JŪSŲ ASMENS DUOMENŲ APSAUGA

Šiame pareiškime dėl privatumo pateikiama informacija apie jūsų asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.

Duomenų tvarkymo operacija – Konferencijos ENDORSE 2025 organizavimas ir konferencijos medžiagos publikavimas

Europos Sąjungos leidinių biuras, D.1 skyrius „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyrius „Duomenų ir formatų standartizavimo paslaugos“

Registracijos numeris: DPR-EC-00491.

Turinys

1. Įvadas

Europos Komisija (toliau – Komisija) yra įsipareigojusi saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Komisija renka ir vėliau tvarko asmens duomenis laikydamasi 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001.

Šiame pareiškime dėl privatumo paaiškinama, kodėl jūsų asmens duomenis tvarkome, kaip juos renkame ir tvarkome, kaip užtikriname visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo asmens duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis. Jame taip pat pateikiami atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galite kreiptis, kad pasinaudotumėte savo teisėmis, taip pat duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Toliau pateikiama informacija, susijusi su konferencijos ENDORSE 2025 duomenų tvarkymo operacija, kurią atlieka Europos Sąjungos leidinių biuro D.1 skyrius „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyrius „Duomenų ir formatų standartizavimo paslaugos“.

2. Kodėl ir kaip tvarkome jūsų asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas. Leidinių biuro D.1 skyrius „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyrius „Duomenų ir formatų standartizavimo paslaugos“ jūsų asmeninę informaciją renka ir naudoja, kad galėtų jus pakviesti į posėdžius, informacines dienas, praktinius seminarus ar panašius renginius (toliau – posėdžiai) su Europos institucijų, įstaigų ir agentūrų darbuotojais, ES valstybių narių administracijų darbuotojais ir plačiąja visuomene.

Duomenys tvarkomi, pvz., kai jūsų asmens duomenys naudojami siunčiant jums kvietimus arba registruojant į posėdžius, kuriuos rengia Leidinių biuras savo ar kitose patalpose.

Išskirtinėmis aplinkybėmis, kai susiduriama su grėsmėmis visuomenės sveikatai, duomenys gali būti tvarkomi siekiant sudaryti svarbiausių Leidinių biuro posėdžių dalyvių (įskaitant išorės ir vidaus darbuotojus) sąrašus.

Jūsų asmens duomenys nebus naudojami sprendimams automatizuotai priimti, įskaitant profiliavimą.

3. Kokiu teisiniu pagrindu tvarkome jūsų asmens duomenis?

Jūsų asmens duomenis tvarkome, nes:

– tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus;

– tvarkyti duomenis būtina, kad būtų įvykdyta duomenų valdytojui nustatyta teisinė pareiga,

ir

– kaip duomenų subjektas davėte sutikimą tvarkyti jūsų asmens duomenis vienu ar keliais konkrečiais tikslais.

Kiti duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai:

4. Kokius asmens duomenis renkame ir toliau tvarkome?

Tam, kad galėtų atlikti šią duomenų tvarkymo operaciją, Leidinių biuro D.1 skyrius „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyrius „Duomenų ir formatų standartizavimo paslaugos“ gali rinkti šių kategorijų asmens duomenis, kurie yra būtini norint dalyvauti posėdyje:

• lytis (kad būtų galima parinkti teisingą kreipinį);
• vardas ir pavardė;
• pareigos;
• darbiniai pašto ir e. pašto adresai;
• darbinis telefono numeris;
• mitybos pageidavimai / mitybos poreikiai;
• informacija saugumo tikslais (darbuotojo numeris arba asmens tapatybės / paso numeris; gimimo data;
• informacija kompensacijos suteikimo tikslais (informacija apie naudojimąsi transportu ir apgyvendinimą, banko duomenys);
• be to, renginio metu galime fotografuoti ir (arba) įrašyti vaizdo medžiagą;
• svarbiausių posėdžių dalyvių (įskaitant išorės ir vidaus darbuotojus) sąrašų, sudarytų siekiant stebėti kontaktus visuomenės sveikatos tikslais, atžvilgiu būtina pateikti visų kategorijų duomenis, taip pat gali būti būtina nurodyti asmeninį telefono numerį, e. pašto adresą, biuro adresą ir posėdžio laiką / dieną / salę.

5. Kiek laiko saugome jūsų asmens duomenis?

Leidinių biuro D.1 skyrius „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyrius „Duomenys ir formatų standartizavimo paslaugos“ jūsų asmens duomenis saugo tik tiek laiko, kiek reikia duomenų rinkimo ar tolesnio tvarkymo tikslui pasiekti, t. y. organizuojant posėdžius ir vykdant tolesnius veiksmus, susijusius su posėdžio tikslu (-ais). Visi asmens duomenys bus ištrinti iš duomenų bazių praėjus vieniems metams nuo paskutinio su posėdžiu susijusio veiksmo, išskyrus konferencijos pranešimų įrašus, kurie bus įkelti ir paskelbti Europos Sąjungos leidinių biuro „YouTube“ kanale. Įrašai liks „YouTube“ platformoje. Be to, Komisijos generaliniams direktoratams, ES agentūroms ir Komisijos atstovybėms skirtuose Leidinių biure rengiamuose metiniuose seminaruose asmens duomenys saugomi kaip kontaktinių duomenų, kuriais tarpusavyje keičiasi Europos Komisijos tarnybos, sąrašo dalis, jeigu duomenų subjektas yra Leidinių biuro kontaktinis asmuo. Bet kada galite pateikti prašymą, kad jūsų duomenys būtų pašalinti iš tokio kontaktinių duomenų sąrašo.

Svarbiausių posėdžių dalyvių (įskaitant išorės ir vidaus darbuotojus) sąrašams, kurie sudaromi siekiant stebėti kontaktus visuomenės sveikatos tikslais, gali būti taikomas specialus Komisijos generalinio sekretoriato nustatytas saugojimo laikotarpis.

6. Kaip saugome jūsų asmens duomenis?

Visi elektroninio formato asmens duomenys (e. laiškai, dokumentai, duomenų bazės, įkelti duomenų rinkiniai ir pan.) saugomi Europos Komisijos serveriuose. Visos duomenų tvarkymo operacijos vykdomos laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Komisija ėmėsi tam tikrų techninių ir organizacinių priemonių jūsų asmens duomenų apsaugai užtikrinti. Prie techninių priemonių priskiriami atitinkami veiksmai, kuriais užtikrinamas saugumas internete ir šalinama duomenų praradimo, jų pakeitimo ar neteisėtos prieigos rizika, atsižvelgiant į riziką, susijusią su asmens duomenų tvarkymu, ir į tvarkomų asmens duomenų pobūdį. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų apribojimas suteikiant prieigos teisę tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį juos žinoti šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais.

7. Kam prieinami ir atskleidžiami jūsų asmens duomenys?

Susipažinti su jūsų asmens duomenimis gali Komisijos darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir remiantis būtinybės žinoti principu įgalioti darbuotojai. Šie darbuotojai laikosi teisiškai privalomų ir prireikus papildomų konfidencialumo susitarimų.

Mūsų renkama informacija nebus teikiama jokioms trečiosiomis šalims, nebent privalėtume tai daryti teisės aktuose reikalaujamu mastu ir tikslu. Leidinių biuras asmens duomenų neperduoda trečiosioms šalims tiesioginės rinkodaros tikslais.

Socialiniai tinklai

Socialiniais tinklais naudojamės norėdami teikti ir skleisti informaciją apie konferenciją ENDORSE 2025 plačiai naudojamais šiuolaikiniais kanalais. Pavyzdžiui, galite peržiūrėti vaizdo įrašus, kuriuos keliame į Leidinių biuro „YouTube“ puslapį, ir nuorodas iš mūsų interneto svetainės į „Twitter“, „Instagram“ ir „LinkedIn“.

Kai mūsų sistema rodo socialinių tinklų „X“ (buvusio „Twitter“), „Instagram“, „YouTube“ ir „LinkedIn“ mygtukus, naudojamus prisijungti prie šių platformų, arba kai šių platformų elementai yra integruoti į mūsų interneto svetaines, slapukai nėra įdiegiami.

Su konferencija susijusius vaizdo siužetus galite žiūrėti mūsų interneto svetainėje. Jie bus rodomi naudojantis „YouTube“ leistuvu. Jei paleisite vaizdo įrašą, jūsų kompiuteryje arba įrenginyje bus įdiegtas „YouTube“ slapukas. Jei nespustelėsite ant jokių vaizdo įrašų, slapukai įdiegti nebus.

Socialinių tinklų naudojimas jokiu būdu nereiškia, kad pritariama jų turiniui ar jų privatumo politikai. Jei kartais nėra galimybės naudotis vienu ar daugiau socialinių tinklų, neprisiimame jokios atsakomybės už jų veikimo sutrikimus.

Rekomenduojame susipažinti su socialinių tinklų „X“ (buvusio „Twitter“), „LinkedIn“, „Instagram“ ir „YouTube“ pareiškimais dėl privatumo. Ten paaiškinama kiekvienos įmonės duomenų rinkimo ir tvarkymo politika, duomenų naudojimo būdai, jūsų teisės ir tai, kaip naudodamiesi šiomis platformomis galite apsaugoti savo privatumą.

Konferencijų programėlė

Leidinių biuras naudoja konferencijų programėlę „Sli.do“ (https://www.sli.do/). Programėlė skirta padėti užsiregistravusiems į konferenciją ENDORSE 2025 asmenims dalyvauti su ja susijusiose apklausose, dalytis nuomonėmis ir užduoti klausimus. Užsiregistravę asmenys raginami atsisiųsti konferencijų programėlę arba ja naudotis (bet to daryti neprivalo).

Naudodamiesi konferencijų programėle dalyviai turės susikurti prisijungimo vardą. Paskyroje bus nurodytas vardas, pavardė, pareigos ir e. pašto adresas.

Dalyviai konferencijoje gali dalyvauti nuėję į konferencijų programėlės skirsnį „Klauskite / Komentuokite / Balsuokite“ (angl. Ask/comment/vote). Dalyvių klausimai bei komentarai ir apklausų, vykusių per viešą konferencijos sesiją, rezultatų suvestiniai duomenys bus rodomi konferencijų salėje esančiame ekrane. Prieš pateikdami šią informaciją, moderatoriai (paslaugų teikėjas ir Leidinių biuras), kiek tai praktiškai įmanoma, atliks analizę ir patikrins siuntėjo tapatybės autentiškumą ir pranešimo (klausimo) turinio svarbą.

Už paslaugas, teikiamas per programėlę „Sli.do“, Leidinių biuras neatsako. Siūlome susipažinti su „Cisco“ pareiškimu dėl privatumo internete, kuris taikomas visiems „Cisco“ produktams ir paslaugoms, įskaitant „Sli.do“: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Leidinių biuras taip pat naudojasi konferencijų priemone „EasyChair“ (https://easychair.org/). Ši priemonė bus naudinga programos komitetui ir padės tvarkyti konferencijai ENDORSE 2025 pateiktus pranešimus, juos peržiūrėti, redaguoti programą ir parengti konferencijos medžiagą.

„EasyChair“ renka duomenis, kurių paprastai prašo konferencijų organizatoriai. Tai, be kita ko, vardas, pavardė, e. pašto adresas, korespondencijai skirtas adresas, tinklalapis, šalis, narystė, telefono numeris ir slaptažodis. Už paslaugas, teikiamas per programėlę „EasyChair“, Leidinių biuras neatsako. Siūlome susipažinti su „EasyChair“ pareiškimu dėl privatumo: https://easychair.org/privacy.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas, pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite specialių teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis, teisę reikalauti juos ištaisyti arba ištrinti ir teisę apriboti jūsų asmens duomenų tvarkymą. Atitinkamais atvejais taip pat turite teisę nesutikti, kad jie būtų tvarkomi, arba teisę į duomenų perkeliamumą.

Sutikote savo asmens duomenis pateikti Leidinių biuro skyriui D.1 „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyriui „Duomenys ir formatų standartizavimo paslaugos“ šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais. Sutikimą galite bet kada atšaukti apie tai pranešęs duomenų valdytojui. Atšaukimas nepadarys įtakos prieš jums atšaukiant sutikimą atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui.

Jei renginio metu nenorite būti fotografuojamas ar filmuojamas, kreipkitės į duomenų valdytoją (žr. 9 skyrių) ir apie tai jį informuokite. Duomenų valdytojo darbuotojai pasistengs jums pasiūlyti vietą, kurioje nebūsite fotografuojamas.

Jei po renginio pageidautumėte, kad tam tikros jūsų nuotraukos ir (arba) vaizdo įrašai būtų pašalinti iš bet kurios susietos saugyklos arba kad jūsų atvaizdas būtų pašalintas iš nuotraukos ar vaizdo įrašo, savo prašymą siųskite duomenų valdytojui.

Kad pasinaudotumėte savo teisėmis, kreipkitės į duomenų valdytoją arba, kilus nesutarimui, į duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus taip pat galite kreiptis ir į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Jų kontaktiniai duomenys pateikiami 9 skirsnyje.

Svarbiausių posėdžių dalyvių (įskaitant išorės ir vidaus darbuotojus) sąrašų, sudarytų siekiant stebėti kontaktus visuomenės sveikatos tikslais, atžvilgiu pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnį gali būti taikomi jūsų, kaip duomenų subjekto, teisių apribojimai. Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena arba keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašą (t. y. nurodykite 10 skyriuje pateiktą jų registracijos kodą (-us)).

9. Kontaktiniai duomenys

– Duomenų valdytojas

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 arba turite pastabų, klausimų ar abejonių arba jei norite pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės į duomenų valdytoją, Leidinių biuro D.1 skyrių „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais ir informavimas“ ir A.1 skyrių „Duomenys ir formatų standartizavimo paslaugos“, OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

– Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas

Klausimais, susijusiais su jūsų asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas (EDAPP)

Turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (galite jam pateikti skundą) (edps@edps.europa.eu), jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725.

10. Kur rasti išsamesnės informacijos?

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Komisijos atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios yra pagrįstos dokumentais ir apie kurias jam pranešta, registrą. Su šiuo registru susipažinti galima adresu http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija bus įtraukta į viešą duomenų apsaugos pareigūno registrą registracijos numeriu DPR-EC-00491.