OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Operacja przetwarzania danych osobowych: Operacje związane z prawem autorskim

Urząd Publikacji Unii Europejskiej, Dział D.2 „Umowy i Prawa Autorskie”

Numer w rejestrze: DPR-EC-00838

1. Wprowadzenie

Komisja Europejska (zwana dalej „Komisją”) jest zobowiązana do ochrony danych osobowych i do poszanowania prywatności osób, których dane dotyczą. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającym rozporządzenie (WE) nr 45/2001).

W tym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniamy, dlaczego przetwarzamy dane osobowe, w jaki sposób je gromadzimy i przetwarzamy oraz jak zapewniamy ich ochronę, a także w jaki sposób pozyskiwane informacje są wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dotyczą dane, w odniesieniu do tych danych. Podajemy również dane kontaktowe właściwego administratora danych, u którego można dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Przedstawione poniżej informacje dotyczą operacji przetwarzania danych „Operacje związane z prawem autorskim” prowadzonej przez dział D.2 „Umowy i Prawo Autorskie” w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej.

2. Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?

Cel przetwarzania danych : Dział D.2 „Umowy i Prawa Autorskie” w Urzędzie Publikacji gromadzi i wykorzystuje dane osobowe do celów a) udzielania pracownikom instytucji, organów i agencji UE porad w kwestiach związanych z prawami autorskimi odnośnie do ich projektów wydawniczych; lub b) zarządzania prawami autorskimi będącymi w posiadaniu UE, aby ułatwić obywatelom, przedsiębiorstwom i innym organom ponowne wykorzystywanie dokumentów publicznych UE, w tym poprzez udzielanie licencji.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do celów zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

3. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe, ponieważ:

– przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii

– przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

oraz

– osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Dodatkowa podstawa prawna operacji przetwarzania danych:

• dyrektywa 2006/116/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. w sprawie czasu ochrony prawa autorskiego i niektórych praw pokrewnych
• decyzja 2009/496/WE, Euratom Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji Unii Europejskiej

4. Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?

W ramach operacji przetwarzania danych dział D.2 „Umowy i Prawa Autorskie” w Urzędzie Publikacji gromadzi następujące kategorie danych osobowych:

imię, nazwisko, adres e-mail i kraj wnioskodawcy; nazwa organizacji lub przedsiębiorstwa.

Przekazanie danych osobowych jest warunkiem rozpatrzenia wniosku.

5. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dział D.2 „Umowy i Prawa Autorskie” w Urzędzie Publikacji przechowuje dane osobowe w ramach realizacji celu ich gromadzenia. Dane są następnie archiwizowane na czas obowiązywania danego prawa autorskiego, który może wynosić maksymalnie 70 lat.

6. Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?

Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (e-maile, dokumenty, bazy danych, załączone zbiory danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej. Wszystkie operacje przetwarzania danych są przeprowadzane zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.

W celu ochrony danych osobowych Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują m.in. odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa online, ryzyka utraty danych, zmiany danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz charakteru przetwarzanych danych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych – dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, które z uzasadnionych względów muszą mieć do nich dostęp w celu ich przetwarzania.

7. Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?

Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za prowadzenie danej operacji przetwarzania danych oraz upoważnieni pracownicy zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy ci przestrzegają regulaminowych, a także – w razie potrzeby – dodatkowych zobowiązań do zachowania poufności.

8. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, i jak można ich dochodzić?

„Osoby, których dane dotyczą” mają szczególne prawa na podstawie rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo dostępu do własnych danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania tych danych osobowych. W stosownych przypadkach osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych i prawo do przenoszenia danych.

Osobom tym przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych odbywającego się zgodnie z prawem na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a).

Osoby te wyraziły zgodę na przekazanie swoich danych osobowych działowi D.2 „Umowy i Prawa Autorskie” w Urzędzie Publikacji na potrzeby tej operacji przetwarzania danych. Zgodę tę można wycofać w dowolnym momencie poprzez powiadomienie administratora danych. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.

Swoich praw można dochodzić, kontaktując się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby można również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe do tych organów podano poniżej w punkcie 9.

Korzystając z tych praw w odniesieniu do konkretnej operacji przetwarzania, należy w przesłanym wniosku podać opis tej operacji (tj. numer w rejestrze podany w punkcie 10 poniżej).

9. Dane kontaktowe

• Administrator danych

Aby dochodzić swoich praw na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub przesłać uwagi, pytania lub zastrzeżenia, bądź też złożyć skargę dotyczącą gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych, należy skontaktować się z administratorem danych – działem D.2 „Umowy i Prawa Autorskie” w Urzędzie Publikacji, info@publications.europa.eu.

• Inspektor ochrony danych w Komisji (IOD)

W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)

Osoby, których dotyczą dane, mają prawo odwołać się (wnieść skargę) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu), jeżeli uznają, że ich prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725 zostały naruszone w wyniku przetwarzania danych osobowych przez administratora danych.

10. Gdzie można znaleźć więcej informacji?

Inspektor ochrony danych w Komisji publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta konkretna operacja przetwarzania została wpisana do rejestru publicznego inspektora ochrony danych pod następującym numerem: DPR-EC-00838.