SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.
Behandling: Publikationsbyråns audiovisuella tjänster
Personuppgiftsansvarig enhet: Publikationsbyrån enhet B2, ”Multimedia och publikationer”
Referens: DPR-EC-13869
Innehåll
- Inledning
- Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?
- Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
- Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?
- Hur länge sparar ni uppgifterna?
- Hur skyddar ni mina personuppgifter?
- Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
- Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
- Vem kan jag kontakta?
- Var hittar jag mer information?
1. Inledning
EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).
I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.
Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller Publikationsbyråns audiovisuella tjänster och som sköts av EU:s publikationsbyrå, enhet B2: ”Multimedia och publikationer”.
2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?
Syfte: Vi samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna driva och sköta Publikationsbyråns audiovisuella tjänster.
Om du deltar i en audiovisuell produktion som görs av eller för Publikationsbyrån behöver vi dina personuppgifter för att registrera ditt samtycke till att bilder av dig eller din röst används i produktionen. Uppgifterna hämtas via en tillståndsblankett.
De registrerade personuppgifterna kan gälla både professionella skådespelare/röstskådespelare och andra som spelas in eller filmas i samband med intervjuer, även minderåriga och personer med en (intellektuell) funktionsnedsättning.
Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.
3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:
– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.
– Om en tillståndsblankett undertecknas av dig som skådespelare/röstskådespelare och av den underleverantör som producerar det audiovisuella materialet, är behandlingen nödvändig för att fullgöra ett avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på din begäran innan du ingår ett avtal.
– Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Om du är minderårig har även din vårdnadshavare gett sitt samtycke.
Relevant rättsakt:
Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.
4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?
Vi samlar in följande typer av personuppgifter:
- Personuppgifter i audiovisuellt innehåll: ljud- och/eller bildinspelningar av dig
- Identitetsuppgifter: för- och efternamn, underskrift samt hemland eller bostadsort
Du måste lämna de här uppgifterna för att kunna medverka i en audiovisuell produktion.
Eftersom visuellt och audiovisuellt innehåll avslöjar ditt etniska ursprung omfattar behandlingen dessa särskilda kategorier av personuppgifter. Dessutom kan uppgifter om hälsa spelas in under vissa omständigheter (audiovisuellt innehåll om medicinska ämnen). Vi behandlar dessa personuppgifter först när vi har fått ditt uttryckliga samtycke via kommissionens samtyckesblankett.
Behandlingen kan också omfatta uppgifter om sårbara personer (minderåriga och/eller personer med funktionsnedsättning):
- Foton och video- och ljudinspelningar av personer med funktionsnedsättning som förekommer i audiovisuella medier
- Foton och video- och ljudinspelningar av minderåriga som förekommer i audiovisuella medier
- Foton och video- och ljudinspelningar av flyktingar från länder utanför Europa
Vi behandlar personuppgifter om minderåriga och/eller personer med intellektuell funktionsnedsättning endast om vi har fått det godkänt i förväg av en formell företrädare, förmyndare eller vårdnadshavare via kommissionens blankett för samtycke till ljud- och videoinspelning och webbsändning under möten, evenemang och konferenser. Behandlingen är då laglig enligt artikel 10.2 a i förordning (EU) 2018/1725.
5. Hur länge sparar ni uppgifterna?
Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling.
Personuppgifter som ingår i den audiovisuella produkten får bevaras permanent för arkivändamål.
6. Hur skyddar ni mina uppgifter?
Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.
Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.
7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.
Dessutom kommer följande underleverantörer att behandla dina personuppgifter:
- Cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlin, Tyskland
- European Service network SA (konsortium), Bryssel, Belgien
- Markenfilm Crossing, Hamburg, Tyskland
- Actimage S.A., Luxemburg, Luxemburg
Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag.
8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.
Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.
Genom att lämna dina uppgifter har du samtyckt till att Publikationsbyråns enhet B2 ”Multimedia och publikationer” använder dina uppgifter för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.
Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).
Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).
9. Vem kan jag kontakta?
- Personuppgiftsansvarig
Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet B2 ”Multimedia och publikationer” på info@publications.europa.eu.
- Kommissionens dataskyddsombud
Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta dataskyddsombudet på DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Europeiska datatillsynsmannen
Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).
10. Var hittar jag mer information?
Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register
Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-13869