Erklæring om databeskyttelse: Den fælles produktionsplatform (Unified Production Platform – UPP)

Beskyttelse af dine personoplysninger
Denne databeskyttelseserklæring beskriver behandlingen og beskyttelsen af dine personoplysninger
Databehandling vedrørende: Anmodninger om udgivelse af generelle publikationer.
Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, Direktorat B, "Produktion af publikationer"
Referencenummer: DPR-EC-00424

1. Indledning

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder også kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, samt for databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du informationer om databehandlingen i forbindelse med anmodninger om udgivelse af generelle publikationer, som foretages af Den Europæiske Unions Publikationskontor, Direktorat B, "Produktion af publikationer".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Publikationskontorets direktorat B, "Produktion af publikationer", driver udgiverportalen i den fælles produktionsplatform (Unified Production Platform – UPP), som gør det muligt for tjenestegrenene i EU's institutioner, organer og agenturer at anmode Publikationskontoret om at få udgivet generelle publikationer eller at bruge det fælles planlægningsværktøj til koordinering af fremtidige publikationer på lokalt plan (inden for et GD) og på institutionsplan. Som bruger af UPP's udgiverportal har du mulighed for at bruge det fælles planlægningsværktøj ved at sætte kryds i et felt. Du giver derved samtykke til denne del af behandlingen.

Vi indsamler dine personoplysninger, når du opretter en brugerprofil i UPP, og når du bruger udgiverportalen til at sende en anmodning til UPP og/eller indsætter en planlagt publikation i det fælles planlægningsværktøj. Vi anvender disse personoplysninger til at besvare og administrere anmodninger om offentliggørelse og fakturere de udgivende tjenestegrene, til at sikre, at en anmodning er i overensstemmelse med det anmodende generaldirektorats eller den anmodende institutions publikationspolitik, og til at koordinere planlægningen af publikationer mellem de involverede generaldirektorater i Kommissionen og de involverede EU-institutioner og -organer.

Hvis du tidligere også har brugt DemPubWeb, den tekniske forgænger til UPP-udgiverportalen, gemmer vi dine personoplysninger sammen med de relevante udgivelsesanmodninger til referenceformål. Du har adgang til disse oplysninger i DemPubWeb i skrivebeskyttet tilstand. Oplysningerne opbevares i den i afsnit 5 angivne periode.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

– fordi behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlige myndighedsudøvelse, som pågældende EU-institution eller -organ har fået pålagt

– fordi du, når du anmoder om en brugerprofil til UPP, og igen når du indtaster dine personoplysninger i udgiverportalens anmodningsformular, som registreret giver samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til disse formål.

Yderligere retsgrundlag:

Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse (2009/496/EF, Euratom) af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at foretage denne behandlingsaktivitet indsamler Publikationskontorets direktorat B, "Produktion af publikationer", følgende kategorier af personoplysninger:

fra den ansvarlige for anmodningen, den projektansvarlige og finansielle kontakt, initiativtageren til planen og plankoordinatoren (kan være identiske):

• obligatorisk: fornavn, efternavn, e-mailadresse, telefonnummer, EU-institution, -agentur eller -organ (hentes automatisk fra EU Login og kan ikke redigeres)
• valgfrit for initiativtageren til planen og plankoordinatoren: yderligere e-mail og kontor.

Det er et krav, at du angiver dine personoplysninger, hvis du vil have en brugerprofil på UPP-udgiverportalen og ønsker at få anmodninger om udgivelse behandlet af Publikationskontoret.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Publikationskontorets direktorat B, "Produktion af publikationer", opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller behandlingen, dvs. i 10 år efter projektets afslutning. Dette gælder også for ældre data, der oprindeligt er blevet registreret i DemPubWeb, UPP-udgiverportalens tekniske forgænger, som brugerne kan tilgå i en skrivebeskyttet udgave til referenceformål.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Europa-Kommissionens servere. Alle behandlingsaktiviteter foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. Som led i de organisatoriske foranstaltninger begrænses adgangen til personoplysninger til autoriserede personer med et legitimt behov for adgang til oplysningerne for at kunne udføre behandlingsaktiviteten (need to know-princippet).

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?

Adgang til dine personoplysninger gives kun til de medarbejdere i Kommissionen, der har ansvar for databehandlingen, og til autoriserede medarbejdere efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om fortrolighed.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger og ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres lovligt efter artikel 5, stk. 1, litra a).

Du har givet samtykke til at give Publikationskontorets direktorat B, "Produktion af publikationer", dine personoplysninger i forbindelse med denne behandlingsaktivitet. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil det ikke påvirke den tidligere behandling af dine personoplysninger, som fortsat vil være lovlig.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller i tilfælde af en tvist databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med en eller flere specifikke behandlingsaktiviteter, bedes du angive beskrivelsen heraf (dvs. deres referencenummer som anført i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.

9. Kontaktoplysninger

Den dataansvarlige

Hvis du ønsker gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige for Publikationskontorets direktorat B, "Produktion af publikationer", via info@publications.europa.eu.

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse(edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor finder du mere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Denne behandlingsaktivitet er opført i databeskyttelsesrådgiverens register under følgende referencenummer: DPR-EC-00424.