Predstavitev letnega poročila Evropskega računskega sodišča o agencijah EU za leto 2020

Povzetek

I Evropsko računsko sodišče (Sodišče) je zunanji revizor financ Evropske unije^[1]. V tej funkciji deluje kot neodvisni varuh finančnih interesov državljanov Unije in pomaga izboljševati finančno poslovodenje EU^[2].

II V tem dokumentu so povzeti rezultati revizij 41^[3] agencij in drugih organov EU v pristojnosti Sodišča za proračunsko leto 2020. Celovit pregled agencij, ki jih je ustanovila Evropska unija, in podrobni rezultati letnih revizij agencij, ki jih je opravilo Sodišče, so v letnem poročilu Sodišča o agencijah EU za proračunsko leto 2020.

III Na splošno so bili z revizijo agencij za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2020, potrjeni pozitivni rezultati, o katerih je Sodišče poročalo že v prejšnjih letih. Z izjavami o zanesljivosti, izdanimi za vsako posamezno agencijo, je Sodišče dalo:

• revizijska mnenja brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov za vse agencije,
• revizijska mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnimi računi, za vse agencije,
• revizijska mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnimi računi agencij, za vse agencije razen za ACER, eu-LISA in ENISA, za katere je Sodišče dalo mnenje s pridržkom.

IV Kljub temu je Sodišče v odstavkih o poudarjanju zadev in drugih zadevah ter v opažanjih, zaradi katerih revizijska mnenja niso vprašljiva, za večino agencij obravnavalo področja, na katerih so možne izboljšave. Sodišče je za obravnavo teh področij, na katerih so možne izboljšave, predlagalo tudi naslednje ukrepe, ki jih je treba sprejeti:

• Za to, kako agencije izvršujejo proračun, bi bilo treba uporabljati uspešne in učinkovite notranje kontrole. Te bi morale vključevati zanesljive predhodne kontrole za preprečevanje napak in nepravilnosti pred odobritvijo operacij. Poleg tega bi morale agencije za doseganje najboljše stroškovne učinkovitosti na podlagi okvirnih pogodb Evropske komisije brez cenikov za nakup licenc za programsko opremo in opravljanje storitev IT sistematično izvajati tržne analize, preden podpišejo kakršne koli naročilnice. V te tržne analize bi morale biti vključene podrobne ocene potrebnih proizvodov in storitev, analiza rešitev, ki so na voljo na trgu, in ocena cene za zadevne produkte ali storitve.
• Zaradi zamenjave izvršnega direktorja verjetno pride do sprememb v upravljanju prenosov pooblastil v agenciji. Zato bi morale agencije sprejeti interna pravila, s katerimi bi prispevale k upravljanju kontrolnih sistemov, transparentnosti in odgovornosti.
• Skoraj vsa opažanja v zvezi s postopki za oddajo javnega naročila so zadevala nepravilna plačila. Zadevne agencije naj dodatno izboljšajo postopke za oddajo javnega naročila, da bi se zagotovilo izpolnjevanje vseh veljavnih pravil.
• Za odpravo prekomernih ravni prenosov naj zadevne agencije dodatno izboljšajo svoje proračunsko načrtovanje in cikle izvajanja.
• Ker v sporazumih obstajajo različne metode za izračun prispevkov pridruženih držav, lahko pride do napačnega izvajanja teh sporazumov o prispevku. Zadevne agencije naj se posvetujejo z Evropsko komisijo, da bi ocenile, ali morajo svoje sporazume o prispevku in metode za izračun prispevkov pridruženih držav uskladiti s tistimi, ki jih ima Komisija.

Kaj je Sodišče revidiralo

01 Agencije EU so ločeni pravni subjekti, ustanovljeni z akti sekundarne zakonodaje zaradi izvajanja specifičnih tehničnih, znanstvenih ali upravljavskih nalog, ki institucijam EU pomagajo pri snovanju in izvajanju politik. Sedeži agencij, ki imajo pomemben vpliv na področjih, ki so ključna za vsakodnevno življenje evropskih državljanov, kot so zdravje, varnost, zaščita, svoboda in pravosodje, so v različnih državah članicah. Za poimenovanje agencij v tem povzetku se uporabljajo kratice njihovih celotnih imen, ki so navedene v seznamu kratic na koncu dokumenta.

02 Obstajajo tri vrste agencij EU: decentralizirane agencije, izvajalske agencije Evropske komisije in drugi organi. Razlike med njimi so opisane v nadaljevanju.

03 Število agencij se je z leti povečalo. Ob koncu leta 2020 jih je bilo 43, kot je prikazano na sliki 1. V to sliko je vključena najnovejša agencija HADEA (Evropska izvajalska agencija za zdravje in digitalno tehnologijo), ki je bila ustanovljena 1. aprila 2021^[4]. Istočasno je Chafea nehala obstajati, INEA in EASME pa sta bila preimenovana v CINEA (Evropska izvajalska agencija za podnebje, infrastrukturo in okolje) oz. Eismea (Izvajalska agencija Evropskega sveta za inovacije ter za mala in srednja podjetja).

04 Vse izvajalske agencije Evropske komisije so v Bruslju. Decentralizirane agencije in drugi organi so v različnih državah članicah po vsej EU, kot je ponazorjeno na sliki 2. O njihovem sedežu odloča Svet ali pa Svet in Evropski parlament skupaj.

Decentralizirane agencije obravnavajo specifične potrebe politik

05 33 decentraliziranih agencij^[5] ima pomembno vlogo pri pripravi in izvajanju politik EU, še zlasti tehničnih, znanstvenih, operativnih ali regulativnih nalog. Njihova vloga je obravnavanje specifičnih potreb politik ter krepitev evropskega sodelovanja z združitvijo tehničnega in specialističnega znanja iz EU in vlad držav članic. Ustanovljene so bile za nedoločen čas, in sicer z uredbami Sveta ali Evropskega parlamenta in Sveta.

Izvajalske agencije Evropske komisije izvajajo programe EU

06 Šest izvajalskih agencij Evropske komisije^[6] opravlja izvršilne in operativne naloge v zvezi s programi EU. Ustanovljene so za omejeno obdobje.

Drugi organi imajo posebne naloge

07 Štirje drugi organi so Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo (EIT), Evropsko javno tožilstvo (EJT), Agencija za oskrbo Euratom (ESA) in Enotni odbor za reševanje (SRB). EIT v Budimpešti je neodvisen decentraliziran organ EU, ki združuje znanstvene, poslovne in izobraževalne vire za okrepitev inovacijskih zmogljivosti EU z zagotavljanjem financiranja z nepovratnimi sredstvi. Ustanovljen je bil za nedoločen čas. EJT je neodvisen organ Unije, ki je pristojen za boj proti kaznivim dejanjem v škodo proračuna Unije. Delovati je začel 1. junija 2021. ESA v Luxembourgu je bila ustanovljena za nedoločen čas, da bi se uporabnikom v EU zagotovila redna in pravična oskrba z jedrskimi gorivi v skladu s Pogodbo Euratom. SRB v Bruslju je ključni organ enotnega mehanizma za reševanje v evropski bančni uniji. Njegova naloga je zagotoviti urejeno reševanje bank, ki propadajo ali bodo verjetno propadle, s čim manjšim učinkom na realni sektor in javne finance držav članic EU in drugih držav.

Agencije se financirajo iz različnih virov in v okviru različnih razdelkov večletnega finančnega okvira

08 Skupni proračun vseh agencij (razen SRB) je leta 2020 znašal 3,7 milijarde EUR. To pomeni 2,2 % splošnega proračuna EU za leto 2020 (leta 2019: 2,2 %), kot je ponazorjeno na sliki 3.

09 Proračun SRB je leta 2020 znašal 8,1 milijarde EUR (leta 2019: 7,9 milijarde EUR). Sestavljajo ga prispevki kreditnih institucij in nekaterih investicijskih podjetij, namenjeni ustanovitvi enotnega sklada za reševanje in financiranju upravnih odhodkov odbora SRB.

10 Proračuni decentraliziranih agencij in drugih organov zajemajo odhodke za uslužbence ter upravne odhodke in odhodke iz poslovanja. Izvajalske agencije izvajajo programe, ki se financirajo iz proračuna Evropske komisije, njihovi lastni proračuni (leta 2020 so skupaj znašali približno 273 milijonov EUR) pa pokrivajo samo lastne odhodke za uslužbence in upravne odhodke. Sredstva (odobritve za prevzem obveznosti), ki jih je leta 2020 izvrševalo šest izvajalskih agencij v imenu Evropske komisije, so znašala približno 14,9 milijarde EUR (leta 2019: 13,9 milijarde EUR).

11 Večina agencij, vključno z vsemi izvajalskimi agencijami, se skoraj v celoti financira iz splošnega proračuna EU. Druge se v celoti ali delno financirajo s pristojbinami in taksami iz industrijskih panog ter z neposrednimi prispevki držav, ki sodelujejo pri njihovih dejavnostih. Na sliki 4 je razčlenitev proračunov agencij po viru prihodkov.

12 Na sliki 5 so prikazani proračuni agencij za leto 2020. Razčlenjeni so po vrstah odhodkov (Naslov I – Stroški za zaposlene, Naslov II – Upravni odhodki in Naslov III – Odhodki iz poslovanja, skupaj z drugimi uporabljenimi naslovi), ne po dejavnostih.

13 Na sliki 6 je prikazano število uslužbencev po agencijah konec leta 2020. Skupaj so agencije zaposlovale 12 881 oseb^[7] (leta 2019: približno 11 900), kar je približno 18 % vseh uslužbencev^[8] v institucijah in agencijah EU.

14 Večina agencij ne izvaja obsežnih operativnih programov porabe, temveč tehnične, znanstvene ali regulativne naloge. Zato je večina njihovih proračunov sestavljena pretežno iz odhodkov za zaposlene in upravnih odhodkov (glej sliko 5). Na splošno pomenijo ti odhodki približno 10,9 % skupnih odhodkov EU za zaposlene in upravnih odhodkov EU (glej sliko 7).

15 Prispevki iz splošnega proračuna EU v višini 2,4 milijarde EUR se financirajo v okviru različnih razdelkov večletnega finančnega okvira, kot je ponazorjeno na sliki 8.

Ureditve na področju proračuna in podeljevanja razrešnic so podobne za vse agencije, razen za agencije EUIPO, CPVO in SRB

16 Za letne postopke v zvezi s proračunom in razrešnicami večine decentraliziranih agencij in drugih organov ter vseh izvajalskih agencij Evropske komisije sta odgovorna Evropski parlament in Svet. Časovni načrt postopka za podelitev razrešnice je prikazan na sliki 9.

17 Za dve decentralizirani agenciji, ki se v celoti financirata sami (CPVO in EUIPO), pa postopke v zvezi s proračunom in razrešnicami opravita upravni odbor oziroma proračunski odbor, ne pa Evropski parlament in Svet. Podobno je za letni proračunski postopek in postopek razrešnice SRB odgovoren izključno njegov odbor.

Mreža agencij EU omogoča sodelovanje med agencijami in komuniciranje z deležniki

18 Agencije so ustanovile mrežo agencij EU kot platformo za sodelovanje med agencijami, da bi se okrepila njihova prepoznavnost, opredelilo in spodbujalo izboljšanje učinkovitosti ter povečala dodana vrednost. Z ustanovitvijo mreže je bila prepoznana potreba po tem, da bi agencije bolj usklajeno komunicirale s svojimi deležniki in splošno javnostjo o skupnih zadevah, mreža pa je vstopna točka za zbiranje in razširjanje informacij med vsemi agencijami. Mreža deluje na podlagi prioritet, o katerih se dogovorijo agencije v okviru petletnega strateškega načrta in letnih delovnih programov, v katerih se natančno določijo njene dejavnosti in cilji. Leta 2020 je sprejela svojo drugo večletno strategijo (za obdobje 2021–2027)^[9], v kateri je bila upoštevana politična in strateška usmeritev nove Evropske komisije. Ta strategija ima dva stebra:

• mreža kot vzor za upravno odličnost in
• mreža kot dobro uveljavljen institucionalni partner.

19 Mreži vsako leto predseduje druga agencija, izmenjujejo pa se po načelu rotacije. Dvakrat na leto potekajo plenarni sestanki, ki jih usklajuje skupni podporni urad. Obstaja deset tematskih podmrež (glej sliko 10), ki so osredotočene na specifične teme. Podmreže sodelujejo z drugimi institucijami EU, ki so tudi lahko članice podmrež. Sodišče dejavno sodeluje na nekaterih plenarnih sestankih in sestankih podmrež, in sicer tako, da posreduje dobro prakso in zagotavlja informacije o revizijskih procesih in rezultatih.

20 Vidik deljenja storitev in strokovnega znanja je v središču dela mreže in obeh večletnih strategij. Primeri sodelovanja so npr. deljenje storitev na področju vnovične vzpostavitve delovanja, računovodenja, skupnega javnega naročanja (glej okvir 1), zadev v zvezi s COVID-19 (glej okvir 2) in varstva podatkov.

Revizija Sodišča

Mandat Sodišča

21 Sodišče je skladno s členom 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) revidiralo^[11]:

• zaključne račune vseh 41 agencij, ki jih sestavljajo računovodski izkazi^[12] in poročila o izvrševanju proračuna^[13] za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2020, ter
• zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s temi zaključnimi računi.

22 Sodišče na podlagi rezultatov svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu ali drugemu organu za razrešnico (glej odstavek  17) za vsako agencijo da izjavo o zanesljivosti v zvezi z zanesljivostjo zaključnega računa agencije ter zakonitostjo in pravilnostjo z izkazi povezanih transakcij. Kadar je primerno, izjavo o zanesljivosti dopolni s pomembnimi revizijskimi opažanji.

Sodišče o domnevnih goljufijah poroča zadevnima organoma EU: OLAF in EJT

23 Sodišče v zadevah, povezanih z goljufijami in drugimi nezakonitimi dejavnostmi, ki vplivajo na finančne interese EU, sodeluje z Evropskim uradom za boj proti goljufijam (urad OLAF). Sodišče uradu OLAF na njegovo zahtevo posreduje informacije o agencijah EU, ki bi lahko bile uporabne v okviru preiskav urada OLAF. Sodišče se z uradom OLAF posvetuje tudi vedno, kadar pri svojem revizijskem delu odkrije sumljive zadeve, čeprav njegovo delo ni zasnovano za iskanje goljufij. Za proračunsko leto 2020 je bilo to sodelovanje razširjeno na Evropsko javno tožilstvo (EJT), ki je pred kratkim začelo delovati in je pristojno za preiskovanje in pregon kaznivih dejanj zoper finančne interese EU. Sodišče je Evropskemu javnemu tožilstvu sporočilo sum v zvezi z eno od agencij EU in o tem obvestilo urad OLAF. Od proračunskega leta 2001 je Sodišče pred ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva skupno obvestilo urad OLAF o še osmih drugih agencijah, ker je v po enem ali več primerih sumilo, da gre pri transakcijah v vzorcu za goljufijo.

Digitalizacija revizijskih postopkov na Sodišču

24 Sodišče je opredelilo letno revizijo agencij EU kot priložnost, da preizkusi potencial avtomatiziranih revizijskih postopkov. Revizija agencij obsega približno 200 revizijskih postopkov na področjih, kot so plačila, plače, javna naročila, proračun, zaposlovanje in zaključni računi. Sodišče je leta 2019 začelo izvajati pilotni projekt o tem, kako bi bilo mogoče avtomatizirati postopke za revizijo zakonitosti in pravilnosti obveznosti, plačil, plač ter revizijo zaključnih računov. V projekt je bilo vključenih šest izvajalskih agencij EU. Za razliko od večine decentraliziranih agencij^[14], imajo izvajalske agencije podobne upravne postopke in sisteme IT (tj. proračunski sistem, računovodski sistem in sistem za upravljanje človeških virov).

25 Sodišče je leta 2020 nadaljevalo svoj pilotni projekt in izboljšalo natančnost revizijskih postopkov, ki jih je pred tem razvilo za izvajalske agencije, da bi zmanjšalo število izjem, ki jih morajo preveriti revizorji. Sodišče je na področju revizije zaključnih računov izvedlo tudi pet novih avtomatiziranih postopkov. S tem preizkusom po pričakovanjih niso bile odkrite pomembne napake. Sodišče pa je ugotovilo možnost za prihranek časa, kot je ponazorjeno na sliki 12. S temi rezultati je bilo potrjeno, da obstaja potencial za znatne prihranke, ko bo več postopkov avtomatiziranih in ko se bodo uporabljali za več revizijskih nalog. To delo se bo v naslednjih letih nadaljevalo in spremljalo.

Kaj je Sodišče ugotovilo

Rezultati letnih revizij agencij za proračunsko leto 2020 so na splošno pozitivni

26 Na splošno so bili z revizijo zaključnih računov agencij za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2020, ter z izkazi povezanih prihodkov, ki jo je opravilo Sodišče, potrjeni pozitivni rezultati, o katerih je Sodišče poročalo že v prejšnjih letih, vendar so potrebne nekatere izboljšave na področju z izkazi povezanih plačil.

Mnenja brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij

27 Sodišče je za proračunsko leto 2020 izdalo revizijska mnenja brez pridržka o zaključnih računih vseh agencij (glej sliko 13).

V odstavkih o poudarjanju zadev se obravnavajo zadeve, ki so pomembne za razumevanje zaključnega računa EMA in SRB

28 V odstavkih o poudarjanju zadev Sodišče opozori na zadevo, ki je tako pomembna, da je nujna za uporabnikovo razumevanje zaključnega računa. V proračunskem letu 2020 je Sodišče uporabilo odstavke o poudarjanju zadev v svojih poročilih o dveh agencijah: EMA in SRB.

29 V zvezi z agencijo EMA, ki je imela prej sedež v Londonu in se je preselila v Amsterdam, opozarja na zadevo, povezano s pogodbo o najemu njenih prejšnjih prostorov v Londonu. Pogodba traja do leta 2039 in ne vsebuje določbe o predčasni prekinitvi. EMA je julija 2019 z najemodajalcem dosegla dogovor in uspela svoje nekdanje prostore oddati v podnajem od julija 2019 pod pogoji, ki so skladni s pogoji glavnega najema. Obdobje podnajema traja do izteka najema agencije EMA. Ker je EMA še vedno stranka v najemni pogodbi, bi bila lahko v skladu s to pogodbo odgovorna za celoten preostali znesek, če podnajemnik ne bi izpolnil svojih obveznosti. Na dan 31. decembra 2020 je ocenjeni skupni preostali znesek najemnine, stroškov vzdrževanja in zavarovanja najemodajalca, ki ga mora Agencija plačati do izteka najemnega obdobja, znašal 377 milijonov EUR.

30 Kar zadeva zaključni račun odbora SRB, Sodišče v reviziji ni zajelo upravnih pritožb ali sodnih postopkov v zvezi s prispevki med nekaterimi kreditnimi institucijami in nacionalnimi organi za reševanje ter odborom in drugih sodnih postopkov proti odboru na Splošnem sodišču in Sodišču Evropske unije. Njihov možni učinek na računovodske izkaze odbora SRB za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2020 (zlasti na pogojne obveznosti, določbe in obveznosti), je predmet ločene posebne letne revizije, ki jo izvede Sodišče, kot je določeno v členu 92(4) uredbe o enotnem mehanizmu za reševanje.

31 Poleg tega Sodišče opozarja na pojasnila k računovodskim izkazom zaključnega računa odbora SRB, v katerih je opisan mogoč učinek sedanje krize zaradi COVID-19 na portfelj naložb.

V odstavku o drugih zadevah se obravnava posebej pomembna zadeva za agencijo Chafea

32 Agencija Chafea je bila 1. aprila 2021 zaprta, njene naloge pa so bile prerazporejene na druge agencije. Ker pa so te agencije drugi konsolidirani subjekti EU, to ne vpliva na zneske sredstev in obveznosti v zaključnem računu agencije Chafea za leto 2020.

Mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij

33 Sodišče daje revizijska mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnimi računi, za vse agencije.

Odstavek o poudarjanju zadev za boljše razumevanje prihodkov SRB

34 Sodišče je uporabilo odstavek o poudarjanju zadev v svojem poročilu o odboru SRB v zvezi z zadevo, opisano v odstavku  30 zgoraj.

V odstavkih o drugih zadevah se obravnavata posebej pomembni zadevi za organ ESMA in odbor SRB

35 Kar zadeva organ ESMA, pristojbine, zaračunane bonitetnim agencijam, temeljijo na njihovih prihodkih v vlogi pravnih subjektov in ne v vlogi skupine ali skupine povezanih subjektov. To ustvarja kvazilegitimno priložnost za zmanjšanje pristojbin ali izogibanje pristojbinam, in sicer tako, da se prihodki od bonitetnih agencij v jurisdikciji EU prenesejo na njihove povezane subjekte izven EU. Verjetne finančne posledice te vrzeli v predpisih niso znane. Organ se zaveda tega tveganja in je 29. januarja 2021 objavil posvetovalni dokument^[15]. Po tem dokumentu je Evropski komisiji 21. junija 2021 predložil strokovni nasvet o spremembi uredbe zaradi zmanjšanja tveganja.

36 Prav tako za organ ESMA se pristojbine, zaračunane repozitorijem sklenjenih poslov, izračunajo na podlagi upoštevanega prometa vsakega posameznega repozitorija sklenjenih poslov. Čeprav uredba o pristojbinah ne omogoča celovitega in usklajenega okvira kontrole za zagotovitev zanesljivosti informacij, je bilo mogoče za vse repozitorije sklenjenih poslov pridobiti mnenja neodvisnih revizorjev, v katerih je bilo navedeno, da so njihovi računovodski izkazi za leto 2019 (uporabljeni za izračune pristojbin) resničen in pošten prikaz stanja. Vendar so predložene informacije o številu poslov, sporočenih repozitorijem sklenjenih poslov v letu 2019, in številu evidentiranih odprtih poslov na dan 31. decembra 2019 neodvisni revizorji pregledali le v manjšem obsegu. Organ ESMA je marca 2021 objavil posvetovalni dokument^[16], v katerem predlaga poenostavitev metode, ki se uporablja za določitev prometa repozitorijev sklenjenih poslov pri izračunu letnih pristojbin za nadzor, in sicer tako, da se zajamejo le prihodki, podatki o dejavnostih pa se izključijo.

37 Sodišče brez poseganja v svoje formalno revizijsko mnenje poudarja, da se prispevki v sklad SRB izračunajo na podlagi informacij, ki jih kreditne institucije pošljejo odboru SRB. Revizija prihodkov Odbora, ki jo je opravilo Sodišče, je temeljila na teh informacijah, vendar Sodišče ni preverjalo njihove zanesljivosti. V uredbi o enotnem mehanizmu za reševanje ni določen celovit in usklajen okvir kontrole za zagotovitev zanesljivosti informacij. Odbor pa vseeno opravlja preglede skladnosti in analitične preglede informacij ter nekatere naknadne preglede na ravni kreditnih institucij. Poleg tega pa SRB ne sme objavljati podrobnosti o izračunu tveganju prilagojenih prispevkov za vsako kreditno institucijo, saj so te medsebojno povezane in vključujejo zaupne informacije o drugih kreditnih institucijah. To vpliva na transparentnost teh izračunov.

Mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnimi računi agencij, razen za agencije ACER, eu-LISA in ENISA

38 Sodišče je za 38 agencij izreklo revizijska mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnimi računi za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2020. Po mnenju Sodišča so bila plačila teh agencij v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna (glej sliko 13).

39 Za ACER je Sodišče izreklo mnenje s pridržkom v zvezi s svojimi ugotovitvami, o katerih je poročalo od proračunskega leta 2016 naprej. Sodišče je ugotovilo, da je bilo več specifičnih pogodb na podlagi neke okvirne pogodbe za storitve IT nepravilnih, ker ni bilo konkurenčnega postopka za oddajo javnega naročila. Nepravilna plačila, ki so bila izvedena v proračunskem letu 2020, so znašala 752 654 EUR (3,7 % vseh odobritev plačil, ki so bile na voljo v letu 2020).

40 Za agencijo eu-LISA Sodišče izreka mnenje s pridržkom na podlagi dveh nepravilnih postopkov javnega naročanja. Agencija je v enem primeru podpisala posebno pogodbo za programsko opremo, ki se razlikuje od programske opreme, ki jo je izvajalec ponudil v svoji ponudbi za s tem povezano okvirno pogodbo, vendar okvirna pogodba ni bila spremenjena. Pridobitev drugačnega produkta, ki ni vključen v cenovno ponudbo, po ceni, ki se razlikuje od cene prvotno ponujenega produkta, pomeni odstopanje od okvirne pogodbe. V drugem primeru je podpisala naročilnico za storitve vzdrževanja za štiriletno obdobje. To je bilo v nasprotju z določbami okvirne pogodbe, na podlagi katerih so se lahko storitve zaračunale eno leto vnaprej. Skupni znesek plačil, za katere se šteje, da so bila neskladna z določbami okvirne pogodbe, je znašal 10 405 075 EUR in pomeni 4,1 % vseh razpoložljivih odobritev plačil v proračunskem letu 2020.

41 Za agencijo ENISA je bilo izrečeno mnenje s pridržkom, ker ni bilo prenosa pooblastila za uslužbenca. Med koncem začasnega prenosa pooblastil, ki ga je prejšnji izvršni direktor podelil nekemu uslužbencu, in začetkom novega prenosa pooblastil, ki ga je podelil novi izvršni direktor, ki je prevzel ta položaj, je bila časovna vrzel. V tem obdobju je ta uslužbenec brez veljavnega prenosa pooblastil odobril proračunske obveznosti v višini 529 120 EUR in plačila v višini 914 100 EUR (3,5 % vseh odobritev plačil, ki so bile na voljo v letu 2020).

Odstavki o drugih zadevah, posebej pomembnih za ACER, ENISA in EASO

42 Sodišče opozarja na to, da ACER in ENISA nista sprejela notranjih pravil za zagotovitev kontinuitete prenosov pooblastil v primerih, ko odredbodajalci pooblastitelji ali pooblaščeni odredbodajalci zapustijo svoje delovno mesto. To je pomembna slabost v notranji kontroli (za dodatne informacije glej odstavek  48 in odstavke, ki mu sledijo).

43 Za urad EASO Sodišče ugotavlja, da na Splošnem sodišču poteka postopek v zadevi^[17], ki bo vplivala na vidike revizijskega mnenja Sodišča. EASO je leta 2020 začel odprti postopek za zagotavljanje začasnih agencijskih delavcev v podporo na sedežu in operacijam na Malti. S tem povezan skupni ocenjeni znesek je v 48 mesecih znašal 27,7 milijona EUR. Oktobra 2020 je neizbrani ponudnik pri Splošnem sodišču začel sodni postopek proti uradu EASO, v katerem je izpodbijal izid postopka za oddajo javnega naročila.

44 Za inštitut EIGE Sodišče podobno kot v poročilu za leto 2019 ugotavlja, da na Sodišču Evropske unije poteka postopek v zadevi^[18], ki bo vplivala na vidike revizijskega mnenja Sodišča. Zadeva se nanaša na več vprašanj litovskega vrhovnega sodišča v zvezi z uporabo Direktive 2008/104/ES Evropskega parlamenta in Sveta^[19] o začasnem delu prek agencij v agencijah EU. Ker bi lahko sodba Sodišča EU v zvezi s temi vprašanji vplivala na stališče Sodišča glede uporabe agencijskih delavcev v inštitutu EIGE, se je Sodišče do objave pravnomočne sodbe Sodišča EU vzdržalo opažanj v zvezi s tem, vključno s spremljanjem upoštevanja opažanj iz prejšnjih let.

Sodišče v svojih opažanjih obravnava področja, na katerih so potrebne izboljšave, v 23 agencijah

45 Poleg mnenj ter spremljajočih odstavkov o poudarjanju zadev in o drugih zadevah je Sodišče izreklo tudi 54 opažanj (za proračunsko leto 2019 je izreklo 82 opažanj) v zvezi s 23 agencijami in v njih obravnavalo področja, na katerih so potrebne dodatne izboljšave. Večina teh opažanj zadeva pomanjkljivosti v notranjih kontrolah, postopkih za oddajo javnega naročila in upravljanju proračuna. Slabosti v postopkih za oddajo javnega naročila so še vedno glavni vir nepravilnih plačil.

46 Na sliki 14 in sliki 15 je prikazano število različnih vrst opažanj, ki so bila v poročilu izrečena za 41 agencij, vključno z mnenji in spremljajočimi odstavki o poudarjanju zadev in o drugih zadevah.

Notranje kontrole so področje, na katerem so napake najpogostejše

47 Sodišče za 13 agencij (ACER, CEPOL, EASME, EASO, EBA, EIOPA, EMSA, ESMA, ENISA, ETF, Eurofound, Frontex in SRB) poroča o slabostih v notranjih kontrolah, in sicer o tem, da ni bilo predhodnih/naknadnih kontrol (glej okvir 3), o neustreznem izpolnjevanju proračunskih/pravnih obveznosti ali o nezadostnem poročanju v registru izjem. Na sliki 15 so prikazane najpogostejše vrste ugotovljenih slabosti v notranjih kontrolah.

Opažanja o prenosu pooblastil za izvrševanje proračuna

48 Sodišče je pri reviziji našlo tudi slabosti v zvezi s kontinuiteto prenosov pooblastil v primeru, da odredbodajalec, ki podeli prenos pooblastil, ali odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil zapusti svoje delovno mesto, zlasti ko nov izvršilni direktor (ki je odredbodajalec agencije) prevzame ta položaj.

49 Vloga odredbodajalca v agencijah je drugačna kot v institucijah. Institucije same opravljajo vlogo odredbodajalca; s tem povezane odgovornosti prenesejo na svoje uslužbence. Vsi generalni direktorji in generalni sekretarji institucij so odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil. V agencijah pa je vloga odredbodajalca dodeljena izvršnemu direktorju, ki je odgovoren za izvrševanje proračuna. To, da ima odgovornost za izvrševanje proračuna izvršni direktor, je ključna značilnost, ki je pri agencijah drugačna.

50 Kontinuiteta prenosov pooblastil po zamenjavi ali odhodu odredbodajalca v finančnih uredbah agencij in v splošni finančni uredbi ni eksplicitno določena. Institucije za obravnavo tega običajno sprejmejo interna pravila za izvrševanje svojega proračuna, vključno z določbami o pogojih za podeljevanje in sprejemanje prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obsegu prenesenih pooblastil in kontinuiteti pooblastil po zamenjavi ali odhodu odredbodajalca iz institucije.

51 Sodišče je za dve agenciji (ACER in ENISA) v svoja revizijska mnenja vključilo odstavke o drugih zadevah, ker nista imeli internih pravil ali sklepov o kontinuiteti prenosov pooblastil v primeru, ko prevzamejo položaj novi izvršni direktorji. Zaradi tega je bilo več proračunskih obveznosti, pravnih obveznosti in plačilnih operacij odobrenih na podlagi prenosov pooblastil predhodnega izvršnega direktorja, ki jih novi izvršni direktor po nastopu položaja ni potrdil. Po mnenju Sodišča je to pomembna slabost v notranjih kontrolah.

52 Sodišče je za agencijo ENISA izdalo mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom, ker je nek uslužbenec brez kakršnega koli prenosa pooblastil šest tednov odobraval proračunske obveznosti in plačilne operacije (glej odstavek  41).

53 Sodišče je v prejšnjih letih ugotovilo, da so druge agencije ustrezno upravljale zamenjavo svojih izvršnih direktorjev. V letu 2019 sta novega izvršnega direktorja dobila EASO in EMSA. Nova izvršna direktorja sta nemudoma potrdila prenose pooblastil, ki sta jih podelila njuna predhodnika. V drugem primeru, ki lahko šteje za dobro prakso, je upravni odbor agencije EMA leta 2019 sprejel listino o nalogah in odgovornostih izvršnega direktorja kot odredbodajalca, v kateri so določbe o razrešitvi izvršnega direktorja kot odredbodajalca. To je podobno praksi evropskih institucij, s katero se dopolnjujejo splošne določbe iz finančne uredbe EU. Evropska komisija je npr. sprejela interna pravila v zvezi s kontinuiteto prenosov pooblastil za izvrševanje svojega dela splošnega proračuna^[20].

Slabosti v javnem naročanju so še vedno glavni vir nepravilnih plačil

54 Cilj pravil javnega naročanja je zagotoviti pošteno konkurenco med ponudniki in naročiti blago in storitve po najboljši ceni, pri tem pa upoštevati načela preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije. Revizija Sodišča je vključevala okvirne, posebne in neposredne pogodbe vseh agencij. V desetih agencijah (Cedefop, CEPOL, EASO, EBA, EIOPA, EMA, ERCEA, ESMA, eu-LISA in Eurojust) so na revidirane pogodbe vplivale različne pomanjkljivosti pri javnem naročanju, ki so večinoma zadevale to, da ni bilo konkurence (glej okvir 4), slabosti v procesu ocenjevanja ponudb in zadeve v zvezi z izvajanjem pogodb. Na sliki 15 so prikazani dodatni statistični podatki po vrstah najpogostejših opažanj v zvezi s postopki za oddajo javnega naročila.

55 Poleg tega je Sodišče tudi za agencije ACER, EASO, EUIPO, EIGE in Eurofound poročalo o nepravilnih plačilih v proračunskem letu 2020, ki so bila posledica nepravilnih postopkov za oddajo javnega naročila v prejšnjih letih.

Slabosti v upravljanju proračuna je vse več

56 V skladu s finančno uredbo EU se lahko proračunska sredstva, odobrena za neko proračunsko leto, pod nekaterimi pogoji prenesejo v naslednje proračunsko leto^[21]. Ker v finančni uredbi EU zgornje meje za takšne prenose niso določene, z večletno naravo operacij pa jih je zelo pogosto mogoče utemeljiti, lahko prevelike ravni prenosov kažejo na zamude pri izvajanju delovnih programov ali načrtov javnih naročil. Na ravni prenosov je deloma vplivala pandemija COVID-19. Lahko pa bi kazale tudi na strukturni problem, slabo proračunsko načrtovanje in morebitno kršenje proračunskega načela enoletnosti. Sodišče je o takih slabostih poročalo za pet agencij (ACER, ESA, eu-LISA, FRA in Frontex).

57 Na sliki 16 je pregled ravni prenosov odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, po agencijah in proračunskih naslovih. Raven prenosov je prikazana kot odstotek prenesenih odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti^[22],v primerjavi s skupnim zneskom proračunskih sredstev^[23] proračunskega naslova.

58 Sodišče je za osem agencij (Cedefop, EBA, EIGE, EIOPA, EMSA, ESMA, Europol in Frontex) opazilo tudi različne druge slabosti. Te slabosti so zadevale vprašanja, kot so upravljanje pristojbin, zamude pri plačilih, razkritje prejetih prispevkov in izračun prispevkov držav, ki niso članice EU, v proračune agencij (glej okvir 5). Na sliki 15 so prikazane najpogostejše vrste slabosti v upravljanju proračuna.

Različna opažanja v zvezi z upravljanjem človeških virov

59 Sodišče je med letno revizijo agencij za proračunsko leto 2020 opazilo povečanje slabosti v zvezi z upravljanjem človeških virov. Sodišče je revidiralo postopke zaposlovanja 22 agencij. Za šest agencij (ACER, EASO, EFSA, EMA, EMSA in Frontex) je ugotovilo različne pomanjkljivosti: nezadostni koraki za preverjanje upravičenosti do nadomestil za uslužbence, ki se zaposlijo kot začasni uslužbenci (EMSA), prekomerno dolgo nezasedeno vodstveno delovno mesto (EASO, EFSA), to, da se med postopkom zaposlovanja ne uporabljajo uspešne notranje kontrole (ACER), slabosti v imenovanju izbirnih komisij za postopke zaposlovanja (EMA), slabosti v upravljanju razredov novih uslužbencev (Frontex).

Agencije so se dobro prilagodile na razmere zaradi COVID-19, kakršnih še ni bilo

60 Sodišče je svojo revizijo računovodskih izkazov dopolnilo s pregledom tega, kako so agencije EU upravljale in organizirale svoj odziv na krizo zaradi COVID-19. V pregled so bila vključena področja, navedena na sliki 17. Poleg tega Sodišče predstavlja nekaj primerov učinka, ki ga je imel COVID-19 na izvrševanje proračuna in delovne programe agencij za proračunsko leto 2020.

Agencije so pravočasno aktivirale načrte neprekinjenega poslovanja ter zagotovile kontinuiteto ključnih procesov upravljanja in dobrobit uslužbencev

61 Načrt neprekinjenega poslovanja in ponovne vzpostavitve delovanja je glavni usmerjevalni dokument organizacij v kriznih razmerah. Z njim se usmerjajo delovni postopki in organizacija dela v času krize. Lahko je pripravljen za celotno organizacijo, lahko pa specifično za posamezne poslovne enote (glej okvir 6). Načrt temelji na oceni tveganja in načrtovanju scenarijev ter pomeni kritičen del okvira organizacije za notranjo kontrolo.

62 Načrt neprekinjenega poslovanja ni statičen dokument. V skladu s standardom ISO št. 27001^[24] morajo organizacije redno preverjati vzpostavljene in izvedene kontrole kontinuitete informacijske varnosti, da bi zagotovile, da so ustrezne in uspešne v neugodnih situacijah. Pri pregledu, ki ga je opravilo Sodišče, se je pokazalo, da je imelo ob izbruhu pandemije COVID-19 37 od 41 agencij (90 %) uradno odobren in posodobljen načrt neprekinjenega poslovanja (glej sliko 18).

63 Agencije so po prvih znakih širjenja virusa na koncu leta 2019 in začetku leta 2020 začele aktivirati načrte neprekinjenega poslovanja in ukrepe za blaženje krize, da bi zaščitile uslužbence, informacije in fizična sredstva (glej okvir 7). Nekatere agencije so za obravnavo učinka pandemije tudi preusmerile vire (glej okvir 8). Pri pregledu, ki ga je izvedlo Sodišče, se je pokazalo, da je 34 od 37 agencij (92 %), ki so imele uradno odobrene in posodobljene načrte neprekinjenega poslovanja, te načrte aktiviralo neposredno zaradi pandemije. Tri agencije, ki niso aktivirale svojih načrtov, in sicer BEREC, CDT in EFCA, so navedle, da to zaradi njihovih začetnih odzivnih ukrepov (npr. omogočanje dela na daljavo vsem uslužbencem) ni bilo potrebno.

64 Odzivne dejavnosti od februarja do marca 2020 so vključevale določitev specifičnih ekip za vodenje in organizacijo upravljanja odziva na COVID-19 (glej okvir 9). Večinoma so bile sestavljene iz visokih predstavnikov oddelkov iz cele organizacije^[26]. Usklajevalni sestanki so sprva potekali vsak dan, tudi ob koncih tedna, kasneje pa dva- do trikrat na teden ali po potrebi. Ekipe za odziv so delovale v celotnem obdobju, zajetem v ta pregled.

65 Do 16. marca 2020 so skoraj vse agencije razširile ureditve za delo na daljavo in vsem uslužbencem, katerih prisotnost v pisarni ni bila nujna, dale navodilo, naj delajo na daljavo. Pri tem je bilo koristno, da so bile možnosti dela na daljavo vzpostavljene že pred izbruhom. Zato marca 2020 ni bilo treba izvesti velikega projekta uvedbe infrastrukture za delo na daljavo, vendar je bilo treba predvsem okrepiti obstoječe sisteme IKT (glej okvir 10). Pri analizi, ki jo je izvedlo Sodišče, se je pokazalo tudi, da nobena agencija ni poročala o resnih problemih z zmogljivostjo (pasovno širino), povezljivostjo ali varnostjo podatkov. Osem agencij (ACER, BEREC, CPVO, ECDC, ECHA, EFSA, EIOPA in SRB) je pred uvedbo izvedlo stresne teste svojih sistemov IKT, s čimer so pridobile dodatno zagotovilo o delovanju sistemov IKT pred uvedbo splošnega dela na daljavo.

66 Agencije so z napredovanjem pandemije postopoma spreminjale in posodabljale svoje načrte ali razvijale specifične krizne načrte, da bi bolje obravnavale posamezne učinke, ki jih je imela pandemija na njihovo individualno organizacijo in operacije. Do 31. decembra 2020 je 16 agencij pregledalo svoje načrte neprekinjenega poslovanja na podlagi do takrat pridobljenih izkušenj, ali pa so to nameravale storiti^[27]. CEPOL je npr. v svoj načrt dodal scenarij za pandemijo. Na agencijo EASA kot regulatorja letalskega sektorja je pandemija še posebej močno vplivala. Agencija se je odločila, da bo svoj načrt neprekinjenega poslovanja in odziv osredotočila na specifične zdravstvene in varnostne vidike v zvezi s COVID-19, pa tudi na vidike, povezane z letalskim osebjem, potniki in drugimi deležniki v letalskem sektorju na splošno. Pet agencij, in sicer EBA, ECDC, EIOPA, EUROPOL in EUIPO, je naročilo zunanje ocene upravljanja in organizacije svojega odziva.

67 Vse agencije so v ukrepe za neprekinjeno poslovanje vključile tudi sproščanje ukrepov: npr. postopno vrnitev uslužbencev v pisarne. Večina agencij je uporabila postopni pristop, večinoma v obliki štirifaznega načrta (glej primer v okviru 11), ki omogoča kontrolirano zaostrovanje ali sproščanje ukrepov, odvisno od razvoja pandemije. Namen zaostrovanja/sproščanja ukrepov je upoštevanje priporočil in navodil nacionalnih in regionalnih zdravstvenih organov ter ocen tveganja in smernic Evropske komisije, ECDC in SZO. V praksi se je izvajanje med agencijami razlikovalo, kar je bilo večinoma odvisno od različnih nacionalnih/regionalnih ukrepov relevantnih organov.

68 Glavni cilj, zaradi katerega je bila sprejeta odločitev o splošnem delu na daljavo, je bila zaščita uslužbencev. To, da ima prednost dobrobit uslužbencev, je bilo razvidno iz številnih internih dokumentov, ki jih je pregledalo Sodišče, poleg tega pa je bilo potrjeno med razgovori z vodstvom agencij. O učinku pandemije na delo in uslužbence, vključno z organizacijo vrnitve v pisarne, se je veliko razpravljalo v okviru svetovalne skupine mreže agencij Evropske unije za nove načine dela (glej okvir 2). Glede na informacije, ki jih je Sodišču posredovala mreža, se je večina uslužbencev agencij na splošno dobro znašla v težkih razmerah, ki jih je povzročila pandemija. Iz statističnih podatkov agencij o upravljanju časa je razvidno, da so uslužbenci delali več ur^[28] kot prej, da bi lahko opravili nove naloge, ki so jim bile naložene. Glede na povratne informacije agencij sta bili angažiranost in delovna uspešnost uslužbencev vsaj na enaki ravni kot pred pandemijo. Agencije, ki so specializirane za delovne razmere, kot npr. Eurofound in eu-OSHA, opažajo, da so vrhunci produktivnosti (in angažiranost uslužbencev) v času krize običajni, vendar to dolgoročno ni vzdržno. Člani mreže agencij Evropske unije so ocenili, da je med 10 % in 20 % uslužbencev navedlo, da so imeli neke vrste težav.

Ključni procesi upravljanja in vsakodnevne operacije so se, razen nekaterih izjem, nadaljevale brez resnih motenj

69 Vsaka agencija ima upravni odbor, ki je najvišja raven upravljanja agencije. Glavna vloga odbora je zagotavljanje strateškega usmerjanja agencije in nadziranje njenih dejavnosti^[29]. Po odpovedi fizičnih sestankov odborov v drugi polovici marca 2020 so se namesto sestankov uporabljali pisni postopki ali pa so se organizirali virtualni sestanki. Odbori so se lahko v tem novem okolju sestajali v skladu z zahtevami iz ustanovnih uredb agencij in pravočasno sprejemali zakonsko predpisane odločitve. Postopki z glasovanjem so se nadaljevali s specifičnimi elektronskimi orodji za glasovanje, kot je npr. EU Survey, tudi za glasovanja z oznako restricted ali confidential. Primeri statutarnih odločitev, ki so jih agencije sprejele med pandemijo, vključujejo sprejetje proračunov, sprememb, prenosov, programskih dokumentov, letnih poročil o dejavnostih ter mnenj in zaključnih računov. Odbori so med pandemijo imenovali nove uslužbence na visokih položajih, kot npr. izvršne direktorje, in sicer v agencijah EMA, EBA, EASME in GSA. Odbori so torej med pandemijo lahko uspešno opravljali svojo vlogo upravljanja.

70 Pri pregledu, ki ga je izvedlo Sodišče, se je pokazalo, da so agencije med pandemijo lahko zagotovile neprekinjeno delovanje svojih ključnih korporativnih funkcij (uprava, IKT, kadrovska služba itd.), in sicer zaradi prehoda na virtualno odločanje in ureditve za delo na daljavo.

71 Agencije so kljub pandemiji lahko pravočasno pridobile blago in storitve v potrebni količini in kakovosti. Sodišče je našlo le malo primerov neuspešnih razpisov za zbiranje ponudb, pri katerih ni bilo prejetih dovolj ponudb ali pri katerih so bile nekatere storitve (začasno) preklicane. Prošnjam ponudnikov za podaljšanje rokov je bilo ugodeno brez večjih zamud. Agencije so uvedle postopke za predložitev vlog v elektronski obliki (e-Submission) za odprte postopke, zaradi česar so se ti lahko nadaljevali v virtualnem okolju^[30]. Delo komisij za ocenjevanje je potekalo po spletu, odbori za ocenjevanje ponudb pa so svoje sklepe podpisovali elektronsko, razen v izjemnih primerih, v katerih so izid potrdili po elektronski pošti. Drug primer je uporaba začasnega pravila po navodilu Evropske komisije, v skladu s katerim so bili do normalizacije delovnih razmer namesto podpisov s pisalom z modrim črnilom na pogodbah dovoljeni elektronski podpisi (glej okvir 12).

72 Sodišče je ugotovilo, da so agencije v zvezi z javnim naročanjem in pogodbami med pandemijo pred kakršno koli odločitvijo za svetovanje prosile svoje partnerske generalne direktorate in/ali GD BUDG za vsak primer posebej. Sodišče ni našlo dokazov, da bi bila v primerjavi s prejšnjimi leti uporaba neposredne oddaje naročila brez konkurence zaradi pandemije prekomerna. V enem primeru je ugotovilo, da je EASO uporabil odstopanje zaradi skrajne nujnosti v skladu s členom 11.1(c) Priloge 1 k finančni uredbi, da bi nadomestil znatno motnjo v dobavi osebne zaščitne opreme v okviru obstoječe pogodbe. To ni vplivalo na zakonitost in pravilnost oddaje javnega naročila. Sodišče je prišlo do zaključka, da so se pravila o javnem naročanju na splošno upoštevala, vendar obstajajo nekatere specifične izjeme (glej okvir 13).

73 Sodišče je odkrilo več motenj v postopkih zaposlovanja in izbirnih postopkih, do katerih je prišlo zaradi omejitvenih ukrepov in prepovedi potovanj, uvedenih marca 2020 (glej primere v okviru 14). Od sredine aprila 2020 je večina agencij lahko ponovno začela izvajati ali nadaljevala postopke zaposlovanja, ko so bili vzpostavljeni spletni postopki za zagotovitev izvajanja izbirnih postopkov in uvajanja na daljavo. Zaradi rešitev na daljavo je bilo sicer mogoče nadaljevanje kritičnih postopkov zaposlovanja, vendar je bilo nekaj težav. Več agencij je navedlo, da je bil proces težaven in dolgotrajen, saj so na postopke sprva vplivali tehnični problemi, npr. težave s povezavo, ali nenadna nerazpoložljivost kandidatov ter izziv izvajanja postopkov za uvajanje v virtualnem okolju. Drug izziv pri testiranjih na daljavo je bil, da so kandidati po spletu težko dokazali nekatere usposobljenosti.

74 Ker se je zaposlovanje na začetku leta 2020 upočasnilo, je prišlo do tveganja ozkih grl na področju človeških virov v prihodnosti, saj bo vse večje število prihodnjih uslužbencev potrebovalo ustrezno (virtualno) uvajanje, osebne mape, usposabljanja in ocene. Ta pritisk bo še posebej velik v agencijah, ki izvajajo večje število postopkov zaposlovanja, kot npr. Frontex (glej okvir 14), za manjše agencije pa ta zadeva ne bo tako pomembna.

75 Tveganja, povezana z izbirnimi postopki, so bila ublažena. Prijave so bile predložene v elektronski obliki v namenske poštne predale, razgovori pa so se organizirali na daljavo (po spletu z uporabo aplikacij Teams, Outlook ali Skype). Pisni testi so potekali po spletu: individualno med kandidatom in predstavnikom kadrovske službe agencije ali pod nadzorom zunanjega ponudnika storitev. Člani odborov za ocenjevanje so lahko imeli virtualne sestanke ter dokumente in odločitve odobravali z uporabo elektronskega podpisa ali po elektronski pošti.

76 Dodaten izziv, povezan s pandemijo, je pomenila zahteva, da morajo kandidati pred zaposlitvijo opraviti zdravniški pregled. V nekaterih državah je bil dostop do zdravstvenih storitev zaradi strogih omejitvenih ukrepov prekinjen. V drugih primerih so se agencije zanašale na zdravstveno službo Evropske komisije v Bruslju, ki je bila nekaj časa zaprta, kar je vplivalo na tiste agencije, ki jo uporabljajo za izvajanje zdravniških pregledov pred zaposlitvijo. Agencije so se po navodilih Evropske komisije strinjale, da te teste odložijo in ponudijo pogojne pogodbe, s čimer so novozaposlenim uslužbencem dale na voljo več časa, da opravijo teste. Pri pregledu, ki ga je izvedlo Sodišče, se je pokazalo, da je 15 agencij (37 %) uporabilo to možnost, da so lahko nadaljevale z zaposlovanjem^[33]. Če kandidati ne bi opravili testov do določenega roka, običajno pred koncem poskusne dobe, bi se pogodbe razveljavile.

Agencije so kljub pandemiji COVID-19 opravljale svoje mandate, čeprav nekoliko počasneje

77 Čeprav je težko v celoti osamiti učinke pandemije, je Sodišče lahko oblikovalo zaključek, da je pandemija vplivala na vsa področja osrednjih dejavnosti agencij, vendar različno močno.

78 Na splošno se je zaradi pandemije pospešil prehod na drugačne metode dela, kar je privedlo do prihrankov na več področjih. Nobena agencija ni v celoti porabila svojega proračuna za službena potovanja. V nekaterih agencijah je zmanjšanje teh stroškov doseglo skoraj 90 %. Do prihrankov je prišlo tudi zaradi zamud ali odpovedi v zvezi s postopki zaposlovanja, zdravniškimi pregledi pred zaposlitvijo, fizičnimi sestanki ter tega, da so se nekateri tečaji usposabljanja izvedli po spletu. Podobno so bile manjše tudi potrebe po menzah, čiščenju, poraba vode in električne energije ter potreba po varnostnih storitvah.

79 Agencije so pregledale svoje proračune in cilje, določile nove prioritete in prerazporedile sredstva na druga področja, da bi preprečile prekomerne razveljavitve na koncu leta, vendar je Sodišče odkrilo nekaj slabosti (glej odstavka  56 in 57). Upočasnitev in prehod na drugačne metode dela z manj službenimi potovanji, fizičnimi sestanki itd. pa sta še vedno opazna v več znižanjih dogovorjenih proračunov agencij za leto 2020 in posledičnih vračilih odobritev Evropski komisiji. Drug kazalnik je opaženo splošno povečanje zneskov odobritev, prenesenih iz proračunskega leta 2020 v proračunsko leto 2021 v primerjavi s prejšnjimi leti.

80 Sodišče je opazilo, da je pri nekaterih agencijah, ki zaračunavajo pristojbine (ECHA, EASA in ERA), prišlo do povečane volatilnosti v zvezi z zaračunanimi in pobranimi pristojbinami, kar je vplivalo na njihovo proračunsko načrtovanje in finančno stabilnost na splošno. Na primer, o pomembnem zmanjšanju prihodkov iz pristojbin v letu 2020 sta poročali ECHA (7,0 milijona EUR manj prihodkov iz pristojbin v skladu z uredbo REACH v primerjavi s sprva načrtovanimi zneski v proračunu) in EASA (3,2 milijona EUR manj prihodkov iz pristojbin v primerjavi z letom 2019).

81 Kar zadeva programe dela in dejavnosti, je zaradi pandemije prišlo do pomembne preusmeritve virov in načrtovanih dejavnosti v dejavnosti, povezane s COVID-19. Najopaznejši so bili primeri na področju zdravja (ECDC in EMA). Glede na navedbe v zunanji oceni^[34] (glej tudi okvir 8) pomeni za ECDC pandemija najresnejše izredne razmere na področju javnega zdravja, na katere se je morala agencija odzvati od svoje ustanovitve leta 2004. V letu 2020 je odziv EU na COVID-19 postal glavna dejavnost ECDC, za katero je bila porabljena večina časa in virov agencije^[35]. Za agencijo EMA pa se je bistveno spremenilo celotno okolje, v katerem deluje. Pandemija je namreč vplivala na celotno evropsko regulativno mrežo za zdravila^[36], zaradi česar je morala EMA okrepiti usklajevanje regulativne mreže EU in pospešiti postopke v odborih za izdelke, povezane s COVID-19. Evropska komisija je novembra 2020 predložila predlog za novo uredbo za dopolnitev in okrepitev sedanjih osrednjih nalog agencije ter razširitev mandata agencije in dodatno olajšanje usklajenega odziva na zdravstvene krize na ravni EU^[37].

82 Pandemija je vplivala tudi na agencije, ki izvajajo politike EU na drugih področjih. Frontex npr. zaradi svetovnih prepovedi potovanj ni mogel izvesti načrtovanih dejavnosti vračanja, zaradi česar je prišlo do 52,5-odstotnega zmanjšanja sprva izglasovanega proračuna za vračanje v letu 2020. Načrtovano terensko delo fundacije Eurofound za sedmo evropsko raziskavo o delovnih razmerah se je bistveno spremenilo, kar je vplivalo na potencial za analizo trendov na področju delovnih razmer v več kot dvajsetletnem obdobju. EASA, EMSA in ERA so morale hitro določiti nove prioritete, saj so morale zagotoviti nove smernice za zagotovitev, da se v prometnem sektorju in sektorju mobilnosti upoštevajo evropski varnostni in zdravstveni ukrepi ter protokoli, ki so neposredna posledica pandemije.

83 Sodišče je torej opazilo, da so agencije sprejele relevantne ukrepe in svoje delo hitro prilagodile pandemiji. To so dosegle s pospešitvijo ukrepov digitalizacije, boljšim sodelovanjem, s tem pa se je izboljšal način izmenjave informacij za ohranjanje delovanja (glej okvir 15).

Seznam kratic, ki se uporabljajo za agencije in druge organe EU

Kratica	Polno ime		Kratica	Polno ime
ACER	Agencija Evropske unije za sodelovanje energetskih regulatorjev		EMCDDA	Evropski center za spremljanje drog in zasvojenosti z drogami
Urad BEREC	Agencija za podporo Organu evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije		EMSA	Evropska agencija za pomorsko varnost
CdT	Prevajalski center za organe Evropske unije		ENISA	Agencija Evropske unije za kibernetsko varnost
Cedefop	Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja		EJT	Evropsko javno tožilstvo
CEPOL	Agencija Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj		ERA	Agencija Evropske unije za železnice
Chafea	Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano		ERCEA	Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta
CPVO	Urad Skupnosti za rastlinske sorte		ESA	Agencija za oskrbo Euratom
EACEA	Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo		ESMA	Evropski organ za vrednostne papirje in trge
EASA	Agencija Evropske unije za varnost v letalstvu		ETF	Evropska fundacija za usposabljanje
EASME	Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja		EUIPO	Urad Evropske unije za intelektualno lastnino
EASO	Evropski azilni podporni urad		eu-LISA	Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice
EBA	Evropski bančni organ		EU-OSHA	Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu
ECDC	Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni		Eurofound	Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer
ECHA	Evropska agencija za kemikalije		Eurojust	Agencija Evropske unije za pravosodno sodelovanje v kazenskih zadevah
EEA	Evropska agencija za okolje		Europol	Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj
EFCA	Evropska agencija za nadzor ribištva		FRA	Agencija Evropske unije za temeljne pravice
EFSA	Evropska agencija za varnost hrane		Frontex	Evropska agencija za mejno in obalno stražo
EIGE	Evropski inštitut za enakost spolov		GSA	Agencija za evropski globalni satelitski navigacijski sistem
EIOPA	Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine		HADEA	Evropska izvajalska agencija za zdravje in digitalno tehnologijo
EIT	Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo		INEA	Izvajalska agencija za inovacije in omrežja
ELA	Evropski organ za delo		REA	Izvajalska agencija za raziskave
EMA	Evropska agencija za zdravila		SRB	Enotni odbor za reševanje

Ekipa Sodišča

Alex Brenninkmeijer (član Sodišča)

Di Hai (atašejka v njegovem kabinetu)

Ioanna Metaxopoulou (direktorica senata IV), Valeria Rota (vodilna upravna uslužbenka), vodje naloge: Andreja Pavlakovic Milosavljevic, Joao Pedro Bento, Marco Corradi, Peter Eklund, Svetoslava Tashkova, Leonidas Tsonakas;

revizorji: Bob De Blick, Christine Becker, Hans Christian Monz, Iveta Adovica, Janis Gaisonoks (napoteni nacionalni strokovnjak), Julio Cesar Santin Santos, Nikolaos Alampanos, Paulo Oliveira, Roberto Sanz Moratal, Sevdalina Todorova, Svetoslava Tashkova, Tomas Mackevicius;

administrativna podpora: Jana Humajova;

Alexandra Mazilu (grafična oblikovalka) in Richard Moore (jezikovna podpora).

Končne opombe

^[1] Členi 285 do 287 (UL C 326, 26.10.2012, str. 169–171).

^[2] Več informacij o delu Sodišča je mogoče najti v njegovih poročilih o dejavnostih, letnih poročilih o izvrševanju proračuna EU, posebnih poročilih, panoramskih pregledih ter mnenjih o novi ali spremenjeni zakonodaji EU ali drugih sklepih s posledicami za finančno poslovodenje (www.eca.europa.eu).

^[3] Za agenciji ELA in EJT leta 2020 ni bila opravljena revizija, ker še nista bili finančno neodvisni.

^[4] Izvedbeni sklep Komisije (EU) 2021/173 z dne 12. februarja 2021 (UL L 50, 15.2.2021, str. 9).

^[5] ACER, Urad BEREC, Cedefop, CdT, CEPOL, CPVO, EASA, EASO, EBA, ECDC, ECHA, EEA, EFCA, EFSA, EIGE, EIOPA, ELA, EMA, EMCDDA, EMSA, ENISA, ERA, ESMA, ETF, EUIPO, eu-LISA, EU-OSHA, Eurofound, Eurojust, Europol, FRA, Frontex, GSA.

^[6] Chafea je nehala obstajati 1. aprila 2021, EACEA, EASME (od 1. aprila 2021 Eismea), ERCEA, INEA (od 1. aprila 2021 CINEA), HADEA (od 1. aprila 2021) in REA.

^[7] V številu uslužbencev je zajeto dejansko število delovnih mest, ki so jih 31. decembra 2020 zasedali stalni uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

^[8] Uporabljeni podatki temeljijo na ekvivalentih polnega delovnega časa (EPDČ) za zaposlitve stalnih uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev ter napotenih nacionalnih strokovnjakov.

^[9] 2021-2027 Strategy for the EU Agencies Network, Bruselj, 9. november 2020.

^[10] https://www.ombudsman.europa.eu/sl/event-document/en/141316.

^[11] Za agenciji ELA in EJT leta 2020 ni bila opravljena revizija, ker še nista bili finančno neodvisni.

^[12] Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

^[13] Poročila o izvrševanju proračuna so poročila, ki združujejo vse proračunske operacije in pojasnila.

^[14] Glej odstavka 2.26 in 2.27 Letnega poročila o agencijah EU za proračunsko leto 2017.

^[15] Posvetovalni dokument ESMA 80-196-5019. Glej https://www.esma.europa.eu/press-news/consultations/public-consultation-fees-charged-credit-rating-agencies-esma

^[16] Posvetovalni dokument ESMA 74-362-1864. Glej https://www.esma.europa.eu/document/cp-technical-advice-simplification-tr-fees-under-sftr-and-emir.

^[17] Zadeva št. T-621/20 (EMCS proti EASO).

^[18] Zadeva št. C-948/19 (Manpower Lit).

^[19] UL L 327, 5.12.2008, str. 9.

^[20] Člen 13.3 Sklepa Evropske komisije z dne 3. avgusta 2018 – C(2018)5120 – o internih pravilih za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije (oddelek Evropske komisije): Če novi odredbodajalec, ki lahko podeli nadaljnji prenos pooblastil, starih nadaljnjih prenosov pooblastil, ki jih je podelil njegov predhodnik, izrecno ne spremeni ali prekliče, ti ostanejo veljavni.

^[21] Pogoji za prenose so pojasnjeni v členih 12 in 13 finančne uredbe EU.

^[22] Odobritve, za katere so bile prevzete obveznosti, zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v tekočem proračunskem letu, za operacije, ki se bodo izvajale eno ali več proračunskih let.

^[23] Skupni znesek proračunskih sredstev v proračunu agencije za dano proračunsko leto.

^[24] ISO/IEC 27001 je mednarodni standard za upravljanje informacijske varnosti. V njem so podrobno navedene zahteve za vzpostavitev, izvajanje, vzdrževanje in stalno izboljševanje sistemov za upravljanje informacijske varnosti.

^[25] UL L 142, 30.4.2004, str. 1.

^[26] Direktorji, vodje uprave/vodje kadrovskih služb, uradniki za IKT, infrastrukturo in logistiko, komunikacije in varnost.

^[27] ACER, BEREC, CDT, CEPOL, CPVO, EACEA, EASA, EASME, EBA, ECDC, EFCA, EIOPA, EMSA, ETF, EUROPOL in SRB.

^[28] Sodelovalo je 36 članov mreže, vendar konsolidirani podatki niso na voljo. Zaključek temelji na zapisnikih sestankov mreže.

^[29] Ime odbora se med agencijami razlikuje: nekatere agencije imajo odbor nadzornikov, druge upravni odbor, izvajalske agencije pa vodijo usmerjevalni odbori.

^[30] Agencije, ki še vedno uporabljajo sistem predložitve papirne dokumentacije za ponudbe nižje vrednosti, so izjemoma sprejele tudi ponudbe po elektronski pošti do ponovnega začetka uporabe običajnih postopkov.

^[31] Direktiva 2014/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 94, 28.3.2014, str. 65).

^[32] Uredba (EU) 2019/1896 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 295, 14.11.2019, str. 1).

^[33] ACER, BEREC, CPVO, EBA, ECHA, EASO, EIOPA, ERCEA, ESMA, EUIPO, EUROJUST, FRONTEX, GSA, INEA in SRB.

^[34] Strategic and performance analysis of ECDC response to COVID-19, McKinsey, november 2020.

^[35] Center je moral glede na navedbe v svojem letnem poročilu o dejavnostih odpovedati ali odložiti 35 % svojih sprva načrtovanih izložkov za leto 2020 ter vire preusmeriti v ukrepe, povezane s COVID-19.

^[36] Evropska regulativna mreža za zdravila je mreža nacionalnih pristojnih organov v državah članicah EU in Evropskem gospodarskem prostoru (EGS), ki sodelujejo z agencijo EMA in Evropsko komisijo.

^[37] EMA, Final programming document 2021-2023 (EMA/53919/2021).

Stik

EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE
12, rue Alcide De Gasperi
L-1615 Luxembourg
LUKSEMBURG

Tel. +352 4398-1
Vprašanja: eca.europa.eu/sl/Pages/ContactForm.aspx
Spletišče: eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditors

Veliko dodatnih informacij o Evropski uniji je na voljo na internetu.
Dostop je mogoč na strežniku Europa (http://europa.eu).

Luxembourg: Urad za publikacije Evropske unije, 2020

PDF	ISBN 978-92-847-6915-5	doi:10.2865/184	QJ-AH-21-001-SL-N
HTML	ISBN 978-92-847-6900-1	doi:10.2865/472445	QJ-AH-21-001-SL-Q

AVTORSKE PRAVICE

© Evropska unija, 2021.

Politika Evropskega računskega sodišča (Sodišča) glede ponovne uporabe se izvaja s sklepom Decision of the European Court of Auditors No 6-2019 o politiki odprtih podatkov in ponovni uporabi dokumentov.

Če ni drugače navedeno (npr. v posameznih obvestilih o avtorskih pravicah), so vsebine Sodišča, ki so v lasti EU, pod licenco Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). To pomeni, da je ponovna uporaba dovoljena, če se ustrezno navede vir in označijo spremembe. Oseba, ki dokumente ponovno uporabi, ne sme potvoriti njihovega prvotnega pomena ali sporočila. Sodišče ni odgovorno za morebitne posledice ponovne uporabe.

Če so na gradivu prikazane določljive fizične osebe, npr. na fotografijah uslužbencev Sodišča, ali če gradivo vsebuje dela tretjih strani, je treba pridobiti dodatne pravice. Kadar je pridobljeno dovoljenje, to razveljavi zgoraj omenjeno splošno dovoljenje, zato morajo biti v njem jasno navedene omejitve glede uporabe.

Za uporabo in prikazovanje vsebin, katerih lastnica ni EU, je morda treba pridobiti dovoljenje neposredno od imetnikov avtorskih pravic.

Programska oprema ali dokumenti, za katere veljajo pravice industrijske lastnine, kot so patenti, blagovne znamke, registrirani modeli, logotipi in imena, niso vključeno v politiko Sodišča glede ponovne uporabe in zanje nimate licence.

Na spletiščih institucij Evropske unije znotraj domene europa.eu so povezave do spletišč tretjih oseb. Ker Sodišče na ta spletišča ne more vplivati, vas poziva, da preberete njihove dokumente o politiki glede varstva osebnih podatkov in avtorskih pravic.

Uporaba logotipa Evropskega računskega sodišča

Logotip Sodišča se ne sme uporabiti brez njegove predhodne privolitve.

Stik z EU

Osebno
Po vsej Evropski uniji je na stotine informacijskih točk Europe Direct. Naslov najbližje lahko najdete na spletni strani: https://europa.eu/european-union/contact_sl.

Po telefonu ali elektronski pošti
Europe Direct je služba, ki odgovarja na vaša vprašanja o Evropski uniji. Nanjo se lahko obrnete:

• s klicem na brezplačno telefonsko številko: 00 800 6 7 8 9 10 11 (nekateri ponudniki lahko klic zaračunajo),
• s klicem na navadno telefonsko številko: +32 22999696 ali
• po elektronski pošti s spletne strani: https://europa.eu/european-union/contact_sl.

Iskanje informacij o EU

Na spletu
Informacije o Evropski uniji v vseh uradnih jezikih EU so na voljo na spletišču Europa: https://europa.eu/european-union/index_sl.

Publikacije EU
Brezplačne in plačljive publikacije EU lahko prenesete s http://op.europa.eu/sl/publications ali jih tam naročite. Za več izvodov brezplačnih publikacij se obrnite na Europe Direct ali najbližjo informacijsko točko (https://europa.eu/european-union/contact_sl).

Zakonodaja EU in drugi dokumenti
Do pravnih informacij EU, vključno z vso zakonodajo EU od leta 1951 v vseh uradnih jezikovnih različicah, lahko dostopate na spletišču EUR-Lex: http://eur-lex.europa.eu.

Odprti podatki EU
Do podatkovnih zbirk EU lahko dostopate na portalu odprtih podatkov EU (http://data.europa.eu/euodp/sl). Podatke lahko brezplačno prenesete in uporabite tudi v komercialne namene.