SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

Behandling: Organisera konferensen Endorse 2025 och publicera konferensmaterial

EU:s publikationsbyrå, enhet D.1 ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet” och enhet A.1 ”Standardisering av data och format”

Referens: DPR-EC-00491

Innehåll

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till de personuppgiftsansvariga enheter som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller konferensen Endorse 2025 och som utförs av enhet D.1 ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet” och enhet A.1 ”Standardisering av data och format” vid EU:s publikationsbyrå.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns enheter D.1 och A.1 samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna bjuda in dig till möten, informationsdagar, workshoppar eller liknande evenemang med EU-anställda, personal från EU-ländernas myndigheter och allmänheten som Publikationsbyrån anordnar i sina lokaler eller på annan plats, och för att registrera dig som deltagare.

I undantagsfall som rör hot mot folkhälsan kan vi också upprätta deltagarlistor för viktiga möten med Publikationsbyrån där extern och intern personal deltar.

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, till exempel profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter av följande skäl:

– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

– Behandlingen är nödvändig eftersom det är en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvariga.

– Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Relevanta rättsakter:

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Publikationsbyrån får samla in följande kategorier av personuppgifter som du måste uppge för att delta:

• Kön (så att vi kan använda rätt titel)
• För- och efternamn
• Befattning
• Postnummer och mejladress till jobbet
• Telefonnummer till jobbet
• Önskemål om kost/specialkost
• Personnummer eller id-/passnummer och födelsedatum (uppgifter som behövs av säkerhetsskäl)
• Uppgifter som behövs för att kunna betala ut ersättning: färdmedel, boende och bankuppgifter
• Vi kan dessutom komma att fotografera eller filma under evenemanget.
• När det gäller deltagarlistor för viktiga möten med extern och intern personal som upprättats för att kunna spåra kontakter av folkhälsoskäl är alla uppgifter obligatoriska. Du kan dessutom behöva uppge privata kontaktuppgifter (telefonnummer och mejladress), kontorsadress och datum, tid och plats för mötet.

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Publikationsbyrån sparar bara dina uppgifter så länge som behövs för att uppfylla syftet med insamlingen eller behandlingen, dvs. för att organisera konferensen och vidta eventuella uppföljningsåtgärder med hänsyn till konferensens syfte. Alla personuppgifter raderas från databaserna ett år efter den sista åtgärden i samband med konferensen, utom inspelningar av presentationer som laddas upp i Publikationsbyråns Youtube-kanal, där de ligger kvar. I samband med Publikationsbyråns årliga seminarier för kommissionens generaldirektorat, EU-byråer och kommissionens representationskontor sparas dessutom personuppgifter i form av en lista med kontaktuppgifter som delas internt inom kommissionen, om den registrerade är kontaktperson för Publikationsbyrån. Du kan när som helst be att få bli borttagen från listan.

Deltagarlistor för viktiga möten med extern och intern personal som upprättats för att kunna spåra kontakter av folkhälsoskäl kan ha särskilda lagringstider som fastställs av kommissionens generalsekretariat.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa gällande regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag. Publikationsbyrån lämnar inte ut personuppgifter för direkt marknadsföring.

Sociala medier

Vi använder olika sociala medier för att informera om och marknadsföra Endorse 2025. Du kan t.ex. se videoklipp som vi laddar upp i Publikationsbyråns Youtube-kanal och följa länkar från vår webbplats till X (tidigare Twitter), Instagram och Linkedin.

Vi använder inga kakor för att visa knappar till X, Instagram, Youtube och Linkedin på vår webbplats.

Du kan se videoklipp om konferensen på vår webbplats. De visas i Youtube-spelaren. Om du spelar upp en video sparas en Youtube-kaka på din dator eller enhet. Om du inte klickar på något videoklipp sparas inga kakor.

Användningen av sociala medier innebär inte på något sätt att vi stöder dem eller deras personuppgiftspolicy. Om de tillfälligt ligger nere tar vi inte på oss något ansvar för bristande service.

Vi rekommenderar att du läser respektive personuppgiftspolicy för X, Linkedin, Instagram och Youtube. Där förklarar företagen hur de samlar in, behandlar och använder dina uppgifter, vilka rättigheter du har och hur du kan skydda dina uppgifter när du använder dessa tjänster.

App för konferensen

Publikationsbyrån använder mobilappen Sli.do (https://www.sli.do/) för konferensen. I appen kan du som anmält dig svara på enkäter, dela synpunkter och ställa frågor. Vi ser gärna att du använder appen, men det är inte obligatoriskt.

När du börjar använda appen ombeds du att skapa ett konto med för- och efternamn, jobbtitel, mejladress och lösenord.

Deltagarnas frågor och kommentarer via appen och sammanställningar av resultaten av eventuella enkäter under konferensens offentliga möte kommer att visas på en skärm i konferenslokalen. Innan informationen visas kommer moderatorerna (tjänsteleverantören och Publikationsbyrån) att gå igenom den för att i möjligaste mån kontrollera att avsändarens identitet är äkta och att meddelandet eller frågan är relevant.

Publikationsbyrån ansvarar inte för de tjänster som omfattas av Slido-appen. Vi rekommenderar att du läser Ciscos personuppgiftspolicy som gäller alla Ciscos produkter och tjänster, även Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Publikationsbyrån använder också konferensverktyget EasyChair (https://easychair.org/). Där kan programkommittén hantera konferensbidrag, granska dokument, redigera programpunkter och sammanställa konferenspublikationer.

Via EasyChair samlar vi in uppgifter som konferensarrangörer brukar kräva, dvs. namn, mejladress, postadress, webbsida, land, organisation, telefonnummer och lösenord. Publikationsbyrån ansvarar inte för de tjänster som omfattas av EasyChair-appen. Vi rekommenderar att du läser EasyChairs personuppgiftspolicy: https://easychair.org/privacy.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt att invända mot behandlingen och att flytta dina uppgifter (dataportabilitet).

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Publikationsbyråns enhet D.1 (Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet) och A.1 (Standardisering av data och format) för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Om du inte vill bli fotograferad eller filmad under evenemanget ska du kontakta den personuppgiftsansvariga (se rubrik 9 nedan) och meddela detta. Arrangörerna kan då försöka ge dig en plats där du inte kommer med på bild.

Om du efter evenemanget vill att vissa foton eller videoklipp med dig tas bort från databaser, eller att du tas bort från ett foto eller videoklipp, ska du kontakta den personuppgiftsansvariga.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till kommissionens dataskyddsombud eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9).

När det gäller deltagarlistor för viktiga möten med extern och intern personal som upprättats för att kunna spåra kontakter av folkhälsoskäl, kan dina rättigheter komma att begränsas i enlighet med artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725. Om du vill utöva dina rättigheter ska du i ditt mejl förklara vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

– Den personuppgiftsansvariga

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enheter D.1 ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet” och A.1 ”Standardisering av data och format” på OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

– Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du mejla kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet kommer att registreras hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00491