Institucije EU-a i COVID-19
Odgovor je bio brz, no i dalje predstoje izazovi da se inovacije i fleksibilnost proizašle iz krize iskoriste na najbolji mogući način

Sažetak

I. Krajem siječnja 2020. u Europi je službeno zabilježen prvi slučaj bolesti COVID-19. U svega nekoliko tjedana bolest se proširila po čitavom EU-u, zbog čega je većina država članica bila prisiljena uvesti mjere za usporavanje stope zaraze. S obzirom na to da su građani pozvani na ostanak kod kuće i rad na daljinu, institucije EU-a morale su pronaći način da zajamče kontinuitet poslovanja.

II. Cilj ove revizije bio je procijeniti otpornost institucija EU-a: njihovu razinu pripravnosti, način na koji su se nosile s pandemijom bolesti COVID-19 i pouke koje su iz nje izvukli. Europski revizorski sud (Sud) osobito je ispitao sljedeće:

1. jesu li planovi kontinuiteta poslovanja institucije bili u skladu s priznatim standardima i prilagođeni vrsti poremećaja prouzročenih pandemijom;
2. jesu li mogle funkcionirati, u najvećoj mogućoj mjeri smanjiti poremećaje i ispunjavati uloge koje su im dodijeljene ugovorima EU-a;
3. jesu li izvukle pouke kako bi se prilagodile okruženju nakon pandemije bolesti COVID-19.

III. Revizijom koju je proveo Sud obuhvaćene su četiri institucije EU-a: Europski parlament, Vijeće, Europska komisija i Sud Europske unije. Revizija je bila usmjerena na način na koji su uprave institucija postupale u krizi u razdoblju od veljače 2020. do srpnja 2021. Sud je uzeo u obzir i odluke donesene nakon srpnja 2021. pod uvjetom su one utjecale na okruženje institucija nakon pandemije bolesti COVID-19.

IV. Zaključio je da su institucije EU-a dokazale otpornost na pandemiju bolesti COVID-19. Njihov je odgovor bio brz i fleksibilan te su ostvarene koristi od prethodnih ulaganja u digitalizaciju. Međutim, još nisu u potpunosti ocijenile vjerojatnu mjeru u kojoj će novi načini rada uvedeni kao odgovor na COVID-19 biti učinkoviti ili donijeti uštede u poslijekriznom okruženju.

V. Sud je utvrdio da su planovi kontinuiteta poslovanja institucija obuhvaćenih revizijom imali strukturu koja je nužna da posluže kao temelj za odgovor institucija na krizu, ali da nisu osmišljeni za dugoročne poremećaje ili zdravstvene krize te da ih je trebalo dopunjavati ad hoc odlukama. U planovima kontinuiteta nije određen forum na kojem bi se institucije mogle brzo međusobno savjetovati o odlukama koje su donosile kako bi odgovorile na krizu. Kako bi se zajamčila određena dosljednost u njihovu djelovanju, institucije su polazile od postojećih struktura za razmjenu informacija te su uspjele ograničiti razlike u svojim odgovorima. Njihova autonomija, različite uloge i niz različitih nacionalnih pravila o kojima su morale voditi računa ograničili su im mogućnost pružanja jednakog odgovora.

VI. Sud je također utvrdio da su institucije obuhvaćene revizijom osmislile i provodile fleksibilan odgovor na krizu. Prilagodile su poslovnike kako bi zaštitile svoje osnovne aktivnosti te su odlučile uskratiti pristup poslovnim prostorijama svim članovima osoblja čija prisutnost nije bila nužna. To im je omogućilo da smanje poremećaje i ispune uloge koje su im dodijeljene ugovorima EU-a. Na početku krize institucije su bile na različitim razinama opremljenosti za rad njihovih djelatnika na daljinu. Međutim, sve su u roku od šest tjedana uspjele opremiti sve svoje osoblje rješenjima za rad na daljinu. U okviru odgovora na krizu institucije su ubrzale provedbu projekata modernizacije IT-a kao što su novi alati za komunikaciju i suradnju te radni postupci bez papira, a sve je popraćeno raširenijom upotrebom elektroničkog potpisa i izdavanja e-računa. Unatoč postignutom napretku, administrativne usluge još nisu u potpunosti digitalizirane.

VII. Institucije su o poukama koje se mogu izvući iz krize uzrokovane bolešću COVID-19 počele razmišljati krajem proljeća 2020. i nastavile su to činiti tijekom čitavog kriznog razdoblja. Sud je utvrdio da je kriza imala ograničen kratkoročni financijski učinak na institucije jer su uštede ostvarene u nekim rashodovnim područjima kao što su putovanja upotrijebljene za financiranje ulaganja u IT. Većina institucija nad kojima je provedena revizija uvela je nove načine rada i prije krize uzrokovane bolešću COVID-19. Kriza je ubrzala te promjene, a sve institucije očekuju da će se nakon pandemije bolesti COVID-19 promijeniti i prakse putovanja i upravljanja nekretninama. Procjena učinkovitosti novih načina rada zasad je djelomična – za osnovne aktivnosti odmaknula je dalje nego za popratne poslove. Naposljetku, utjecaji novih načina rada na proračun i okoliš nisu dosljedno ocijenjeni.

VIII. Na temelju tih zaključaka Sud preporučuje četirima institucijama nad kojima je provedena revizija sljedeće:

1. da u svoje planove kontinuiteta poslovanja uključe dugoročne poremećaje i odredbe o međuinstitucijskoj suradnji;
2. da dodatno porade na digitalizaciji administrativnih usluga; i
3. da procijene prikladnost novih načina rada u okruženju nakon pandemije bolesti COVID-19.

Uvod

01. Krajem siječnja 2020. u Europi je službeno zabilježen prvi slučaj bolesti COVID-19. U svega nekoliko tjedana bolest se proširila po čitavom EU-u, zbog čega je većina država članica bila prisiljena uvesti mjere kako bi pokušala usporiti njezino širenje.

02. U tom je kontekstu sposobnost javnih uprava da nastave s radom bila ključna kako bi se vladama i međunarodnim organizacijama omogućilo da ispune svoje uloge i odgovore na krizu. Riječ je o sposobnosti koja se naziva otpornost, što je kapacitet za apsorpciju nastalih negativnih učinaka ili oporavka nakon katastrofe¹. Otpornost omogućuje organizacijama da postanu snažnije.

03. Institucije EU-a nedavno su već bile izložene zdravstvenim i sigurnosnim krizama: epidemiji ebole (2014.) za delegacije EU-a te terorističkim napadima u Bruxellesu (2016.) i Strasbourgu (2018.). Međutim, razmjer i trajanje krize uzrokovane bolešću COVID-19 bili su dosad nezabilježeni. Glavni aspekti funkcioniranja institucija na koje je utjecala kriza uzrokovana bolešću COVID-19 bili su sljedeći:

• upravljačka struktura i politika: postupci donošenja odluka kako bi se osigurao kontinuitet rada i ažuriranje programa rada kako bi se povelo računa o novoj procjeni prioriteta;
• upravljanje radnog snagom: alternativna rješenja za fizičku prisutnost na radnom mjestu i promjene u kadrovskim politikama kako bi se zajamčila kontinuirana radna učinkovitost osoblja;
• IT: dostupnost prijenosnih računala i drugih rješenja za rad na daljinu, omogućavanje donošenja odluka na daljinu, jamčenje povjerljivosti informacija i zaštite podataka;
• zgrade: održavanje zgrada u operativnom stanju, jamčenje fizičke sigurnosti i upravljanje pristupom poslovnim prostorima.

04. Za aspekte upravljačke strukture i politike odgovorni su predsjednik i glavni tajnik svake institucije. Glavni tajnici odgovorni su i za pitanja povezana s upravljanjem radnom snagom, IT-om i zgradama. Kad se u ovom izvješću upućuje na odluke koje je donijela određena institucija, to se odnosi na odluke koje su donijele i službe u nadležnosti glavnih tajnika i članovi predmetne institucije (zastupnici u Europskom parlamentu, predstavnici država članica u Vijeću, Komisijini povjerenici te sudci, nezavisni odvjetnici i tajnici Suda EU-a).

05. Uloga svake institucije utvrđena je u ugovorima EU-a². Iako su institucije neovisne jedna o drugoj, očekuje se da međusobno održavaju lojalnu suradnju³. Kad je riječ o upravljanju radnom snagom, one su u osnovi autonomne unutar zajedničkog okvira utvrđenog u Pravilniku o osoblju⁴. Svaka institucija ima vlastiti poslovnik koji se bavi pitanjima kao što su unutarnji ustroj, pravila o donošenju odluka i odnosi s drugim institucijama. Pri odgovoru na krizu institucije su također primjenjivale važeće zakonodavstvo država članica u kojima im je sjedište te su na odgovarajući način prilagođavale svoje odluke.

06. Na slici 1. prikazane su odluke koje su institucije donijele kako bi odgovorile na razvoj zdravstvene situacije i postojeća nacionalna pravila.

07. Institucije se financiraju iz višegodišnjeg financijskog okvira (VFO), i to u okviru naslova „Administracija”. Rashodi za 2020. u okviru tog naslova iznosili su 10 milijardi eura. Povezani troškovi uglavnom se odnose na rashode za ljudske resurse (plaće osoblja, naknade i mirovine), koji čine 68 % ukupnog iznosa. Rashodi za zgrade čine oko 9 % administrativnih rashoda, a rashodi za IT 4 %.

Opseg revizije i revizijski pristup

08. Cilj ove revizije bio je procijeniti otpornost institucija EU-a: njihovu razinu pripravnosti, način na koji su se nosile s pandemijom bolesti COVID-19 i pouke koje su iz nje izvukle. Sud je osobito ispitao sljedeće:

• jesu li planovi kontinuiteta poslovanja institucije bili u skladu s priznatim standardima i prilagođeni vrsti poremećaja prouzročenih pandemijom;
• jesu li mogle funkcionirati, u najvećoj mogućoj mjeri smanjiti poremećaje i ispunjavati uloge koje su im dodijeljene Ugovorima;
• jesu li izvukle pouke kako bi se prilagodile okruženju nakon pandemije bolesti COVID-19.

09. Sud se usredotočio na odluke koje su uprave institucija EU-a donijele kako bi se održao kontinuitet poslovanja i zajamčilo da institucije ispunjavaju svoje uloge. Nije procjenjivao odgovor politika EU-a na krizu uzrokovanu bolešću COVID-19 ni popratno zakonodavstvo.

10. Revizijom su obuhvaćene odluke donesene između siječnja 2020. (prve mjere za ograničavanje putovanja osoblja u zaražena područja) i srpnja 2021. (ublažavanje pravila zbog poboljšane zdravstvene situacije). U obzir su uzeti i značajni događaji koji su nastupili nakon srpnja 2021. pod uvjetom da su utjecali na okruženje institucija nakon pandemije bolesti COVID-19.

11. Revizijom koju je proveo Sud obuhvaćene su četiri institucije EU-a: Europski parlament, Vijeće Europske unije, Europska komisija i Sud Europske unije. Sjedište Parlamenta nalazi se u Francuskoj (Strasbourg), a poslovanje se odvija još u Belgiji i Luksemburgu. Vijeće je u cijelosti smješteno u Belgiji, ali se u travnju, lipnju i listopadu sastaje u Luxembourgu. Službe Komisije uglavnom su u Belgiji i Luksemburgu, ali njezin Zajednički istraživački centar ima poslovne prostore u Njemačkoj, Španjolskoj, Italiji i Nizozemskoj. Sjedište Suda EU-a nalazi se u Luksemburgu.

12. Revizorski sud pregledao je odluke i postupke institucija povezane s njihovim odgovorom na krizu, kao i zapisnike sa sastanaka tijela uključenih u upravljanje kriznim situacijama. S pomoću upitnika prikupio je povratne informacije relevantnih administrativnih službi te se poslužio anketama koje su provele same institucije kako bi procijenio percepciju osoblja o uvedenim mjerama. Revizori su obavili razgovore s višim rukovoditeljima uključenima u upravljanje krizom, kao i s predstavnicima radničkih vijeća.

13. Ovo je izvješće dio niza revizija koje je Sud obavio u pogledu pandemije bolesti COVID-19. U njemu se iznosi prva procjena učinka krize na funkcioniranje institucija. Sud je proveo ovu reviziju prije kraja pandemije pa su njegovi zaključci i preporuke pravodobni i relevantni da pomognu institucijama obuhvaćenima revizijom povećati učinkovitost i pripravnost u slučaju dugoročnih poremećaja.

Opažanja

Planovi kontinuiteta poslovanja institucija uglavnom su bili u skladu s priznatim standardima i poslužili su kao osnova za njihov odgovor na krizu

Planovi kontinuiteta poslovanja institucija bili su u skladu s priznatim standardima, ali nisu osmišljeni za dugoročne poremećaje ili zdravstvene krize

14. Svrha je plana kontinuiteta poslovanja omogućiti organizaciji da reagira na poremećaje, a da pritom zadrži sposobnost obavljanja ključnih aktivnosti i ispunjavanja pravnih obveza. U planovima kontinuiteta poslovanja trebalo bi biti utvrđeno koje su osobe zadužene za njihovu provedbu i koje su ključne aktivnosti organizacije, a oni bi trebali biti prilagođeni relevantnim rizicima koje je utvrdila organizacija i redovito se ažurirati i testirati⁵.

15. Institucije EU-a počele su razmatrati svoje politike kontinuiteta poslovanja još 2006. potaknute prijetnjom od pandemije ptičje gripe H5N1. Potreba za sveobuhvatnim politikama kontinuiteta poslovanja postala je još izraženija 2009., u godini pandemije gripe H1N1. U to je vrijeme međuinstitucijski odbor zadužen za medicinsku suradnju (međuinstitucijski liječnički odbor – IMB) procijenio da bi do 30 % osoblja moglo biti nedostupno, bilo zato što su sami bolesni ili zato što se brinu o bolesnim uzdržavanim osobama.

16. Institucije nad kojima je provedena revizija prvi su put izradile nacrte politika kontinuiteta poslovanja i planova kontinuiteta poslovanja između 2006. i 2013. U skladu s važećim standardima o kontinuitetu poslovanja (vidjeti odlomak 14.) svi planovi kontinuiteta poslovanja sadržavali su jasne definicije uloga i odgovornosti, popis ključnih aktivnosti koje treba održati u kriznim vremenima i minimalan broj osoblja potrebnog u tu svrhu. Planovima kontinuiteta poslovanja bilo je predviđeno decentralizirano upravljanje incidentima, ali svim događajima koji utječu na određenu instituciju u cjelini trebao je na središnjoj razini unutar svake institucije upravljati tim za upravljanje kriznim situacijama koji se obično sastoji od glavnog tajnika institucije i predstavnika njezinih administrativnih uprava. U svim institucijama nad kojima je provedena revizija svaka uprava ili glavna uprava imala je vlastiti plan kontinuiteta poslovanja s popisom ključnih aktivnosti, minimalnim resursima potrebnima za njihovo obavljanje i vremenom oporavka za svaku od njih. Uspostavljen je i središnji plan kontinuiteta poslovanja za krizne timove, koji je sadržavao korake koje treba poduzeti u slučaju incidenta.

17. Unatoč tome što su pandemije i poremećaji koje one donose bili ishodište promišljanja institucija o kontinuitetu poslovanja, u planovima kontinuiteta poslovanja iz 2020. više nije bilo izričitog spomena planova u slučaju pandemije, osim u slučaju Suda EU-a koji je u svojem planu zadržao plan u slučaju ptičje gripe. Planom Suda EU-a u slučaju ptičje gripe uspostavljene su izravne poveznice između odluka Svjetske zdravstvene organizacije i mjera koje ta institucija treba provesti. U najgorem scenariju (rizik od smrti osoblja) planom Suda EU-a predviđena je potpuna obustava sudske aktivnosti i zatvaranje poslovnih prostora.

18. Kad je riječ o drugim institucijama, pandemije se spominju u procjenama rizika, ali to nije bilo popraćeno mogućim mjerama ublažavanja prilagođenima dugoročnim poremećajima ili dugoročnoj nedostupnosti svih poslovnih prostora. Te su institucije imale pričuvne planove i planove preseljenja u druge zgrade u svrhu nošenja s poremećajima u trajanju od nekoliko dana. Nedostupnost svih zgrada u isto vrijeme ili nemogućnost putovanja do drugog radnog mjesta nije bila predviđena. Parlament je u ograničenoj mjeri predvidio rad na daljinu, no samo za aktivnosti koje se ne mogu premjestiti u druge poslovne prostore. Liječničke službe Parlamenta i Vijeća imale su vlastite planove za zarazne bolesti, ali oni nisu bili uključeni u plan kontinuiteta poslovanja relevantne institucije.

19. Institucije nad kojima je provedena revizija općenito su redovito ažurirale svoje planove kontinuiteta poslovanja. U razdoblju od 2013. do siječnja 2020. planovi kontinuiteta poslovanja institucija testirani su ili u okviru vježbi osmišljenih u tu svrhu ili tijekom stvarnih kriza, od manjih incidenata u zgradama do terorističkih napada (Bruxelles 2016., Strasbourg 2018.).

Institucije su pri osmišljavanju odgovora na krizu polazile od svojih planove kontinuiteta poslovanja

20. Kako bi se pružio odgovarajući odgovor na krizu, svaka organizacija mora imati uspostavljena krizna tijela za donošenje odluka, čije su ovlasti prilagođene situaciji. Također mora održavati odgovarajuće kontakte s relevantnim dionicima i obavještavati svoje osoblje o donesenim odlukama⁶.

21. Do druge polovice veljače 2020. sve institucije obuhvaćene revizijom počele su aktivirati strukture za upravljanje kriznim situacijama predviđene u njihovim planovima kontinuiteta poslovanja. U svim su slučajevima bile uključene uprave za ljudske resurse, čime se jamčilo i sudjelovanje liječničkih službi, makar i neizravno. Neke institucije prilagodile su strukturu za upravljanje kriznim situacijama okolnostima bolesti COVID-19.

• Vijeće je ocijenilo da sastav njegova tima za upravljanje kriznim situacijama nije primjeren za rješavanje krize uzrokovane bolešću COVID-19. Umjesto toga, oslonilo se na upravljačke timove administrativnih glavnih uprava uz potporu poslovnih korespondenata iz drugih službi i svojeg glavnog liječnika.
• Glavni liječnik u Parlamentu nije bio član tima te institucije za upravljanje kriznim situacijama i tima za upravljanje kontinuitetom poslovanja, nego ga je glavni tajnik angažirao kao izravnog savjetnika.

22. Uvođenjem rada na daljinu smanjio se rizik od zaraze osoblja. Scenarij međuinstitucijskog liječničkog odbora iz 2009. prema kojem bi 30 % osoblja bilo bolesno ili nedostupno nikad se nije ostvario, ali pristup poslovnim prostorima institucija bio je limitiran zbog ograničenja kretanja u državama članicama. U situaciji predviđenoj u planovima kontinuiteta poslovanja institucije bi morale održavati samo ključne aktivnosti. Međutim, u konkretnom su slučaju mogle nastaviti obavljati sve svoje aktivnosti, ali su morale odlučiti koje će aktivnosti nastaviti obavljati u poslovnim prostorima, a koje će obavljati na daljinu.

23. Početkom ožujka 2020., prije uvođenja ograničenja kretanja u državama članicama, Vijeće je u poslovnim prostorima odlučilo zadržati samo osoblje potrebno za organizaciju sastanaka Vijeća. Sud EU-a poticao je rašireniju uporabu prepiske. Kad je riječ o predmetima u kojima je rasprava već bila planirana (u zgradama Suda EU-a), sudcima je predloženo da ispitaju mogućnost njihove odgode ili, u protivnom, mogućnost zamjene pismenim pitanjima i odgovorima. Parlament i Komisija zadržali su svoje aktivnosti u poslovnim prostorima do sredine ožujka 2020.

24. Institucije razmjenjuju informacije i surađuju u okviru različitih međuinstitucijskih odbora. Međutim, nijedna institucija nad kojom je provedena revizija u svojim planovima kontinuiteta poslovanja nije imala odredbe o ulogama tih odbora, osim općih napomena o obavještavanju drugih institucija u slučaju aktiviranja planova kontinuiteta poslovanja. Suočene s istom krizom, u kontekstu tih planova nisu raspolagale forumom na kojem bi se mogle brzo međusobno obavještavati o odlukama koje donose.

25. U drugom tjednu ožujka 2020. predsjedatelj jednog od odbora – pripremnog odbora za statutarna pitanja, koji okuplja predstavnike svih institucija i koji se bavi pitanjima povezanima s Pravilnikom o osoblju i uvjetima zapošljavanja – organizirao je neslužbeni sastanak u svrhu rasprave o mjerama koje se provode u svim institucijama. Taj se neslužbeni format održao tijekom cijele pandemije te su se sastanci održavali redovito. Pripremni odbor za statutarna pitanja nema ovlasti donositi odluke u ime institucija, ali ta je neslužbena mreža u određenoj mjeri doprinijela usklađivanju odluka koje su se donosile (na primjer, o tome kako postupati s međuinstitucijskim premještajima osoblja). Zbog autonomije institucija, njihovih različitih zadaća i zbog toga što su se pravila na snazi u državama članicama domaćinima razlikovala, svaka je institucija tijekom krize zauzela drugačiji pristup. Sud je utvrdio određene razlike u praksama upravljanja ljudskim resursima, posebno u pogledu uvjeta pod kojima je dopušten rad na daljinu izvan mjesta zaposlenja (vidjeti Prilog II.).

26. Osim međuinstitucijske suradnje, institucije su održavale redovite kontakte s nacionalnim i lokalnim tijelima u državama članicama domaćinima kako bi raspravljale o poduzetim zdravstvenim mjerama i njihovu utjecaju na funkcioniranje institucija.

27. Institucije su se oslanjale na dio komunikacijskih kanala koji su u planovima kontinuiteta poslovanja predviđeni za kratkoročne incidente (e-poruke ili tekstualne poruke). Krajem veljače 2020. uspostavile su i namjenske intranetske stranice za informiranje osoblja o poduzetim mjerama i pružanje najnovijih savjeta liječnika. Informacije objavljene na intranetu slale su se i e-poštom kako bi doprle do što većeg broja djelatnika.

Institucije su uspjele svesti poremećaje u svojim osnovnim aktivnostima na najmanju moguću mjeru

Institucije su se prilagodile kako bi nastavile ispunjavati svoje uloge u skladu s ugovorima EU-a

28. Svaka institucija nad kojom je provedena revizija ima osnovne aktivnosti povezane s njihovom ulogom utvrđenom u ugovorima EU-a, koje su sažeto prikazane na slici 2. Otpornost institucija tijekom krize temeljila se na njihovoj sposobnosti da ispune svoju ulogu u skladu s ugovorima EU-a i da poštuju utvrđena načela svojega djelovanja, kao što je višejezičnost⁷.

Kako bi zajamčile kontinuitet poslovanja tijekom krize, institucije su prilagodile svoje poslovnike

29. Poslovnik koji je bio na snazi u institucijama nad kojima je provedena revizija u siječnju 2020. nije osmišljen imajući na umu moguće dugoročne poremećaje. Nijedan od njih nije sadržavao posebne odredbe za postupanje u slučaju bitnih ograničenja sposobnosti članova institucije da se sastanu.

30. Parlament i Vijeće zajednički izvršavaju zakonodavne i proračunske ovlasti u EU-u⁸. Kako bi ispunili svoju ulogu, moraju moći održavati rasprave, uvoditi izmjene i glasovati o političkim inicijativama koje predlaže Komisija. Prije krize uzrokovane bolešću COVID-19 te su se aktivnosti gotovo u potpunosti odvijale na sjednicama Parlamenta uživo te sastancima ministara ili radnih skupina u Vijeću. Nakon uvođenja ograničenja kretanja i putovanja ti su sastanci uživo ili rasprave na licu mjesta postali otežani te ih u nekim slučajevima nije bilo moguće organizirati. Poslovnicima Komisije i Suda EU-a bila je predviđena veća fleksibilnost i nudile su se alternativne mogućnosti za slučajeve u kojima sastanci uživo nisu bili mogući (vidjeti okvir 1.).

31. Kako bi se zajamčilo da imaju odgovarajući okvir za nastavak s radom, sve institucije osim Suda EU-a morale su prilagoditi svoj poslovnik. Parlament je 20. ožujka 2020. izmijenio pravilnik o glasovanju kako bi se omogućilo glasovanje na daljinu tijekom plenarnih sjednica, a 8. travnja 2020. kako bi se omogućilo takvo glasovanje na sastancima odbora. Naposljetku je u prosincu 2020. izmijenio poslovnik kako bi uveo mjere za „izvanredne okolnosti” kojima se omogućuje odgoda parlamentarnih sjednica, njihovo premještanje na drugu lokaciju ili održavanje u odvojenim prostorijama odnosno na daljinu. Na parlamentarnim sjednicama održanima tijekom razdoblja obuhvaćenog revizijom zastupnici su glasovali na daljinu, iako su neki od njih bili fizički prisutni u poslovnim prostorima. Zbog ograničenja putovanja plenarne sjednice u razdoblju od ožujka 2020. do lipnja 2021. premještene su iz Strasbourga u Bruxelles.

32. Alternativnim načinima glasovanja omogućen je nastavak zakonodavne aktivnosti. Sudjelovanje na daljinu zakompliciralo je usmeno prevođenje (zbog lošije kvalitete zvuka i nedostatka vizualnog kontakta) te je zbog toga skraćeno trajanje sastanaka. Međutim, zakonodavna aktivnost Parlamenta 2020. i 2021. bila je na sličnoj razini kao i 2019. (vidjeti tablicu 1. u Prilogu I.).

33. Vijeće nije izmijenilo svoj poslovnik, ali je 23. ožujka 2020. uvelo privremeno odstupanje kako bi se u određenim uvjetima olakšala primjena pismenih postupaka. Toj su instituciji bila potrebna alternativna rješenja za donošenje odluka jer su se ministarske rasprave tijekom videokonferencija smatrale neformalnim sastancima te se stoga tijekom njih nisu mogli donositi službeni akti Vijeća. Tim je odstupanjem Odboru stalnih predstavnika vlada država članica (Coreper) omogućeno da odluči hoće li, u skladu s važećim pravilima u pogledu potrebne većine za donošenje predmetnog akta, primjenjivati pismeni postupak. U praksi bi se o razmatranom aktu raspravljalo na neformalnim sastancima, a Coreper bi potom mogao odlučiti o primjeni pismenog postupka.

34. Vijeće je prvotno usvojilo odstupanje na razdoblje od mjesec dana, a potom mu je produljilo primjenu tijekom čitave krize: odstupanje na snazi u trenutku obavljanja revizije isteklo je na kraju lipnja 2022. Odbor Coreper, kojemu je sjedište u Bruxellesu, nastavio se fizički sastajati tijekom čitave krize. Zbog tog se formata povećalo radno opterećenje Corepera, ali je Vijeću omogućeno da održi svoje zakonodavne aktivnosti na sličnoj razini kao i prethodnih godina (vidjeti tablicu 2. u Prilogu I.). Fizički sastanci Vijeća također su se održavali kad god je to bilo moguće.

35. Komisija je 22. travnja 2020. izmijenila svoj poslovnik kako bi pojasnila da se sastanci kolegija mogu održavati preko „telekomunikacijskih sustava koji omogućuju prepoznavanje i stvarno sudjelovanje članova kolegija”, kako bi se izbjegli poremećaji u radu tog tijela. Program rada Komisije za 2020. prilagođen je u svibnju 2020. kako bi se uzele u obzir promjene u prioritetima koje je donijela kriza uzrokovana bolešću COVID-19. Otprilike četvrtina izvorno planiranih inicijativa u okviru relevantnih politika odgođena je zbog pandemije za tri do šest mjeseci. Komisija je istodobno uvela nove inicijative kao odgovor relevantnih politika na krizu, kao što je plan NextGenerationEU – NGEU (vidjeti okvir 2.), koji je predložen istodobno kad i višegodišnji financijski okvir za razdoblje 2021. – 2027.

36. Rad Suda EU-a temelji se na predmetima koji se pred njim vode. Od 16. ožujka 2020. do 25. svibnja 2020. Sud Europske unije obustavio je rasprave jer su njegovi poslovni prostori bili zatvoreni za osoblje. Obustava rasprava nije dovela do obustave sudske aktivnosti (vidjeti okvir 1.). Tijekom razdoblja obustave rasprava predsjednik je osobno donosio presude jednom tjedno. Nakon što su se rasprave nastavile, Sud EU-a uspostavio je IT sustav kojim se strankama koje nisu mogle doputovati u Luksemburg omogućilo sudjelovanje na daljinu. Nakon 25. svibnja 2020. predmetna institucija nije više obustavljala sudsku aktivnost u poslovnim prostorima.

37. Ukupni učinak bolesti COVID-19 na sudsku aktivnost Suda EU-a bio je neujednačen jer je bio povezan i s razinom aktivnosti nacionalnih sudova koji upućuju predmete i s razinom aktivnosti institucija, tijela, ureda i agencija EU-a. Tijekom 2020. bilo je manje novih predmeta nego tijekom 2019., pri čemu se broj neriješenih predmeta blago povećao, ali prosječno trajanje postupaka nije (vidjeti tablicu 4. u Prilogu I.).

Institucije su nastojale održati višejezičnost

38. Načelo višejezičnosti znači da su svi službeni jezici država članica EU-a službeni i radni jezici institucija. Kako bi se zajamčilo poštovanje tog načela, institucije se oslanjaju na pismene i usmene prevoditelje. COVID-19 doveo je do posebnih ograničenja za usmene prevoditelje: zbog fizičkog distanciranja nije bilo moguće u potpunosti upotrebljavati kabine za usmeno prevođenje, a vanjski usmeni prevoditelji nisu uvijek mogli putovati. Prelazak na sastanke na daljinu i hibridne sastanke doveo je do tehničkih izazova (vidjeti odlomak 32.). Unatoč tome, institucije su uvele rješenja za očuvanje višejezičnosti tijekom krize (vidjeti okvir 3.).

Institucije su ispunile svoju dužnost brižnog postupanja prema osoblju i održale radni kapacitet

39. Institucije moraju svojem osoblju osigurati radne uvjete koji su u skladu s odgovarajućim zdravstvenim i sigurnosnim standardima⁹. Kako bi se održao kontinuitet poslovanja bez potrebe za prekidom aktivnosti koje nisu ključne, institucije su također morale održati raspoloživost i radnu učinkovitost osoblja na najvišoj mogućoj razini.

Institucije su poduzele odgovarajuće mjere kako bi zaštitile zdravlje svojeg osoblja i spriječile širenje zaraze u svojim poslovnim prostorima

40. Međuinstitucijski liječnički odbor (IMB) okuplja službene liječnike svih institucija. Uloga je tog odbora informirati čelnike uprava institucija o zdravstvenim pitanjima. Od veljače 2020. poslao je niz dopisa u kojima je prvo detaljno opisivao razvoj pandemije, a zatim, u sljedećim fazama pandemije, iznio konsenzus koji su postigli njegovi članovi o različitim mjerama za jamčenje sigurnosti osoblja dok se nalaze u poslovnim prostorima te informacije o smjernicama za psihološku potporu i cijepljenje.

41. Od osoblja koje se u veljači 2020. vraćalo iz rizičnih područja zatraženo je da rade na daljinu kako bi se ograničio rizik od zaraze, a institucije su od drugog tjedna ožujka 2020. pozvale ranjivo osoblje na rad na daljinu. Tijekom čitavog razdoblja obuhvaćenog revizijom preporuka je međuinstitucijskog liječničkog odbora bila da se radi na daljinu kako bi se prekinuo lanac prijenosa zaraze.

42. Na slici 3. prikazano je kako su se kretali podatci o prisutnosti osoblja tijekom razdoblja obuhvaćenog revizijom na temelju praćenja koje je obavljala svaka institucija:

• dok god su države članice domaćini imale na snazi ograničenja kretanja (proljeće 2020., zima 2020./2021.), institucije su slijedile taj primjer i zadržale tek mali broj osoblja u poslovnim prostorima, ograničavajući ga na osoblje čija je prisutnost bila nužna;
• kad su se nacionalna ograničenja postupno ukidala (lipanj 2020. i ponovno od proljeća 2021.), institucije su dopustile većem broju osoblja prisutnost u poslovnim prostorima pod uvjetom da je njihova prisutnost bila nužna za potporu osnovnim aktivnostima na licu mjesta (kao što su sjednice, sastanci i rasprave);
• u vrijeme kada se zdravstvena situacija poboljšala (ljeto i jesen 2020.), institucije su također potaknule osoblje koje je prijavilo poteškoće pri radu na daljinu da počnu dolaziti u ured.

43. Kako bi zajamčile sigurnost osoblja koje je radilo na licu mjesta, institucije su uspostavile protokole (fizičko distanciranje, čišćenje, maske) na temelju preporuka međuinstitucijskog liječničkog odbora, vlastitih liječničkih službi i nacionalnih tijela. Liječničke službe svake institucije pratile su slučajeve bolesti COVID-19 (među osobljem, izvršiteljima i posjetiteljima) kako bi se smanjio rizik od širenja zaraze u poslovnim prostorima. Parlament je također u svojim poslovnim prostorima ponudio testiranje.

44. Od proljeća 2021. institucije su poticale osoblje da se cijepe, i to otvaranjem vlastitih centara za cijepljenje u dogovoru s lokalnim vlastima (u Bruxellesu) i informiranjem osoblja o tome kako se mogu uključiti u nacionalne kampanje cijepljenja (Luksemburg i druge zemlje). Institucije su se pridržavale pravila o cijepljenju i pristupu radnom mjestu koje su uvele države članice domaćini. Parlament je na temelju preporuke međuinstitucijskog liječničkog odbora uveo i dodatno pravilo u odnosu na nacionalne propise te je od studenoga 2021. za pristup poslovnim prostorima zahtijevao predočavanje digitalne propusnice o COVID-u.

Institucije su se pobrinule za dobrobit svojeg osoblja i pomogle im da se prilagode novim radnim uvjetima

45. Prije krize broj članova osoblja EU-a koji je redovito radio na daljinu bio je nizak: u većini institucija ta se mogućnost nudila lingvistima i pismenim prevoditeljima od 2009., a od 2016. proširena je na sve osoblje koje ispunjava određene uvjete, počevši s Parlamentom i Komisijom. Komisija je u prosincu 2019. izvijestila da se oko 25 % njezine radne snage (8 000 osoba) koristilo mogućnošću povremenog rada na daljinu. Kad su institucije sredinom ožujka 2020. uvele obvezni rad na daljinu, većina se njihovih zaposlenika nikad dotad nije koristila tom mogućnošću.

46. Kako bi se zadržala radna učinkovitost osoblja, institucije su uspostavile razne tečajeve osposobljavanja povezane s radom na daljinu i novim IT alatima koji su uvedeni. Posebno su bile usmjerene na pružanje osposobljavanja i podrške za rukovoditelje srednje razine kako bi im se pomoglo da rukovode svoje timove na daljinu te na poboljšanje uvjeta za rad od kuće (vidjeti Prilog II.).

47. Dostupnost osoblja povećala se tijekom krize zbog niza razloga. Podatci koje je Sud prikupio od Vijeća i Komisije upućuju na to da je osoblje 2020./2021. zabilježilo više radnih sati nego prethodnih godina. Sve institucije izvijestile su o smanjenju broja dana kratkoročnog bolovanja. U svima njima zabilježeno je i smanjenje broja radnika na nepuno radno vrijeme (uglavnom za osoblje koje radi 80 %, 90 % ili 95 % radnog vremena).

48. Institucije nad kojima je provedena revizija dopustile su osoblju i da radi na daljinu izvan mjesta zaposlenja¹⁰, i to kao iznimnu mjeru opravdanu okolnostima (izolacija, potreba za brigom za rodbinu). Ta se mogućnost odobravala pod posebnim uvjetima. Za Parlament je svrha mogućnosti rada izvan mjesta zaposlenja bila briga osoblja za rodbinu te je stoga bila uvjetovana radom na nepuno radno vrijeme uz razmjerno smanjenje plaće (vidjeti Prilog II.). Način na koji su institucije pratile broj djelatnika koji su iskoristili tu mogućnost nije bio ujednačen, no ukupne zabilježene vrijednosti ipak su bile niske: ni u jednom se trenutku njome nije koristilo više od 2 % osoblja Parlamenta, 3 % na Sudu EU-a, oko 5 % u Komisiji (koja je postavila ograničenje od 10 dana godišnje) i 5,8 % u Vijeću (praćeno samo u svibnju i lipnju 2021.). Ta je izvanredna mjera do kraja 2021. postupno ukinuta.

Institucije su ubrzale provedbu postojećih projekata modernizacije, ali digitalizacija administrativnih usluga i dalje je izazov

49. Kako bi se zadržala radna učinkovitost osoblja tijekom krize, institucije su se trebale pobrinuti za to da većina članova osoblja ima odgovarajuće alate za rad na daljinu. Morale su pronaći alternativna rješenja za fizičke sastanke. Ta su rješenja trebala biti sigurna i primjerena kako bi se institucijama omogućilo da obavljaju i popratne poslove i osnovne aktivnosti. One su morale uspostaviti administrativne procese prilagođene radu na daljinu, pri čemu su se više oslanjali na radne postupke bez papira.

Unatoč neujednačenim razinama pripravnosti, institucije su brzo omogućile osoblju da radi na daljinu

50. Institucije su od 2016. postupno počele proširivati mogućnost rada na daljinu na sve osoblje (vidjeti odlomak 45.). Istodobno su svojim djelatnicima počele osiguravati opremu koja im omogućuje da rade na daljinu: riječ je ili o poslovnim prijenosnim računalima s pristupom virtualnoj privatnoj mreži (VPN) ili o dozvolama za infrastrukturu za virtualna računala (VDI) kojima se osoblju omogućuje povezivanje s njihovim radnim okruženjem s nekog privatnog uređaja.

51. U siječnju 2020. institucije su bile na različitim razinama mobilne IT opremljenosti svojega osoblja. Više od 90 % osoblja u Vijeću i Komisiji imalo je poslovna prijenosna računala. Obje institucije imale su dovoljno dozvola za VPN (trajnih ili hitnih) da zadovolje potrebe sveg osoblja. Imale su i ograničen broj dozvola za VDI.

52. Kad je došlo do prelaska na rad na daljinu, Parlament i Sud EU-a bili su u sredini provedbe svojih programa IT mobilnosti. Sud EU-a ubrzao je provedbu programa još 2019. s ciljem njegova dovršetka do proljeća 2020. Cilj Europskog parlamenta bio je dovršiti prelazak osoblja na prijenosna računala do kraja parlamentarnog saziva 2019. – 2024. Do sredine ožujka 2020. rješenjima za VPN ili VDI kojima im je omogućen rad na daljinu već je bilo opremljeno oko 35 % osoblja Parlamenta i 71 % osoblja Suda EU-a. Svi djelatnici imali su pristup svojim službenim pretincima e-pošte preko odgovarajućih internetskih alata.

53. Parlament i Sud ubrzali su prelazak na prijenosna računala. Pri distribuciji hardvera obje su institucije dale prednost ključnim službama, kao što su tajništva na Sudu EU-a, te su povećale broj dostupnih dozvola za VDI (za osoblje koje još nije bilo opremljeno poslovnim prijenosnim računalima). Do svibnja 2020. 95 % članova njihova osoblja moglo je raditi na daljinu s pomoću pristupa preko VPN-a ili dozvole za VDI, a do kraja lipnja 2020. oprema je osigurana za sve osoblje.

54. Sve institucije također su morale povećati kapacitete svoje infrastrukture kako bi mogle ponuditi spajanje potrebnom broju osoblja. Tijekom prvih tjedana prelaska na rad na daljinu osoblje je prijavljivalo određene probleme u pogledu kvalitete i stabilnosti veza, no oni su uglavnom riješeni do travnja 2020. Broj zahtjeva upućenih službama za podršku koje djeluju u institucijama znatno se smanjio od travnja 2020. jer se osoblje naviknulo na alate za rad na daljinu, dok se širokopojasni kapacitet povećao.

Kriza je ubrzala uvođenje alata za suradnju u digitalnom oblaku i posebnih rješenja za videokonferencije, ali to je dovelo do izazova u području zaštite podataka i sigurnosti

55. IT alati za suradnju omogućuju osoblju da surađuje bez boravka u istoj prostoriji. Taj pojam obuhvaća niz alata, od videokonferencijskih rješenjima do platformi koje omogućuju dijeljenje i uređivanje dokumenata u stvarnom vremenu. Institucije su i prije krize upotrebljavale neke od tih alata: na primjer, Komisija se od 2013. koristi stranicama za suradnju. U svim su institucijama bila uobičajena i videokonferencijska rješenja. Obično su se upotrebljavala iz posebno opremljenih prostorija radi organizacije međuinstitucijskih sastanaka i sastanaka s vanjskim dionicima.

56. Usluge računalstva u oblaku sve su raširenije od 2016./2017. One nude nove mogućnosti suradnje jer nisu ograničene fizičkom infrastrukturom. Neke institucije od 2019. ispituju alate u digitalnom oblaku, uključujući videokonferencijska rješenja s mogućnostima za suradnju (razmjena i uređivanje dokumenata). Međutim, korištenje uslugama računalstva u oblaku donosi vlastite rizike u pogledu sigurnosti i zaštite podataka u usporedbi s infrastrukturom u poslovnim prostorima¹¹.

57. Institucije obuhvaćene revizijom iznijele su različite procjene rizika u pogledu zaštite podataka i sigurnosti IT-a povezanih s alatima za suradnju u digitalnom oblaku, što ih je navelo na donošenje neujednačenih odluka o njihovu uvođenju. Presudom u predmetu Schrems II.¹² iz srpnja 2020. i naknadnom preporukom Europskog nadzornika za zaštitu podataka (EDPS)¹³ da se ne uvode nove usluge koje uključuju prijenos osobnih podataka izvan EU-a dodana je još jedna razina ograničenja u pogledu vrste alata za suradnju koje institucije mogu upotrebljavati. Institucije koje se koriste uslugama računalstva u oblaku i videokonferencijskim alatima koji potječu iz SAD-u morale su preispitati svoje ugovore s pružateljima usluga kako bi se zajamčila odgovarajuća razina zaštite podataka (vidjeti okvir 4.).

58. Institucije su uvele i posebna videokonferencijska rješenja kako bi se omogućilo odvijanje osnovnih aktivnosti na daljinu, kao što su parlamentarne rasprave, sastanci Vijeća, sastanci kolegija povjerenika i sudske rasprave. Ograničenje kretanja ubrzalo je provedbu projekata za videokonferencijska rješenja za osnovne aktivnosti u institucijama.

59. U okviru portfelja IT projekata za razdoblje 2019. – 2021. Parlament je razmatrao kako u potpunosti organizirati konferencije na daljinu i za govornike i za sudionike, uz sve značajke kao i za konferencije koje se odvijaju uživo, kao što su usmeno prevođenje i interaktivne rasprave. U ožujku 2020. provodio je postupak odabira pružatelja za taj projekt, no tada je donesena odluka o prelasku na rad na daljinu, te je bilo potrebno brzo odabrati alat.

60. Parlament je već tjedan dana nakon stupanja na snagu ograničenja kretanja u Belgiji zastupnicima mogao ponuditi infrastrukturu potrebnu za održavanje sjednica odbora i plenarnih sjednica na daljinu, uz simultano prevođenje (vidjeti okvir 3.). Parlament je radio na prilagodbi odabranog alata i njegovih funkcija potrebama institucije. Kada su se nakon lipnja 2021. nastavile plenarne sjednice u Strasbourgu, predmetni je alat omogućilo instituciji da smanji broj osoblja koje je moralo onamo putovati jer se usmeno prevođenje moglo pružati s bilo kojeg mjesta. Infrastruktura za alat kojim se služi Parlament u potpunosti se temelji na računalstvu u oblaku.

61. Vijeće se odlučilo za drugo softversko rješenje te je odabralo alat koji bi se mogao upotrebljavati i preko usluga računalstva u oblaku i preko fizičkih poslužitelja, čime se omogućuje potpuna kontrola spajanja za sastanke ministara. Vijeće je u siječnju 2021. donijelo plan o uspostavi platforme za videokonferencije za rasprave o osjetljivim informacijama i informacijama zaštićenima odgovarajućom oznakom tajnosti do stupnja EU SECRET jer se postojeći softver može upotrebljavati samo za neosjetljive informacije bez odgovarajuće oznake tajnosti. Osjetljiva pitanja i pitanja zaštićena odgovarajućom oznakom tajnosti moraju se rješavati u poslovnim prostorima.

62. I Parlament i Vijeće su za videokonferencijske usluge koje omogućuju održavanje parlamentarnih rasprava i sastanaka Vijeća odabrali poduzeća sa sjedištem u Europi (unutar EU-a ili EFTA-e), koja posluju u skladu s propisima EU-a o zaštiti podataka. Sud EU-a nije se koristio uslugama u oblaku (vidjeti okvir 4.). Umjesto toga, razvio je vlastito videokonferencijsko rješenje za rasprave na temelju već postojećeg softvera (vidjeti okvir 3.).

Unatoč poboljšanjima i dalje se radi na digitalizaciji administrativnih postupaka

63. Kako bi se osiguralo da se popratni poslovi, posebno u području financija i ljudskih resursa, mogu nastaviti bez prekida ili kašnjenja, institucije su morale digitalizirati svoje radne postupke. Prije krize uzrokovane bolešću COVID-19 razina digitalizacije administrativnih postupaka u institucijama bila je neujednačena: upotrebljavali su se alati kao što su e-računi i digitalni potpisi, zajedno s radnim postupcima bez papira, ali s različitim razinama upotrebe.

64. Elektronički postupci javne nabave (e-nabava) dostupni su od 2009. preko platforme e-PRIOR. Platforma e-PRIOR također omogućuje dobavljačima da svojim kupcima izdaju račune u elektroničkom obliku. E-računima promiču se digitalni financijski radni postupci jer se obrađuju automatski. Međutim, ne koriste se svi dobavljači tom uslugom niti ih institucije proaktivno potiču na to, što znači da izdavanje e-računa nije univerzalno prihvaćeno u svim institucijama.

65. E-računi činili su 57 % računa koje je Vijeće primilo tijekom 2019. Na Sudu EU-a udio e-računa 2019. iznosio je 60 %. Poremećaji uzrokovani ograničenjima uvedenima radi usporavanja širenja bolesti COVID-19 utjecali su i na dobavljače za institucije, zbog čega su neki prešli na e-račune. Vijeće i Sud EU-a naveli su neto povećanje broja zaprimljenih e-računa, koji je 2020. dosegnuo 74 % svih računa u objema institucijama. Parlament i Komisija nisu pratili udio e-računa koje su primile njihove institucije. Parlament je prilagodio svoja pravila o upravljanju računima kako bi prihvaćao i račune u elektroničkom obliku čak i ako nisu poslani preko platforme e-PRIOR.

66. Postojeći pravni okvir za elektroničke potpise potječe iz 2014.¹⁴ Raširenija upotreba elektroničkih potpisa u institucijama EU-a povezana je s raširenijom upotrebom elektroničkog upravljanja dokumentima, među ostalim za upravljanje spisima o osoblju.

67. Prije krize elektronički potpisi upotrebljavali su se u svim institucijama osim na Sudu EU-a, pri čemu su za različite svrhe bile potrebne različite razine certificiranja. Uvođenje rada na daljinu na široj osnovi i potreba za uspostavom radnih postupaka bez papira potaknuli su njihovu uporabu. Međutim, primjena u institucijama bila je neujednačena. Vijeće je, primjerice, prihvatilo elektroničke potpise svojih dobavljača dok svoje narudžbenice potpisuje ručno. Komisija je za potpisivanje ugovora počela uvoditi kvalificirane elektroničke potpise te se taj proces tijekom krize dodatno ubrzao. Budući da Sud EU-a prethodno nije upotrebljavao elektroničke potpise, u prvoj fazi krize za potvrđivanje kadrovskih odluka koristio se elektroničkom poštom. Kasnije je sklopio sporazum s Komisijom o upotrebi alata EU Sign (usluga za elektroničke potpise kojom upravlja Komisija), čime mu je omogućeno da do kraja 2021. uvede kvalificirani elektronički potpis. U vrijeme obavljanja revizije u Parlamentu i Vijeću postupno su se uvodili kvalificirani elektronički potpisi.

Započelo se s procjenom učinkovitosti novih načina rada u poslijekriznom okruženju

Procjena za osnovne aktivnosti odmaknula je dalje nego za popratne poslove

68. Otporne organizacije one su koje mogu učiti iz krize i izaći iz njih jače¹⁵. Za to je potrebno izvući pouke iz svih aspekata odgovora na krizu. Također je potrebno da organizacija utvrdi dobre prakse uspostavljene tijekom krize koje će i dalje biti relevantne nakon završetka krize.

Institucije su rano započele izvlačiti pouke iz dotadašnjeg iskustva

69. Nakon što su ograničenja iz proljeća 2020. ukinuta, institucije nad kojima je provedena revizija započele su izvlačiti pouke iz dotadašnjeg iskustva s odgovorom na krizu uzrokovanu bolešću COVID-19. Ti su postupci bili usmjereni na upravljanje kriznim situacijama i način na koji su institucije provodile planove kontinuiteta poslovanja.

70. Ni u jednom od tih postupaka nisu utvrđeni veliki nedostaci u načinu na koji su institucije upravljale krizom i odgovorile na nju. Pouke izvučene iz pandemije bolesti COVID-19 uključene su u procjene rizika koje su institucije provele za 2021. i u kojima su rizici od nedostupnosti osoblja zbog pandemije navedeni jasnije nego u prethodnim takvim postupcima. Institucije su predložile rad na daljinu kao mjeru za ublažavanje tog rizika.

71. Od svibnja 2020. institucije su među osobljem provodile ankete kako bi prikupile povratne informacije o različitim aspektima njihovih odgovora (o komunikaciji, uspostavljenim zdravstvenim mjerama) te o željama i očekivanjima članova osoblja u pogledu buduće organizacije rada, posebice u pogledu rada na daljinu, nakon što bude moguć povratak u poslovne prostore. Kako se situacija razvijala, institucije su provodile dodatne ankete i savjetovale se s rukovoditeljima.

Institucije smatraju da je za njihove osnovne aktivnosti bolja fizička interakcija

72. Institucije nad kojima je provedena revizija uspostavile su nove načine za obavljanje svojih osnovnih aktivnosti (vidjeti odlomke 58.–62.), pri čemu se više oslanjaju na upotrebu videokonferencijskih alata i novih alata za suradnju. Komisijini su se povjerenici od svibnja 2020. vratili fizičkom formatu za svoje tjedne sastanke, smatrajući da je to primjerenije za političke rasprave. Početkom 2022. Parlament, Vijeće i Sud EU-a i dalje su razmatrali u kojoj će se mjeri novi načini rada zadržati nakon pandemije, ali su već donijeli određene odluke na temelju procjene učinkovitosti tih novih načina rada za osnovne aktivnosti institucija.

73. Predsjednik Parlamenta pokrenuo je tijekom 2021. opsežno promišljanje o Parlamentu nakon pandemije bolesti COVID-19 pod nazivom „Promišljanje parlamentarne demokracije”. U trenutku zaključenja ove revizije i dalje se raspravljalo o glasovanju na daljinu u uobičajenim okolnostima, kada se Parlament može sazvati, ali neki zastupnici u Europskom parlamentu ne mogu prisustvovati, u skladu preporukama fokus-grupa zastupnika uključenih u to promišljanje. Zaključci tih grupa upućuju na to da zastupnici u Europskom parlamentu smatraju da je parlamentarna rasprava bila kvalitetnija kada se vodila osobno.

74. Uprava Parlamenta istodobno je potpisala novi sporazum s vanjskim usmenim prevoditeljima kako bi im se omogućilo da rade od kuće i iz centara u državama članicama, čime je poboljšana dostupnost usmenih prevoditelja za neke jezike. Administracija razmatra nastavak korištenja uslugom usmenog prevođenja na daljinu za plenarne sjednice u Strasbourgu, što bi moglo doprinijeti smanjenju broja članova osoblja koji onamo putuju.

75. I Vijeće je zaključilo da su fizički sastanci ministara učinkovitiji od virtualnih. Kako je prikazano u tablici 2. u Prilogu I., većina sastanaka (56 %) tijekom 2020. održala se fizički, unatoč postojećim ograničenjima. Za sastanke na visokoj razini, kao što su sastanci Europskog vijeća (šefovi država ili vlada država članica EU-a), sve relevantne strane ocijenile su da je fizički format učinkovitiji. Takva naklonost fizičkim sastancima potvrđena je činjenicom da su pravila kojima se omogućuje uporaba pismenih postupaka osmišljena kao privremeno odstupanje, a ne kao stalne izmjene. Nakon isteka razdoblja primjene odstupanja pismeni postupak ponovno će se koristiti u skladu s uvjetima utvrđenima u poslovniku. Vijeće ipak namjerava zadržati mogućnost neformalnih sastanaka na daljinu, čak i za osjetljive rasprave ili one zaštićene odgovarajućom oznakom tajnosti (vidjeti odlomak 61.), uključujući neformalne sastanke ministara ili radnih skupina, kao nadopunu fizičkim sastancima, jer oni omogućuju hitno savjetovanje i razmjenu informacija.

76. I Sud EU-a smatra da sudjelovanje na daljinu može biti korisno, ali i da unatoč tome ono nije u potpunosti istovjetno fizičkim raspravama te da trebalo bi ga zadržati kao mogućnost samo ako je stranka spriječena sudjelovati na raspravi osobno.

Rad na daljinu sve je rašireniji u institucijama, ali se njegova prikladnost u poslijekriznom okruženju i dalje procjenjuje

77. Rad na daljinu i IT alati za potporu novim načinima rada uvedeni su prije izbijanja pandemije bolesti COVID-19. U okviru priprema za okruženje nakon pandemije bolesti COVID-19 institucije su proširile praksu rada na daljinu, no u trenutku obavljanja revizije njihova je procjena učinkovitosti i prikladnosti takvog rada u nekriznom okruženju i dalje bila u tijeku jer kriza još nije bila prošla.

78. Sud EU-a proveo je u svibnju 2021. anketu u kojoj je od osoblja i rukovoditelja zatražio da procijene koji su načini rada najprikladniji za njihove radne zadatke. Rezultati su pokazali da je manje od polovice osoblja (40 %) ocijenilo da je za zadatke sastavljanja tekstova tijekom rada na daljinu bilo učinkovitije nego kad je radilo u uredu, a 37 % ih nije prijavilo nikakvu razliku. Kad je riječ o zadatcima za koje je potrebna interakcija s kolegama ili o osposobljavanju, samo je nekoliko ispitanika navelo da im je draže raditi na njima od kuće. Parlament i Komisija nisu proveli usporedivu anketu prije preispitivanja pravila o radu na daljinu. U trenutku obavljanja revizije Parlament je i dalje procjenjivao učinkovitost duljeg rada na daljinu, dok je Komisija finalizirala novi skup pravila (vidjeti okvir 5.). Pravila Vijeća o radu na daljinu donesena su neposredno prije nego što se bolest COVID-19 počela širiti te ta institucija nije smatrala da ih je potrebno mijenjati. Nijedna od institucija nad kojima je provedena revizija nije svojem osoblju ponudila rad na daljinu u punom radnom vremenu (vidjeti Prilog III.).

79. Rad na daljinu izvan mjesta zaposlenja, koji je bio dopušten – ili produljen – u okviru dužnosti brižnog postupanja (vidjeti odlomak 39.), u nekim bi institucijama u ograničenom obliku i dalje bio moguć na temelju pravila nakon pandemije bolesti COVID-19 (vidjeti Prilog III.). Iako je ta mjera u prvom redu odgovor na zahtjeve osoblja, institucije nisu procijenile učinkovitost nastavka primjene te mjere.

Utjecaji novih načina rada na proračun i okoliš ne ocjenjuju se dosljedno u svim institucijama

80. Posljednjih su godina institucije EU-a pokušale ograničiti svoje administrativne rashode i ostvariti uštede uvođenjem učinkovitijih načina rada¹⁶. Osim rada na daljinu i IT mobilnosti, planovi za nove načine rada prije pandemije bolesti COVID-19 obuhvaćali su novu organizaciju ureda, uvođenje prostora za suradnju i smanjenje broja pojedinačnih ureda. Oni nude dodatne mogućnosti za uštedu, kao i za smanjenje ugljičnog otiska institucija.

81. Promjene načina rada tijekom krize uzrokovane bolešću COVID-19 imale su neujednačen učinak na administrativne rashode institucija (vidjeti sliku 4.).

• Troškovi povezani s putovanjima znatno su se smanjili.
• Rashodi za IT povećali su se zbog dodatnih ulaganja potrebnih za potporu radu na daljinu. Razmjer povećanja ovisio je o ulaganju potrebnome u svakoj od institucija (uglavnom za opremu ili razvoj novih videokonferencijskih rješenja).
• Rashodi za zgrade u nekim su stavkama bili niži (sigurnost, komunalne usluge) jer su zgrade uglavnom bile prazne, a u nekim drugim stavkama više (čišćenje) zbog protokola povezanih s bolešću COVID-19. Građevinski su se radovi nastavili (Parlament, Komisija), ali ponekad s izmijenjenim planovima zbog očekivanog učinka novih načina rada. Neke su se institucije koristile preostalim novcem iz neiskorištenih proračunskih linija za kupnju zgrada kojima se služe (Parlament) ili za raniju otplatu kredita (Sud EU-a).

82. Institucije nad kojima je provedena revizija u svojim su godišnjim izvješćima o radu za 2020. izvijestile o uštedama ostvarenima zbog krize uzrokovane bolešću COVID-19. Međutim, budući da se te uštede uglavnom odnose na zgrade i putovanja, na koje skupno otpada oko 10 % naslova administrativnih rashoda u proračunu EU-a, učinak na administrativne troškove bio je ograničen. Institucije još nisu iznijele prijedloge o tome kako se te uštede uz proširenje novih načina rada mogu pretvoriti u nešto trajnije.

Zadržavanjem prakse sastanaka na daljinu može se uštedjeti na putnim troškovima

83. Parlament se namjerava nastaviti koristiti uslugom usmenog prevođenja na daljinu, čime će se smanjiti potreba za putovanjem usmenih prevoditelja (vidjeti odlomak 74.). Parlament nije procijenio moguće uštede zbog te odluke te u svojem proračunu za 2022. ta institucija nije planirala znatnije smanjenje putnih troškova u odnosu na proračun za 2020. donesen prije pandemije. Osim usmenih prevoditelja, napredak postignut u pogledu videokonferencija također bi mogao omogućiti toj instituciji da smanji broj pomoćnog osoblja koje putuje u Strasbourg na plenarnu sjednicu, čime bi se otvorila mogućnost dodatnih ušteda. Posljednja analiza troškova povezanih s putovanjem na plenarne sjednice izrađena je 2013. U to vrijeme službena putovanja usmenih prevoditelja u Strasbourg koštala su 3,1 milijun eura godišnje (12 % ukupnih putnih troškova u Strasbourg), a službena putovanja ostalih članova osoblja 12,3 milijuna eura godišnje¹⁷.

84. Putovanja nisu bitna rashodovna stavka za Vijeće te su više povezana s njegovom osnovnom političkom aktivnošću nego s poslovima podrške. Ta institucija namjerava zadržati neformalne sastanke na daljinu u okviru svojeg uobičajenog načina rada (vidjeti odlomak 75.). Očekuje se da će novi načini rada u određenoj mjeri utjecati na putne troškove, ali razmjer tog učinka još nije procijenjen.

85. Komisija, u skladu sa svojom zelenom strategijom, namjerava iskoristiti nove načine rada i potiče svoje osoblje da putuje samo ako sastanci na daljinu nisu prikladni. U proračunskom smislu ukupni proračun za službena putovanja (osoblja i povjerenika) za 2022. smanjen je za 22 % u odnosu na 2019.

86. Rashodi Suda EU-a za putovanja vrlo su niski. Ipak, ta institucija očekuje smanjenje od 17 % za 2022. u odnosu na 2019.

Osim Komisije, institucije nisu donijele odluke o bitnim promjenama svojih strategija upravljanja nekretninama

87. Vlasnička struktura zgrada institucija razlikuje se ovisno o instituciji i lokaciji¹⁸. Ovisno o tome posjeduju li institucije svoje zgrade ili ih iznajmljuju, one nemaju ista financijska ograničenja ili iste poticaje za smanjenje uredskog prostora kako bi se ostvarile uštede. Rad na daljinu utječe na prosječnu stopu uporabe poslovnog prostora. Raširenijom praksom rada na daljinu nakon pandemije moglo bi se dodatno smanjiti prosječna uporabna uredska površina u institucijama.

88. Parlament je vlasnik većine svojih zgrada. Trenutačnu strategiju upravljanja nekretninama donio je 2018. Ta institucija nije donijela odluku o smanjenju uredskog prostora u Bruxellesu, ali je u – okviru politike konsolidacije vlasništva nad zgradama – koristeći se preostalim sredstvima iz proračuna za 2020. kupila zgradu (za 74,9 milijuna eura) u blizini svojih središnjih poslovnih prostora koju je prethodno unajmljivala. U Luxembourgu su planovi za izgradnju zgrade KAD II. dodatno izmijenjeni, djelomično kako bi se uzele u obzir promjene u praksama rada. Parlament je odlučio da neće provesti pojedine dijelove tog projekta, čiji je trošak Parlament procijenio na 18,6 milijuna eura (odnosno 4 % ukupnih troškova).

89. Vijeće je vlasnik svih svojih uredskih prostora. U vrijeme obavljanja revizije Vijeće je razmatralo novu strategiju upravljanja nekretninama.

90. Uredska struktura u Komisiji raznovrsnija je nego u ostalim institucijama te postoje zgrade koje su u njezinu vlasništvu, koje se unajmljuju i koje su u dugoročnom zakupu. To je ujedno institucija s najvećim portfeljem nekretnina i kao takva ima više prostora za uštede. S uvođenjem novih načina rada u Komisiji započelo se prije krize uzrokovane bolešću COVID-19, no slijedom nje ta je institucija odlučila dodatno razviti taj koncept. U Komisijinoj strategiji upravljanja nekretninama u Bruxellesu za razdoblje 2022. – 2030. predviđa se smanjenje uporabnih uredskih prostora za 25 % do 2030. i smanjenje rashoda za jednu trećinu (ukupno 73,1 milijun eura u razdoblju 2021. – 2030.). Ti se planovi temelje na pretpostavkama da će najmanje 20 % osoblja raditi na daljinu i da će zajednički prostori za rad na pojedinačnim aktivnostima postupno zamijeniti pojedinačne urede. Još nije donesena odluka o znatnijem smanjenju Komisijina uredskog prostora u Luxembourgu, ali njezinim planovima iz strategije upravljanja nekretninama za tu lokaciju predviđeni su prostori za rad na pojedinačnim aktivnostima.

91. Politika je Suda EU-a da kupi zgrade kojima se koristi. Pravilima o radu na daljinu donesenima u srpnju 2021. omogućit će se raširenija praksa rada na daljinu nego prije, ali u vrijeme obavljanja revizije ta institucija nije planirala u kratkoročnom razdoblju preispitivati svoju strategiju upravljanja nekretninama te bi radije pričekala nekoliko godina kako bi procijenila potrebe koje proizlaze iz novih načina rada.

Nije jasno utvrđeno koje se mogućnosti pružaju u pogledu utjecaja na okoliš

92. Promjene u putnim aranžmanima i strukturi zgrada, kao i raširenija praksa rada na daljinu, omogućuju institucijama nad kojima je provedena revizija da smanje svoj utjecaj na okoliš. U svakoj od njih postoji svijest o tome, no svaka napreduje svojim tempom u pogledu uključivanja tog aspekta u strategije za okoliš.

93. Parlament je krajem 2019. utvrdio niz okolišnih pokazatelja za praćenje svoje uspješnosti u pogledu okoliša. U prvoj prijelaznoj procjeni koja je slijedila (u prosincu 2020.) predstavljen je učinak novih načina rada uvedenih tijekom pandemije, sa scenarijima o tome kako bi ih institucija mogla iskoristiti, osobito kako bi smanjila svoje emisije povezane s prometom. Glavni je cilj Komisijine zelene strategije postići klimatsku neutralnost do 2030., i to smanjenjem uredskog prostora, korištenjem niskoenergetskih zgrada, povećanjem energetske učinkovitosti (tehničko poboljšanje i promjene u ponašanju) i smanjenjem emisija povezanih s prometom. Kako bi ostvarila tu posljednju točku, Komisija je u platformu kojom se služi za upravljanje službenim putovanjima uvela kalkulator emisija.

Zaključci i preporuke

94. Sud je zaključio da su institucije EU-a dokazale svoju otpornost na pandemiju bolesti COVID-19. Njihov je odgovor bio brz i fleksibilan te su ostvarene koristi od prethodnih ulaganja u digitalizaciju. Međutim, još nisu u potpunosti ocijenile vjerojatnu mjeru u kojoj će novi načini rada uvedeni kao odgovor na COVID-19 biti učinkoviti ili donijeti uštede u poslijekriznom okruženju.

95. Sud je utvrdio da su planovi kontinuiteta poslovanja institucija prije početka krize uzrokovane bolešću COVID-19 bili u skladu s priznatim standardima. Međutim, oni su osmišljeni za suočavanje s kratkoročnim događajima s velikim učinkom, a ne s dugoročnim poremećajima koje je prouzrokovala bolest COVID-19 (odlomci 14.–19.).

96. Kriza uzrokovana bolešću COVID-19 nije slijedila obrazac poremećaja predviđenih u planovima kontinuiteta poslovanja institucija. Institucije su zadržale dio planova kontinuiteta poslovanja koji su bili relevantni i prilagodile ih posebnostima bolesti COVID-19 kako bi u kratkom vremenskom razdoblju organizirale svoj odgovor. U planovima kontinuiteta nije određen forum na kojem bi se institucije mogle brzo međusobno savjetovati o odlukama koje su donosile kako bi odgovorile na krizu. Kako bi se zajamčila određena dosljednost u mjerama koje su poduzimale, institucije su polazile od postojećih struktura za razmjenu informacija te su uspjele ograničiti razlike u svojim odgovorima. Njihova autonomija, različite uloge i niz nacionalnih pravila o kojima su morale voditi računa ograničili su im mogućnost pružanja jednakog odgovora (odlomci 20.–27.).

1. preporuka – Potrebno je uključiti dugoročne poremećaje i međuinstitucijsku suradnju u planove kontinuiteta poslovanja

Institucije bi, polazeći od iskustva stečenog iz njihova odgovora na krizu uzrokovanu bolešću COVID-19, trebale u svoje planove kontinuiteta poslovanja uključiti mjere povezane s dugoročnim poremećajima. Ti bi planovi trebali uključivati i rješenja za međuinstitucijsku suradnju u slučaju događaja koji utječu na sve institucije.

Ciljni rok provedbe: 1. tromjesečje 2023.

97. Sud je utvrdio da je fleksibilan odgovor na krizu omogućio institucijama da poremećaje svedu na najmanju moguću mjeru. Prema potrebi su prilagođavale svoje poslovnike, pokazale fleksibilnost u prilagodbi načina rada kako bi mogle obavljati osnovne aktivnosti i nastavile ispunjavati uloge koje su im dodijeljene ugovorima EU-a. Uspjele su donijeti važne političke inicijative i višegodišnji financijski okvir za razdoblje 2021. – 2027. te su nastavile donositi presude na sličnoj razini kao i u razdoblju prije pandemije bolesti COVID-19 (odlomci ‎28.–38.).

98. Institucije su poduzele mjere za očuvanje zdravlja svojeg osoblja i održavanje kontinuiteta poslovanja. Slijedile su liječničke savjete koje je pružao međuinstitucijski liječnički odbor te su postavile iste ili više minimalne zahtjeve u odnosu na one propisane nacionalnim zakonodavstvom njihovih zemalja domaćina. Mjere uvedene za potporu osoblju (oprema, osposobljavanje, socijalne mjere) djelotvorno su doprinijele održavanju radne učinkovitosti tijekom krize (odlomci 39.–48.).

99. Na početku krize institucije su bile na različitim razinama opremljenosti za rad njihovih djelatnika na daljinu, ali svaka od njih uspjela je u roku od šest tjedana opremiti sve svoje osoblje rješenjima za rad na daljinu (odlomci 49.–54.). Institucije su dobro iskoristile alate za suradnju. Zbog posebnih potreba, aspekata zaštite podataka, sigurnosti i povjerljivosti institucije su te alate uvodile različitim tempom i odabrale različite pružatelje usluga (odlomci 55.–62.). Načini rada uspostavljeni tijekom krize uzrokovane bolešću COVID-19 povećali su potrebu za radnim postupcima bez papira u institucijama EU-a. Napredovalo se s digitalizacijom radnih postupaka, ali njezina provedba u spoju s rješenjima kao što su izdavanje e-računa i kvalificirani elektronički potpis bila je neujednačena među institucijama. Unatoč postignutom napretku, administrativne usluge još nisu u potpunosti digitalizirane. Posebno kad je riječ o e-računima, pojedine institucije interno ne prate ili ne potiču njihovu uporabu (odlomci 63.–67.).

2. preporuka – Potrebno je dodatno poraditi na digitalizaciji administrativnih usluga

Institucije bi, polazeći od iskustva stečenog iz njihova odgovora na krizu uzrokovanu bolešću COVID-19, trebale dodatno digitalizirati svoje administrativne usluge, i to:

1. ostvarivanjem napretka s uvođenjem radnih postupaka bez papira i proširenjem uporabe elektroničkog potpisa, uključujući kvalificirane elektroničke potpise;
2. praćenjem i proširenjem upotrebe elektroničkih računa.

Ciljni rok provedbe: 4. tromjesečje 2023.

100. Institucije su počele izvlačiti pouke iz dotadašnjeg iskustva već u ranoj fazi krize te su nastavile promišljati o okruženju nakon pandemije bolesti COVID-19 tijekom čitave krize (odlomci 68.–71.). Sud je utvrdio da su institucije nad kojima je obavljena revizija, koje su uvele daljinske načine obavljanja osnovnih aktivnosti, donijele sličan zaključak: sastanci na daljinu pričuvno su rješenje u razdobljima poremećaja ili nužde te mogu biti korisni za određene svrhe kao što su hitna savjetovanja i razmjena informacija, ali dugoročno ne mogu zamijeniti sastanke uživo radi obavljanja osnovnih aktivnosti (odlomci 72.–76.). Institucije su proširile mogućnosti rada na daljinu u okviru pravila koja su osmislile za okruženje nakon pandemije bolesti COVID-19. Iako se visoka stopa rada na daljinu pokazala korisnom u kriznoj situaciji, u pojedinim je slučajevima izostala procjena učinkovitosti takvog rada u nekriznim okolnostima u odnosu na načine rada prije pandemije bolesti COVID-19 (odlomci 77.–79.).

101. Kriza uzrokovana bolešću COVID-19 imala je ograničen kratkoročni financijski učinak na institucije jer su uštede koje su ostvarene u nekim rashodovnim područjima kao što su putovanja upotrijebljene za financiranje ulaganja u IT. Kriza je ubrzala promjene u načinima rada, a sve institucije očekuju da će se nakon pandemije bolesti COVID-19 promijeniti i prakse putovanja i upravljanja nekretninama. Međutim, institucije nisu dosljedno ocjenjivale potencijalne uštede koje proizlaze iz novih načina rada. Slično tome, institucije još nisu dosljedno ocjenjivale učinak novih načina rada na svoje politike za okoliš (odlomci 80.–93.).

3. preporuka – Potrebno je procijeniti prikladnost novih načina rada u okruženju nakon pandemije bolesti COVID-19

Pri procjeni novih načina rada u okruženju nakon pandemije bolesti COVID-19 institucije bi trebale:

1. procijeniti prikladnost potpuno virtualnih i hibridnih sastanaka u odnosu na fizičke sastanke i donijeti smjernice o postavkama za rad na daljinu ovisno o aktivnosti;
2. procijeniti učinak rada na daljinu i prema potrebi prilagoditi pravila za razdoblje nakon pandemije bolesti COVID-19;
3. pratiti učinak novih načina rada na proračun, posebno u dijelu koji se odnosi na zgrade, i izvješćivati o tome;
4. pratiti utjecaj novih načina rada na okoliš i izvješćivati o tome.

Na temelju tih procjena institucije bi trebale donijeti odluke o mogućim promjenama svojih novih načina rada.

Ciljni rok provedbe: 2. tromjesečje 2024.

Ovo je izvješće usvojilo V. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda Tony Murphy, u Luxembourgu 14. lipnja 2022.

Prilozi

Prilog I. – Utjecaj bolesti COVID-19 na aktivnosti institucija nad kojima je provedena revizija

U tablicama u nastavku prikazan je učinak krize uzrokovane bolešću COVID-19 na osnovne aktivnosti institucija obuhvaćenih revizijom.

Prilog II. – Mjere za potporu radu osoblja na daljinu tijekom krize uzrokovane bolešću COVID-19 do kraja 2021.

Prilog III. – Mehanizmi rada na daljinu nakon pandemije bolesti COVID-19 u institucijama nad kojima je provedena revizija

Pokrate i skraćeni nazivi

Coreper: Odbor stalnih predstavnika vlada država članica EU-a

CPQS: Comité préparatoire des questions statutaires (pripremni odbor za pitanja o Pravilniku o osoblju)

EDPS: Europski nadzornik za zaštitu podataka

EFTA: Europsko udruženje slobodne trgovine

NGEU: instrument NextGenerationEU

Sud EU-a: Sud Europske unije

SZO: Svjetska zdravstvena organizacija

VFO: višegodišnji financijski okvir

VPN: virtualna privatna mreža

Pojmovnik

Coreper: odbor predstavnika država članica odgovoran za pripremu aktivnosti Vijeća Europske unije.

Član institucija EU-a: osoba koja je imenovana ili izabrana u neko od tijela institucija EU-a nadležnih za donošenje odluka.

E-račun: račun koji se izdaje, šalje i prima u strukturiranom elektroničkom obliku te koji omogućuje automatsku obradu.

Infrastruktura za virtualna računala: okruženje stolnog računala smješteno na središnjem poslužitelju i dostupno osobnim računalima i drugim uređajima.

Kvalificirani elektronički potpis: elektronički potpis koji prema pravu Unije ima isti pravni učinak kao i vlastoručni potpis i nije ga moguće ne prihvatiti.

Računalstvo u oblaku: daljinska obrada i pohrana podataka preko interneta.

Virtualna privatna mreža: sustav koji korisnicima omogućuje daljinski pristup sigurnoj mreži preko interneta.

Odgovori institucija

https://www.eca.europa.eu/hr/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Kronologija

https://www.eca.europa.eu/hr/Pages/DocItem.aspx?did=61688

Revizorski tim

U tematskim izvješćima Suda iznose se rezultati revizija koje su provedene za politike i programe EU-a ili teme povezane s upravljanjem u posebnim proračunskim područjima. U odabiru i oblikovanju takvih revizijskih zadataka Sud nastoji postići što veći učinak uzimajući u obzir rizike za uspješnost ili usklađenost, vrijednost predmetnih prihoda ili rashoda, predstojeće razvojne promjene te politički i javni interes.

Ovu reviziju uspješnosti provelo je V. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Suda Tony Murphy i koje je specijalizirano za rashodovna područja financiranja i administracije Unije. Reviziju je predvodio član Suda Marek Opioła, a potporu su mu pružali voditeljica njegova ureda Kinga Wisniewska‑Danek i ataše u njegovu uredu Bernard Witkos, rukovoditelj Colm Friel, voditeljica radnog zadatka Marion Kilhoffer te revizori Andreas Dürrwanger, Tomasz Kokot i Nikolaos Kylonis. Grafičku podršku pružali su Jesús Nieto Muñoz i Alexandra Mazilu, dok je jezičnu podršku pružao Richard Moore.

Slijeva nadesno: Nikolaos Kylonis, Jesús Nieto Muñoz, Marion Kilhoffer, Marek Opioła, Kinga Wisniewska‑Danek, Tomasz Kokot, Colm Friel.

Bilješke

¹ GUID 5330 – „Guidance on Auditing Disaster Management”.

² Glava III. Ugovora o Europskoj uniji.

³ Članak 13. Ugovora o Europskoj uniji.

⁴ Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o Pravilniku o osoblju za dužnosnike.

⁵ ISO 22301:2019 „Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements”.

⁶ Ibid.

⁷ Vidjeti članak 24. Ugovora o funkcioniranju EU-a, članak 55. Ugovora o EU-u i Uredbu br. 1/1958.

⁸ Članci 14. i 16. Ugovora o Europskoj uniji.

⁹ Vidjeti Uredbu br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o Pravilniku o osoblju za dužnosnike, članak 1.e.

¹⁰ Vidjeti Uredbu br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o Pravilniku o osoblju za dužnosnike, članak 20.

¹¹ Tematsko izvješće 05/2022: „Kibersigurnost institucija, tijela i agencija EU-a”.

¹² Predmet C-311/18 – Facebook Ireland i Schrems, 16.7.2020., kojim se poništava Odluka o zaštiti privatnosti između EU-a i SAD-a u pogledu prijenosa i obrade osobnih podataka.

¹³ Vidjeti EDPS-ove strateške smjernice za institucije EU-a iz listopada 2020.: „Europski nadzornik za zaštitu podataka snažno potiče institucije, tijela, urede i agencije EU-a da se pobrinu za to da novi postupci obrade ili novi ugovori s bilo kojim pružateljima usluga ne uključuju prijenos osobnih podataka u Sjedinjene Američke Države.”

¹⁴ Uredba (EU) br. 910/2014 o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu.

¹⁵ GUID 5330 – „Guidance on Auditing Disaster Management”.

¹⁶ Tematsko izvješće 15/2019: „Provedba paketa kadrovskih reformi iz 2014. godine u Komisiji”.

¹⁷ Analiza mogućih ušteda proračunskih sredstava EU-a u slučaju centralizacije rada Europskog parlamenta.

¹⁸ Tematsko izvješće 34/2018: „Uredski smještaj institucija EU-a”.

Kontakt

EUROPSKI REVIZORSKI SUD
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel.: +352 4398-1
Upiti: eca.europa.eu/hr/Pages/ContactForm.aspx
Internetske stranice: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Više informacija o Europskoj uniji dostupno je na internetu (https://europa.eu).

Luxembourg: Ured za publikacije Europske unije, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8378-6	ISSN 2315-2230	doi:10.2865/64358	QJ-AB-22-016-HR-N
HTML	ISBN 978-92-847-8396-0	ISSN 2315-2230	doi:10.2865/817902	QJ-AB-22-016-HR-Q

AUTORSKA PRAVA

© Europska unija, 2022.

Politika Europskog revizorskog suda (Sud) o ponovnoj uporabi sadržaja utvrđena je u Odluci Suda br. 6-2019 o politici otvorenih podataka i ponovnoj uporabi dokumenata.

Osim ako je drukčije navedeno (npr. u pojedinačnim napomenama o autorskim pravima), sadržaj Suda koji je u vlasništvu EU-a ima dozvolu Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Stoga je opće pravilo da je ponovna uporaba dopuštena pod uvjetom da se na odgovarajući način navede izvor i naznače eventualne promjene. Osoba koja ponovno upotrebljava sadržaj Suda ne smije izmijeniti izvorno značenje ili poruku. Sud ne snosi odgovornost za posljedice ponovne uporabe.

Ako određeni sadržaj prikazuje osobe čiji je identitet moguće utvrditi, npr. u slučaju fotografija koje prikazuju osoblje Suda, ili ako uključuje djela trećih strana, potrebno je zatražiti dodatno dopuštenje.

U slučaju dobivanja takvog dopuštenja njime se poništava i zamjenjuje prethodno opisano opće dopuštenje i jasno se navode sva ograničenja koja se primjenjuju na uporabu tog sadržaja.

Za uporabu ili reprodukciju sadržaja koji nije u vlasništvu EU-a dopuštenje se po potrebi mora zatražiti izravno od nositelja autorskih prava:

Softver ili dokumenti na koje se primjenjuju prava industrijskog vlasništva, kao što su patenti, žigovi, registrirani dizajn, logotipi i nazivi, nisu obuhvaćeni politikom Suda o ponovnoj uporabi sadržaja.

Na internetskim stranicama institucija Europske unije unutar domene europa.eu dostupne su poveznice na internetske stranice trećih strana. Sud nema nikakvu kontrolu nad njihovim sadržajem te je stoga preporučljivo da provjerite njihove politike zaštite osobnih podataka i autorskih prava.

Upotreba logotipa Suda

Logotip Suda ne smije se upotrebljavati bez prethodne suglasnosti Suda.

KONTAKT S EU-om

Osobno
U cijeloj Europskoj uniji postoje stotine informacijskih centara Europe Direct. Adresu najbližeg centra možete pronaći na: https://europa.eu/european-union/contact_hr

Telefonom ili e-poštom
Europe Direct je služba koja odgovara na vaša pitanja o Europskoj uniji. Možete im se obratiti:

• na besplatni telefonski broj: 00 800 6 7 8 9 10 11 (neki operateri naplaćuju te pozive),
• na broj: +32 22999696 ili
• e-poštom preko: https://europa.eu/european-union/contact_hr

TRAŽENJE INFORMACIJA O EU-u

Na internetu
Informacije o Europskoj uniji na svim službenim jezicima EU-a dostupne su na internetskim stranicama Europa: https://europa.eu/european-union/index_hr

Publikacije EU-a
Besplatne publikacije EU-a i publikacije EU-a koje se plaćaju možete preuzeti ili naručiti preko internetske stranice: https://op.europa.eu/hr/publications. Za više primjeraka besplatnih publikacija obratite se službi Europe Direct ili najbližemu informacijskom centru (vidjeti https://europa.eu/european-union/contact_hr).

Zakonodavstvo EU-a i povezani dokumenti
Za pristup pravnim informacijama iz EU-a, uključujući cjelokupno zakonodavstvo EU-a od 1951. na svim službenim jezičnim verzijama, posjetite internetske stranice EUR-Lexa: https://eur-lex.europa.eu

Otvoreni podatci iz EU-a
Portal otvorenih podataka EU-a (https://data.europa.eu/hr) omogućuje pristup podatkovnim zbirkama iz EU-a. Podatci se mogu besplatno preuzimati i ponovno uporabiti u komercijalne i nekomercijalne svrhe.