ELi institutsioonid ja COVID-19:
reageeriti kiiresti, kuid pingutada tuleb selle nimel, et kriisi ajal saavutatud innovatsiooni ja paindlikkust võimalikult hästi ära kasutada

Kokkuvõte

I 2020. aasta jaanuari lõpus registreeriti Euroopas ametlikult esimene COVID-19 juhtum. Mõne nädalaga levis haigus üle kogu ELi ning sundis enamikku liikmesriike võtma meetmeid nakatumise aeglustamiseks. Kuna inimestel soovitati tungivalt koju jääda ja kaugtööd teha, pidid ELi institutsioonid leidma lahendusi talitluspidevuse tagamiseks.

II Käesoleva auditi eesmärk oli hinnata ELi institutsioonide vastupanuvõimet, nende valmisoleku taset, kui hästi said nad pandeemiaga hakkama ja mida nad on sellest õppinud. Eelkõige uurisime, kas institutsioonid

1. järgisid oma talitluspidevuse kavades tunnustatud standardeid ja kas neid kavasid kohandati vastavalt pandeemia põhjustatud häirete liikidele;
2. suutsid toimida, vähendada häired miinimumini ja täita oma ülesandeid vastavalt ELi aluslepingutele;
3. õppisid kriisist, et kohaneda COVID-19 järgse keskkonnaga.

III Meie audit hõlmas nelja institutsiooni: Euroopa Parlamenti (edaspidi „parlament“), Euroopa Liidu Nõukogu (edaspidi „nõukogu“), Euroopa Komisjoni (edaspidi „komisjon“) ja Euroopa Liidu Kohut. Auditis keskenduti sellele, kuidas institutsioonide juhtkonnad tegutsesid kriisi tingimustes 2020. aasta veebruarist 2021. aasta juulini. Võtsime arvesse ka pärast 2021. aasta juulit tehtud otsuseid, kui need mõjutasid institutsioonide COVID-19 järgset keskkonda.

IV Jõudsime järeldusele, et ELi institutsioonid näitasid COVID-19 pandeemia tingimustes üles vastupanuvõimet. Nad reageerisid kiiresti ja paindlikult ning said kasu varem digiteerimisse tehtud investeeringutest. Samas ei ole nad veel täielikult hinnanud, mil määral on COVID-19-le reageerimiseks kasutusele võetud uus töökorraldus tõenäoliselt tõhus või aitab ressursse säästa ka kriisijärgses keskkonnas.

V Leidsime, et auditeeritud institutsioonide talitluspidevuse kavadel oli vajalik ülesehitus, et nad saaksid kriisile reageerida, kuid need ei olnud kavandatud pikaajaliste häirete või tervisekriisi puhuks ning neid tuli täiendada ühekordsete otsustega. Institutsioonide talitluspidevuse kavades ei olnud ette nähtud foorumit, kus nad oleksid saanud üksteisega kiiresti konsulteerida otsuste üle, mida nad pidid kriisile reageerimiseks tegema. Oma tegevuse teatava sidususe tagamiseks tuginesid nad teabe jagamiseks olemasolevatele struktuuridele ja suutsid hoida oma otsuste vahelised erinevused väiksena. Nende autonoomia, erinevad ülesanded ja erinevad riigisisesed õigusnormid, mida tuli arvesse võtta, muutsid ühetaolise kriisile reageerimise keeruliseks.

VI Leidsime ka, et auditeeritud institutsioonid olid kriisile reageerimise kavandamisel ja sellealaste meetmete rakendamisel paindlikud. Nad kohandasid oma kodukorda, et tagada oma põhitegevuse jätkumine ja keelasid oma ruumides viibimise neile töötajatele, kelle kohalolek ei olnud esmavajalik. See võimaldas minimeerida häireid ja täita neile aluslepingutega määratud ülesandeid. Kriisi alguses oli institutsioonidel erineval määral seadmeid, mis võimaldas töötajatel kaugtööd teha. Samas suutsid kõik institutsioonid oma töötajad kuue nädala jooksul kaugtöölahendustega varustada. Oma reageeringu osana kiirendasid institutsioonid selliste IT uuendusprojektide kasutuselevõttu nagu uued kommunikatsiooni- ja koostöörakendused, paberivabad töövood ning elektroonilise allkirja ja e-arvete laialdasem kasutamine. Vaatamata tehtud edusammudele ei ole haldusteenused veel täielikult digiteeritud.

VII Institutsioonid hakkasid 2020. aasta kevadel mõtlema sellele, mida nad saavad COVID-19 kriisist õppida, ja on seda kogu kriisi vältel jätkanud. Leidsime, et kriisil oli institutsioonidele lühiajalises perspektiivis väike finantsmõju, kuna mõnes kuluvaldkonnas (nt reisikulud) saavutatud kokkuhoid kulus IT-investeeringute rahastamiseks. Enamik auditeeritud institutsioone oli uued töömeetodid kasutusele võtnud juba enne COVID-19 kriisi. Kriis kiirendas neid muutusi ning kõik institutsioonid eeldavad, et muutused tööreiside valdkonnas ja hoonete haldamisel jäävad püsima ka pärast COVID-19 pandeemia lõppemist. Uue töökorralduse tõhususe hindamine on olnud osaline – seda on tehtud rohkem põhitegevuse kui tugiülesannete kohta. Uue töökorralduse mõju eelarvele ja keskkonnale ei ole aga veel järjepidevalt hinnatud.

VIII Loetletud leidude alusel esitame komisjonile järgmised soovitused:

1. käsitleda oma talitluspidevuse kavades pikaajalisi häireid ja institutsioonidevahelist koostööd;
2. arendada edasi haldusteenuste digiteerimist;
3. hinnata uue töökorralduse sobivust COVID-19 järgses keskkonnas.

Sissejuhatus

01 2020. aasta jaanuari lõpus registreeriti Euroopas ametlikult esimene COVID-19 juhtum. Mõne nädalaga levis haigus üle kogu ELi ning sundis enamikku liikmesriike võtma meetmeid nakkuse leviku aeglustamiseks.

02 Sellega seoses oli oluline, et valitsused ja rahvusvahelised organisatsioonid suudaksid oma ülesandeid täita ja kriisile reageerida. Seda võimekust nimetatakse vastupanuvõimeks: suutlikkuseks tulla toime negatiivse mõjuga ja pärast katastroofi toimumist sellest taastuda¹. Vastupanuvõime võimaldab organisatsioonidel tugevamaks muutuda.

03 ELi institutsioonid olid ka lähiminevikus tervishoiu- ja turvakriisidega kokku puutunud: ELi delegatsioonid Ebola viiruse puhanguga (2014) ning Brüssel (2016) ja Strasbourg (2018) terrorirünnakutega. Sellest hoolimata oli COVID-19 kriisi ulatus ja kestus enneolematu. COVID-19 kriis mõjutas institutsioonide toimimise järgimisi peamisi aspekte:

• juhtimine ja valdkondlik poliitika: tegevuse järjepidevuse tagamiseks vajalikud otsustusprotsessid ja prioriteetide ümberhindamisest tulenev töökavade ajakohastamine;
• tööjõu juhtimine: alternatiivsed lahendused füüsilisele kohalolekule ja muudatused personalipoliitikas, et tagada töötajate jätkuv tulemuslikkus;
• IT: sülearvutite ja muude kaugtöö lahenduste olemasolu, et võimaldada kaugotsustamist ja tagada teabe konfidentsiaalsus ja andmekaitse;
• hooned: hoonete töökorras hoidmine, füüsilise turvalisuse tagamine ja hoonetele juurdepääsu haldamine.

04 Juhtimise ja poliitika-alase töö aspektide eest vastutavad iga institutsiooni president ja peasekretär. Peasekretärid vastutavad ka tööjõu juhtimise, infotehnoloogia ja hoonetega seotud küsimuste eest. Käesolevas aruandes tuleb viiteid institutsioonide otsustele mõista nii, et need hõlmavad nii institutsioonide peasekretäride kui ka nende liikmete (Euroopa Parlamendi liikmed, liikmesriikide esindajad nõukogus, volinikud, kohtunikud, kohtujuristid ja Euroopa Liidu Kohtu kohtusekretärid) tehtud otsuseid.

05 Iga institutsiooni roll on määratletud aluslepingutes². Kuigi institutsioonid on üksteisest sõltumatud, eeldatakse, et nad teevad üksteisega lojaalselt koostööd³. Oma töötajate juhtimisel on nad suuresti autonoomsed (personalieeskirjades⁴ sätestatud ühise raamistiku piires). Igal institutsioonil on oma töökord, mis käsitleb selliseid küsimusi nagu sisemine korraldus, otsuste tegemise kord ja suhted teiste institutsioonidega. Kriisile reageerimisel järgisid institutsioonid ka vastuvõtvates liikmesriikides kehtivaid õigusakte ja kohandasid vastavalt oma otsuseid.

06 Joonisel 1 loetletakse institutsioonide otsused reaktsioonina terviseolukorra ja kehtivate riigisiseste õigusnormide muutumisele.

07 Institutsioone rahastatakse mitmeaastase finantsraamistiku halduskulude rubriigist. Selle rubriigi kulutused olid 2020. aastal 10 miljardit eurot. Need hõlmasid peamiselt personalikulusid (personali palgad, toetused ja pensionid), mis moodustavad 68% kogukuludest. Hoonetega seotud kulud moodustavad ligikaudu 9% halduskuludest ja IT-kulud 4%.

Auditi ulatus ja käsitlusviis

08 Käesoleva auditi eesmärk oli hinnata ELi institutsioonide vastupanuvõimet, nende valmisoleku taset, kui hästi said nad pandeemiaga hakkama ja mida nad sellest õppisid. Eelkõige uurisime, kas institutsioonid

• järgisid oma talitluspidevuse kavades tunnustatud standardeid ja kas neid kavasid kohandati vastavalt pandeemia põhjustatud häirete liikidele;
• suutsid toimida, vähendada häired miinimumini ja täita neile aluselepingutega antud ülesandeid;
• õppisid kriisist, et kohaneda COVID-19 järgse keskkonnaga.

09 Keskendusime ELi institutsioonide juhtkondade otsustele talitluspidevuse säilitamiseks ja selle tagamiseks, et institutsioonid täidaksid oma ülesandeid. Me ei hinnanud ELi eri poliitikavaldkondade reageerimist COVID-19 kriisile ega selleks vastu võetud õigusakte.

10 Audit hõlmas otsuseid, mis on tehtud alates 2020. aasta jaanuarist (esimesed meetmed töötajate reisimise piiramiseks nakatunud piirkondadesse) kuni 2021. aasta juulini (eeskirjade leevendamine parema terviseolukorra tõttu). Võtsime arvesse ka pärast 2021. aasta juulit toimunud olulisi sündmusi, kuna need mõjutasid institutsioonide COVID-19 järgset keskkonda.

11 Auditeerisime nelja institutsiooni: Euroopa Parlamenti, Euroopa Liidu Nõukogu, Euroopa Komisjoni ja Euroopa Liidu Kohut. Parlamendi asukoht on Prantsusmaal (Strasbourg) ning sellel on töökohti ka Belgias ja Luksemburgis. Nõukogu paikneb täielikult Belgias, kuid kohtub aprillis, juunis ja oktoobris ka Luksemburgis. Komisjoni talitused asuvad peamiselt Belgias ja Luksemburgis, kuid Teadusuuringute Ühiskeskus paikneb nii Saksamaal, Hispaanias, Itaalias kui ka Madalmaades. Euroopa Liidu Kohus asub Luxembourgis.

12 Vaatasime läbi institutsioonide kriisile reageerimisega seotud otsused ja menetlused ning kriisiohjes osalevate otsustusorganite koosolekute protokollid. Kogusime asjaomastelt haldustalitustelt küsimustike kaudu tagasisidet ja kasutasime institutsioonide tehtud uuringuid, et hinnata, kuidas nende töötajad tajusid kehtestatud meetmeid. Küsitlesime kriisi juhtimisega seotud tippjuhte ja personalikomiteede esindajaid.

13 Meie aruanne on osa kontrollikoja COVID-19 teemal tehtud audititööst. Selles antakse esimene hinnang kriisi mõju kohta institutsioonide toimimisele. Tegime auditi enne pandeemia lõppu, nii et meie järeldused ja soovitused on õigeaegsed ja asjakohased, et toetada auditeeritud institutsioone nende tõhususe ja valmisoleku parandamisel pikaajaliste häirete korral.

Tähelepanekud

Institutsioonide talitluspidevuse kavades järgiti üldiselt tunnustatud standardeid ja nende alusel sai kriisile reageerida

Institutsioonide talitluspidevuse kavades järgiti tunnustatud standardeid, kuid need ei olnud koostatud pikaajaliste häirete või tervisekriiside jaoks

14 Talitluspidevuse kava ülesanne on võimaldada organisatsioonil reageerida häiretele, säilitades samal ajal suutlikkuse viia ellu oma olulisi tegevusi ja täita juriidilisi kohustusi. Talitluspidevuse kavades tuleks kindlaks määrata nende rakendamise eest vastutavad isikud, määratleda organisatsiooni olulised tegevused, kohandada neid vastavalt organisatsiooni tuvastatud riskidele ning neid korrapäraselt ajakohastada ja testida⁵.

15 ELi institutsioonid hakkasid oma talitluspidevuse põhimõtetele mõtlema 2006. aastal, kui valitses H5N1 linnugripi pandeemia oht. Vajadus terviklike talitluspidevuse põhimõtete järele muutus veelgi selgemaks 2009. aastal, mil puhkes H1N1 gripipandeemia. Sel ajal hindas meditsiinialase koostöö eest vastutav institutsioonidevaheline komitee (institutsioonidevaheline meditsiinikomisjon), et kuni 30% töötajatest võib muutuda töövõimetuks kas seetõttu, et nad on ise haiged, või seetõttu, et nad hoolitsevad haigete ülalpeetavate eest.

16 Auditeeritud institutsioonid koostasid kõigepealt ajavahemikul 2006–2013 talitluspidevuse põhimõtted ja talitluspidevuse kavad. Kooskõlas talitluspidevuse suhtes kohaldatavate standarditega (vt punkt 14) määratleti kõigis talitluspidevuse kavades selged rollid ja kohustused, loetleti kriisi aja olulised tegevused ja täpsustati selleks vajalik minimaalne personal. Talitluspidevuse kavad nägid ette vahejuhtumite mõningase detsentraliseeritud haldamise, kuid kõiki sündmusi, mis mõjutavad institutsiooni kui tervikut, pidi igas institutsioonis keskselt juhtima kriisiohjerühm, mis tavaliselt koosnes institutsiooni peasekretärist ja selle haldusdirektoraatide esindajatest. Kõigis auditeeritud institutsioonides oli igal direktoraadil või peadirektoraadil oma talitluspidevuse kava, mis sisaldas oluliste tegevuste loetelu, nende teostamiseks vajalikke miinimumressursse ja iga tegevuse jaoks ette nähtud taastumisaega. Kriisirühmade jaoks oli olemas ka keskne talitluspidevuse kava, mis hõlmas intsidendi korral võetavaid meetmeid.

17 Isegi kui institutsioonide talitluspidevuse teemalised arutelud said alguse pandeemiatest ja nende tekitatud häiretest, ei olnud talitluspidevuse kavades 2020. aastal enam otsest viidet pandeemiakavadele (välja arvatud Euroopa Liidu Kohtus, mille talitluspidevuse kavas säilitati linnugripi kava). Euroopa Liidu Kohtu linnugripikavas seoti institutsiooni rakendatavad meetmed otseselt Maailma Terviseorganisatsiooni otsustega. Halvimal juhul (töötajate surmaoht) nähti Euroopa Liidu Kohtu kavas ette kohtu tegevuse täielik peatamine ja ruumide sulgemine.

18 Teiste institutsioonide puhul mainiti riskihindamistes pandeemiaid, kuid sellega ei kaasnenud võimalikke leevendusmeetmeid (mida oleks pikaajaliste häirete korral kohandatud) või kõigi ruumide pikaajalist sulgemist. Neil institutsioonidel olid olemas varuplaanid ja erinevatesse hoonetesse ümberpaigutamise kavad, et tulla toime mõne päeva kestvate häiretega. Ei olnud ette nähtud olukorda, kus kõik hooned oleksid olnud samal ajal kasutuskõlbmatud, ega seda, et mõnda teise töökohta reisimine oleks olnud võimatu. Parlament kavandas piiratud kaugtööd üksnes tegevuste jaoks, mida ei oleks võimalik teistesse ruumidesse ümber paigutada. Parlamendi ja nõukogu meditsiiniteenistustel olid oma kavad nakkushaiguste jaoks, kuid neid ei integreeritud nende institutsioonide talitluspidevuse kavadesse.

19 Auditeeritud institutsioonid ajakohastasid oma talitluspidevuse kavasid üldiselt korrapäraselt. Ajavahemikus 2013. aastast kuni 2020. aasta jaanuarini institutsioonide talitluspidevuse kavasid ka testiti: kas selleks ette nähtud õppustega või tegelike kriiside ajal alates väiksematest ehitusintsidentidest kuni terrorirünnakuteni (Brüsselis 2016. aastal, Strasbourgis 2018. aastal).

Institutsioonid tuginesid kriisile reageerimise kavandamisel oma talitluspidevuse kavadele

20 Kriisile adekvaatseks reageerimiseks peavad organisatsioonil olema kriisiotsuseid tegevad organid, kellel on olukorrale vastavad volitused. Organisatsioon peab ka tegema piisavat koostööd asjaomaste sidusrühmadega ja teavitama oma otsustest oma töötajaid⁶.

21 2020. aasta veebruari teises pooles alustasid kõik auditeeritud institutsioonid oma talitluspidevuse kavades ette nähtud kriisiohjestruktuuride aktiveerimist. Personalidirektoraadid olid alati kaasatud, mis tagas ka meditsiiniteenistuste kaasamise (kas või kaudselt). Mõned institutsioonid kohandasid oma kriisiohjestruktuuri COVID-19 oludega.

• Nõukogu leidis, et tema kriisiohjerühma koosseis ei olnud COVID-19 kriisiga toimetulekuks kõige sobivam. Selle asemel tugines ta haldusega tegelevate peadirektoraatide juhtkondadele, keda toetasid teiste direktoraatide talitluspidevuse eest vastutavad ametnikud ja nõukogu peaarst.
• Parlamendi peaarst ei olnud institutsiooni kriisi- ja talitluspidevuse juhtimise rühma liige, kuid peasekretär kaasas ta rühma töösse otsese nõustajana.

22 Kaugtöö kasutuselevõtt vähendas töötajate nakatumise ohtu. Tegelikkuses ei realiseerunud institutsioonidevahelise meditsiinikomisjoni 2009. aasta stsenaarium, mille kohaselt 30% töötajatest haigestuvad või ei ole võimelised töötama; riigisiseste liikumispiirangute tõttu piirati aga juurdepääsu institutsioonide ruumidesse. Talitluspidevuse kavades ette nähtud olukorras oleksid institutsioonid pidanud jätkama ainult oluliste ülesannete täitmist. Kõnealusel juhul suutsid nad aga jätkata kogu oma tegevust, kuid pidid otsustama, mida teha kohapeal ja mida kaugtöö vormis.

23 2020. aasta märtsi alguses, enne riigisiseste liikumispiirangute kehtestamist, otsustas nõukogu lasta kontoris töötada üksnes neil töötajail, kes olid vajalikud nõukogu kohapeal toimuvate istungite korraldamiseks. Euroopa Liidu Kohus kutsus üles kasutama rohkem kirja teel suhtlemist. Kui kohtuistung (kohapeal) oli juba kavandatud, paluti kohtunikel uurida, kas neid saab edasi lükata või kui mitte, siis kas neid võiks asendada kirjalike küsimuste ja vastustega. Parlament ja komisjon jätkasid oma tegevust kohapeal kuni 2020. aasta märtsi keskpaigani.

24 Institutsioonid vahetavad teavet ja teevad koostööd erinevate institutsioonidevaheliste komiteede kaudu. Ühegi auditeeritud institutsiooni talitluspidevuse kavas ei käsitletud aga nende komiteede rolli, välja arvatud mõned üldised märkused teiste institutsioonide teavitamise kohta juhul, kui talitluspidevuse kavad aktiveeritakse. Kõiki puudutava kriisi tingimustes puudus neil talitluspidevuse kavades ette nähtud foorum, kus nad saaksid üksteist kiiresti teavitada tehtud otsustest.

25 2020. aasta märtsi teisel nädalal korraldas ühe kõigi institutsioonide esindajatest koosneva komitee (personalieeskirjadega seotud küsimuste ettevalmistuskomitee, mis tegeleb personali- ja töötingimuste teemadega) esimees kõigi institutsioonide esindajatega mitteametliku kohtumise, et arutada institutsioonides rakendatud meetmeid. Selline mitteametlik koostöö jätkus kogu pandeemia vältel ja koosolekud toimusid korrapäraselt. Personalieeskirjadega seotud küsimuste ettevalmistuskomiteel ei ole volitusi teha institutsioonide nimel otsuseid, kuid mitteametlik võrgustik aitas institutsioonide vastu võetud otsuseid teataval määral ühtlustada (näiteks selle kohta, kuidas toimub töötajate institutsioonidevaheline üleviimine). Tulenevalt institutsioonide autonoomiast, nende erinevatest ülesannetest ja asjaolust, et vastuvõtvates liikmesriikides kehtisid erinevad reeglid, kasutas iga institutsioon kriisi ajal erinevat lähenemisviisi. Täheldasime mõningaid erinevusi personalijuhtimises, eelkõige seoses tingimustega, mille alusel oli lubatud teha kaugtööd mujal kui teenistuskoha asukohas (vt II lisa).

26 Lisaks institutsioonidevahelisele koostööle suhtlesid institutsioonid korrapäraselt vastuvõtva liikmesriigi riiklike ja kohalike ametiasutustega, et arutada võetud tervishoiumeetmeid ja nende mõju institutsioonide toimimisele.

27 Institutsioonid kasutasid talitluspidevuse kavades lühiajaliste intsidentide jaoks kavandatud sidekanaleid (e-kirjad või tekstisõnumid). 2020. aasta veebruari lõpus võtsid nad kasutusele ka spetsiaalsed intranetilehed, et teavitada töötajaid võetud meetmetest ja jagada uusimaid meditsiinilisi nõuandeid. Sisevõrgus avaldatud teabe võimalikult laialdaseks edastamiseks kasutati e-kirju.

Institutsioonid suutsid minimeerida häired oma põhitegevuses

Institutsioonid kohanesid uute oludega, et jätkata oma aluslepingutest tulenevate ülesannete täitmist

28 Igal auditeeritud institutsioonil on aluslepingutes sätestatud rollidega seotud põhiülesanded, mis on kokkuvõtlikult esitatud joonisel 2. Institutsioonide vastupanuvõime kriisi ajal põhines nende suutlikkusel täita oma aluslepingutest tulenevat rolli ning järgida kindlaksmääratud toimimispõhimõtteid, nagu mitmekeelsus⁷.

Institutsioonid kohandasid oma kodukorda, et tagada tegevuse jätkumine kriisiolukorras

29 Auditeeritud institutsioonides 2020. aasta jaanuaris kehtinud kodukorrad ei olnud koostatud võimalikke pikaajalisi häireid silmas pidades. Neis kõigis puudusid konkreetsed sätted, mis oleksid võtnud arvesse tõsiseid piiranguid, mis ei võimalda institutsiooni liikmetel üksteisega kohtuda.

30 Parlamendil ja nõukogul on ELis ühine seadusandlik ja eelarvepädevus⁸. Oma ülesannete täitmiseks peab neil olema võimalik arutada ja muuta komisjoni esitatud poliitikaalgatusi ning nende üle hääletada. Enne COVID-19 kriisi toimus see peaaegu täielikult parlamendi istungitel, nõukogu ministrite kohtumistel või töörühmades. Peale liikumis- ja reisipiirangute kehtestamist muutus nende kohapealsete kohtumiste korraldamine keerulisemaks või kohati lausa võimatuks. Komisjoni ja Euroopa Liidu Kohtu kodukord oli paindlikum, pakkudes võimalusi, mida sai kasutada siis, kui kohapeal toimuvad kohtumised ei olnud võimalikud (vt 1. selgitus).

31 Tagamaks, et neil oleks tegevuse jätkamiseks vajalik õige raamistik, pidid institutsioonid (v.a Euroopa Liidu Kohus) oma kodukorda kohandama. Parlament muutis hääletuskorda 20. märtsil 2020, et võimaldada täiskogu kaughääletust; 8. aprillil 2020 võeti sama muudatus vastu parlamendikomisjonides hääletamiseks. Lõpuks muutis parlament 2020. aasta detsembris oma kodukorda, et võtta kasutusele meetmed erakorraliste asjaolude puhuks, mis võimaldavad parlamendi istungjärke edasi lükata, teise kohta üle viia või pidada neid osade kaupa või kaugkoosolekuna. Auditeeritud perioodi istungjärgud toimusid parlamendiliikmete kaugosalusel, kuigi mõned parlamendi liikmed viibisid ka kohapeal. Reisipiirangute tõttu viidi täiskogu istungijärgud ajavahemikus 2020. aasta märtsist 2021. aasta juunini üle Strasbourgist Brüsselisse.

32 Alternatiivne hääletuskord võimaldas seadusandlikku tegevust jätkata. Kaugosalemine raskendas suulist tõlget (kuna helikvaliteet oli halvem ja puudus visuaalne kontakt) ning selle arvessevõtmiseks lühendati koosolekute kestust. Sellegipoolest oli parlamendi seadusandliku tegevuse maht 2020. ja 2021. aastal sarnane 2019. aasta mahuga (vt I lisa tabel 1).

33 Nõukogu ei muutnud oma kodukorda, kuid kehtestas 23. märtsil 2020 ajutise erandi, mis lihtsustas teatavatel tingimustel kirjalike menetluste kasutamist. Institutsioon vajas otsuste vastuvõtmiseks alternatiivset korda, kuna videokonverentsi teel peetavaid ministrite arutelusid peeti mitteametlikeks kohtumisteks ja seetõttu ei olnud võimalik nõukogu ametlikke akte nende käigus vastu võtta. See erand võimaldas liikmesriikide valitsuste alaliste esindajate komiteel (COREPER) otsustada kasutada kirjalikku menetlust (kooskõlas vastava õigusakti suhtes kohaldatavate häälteenamuse reeglitega). Tegelikkuses arutatakse igat õigusakti mitteametlikel kohtumistel, misjärel võib COREPER otsustada kasutada kirjalikku menetlust.

34 Algselt võttis nõukogu erandi vastu üheks kuuks ja pikendas seda kogu kriisi vältel; praegune erand kaotab kehtivuse 2022. aasta juuni lõpus. Brüsselis asuv COREPER jätkas kogu kriisi vältel kohapealseid kohtumisi. Selline töökorraldus suurendas COREPERi töökoormust, kuid võimaldas nõukogul säilitada oma seadusandliku tegevuse eelmiste aastatega sarnasel tasemel (vt I lisa tabel 2). Võimaluse korral toimusid ka nõukogu istungid kohapeal.

35 Vältimaks häireid volinike kolleegiumi töös, muutis komisjon 22. aprillil 2020 oma kodukorda ja selgitas, et koosolekuid võib pidada „telekommunikatsioonisüsteemide abil, mis võimaldavad volinikke identifitseerida ja neil tõhusalt osaleda“. Komisjoni 2020. aasta töökava kohandati 2020. aasta mais, et kajastada COVID-19 kriisist tingitud muutusi prioriteetides. Ligikaudu veerand algselt kavandatud poliitikaalgatustest lükati pandeemia tõttu kolme kuni kuue kuu võrra edasi. Samal ajal esitas komisjon kriisile reageerimiseks uued algatused, nagu Euroopa taasterahastu (NextGenerationEU) kava (vt 2. selgitus), mis esitati koos mitmeaastase finantsraamistikuga 2021–2027.

36 Euroopa Liidu Kohtu tegevuse töörütmi määravad talle esitatud kohtuasjad. Ajavahemikul 16. märtsist 2020 kuni 25. maini 2020 peatas Euroopa Liidu Kohus kohtuistungid, kuna kohtu ruumid suleti töötajate jaoks. Kohtuistungite peatamine ei toonud kaasa õigusemõistmise peatamist (vt selgitus 1). Ajal kui kohtuistungite pidamine olid peatatud, kuulutas president isiklikult kord nädalas otsuseid välja. Pärast kohtuistungite jätkumist võttis Euroopa Liidu Kohus kasutusele IT-süsteemi, mis võimaldab kaugosalemist neile, kes ei saa Luksemburgi reisida. Pärast 25. maid 2020 ei peatanud institutsioon enam uuesti kohtu kohapealset tegevust.

37 Üldiselt avaldas COVID-19 Euroopa Liidu Kohtu õigusemõistmisele erinevat mõju, sest see oli seotud nii kohtu poole pöörduvate liikmesriikide kohtute kui ka Euroopa Liidu institutsioonide, organite ja asutuste tegevusega. 2020. aastal saabus vähem eelotsusetaotlusi kui 2019. aastal; menetluses olevate kohtuasjade arv suurenes veidi, kuid menetluste keskmine kestus mitte (vt I lisa tabel 4).

Institutsioonid püüdsid säilitada mitmekeelsust

38 Mitmekeelsuse põhimõte tähendab, et kõik ELi liikmesriikide ametlikud keeled on institutsioonide ametlikud keeled ja töökeeled. Selle põhimõtte järgimise tagamiseks kasutavad institutsioonid tõlkijaid ja tõlke. COVID-19 tekitas tõlkide jaoks spetsiifilisi piiranguid: füüsilise distantsi nõude tõttu ei olnud võimalik tõlkekabiine täismahus kasutada ning vabakutselised tõlgid ei saanud alati kohale tulla. Üleminek kaug- ja hübriidkoosolekutele tekitas ka tehnilisi probleeme (vt punkt 32). Sellest hoolimata on institutsioonid võtnud kasutusele lahendused kriisi ajal mitmekeelsuse tagamiseks (vt 3. selgitus).

Institutsioonid täitsid oma hoolsuskohustust personali suhtes ja säilitasid töövõime

39 Institutsioonid peavad tagama oma töötajatele töötingimused, mis vastavad asjakohastele tervishoiu- ja ohutusstandarditele⁹. Selleks et säilitada talitluspidevus (ilma seejuures mittehädavajalikku tegevust peatamata), pidid institutsioonid säilitama ka võimalikult paljude töötajate tööl olemise ja hea sooritustaseme.

Institutsioonid võtsid asjakohaseid meetmeid, et kaitsta töötajate tervist ja hoida ära oma ruumides nakatumine

40 Institutsioonidevaheline meditsiinikomisjon koosneb institutsioonide peaarstidest. Selle ülesanne on teavitada institutsioonide administratsioonide juhte tervishoiuküsimustest. Alates 2020. aasta veebruarist saatis komisjon mitu teatist, milles kõigepealt kirjeldati üksikasjalikult pandeemia arengut; pandeemia järgmistes etappides loetleti teatistes rühma liikmete ühised seisukohad edasiste meetmete kohta, mille eesmärk oli tagada töötajate ohutus institutsioonide ruumes viibimise ajal, ning anti teavet psühholoogilise abi suuniste ja vaktsineerimise kohta.

41 2020. aasta veebruaris riskipiirkondadest naasnud töötajatel paluti nakkusohu vähendamiseks teha kaugtööd ning alates 2020. aasta märtsi teisest nädalast palusid institutsioonid oma haavatavatel töötajatel samuti kaugtööd teha. Ülekandeahelate katkestamiseks soovitas institutsioonidevaheline meditsiinikomisjon kogu auditeeritud perioodi vältel kaugtööd.

42 Joonisel 3 on kujutatud töötajate kontoris viibimise näitajad auditeeritud perioodil (arvud põhinevad iga institutsiooni enda seirel):

• institutsioonid järgisid vastuvõtvate liikmesriikide rakendatud liikumispiiranguid (2020. aasta kevadel ja 2020.–2021. aasta talvel) ning hoidsid kontoris viibinud töötajate arvu väiksena (kohapeal viibisid vaid töötajad, kelle kohalolek oli hädavajalik);
• kui liikmesriikide piirangud järk-järgult kaotati (juunis 2020 ja taas alates 2021. aasta kevadest), lubasid institutsioonid oma ruumidesse rohkem töötajaid, kui nende kontoris viibimine oli vajalik kohapealse põhitegevuse toetamiseks (nt istungid, koosolekud ja kuulamised);
• kui terviseolukord paranes (2020. aasta suvel ja sügisel), julgustasid institutsioonid kontorisse tulema ka töötajaid, kes olid teada andnud kaugtööl kogetud raskustest.

43 Kohapeal viibinud töötajate ohutuse tagamiseks kehtestasid institutsioonid reeglid (füüsiline distantsi hoidmine, puhastamine, maskikandmine), mis põhinesid institutsioonidevahelise meditsiinikomisjoni, nende meditsiiniteenistuste ja liikmesriikide ametiasutuste soovitustel. Kohapealsete nakkuste ohtu vähendamiseks pidasid kõigi institutsioonide meditsiiniteenistused arvestust COVID-19 juhtumite üle (töötajate, töövõtjate ja külastajate seas). Parlament pakkus ka oma ruumes ka testimist.

44 Alates 2021. aasta kevadest julgustasid institutsioonid oma töötajaid vaktsineerima, luues kokkuleppel kohalike ametiasutustega oma vaktsineerimiskeskused (Brüsselis) või teavitades töötajaid sellest, kuidas nad saaksid osaleda riiklikes vaktsineerimiskampaaniates (Luksemburg ja teised riigid). Institutsioonid järgisid vastuvõtva liikmesriigi nõudeid vaktsineerimise ja töökohtadele juurdepääsu kohta. Parlament kehtestas institutsioonidevahelise meditsiinikomisjoni soovitusele tuginedes liikmesriikide õigusaktidest veelgi rangemad nõuded ja võttis alates 2021. aasta novembrist kasutusele nõude esitada institutsiooni ruumidesse pääsemiseks digitaalne COVIDi pass.

Institutsioonid toetasid oma töötajate heaolu ja aitasid neil uute töötingimustega kohaneda

45 Enne kriisi tegi regulaarselt kaugtööd vaid väike arv ELi töötajaid: alates 2009. aastast pakuti seda võimalust enamikus institutsioonides keelespetsialistidele ja tõlkijatele ning alates 2016. aastast laiendati kaugtööd ka teistele sobivatele töötajate rühmadele (alguses parlamendis ja komisjonis). 2019. aasta detsembris teatas komisjon, et ligikaudu 25% tema töötajatest (8000 inimest) kasutas võimalust teha aeg-ajalt kaugtööd. Kui institutsioonid võtsid 2020. aasta märtsi keskel kasutusele kohustusliku kaugtöö, ei olnud enamik nende töötajaid seda võimalust varem kunagi kasutanud.

46 Töötajate tulemuslikkuse säilitamiseks korraldasid institutsioonid mitmesuguseid kaugtöö ja kasutusele võetud uute IT-vahenditega seotud koolitusi. Nad pöörasid erilist tähelepanu keskastme juhtide koolitamisele ja toetamisele (et aidata neil oma meeskondi kaugühenduse teel juhtida) ning kodus töötamise tingimuste parandamisele (vt II lisa).

47 Mitmel põhjusel suurenesid kriisi ajal personali tööaja näitajad. Nõukogult ja komisjonilt saadud andmed näitavad, et töötajad registreerisid aastatel 2020/2021 rohkem töötunde kui varasematel aastatel. Kõik institutsioonid teatasid lühiajalise haiguspuhkuse päevade arvu vähenemisest. Samuti vähenes kõigis institutsioonides osalise ajaga (peamiselt 80%, 90% või 95% koormusega) töötavate inimeste arv.

48 Auditeeritud institutsioonid lubasid töötajatel teha kaugtööd väljaspool oma teenistuskohta¹⁰; tegu oli pandeemia tingimustest (isolatsioon, vajadus hoolitseda sugulaste eest) tulenenud erakorralise meetmega. Nimetatud võimalust sai kasutada teatavatel tingimustel. Parlamendi töötajate jaoks oli võimalus töötada väljaspool töökohta mõeldud selleks, et nad saaksid hoolitseda oma sugulaste eest ning tähendas sellepärast ka osalise tööaja nõuet koos palga vastava vähendamisega (vt II lisa). Institutsioonid mõõtsid väljaspool töökohta töötamise võimaluse kasutamist erineval määral, kuid registreeritud koguarvud olid siiski väikesed: seda võimalust ei kasutanud üheaegselt kunagi rohkem kui 2% parlamendi töötajatest; komisjonis oli sama näitaja ligikaudu 5% (seal kehtis piirang 10 päeva aastas) ja nõukogus 5,8% (võimaluse kasutamist mõõdeti vaid 2021. aasta mais-juunis). Kirjeldatud erakorraline meede lõpetati järk-järgult 2021. aasta lõpuks.

Institutsioonid kiirendasid olemasolevate moderniseerimisprojektide kasutuselevõttu, kuid haldusteenuste digiteerimine alles käib

49 Kriisi ajal töötajate tulemuslikkuse säilitamiseks pidid institutsioonid tagama, et enamikul töötajatest oleksid olemas kaugtööks sobivad töövahendid. Institutsioonid pidid leidma alternatiivsed lahendused kohapeal toimuvate kohtumiste asendamiseks. Need lahendused pidid olema turvalised ja asjakohased, võimaldades institutsioonidel tegeleda nii oma tugiülesannete kui ka põhitegevusega. Nad pidid võtma kasutusele kaugtööd võimaldavad haldusprotsessid ja tuginema rohkem paberivabadele töövoogudele.

Hoolimata ebaühtlasest valmisolekust võimaldasid institutsioonid oma töötajatel kiiresti kaugtööd teha

50 Institutsioonid olid alates 2016. aastast järk-järgult laiendanud kaugtöö võimalust kõigile töötajatele (vt punkt 45). Samal ajal hakkasid nad varustama oma töötajaid kaugtööd võimaldavate seadmetega: kas tööandja sülearvutitega, millega pääseb virtuaalsesse privaatvõrku (VPN), või virtuaalse töölauataristu (VDI) litsentsidega, mis võimaldavad töötajatel oma isiklikest seadmetest töökeskkonda sisse logida.

51 2020. aasta jaanuaris kasutasid institutsioonide töötajad mobiilseid IT-seadmeid erineval määral. Rohkem kui 90%-l nõukogu ja komisjoni töötajatest oli tööandja antud sülearvutid. Mõlemal institutsioonil oli piisavalt VPN-litsentse (alalisi või erakorralisi), et neid jätkuks kõigile töötajatele. Neil oli ka piiratud arv VDI-litsentse.

52 Parlamendil ja Euroopa Liidu Kohtul oli kaugtööle ülemineku ajal pooleli IT-liikuvusprogrammide rakendamine. Euroopa Liidu Kohus kiirendas oma programmi 2019. aastal, et viia see lõpule 2020. aasta kevadeks. Parlamendi eesmärk oli anda kõigile töötajatele sülearvutid parlamendi 2019.–2024. aasta koosseisu ametiaja lõpuks. 2020. aasta märtsi keskpaigaks oli ligikaudu 35% parlamendi töötajatest ja 71% Euroopa Liidu Kohtu töötajatest juba varustatud VPN- või VDI-lahendustega, mis võimaldasid neil kaugtööd teha. Veebilahenduste kaudu oli kõigil töötajatel juurdepääs oma ametialasele e-postile.

53 Parlament ja Euroopa Liidu Kohus kiirendasid sülearvutite kasutuselevõttu. Mõlemad institutsioonid seadsid riistvara levitamisel prioriteediks elutähtsad teenused, näiteks Euroopa Liidu Kohtu registrid, ning suurendasid ka kättesaadavate VDI-litsentside arvu (töötajate puhul, kellel ei olnud veel tööandja sülearvutit). 2020. aasta mai seisuga sai 95% nende töötajatest VPN-juurdepääsu või VDI-litsentsi abil kaugtööd teha ning 2020. aasta juuni lõpuks olid kõik töötajad vajalikud seadmed kätte saanud.

54 Kõik institutsioonid pidid samuti suurendama oma taristu suutlikkust, et see vastaks ühenduste arvule. Kaugtööle ülemineku esimestel nädalatel teatasid töötajad mõningatest probleemidest ühenduste kvaliteedi ja stabiilsusega, kuid 2020. aasta aprilliks olid need enamjaolt lahendatud. Institutsioonide kasutajatoele esitatud abipäringute arv hakkas alates 2020. aasta aprillist märkimisväärselt vähenema, sest töötajad kasutasid kaugtöö vahendeid ja ribalaiuse võimsus suurenes.

Kriis kiirendas pilvepõhiste koostöörakenduste ja teatavate videokonverentsilahenduste kasutuselevõttu, kuid see tõi endaga kaasa andmekaitse ja turvalisusega seotud probleemid

55 Koostööks loodud IT-rakendused võimaldavad töötajatel teha koostööd, ilma et nad oleksid samas ruumis. Mõiste hõlmab mitmesuguseid rakendusi alates videokonverentsilahendustest kuni platvormideni, mis võimaldavad dokumente reaalajas jagada ja nende kallal töötada. Institutsioonid kasutasid mõnda neist rakendustest juba enne kriisi: näiteks on komisjon alates 2013. aastast kasutanud koostööks sobivaid veebisaite. Kõigis institutsioonides kasutati laialdaselt videokonverentsilahendusi. Neid kasutati tavaliselt nii organisatsioonisiseste kui ka väliste sidusrühmadega kohtumiste pidamiseks spetsiaalselt vastava tehnikaga varustatud ruumides.

56 Alates 2016.–2017. aastast kogu maailmas kasvanud pilveteenuste kasutamine, Pilveteenused pakuvad uusi koostöövõimalusi, kuna neid ei piira füüsiline taristu. Alates 2019. aastast on mõned institutsioonid katsetanud pilvepõhiseid töövahendeid, sealhulgas videokonverentsilahendusi, mis võimaldavad ka koos töötada (dokumente jagada ja neis muudatusi teha). Võrreldes kohapealse taristuga toob pilveteenuste kasutamine aga endaga kaasa turvalisuse ja andmekaitsega seotud riske¹¹.

57 Auditeeritud institutsioonid hindavad erinevalt andmekaitse- ja IT-turvalisuse riske, mis on seotud pilvepõhiste koostöörakendustega, mistõttu nad tegid nende kasutuselevõtu kohta erinevaid otsuseid. 2020. aasta juuli Schrems II kohtuotsus¹² ja sellele järgnenud Euroopa Andmekaitseinspektori soovitus¹³ mitte võtta kasutusele uusi teenuseid, mis hõlmaksid isikuandmete edastamist väljapoole ELi, seadsid täiendavaid piiranguid koostöörakenduste liikidele, mida institutsioonid võisid kasutada. USAs asuvaid pilveteenuseid ja videokonverentsilahendusi kasutavad institutsioonid pidid oma lepingud teenuseosutajatega üle vaatama, et tagada piisavalt hea andmekaitse (vt 4. selgitus).

58 Institutsioonid võtsid ka kasutusele spetsiaalsed videokonverentsirakendused, et võimaldada kaugühendust ka sellise põhitegevuse puhul nagu parlamendi arutelud, nõukogu, volinike kolleegiumi ja kohtuistungid. Liikumispiirangud kiirendasid institutsioonide põhitegevuse jaoks mõeldud videokonverentsilahenduste projektide rakendamist.

59 Osana oma 2019.–2021. aasta IT-projektide portfellist kaalus parlament, kuidas korraldada konverentse, kus nii sõnavõtjad kui ka kuulajad osalevad täielikult kaugühenduse teel, kuid kus kasutatakse kõiki tavakonverentsi vahendeid, nagu suuline tõlge ja interaktiivsed arutelud. 2020. aasta märtsis, kui langetati otsus minna üle kaugtööle, oli just käimas projekti jaoks teenusepakkuja valimine, ning tuli kiiresti valida, millist rakendust kasutama hakata.

60 Juba nädal pärast Belgia liikumispiirangute algust suutis parlament pakkuda parlamendiliikmetele komisjonide koosolekute ja täiskogu istungjärkude pidamiseks vajalikku taristut koos sünkroontõlkega (vt 3. selgitus). Parlament töötas selle nimel, et valitud rakendus ja selle funktsioonid vastaksid institutsiooni vajadustele. 2021. aasta juunis, kui täiskogu istungjärgud Strasbourgis jätkusid, võimaldas see institutsioonil vähendada sinna reisivate töötajate arvu, kuna suulist tõlget oli võimalik pakkuda kõikjalt. Parlamendi rakendus põhines täielikult pilvepõhisel taristul.

61 Nõukogu valis teistsuguse tarkvara, võttes kasutusele rakenduse, mida saab kasutada nii pilveteenuste kui ka kohapeal asuva serveri kaudu, mis võimaldab täielikku kontrolli ministrite kohtumisteks kasutatavate ühenduste üle. Jaanuaris 2021 võttis nõukogu vastu kava videokonverentsiplatvormi loomiseks, millel saaks arutada ka tundlikku või salastatud teavet kuni EU SECRET tasemeni, kuna olemasolevat tarkvara saab kasutada üksnes salastamata ja mittetundliku teabe puhul. Salastatud ja tundlike küsimustega tuleb tegeleda tööruumides.

62 Nii parlament kui ka nõukogu valisid parlamendiarutelude ja nõukogu istungite pidamiseks sobivate videokonverentsiteenuste osutajateks Euroopas paiknevad (ELi või EFTA) ettevõtted, mille tegevus vastab ELi andmekaitse-eeskirjadele. Euroopa Liidu Kohus ei kasutanud pilvepõhiseid teenuseid (vt 4. selgitus). Selle asemel töötas ta juba olemasoleva tarkvara põhjal kohtuistungite jaoks välja oma videokonverentsilahenduse (vt 3. selgitus).

Edusammudest hoolimata on haldusprotsesside digiteerimine endiselt pooleli

63 Tagamaks, et tugitegevused (eelkõige finantside ja inimressursside valdkonnas) saaksid katkestuste ja viivitusteta jätkuda, pidid institutsioonid oma töövood digiteerima. Enne COVID-19 kriisi oli haldusprotsesside digiteerimise tase institutsiooniti erinev: olemas olid näiteks nii e-arved kui ka digiallkirjad ja paberivabad töövood, kuid neid kasutati erineval määral.

64 Elektroonilisi hankemenetlusi (e-hanked) on saanud e-PRIORi platvormi kaudu kasutada juba alates 2009. aastast. e-PRIORi platvorm võimaldab tarnijatel väljastada oma klientidele ka e-arveid. E-arved edendavad ka digitaalsete finantstöövoogude kasutamist, kuna neid käideldakse automaatselt. Kuid mitte kõik tarnijad ei kasuta nimetatud teenust ja institutsioonid ei julgusta ka aktiivselt seda tegema, mis tähendab, et e-arveid institutsioonides kõikjal ei kasutata.

65 E-arved moodustasid 57% nõukogule 2019. aastal esitatud arvetest. Euroopa Liidu Kohtus oli e-arvete osakaal 2019. aastal 60%. COVID-19 leviku piiramiseks kehtestatud piirangutest põhjustatud häired mõjutasid ka institutsioonide tarnijaid, mistõttu hakkasid mõned neist kasutama e-arveid. Nõukogu ja Euroopa Liidu Kohus täheldasid e-arvete arvu suurenemist, mille tulemusel saavutas nende osakaal mõlemas institutsioonis 2020. aastal 74% kõigist arvetest. Parlament ja komisjon ei mõõtnud e-arvete osakaalu. Parlament kohandas oma arvete haldamise eeskirju, et võtta vastu ka elektroonilisi arveid, isegi kui need ei olnud saadetud e-PRIORi platvormi kaudu.

66 Praegune elektrooniliste allkirjade õigusraamistik pärineb 2014. aastast¹⁴. E-allkirjade laialdasem kasutamine ELi institutsioonides on seotud elektroonilise dokumendihalduse kasutamise suurenemisega, sealhulgas personalitoimikute haldamisel.

67 Enne kriisi kasutati e-allkirju kõigis institutsioonides peale Euroopa Liidu Kohtu, sõltuvalt vajadusest rakendati aga erinevat sertifitseerimise taset. Laialdase kaugtöö kasutuselevõtt ja vajadus luua paberivabad töövood soodustasid e-allkirjastamise kasutamist. Seda tehti aga institutsiooniti ebaühtlaselt. Näiteks aktsepteeris nõukogu küll oma tarnijate e-allkirju ja allkirjastab ostutellimused käsitsi. Komisjon oli hakanud kasutusele võtma lepingute allkirjastamiseks kvalifitseeritud e-allkirju ning kiirendas seda kriisi ajal. Kuna Euroopa Liidu Kohus ei olnud varem e-allkirjadega töötanud, kasutas ta kriisi ajal alguses personaliotsuste kinnitamiseks e-posti. Hiljem allkirjastas ta komisjoniga lepingu, et kasutada komisjoni hallatavat e-allkirja teenust EU Sign, mis võimaldas tal 2021. aasta lõpuks kasutusele võtta kvalifitseeritud e-allkirja. Auditi ajal võeti kvalifitseeritud e-allkirjad järk-järgult kasutusele parlamendis ja nõukogus.

Alanud on uue töökorralduse tõhususe hindamine kriisijärgses keskkonnas

Põhitegevuse hindamisel on jõutud kaugemale kui tugiülesannete puhul

68 Vastupanuvõimelised organisatsioonid on need, millel on suutlikkus kriisist õppida ja väljuda sellest tugevamana¹⁵. Selleks on vaja õppida kõigist kriisile reageerimise aspektidest. Lisaks peab organisatsioon tegema kindlaks kriisi ajal kasutusele võetud head tavad, mis on pärast kriisi lõppemist endiselt asjakohased.

Institutsioonid hakkasid juba varakult uurima, mida nad olid kriisist õppinud

69 Pärast 2020. aasta kevade piirangute kaotamist hakkasid auditeeritud institutsioonid uurima, mida nad olid COVID-19 kriisile reageerimisest õppinud. Alguses keskenduti seejuures kriisiohjamisele ja sellele, kuidas institutsioonid olid oma talitluspidevuse kavasid rakendanud.

70 Ühelgi juhul ei leitud olulisi puudusi selles, kuidas institutsioonid kriisi ohjasid ja sellele reageerisid. COVID-19-st saadud õppetunnid lisati institutsioonide 2021. aasta riskihindamisse; selles võeti varasemast rohkem arvesse riske, et töötajad ei saa pandeemiate tõttu tööd teha. Institutsioonid pakkusid selle riski leevendamise meetmena välja kaugtöö.

71 Alates 2020. aasta maist korraldasid institutsioonid töötajatele küsitlusi, et koguda tagasisidet oma kriisile reageerimise meetmete eri aspektide kohta (kommunikatsioon, kehtestatud tervishoiumeetmed) ning uurida töötajate soove ja ootusi seoses tulevase töökorraldusega (eelkõige puudutas see kaugtööd) siis, kui on võimalik taas tööruumidesse naasta. Olukorra muutudes korraldasid institutsioonid täiendavaid küsitlusi ja konsulteerisid juhtivtöötajatega.

Institutsioonid leiavad, et põhitegevuse puhul on silmast silma suhtlus parem

72 Auditeeritud institutsioonid võtsid oma põhitegevuseks kasutusele uue töökorralduse (vt punktid 58–62), mis tugines rohkem videokonverentside ja uute koostöörakenduste kasutamisele. Alates 2020. aasta maist pöördusid volinikud tagasi oma iganädalaste kohapealsete koosolekute juurde, pidades seda poliitilisteks aruteludeks sobivamaks. 2022. aasta alguses kaalusid parlament, nõukogu ja Euroopa Liidu Kohus endiselt seda, mil määral neid uusi meetodeid pärast pandeemiat säilitada, kuid samas olid nad juba teinud mõningaid otsuseid, mis põhinesid nende uute töömeetodite tõhususe hindamisel institutsioonide põhitegevuse elluviimisel.

73 2021. aastal algatas parlamendi president ulatusliku arutelu (pealkirjaga „Parlamentaarse demokraatia ümbermõtestamine“) parlamendi COVID-19 järgse töökorralduse üle. Arutellu kaasatud parlamendiliikmete fookusrühmade soovituste põhjal arutati käesoleva auditi lõpetamise ajal endiselt kaughääletuse kasutamise üle tavaolukorras, kui parlament saab küll koos käia, kuid mõnel parlamendiliikmel ei ole võimalik istungil osaleda. Fookusrühmade järeldustest nähtub, et parlamendiliikmed leiavad, et parlamendi arutelu on parem, kui see toimub kohapeal.

74 Samal ajal sõlmis parlamendi administratsioon vabakutseliste tõlkidega uue lepingu, et võimaldada neil töötada kodus ja liikmesriikides asuvates keskustes, mis omakorda parandas teatavate keelte tõlkide kättesaadavust. Administratsioon hindab võimalust jätkata Strasbourgi täiskogu istungjärkudel kaugtõlke kasutamist, mis võimaldaks vähendada sinna reisivate töötajate arvu.

75 Nõukogu jõudis samuti järeldusele, et ministrite silmast silma kohtumised on tõhusamad kui virtuaalsed koosolekud. Nagu näidatud I lisa tabelis 2, toimus enamik koosolekuid (56%) 2020. aastal silmast silma (hoolimata kehtestatud piirangutest). Kõrgetasemelistel kohtumistel, näiteks Euroopa Ülemkogu kohtumistel (kus saavad kokku ELi liikmesriikide riigipead ja valitsusjuhid), peavad kõik asjaomased pooled silmast silma formaati tõhusamaks. Silmast silma koosolekute eelistamist kinnitab asjaolu, et kirjalike menetluste kasutamist lihtsustavad eeskirjad töötati välja ajutise erandina, mitte alaliste muudatustena. Kui erandi kehtivus lõpeb, hakatakse kirjalikku menetlust taas kasutama vaid kodukorras kindlaks määratud tingimustel. Nõukogu kavatseb siiski säilitada mitteametlike kaugkoosolekute võimaluse, sealhulgas tundlikeks ja salajasteks aruteludeks (vt punkt 61) ja ministrite või töörühmade mitteametlikeks kohtumisteks, mis täiendavad kohapealseid kohtumisi, kuna need võimaldavad kiiret konsulteerimist ja infovahetust.

76 Euroopa Liidu Kohus on samuti seisukohal, et kuigi kaugosalemine võib olla kasulik, ei ole see täielikult samaväärne kohapeal toimuva istungiga ning see tuleks säilitada vaid võimalusena juhuks, kui mõni pool ei saa istungil kohapeal osaleda.

Kaugtööd kasutatakse institutsioonides varasemast laiemalt, kuid selle sobivust kriisijärgses keskkonnas alles hinnatakse

77 Kaugtööd ja uut töökorraldust toetavad IT-rakendused võeti kasutusele juba enne COVID-19 pandeemia puhkemist. COVID-19 järgseks keskkonnaks valmistudes on institutsioonid laiendanud kaugtöö kasutamist, kuid kuna kriis ei olnud veel läbi, oli neil auditi tegemise ajal veel pooleli hindamine kaugtöö tõhususe ja sobivuse kohta kriisivabas keskkonnas töötamiseks.

78 Euroopa Liidu Kohus korraldas 2021. aasta mais küsitluse, milles paluti töötajatel ja juhtidel hinnata, milline töökorraldus on nende ülesannete täitmiseks kõige sobivam. Tulemused näitasid, et vähem kui pool töötajatest (40%) leidis, et kirjalike ülesannete puhul töötasid nad kaugtööd tehes tõhusamalt kui kontoris, ning 37% jaoks tõhususes erinevusi ei olnud. Kolleegidega suhtlemist nõudvate ülesannete või koolituse puhul märkisid vaid mõned vastajad, et nad eelistavad seda teha kodust. Parlament ja komisjon ei korraldanud enne oma kaugtöö eeskirjade läbivaatamist ühtegi sellist küsitlust. Parlamendis oli laiendatud kaugtöö tõhususe hindamine auditi ajal veel pooleli, komisjoni uued eeskirjad aga olid juba peaaegu valmis (vt 5. selgitus). Nõukogu kaugtöö eeskirjad võeti vastu just siis, kui COVID-19 hakkas levima, ja institutsioon ei näinud vajadust neid muuta. Ükski auditeeritud institutsioon ei pakkunud oma töötajatele täistööajaga kaugtööd (vt III lisa).

79 Kaugtöö väljaspool teenistuskohta, mis oli lubatud või mille kasutust oli pikendatud hoolsuskohustuse raames (vt punkt 39), oleks mõnes institutsioonis piiratud kujul võimalik ka COVID-19 järgsete eeskirjade alusel (vt III lisa). Kuigi see meede võeti kasutusele töötajate soovil, ei ole institutsioonid hinnanud sellega jätkamise tõhusust.

Uue töökorralduse mõju eelarvele ja keskkonnale ei ole kõigis institutsioonides järjepidevalt hinnatud

80 Viimastel aastatel on ELi institutsioonid püüdnud piirata oma halduskulusid ja saavutada kokkuhoidu tõhusama töökorralduse abil¹⁶. Lisaks kaugtööle ja mobiilsetele IT-lahendustele hõlmasid COVID-19-eelsed uue töökorralduse kavad uut tüüpi kontorite loomist, jagatavate tööruumide loomist ja üksikkontorite arvu vähendamist. Need pakuvad täiendavaid võimalusi säästmiseks ning institutsioonide CO₂-jalajälje vähendamiseks.

81 Töökorralduse muutmine COVID-19 kriisi ajal mõjutas institutsioonide halduskulusid erinevalt (vt joonis 4).

• Reisimisega seotud kulud vähenesid märkimisväärselt.
• IT-kulud suurenesid kaugtöö toetamiseks vajalike lisainvesteeringute tõttu. Konkreetne suurenemine sõltus igas institutsioonis vajalikest investeeringutest (peamiselt seadmed või uute videokonverentsilahenduste väljatöötamine).
• Kui mõned hoonetega seotud kulud olid väiksemad (turvalisus, kommunaalteenused), sest COVID-19 protokolli tõttu olid hooned peamiselt tühjad, siis teised kulud jälle suurenesid (puhastus). Ehitustööd (parlament, komisjon) jätkusid, kuid kohati kujundati plaane uue töökorralduse eeldatava mõju tõttu ümber. Mõned institutsioonid kasutasid alakasutatud eelarveridadelt üle jäänud raha enda kasutuses olevate hoonete ostmiseks (parlament) või laenude ennetähtaegseks tagasimaksmiseks (Euroopa Liidu Kohus).

82 Auditeeritud institutsioonid andsid oma 2020. aasta tegevusaruannetes aru COVID-19 kriisi tõttu säästetud vahenditest. Kuna need on aga peamiselt seotud hoonete ja reisidega, mis kokku moodustavad ligikaudu 10% ELi eelarve halduskulude rubriigist, oli kokkuhoiu mõju halduskuludele piiratud. Institutsioonid ei ole veel teinud ettepanekuid selle kohta, kuidas need säästud uue töökorralduse laiendamise abil püsivamaks muuta.

Kaugkoosolekute laialdasem kasutamine võib aidata kokku hoida reisikulusid

83 Parlament kavatseb jätkata kaugtõlke kasutamist, mis vähendab tõlkide vajadust reisida (vt punkt 74. Parlament ei ole hinnanud sellest otsusest tulenevat võimalikku kokkuhoidu ja 2022. aasta eelarves ei kavandanud institutsioon reisikulude märkimisväärset vähendamist võrreldes 2020. aasta COVID-19 eelse eelarvega. Lisaks tõlkidele võib videokonverentside pidamisel saavutatud edu võimaldada institutsioonil vähendada ka Strasbourgi täiskogu istungiks sinna reisivate tugitöötajate arvu, mis annab võimaluse täiendavaks kokkuhoiuks. Viimane analüüs täiskogu istungitega seotud reisikulude kohta pärineb 2013. aastast. Sel ajal kulus tõlkide Strasbourgi lähetamisele 3,1 miljonit eurot aastas (12% kõigist Strasbourgi lähetuste sõidukuludest) ja muude töötajate lähetustele 12,3 miljonit eurot aastas¹⁷.

84 Nõukogu jaoks ei ole reisimine märkimisväärne kulu ning on seotud pigem nõukogu poliitilise põhitegevusega kui tugiülesannetega. Institutsioon kavatseb säilitada mitteametlikud kaugkoosolekud osana oma tavapärasest töökorraldusest (vt punkt 75). Uutel töömeetoditel on eeldatavasti teatav mõju nõukogu reisikuludele, kuid selle ulatust ei ole veel hinnatud.

85 Kooskõlas oma rohelise strateegiaga kavatseb komisjon uutest töömeetoditest kasu lõigata ja kutsub oma töötajaid üles reisima ainult siis, kui kaugkoosolekud ei ole võimalik korraldada. Eelarves tähendab see, et 2022. aasta lähetuste (töötajad ja volinikud) kogueelarve on 22% väiksem kui 2019. aastal.

86 Euroopa Liidu Kohtu reisikulud on väga väikesed. Sellest hoolimata kavatseb institutsioon neid 2022. aastal 17% vähendada (võrreldes 2019. aastaga).

Institutsioonid (välja arvatud komisjon) ei ole otsustanud oma kinnisvarastrateegiaid oluliselt muuta

87 Institutsioonide hoonete omandistruktuur varieerub sõltuvalt institutsioonist ja asukohast¹⁸. Sõltuvalt sellest, kas institutsioonid omavad või üürivad oma hooneid, on neil kokkuhoiuks või kontoripinna vähendamiseks erinevad rahalised piirangud või stiimulid. Kaugtöö mõjutab ruumide keskmist kasutamismäära. Kaugtöö laialdasem kasutamine pärast pandeemiat võib veelgi vähendada institutsioonides keskmiselt kasutusel olevat kontoripinda.

88 Suurem osa parlamendi hoonetest kuulub parlamendile. Parlament võttis oma praeguse kinnisvarastrateegia vastu 2018. aastal. Institutsioon ei ole otsustanud vähendada oma kontoripinda Brüsselis, kuid osana oma hoonete konsolideerimise poliitikast ostis ta (74,9 miljoni euro eest) 2020. aasta eelarvest kasutamata jäänud vahenditest hoone, mida oli varem oma peahoone lähedal üürinud. Luksemburgis muudeti täiendavalt KAD II hoone projekti; osaliselt ka seetõttu, et võtta arvesse muudatusi töökorralduses. Parlament otsustas mitte ellu viia projekti teatavaid osi, mille maksumus oli parlamendi hinnangul 18,6 miljonit eurot (4% kogumaksumusest).

89 Nõukogu on kõigi enda kasutuses olevate kontoripindade omanik. Käesoleva auditi ajal arutas nõukogu oma uut kinnisvarastrateegiat.

90 Komisjoni kontoripindade struktuur on teiste institutsioonide omast mitmekesisem: osa hoonetest on enda omandis, osa üüritud ja osa pikaajaliselt liisitud. Ta on ka suurima kinnisvaraportfelliga institutsioon, kellel on seega rohkem kokkuhoiuvõimalusi. Komisjon võttis uued töömeetodid kasutusele enne COVID-19 kriisi ning institutsioon on otsustanud seda kontseptsiooni kriisi ajal saadud kogemuste najal edasi arendada. Komisjoni Brüsseli kinnisvarastrateegias aastateks 2022–2030 on kavas vähendada kasutusel olevate kontorihoonete pinda 2030. aastaks 25% ja kulusid ühe kolmandiku võrra (ajavahemikul 2021–2030 kokku 73,1 miljonit eurot). Need plaanid põhinevad eeldusel, et vähemalt 20% töötajatest teeb kaugtööd ja et üksikkontoritelt minnakse järk-järgult üle tegevuspõhiste jagatud kontoriruumide kasutamisele. Komisjoni Luxembourgis asuvate ruumide puhul ei ole veel otsustatud kontoripinda oluliselt vähendada, kuid kohalik kinnisvarastrateegia näeb samuti ette tegevuspõhise kontoripinna kasutuselevõtmise.

91 Euroopa Liidu Kohtu poliitika on enda kasutuses olevad hooned omandada. 2021. aasta juulis vastu võetud kaugtöö eeskirjad võimaldavad kasutada kaugtööd senisest laialdasemalt, kuid käesoleva auditi tegemise ajal ei kavatsenud institutsioon oma kinnisvarastrateegiat lühikeses perspektiivis läbi vaadata, eelistades mõne aasta oodata, et hinnata uue töökorraldusega kaasnevaid vajadusi.

Keskkonnamõju vähendavaid võimalusi ei ole selgelt määratletud

92 Lähetuste ja hoonete korralduse muutmine ning kaugtöö laiendamine pakuvad auditeeritud institutsioonidele võimalusi vähendada oma keskkonnamõju. Kõik on sellest teadlikud, kuid on liikunud erinevas tempos, et seda oma keskkonnastrateegiates kajastada.

93 Parlament võttis 2019. aasta lõpus vastu rea keskkonnanäitajaid, et jälgida oma keskkonnatoimet. Järgnenud vahehindamises (detsembris 2020) tutvustati pandeemia ajal kasutusele võetud uue töökorralduse mõju koos stsenaariumidega selle kohta, kuidas institutsioon saaks neid ära kasutada (eelkõige transpordiga seotud heitkoguste vähendamiseks). Komisjoni keskkonnasäästlikumaks muutumise strateegia põhieesmärk on saavutada 2030. aastaks kliimaneutraalsus, vähendades kontoripinda, kasutades vähese energiatarbega hooneid, parandades energiatõhusust (tehniline täiustamine ja käitumisharjumuste muutmine) ning vähendades reisimisest tulenevat heidet. Viimase eesmärgi saavutamiseks on komisjon kasutusele võtnud heitkoguste kalkulaatori platvormi, mida kasutatakse ametireiside haldamisel.

Järeldused ja soovitused

94 Jõudsime järeldusele, et ELi institutsioonid näitasid COVID-19 pandeemia tingimustes, et nad on vastupanuvõimelised. Nad reageerisid kiiresti ja paindlikult ning said kasu varem digiteerimisse tehtud investeeringutest. Samas ei ole nad veel täielikult hinnanud, mil määral on COVID-19-le reageerimiseks kasutusele võetud uus töökorraldus tõenäoliselt tõhus või aitab ressursse säästa ka kriisijärgses keskkonnas.

95 Leidsime, et institutsioonide COVID-19 kriisi eelsed talitluspidevuse kavad järgisid kehtestatud standardeid. Need olid aga koostatud selleks, et tegeleda lühiajaliste suure mõjuga sündmustega, mitte COVID-19 põhjustatud pikaajaliste häiretega (punktid 14–19).

96 COVID-19 kriis ei järginud institutsioonide talitluspidevuse kavades käsitletud häirete mustrit. Pandeemiale kiireks reageerimiseks säilitasid institutsioonid oma talitluspidevuse kavade asjakohased osad ja kohandasid kavasid vastavalt COVID-19 eripärale. Institutsioonide talitluspidevuse kavades ei olnud ette nähtud foorumit, kus nad oleksid saanud üksteisega kiiresti konsulteerida otsuste üle, mida nad pidid kriisile reageerimiseks tegema. Oma tegevuse teatava sidususe tagamiseks tuginesid nad teabe jagamiseks olemasolevatele struktuuridele ja suutsid hoida oma otsuste vahelised erinevused väiksena. Nende autonoomia, erinevad ülesanded ja erinevad riigisisesed õigusnormid, mida tuli arvesse võtta, muutsid ühetaolise kriisile reageerimise keeruliseks (punktid 20–27).

1. soovitus. Käsitleda oma talitluspidevuse kavades pikaajalisi häireid ja institutsioonidevahelist koostööd

Institutsioonid peaksid tuginema COVID-19 kriisile reageerimisel saadud kogemustele ja lisama oma talitluspidevuse kavadesse pikaajalisi häireid käsitlevad meetmed. Talitluspidevuse kavadesse peaks kuuluma ka institutsioonidevahelise koostöö kord selliste sündmuste korral, mis mõjutavad kõiki institutsioone.

Soovituse täitmise tähtaeg: 2023. aasta 1. kvartal

97 Leidsime, et institutsioonide paindlik reageerimine kriisile võimaldas neil häired minimeerida. Nad kohandasid vajaduse korral oma kodukorda, näitasid üles paindlikkust töökorralduse kohandamisel (et olla võimelised oma põhitegevusega tegelema) ning jätkasid neile aluslepingutes antud ülesannete täitmist. Nad suutsid vastu võtta olulisi poliitikaalgatusi ja mitmeaastase finantsraamistiku aastateks 2021–2027 ning jätkasid kohtuotsuste tegemist COVID-19-eelsete aastatega sarnases mahus (punktid 28‎–38).

98 Institutsioonid võtsid ka meetmeid oma töötajate tervise ja talitluspidevuse säilitamiseks. Nad järgisid institutsioonidevahelise meditsiinikomisjoni antud meditsiinilist nõu ja vastasid vastuvõtva riigi õigusaktides sätestatud miinimumnõutele või isegi ületasid neid. Töötajate toetamiseks võetud meetmed (seadmete hankimine, koolitus, sotsiaalmeetmed) olid kriisi ajal tulemuslikkuse säilitamiseks tõhusad (punktid 39–48).

99 Kriisi alguses oli institutsioonides erineval määral tehnikat, mis võimaldas töötajatel kaugtööd teha, kuid nad suutsid kuue nädala jooksul varustada kõik oma töötajad kaugtöö lahendustega (punktid 49–54). Institutsioonid kasutasid ka hästi koostöörakendusi. Spetsiifiliste vajaduste, andmekaitse, turvalisuse ja konfidentsiaalsuse küsimuste tõttu võtsid institutsioonid need lahendused kasutusele erineva kiirusega ja valisid erinevad teenuseosutajad (punktid 55–62). COVID-19 kriisi ajal kehtestatud töökorraldus suurendas ELi institutsioonides vajadust paberivabade töövoogude järele. Töövoogude küll digiteerimine edenes, kuid oli (koos selliste lahendustega nagu e-arved ja kvalifitseeritud e-allkiri) institutsiooniti ebaühtlane. Vaatamata tehtud edusammudele ei ole haldusteenused veel täielikult digiteeritud. Eelkõige e-arvete puhul ei mõõda ega edenda kõik institutsioonid nende asutusesisest kasutamist (punktid 63–67).

2. soovitus. Arendada edasi haldusteenuste digiteerimist

Institutsioonid peaksid tuginema COVID-19 kriisile reageerimisel saadud kogemustele ja jätkama oma haldusteenuste digiteerimist. Selleks peaksid nad

1. kiirendama paberivabade töövoogude ja e-allkirja (sealhulgas kvalifitseeritud e-allkirja) kasutuselevõttu;
2. mõõtma ja laiendama e-allkirjade kasutamist.

Soovituse täitmise tähtaeg: 2023. aasta 4. kvartal

100 Institutsioonid analüüsisid juba kriisi alguses sellest saadud õppetunde ning jätkasid kogu kriisi vältel arutelusid selle üle, kuidas korraldada oma tegevust COVID-19 pandeemia järgses keskkonnas (punktid 68–71). Leidsime, et kõik auditeeritud institutsioonid, kes olid võtnud oma põhitegevuses kasutusele kaugtöö lahendused, jõudsid sarnasele järeldusele: kaugkoosolekud on varulahendus häire- või hädaolukorras ja võivad teatavateks eesmärkideks kasulikud olla (nt kiireks konsulteerimiseks ja infovahetuseks), kuid need ei saa asendada põhitegevuse jaoks pikemas perspektiivis silmast silma kohtumisi (punktid 72–76). COVID-19 järgses keskkonnas töötamiseks koostatud reeglites laiendasid institutsioonid kaugtöö kasutamise võimalusi. Kuigi laialdane kaugtöö osutus kriisiolukorras kasulikuks, ei ole seni alati hinnatud selle tõhusust kriisivabas olukorras võrreldes COVID-19 eelse töökorraldusega (punktid 77–79).

101 COVID-19 kriisi lühiajaline finantsmõju institutsioonidele oli väike, kuna mõnes kuluvaldkonnas (nt reisikulud) saavutatud kokkuhoid kulus IT-investeeringute rahastamiseks. Kriis kiirendas töökorralduses tehtud muudatusi ning kõik institutsioonid eeldavad, et muutused tööreiside valdkonnas ja hoonete haldamisel jäävad püsima ka pärast COVID-19 pandeemia lõppemist. Nad ei ole aga järjekindlalt hinnanud, mil määral võib uus töökorraldus aidata ressursse kokku hoida. Samuti ei ole institutsioonid veel hinnanud uue töökorralduse mõju oma keskkonnapoliitikale (punktid 80–93).

3. soovitus. Hinnata uue töökorralduse sobivust COVID-19 järgses keskkonnas

Institutsioonid peaksid uue töökorralduse COVID-19 järgsesse keskkonda sobivuse hindamisel

1. hindama kaugkoosolekute ja hübriidkoosolekute sobivust võrreldes silmast silma koosolekutega ning võtma vastu suunised kaugkoosolekute kasutamiseks sõltuvalt tegevuse liigist;
2. hindama kaugtöö mõju ja kohandama vajaduse korral COVID-19 järgses keskkonnas kehtivaid eeskirju;
3. mõõtma uue töökorralduse mõju eelarvele ja selle kohta aru andma (eelkõige hoonete puhul);
4. mõõtma uue töökorralduse keskkonnamõju ja selle kohta aru andma.

Nende hindamiste põhjal peaksid institutsioonid otsustama oma uue töökorralduse võimalike muudatuste üle.

Soovituse täitmise tähtaeg: 2024. aasta 2. kvartal

V auditikoda, mida juhib kontrollikoja liige Tony Murphy, võttis käesoleva aruande vastu Luxembourgis 14. juunil 2022.

Lisad

I lisa. COVID-19 mõju auditeeritud institutsioonide tegevusele

Järgnevad tabelid näitavad COVID-19 kriisi mõju auditeeritud institutsioonide põhitegevusele.

II lisa. COVID-19 kriisi ajal töötajate kaugtöö toetamiseks kehtestatud meetmed (kuni 2021. aasta lõpuni)

III lisa. Auditeeritud institutsioonide kaugtöö korraldus peale COVID-19 lõppu

Lühendid

Coreper: ELi liikmesriikide valitsuste alaliste esindajate komitee

EFTA: Euroopa Vabakaubanduse Assotsiatsioon

MFR: mitmeaastane finantsraamistik

NGEU: Euroopa taasterahastu

VDI: virtuaalne töölauataristu

VPN: virtuaalne privaatvõrk

WHO: Maailma Terviseorganisatsioon

Mõisted

Coreper: liikmesriikide valitsuste alaliste esindajate komitee, mille ülesanne on Euroopa Liidu Nõukogu töö ettevalmistamine.

E-arve: arve, mis väljastatakse, saadetakse ja võetakse vastu struktureeritud elektroonilises vormingus, mis võimaldab automaatset käitlemist.

ELi institutsiooni liige: isik, kes on ametisse nimetatud või valitud mõne ELi institutsiooni otsuseid tegevasse organisse.

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri Elektrooniline allkiri, millel on ELi õiguses samasugune õiguslik jõud kui käsitsi antud allkirjal, ja millest ei ole võimalik taganeda.

Pilvandmetöötlus: andmete kaugtöötlemine ja säilitamine internetis.

Virtuaalne privaatvõrk: süsteem, mis võimaldab kasutajatele interneti kaudu kaugjuurdepääsu turvalisele võrgule.

Virtuaalne töölauataristu: keskserveris majutatav töölauakeskkond, mis tehakse kättesaadavaks personaalarvutitele ja muudele seadmetele.

Institutsioonide vastused

https://www.eca.europa.eu/et/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Ajakava

https://www.eca.europa.eu/et/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Auditirühm:

Kontrollikoja eriaruannetes esitatakse auditite tulemused, mis hõlmavad ELi poliitikat ja programme ning konkreetsete eelarvevaldkondade haldamisega seotud teemasid. Auditiülesannete valimisel ja kavandamisel püüab kontrollikoda maksimeerida nende mõju, võttes arvesse tulemuslikkuse ja vastavuse riske, konkreetse valdkonna tulude ja kulude suurust, tulevasi arengusuundi ning poliitilist ja avalikku huvi.

Käesoleva tulemusauditi viis läbi liidu rahastamise ja haldamise teemadega tegelev V auditikoda, mille eesistuja on kontrollikoja liige Tony Murphy. Auditit juhtis kontrollikoja liige Marek Opioła, keda toetasid kabinetiülem Kinga Wisniewska‑Danek, kabineti nõunik Bernard Witkos, valdkonnajuht Colm Friel, auditijuht Marion Kilhoffer ning audiitorid Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot ja Nikolaos Kylonis. Graafilisi materjale aitasid koostada Jesús Nieto Muñoz ja Alexandra Mazilu. Keelealast abi osutas Richard Moore.

Vasakult paremale: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Järelmärkused

 ¹ GUID 5330 – Guidance on Auditing Disaster Management.

² Euroopa Liidu lepingu III jaotis.

³ Euroopa Liidu lepingu artikkel 13.

⁴ Määrus nr 31/EMÜ, 11/Euratom, millega kehtestatakse ametnike personalieeskirjad.

⁵ ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements.

⁶ Samas.

⁷ Vt Euroopa Liidu toimimise lepingu artikkel 24, Euroopa Liidu lepingu artikkel 55 ja määrus nr 1/1958.

⁸ Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklid 14 ja 16.

⁹ Vt määruse nr 31/EMÜ, 11/Euratom, millega kehtestatakse ametnike personalieeskirjad, artikkel 1e.

¹⁰ Vt määruse nr 31/EMÜ, 11/Euratom, millega kehtestatakse ametnike personalieeskirjad, artikkel 20.

¹¹ Eriaruanne nr 05/2022: „ELi institutsioonide, organite ja asutuste küberturvalisus“.

¹² Kohtuasi C-311/18, Facebook Ireland ja Schrems, 16.7.2020, millega tunnistatakse kehtetuks ELi-USA andmekaitseraamistiku Privacy Shield otsus isikuandmete edastamise ja töötlemise kohta.

¹³ Vt Euroopa Andmekaitseinspektori 2020. aasta oktoobri strateegilised suunised ELi institutsioonidele: „Euroopa andmekaitseinspektor soovitab tungivalt ELi institutsioonidel, organitel ja asutustel tagada, et mis tahes uued töötlemistoimingud või uued lepingud teenuseosutajatega ei hõlmaks isikuandmete edastamist Ameerika Ühendriikidesse.“

¹⁴ Määrus (EL) nr 910/2014 e-identimise ja e-tehingute jaoks vajalike usaldusteenuste kohta siseturul.

¹⁵ GUID 5330 – Guidance on Auditing Disaster Management.

¹⁶ Eriaruanne 15/2019: „Personalieeskirjade 2014. aasta reformipaketi rakendamine komisjonis“.

¹⁷ Analysis of potential savings to the EU budget if the European Parliament centralised its operations.

¹⁸ Eriaruanne nr 34/2018: „ELi institutsioonide kontoriruumide haldamine – on häid tavasid, kuid ka mitmesuguseid puudusi“.

Kontakt

EUROOPA KONTROLLIKODA
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel +352 4398-1
Päringud: eca.europa.eu/et/Pages/ContactForm.aspx
Veebisait: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Lisateavet Euroopa Liidu kohta saab internetist Euroopa serverist (https://europa.eu).

Luxembourg: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8394-6	ISSN 1977-5652	doi:10.2865/77779	QJ-AB-22-016-ET-N
HTML	ISBN 978-92-847-8380-9	ISSN 1977-5652	doi:10.2865/637548	QJ-AB-22-016-ET-Q

AUTORIÕIGUS

© Euroopa Liit, 2022

Euroopa Kontrollikoja taaskasutamispoliitika on kehtestatud Euroopa Kontrollikoja otsusega nr 6-2019 avatud andmete poliitika ja dokumentide taaskasutamise kohta.

Kui ei ole märgitud teisiti (nt eraldiseisvates autoriõiguse märgetes), on ELile kuuluv kontrollikoja sisu litsentsitud vastavalt litsentsile Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Reeglina on taaskasutamine lubatud, kui autoriõigustele on viidatud ja muudatused on ära märgitud. Kontrollikojale kuuluva sisu taaskasutajad ei tohi moonutada algset tähendust ega sõnumit. Kontrollikoda ei vastuta taaskasutamise tagajärgede eest.

Kui konkreetses sisus, näiteks kontrollikoja töötajatest tehtud fotodel, on kujutatud tuvastatavaid eraisikuid, või kui see sisaldab kolmandate isikute teoseid, tuleb teil taotleda täiendavaid õigusi.

Kui luba on saadud, tühistab ja asendab see eespool nimetatud üldise loa ja osutab selgelt mis tahes kasutuspiirangutele.

On võimalik, et ELile mittekuuluva sisu kasutamiseks või taasesitamiseks tuleb küsida luba otse autoriõiguse omajatelt.

Tööstusomandi õigustega hõlmatud tarkvara või dokumendid, nagu patendid, kaubamärgid, registreeritud disainilahendused, logod ja nimed, ei kuulu kontrollikoja taaskasutamispoliitika alla.

Domeeni europa.eu alla koondatud Euroopa Liidu institutsioonide veebisaitidel leidub linke, mis viivad muudele veebisaitidele. Kontrollikoda ei vastuta nende sisu eest ja soovitab teil seetõttu tutvuda nende veebisaitide isikuandmete ja autoriõiguse kaitse põhimõtetega.

Kontrollikoja logo kasutamine

Kontrollikoja logo ei tohi kasutada ilma kontrollikoja eelneva nõusolekuta.

Võta ühendust ELiga

Isiklikult
Kõikjal Euroopa Liidus on sadu Europe Directi teabekeskusi. Teile lähima keskuse aadressi leiate: https://europa.eu/european-union/contact_et

Telefoni või e-postiga
Europe Direct on teenus, mis vastab Teie küsimustele Euroopa Liidu kohta. Teenusega saate ühendust võtta:

• helistades tasuta numbril: 00 800 6 7 8 9 10 11 (mõni operaator võib nende kõnede eest tasu võtta),
• helistades järgmisel tavanumbril: +32 22999696 või
• e-posti teel: https://europa.eu/european-union/contact_et

ELi käsitleva teabe leidmine

Veebis
Euroopa Liitu käsitlev teave on kõigis ELi ametlikes keeltes kättesaadav Euroopa veebisaidil: https://europa.eu/european-union/index_et

ELi väljaanded
Tasuta ja tasulisi ELi väljaandeid saab alla laadida või tellida järgmisel aadressil: https://op.europa.eu/et/publications Suuremas koguses tasuta väljaannete saamiseks võtke ühendust talitusega Europe Direct või oma kohaliku teabekeskusega (vt https://europa.eu/european-union/contact_et).

ELi õigus ja seonduvad dokumendid
ELi käsitleva õigusteabe, sealhulgas alates 1951. aastast kõigi ELi õigusaktide konsulteerimiseks kõigis ametlikes keeleversioonides vt EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu

ELi avatud andmed
ELi avatud andmete portaal (https://data.europa.eu/et) võimaldab juurdepääsu ELi andmekogudele. Andmeid saab tasuta alla laadida ja taaskasutada nii ärilisel kui ka mitteärilisel eesmärgil.