ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ

В настоящата декларация за поверителност се предоставя информация относно обработването и защитата на личните Ви данни.

Операция по обработване: Организация и публикуване на конференцията ENDORSE 2025

Служба за публикации на Европейския съюз, отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“

Номер на записа: DPR-EC-00491

Съдържание

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-нататък „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001).

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, както и координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Конференция ENDORSE 2025“, извършвана от отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните Ви данни?

Цел на операцията по обработване: Отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“ на Службата за публикации събират и използват личните ви данни, за да ви поканят на срещи, информационни дни, семинари или подобни прояви (наричани по-долу „срещи“) със служители на европейските институции, органи и агенции, служители на администрациите на държавите — членки на ЕС, както и с широката общественост.

Обработването включва използването на личните Ви данни за покана и/или регистрация за среща, организирана от Службата за публикации и провеждана в помещенията на Службата за публикации или на друго място.

При изключителни обстоятелства на заплахи за общественото здраве обработването може да включва и съставянето на списъци на участниците във важни заседания на Службата за публикации, включително външен и вътрешен персонал.

Личните Ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, включително за профилиране.

3. На какво правно основание обработваме личните Ви данни?

Обработваме личните Ви данни, тъй като:

- обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза;

- обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора;

както и

- Вие, в качеството си на субект на данните, сте дали съгласието си за обработването на личните Ви данни за една или повече конкретни цели.

Допълнителни правни основания за обработването:

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За извършването на тази операция по обработване отдел D.1 „Отношения и връзки със заинтересованите страни“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“ на Службата за публикации могат да събират следните категории лични данни, които са необходими за участието в заседанието:

• Пол (необходим за правилното звание)
• име и фамилия
• длъжност
• професионални пощенски и електронни адреси
• професионален телефонен номер
• предпочитания за хранителния режим/изисквания за хранителния режим
• информация за целите на сигурността (личен номер или номер на самоличност/паспорт; дата на раждане
• информация за целите на възстановяването на разходите (информация за използването на транспорт и настаняване; банкови данни)
• Освен това по време на проявата можем да правим снимки и/или да записваме видеоматериали.
• В случай на списъци с участници в основни заседания, включително външен и вътрешен персонал, които са създадени с цел наблюдение на контактите за целите на общественото здраве, всички категории данни са задължителни и могат да включват и личен телефонен номер и адрес на електронна поща, служебен адрес и час/дата на заседанието/зала.

5. Колко време съхраняваме личните Ви данни?

Отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“ на Службата за публикации съхраняват личните ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или последващата обработка, а именно за организиране на срещата и всякакви последващи действия, ако е необходимо с оглед на целта (целите) на срещата. Всички лични данни ще бъдат изтрити от базите данни една година след последното действие във връзка със срещата, с изключение на записите на презентациите на конференцията, които ще бъдат качени и публикувани на страницата в YouTube на Службата за публикации на Европейския съюз. Записите ще останат в YouTube. Освен това за годишните семинари, провеждани в Службата за публикации за генералните дирекции на Комисията, агенциите на ЕС и представителствата на Комисията, личните данни се съхраняват като част от списък с координати за връзка, споделяни между службите на Европейската комисия, при условие че субектът на данни е лице за контакт за Службата за публикации. Можете да поискате по всяко време да бъдете извадени от списъка с контакти.

Списъците на участниците във важни срещи, включително външен и вътрешен персонал, създадени с цел наблюдение на контактите за целите на общественото здраве, могат да имат специфичен срок на съхранение, определен от Генералния секретариат на Комисията.

6. Как съхраняваме и гарантираме защитата на личните Ви данни?

Всички лични данни в електронен формат (адреси на електронна поща, документи, бази данни, качени групи от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия. Всички операции по обработване на данни се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

За да защити личните Ви данни, Комисията е въвела някои технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, от промяна на данните или от неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до Вашите лични данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните Ви данни се предоставя на служителите на Комисията, които отговарят за извършването на настоящата операция по обработване, както и на оправомощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

Информацията, която събираме, няма да бъде предоставяна на трети страни, освен в степента и за целта, за която законът може да изисква това от нас. Службата за публикации няма да споделя лични данни с трети страни за целите на пряк маркетинг

Социални медии

Използваме социалните медии, за да информираме за конференцията ENDORSE 2025 и да я популяризираме чрез широко използвани и съвременни канали. Например можете да гледате видеоклипове, които качваме на страницата на Службата за публикации в YouTube, и да следвате връзките от нашия уебсайт към Twitter, Instagram и LinkedIn.

Бисквитки не се използват при показване на бутоните на X (преди Twitter), Instagram, YouTube и LinkedIn за свързване с тези услуги, когато зареждате нашите уебстраници на вашия компютър (или други устройства).

Можете да гледате видеоматериали, свързани с конференцията, на нашия уебсайт. Това ще става с помощта на YouTube плейър. Ако щракнете върху play на видеоклип, за да го гледате, на вашия компютър или устройство ще бъде инсталирана бисквитка на YouTube. Ако изобщо не щракнете върху видеоклипове, няма да се инсталира бисквитка.

Използването на социални медии по никакъв начин не предполага одобрение за тях или за политиките им за поверителност. В случай че една или повече социални медии понякога не са достъпни, ние не поемаме отговорност за това, че услугата не е предоставяна поради прекъсването.

Препоръчваме ви да се запознаете с политиките за поверителност на X (преди Twitter), LinkedIn, Instagram и YouTube. В съответните документи се обяснява политиката на всяко дружество за събиране и обработване на данни, използването на данни, вашите права и начините, по които можете да защитите неприкосновеността на личния си живот при използването на тези услуги.

Приложение за конференции

Службата за публикации използва приложението за конференции Sli.do (https://www.sli.do/). Целта на приложението е да се помогне на регистриралите се лица да участват в конференцията ENDORSE 2025, като се включат в проучвания на общественото мнение, споделят мнения и задават въпроси. Те се насърчават, но не са задължени, да изтеглят или използват приложението за конференции.

Когато използват приложението за конференции, участниците ще трябва да създадат потребителско име. Профилът ще съдържа собствено и фамилно име, длъжност, електронен адрес и парола.

Разделът „Питайте/коментирайте/гласувайте“ на приложението за конференции позволява на присъстващите да участват в конференцията. Въпросите и коментарите на участниците и обобщените резултати от всяко проучване, проведено по време на публичната сесия на конференцията, ще бъдат показани на екран в конферентната зала. Преди тази информация да бъде показана, тя ще бъде анализирана от модераторите (доставчика на услуги и Службата за публикации), за да се провери, доколкото е практически възможно, автентичността на самоличността на подателя и целесъобразността на съдържанието на съобщението/въпроса.

Службата за публикации не носи отговорност за услугите, обхванати от приложението Slido. Препоръчваме ви да прочетете декларацията за поверителност на Cisco Online, която се прилага за всички продукти и услуги на Cisco, включително Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Службата за публикации използва и инструмента за конференции EasyChair (https://easychair.org/). Този инструмент ще служи на програмния комитет и ще подпомага управлението на подаването на документи на хартиен носител за конференцията ENDORSE 2025, прегледа на документите, редактирането на програмата и подготовката на работата на конференцията.

EasyChair събира данни, които обикновено се изискват от организаторите на конференции. Те включват име, електронен адрес, адрес за кореспонденция, уебстраница, държава, принадлежност, телефонен номер и парола. Службата за публикации не носи отговорност за услугите, обхванати от приложението EasyChair. Препоръчваме ви да прочетете декларацията за поверителност на EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данните“ Вие разполагате с конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално с правото на достъп до Вашите лични данни, правото на коригиране или изтриване на тези данни, както и правото на ограничаване на обработването на Вашите лични данни. Когато е приложимо, имате също право да възразите срещу обработването, както и право на преносимост на данните.

Вие сте дали съгласието си да предоставите личните си данни на отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“ на Службата за публикации за целите на настоящата операция по обработване. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването, извършено преди да сте оттеглили съгласието си.

Ако не желаете да бъдете фотографирани или заснети по време на проявата, моля, свържете се с администратора на лични данни (вж. точка 9 по-долу) и го уведомете за това. Служителите на администратора на лични данни ще се опитат да Ви поставят на място, където няма да бъдете фотографирани.

Ако след събитието желаете някои снимки/видеоматериали с Вас да бъдат премахнати от свързано хранилище или да бъдете изтрити от снимка или видеоклип, моля, изпратете искането си до администратора на лични данни.

Правата си можете да упражните, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Координатите за връзка са дадени в точка 9 по-долу.

По отношение на списъците на участниците във важни срещи, включително външен и вътрешен персонал, съставени с цел наблюдение на контактите за целите на общественото здраве, могат да се прилагат ограничения на правата ви като субект на данни в съответствие с член 25 от Регламент (ЕС) 2018/1725. Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, моля, посочете в искането си тяхното описание (т.е. техните референтни номера в съответствие с указаното в точка 10 по-долу).

9. Информация за връзка

- Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, ако имате коментари, въпроси или опасения или ако желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните Ви данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни — D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“ и отдел A.1 „Услуги за стандартизация на данни и формати“ на Службата за публикации OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

- Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

- Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни, имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu).

10. Къде може да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички извършвани от Комисията операции по обработване на лични данни, които са били документирани и са му били съобщени. За достъп до регистъра използвайте следната връзка: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване ще бъде включена в публичния регистър на ДЗЛД под следния референтен номер: DPR-EC-00491