ЗАЩИТА НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ

В настоящата декларация за поверителност се предоставя информация относно обработването и защитата на личните ви данни.

Операция по обработване: Организация и публикуване на конференцията ENDORSE 2023

Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, отдел A.1 „Стандартизация“

Референтен номер: DPR-EC-00491

Съдържание

1. Въведение
2. Защо и как обработваме личните ви данни?
3. На какво правно основание обработваме личните ви данни?
4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?
5. Колко време съхраняваме вашите лични данни?
6. Как съхраняваме и защитаваме личните ви данни?
7. Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се предоставят те?
8. Какви са правата ви и как можете да ги упражните?
9. Координати за връзка
10. Къде можете да намерите по-подробна информация?

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните ви данни и да зачита неприкосновеността на личния ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001.

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата ви във връзка с личните ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Покана/предварителна регистрация/регистрация“ във връзка с конференцията ENDORSE, извършвана от отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни“ в сътрудничество с отдел A.1 „Стандартизация“ на Службата за публикации, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните ви данни?

Цел на операцията по обработване: отделите „Връзки със заинтересованите страни“ и „Стандартизация“ на Службата за публикации събират и използват вашите лични данни за организиране и управление на конференцията ENDORSE. Това включва следните операции по обработване:

• покани за участници и посетители, включително подготвителни уебинари:
  - списъци с контакти и последващи действия, включително проучвания на удовлетвореността;
  - изготвяне и разпространение на доклади и обратна връзка по тях;
  - бюлетини и публикации;

• в случай на повтарящи се заседания на една и съща група да се гарантира, че поканените за заседанията са поканени и на последващите заседания;
• снимки, презентации, излъчване на живо по интернет и/или аудио- и видеозаписи на уебинари или на оратори и участници в събитието;
• от програмния комитет:
  - изготвяне на списък на поканените оратори;
  - консултиране за избора на основни оратори;
• от организационния комитет:
  - наблюдение на обработката на представените презентации;
• публикации за участниците и техните проекти, както и за членовете на журито, и допълнително отразяване на събитието в интернет/интранет.

С оглед на прозрачността на информацията за конференцията и на видимостта на свързаните с нея прояви снимките, видеоматериалите, презентациите и автобиографиите на участниците се публикуват на специални уебсайтове (портала на СП и на Европейската комисия) и в социалните медии (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest и Google Plus)

Участниците, които не желаят техните изображения да бъдат записвани или публикувани с каквато и да е подкрепа, могат да се откажат от участие, като се свържат с администратора, както е описано в раздел 9.

Личните ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, включително за профилиране.

3. На какво правно основание обработваме личните ви данни?

Обработваме личните ви данни, тъй като:

- обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза;

- обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора на данни;

както и

- вие в качеството си на субект на данните сте дали съгласието си за обработването на личните ви данни за една или повече конкретни цели.

Допълнителни правни основания за обработването:

• Договор за Европейски съюз — членове 5, 11 и 13; Договор за функционирането на Европейския съюз — членове 15 и 244—250
• Мандат на Службата за публикации, Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз.
• Директива 2013/37/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 26 юни 2013 г. за изменение на Директива 2003/98/ЕО относно повторната употреба на информацията в обществения сектор
• Решение 2011/833/ЕС на Комисията от 12 декември 2011 г. относно повторната употреба на документи на Комисията
• Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
• Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз, по-специално член 3, параграф 1, букви д) и ж)

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За извършването на тази операция по обработване отдел A.1 „Стандартизация“ на Службата за публикации може да събира следните категории лични данни, които са необходими за участието в конференцията ENDORSE (всички категории данни са задължителни):

Участници:

• Координати за връзка: собствено име, фамилно име, организация и заемана длъжност, електронен адрес (частен или професионален), телефонен номер, държава на произход, професионален адрес и имена на профили в социалните медии;
• Образование и/или работа (биография);
• Подробности за представения от тях принос (заглавие на резюмето, кратко описание, цели на приноса, целева аудитория и необходими материали)

Посетители на проявата

• Координати за връзка: собствено име, фамилно име, организация и заемана длъжност, държава на произход, електронен адрес (частен или професионален), професионален адрес.

Членове на програмния комитет:

• Координати за връзка: собствено име, фамилно име, организация, електронен адрес (частен или професионален), телефонен номер, държава, професионален адрес и имена на профили в социалните медии. Предоставянето на лични данни е задължително, ако желаете да участвате в проявата в една от горепосочените роли.

5. Колко време съхраняваме вашите лични данни?

Отделите „Връзки със заинтересованите страни“ и „Стандартизация“ на Службата за публикации съхраняват личните ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или последващата обработка, а именно за организиране на конференцията и всякакви последващи действия, ако е необходимо с оглед на целта (целите) на конференцията. Всички лични данни ще бъдат изтрити от базите данни 1 година след последното действие във връзка с конференцията, с изключение на записите от заседания, излъчвани по интернет, които ще се съхраняват в продължение на 2 години, преди да бъдат изтрити. Освен това за годишните семинари, провеждани в Службата за публикации за генералните дирекции на Комисията, агенциите на ЕС и представителствата на Комисията, личните данни се съхраняват като част от списък с координати за връзка, споделяни между службите на Европейската комисия, при условие че субектът на данни е лице за контакт за Службата за публикации. Можете да поискате по всяко време да бъдете извадени от списъка с контакти.

6. Как съхраняваме и защитаваме личните ви данни?

Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени групи от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия. Всички операции по обработване се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Работещите с Комисията изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на вашите данни от името на Комисията, както и със задълженията за поверителност, произтичащи от Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

За да защити личните ви данни, Комисията е въвела някои технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, промяна на данните или неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните ви данни се предоставя на служителите на Комисията, които отговарят за извършването на тази операция по обработване, както и на оправомощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

Събраната от нас информация ще бъде споделена с изпълнителите, координиращи регистрацията за събитието, техническата организация и последващите действия, както и с EasyChair (за управлението на конференцията). Службата за публикации няма да споделя лични данни с трети страни за целите на пряк маркетинг

Социални медии

Използваме социалните медии, за да информираме за конференцията ENDORSE и да я популяризираме чрез широко използвани и съвременни канали. Например можете да гледате видеоклипове, които качваме на страницата на Службата за публикации в YouTube, и да следвате връзките от нашия уебсайт към Twitter, Instagram и LinkedIn.

Twitter, Instagram, YouTube и LinkedIn не използват бисквитки при зареждане на нашите уебстраници на вашето устройство и при щракване върху съответните полета, за да се свържете с тези услуги.

Можете да гледате видеоматериали, свързани с конференцията, на нашия уебсайт. Това ще става с помощта на YouTube плейър. Ако щракнете върху play на видеоклип, за да го гледате, на вашия компютър или устройство ще бъде инсталирана бисквитка на YouTube. Ако изобщо не щракнете върху видеоклипове, няма да се инсталира бисквитка.

Използването на социални медии по никакъв начин не предполага одобрение за тях или за политиките им за поверителност. В случай че една или повече социални медии понякога не са достъпни, ние не поемаме отговорност за това, че услугата не е предоставяна поради прекъсването.

Препоръчваме ви да се запознаете с политиките за поверителност на Twitter, LinkedIn, Instagram и YouTube. В съответните документи се обяснява политиката на всяко дружество за събиране и обработване на данни, използването на данни, вашите права и начините, по които можете да защитите неприкосновеността на личния си живот при използването на тези услуги.

Приложение за конференции

Службата за публикации използва приложението за конференции Sli.do (https://www.sli.do/) за мобилни устройства. Целта на приложението е да се помогне на регистриралите се лица да участват в конференцията ENDORSE, като се включат в проучвания на общественото мнение, споделят мнения и задават въпроси. Те се насърчават (но не са задължени) да изтеглят или използват приложението за конференции.

Когато използват приложението за конференции, участниците ще трябва да създадат потребителско име. Профилът ще съдържа собствено и фамилно име, длъжност и електронен адрес (вж. https://accounts.sli.do/signup).

Разделът „Питайте/коментирайте/гласувайте“ на приложението за конференции позволява на присъстващите да участват в конференцията. Въпросите и коментарите на участниците и обобщените резултати от всяко проучване, проведено по време на публичната сесия на конференцията, ще бъдат показани на екран в конферентната зала. Преди тази информация да бъде показана, тя ще бъде анализирана от модераторите (доставчика на услуги и Службата за публикации), за да се провери, доколкото е практически възможно, автентичността на самоличността на подателя и целесъобразността на съдържанието на съобщението/въпроса.

Службата за публикации не носи отговорност за услугите, обхванати от приложението Sli.do. Препоръчваме ви да се позовете на уведомленията за защита на личните данни на доставчика.

Службата за публикации използва и инструмента за конференции EasyChair (https://easychair.org/). Този инструмент ще служи на програмния комитет и ще подпомага управлението на подаването на документи на хартиен носител за конференцията ENDORSE, прегледа на документите, редактирането на програмата и подготовката на работата на конференцията.

EasyChair събира данни, които обикновено се изискват от организаторите на конференции. Това включва име, електронен адрес, адрес за кореспонденция, уебстраница, държава, принадлежност и телефонен номер. Обработването на лични данни от EasyChair се извършва в съответствие с ОРЗД, като данните се използват и запазват единствено за целите на конференцията ENDORSE.

Платформа за онлайн заседания

За целите на хостването на заседания онлайн ще използваме инструмента на трета страна Cisco WebEx. Когато се регистрирате и се свържете с конференцията ENDORSE, Cisco WebEx събира вашето име, електронен адрес, парола, IP адрес, браузър, телефонен номер (по избор), пощенски адрес (по избор), географски регион, аватар (по избор), информация за потребителя, включена в активната директория на клиента (ако е синхронизирана), уникален потребителски идентификатор (UUID). Cisco WebEx и неговият подизпълнител ICF Next имат достъп до тези данни, които се хостват на сървъри в рамките на Европейския съюз.

За подробна информация относно използването на Cisco WebEx от Европейската комисия вж. записа за операцията по обработване DPR-ЕС-05006 (Service de Web Conference (Webex)).

Подробна информация за политиките за защита на личните данни на CISCO WebEx може да бъде намерена и тук: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Какви са правата ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данните“ вие разполагате с конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално с правото на достъп до вашите лични данни, правото на коригиране или изтриване на тези данни, както и правото на ограничаване на обработването на вашите лични данни. Когато е приложимо, имате също право да възразите срещу обработването, както и право на преносимост на данните.

Имате право да възразите срещу обработването на личните ви данни, което се извършва законно на основание член 5, параграф 1, буква а).

Вие сте дали съгласието си да предоставите личните си данни на отдели „Връзки със заинтересованите страни“ и „Стандартизация“ на Службата за публикации за целите на настоящата операция по обработване. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето на вашето съгласие не засяга законосъобразността на извършеното преди това обработване на данните.

Правата си можете да упражните, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Техните координати за връзка са посочени в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, посочете в искането с