E-förvaltningsåtgärder som riktar sig till företag Kommissionens åtgärder har genomförts, men tillgången till e-tjänster varierar fortfarande inom EU

Sammanfattning

I Sedan 1990-talet har e-förvaltning främjats på EU-nivå. E-förvaltning avser användning av informations- och kommunikationsteknik för att tillhandahålla offentliga tjänster till medborgare och företag på ett ändamålsenligare och effektivare sätt. Syftet är att minska den administrativa bördan för medborgare och företag genom att göra deras kontakter med offentliga myndigheter snabbare, smidigare och kostnadseffektivare och därigenom stimulera konkurrenskraft och ekonomisk tillväxt.

II År 2016 antog kommissionen EU:s handlingsplan för e-förvaltning för 2016–2020. Handlingsplanen var tänkt att fungera som en katalysator för samordning av moderniseringen av den offentliga sektorn och resurserna på området e-förvaltning. Den omfattade 25 åtgärder som skulle genomföras av kommissionen. Handlingsplanen hade ingen särskild budget utan stöddes genom olika program och stödåtgärder som var tillgängliga för medlemsstaterna.

III Med tanke på de digitala tjänsternas ökande betydelse, såsom covid-19-pandemin har visat, och den betydande finansieringen till digitalisering i allmänhet, beslutade vi att genomföra denna revision för att informera beslutsfattare om frågor som påverkar utformningen och genomförandet av EU-åtgärder som främjar e-förvaltning.

IV Vi bedömde om kommissionens e-förvaltningsåtgärder var ändamålsenliga. Därför granskade vi åtgärdernas övergripande utformning liksom arrangemangen för övervakning och genomförande. Vi fokuserade vår bedömning av genomförandet på åtgärder som riktar sig till företag, eftersom e-förvaltning är viktig för att komma till rätta med fragmentering och hinder i lagstiftningen och därmed gör det möjligt för företag att expandera och bedriva verksamhet över gränserna.

V Vi drog slutsatsen att kommissionens åtgärder för att främja både införande och användning av e-förvaltningslösningar i medlemsstaterna endast delvis har varit ändamålsenliga. Kommissionen hade slutfört de åtgärder i handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 som ingick i vår revision. Men alla nyutvecklade digitala offentliga tjänster finns inte tillgängliga i hela EU på grund av förseningar i genomförandet på medlemsstatsnivå.

VI Även om handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 tillgodosåg de behov som identifierats i samråd och bedömningar innehöll den endast åtgärder som kommissionen själv skulle genomföra, vilket gör det svårt att leva upp till handlingsplanens vision om att offentliga förvaltningar och institutioner i EU skulle vara öppna, effektiva och inkluderande senast 2020.

VII Kommissionen övervakade inte heller genomförandet av handlingsplanen som helhet på ett uttömmande sätt. De befintliga indikatorerna för e-förvaltning (prestandajämförelsen av e-förvaltning och indexet för digital ekonomi och digitalt samhälle) var inte direkt kopplade till någon av de åtgärder som genomfördes inom ramen för handlingsplanen och var därför inte lämpliga för att mäta dess samlade effekt. Vi noterar att kommissionen i sitt förslag från 2021 till policyprogrammet ”En färdväg för det digitala decenniet” införde en samarbetsram som gör det möjligt att följa upp medlemsstaternas framsteg mot de digitala mål som fastställts på EU-nivå.

VIII Kommissionen stödde medlemsstaternas genomförande av e-förvaltningslösningar genom EU-finansierade projekt och genom att tillhandahålla tekniskt stöd. Dessutom stödde kommissionen aktivt samarbete och utbyte av god praxis på många sätt, bland annat genom expertgrupper och plattformar. Detta stöd uppskattades av de medlemsstater som vi besökte.

IX Det fanns ingen övergripande strategi för att främja de e-förvaltningslösningar som finns tillgängliga på EU-nivå bland viktiga användare. Kommissionens främjande av e-förvaltningslösningar var begränsat och den hade ingen överblick över åtgärder som medlemsstaterna vidtagit härvidlag, trots att samordnade insatser kunde ha lett till bättre resultat.

X Kommissionen bedömde inte företagens medvetenhet om tillgängliga e-förvaltningstjänster och analyserade i allmänhet inte behoven på området, trots att detta är ett viktigt steg när det gäller användningen av e-förvaltningstjänster. Det enda undantaget var en studie och ett program för kunskap och lärande bland små och medelstora företag om marknaden för elektronisk identifiering och betrodda tjänster.

XI Vi rekommenderar att kommissionen

• stärker genomföranderamen och uppmanar medlemsstaterna att färdigställa e-förvaltningstjänster,
• utvecklar en övergripande strategi för att främja e-förvaltningstjänster på ett effektivt sätt.

Inledning

Vikten av e-förvaltning i EU

01 E-förvaltning avser användningen av informations- och kommunikationsteknik (IKT) för att tillhandahålla offentliga tjänster till medborgare och företag på ett mer ändamålsenligt och effektivt sätt. E-förvaltning förväntas öka ändamålsenligheten och effektiviteten genom att minska i) kostnader och transaktionstider¹, ii) administrativa informationssilor och iii) den administrativa bördan för medborgare och företag genom att göra deras kontakter med offentliga myndigheter snabbare, smidigare och billigare och därigenom stimulera konkurrenskraften och den ekonomiska tillväxten².

02 På 1990-talet togs de första e-förvaltningsinitiativen på europeisk nivå. Sedan dess har

• kommissionen regelbundet offentliggjort meddelanden och handlingsplaner³ och inrättat särskilda finansieringsprogram, i synnerhet för att främja användningen av IKT för att säkerställa gränsöverskridande tjänster (med andra ord för att säkerställa interoperabilitet mellan olika tjänster),
• vikten av e-förvaltning betonats i flera ministerförklaringar på medlemsstatsnivå⁴; dessa förklaringar har också innehållit många åtgärder som medlemsstaterna åtagit sig att vidta men också uppmaningar till kommissionen att vidta ett antal åtgärder via handlingsplaner och förslag om att kommissionen ska organisera en gemensam styrning av handlingsplanerna för e-förvaltning (se bilaga I för en fullständig översikt över utvecklingen i EU sedan 2006).

03 Som en del av strategin för den digitala inre marknaden, antog kommissionen 2016 EU:s handlingsplan för e-förvaltning för perioden 2016–2020. I den identifierades 25 åtgärder, varav fem lades till efter halvtidsöversynen av strategin för den digitala inre marknaden i maj 2017. Handlingsplanen innehöll åtgärder som var mycket olika till sin natur. Vissa var särskilt inriktade på företag (t.ex. ”Lägga fram ett initiativ för att främja användningen av digitala lösningar under ett företags hela livscykel” eller ”Inleda ett pilotprojekt avseende principen ”endast en gång” för företag”). Andra var av intresse för alla medborgare (t.ex. ”Analysera möjligheten att tillämpa principen om endast en gång i gränsöverskridande sammanhang” eller ”Genomförande av EU:s lagstiftning om jordbrukslivsmedel vid försäljning på nätet och konsumentinformation”). I bilaga II finns en fullständig förteckning över åtgärder.

04 Handlingsplanen följdes inte av någon ny handlingsplan efter 2020 utan av flera andra initiativ, av vilka de mest relevanta är följande:

• Programmet för ett digitalt Europa⁵, som har godkänts av lagstiftarna med en planerad total budget på 7,5 miljarder euro (i löpande priser). Det är inriktat på att föra ut digital teknik till företag, medborgare och offentliga förvaltningar och kommer att tillhandahålla finansiering för projekt på fem områden (superdatorer, artificiell intelligens, cybersäkerhet, avancerade digitala färdigheter och säkerställande av en bred användning av digital teknik i hela ekonomin och samhället).
• Ett meddelande från kommissionen med titeln Digital kompass 2030: den europeiska vägen in i det digitala decenniet. Kopplat till detta lade kommissionen fram ett förslag till Europaparlamentets och rådets beslut om inrättande av 2030-policyprogrammet ”En färdväg för det digitala decenniet”. I båda dokumenten anges de specifika digitala mål som EU som helhet förväntas uppnå i slutet av decenniet. Målen för digitaliseringen av offentliga tjänster omfattar följande: tillgång online till viktiga offentliga tjänster, tillgång till patientjournaler och användning av digital identifieringslösning (id-lösning).

05 Uppgifter från Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling⁶ har visat att e-förvaltningstjänster är av större betydelse för företag än för enskilda personer. Företag hålls tillbaka av varierande och hindrande regler som gör det svårare för dem att utöka och driva gränsöverskridande verksamhet på den inre marknaden⁷.

06 Covid-19-pandemins inverkan på den globala ekonomin och på medborgarnas liv har visat hur viktiga digitala tjänster är inom alla ekonomiska sektorer och på alla samhällsområden i EU. Ny teknik gjorde att företag och offentliga tjänster fortsatte att fungera och säkerställde att handeln inom EU kunde fortsätta att flöda fritt. Tack vare den nya tekniken kunde dessutom medborgarna fortsätta att hålla kontakt med varandra, de kunde arbeta på distans och ungdomar kunde fortsätta sin utbildning.

Roller och ansvarsområden

07 Såsom de berörda ministrarna framhöll i sin förklaring från 2017 är den digitala omvandlingen av den offentliga förvaltningen en kollektiv strävan på såväl europeisk som nationell, regional och lokal nivå, med beaktande av respektive fördelning av befogenheter⁸. Enligt subsidiaritetsprincipen ligger ansvaret för digitaliseringen av offentliga tjänster på nationell och regional nivå i allt väsentligt hos medlemsstaterna. Kommissionen ansvarar dock för gränsöverskridande och transnationella utmaningar, särskilt för att undvika att elektroniska hinder skapas som kan göra att de offentliga förvaltningarna inte kan upprätta förbindelser med varandra och att medborgare och företag inte kan identifiera och använda tillgängliga digitala offentliga tjänster i andra länder⁹.

08 Framstegen i fråga om e-förvaltning i EU beror därför inte bara på kommissionen utan också på medlemsstaternas politiska vilja och ambitioner. Som kommissionen framhöll 2020 i sin lägesrapport State-of-play report on digital public administration and interoperability kommer insatserna att bli meningslösa och ohållbara om inte regeringarna kontinuerligt betraktar e-förvaltning som en central prioritering på den politiska dagordningen.

09 På EU-nivå ansvarar kommissionens generaldirektorat för kommunikationsnät, innehåll och teknik (GD Kommunikationsnät, innehåll och teknik) för samordningen av politikområdet e-förvaltning. Med tanke på spännvidden hos de 25 åtgärderna i handlingsplanen för 2016–2020 deltog så många som elva generaldirektorat, som vart och ett ansvarade för en eller flera åtgärder (se bilaga II).

10 På samma sätt ansvarar olika offentliga förvaltningar på medlemsstatsnivå för att genomföra specifika e-förvaltningslösningar. Bland dem finns inte bara centrala ministerier eller organ utan även regionala och lokala myndigheter, såsom kommuner eller regionregeringar.

11 För att samordna handlingsplanen inrättades en styrelse för e-förvaltningshandlingsplanen. Den leddes av kommissionen och bestod av företrädare för medlemsstaterna med ansvar för de nationella strategierna för e-förvaltning.

Finansiering av genomförandet av e-förvaltning

12 Handlingsplanen för 2016–2020 hade ingen särskild budget. E-förvaltningsåtgärder i allmänhet stöds dock genom olika källor till EU-finansiering. Tabell 1 innehåller uppgifter om de viktigaste källorna till EU-finansiering (för perioden 2014–2020) och våra uppskattningar av budgetanslagen till e-förvaltningsprojekt och e-förvaltningsåtgärder.

13 Under perioden 2021–2027 kommer olika källor till EU-finansiering att finnas tillgängliga för att stödja digitalisering i allmänhet och e-förvaltningsåtgärder i synnerhet. Budgetanslagen för en del av dem har ännu inte fastställts:

• Både Fonden för ett sammanlänkat Europa (FSE) och de fonder som genomför sammanhållningspolitiken kommer att förbli tillgängliga.
• Inom en del av det nya programmet för ett digitalt Europa (se punkt 04) planeras stöd (med en budget på 1,1 miljarder euro) bland annat för att skapa interoperabilitet och för att göra det möjligt för offentliga förvaltningar att införa och få tillgång till den senaste digitala tekniken.
• Enligt faciliteten för återhämtning och resiliens som antogs 2021 ska medlemsstaterna avsätta minst 20 % av den totala budgeten i sina planer för återhämtning och resiliens till åtgärder som bidrar till de digitala målen. I juli 2022 hade 25 sådana planer antagits, och de totala utgifterna för de digitala målen uppgick till 127 miljarder euro, vilket motsvarade 26 % av det totala beloppet. Mer än en tredjedel (36 % eller 46 miljarder euro) hade anslagits till digitalisering av offentliga tjänster, inbegripet digitalisering av transporter.

Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod

14 Med tanke på e-förvaltningens betydelse för offentliga organ, företag och medborgare var vårt mål att informera beslutsfattare genom att belysa utformningen av de EU-åtgärder som främjar e-förvaltning och peka på hinder för ett lyckat genomförande av dem.

15 Med hänsyn till de digitala tjänsternas ökande betydelse, såsom covid-19-pandemin tydligt visade, och den betydande finansiering som anslås till digitalisering i allmänhet (se punkterna 12 och 13), beslutade vi att genomföra denna revision av handlingsplanen för 2016–2020. Dessutom har vi inte granskat något av de tidigare digitala kommissionsinitiativ som genomförts sedan 2001 (se punkt 02 och bilaga I), med undantag för EU-åtgärder på det specifika området gränsöverskridande hälso- och sjukvård¹⁰.

16 Vi ställde frågan om kommissionens e-förvaltningsåtgärder var ändamålsenliga. För att besvara den bedömde vi om

1. kommissionen hade utformat sina e-förvaltningsåtgärder på lämpligt sätt,
2. kommissionen hade övervakat genomförandet av handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 på lämpligt sätt,
3. de e-förvaltningsåtgärder som riktades till företag hade uppnått sitt syfte,
4. kommissionen hade främjat utbyte av god praxis och de nyligen inrättade digitala offentliga tjänsterna på lämpligt sätt.

17 Denna revision omfattade den period då handlingsplanen för 2016–2020 utformades och genomfördes. I förekommande fall tittade vi också på utformningen av åtgärder efter 2020 (se punkt 04) för att kontrollera om brister hade åtgärdats och om lärdomar från handlingsplanen för 2016–2020 hade beaktats.

18 Av de skäl som anges i punkt 05 inriktade vi vår revision när det gällde att besvara delfrågorna c och d (se punkt 16) på sex av de 25 åtgärder i handlingsplanen för 2016–2020 som direkt berörde företag (se tabell 2).

19 Vi granskade bevis från en rad olika källor:

• En skrivbordsgranskning av relevanta dokument från kommissionen samt frågeformulär som fyllts i av kommissionens personal och intervjuer som gjorts med den.
• Analys av relevanta dokument avseende ett urval av fyra medlemsstater (Danmark, Tyskland, Polen och Rumänien) samt frågeformulär som fyllts i av personal vid berörda offentliga myndigheter i dessa länder och intervjuer som gjorts med den. Urvalet av medlemsstater baserades på de framsteg som gjorts i fråga om e-förvaltning i respektive medlemsstat. Samtidigt såg vi till att det omfattade medlemsstater som anslöt sig till EU såväl före som efter 2004.
• Analys av ett urval av 24 centralt förvaltade, EU-finansierade projekt: 13 FSE-projekt, åtta ISA²-åtgärder och tre Horisont 2020-projekt. En fullständig förteckning över utvalda projekt finns i bilaga III. Vi valde ut dessa projekt på grundval av deras genomförandestatus, väsentlighet och geografiska spridning (i möjligaste mån kopplade till de fyra utvalda medlemsstaterna).
• Intervjuer med berörda intressenter, det vill säga organisationer som företräder europeiska små och medelstora företag (SMF)¹¹.
• En genomgång av akademisk litteratur, expertstudier och internationella riktmärken eller god praxis.

Iakttagelser

Utformningen av e-förvaltningsåtgärderna har blivit bättre med tiden

20 Handlingsplaner syftar till att bidra till utformningen eller översynen av EU:s befintliga lagstiftning, instrument och initiativ. De är inte rättsligt bindande. Kommissionen använde handlingsplaner för e-förvaltning som politiska instrument för att påskynda moderniseringen av offentliga förvaltningar i hela Europeiska unionen.

21 Kommissionen bör utforma åtgärder som är lämpliga för att åtgärda brister i e-förvaltningen och ta hänsyn till resultaten från utvärderingar, intressenters synpunkter via samråd och konsekvensbedömningar (som är obligatoriska för all ny finansiering som medför betydande utgifter, dvs. över 5 miljoner euro och som krävs för kommissionsinitiativ som kan få betydande ekonomiska, miljömässiga eller sociala konsekvenser)¹².

22 Vi bedömde därför om kommissionen på lämpligt sätt hade utformat

• handlingsplanen för 2016–2020,
• e-förvaltningsrelaterade åtgärder efter 2020.

Åtgärderna i handlingsplanen för e-förvaltning 2016–2020 levde inte upp till planens vision

23 Handlingsplanen byggde på en vision och tre politiska prioriteringar (se ruta 1).

24 För att ta itu med prioriteringarna och i slutändan uppnå visionen om en öppen, effektiv och användarvänlig offentlig förvaltning i EU fastställdes i handlingsplanen 25 åtgärder, som var och en är kopplad till en av prioriteringarna. Åtgärderna var av olika karaktär och omfattade bland annat framläggande av rättsakter, utveckling av tekniska lösningar eller stöd till medlemsstaterna (se bilaga II för alla åtgärder). Vi drar slutsatsen att de återspeglade de behov som identifierats i relevanta utvärderingar samt återkopplingen från medlemsstaternas förvaltningar, företag, medborgare och företrädare för intressenterna. Exempel på vissa behov och relaterade åtgärder presenteras i ruta 2.

25 Trots att det i utvärderingsrapporten om handlingsplanen för e-förvaltning för 2011–2015¹³ konstaterades att huvudorsaken till oavslutade eller ofullständiga åtgärder var att medlemsstaternas insatser var frivilliga, riktades samtliga åtgärder i handlingsplanen för 2016–2020 endast till kommissionen, utan några skyldigheter för medlemsstaterna.

26 Men för merparten av åtgärderna ingick sådana skyldigheter i de relevanta rättsakter som antingen redan fanns före handlingsplanen (t.ex. åtgärderna 9 och 10, se tabell 2) eller som infördes till följd av handlingsplanen (t.ex. åtgärd 7). När det gällde en åtgärd (åtgärd 2) ålade inte den befintliga rättsliga grunden medlemsstaterna några skyldigheter att genomföra ett system för eID, trots att säkra metoder för eID är en viktig faktor för att säkerställa en digital inre marknad.

27 Eftersom åtgärderna i handlingsplanen endast riktade sig till kommissionen tog tidsfristerna för att genomföra dem inte hänsyn till den tid som medlemsstaterna behövde för att fullgöra sina skyldigheter enligt de tillämpliga rättsakterna. I vissa fall sträckte sig de tidsfrister för genomförandet som fastställdes i rättsakterna bortom handlingsplanens löptid och visionsdatumet 2020 (se exempel i ruta 3). Eftersom visionen om en öppen, effektiv och användarvänlig offentlig förvaltning i EU omfattade alla offentliga tjänster på alla myndighetsnivåer (från EU-nivå till nationell och lokal nivå) skulle handlingsplanen dessutom endast ha varit möjlig att genomföra om relevanta åtgärder hade vidtagits i tid på såväl EU- som medlemsstatsnivå.

Kommissionens förslag till politik för perioden efter 2020 åtgärdar bristerna men har ännu inte antagits

28 När policydokumenten för e-förvaltning efter 2020 upprättades (se punkt 04) utgick kommissionen från de dokument som krävs enligt riktlinjerna för bättre lagstiftning och tog vederbörlig hänsyn till de behov som hade identifierats. Eftersom förslaget till policyprogrammet ”En färdväg för det digitala decenniet” fortfarande behandlas i lagstiftningsprocessen (läget i september 2022) och därför kan ändras återstår det att se om räckvidden hos och prioriteringen av målen i det beslut som slutligen antas kommer att motsvara de faktiska behoven.

29 Även om förslaget till ”En färdväg för det digitala decenniet” inte innehåller några särskilda åtgärder för medlemsstaterna, kommer varje medlemsstat att behöva lämna in en nationell strategisk färdplan för det digitala decenniet till kommissionen, vilken ska vara förenlig med och bidra till uppnåendet av EU:s fastställda mål och digitala mål (se ruta 4).

30 När det gäller de tre mål som anges i ”En färdväg för det digitala decenniet” noterar vi följande:

• Mål 1 avser ”viktiga offentliga tjänster”, men dessa definierades varken i meddelandet Digital kompass 2030 eller i förslaget ”En färdväg för det digitala decenniet”. Avsaknaden av en gemensam definition på EU-nivå kan leda till olika tolkningar i medlemsstaterna och därmed till att olika nationella offentliga tjänster blir tillgängliga online.
• Mål 3 avser medborgarnas användning, men eftersom medborgarna inte kan tvingas att använda eID-lösningar ligger det utanför den offentliga förvaltningens kontroll att uppnå detta mål.

31 Vi noterar också att det genom kommissionens förslag införs en ram för samarbete med medlemsstaterna. Enligt ramen kommer medlemsstaterna att vara skyldiga att anpassa sina nationella färdplaner till EU:s mål och digitala mål och att i god tid rapportera till kommissionen om sina framsteg med att uppnå de digitala målen för 2030. Ramen utgör därför en grund för kommissionen att styra genomförandet av politiken och bedöma de framsteg som görs.

Övervakningsarrangemangen för handlingsplanen för 2016–2020 var ofullständiga

32 Övervakning är nödvändig för att beslutsfattare och intressenter ska kunna bedöma om genomförandet av politiken är ”på rätt spår” och om målen uppnås¹⁴. För det ändamålet bör kommissionen¹⁵ bland annat fastställa en tydlig koppling mellan politiska mål och passande nyckelindikatorer som tar hänsyn till de arrangemang som krävs för att samla in tillräckliga bevis i tid.

33 Vi bedömde därför om kommissionen

• på lämpligt sätt hade övervakat genomförandet av handlingsplanen,
• hade inrättat ett lämpligt system för att övervaka huruvida de digitala mål som fastställts i den digitala kompassen 2030 hade uppnåtts.

Det gjordes ingen heltäckande bedömning av handlingsplanen

34 Varken visionen eller de politiska prioriteringarna i handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 (se ruta 1) var tillräckligt specifika för att det skulle gå att mäta hur de hade uppnåtts. Kommissionen inrättade därför inte någon särskild övervakningsram med en uppsättning prestationsindikatorer för att bedöma framstegen med åtgärderna och de politiska prioriteringarna och i vilken utsträckning de genomförts. På samma sätt förberedde kommissionen varken en halvtidsutvärdering eller en slutlig utvärdering av genomförandet av handlingsplanen.

35 Vi konstaterade att kommissionen bara inriktade sig på att övervaka framstegen mot slutförandet av de enskilda åtgärderna. Den övervakade inte deras effekter. Resultattavlan för handlingsplanen för e-förvaltning visade endast om åtgärder hade slutförts eller ännu pågick.

36 Dessutom diskuterade kommissionen framstegen med medlemsstaterna vid mötena i styrelsen (se punkt 11) och dess relevanta undergrupper. När det gällde enskilda åtgärder ägde sådana utbyten också rum under regelbundna möten i relevanta expertgrupper, såsom eIDA-expertgruppen, samordningsgruppen för den gemensamma digitala ingången och FSE:s expertgrupp.

37 Kommissionen begärde dock inte någon systematisk återkoppling från medlemsstaterna för att följa upp genomförandet av specifika åtgärder på nationell nivå.

38 För vissa åtgärder som ingick i handlingsplanen (åtgärd 1 – e-upphandling, åtgärd 2 – eIDA, åtgärd 4 – europeiska interoperabilitetsramen och åtgärd 7 – en gemensam digital ingång) inrättade dock kommissionens berörda avdelningar särskilda övervakningsarrangemang. I ruta 5 ges ett exempel på detta.

39 I stället för en särskild övervakningsram använde kommissionen sina befintliga indikatorer, särskilt prestandajämförelsen av e-förvaltning och indexet för digital ekonomi och digitalt samhälle (Desi) för övervakning (se ruta 6).

40 Prestandajämförelsen av e-förvaltning tog hänsyn till de politiska prioriteringarna på hög nivå i handlingsplanen för 2011–2015 och handlingsplanen för 2016–2020 (se ruta 1). Huvudsyftet med den är dock att analysera läget när det gäller de digitala tjänster som tillhandahålls av EU:s offentliga förvaltningar i allmänhet snarare än att övervaka genomförandet och förverkligandet av handlingsplanerna. De indikatorer som används vid prestandajämförelsen av e-förvaltning är inte direkt kopplade till några av de åtgärder som genomförs inom ramen för handlingsplanen, och därför är rapporterna med prestandajämförelser av e-förvaltning inte lämpliga för att mäta deras resultat.

41 Detsamma gäller Desi, där tre av fem indikatorer som utgör Desi-dimensionen av digitala offentliga tjänster i själva verket är indikatorer för prestandajämförelse av e-förvaltning. Kommissionen kan därför inte koppla resultaten från någon av indikatorerna till resultaten och effekterna av handlingsplanen i medlemsstaterna.

42 Vi jämförde det övergripande resultatet av prestandajämförelsen av e-förvaltning per land i början och slutet av genomförandet av handlingsplanen. Vi konstaterade att genomsnittspoängen (för samtliga 27 medlemsstater, EU-27) ökade från 58,5 % i början till 71,9 % i slutet av genomförandet av handlingsplanen. Alla medlemsstater gjorde framsteg i tillhandahållandet av e-förvaltningstjänster. Vissa länder (t.ex. Ungern och Luxemburg) gjorde dock betydligt större framsteg än andra (t.ex. Sverige och Tyskland) (se figur 1). Den ändrade poängen kan inte knytas till kommissionens åtgärder, eftersom lämpliga indikatorer kopplade till dessa åtgärder saknades. Nyckelåtgärderna och framstegen i detta avseende beror på medlemsstaterna själva (se punkt 08).

43 Vi noterar också att eftersom kommissionen ändrade metoden för att sammanställa en delmängd indikatorer 2021, kan prestandajämförelsen inte användas för att jämföra medlemsstaternas framsteg i fråga om e-förvaltningsprestanda före och efter 2020. Detta konstaterade kommissionen i rapporten med en prestandajämförelse. Dessutom är e-förvaltningspoängen per land i 2021 års rapport med en prestandajämförelse av e-förvaltning inkonsekventa eftersom de aggregerades som genomsnittet av två indikatorer som uppskattats med olika metoder utan att lämpliga justeringar gjorts.

44 Inom ramen för prestandajämförelsen av e-förvaltning mäter kommissionen också ländernas prestanda när det gäller livshändelser. Livshändelser är en uppsättning av de vanligaste digitala offentliga tjänsterna för både företag och medborgare. Livshändelser för ett företag är bland annat start av företaget och tidig handelsverksamhet (t.ex. registrering av företaget eller av anställda) och regelbunden affärsverksamhet (t.ex. deklaration och betalning av skatt online)¹⁶.

45 Analysen av resultaten när det gäller företags livshändelser i prestandajämförelsen av e-förvaltning visar en ökning av genomsnittspoängen för EU-27 från 71,1 % i början till 79,9 % i slutet av genomförandet av handlingsplanen (se figur 2). Resultaten visar att

• e-förvaltningstjänster för företag är mer utvecklade än de tjänster som erbjuds medborgarna,
• merparten av de europeiska förvaltningarna lyckades förbättra de digitala tjänsterna för företag, och processen påskyndades också av covid-19-pandemin,
• utvecklingen i medlemsstaterna var ojämn; vissa länder, huvudsakligen de som låg under genomsnittspoängen (t.ex. Ungern, Slovakien och Luxemburg), gjorde betydande framsteg under denna period; i andra länder (t.ex. Sverige och Danmark) minskade däremot poängen något under samma period.

I kommissionens förslag till politik för tiden efter 2020 föreskrivs ett övervakningssystem

46 Som nämndes i punkterna 30 och 31 innehåller förslaget till det nya policyprogrammet ”En färdväg för det digitala decenniet” till skillnad från handlingsplanen för 2016–2020 kvantifierade mål och en ram som kräver att medlemsstaterna rapporterar om framsteg i god tid genom att tillhandahålla relevanta uppgifter och relevant statistik. Dessutom gäller följande:

• För varje digitalt mål ska kommissionen fastställa nyckelutförandeindikatorer i genomförandeakter så snart beslutet träder i kraft. Kommissionen kan vid behov uppdatera indikatorerna för att ta hänsyn till den tekniska utvecklingen.
• Kommissionen ska, i nära samarbete med medlemsstaterna, fastställa utvecklingskurvor för uppnåendet av vart och ett av de digitala målen, och dessa ska tjäna som underlag för uppföljningen av de nationella strategiska färdplanerna för det digitala decenniet.
• I den planerade årliga lägesrapporten till Europaparlamentet och rådet kan kommissionen ange vilka åtgärder medlemsstaterna ska vidta på områden där framstegen mot de digitala målen bedöms vara otillräckliga.

47 Enligt förslaget skulle övervakningen bygga på en förbättrad version av Desi, det vill säga återspegla de fastställda målen. Vi konstaterade att 2021 års upplaga av Desi redan hade justerats i) för att i viss mån anpassas till målen i ”En färdväg för det digitala decenniet”, ii) för att förbättra metoden och iii) för att ta hänsyn till den senaste tekniska och politiska utvecklingen. Desi är nu uppbyggt kring de fyra dimensionerna i den digitala kompassen för 2030, som ersätter den tidigare femdimensionella strukturen (se ruta 6).

48 Eftersom förslaget till beslut om ”En färdväg för det digitala decenniet” fortfarande behandlas i lagstiftningsprocessen (läget i september 2022) valde kommissionen att införa ändringar av Desi gradvis, vilket innebär att det ännu inte täcker alla mål. Framför allt har två av de tre digitala målen (2 och 3, se ruta 4) ännu inte inkluderats direkt i Desi. Mål 1 har inkluderats, men eftersom det ännu inte finns någon definition av ”viktiga” offentliga tjänster (se punkt 30), är det oklart vad som kommer att mätas.

Kommissionen genomförde handlingsplanen, men åtgärder på medlemsstatsnivå försenades

49 Handlingsplanen innehöll åtgärder av olika slag, till exempel krav på att kommissionen skulle lägga fram lagstiftningsförslag, tillhandahålla digitala lösningar och inleda pilotprojekt.

50 Utöver kommissionens åtgärder var medlemsstaterna i vissa fall skyldiga att vidta åtgärder på grundval av rättsakter som antingen redan fanns före handlingsplanen (se tabell 2) eller infördes till följd av den.

51 Vi bedömde därför om

• kommissionen hade slutfört sina åtgärder i god tid,
• medlemsstaterna hade uppfyllt sina rättsliga skyldigheter.

Kommissionen genomförde åtgärderna i handlingsplanen

52 På grundval av vår granskning av relevanta dokument konstaterade vi att kommissionen hade slutfört de sex åtgärder i handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 som ingick i revisionen. För närmare uppgifter, se tabell 3 och bilaga IV.

53 Vi konstaterade att åtgärderna 9 och 10 visserligen hade genomförts men att de framtagna systemen saknade ett verktyg för betalningshantering eftersom utvecklingen av det ledde till förseningar (se ruta 7 för närmare uppgifter). Utvecklingen av ett betalningsverktyg var inte ett rättsligt krav. Systemen tillhandahåller den information som krävs enligt regleringsakterna, men avsaknaden av ett betalningsverktyg tvingar användarna att återgå till nationella plattformar om de behöver information eller dokument för vilka en avgift ska betalas.

54 Vi bedömde också om kommissionen hade följt upp rekommendationerna i sin utvärdering av 2014 års eIDA-förordning med koppling till åtgärd 2 (eIDA). Syftet med förordningen var att skapa en gemensam ram för elektronisk identifiering (eID) och betrodda tjänster och på så sätt göra det enklare att tillhandahålla tjänster i hela EU, oavsett i vilket land det sker. Förordningen harmoniserade inte nationella e-identifieringar utan möjliggjorde ömsesidigt erkännande genom ett anmälningsförfarande och sakkunnigbedömning.

55 Utvärderingen av eIDA-förordningen offentliggjordes 2021. Den identifierade följande brister:

• Förordningen krävde inte att medlemsstaterna skulle ge sina medborgare och företag en e-identifiering för att möjliggöra säker tillgång till offentliga onlinetjänster. När de ändå gjorde det var de inte skyldiga att anmäla sådana system. I utvärderingen drogs dessutom slutsatsen att endast ett begränsat antal offentliga tjänster erbjöd eIDA-autentisering eller var anslutna till infrastrukturen och att tekniska fel hindrade användarna från att autentisera sig på ett ändamålsenligt sätt.
• Ramen för e-identifiering kunde inte hantera nya marknadskrav bland annat på grund av i) dess begränsning till den offentliga sektorn och till säker gränsöverskridande tillgång till offentliga tjänster (dvs. de tjänster som omfattades av eIDA-förordningen rörde en liten andel av EU:s befolkning), ii) de komplexa förfarandena för privata leverantörer av onlinetjänster att ansluta sig till systemet och iii) otillräcklig tillgänglighet i alla medlemsstater.
• Ramen bygger på nationella system för e-identifiering som följer olika standarder, vilket hindrar användningen av eIDA-tjänster, en brist som också identifierats av ett FSE-projekt (se ruta 8).

56 Som svar på dessa brister konstaterade vi att förslaget till översyn av eIDA-förordningen kräver att varje medlemsstat utfärdar en europeisk e-identitetsplånbok till alla fysiska och juridiska personer i EU för att säkerställa att de har säker, tillitsbaserad och sömlös tillgång till gränsöverskridande offentliga och privata tjänster. Varje medlemsstat måste också anmäla minst ett system för elektronisk identifiering, inklusive minst en identifieringsmetod. Först då plånboken är i bruk kommer följaktligen tekniska standarder för nationella eIDA-noder inte längre att behöva harmoniseras, eftersom tjänsteleverantörer inte kommer att behöva ansluta sig till systemet.

57 Eftersom förordningen om en gemensam digital ingång antogs till följd av åtgärd 7 (en gemensam digital ingång) bedömde vi också om kommissionen hade uppfyllt kravet i den nya förordningen, nämligen att utveckla och underhålla ett gemensamt användargränssnitt (inklusive en sökmotor och återkopplingsverktyg för användare). Den gemensamma digitala ingången underlättar tillgången online till information, administrativa förfaranden och stödtjänster som EU-medborgare och företag kan behöva i ett annat EU-land.

58 Vi konstaterade att kommissionen hade utvecklat gränssnittet, det vill säga den gemensamma kontaktpunkten, som är portalen Your Europe (se figur 3). Via portalen kommer användarna att anslutas till de relevanta nationella webbsidor där den tjänst de söker finns. Senast i december 2023 måste medlemsstaterna digitalisera 21 förfaranden och göra dem tillgängliga via portalen. Exempel på förfaranden som är relevanta för företag är begäran av tillstånd för en affärsverksamhet eller registrering som arbetsgivare vad gäller pensioner och socialförsäkringar. De första tjänsterna på portalen fanns tillgängliga den 12 december 2020.

59 När det gäller åtgärderna 7 (en gemensam digital ingång) och 13 (pilotprojekt avseende principen ”endast en gång” för företag) konstaterade vi att det pilotprojekt som finansierades genom EU:s forskningsprogram Horisont 2020 (projektet TOOP med en budget på 8 miljoner euro) kunde göra framsteg i genomförandet av principen ”endast en gång”. Syftet med principen är att medborgare och företag endast ska behöva lämna information en gång till en offentlig förvaltning i EU. Projektet skapade en lösningsarkitektur som kopplar samman 40 informationssystem. Den arkitekturplan som utarbetades inom projektet blev dessutom en del av förordningen om en gemensam digital ingång. Till följd av detta anpassades projektet, som inleddes 2017 med interoperabilitet som huvudfokus, när förordningen om den gemensamma digitala ingången antogs för att det tekniska system som beskrivs i förordningen skulle kunna genomföras.

Genomförandet av vissa digitala offentliga tjänster försenades i medlemsstaterna

60 Handlingsplanen innehöll endast åtgärder riktade till kommissionen, men tillgången till digitala lösningar är i hög grad beroende av att kompletterande åtgärder genomförs på medlemsstatsnivå. När det gäller de åtgärder som ingick i revisionens inriktning och omfattning konstaterade vi att trots kommissionens ansträngningar hade tre av de sex åtgärderna endast genomförts delvis på grund av otillräckliga eller försenade insatser från medlemsstaternas sida (se tabell 4). Till följd av detta har kommissionens åtgärder mellan 2016 och 2020 ännu inte lett till några större förändringar för företag och medborgare i EU.

61 När det gäller åtgärd 2 (eIDA) var medlemsstaternas insatser frivilliga. I slutet av 2021, det vill säga fem år efter det att förordningen trädde i kraft, ingick därför nio medlemsstater, som står för 41 % av befolkningen, ännu inte i ramen. Detta stora antal icke-deltagande medlemsstater begränsar avsevärt möjligheterna för medborgare och företag att få till stånd säkrare, snabbare och effektivare elektroniska utbyten.

62 För åtgärd 9 (sammankoppling av företagsregister) och åtgärd 10 (sammankoppling av insolvensregister) var kommissionen tvungen att inrätta och uppdatera kärnplattformen och gränssnittet, medan medlemsstaterna var tvungna att digitalisera sina nationella företags- och insolvensregister och ansluta dem till systemet (se figur 4). Kommissionen använde e-juridikportalen som ett gränssnitt, och FSE-medel fanns tillgängliga för att stödja medlemsstaterna (kallade generiska tjänster inom FSE).

63 Vad beträffar åtgärd 9 (sammankoppling av företagsregister) togs systemet för sammankoppling av företagsregister i drift den 8 juni 2017. Det gör det möjligt för användare att söka information om företag som är registrerade i vilket EU-land som helst (plus Liechtenstein och Norge). Sökfunktionen och grundläggande information översätts från de relevanta nationella språken till alla officiella EU-språk. Sex medlemsstaters anslutning försenades¹⁷, och den sista medlemsstaten anslöt sig i mars 2022, nästan fem år efter den tidsfrist som fastställs i det tillämpliga direktivet och först efter det att kommissionen hade hänskjutit ärendet till EU-domstolen i juli 2021. När det gäller utnyttjande gjordes mellan 17 300 och 39 100 sökningar per månad under 2021.

64 Vad beträffar systemet för åtgärd 10 (sammankoppling av insolvensregister) krävdes i den tillämpliga genomförandeförordningen att medlemsstaterna skulle säkerställa sammankoppling senast den 30 juni 2021. I juli 2022 var endast 17 av 26 medlemsstater anslutna (Danmark var inte bundet av förordningen¹⁸). Fem¹⁹ andra befinner sig i en utvecklings- och testprocess. Vad beträffar de fyra återstående medlemsstaterna²⁰ väntar kommissionen fortfarande på återkoppling. Först när de resterande nio medlemsstaterna är anslutna kan användarna söka via en enhetlig flerspråkig sökmotor efter konkursmässiga företag som är registrerade i dessa medlemsstater. En sådan central offentlig elektronisk åtkomstpunkt för uppgifter om gäldenärer som är föremål för insolvensförfaranden är särskilt användbar för befintliga eller potentiella borgenärer eller tredje parter som påverkas indirekt av sådana förfaranden. År 2021 gjordes mellan 2 500 och 6 500 sökningar per månad.

65 Som ett resultat av åtgärd 11 (användning av digitala lösningar under ett företags hela livscykel) var medlemsstaterna tvungna att införliva direktiv (EU) 2019/1151 om digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätt i sin nationella lagstiftning senast i augusti 2021, såvida de inte underrättade kommissionen om att de utnyttjade möjligheten till förlängning med ett år. Vid tidpunkten för vår revision hade 17 medlemsstater gjort en sådan anmälan. Detta visar att företag i en majoritet av medlemsstaterna ännu inte kan använda digitala verktyg och förfaranden för att bilda bolag, registrera filialer och arkivera handlingar och information online.

66 Vi noterar att de flesta av de medlemsstater som behöver mer tid för att genomföra åtgärd 2 (eIDA), åtgärd 10 (sammankoppling av insolvensregister) och åtgärd 11 (användning av digitala lösningar under ett företags hela livscykel) hade en poäng vid prestandajämförelsen av e-förvaltning som låg under EU-genomsnittet både 2017 och 2020 (se figur 1).

67 Som redan nämnts (se tabell 1 och punkt 62) kunde medlemsstaterna få finansiering för att ansluta sina system till de plattformar som utvecklats av kommissionen. Medlemsstaterna använde FSE-medel framför allt till

• åtgärd 2 (eIDA): 25,35 miljoner euro till 26 medlemsstater,
• åtgärd 9 (sammankoppling av företagsregister): 2,44 miljoner euro till tio medlemsstater,
• åtgärd 10 (sammankoppling av insolvensregister): 1,16 miljoner euro till sju medlemsstater.

Vid vår granskning av ett urval av EU-finansierade projekt (se punkt 19) konstaterade vi att tillgången till EU-finansiering sågs som en möjlighet av vissa medlemsstater och sporrade dem att införa e-förvaltningstjänster. FSE-projekten bidrog också till att identifiera vissa nackdelar med befintliga lösningar (se ruta 8).

68 23 av de 24 granskade projekten och åtgärderna (dvs. de som hade slutförts vid tidpunkten för vår revision) uppnådde de uttalade målen. Framför allt säkerställde de interoperabiliteten hos de utvecklade lösningarna och återanvände befintliga FSE-byggstenar (dvs. grundläggande infrastrukturer för digitala tjänster, alltså möjliggörande digital teknik som ska återanvändas i mer komplexa digitala tjänster) eller infrastrukturer för digitala tjänster (dvs. lösningar som stöder genomförandet av EU-omfattande projekt och tillhandahåller transeuropeiska interoperabla tjänster av gemensamt intresse).

69 De medlemsstater som vi intervjuade uppskattade det kontinuerliga tekniska stöd som kommissionen tillhandahöll när de använde de FSE-finansierade infrastrukturerna för digitala tjänster eller behövde integrera system i andra medlemsstater som infört dessa infrastrukturer för digitala tjänster, särskilt för eIDA-tjänster. De anser att kommissionens åtgärder har gjort det möjligt att utveckla hållbara sammanlänkningar mellan olika medlemsstaters system.

Kommissionen främjade utbyte av god praxis men lyckades inte främja nya digitala offentliga tjänster

70 I de senaste ministerförklaringarna (se punkt 02) noterades vikten av att främja utbyte av god praxis och skapa kontakter mellan berörda myndigheter och tillgängliga digitala offentliga tjänster. På samma sätt har Europaparlamentet betonat²¹ vikten av att främja god praxis.

71 Vi bedömde därför om kommissionen på lämpligt sätt hade främjat

• samarbete och utbyte av god praxis,
• de nya tillgängliga digitala offentliga tjänsterna.

Kommissionen skapade många möjligheter till samarbete och utbyte av god praxis

72 Vi bedömde de verktyg som kommissionen använde för att främja utbyte av god praxis. Vi konstaterade att den inte bara hade skapat grupper där intressenter kunde träffas utan även hade finansierat särskilda projekt för detta.

73 I dessa grupper ingick

• styrelsen för handlingsplanen (se punkt 11), som sammanträdde två eller tre gånger om året och där medlemsstaterna presenterade sina framsteg med utvecklingen av e-förvaltningslösningar eller exempel på god praxis och utmaningar i utvecklingen av specifika lösningar; eftersom handlingsplanen har löpt ut upphörde styrelsen med sin verksamhet 2021,
• expertgrupper för särskilda ämnen eller lösningar, till exempel en eIDA-expertgrupp (åtgärd 2), en samordningsgrupp för den gemensamma digitala ingången (åtgärd 7), en expertgrupp för bolagsrätt (åtgärderna 9 och 11) och en expertgrupp för interoperabilitet mellan europeiska offentliga tjänster; dessa expertgrupper fortsätter att bedriva sin verksamhet.

74 De berörda projekten finansierades huvudsakligen inom

• ISA²-programmet, där samarbete och utbyte av god praxis i själva verket var centrala inslag i kommissionens interoperabilitetspolitik och stödåtgärder (se artiklarna 3 och 8 i beslut (EU) 2015/2240); ett exempel på ett mycket omfattande initiativ är Joinup-plattformen som presenteras i ruta 9 (och som finansieras genom två ISA²-åtgärder som ingår i det granskade urvalet och som uppgår till 6 miljoner euro); efter det att ISA²-programmet hade avslutats tillhandahöll kommissionen ytterligare finansiering för Joinup-plattformen inom programmet för ett digitalt Europa för åtminstone 2021 och 2022,
• Horisont 2020, som främst gav upphov till tillfälliga initiativ för särskilda frågor; ett exempel är SCOOP4C-projektet, som skapade en intressentgrupp som utbytte erfarenheter och god praxis när det gällde genomförandet av principen ”endast en gång” (finansieringen från Horisont 2020 uppgick till 1 miljon euro); det finns dock inga bevis för att gruppens verksamhet fortsatte när finansieringen av projektet upphörde, trots att ämnet fortfarande är relevant.

75 På grundval av vår granskning av fyra ISA²-åtgärder (se bilaga III), protokoll från styrelsens och expertgruppernas möten samt intervjuer med personal i medlemsstaterna drar vi slutsatsen att kommissionen gav bra stöd till samarbete och utbyte av god praxis och att utbytet mellan intressenter ägde rum i frågor av intresse för dem.

76 Vi konstaterade också att kommissionen tog vederbörlig hänsyn till behovet av att fortsätta att främja samarbete och god praxis vid utarbetandet av programmen för perioden 2021–2027:

• Arbetsprogrammet för genomförandet av programmet för ett digitalt Europa för 2021 och 2022 inbegriper samordnings- och stödåtgärder med det primära målet att främja samarbete och/eller ge stöd till EU:s politik.
• En mekanism för årligt samarbete mellan medlemsstaterna och kommissionen planeras i förslaget till ”En färdväg för det digitala decenniet” (se punkt 31).

Kommissionen främjade inte digitala offentliga tjänster på ett heltäckande och samordnat sätt

77 Vi bedömde kommissionens åtgärder för att marknadsföra digitala offentliga tjänster och konstaterade att den saknade en övergripande strategi. I praktiken var marknadsföringen antingen allmän eller kopplad till särskilda åtgärder eller finansieringsprogram när den rättsliga grunden så krävde.

78 När det gäller kommissionens allmänna främjande av e-förvaltningspolitiken och/eller e-förvaltningslösningar agerade den genom

• nyhetsbrevet om e-förvaltning, som gavs ut en gång i månaden till prenumeranter och innehöll de senaste nyheterna om gränsöverskridande digitala offentliga tjänster i EU, molntjänster i offentlig sektor och innovation inom den offentliga sektorn,
• eGovernment4EU-gruppen på Futurium-plattformen; den var tillgänglig för allmänheten och innehöll information om handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 och den framtida politiken för digital förvaltning; gruppen på plattformen uppdateras inte längre, eftersom handlingsplanen har löpt ut,
• sociala medier (Facebook, LinkedIn och Twitter).

79 Vad beträffar den kommunikationsstrategi som krävdes enligt den tillämpliga rättsliga grunden inledde kommissionen sin informationskampanj för åtgärd 7 i december 2020 när den gemensamma digitala ingången togs i drift (se punkt 58). Vi konstaterade att den var omfattande och anser att det var god praxis att kommissionen varje månad diskuterade kampanjen och de respektive nationella evenemangen med nationella samordnare på videokonferenser (så kallade kommunikationskaféer). I figur 5 presenteras uppgifter om antalet besök på portalen Your Europe.

80 På samma sätt krävde beslutet om inrättande av ISA²-programmet att genomförandet av den europeiska interoperabilitetsstrategin, interoperabilitetsramen och referensarkitekturen samt av relevanta specifikationer och standarder skulle främjas. Vi konstaterade att informationskampanjen var proaktiv och omfattande. Utöver inrättandet och driften av Joinup-plattformen (se punkt 74 och ruta 9) finansierade ISA²-programmet en åtgärd (till ett belopp av 3,62 miljoner euro) som främjade samarbete och underlättade samverkan mellan programmets intressenter.

81 Slutligen krävde även FSE att en kommunikationsstrategi skulle genomföras. Vi konstaterade att

• en sådan strategi togs fram för att främja de FSE-lösningar som främst var av intresse för utvecklare av lösningar; den personal som vi intervjuade i medlemsstaterna var positiv till dessa lösningar och bekräftade att de vidareutnyttjade dem, särskilt för gränsöverskridande tjänster; vidareutnyttjande av infrastrukturer för digitala tjänster är tänkt att säkerställa en snabbare, enklare och kostnadseffektivare utveckling av digitala tjänster med hjälp av befintlig teknik i stället för att varje organisation ska utveckla sådana tjänster på egen hand; enligt FSE:s resultattavla för vidareutnyttjande användes byggstenar i slutet av 2021 i 353 projekt, varav merparten i EU,
• kommissionen har hittills inte anordnat några särskilda informations- eller reklamkampanjer för att göra potentiella användare medvetna om antingen systemet för sammankoppling av företagsregister (som är i drift sedan 2017) eller systemet för sammankoppling av insolvensregister (i drift sedan 2021), vilka båda har utvecklats inom ramen för FSE; kommissionen informerade oss om att den planerar att genomföra en sådan kampanj i) för systemet för sammankoppling av företagsregister när betalningshanteringsverktyget är tillgängligt (se ruta 7) och ii) för systemet för sammankoppling av insolvensregister när alla medlemsstater är anslutna till det (hittills är 17 anslutna) (se punkt 64); i slutet av 2021 inledde kommissionen en kommunikationskampanj online för e-juridikportalen men endast med mycket begränsad hänvisning till systemet för sammankoppling av företagsregister.

82 Trots att användarnas medvetenhet är avgörande för att säkerställa användningen av e-förvaltningstjänster konstaterade vi att kommissionen varken bedömde i vilken utsträckning företagen kände till dem eller analyserade behoven på området. De företrädare för europeiska näringslivsorganisationer som vi intervjuade uppgav att företagen är medvetna om de e-förvaltningstjänster som lagen ålägger dem att använda men att deras medvetenhet om andra sådana tjänster är betydligt mindre.

83 Vi konstaterade att det ändå fanns ett område, eIDA, där kommissionen hade utkontrakterat en studie för att analysera marknaden för elektronisk identifiering, autentisering och betrodda tjänster och utveckla och genomföra ett pilotprogram för att öka medvetenheten om dessa lösningar bland små och medelstora företag:

• I den studie som publicerades 2019 konstaterades en generellt låg medvetenhet om eIDA-lösningar bland små och medelstora företag. Detta ansågs vara ett viktigt hinder.
• Pilotprogrammet genomfördes i slutet av 2018 och omfattade ett program för kunskap och lärande, en eIDA-verktygslåda för små och medelstora företag och en strategi för att främja verktygslådan. Programmet för kunskap och lärande och eIDA-verktygslådan för små och medelstora företag finns fortfarande tillgängliga på nätet. Dessutom skapar eIDA-observatoriet (en samarbetsplattform online som startats av kommissionen) en virtuell grupp av intressenter som har som mål att främja en gemensam förståelse av frågor som rör genomförandet och tillämpningen av eIDA-förordningen.

84 Fastän det i studien rekommenderades att verktygslådan skulle utvecklas ytterligare för att ta hänsyn till mer specifika användarbehov och att en långsiktig styrningsstruktur för intressenter skulle inrättas, där företrädare för medlemsstaterna, regionala företrädare, sammanslutningar av små och medelstora företag och tjänsteleverantörer skulle ingå, vidtog kommissionen inga sådana åtgärder. Kommissionen förklarade aldrig varför rekommendationen i studien inte genomfördes.

85 Vi bedömde också om kommissionen hade någon överblick över de marknadsföringsåtgärder som medlemsstaterna genomfört och om den försökte i) samordna sådana åtgärder i förekommande fall eller ii) sprida god praxis på området. Vi konstaterade att kommissionen inte har någon överblick över medlemsstaternas åtgärder för att främja europeiska eller nationella e-förvaltningslösningar. Följaktligen har den inte identifierat god praxis eller kunnat samordna befintlig verksamhet.

Slutsatser och rekommendationer

86 Vår samlade slutsats är att kommissionens åtgärder för att främja både genomförandet och användningen av e-förvaltningslösningar i medlemsstaterna endast delvis har varit ändamålsenliga. Trots att kommissionen hade slutfört de åtgärder i handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 som ingick i vår revision, är inte alla nyutvecklade digitala offentliga tjänster tillgängliga i hela EU på grund av att åtgärder har försenats i medlemsstaterna. Kommissionen främjade inte heller dessa tjänster på ett omfattande sätt bland företag och användare i allmänhet.

87 Även om handlingsplanen för e-förvaltning för 2016–2020 tillgodosåg de behov som identifierats i samråd och bedömningar, innehöll den endast åtgärder som kommissionen själv skulle genomföra, vilket gjorde det svårt att uppnå handlingsplanens uttalade vision. Handlingsplanen innehöll inga skyldigheter för medlemsstaterna, trots att det i utvärderingsrapporten om den föregående handlingsplanen konstaterades att en av de största bristerna var att medlemsstaternas insatser var frivilliga. För merparten av åtgärder mildrades detta dock av det faktum att de tillämpliga rättsakter som antingen redan fanns före handlingsplanen eller som antogs till följd av den innehöll sådana skyldigheter. I vissa fall fortsatte dock genomförandet av åtgärderna efter 2020 och därmed slutdatumet för handlingsplanen (se punkterna 23–27).

88 Vi noterade att kommissionen i sitt förslag från 2021 till policyprogrammet ”En färdväg för det digitala decenniet” införde en samarbetsram som gör det möjligt för den att årligen följa upp medlemsstaternas framsteg mot de digitala mål som fastställts på EU-nivå. Ett av de tre målen är dock vagt definierat och riskerar att tolkas olika av medlemsstaterna, vilket i sin tur kan äventyra uppnåendet av målet. Enligt förslaget från 2021 om inrättande av ”En färdväg för det digitala decenniet” ska kommissionen fastställa nyckelutförandeindikatorer för varje digitalt mål i en genomförandeakt (se punkterna 28–31 och 46–48).

89 Övervakningen av handlingsplanens genomförande var fragmenterad eftersom kommissionen inte hade inrättat någon övervakningsram (inklusive indikatorer) för handlingsplanen som helhet. En sådan ram fanns dock på plats för ett antal enskilda åtgärder (fyra av de sex åtgärder som ingick i vår revision). De befintliga indikatorerna för e-förvaltning (prestandajämförelsen av e-förvaltning och indexet för digital ekonomi och digitalt samhälle), som kommissionen offentliggör varje år, var inte direkt kopplade till någon av de åtgärder som genomfördes inom ramen för handlingsplanen och var därför inte lämpliga för att mäta dess effekt (se punkterna 32–45).

90 Kommissionen slutförde de sex åtgärder som var inriktade på företag och som därför ingick i vår revision. Den stödde också medlemsstaternas genomförande av e-förvaltningslösningar genom EU-finansierade projekt och genom att tillhandahålla tekniskt stöd, vilket uppskattades av den personal som vi intervjuade i medlemsstaterna (se punkterna 49–69).

91 Trots dessa ansträngningar genomfördes tre av de sex åtgärderna endast delvis i hela EU. I två fall (sammankoppling av insolvensregister och digitala lösningar under ett företags hela livscykel) berodde detta på förseningar i flera medlemsstater (för vissa av dem har kommissionen ingen information om framsteg som görs). I ett fall (elektronisk identifiering, autentisering och betrodda tjänster, eIDA) var det enligt den tillämpliga förordningen frivilligt för medlemsstaterna att agera. Till följd av detta har kommissionens åtgärder mellan 2016 och 2020 ännu inte lett till några större förändringar för företag och medborgare i EU. En annan åtgärd (företagsregistrens sammankopplingssystem) genomfördes med förseningar i vissa medlemsstater, men lösningen har funnits tillgänglig i alla medlemsstater sedan mars 2022 (se punkterna 60–65).

92 Vi noterar att kommissionen i förslaget från 2021 till ”En färdväg för det digitala decenniet” införde i) färdplaner för det digitala decenniet, som ska utarbetas av medlemsstaterna, och ii) utvecklingskurvor, som ska fastställas för varje medlemsstat i syfte att uppnå de digitala målen. Eftersom förslaget fortfarande behandlas i lagstiftningsprocessen (läget i september 2022) kan det dock komma att ändras (se punkt 46).

93 När det gäller eIDA lade kommissionen 2021 fram ett förslag till ändring av den befintliga förordningen som svar på en utvärdering av den. Förslaget tar itu med de flesta bristerna och – framför allt – kräver nu att varje medlemsstat tillhandahåller ett system för elektronisk identifiering (se punkterna 54–56).

Rekommendation 1 – Stärk genomföranderamen i syfte att driva på medlemsstaterna att färdigställa e-förvaltningstjänster

Med tanke på kommissionens förslag till beslut om inrättande av 2030-policyprogrammet ”En färdväg för det digitala decenniet” bör kommissionen uppmuntra ytterligare utveckling av e-förvaltningstjänster och övervakning av dem genom att

1. entydigt definiera de termer som används i de digitala målen så att de kan tillämpas på samma sätt i hela EU,
2. analysera de nationella färdplanerna för det digitala decenniet och vidta nödvändiga åtgärder om den bedömer att de politiska strategier, åtgärder och insatser som anges i dessa är otillräckliga och innebär att de mål som fastställs i beslutet riskerar att inte uppnås i tid,
3. vidta åtgärder om medlemsstaternas uppnående av de digitala målen försenas jämfört med deras planerade utvecklingskurvor.

Måldatum för genomförande: Efter det att förslaget till beslut om inrättande av policyprogramet ”En färdväg för det digitala decenniet” antagits, i enlighet med de tidsfrister som fastställs i beslutet.

94 Kommissionen främjade aktivt samarbete och utbyte av god praxis på många sätt (t.ex. genom expertgrupper och plattformar), och detta betraktades som positivt av personal i medlemsstaterna. I sitt förslag till policydokument för perioden efter 2020 ”En färdväg för det digitala decenniet” tog kommissionen vederbörlig hänsyn till behovet av att fortsätta med detta stöd (se punkterna 70–76).

95 Kommissionen hade ingen övergripande strategi för att bland viktiga användare främja de e-förvaltningslösningar som fanns tillgängliga på EU-nivå. Detta innebar att dess främjande åtgärder inte var heltäckande eller samordnade. Kommissionen främjade lösningar endast när så krävdes enligt tillämpliga rättsakter och täckte därför inte in alla lösningar (se punkterna 77 och 78).

96 När kommissionen genomförde kommunikationskampanjer var de bra. Men även om kommissionen främjade tekniska lösningar som tagits fram av Fonden för ett sammanlänkat Europa bland utvecklare har den ännu inte främjat nya tjänster, såsom företagsregistrens sammankopplingssystem och systemet för sammankoppling av insolvensregister bland användarna. Kommissionen har inte heller någon överblick över de åtgärder som medlemsstaterna har vidtagit för att främja nationella eller europeiska e-förvaltningslösningar, trots att samordnade insatser kan ge bättre resultat (se punkterna 79–81 och 85).

97 Kommissionen bedömde inte företagens medvetenhet om tillgängliga e-förvaltningstjänster och analyserade inte behoven på området, trots att detta är ett viktigt steg när det gäller användningen av e-förvaltningstjänster. Det enda undantaget här var eIDA-marknaden: kommissionen genomförde en studie och ett pilotprogram för kunskap och lärande bland små och medelstora företag. Det resulterade bland annat i en verktygslåda för dessa företag. Fastän studien rekommenderade att verktygslådan skulle vidareutvecklas, vidtog kommissionen inga sådana åtgärder (se punkterna 82–84).

Rekommendation 2 – Utarbeta en övergripande strategi för ett ändamålsenligt främjande av e-förvaltningstjänster

För att stödja den vidare användningen av EU-omfattande e-förvaltningstjänster på ett ändamålsenligare sätt bör kommissionen utveckla en övergripande strategi för ett ändamålsenligt främjande av e-förvaltningstjänster baserat på en bedömning av användarnas medvetenhet om tillgängliga e-förvaltningstjänster. Strategin bör ta hänsyn till de åtgärder som medlemsstaterna vidtar i detta syfte för att antingen underlätta deras insatser eller för att se till att insatserna inte överlappar varandra.

Måldatum för genomförande: Slutet av 2024.

Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Mihails Kozlovs som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 11 oktober 2022.

Bilagor

Bilaga I – Utvecklingen på e-förvaltningsområdet i EU sedan 2006

Bilaga II – Handlingsplan för e-förvaltning – förteckning över åtgärder

Bilaga III – Förteckning över EU-finansierade projekt som granskats

Bilaga IV – Genomförande av åtgärder som ingick i revisionens inriktning och omfattning