Paziņojums par privātumu: Vienotā ražošanas platforma (Unified Production Platform – UPP)

Jūsu personas datu aizsardzība
Šis paziņojums par privātumu sniedz informāciju par personas datu apstrādi un aizsardzību.
Apstrādes darbība: Vispārīgu publikāciju izdošanas pakalpojumu pieprasījumi
Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju birojs, B direktorāts “Publikāciju sagatavošana”
Atsauce reģistrā: DPR-EC-00424

1. Ievads

Eiropas Komisija (“Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un ievērot jūsu privātumu. Komisija personas datus vāc un tālāk apstrādā atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu personas datu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti, un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā sniegta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Vispārīgu publikāciju izdošanas pakalpojumu pieprasījumi”, ko veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana”.

2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus

Apstrādes darbības nolūks: Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana” uztur vienotās ražošanas platformas (UPP) autoru portālu, kas ļauj ES iestāžu, struktūru un aģentūru dienestiem iesniegt Publikāciju birojam vispārīgu publikāciju izdošanas pieprasījumus vai izmantot kopīgas plānošanas rīku turpmāko publikāciju koordinēšanai konkrētā ģenerāldirektorāta vai iestādes ietvaros.

Mēs vācam jūsu persondatus (e-pasta adresi, vārdu un uzvārdu), kad izveidojat lietotāja profilu UPP sistēmā un kad iesniedzat pieprasījumu UPP autoru portālā un/vai ievietojat plānotu publikāciju sadarbīgās plānošanas rīkā.

Mēs apstrādājam jūsu personas datus vienam vai vairākiem šādiem nolūkiem:

• atbildēt uz publicēšanas pakalpojumu pieprasījumiem un pārvaldīt šos pieprasījumus un, maksas pakalpojumu gadījumā, izrakstīt rēķinu pieprasītājam dienestam;
• koordinēt publikāciju plānošanu starp iesaistītajiem Komisijas ģenerāldirektorātiem, ES iestādēm un struktūrām;
• sazināties ar jums saistībā ar aptaujām par autoru portālu vai citiem Publikāciju biroja piedāvātiem pakalpojumiem;
• piedāvāt apmācību, paraugprakses apmaiņu, e-jaunumus, pasākumus par tematiem, kas saistīti ar publikāciju izdošanu;
• kopīgot ar publicēšanu saistītu informāciju un aicināt jūs iesniegt atsauksmes par mūsu pakalpojumiem;
• pārvaldīt jūsu tiesības piekļūt sistēmai un sagatavot apkopotu statistiku par lietotājiem;
• uzturēt detalizētu pārskatu par piekļuves pieprasījumiem, izmantojot rīku MS PowerBI.

Jūsu persondati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats

Jūsu personas datus apstrādājam tāpēc, ka:

apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

kā arī,

kad izveidojat UPP lietotāja profilu un ievadāt savus personas datus autoru portāla pieprasījuma veidlapā, jūs kā datu subjekts dodat piekrišanu savu personas datu apstrādei šajos nolūkos.

Papildu juridiskais pamats:

Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas Lēmums 2009/496/EK, Euratom (2009. gada 26. jūnijs) par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību

4. Kādus personas datus vācam un pēc tam apstrādājam

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana” vāc šādus persondatus:

Par pieprasījumu atbildīgā persona, par projektu atbildīgā persona, kontaktpersona finanšu jautājumos, plāna iniciators un plāna koordinators (var būt viena un tā pati persona):

• obligāti: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, ES iestāde, aģentūra vai struktūra (šos datus automātiski izgūst no “EU Login”, un tie nav rediģējami)
• pēc izvēles plāna iniciatoram un plāna koordinatoram: papildu e-pasts un nodaļa.

Personas datu sniegšana ir obligāta, lai uzturētu lietotāja profilu UPP autoru portālā un lai Publikāciju birojs varētu apstrādāt publicēšanas pakalpojumu pieprasījumus.

5. Cik ilgi glabājam jūsu personas datus

Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana” glabā jūsu personas datus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu datu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, 10 gadus pēc projekta slēgšanas.

6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus

Visi personas dati elektroniskā formātā (e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētu datu kopumi utt.) tiek glabāti Eiropas Komisijas serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar personas datu apstrādi saistīto risku un apstrādāto personas datu veidu, tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana vai neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros piekļuve personas datiem tiek dota tikai pilnvarotām personām, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kam ir pieejami jūsu personas dati, un kam tos izpauž

Jūsu personas datiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā varat tās izmantot

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem personas datiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot savu personas datu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Jums ir tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi, kas ir likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

Jūs esat piekritis sniegt savus personas datus Publikāciju biroja B direktorātam “Publikāciju sagatavošana”, lai tas varētu veikt šo apstrādes darbību. Jūs varat jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, par to informējot datu pārzini. Lai arī piekrišana būs atsaukta, datu apstrāde, kas būs veikta pirms piekrišanas atsaukšanas, būs likumīga.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Ja vajadzīgs, varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Minēto amatpersonu kontaktinformācija ir sniegta zemāk 9. punktā.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās savā pieprasījumā (t. i., miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

Datu pārzinis

Ja vēlaties īstenot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini – Publikāciju biroja B direktorātu “Publikāciju sagatavošana” –, sūtot vēstuli uz adresi info@publications.europa.eu.

Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi, kura notiek saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt sūdzību, rakstot uz e-pasta adresi edps@edps.europa.eu.

10. Kur var atrast sīkāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas veikto personas datu apstrādes darbību sarakstu, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, sekojot šādai saitei: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00424.