobne.

Práca na diaľku sa v inštitúciách využíva vo väčšej miere, ale jej vhodnosť v pokrízovom prostredí sa stále posudzuje

77 Práca na diaľku a nástroje IT na podporu nových spôsobov práce boli zavedené pred vypuknutím pandémie COVID-19. V rámci príprav na obdobie po pandémii COVID-19 inštitúcie rozšírili využívanie práce na diaľku, ale ich hodnotenie jej efektívnosti a vhodnosti v nekrízovom období v čase konania tohto auditu stále prebiehalo, pretože sa kríza ešte neskončila.

78 Súdny dvor EÚ uskutočnil v máji 2021 prieskum, v ktorom žiadal zamestnancov a manažérov, aby posúdili, ktoré spôsoby práce boli najvhodnejšie na plnenie ich úloh. Z výsledkov vyplynulo, že menej než polovica zamestnancov (40 %) zastávala názor, že pri práci na diaľku pracovali pri vypracúvaní úloh efektívnejšie ako v prípade, keď sa nachádzali v priestoroch inštitúcie, 37 % zamestnancov nevidelo žiadny rozdiel. Pokiaľ ide o úlohy, ktoré si vyžadujú interakciu s kolegami, alebo odbornú prípravu, len niekoľko respondentov uviedlo, že ich uprednostňujú z domu. Parlament a Komisia nevykonali takýto prieskum pred preskúmaním svojich pravidiel týkajúcich sa práce na diaľku. Parlament v čase konania tohto auditu stále posudzoval efektívnosť rozšírenej práce na diaľku, zatiaľ čo Komisia dokončovala vlastný nový súbor pravidiel (pozri rámček 5). Pravidlá Rady týkajúce sa práce na diaľku boli prijaté práve v čase, keď sa začala šíriť pandémia ochorenia COVID-19, a inštitúcia nevidí potrebu ich revízie. Ani jedna z kontrolovaných inštitúcií neponúkla svojim zamestnancom prácu na diaľku na plný úväzok (pozri prílohu III).

79 Práca na diaľku mimo miesta výkonu zamestnania, ktorá bola povolená alebo rozšírená v rámci opatrení na zabezpečenie starostlivosti (pozri bod ‎39), by bola v niektorých inštitúciách stále možná v obmedzenej forme podľa pravidiel po pandémii COVID-19 (pozri prílohu III). Hoci toto opatrenie je v zásade odpoveďou na požiadavky zamestnancov, inštitúcie zatiaľ neposúdili efektívnosť pokračovania tohto opatrenia.

Vplyv nových spôsobov práce na rozpočet a životné prostredie sa v inštitúciách nehodnotí jednotne

80 V posledných rokoch sa inštitúcie EÚ snažili obmedziť svoje administratívne výdavky a dosiahnuť úspory efektívnejšími spôsobmi práce¹⁶. Okrem práce na diaľku a mobility IT sa plány nových spôsobov práce pred pandémiou COVID-19 týkali nového usporiadania kancelárií, zavedenia priestorov spolupráce a zníženia počtu individuálnych kancelárií. To ponúka ďalšie príležitosti na úspory, ako aj na zníženie uhlíkovej stopy inštitúcií.

81 Zmeny spôsobov práce počas krízy spôsobenej ochorením COVID-19 mali zmiešaný vplyv na administratívne výdavky inštitúcií (pozri ilustráciu 4).

• Výdavky spojené s cestovaním sa výrazne znížili.
• Výdavky na IT sa zvýšili z dôvodu dodatočných investícií potrebných na podporu práce na diaľku. Rozsah zvýšenia závisel od investícií potrebných v každej inštitúcii (najmä vybavenie alebo vývoj nových videokonferenčných riešení).
• Výdavky na budovy boli nižšie v niektorých položkách (bezpečnosť, energie), pretože budovy boli prevažne prázdne, ale v iných boli vyššie (čistenie) v dôsledku protokolov súvisiacich s ochorením COVID-19. Stavebné práce (Parlament, Komisia) pokračovali, ale niekedy s prepracovanými plánmi z dôvodu očakávaného vplyvu nových spôsobov práce. Niektoré inštitúcie použili zvyšné peniaze z nedostatočne využívaných rozpočtových riadkov na nákup budov, ktoré využívali (Parlament), alebo na predčasné splatenie úverov (Súdny dvor EÚ).

82 Kontrolované inštitúcie vo svojich výročných správach o činnosti za rok 2020 informovali o úsporách dosiahnutých v dôsledku krízy spôsobenej ochorením COVID-19. Keďže sa však týkajú najmä budov a cestovania, ktoré spolu predstavujú približne 10 % okruhu administratívnych výdavkov v rozpočte EÚ, výsledný vplyv na administratívne náklady bol obmedzený. Inštitúcie zatiaľ nepredložili návrhy, ako možno tieto úspory premietnuť do trvalejších úspor rozšírením nových spôsobov práce.

Rozšírenie zasadnutí na diaľku prináša potenciálne úspory cestovných výdavkov

83 Parlament má v úmysle naďalej využívať tlmočenie na diaľku, čo zníži potrebu tlmočníkov cestovať (pozri bod ‎74). Parlament zatiaľ neposúdil potenciálne úspory vyplývajúce z tohto rozhodnutia a vo svojom rozpočte na rok 2022 inštitúcia neplánovala výrazné zníženie cestovných výdavkov v porovnaní s rozpočtom na rok 2020 spred pandémie ochorenia COVID-19. Okrem tlmočníkov by pokrok dosiahnutý vo videokonferenciách mohol inštitúcii umožniť znížiť počet podporných zamestnancov cestujúcich do Štrasburgu na plenárne schôdze, čím by sa otvorila možnosť ďalších úspor. Najnovšia analýza nákladov spojených s cestovaním na plenárne schôdze je z roku 2013. V tom čase náklady na služobné cesty tlmočníkov do Štrasburgu predstavovali 3,1 mil. EUR ročne (12 % celkových cestovných výdavkov do Štrasburgu) a náklady na služobné cesty ostatných zamestnancov predstavovali 12,3 mil. EUR ročne¹⁷.

84 Cestovanie nie je pre Radu významným výdavkom a je spojené s jej hlavnou politickou činnosťou viac než s podpornými úlohami. Inštitúcia má v úmysle ponechať neformálne zasadnutia na diaľku ako súčasť svojho bežného spôsobu práce (pozri bod ‎75). Očakáva sa, že nové spôsoby práce budú mať určitý vplyv na jej cestovné výdavky, ale ich rozsah ešte nebol posúdený.

85 Komisia má v súlade so svojou stratégiou ekologizácie v úmysle využiť nové spôsoby práce a nabáda svojich zamestnancov, aby cestovali len vtedy, keď zasadnutia na diaľku nie sú vhodné. Z rozpočtového hľadiska sa celkový rozpočet na služobné cesty (zamestnanci a komisári) na rok 2022 znížil o 22 % v porovnaní s rokom 2019.

86 Výdavky Súdneho dvora EÚ na cestovanie sú veľmi nízke. Inštitúcia napriek tomu plánuje zníženie o 17 % v roku 2022 v porovnaní s rokom 2019.

S výnimkou Komisie inštitúcie zatiaľ nerozhodli o významných zmenách svojich stratégií v oblasti budov

87 Vlastnícka štruktúra budov inštitúcií sa líši v závislosti od inštitúcie a miesta¹⁸. V závislosti od toho, či inštitúcie vlastnia alebo prenajímajú svoje budovy, nemajú rovnaké finančné obmedzenia alebo rovnaké stimuly na zníženie kancelárskych priestorov s cieľom dosiahnuť úspory. Práca na diaľku ovplyvňuje priemernú mieru obsadenosti priestorov. Zvýšené využívanie práce na diaľku po pandémii by mohlo ešte viac znížiť priemernú obsadenosť kancelárií v inštitúciách.

88 Parlament vlastní väčšinu svojich budov. V roku 2018 prijal svoju súčasnú stratégiu v oblasti budov. Inštitúcia neprijala rozhodnutie o znížení svojich kancelárskych priestorov v Bruseli, ale v rámci svojej politiky konsolidácie vlastníctva svojich budov nadobudla (za 74,9 mil. EUR) budovu, ktorú si predtým prenajímala v blízkosti svojho ústredia, pričom využila zvyšné finančné prostriedky z rozpočtu na rok 2020. V Luxembursku boli plány výstavby budovy KAD II ďalej zmenené, čiastočne s cieľom zohľadniť zmeny v pracovných postupoch. Parlament sa rozhodol nepokračovať v niektorých častiach projektu, ktorých náklady Parlament odhadol na 18,6 mil. EUR (4 % celkových nákladov).

89 Rada vlastní všetky svoje administratívne budovy. V čase konania nášho auditu Rada uvažovala o novej stratégii v oblasti budov.

90 Štruktúra kancelárskych priestorov Komisie je rôznorodejšia ako štruktúra ostatných inštitúcií, pričom jej budovy sú vlastnené, prenajímané a sú predmetom dlhodobého prenájmu. Je tiež inštitúciou s najväčším portfóliom nehnuteľností a tak má viac príležitostí na úspory. Zavedenie nových spôsobov práce v Komisii predchádzalo kríze spôsobenej ochorením COVID-19 a inštitúcia sa rozhodla túto koncepciu ďalej rozvíjať v dôsledku krízy. V stratégii Komisie v oblasti budov na roky 2022 – 2030 pre Brusel sa plánuje zníženie obsadenosti priestoru administratívnych budov o 25 % do roku 2030 a zníženie výdavkov o tretinu (spolu 73,1 mil. EUR v rokoch 2021 až 2030). Tieto plány vychádzajú z predpokladu, že minimálne 20 % zamestnancov bude pracovať na diaľku a že spoločné priestory na vykonávanie činností postupne nahradia jednotlivé kancelárie. Pokiaľ ide o priestory Komisie v Luxemburgu, zatiaľ sa nerozhodlo o významnom znížení kancelárskych priestorov, ale v jej stratégii miestnych budov sa plánujú priestory založené na činnostiach.

91 Politika Súdneho dvora EÚ spočíva v nadobúdaní budov, ktoré používa. Pravidlá práce na diaľku prijaté v júli 2021 umožnia rozsiahlejšie využívanie práce na diaľku ako predtým, ale v čase konania auditu inštitúcia neplánovala v krátkodobom horizonte preskúmať svoju stratégiu v oblasti budov, pričom uprednostňovala počkať niekoľko rokov na posúdenie potrieb vyplývajúcich z nových spôsobov práce.

Príležitosti z hľadiska vplyvu na životné prostredie neboli jasne identifikované

92 Zmeny v cestovaní a usporiadaní budov, ako aj rozšírenie práce na diaľku ponúkajú kontrolovaným inštitúciám príležitosti na zníženie ich vplyvu na životné prostredie. Všetky si to uvedomujú, ale postupovali iným tempom, keď to premietali do svojich environmentálnych stratégií.

93 Parlament koncom roka 2019 prijal súbor environmentálnych ukazovateľov na monitorovanie svojho environmentálneho správania. V nasledujúcom hodnotení v polovici trvania (december 2020) bol predstavený vplyv nových spôsobov práce zavedených počas pandémie spolu so scenármi, ako by ich inštitúcia mohla využiť, najmä s cieľom znížiť svoje emisie súvisiace s dopravou. Hlavným cieľom stratégie ekologizácie Komisie je dosiahnuť klimatickú neutralitu do roku 2030 znížením kancelárskych priestorov, využívaním nízkoenergetických budov, zlepšením energetickej efektívnosti (technické zlepšenia a zmeny správania) a znížením emisií z cestovania. Na vykonanie tohto posledného bodu Komisia zaviedla do platformy, ktorú používa na riadenie služobných ciest, kalkulačku emisií.

Závery a odporúčania

94 Dospeli sme k záveru, že inštitúcie EÚ preukázali odolnosť voči pandémii ochorenia COVID-19. Ich reakcia bola rýchla a pružná a využili predchádzajúce investície do digitalizácie. Zatiaľ však v plnej miere neposúdili, do akej miery sú nové spôsoby práce zavedené v reakcii na COVID-19 pravdepodobne efektívne alebo prinášajú úspory v pokrízovom období.

95 Zistili sme, že plány inštitúcií na zabezpečenie kontinuity činností pred začiatkom krízy spôsobenej ochorením COVID-19 sa riadili stanovenými normami. Boli však navrhnuté tak, aby riešili krátkodobé udalosti s veľkým vplyvom, a nie dlhodobé narušenie, ktoré spôsobila pandémia COVID-19 (body ‎14 – ‎19).

96 Kríza spôsobená ochorením COVID-19 nezapadala do štruktúry narušenia predpokladaného v plánoch inštitúcií na zabezpečenie kontinuity činností. Inštitúcie si ponechali časť svojich plánov na zabezpečenie kontinuity činností, ktorá bola relevantná, a prispôsobili ich osobitostiam pandémie ochorenia COVID-19 s cieľom pripraviť svoju reakciu v krátkom čase. Inštitúcie nemali fórum vymedzené v ich plánoch na zabezpečenie kontinuity činností na rýchle vzájomné konzultácie o rozhodnutiach, ktoré prijali s cieľom reagovať na krízu. Na zabezpečenie určitej súdržnosti opatrení, ktoré vykonávali, inštitúcie stavali na existujúcich štruktúrach na výmenu informácií a dokázali obmedziť rozdiely vo svojich reakciách. Ich autonómnosť, odlišné úlohy a rôzne vnútroštátne pravidlá, ktoré museli zohľadniť, obmedzili ich schopnosť reagovať rovnako (body ‎20 – ‎27).

Odporúčanie 1 – Zahrnúť dlhodobé narušenia a medziinštitucionálnu spoluprácu do plánov na zabezpečenie kontinuity činností

Inštitúcie by mali vychádzať zo skúseností so svojou reakciou na krízu spôsobenú ochorením COVID-19 a zahrnúť opatrenia súvisiace s dlhodobými narušeniami do svojich plánov na zabezpečenie kontinuity činností. Súčasťou plánov na zabezpečenie kontinuity činností by mali byť aj opatrenia týkajúce sa medziinštitucionálnej spolupráce v prípade udalostí, ktoré majú vplyv na všetky inštitúcie.

Cieľový dátum vykonania: 1. štvrťrok 2023

97 Zistili sme, že pružná reakcia inštitúcií na krízu im umožnila minimalizovať narušenie. V prípade potreby upravili svoj rokovací poriadok, preukázali pružnosť pri prispôsobovaní spôsobov práce tak, aby mohli vykonávať svoje hlavné činnosti, a naďalej plnili úlohy, ktoré im boli pridelené na základe zmlúv. Podarilo sa im prijať dôležité politické iniciatívy, ako aj viacročný finančný rámec na roky 2021 – 2027 a pokračovať vo vydávaní rozsudkov na podobnej úrovni ako v rokoch pred pandémiou COVID-19 (body 28 – ‎38).

98 Inštitúcie prijali opatrenia na zachovanie zdravia svojich zamestnancov a zachovanie kontinuity činností. Riadili sa lekárskym poradenstvom poskytnutým interinštitucionálnym lekárskym kolégiom a splnili alebo išli nad rámec požiadaviek vo vnútroštátnych právnych predpisoch ich hostiteľských krajín. Opatrenia zavedené na podporu zamestnancov (vybavenie, odborná príprava, sociálne opatrenia) boli účinné pri udržiavaní výkonnosti počas krízy (body ‎39 – ‎48).

99 Na začiatku krízy mali inštitúcie rôzne úrovne vybavenia umožňujúce ich zamestnancom pracovať na diaľku, ale každej inštitúcii sa podarilo vybaviť všetkých svojich zamestnancov riešeniami telepráce do šiestich týždňov (body ‎49 – ‎54). Inštitúcie dobre využívali nástroje spolupráce. Osobitné potreby, otázky ochrany údajov, bezpečnosti a dôvernosti viedli inštitúcie k tomu, aby tieto nástroje zavádzali rôznymi rýchlosťami a aby si vybrali rôznych poskytovateľov (body ‎55 – ‎62). Spôsoby práce zavedené počas krízy spôsobenej ochorením COVID-19 zvýšili potrebu bezpapierových pracovných postupov v inštitúciách EÚ. Digitalizácia pracovných postupov pokročila, ale jej vykonávanie spolu s riešeniami, ako je elektronická fakturácia a kvalifikovaný elektronický podpis, bolo medzi inštitúciami nerovnomerné. Napriek dosiahnutým zlepšeniam administratívne služby zatiaľ neboli plne digitalizované. Najmä v prípade elektronických faktúr nie všetky inštitúcie monitorujú alebo podporujú ich interné používanie (body ‎63 – ‎67).

Odporúčanie 2 – Ďalej rozvíjať digitalizáciu administratívnych služieb

Inštitúcie by mali stavať na skúsenostiach so svojou reakciou na krízu spôsobenú ochorením COVID-19 a ďalej digitalizovať svoje administratívne služby:

1. pokračovaním v zavádzaní bezpapierových pracovných postupov a rozšírením používania elektronického podpisu vrátane kvalifikovaných elektronických podpisov;
2. monitorovaním a rozšíreným používaním elektronických faktúr.

Cieľový dátum vykonania: 4. štvrťrok 2023

100 Inštitúcie začali posudzovať získané ponaučenia už v ranom štádiu krízy a pokračovali v úvahách o období po pandémii COVID-19 počas celej krízy (body ‎68 – ‎71). Zistili sme, že všetky kontrolované inštitúcie, ktoré zaviedli spôsoby vykonávania svojich hlavných činností na diaľku, dospeli k podobnému záveru: zasadnutia na diaľku sú záložným riešením v čase narušenia alebo núdze a môžu byť užitočné na niektoré účely, napríklad naliehavé konzultácie a výmeny informácií, z dlhodobého hľadiska však nemôžu nahradiť zasadnutia s osobnou účasťou v prípade hlavných činností (body ‎72 – ‎76). Inštitúcie zvýšili možnosti práce na diaľku v pravidlách, ktoré navrhli pre obdobie po pandémii COVID-19. Hoci sa vysoká úroveň práce na diaľku ukázala ako užitočná v krízovej situácii, jej efektívnosť v porovnaní so spôsobmi práce pred pandémiou COVID-19 nebola vždy posúdená pre pokrízové obdobie (body ‎77 – ‎79).

101 Kríza spôsobená ochorením COVID-19 mala obmedzený krátkodobý finančný vplyv na inštitúcie, keďže úspory dosiahnuté v niektorých oblastiach výdavkov, ako je cestovanie, sa použili na financovanie investícií do IT. Kríza urýchlila zmeny spôsobov práce a všetky inštitúcie očakávajú, že po pandémii COVID-19 budú cestovanie a správa budov iné. Nehodnotili však dôsledne potenciálne úspory vyplývajúce z nových spôsobov práce. Podobne inštitúcie ešte dôsledne neposúdili vplyv nových spôsobov práce na ich environmentálne politiky (body ‎80 – ‎93).

Odporúčanie 3 – Posúdiť vhodnosť nových spôsobov práce po pandémii COVID-19

Pri posúdení nových spôsobov práce v období po pandémii COVID-19 by inštitúcie mali:

1. posudzovať vhodnosť zasadnutí na len diaľku a hybridných zasadnutí v porovnaní s prezenčnými zasadnutiami a prijať usmernenia týkajúce sa práce na diaľku v závislosti od činnosti;
2. posudzovať vplyv práce na diaľku a v prípade potreby prispôsobiť pravidlá po pandémii COVID-19;
3. monitorovať vplyv nových spôsobov práce na rozpočet, najmä pokiaľ ide o budovy, a podávať o nich správy;
4. monitorovať vplyv nových spôsobov práce na životné prostredie a podávať o ňom správy.

Na základe týchto posúdení by inštitúcie mali rozhodnúť o možných zmenách svojich nových spôsobov práce.

Cieľový dátum vykonania: 2. štvrťrok 2024

Túto správu prijala komora V, ktorej predsedá Tony Murphy, člen Dvora audítorov, v Luxemburgu dňa 14. júna 2022.

Prílohy

Príloha I – Vplyv pandémie COVID-19 na činnosti kontrolovaných inštitúcií

V nasledujúcich tabuľkách sa uvádza vplyv krízy spôsobenej ochorením COVID-19 na hlavné činnosti kontrolovaných inštitúcií.

Príloha II – Opatrenia zavedené na podporu práce zamestnancov na diaľku počas krízy spôsobenej ochorením COVID-19 do konca roka 2021

Príloha III – Opatrenia týkajúce sa práce na diaľku prijaté kontrolovanými inštitúciami počas pandémie ochorenia COVID-19

Skratky

Coreper: Výbor stálych predstaviteľov vlád členských štátov

CPQS: Comité préparatoire des questions statutaires (prípravný výbor pre otázky týkajúce sa služobného poriadku)

EDPS: Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov

EZVO: Európske združenie voľného obchodu

IMB: Interinštitucionálne lekárske kolégium

NGEU: NextGenerationEU

Poslanec EP: poslanec Európskeho parlamentu

PZKČ: plán na zabezpečenie kontinuity činností

Súdny dvor EÚ: Súdny dvor Európskej únie

VDI: infraštruktúra virtuálnej pracovnej plochy

VFR: viacročný finančný rámec

VPN: virtuálna privátna sieť (Virtual Private Network)

WHO: Svetová zdravotnícka organizácia (World Health Organization)

Glosár

Cloud computing: diaľkové spracovanie a uchovávanie údajov prostredníctvom internetu.

Coreper: Výboru stálych predstaviteľov vlád členských štátov, zodpovedá za prípravu práce Rady Európskej únie.

Člen inštitúcie EÚ: osoba, ktorá bola buď vymenovaná alebo zvolená do rozhodovacieho orgánu inštitúcie EÚ.

Elektronická faktúra: faktúra, ktorá je vystavená, zaslaná a prijatá v štruktúrovanom elektronickom formáte, ktorý umožňuje automatické spracovanie.

Infraštruktúra virtuálnej pracovnej plochy: prostredie pracovnej plochy umiestnené na centrálnom serveri a sprístupnené pre osobné počítače a iné zariadenia.

Kvalifikovaný elektronický podpis: elektronický podpis, ktorý má v práve EÚ rovnaký právny účinok ako vlastnoručný podpis bez možnosti vypovedania.

Virtuálna privátna sieť (Virtual Private Network): systém umožňujúci používateľom prístup k bezpečnej sieti na diaľku prostredníctvom internetu.

Odpovede inštitúcií

https://www.eca.europa.eu/sk/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Harmonogram

https://www.eca.europa.eu/sk/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Audítorský tím

V osobitných správach EDA sa predkladajú výsledky jeho auditov, ktoré sa týkajú politík a programov EÚ alebo tém riadenia súvisiacich s konkrétnymi rozpočtovými oblasťami. EDA vyberá a navrhuje tieto audítorské úlohy tak, aby mali maximálny vplyv, pričom sa zohľadňujú riziká z hľadiska výkonnosti či zhody, výška súvisiacich príjmov alebo výdavkov, budúci vývoj a politický a verejný záujem.

Tento audit výkonnosti uskutočnila audítorská komora V – Financovanie a správa Únie, ktorej predsedá člen Dvora audítorov Tony Murphy. Audit viedol člen EDA Marek Opioła, podporu mu poskytla Kinga Wisniewska‑Danek, vedúca kabinetu, Bernard Witkos, atašé kabinetu, Colm Friel, hlavný manažér, Marion Kilhoffer, vedúca úlohy; Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot a Nikolaos Kylonis, audítori. Jesús Nieto Muñoz a Alexandra Mazilu poskytli grafickú podporu. Richard Moore poskytol jazykovú podporu.

Zľava doprava: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Koncové poznámky

¹ GUID 5330 –Guidance on Auditing Disaster Management.

² Hlava III Zmluvy o Európskej únii.

³ Článok 13Zmluvy o Európskej.

⁴ Nariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov.

⁵ ISO 22301:2019 Bezpečnosť a odolnosť – Systémy riadenia kontinuity činností – Požiadavky.

⁶ Tamže.

⁷ Pozri článok 24 Zmluva o fungovaní EÚ, článok 55 Zmluvy o EÚ a nariadenie č. 1/1958.

⁸ Článok 14 a 16 Zmluvy o Európskej.

⁹ Pozrinariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov, článok 1 písm. e).

¹⁰ Pozrinariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov, článok 20.

¹¹ Osobitná správa 05/2022: Kybernetická bezpečnosť inštitúcií, orgánov a agentúr EÚ.

¹² Vec C-311/18 – Facebook Ireland a Schrems, 16.7.2020, ktorým sa ruší platnosť rozhodnutia o ochrane súkromia medzi EÚ a USA o prenose a spracovaní osobných údajov.

¹³ Pozristrategické usmernenia EDPS pre inštitúcie EÚ z októbra 2020: „EDPS dôrazne nabáda inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ, aby zabezpečili, že všetky nové spracovateľské operácie alebo nové zmluvy s poskytovateľmi služieb nezahŕňajú prenos osobných údajov do Spojených štátov.“

¹⁴ Nariadenie (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu.

¹⁵ GUID 5330 –Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Osobitná správa 15/2019: Vykonávanie personálneho reformného balíka z roku 2014 v Komisii.

¹⁷ Analýza potenciálnych úspor rozpočtových prostriedkov EÚ v prípade, že by Európsky parlament centralizoval svoju činnosť.

¹⁸ Osobitná správa 34/2018: Kancelárske priestory inštitúcií EÚ.

Kontakt

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Otázky: eca.europa.eu/sk/Pages/ContactForm.aspx
Webová stránka: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Viac doplňujúcich informácií o Európskej únii je k dispozícii na internete. Sú dostupné cez server Európa (https://europa.eu).

Luxemburg: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, 2022.

PDF	ISBN 978-92-847-8366-3	ISSN 1977-5776	doi:10.2865/59024	QJ-AB-22-016-SK-N
HTML	ISBN 978-92-847-8390-8	ISSN 1977-5776	doi:10.2865/828928	QJ-AB-22-016-SK-Q

AUTORSKÉ PRÁVA

© Európska únia, 2022

Politika týkajúca sa opakovaného použitia materiálov Európskeho dvora audítorov (EDA) je stanovená v rozhodnutí EDA č. 6/2019 o politike otvoreného prístupu a opakovanom použití dokumentov.

Pokiaľ sa nestanovuje inak (napr. v osobitnom upozornení o autorských právach), obsah materiálov EDA vo vlastníctve EÚ podlieha licencii Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Vo všeobecnosti je preto opakované použitie povolené pod podmienkou, že sa náležite uvedie zdroj a označia prípadné zmeny. Tí, ktorí opakovane používajú obsah EDA, nesmú skresliť pôvodný význam alebo odkaz. EDA nenesie zodpovednosť za žiadne dôsledky opakovaného použitia.

V prípade, že konkrétny materiál zobrazuje alebo opisuje identifikovateľné súkromné osoby, napr. fotografie zamestnancov EDA, alebo ak obsahuje prácu tretej strany, je potrebné získať dodatočné povolenie.

Ak je tento súhlas udelený, ruší a nahrádza sa ním uvedené všeobecné povolenie a jasne sa vymedzí každé prípadné obmedzenie týkajúce sa použitia.

V prípade použitia či šírenia obsahu materiálov, ktoré EÚ nevlastní, je potrebné žiadať povolenie priamo od držiteľov autorských práv.

Politika EDA týkajúca sa opakovaného použitia materiálov sa nevzťahuje na softvér ani dokumenty, ktoré podliehajú právam priemyselného vlastníctva, ako sú patenty, ochranné známky, zapísané dizajny, logá a názvy.

Na súbore webových sídiel inštitúcií Európskej únie v rámci domény europa.eu sa uvádzajú odkazy na sídla tretích strán. Keďže sú mimo kontroly EDA, odporúčame Vám oboznámiť sa s ich politikami ochrany osobných údajov a autorských práv.

Použitie loga EDA

Logo EDA sa nesmie použiť bez predchádzajúceho súhlasu Európskeho dvora audítorov.

Obráťte sa na EÚ

Osobne
V rámci celej EÚ existujú stovky informačných centier Europe Direct. Adresu centra najbližšieho k vám nájdete na tejto webovej stránke: https://europa.eu/european-union/contact_sk.

Telefonicky alebo e-mailom
Europe Direct je služba, ktorá odpovedá na vaše otázky o Európskej únii. Túto službu môžete kontaktovať:

• prostredníctvom bezplatného telefónneho čísla: 00 800 6 7 8 9 10 11 (niektorí operátori môžu tieto hovory spoplatňovať),
• prostredníctvom štandardného telefónneho čísla: +32 22999696 alebo
• e-mailom na tejto webovej stránke: https://europa.eu/european-union/contact_sk.

Vyhľadávanie informácií o EÚ

Online
Informácie o Európskej únii sú dostupné vo všetkých úradných jazykoch Európskej únie na webovej stránke Europa: https://europa.eu/european-union/index_sk.

Publikácie EÚ
Publikácie EÚ, bezplatné alebo platené, si môžete stiahnuť alebo objednať z kníhkupectva na webovej stránke https://op.europa.eu/sk/publications. Ak chcete získať viac než jeden výtlačok bezplatných publikácií, obráťte sa na službu Europe Direct alebo vaše miestne informačné centrum (pozri https://europa.eu/european-union/contact_sk).

Právo EÚ a súvisiace dokumenty
Prístup k právnym informáciám EÚ vrátane všetkých právnych predpisov EÚ od roku 1951 vo všetkých úradných jazykoch nájdete na webovej stránke EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu.

Otvorený prístup k údajom z EÚ
Portál otvorených dát EÚ (https://data.europa.eu/sk.) poskytuje prístup k súborom dát z EÚ. Dáta možno stiahnuť a opätovne použiť bezplatne na komerčné aj nekomerčné účely.