OCHRONA PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH
Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności zawiera informacje na temat
przetwarzania i ochrony danych osobowych.
Operacja przetwarzania danych osobowych: Usługi audiowizualne świadczone przez Urząd Publikacji
Administrator danych: Dział B2 Urzędu Publikacji „Multimedia i Publikacje”
Numer w rejestrze: DPR-EC-13869
Spis treści
- Wprowadzenie
- Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?
- Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?
- Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?
- Jak długo przechowujemy dane osobowe?
- Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?
- Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?
- Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, i jak mogą one ich dochodzić?
- Dane kontaktowe
- Gdzie można znaleźć więcej informacji?
1. Wprowadzenie
Komisja Europejska (zwana dalej „Komisją”) jest zobowiązana do ochrony Państwa danych osobowych i do poszanowania Państwa prywatności. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającym rozporządzenie (WE) nr 45/2001).
W tym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniamy, dlaczego przetwarzamy dane osobowe, w jaki sposób je gromadzimy i przetwarzamy oraz jak zapewniamy ich ochronę, a także w jaki sposób wykorzystywane są pozyskiwane informacje oraz jakie prawa przysługują osobom, których dotyczą dane, w odniesieniu do tych danych. Podajemy w nim również dane kontaktowe odpowiedniego administratora danych, u którego można dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.
Poniżej przedstawione informacje dotyczą operacji przetwarzania danych „Usługi audiowizualne świadczone przez Urząd Publikacji” prowadzonej przez dział B2 „Multimedia i Publikacje” Urzędu Publikacji Unii Europejskiej.
2. Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?
Cel przetwarzania danych: Dział B2 „Multimedia i Publikacje” Urzędu Publikacji gromadzi i wykorzystuje dane osobowe, aby ułatwić świadczenie i utrzymanie usług audiowizualnych świadczonych przez Urząd Publikacji oraz zarządzanie tymi usługami.
Dane osobowe osób, których dane dotyczą, będą gromadzone, jeżeli biorą one udział w produkcji audiowizualnej realizowanej przez Urząd Publikacji lub w jego imieniu w celu zarejestrowania zgody na wykorzystanie ich wizerunku lub głosu w takiej produkcji. Dane są gromadzone za pomocą formularza.
Dane osobowe zbierane są od zawodowych aktorów i aktorów głosowych, a także innych osób nagranych/filmowanych w trakcie rozmów. Mogą to być osoby niepełnoletnie i osoby z niepełnosprawnością (również umysłową).
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.
3. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?
Przetwarzamy dane osobowe, ponieważ:
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii,
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną są osoby, których dane dotyczą, lub do podjęcia działań na ich wniosek przed zawarciem umowy w przypadku formularza z danymi podpisanego przez zawodowego aktora / aktora głosowego i wykonawcę produkującego materiały audiowizualne
oraz
ponieważ osoba, której dane dotyczą (lub w przypadku osób nieletnich osoba, której dane dotyczą, i jej opiekun prawny), wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.
Dodatkowa podstawa prawna operacji przetwarzania danych:
uprawnienia Urzędu Publikacji, decyzja (2009/496/WE, Euratom) Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji Unii Europejskiej;
4. Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?
W ramach operacji przetwarzania danych dział D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Podmiotami” w Urzędzie Publikacji gromadzi następujące kategorie danych osobowych:
- Dane osobowe zarejestrowane jako treści audiowizualne: nagrania audio, wizualne lub audiowizualne
- Dane dotyczące tożsamości: imię, nazwisko, podpis, dane dotyczące zamieszkania (kraj lub miasto)
Przekazanie tych danych osobowych jest warunkiem uczestnictwa w każdym projekcie audiowizualnym.
Ponieważ treści wizualne i audiowizualne ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, przetwarzanie obejmuje te szczególne kategorie danych osobowych. Ponadto w pewnych okolicznościach (treści audiowizualne na tematy medyczne) można gromadzić dane dotyczące zdrowia. Przetwarzamy te dane osobowe dopiero po uzyskaniu wyraźnej zgody wyrażonej na standardowym formularzu zgody KE.
Przetwarzanie może również dotyczyć danych dotyczących osób, których dane dotyczą, podatnych na zagrożenia (tj. osób niepełnoletnich lub osób z niepełnosprawnością):
- zdjęcia, nagrania wideo i audio osób z niepełnosprawnością pojawiających się w mediach audiowizualnych
- zdjęcia, nagrania wideo i audio osób niepełnoletnich pojawiających się w mediach audiowizualnych
- zdjęcia, nagrania wideo i audio uchodźców z krajów pozaeuropejskich.
Dane osobowe osób niepełnoletnich lub osób z niepełnosprawnością umysłową przetwarzamy tylko po otrzymaniu uprzedniej zgody oficjalnego przedstawiciela lub opiekuna prawnego tej osoby na standardowym formularzu zgody KE na nagrywanie audio i wideo, transmisje internetowe podczas spotkań, wydarzeń i konferencji. W takiej sytuacji przetwarzanie jest zgodne z prawem w rozumieniu art. 10 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/1725.
5. Jak długo przechowujemy dane osobowe?
Dział B2 „Multimedia i Publikacje” w Urzędzie Publikacji przechowuje dane osobowe przez okres konieczny do osiągnięcia celu, w którym dane te były gromadzone, lub do ich przetwarzania.
Dane osobowe zawarte w samej produkcji audiowizualnej mogą być przechowywane bezterminowo do celów historycznych.
6. Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?
Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (e-maile, dokumenty, bazy danych, załączone zbiory danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej. Wszystkie operacje przetwarzania danych prowadzone są zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.
Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych służących ochronie danych osobowych. Środki techniczne obejmują m.in. odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa online, ryzyka utraty danych, zmiany danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem danych oraz charakteru przetwarzanych danych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych do upoważnionych osób z zastosowaniem uzasadnionej zasady ograniczonego dostępu do celów tej operacji przetwarzania.
7. Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?
Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za prowadzenie danej operacji przetwarzania danych oraz upoważnieni pracownicy zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy ci muszą przestrzegać zobowiązań regulaminowych, a także – w razie potrzeby – dodatkowych zasad zachowania poufności.
Ponadto dane osobowe będą przetwarzane przez następujących wykonawców:
- cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlin, Niemcy
- European Service network SA (Consortium), Bruksela, Belgia
- Markenfilm Crossing, Hamburg, Niemcy
- Actimage S.A., Luksemburg, Luksemburg
Informacje, które gromadzimy, nie zostaną przekazane żadnej osobie trzeciej, o ile nie zostaniemy do tego zobowiązani – w określonym zakresie i w konkretnym celu – na mocy prawa.
8. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, i jak mogą one ich dochodzić?
Zgodnie z przepisami rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725 „osobom, których dane dotyczą” przysługują szczególne prawa, w szczególności prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W stosownych przypadkach osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawo do przenoszenia danych.
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych, które odbywa się zgodnie z prawem na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a).
Zgadzając się na przekazanie swoich danych, osoby, których dane dotyczą, wyrażają zgodę na wykorzystanie przez dział B2 „Multimedia i Publikacje” Urzędu Publikacji swoich danych osobowych do celów przedmiotowej operacji przetwarzania danych. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie poprzez powiadomienie administratora danych. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, które nastąpiło przed wycofaniem zgody.
Osoby, których dane dotyczą, mogą dochodzić swoich praw, kontaktując się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby mogą również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Odpowiednie dane kontaktowe podano poniżej w pkt 9.
W przypadku gdy osoby, których dane dotyczą, chcą dochodzić swoich praw w odniesieniu do jednej lub kilku konkretnych operacji przetwarzania, powinny podać we wniosku ich opis (tj. ich numer w rejestrze zgodnie z pkt 10 poniżej).
9. Dane kontaktowe
- Administrator danych
Aby skorzystać z praw na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub przesłać uwagi, pytania lub zastrzeżenia, ewentualnie aby złożyć skargę w związku z gromadzeniem i wykorzystywaniem danych osobowych, należy skontaktować się z administratorem danych: Dział B2 „Multimedia i Publikacje” w Urzędzie Publikacji, info@publications.europa.eu.
- Inspektor ochrony danych Komisji Europejskiej
W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)
Osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do odwołania się (tj. do wniesienia skargi) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych pod adresem edps@edps.europa.eu, jeżeli uważają, że ich prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725 zostały naruszone w wyniku przetwarzania danych przez administratora danych.
10. Gdzie można znaleźć więcej informacji?
Inspektor ochrony danych Komisji Europejskiej publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta operacja przetwarzania została ujęta w rejestrze publicznym inspektora ochrony danych pod numerem: DPR-EC-13869