Externí konzultanti v Evropské komisi: Prostor pro reformu

Shrnutí

I Evropská komise stále více využívá externích konzultantů, kteří zajišťují řadu poradenských a podpůrných služeb. Hodnota služeb pořízených mezi lety 2017 a 2020 činila přibližně 3,7 miliardy EUR. Tyto služby pořízené Komisí zahrnují poradenskou činnost, studie, hodnocení a výzkum.

II Orgány příslušné k udělení absolutoria a sdělovací prostředky v poslední době projevují rostoucí zájem o to, jak Komise tyto služby využívá. Cílem naší zprávy je přispět k větší transparentnosti a lepšímu vyvozování odpovědnosti v této důležité oblasti.

III Cílem auditu bylo posoudit, zda Komise řídila využívání externích konzultantů způsobem, který chrání její zájmy a zajišťuje zároveň optimální využití prostředků. Zejména jsme prověřovali, zda Komise:

1. měla zavedený rámec pro využívání externích konzultantů, který definuje formy jimi poskytované podpory a stanoví pravidla pro odůvodnění jejich využívání;
2. tyto zakázky řádně zadala a zda zmírňovala rizika, která spolupráce s dodavateli přináší;
3. řídila a monitorovala výkonnost externích konzultantů a zavedla postupy pro posuzování výsledků;
4. měla spolehlivé a přesné informace o řízení a o svém využívání externích konzultantů podávala zprávy.

IV Tento audit se zaměřil na zapojení externích konzultantů v letech 2017 až 2019. V případě potřeby jsme zohlednili též aktuální relevantní informace. Analyzovali jsme finanční informace a informace o řízení týkající se pořízených služeb, dále jsme vedli pohovory se zaměstnanci Komise a přezkoumali jsme smlouvy, abychom zjistili, jaké jsou používané postupy plánování, zadávání zakázek, odůvodnění, hodnocení a řízení.

V Dospěli jsme k závěru, že to, jak Komise řídí využívání externích konzultantů, nezajišťuje v plné míře optimální využití prostředků. Rámec Komise, který upravuje využívání těchto služeb, vykazuje značné nedostatky. Zatímco pro studie a hodnocení jsou definovány formy podpory, kterou mohou externí konzultanti poskytovat, v případě jiných služeb tomu tak není.

VI Využívání konzultantů rovněž vedlo k potenciálnímu riziku nadměrné závislosti, konkurenční výhody, koncentrace dodavatelů a také potenciálních střetů zájmů. Komise tato rizika na úrovni organizace dostatečně nesleduje, neřídí ani nezmírňuje.

VII U konkrétních smluv, které jsme prověřovali, jsme zjistili, že Komise dodržela nezbytná zadávací řízení a zajistila, aby konzultanti poskytovali požadované služby v odpovídající kvalitě před tím, než za ně Komise zaplatila. Komise však důsledně neposuzuje výkonnost externích konzultantů a (kromě studií a hodnocení) nesdílí informace o takovýchto posouzeních mezi svými generálními ředitelstvími. To snižuje její schopnost zjišťovat přínosy poskytovaných služeb a informovat o nich.

VIII Informační systémy Komise také neposkytují přesné a spolehlivé informace o objemu a typech využívaných služeb externích konzultantů a o těchto službách nejsou podávány systematické zprávy.

IX Komisi doporučujeme, aby:

•  dále rozvíjela svůj rámec pro využívání služeb externích konzultantů,
•  zlepšila svůj přístup ke sledování a zmírňování rizik plynoucích z využívání těchto služeb,
•  identifikovala a využívala výsledky těchto služeb,
•  pravidelně podávala o využívání těchto služeb zprávy.

Úvod

Důvody pro využívání externích konzultantů

01 Orgány veřejné správy využívají externích konzultantů z různých důvodů. V posledních letech došlo vlivem rychle se měnících okolností a zároveň tlaku na administrativní zdroje k nárůstu využívání těchto služeb. Vzhledem k tomu, že konzultanti se stále více zapojují do koncipování i poskytování služeb, vzrostla také potřeba rámců, jimiž se řídí jejich využívání, aby se dosáhlo optimálního využití prostředků.

02 Pro účely této zprávy se „externími konzultanty“ rozumí soukromí a veřejní poskytovatelé odborných služeb založených na znalostech, kteří mohou pracovat v prostorách klienta nebo mimo ně. „Klientem“ je v našem případě Evropská komise. Klient využívá výstupy služeb konzultantů jako vstupy pro své procesy přijímání a provádění rozhodnutí nebo jako podporu svého administrativního fungování.

03 Tabulka 1 uvádí přehled hlavních důvodů, proč Komise využívá externích konzultantů.

Rozsah a druh poskytovaných služeb

04 V období 2017–2019, na které se náš audit zaměřil (viz bod 16), podepsala Komise s externími konzultanty 8 009 smluv. Tyto smlouvy měly celkovou hodnotu 2,7 miliardy EUR. Celková hodnota smluv podepsaných s externími konzultanty se zvýšila ze 799 milionů EUR v roce 2017 na 955 milionů EUR v roce 2019. V roce 2020 podepsala Komise smlouvy v hodnotě 971 milionů EUR.

05 Komise tyto služby zaznamenala ve svém finančním systému v jedné z těchto kategorií: poradenské služby, studie, hodnocení nebo výzkum (viz tabulka 2).

06 Největší smluvní částky v letech 2017–2019 se týkaly služeb evidovaných jako „poradenské služby“ (72 %). Obrázek 1 poskytuje přehled o využívání externích konzultantů v Komisi během daného období.

07 Ze 45 oddělení, útvarů a výkonných agentur Komise využívajících externí konzultanty připadalo v období 2017–2019 dohromady 2,1 miliardy EUR vydaných na externí konzultanty, tj. 80 % celkové částky, na devět generálních ředitelství Komise a jednu výkonnou agenturu. Více než polovina této celkové částky potom připadá na tři generální ředitelství, která mají v této oblasti největší výdaje (podrobnosti viz obrázek 2).

08 Z celkových částek smluv s externími konzultanty se 98 % týkalo dodavatelů registrovaných v EU. V období 2017–2019 bylo 72 % celkového objemu těchto služeb získáno od dodavatelů se sídlem v Belgii, Německu, Francii, Nizozemsku a Spojeném království.

09 Přibližně 57 % (1 542 milionů EUR) z celkové hodnoty smluv uzavřených s externími konzultanty bylo financováno v rámci okruhu 4 víceletého finančního rámce (VFR) „Globální Evropa“. Tyto zakázky zahrnují služby pořizované v rámci programů EU zaměřených na zlepšení spolupráce se třetími zeměmi. Na okruh 1 víceletého finančního rámce „Inteligentní růst podporující začlenění“ (745 milionů EUR, 28 % celkové nasmlouvané částky) připadá druhý největší zdroj financování zakázek externích konzultantů, zatímco pouze přibližně 1 % těchto zakázek bylo financováno v rámci okruhu 5 víceletého finančního rámce „Správa“. Obrázek 3 uvádí přehled celkové hodnoty smluv uzavřených s externími konzultanty v rámci jednotlivých okruhů víceletého finančního rámce.

10 Externí konzultanti se podílejí především na provádění politik sousedství a rozšíření EU, mezinárodních partnerství, nástrojů zahraniční politiky a opatření v oblasti životního prostředí a klimatu. Obrázek 4 znázorňuje deset programů a nástrojů EU, které nejvíce využívaly externí konzultanty. Příslušné smlouvy činily v období 2017–2019 částku 1,9 miliardy EUR (71 % celkové nasmlouvané částky).

Úlohy a odpovědnost

11 V rámci decentralizované struktury řízení Komise za určení potřeby externích konzultantů a za zajištění jejich efektivního a účinného využívání odpovídají generální ředitelství. Odpovídají rovněž za identifikaci, posouzení a zmírnění rizik vyplývajících z využívání konzultantů. Pokud některá z těchto rizik klasifikují jako „kritická“ (tj. rizika s vysokou prioritou), měla by je oznámit generálnímu sekretariátu a generálnímu ředitelství pro rozpočet².

12 GŘ pro rozpočet a generální sekretariát poskytují generálním ředitelstvím institucionální pokyny a poradenství, aby plánovala a řídila najímání externích konzultantů jednotným způsobem, bránila překrývání a zlepšila řízení znalostí a transparentnost. Pokud generální ředitelství zjistí v rámci pravidelného hodnocení rizik pro jejich činnost, že v souvislosti s využíváním externích konzultantů existují kritická rizika, oznámí tato rizika ústředním útvarům a zapíší je do seznamu všech kritických rizik předkládaných řídící radě³.

13 Řídící rada Komise zajišťuje koordinaci, dohled a strategické řízení v otázkách týkajících se úřadu, včetně přidělování zdrojů a řízení rizik. Dohlíží také na proces řízení rizik a pravidelně informuje kolegium o svých zjištěních. Zejména přezkoumává seznam kritických rizik⁴.

Rozsah a koncepce auditu

14 V posledních letech projevují Parlament⁵, Rada⁶ i sdělovací prostředky zájem o rostoucí využívání externích konzultantů ze strany Komise. Byly zejména vzneseny otázky týkající se druhu a výše smluv, rizika koncentrace, nadměrné závislosti a střetu zájmů a potřeby využívat externí konzultanty namísto interních zaměstnanců. Cílem naší zprávy je přispět k větší transparentnosti a k lepšímu vyvozování odpovědnosti při využívání externích konzultantů Komisí.

15 Náš audit se zaměřil na to, zda Komise řídila využívání externích konzultantů způsobem, který chránil zájmy Komise a zajišťoval zároveň optimální využití prostředků. Zkoumali jsme, zda Komise:

1. má rámec upravující využívání externích konzultantů, v němž jsou definovány formy podpory, kterou mohou konzultanti poskytovat, a stanovena pravidla pro odůvodnění jejich využívání;
2. takovéto zakázky řádně zadávala a zmírňovala možná rizika spojená se spoluprací s dodavateli;
3. řídila a monitorovala výkonnost externích konzultantů a zavedla postupy pro hodnocení výsledků;
4. má spolehlivé a přesné informace o řízení a o svém využívání externích konzultantů podává zprávy.

16 Náš audit se týkal služeb externích konzultantů (viz bod 02), které byly financovány z rozpočtu EU a na které Komise uzavřela smlouvy v letech 2017 až 2019 a které Komise evidovala jako poradenské služby, studie, hodnocení nebo výzkum. Bylo‑li to vhodné, zohlednili jsme rovněž aktuální relevantní informace o využití externích konzultantů. V průběhu auditu jsme neposuzovali služby podpory IT. Tyto služby jsou velmi specifické. Pořizují se na základě smluv, které zahrnují celou škálu služeb v oblasti informačních technologií. Komise je také obvykle nezaznamenává do svého finančního systému v žádné ze čtyř výše uvedených kategorií; namísto toho se evidují ve vlastní zvláštní kategorii „Služby IT a telekomunikační poplatky“.

17 Důkazní informace jsme shromáždili na základě:

1. dokumentárního přezkumu pokynů a kontrolních seznamů Komise týkajících se využívání externích konzultantů, zadávání zakázek a řízení těchto projektů a podávání zpráv o dosažených výsledcích;
2. auditních pohovorů s 11 generálními ředitelstvími Komise a jednou výkonnou agenturou⁷ o jejich postupech při najímání externích konzultantů, řízení a hodnocení jejich práce a při zjišťování získaných zkušeností. Výběr jsme prováděli na základě částek, na něž byly uzavřeny smlouvy, v rámci celého rozpočtu EU a různých způsobů řízení;
3. přezkumu 20 smluv vybraných ze čtyř z těchto jedenácti generálních ředitelství na služby poskytované externími konzultanty, které byly uzavřeny v letech 2017 až 2019. Pro účely tohoto přezkumu jsme vybrali generální ředitelství, která uzavřela smlouvy s největšími částkami (GŘ NEAR, JRC, GŘ REFORM, GŘ GROW), a různé druhy služeb zadaných externím konzultantům;
4. analýzy dostupných finančních informací a informací o řízení o službách pořizovaných v letech 2017 až 2019 a pořízených jako poradenské služby, studie, hodnocení a výzkumné služby.

Připomínky

Významné nedostatky v rámci, kterým se řídí najímání externích konzultantů a zdůvodnění jejich využití

18 V této části zprávy se zaměřujeme na rámec Komise upravující využívání externích konzultantů. Posuzovali jsme, zda rámec poskytuje společné zásady a pokyny, jak plánovat a zdůvodňovat využívání externích konzultantů.

19 Tabulka 3 znázorňuje, jak jsme analyzovali rozsah a typ služeb externích konzultantů, které Komise evidovala ve čtyřech kategoriích, které spadaly do rozsahu našeho auditu za období 2017–2019.

Pokyny pro zlepšování právní úpravy: mají solidní základ, ale jsou uplatnitelné pouze na hodnocení a studie

20 Posuzovali jsme, zda má Komise společný rámec zahrnující pravidla, hlavní zásady a pokyny pro využívání externích konzultantů. Prověřovali jsme, zda tento rámec obsahuje definici různých forem služeb založených na znalostech a míry, v níž by Komise mohla tyto služby zadat externím konzultantům, nebo je provádět sama interně. Takovýto rámec je důležitý, zejména pokud jsou tyto služby využívány na podporu opakujících se činností.

21 Generální ředitelství celkově využívají služeb externích konzultantů v rámci finančního nařízení⁸ a v souladu s obecnými pravidly pro zadávání zakázek na služby popsanými v příručce Komise o zadávání veřejných zakázek⁹. Tento rámec se zabývá obecnými pravidly pro zakázky na služby, jako je správné používání zadávacích řízení a správné platby za přijaté služby. Neobsahuje však zvláštní ustanovení pro externí zakázky založené na znalostech, zejména rizika spojená s tímto typem zakázek (viz bod 55).

22 V roce 2002 přijala Komise své zásady a pokyny pro shromažďování a využívání odborných znalostí¹⁰. Měly by při nich být uplatňovány hlavní zásady, kterými jsou kvalita, otevřenost a účinnost, a také pokyny pro realizaci těchto zásad ve všech případech, kdy útvary Komise shromažďují a využívají poradenství odborníků pocházejících mimo příslušný útvar, a to včetně externích konzultantů.

23 Komise vypracovala dodatečné pokyny pro studie a hodnocení. Ty v období, kterého se audit týkal, představovaly 22 % celkových výdajů na externí konzultanty (viz tabulka 3). V roce 2012 vydala Komise pokyny k harmonizaci postupů pro řízení studií¹¹. Tyto postupy zahrnují celý cyklus vypracovávání studií, od jejich plánování přes objednávání, šíření a zaznamenávání. Dokument obsahuje definici studií a společná kritéria pro jejich použití. Od roku 2015 poskytují pokyny a soubor nástrojů pro zlepšování právní úpravy¹² rámec pro provádění hodnocení. Obsahují i definice hodnocení, pokyny k zajišťování zdrojů a určení činností, které mohou provádět externí dodavatelé¹³.

24 Pro poradenské a výzkumné služby, které představovaly 78 % celkových výdajů na externí konzultanty během kontrolovaného období, jsme žádné podobné pokyny nenalezli. V důsledku toho, jak ukazuje tabulka 3, se poradenské služby týkaly široké škály činností, od krátkodobých „poradenských“ služeb až po dlouhodobější služby doplňující interní odborné znalosti a zdroje. Tyto opakující se služby, které jsou využívány pravidelně, většinou souvisejí s prováděním programů EU nebo plánů řízení generálních ředitelství. Rámec Komise neobsahoval jasné pokyny a definici poradenských a výzkumných služeb a rozsahu, v jakém Komise může tyto služby zadat externím konzultantům.

25 Zjistili jsme, že vzhledem k tomu, že neexistují jasné pokyny platné pro všechna generální ředitelství, jedno z generálních ředitelství vybraných pro tento audit analyzovalo faktory, které je třeba vzít v úvahu při rozhodování, zda zadat služby externím dodavatelům. Patří mezi ně:

•  zachování kontroly nad rozhodováním, strategií a kvalitou,
•  kritéria uplatnitelná na činnosti a procesy, které by neměly být zajišťovány externě,
•  důvody pro externí zajišťování služeb, které mají být vysvětleny v technických specifikacích.

26 V červenci 2020 vydala Komise pokyny k využívání služeb externích dodavatelů pracujících v prostorách Komise¹⁴. Uvádí v nich, že by nikdy neměla být externě zajišťována činnost svěřená Komisi Smlouvami, ale že generální ředitelství mohou externím subjektům zadávat podpůrné úkoly. Tento pokyn se týká především zakázek na služby v oblasti informačních technologií, komunikací a údržby a bezpečnosti budov. Komise nepřijala pokyny pro externí konzultanty působící mimo prostory Komise, které by řešily otázky, jež uvádíme v bodě 24.

Analýzy potřeb nebyly systematicky prováděny ani dokumentovány

27 Posuzovali jsme, zda Komise náležitě odůvodňovala a dokumentovala využívání externích konzultantů. Zkoumali jsme, zda generální ředitelství pečlivě zvažovala, proč jsou externí konzultanti zapotřebí, a jak byl tento proces zdokumentován. Přezkoumali jsme pokyny a analyzovali jsme postupy uplatněné v rámci 20 smluv, které jsme vybrali, a doplnili to o pohovory se zástupci vybraných generálních ředitelství.

28 Zjistili jsme, že pokyny a soubor nástrojů pro zlepšování právní úpravy poskytují pokyny pro plánování a odůvodnění využití externích konzultantů, kterým se zadává vypracovávání hodnocení. V pokynech se uvádí, že generální ředitelství musí za hlavní zdroj důkazních informací považovat využití interních odborných znalostí. Při plánování hodnocení musí generální ředitelství zohlednit klíčové faktory, jako jsou dostupné zdroje, požadované a dostupné údaje, druh požadované analýzy a případné překrývání s jinými probíhajícími pracemi. Vnitřní a vnější zdroje přidělené na hodnocení musí být úměrné vnímanému významu a očekávaným účinkům intervence, a to jak z hlediska nákladů, tak z hlediska vytvořených přínosů¹⁵.

29 U studií a hodnocení zadávaných podle pokynů pro zlepšování právní úpravy jsou zavedeny systémy, které zajišťují, aby dokumentace projektů obsahovala žádost uvádějící důvody studie nebo hodnocení, jejich cíle, očekávané výsledky, dopady, zamýšlené použití, předpokládaný harmonogram a analýzu nákladů a přínosů. Zjistili jsme, že Komise v prověřovaných případech využití externích konzultantů náležitě odůvodnila.

30 Pokud generální ředitelství zadávají zakázky na činnosti klasifikované jako poradenské služby nebo výzkum, zdokumentují v žádosti o zadání zakázky potřebu externího zajištění. Generální ředitelství odpovídají za to, aby navrhované externí zadání služeb bylo v souladu s požadavky politiky a nepřekrývalo se s pracovními programy jiných generálních ředitelství.

31 U mnoha poradenských služeb pořizovaných v rámci programů EU, jako je technická podpora členským státům a technická pomoc zemím mimo EU, je využití externích konzultantů prostředkem provádění programů zakotveným v jejich pravidlech a v dohodách o financování. V těchto případech jsme zjistili, že generální ředitelství nezdokumentovala u žádné příslušné zakázky, že posoudila, zda najímaní konzultanti jsou nejvhodnějším řešením. Komise nás informovala, že možnosti využití zdrojů odůvodňující zapojení externích konzultantů posoudila ve fázi programování. Toto posouzení však nebylo zdokumentováno, a proto nebyly k dispozici žádné důkazní informace.

32 Pokud jde o poradenské služby zadávané za účelem plnění opakujících se úkolů, které doplňují interní zdroje, generální ředitelství neprovádějí analýzy nákladů a přínosů ani potřeb, aby před podáním nových žádostí o zakázky zvážila relativní výhody spoléhání se na externí poskytovatele spíše než na interní zaměstnance. Zjistili jsme, že taková analýza nebyla provedena například u:

•  služeb poskytovaných externími konzultanty pracujícími v prostorách Komise i mimo ně s obnovenými smlouvami v oblasti statistiky, které odpovídají přibližně 52 zaměstnancům na plný úvazek ročně,
•  opakujících se činnosti souvisejících s prováděním a monitorováním programů EU.

Zadávací řízení byla dodržena, ale specifická rizika dosud nejsou dobře řízena

33 Tato část zprávy se zabývá tím, jak Komise zadávala služby externích konzultantů, aby dosáhla optimálního využití prostředků, a jak zmírňovala rizika spojená se spoléháním se na externí konzultanty.

Pořizování služeb externích konzultantů bylo v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek

34 Aby bylo dosaženo optimálního využití prostředků, vyžaduje finanční nařízení a vnitřní pravidla Komise, aby Komise při zadávání zakázek na služby externích konzultantů používala soutěžní výběrová řízení. Součástí těchto postupů zadávání zakázek jsou stanovení a uplatňování vhodných kritérií pro výběr a zadání zakázky. Posuzovali jsme zadávací řízení Komise na uzavírání smluv s externími konzultanty a podrobně jsme prověřovali 20 zakázek, které jsme vybrali.

35 Zjistili jsme, že příslušná generální ředitelství provedla zadávací řízení v souladu s požadavky finančního nařízení a příručky o zadávání veřejných zakázek (viz bod 21). Ve všech 20 zkoumaných zadávacích řízeních použila Komise vhodná kritéria pro zadání zakázky (včetně poměru mezi cenou a kvalitou), aby zvážila optimální využití prostředků a vybrala vítězné nabídky.

36 Při zadávání zakázek na služby si Komise může vybrat mezi různými zadávacími řízeními. K najímání externích konzultantů většinou využívala otevřená řízení (nabídku může podat jakákoli společnost) nebo omezená řízení (k podání nabídek je vyzván omezený počet společností). Zakázky zadané v rámci těchto dvou druhů řízení činily v období 2017–2019 celkem 2,3 miliardy EUR (85 % z celkových smluvních částek), jak ukazuje obrázek 5. Vzhledem k tomu, že tato řízení jsou časově náročná, jsou jako účinný prostředek pro uzavírání smluv o poskytování služeb s externími konzultanty často využívány rámcové smlouvy. Při jejich použití není nutno zahajovat více zadávacích řízení. Rámcové smlouvy, které jsou často uzavřeny na vysokou hodnotu, navíc definují podmínky (například cena, kvalita) konkrétních zakázek, které mají být v jejich rámci zadány. Umožňují tak Komisi rychleji využít odborné znalosti konzultantů, a reagovat tak na skutečné potřeby. V kontrolovaném období bylo na rámcových smlouvách založeno 70 % částek uzavřených s externími konzultanty (1,9 miliardy EUR).

Dohled Komise neodpovídal úrovni potenciálního rizika

37 Prověřovali jsme, jak Komise identifikovala a řešila potenciální rizika koncentrace a nadměrné závislosti, konkurenční výhody a střetu zájmů. Zkoumali jsme rovněž, zda byla Komise na tato rizika upozorněna a jak byla tato rizika na úrovni Komise řízena.

Rizika koncentrace a nadměrné závislosti

38 Pokud se organizace při výkonu klíčových činností ve velké míře spoléhá na konkrétní externí konzultanty, přijímá riziko, že se může na těchto konzultantech stát závislou, pokud jde o další provádění daných činností. Analyzovali jsme informace o řízení a finanční informace týkající se dodavatelů, abychom mohli posoudit, do jaké míry se Komise spoléhala na konkrétní poskytovatele služeb, a posoudit také úroveň koncentrace služeb.

39 Obrázek 6 znázorňuje rozdělení smluvních částek mezi deset největších dodavatelů v období 2017–2019. Těchto deset největších dodavatelů představovalo méně než 0,4 % z celkového počtu (2 769) externích konzultantů najatých v daném období. Částka, na níž s nimi byly sjednány zakázky, zároveň představovala 22 % celkové smluvně sjednané částky za dané období.

40 Někteří dodavatelé poskytují služby externích konzultantů v několika generálních ředitelstvích Komise. Někteří z těchto dodavatelů mají pobočky nebo dceřiné společnosti v různých členských státech. Formálně se jedná o samostatné právní subjekty, ale přítomnost těchto subjektů v Komisi je větší, jsou-li posuzovány společně.

41 Obrázek 7 znázorňuje deset jednotlivých dodavatelů s největším počtem smluv podepsaných v období 2017–2019. Komise uzavřela s těmito dodavateli 1 297 smluv (tj. 16 % z celkem 8 009 smluv uzavřených během daného období, viz bod 04). Vyplývá z toho, že útvary Komise zadávají poměrně malému počtu dodavatelů relativně vysoký počet zakázek.

42 Analyzovali jsme rovněž podíl celkových smluvních částek, které získalo deset největších dodavatelů ve vybraných generálních ředitelstvích¹⁶. Obrázek 8 ukazuje, že některá generální ředitelství se ve velké míře spoléhají na relativně malý počet dodavatelů. Například v GŘ ESTAT deset dodavatelů představovalo méně než 19 % z celkového počtu poskytovatelů služeb externích konzultantů využívaných generálními ředitelstvími, ale bylo jim přiděleno 87 % (47 milionů EUR) z celkové částky, kterou generální ředitelství zadalo. V GŘ NEAR představovalo deset největších dodavatelů méně než 3 % z celkového počtu dodavatelů, ale zároveň na ně připadalo 41 % (277 milionů EUR) částek nasmlouvaných s externími konzultanty. Toto soustředění vytváří riziko nadměrné závislosti na některých dodavatelích.

43 Zakázky zadávané externím konzultantům často vyžadují zvláštní technickou odbornost, což může omezit počet potenciálních dodavatelů. Některým větším dodavatelům, kteří mají často rozsáhlé zkušenosti s prací s Komisí, se nicméně pravidelně daří takové zakázky získávat; menší společnosti mají přitom menší úspěchy.

44 Zjistili jsme čtyři případy, kdy stejní dodavatelé získali po sobě jdoucí zakázky v průběhu několika let, i když byla pravidelně organizována otevřená zadávací řízení. Zaznamenali jsme tedy riziko závislosti na externích konzultantech (viz tabulka 4).

Riziko konkurenční výhody

45 Pokud jsou externí konzultanti ve velké míře využíváni různými útvary Komise (viz obrázek 7), získávají zkušenosti. To může být pak výhodou pro získání budoucích zakázek. Prověřovali jsme, zda Komise zavedla postupy k zajištění transparentnosti výběrového řízení, aby konzultanti nebo jejich přidružené společnosti, kteří se ucházejí o konkrétní zakázku, nezískali konkurenční výhodu z toho, že poskytli jiné služby související s danou zakázkou.

46 Zjistili jsme, že někteří dodavatelé poskytovali jednomu generálnímu ředitelství kombinaci poradenských, prováděcích a hodnotících služeb. V takových případech existuje riziko, že tito dodavatelé mohou získat konkurenční výhodu, protože se podílejí na koncipování, provádění i hodnocení stejné politiky EU.

47 Existuje rovněž riziko, že někteří dodavatelé mohou získat konkurenční výhodu díky svým rozsáhlým zkušenostem s poskytováním služeb generálním ředitelstvím, které jim budou sloužit v budoucích zadávacích řízeních. V jednom případě byla dodavateli v roce 2018 zadána zakázka na vypracování zadávací dokumentace v souvislosti se zakázkou na stavební práce (1,1 milionu EUR). V následujícím roce byla témuž dodavateli zadána jiná zakázka na dohled nad týmiž stavebními pracemi (3 miliony EUR).

48 Některá generální ředitelství vyvinula osvědčené postupy ke zmírnění rizik omezené hospodářské soutěže při zadávání zakázek na služby externích konzultantů (podrobnosti viz rámeček 1).

Riziko střetu zájmů

49 Zkoumali jsme postupy zavedené k řešení rizika střetu zájmů. Finanční nařízení definuje střety zájmů a stanoví opatření, která je třeba přijmout, aby se jim během zadávacích řízení zabránilo. Další pokyny obsahuje příručka Komise o zadávání veřejných zakázek. Příručka ukládá požadavek, aby členové hodnotící komise sestavené Komisí a uchazeči potvrdili, že u nich nedochází ke střetu zájmů.

50 U všech 20 smluv, které jsme kontrolovali, se Komise řídila požadavky týkajícími se kontrol střetů zájmů uvedenými ve finančním nařízení a příručce. Byla podepsána všechna požadovaná prohlášení a všechny smlouvy obsahovaly standardní doložku o tom, že dodavatelé jsou povinni oznámit jakýkoli střet zájmů, který by mohl při plnění smlouvy vzniknout. Jedná se o formální kontroly, které samy o sobě nemohou rizika střetu zájmů vyřešit.

51 V roce 2021 vydala Komise pokyny k předcházení střetům zájmů a jejich řešení při zadávání zakázek na služby¹⁷. Pokyny Komise se však nezabývají těmito riziky:

•  činnostmi externích konzultantů a jejich přidružených společností, které jsou ve střetu s jejich smlouvou s Komisí,
•  službami externích konzultantů, které mohou být ve vzájemném střetu,
•  situací, kdy externí konzultanti pracují při úzce souvisejících úkolech pro různé klienty (v rámci Komise nebo mimo ni) s protichůdnými zájmy.

52 Střety zájmů mohou rovněž vzniknout v důsledku kariérního postupu zaměstnanců Komise, tzv. „otáčivých dveří“: pokud zaměstnanci odcházejí na jinou pozici mimo orgán (například v soukromém sektoru) nebo pokud do Komise přicházejí jednotlivci ze soukromého sektoru. Součástí těchto střetů zájmů může být i nevhodné využívání přístupu k důvěrným informacím: například pokud bývalí zaměstnanci Komise využívají své znalosti a kontakty k lobbování v zájmu externích zaměstnavatelů nebo klientů.

53 Služební řád EU¹⁸ vyžaduje, aby úředníci, kteří opouštějí Komisi, jednali čestně a uvážlivě při přijímání nových pracovních míst po ukončení svého zaměstnání. Komise řeší možné případy „otáčivých dveří“ na základě těchto pravidel. Účinnost těchto mechanismů závisí pouze na tom, zda odcházející zaměstnanci předloží Komisi prohlášení o práci, kterou hodlají vykonávat v období dvou let po odchodu z veřejné služby EU. Zaměstnanci odpovědní za zadávání veřejných zakázek se při hodnocení zadávací dokumentace rovněž snaží identifikovat bývalé zaměstnance s možnými střety zájmů.

54 Veřejná ochránkyně práv v této věci provedla několik šetření a dospěla k závěru, že ačkoli postupy Komise jsou v souladu s pravidly, pro zvýšení účinnosti a smysluplnosti těchto pravidel by bylo možné učinit více. Doporučila, aby Komise zaujala důraznější přístup k otázce „otáčivých dveří“ při řešení případů týkajících se vyšších úředníků Komise¹⁹. V únoru 2021 zahájila veřejná ochránkyně práv nové rozsáhlé šetření, které se zabývalo tím, jak Komise řeší případy otáčivých dveří mezi svými zaměstnanci. Šetření je součástí posíleného sledování toho, jak administrativa EU ukládá etické povinnosti pracovníkům EU, kteří přejdou do soukromého sektoru²⁰.

Na organizační úrovni nejsou posuzována některá rizika

55 Prověřovali jsme, jak byla Komise upozorňována na rizika koncentrace a nadměrné závislosti, konkurenční výhody a střetů zájmů a jak byla tato rizika na úrovni organizace řízena.

56 Celkově jsme zjistili, že generální ředitelství při využívání externích konzultantů rizika koncentrace a nadměrné nezávislosti, konkurenční výhody nebo střetu zájmů nezjišťovala ani nehodnotila jako kritická. Rovněž jsme zjistili, že riziko nadměrné koncentrace dodavatelů a nadměrné závislosti nebylo na místní úrovni – tedy na úrovni generálních ředitelství – vždy patrné. Na úrovni Komise však mohou tato rizika být významná. Bylo by proto možné je správně řešit pouze posouzením na úrovni celé organizace; Komise však žádné takové posouzení neprovádí. Některá kritická rizika tak nemusí být zjištěna, a tedy ani oznámena řídící radě.

Nedostatky ve způsobu řízení a využívání služeb externích konzultantů

57 Tento oddíl se zabývá tím, jak Komise řídila činnost externích konzultantů, a zejména jak posuzovala jejich výkonnost a identifikovala dosažené výstupy, které by mohly být užitečně šířeny v jejich různých útvarech.

Jednotlivé smlouvy byly řízeny v souladu s pravidly, ale s nedostatky v hodnocení výkonnosti

58 Zkoumali jsme, zda Komise stanovila jasné mandáty a mechanismy poskytování služeb externích konzultantů a zda za poskytnuté služby uhradila odpovídající částky. Posuzovali jsme rovněž, jak Komise sdílela a posuzovala výsledky těchto zakázek na úrovni organizace. Hodnotili jsme, zda Komise zajistila, aby byly zakázky externích konzultantů ve všech jejích generálních ředitelstvích řízeny jednotně, aby se výkonnost konzultantů posuzovala systematicky, a zda určovala hodnotu poskytovanou externími konzultanty.

59 Komise řídila zakázky externích konzultantů (poradenské služby, výzkum, studie nebo hodnocení) podle právního rámce stanoveného finančním nařízením a obecných pravidel pro zadávání zakázek na služby obsažených v její příručce o zadávání veřejných zakázek. Při zadávání zakázek na služby vypracovala Komise zadávací podmínky upřesňující práci, kterou má dodavatel vykonat, a počet a formát zpráv o pokroku, které od dodavatele během jeho zakázky očekává.

60 U všech 20 smluv, které jsme prověřovali, jsme zjistili, že Komise řídila smlouvy dobře v souladu se svým právním rámcem. Celkově smlouvy mezi Komisí a dodavatelem stanovovaly mechanismy monitorování a podávání zpráv a určovaly také postup pro kontrolu výstupů. Komise před provedením plateb kontrolovala, zda konzultanti poskytli služby v požadované kvalitě.

61 Z naší analýzy vyplynulo, že u některých poradenských služeb provedla Komise dodatečné kontroly kvality některých výstupů:

•  před platbou za statistické služby Komise ověřila kvalitu statistik vypracovaných konzultantem,
•  pro účely smlouvy o technické podpoře v rámci programu na podporu strukturálních reforem byl zřízen řídící výbor (za účasti odpovědného útvaru GŘ REFORM, členského státu a dodavatele), který dohlížel na plnění smlouvy. Tím bylo zajištěno pravidelné monitorování plnění smlouvy (často prostřednictvím měsíční zprávy).

62 Pokud je konečný produkt dodán pozdě nebo v nižší kvalitě, než se očekávalo, Komise obvykle pozastaví požadovanou platbu, dokud není produkt uspokojivě dodán, a rozhodne se neuplatňovat sankce stanovené ve smluvních ustanoveních. Komise uplatnila pokuty a snížila platby v případě tří z 20 vybraných smluv. Aby bylo dosaženo správné kvality konečných produktů, vyžádalo si to tak ze strany provozních útvarů intenzivní a značné úsilí.

63 Ačkoli ve smlouvách, které jsme prověřovali, existovaly dobré příklady toho, jak Komise výkonnost externích konzultantů hodnotí, generální ředitelství neposuzovala výkonnost jednotným způsobem. Zjistili jsme, že při uzavírání smluv systematicky prováděla hodnocení získaných zkušeností nebo hodnocení nákladů a přínosů ex post pouze některá generální ředitelství, a jiná nikoli. Dle našeho názoru to snižuje schopnost Komise určit možné oblasti pro zlepšení. Zvyšuje to rovněž riziko opětovného najmutí konzultantů, kteří v minulosti dosáhli špatných výsledků.

64 Kromě služeb pořizovaných podle rámce pro zlepšování právní úpravy (podrobnosti viz rámeček 2) generální ředitelství systematicky v rámci Komise nesdílela dostupné informace o hodnocení externích konzultantů (například přehled nákladů, kvalita výstupů a výsledků). Neprobíhalo centralizované shromažďování informací o zapojení konzultantů na úrovni celé organizace, které by umožnilo porovnat a posoudit výkonnost dodavatelů.

Nedostatečné postupy z hlediska plného využívání výsledků zakázek externích konzultantů

65 Posuzovali jsme, zda Komise zavedla vhodné postupy pro co nejlepší využití výsledků služeb externích konzultantů a pro přenos znalostí a šíření těchto výsledků tam, kde to je zapotřebí.

66 Zjistili jsme, že pokyny a soubor nástrojů pro zlepšování právní úpravy vedly k vypracování pokynů pro sledování a analýzu toho, do jaké míry práce externích konzultantů přispívá k procesu hodnocení Komise. Komise předkládá tuto analýzu v pracovním dokumentu útvarů Komise, který hodnocení shrnuje. Tento dokument popisuje, jak Komise v tomto procesu využila odborné poradenství²².

67 Nad rámec zlepšování právní úpravy jsme žádné podobné pokyny pro služby externích konzultantů nenalezli. Ve vybraných generálních ředitelstvích jsme zaznamenali různé postupy pro zjišťování toho, zda a jak Komise výsledky a závěry dodané externími konzultanty použila (viz tabulka 5). Vzhledem k tomu, že v jednotlivých generálních ředitelstvích neexistuje jednotný přístup, Komise nemůže využívání těchto služeb posoudit.

68 Otázka předávání znalostí z externích konzultantů na zaměstnance Komise se nevztahuje na všechny typy smluv. Jsou-li konzultanti zapojeni do řešení nedostatku odborných znalostí v Komisi, může být předávání znalostí Komisi důležitým a relevantním faktorem. Komise potvrdila, že ve smlouvách o poskytování služeb se předávání znalostí od konzultantů zohledňuje jen zřídka. Komise systematicky nezkoumá, zda je potřeba znalosti předat. Žádná ze smluv, které jsme prověřovali, neobsahovala konkrétní požadavek na to, aby konzultanti předali znalosti pracovníkům Komise.

69 Komise má k dispozici nesourodý soubor nástrojů obsahujících informace, které lze použít k výměně informací o službách externích konzultantů, ale které jsou méně vhodné k šíření práce odvedené těmito konzultanty, jak je shrnuto v tabulce 6.

70 Generální ředitelství používala ke sdílení znalostí o výstupech externích konzultantů různé metody (viz příklady na obrázku 9). Toto šíření bylo ale roztříštěné a bylo zaměřeno na úroveň generálních ředitelství, což omezuje možnosti účinně sdílet výsledky práce externích konzultantů v rámci Komise.

71 Zjistili jsme, že interinstitucionální databáze studií EU (IISDB) poskytuje informace o plánovaných a poskytnutých hodnoceních a studiích, což by mohlo umožnit šíření poznatků. Od března 2022 mají do této databáze přístup všechny orgány a instituce. Analyzovali jsme informace zaznamenané vybranými generálními ředitelstvími v této databázi. Generální ředitelství zaznamenávala studie různými způsoby, přičemž některé technické studie (například zprávy, doporučení, technické analýzy) do databáze nebyly zahrnuty, jak se uvádí v tabulce 7. V důsledku toho obsahuje databáze IISDB pouze částečné informace o všech realizovaných studiích. Komise ji nekoncipovala tak, aby se stala komplexním nástrojem na sdílení poznatků.

Informace Komise o řízení jsou jen částečně přesné a systematické podávání zpráv je nedostatečné

72 V tomto oddíle zkoumáme informace, které má Komise k dispozici v souvislosti s prací externích konzultantů, a způsob, jakým Komise informovala o jejím využití.

Komise nemá přesné informace o objemu a typech služeb externích konzultantů, které využívá

73 Posuzovali jsme, zda má Komise dostatečné a spolehlivé informace, které jí umožňují účinně dohlížet na využívání externích konzultantů a podávat o něm zprávy, a zda byly tyto informace k dispozici podle jednotlivých typů služeb. Zkoumali jsme, jak generální ředitelství Komise zaznamenala informace týkající se těchto služeb, a přezkoumali jsme údaje za období od roku 2017 do roku 2019.

74 Od roku 2017 umožňuje finanční systém Komise zaznamenávat zakázky na externí poradenské služby do čtyř kategorií: poradenské služby, studie, hodnocení a výzkum. Komise jasně definovala, co se rozumí kategoriemi „studie“ a „hodnocení“ (viz bod 23), neposkytla však generálním ředitelstvím jasnou definici poradenských a výzkumných služeb (viz bod 24). Tyto dvě kategorie byly definovány obecněji (viz tabulka 2). Generální ředitelství je proto při zaznamenávání využití externích poradců používala nejednotným způsobem.

75 Seznam například popisuje kategorii „poradenské služby“ („consultancy“), v níž byla zaregistrována naprostá většina externích poradenských služeb (viz tabulka 3), jako „poradenské“ („advisory“) služby. Zjistili jsme, že generální ředitelství zaznamenala v této kategorii širokou škálu služeb. Jednalo se mimo jiné o některé služby, které jsou externím dodavatelům běžně zadávány, například:

•  služby pro vývoj a provoz systémů informačních technologií, včetně licencí, údržby, studií a podpory,
•  služby v oblasti statistiky, sestavování údajů a získávání informací (hlavní činnosti Eurostatu a vedlejší činnosti ostatních generálních ředitelství),
•  technická podpora pro členské státy a technická pomoc zemím (zejména zemím mimo EU).

V posledně uvedeném případě finanční systém Komise neidentifikuje konečného příjemce služby externích poradců. U okruhu 4 víceletého finančního rámce „Globální Evropa“ Komise pořizuje většinu těchto služeb ve prospěch zemí mimo EU. Tyto služby představovaly 1 miliardu EUR z celkové částky poskytnuté na zakázky s externími konzultanty v letech 2017–2019. To Komisi neumožňuje podat věrný obraz toho, jak externí konzultanty využívá.

76 Kategorie „výzkum“ zahrnuje veškeré služby související s výzkumem, vývojem a vědeckými činnostmi, které nespadají do žádné z ostatních tří kategorií. Společné výzkumné středisko například zaregistrovalo do této kategorie přibližně 88 % služeb, na něž uzavřelo smlouvu (107,2 milionu EUR). Zjistili jsme, že sem patřila široká škála zakázek, z nichž některé patřily do jiných kategorií (viz tabulka 3): provádění studií nebo hodnocení, poskytování technické pomoci, laboratorní údržba a vybavení, získávání údajů, obnovení ochranných známek a platby za patenty, pořádání vzdělávacích kurzů a konferencí a vyřazování jaderných zařízení z provozu.

77 Komise má decentralizovanou strukturu a za zaznamenávání údajů v centrálním finančním systému je odpovědných mnoho útvarů. Komise si je vědoma problémů s přesností zaznamenávání údajů a v letech 2020 a 2021 zahájila „čištění“, aby napravila chyby v zaznamenání údajů nebo nepřesnosti týkající se smluv s externími konzultanty. V roce 2021 rovněž vytvořila přehled kvality údajů, který má systematicky sledovat kvalitu zaznamenaných údajů o smlouvách.

78 Navzdory těmto iniciativám jsme stále zaznamenali řadu nesrovnalostí a chyb v tom, jak se smlouvy generálních ředitelství s externími konzultanty zaznamenávají (podrobnosti viz příloha I).

79 V důsledku nedostatečně specifických kategorií zakázek a chyb v zaznamenávání tak Komise neměla přesné informace o objemu a typech služeb externích konzultantů, s nimiž uzavřela smlouvu.

Informace o tom, jak služby externích konzultantů využívá, nevykazuje Komise systematicky

80 Vzhledem k rozsahu, v jakém Komise externích konzultantů využívá, jsme posuzovali, zda zavedla řádné a systematické podnikové výkaznictví pro tuto oblast. Orgány udělující absolutorium a další zúčastněné strany zaslaly Komisi žádosti o informace o částkách, které vynakládá na externí konzultanty (viz bod 14). Tyto dotazy odrážejí skutečný veřejný zájem o počet externích konzultantů a náklady na ně, druhy poskytovaných služeb a také potenciální rizika s tím spojená.

81 Komise nemá žádné podnikové výkaznictví a analýzu využívání externích konzultantů nebo výdajů na ně. Řídící rada Komise se oblastí externích konzultantů zabývala ad hoc, například když schválila pokyny týkající se interních poskytovatelů služeb²³.

82 Podávání zpráv o využívání externích konzultantů se většinou provádí na základě žádosti. Na žádost (například Evropského parlamentu) vypracuje Komise zprávu vycházející z informací zaznamenaných v jejím finančním systému. Generální ředitelství Komise však musí provádět manuální kontroly údajů, aby se ujistila, že jsou vykazovány pouze správné částky odpovídající příslušným útvarům. Při auditu jsme v údajích Komise zjistili chyby (viz bod 78).

83 Hlavní rámcovou zprávou o výsledcích dosažených z rozpočtu EU je výroční zpráva Komise o řízení a výkonnosti. Výroční zprávy o činnosti generálních ředitelství informují o výkonnosti na místní úrovni. Ani v jednom z obou souborů zpráv nejsou informace o využití externích konzultantů zveřejněny.

84 Výdaje na externí konzultanty jsou financovány z provozních prostředků různých programů EU a tvoří velmi malou část celkových provozních výdajů. Mají proto tendenci unikat pečlivému dohledu nad vnitřními zdroji financovanými ze správních výdajů a jejich vykazování. Nedostatek komplexního podnikového výkaznictví oslabuje schopnost Komise tyto služby účinně řídit v kontextu celkového využívání zdrojů a také identifikovat rizika spojená s jejich poskytováním.

Závěry a doporučení

85 Evropská komise zadává každoročně služby externích konzultantů v hodnotě přibližně 1 miliardy EUR. Využívá je na podporu široké škály poradenských, hodnotících a výzkumných činností a činností v oblasti vypracovávání studií. Dospěli jsme k závěru, že Komise neřídí využívání externích konzultantů tak, aby maximalizovala efektivnost vynaložených prostředků ani plně chránila své zájmy.

86 Zjistili jsme, že rámec Komise upravující využívání externích konzultantů vykazuje značné nedostatky. Rámec Komise pro poradenství a výzkum, které představují převážnou část částky smluvně zadané externím konzultantům, neobsahoval pokyny ohledně toho, v jakém rozsahu mohou být úkoly zajišťovány externě, jak jsou služby externích konzultantů definovány a jaké schopnosti a kapacity by měly být zachovány interně (body 18–26).

87 Pokud jde o studie a hodnocení, rámec Komise poskytoval jasné pokyny, jak odůvodnit a dokumentovat využití externích konzultantů namísto interních zaměstnanců. Komise pravidelně využívala konzultanty k provádění opakujících se činností. V mnoha takovýchto případech nebylo doloženo, že bylo provedeno posouzení potřeb (body 24 a 28–32).

Doporučení 1 – Dokončit stávající rámec upravující využívání služeb externích poradců

Komise by měla dále rozvíjet svůj rámec upravující využívání externích konzultantů. Rámec by měl:

1. definovat různé formy podpory, kterou mohou externí konzultanti poskytnout;
2. obsahovat pokyny, jak provádět posouzení potřeb (včetně toho, kdy provádět analýzy nákladů a přínosů), včetně metod pro posouzení potřeby zadat práci externím dodavatelům namísto využití interních zaměstnanců;
3. stanovovat kritéria vztahující se na činnosti a procesy, které by měly zůstat v rámci Komise a neměly by být zajišťovány externě.

Cílové datum provedení: prosinec 2023

88 Zjistili jsme, že Komise při pořizování služeb od externích konzultantů dodržovala finanční nařízení a vlastní vnitřní pravidla. Kritéria, která Komise používala při výběru vítězných nabídek, byla vhodná (body 34–36).

89 Komise dostatečně nesledovala a neřídila významná rizika spojená s využíváním externích konzultantů. Patří mezi ně riziko koncentrace dodavatelů a také riziko nadměrné závislosti na relativně malém počtu poskytovatelů služeb. To s sebou nese riziko, že někteří dodavatelé s rozsáhlými zkušenostmi s předchozí spoluprací s Komisí budou úspěšnější při získávání zakázek, protože získali konkurenční výhodu. Komise také provedla veškeré nezbytné formální kontroly střetu zájmů. Tyto kontroly však nemohou zajistit, aby byla všechna důležitá rizika označena a řešena. V důsledku toho nebyla některá významná rizika spojená se službami poskytovanými externími konzultanty na úrovni celé organizace dostatečně analyzována (body 38–56).

Doporučení 2 – Zlepšit monitorování a zmírňování rizik souvisejících s využíváním služeb externích konzultantů

Komise by měla zlepšit svůj přístup ke sledování a zmírňování rizik spojených s využíváním externích konzultantů tím, že:

1. bude pravidelně analyzovat rizika koncentrace a nadměrné nezávislosti na úrovni generálních ředitelství i Komise;
2. vyjasní zavedené postupy týkající se konkurenčních výhod, které získali externí poskytovatelé s dlouhodobými zkušenostmi se spoluprací s EU;
3. doplní pokyny k předcházení střetům zájmů začleněním dosud nezahrnutých rizik;
4. zajistí, aby generální ředitelství identifikovala kritická rizika a podávala o nich zprávy a aby na tato rizika byla upozorněna řídící rada, aby tak mohla koordinovat hodnocení a řízení takovýchto rizik a poskytovat k nim poradenství.

Cílové datum provedení: prosinec 2023

90 Komise řídila jednotlivé smlouvy s externími konzultanty dobře. Zajistila například, aby konzultanti poskytli služby v odpovídající kvalitě před tím, než jim zaplatí. Neposuzovala však výkonnost externích konzultantů jednotným způsobem a kromě studií a hodnocení nesdílela informace o těchto hodnoceních mezi svými generálními ředitelstvími. Smlouvy o poskytování služeb zřídkakdy zohledňují předávání znalostí konzultantů a Komise systematicky nezvažuje, zda je předávání znalostí nutné. Šíření výsledků práce konzultantů bylo roztříštěné a zaměřené na úroveň generálních ředitelství; v některých případech byly informace neúplné (body 57–71).

Doporučení 3 – Lépe využívat výsledky služeb externích konzultantů

Komise by měla jednotným způsobem identifikovat a využívat hodnotu, kterou ze služeb externích konzultantů získává, a to tím, že bude provádět (tam, kde je to vhodné):

1. systematická hodnocení po dokončení zakázky s cílem získat z nich zkušenosti;
2. systematickou analýzu toho, zda je zapotřebí znalosti konzultantů předávat pracovníkům Komise;
3. taková opatření na úrovni celé organizace, aby mohla šířit získané poznatky a výsledky a určovat osvědčené postupy pro zakázky externích konzultantů.

Cílové datum provedení: prosinec 2023

91 Informační systémy Komise neposkytovaly přesné informace o objemu a typech využívaných služeb externích konzultantů, i když Komise tyto služby využívá jako doplňkový zdroj k realizaci svých výstupů. Komise si je této situace vědoma a v poslední době začala pracovat na zlepšeních. Komise nepředkládá Parlamentu a Radě systematicky informace o využívání služeb externích konzultantů a neexistuje jejich vykazování na úrovni celé organizace (body 72–84).

Doporučení 4 – Zlepšit podávání zpráv o využívání služeb externích konzultantů

Komise by měla pravidelně podávat zprávy o využívání služeb externích konzultantů. Tyto zprávy by měly být založeny na přesných a úplných údajích a měly by zahrnovat informace, jako je objem a druhy pořízených služeb.

Cílové datum provedení: prosinec 2023

Tuto zprávu přijal senát V, jemuž předsedá Tony Murphy, člen Účetního dvora, v Lucemburku dne 17. května 2022.

Přílohy

Příloha I – Příklady nesprávného a nejednotného zaznamenání kategorie právního závazku

Níže uvedené tabulky uvádějí případy nesprávného (tabulka 8) nebo nejednotného (tabulka 9) zaznamenání kategorií právních závazků, které jsme zjistili v dokumentech, které jsme přezkoumali. Během kontrolovaného období kategorie právních závazků rámcové smlouvy určovala kategorii právních závazků všech následných konkrétních smluv bez ohledu na přesný předmět konkrétní smlouvy. Tyto případy nejsou v níže uvedených tabulkách uvedeny.

Zkratky

EASME: Výkonná agentura pro malé a střední podniky²⁴

ENVAC: Poradní výbor generálního ředitelství pro životní prostředí pro zadávání veřejných zakázek

ESTAT/Eurostat: Statistický úřad Evropské unie

FPI: Služba nástrojů zahraniční politiky

GŘ AGRI: Generální ředitelství pro zemědělství a rozvoj venkova

GŘ BUDG: Generální ředitelství pro rozpočet

GŘ CLIMA: Generální ředitelství pro oblast klimatu

GŘ DEVCO: Generální ředitelství pro mezinárodní spolupráci a rozvoj, přejmenované v roce 2021 na Generální ředitelství pro mezinárodní partnerství (INTPA)

GŘ EMPL: Generální ředitelství pro zaměstnanost, sociální věci a začleňování

GŘ ENER: Generální ředitelství pro energetiku

GŘ ENV: Generální ředitelství pro životní prostředí

GŘ GROW: Generální ředitelství pro vnitřní trh, průmysl, podnikání a malé a střední podniky

GŘ MOVE: Generální ředitelství pro mobilitu a dopravu

GŘ NEAR: Generální ředitelství pro evropské sousedství a jednání o rozšíření

GŘ REFORM: Generální ředitelství pro podporu strukturálních reforem

IISDB: interinstitucionální databáze studií EU

JRC: Společné výzkumné středisko

LC: právní závazek (legal commitment)

VFR: víceletý finanční rámec

Glosář

Jednací zadávací řízení: zadávací řízení, do něhož je zapojen omezený počet uchazečů a v jehož rámci může zadavatel sjednat smluvní podmínky.

Mimořádné zadávací řízení: postup zadávání veřejných zakázek, který se používá v mimořádných situacích a při němž jednání probíhá s uchazeči vybranými bez výzvy k podávání nabídek.

Omezená zadávací řízení: zadávací řízení, kterých se mohou účastnit pouze vybraní uchazeči.

Otevřená zadávací řízení: zadávací řízení, kterých se mohou zúčastnit všichni potenciální uchazeči.

Plán řízení: roční plán vypracovaný každým útvarem Komise, který popisuje práci útvaru ve vztahu k prioritám a strategickým cílům Komise a umožňuje mu naplánovat všechny jeho činnosti, zdroje a personální potřeby, sledovat je a podávat o nich zprávy.

Rámcová smlouva: obecná dohoda, na jejímž základě mohou být uzavírány specifičtější smlouvy.

Řídící rada: ústřední řídící orgán Komise, který zajišťuje koordinaci, dohled, poradenství a strategické řízení organizačních otázek, včetně přidělování zdrojů a řízení rizik.

Výroční zpráva o činnosti: zpráva, kterou vypracovává každé generální ředitelství Komise, orgán či subjekt EU, v níž popisují, jak plnily své cíle a jak využívaly své finanční a lidské zdroje.

Výroční zpráva o řízení a výkonnosti: zpráva, kterou každý rok vypracovává Komise a která informuje o tom, jak Komise řídila rozpočet EU a jakých bylo dosaženo výsledků, a shrnuje informace uvedené ve výročních zprávách o činnosti jejích generálních ředitelství a výkonných agentur.

Výzva k vyjádření zájmu (CEI): předběžný výběr potenciálních uchazečů, kteří budou vyzváni k účasti v omezeném zadávacím řízení.

Odpovědi Komise

https://www.eca.europa.eu/cs/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Harmonogram

https://www.eca.europa.eu/cs/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Auditní tým

Účetní dvůr ve svých zvláštních zprávách informuje o výsledcích auditů politik a programů EU či témat z oblasti správy a řízení zaměřených na konkrétní oblasti rozpočtu. Účetní dvůr vybírá a koncipuje tyto auditní úkoly tak, aby byl jejich dopad co nejvyšší, a zohledňuje přitom rizika pro výkonnost a zajištění souladu s předpisy, objem příslušných příjmů či výdajů, očekávaný vývoj, politické zájmy a zájem veřejnosti.

Tento audit výkonnosti provedl auditní senát V, který se zaměřuje na financování a správu Unie a jemuž předsedá člen EÚD Tony Murphy. Audit vedl člen EÚD François‑Roger Cazala a podporu mu poskytovali vedoucí kabinetu Dirk Pauwels a tajemnice kabinetu Stéphanie Girardová, vyšší manažer Colm Friel, vedoucí úkolu Daria Bochnarová a auditoři Marion Kilhofferová a Anzela Poliulianaiteová. Alexandra‑Elena Maziluová a Jesús Nieto Muñoz poskytovali grafickou podporu. Jazykovou podporu zajišťoval Richard Moore.

Poznámky na konci textu

¹ Oddělení, útvary a výkonné agentury, které najaly externí konzultanty.

² Evropská komise, C(2018) 7703 final, Communication to the Commission: Governance in the European Commission, 21.11.2018.

³ Risk Management in the Commission – Implementation Guide, verze aktualizovaná v září 2021.

⁴ Evropská komise, C(2018) 7703 final, Communication to the Commission: Governance in the European Commission, 21.11.2018.

⁵ Dopis Evropského parlamentu předsedovi Evropské komise ze dne 30. března 2021, udělení absolutoria Komisi za rok 2019, otázky k písemnému zodpovězení komisaři Hahnovi, slyšení dne 11. ledna 2021 a udělení absolutoria Komisi za rok 2019, otázky k písemnému zodpovězení generální tajemnici Ilze Juhansoneové, slyšení dne 6. ledna 2021.

⁶ Podrobné odpovědi Komise na konkrétní žádosti Rady, které doplňují zprávu Komise o opatřeních následujících po udělení absolutoria za rozpočtový rok 2019, COM(2021) 405 final (bod 33).

⁷ GŘ AGRI, GŘ BUDG, GŘ EMPL, GŘ ENV, GŘ GROW, GŘ HR, JRC, GŘ NEAR, GŘ REFORM, Eurostat, EASME a generální sekretariát Evropské komise.

⁸ Úř. věst. L 193, 30.7.2018, nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie, 18.7.2018.

⁹ Evropská komise, Vade-mecum on public procurement in the Commission, únor 2016, aktualizováno v lednu 2020.

¹⁰ COM(2002) 713 final,Communication from the Commission on the collection and use of expertise by the Commission: principles and guidelines, 10.12.2002.

¹¹ Evropská komise, Harmonised procedures for managing Commission studies, 4.7.2012.

¹² SWD(2015) 111 final a SWD(2017) 350 final.

¹³ Nástroj č. 43: What is an evaluation and when is required, nástroj č. 44: Planning & the 5 year rolling evaluation plan a nástroj č. 48: Conducting the evaluation.

¹⁴ Evropská komise, Guidelines on the use of in house service providers and assimilated, 27.7.2020.

¹⁵ Nástroj č. 4: Evidence-based better regulation a nástroj č. 44: Planning & the 5 year rolling evaluation plan.

¹⁶ Jsou uvedena pouze generální ředitelství s celkovou smluvní částkou přesahující 50 milionů EUR.

¹⁷ Sdělení Komise (2021/C 121/01), Guidance on the avoidance and management of conflicts of interest under the Financial Regulation, 9.4.2021.

¹⁸ Naposledy pozměněný nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 1023/2013 ze dne 22. října 2013 (Úř. věst. L 287, 29.10.2013, článek 16).

¹⁹ https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.

²⁰ https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/141928.

²¹ Nástroj č. 48: Conducting the evaluation.

²² Nástroj č. 49: The staff working document for evaluation.

²³ Guidelines on the use of in-house service providers and assimilated.

²⁴ Od roku 2021 Evropská rada pro inovace a Výkonná agentura pro malé a střední podniky (EISMEA), aby se zohlednily její nový mandát a činnosti.

Kontakt

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Lucemburk
LUCEMBURSKO

Tel.: +352 4398-1
Dotazy: eca.europa.eu/cs/Pages/ContactForm.aspx
Internetová stránka: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Mnoho doplňujících informací o Evropské unii je k dispozici na internetu.
Můžete se s nimi seznámit na portálu Europa (https://europa.eu).

Lucemburk: Úřad pro publikace Evropské unie, 2022

PDF	ISBN 978-92-847-8196-6	ISSN 1977-5628	doi:10.2865/09317	QJ-AB-22-013-CS-N
HTML	ISBN 978-92-847-8198-0	ISSN 1977-5628	doi:10.2865/42326	QJ-AB-22-013-CS-Q

AUTORSKÁ PRÁVA

© Evropská unie, 2022

Politiku opakovaného použití dokumentů Evropského účetního dvora (EÚD) upravuje rozhodnutí Evropského účetního dvora č. 6-2019 o politice týkající se veřejně přístupných dat a opakovaném použití dokumentů.

Pokud není uvedeno jinak (například v jednotlivých upozorněních o ochraně autorských práv), je obsah EÚD vlastněný EU předmětem licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Je proto pravidlem, že opakované použití je povoleno za podmínky, že je uveden zdroj a případné změny jsou označeny. Osoby opakovaně používající obsah EÚD nesmí zkreslit původní význam nebo sdělení. EÚD nenese za jakékoli důsledky opakovaného použití odpovědnost.

Pokud konkrétní obsah zobrazuje identifikovatelné fyzické osoby, například na obrázcích zaměstnanců EÚD, nebo zahrnuje díla třetích stran, je nutno získat další povolení.

Je-li povolení poskytnuto, toto povolení ruší a nahrazuje výše uvedené obecné povolení a musí jasně uvádět veškerá omezení týkající se použití.

K použití nebo reprodukci obsahu, který není ve vlastnictví EU, může být nezbytné požádat o svolení přímo držitele autorských práv.

Programové vybavení nebo dokumenty, na něž se vztahují práva průmyslového vlastnictví, jako patenty, ochranné známky, zapsané (průmyslové) vzory, loga a názvy, jsou z politiky EÚD pro opakované použití vyloučeny.

Internetové stránky orgánů a institucí Evropské unie využívající doménu europa.eu obsahují odkazy na stránky třetích stran. Protože nad jejich obsahem nemá EÚD žádnou kontrolu, doporučujeme seznámit se s jejich vlastními zásadami ochrany soukromí a politikou v oblasti autorských práv.

Používání loga EÚD

Logo EÚD nesmí být použito bez předchozího souhlasu EÚD.

Obraťte se na EU

Osobně
Po celé Evropské unii se nachází stovky informačních středisek Europe Direct. Adresu nejbližšího střediska naleznete na internetové stránce: https://europa.eu/european-union/contact_cs.

Telefonicky nebo e-mailem
Europe Direct je služba, která odpoví na vaše dotazy o Evropské unii. Můžete se na ni obrátit:

• prostřednictvím bezplatné telefonní linky: 00 800 6 7 8 9 10 11 (někteří operátoři mohou tento hovor účtovat),
• na standardním telefonním čísle: +32 22999696 nebo
• e-mailem prostřednictvím internetové stránky: https://europa.eu/european-union/contact_cs.

Vyhledávání informací o EU

On-line
Informace o Evropské unii ve všech úředních jazycích EU jsou dostupné na internetových stránkách Europa na adrese: https://europa.eu/european-union/index_cs.

Publikace EU
Publikace EU, ať už bezplatné, nebo placené, si můžete stáhnout nebo objednat na adrese: https://op.europa.eu/cs/publications. Chcete-li obdržet více než jeden výtisk bezplatných publikací, obraťte se na službu Europe Direct nebo na místní informační střediska (viz https://europa.eu/european-union/contact_cs).

Právo EU a související dokumenty
Právní informace EU včetně všech právních předpisů EU od roku 1951 ve všech úředních jazykových verzích jsou dostupné na stránkách EUR-Lex na adrese: https://eur-lex.europa.eu.

Veřejně přístupná data od EU
Portál veřejně přístupných dat EU (https://data.europa.eu/cs) umožňuje přístup k datovým souborům z EU. Data lze bezplatně stahovat a opakovaně použít pro komerční i nekomerční účely.