Konsulenti esterni fil-Kummissjoni Ewropea: Lok għal riforma

Sommarju eżekuttiv

I Il-Kummissjoni Ewropea qed tuża dejjem aktar il-konsulenti esterni biex twettaq firxa ta’ servizzi ta’ konsulenza u ta’ appoġġ. Il-valur tas-servizzi akkwistati bejn l-2017 u l-2020 kien ta’ madwar EUR 3.7 biljun. Is-servizzi li akkwistat il-Kummissjoni jinkludu xogħol ta’ konsulenza, studji, evalwazzjonijiet u riċerka.

II L-awtoritajiet ta’ kwittanza u l-media reċentement urew interess dejjem akbar fl-użu ta’ dawn is-servizzi mill-Kummissjoni. Ir-rapport tagħna għandu l-għan li jikkontribwixxi għal trasparenza u kontabbiltà mtejba ta’ dan il-qasam importanti.

III L-objettiv tal-awditu tagħna kien li nivvalutaw jekk il-Kummissjoni mmaniġġjatx l-użu tagħha ta’ konsulenti esterni b’mod li jissalvagwardja l-interessi tagħha u jiżgura l-valur għall-flus. B’mod partikolari, aħna eżaminajna jekk il-Kummissjoni:

1. kellhiex fis-seħħ qafas li jirregola l-użu ta’ konsulenti esterni li jiddefinixxi l-forom tal-appoġġ tagħhom u jistabbilixxi regoli li jiġġustifikaw l-użu tagħhom;
2. kinitx akkwistat dawn il-kuntratti b’mod tajjeb, u jekk immitigatx ir-riskji involuti fil-kooperazzjoni mal-fornituri;
3. kinitx immaniġġjat u mmonitorjatx il-prestazzjoni tal-konsulenti esterni u jekk għandiex prattiki biex tivvaluta r-riżultati;
4. kellhiex informazzjoni ta’ ġestjoni affidabbli u preċiża u jekk irrappurtatx dwar l-użu tagħha ta’ konsulenti esterni.

IV Dan l-awditu ffoka fuq l-ingaġġ ta’ konsulenti esterni bejn l-2017 u l-2019, u qisna wkoll informazzjoni rilevanti reċenti meta kien xieraq. Aħna analizzajna informazzjoni finanzjarja u ta’ ġestjoni dwar is-servizzi akkwistati, intervistajna lill-membri tal-persunal tal-Kummissjoni, u rrieżaminajna kuntratti biex niddeterminaw il-prattiki tal-ippjanar, tal-akkwist, tal-ġustifikazzjoni, tal-evalwazzjoni u tal-ġestjoni fis-seħħ.

V Aħna kkonkludejna li l-ġestjoni min-naħa tal-Kummissjoni tal-użu ta’ konsulenti esterni ma tiżgurax bis-sħiħ li timmassimizza l-valur għall-flus. Il-qafas tal-Kummissjoni li jirregola l-użu ta’ dawn is-servizzi għandu lakuni sinifikanti. Filwaqt li l-forom ta’ appoġġ li jistgħu jiġu pprovduti minn konsulenti esterni u l-punt sa fejn il-kompiti jistgħu jiġu esternalizzati huma definiti għal studji u evalwazzjonijiet, dan mhuwiex il-każ għal servizzi oħra pprovduti minn konsulenti esterni.

VI L-użu tal-konsulenti wassal ukoll għal riskji potenzjali ta’ dipendenza żejda, vantaġġ kompetittiv, konċentrazzjoni ta’ fornituri u kunflitti ta’ interess potenzjali. Il-Kummissjoni ma timmonitorjax, ma timmaniġġjax u ma timmitigax b’mod suffiċjenti dawn ir-riskji fil-livell korporattiv.

VII Għall-kuntratti speċifiċi li eżaminajna, aħna sibna li l-Kummissjoni kienet segwiet il-proċeduri ta’ akkwist meħtieġa u żgurat li l-konsulenti taw livell xieraq ta’ kwalità tas-servizzi meħtieġa qabel ma ħallset għalihom. Madankollu, hija ma tivvalutax b’mod konsistenti l-prestazzjoni tal-konsulenti esterni u, għajr l-istudji u l-evalwazzjonijiet, ma tikkondividix informazzjoni dwar dawn il-valutazzjonijiet mad-Direttorati Ġenerali tagħha. Dan inaqqas il-kapaċità tal-Kummissjoni li tidentifika u tirrapporta dwar il-benefiċċji tas-servizzi mogħtija.

VIII Fl-aħħar nett, is-sistemi ta’ informazzjoni tal-Kummissjoni ma jipprovdux informazzjoni preċiża u affidabbli dwar il-volum u t-tipi ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni użati, u ma hemm l-ebda rappurtar sistematiku dwar dan.

IX Aħna nirrakkomandaw li jenħtieġ li l-Kummissjoni:

•  tkompli tiżviluppa l-qafas tagħha għall-użu tas-servizzi ta’ konsulenti esterni;
•  ittejjeb l-approċċ tagħha għall-monitoraġġ u l-mitigazzjoni tar-riskji mill-użu ta’ dawn is-servizzi;
•  tidentifika u tuża r-riżultati ta’ dawn is-servizzi;
•  u tirrapporta regolarment dwar l-użu tagħha ta’ dawn is-servizzi.

Introduzzjoni

Raġunijiet għall-użu ta’ konsulenti esterni

01 L-amministrazzjonijiet pubbliċi jużaw konsulenti esterni għal diversi raġunijiet. Fi snin reċenti, iċ-ċirkostanzi li qed jinbidlu b’mod rapidu flimkien ma’ restrizzjonijiet fuq ir-riżorsi amministrattivi wasslu għal żieda fl-użu ta’ dawn is-servizzi. Billi l-konsulenti saru dejjem aktar involuti fit-tfassil u l-forniment tas-servizzi, il-ħtieġa għal oqfsa li jirregolaw l-użu tagħhom kibret ukoll, bl-għan li jinkiseb valur għall-flus.

02 Għall-għanijiet ta’ dan ir-rapport, “konsulenti esterni” tfisser fornituri privati u pubbliċi ta’ servizzi professjonali bbażati fuq l-għarfien, li jistgħu jaħdmu ġewwa jew barra l-bini tal-klijent. Fil-każ tagħna, il-“klijent” huwa l-Kummissjoni Ewropea. Il-klijent juża l-output tas-servizzi tagħhom bħala input għall-proċessi tiegħu għat-teħid u għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet, jew bħala appoġġ għall-funzjonament amministrattiv tiegħu.

03 It-Tabella 1 tagħti ħarsa ġenerali lejn ir-raġunijiet prinċipali għalfejn il-Kummissjoni tuża konsulenti esterni.

Firxa u tip ta’ servizzi mogħtija

04 Matul il-perjodu 2017-2019, li kien il-perjodu ta’ fokus tal-awditu li wettaqna (ara l-paragrafu 16), il-Kummissjoni ffirmat 8 009 kuntratti ma’ konsulenti esterni. Dawn il-kuntratti kellhom valur totali ta’ EUR 2.7 biljun. Il-valur totali tal-kuntratti ffirmati mal-konsulenti esterni żdied minn EUR 799 miljun fl-2017 għal EUR 955 miljun fl-2019. Fl-2020, il-Kummissjoni ffirmat kuntratti b’valur ta’ EUR 971 miljun.

05 Il-Kummissjoni rreġistrat dawn is-servizzi fis-sistema finanzjarja tagħha taħt waħda mill-kategoriji li ġejjin: konsulenza, studju, evalwazzjoni jew riċerka (ara t-Tabella 2).

06 L-akbar ammonti kkuntrattati fl-2017-2019 huma relatati ma’ servizzi rreġistrati bħala “konsulenza” (72 %). Il-Figura 1 tagħti għarfien dwar l-użu ta’ konsulenti esterni fil-Kummissjoni matul il-perjodu.

07 Minn 45 dipartiment, servizz u aġenzija eżekuttiva tal-Kummissjoni li jużaw konsulenti esterni, 9 Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni u aġenzija eżekuttiva waħda flimkien ammontaw għal EUR 2.1 biljun li ntefqu fuq konsulenti esterni matul il-perjodu 2017-2019, jiġifieri 80 % tal-ammont kumplessiv. It-tliet Direttorati Ġenerali li nefqu l-aktar jirrappreżentaw aktar minn nofs dan it-total (ara l-Figura 2 hawn taħt għad-dettalji).

08 Mill-ammonti totali kkuntrattati fuq konsulenti esterni, 98 % marru għand fornituri rreġistrati fl-UE. Matul il-perjodu 2017-2019, 72 % tal-volum totali ta’ dawn is-servizzi nkiseb minn fornituri bbażati fil-Belġju, fil-Ġermanja, fi Franza, fin-Netherlands, u fir-Renju Unit.

09 Madwar 57 % (EUR 1 542 miljun) tal-valur totali tal-kuntratti konklużi ma’ konsulenti esterni ġie ffinanzjat taħt l-intestatura 4 “Ewropa Globali” tal-qafas finanzjarju pluriennali (QFP). Dawn il-kuntratti jinkludu servizzi akkwistati skont programmi tal-UE mmirati lejn it-titjib tal-kooperazzjoni ma’ pajjiżi mhux tal-UE. L-intestatura 1 tal-QFP “Tkabbir intelliġenti u inklużiv” (EUR 745 miljun, 28 % tal-ammont globali kkuntrattat) tinkludi t-tieni l-akbar sors ta’ finanzjament tal-kuntratti tal-konsulenti esterni, filwaqt li madwar 1 % biss ta’ dawn il-kuntratti ġie ffinanzjat taħt l-intestatura 5 tal-QFP “Amministrazzjoni”. Il-Figura 3 tipprovdi ripartizzjoni tal-valur totali tal-kuntratti konklużi ma’ konsulenti esterni taħt id-diversi intestaturi tal-QFP.

10 Il-konsulenti esterni huma prinċipalment involuti fl-implimentazzjoni tal-politiki tal-viċinat u tat-tkabbir, tas-sħubijiet internazzjonali, tal-istrumenti tal-politika barranija, u tal-azzjonijiet ambjentali u klimatiċi tal-UE. Il-Figura 4 tippreżenta l-10 programmi u strumenti tal-UE li l-aktar għamlu użu minn konsulenti esterni, b’kuntratti li ammontaw għal EUR 1.9 biljun (71 % tal-ammont totali kkuntrattat) fil-perjodu 2017-2019.

Rwoli u responsabbiltajiet

11 Skont l-istruttura ta’ governanza deċentralizzata tal-Kummissjoni, id-Direttorati Ġenerali huma responsabbli biex jidentifikaw il-ħtieġa għal konsulenti esterni, u biex jiżguraw li dawn jintużaw b’mod effiċjenti u effettiv. Huma responsabbli wkoll għall-identifikazzjoni, il-valutazzjoni u l-mitigazzjoni tar-riskji li jirriżultaw mill-użu tagħhom. Jekk jikklassifikaw xi wħud minn dawk ir-riskji bħala “kritiċi” (riskji bi prijorità għolja), jenħtieġ li jinnotifikawhom lis-Segretarjat Ġenerali u lid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit².

12 Id-DĠ Baġit u s-Segretarjat Ġenerali jipprovdu gwida u pariri korporattivi biex jiżguraw li d-Direttorati Ġenerali jippjanaw u jimmaniġġjaw l-impenji tal-konsulenti esterni b’mod konsistenti, jevitaw trikkib u jtejbu l-ġestjoni tal-għarfien u t-trasparenza. Jekk id-direttorati ġenerali, permezz tal-valutazzjonijiet regolari li jwettqu fuq ir-riskji għall-attivitajiet tagħhom, jidentifikaw riskji kritiċi ġejjin mill-użu ta’ konsulenti esterni, dawn għandhom jiġu nnotfikati lis-servizzi ċentrali u inklużi f’lista tar-riskji kritiċi kollha pprovduta lill-Bord tal-Ġestjoni Korporattiva ³.

13 Il-Bord tal-Ġestjoni Korporattiva tal-Kummissjoni jipprovdi koordinazzjoni, sorveljanza u orjentazzjonijiet strateġiċi dwar kwistjonijiet korporattivi, inklużi l-allokazzjoni tar-riżorsi u l-ġestjoni tar-riskju. Huwa jissorvelja l-proċess ta’ mmaniġġjar tar-riskju u jinforma regolarment lill-Kulleġġ dwar is-sejbiet tiegħu. B’mod partikolari, huwa jirrieżamina l-lista ta’ riskji kritiċi⁴.

Ambitu u approċċ tal-awditjar

14 Fi snin reċenti, il-Parlament⁵, il-Kunsill⁶ u l-media wrew interess fl-użu dejjem akbar ta’ konsulenti esterni mill-Kummissjoni. B’mod partikolari, tqajmu mistoqsijiet dwar it-tip u l-ammonti kkuntrattati, ir-riskji ta’ konċentrazzjoni, dipendenza żejda u kunflitti ta’ interess, u l-ħtieġa li jintużaw konsulenti esterni, minflok ma jintużaw il-membri tal-persunal interni. Ir-rapport tagħna għandu l-għan li jikkontribwixxi għal trasparenza u kontabbiltà mtejba dwar l-użu ta’ konsulenti esterni mill-Kummissjoni.

15 L-awditu tagħna ffoka fuq jekk il-Kummissjoni kinitx immaniġġjat l-użu tagħha ta’ konsulenti esterni b’mod li ssalvagwardja l-interessi tal-Kummissjoni u li żgura l-valur għall-flus. Aħna eżaminajna jekk il-Kummissjoni:

1. kellhiex qafas li jirregola l-użu ta’ konsulenti esterni li jiddefinixxi l-forom ta’ appoġġ li jistgħu jipprovdu, u li jistabbilixxi regoli li jiġġustifikaw l-użu tagħhom;
2. kinitx akkwistat dawn il-kuntratti b’mod tajjeb, u jekk immitigatx ir-riskji potenzjali involuti fil-kooperazzjoni mal-fornituri;
3. kinitx immaniġġjat u mmonitorjat il-prestazzjoni tal-konsulenti esterni u jekk kellhiex prattiki biex tivvaluta r-riżultati;
4. kellhiex informazzjoni ta’ ġestjoni affidabbli u preċiża u jekk irrappurtatx dwar l-użu tagħha ta’ konsulenti esterni.

16 L-awditu tagħna kopra s-servizzi ta’ konsulenti esterni (ara l-paragrafu 02), li kienu ffinanzjati mill-baġit tal-UE u kkuntrattati mill-Kummissjoni bejn l-2017 u l-2019, u li ġew irreġistrati mill-Kummissjoni bħala konsulenza, studju, evalwazzjoni jew riċerka. Fejn xieraq, aħna qisna wkoll informazzjoni rilevanti reċenti dwar l-użu ta’ konsulenti esterni. Matul dan l-awditu, aħna ma vvalutajniex is-servizzi ta’ appoġġ tal-IT. Dawn is-servizzi huma speċifiċi ħafna u jiġu akkwistati taħt kuntratti li jinvolvu varjetà ta’ servizzi tal-IT. Barra minn hekk, il-Kummissjoni normalment ma tirreġistrahomx fis-sistema finanzjarja tagħha taħt l-ebda waħda mill-erba’ kategoriji msemmija hawn fuq; minflok, jiġu rreġistrati fil-kategorija speċifika tagħhom stess, “Servizzi tal-IT u Tariffi tat-Telekomunikazzjoni”.

17 Aħna ksibna l-evidenza tagħna minn:

1. analiżijiet mhux fuq il-post tal-istruzzjonijiet, tal-linji gwida u tal-listi ta’ kontroll tal-Kummissjoni li huma relatati mal-użu ta’ konsulenti esterni, mal-akkwist u mal-ġestjoni ta’ dawn il-proġetti, u mar-rappurtar dwar ir-riżultati miksuba;
2. intervisti tal-awditjar ma’ 11-il Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni u Aġenzija Eżekuttiva waħda⁷ dwar il-prattiki tagħhom fl-involviment, fil-ġestjoni u fl-evalwazzjoni tal-ħidma ta’ konsulenti esterni, u fl-identifikazzjoni tat-tagħlimiet meħuda. Aħna għamilna l-għażla tagħna abbażi ta’ ammonti kkuntrattati fil-baġit kollu tal-UE u modi differenti ta’ ġestjoni;
3. rieżami ta’ 20 kuntratt magħżula minn 4 minn dawn il-11-il Direttorati Ġenerali għas-servizzi pprovduti minn konsulenti esterni, u konklużi bejn l-2017 u l-2019. Għal dan ir-rieżami għażilna d-Direttorati Ġenerali li kienu kkuntrattaw l-akbar ammonti (id-DĠ NEAR, il-JRC, id-DĠ REFORM, id-DĠ GROW) u tipi differenti ta’ servizzi kkummissjonati lil konsulenti esterni;
4. analiżi tal-informazzjoni finanzjarja u ta’ ġestjoni disponibbli dwar is-servizzi akkwistati mill-2017 sal-2019 u kkuntrattati bħala servizzi ta’ konsulenza, studji, evalwazzjoni u riċerka.

Osservazzjonijiet

Lakuni sinifikanti fil-qafas li jirregola l-ingaġġ tal-konsulenti esterni u li jiġġustifika l-użu tagħhom

18 F’din it-taqsima tar-rapport aħna niffukaw fuq il-qafas tal-Kummissjoni li jirregola l-użu ta’ konsulenti esterni. Aħna vvalutajna jekk dan il-qafas kienx jipprovdi prinċipji u linji gwida komuni dwar kif għandu jiġi ppjanat u ġġustifikat l-użu ta’ konsulenti esterni.

19 It-Tabella 3 turi l-analiżi li wettaqna tal-ambitu u tat-tip ta’ servizzi tal-konsulenti esterni rreġistrati mill-Kummissjoni taħt l-erba’ kategoriji inklużi fl-ambitu tal-awditjar tagħna fil-perjodu 2017-2019.

Linji gwida għal regolamentazzjoni aħjar: bażi soda, iżda applikabbli biss għall-evalwazzjonijiet u l-istudji

20 Aħna vvalutajna jekk il-Kummissjoni kellhiex qafas komuni li jkopri r-regoli, il-prinċipji fundamentali u l-linji gwida għall-użu ta’ konsulenti esterni. Ivverifikajna jekk il-qafas kienx jinkludi definizzjoni tal-forom differenti ta’ servizzi bbażati fuq l-għarfien u l-punt sa fejn il-Kummissjoni setgħet tikkuntratta dawn is-servizzi ma’ konsulenti esterni, jew jekk għandhiex iżżommhom interni. Qafas bħal dan huwa importanti, b’mod partikolari jekk dawn is-servizzi jintużaw biex jappoġġaw attivitajiet rikorrenti.

21 B’mod ġenerali, id-Direttorati Ġenerali jużaw is-servizzi ta’ konsulenti esterni fi ħdan il-qafas tar-Regolament Finanzjarju⁸, u skont ir-regoli ġenerali għall-akkwist ta’ servizzi deskritti fil-Vade-mecum tal-Kummissjoni dwar l-akkwist pubbliku⁹. Dan il-qafas jindirizza r-regoli ġenerali għall-kuntratti ta’ servizzi bħall-użu korrett tal-proċeduri ta’ akkwist, u l-pagament korrett għas-servizzi riċevuti. Madankollu, huwa ma jinkludix dispożizzjonijiet speċifiċi għal impenji esterni bbażati fuq l-għarfien, b’mod partikolari riskji marbuta ma’ dan it-tip ta’ impenn (ara l-paragrafu 55).

22 Fl-2002, il-Kummissjoni adottat il-prinċipji u l-linji gwida tagħha dwar il-ġbir u l-użu tal-għarfien espert¹⁰. Il-prinċipji fundamentali tal-kwalità, tal-ftuħ u tal-effettività, u l-linji gwida għall-implimentazzjoni tagħhom, kellhom jiġu applikati kull meta d-dipartimenti tal-Kummissjoni jiġbru u jużaw pariri ta’ esperti li jkunu ġejjin minn barra d-dipartiment responsabbli, inkluż permezz ta’ konsulenti esterni.

23 Il-Kummissjoni pproduċiet linji gwida addizzjonali għall-istudji u l-evalwazzjonijiet, li rrappreżentaw 22 % tal-infiq totali fuq konsulenti esterni matul il-perjodu tal-awditjar (ara t-Tabella 3). Fl-2012, il-Kummissjoni pproduċiet nota ta’ gwida biex tarmonizza l-proċeduri għall-ġestjoni tal-istudji¹¹. Dawn il-proċeduri jkopru ċ-ċiklu sħiħ tal-produzzjoni tal-istudji, mill-ippjanar sal-ikkummissjonar, it-tixrid u r-reġistrazzjoni. Id-dokument jinkludi definizzjoni ta’ studji u kriterji komuni dwar l-użu tagħhom. Mill-2015 ’il hawn, il-linji gwida u s-sett ta’ għodod għal regolamentazzjoni aħjar¹² ipprovdew qafas għat-twettiq tal-evalwazzjonijiet, inklużi d-definizzjoni ta’ evalwazzjoni, gwida dwar l-akkwist ta’ riżorsi, u l-attivitajiet li jistgħu jitwettqu minn kuntratturi esterni¹³.

24 Ma sibna l-ebda linji gwida simili għas-servizzi ta’ konsulenza u ta’ riċerka, li jirrappreżentaw 78 % tal-infiq totali fuq konsulenti esterni matul il-perjodu tal-awditjar. Konsegwenza partikolari ta’ dan hija li, kif jidher fit-Tabella 3, is-servizzi ta’ konsulenza koprew firxa wiesgħa ta’ attivitajiet, minn servizzi ta’ “konsulenza” fuq terminu qasir, għal servizzi għal żmien itwal li jikkomplementaw l-għarfien espert u r-riżorsi interni. Dawn is-servizzi rikorrenti, li jintużaw regolarment, kienu l-aktar relatati mal-implimentazzjoni tal-programmi jew tal-pjanijiet ta’ ġestjoni tad-Direttorati Ġenerali tal-UE. Il-qafas tal-Kummissjoni ma kienx jinkludi gwida u definizzjoni ċara tas-servizzi ta’ konsulenza u ta’ riċerka, u l-punt sa fejn il-Kummissjoni setgħet tikkuntratta dawn is-servizzi lil konsulenti esterni.

25 Aħna sibna li, fin-nuqqas ta’ gwida ċara applikabbli għad-Direttorati Ġenerali kollha, wieħed mid-Direttorati Ġenerali magħżul għal dan l-awditu analizza l-fatturi li għandhom jiġu kkunsidrati meta jiġi deċiż jekk is-servizzi għandhomx jiġu esternalizzati, li kienu jinkludu:

•  iż-żamma tal-kontroll fuq it-teħid ta’ deċiżjonijiet, l-istrateġija u l-kwalità;
•  il-kriterji applikabbli għall-attivitajiet u l-proċessi li jenħtieġ li ma jiġux esternalizzati;
•  ir-raġunijiet għall-esternalizzazzjoni, li għandhom jiġu spjegati fl-ispeċifikazzjonijiet tekniċi.

26 F’Lulju 2020, il-Kummissjoni ħarġet gwida dwar l-użu tas-servizzi ta’ kuntratturi esterni li jaħdmu fil-bini tal-Kummissjoni¹⁴. Hija tiddikjara li l-ħidma assenjata lill-Kummissjoni mit-Trattati jenħtieġ li qatt ma tiġi esternalizzata, iżda li d-Direttorati Ġenerali jistgħu jesternalizzaw kompiti ta’ appoġġ. Il-linja gwida tikkonċerna prinċipalment kuntratti ta’ servizzi relatati mal-IT, il-komunikazzjoni, il-manutenzjoni tal-bini u s-sigurtà. Il-Kummissjoni ma adottatx linji gwida għal konsulenti esterni bbażati barra mill-bini tal-Kummissjoni biex tindirizza l-kwistjonijiet li qajjimna fil-paragrafu 24.

L-analiżijiet tal-ħtiġijiet la twettqu u lanqas ġew iddokumentati sistematikament

27 Aħna vvalutajna jekk il-Kummissjoni kinitx iġġustifikat u ddokumentat b’mod xieraq l-użu ta’ konsulenti esterni. Eżaminajna jekk id-Direttorati Ġenerali kinux taw kunsiderazzjoni bir-reqqa għar-raġuni għalfejn kienu meħtieġa konsulenti esterni, u kif dan il-proċess ġie ddokumentat. Aħna rrieżaminajna l-linji gwida, u analizzajna l-prattiki fis-seħħ fl-20 kuntratt li għażilna, ikkumplementat minn intervisti mad-Direttorati Ġenerali magħżula.

28 Aħna sibna li l-linji gwida u s-sett ta’ għodod għal regolamentazzjoni aħjar jipprovdu gwida għall-ippjanar u l-ġustifikazzjoni tal-użu ta’ konsulenti esterni għall-evalwazzjonijiet. Huma jiddikjaraw li d-Direttorati Ġenerali jridu jikkunsidraw l-użu ta’ għarfien espert intern bħala s-sors ewlieni ta’ evidenza. Meta jkunu qed jippjanaw l-evalwazzjonijiet, id-Direttorati Ġenerali jeħtieġ li jieħdu inkunsiderazzjoni fatturi ewlenin, bħar-riżorsi disponibbli, id-data meħtieġa u disponibbli, it-tip ta’ analiżi li tkun qed tiġi mfittxija, u kwalunkwe trikkib ma’ xogħol ieħor li jkun għaddej. Ir-riżorsi interni u esterni allokati għal evalwazzjoni jridu jkunu proporzjonali għall-importanza perċepita u l-effetti mistennija tal-intervent, kemm f’termini ta’ kostijiet kif ukoll ta’ benefiċċji ġġenerati¹⁵.

29 Għall-istudji u l-evalwazzjonijiet akkwistati skont il-linji gwida għal regolamentazzjoni aħjar, hemm fis-seħħ sistemi biex jiżguraw li l-fajls tal-proġetti jkunu jinkludu talba li tistabbilixxi r-raġunijiet għall-istudju jew għall-evalwazzjoni, l-objettivi tagħhom, ir-riżultati mistennija, l-impatti, l-użu maħsub, l-iskeda ta’ żmien prevista u analiżi tal-kostijiet u l-benefiċċji. Aħna sibna li l-Kummissjoni kienet iġġustifikat b’mod xieraq l-użu ta’ konsulenti esterni fil-każijiet eżaminati.

30 Meta d-Direttorati Ġenerali jikkuntrattaw attivitajiet ikklassifikati bħala konsulenza jew riċerka, huma jiddokumentaw il-ħtieġa għall-esternalizzazzjoni fit-talba għall-akkwist. Id-Direttorati Ġenerali huma responsabbli biex jiżguraw li l-esternalizzazzjoni proposta tkun konsistenti mar-rekwiżiti ta’ politika, u li ma jkunx hemm trikkib mal-programmi ta’ ħidma ta’ Direttorati Ġenerali oħra.

31 Għal ħafna servizzi ta’ konsulenza akkwistati skont programmi tal-UE, bħall-appoġġ tekniku lill-Istati Membri u l-assistenza teknika lil pajjiżi mhux tal-UE, l-użu ta’ konsulenti esterni huwa mezz ta’ implimentazzjoni tal-programm inkorporat fir-regoli u fil-ftehimiet ta’ finanzjament tagħhom. F’dawn il-każijiet, aħna sibna li d-Direttorati Ġenerali ma ddokumentawx il-valutazzjoni tagħhom dwar jekk l-ingaġġ tal-konsulenti kienx l-aktar soluzzjoni xierqa għal kwalunkwe talba partikolari għall-akkwist. Il-Kummissjoni infurmatna li huma vvalutaw l-għażliet tar-riżorsi li jiġġustifikaw l-użu ta’ konsulenti esterni fl-istadju ta’ programmazzjoni. Madankollu, din il-valutazzjoni ma kinitx iddokumentata u b’hekk ma kienet disponibbli l-ebda evidenza.

32 Għal servizzi ta’ konsulenza akkwistati biex jitwettqu kompiti rikorrenti, li jikkomplementaw ir-riżorsi interni, id-Direttorati Ġenerali ma jwettqux analiżijiet tal-kostijiet imqabbla mal-benefiċċji u analiżijiet tal-ħtiġijiet biex iqisu l-merti relattivi għad-dipendenza fuq fornituri esterni minflok membri tal-persunal interni qabel ma jniedu talbiet ġodda għall-akkwist. Aħna sibna li ma saret l-ebda analiżi bħal din, pereżempju għal:

•  servizzi pprovduti minn konsulenti esterni li jaħdmu fil-bini tal-Kummissjoni u barra minnu, b’kuntratti mġedda fil-qasam tal-istatistika ekwivalenti għal madwar 52 impjegat full-time fis-sena;
•  attivitajiet rikorrenti relatati mal-implimentazzjoni u l-monitoraġġ tal-programmi tal-UE.

Kien hemm konformità mal-proċeduri ta’ akkwist, iżda r-riskji speċifiċi għadhom ma ġewx immaniġġjati tajjeb

33 Din it-taqsima tar-rapport tittratta kif il-Kummissjoni akkwistat servizzi ta’ konsulenti esterni biex tikseb valur għall-flus u kif immitigat ir-riskji assoċjati mad-dipendenza fuq konsulenti esterni.

Ix-xiri tas-servizzi ta’ konsulenti esterni kien konformi mar-regoli dwar l-akkwist pubbliku

34 Sabiex jinkiseb valur għall-flus, ir-Regolament Finanzjarju u r-regoli interni tal-Kummissjoni jirrikjedu li l-Kummissjoni tuża proċeduri tal-għażla kompetittivi meta testernalizza servizzi ta’ konsulenti esterni. Dawn il-proċeduri jinkludu l-istabbiliment u l-applikazzjoni ta’ kriterji xierqa tal-għażla u tal-għoti. Aħna vvalutajna l-proċeduri ta’ akkwist tal-Kummissjoni għall-ikkuntrattar ta’ konsulenti esterni, u eżaminajna fid-dettall l-20 kuntratt li għażilna.

35 Sibna li d-Direttorati Ġenerali responsabbli wettqu l-proċeduri ta’ sejħa għall-offerti f’konformità mar-rekwiżiti tar-Regolament Finanzjarju u l-Vade-mecum dwar l-akkwist pubbliku (ara l-paragrafu 21). Fl-20 proċedura ta’ akkwist kollha rieżaminati, il-Kummissjoni użat kriterji xierqa għall-għoti (inkluż proporzjon tal-prezz/kwalità) biex tqis il-valur għall-flus u tagħżel l-offerti rebbieħa.

36 Meta testernalizza s-servizzi, il-Kummissjoni tista’ tagħżel bejn proċeduri ta’ akkwist differenti. Hija użat l-aktar proċeduri miftuħa (fejn kwalunkwe kumpanija tkun tista’ tissottometti offerta) jew proċeduri ristretti (meta għadd limitat ta’ kumpaniji jiġu mistiedna jissottomettu offerti) biex tingaġġa konsulenti esterni. Il-kuntratti mogħtija skont dawn iż-żewġ tipi ta’ proċeduri fl-2017-2019 ammontaw għal EUR 2.3 biljun (85 % tal-ammonti kkuntrattati totali), kif jidher fil-Figura 5. Minħabba li dawn il-proċeduri jieħdu ż-żmien, il-kuntratti qafas ta’ spiss jintużaw bħala mezz effiċjenti ta’ kkuntrattar ta’ servizzi ma’ konsulenti esterni, billi huma jevitaw il-ħtieġa li jiġu mnedija diversi proċeduri ta’ akkwist. Barra minn hekk, il-kuntratti qafas, li ta’ spiss ikunu ta’ valur għoli, jiddefinixxu t-termini (eż. il-prezz, il-kwalità) tal-kuntratti speċifiċi li għandhom jingħataw skonthom, għalhekk jippermettu lill-Kummissjoni tuża l-għarfien espert tal-konsulenti aktar malajr, biex tirrispondi għall-ħtiġijiet reali. Matul il-perjodu awditjat, 70 % tal-ammonti kkuntrattati ma’ konsulenti esterni (EUR 1.9 biljun) kienu bbażati fuq kuntratti qafas.

Is-sorveljanza tal-Kummissjoni ma kinitx xierqa għal-livell ta’ riskju potenzjali

37 Aħna vverifikajna kif il-Kummissjoni kienet identifikat u indirizzat ir-riskji potenzjali ta’ konċentrazzjoni u ta’ dipendenza żejda, ta’ vantaġġ kompetittiv u ta’ kunflitti ta’ interess. Ħarisna wkoll lejn jekk il-livell korporattiv tal-Kummissjoni kienx sar konxju ta’ dawn ir-riskji, u kif ġew immaniġġjati minnu.

Riskji ta’ konċentrazzjoni u ta’ dipendenza żejda

38 Meta organizzazzjoni tiddependi b’mod estensiv fuq konsulenti esterni speċifiċi biex twettaq attivitajiet ewlenin, hija tassumi r-riskju li tista’ ssir dipendenti fuq dawk il-konsulenti għat-twettiq kontinwu ta’ dawk l-attivitajiet. Aħna analizzajna l-ġestjoni u l-informazzjoni finanzjarja dwar il-fornituri sabiex nivvalutaw il-punt sa fejn il-Kummissjoni serrħet fuq fornituri speċifiċi ta’ servizzi u l-livell ta’ konċentrazzjoni tas-servizz.

39 Il-Figura 6 tipprovdi ripartizzjoni tal-ammonti kkuntrattati bejn l-aqwa 10 fornituri matul il-perjodu 2017-2019. Dawk l-aqwa 10 fornituri rrappreżentaw inqas minn 0.4 % tal-għadd totali (2 769) ta’ konsulenti esterni kkuntrattati matul il-perjodu. Fl-istess ħin, l-ammont ikkuntrattat magħhom kien jammonta għal 22 % tal-ammonti kkuntrattati totali matul il-perjodu.

40 Xi fornituri jipprovdu servizzi ta’ konsulenti esterni f’bosta Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni. Uħud minn dawk il-fornituri għandhom fergħat jew sussidjarji f’diversi Stati Membri. Formalment, huma entitajiet legali separati iżda l-preżenza tagħhom fil-Kummissjoni hija akbar jekk jitqiesu flimkien.

41 Il-Figura 7 hawn taħt turi l-10 fornituri individwali bl-akbar għadd ta’ kuntratti ffirmati matul il-perjodu 2017-2019. Il-Kummissjoni kkonkludiet 1 297 kuntratt ma’ dawn il-fornituri (jiġifieri 16 % tat-8 009 kuntratti konklużi matul il-perjodu, ara l-paragrafu 04). Dan juri li għadd relattivament żgħir ta’ kuntratturi jingħataw għadd relattivament għoli ta’ kuntratti fis-servizzi kollha tal-Kummissjoni.

42 Aħna analizzajna wkoll il-proporzjon tal-ammonti totali kkuntrattati miksuba mill-aqwa 10 fornituri fid-Direttorati Ġenerali magħżula¹⁶. Il-Figura 8 turi li xi Direttorati Ġenerali jiddependu b’mod estensiv fuq għadd relattivament żgħir ta’ kuntratturi. Pereżempju, fid-DĠ ESTAT, 10 fornituri kienu jirrappreżentaw inqas minn 19 % tal-għadd totali ta’ fornituri ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni użati mid-Direttorati Penerali, iżda ngħataw 87 % (EUR 47 miljun) tal-ammont kollu kkuntrattat mid-Direttorat Penerali. Fid-DĠ NEAR, l-aqwa 10 fornituri kienu jirrappreżentaw inqas minn 3 % tal-għadd totali ta’ fornituri, iżda fl-istess ħin irrappreżentaw 41 % (EUR 277 miljun) tal-ammonti kkuntrattati fuq konsulenti esterni. Din il-konċentrazzjoni toħloq riskju ta’ dipendenza żejda fuq ċerti kuntratturi.

43 Il-kuntratti mogħtija lil konsulenti esterni spiss jeħtieġu għarfien espert tekniku u speċifiku, li jista’ jillimita l-għadd ta’ fornituri potenzjali. Madankollu, xi fornituri akbar, li spiss ikollhom esperjenza estensiva fil-ħidma mal-Kummissjoni, jirnexxilhom regolarment jirbħu dawn il-kuntratti; kumpaniji iżgħar ikollhom inqas suċċess.

44 Sibna erba’ każijiet fejn, minkejja li l-proċeduri miftuħa ta’ sejħa għall-offerti ġew organizzati regolarment, l-istess fornituri rebħu kuntratti suċċessivi matul bosta snin. Konsegwentement, aħna osservajna riskju ta’ dipendenza fuq konsulenti esterni (ara t-Tabella 4).

Riskju ta’ vantaġġ kompetittiv

45 Meta l-konsulenti esterni jintużaw ħafna minn diversi dipartimenti tal-Kummissjoni (ara l-Figura 7), dawn jiksbu esperjenza. Dan jista’ jkun vantaġġ fir-rebħ ta’ kuntratti futuri. Aħna vverifikajna jekk il-Kummissjoni kellhiex proċessi fis-seħħ biex tiżgura t-trasparenza fil-proċess tal-għażla, sabiex il-konsulenti jew l-affiljati tagħhom li jikkompetu għal assenjar speċifiku ma jiksbux vantaġġ kompetittiv mill-fatt li jkunu pprovdew servizzi oħra relatati mal-assenjar inkwistjoni.

46 Aħna sibna li xi fornituri pprovdew taħlita ta’ servizzi ta’ konsulenza, ta’ implimentazzjoni u ta’ evalwazzjoni għal Direttorat Ġenerali wieħed. F’każijiet bħal dawn, hemm riskju li dawn il-fornituri jistgħu jiksbu vantaġġ kompetittiv minħabba li jkunu involuti fit-tfassil, fl-implimentazzjoni u fl-evalwazzjoni tal-istess politika tal-UE.

47 Hemm ukoll ir-riskju li xi kuntratturi jistgħu jiksbu vantaġġ kompetittiv, minħabba l-esperjenza estensiva tagħhom fl-għoti ta’ servizzi lid-Direttorati Ġenerali li jservuhom fi proċeduri ta’ akkwist futuri. F’każ partikolari, fornitur ingħata kuntratt fl-2018 għat-tfassil ta’ dokumenti tal-akkwist b’rabta ma’ kuntratt ta’ xogħlijiet (EUR 1.1 miljun). Fis-sena ta’ wara, l-istess fornitur ingħata kuntratt ieħor għas-superviżjoni tal-istess xogħlijiet (EUR 3 miljun).

48 Xi Direttorati Ġenerali żviluppaw prattiki tajbin biex jimmitigaw ir-riskji ta’ kompetizzjoni limitata meta jakkwistaw servizzi ta’ konsulenti esterni (ara l-Kaxxa 1 għad-dettalji).

Riskju ta’ kunflitt ta’ interess

49 Ħarisna lejn il-prattiki fis-seħħ biex jiġi indirizzat ir-riskju ta’ kunflitti ta’ interess. Ir-Regolament Finanzjarju jiddefinixxi l-kunflitti ta’ interess u jistabbilixxi l-miżuri li għandhom jittieħdu biex dawn jiġu evitati matul il-proċeduri ta’ akkwist. Il-Vade-mecum tal-Kummissjoni dwar l-akkwist pubbliku jipprovdi aktar struzzjonijiet. Huwa jeħtieġ dikjarazzjonijiet mill-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni tal-Kummissjoni, u mill-offerenti, biex jikkonfermaw li ma għandhom l-ebda kunflitt ta’ interess.

50 Għall-20 kuntratt kollha li eżaminajna, il-Kummissjoni segwiet ir-rekwiżiti li jikkonċernaw il-kunflitti ta’ interess li jinsabu fir-Regolament Finanzjarju u fil-Vade-mecum. Id-dikjarazzjonijiet kollha meħtieġa kienu ġew iffirmati, u l-kuntratti kollha kienu jinkludu klawżola standard li tiddikjara li l-kuntratturi kellhom jiddikjaraw kwalunkwe kunflitt ta’ interess li jista’ jinqala’ fl-eżekuzzjoni tal-kuntratt. Dawn huma kontrolli formali, li waħedhom ma jistgħux jiżguraw li jiġu indirizzati r-riskji ta’ kunflitti ta’ interess.

51 Fl-2021, il-Kummissjoni ħarġet gwida dwar l-evitar u l-ġestjoni ta’ kunflitti ta’ interess meta jiġu kkuntrattati s-servizzi¹⁷. Madankollu, il-linji gwida tal-Kummissjoni ma jindirizzawx ir-riskji li ġejjin:

•  attivitajiet tal-konsulenti esterni u tal-affiljati tagħhom li jkunu f’kunflitt mal-kuntratt tagħhom mal-Kummissjoni;
•  servizzi ta’ konsulenti esterni li jistgħu jkunu f’kunflitt ma’ xulxin;
•  konsulenti esterni li jservu lil klijenti differenti (ġewwa jew barra l-Kummissjoni) b’interessi kunfliġġenti dwar assenjamenti relatati mill-qrib.

52 Il-kunflitti ta’ interess jistgħu jinħolqu wkoll minn ċaqliq fil-karriera abbażi ta’ “revolving door” tal-membri tal-persunal tal-Kummissjoni: meta l-membri tal-persunal jitilqu biex jieħdu pożizzjonijiet esternament (eż. fis-settur privat), jew meta l-individwi jingħaqdu mal-Kummissjoni mis-settur privat. Dawn il-kunflitti ta’ interess jistgħu jinvolvu l-użu mhux xieraq tal-aċċess għal informazzjoni kunfidenzjali: pereżempju, meta ex membri tal-persunal tal-Kummissjoni jużaw l-għarfien u l-kuntatti tagħhom biex jagħmlu pressjoni fl-interess tal-impjegaturi jew tal-klijenti esterni.

53 Ir-regolamenti tal-persunal tal-UE¹⁸ jeħtieġu li l-uffiċjali li jitilqu mill-Kummissjoni jġibu ruħhom b’integrità u diskrezzjoni meta jiksbu impjiegi ġodda wara li jitilqu. Il-Kummissjoni tittratta każijiet potenzjali ta’ “revolving door” abbażi ta’ dawn ir-regoli. L-effettività ta’ dawn il-mekkaniżmi tiddependi biss mid-dikjarazzjonijiet li l-membri tal-persunal li jitilqu jipprovdu lill-Kummissjoni dwar ix-xogħol li jkunu beħsiebhom jagħmlu fis-sentejn wara t-tluq tagħhom mis-servizz ċivili tal-UE. Il-membri tal-persunal responsabbli għall-akkwist ifittxu wkoll li jidentifikaw ex membri tal-persunal b’kunflitti ta’ interess potenzjali meta jevalwaw id-dokumenti tal-akkwist.

54 L-Ombudsman għamlet bosta investigazzjonijiet dwar din il-kwistjoni, u kkonkludiet li, filwaqt li l-prattiki tal-Kummissjoni jikkonformaw mar-regoli, jista’ jsir aktar biex dawk ir-regoli jsiru aktar effettivi u aktar sinifikanti. L-Ombudsman irrakkomandat li jenħtieġ li l-Kummissjoni tieħu approċċ aktar robust għall-kwistjoni tar-revolving doors meta tittratta każijiet li jinvolvu uffiċjali għoljin tal-Kummissjoni¹⁹. Fi Frar 2021, l-Ombudsman nediet investigazzjoni ġdida wiesgħa li tiffoka fuq kif il-Kummissjoni tittratta każijiet ta’ revolving door fost il-membri tal-persunal tagħha. L-inkjesta hija parti minn monitoraġġ imsaħħaħ ta’ kif l-amministrazzjoni tal-UE timponi obbligi etiċi fuq il-membri tal-persunal tal-UE li jmorru fis-settur privat²⁰.

Xi riskji ma jiġux ivvalutati fil-livell korporattiv

55 Aħna vverifikajna kif ir-riskji ta’ konċentrazzjoni u ta’ dipendenza żejda, ta’ vantaġġ kompetittiv u ta’ kunflitti ta’ interess inġiebu għall-attenzjoni tal-Kummissjoni, u kif huma mmaniġġjati fil-livell korporattiv tagħha.

56 B’mod ġenerali, aħna sibna li d-Direttorati Ġenerali ma identifikawx jew ivvalutaw ir-riskji ta’ konċentrazzjoni u dipendenza żejda, vantaġġ kompetittiv jew kunflitt ta’ interess meta użaw konsulenti esterni. Aħna sibna wkoll li r-riskji ta’ konċentrazzjoni żejda tal-fornituri u ta’ dipendenza żejda mhux dejjem kienu viżibbli fil-livell lokali tad-Direttorat Ġenerali. Madankollu, jistgħu jkunu sinifikanti fil-livell tal-Kummissjoni. Konsegwentement, dawn setgħu jiġu indirizzati b’mod korrett biss minn valutazzjoni fil-livell korporattiv; madankollu, il-Kummissjoni ma twettaq l-ebda valutazzjoni bħal din. Għalhekk, xi riskji kritiċi jistgħu ma jiġux identifikati u b’hekk mhux ikkomunikati lill-Bord tal-Ġestjoni Korporattiva.

Dgħufijiet fil-mod kif jiġu mmaniġġjati u użati s-servizzi ta’ konsulenti esterni

57 Din it-taqsima tittratta kif il-Kummissjoni mmaniġġjat l-impenji tal-konsulenti esterni u b’mod partikolari, kif ivvalutat il-prestazzjoni tagħhom u kif identifikat ix-xogħol prodott li jista’ jiġi mxerred b’mod utli fis-servizzi tagħha kollha.

Kuntratti individwali mmaniġġjati f’konformità mar-regoli, iżda b’lakuni fil-valutazzjoni tal-prestazzjoni

58 Aħna eżaminajna jekk il-Kummissjoni kinitx stabbiliet mandati ċari u arranġamenti ta’ forniment għas-servizzi ta’ konsulenti esterni, u jekk kinitx ħallset ammonti xierqa għas-servizzi pprovduti. Aħna vvalutajna wkoll kif hija kkondividiet u vvalutat ir-riżultati ta’ dawn l-ingaġġi fil-livell korporattiv. Aħna vvalutajna jekk il-Kummissjoni żguratx li l-impenji tal-konsulenti esterni jiġux immaniġġjati b’mod konsistenti fid-Direttorati Ġenerali differenti tagħha, bl-għan li tiġi vvalutata b’mod sistematiku l-prestazzjoni tal-fornituri, u jiġi identifikat il-valur mogħti mill-konsulenti esterni.

59 Il-Kummissjoni mmaniġġjat l-impenji tal-konsulenti esterni (servizzi ta’ konsulenza, riċerka, studji jew evalwazzjonijiet) skont il-qafas legali pprovdut mir-Regolament Finanzjarju u r-regoli ġenerali għall-akkwist ta’ servizzi inklużi fil-Vade-mecum tagħha dwar l-akkwist pubbliku. Meta akkwistat is-servizzi, il-Kummissjoni abbozzat termini ta’ referenza li jispeċifikaw ix-xogħol li għandu jsir mill-fornitur, kif ukoll l-għadd u l-format tar-rapporti ta’ progress li tistenna mill-fornitur matul l-assenjament tiegħu.

60 Għall-20 kuntratt kollha li eżaminajna, aħna sibna li l-Kummissjoni mmaniġġjat il-kuntratti f’konformità tajba mal-qafas legali tagħha. B’mod ġenerali, il-kuntratti bejn il-Kummissjoni u l-fornitur jistabbilixxu l-arranġamenti ta’ monitoraġġ u ta’ rappurtar, kif ukoll il-proċess għall-kontroll tar-riżultati. Il-Kummissjoni vverifikat li l-konsulenti taw servizzi tal-kwalità rikjesta qabel għaddiet għall-pagamenti.

61 L-analiżi li wettaqna identifikat li għal xi servizzi ta’ konsulenza l-Kummissjoni wettqet kontrolli tal-kwalità addizzjonali fuq ċerti riżultati tanġibbli:

•  qabel ma ħallset għal servizzi statistiċi, il-Kummissjoni vverifikat il-kwalità tal-istatistika prodotta mill-konsulent;
•  għal kuntratt ta’ appoġġ tekniku skont il-Programm ta’ Appoġġ għal Riformi Strutturali, ġie stabbilit kumitat ta’ tmexxija (bil-parteċipazzjoni tas-servizz responsabbli tad-DĠ REFORM, tal-Istat Membru u tal-kuntrattur) biex jissorvelja l-implimentazzjoni tal-kuntratt. Dan żgura monitoraġġ regolari (spiss b’rapport ta’ kull xahar) tal-implimentazzjoni tal-kuntratt.

62 Jekk il-prodott finali jingħata tard jew f’livell ta’ kwalità aktar baxx milli mistenni, il-Kummissjoni normalment tissospendi l-pagament mitlub sakemm il-prodott jingħata b’mod sodisfaċenti, u tagħżel li ma tapplikax is-sanzjonijiet previsti fid-dispożizzjonijiet kuntrattwali. Il-Kummissjoni applikat penali u naqqset il-pagamenti fil-każ ta’ 3 mill-20 kuntratt magħżul. Dan kien jeħtieġ sforzi intensi u sinifikanti min-naħa tal-unitajiet operazzjonali biex jinkiseb il-livell ta’ kwalità it-tajjeb tal-prodotti finali.

63 Filwaqt li kien hemm eżempji tajbin ta’ kif il-Kummissjoni tivvaluta l-prestazzjoni ta’ konsulenti esterni fil-kuntratti li eżaminajna, id-Direttorati Ġenerali ma vvalutawx il-prestazzjoni b’mod konsistenti. Aħna sibna li kienu biss xi Direttorati Ġenerali li sistematikament wettqu eżerċizzji ta’ tagħlimiet meħuda jew ta’ evalwazzjoni ex post tal-kostijiet imqabbla mal-benefiċċji meta l-kuntratti ġew ikkompletati, filwaqt li oħrajn ma għamlux dan. Aħna nqisu li dan inaqqas il-kapaċità tal-Kummissjoni li tidentifika oqsma potenzjali għal titjib. Dan iżid ukoll ir-riskju ta’ ingaġġ mill-ġdid ta’ konsulenti li fil-passat ma tawx prestazzjoni sodisfaċenti.

64 Minbarra s-servizzi akkwistati skont il-qafas ta’ regolamentazzjoni aħjar (ara l-Kaxxa 2 għad-dettalji), id-Direttorati Ġenerali ma kkondividewx sistematikament l-informazzjoni disponibbli dwar il-valutazzjoni ta’ konsulenti esterni (eż. ħarsa ġenerali lejn il-kostijiet, il-kwalità tar-riżultati) fil-Kummissjoni. Ma kien hemm l-ebda ġbir ċentralizzat ta’ informazzjoni dwar l-ingaġġ tal-konsulenti fil-livell korporattiv li jippermetti li l-prestazzjoni tal-fornituri titqabbel u tiġi vvalutata.

Prattiki dgħajfa fl-isfruttament tar-riżultati tal-assenjamenti ta’ konsulenti esterni

65 Aħna vvalutajna jekk il-Kummissjoni kellhiex prattiki xierqa fis-seħħ biex tagħmel l-aħjar użu possibbli mir-riżultati prodotti mis-servizzi tal-konsulenti esterni, u biex tittrasferixxi l-għarfien u xxerred dawk ir-riżultati fejn meħtieġ.

66 Aħna sibna li l-linji gwida u s-sett ta’ għodod tar-regolamentazzjoni aħjar żviluppaw gwida għat-traċċar u l-analiżi tal-punt sa fejn ix-xogħol ta’ konsulenti esterni jikkontribwixxi għall-proċess ta’ evalwazzjoni tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tippreżenta din l-analiżi fid-dokument ta’ ħidma tal-membri tal-persunal li jiġbor fil-qosor l-evalwazzjoni. Dan id-dokument jiddeskrivi kif il-Kummissjoni użat parir espert fil-proċess²².

67 Aħna ma sibna l-ebda linja gwida simili għas-servizzi ta’ konsulenti esterni lil hinn mill-qafas ta’ regolamentazzjoni aħjar. Fid-Direttorati Ġenerali magħżula, aħna osservajna prattiki differenti fis-seħħ biex nidentifikaw jekk u kif il-Kummissjoni użat ir-riżultati u l-konklużjonijiet ipprovduti minn konsulenti esterni (ara t-Tabella 5). In-nuqqas ta’ approċċ konsistenti fid-Direttorati Ġenerali differenti tagħha jipprevieni l-kapaċità tal-Kummissjoni li tivvaluta l-benefiċċji tal-użu ta’ dawn is-servizzi.

68 Il-kwistjoni tat-trasferiment tal-ħiliet minn konsulenti esterni għall-membri tal-persunal tal-Kummissjoni ma tapplikax għat-tipi kollha ta’ kuntratti. Meta l-konsulenti jiġu ingaġġati biex jindirizzaw nuqqas fl-għarfien espert fil-Kummissjoni, it-trasferiment tal-ħiliet lill-Kummissjoni jista’ jkun fattur importanti u rilevanti. Il-Kummissjoni kkonfermat li l-kuntratti ta’ servizz rari jikkunsidraw it-trasferiment tal-għarfien mill-konsulenti. Hija ma tqisx b’mod sistematiku jekk huwiex meħtieġ trasferiment ta’ ħiliet. L-ebda wieħed mill-kuntratti li analizzajna ma kien jinkludi rekwiżit speċifiku għat-trasferiment tal-ħiliet mill-konsulenti lill-membri tal-persunal tal-Kummissjoni.

69 Il-Kummissjoni għandha taħlita ta’ għodod li fihom informazzjoni li tista’ tintuża għall-iskambju ta’ informazzjoni dwar is-servizzi ta’ konsulenti esterni, iżda li huma inqas xierqa biex ixerrdu x-xogħol prodott minn dawk il-konsulenti, kif huwa miġbur fil-qosor fit-Tabella 6.

70 Id-Direttorati Ġenerali użaw metodi differenti biex jikkondividu l-għarfien dwar l-outputs ta’ konsulenti esterni (ara l-eżempji fil-Figura 9). Dan it-tixrid kien frammentat u ffukat fuq il-livell tad-Direttorat Ġenerali, li jnaqqas il-potenzjal li r-riżultati tax-xogħol ta’ konsulenti esterni jiġu kondiviżi b’mod effiċjenti madwar il-Kummissjoni.

71 Aħna sibna li l-bażi tad-data interistituzzjonali tal-istudji tal-UE (IISDB) ipprovdiet informazzjoni dwar evalwazzjonijiet u studji ppjanati li jistgħu jippermettu li l-għarfien jiġi mxerred. Minn Marzu 2022 il hawn, il-bażi ta' data tista’ tiġi aċċessata mill-istituzzjonijiet kollha. Analizzajna l-informazzjoni rreġistrata mid-Direttorati Ġenerali magħżula f’din il-bażi tad-data. Id-Direttorati Ġenerali rreġistraw studji b’modi differenti, b’xi studji tekniċi (eż. rapporti, rakkomandazzjonijiet, analiżijiet tekniċi) mhux inklużi fil-bażi tad-data, kif jidher fit-Tabella 7. Konsegwentement, l-IISDB fiha informazzjoni parzjali dwar l-istudji kollha kondotti, u l-Kummissjoni ma ddisinjathiex biex tkun għodda komprensiva għall-kondiviżjoni tal-għarfien.

Preċiżjoni parzjali tal-informazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni, u rappurtar sistematiku dgħajjef

72 F’din it-taqsima, aħna neżaminaw l-informazzjoni disponibbli għall-Kummissjoni b’rabta mal-impenji ta’ konsulenti esterni, u kif il-Kummissjoni rrappurtat dwar l-użu tagħhom.

Il-Kummissjoni ma għandhiex informazzjoni preċiża dwar il-volum u t-tipi ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni li tuża

73 Aħna vvalutajna jekk il-Kummissjoni kellhiex informazzjoni suffiċjenti u affidabbli biex tkun tista’ tissorvelja u tirrapporta b’mod effettiv dwar l-użu tagħha ta’ konsulenti esterni, u jekk din l-informazzjoni kinitx disponibbli għat-tipi differenti ta’ servizzi. Eżaminajna kif id-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni rreġistraw l-informazzjoni għal dawn is-servizzi u ttestjajna d-data mill-2017 sal-2019.

74 Mill-2017 ’il hawn, is-sistema finanzjarja tal-Kummissjoni ppermettiet li l-kuntratti ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni jiġu rreġistrati taħt erba’ kategoriji: konsulenza, studju, evalwazzjoni u riċerka. Il-Kummissjoni ddefiniet b’mod ċar xi jfissru l-kategoriji “studju” u “evalwazzjoni” (ara l-paragrafu 23) iżda ma pprovdietx lid-Direttorati Ġenerali b’definizzjoni ċara ta’ servizzi ta’ konsulenza u ta’ riċerka (ara l-paragrafu 24). Dawn iż-żewġ kategoriji ġew iddefiniti b’mod aktar ġenerali (ara t-Tabella 2). B’riżultat ta’ dan, id-Direttorati Ġenerali użawhom b’mod inkonsistenti meta rreġistraw l-użu ta’ konsulenti esterni.

75 Pereżempju, il-lista tiddeskrivi l-kategorija “konsulenza”, li rreġistrat il-maġġoranza l-kbira tas-servizzi ta’ konsulenti esterni (ara t-Tabella 3), bħala servizzi ta’ “konsulenza”. Aħna sibna li d-Direttorati Ġenerali rreġistraw firxa wiesgħa ta’ servizzi taħt din il-kategorija. Din kienet tinkludi xi servizzi kkuntrattati b’mod komuni, bħal:

•  servizzi għall-iżvilupp u t-tħaddim ta’ sistemi tal-IT, inklużi liċenzji, manutenzjoni, studji u appoġġ;
•  servizzi statistiċi, ta’ kumpilazzjoni tad-data u ta’ akkwist ta’ informazzjoni (l-attivitajiet ewlenin tal-Eurostat u l-attivitajiet sekondarji ta’ Direttorati Ġenerali oħra);
•  appoġġ tekniku lill-Istati Membri, u assistenza teknika lill-pajjiżi (speċjalment lil pajjiżi mhux tal-UE).

F’dan l-aħħar każ, is-sistema finanzjarja tal-Kummissjoni ma tiddentifikax ir-riċevitur finali tas-servizz ta’ konsulenti esterni. Għall-intestatura 4 tal-QFP “Ewropa Globali”, il-Kummissjoni takkwista l-maġġoranza ta’ dawn l-ingaġġi għall-benefiċċju ta’ pajjiżi mhux tal-UE. Dawn kienu jirrappreżentaw EUR 1 biljun tal-ammont totali kkuntrattat ma’ konsulenti esterni fl-2017-2019. Dan ma jippermettix lill-Kummissjoni tippreżenta stampa preċiża tal-użu tagħha ta’ konsulenti esterni.

76 Il-kategorija “riċerka” tinkludi kwalunkwe servizz relatat ma’ attivitajiet ta’ riċerka, żvilupp u xjentifiċi li ma jaqgħu taħt l-ebda waħda mit-tliet kategoriji l-oħra. Il-JRC, pereżempju, ikkodifika madwar 88 % tas-servizzi li kkuntratta (EUR 107.2 miljun) f’din il-kategorija. Aħna sibna li dan kien jinkludi varjetà wiesgħa ta’ kuntratti, li wħud minnhom kienu jappartjenu għal kategoriji oħra (ara t-Tabella 3): it-twettiq ta’ studji jew evalwazzjonijiet, il-forniment ta’ assistenza teknika, il-manutenzjoni u t-tagħmir tal-laboratorju, l-akkwist tad-data, it-tiġdid tat-trademarks u l-pagamenti tal-privattivi, l-organizzazzjoni ta’ korsijiet ta’ taħriġ u konferenzi, u d-dekummissjonar ta’ faċilitajiet nukleari.

77 Il-Kummissjoni għandha struttura deċentralizzata b’ħafna dipartimenti differenti responsabbli għar-reġistrazzjoni tad-data fis-sistema finanzjarja ċentrali. Minħabba li kienet konxja tal-problemi fil-preċiżjoni tar-reġistrazzjoni tad-data, fl-2020 u fl-2021 il-Kummissjoni nediet “eżerċizzji ta’ tindif”, biex tikkoreġi l-iżbalji jew l-ineżattezzi ta’ kodifikazzjoni relatati mal-kuntratti ta’ konsulenti esterni. Fl-2021 hija ħolqot ukoll Dashboard dwar il-Kwalità tad-Data, biex issegwi b’mod sistematiku l-kwalità tad-data kuntrattwali rreġistrata.

78 Minkejja dawn l-inizjattivi, aħna xorta osservajna għadd ta’ inkonsistenzi u żbalji fil-kodifikazzjoni mid-Direttorati Ġenerali ta’ kuntratti ma’ konsulenti esterni (ara l-Anness I għad-dettalji).

79 Bħala konsegwenza ta’ kategoriji ta’ kuntratti mhux speċifiċi biżżejjed, flimkien ma’ żbalji fil-kodifikazzjoni, il-Kummissjoni ma kellhiex informazzjoni preċiża dwar il-volum u t-tipi ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni li kienet ikkuntrattat.

Il-Kummissjoni ma tirrappurtax sistematikament informazzjoni dwar l-użu tagħha tas-servizzi ta’ konsulenti esterni

80 Minħabba l-iskala tal-użu ta’ konsulenti esterni mill-Kummissjoni, aħna vvalutajna jekk kienx hemm fis-seħħ rappurtar korporattiv xieraq u sistematiku. L-awtoritajiet ta’ kwittanza u partijiet ikkonċernati oħra bagħtu talbiet lill-Kummissjoni fejn talbu informazzjoni dwar l-ammonti li tonfoq fuq konsulenti esterni (ara l-paragrafu 14). Dawn il-mistoqsijiet jirriflettu interess pubbliku ġenwin fl-għadd u l-kost tal-konsulenti esterni, it-tipi ta’ servizzi pprovduti, u r-riskji potenzjali assoċjati.

81 Ma hemm l-ebda rappurtar u analiżi korporattivi dwar l-użu mill-Kummissjoni ta’ konsulenti esterni jew l-infiq fuqhom. Il-Bord tal-Ġestjoni Korporattiva tal-Kummissjoni ttratta l-kwistjoni ta’ konsulenti esterni fuq bażi ad hoc, eż. meta approva gwida dwar il-fornituri ta’ servizzi interni²³.

82 Ir-rappurtar dwar l-użu ta’ konsulenti esterni huwa fil-biċċa l-kbira bbażat fuq id-domanda. Meta jintalab (eż. mill-Parlament Ewropew), il-Kummissjoni tħejji rapport, ibbażat fuq l-informazzjoni rreġistrata fis-sistema finanzjarja tagħha. Madankollu, id-Direttorati Ġ enerali tal-Kummissjoni għandhom iwettqu kontrolli manwali fuq id-data biex jiżguraw li jiġu rrapportati biss l-ammonti korretti li jikkorrispondu għas-servizzi inkwistjoni. L-awditu tagħna sab żbalji fid-data tal-Kummissjoni (ara l-paragrafu 78).

83 Ir-Rapport Annwali tal-Kummissjoni dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni huwa r-rapport ta’ prestazzjoni prinċipali ta’ livell għoli dwar ir-riżultati miksuba mill-baġit tal-UE. Ir-Rapporti Annwali tal-Attività tad-Direttorati Ġenerali jirrappurtaw dwar il-prestazzjoni fil-livell lokali. Iż-żewġ settijiet ta’ rapporti ma jiżvelawx informazzjoni dwar l-użu ta’ konsulenti esterni.

84 L-infiq fuq konsulenti esterni huwa ffinanzjat mill-krediti operazzjonali ta’ diversi programmi tal-UE, u jifforma proporzjon żgħir ħafna tan-nefqa operazzjonali totali. Għalhekk, għandu t-tendenza li jevita s-sorveljanza u r-rappurtar bir-reqqa dwar l-użu tar-riżorsi interni ffinanzjati min-nefqa amministrattiva. In-nuqqas ta’ rappurtar korporattiv komprensiv idgħajjef il-kapaċità tal-Kummissjoni li timmaniġġja dawn is-servizzi b’mod effettiv fil-kuntest tal-użu ġenerali tar-riżorsi, u li tidentifika r-riskji relatati mal-forniment tagħhom.

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

85 Il-Kummissjoni Ewropea tikkuntratta madwar EUR 1 biljun kull sena fuq servizzi ta’ konsulenti esterni, filwaqt li tużahom biex jappoġġjawha f’firxa wiesgħa ta’ attivitajiet ta’ konsulenza, studju, evalwazzjoni u riċerka. Aħna nikkonkludu li l-ġestjoni mill-Kummissjoni tal-użu ta’ konsulenti esterni ma tiżgurax li hija timmassimizza l-valur għall-flus u li tissalvagwardja bis-sħiħ l-interessi tagħha.

86 Aħna sibna li l-qafas tal-Kummissjoni li jirregola l-użu ta’ konsulenti esterni kellu lakuni sinifikanti. Il-qafas tal-Kummissjoni għall-konsulenza u r-riċerka, li jirrappreżenta l-biċċa l-kbira tal-ammont ikkuntrattat lil konsulenti esterni, ma kienx fih gwida dwar sa liema punt l-kompiti jistgħu jiġu esternalizzati, kif jiġu ddefiniti s-servizzi tal-konsulenti esterni, u liema kapaċitajiet jenħtieġ li jinżammu internament (il-paragrafi 18-26).

87 Għall-istudji u l-evalwazzjonijiet, il-qafas tal-Kummissjoni pprovda gwida ċara għall-ġustifikazzjoni u d-dokumentazzjoni tal-użu ta’ konsulenti esterni, għall-kuntrarju tad-dipendenza fuq il-membri tal-persunal interni. Il-Kummissjoni użat b’mod regolari konsulenti biex iwettqu attivitajiet rikorrenti. F’ħafna każijiet bħal dawn, ma kien hemm l-ebda evidenza li twettqet valutazzjoni tal-ħtiġijiet (il-paragrafi 24 u 28-32).

Rakkomandazzjoni 1 – Jiġi kkompletat il-qafas eżistenti li jirregola l-użu tas-servizzi ta’ konsulenti esterni

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżviluppa aktar il-qafas tagħha li jirregola l-użu ta’ konsulenti esterni. Jenħtieġ li l-qafas:

1. jiddefinixxi l-forom differenti ta’ appoġġ li jistgħu jipprovdu l-konsulenti esterni;
2. jinkludi gwida dwar kif għandhom jitwettqu valutazzjonijiet tal-ħtiġijiet (inkluż meta għandhom jitwettqu analiżijiet tal-kostijiet u l-benefiċċji), inklużi metodi biex tiġi vvalutata l-ħtieġa li x-xogħol jiġi esternalizzat minflok ma jintużaw membri tal-persunal interni;
3. jipprovdi kriterji applikabbli għal attivitajiet u proċessi li jenħtieġ li jibqgħu fi ħdan il-Kummissjoni u ma jiġux esternalizzati.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: Diċembru 2023

88 Aħna sibna li l-Kummissjoni segwiet ir-Regolament Finanzjarju u r-regoli interni tagħha stess meta akkwistat servizzi minn konsulenti esterni. Il-kriterji li l-Kummissjoni użat biex tagħżel l-offerti rebbieħa kienu xierqa (il-paragrafi 34-36).

89 Il-Kummissjoni ma mmonitorjatx u ma mmaniġġjatx b’mod suffiċjenti r-riskji importanti assoċjati mal-użu tagħha ta’ konsulenti esterni. Dawn jinkludu r-riskji tal-konċentrazzjoni tal-fornituri u d-dipendenza żejda fuq għadd relattivament żgħir ta’ fornituri ta’ servizzi. Dan iġib miegħu ir-riskju li xi fornituri b’esperjenza estensiva ta’ ħidma mal-Kummissjoni jkollhom aktar suċċess fir-rebħ ta’ kuntratti minħabba li jkunu kisbu vantaġġ kompetittiv. Barra minn hekk, il-Kummissjoni għamlet il-kontrolli formali kollha meħtieġa dwar il-kunflitti ta’ interess. Madankollu, dawn il-kontrolli ma jistgħux jiżguraw li r-riskji importanti kollha jiġu ssenjalati u ttrattati. Konsegwentement, xi riskji sinifikanti li huma assoċjati mas-servizzi pprovduti minn konsulenti esterni ma kinux ġew analizzati b’mod suffiċjenti fil-livell korporattiv (il-paragrafi 38-56).

Rakkomandazzjoni 2 – Titjib tal-monitoraġġ u tal-mitigazzjoni tar-riskji li jirriżultaw mill-użu tas-servizzi ta’ konsulenti esterni

Jenħtieġ li l-Kummissjoni ttejjeb l-approċċ tagħha għall-monitoraġġ u l-mitigazzjoni tar-riskji assoċjati mal-użu tagħha ta’ konsulenti esterni billi:

1. tanalizza perjodikament ir-riskji ta’ konċentrazzjoni u ta’ dipendenza żejda fil-livell tad-Direttorati Ġenerali u tal-Kummissjoni;
2. tikkjarifika l-proċessi fis-seħħ li huma relatati ma’ vantaġġi kompetittivi miksuba minn fornituri esterni b’esperjenza fit-tul mal-UE;
3. tikkompleta l-gwida dwar l-evitar ta’ kunflitti ta’ interess billi tintegra r-riskji li għadhom mhumiex koperti;
4. tiżgura li d-Direttorati Ġenerali jidentifikaw u jirrappurtaw ir-riskji, u li dawn ir-riskji jinġiebu għall-attenzjoni tal-bord tal-ġestjoni korporattiva, biex dan jikkoordina u jagħti pariri dwar il-valutazzjoni u l-ġestjoni ta’ dawn ir-riskji.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: Diċembru 2023

90 Il-Kummissjoni mmaniġġjat sew il-kuntratti individwali ma’ konsulenti esterni. Pereżempju, hija żgurat li l-konsulenti pprovdew is-servizzi b’livell ta’ kwalità xieraq qabel ħallsithom. Madankollu, hija ma vvalutax b’mod konsistenti l-prestazzjoni tal-konsulenti esterni u, għajr l-istudji u l-evalwazzjonijiet, ma kkondividietx informazzjoni dwar dawn il-valutazzjonijiet mad-Direttorati Ġenerali tagħha. Il-kuntratti ta’ servizzi rari jqisuh it-trasferiment tal-għarfien mill-konsulenti, u l-Kummissjoni ma tqisx b’mod sistematiku jekk huwiex meħtieġ trasferiment tal-ħiliet. It-tixrid tar-riżultati tax-xogħol tal-konsulenti kien frammentat u ffoka fil-livell tad-Direttorati Ġenerali; f’xi każijiet, l-informazzjoni ma kinitx kompluta (il-paragrafi 57-71).

Rakkomandazzjoni 3 – Isir użu aħjar mir-riżultati tas-servizzi ta’ konsulenti esterni

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tidentifika u tagħmel użu mill-valur li tikseb mis-servizzi ta’ konsulenti esterni b’mod konsistenti, billi twettaq, fejn xieraq:

1. valutazzjonijiet sistematiċi ta’ wara t-tlestija biex titgħallem tagħlimiet;
2. analiżi sistematika ta’ jekk it-trasferiment tal-għarfien mill-konsulenti lill-membri tal-persunal tal-Kummissjoni jkunx meħtieġ;
3. arranġamenti fil-livell korporattiv għat-tixrid tat-tagħlimiet meħuda u r-riżultati, u l-identifikazzjoni ta’ prattiki tajbin tal-assenjamenti ta’ konsulenti esterni.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: Diċembru 2023

91 Is-sistemi ta’ informazzjoni tal-Kummissjoni ma pprovdewx informazzjoni preċiża dwar il-volum u t-tipi ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni użati, anki jekk tużahom bħala riżorsa komplementari biex twassal l-outputs tagħha. Il-Kummissjoni hija konxja ta’ din is-sitwazzjoni, u reċentement bdiet taħdem fuq it-titjib. Hija ma tirrappurtax sistematikament informazzjoni lill-Parlament u lill-Kunsill dwar l-użu tagħha ta’ servizzi ta’ konsulenti esterni, u ma hemm l-ebda rappurtar fil-livell korporattiv (il-paragrafi 72-84).

Rakkomandazzjoni 4 – Titjib tar-rappurtar dwar l-użu tas-servizzi ta’ konsulenti esterni

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tirrapporta regolarment dwar l-użu tagħha tas-servizzi ta’ konsulenti esterni. Jenħtieġ li dan ir-rappurtar ikun ibbażat fuq data preċiża u kompleta u jinkludi informazzjoni bħall-volum u t-tipi ta’ servizzi akkwistati.

Data mmirata għall-implimentazzjoni: Diċembru 2023

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla V, immexxija mis-Sur Tony Murphy, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fis-17 ta’ Mejju 2022.

Annessi

Anness I – Eżempji ta’ kodifikazzjoni skorretta u inkoerenti tal-kategorija ta’ impenn legali

It-tabelli ta’ hawn taħt jelenkaw każijiet ta’ kodifikazzjonijiet żbaljati (it-Tabella 8) jew inkoerenti (it-Tabella 9) tal-kategoriji ta’ impenn legali (LC) li sibna fid-dokumenti li rrieżaminajna. Matul il-perjodu awditjat, il-kategorija LC ta’ kuntratt qafas tiddetermina l-kategorija LC tal-kuntratti speċifiċi sussegwenti kollha, irrispettivament mis-suġġett eżatt tal-kuntratt speċifiku. Dawn il-każijiet mhumiex irrappurtati fit-tabelli ta’ hawn taħt.

Abbrevjazzjonijiet

DĠ REFORM: Id-Direttorat Ġenerali għall-Appoġġ għar-Riformi Strutturali

DĠ AGRI: Id-Direttorat Ġenerali għall-Agrikoltura u l-Iżvilupp Rurali

DĠ BUDG: Id-Direttorat Ġenerali għall-Baġit

DĠ CLIMA: Id-Direttorat Ġenerali għall-Azzjoni Klimatika

DĠ DEVCO: Id-Direttorat Ġenerali għall-Kooperazzjoni Internazzjonali u l-Iżvilupp, li fl-2021 ingħata l-isem ġdid ta’ d-DĠ Sħubijiet Internazzjonali (INTPA)

DĠ EMPL: Id-Direttorat Ġenerali tal-Impjiegi, l-Affarijiet Soċjali u l-Inklużjoni

DĠ ENER: Id-Direttorat Ġenerali għall-Enerġija

DĠ ENV: Id-Direttorat Ġenerali għall-Ambjent

DĠ GROW: Id-Direttorat Ġenerali għas-Suq Intern, l-Industrija, l-Intraprenditorija u l-SMEs

DĠ MOVE: Id-Direttorat Ġenerali għall-Mobbilità u t-Trasport

DĠ NEAR: Id-Direttorat Ġenerali għall-Viċinat Ewropew u n-Negozjati għat-Tkabbir

EASME: L-Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji²⁴

ENVAC: Il-kumitat konsultattiv dwar l-akkwist pubbliku tad-Direttorat Ġenerali għall-Ambjent

ESTAT/Eurostat: L-Uffiċċju tal-Istatistika tal-Unjoni Ewropea

FPI: Is-Servizz tal-Istrumenti tal-Politika Barranija

IISDB: Il-bażi tad-data interistituzzjonali tal-istudji tal-UE

JRC: Iċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka

LC: Impenn legali

QFP: Qafas Finanzjarju Pluriennali

SRSP: Il-Programm ta’ Appoġġ għal Riformi Strutturali

Glossarju

Bord tal-Ġestjoni Korporattiva: Korp ċentrali ta’ ġestjoni tal-Kummissjoni, li jipprovdi koordinazzjoni, sorveljanza, pariri u direzzjoni strateġika dwar kwistjonijiet korporattivi, inkluż l-allokazzjoni tar-riżorsi u l-ġestjoni tar-riskju.

Kuntratt qafas: Ftehim wiesa’ li skontu jistgħu jiġu konklużi kuntratti aktar speċifiċi.

Pjan ta’ ġestjoni: Pjan annwali mħejji minn kull dipartiment tal-Kummissjoni, li jiddeskrivi l-ħidma tad-dipartiment fir-rigward tal-prijoritajiet u l-objettivi strateġiċi tal-Kummissjoni, u li jippermettilha tiskeda, issegwi u tirrapporta dwar l-attivitajiet, ir-riżorsi u l-ħtiġijiet tal-membri tal-persunal kollha tagħha.

Proċedura eċċezzjonali ta’ akkwist: Proċedura ta’ akkwist pubbliku, użata f’sitwazzjonijiet ta’ emerġenza, li tinkludi negozjati mal-offerenti magħżula mingħajr sejħa għall-offerti.

Proċedura ristretta ta’ akkwist pubbliku Proċedura ta’ akkwist pubbliku li fiha jistgħu jipparteċipaw biss offerenti magħżula.

Proċeduri miftuħa ta’ akkwist: Proċedura ta’ akkwist pubbliku li fiha jistgħu jipparteċipaw l-offerenti potenzjali kollha.

Proċeduri negozjati ta’ akkwist: Proċedura ta’ akkwist pubbliku, li tinvolvi għadd ristrett ta’ offerenti, li fihom ix-xerrej jista’ jinnegozja t-termini tal-kuntratt.

Rapport Annwali dwar il-Ġestjoni u l-Prestazzjoni: Rapport li l-Kummissjoni tħejji kull sena dwar il-ġestjoni tagħha tal-baġit tal-UE u tar-riżultati miksuba, li jiġbor fil-qosor l-informazzjoni fir-rapporti annwali tal-attività tad-direttorati ġenerali tagħha u tal-aġenziji eżekuttivi tagħha.

Rapport annwali tal-attività: Rapport imħejji minn kull direttorat ġenerali tal-Kummissjoni u istituzzjoni u korp tal-UE, li jippreżenta kif kienet il-prestazzjoni tagħhom meta mqabbla mal-objettivi, kif ukoll il-mod kif ikunu użaw ir-riżorsi finanzjarji u umani tagħhom.

Sejħa għal espressjonijiet ta’ interess (CEI): L-għażla minn qabel ta’ offerenti potenzjali li se jiġu mistiedna jieħdu sehem fi proċedura ristretta ta’ akkwist.

Risposti tal-Kummissjoni:

https://www.eca.europa.eu/mt/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Kronoloġija

https://www.eca.europa.eu/mt/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Tim tal-awditjar

Ir-rapporti speċjali tal-QEA jippreżentaw ir-riżultati tal-awditi li twettaq ta' politiki u programmi tal-UE, jew ta' suġġetti relatati mal-ġestjoni minn oqsma baġitarji speċifiċi. Il-QEA tagħżel u tfassal dawn il-kompiti tal-awditjar biex timmassimizza l-impatt tagħhom billi tqis ir-riskji għall-prestazzjoni jew għall-konformità, il-livell ta' introjtu jew ta' nfiq involut, l-iżviluppi futuri u l-interess politiku u pubbliku.

Dan l-awditu tal-prestazzjoni twettaq mill-Awla V tal-Awditjar, Finanzjament u amministrazzjoni tal-Unjoni, li hija mmexxija minn Tony Murphy, Membru tal-QEA. L-awditu tmexxa minn François-Roger Cazala, Membru tal-QEA, li ngħata appoġġ minn Dirk Pauwels, Kap tal-Kabinett u Stéphanie Girard, Attaché tal-Kabinett; Colm Friel, Maniġer Prinċipali; Daria Bochnar, Kap tal-Kompitu; Marion Kilhoffer u Anzela Poliulianaite, Awdituri. Alexandra Mazilu u Jesús Nieto Muñoz ipprovdew appoġġ grafiku. Richard Moore pprovda appoġġ lingwistiku.

Noti finali

¹ Dipartimenti, servizzi u aġenziji eżekuttivi li kkuntrattaw konsulenti esterni.

² Il-Kummissjoni Ewropea, C(2018) 7703 final, Communication to the Commission: Governance in the European Commission, 21.11.2018.

³ Il-Ġestjoni tar-Riskju fil-Kummissjoni – Gwida ta’ Implimentazzjoni, verżjoni aġġornata f’Settembru 2021.

⁴ Il-Kummissjoni Ewropea, C(2018) 7703 final, Communication to the Commission: Governance in the European Commission, 21.11.2018.

⁵ Ittra lill-President tal-Kummissjoni Ewropea mill-Parlament Ewropew, 30.3.2021, Kwittanza tal-2019 lill-Kummissjoni, mistoqsijiet bil-miktub lill-Kummissarju Hahn, seduta tal-11.1.2021 u Kwittanza tal-2019 lill-Kummissjoni, mistoqsijiet bil-miktub lis-Segretarju Ġenerali Ilze Juhansone, seduta tas-6.1.2021.

⁶ Tweġibiet dettaljati tal-Kummissjoni għat-talbiet speċifiċi magħmula mill-Kunsill li jikkomplementaw ir-rapport mill-Kummissjoni dwar is-segwitu għall-kwittanza għas-sena finanzjarja 2019, COM(2021) 405 final (il-punt 33).

⁷ Id-DĠ AGRI, id-DĠ BUDG, id-DĠ EMPL, id-DĠ ENV, id-DĠ GROW, id-DĠ HR, il-JRC, id-DĠ NEAR, id-DĠ REFORM, il-Eurostat, l-EASME u s-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea.

⁸ ĠU L 193, 30.7.2018, Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, 18.7.2018.

⁹ Il-Kummissjoni Ewropea , Vade-mecum on public procurement in the Commission, Frar 2016, aġġornat f’Jannar 2020.

¹⁰ COM(2002) 713 final, Communication from the Commission on the collection and use of expertise by the Commission: principles and guidelines, 11.12.2002.

¹¹ Il-Kummissjoni Ewropea , Harmonised procedures for managing Commission studies, 4.7.2012.

¹² SWD(2016) 111 final u SWD(2016) 350 final.

¹³ L-Għodda #43: ‘What is an evaluation and when is required’, Tool #44: ‘Planning & the 5 year rolling evaluation plan’, and Tool #48: ‘Conducting the evaluation’.

¹⁴ Il-Kummissjoni Ewropea , Guidelines on the use of in house service providers and assimilated, 27.7.2020.

¹⁵ Tool #4: ‘Evidence-based better regulation’ and Tool #44: ‘Planning & the 5 year rolling evaluation plan’.

¹⁶ Jidhru biss id-Direttorati Ġenerali b’ammont totali kkuntrattat ta’ aktar minn EUR 50 miljun.

¹⁷ Avviż tal-Kummissjoni (2021/C 121/01), Gwida dwar l-evitar tal-kunflitti ta’ interess u l-ġestjoni tagħhom skont ir-Regolament Finanzjarju, 9.4.2021.

¹⁸ Kif emendat l-aħħar bir-Regolament (UE, Euratom) Nru 1023/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-22 ta’ Ottubru 2013 (ĠU L 287, 29.10.2013, l-Artikolu 16).

¹⁹ https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608

²⁰ https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/141928

²¹ Tool #48: ‘Conducting the evaluation’.

²² Tool #49: ‘The staff working document for evaluation’.

²³ Guidelines on the use of in-house service providers and assimilated.

²⁴ Mill-2021 ’il hawn, l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Kunsill Ewropew tal-Innovazzjoni u għall-SMEs (EISMEA) biex tirrifletti l-mandat u l-attivitajiet il-ġodda tagħha.

Kuntatt

IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1
Mistoqsijiet: eca.europa.eu/mt/Pages/ContactForm.aspx
Sit web: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Ħafna informazzjoni addizzjonali dwar l-Unjoni Ewropea hija disponibbli fuq l-Internet.
Jista’ jsir aċċess għaliha permezz tas-server Europa (https://europa.eu).

Il-Lussemburgu: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8194-2	ISSN 1977-5741	doi:10.2865/696256	QJ-AB-22-013-MT-N
HTML	ISBN 978-92-847-8211-6	ISSN 1977-5741	doi:10.2865/493446	QJ-AB-22-013-MT-Q

DRITT TAL-AWTUR

© L-Unjoni Ewropea, 2022

Il-politika tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) dwar l-użu mill-ġdid hija stabbilita fid-Deċiżjoni Nru 6-2019 tal-QEA dwar il-politika tad-data miftuħa u l-użu mill-ġdid ta’ dokumenti.

Sakemm ma jkunx indikat mod ieħor (eż. f’avviżi individwali dwar id-drittijiet tal-awtur), il-kontenut tal-QEA, li huwa proprjetà tal-UE, huwa liċenzjat taħt il-liċenzja Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Għalhekk, bħala regola ġenerali, l-użu mill-ġdid huwa awtorizzat dment li jingħata kreditu xieraq u li kwalunkwe bidla tiġi indikata. Il-persuni li jużaw mill-ġdid dan il-kontenut ma jistgħux ibiddlu s-sinifikat jew il-messaġġ oriġinali tad-dokumenti. Il-QEA ma għandhiex tkun responsabbli għal kwalunkwe konsegwenza relatata mal-użu mill-ġdid.

Irid jinkiseb permess addizzjonali jekk kontenut speċifiku juri individwi privati identifikabbli, eż. f’ritratti li jkun fihom il-membri tal-persunal tal-QEA, jew jekk ikun jinkludi xogħlijiet ta’ parti terza.

Fejn ikun inkiseb tali permess, dan għandu jikkanċella u jissostitwixxi l-permess ġenerali msemmi hawn fuq u għandu jindika b’mod ċar kwalunkwe restrizzjoni dwar l-użu.

Biex tuża jew tirriproduċi kontenut li ma jkunx proprjetà tal-UE, jista’ jkun meħtieġ li titlob il-permess direttament mingħand id-detenturi tad-drittijiet tal-awtur.

Software jew dokumenti li jkunu koperti mid-drittijiet ta’ proprjetà industrijali, bħal privattivi, trademarks, disinji rreġistrati, logos u ismijiet, huma esklużi mill-politika tal-QEA dwar l-użu mill-ġdid.

Il-familja ta’ siti web istituzzjonali tal-Unjoni Ewropea, fi ħdan id-dominju europa.eu, tipprovdi links għal siti ta’ partijiet terzi. Peress li l-QEA ma għandha l-ebda kontroll fuqhom, dawn, inti mħeġġeġ biex tirrieżamina l-politiki tagħhom dwar il-privatezza u dwar id-drittijiet tal-awtur.

Użu tal-logo tal-QEA

Ma jistax isir użu mil-logo tal-QEA mingħajr ma jinkiseb il-kunsens tagħha minn qabel.

Kif tikkuntattja lill-UE

Personalment
Madwar l-Unjoni Ewropea kollha hemm mijiet ta’ ċentri ta’ informazzjoni tal-Europe Direct. Tista’ ssib l-indirizz tal-eqreb ċentru għalik f'dan is-sit: https://europa.eu/european-union/contact_mt

Bit-telefown jew bil-posta elettronika
Europe Direct huwa servizz li jwieġeb il-mistoqsijiet tiegħek dwar l-Unjoni Ewropea. Tista’ tikkuntattja dan is-servizz:

• bit-telefown bla ħlas: 00 800 6 7 8 9 10 11 (ċerti operaturi jafu jimponu ħlas għal dawn it-telefonati),
• fuq dan in-numru standard: +32 22999696, jew
• bil-posta elettronika permezz: https://europa.eu/european-union/contact_mt

Kif issib tagħrif dwar l-UE

Onlajn
L-informazzjoni dwar l-Unjoni Ewropea bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE hija disponibbli fuq is-sit web Europa fuq: https://europa.eu/european-union/index_mt

Pubblikazzjonijiet tal-UE
Tista’ tniżżel mill-internet jew tordna l-pubblikazzjonijiet tal-UE, li xi wħud minnhom huma bla ħlas u xi oħrajn bil-ħlas, minn: https://op.europa.eu/mt/publications. Kopji multipli ta’ pubblikazzjonijiet bla ħlas tista’ tiksibhom billi tikkuntattja lil Europe Direct jew liċ-ċentru tal-informazzjoni lokali tiegħek (ara https://europa.eu/european-union/contact_mt).

Il-liġi tal-UE u dokumenti relatati
Għal aċċess għall-informazzjoni legali tal-UE, inkluż il-liġijiet kollha tal-UE mill-1951 ’l hawn, fil-verżjonijiet lingwistiċi uffiċjali kollha, żur is-sit EUR-Lex hawnhekk: https://eur-lex.europa.eu

Data Miftuħa mill-UE
Il-portal Data Miftuħa mill-UE (https://data.europa.eu/mt) jipprovdi aċċess għal settijiet tad-data mill-UE. Id-data tista’ titniżżel mill-internet u tintuża mill-ġdid bla ħlas, kemm għal skopijiet kummerċjali kif ukoll mhux kummerċjali.