BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring indeholder information om,
hvordan vi behandler og beskytter dine personoplysninger.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med: audiovisuelle tjenester leveret af Publikationskontoret

Dataansvarlig: Publikationskontorets kontor B2, "Multimedier og publikationer"

Referencenummer: DPR-EC-13869

Indholdsfortegnelse

1. Indledning
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
9. Kontaktoplysninger
10. Hvor kan du finde yderligere information?

1. Indledning

Europa-Kommissionen (i det følgende benævnt "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og sikre din ret til privatliv. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i denne forbindelse. Den indeholder også kontaktoplysningerne for Den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, Databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Du finder herunder oplysninger om behandlingen af "Audiovisuelle tjenester leveret af Publikationskontoret", som udføres af kontor B2, "Multimedier og publikationer", i Den Europæiske Unions Publikationskontor.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Publikationskontorets kontor B2 "Multimedier og publikationer" indsamler og bruger dine personoplysninger for at lette driften, vedligeholdelsen og forvaltningen af Publikationskontorets audiovisuelle tjenester.

Dine personoplysninger vil blive indsamlet, hvis du deltager i en audiovisuel produktion, der varetages af Publikationskontoret eller på dettes vegne, for at registrere dit samtykke til brugen af dit billede og/eller din stemme i en sådan produktion. Indsamlingen af dine personoplysninger sker ved hjælp af en standardfrigivelsesformular.

De registrerede personoplysninger omfatter professionelle skuespillere/stemmeskuespillere og borgere, der er optaget/filmet under samtaler. De kan omfatte mindreårige og (mentalt) handicappede personer.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

- hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i almenhedens interesse, eller som led i udøvelse af den offentlige myndighed, der tilkommer Unionens institutioner eller organer

- såfremt der underskrives en frigivelsesformular mellem dig som skuespiller/stemmeskuespiller og den kontrahent, der fremstiller det audiovisuelle materiale, hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelsen af en kontrakt, som du er part i, eller for på din anmodning at træffe foranstaltninger forud for indgåelsen af en kontrakt

og

hvis du som "registreret" (eller i tilfælde af mindreårige, du og værgen) har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Yderligere juridisk grundlag for behandlingen:

Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at foretage denne databehandling indsamler Publikationskontorets kontor D.1 (Forbindelser med interessenter) følgende personoplysninger:

• Personoplysninger registreret som audiovisuelt indhold: lydoptagelser, billedoptagelser og/eller audiovisuelle optagelser af dig
• Identifikationsoplysninger: fornavn, efternavn, underskrift, sted (bopælsland eller -by)

Det er obligatorisk at give disse personoplysninger for at deltage i ethvert audiovisuelt projekt.

Da visuelt og audiovisuelt indhold viser race eller etnisk oprindelse, omfatter behandlingen disse særlige kategorier af personoplysninger. Desuden kan der under visse omstændigheder (audiovisuelt indhold om medicinske emner) indsamles sundhedsdata. Vi behandler kun disse personoplysninger, når vi har fået dit udtrykkelige samtykke i EU-standardsamtykkeformularen.

Behandlingen kan også omfatte oplysninger om sårbare registrerede (dvs. mindreårige og/eller handicappede):

• Fotografier, videoer og lydoptagelser af handicappede, der er vises i de audiovisuelle medier
• Fotografier, videoer og lydoptagelser af mindreårige, der er vises i de audiovisuelle medier
• Fotografier, videoer og lydoptagelser af flygtninge fra ikke-europæiske lande

Vi behandler kun personoplysninger om mindreårige og/eller mentalt handicappede, hvis vi har indhentet forudgående samtykke fra en formel repræsentant eller en værge via Kommissionens standardsamtykkeformular til lyd- og videooptagelse, webstreaming under møder, arrangementer og konferencer. Behandlingen er derefter lovlig i henhold til artikel 10, stk. 2, litra a), i forordning (EU) 2018/1725.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Publikationskontorets kontor B2, "Multimedier og publikationer", opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen.

Personoplysninger, der er indeholdt i selve den audiovisuelle produktion, kan opbevares permanent til historiske formål.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger mv.) lagres på Europa-Kommissionens servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte EU Careers-brugernes personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med databehandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. Som led i de organisatoriske foranstaltninger begrænses adgangen til personoplysninger til autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang til oplysningerne for at kunne udføre behandlingsaktiviteten ("need to know-princippet").

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?

Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om fortrolighed.

Derudover behandler følgende kontrahenter dine personoplysninger:

• cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlin, Tyskland
• European Service network SA (Consortium), Bruxelles, Belgien
• Markenfilm Crossing, Hamburg, Tyskland
• Actimage S.A., Luxembourg, Luxembourg

De data, vi indsamler bliver ikke videregivet til nogen tredjepart, bortset fra hvis det kræves ifølge lovgivningen.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres lovligt efter artikel 5, stk. 1, litra a).

Ved at acceptere at videregive dine oplysninger har du givet samtykke til, at Publikationskontorets kontor B2, "Multimedier og publikationer", anvender dine personoplysninger til denne behandling. Du kan når som helst trække din tilladelse tilbage ved at underrette Den dataansvarlige. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil det ikke påvirke den tidligere behandling af dine personoplysninger, som fortsat vil være lovlig.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Den dataansvarlige eller, i tilfælde af konflikt, Databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne under punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, bedes du angive referencenummeret/referencenumrene som anført i punkt 10 nedenfor i din anmodning.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige for Publikationskontorets kontor B2, "Multimedier og publikationer", på info@publications.europa.eu.

• Kommissionens Databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)

Du har ret til at indgive en klage over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af Den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Denne behandling af personoplysninger er opført i Den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-13869