JŪSU PERSONDATU AIZSARDZĪBA

Šajā paziņojumā par privātumu ir sniegta informācija par jūsu persondatu apstrādi un aizsardzību.

Apstrādes darbība: Konferences “ENDORSE 2023” organizēšana un ar to saistītās publikācijas

Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju birojs, A.1 nodaļa "Standartizācija"

Atsauce reģistrā: DPR-EC-00491

Satura rādītājs

1. Ievads
2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus?
3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats?
4. Kādus persondatus mēs vācam un turpmāk apstrādājam?
5. Cik ilgi glabājam jūsu persondatus?
6. Kā aizsargājam jūsu persondatus?
7. Kam jūsu persondati ir pieejami un kam tos izpauž?
8. Kādas ir jūsu tiesības un kā varat tās izmantot?
9. Kontaktinformācija
10. Kur atrast detalizētāku informāciju?

1. Ievads

Eiropas Komisija (turpmāk “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un respektēt jūsu privātumu. Komisija vāc un tālāk apstrādā persondatus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots visu sniegto persondatu apstrādes pamatojums un tas, kādā veidā tie tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, kā šī informācija tiek izmantota un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Šeit norādīta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, lai izmantotu savas tiesības, un datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Turpmāk sniegta informācija par apstrādes darbību “Uzaicinājums / iepriekšēja reģistrēšanās / reģistrēšanās” saistībā ar konferenci “ENDORSE”, ko rīko D.1 nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām” sadarbībā ar Publikāciju biroja A.1. nodaļu “Standartizācija”.

2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus?

Šīs apstrādes nolūks: publikāciju biroja nodaļas “Attiecības ar ieinteresētajām personām” un “Standartizācija” vāc un izmanto jūsu persondatus, lai organizētu un pārvaldītu konferenci “ENDORSE”. Tas ietver šādas apstrādes darbības:

• dalībnieku un apmeklētāju uzaicināšana, tai skaitā sagatavošanās tīmekļsemināru organizēšana:
  - kontaktpersonu saraksti un turpmākie pasākumi, tai skaitā aptaujas par lietotāju apmierinātību;
  - ziņojumu apkopošana, izplatīšana un atsauksmes par tiem;
  - informatīvie biļeteni un publikācijas;

• atkārtotu grupas sanāksmju gadījumā – uz sākotnējo sanāksmi uzaicināto personu uzaicināšana uz turpmākām sanāksmēm;
• fotogrāfijas/attēli, prezentācijas, tiešraides straumēšana tīmeklī un/vai tīmekļsemināru vai referentu un dalībnieku audio un video ierakstīšana;
• darbības, ko veic programmas komiteja:
  - uzaicināto referentu saraksta izveide;
  - konsultēšana par galveno referentu atlasi;
• darbības, ko veic organizācijas komiteja:
  - iesniegto prezentācijas dokumentu apstrādes uzraudzība;
• publikācijas par dalībniekiem un viņu projektiem, kā arī žūrijas locekļiem un turpmāka informēšana par pasākumu internetā/iekštīklā.

Lai nodrošinātu konferences informācijas pārredzamību un saistīto pasākumu pamanāmību, dalībnieku fotogrāfijas, videomateriāli, prezentācijas un CV tiek publicēti īpaši šim nolūkam izveidotās tīmekļa vietnēs (Publikāciju biroja portālā un Eiropas Komisijas vietnē) un sociālajos medijos (“Facebook”, “LinkedIn”, “Twitter”, “Yammer”, “Connected”, “Instagram”, “Snapchat”, “Pinterest” un “Google Plus”).

Dalībnieki, kuri vēlas, lai viņu attēli netiktu nedz ierakstīti, nedz publicēti, var atteikties, informējot par to pārzini, kā aprakstīts 9. punktā.

Jūsu persondatus neizmantos nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats?

Jūsu persondatus apstrādājam šādu iemeslu dēļ:

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu;

un

- jūs kā datu subjekts esat devis piekrišanu savu persondatu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem.

Vēl citi apstrādes juridiskie pamati:

• Līguma par Eiropas Savienību 5., 11. un 13. pants; Līguma par Eiropas Savienības darbību 15. pants un 244.–250. pants;
• Publikāciju biroja mandāts, Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK, Euratom, par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību;
• Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīva 2013/37/ES (2013. gada 26. jūnijs), ar ko groza Direktīvu 2003/98/EK par valsts sektora informācijas atkalizmantošanu;
• Komisijas Lēmums 2011/833/ES (2011. gada 12. decembris) par Komisijas dokumentu atkalizmantošanu;
• Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam;
• Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas lēmums 2009/496/EK, Euratom ( 2009. gada 26. jūnijs) par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību, jo īpaši tā 3. panta 1. punkta e) un g) apakšpunkts.

4. Kādus persondatus mēs vācam un turpmāk apstrādājam?

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja A.1 nodaļa “Standartizācija” var vākt šādu kategoriju persondatus, kas vajadzīgi dalībai konferencē “ENDORSE” (visas datu kategorijas ir obligātas):

autori:

• kontaktinformācija: vārds, uzvārds, organizācija un ieņemamais amats, e-pasta adrese (privāta vai profesionāla), tālruņa numurs, izcelsmes valsts, profesionālā adrese un sociālo mediju kontu nosaukumi;
• iegūtā izglītība un/vai profesionālā pieredze (biogrāfija);
• sīkāka informācija par iesniegto ieguldījumu (kopsavilkuma nosaukums, īss apraksts, ieguldījuma mērķi, mērķauditorija un nepieciešamie materiāli);

pasākuma apmeklētāji:

• kontaktinformācija: vārds, uzvārds, organizācija un amats, izcelsmes valsts, e-pasta adrese (privāta vai profesionāla), profesionālā adrese;

programmas komitejas locekļi:

• kontaktinformācija: vārds, uzvārds, organizācija, e-pasta adrese (privāta vai profesionāla), tālruņa numurs, valsts, profesionālā adrese un sociālo mediju kontu nosaukumi. Ja vēlaties piedalīties pasākumā kādā no iepriekš minētajām lomām, persondatu sniegšana ir obligāta.

5. Cik ilgi glabājam jūsu persondatus?

Publikāciju biroja nodaļas “Attiecības ar ieinteresētajām personām” un “Standartizācija” glabā jūsu persondatus tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, lai organizētu konferenci un jebkādus turpmākus pasākumus, kas vajadzīgi saistībā ar konferences mērķi(-iem). Visi persondati tiks dzēsti no datubāzēm vienu gadu pēc pēdējās darbības saistībā ar konferenci, izņemot ierakstus no tīmeklī straumētām sanāksmēm, kurus pirms dzēšanas glabās divus gadus. Turklāt saistībā ar ikgadējiem semināriem, kas Komisijas ģenerāldirektorātiem, ES aģentūrām un Komisijas pārstāvniecībām tiek rīkoti Publikāciju birojā, persondati tiek saglabāti kontaktinformācijas sarakstā, ar kuru, kamēr vien datu subjekts ir Publikāciju biroja kontaktpersona, iekšēji apmainās Eiropas Komisijas dienesti. Jūs jebkurā brīdī varat lūgt, lai jūsu vārdu svītro no kontaktpersonu saraksta.

6. Kā aizsargājam persondatus?

Visi persondati elektroniskā formātā (e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētu dokumentu kopumi utt.) tiek uzglabāti Eiropas Komisijas serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša īpaša līguma klauzula par persondatu apstrādes darbībām Komisijas uzdevumā. Tiem arī jāizpilda pienākums nodrošināt konfidencialitāti saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (Regula (ES) 2016/679).

Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana vai neatļauta piekļuve datiem, ņemot vērā ar persondatu apstrādi saistīto risku un apstrādāto persondatu veidu. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros piekļuve persondatiem tiek dota tikai pilnvarotām personām, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kam persondati ir pieejami un kam tos izpauž?

Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, un pilnvaroti darbinieki saskaņā ar principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā vajadzīga darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu noteikumus par konfidencialitāti.

Ievāktā informācija tiks kopīgota ar līgumslēdzējiem, kas koordinē reģistrāciju pasākumam, tehnisko organizāciju un turpmākos pasākumus, un ar konferenču organizēšanas rīku “Easy Chair”(konferences pārvaldībai). Publikāciju birojs persondatus nenodos trešām personām, kas nodarbojas ar tiešo tirgvedību.

Sociālie mediji

Lai informētu par konferenci “'ENDORSE” un reklamētu to plaši izmantotos un mūsdienīgos kanālos, mēs izmantojam sociālos plašsaziņas līdzekļus. Piemēram, Publikāciju biroja “YouTube” kanālā varat noskatīties mūsu augšupielādētos videoklipus un mūsu tīmekļa vietnē sekot saitēm uz “Twitter", “Instagram” un “LinkedIn”.

Kad atverat mūsu tīmekļvietnes lapas savā ierīcē un noklikšķināt uz laukiem, lai pieslēgtos šiem pakalpojumiem, ne “Twitter”, ne “Instagram”, ne “YouTube”, ne “LinkedIn” neiestata sīkdatnes.

Ar konferenci saistītos videomateriālus varat noskatīties mūsu tīmekļvietnē. Tie tiks spēlēti, izmantojot rīku “YouTube player”. Ja videoklipā noklikšķināsiet uz “Spēlēt”, lai to noskatītos, jūsu datorā vai ierīcē tiks instalēta “YouTube” sīkdatne. Ja uz videoklipa nenoklikšķināsiet, netiks instalēta neviena sīkdatne.

Sociālo plašsaziņas līdzekļu izmantošana nekādā veidā nenozīmē šo mediju vai to privātuma politikas atbalstīšanu. Ja kāds medijs uz laiku nav pieejams, mēs neuzņemamies nekādu atbildību par pakalpojuma pārtraukšanu.

Iesakām izlasīt “Twitter”, “LinkedIn”, “Instagram” un “YouTube” sniegto informāciju par to privātuma politiku. Tā izskaidro konkrēto uzņēmumu datu vākšanas un apstrādes politiku, datu izmantošanu, jūsu tiesības un veidus, kā varat aizsargāt savu privātumu, kad izmantojat šos pakalpojumus.

Konferences lietotne

Publikāciju birojs izmanto mobilajām ierīcēm piemērotu konferences lietotni “Sli.do” (https://www.sli.do/). Lietotne ir paredzēta, lai personas un organizācijas, kas reģistrējušās, konferencē “ENDORSE" varētu piedalīties aptaujās, dalīties viedokļiem un uzdot jautājumus. Personas un organizācijas, kas reģistrējušās, tiek aicinātas lejupielādēt vai izmantot konferences lietotni, bet tas nav obligāti.

Ja konferences dalībnieki vēlas izmantot konferences lietotni, viņiem jāizveido pieteikumvārds. Kontā jānorāda vārds, uzvārds, amata nosaukums un e-pasta adrese (sk. https://accounts.sli.do/signup).

Konferences lietotnes sadaļa “Ask/comment/vote” ļauj dalībniekiem piedalīties konferencē. Dalībnieku jautājumi un komentāri, kā arī konferences publisko sesiju laikā notikušās balsošanas rezultātu kopsavilkumi tiks parādīti konferences telpas ekrānā. Pirms šīs informācijas parādīšanas moderatori (pakalpojumu sniedzējs un Publikāciju birojs) to analizēs, lai iespēju robežās pārbaudītu sūtītāja identitātes autentiskumu un ziņojuma/jautājuma satura piemērotību.

Publikāciju birojs nav atbildīgs par lietotnes “Sli.do” sniegtajiem pakalpojumiem. Iesakām ņemt vērā pakalpojumu sniedzēja paziņojumus par datu aizsardzību.

Publikāciju birojs izmanto arī konferenču organizēšanas rīku “EasyChair” (https://easychair.org/). Programmas komiteja izmantos šo rīku, kas palīdz pārvaldīt konferencei “ENDORSE” iesniegtos materiālus papīra formātā, pārskatīt dokumentus, rediģēt programmu un sagatavot konferences darbu.

Šis rīks vāc datus, kas parasti ir vajadzīgi konferenču organizatoriem. Piemēram, vārds, uzvārds, e-pasta adrese, adrese sarakstei, tīmekļvietne, valsts, organizācija/uzņēmums un tālruņa numurs. Rīka “EasyChair” veiktā persondatu apstrāde notiek saskaņā ar VDAR, un dati tiek izmantoti un glabāti tikai konferences “ENDORSE” vajadzībām.

Platforma tīmekļa sanāksmēm

Lai rīkotu tīmekļa sanāksmes, mēs izmantosim trešās puses rīku “Cisco WebEx”. Kad reģistrējaties un pieslēdzaties konferencei “ENDORSE”, “Cisco WebEx” vāc šādus jūsu datus: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, parole, IP adrese, pārlūkprogramma, tālruņa numurs (fakultatīvs), pasta adrese (fakultatīva), ģeogrāfiskais reģions, avatārs (fakultatīvs), lietotāja informācija, kas iekļauta klienta aktīvajā direktorijā (ja ir sinhronizēta), unikālais lietotāja ID (UUID). “Cisco WebEx” un tā apakšuzņēmējam “ICF Next” ir piekļuve šiem datiem, kas tiek mitināti serveros Eiropas Savienībā.

Sīkāku informāciju par to, kā Eiropas Komisija izmanto “Cisco WebEx”, skatiet apstrādes darbību reģistrā; atsauce DPR-EC-05006 (Service de Web Conference (Webex)).

Sīkāka informācija par “CISCO WebEx” datu privātuma politiku ir pieejama arī šeit: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā varat tās izmantot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem persondatiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot savu persondatu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Jums ir tiesības iebilst pret savu persondatu apstrādi, kas ir likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

Jūs esat piekritis sniegt savus personas datus Publikāciju biroja nodaļām “Attiecības ar ieinteresētajām personām” un “Standartizācija”, lai tās varētu veikt šo apstrādes darbību. Jūs varat jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, par to informējot datu pārzini. Atsaukums neietekmēs tās datu apstrādes likumību, kas veikta pirms jūs atsaucāt savu piekrišanu.

Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai — domstarpību gadījumā — ar datu aizsardzības speciālistu. Ja nepieciešams, varat vērsties arī pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, aprakstiet tās savā pieprasījumā (piemēram, miniet atsauces numuru, kā norādīts tālāk 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

• Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar Publikāciju biroja datu pārzini:

• nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām” (D.1)

e-pasta adrese: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• nodaļa “Standartizācija” (A.1)

e-pasta adrese: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

- Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs

Jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, piemēram, iesniegt viņam sūdzību (edps@edps.europa.eu), ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

10. Kur atrast detalizētāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas īstenoto persondatu apstrādes darbību reģistru, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, sekojot šādai saitei: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība tiks iekļauta datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00491