Konsultanci zewnętrzni w Komisji Europejskiej – istnieją możliwości dokonania reform

Streszczenie

I Komisja Europejska w coraz większym stopniu polega na konsultantach zewnętrznych, którzy świadczą rozmaite usługi doradcze i usługi wsparcia. Wartość usług zamówionych w latach 2017–2020 wyniosła około 3,7 mld euro. Usługi, na które Komisja udzielała zamówień, obejmują doradztwo, badania, oceny i prace badawcze.

II Organy udzielające absolutorium i media wykazywały ostatnio rosnące zainteresowanie korzystaniem z takich usług przez Komisję. Celem sprawozdania Trybunału jest przyczynienie się do większej przejrzystości i rozliczalności w tym ważnym obszarze.

III Kontrola przeprowadzona przez Trybunał miała na celu ocenę, czy Komisja zarządzała korzystaniem z usług konsultantów zewnętrznych w sposób chroniący jej interesy i zapewniający optymalne wykorzystanie środków finansowych. Trybunał zbadał w szczególności, czy Komisja:

1. posiadała ramy regulujące korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych, które określały formy wsparcia, jakie mogą zapewniać te osoby, oraz zasady uzasadniające korzystanie z tego rodzaju usług;
2. udzielała zamówień w tym obszarze w należyty sposób i dążyła do zniwelowania ryzyka, z jakim wiąże się współpraca z dostawcami usług;
3. zarządzała wynikami prac konsultantów zewnętrznych i monitorowała je oraz ustanowiła praktyki mające na celu ocenę rezultatów;
4. dysponowała wiarygodnymi i precyzyjnymi informacjami zarządczymi oraz prowadziła sprawozdawczość na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych.

IV W ramach kontroli Trybunał skoncentrował się na angażowaniu konsultantów zewnętrznych w latach 2017–2019, a w stosownych przypadkach uwzględnił również nowe istotne informacje. W tym celu przeanalizował on informacje finansowe i zarządcze odnoszące się do zamówionych usług, przeprowadził wywiady z pracownikami Komisji i dokonał przeglądu zamówień, aby sprawdzić stosowane praktyki w zakresie planowania, udzielania zamówień, uzasadniania, oceny i zarządzania.

V Trybunał stwierdził, że zarządzanie przez Komisję korzystaniem z usług konsultantów zewnętrznych nie zapewnia w pełni optymalnego wykorzystania środków finansowych. W ramach regulujących korzystanie z tych usług przez Komisję istnieją poważne luki. W przypadku badań i ocen określono wprawdzie formy wsparcia, jakie mogą zapewniać konsultanci zewnętrzni, a także zakres, w jakim zadania mogą być przedmiotem outsourcingu, ale w przypadku innych usług świadczonych przez konsultantów zewnętrznych nie ma to miejsca.

VI Korzystanie z usług konsultantów wiązało się również z potencjalnym ryzykiem nadmiernej zależności, przewagi konkurencyjnej, koncentracji dostawców usług oraz potencjalnych konfliktów interesów. Na poziomie instytucjonalnym Komisja nie monitoruje w wystarczającym stopniu tego ryzyka, nie zarządza nim ani go dostatecznie nie ogranicza.

VII W odniesieniu do konkretnych zamówień zbadanych przez Trybunał ustalono, że Komisja zastosowała niezbędne procedury udzielania zamówień i dopilnowała, aby konsultanci wyświadczyli zamówione usługi o odpowiedniej jakości, zanim za nie zapłaciła. Komisja nie analizuje jednak konsekwentnie wyników pracy konsultantów zewnętrznych, a poza badaniami i ocenami nie przekazuje informacji na temat takich analiz wszystkim dyrekcjom generalnym. Zmniejsza to zdolność Komisji do identyfikowania korzyści płynących ze świadczonych usług i przekazywania danych na ten temat.

VIII Ponadto systemy informacyjne Komisji nie zapewniają dokładnych i wiarygodnych informacji na temat ilości i rodzajów usług świadczonych przez konsultantów zewnętrznych. Nie ma także systematycznej sprawozdawczości w tym zakresie.

IX Trybunał zaleca, by Komisja:

•  dalej rozwijała swoje ramy korzystania z usług konsultantów zewnętrznych;
•  udoskonaliła swoje podejście do monitorowania i ograniczania ryzyka związanego z korzystaniem z takich usług;
•  identyfikowała rezultaty takich usług i korzystała z tych rezultatów;
•  prowadziła regularną sprawozdawczość na temat korzystania z tych usług.

Wstęp

Powody korzystania z usług konsultantów zewnętrznych

01 Organy administracji publicznej korzystają z usług konsultantów zewnętrznych z różnych powodów. W ostatnich latach szybko zmieniające się okoliczności w połączeniu z ograniczeniami zasobów administracyjnych doprowadziły do intensywniejszego korzystania z tych usług. Konsultanci w coraz większym stopniu uczestniczą w opracowywaniu koncepcji usług i ich świadczeniu, wzrosła zatem również potrzeba stworzenia ram regulujących korzystanie z ich usług, tak aby zapewnić optymalne wykorzystanie środków finansowych.

02 Do celów niniejszego sprawozdania terminem „konsultanci zewnętrzni” określa się prywatnych i publicznych dostawców specjalistycznych usług opartych na wiedzy, którzy mogą wykonywać pracę w siedzibie klienta lub poza nią. W tym przypadku „klientem” jest Komisja Europejska. Klient wykorzystuje rezultaty usług konsultantów zewnętrznych jako wkład w swoje procesy podejmowania i wykonywania decyzji lub jako wsparcie w działalności administracyjnej.

03 Tabela 1 zawiera przegląd głównych powodów, dla których Komisja korzysta z usług konsultantów zewnętrznych.

Zakres i rodzaj świadczonych usług

04 W latach 2017–2019, tj. w głównym okresie objętym kontrolą Trybunału (zob. pkt 16), Komisja podpisała 8 009 umów z konsultantami zewnętrznymi. Łączna wartość tych umów wyniosła 2,7 mld euro. Całkowita wartość umów podpisanych z konsultantami zewnętrznymi zwiększyła się z 799 mln euro w 2017 r. do 955 mln euro w 2019 r. W 2020 r. Komisja podpisała umowy o wartości 971 mln euro.

05 Komisja księgowała te usługi w swoim systemie finansowym w jednej z następujących kategorii: doradztwo, badania, oceny lub prace badawcze (zob. tabela 2).

06 Największe kwoty zamówień w latach 2017–2019 dotyczą usług zarejestrowanych jako „doradztwo” (72%). Na rys. 1 przedstawiono informacje na temat korzystania przez Komisję z usług konsultantów zewnętrznych w okresie objętym analizą.

07 Spośród 45 jednostek organizacyjnych, służb i agencji wykonawczych Komisji korzystających z usług konsultantów zewnętrznych dziewięć dyrekcji generalnych i jedna agencja wykonawcza Komisji wydały na takie usługi w latach 2017–2019 łącznie 2,1 mld euro, tj. 80% całkowitej kwoty. Ponad połowa tej kwoty przypada na trzy dyrekcje generalne o najwyższych wydatkach (zob. szczegółowe informacje na rys. 2 poniżej).

08 98% całkowitej kwoty objętej umowami z konsultantami zewnętrznymi trafiło do dostawców zarejestrowanych w UE. W latach 2017–2019 72% takich usług pochodziło od dostawców z siedzibą w Belgii, Niemczech, Francji, Niderlandach i Zjednoczonym Królestwie.

09 Około 57% (1 542 mln euro) całkowitej wartości umów zawartych z konsultantami zewnętrznymi sfinansowano z działu 4 wieloletnich ram finansowych (WRF) „Globalny wymiar Europy”. Umowy te obejmują usługi zamówione w ramach programów UE mających na celu poprawę współpracy z państwami trzecimi. Dział 1 WRF „Inteligentny wzrost gospodarczy sprzyjający włączeniu społecznemu” (745 mln euro, 28% całkowitej kwoty objętej umowami) stanowi drugie co do wielkości źródło finansowania umów z konsultantami zewnętrznymi, a tylko około 1% takich umów sfinansowano z działu 5 WRF „Administracja”. Na rys. 3 przedstawiono całkowitą wartość umów zawartych z konsultantami zewnętrznymi w rozbiciu na poszczególne działy WRF.

10 Konsultanci zewnętrzni są angażowani głównie na potrzeby realizacji polityki sąsiedztwa i polityki rozszerzenia UE, a także przy wdrażaniu partnerstw międzynarodowych, instrumentów polityki zagranicznej oraz działań w dziedzinie środowiska i klimatu. Na rys. 4 przedstawiono dziesięć programów i instrumentów UE, w przypadku których w największym stopniu korzystano z usług konsultantów zewnętrznych – w latach 2017–2019 umowy zawarte z konsultantami w ich ramach opiewały łącznie na 1,9 mld euro (71% całkowitej kwoty objętej umowami).

Role i obowiązki

11 W zdecentralizowanej strukturze zarządzania Komisji odpowiedzialność za ustalenie zapotrzebowania na usługi konsultantów zewnętrznych oraz zapewnienie efektywnego i skutecznego korzystania z nich spoczywa na dyrekcjach generalnych. Są one również odpowiedzialne za określenie, ocenę i ograniczenie ryzyka wynikającego z korzystania z tego rodzaju usług. Jeżeli dyrekcje generalne sklasyfikują niektóre z czynników ryzyka jako „poważne” (ryzyko o wysokim priorytecie), powinny zgłosić je Sekretariatowi Generalnemu i Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu².

12 DG ds. Budżetu i Sekretariat Generalny zapewniają instytucjonalne wytyczne i doradztwo, dopilnowując, aby dyrekcje generalne spójnie planowały angażowanie konsultantów zewnętrznych i zarządzały ich usługami, unikały powielania działań, lepiej zarządzały wiedzą i zapewniały większą przejrzystość. Jeżeli w toku regularnie przeprowadzanych analiz ryzyka dla ich działalności dyrekcje generalne wykryją poważne ryzyko wynikające z korzystania z usług konsultantów zewnętrznych, mają obowiązek powiadomić służby centralne i zamieścić informację o takim ryzyku w wykazie najpoważniejszych czynników ryzyka przedstawianym Radzie Zarządzania Korporacyjnego³.

13 Rada Zarządzania Korporacyjnego Komisji zapewnia koordynację, nadzór i kierunki strategiczne w kwestiach instytucjonalnych, w tym w zakresie alokacji zasobów i zarządzania ryzykiem. Nadzoruje ona proces zarządzania ryzykiem i regularnie informuje kolegium o swoich ustaleniach. W szczególności dokonuje przeglądu wykazu najpoważniejszych czynników ryzyka⁴.

Zakres kontroli i podejście kontrolne

14 W ostatnich latach Parlament⁵, Rada⁶ i media wykazywały zainteresowanie coraz intensywniejszym korzystaniem przez Komisję z usług konsultantów zewnętrznych. Pytania dotyczyły w szczególności rodzaju usług i wysokości kwot objętych umowami, ryzyka koncentracji, nadmiernej zależności i konfliktów interesów oraz potrzeby korzystania z usług konsultantów zewnętrznych zamiast własnych pracowników. Celem sprawozdania Trybunału jest przyczynienie się do większej przejrzystości i rozliczalności w odniesieniu do korzystania przez Komisję z usług konsultantów zewnętrznych.

15 Kontrola przeprowadzona przez Trybunał była skoncentrowana na tym, czy Komisja zarządzała korzystaniem z usług konsultantów zewnętrznych w sposób chroniący jej interesy i zapewniający optymalne wykorzystanie środków finansowych. Trybunał przeanalizował, czy Komisja:

1. posiadała ramy regulujące korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych, które określały formy wsparcia, jakie mogą zapewniać te osoby, i zasady uzasadniające korzystanie z tego rodzaju usług;
2. w należyty sposób udzielała zamówień w tym obszarze i dążyła do zniwelowania ryzyka, z jakim wiąże się współpraca z dostawcami usług;
3. zarządzała wynikami prac konsultantów zewnętrznych i monitorowała je oraz ustanowiła praktyki pozwalające na ocenę rezultatów;
4. dysponowała wiarygodnymi i precyzyjnymi informacjami zarządczymi oraz prowadziła sprawozdawczość na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych.

16 Kontrola przeprowadzona przez Trybunał obejmowała usługi konsultantów zewnętrznych (zob. pkt 02), które zostały sfinansowane z budżetu UE i zamówione przez Komisję w latach 2017–2019, a które Komisja ujęła w ewidencji jako doradztwo, badania, oceny lub prace badawcze. W stosownych przypadkach Trybunał wziął również pod uwagę nowe istotne informacje na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych. W ramach kontroli Trybunał nie przeanalizował usług wsparcia IT. Są one bowiem bardzo specyficzne i zamawiane w ramach umów obejmujących różne usługi IT. Ponadto Komisja zazwyczaj nie ujmuje ich w swoim systemie finansowym w żadnej z czterech wspomnianych wyżej kategorii, a zamiast tego są one ewidencjonowane w osobnej kategorii – „Usługi IT i opłaty telekomunikacyjne”.

17 Trybunał uzyskał dowody na podstawie:

1. przeglądu dokumentacji, którym objęto instrukcje, wytyczne i listy kontrolne Komisji dotyczące korzystania z usług konsultantów zewnętrznych, udzielania zamówień na takie projekty i zarządzania nimi oraz sprawozdawczości na temat uzyskanych rezultatów;
2. wywiadów kontrolnych z 11 dyrekcjami generalnymi i jedną agencją wykonawczą Komisji⁷ na temat stosowanych przez nie praktyk w zakresie angażowania konsultantów zewnętrznych, zarządzania ich usługami i ich oceny oraz wyciągania wniosków na przyszłość. Trybunał dokonał wyboru na podstawie kwot objętych umowami z uwzględnieniem całego budżetu UE oraz różnych trybów zarządzania;
3. przeglądu 20 umów wybranych z czterech z tych 11 dyrekcji generalnych, które to umowy dotyczyły usług świadczonych przez konsultantów zewnętrznych i zostały zawarte w latach 2017–2019. Do celów przeglądu Trybunał wybrał te dyrekcje generalne, które zawarły umowy na największe kwoty w ujęciu łącznym (DG NEAR, JRC, DG REFORM, DG GROW) oraz na różnego rodzaju usługi zlecone konsultantom zewnętrznym;
4. analizy dostępnych informacji finansowych i zarządczych na temat usług zamówionych w latach 2017–2019 jako usługi w postaci doradztwa, badań, ocen i prac badawczych.

Uwagi

Istotne luki w ramach regulujących angażowanie konsultantów zewnętrznych i uzasadniających korzystanie z ich usług

18 W niniejszej sekcji sprawozdania Trybunał skoncentrował się na ramach regulujących korzystanie przez Komisję z usług konsultantów zewnętrznych. Trybunał zbadał, czy ramy te obejmowały wspólne zasady i wytyczne dotyczące tego, jak planować i uzasadniać korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych.

19 W tabeli 3 przedstawiono przeprowadzoną przez Trybunał analizę zakresu i rodzajów usług konsultantów zewnętrznych, które Komisja ujęła w latach 2017–2019 w czterech kategoriach objętych zakresem kontroli Trybunału.

Wytyczne w sprawie lepszego stanowienia prawa stanowią solidną podstawę, lecz mają zastosowanie wyłącznie do ocen i badań

20 Trybunał przeanalizował, czy Komisja posiadała wspólne ramy obejmujące przepisy, podstawowe zasady i wytyczne dotyczące korzystania z usług konsultantów zewnętrznych. Sprawdził też, czy ramy te zawierały definicję poszczególnych form usług opartych na wiedzy oraz czy określono w nich zakres, w jakim Komisja może zlecać te usługi konsultantom zewnętrznym bądź powinna je realizować wewnętrznie. Takie ramy są istotne, zwłaszcza jeżeli usługi są wykorzystywane z myślą o wspieraniu realizowanych stale działań.

21 Ogólnie rzecz biorąc, dyrekcje generalne korzystają z usług konsultantów zewnętrznych w ramach określonych rozporządzeniem finansowym⁸ oraz zgodnie z ogólnymi zasadami udzielania zamówień na usługi opisanymi w Vademecum zamówień publicznych⁹ Komisji. Ramy te obejmują ogólne zasady dotyczące zamówień na usługi, takie jak prawidłowe stosowanie procedur udzielania zamówień oraz prawidłowe płatności za otrzymane usługi. Nie zawierają one jednak szczegółowych przepisów dotyczących korzystania z zewnętrznych usług opartych na wiedzy, w szczególności ryzyka związanego z tego rodzaju usługami (zob. pkt 55).

22 W 2002 r. Komisja przyjęła zasady i wytyczne dotyczące gromadzenia i wykorzystywania wiedzy eksperckiej¹⁰. Podstawowe zasady jakości, otwartości i skuteczności oraz wytyczne dotyczące ich wdrażania miały być stosowane, „zawsze kiedy jednostki organizacyjne Komisji gromadzą i wykorzystują porady ekspertów spoza właściwej jednostki”, w tym konsultantów zewnętrznych.

23 Komisja opracowała dodatkowe wytyczne dotyczące badań i ocen, na które to usługi przypadło 22% łącznych wydatków na konsultantów zewnętrznych w okresie objętym kontrolą (zob. tabela 3). W 2012 r. opracowała ona także wytyczne mające na celu harmonizację procedur zarządzania badaniami¹¹. Procedury te obejmują pełny cykl opracowywania badań – od planowania po zamawianie, rozpowszechnianie i rejestrowanie. Dokument z wytycznymi zawiera definicję badań i wspólne kryteria korzystania z nich. Od 2015 r. wytyczne i zestaw instrumentów służących lepszemu stanowieniu prawa¹² stanowią ramy przeprowadzania ocen, w tym zawierają definicję oceny, wytyczne dotyczące zasobów oraz opis działań, które mogą być wykonywane przez wykonawców zewnętrznych¹³.

24 Trybunał nie znalazł analogicznych wytycznych dotyczących usług w zakresie doradztwa i prac badawczych, na które przypadło 78% łącznych wydatków na usługi konsultantów zewnętrznych w okresie objętym kontrolą. Konsekwencją tego jest fakt, że – jak pokazano w tabeli 3 – usługi doradztwa obejmowały szeroki zakres działań, od krótkoterminowych usług o charakterze doradczym po długoterminowe usługi mające uzupełniać wewnętrzną wiedzę ekspercką i zasoby. Te świadczone stale usługi, które są regularnie wykorzystywane, dotyczyły głównie realizacji programów UE lub planów zarządzania dyrekcji generalnych. Ramy Komisji nie zawierały jasnych wytycznych i definicji usług w zakresie doradztwa i prac badawczych ani nie określały, w jakim zakresie Komisja może zlecać te usługi konsultantom zewnętrznym.

25 Trybunał stwierdził, że w sytuacji braku jasnych wytycznych mających zastosowanie do wszystkich dyrekcji generalnych jedna z dyrekcji generalnych wybranych do celów niniejszej kontroli przeanalizowała czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu usług. Czynniki te obejmowały:

•  utrzymanie kontroli nad procesem podejmowania decyzji, strategią i jakością;
•  kryteria mające zastosowanie do działań i procesów, które nie powinny być przedmiotem outsourcingu;
•  powody outsourcingu, które należy wyjaśnić w specyfikacji technicznej.

26 W lipcu 2020 r. Komisja opublikowała wytyczne dotyczące korzystania z usług wykonawców zewnętrznych pracujących w siedzibie Komisji¹⁴. Stanowią one, że prace powierzone Komisji na mocy Traktatów nigdy nie powinny być przedmiotem outsourcingu, ale dyrekcje generalne mogą zlecać na zewnątrz zadania pomocnicze. Wytyczne dotyczą głównie zamówień na usługi w zakresie IT, komunikacji, utrzymania budynków i bezpieczeństwa. Komisja nie przyjęła wytycznych dla konsultantów zewnętrznych wykonujących pracę poza siedzibą Komisji, co pozwoliłoby rozwiązać problemy poruszone przez Trybunał w pkt 24.

Analizy potrzeb nie są przeprowadzane ani dokumentowane w sposób systematyczny

27 Trybunał ocenił, czy Komisja odpowiednio uzasadniała i dokumentowała korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych. W tym kontekście zbadał, czy dyrekcje generalne dokładnie rozważały, dlaczego konsultanci zewnętrzni byli potrzebni, i w jaki sposób proces ten dokumentowano. Trybunał dokonał przeglądu wytycznych i przeanalizował praktyki zastosowane w 20 wybranych umowach, a ponadto przeprowadził wywiady z wybranymi dyrekcjami generalnymi.

28 Trybunał stwierdził, że wytyczne i zestaw instrumentów służących lepszemu stanowieniu prawa zapewniają orientacyjne ramy na potrzeby planowania i uzasadniania korzystania z usług konsultantów zewnętrznych w zakresie ocen. Sprecyzowano w nich, że dyrekcje generalne muszą w pierwszej kolejności rozważyć wykorzystanie wewnętrznej wiedzy eksperckiej jako głównego źródła dowodów. Przy planowaniu ocen dyrekcje generalne muszą wziąć pod uwagę kluczowe czynniki, takie jak: dostępne zasoby, wymagane i dostępne dane, rodzaj poszukiwanej analizy oraz ewentualne pokrywanie się zakresu prac z innymi pracami będącymi już w toku. Zasoby wewnętrzne i zewnętrzne przeznaczone na dokonanie oceny muszą być proporcjonalne do postrzeganego znaczenia i oczekiwanych skutków interwencji, zarówno pod względem kosztów, jak i osiągniętych korzyści¹⁵.

29 Jeżeli chodzi o badania i oceny zlecane na podstawie wytycznych dotyczących lepszego stanowienia prawa, istnieją systemy mające zapewniać, aby dokumentacja projektu zawierała wniosek, w którym określa się powody przeprowadzenia badania lub oceny, a także cele, oczekiwane rezultaty, oddziaływanie, planowane wykorzystanie, przewidywany harmonogram oraz analizę kosztów i korzyści. Trybunał stwierdził, że w skontrolowanych przypadkach Komisja odpowiednio uzasadniła korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych.

30 Kiedy dyrekcje generalne zlecają realizację działań sklasyfikowanych jako doradztwo lub prace badawcze, dokumentują potrzebę outsourcingu we wniosku o udzielenie zamówienia. Są one ponadto odpowiedzialne za zapewnienie zgodności zaproponowanego outsourcingu z wymogami polityki oraz za to, by zlecone zadanie nie pokrywało się z programami prac innych dyrekcji generalnych.

31 W przypadku wielu usług doradztwa, na które udzielane są zamówienia w ramach programów UE, takich jak wsparcie techniczne dla państw członkowskich i pomoc techniczna dla państw trzecich, korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych to metoda realizacji przewidziana w przepisach dotyczących tych programów i w umowach w sprawie finansowania. W tych przypadkach Trybunał stwierdził, że dyrekcje generalne nie udokumentowały swojej analizy, czy zaangażowanie konsultantów było najwłaściwszym rozwiązaniem w przypadku danego wniosku o udzielenie zamówienia. Komisja poinformowała Trybunał, że warianty dotyczące zasobów uzasadniające skorzystanie z usług konsultantów zewnętrznych zostały przeanalizowane przez poszczególne dyrekcje na etapie programowania. Analiza ta nie została jednak udokumentowana, w związku z czym nie były dostępne żadne dowody.

32 W przypadku usług doradztwa zamawianych w celu wykonania prowadzonych stale zadań jako uzupełnienie zasobów wewnętrznych dyrekcje generalne przed ogłoszeniem nowych wniosków o udzielenie zamówienia nie przeprowadzają analizy kosztów i korzyści oraz potrzeb, aby rozważyć względne korzyści wynikające z zaangażowania dostawców zewnętrznych zamiast wykorzystania pracowników wewnętrznych. Trybunał stwierdził, że takiej analizy nie przeprowadzono na przykład w odniesieniu do:

•  usług w dziedzinie statystyki świadczonych przez konsultantów zewnętrznych pracujących w siedzibie Komisji i poza nią na podstawie przedłużanych umów, w wymiarze odpowiadającym około 52 pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy rocznie;
•  prowadzonych stale czynności związanych z realizacją i monitorowaniem programów UE.

Procedury udzielania zamówień były przestrzegane, ale zarządzanie czynnikami ryzyka nie jest jeszcze odpowiednie

33 Niniejsza sekcja sprawozdania dotyczy tego, w jaki sposób Komisja udzielała zamówień na usługi konsultantów zewnętrznych z myślą o zapewnieniu optymalnego wykorzystania środków finansowych i jak ograniczała ryzyko związane z poleganiem na tych konsultantach.

Nabywanie usług konsultantów zewnętrznych odbywało się zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień

34 W celu zagwarantowania optymalnego wykorzystania środków finansowych rozporządzenie finansowe i przepisy wewnętrzne Komisji nakładają na Komisję obowiązek stosowania konkurencyjnych procedur wyboru przy zamawianiu usług konsultantów zewnętrznych. Procedury te obejmują ustalenie i stosowanie odpowiednich kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia. Trybunał ocenił przyjęte przez Komisję procedury udzielania zamówień konsultantom zewnętrznym i przeanalizował szczegółowo 20 wybranych umów.

35 Z ustaleń Trybunału wynika, że właściwe dyrekcje generalne przeprowadziły postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego i Vademecum zamówień publicznych (zob. pkt 21). We wszystkich 20 skontrolowanych postępowaniach Komisja zastosowała odpowiednie kryteria udzielenia zamówienia (w tym relację jakości do ceny), aby uwzględnić optymalne wykorzystanie środków finansowych i wybrać zwycięskie oferty.

36 Przy zamawianiu usług Komisja może wybierać spośród różnych procedur udzielania zamówień. W większości przypadków w celu zaangażowania konsultantów zewnętrznych stosowała ona procedury otwarte (każde przedsiębiorstwo może złożyć ofertę) lub ograniczone (do złożenia ofert zaprasza się ograniczoną liczbę przedsiębiorstw). Jak pokazano na rys. 5, w latach 2017–2019 w ramach tych dwóch rodzajów procedur udzielono zamówień na kwotę 2,3 mld euro (85% całkowitej kwoty objętej umowami). Ponieważ procedury te są czasochłonne, jako efektywny sposób zlecania usług konsultantom zewnętrznym często wykorzystuje się również umowy ramowe, ponieważ pozwalają one uniknąć konieczności przeprowadzania dużej liczby postępowań. Ponadto w umowach ramowych, które często opiewają na wysokie kwoty, określa się warunki (np. cenę, jakość) konkretnych zamówień, które mają zostać udzielone na ich podstawie, zatem umożliwiają one Komisji szybsze skorzystanie z wiedzy eksperckiej konsultantów w celu zaspokojenia rzeczywistych potrzeb. W okresie objętym kontrolą na umowy ramowe przypadło 70% kwot zamówień na usługi konsultantów zewnętrznych (1,9 mld euro).

Nadzór sprawowany przez Komisję nie był odpowiedni do poziomu potencjalnego ryzyka

37 Trybunał sprawdził, w jaki sposób Komisja zidentyfikowała potencjalne ryzyko koncentracji i nadmiernej zależności, przewagi konkurencyjnej i konfliktów interesów oraz jak mu przeciwdziałała. Zbadał również, czy zwrócono uwagę Komisji na takie ryzyko i w jaki sposób zarządzała ona nim na poziomie instytucjonalnym.

Ryzyko koncentracji i nadmiernej zależności

38 W przypadku gdy organizacja w dużym stopniu polega na konsultantach zewnętrznych wykonujących kluczowe działania, przyjmuje na siebie ryzyko, że może stać się od nich zależna, jeśli chodzi o dalsze wykonywanie tych czynności. Trybunał przeanalizował informacje zarządcze i finansowe dotyczące dostawców usług, aby ocenić, w jakim stopniu Komisja polegała na konkretnych dostawcach, oraz sprawdzić poziom koncentracji usług.

39 Na rys. 6 przedstawiono, jak kwoty objęte umowami rozkładały się pomiędzy dziesięciu największych dostawców usług w latach 2017–2019. Na tych dziesięciu dostawców przypadało mniej niż 0,4% całkowitej liczby (2 769) konsultantów zewnętrznych, z którymi zawarto umowy w analizowanym okresie. Jednocześnie umowy zawarte z nimi opiewały na kwotę stanowiącą 22% ogółu kwot objętych umowami w tym okresie.

40 Niektórzy dostawcy świadczą usługi konsultantów zewnętrznych w kilku dyrekcjach generalnych Komisji. Niektórzy z nich posiadają oddziały lub jednostki zależne w różnych państwach członkowskich. Formalnie podmioty te są odrębnymi osobami prawnymi, ale ich obecność w Komisji jest większa, jeżeli rozpatrywać je łącznie.

41 Na rys. 7 poniżej przedstawiono dziesięciu indywidualnych dostawców, z którymi podpisano największą liczbę umów w latach 2017–2019. Komisja zawarła z tymi dostawcami 1 297 umów (tj. 16% z 8 009 umów zawartych w tym okresie; zob. pkt 04). Pokazuje to, że względnie niewielka liczba wykonawców otrzymuje stosunkowo dużą liczbę zamówień we wszystkich jednostkach organizacyjnych Komisji.

42 Trybunał przeanalizował również odsetek łącznych kwot objętych umowami przypadający na 10 największych dostawców usług w wybranych dyrekcjach generalnych¹⁶. Z rys. 8 wynika, że niektóre dyrekcje generalne w dużym stopniu polegają na stosunkowo niewielkiej liczbie dostawców. Na przykład w DG ESTAT 10 dostawcom, na których przypadało mniej niż 19% całkowitej liczby konsultantów zewnętrznych, z których usług korzystała ta dyrekcja generalna, przyznano 87% (47 mln euro) całkowitej kwoty zamówień udzielonych przez tę dyrekcję. W DG NEAR z kolei 10 największych dostawców stanowiło mniej niż 3% całkowitej liczby dostawców, ale jednocześnie przypadło na nich 41% (277 mln euro) kwot zamówień udzielonych konsultantom zewnętrznym. Koncentracja ta stwarza ryzyko nadmiernej zależności od niektórych wykonawców.

43 Zamówienia udzielane konsultantom zewnętrznym często wymagają specjalistycznej wiedzy technicznej, co może ograniczać liczbę potencjalnych dostawców. Niemniej jednak niektórym większym dostawcom, którzy często mają duże doświadczenie we współpracy z Komisją, regularnie udaje się zdobywać takie zamówienia. Mniejsze przedsiębiorstwa mają natomiast mniej powodzenia.

44 Trybunał wykrył cztery przypadki, w których mimo regularnego organizowania postępowań o udzielenie zamówienia w trybie procedury otwartej ci sami dostawcy zdobywali kolejne zamówienia przez kilka lat. W związku z tym Trybunał zaobserwował ryzyko zależności od konsultantów zewnętrznych (zob. tabela 4).

Ryzyko przewagi konkurencyjnej

45 Kiedy z usług konsultantów zewnętrznych w dużym stopniu korzystają różne jednostki organizacyjne Komisji (zob. rys. 7), zdobywają oni doświadczenie. Może to stanowić przewagę przy ubieganiu się o kolejne zamówienia. Trybunał sprawdził, czy Komisja wdrożyła procesy mające na celu zapewnienie przejrzystości procedury wyboru, tak aby konkurujący o konkretne zlecenie konsultanci lub ich podmioty powiązane nie mieli przewagi konkurencyjnej wynikającej ze świadczenia innych usług związanych z danym zleceniem.

46 Trybunał stwierdził, że niektórzy dostawcy świadczyli jednej dyrekcji generalnej różnego rodzaju usługi w zakresie doradztwa, realizacji i oceny. W takich przypadkach istnieje ryzyko, że będą oni mieli przewagę konkurencyjną, ponieważ uczestniczą w opracowywaniu, realizacji i ocenie tej samej strategii politycznej UE.

47 Istnieje również ryzyko, że niektórzy wykonawcy mogą zdobyć przewagę konkurencyjną ze względu na bogate doświadczenie w świadczeniu usług na rzecz dyrekcji generalnych, co będą wykorzystywać w przyszłych postępowaniach o udzielenie zamówienia. W jednym przypadku dostawcy udzielono w 2018 r. zamówienia na sporządzenie dokumentacji przetargowej w związku z zamówieniem na roboty budowlane (1,1 mln euro). W następnym roku temu samemu dostawcy udzielono kolejnego zamówienia (3 mln euro) – na nadzór nad tymi robotami.

48 Niektóre dyrekcje generalne wypracowały dobre praktyki, aby zniwelować ryzyko ograniczonej konkurencji przy zamówieniach na usługi konsultantów zewnętrznych (zob. szczegółowe informacje w ramce 1).

Ryzyko konfliktu interesów

49 Trybunał przyjrzał się praktykom przyjętym w celu ograniczenia ryzyka konfliktów interesów. W rozporządzeniu finansowym zdefiniowano konflikty interesów i określono środki, jakie należy wprowadzić, aby uniknąć takich konfliktów w trakcie postępowań o udzielenie zamówienia. Dalsze instrukcje zawarto w Vademecum zamówień publicznych opublikowanym przez Komisję. Obejmują one wymóg składania oświadczeń przez członków komisji oceniającej ustanowionej przez Komisję oraz przez oferentów w celu potwierdzenia, że nie znajdują się oni w sytuacji konfliktu interesów.

50 W przypadku wszystkich 20 umów zbadanych przez Trybunał Komisja zastosowała się do zawartych w rozporządzeniu finansowym i Vademecum wymogów dotyczących kontroli w zakresie konfliktów interesów. Wszystkie wymagane oświadczenia zostały podpisane, a wszystkie umowy zawierały standardową klauzulę stanowiącą, że wykonawcy muszą zgłaszać wszelkie konflikty interesów, które mogą wystąpić w trakcie realizacji umowy. Są to kontrole formalne, które samodzielnie nie są w stanie rozwiązać problemu ryzyka konfliktów interesów.

51 W 2021 r. Komisja wydała wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami przy udzielaniu zamówień na usługi¹⁷. W wytycznych Komisji nie uwzględniono jednak następujących czynników ryzyka:

•  działań konsultantów zewnętrznych i ich podmiotów powiązanych, które to działania są w konflikcie z umową zawartą przez nich z Komisją;
•  usług konsultantów zewnętrznych, które mogą być w konflikcie ze sobą;
•  konsultantów zewnętrznych, którzy świadczą usługi na rzecz różnych klientów (w Komisji lub poza nią) i znajdują się w sytuacji konfliktu interesów w odniesieniu do ściśle powiązanych ze sobą zadań.

52 Konflikty interesów mogą również wynikać z tzw. efektu drzwi obrotowych w karierze zawodowej pracowników Komisji – w przypadku gdy pracownicy odchodzą z Komisji, aby objąć stanowiska poza instytucją (np. w sektorze prywatnym), lub gdy do Komisji dołączają osoby zatrudnione dotychczas w sektorze prywatnym. Te konflikty interesów mogą wiązać się z niewłaściwym wykorzystaniem dostępu do informacji poufnych, na przykład gdy byli pracownicy Komisji wykorzystują swoją wiedzę i kontakty do lobbingu w interesie nowych pracodawców lub klientów zewnętrznych.

53 W regulaminie pracowniczym UE¹⁸ wymaga się od urzędników uczciwego i rozważnego zachowania przy obejmowaniu nowych stanowisk po zakończeniu służby w Komisji. Komisja zajmuje się potencjalnymi przypadkami efektu „drzwi obrotowych” z uwzględnieniem tych zasad. Skuteczność takich mechanizmów zależy wyłącznie od przedkładania przez byłych pracowników Komisji oświadczeń o pracy, jaką zamierzają wykonywać w ciągu dwóch lat po odejściu ze służby cywilnej UE. Przy ocenie dokumentacji przetargowej personel odpowiedzialny za zamówienia również stara się zidentyfikować byłych pracowników potencjalnie znajdujących się w sytuacji konfliktu interesów.

54 Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadziła szereg dochodzeń w tym obszarze, w następstwie których uznała, że chociaż praktyki Komisji są zgodne z przepisami, można by zrobić więcej, aby przepisy te zyskały na skuteczności i znaczeniu. Rzecznik zaleciła, aby Komisja przyjęła bardziej zdecydowane podejście do problemu efektu „drzwi obrotowych” w sprawach dotyczących urzędników Komisji wyższego szczebla¹⁹. W lutym 2021 r. Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich wszczęła nowe szeroko zakrojone dochodzenie mające na celu zbadanie, w jaki sposób Komisja zajmuje się przypadkami efektu „drzwi obrotowych” wśród jej pracowników. Dochodzenie to jest częścią intensywniejszego monitorowania tego, jak administracja UE egzekwuje obowiązki w zakresie etyki w odniesieniu do pracowników UE, którzy przechodzą do sektora prywatnego²⁰.

Niektóre rodzaje ryzyka nie są analizowane na poziomie instytucjonalnym

55 Trybunał sprawdził, w jaki sposób Komisja była informowana o ryzyku koncentracji, nadmiernej zależności, przewagi konkurencyjnej i konfliktów interesów oraz jak zarządzała ona tym ryzykiem na poziomie instytucjonalnym.

56 Ogółem Trybunał stwierdził, że przy korzystaniu z usług konsultantów zewnętrznych dyrekcje generalne nie stwierdziły występowania ryzyka koncentracji i nadmiernej zależności, przewagi konkurencyjnej lub konfliktu interesów bądź nie uznały go za poważne. Trybunał ustalił również, że ryzyko nadmiernej koncentracji dostawców i ryzyko nadmiernej zależności od nich nie zawsze były widoczne na lokalnym poziomie poszczególnych dyrekcji generalnych. Mogą być one jednak istotne na poziomie Komisji. Z tego względu tym rodzajom ryzyka można odpowiednio przeciwdziałać jedynie dzięki analizie na poziomie instytucjonalnym, ale Komisja nie przeprowadza takich analiz. Oznacza to, że niektóre poważne rodzaje ryzyka mogą pozostać niewykryte, w związku z czym Rada Zarządzania Korporacyjnego nie zostanie o nich powiadomiona.

Uchybienia w zarządzaniu usługami konsultantów zewnętrznych i korzystaniu z tych usług

57 W niniejszej sekcji omówiono, w jaki sposób Komisja zarządzała zlecaniem prac konsultantom zewnętrznym, w szczególności w jaki sposób oceniała wyniki ich prac i identyfikowała wykonane prace, które można by z pożytkiem rozpowszechnić wśród jej służb.

Poszczególnymi umowami zarządzano zgodnie z przepisami, ale w ocenie wyników występowały luki

58 Trybunał zbadał, czy Komisja wydała jasne upoważnienia i ustaliła zasady świadczenia usług przez konsultantów zewnętrznych oraz czy odpowiednio wynagrodziła konsultantów za wyświadczone usługi. Przeanalizował również, w jaki sposób oceniała ona rezultaty zleconych usług i jak rozpowszechniała je na poziomie instytucjonalnym. Trybunał ocenił, czy Komisja spójnie zarządzała zlecaniem prac konsultantom zewnętrznym we wszystkich dyrekcjach generalnych, tak aby móc systematycznie oceniać wyniki prac dostawców usług, oraz czy wykazała wartość zapewnianą przez konsultantów zewnętrznych.

59 Komisja zarządzała zlecaniem prac konsultantom zewnętrznym (zamawianiem usług w zakresie doradztwa, prac badawczych, badań lub ocen) na podstawie ram prawnych przewidzianych w rozporządzeniu finansowym oraz ogólnych zasad udzielania zamówień na usługi zawartych w jej Vademecum zamówień publicznych. Przy udzielaniu zamówień na usługi Komisja opracowywała specyfikację istotnych warunków zamówienia zawierającą opis prac, które ma wykonać dostawca, a także określającą liczbę i format sprawozdań z postępu prac, które dostawca ma złożyć w trakcie realizacji zlecenia.

60 W przypadku wszystkich 20 skontrolowanych umów Trybunał stwierdził, że Komisja zarządzała nimi prawidłowo i zgodnie ze swoimi ramami prawnymi. Ogółem w umowach między Komisją a dostawcą określono mechanizmy monitorowania i sprawozdawczości, a także proces sprawdzania wypracowanych produktów. Przed dokonaniem płatności Komisja weryfikowała, czy usługi wyświadczone przez konsultantów spełniały wymagane normy jakości.

61 Analiza przeprowadzona przez Trybunał wykazała, że w przypadku niektórych usług doradztwa Komisja przeprowadziła dodatkowe kontrole jakości pewnych produktów:

•  przed dokonaniem płatności za usługi statystyczne Komisja sprawdziła jakość statystyk opracowanych przez konsultanta;
•  w przypadku umowy dotyczącej wsparcia technicznego w ramach programu wspierania reform strukturalnych powołano komitet sterujący (z udziałem właściwych służb DG REFORM, państwa członkowskiego i wykonawcy) w celu nadzorowania realizacji umowy. W ten sposób zagwarantowano regularne monitorowanie realizacji umowy (czemu często towarzyszyły sprawozdania miesięczne).

62 Jeżeli produkt końcowy został dostarczony z opóźnieniem lub jego jakość jest niższa niż oczekiwana, Komisja zawiesza zazwyczaj płatność do czasu uzyskania zadowalającego produktu i nie stosuje kar przewidzianych w postanowieniach umownych. Komisja zastosowała kary i obniżyła płatności w przypadku trzech z 20 wybranych umów. Uzyskanie w tych przypadkach produktów końcowych o odpowiedniej jakości wymagało intensywnych i znacznych wysiłków ze strony jednostek operacyjnych.

63 Chociaż w zbadanych przez Trybunał umowach istnieją dobre przykłady pokazujące, w jaki sposób Komisja dokonuje oceny wyników prac konsultantów zewnętrznych, dyrekcje generalne nie oceniały wyników w spójny sposób. Trybunał stwierdził, że po zakończeniu realizacji umów tylko niektóre dyrekcje generalne systematycznie wyciągały wnioski na przyszłość lub przeprowadzały ocenę ex post kosztów i korzyści, inne zaś tego nie robiły. Zdaniem Trybunału ogranicza to zdolność Komisji do wskazywania potencjalnych obszarów wymagających poprawy, a także zwiększa ryzyko ponownego zaangażowania konsultantów, którzy w przeszłości osiągali niezadowalające wyniki.

64 Poza usługami zamawianymi na podstawie ram lepszego stanowienia prawa (zob. szczegółowe informacje w ramce 2) dyrekcje generalne nie wymieniały się systematycznie dostępnymi informacjami na temat oceny konsultantów zewnętrznych (np. na temat kosztów, jakości produktów i rezultatów) w obrębie całej Komisji. Na poziomie instytucjonalnym nie gromadzono w scentralizowany sposób informacji dotyczących prac zlecanych konsultantom, co umożliwiłoby porównanie i ocenę wyników poszczególnych dostawców.

Niedostatecznie skuteczne praktyki w zakresie wykorzystywania rezultatów prac zrealizowanych przez konsultantów zewnętrznych

65 Trybunał sprawdził, czy Komisja ustanowiła odpowiednie praktyki, aby jak najlepiej wykorzystywać rezultaty usług konsultantów zewnętrznych oraz w razie potrzeby przekazywać wiedzę i rozpowszechniać te rezultaty.

66 Z ustaleń Trybunału wynika, że w wytycznych i zestawie instrumentów służących lepszemu stanowieniu prawa opracowano wskazówki dotyczące monitorowania i analizowania wkładu wnoszonego przez konsultantów zewnętrznych w proces oceny przeprowadzanej przez Komisję. Analiza ta jest przedstawiana w dokumencie roboczym służb Komisji podsumowującym ocenę. W dokumencie tym opisuje się, w jaki sposób Komisja skorzystała z porad ekspertów w tym procesie²².

67 Trybunał nie znalazł podobnych wytycznych dotyczących usług świadczonych przez konsultantów zewnętrznych poza ramami lepszego stanowienia prawa. W wybranych dyrekcjach generalnych Trybunał zaobserwował różne praktyki, jeśli chodzi o to, czy i w jaki sposób Komisja wykorzystywała rezultaty prac konsultantów zewnętrznych (zob. tabela 5). Brak spójnego podejścia we wszystkich dyrekcjach generalnych niekorzystnie wpływa na zdolność Komisji do oceny korzyści płynących z korzystania z tych usług.

68 Kwestia transferu umiejętności konsultantów zewnętrznych na rzecz pracowników Komisji nie dotyczy wszystkich rodzajów umów. W przypadku gdy konsultanci są angażowani w celu zlikwidowania luki w wiedzy eksperckiej w Komisji, transfer umiejętności do Komisji może być ważnym i istotnym czynnikiem. Komisja potwierdziła, że w zamówieniach na usługi rzadko uwzględnia się transfer wiedzy od konsultantów. Nie analizuje też ona w sposób systematyczny, czy transfer umiejętności jest potrzebny. Żadna z umów poddanych przeglądowi przez Trybunał nie zawierała szczegółowego wymogu dotyczącego transferu umiejętności konsultantów na rzecz pracowników Komisji.

69 Komisja dysponuje różnymi narzędziami, które można wykorzystać do wymiany informacji na temat usług konsultantów zewnętrznych, ale które w mniejszym stopniu nadają się do rozpowszechniania wyników ich prac. Kwestię tę przedstawiono w tabeli 6.

70 Dyrekcje generalne stosowały różne metody, by dzielić się wiedzą na temat wyników prac konsultantów zewnętrznych (zob. przykłady na rys. 9). Rozpowszechnianie tej wiedzy było fragmentaryczne i miało miejsce głównie na poziomie poszczególnych dyrekcji generalnych, co zmniejszyło możliwości skutecznego dzielenia się informacjami na temat rezultatów prac konsultantów zewnętrznych w obrębie całej Komisji.

71 Z ustaleń Trybunału wynika, że międzyinstytucjonalna baza danych dotyczących badań UE (IISDB) zawiera informacje na temat zaplanowanych i wykonanych ocen i badań, które mogłyby posłużyć do rozpowszechniania wiedzy. Od marca 2022 r. dostęp do tej bazy mają wszystkie instytucje. Trybunał przeanalizował informacje zarejestrowane w tej bazie przez wybrane dyrekcje generalne. Dyrekcje rejestrowały badania na różne sposoby, a niektóre badania techniczne (np. sprawozdania, zalecenia, analizy techniczne) nie były w tej bazie ujmowane, co pokazano w tabeli 7. Oznacza to, że baza IISDB zawiera jedynie częściowe informacje na temat wszystkich przeprowadzonych badań, a Komisja nie zaprojektowała jej jako kompleksowego narzędzia wymiany wiedzy.

Informacje zarządcze Komisji nie były w pełni precyzyjne, a prowadzona przez nią systematycznie sprawozdawczość wykazywała niedostatki

72 W niniejszej sekcji Trybunał przeanalizował informacje dostępne Komisji na temat zlecania prac konsultantom zewnętrznym, a także sposób, w jaki Komisja prowadziła sprawozdawczość na temat korzystania z usług tych konsultantów.

Komisja nie posiada dokładnych informacji na temat ilości i rodzajów usług świadczonych przez konsultantów zewnętrznych, z których korzysta

73 Trybunał ocenił, czy Komisja posiadała wystarczające i wiarygodne informacje umożliwiające jej skuteczny nadzór i sprawozdawczość na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych. Sprawdził też, czy takie informacje były dostępne w odniesieniu do różnych rodzajów usług, oraz zbadał, w jaki sposób dyrekcje generalne Komisji rejestrowały informacje dotyczące takich usług, i przeanalizował dane z lat 2017–2019.

74 Od 2017 r. system finansowy Komisji umożliwia rejestrowanie zamówień na usługi konsultantów zewnętrznych w czterech kategoriach: doradztwo, badania, oceny i prace badawcze. Komisja jasno określiła, co oznaczają kategorie „badania” i „oceny” (zob. pkt 23), nie przekazała jednak dyrekcjom generalnym jednoznacznej definicji usług dotyczących doradztwa i prac badawczych (zob. pkt 24). Te dwie kategorie zdefiniowano bardziej ogólnikowo (zob. tabela 2). W rezultacie przy rejestrowaniu korzystania z usług konsultantów zewnętrznych dyrekcje generalne stosowały te kategorie w sposób niespójny.

75 Na przykład kategorię „doradztwo”, w której zarejestrowano zdecydowaną większość usług konsultantów zewnętrznych (zob. tabela 3), opisano w wykazie jako usługi „doradcze”. Trybunał ustalił, że dyrekcje generalne rejestrowały w tej kategorii szeroką gamę usług. Obejmowały one pewne usługi powszechnie zlecane na zewnątrz, takie jak:

•  usługi w zakresie opracowywania i eksploatacji systemów IT, w tym licencje, obsługę techniczną, badania i wsparcie;
•  usługi w zakresie statystyki, gromadzenia danych i pozyskiwania informacji (działalność podstawowa Eurostatu i działalność drugorzędna innych dyrekcji generalnych);
•  wsparcie techniczne dla państw członkowskich oraz pomoc techniczna dla państw (zwłaszcza państw trzecich).

W tym ostatnim przypadku system finansowy Komisji nie wskazuje beneficjenta końcowego usług konsultantów zewnętrznych. W przypadku działu 4 WRF „Globalny wymiar Europy” Komisja zleca większość takich zadań na rzecz państw trzecich. Na takie usługi przeznaczono 1 mld euro z łącznej kwoty objętej umowami zawartymi z konsultantami zewnętrznymi w latach 2017–2019. Tym samym Komisja nie ma możliwości przedstawienia dokładnego obrazu korzystania przez nią z usług konsultantów zewnętrznych.

76 Kategoria „prace badawcze” obejmuje wszelkie usługi związane z działalnością badawczą, rozwojową i naukową, które nie wchodzą w zakres żadnej z pozostałych trzech kategorii. Na przykład JRC zarejestrowało w tej kategorii około 88% zleconych usług (107,2 mln euro). Trybunał ustalił, że obejmowało to wiele różnych umów, z których część należała do innych kategorii (zob. tabela 3): prowadzenie badań lub ocen, udzielanie pomocy technicznej, utrzymanie i wyposażanie laboratoriów, pozyskiwanie danych, przedłużanie ochrony znaków towarowych i płatności za patenty, organizacja szkoleń i konferencji oraz likwidacja obiektów jądrowych.

77 Komisja posiada zdecentralizowaną strukturę, w której za rejestrowanie danych w centralnym systemie finansowym odpowiada wiele różnych jednostek organizacyjnych. Mając świadomość problemów z dokładnością rejestrowania danych, w latach 2020 i 2021 Komisja przeprowadziła „czyszczenie” w celu skorygowania błędów w rejestrowaniu lub nieścisłości związanych z umowami z konsultantami zewnętrznymi. W 2021 r. utworzyła również tablicę wskaźników jakości danych, aby systematycznie śledzić jakość rejestrowanych danych dotyczących umów.

78 Pomimo tych inicjatyw Trybunał zauważył szereg niespójności i błędów w rejestrowaniu przez dyrekcje generalne umów z konsultantami zewnętrznymi (zob. szczegółowe informacje w załączniku I).

79 Za sprawą niewystarczająco szczegółowych kategorii umów w połączeniu z błędami w rejestrowaniu Komisja nie dysponowała dokładnymi informacjami na temat ilości i rodzajów usług świadczonych przez konsultantów zewnętrznych, które zamówiła.

Komisja nie przekazuje systematycznie danych na temat usług konsultantów zewnętrznych, z których korzysta

80 Mając na względzie skalę korzystania przez Komisję z usług konsultantów zewnętrznych, Trybunał ocenił, czy istniała odpowiednia i systematyczna sprawozdawczość na poziomie instytucjonalnym. Organy udzielające absolutorium i inne zainteresowane strony skierowały do Komisji wnioski o udzielenie informacji na temat kwot, które wydaje ona na usługi konsultantów zewnętrznych (zob. pkt 14). Zapytania te odzwierciedlają zainteresowanie opinii publicznej liczbą i kosztem konsultantów zewnętrznych, rodzajami świadczonych przez nich usług i związanym z tym potencjalnym ryzykiem.

81 Brak jest sprawozdawczości na poziomie instytucjonalnym i analizy korzystania przez Komisję z usług konsultantów zewnętrznych lub powiązanych wydatków. Rada Zarządzania Korporacyjnego Komisji zajmowała się sprawą konsultantów zewnętrznych na zasadzie ad hoc, np. gdy zatwierdzała wytyczne dotyczące dostawców usług wewnętrznych²³.

82 Sprawozdawczość na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych jest w głównej mierze zależna od zapotrzebowania. Na wniosek (np. Parlamentu Europejskiego) Komisja przygotowuje sprawozdanie, opierając się na informacjach zarejestrowanych w jej systemie finansowym. Dyrekcje generalne Komisji muszą jednak przeprowadzać ręczne kontrole danych w celu zapewnienia, aby w sprawozdaniach podawano jedynie prawidłowe kwoty odpowiadające danym usługom. W toku kontroli Trybunał wykrył błędy w danych Komisji (zob. pkt 78).

83 Sprawozdanie roczne Komisji z zarządzania i wykonania jest podstawowym ogólnym sprawozdaniem na temat wyników osiągniętych przy wykorzystaniu środków z budżetu UE. W rocznych sprawozdaniach z działalności dyrekcji generalnych przedstawiane są wyniki osiągane na szczeblu lokalnym. W przypadku obydwu rodzajów sprawozdań nie podaje się informacji na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych.

84 Wydatki na konsultantów zewnętrznych są finansowane ze środków operacyjnych różnych programów UE i stanowią bardzo małą część całkowitych wydatków operacyjnych. W związku z tym na ogół wymykają się szczegółowemu nadzorowi i sprawozdawczości na temat wykorzystania zasobów wewnętrznych finansowanych z wydatków administracyjnych. Brak kompleksowej sprawozdawczości na poziomie instytucjonalnym ogranicza zdolność Komisji do skutecznego zarządzania takimi usługami w kontekście ogólnego wykorzystania zasobów oraz do identyfikowania ryzyka związanego ze świadczeniem tych usług.

Wnioski i zalecenia

85 Komisja Europejska co roku udziela zamówień na usługi konsultantów zewnętrznych o wartości około 1 mld euro, wykorzystując je jako wsparcie w różnorodnych działaniach dotyczących doradztwa, badań, ocen i prac badawczych. Trybunał stwierdza, że zarządzanie przez Komisję korzystaniem z usług konsultantów zewnętrznych nie zapewnia optymalnego wykorzystania środków finansowych ani pełnej ochrony jej interesów.

86 Z ustaleń Trybunału wynika, że w przyjętych przez Komisję ramach regulujących korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych istnieją poważne luki. Ramy Komisji dotyczące doradztwa i prac badawczych, na które to usługi przeznaczono większość kwoty objętej umowami z konsultantami zewnętrznymi, nie zawierały wytycznych dotyczących zakresu, w jakim zadania mogą być przedmiotem outsourcingu. Nie zdefiniowano w nich też usług konsultantów zewnętrznych ani nie wskazano, które zdolności i zadania powinny być zapewniane wewnętrznie (pkt 18–26).

87 Jeżeli chodzi o badania i oceny, ramy Komisji zawierały jasne wytyczne dotyczące uzasadniania i dokumentowania korzystania z usług konsultantów zewnętrznych zamiast własnych pracowników. Komisja regularnie korzystała z usług konsultantów do wykonywania stale prowadzonych działań. W wielu takich przypadkach nie było dowodów na to, że przeprowadzona została ocena potrzeb (pkt 24 i 28–32).

Zalecenie 1 – Uzupełnienie istniejących ram regulujących korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych

Komisja powinna dalej rozwijać swoje ramy regulujące korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych. Ramy te powinny:

1. obejmować definicję poszczególnych form wsparcia, jakie mogą zapewniać konsultanci zewnętrzni;
2. zawierać wytyczne dotyczące metod przeprowadzania ocen potrzeb (ze wskazaniem sytuacji, w których należy przeprowadzić analizę kosztów i korzyści), włącznie z metodami pozwalającymi ustalić potrzebę zlecenia prac na zewnątrz zamiast skorzystania z własnych pracowników;
3. obejmować kryteria mające zastosowanie do działań i procesów, które powinny być realizowane wewnętrznie w Komisji i nie powinny być przedmiotem outsourcingu.

Termin realizacji: do grudnia 2023 r.

88 Trybunał ustalił, że przy udzielaniu zamówień na usługi konsultantów zewnętrznych Komisja postępowała zgodnie z rozporządzeniem finansowym i własnymi przepisami wewnętrznymi. Kryteria stosowane przez Komisję na potrzeby wyboru zwycięskich ofert były odpowiednie (pkt 34–36).

89 Komisja w niewystarczającym stopniu monitorowała istotne czynniki ryzyka związane z korzystaniem przez nią z usług konsultantów zewnętrznych i w niedostatecznym zakresie zarządzała tym ryzykiem. Czynniki te to między innymi ryzyko koncentracji dostawców i nadmiernej zależności od stosunkowo niewielkiej liczby dostawców usług. Wiąże się to z kolei z ryzykiem, że niektórzy dostawcy posiadający duże doświadczenie we współpracy z Komisją będą osiągali większe sukcesy w pozyskiwaniu zamówień, ponieważ uzyskali przewagę konkurencyjną. Komisja przeprowadzała wprawdzie wszelkie niezbędne formalne kontrole konfliktów interesów, kontrole te nie są jednak w stanie zagwarantować, że wszystkie istotne czynniki ryzyka zostaną zasygnalizowane i wyeliminowane. W związku z tym niektóre istotne czynniki ryzyka związane z usługami świadczonymi przez konsultantów zewnętrznych nie zostały wystarczająco przeanalizowane na poziomie instytucjonalnym (pkt 38–56).

Zalecenie 2 – Poprawa monitorowania i ograniczania ryzyka związanego z korzystaniem z usług konsultantów zewnętrznych

Komisja powinna udoskonalić swoje podejście do monitorowania i ograniczania ryzyka związanego z korzystaniem przez nią z usług konsultantów zewnętrznych poprzez:

1. okresowe analizowanie ryzyka koncentracji i nadmiernej zależności na poziomie dyrekcji generalnych i Komisji;
2. doprecyzowanie istniejących procedur w przypadku wystąpienia przewagi konkurencyjnej uzyskanej przez dostawców zewnętrznych mających wieloletnie doświadczenie w świadczeniu usług na rzecz UE;
3. uzupełnienie wytycznych dotyczących unikania konfliktów interesów poprzez ujęcie w nich czynników ryzyka, które nie zostały jeszcze uwzględnione;
4. zapewnienie, aby dyrekcje generalne identyfikowały i zgłaszały poważne czynniki ryzyka oraz powiadamiały o nich Radę Zarządzania Korporacyjnego, tak aby mogła ona koordynować analizę takich czynników ryzyka i zarządzanie nimi oraz doradzać w tym zakresie.

Termin realizacji: do grudnia 2023 r.

90 Komisja dobrze zarządzała poszczególnymi umowami z konsultantami zewnętrznymi, na przykład przed dokonaniem płatności upewniała się, że konsultanci wyświadczyli usługi o odpowiedniej jakości. Nie analizowała jednak konsekwentnie wyników pracy konsultantów zewnętrznych, a poza badaniami i ocenami nie przekazywała informacji na temat takich analiz wszystkim dyrekcjom generalnym. W zamówieniach na usługi rzadko uwzględnia się transfer wiedzy od konsultantów, a Komisja nie analizuje w sposób systematyczny, czy transfer umiejętności jest potrzebny. Rozpowszechnianie rezultatów prac konsultantów było fragmentaryczne i miało miejsce głównie na poziomie poszczególnych dyrekcji generalnych. W niektórych przypadkach przekazane informacje były niekompletne (pkt 57–71).

Zalecenie 3 – Lepsze wykorzystywanie rezultatów usług konsultantów zewnętrznych

Komisja powinna w spójny sposób ustalać i wykorzystywać wartość, jaką uzyskuje dzięki usługom konsultantów zewnętrznych, przez – w stosownych przypadkach:

1. systematyczne oceny po zakończeniu świadczenia danej usługi mające na celu wyciągnięcie wniosków na przyszłość;
2. systematyczną analizę, czy konieczny jest transfer wiedzy konsultantów na rzecz pracowników Komisji;
3. rozwiązania na poziomie instytucjonalnym dotyczące rozpowszechniania wniosków na przyszłość i rezultatów oraz identyfikowania dobrych praktyk w przypadku zadań realizowanych przez konsultantów zewnętrznych.

Termin realizacji: do grudnia 2023 r.

91 Systemy informacyjne Komisji nie zapewniały dokładnych informacji na temat ilości i rodzajów usług konsultantów zewnętrznych, chociaż Komisja wykorzystuje te usługi jako zasoby uzupełniające w wypracowywaniu swoich produktów. Komisja zdaje sobie z tego sprawę i niedawno rozpoczęła prace nad poprawą sytuacji. Nie przekazuje ona systematycznie Parlamentowi i Radzie informacji na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych, brak jest też sprawozdawczości na poziomie instytucjonalnym (pkt 72–84).

Zalecenie 4 – Poprawa sprawozdawczości na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych

Komisja powinna prowadzić regularną sprawozdawczość na temat korzystania z usług konsultantów zewnętrznych. Sprawozdawczość ta powinna opierać się na dokładnych i kompletnych danych oraz obejmować takie informacje, jak ilość i rodzaje nabytych usług.

Termin realizacji: do grudnia 2023 r.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę V, której przewodniczy Tony Murphy, członek Trybunału Obrachunkowego, w Luksemburgu w dniu 17 maja 2022 r.

Załączniki

Załącznik I – Przykłady nieprawidłowego i niespójnego rejestrowania kategorii zobowiązań prawnych

W poniższych tabelach wyszczególniono przypadki nieprawidłowego (tabela 8) lub niespójnego (tabela 9) zarejestrowania kategorii zobowiązań prawnych, które to przypadki Trybunał wykrył w skontrolowanych dokumentach. W okresie objętym kontrolą kategoria zobowiązania prawnego w umowie ramowej decydowała o kategorii zobowiązania prawnego w odniesieniu do wszystkich późniejszych konkretnych zamówień, niezależnie od szczegółowego przedmiotu takiego zamówienia. Przypadków tych nie ujęto w poniższych tabelach.

Wykaz akronimów

DG AGRI – Dyrekcja Generalna ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich

DG BUDG – Dyrekcja Generalna ds. Budżetu

DG CLIMA – Dyrekcja Generalna ds. Działań w dziedzinie Klimatu

DG DEVCO – Dyrekcja Generalna ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju, przemianowana w 2021 r. na DG ds. Partnerstw Międzynarodowych (INTPA)

DG EMPL – Dyrekcja Generalna ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego

DG ENER – Dyrekcja Generalna ds. Energii

DG ENV – Dyrekcja Generalna ds. Środowiska

DG GROW – Dyrekcja Generalna ds. Rynku Wewnętrznego, Przemysłu, Przedsiębiorczości i MŚP

DG MOVE – Dyrekcja Generalna ds. Mobilności i Transportu

DG NEAR – Dyrekcja Generalna ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia

DG REFORM – Dyrekcja Generalna ds. Wspierania Reform Strukturalnych

EASME – Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw²⁴

ENVAC – Komitet Doradczy ds. Zamówień Publicznych Dyrekcji Generalnej ds. Środowiska

ESTAT/Eurostat – Urząd Statystyczny Unii Europejskiej

FPI – Służba ds. Instrumentów Polityki Zagranicznej

IISDB – międzyinstytucjonalna baza danych dotyczących badań UE

JRC – Wspólne Centrum Badawcze

SRSP – program wspierania reform strukturalnych

WRF – wieloletnie ramy finansowe

Glosariusz

Negocjacyjna procedura udzielania zamówień publicznych – procedura udzielania zamówień publicznych z udziałem ograniczonej liczby oferentów, w której nabywca może negocjować postanowienia umowne.

Ograniczona procedura udzielania zamówień publicznych – procedura udzielania zamówień publicznych, w której mogą uczestniczyć wyłącznie wybrani oferenci.

Otwarta procedura udzielania zamówień publicznych – procedura udzielania zamówień publicznych, w której mogą uczestniczyć wszyscy potencjalni oferenci.

Plan zarządzania – plan roczny przygotowywany przez poszczególne jednostki organizacyjne Komisji, zawierający opis prac jednostki w odniesieniu do priorytetów i celów strategicznych Komisji oraz umożliwiający jednostce planowanie i monitorowanie wszystkich działań, zasobów i potrzeb kadrowych oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie.

Procedura udzielania zamówień publicznych w sytuacjach wyjątkowych – procedura udzielania zamówień stosowana w sytuacjach nadzwyczajnych, obejmująca negocjacje z wybranymi oferentami bez zaproszenia do składania ofert.

Rada Zarządzania Korporacyjnego – centralny organ kierowniczy Komisji, zapewniający koordynację, nadzór, doradztwo i kierownictwo strategiczne w kwestiach korporacyjnych, w tym w zakresie alokacji zasobów i zarządzania ryzykiem.

Roczne sprawozdanie z działalności – sprawozdanie sporządzane przez każdą dyrekcję generalną Komisji, instytucję i organ UE, zawierające informacje na temat osiągniętych przez nie wyników w odniesieniu do założonych celów oraz na temat wykorzystania zasobów finansowych i kadrowych.

Sprawozdanie roczne z zarządzania i wykonania – sprawozdanie na temat zarządzania budżetem UE i osiągniętych wyników, sporządzane rokrocznie przez Komisję, podsumowujące informacje zawarte w rocznych sprawozdaniach z działalności dyrekcji generalnych i agencji wykonawczych.

Umowa ramowa – szeroko zakrojona umowa, na podstawie której można zawierać bardziej szczegółowe umowy.

Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania – wstępna selekcja potencjalnych oferentów, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie procedury ograniczonej.

Odpowiedzi Komisji

https://www.eca.europa.eu/pl/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Kalendarium

https://www.eca.europa.eu/pl/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Zespół kontrolny

Sprawozdania specjalne Trybunału przedstawiają wyniki kontroli dotyczących polityk i programów UE bądź kwestii związanych z zarządzaniem w wybranych obszarach budżetowych. Trybunał wybiera i opracowuje zadania kontrolne tak, aby osiągnąć jak największe oddziaływanie, biorąc przy tym pod uwagę kryteria takie jak zagrożenia dla wykonania zadań lub zgodności, poziom dochodów lub wydatków w danym obszarze, nadchodzące zmiany oraz interes polityczny i społeczny.

Niniejsza kontrola wykonania zadań została przeprowadzona przez Izbę V, zajmującą się obszarami finansowania Unii i administracji. Izbie tej przewodniczy członek Trybunału Tony Murphy. Kontrolą kierował członek Trybunału François-Roger Cazala. W działania kontrolne zaangażowani byli: Dirk Pauwels, szef gabinetu, oraz Stéphanie Girard, attaché; Colm Friel, kierownik; Daria Bochnar, koordynatorka zadania, a także kontrolerki: Marion Kilhoffer i Anzela Poliulianaite. Wsparcie przy opracowywaniu materiałów graficznych zapewnili Alexandra Mazilu i Jesús Nieto Muñoz. Wsparcie językowe zapewnił Richard Moore.

Przypisy

¹ Jednostki organizacyjne, służby i agencje wykonawcze, które zawarły umowy z konsultantami zewnętrznymi.

² Komisja Europejska, C(2018) 7703 final, komunikat do Komisji „Zarządzanie w Komisji Europejskiej”, 21.11.2018.

³ „Risk Management in the Commission – Implementation Guide”, wersja zaktualizowana we wrześniu 2021 r.

⁴ Komisja Europejska, C(2018) 7703 final, komunikat do Komisji „Zarządzanie w Komisji Europejskiej”, 21.11.2018.

⁵ Pismo Parlamentu Europejskiego do przewodniczącej Komisji Europejskiej z 30 marca 2021 r., absolutorium dla Komisji za 2019 r., pytania do komisarza Johannesa Hahna wymagające odpowiedzi na piśmie, wysłuchanie 11 stycznia 2021 r.; absolutorium dla Komisji za 2019 r., pytania do sekretarz generalnej Ilze Juhansone wymagające odpowiedzi na piśmie, wysłuchanie 6 stycznia 2021 r.

⁶ Szczegółowe odpowiedzi Komisji na konkretne wnioski przedłożone przez Radę w uzupełnieniu do sprawozdania Komisji z działań podjętych w następstwie absolutorium za rok budżetowy 2019, COM(2021) 405 final (pkt 33).

⁷ DG AGRI, DG BUDG, DG EMPL, DG ENV, DG GROW, DG HR, JRC, DG NEAR, DG REFORM, Eurostat, EASME oraz Sekretariat Generalny Komisji Europejskiej.

⁸ Dz.U. L 193 z 30.7.2018, rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, 18.7.2018.

⁹ Komisja Europejska, „Vade-mecum on public procurement in the Commission”, luty 2016 r., wersja zaktualizowana w styczniu 2020 r.

¹⁰ COM(2002) 713 final, komunikat Komisji w sprawie gromadzenia i wykorzystywania przez Komisję wiedzy eksperckiej: zasady i wskazówki, 11.12.2002.

¹¹ Komisja Europejska, „Harmonised procedures for managing Commission studies”, 4.7.2012.

¹² SWD(2015) 111 final i SWD(2017) 350 final.

¹³ Instrument #43: „What is an evaluation and when is required”, instrument #44: „Planning & the 5 year rolling evaluation plan” oraz instrument #48: „Conducting the evaluation”.

¹⁴ Komisja Europejska, „Guidelines on the use of in house service providers and assimilated”, 27.7.2020.

¹⁵ Instrument #4: „Evidence-based better regulation” i instrument #44: „Planning & the 5 year rolling evaluation plan”.

¹⁶ Uwzględniono jedynie dyrekcje generalne, w przypadku których łączna kwota objęta umowami przekraczała 50 mln euro.

¹⁷ Zawiadomienie Komisji (2021/C 121/01), „Wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego”, 9.4.2021.

¹⁸ Ostatnio zmieniony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1023/2013 z dnia 22 października 2013 r. (Dz.U. L 287 z 29.10.2013, art. 16).

¹⁹ https://www.ombudsman.europa.eu/pl/decision/en/110608

²⁰ https://www.ombudsman.europa.eu/pl/press-release/en/141928

²¹ Instrument #48: „Conducting the evaluation”.

²² Instrument #49: „The staff working document for evaluation”.

²³ „Guidelines on the use of in-house service providers and assimilated”.

²⁴ Od 2021 r. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Innowacji i ds. MŚP (Eismea), co ma odzwierciedlać jej nowy mandat i działania.

Kontakt

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel. +352 4398-1
Formularz kontaktowy: eca.europa.eu/pl/Pages/ContactForm.aspx
Strona internetowa: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Więcej informacji o Unii Europejskiej można znaleźć w portalu Europa (https://europa.eu).

Luksemburg: Urząd Publikacji Unii Europejskiej, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8209-3	ISSN 1977-5768	doi:10.2865/60962	QJ-AB-22-013-PL-N
HTML	ISBN 978-92-847-8214-7	ISSN 1977-5768	doi:10.2865/683940	QJ-AB-22-013-PL-Q

PRAWA AUTORSKIE

© Unia Europejska, 2022

Polityka Europejskiego Trybunału Obrachunkowego w zakresie ponownego wykorzystywania dokumentów została określona w decyzji Trybunału nr 6/2019 w sprawie polityki otwartych danych oraz ponownego wykorzystywania dokumentów.

O ile nie wskazano inaczej (np. nie zamieszczono szczegółowych adnotacji o prawach autorskich), treści Europejskiego Trybunału Obrachunkowego będące własnością UE objęte są licencją Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 Międzynarodowe (CC BY 4.0). Oznacza to, że co do zasady ponowne wykorzystanie jest dozwolone, pod warunkiem że treści zostaną odpowiednio oznaczone i zostaną wskazane wszelkie dokonane w nich zmiany. W przypadku ponownego wykorzystania treści Trybunału niedozwolone jest zmienianie ich oryginalnego znaczenia albo przesłania. Trybunał nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek konsekwencje ponownego wykorzystywania.

Jeżeli konkretna treść wskazuje na możliwą do zidentyfikowania osobę fizyczną – tak jak w przypadku zdjęć, na których widoczni są pracownicy Trybunału – lub zawiera prace stron trzecich, wymagane jest uzyskanie dodatkowego zezwolenia.

W takim przypadku uzyskane dodatkowe zezwolenie na ponowne wykorzystanie określonej treści unieważnia i zastępuje wspomniane wcześniej zezwolenie ogólne. Powinny być w nim wyraźnie wskazane wszelkie ograniczenia dotyczące wykorzystania treści.

W celu wykorzystania lub powielenia treści niebędącej własnością UE konieczne może być wystąpienie o zgodę bezpośrednio do właścicieli praw autorskich.

Oprogramowanie lub dokumenty objęte prawem własności przemysłowej, takie jak patenty, znaki towarowe, wzory użytkowe, znaki graficzne i nazwy, nie są objęte polityką Europejskiego Trybunału Obrachunkowego w zakresie ponownego wykorzystywania.

Na stronach internetowych instytucji Unii Europejskiej dostępnych w domenie europa.eu zamieszczane są odsyłacze do stron zewnętrznych. Trybunał nie ma kontroli nad ich zawartością i w związku z tym zachęca użytkowników, aby we własnym zakresie zapoznali się z polityką ochrony prywatności i polityką w zakresie praw autorskich obowiązującymi na tych stronach.

Wykorzystywanie znaku graficznego Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Znak graficzny Europejskiego Trybunału Obrachunkowego nie może być wykorzystywany bez uprzedniej zgody Trybunału.

JAK SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z UE

Osobiście
W całej Unii Europejskiej istnieje kilkaset centrów informacyjnych Europe Direct. Adres najbliższego centrum można znaleźć na stronie: https://europa.eu/european-union/contact_pl.

Telefonicznie lub drogą mailową
Europe Direct to serwis informacyjny, który udziela odpowiedzi na pytania na temat Unii Europejskiej. Można się z nim skontaktować:

• dzwoniąc pod bezpłatny numer telefonu: 00 800 6 7 8 9 10 11 (niektórzy operatorzy mogą naliczać opłaty za te połączenia),
• dzwoniąc pod standardowy numer telefonu: +32 22999696,
• drogą mailową: https://europa.eu/european-union/contact_pl.

WYSZUKIWANIE INFORMACJI O UE

Online
Informacje o Unii Europejskiej są dostępne we wszystkich językach urzędowych UE w portalu Europa: https://europa.eu/european-union/index_pl.

Publikacje UE
Bezpłatne i odpłatne publikacje UE można pobrać lub zamówić na stronie: https://op.europa.eu/pl/publications. Większą liczbę egzemplarzy bezpłatnych publikacji można otrzymać, kontaktując się z serwisem Europe Direct lub z lokalnym centrum informacyjnym (zob. https://europa.eu/european-union/contact_pl).

Prawo UE i powiązane dokumenty
Informacje prawne dotyczące UE, w tym wszystkie unijne akty prawne od 1951 r., są dostępne we wszystkich językach urzędowych UE w portalu EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu.

Portal Otwartych Danych UE
Unijny portal otwartych danych (https://data.europa.eu/pl) umożliwia dostęp do zbiorów danych pochodzących z instytucji i innych organów UE. Dane można pobierać i wykorzystywać bezpłatnie, zarówno do celów komercyjnych, jak i niekomercyjnych.