Introduktion till Europeiska revisionsrättens årsrapport om EU:s byråer för 2020

Sammanfattning

I Europeiska revisionsrätten är extern revisor av EU:s finanser^[1]. I den egenskapen agerar vi som oberoende väktare av EU-medborgarnas ekonomiska intressen och bidrar till att förbättra EU:s ekonomiska förvaltning^[2].

II I detta dokument sammanfattas resultaten från revisionen avseende budgetåret 2020 av de 41^[3] EU-byråer och andra unionsorgan (nedan gemensamt kallade byråer) som ingår i vårt mandat. En heltäckande översikt över de byråer som Europeiska unionen inrättat och de detaljerade resultaten från den årliga granskningen av byråerna finns i vår Årsrapport om EU:s byråer för budgetåret 2020.

III Sammantaget bekräftar vår revision av byråerna för det budgetår som slutade den 31 december 2020 de positiva resultat som rapporterats de föregående åren. I de revisionsförklaringar som utfärdats för var och en av byråerna har vi

• gjort uttalanden utan reservation om tillförlitligheten i samtliga byråers räkenskaper,
• gjort uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna för samtliga byråer,
• gjort uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna för samtliga byråer utom Acer, eu-Lisa och Enisa (där vi gjorde uttalanden med reservation).

IV För de flesta byråer lyfte vi dock fram områden där det finns utrymme för förbättringar, i punkterna under upplysningar av särskild betydelse och övriga upplysningar samt genom kommentarer och iakttagelser som inte påverkar revisionsuttalandena. Vi föreslog också följande åtgärder som bör vidtas inom dessa förbättringsområden:

• Byråernas genomförande av budgeten bör omfattas av effektiva och ändamålsenliga interna kontroller, inbegripet ordentliga förhandskontroller för att förhindra fel och oriktigheter innan insatser godkänns. För att få bästa möjliga valuta för pengarna inom ramen för Europeiska kommissionens ramavtal utan prislista för förvärv av programvarulicenser och it-tjänster bör byråerna dessutom systematiskt genomföra marknadsundersökningar innan de undertecknar några beställningssedlar. Marknadsundersökningarna bör omfatta en detaljerad bedömning av de produkter och tjänster som behövs, en analys av de lösningar som finns tillgängliga på marknaden och en prisuppskattning för de berörda produkterna och tjänsterna.
• När en verkställande direktör byts ut kan det medföra förändringar i förvaltningen av byråns delegeringar. Därför bör byråerna anta interna bestämmelser som bidrar till sunda förvaltningskontrollsystem, öppenhet och ansvarsskyldighet.
• Nästan alla iakttagelser om upphandlingsförfaranden avsåg oriktiga betalningar. De berörda byråerna bör ytterligare förbättra sina förfaranden för offentlig upphandling för att se till att upphandlingarna fullt ut följer gällande regler.
• För att komma till rätta med den stora andelen överförda anslag bör de berörda byråerna förbättra sin budgetplanering och genomförandecykel ytterligare.
• Eftersom överenskommelserna om medverkan innehåller olika metoder för att beräkna bidragen från associerade länder finns en risk för att dessa överenskommelser genomförs felaktigt. De berörda byråerna uppmanas att samråda med Europeiska kommissionen för att bedöma om de behöver anpassa sig till kommissionens överenskommelser om medverkan och beräkningsmetoder för bidragen från associerade länder.

Vår revision

01 EU:s byråer är separata juridiska enheter som inrättas genom en sekundärrättsakt för att utföra specifika tekniska, vetenskapliga eller administrativa uppgifter som hjälper EU-institutionerna att utforma och genomföra sin politik. De ligger i olika medlemsstater och kan ha betydande inverkan på politik, beslutsfattande och programgenomförande på områden som är av grundläggande betydelse för EU-medborgarnas dagliga liv, såsom hälsa, säkerhet, trygghet, frihet och rättvisa. För att hänvisa till specifika byråer använder vi i den här sammanfattningen förkortningar av deras fullständiga namn, som anges i listan med förkortningar i slutet av dokumentet.

02 Det finns tre typer av EU-byråer: decentraliserade byråer, Europeiska kommissionens genomförandeorgan och andra byråer. Skillnaderna mellan dem beskrivs nedan.

03 Antalet byråer har ökat med åren. I slutet av 2020 var antalet 43, såsom visas i figur 1. I den siffran ingår även den nyaste byrån Hadea (Europeiska genomförandeorganet för hälsofrågor och digitala frågor) som inrättades den 1 april 2021^[4]. Samtidigt upphörde Chafea, och Inea och Easme döptes om till Cinea (Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö) respektive Eismea (Genomförandeorganet för Europeiska innovationsrådet samt för små och medelstora företag).

04 Alla Europeiska kommissionens genomförandeorgan ligger i Bryssel. Decentraliserade byråer och andra byråer ligger i olika medlemsstater i EU, såsom visas i figur 2. Deras placering bestäms av rådet eller av rådet och Europaparlamentet gemensamt.

Decentraliserade byråer tillgodoser specifika politiska behov

05 De 33 decentraliserade byråerna^[5] spelar en viktig roll för att förbereda och genomföra EU:s politik, i synnerhet när det gäller tekniska, vetenskapliga eller operativa uppgifter eller tillsynsuppgifter. Deras roll är att tillgodose specifika politiska behov och att stärka EU-samarbetet genom att samla teknisk och specialiserad sakkunskap som finns inom EU och nationella regeringar. De inrättas för att vara verksamma på obestämd tid genom en förordning från rådet eller Europaparlamentet och rådet.

Europeiska kommissionens genomförandeorgan genomför EU-program

06 Europeiska kommissionens sex genomförandeorgan^[6] utför verkställande och operativa uppgifter som rör EU-program. De inrättas för att vara verksamma under en fastställd period.

Andra byråer har särskilda mandat

07 De fyra andra byråerna är Europeiska institutet för innovation och teknik (EIT), Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo), Euratoms försörjningsbyrå (ESA) och Gemensamma resolutionsnämnden (SRB). EIT i Budapest är ett oberoende, decentraliserat EU-organ som samlar resurser från vetenskaps- och utbildningsvärlden och näringslivet i syfte att stärka unionens innovationsförmåga genom att tillhandahålla bidragsfinansiering. EIT har inrättats på obestämd tid. Eppo är ett oberoende unionsorgan med behörighet att bekämpa brott mot unionens budget. Eppo påbörjade sin verksamhet den 1 juni 2021. ESA i Luxemburg inrättades på obestämd tid för att garantera förbrukare i EU regelbunden och rättvis försörjning med kärnbränslen i enlighet med Euratomfördraget. SRB i Bryssel är den centrala myndigheten för den europeiska bankunionens gemensamma resolutionsmekanism. Dess uppdrag är att säkerställa resolution under ordnade former av banker som fallerar eller sannolikt kommer att fallera, med så liten inverkan som möjligt på realekonomin och de offentliga finanserna i EU:s medlemsstater och andra stater.

Byråerna finansieras från olika källor och under olika rubriker i den fleråriga budgetramen

08 År 2020 uppgick den totala budgeten för samtliga byråer (utom SRB) till 3,7 miljarder euro. Det motsvarar 2,2 % av EU:s allmänna budget för 2020 (2019: 2,2 %), såsom visas i figur 3.

09 SRB:s budget för 2020 uppgick till 8,1 miljarder euro (2019: 7,9 miljarder euro). Den består av bidrag från kreditinstitut och vissa värdepappersföretag till inrättandet av den gemensamma resolutionsfonden och till finansieringen av SRB:s administrativa kostnader.

10 Budgetarna för decentraliserade byråer och andra byråer täcker deras personalkostnader, administrativa kostnader och driftskostnader. Genomförandeorganen genomför program som finansieras från Europeiska kommissionens budget, medan deras egna budgetar (2020 cirka 273 miljoner euro totalt) endast täcker kostnader för deras egen personal och administration. Det belopp (i åtagandebemyndiganden) som genomfördes av de sex genomförandeorganen för Europeiska kommissionens räkning under 2020 uppgick till cirka 14,9 miljarder euro (2019: 13,9 miljarder euro).

11 De flesta byråerna, inklusive alla genomförandeorgan, finansieras nästan helt av EU:s allmänna budget. De övriga finansieras helt eller delvis genom avgifter från företag och genom direkta bidrag från länder som deltar i deras verksamheter. Figur 4 visar en fördelning av byråernas budgetar per intäktskälla.

12 I figur 5 presenteras byråernas budgetar för 2020. De är uppdelade efter kostnadsslag (Avdelning I – personalkostnader, Avdelning II – administrativa kostnader och Avdelning III – driftskostnader tillsammans med eventuella andra använda rubriker) och inte efter verksamhet.

13 Figur 6 visar antalet anställda vid de olika byråerna i slutet av 2020. Sammantaget hade byråerna 12 881 anställda^[7] (2019: cirka 11 900), vilket utgör cirka 18 % av det totala antalet anställda^[8] inom EU:s institutioner och byråer.

14 De flesta byråerna genomför inte stora operativa utgiftsprogram utan arbetar snarare med tekniska eller vetenskapliga uppgifter eller tillsynsuppgifter. Därför omfattar de flesta byråernas budgetar i huvudsak kostnader för personal och administration (se figur 5). Sammantaget utgör byråernas personalkostnader och administrativa kostnader cirka 10,9 % av EU:s totala kostnader för personal och administration (se figur 7).

15 Bidragen på 2,4 miljarder euro från EU:s allmänna budget finansieras under olika rubriker i den fleråriga budgetramen, såsom visas i figur 8.

Alla byråer utom EUIPO, CPVO och SRB har liknande arrangemang för budget och beviljande av ansvarsfrihet

16 För de flesta decentraliserade byråer och andra byråer och för Europeiska kommissionens samtliga genomförandeorgan har Europaparlamentet och rådet ansvaret för det årliga budgetförfarandet och det årliga förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet. En tidslinje över förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet finns i figur 9.

17 När det gäller de två helt självfinansierande decentraliserade byråerna (CPVO och EUIPO) är det emellertid deras förvaltningsråd respektive budgetkommitté som ansvarar för budgetförfarandet och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet och inte Europaparlamentet och rådet. För SRB är det på liknande sätt nämnden som har det fulla ansvaret för det årliga budgetförfarandet och förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet.

EU-byråernas nätverk underlättar samarbetet mellan byråer och kommunikationen med intressenter

18 EU-byråernas nätverk inrättades av byråerna som en samarbetsplattform för att synliggöra dem bättre, för att hitta och främja möjliga effektivitetsvinster och för att tillföra mervärde. Det tillgodoser byråernas behov av att kommunicera på ett mer samordnat sätt med sina intressenter och allmänheten om frågor av gemensamt intresse och utgör en första kontaktpunkt för insamling och spridning av information mellan alla byråer. Nätverket arbetar utifrån överenskomna prioriteringar enligt en femårig strategisk agenda och årliga arbetsprogram där dess åtgärder och mål specificeras. År 2020 antog EU-byråernas nätverk sin andra fleråriga strategi (2021–2027)^[9] som omfattar den nya Europeiska kommissionens politiska och strategiska inriktning kring två strategiska pelare:

• EU-byråernas nätverk som förebild för god förvaltningssed.
• EU-byråernas nätverk som en väletablerad institutionell partner.

19 EU-byråernas nätverk leds av olika byråer varje år enligt ett rullande schema, och plenarsammanträdena samordnas av det gemensamma stödkontoret två gånger per år. Inom EU-byråernas nätverk finns tio tematiska undernätverk (se figur 10) med inriktning på olika teman. De kan också samverka med andra EU-institutioner, som själva kan vara medlemmar i undernätverken. Revisionsrätten deltar aktivt i några av plenarsammanträdena och undernätverkens möten genom att dela bästa praxis samt tillhandahålla information om revisionsprocesser och resultat.

20 Kärnan i EU-byråernas nätverks arbete och i de båda fleråriga strategierna är att dela tjänster, kunskap och expertis. Några exempel på samarbete är delade tjänster på områdena katastrofberedskap, redovisning, gemensamma upphandlingar (se ruta 1), covid-19-relaterade frågor (se ruta 2) och dataskydd.

Vår revision

Vårt uppdrag

21 I enlighet med bestämmelserna i artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) har vi granskat^[11]

• samtliga 41 byråers räkenskaper, som består av årsredovisningen^[12] och rapporterna om budgetgenomförandet^[13] för det budgetår som slutade den 31 december 2020,
• lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

22 Utifrån resultaten av vår revision avger vi för var och en av byråerna en revisionsförklaring till Europaparlamentet och rådet, eller till de andra ansvarsfrihetsbeviljande myndigheterna (se punkt  17), om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Vi kompletterar revisionsförklaringarna med viktiga granskningsiakttagelser, där så är lämpligt.

Vi rapporterar misstänkta bedrägerier till berörda EU-byråer, Olaf och Eppo

23 Vi samarbetar med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) i frågor som rör bedrägerier och annan olaglig verksamhet som påverkar EU:s ekonomiska intressen. På Olafs begäran utbyter vi sådan revisionsinformation om EU:s byråer som kan vara användbar för Olafs utredningar. Vi rådgör också med Olaf om eventuella misstänkta oegentligheter som vi upptäcker under vårt revisionsarbete, även om våra revisioner inte syftar specifikt till att leta efter bedrägerier. För budgetåret 2020 ingick vi ett sådant samarbete även med Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo), som nyligen inledde sin verksamhet och som är behörig att utreda och lagföra brott mot EU:s ekonomiska intressen. Vi rapporterade misstankar gällande en EU-byrå till Eppo och informerade Olaf om detta. Innan Eppo inrättades hade vi sedan budgetåret 2001 hänskjutit ytterligare totalt åtta byråer till Olaf eftersom vi misstänkte ett eller flera fall av bedrägeri i vårt urval av transaktioner.

Digitaliseringen av revisionsrättens granskningsarbete

24 Revisionsrätten såg den årliga revisionen av EU:s byråer som en möjlighet att testa potentialen för automatiserade granskningsåtgärder. Revisionen av byråerna består av omkring 200 granskningsförfaranden som omfattar bland annat betalningar, löner, upphandlingar, budgetarbete, rekrytering och årsredovisning. Under 2019 inledde vi ett pilotprojekt om hur förfaranden kan automatiseras för granskning av lagligheten och korrektheten i åtaganden, betalningar och löner samt för revision av räkenskaperna. Projektet gällde EU:s sex genomförandeorgan. Till skillnad från de flesta decentraliserade byråer^[14] har genomförandeorganen sinsemellan liknande administrativa förfaranden och it-system (dvs. budgetsystemet, redovisningssystemet och personalförvaltningssystemet).

25 Under 2020 fortsatte vi vårt pilotprojekt och förfinade de granskningsförfaranden som vi tidigare hade utvecklat för genomförandeorganen, så att de blev mer exakta för att minska antalet avvikelser som revisorerna måste kontrollera. Vi införde också fem nya automatiserade förfaranden för revisionen av räkenskaperna. Som väntat visade detta test inte på några väsentliga fel. Vi såg dock att det gick att spara tid, vilket framgår av figur 12. Resultaten bekräftar att det finns en potential för betydande besparingar när fler förfaranden automatiseras och används för fler granskningsuppgifter. Detta arbete kommer att fortsätta och observeras under de kommande åren.

Våra iakttagelser

Resultaten av de årliga revisionerna av EU:s byråer för budgetåret 2020 är sammantaget positiva

26 Sammantaget bekräftar vår revision av byråernas årsredovisningar för det budgetår som slutade den 31 december 2020 och de intäkter som ligger till grund för räkenskaperna de positiva resultat som rapporterats de föregående åren. En del förbättringar behöver dock göras när det gäller de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna.

Uttalanden utan reservation om tillförlitligheten i samtliga byråers räkenskaper

27 För budgetåret 2020 gör revisionsrätten uttalanden utan reservation om räkenskaperna för samtliga byråer (se figur 13).

”Upplysningar av särskild betydelse” är viktiga för förståelsen av räkenskaperna för EMA och SRB

28 ”Upplysningar av särskild betydelse” riktar läsarens uppmärksamhet mot förhållanden av sådan vikt att de är grundläggande för förståelsen av räkenskaperna. För budgetåret 2020 har vi lämnat ”upplysningar av särskild betydelse” i våra rapporter om två byråer: EMA och SRB.

29 För EMA, som tidigare låg i London och flyttades till Amsterdam, uppmärksammade vi ett problem med hyresavtalet för myndighetens tidigare lokaler i London. Avtalet löper fram till 2039 och kan inte sägas upp tidigare. I juli 2019 kom EMA överens med hyresvärden och lyckades hyra ut sina tidigare lokaler i andra hand från och med juli 2019 enligt samma villkor som i huvudavtalet. Andrahandsuthyrningen löper fram till dess att myndighetens hyresavtal löper ut. Eftersom EMA fortsatt är kontraktspart i hyresavtalet kan myndigheten hållas ansvarig för betalningen av hela det utestående belopp som återstår enligt avtalet om andrahandshyresgästen inte fullgör sina skyldigheter. Per den 31 december 2020 beräknades det sammanlagda utestående hyresbeloppet, tillhörande serviceavgifter och försäkringar som myndigheten skulle betala fram till slutet av hyresperioden uppgå till 377 miljoner euro.

30 När det gäller SRB:s räkenskaper påpekar vi att administrativa överklaganden eller rättsliga förfaranden rörande bidrag mellan några kreditinstitut och nationella resolutionsmyndigheter eller SRB, liksom andra fall där talan väckts mot SRB vid Europeiska unionens tribunal och domstol, inte omfattades av revisionen. Deras eventuella inverkan på SRB:s årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2020 (i synnerhet när det gäller ansvarsförbindelser, avsättningar och skulder) är föremål för en separat särskild årlig revision av revisionsrätten, såsom föreskrivs i artikel 92.4 i SRM-förordningen.

31 Vidare riktar vi uppmärksamhet mot noter i SRB:s slutliga årsredovisning som beskriver den aktuella covid-19-krisens eventuella inverkan på investeringsportföljen.

”Övriga upplysningar” om en särskilt viktig fråga som rör Chafea

32 Chafea upphörde den 1 april 2021 och dess uppgifter har omfördelats till andra byråer. Men eftersom dessa byråer är andra konsoliderade EU-enheter påverkar inte detta värdet på tillgångar och skulder i Chafeas årsredovisning för 2020.

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper

33 Revisionsrätten gör uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de intäkter som ligger till grund för samtliga byråers räkenskaper.

”Upplysningar av särskild betydelse” underlättar förståelsen av SRB:s intäkter

34 Vi lämnade också ”upplysningar av särskild betydelse” i vår rapport om SRB med anledning av det förhållande som beskrivs i punkt  30 ovan.

”Övriga upplysningar” om en särskilt viktig fråga som rör Esma och SRB

35 När det gäller Esma baseras de avgifter som tas ut av kreditvärderingsinstitut på intäkterna för varje enskild rättslig enhet, och inte per grupp enheter eller grupp av närstående enheter. Detta skapar en halvt legitim möjlighet att minska eller undvika avgifter genom att föra över intäkter från kreditvärderingsinstitut som omfattas av EU:s jurisdiktion till deras närstående enheter utanför EU. Den troliga finansiella effekten av detta kryphål i bestämmelserna är inte känd. Esma är medveten om denna risk och offentliggjorde den 29 januari 2021 ett samrådsdokument^[15]. I enlighet med detta dokument överlämnade Esma den 21 juni 2021 tekniska råd till Europeiska kommissionen om ändring av förordningen för att minska risken.

36 Vidare, när det gäller Esma, beräknas de avgifter som tas ut av transaktionsregister baserat på varje enskilt transaktionsregisters tillämpliga omsättning. Trots att avgiftsförordningen inte innehåller bestämmelser om en omfattande och enhetlig kontrollram som säkerställer att informationen är tillförlitlig, kunde alla transaktionsregister visa upp uttalanden från oberoende revisorer om att deras årsredovisningar för 2019 (som används för avgiftsberäkningen) gav en sann och rättvisande bild. Men den information de lämnade om antalet transaktioner som rapporterats till transaktionsregistret under 2019 och antalet registrerade utestående transaktioner per den 31 december 2019 omfattades endast av en begränsad granskning av oberoende revisorer. I mars 2021 offentliggjorde Esma ett samrådsdokument^[16] där myndigheten föreslår att den metod som används för att fastställa transaktionsregisters omsättning i syfte att beräkna årliga tillsynsavgifter ska förenklas genom att man endast inkluderar intäkter och utesluter verksamhetsresultat.

37 Utan att det påverkade vårt formella revisionsuttalande underströk vi att bidragen till den gemensamma resolutionsfonden beräknas utifrån information som lämnas av kreditinstituten till SRB. Vår granskning av SRB:s intäkter baserades på denna information, men vi kontrollerade inte dess tillförlitlighet. SRM-förordningen innehåller inga bestämmelser om en omfattande och enhetlig kontrollram som säkerställer att informationen är tillförlitlig. SRB gör dock konsekvenskontroller och analytiska kontroller av informationen samt vissa efterhandskontroller på kreditinstitutsnivå. Vidare kan SRB inte lämna uppgifter om de riskjusterade bidragsberäkningarna för varje kreditinstitut eftersom de hänger samman med varandra och innehåller konfidentiell information om andra kreditinstitut. Detta påverkar insynen i beräkningarna.

Uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för byråernas räkenskaper, med undantag för Acer, eu-Lisa och Enisa

38 För 38 byråer gjorde vi uttalanden utan reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för årsredovisningarna för det budgetår som slutade den 31 december 2020. Vi anser att dessa byråers betalningar i alla väsentliga avseenden var lagliga och korrekta (se figur 13).

39 För Acer:s del gjorde vi ett uttalande med reservation på grund av våra rapporterade iakttagelser från budgetåret 2019. Vi drog slutsatsen att flera specifika kontrakt inom ett ramavtal för it-tjänster var oriktiga, eftersom det inte hade genomförts något konkurrensutsatt upphandlingsförfarande. De oriktiga betalningar som gjordes under budgetåret 2020 uppgick till 752 654 euro (dvs. 3,7 % av samtliga tillgängliga betalningsbemyndiganden under 2020).

40 För eu-Lisa:s del gjorde vi ett uttalande med reservation med anledning av två oriktiga upphandlingsförfaranden. I ett fall undertecknade byrån ett specifikt kontrakt för en annan programvara än den som entreprenören erbjöd i sitt anbud för det tillhörande ramavtalet utan att man ändrade ramavtalet. Att köpa en annan produkt än den som ingår i prisanbudet till ett pris som skiljer sig från priset på den produkt som ursprungligen erbjöds utgör en avvikelse från ramavtalet. I ett annat fall undertecknade eu-Lisa en beställningssedel för underhållstjänster för en period på fyra år. Detta stred mot bestämmelserna i ramavtalet som angav att tjänster endast kunde faktureras ett år i förväg. Det totala beloppet för betalningar som inte ansågs vara förenliga med bestämmelserna i ramavtalet uppgick till 10 405 075 euro, vilket motsvarar 4,1 % av samtliga tillgängliga betalningsbemyndiganden under budgetåret 2020.

41 För Enisa:s del gäller uttalandet med reservation avsaknaden av delegerade behörigheter för en anställd. Ett glapp uppstod mellan det att den tidigare verkställande direktörens tillfälliga delegering till den anställda löpte ut och till dess att en ny delegering beviljades av den nya verkställande direktören. Under denna period godkände den anställda budgetåtaganden på 529 120 euro och betalningar på 914 100 euro utan giltig delegering (dvs. 3,5 % av samtliga tillgängliga betalningsbemyndiganden under 2020).

”Övriga upplysningar” om särskilt viktiga frågor som rör Acer, Enisa och Easo

42 Vi vill påpeka att Acer och Enisa inte antagit interna regler för att hantera kontinuiteten i delegeringar i de fall där delegerande eller delegerade utanordnare lämnar sina tjänster. Detta utgör en stor brist i den interna kontrollen (se punkterna  48 och framåt för ytterligare information).

43 För Easo:s del noterar vi att ett pågående ärende vid Europeiska unionens tribunal^[17] påverkar vissa aspekter av vårt revisionsuttalande. Under 2020 inledde Easo ett öppet förfarande för tillhandahållande av personal från bemanningsföretag till sitt huvudkontor och sin verksamhet i Malta. Det sammanlagda beloppet beräknades till 27,7 miljoner euro fördelat på 48 månader. I oktober 2020 väckte den anbudsgivare vars anbud hade förkastats talan mot Easo vid Europeiska unionens tribunal för att bestrida utfallet av upphandlingsförfarandet.

44 I likhet med påpekandet om EIGE:s räkenskaper i vår rapport för 2019 noterar vi att ett pågående ärende vid Europeiska unionens domstol^[18] påverkar vissa aspekter av vårt revisionsuttalande. Målet rör flera frågor från Litauens högsta domstol om hur Europaparlamentets och rådets direktiv 2008/104/EG^[19] om arbetstagare som hyrs ut av bemanningsföretag ska tillämpas på EU:s byråer och organ. Eftersom EU-domstolens domslut om dessa frågor kan påverka revisionsrättens ståndpunkt när det gäller EIGE:s användning av tillfälliga arbetstagare, gör revisionsrätten inga iakttagelser, eller uppföljningar av tidigare års iakttagelser, till dess att domstolen har meddelat ett slutligt avgörande i målet.

Våra iakttagelser om områden som kan förbättras inom 23 byråer

45 Utöver uttalandena och tillhörande ”upplysningar av särskild betydelse” och ”övriga upplysningar” har vi också gjort 54 iakttagelser (för budgetåret 2019 gjorde vi 82 iakttagelser) om 23 byråer som rör områden där ytterligare förbättringar behövs. De flesta av dessa iakttagelser gäller brister i internkontroller, förfaranden för offentlig upphandling och budgetförvaltning. Brister i förfarandena för offentlig upphandling är fortfarande den främsta källan till oriktiga betalningar.

46 figur 14 och figur 15 visar antalet av olika typer av iakttagelser som gjorts för 41 byråer i hela rapporten, inklusive uttalandena och tillhörande ”upplysningar av särskild betydelse” och ”övriga upplysningar”.

Interna kontroller är det område där det oftast förekommer fel

47 För tretton byråer (Acer, Cepol, Easme, Easo, EBA, Eiopa, Emsa, Esma, Enisa, ETF, Eurofound, Frontex och SRB) rapporterar vi brister i internkontrollen som rör avsaknad av förhands- eller efterhandskontroller (se ruta 3), bristfällig förvaltning av budgetmässiga eller rättsliga åtaganden eller bristande rapportering i förteckningen över avvikelser. I figur 15 visas de vanligaste typerna av brister i internkontrollen som identifierats.

Iakttagelser om delegering av befogenheter vad gäller budgetens genomförande

48 Under revisionen fann vi även brister i kontinuiteten för delegeringar i fall där delegerande eller delegerade utanordnare lämnar sina tjänster och, i synnerhet, när en ny verkställande direktör (dvs. byråns utanordnare) tillträder.

49 Utanordnarens roll skiljer sig åt mellan byråer och institutioner. Institutionerna fyller själva rollen som utanordnare och delegerar de tillhörande ansvarsområdena till medlemmar av den egna personalen. Institutionernas generaldirektörer och generalsekreterare är samtliga delegerade utanordnare. Hos byråerna är det däremot den verkställande direktören som är utanordnare och som under eget ansvar genomför budgeten. Att ansvaret för att genomföra budgeten ligger på den verkställande direktören är en viktig särskiljande egenskap för byråerna.

50 Hur kontinuiteten i delegeringar ska upprätthållas när den delegerade utanordnaren byts ut eller avgår framgår inte tydligt av byråernas budgetförordningar eller den allmänna budgetförordningen. För att åtgärda detta antar institutionerna vanligtvis interna regler för genomförandet av sina budgetar, inklusive bestämmelser om villkoren för beviljande och mottagande av delegeringar eller vidaredelegeringar, omfattningen av de delegerade befogenheterna och kontinuiteten i delegeringen när en utanordnare byts ut eller lämnar institutionen.

51 När det gäller två byråer (Acer och Enisa) har vi lämnat ”övriga upplysningar” i våra revisionsuttalanden på grund av att det saknas interna regler eller beslut angående kontinuiteten i delegeringar när en ny verkställande direktör tillträder. Detta har resulterat i att ett antal budgetåtaganden, rättsliga åtaganden och betalningstransaktioner har godkänts mot bakgrund av delegeringar som utfärdats av den tidigare verkställande direktören men som inte bekräftats av den nytillträdda verkställande direktören. Vi anser att detta utgjorde en stor brist i den interna kontrollen.

52 När det gäller Enisa har vi gjort ett uttalande med reservation om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna, eftersom en medlem av personalen godkände budgetåtaganden och betalningstransaktioner under en sexveckorsperiod utan någon delegering alls (se punkt  41).

53 Under tidigare år har vi sett att andra byråer har hanterat övergången för sina verkställande direktörer på ett tillfredsställande sätt. Under 2019 tillträdde nya verkställande direktörer vid Easo och Emsa. De utfärdade omedelbart beslut som bekräftade de delegeringar som deras föregångare hade utfärdat. I ett annat exempel, som kan anses vara god praxis, antog EMA:s styrelse 2019 en stadga över den verkställande direktörens uppgifter och ansvar som utanordnare med bestämmelser som gäller när den verkställande direktören lämnar sitt uppdrag som utanordnare. Detta liknar EU-institutionernas praxis som kompletterar de allmänna bestämmelserna i EU:s budgetförordning. Till exempel har Europeiska kommissionen antagit interna regler för genomförandet av sitt avsnitt av den allmänna budgeten som tar upp kontinuiteten i delegeringar^[20].

Brister i den offentliga upphandlingen är fortfarande den främsta källan till oriktiga betalningar

54 Syftet med reglerna för offentlig upphandling är att säkerställa rättvis konkurrens mellan anbudsgivare och att köpa in varor och tjänster till bästa pris med respekt för principerna om öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering. Vår revision omfattade ramavtal och specifika och direkta kontrakt som ingåtts av alla byråer. Vid tio byråer (Cedefop, Cepol, Easo, EBA, Eiopa, EMA, Ercea, Esma, eu-LISA och Eurojust) fann vi avtal eller kontrakt som uppvisade olika brister i den offentliga upphandlingen, främst gällande bristande konkurrens (se ruta 4), brister i processen för utvärdering av anbudsgivare och problem med genomförandet av kontrakt. Figur 15 visar också ytterligare statistik för de vanligaste typerna av iakttagelser som rör upphandlingsförfaranden.

55 När det gäller Acer, Easo, EUIPO, EIGE och Eurofound rapporterade vi också om oriktiga betalningar som gjorts under budgetåret 2020 till följd av oriktiga upphandlingsförfaranden som rapporterats under tidigare år.

Allt fler brister i budgetförvaltningen

56 Enligt EU:s budgetförordning får budgetanslag som beviljats för ett visst budgetår föras över till nästa budgetår på vissa villkor^[21]. Det finns inget tak för sådana överföringar i EU:s budgetförordning och insatsernas fleråriga karaktär kan i viss mån förklara dem, men överdrivet stora överföringar kan tyda på förseningar i genomförandet av arbetsprogram eller upphandlingsplaner. Andelen överföringar påverkades delvis av covid-19-pandemin. Alternativt kan de tyda på ett strukturellt problem, brister i budgetplaneringen och eventuellt en överträdelse av principen om budgetens ettårighet. För fem byråer (Acer, ESA, eu-Lisa, FRA och Frontex) rapporterar vi sådana brister.

57 Figur 16 ger en översikt över andelen överföringar av gjorda åtaganden per byrå och per budgetavdelning. Den procentandel som visas är anslag för vilka åtaganden gjorts^[22] och som förts över i förhållande till de totala anslagen^[23] inom en avdelning i budgeten.

58 När det gäller åtta byråer (Cedefop, EBA, EIGE, Eiopa, Emsa, Esma, Europol och Frontex) konstaterade vi även andra typer av brister. Dessa avsåg problem med alltifrån avgiftsförvaltningen till sena betalningar, redovisningen av mottagna bidrag och beräkningen av bidrag från länder utanför EU till byråernas budgetar (se ruta 5). I figur 15 visas de vanligaste typerna av brister i budgetförvaltningen som identifierats.

Olika iakttagelser om personalförvaltning

59 Vid vår årliga revision av byråerna för budgetåret 2020 noterade vi en ökning av identifierade brister i personalförvaltningen. Vi granskade rekryteringsförfarandena vid 22 byråer. För sex av dem (Acer, Easo, Efsa, EMA, Emsa och Frontex) identifierade vi olika typer av brister: otillräckliga åtgärder för att kontrollera rätten till lönetillägg för tillfälligt anställda (Emsa), otillsatta chefstjänster under alltför lång tid (Easo, Efsa), avsaknad av ändamålsenliga interna kontroller vid rekryteringsförfaranden (Acer), brister vid tillsättningen av urvalskommittéer (EMA) samt brister i hanteringen av lönegrader för nyanställda (Frontex).

Byråerna anpassade sig väl till den historiska situationen med covid-19

60 Vi kompletterade vårt revisionsarbete med att granska hur EU:s byråer har hanterat och organiserat sina insatser till följd av covid-19-krisen. Granskningen omfattade de områden som anges i figur 17. Vi ger också några exempel på hur covid-19 har påverkat byråernas budgetgenomförande och arbetsprogram för budgetåret 2020.

Byråerna aktiverade kontinuitetsplaner i god tid för att se till att viktiga styrningsprocesser fortsatte att fungera och att personalen mådde bra

61 En organisations viktigaste vägledande dokument i en krissituation är dess kontinuitets- och katastrofplan. Det är ett vägledande dokument för arbetsförfaranden och organisation under en kris. Planen kan omfatta hela organisationen eller vara specifik för enskilda affärsenheter (se ruta 6). Den bygger på riskbedömningar och scenarieplanering och utgör en kritisk del av organisationens ram för intern kontroll.

62 Kontinuitetsplanen är inte ett statiskt dokument. Enligt ISO-standard nr 27001^[24] ska organisationer med jämna mellanrum verifiera de fastställda och genomförda kontinuitetskontrollerna för informationssäkerhet för att säkerställa att de är giltiga och ändamålsenliga i ogynnsamma situationer. Vår granskning visade att 37 av 41 byråer (90 %) hade en formellt godkänd och uppdaterad kontinuitetsplan vid covid-19-pandemins utbrott (se figur 18).

63 Efter de första tecknen på spridning av viruset i slutet av 2019 och början av 2020 började byråerna aktivera sina kontinuitetsplaner och vidta krisbegränsande åtgärder för att skydda personal, information och fysiska tillgångar (se ruta 7). Vissa byråer omfördelade också resurser för att hantera pandemins effekter (se ruta 8). Vår granskning visade att 34 av 37 (92 %) byråer som hade formellt godkända och uppdaterade kontinuitetsplaner hade aktiverat dessa som en direkt följd av pandemin. De tre byråer som inte aktiverade sina planer – Berecbyrån, CdT och EFCA – uppgav att det inte var nödvändigt eftersom deras inledande åtgärder (t.ex. att införa distansarbete för all personal) inte krävde det.

64 I de åtgärder som vidtogs från februari till mitten av mars 2020 ingick att utse särskilda team med uppgift att leda organisationen och hanteringen av covid-19-insatserna (se ruta 9). I allmänhet bestod de av högt uppsatta företrädare från olika avdelningar inom organisationen^[26]. Samordningsmöten hölls inledningsvis dagligen, även på helger, och senare två till tre gånger i veckan eller vid behov. Insatsteamen har fortsatt att vara aktiva under hela den period som granskningen omfattar.

65 Den 16 mars 2020 hade samtliga byråer utökat sina förutsättningar för distansarbete och uppmanade all personal vars närvaro på arbetsplatsen inte var nödvändig att arbeta hemifrån. Det faktum att vissa möjligheter till distansarbete fanns redan före utbrottet var till hjälp i detta avseende. Detta innebar att det snarare handlade om en förstärkning och utökning av befintliga IKT-system än ett storskaligt införande av nya lösningar i mars 2020 (se ruta 10). Vår analys visade också att ingen av byråerna rapporterade allvarliga problem när det gäller kapacitet (bandbredd), konnektivitet eller datasäkerhet. Åtta byråer (Acer, Berecbyrån, CPVO, ECDC, Echa, Efsa, Eiopa och SRB) genomförde stresstest av sina IKT-system före start, vilket gav ytterligare garantier för IKT-systemens funktion inför övergången till omfattande distansarbete.

66 Under pandemins gång har byråerna successivt ändrat och uppdaterat sina planer, eller tagit fram särskilda beredskapsplaner för att bättre kunna hantera de specifika effekter som pandemin haft på deras enskilda organisationer och insatser. Den 31 december 2020 hade 16 byråer sett över, eller planerade att se över, sina befintliga kontinuitetsplaner på grundval av de erfarenheter som hade gjorts fram till dess^[27]. Till exempel lade Cepol till ett pandemiscenario i sin plan. Easa, som är tillsynsmyndighet inom luftfartssektorn, påverkades särskilt av pandemisituationen. Byrån beslutade att rikta om sin kontinuitetsplan och sina insatser mot de specifika hälso- och säkerhetsaspekterna av covid-19, inte bara för Easas personal, utan även för luftfartspersonal, passagerare och andra berörda parter inom luftfartssektorn i allmänhet. Fem byråer – EBA, ECDC, Eiopa, Europol och EUIPO – har beställt externa utvärderingar av hanteringen och organisationen av deras åtgärder.

67 Alla byråer hade tagit med nedtrappningsåtgärder i sina kontinuitetsåtgärder, till exempel gradvis återgång till arbetsplatsen för personalen. De flesta byråer använde en gradvis strategi, vanligtvis i form av en plan med fyra faser (i ruta 11 finns ett exempel) med möjlighet till en kontrollerad upp- eller nedtrappning beroende på pandemins utveckling. Genomförandet av upp- och nedtrappningsåtgärderna skulle följa rekommendationer och förhållningsorder från nationella och regionala hälsomyndigheter samt riskbedömningar och vägledning från Europeiska kommissionen, ECDC och WHO. I praktiken varierade genomförandet från en byrå till en annan, främst beroende på de olika nationella/regionala åtgärder som vidtagits av de berörda myndigheterna.

68 Huvudsyftet med beslutet att övergå till omfattande distansarbete var att skydda personalen. Att personalens välbefinnande prioriterades framgick av ett stort antal interna dokument som vi tog del av och bekräftades i intervjuer med byråernas ledning. Pandemins inverkan på arbetet och personalen, inbegripet hur man organiserar återgången till arbetsplatsen, diskuterades också ingående i EU-byråernas nätverks rådgivande grupp om nya arbetssätt (se ruta 2). Enligt den information vi tagit del av från EU-byråernas nätverk hade de flesta i byråernas personal i allmänhet klarat sig bra igenom den svåra situation som pandemin orsakat. Arbetstidsstatistik som tagits fram av byråerna visade att personalen arbetade fler timmar än tidigare^[28] för att klara av de nya uppgifter som förväntades av dem. Återkoppling från byråerna visade att personalen var engagerad och presterade på minst samma nivå som tidigare. Enligt iakttagelser som gjorts av byråer som är specialiserade på arbetsvillkor, såsom Eurofound och EU-Osha, är det normalt med produktivitetstoppar (och personalens engagemang) i kristider, men det är inte hållbart över tid. Medlemmarna i EU-byråernas nätverk uppskattade att andelen av personalen som hade angett någon form av svårigheter låg på 10–20 %.

Viktiga styrningsprocesser och löpande verksamhet fortsatte utan allvarliga störningar, med några undantag

69 Varje byrå har en styrelse som utgör byråns högsta ledningsorgan. Styrelsens huvuduppgift är att ge byrån strategisk inriktning och att övervaka dess verksamhet^[29]. De fysiska styrelsemötena ställdes in under andra halvan av mars 2020 och ersattes sedan med skriftliga förfaranden eller genomfördes virtuellt. I denna nya miljö kunde styrelserna sammanträda i enlighet med kraven i byråernas inrättandeförordningar och fatta beslut enligt lagstadgade krav i tid. Röstningsförfarandena upprätthölls med hjälp av särskilda elektroniska röstningsverktyg, såsom EUSurvey, även för beslut som omfattades av begränsningar eller var konfidentiella. Exempel på stadgeenliga beslut som fattats av byråerna under pandemin är antagande av budgetar, ändringar, överföringar, programplaneringsdokument, årliga verksamhetsrapporter och yttranden om slutliga räkenskaper. Under pandemin har styrelser utsett nya anställda på höga poster, såsom verkställande direktörer, inom EMA, EBA, Easme och GSA. Styrelserna har därmed kunnat utöva sin ledningsfunktion på ett ändamålsenligt sätt under pandemin.

70 Vår granskning visade att byråerna kunde säkerställa att centrala verksamhetsfunktioner (administration, IKT, personal osv.) fortsatte att fungera under pandemin, tack vare övergången till virtuellt beslutsfattande och distansarbete.

71 Trots pandemin kunde byråerna köpa in varor och tjänster i tid och till den kvantitet och kvalitet som krävdes. Vi fann mycket få fall där anbudsinfordringar hade misslyckats, där det inte hade inkommit tillräckligt med anbud eller där vissa tjänster hade avbrutits eller ställts in. Anbudsgivares begäran om förlängning av tidsfrister beviljades utan att betydande förseningar uppstod. Byråerna hade infört elektroniska förfaranden för att lämna anbud (e-inlämning) i öppna upphandlingar, vilket gjorde att de kunde genomföras i en virtuell miljö^[30]. Utvärderingskommittéerna genomförde sitt arbete online. De undertecknade beslut elektroniskt och bekräftade undantagsvis utfall via e-post. Ett annat exempel var tillämpningen av en tillfällig regel, enligt riktlinjer från Europeiska kommissionen, som innebar att man kunde godta elektroniska signaturer på kontrakt i stället för originalsignaturer, tills man återgår till mer normala arbetsförhållanden (se ruta 12).

72 När det gäller upphandlingar och kontrakt under pandemin konstaterade vi att byråerna från fall till fall hade sökt vägledning från sina partner-GD och/eller GD Budget innan de gick vidare. Vi såg ingen överdriven användning av direkt tilldelning av kontrakt utan konkurrensutsättning på grund av pandemin jämfört med tidigare år. I ett fall noterade vi att Easo hade utnyttjat undantaget på grund av synnerlig brådska enligt punkt 11.1 c i bilaga I till budgetförordningen för att täcka upp för ett betydande avbrott i leveranserna av personlig skyddsutrustning inom ramen för ett befintligt kontrakt. Detta påverkade inte lagligheten och korrektheten i upphandlings-förfarandet. Sammantaget drog vi slutsatsen att upphandlingsreglerna på det hela taget respekterades, med några få specifika undantag (se ruta 13).

73 Vi noterade ett antal avbrott i rekryterings- och urvalsförfaranden på grund av de nedstängningsåtgärder och reserestriktioner som infördes i mars 2020 (se exempel i ruta 14). Från mitten av april 2020 kunde de flesta byråer återuppta rekryteringen när onlineförfaranden hade införts så att urvals- och introduktionsförfaranden kunde genomföras på distans. Även om lösningar på distans har gjort det möjligt att fortsätta viktiga rekryteringsförfaranden har en del problem förekommit. Flera byråer beskrev processen som tungrodd och tidskrävande och uppgav att förfarandena inledningsvis hade påverkats av tekniska problem, såsom anslutningsproblem, att sökande plötsligt inte var tillgängliga och utmaningen att introducera ny personal i en virtuell miljö. En annan utmaning i samband med distansprov var att det var svårt för de sökande att visa vissa färdigheter online.

74 Det faktum att rekryteringstakten minskade i början av 2020 skapade en risk för flaskhalsar i personalförsörjningen i framtiden, eftersom det för allt fler framtida anställda kommer att behövas lämpliga (virtuella) introduktionsförfaranden, personalakter, utbildningskurser och utvärderingar. Trycket kommer att vara extra högt på de byråer som rekryterar ett stort antal personer, såsom Frontex (se ruta 14), medan det kommer att vara ett mindre problem för mindre byråer.

75 Riskerna i samband med urvalsförfaranden har minskats. Ansökningar har lämnats in elektroniskt till funktionsbrevlådor som skapats för ändamålet, och intervjuer har anordnats på distans (online med hjälp av Teams, Outlook eller Skype). Skriftliga prov har genomförts online, antingen i ett enskilt möte mellan sökanden och en personalrepresentant från byrån, eller under övervakning av en extern tjänsteleverantör. Medlemmarna i utvärderingskommittén kunde mötas virtuellt och godkänna dokument och beslut med hjälp av elektroniska signaturer eller via e-post.

76 En ytterligare utmaning i samband med pandemin gällde kravet på att sökande ska genomgå läkarundersökningar före anställning. I vissa länder avbröts tillgången till hälso- och sjukvårdstjänster på grund av strikta nedstängningsåtgärder. De byråer som använder sig av Europeiska kommissionens läkartjänst i Bryssel för läkarundersökningar före anställning blev i sin tur påverkade av att denna stängdes under en viss tid. I enlighet med Europeiska kommissionens instruktioner gick byråerna med på att senarelägga läkarundersökningarna och erbjuda villkorade kontrakt som gör att de anställda får ytterligare tid på sig att genomgå undersökningarna. Vår granskning visar att 15 byråer (37 %) använde detta alternativ för att fortsätta rekrytera personal^[33]. Om de nyanställda inte genomgår undersökningarna inom den fastställda tidsfristen, vanligtvis före provanställningens slut, blir kontrakten ogiltiga.

Byråerna har fortsatt att fullgöra sina uppdrag trots covid-19-pandemin, om än i långsammare takt

77 Även om det är svårt att helt skilja ut effekterna av pandemin kan vi dra slutsatsen att pandemin har påverkat samtliga byråers kärnverksamhetsområden i varierande grad.

78 I allmänhet kan vi notera att pandemin har påskyndat förändringen av sättet att arbeta, vilket har lett till budgetbesparingar på flera områden. För samtliga byråer gäller att budgeten för tjänsteresor och resekostnader inte har utnyttjats fullt ut. Minskningen var nästan 90 % för vissa byråer. Besparingar gjordes också till följd av att rekryteringsförfaranden, läkarundersökningar inför anställning och personliga möten skjutits upp eller ställts in samt att kurser hållits online. Likaså har behovet minskat avsevärt av tjänster inom matservering, städning, vatten- och elförsörjning på plats samt säkerhetstjänster.

79 Byråerna såg över sina budgetar och mål, gjorde omprioriteringar och omfördelade medel till andra områden för att undvika alltför stora förfallna anslag vid årets slut, även om vissa brister konstaterades (se punkterna  56 och 57). Men avstannandet och de förändrade arbetssätten med bland annat färre tjänsteresor och fysiska möten märks ändå genom ett antal minskningar av byråers godkända budgetar för 2020 och efterföljande återföringar av anslag till Europeiska kommissionen. En annan indikator är den allmänna ökningen av anslag som förts över från budgetåret 2020 till budgetåret 2021 jämfört med föregående år.

80 Vi noterade att några avgiftsmottagande byråer (Echa, Easa och ERA) har upplevt en ökad volatilitet i de avgifter som fakturerats och uppburits, vilket har påverkat deras budgetplanering och finansiella stabilitet i allmänhet. Till exempel rapporterades betydande minskningar av avgiftsintäkterna under 2020 av Echa (7,0 miljoner euro lägre avgiftsintäkter enligt Reach-förordningen än vad som ursprungligen budgeterats) och Easa (3,2 miljoner euro lägre avgiftsintäkter jämfört med 2019).

81 När det gäller arbetsprogram och verksamhet har pandemin lett till betydande omprioriteringar av resurser och planerad verksamhet mot covid-19-relaterad verksamhet. De tydligaste exemplen finns på politikområdet hälsa (ECDC och EMA). Enligt en extern utvärdering^[34] (se även ruta 8) är pandemin det allvarligaste hot mot folkhälsan som ECDC har tvingats hantera sedan centrumet inrättades 2004. Under 2020 har EU:s insatser mot covid-19 blivit ECDC:s dominerande verksamhet som tar större delen av centrumets tid och resurser i anspråk^[35]. EMA har upplevt en stor förändring av hela det landskap som myndigheten verkar i. Pandemin har särskilt påverkat hela det europeiska nätverket för läkemedelstillsyn^[36] och satt press på EMA att förbättra samordningen av EU:s tillsynsnätverk samt påskynda kommittéförfarandena för covid-19-relaterade produkter. I november 2020 lade Europeiska kommissionen också fram ett förslag till ny förordning som ska komplettera och stärka EMA:s nuvarande huvuduppgifter och bredda myndighetens mandat för att ytterligare underlätta samordnade insatser på EU-nivå vid hälsokriser^[37].

82 Byråer som genomför EU:s politik på andra områden påverkades också. Frontex kunde till exempel inte genomföra planerade återvändandeinsatser på grund av internationella reserestriktioner och såg en minskning med 52,5 % jämfört med den budget som ursprungligen godkänts för återvändandeinsatser under 2020. Eurofounds planerade fältarbete för den sjunde europeiska undersökningen om arbetsvillkor ändrades avsevärt, vilket innebar ett avbrott i en potentiell trendanalys av arbetsvillkor under mer än 20 år. Easa, Emsa och ERA fick göra plötsliga omprioriteringar då de som en direkt följd av pandemin måste tillhandahålla nya riktlinjer för att säkerställa att transport- och rörlighetssektorerna följer europeiska åtgärder och regler för säkerhet och hälsa.

83 Vi konstaterade därmed att byråerna vidtagit relevanta åtgärder och snabbt anpassat sitt arbete till pandemin. Det gjordes genom påskyndade digitaliseringsåtgärder, bättre samarbete och förbättrade sätt att utbyta information för att kunna upprätthålla verksamheten (se ruta 15).

Lista med förkortningar för EU:s byråer och andra unionsorgan

Förkortning	Benämning		Förkortning	Benämning
Acer	Europeiska unionens byrå för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter		EMA	Europeiska läkemedelsmyndigheten
Berecbyrån	Byrån för stöd till Berec		Emsa	Europeiska sjösäkerhetsbyrån
CdT	Översättningscentrum för Europeiska unionens organ		Enisa	Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå
Cedefop	Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning		Eppo	Europeiska åklagarmyndigheten
Cepol	Europeiska unionens byrå för utbildning av tjänstemän inom brottsbekämpning		ERA	Europeiska unionens järnvägsbyrå
Chafea	Genomförandeorganet för konsument-, hälso-, jordbruks- och livsmedelsfrågor		Ercea	Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet
CPVO	Gemenskapens växtsortsmyndighet		ESA	Euratoms försörjningsbyrå
Eacea	Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur		Esma	Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten
Easa	Europeiska unionens byrå för luftfartssäkerhet		ETF	Europeiska yrkesutbildnings­stiftelsen
Easme	Genomförandeorganet för små och medelstora företag		EUIPO	Europeiska unionens immaterialrätts­myndighet
Easo	Europeiska stödkontoret för asylfrågor		eu-Lisa	Europeiska unionens byrå för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa
EBA	Europeiska bankmyndigheten		EU-Osha	Europeiska arbetsmiljöbyrån
ECDC	Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar		Eurofound	Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor
Echa	Europeiska kemikaliemyndigheten		Eurojust	Europeiska unionens byrå för straffrättsligt samarbete
ECNN	Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk		Europol	Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning
EEA	Europeiska miljöbyrån		FRA	Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter
EFCA	Europeiska fiskerikontrollbyrån		Frontex	Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån
Efsa	Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet		GSA	Europeiska byrån för GNSS
EIGE	Europeiska jämställdhetsinstitutet		Hadea	Europeiska genomförandeorganet för hälsofrågor och digitala frågor
Eiopa	Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten		Inea	Genomförandeorganet för innovation och nätverk
EIT	Europeiska institutet för innovation och teknik		REA	Europeiska genomförandeorganet för forskning
ELA	Europeiska arbetsmyndigheten		SRB	Gemensamma resolutionsnämnden

Revisionsrättens team

Alex Brenninkmeijer (ledamot av revisionsrätten)

Di Hai (attaché)

Ioanna Metaxopoulou (direktör för avdelning IV), Valeria Rota (förstachef), Andreja Pavlakovic Milosavljevic, Joao Pedro Bento, Marco Corradi, Peter Eklund, Svetoslava Tashkova och Leonidas Tsonakas (uppgiftsansvariga);

Bob De Blick, Christine Becker, Hans Christian Monz, Iveta Adovica, Janis Gaisonoks (utstationerad nationell expert), Julio Cesar Santin Santos, Nikolaos Alampanos, Paulo Oliveira, Roberto Sanz Moratal, Sevdalina Todorova, Svetoslava Tashkova och Tomas Mackevicius (revisorer);

Jana Humajova (sekreterare)

Alexandra Mazilu (grafisk designer) och Richard Moore (språkligt stöd).

Slutnoter

^[1] Artiklarna 285–287 i EUF-fördraget (EUT C 326, 26.10.2012, s. 169).

^[2] Mer information om vårt arbete finns i våra verksamhetsrapporter, årsrapporter om genomförandet av EU:s budget, särskilda rapporter, översikter och yttranden över ny eller uppdaterad EU-lagstiftning eller över andra beslut med effekter på den ekonomiska förvaltningen (www.eca.europa.eu).

^[3] ELA och Eppo granskades inte 2020, eftersom de inte hade blivit ekonomiskt självbestämmande.

^[4] Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/173 av den 12 februari 2021 (EUT L 50, 15.2.2021, s. 9).

^[5] Acer, Berecbyrån, Cedefop, CdT, Cepol, CPVO, Easa, Easo, EBA, ECDC, Echa, EEA, EFCA, Efsa, EIGE, Eiopa, ELA, EMA, ECNN, Emsa, Enisa, ERA, Esma, ETF, EUIPO, eu-Lisa, EU-Osha, Eurofound, Eurojust, Europol, FRA, Frontex och GSA.

^[6] Chafea, som upphörde den 1 april 2021, Eacea, Easme (Eismea från den 1 april 2021), Ercea, Inea (Cinea från den 1 april 2021), Hadea (från den 1 april 2021) och REA.

^[7] Siffrorna för antalet ”anställda” omfattar det faktiska antalet tjänster som var tillsatta av fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda, kontraktsanställda och utstationerade nationella experter den 31 december 2020.

^[8] Siffrorna baseras på heltidsekvivalenter för fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda, kontraktsanställda och utstationerade nationella experter.

^[9] 2021–2027 Strategy for the EU Agencies Network, Bryssel, 9.11.2020.

^[10] https://www.ombudsman.europa.eu/sv/event-document/en/141316.

^[11] ELA och Eppo granskades inte 2020, eftersom de inte hade blivit ekonomiskt självbestämmande.

^[12] Årsredovisningen består av balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

^[13] Rapporterna om budgetgenomförandet är rapporter som sammanställer alla budgettransaktioner och förklarande noter.

^[14] Se punkterna 2.26 och 2.27 i årsrapporten om EU:s byråer för budgetåret 2017.

^[15] Samrådsdokumentet ESMA 80-196-5019, se https://www.esma.europa.eu/press-news/consultations/public-consultation-fees-charged-credit-rating-agencies-esma.

^[16] Samrådsdokumentet ESMA74-362-1864, se https://www.esma.europa.eu/document/cp-technical-advice-simplification-tr-fees-under-sftr-and-emir.

^[17] Mål T-621/20 (EMCS mot Easo).

^[18] Mål C-948/19 (Manpower Lit).

^[19] EUT L 327, 5.12.2008, s. 9.

^[20] I artikel 13.3 i Europeiska kommissionens beslut av den 3.8.2018 – C(2018)5120 – om interna regler för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget (Europeiska kommissionens avsnitt) anges att om inte en ny delegerad utanordnare särskilt ändrar eller återkallar befogenheter ska den vidaredelegering av befogenheter som beviljats av den tidigare utanordnaren fortsätta att gälla.

^[21] Villkoren för överföringar förklaras i artiklarna 12 och 13 i EU:s budgetförordning.

^[22] Anslag som det gjorts åtaganden för motsvarar de totala kostnaderna för rättsliga åtaganden som ingåtts under det innevarande budgetåret för genomförande av åtgärder under ett eller flera budgetår.

^[23] Totala anslag som tagits upp i byråns budget för ett givet budgetår.

^[24] ISO/IEC 27001 är en internationell standard för ledningssystem för informationssäkerhet. Den innehåller detaljerade krav för upprättande, införande, underhåll och ständig förbättring av ledningssystem för informationssäkerhet.

^[25] EUT L 142, 30.4.2004, s. 1.

^[26] Direktörer, chefer för administration/resurser, IKT, infrastruktur, logistik och kommunikation samt säkerhetspersonal.

^[27] Acer, Berecbyrån, CdT, Cepol, CPVO, Eacea, Easa, Easme, EBA, ECDC, EFCA, Eiopa, Emsa, ETF, Europol och SRB.

^[28] 36 nätverksmedlemmar deltog, men konsoliderade uppgifter finns för närvarande inte tillgängliga. Slutsatserna bygger på protokollen från de möten som hållits av EU-byråernas nätverk.

^[29] Styrelsens namn varierar mellan byråerna: några byråer har till exempel en tillsynsstyrelse, andra en förvaltningsstyrelse eller styrelse. Genomförandeorganen däremot leds av styrkommittéer.

^[30] Byråer som fortfarande använder sig av ett pappersbaserat system för inlämning av anbud av lägre värde godkände undantagsvis anbud via e-post i stället för på papper tills de normala förfarandena återupptas.

^[31] Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (EUT L 94, 28.3.2014, s. 65).

^[32] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/1896 (EUT L 295, 14.11.2019, s. 1).

^[33] Acer, Berecbyrån, CPVO, EBA, Echa, Easo, Eiopa, Ercea, Esma, EUIPO, Eurojust, Frontex, GSA, Inea och SRB.

^[34] Strategic and performance analysis of ECDC response to the COVID-19 pandemic, McKinsey, november 2020.

^[35] Enligt sin årliga verksamhetsrapport för 2020 tvingades centrumet ställa in eller skjuta upp 35 % av den output som ursprungligen planerats för 2020 och omfördela resurser till covid-19-relaterade åtgärder.

^[36] Det europeiska nätverket för läkemedelstillsyn är ett nätverk av nationella behöriga myndigheter i EU:s medlemsstater och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som samarbetar med EMA och Europeiska kommissionen.

^[37] EMA:s slutliga programplaneringsdokument för 2021–2023 (EMA/53919/2021).

Kontakt

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxemburg
LUXEMBURG

Tfn +352 4398-1
Frågor: eca.europa.eu/sv/Pages/ContactForm.aspx
Webbplats: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på internet via Europa-servern (http://europa.eu).

Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2021

PDF	ISBN 978-92-847-6907-0	doi:10.2865/021182	QJ-AH-21-001-SV-N
HTML	ISBN 978-92-847-6889-9	doi:10.2865/186700	QJ-AH-21-001-SV-Q

UPPHOVSRÄTT

© Europeiska unionen, 2021.

Europeiska revisionsrättens policy för vidareutnyttjande av handlingar regleras av Europeiska revisionsrättens beslut nr 6-2019 om öppen datapolitik och vidareutnyttjande av handlingar.

Om inget annat anges (t.ex. i enskilda meddelanden om upphovsrätt) omfattas revisionsrättens innehåll som ägs av EU av den internationella licensen Creative Commons Erkännande 4.0 (CC BY 4.0). Det innebär att vidareutnyttjande är tillåtet under förutsättning att ursprunget anges korrekt och att det framgår om ändringar har gjorts. Vidareutnyttjas materialet får handlingarnas ursprungliga betydelse eller budskap inte förvanskas. Revisionsrätten bär inte ansvaret för eventuella konsekvenser av vidareutnyttjande.

När enskilda privatpersoner kan identifieras i ett specifikt sammanhang, exempelvis på bilder av revisionsrättens personal eller om arbete av tredje part används, måste tillstånd inhämtas med avseende på de ytterligare rättigheterna. Om tillstånd beviljas upphävs det allmänna godkännande som nämns ovan, och eventuella begränsningar av materialets användning måste tydligt anges.

För användning eller återgivning av innehåll som inte ägs av EU kan tillstånd behöva inhämtas direkt från upphovsrättsinnehavarna.

Programvara eller handlingar som omfattas av immateriella rättigheter, till exempel patent, varumärkesskydd, mönsterskydd samt upphovsrätt till logotyper eller namn, omfattas inte av revisionsrättens policy för vidareutnyttjande eller av licensen.

EU-institutionernas webbplatser inom domänen europa.eu innehåller länkar till webbplatser utanför den domänen. Eftersom revisionsrätten inte kontrollerar dem uppmanas du att ta reda på vilken integritets- och upphovsrättspolicy de tillämpar.

Användning av Europeiska revisionsrättens logotyp

Europeiska revisionsrättens logotyp får inte användas utan Europeiska revisionsrättens förhandsgodkännande.

Kontakta EU

Besök
Det finns hundratals Europa direkt-kontor i hela EU. Hitta ditt närmaste kontor: https://europa.eu/european-union/contact_sv

Telefon eller mejl
Tjänsten Europa direkt svarar på dina frågor om EU. Kontakta tjänsten på något av följande sätt:

• Ring det avgiftsfria telefonnumret 00 800 6 7 8 9 10 11 (en del operatörer kan ta betalt för samtalet).
• Ring telefonnumret +32 22999696.
• Mejla via webbplatsen (https://europa.eu/european-union/contact_sv).

EU-information

På nätet
På webbplatsen Europa finns det information om EU på alla officiella EU-språk (https://europa.eu/european-union/index_sv).

EU-publikationer
Ladda ned eller beställ både gratis och avgiftsbelagda EU-publikationer (https://op.europa.eu/sv/publications). Om du behöver flera kopior av en gratispublikation kan du kontakta Europa direkt eller ditt lokala informationskontor (https://europa.eu/european-union/contact_sv).

EU-lagstiftning och andra rättsliga handlingar
Rättsliga handlingar från EU, inklusive all EU-lagstiftning sedan 1951, finns på alla officiella EU-språk på EUR-Lex (http://eur-lex.europa.eu).

Öppna data från EU
På EU:s portal för öppna data (http://data.europa.eu/euodp/sv) finns dataserier från EU. Dataserierna får laddas ned och användas fritt för kommersiella och andra ändamål.