JŪSŲ ASMENS DUOMENŲ APSAUGA

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą pateikiama informacija apie jūsų asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą

Duomenų tvarkymo operacija: Konferencijos ENDORSE 2023 organizavimas ir konferencijos medžiagos publikavimas

Duomenų valdytojas: Europos Sąjungos leidinių biuras, A.1 skyrius „Standartizavimas“

Registracijos numeris: DPR-EC-00491.

Turinys

1. Įvadas
2. Kodėl ir kaip tvarkomi jūsų asmens duomenys?
3. Kokiu teisiniu pagrindu (‑ais) tvarkomi jūsų asmens duomenys?
4. Kokie asmens duomenys renkami ir toliau tvarkomi?
5. Kiek laiko saugomi jūsų asmens duomenys?
6. Kaip saugomi jūsų asmens duomenys?
7. Kam prieinami ir kam atskleidžiami jūsų asmens duomenys?
8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?
9. Kontaktiniai duomenys
10. Kur rasti išsamesnės informacijos?

1. Įvadas

Europos Komisija (toliau – Komisija) yra įsipareigojusi saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Komisija renka ir toliau tvarko asmens duomenis laikydamasi 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001.

Šiame pareiškime dėl privatumo paaiškinama, kodėl tvarkome jūsų asmens duomenis, kaip renkame ir tvarkome visus asmens duomenis, kaip užtikriname visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo asmens duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis. Jame taip pat pateikiami atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galite kreiptis, kad pasinaudotumėte savo teisėmis, duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Toliau pateikiama informacija, susijusi su D.1 skyriaus „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais“ duomenų tvarkymo operacija „Kvietimas / išankstinė registracija / registracija“, vykdoma bendradarbiaujant su Leidinių biuro A.1 skyriumi „Standartizacija“.

2. Kodėl ir kaip tvarkomi jūsų asmens duomenys?

Duomenų tvarkymo tikslas. Leidinių biuro skyriai „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais“ ir „Standartizavimas“ renka ir naudoja jūsų asmens duomenis rengdami ir administruodami konferenciją ENDORSE. Tai, be kita ko, šios duomenų tvarkymo operacijos:

• kvietimai dalyviams ir svečiams, įskaitant kvietimus į parengiamuosius internetinius seminarus:
  – kontaktinių asmenų sąrašai ir tolesni veiksmai, tarp kurių – pasitenkinimo apklausos;
  – ataskaitų rengimas, platinimas ir grįžtamosios informacijos teikimas;
  – naujienlaiškiai ir leidiniai;

• pasikartojančių tos pačios grupės posėdžių atveju užtikrinama, kad posėdžių dalyviai gautų kvietimus į tolesnius posėdžius;
• internetinių seminarų arba renginio pranešėjų ir dalyvių nuotraukos, pristatymai, tiesioginės transliacijos internetu ir (arba) garso ir vaizdo įrašai;
• programos komitetas:
  – sudaro kviestinių pranešėjų sąrašą;
  – konsultuojasi atrenkant pagrindinius pranešėjus;
• organizacinis komitetas:
  – atlieka pateikčių tvarkymo stebėseną;
• leidiniai apie dalyvius ir jų projektus, vertinimo komisijos narius, taip pat naujienos apie renginį internete / intranete.

Siekiant užtikrinti informacijos apie konferenciją skaidrumą ir susijusių renginių matomumą, dalyvių nuotraukos, vaizdo įrašai, pristatymai ir gyvenimo aprašymai skelbiami ad hoc interneto svetainėse (Leidinių biuro portale ir Europos Komisijoje) ir socialiniuose tinkluose („Facebook“, „LinkedIn“, „Twitter“, „Yammer“, „Connected“, „Instagram“, „Snapchat“, „Pinterest“ ir „Google Plus“).

Dalyviai, pageidaujantys, kad jų atvaizdai nebūtų įrašomi ar skelbiami bet kokia forma, dėl to gali kreiptis į duomenų valdytoją, kaip aprašyta 9 skirsnyje.

Jūsų asmens duomenys nebus naudojami automatizuotam sprendimų priėmimui, įskaitant profiliavimą.

3. Kokiu teisiniu pagrindu (‑ais) tvarkomi jūsų asmens duomenys?

Tvarkome jūsų asmens duomenis, nes:

– tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus;

– tvarkyti duomenis būtina, kad būtų įvykdyta duomenų valdytojui nustatyta teisinė pareiga,

taip pat

– kaip duomenų subjektas davėte sutikimą tvarkyti jūsų asmens duomenis vienu ar keliais konkrečiais tikslais.

Kiti duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai:

• Europos Sąjungos sutarties 5, 11 ir 13 straipsniai; Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 15 straipsnis ir –244–250 straipsniai;
• Leidinių biuro įgaliojimai, 2009 m. birželio 26 d. Europos Parlamento, Tarybos, Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto ir Regionų komiteto sprendimas 2009/496/EB, Euratomas, dėl Europos Sąjungos leidinių biuro veiklos organizavimo;
• 2013 m. birželio 26 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyva 2013/37/ES, kuria iš dalies keičiama Direktyva 2003/98/EB dėl viešojo sektoriaus informacijos pakartotinio naudojimo Tvarkaraštis;
• 2011 m. gruodžio 12 d. Komisijos sprendimas 2011/833/ES dėl pakartotinio Komisijos dokumentų naudojimo;
• 2018 m. liepos 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) 2018/1046 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių;
• 2009 m. birželio 26 d. Europos Parlamento, Tarybos, Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto ir Regionų komiteto sprendimas 2009/496/EB, Euratomas dėl Europos Sąjungos leidinių biuro veiklos organizavimo, visų pirma 3 straipsnio 1 dalies e ir g punktai.

4. Kokie asmens duomenys renkami ir toliau tvarkomi?

Tam, kad galėtų atlikti šią duomenų tvarkymo operaciją, Leidinių biuro A.1 skyrius „Standartizavimas“ gali rinkti toliau nurodytų kategorijų asmens duomenis, būtinus norint dalyvauti konferencijoje ENDORSE (visos duomenų kategorijos yra privalomos):

Pranešėjai

• kontaktiniai duomenys: vardas, pavardė, organizacija ir užimamos pareigos, e. pašto adresas (privatus arba profesinis), telefono numeris, kilmės šalis, profesinis adresas ir socialinių tinklų paskyrų pavadinimai;
• išsilavinimas ir (arba) darbo patirtis (biografija);
• išsami informacija apie pateiktą straipsnį (santraukos pavadinimas, trumpas aprašymas, straipsnio tikslai, tikslinė auditorija ir reikalinga medžiaga).

Renginio svečiai

• kontaktiniai duomenys: vardas, pavardė, organizacija ir pareigos, kilmės šalis, e. pašto adresas (privatus arba profesinis), profesinis adresas.

Programos komiteto nariai

• kontaktiniai duomenys: vardas, pavardė, organizacija, e. pašto adresas (privatus arba profesinis), telefono numeris, šalis, profesinis adresas ir socialinių tinklų paskyrų pavadinimai. Pateikti asmens duomenis privaloma, jei norite dalyvauti renginyje pagal vieną iš pirmiau nurodytų funkcijų.

5. Kiek laiko saugomi jūsų asmens duomenys?

Leidinių biuro skyriai „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais“ ir „Standartizavimas“ jūsų asmens duomenis saugo tik tiek laiko, kiek reikia duomenų rinkimo ar tolesnio tvarkymo tikslui pasiekti, t. y. organizuojant konferencijos ir vykdant tolesnius veiksmus, susijusių su konferencijos tikslu (-ais). Praėjus vieniems metams nuo paskutinio su konferencija susijusio veiksmo, visi asmens duomenys bus ištrinti iš duomenų bazių (išskyrus internetu transliuojamų posėdžių įrašus, kurie prieš ištrinant bus saugomi dvejus metus). Be to, Komisijos generaliniams direktoratams, ES agentūroms ir Komisijos atstovybėms skirtuose Leidinių biure rengiamuose metiniuose seminaruose asmens duomenys saugomi kaip kontaktinių duomenų, kuriais tarpusavyje keičiasi Europos Komisijos tarnybos, sąrašo dalis, jeigu duomenų subjektas yra Leidinių biuro kontaktinis asmuo. Bet kada galite pateikti prašymą, kad jūsų duomenys būtų pašalinti iš tokio kontaktinių duomenų sąrašo.

6. Kaip saugomi jūsų asmens duomenys?

Visi elektroninio formato asmens duomenys (e. laiškai, dokumentai, duomenų bazės, įkelti duomenų rinkiniai ir pan.) saugomi Europos Komisijos serveriuose. Visos duomenų tvarkymo operacijos atliekamos laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Komisijos rangovai, tvarkydami jūsų duomenis Komisijos vardu, yra teisiškai įsipareigoję laikytis konkrečių sutarties sąlygų ir konfidencialumo prievolės, kylančios iš Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (Reglamentas (ES) 2016/679).

Komisija ėmėsi tam tikrų techninių ir organizacinių priemonių jūsų asmens duomenų apsaugai užtikrinti. Prie techninių priemonių priskiriami atitinkami veiksmai, kuriais užtikrinamas saugumas internete ir šalinama duomenų praradimo, jų pakeitimo ar neteisėtos prieigos rizika, atsižvelgiant į su asmens duomenų tvarkymu susijusią riziką, ir tvarkomų asmens duomenų pobūdį. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų apribojimas suteikiant prieigos teisę tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį juos žinoti šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais.

7. Kam prieinami ir kam atskleidžiami jūsų asmens duomenys?

Susipažinti su jūsų asmens duomenimis gali Komisijos darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir darbuotojai, kuriems suteiktas leidimas vadovaujantis būtinybės žinoti principu. Šie darbuotojai laikosi teisiškai privalomų ir prireikus papildomų konfidencialumo susitarimų.

Mūsų surinkta informacija bus dalijamasi su rangovais, koordinuojančiais registraciją į renginį, techninį organizavimą ir tolesnius veiksmus, taip pat su „EasyChair“ (konferencijos administravimo klausimais). Leidinių biuras neperduoda asmens duomenų trečiosioms šalims tiesioginės rinkodaros tikslais.

Socialiniai tinklai

Socialiniais tinklais naudojamės norėdami teikti ir skleisti informaciją apie konferenciją ENDORSE plačiai naudojamais šiuolaikiniais kanalais. Pavyzdžiui, galite peržiūrėti vaizdo įrašus, kuriuos keliame į Leidinių biuro „YouTube“ puslapį, ir nuorodas iš mūsų interneto svetainės į „Twitter“, „Instagram“ ir „LinkedIn“.

Įkeliant mūsų interneto svetainės puslapius jūsų įrenginiuose ir spustelėjus atitinkamus laukelius prisijungimui prie „Twitter“, „Instagram“, „YouTube“ ar „LinkedIn“, nė viena iš šių platformų slapukų nenustato

Vaizdo siužetus, susijusius su konferencija, galite žiūrėti mūsų interneto svetainėje. Jie bus rodomi naudojantis „YouTube“ leistuvu. Jei paleisite vaizdo įrašą, jūsų kompiuteryje arba įrenginyje bus įdiegtas „YouTube“ slapukas. Jei nespustelėsite ant jokių vaizdo įrašų, slapukai įdiegti nebus.

Socialinių tinklų naudojimas jokiu būdu nereiškia, kad pritariama jiems ar jų privatumo politikai. Jei kartais nėra galimybės naudotis vienu ar daugiau socialinių tinklų, neprisiimame jokios atsakomybės už jų veikimo sutrikimus.

Rekomenduojame susipažinti su „Twitter“, „LinkedIn“, „Instagram“ ir „YouTube“ privatumo politika. Ten paaiškinama kiekvienos įmonės duomenų rinkimo ir tvarkymo politika, duomenų naudojimo būdai, jūsų teisės ir tai, kaip naudodamiesi šiomis platformomis galite apsaugoti savo privatumą.

Konferencijų programėlė

Leidinių biuras mobiliesiems įrenginiams naudoja konferencijų programėlę Sli.do (https://www.sli.do/). Programėlė skirta padėti užsiregistravusiems asmenims dalyvauti konferencijoje ENDORSE, dalyvauti su ja susijusiose apklausose, dalytis nuomonėmis ir užduoti klausimus. Užsiregistravę asmenys raginami atsisiųsti konferencijų programėlę arba ja naudotis (bet to daryti neprivalo).

Naudodamiesi konferencijų programėle dalyviai turės susikurti prisijungimo vardą. Paskyroje bus nurodytas vardas, pavardė, pareigos ir e. pašto adresas (žr. https://accounts.sli.do/signup).

Dalyviai konferencijoje gali dalyvauti nuėję į konferencijos programėlės skirsnį „Klauskite / Komentuokite / Balsuokite“ (angl. Ask/comment/vote). Dalyvių klausimai bei komentarai ir apklausų, vykusių per viešą konferencijos sesiją, rezultatų suvestiniai duomenys bus rodomi konferencijų salėje esančiame ekrane. Moderatoriai (paslaugų teikėjas ir Leidinių biuras), prieš pateikdami šią informaciją, ją išanalizuos, kad, kiek tai praktiškai įmanoma, patikrintų siuntėjo tapatybės autentiškumą ir pranešimo (klausimo) turinio svarbą.

Už paslaugas, teikiamas per programėlę „Sli.do“, Leidinių biuras neatsako. Siūlome peržiūrėti paslaugų teikėjo pranešimus dėl duomenų apsaugos.

Leidinių biuras taip pat naudojasi konferencijų priemone „EasyChair“ (https://easychair.org/). Ši priemonė bus naudinga programos komitetui ir padės tvarkyti konferencijai ENDORSE pateiktus pranešimus, peržiūrėti juos, redaguoti programą ir parengti konferencijos medžiagą.

„EasyChair“ renka duomenis, kurių paprastai prašo konferencijų organizatoriai. Tai, be kita ko, vardas, pavardė, e. pašto adresas, korespondencijai skirtas adresas, tinklalapis, šalis, narystė ir telefono numeris. 6. „EasyChair“ asmens duomenų tvarkymas vykdomas vadovaujantis Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu, o duomenys naudojami ir saugomi tik organizaciniais konferencijos ENDORSE tikslais.

Internetinė posėdžių platforma

Rengdami posėdžius internetu naudosimės trečiosios šalies priemone „Cisco WebEx“. Registruojantis ir prisijungiant prie konferencijos ENDORSE, „Cisco WebEx“ renka tokius duomenis – jūsų vardą ir pavardę, e. pašto adresą, slaptažodį, IP adresą, naršyklę, telefono numerį (neprivaloma), pašto adresą (neprivaloma), geografinį regioną, pseudoportretą (neprivaloma), naudotojo informaciją, įtrauktą į aktyvią vartotojo abonentų knygą (jei sinchronizuota), unikalų naudotojo ID (UUID). „Cisco WebEx“ ir jos subrangovas „ICF Next“ turi prieigą prie šių duomenų, kurie saugomi serveriuose Europos Sąjungoje.

Išsamesnė informacija apie tai, kaip Europos Komisija naudojasi „Cisco WebEx“, pateikiama Duomenų tvarkymo protokole DPR-EC-05006 (Service de WebEx konferencija (Webex)).

Išsamią informaciją apie „CISCO WebEx“ duomenų privatumo politiką taip pat galima rasti adresu https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas, pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite specialių teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis, teisę reikalauti juos ištaisyti arba ištrinti ir teisę apriboti jūsų asmens duomenų tvarkymą. Atitinkamais atvejais taip pat turite teisę nesutikti, kad jie būtų tvarkomi, arba teisę į duomenų perkeliamumą.

Turite teisę nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų teisėtai tvarkomi pagal 5 straipsnio 1 dalies a punktą.

Sutikote savo asmens duomenis pateikti Leidinių biuro skyriams „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais“ ir „Standartizavimas“ šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais. Savo sutikimą galite bet kada atšaukti apie tai pranešę duomenų valdytojui. Atšaukimas nepadarys įtakos prieš jums atšaukiant sutikimą atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui.

Kad pasinaudotumėte savo teisėmis, kreipkitės į duomenų valdytoją, arba, kilus nesutarimui, į duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus galite kreiptis ir į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Jų kontaktiniai duomenys pateikiami 9 skirsnyje.

Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena arba keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašą (pavyzdžiui, registracijos numerį (-ius), kaip nurodoma tolesniame 10 skyriuje).

9. Kontaktiniai duomenys

• Duomenų valdytojas

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, turite pastabų, klausimų arba abejonių norite pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės į Leidinių biuro duomenų valdytoją:

• Skyrius „Ryšiai su suinteresuotaisiais subjektais“ (D.1)

E. paštas OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• Skyrius „Standartizavimas“ (A.1)

E. paštas OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas

Jei turite klausimų dėl savo asmens duomenų tvarkymo pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

Turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (galite jam pateikti skundą) (edps@edps.europa.eu), jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725.

10. Kur rasti išsamesnės informacijos?

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Komisijos atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios grindžiamos dokumentais ir apie kurias jam pranešta, registrą. Su šiuo registru susipažinti galima adresu http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija bus įtraukta į viešą duomenų apsaugos pareigūno registrą registracijos numeriu DPR-EC-00491.