BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring indeholder oplysninger om behandling og beskyttelse af dine personoplysninger.

Databehandling vedrørende: Tilrettelæggelse og offentliggørelse af ENDORSE 2025-konferencen

Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" og kontor A.1, "Data- og formatstandardiseringstjenester"

Referencenummer: DPR-EC-00491

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere din ret til privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Databeskyttelseserklæringen indeholder også kontaktoplysninger for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, for databeskyttelsesrådgiveren og for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Informationerne om den databehandling vedrørende ENDORSE 2025-konferencen, der afholdes af kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter", og kontor A.1, "Data- og formatstandardiseringstjenester", i Den Europæiske Unions Publikationskontor, kan ses nedenfor.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med databehandlingen: Publikationskontorets kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter", og kontor A.1, "Data- og formatstandardiseringstjenester", indsamler og bruger dine personoplysninger til at invitere dig til møder, informationsdage, workshopper eller lignende arrangementer (i det følgende benævnt "møder") med ansatte i EU's institutioner, organer og agenturer, ansatte i EU-medlemsstaternes administrationer og den brede offentlighed.

Behandlingen indebærer at bruge dine personoplysninger til at invitere og/eller registrere dig til et møde, der afholdes af Publikationskontoret, enten i egne lokaler eller et andet sted.

Under særlige omstændigheder i forbindelse med trusler mod folkesundheden kan behandlingen også omfatte opstilling af lister over deltagere i vigtige møder i Publikationskontoret, herunder eksternt og internt personale.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi personoplysningerne?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

— behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af Unionens institutioner eller organer har fået pålagt

— behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige

og

— fordi du som registreret har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Yderligere juridisk grundlag for behandlingen:

4. Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?

For at udføre denne behandling kan Publikationskontorets kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter", og kontor A.1, "Standardiseringstjenester for data og formater", indsamle følgende kategorier af personoplysninger, som er nødvendige for at deltage i mødet:

• Køn (nødvendigt for den rigtige titel)
• Fornavn og efternavn
• Stilling
• Arbejdspostadresse og -e-mailadresse
• Arbejdstelefonnummer
• Måltidspræferencer og allergier/kosthensyn
• Oplysninger til sikkerhedsformål (personnummer eller ID-/pasnummer) Fødselsdato
• Oplysninger til brug for godtgørelse (information om transport og indkvartering samt bankoplysninger)
• Derudover vil vi eventuelt tage billeder og/eller optage video under arrangementet.
• Hvad angår lister over deltagere i vigtige møder, bl.a. eksternt og internt personale, som er oprettet for at overvåge kontakter af hensyn til folkesundheden, er alle datakategorier obligatoriske og kan også omfatte private telefonnumre og e-mailadresser, kontoradresser og mødetid, mødedato og mødelokale.

5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Publikationskontorets kontor D.1 "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" og A.1 "Standardiseringstjenester for data og formater" opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, nemlig til tilrettelæggelse af konferencen og eventuelle opfølgende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt med hensyn til konferencens formål. Alle personoplysninger vil blive slettet fra databaserne ét år efter den sidste aktivitet i forbindelse med mødet med undtagelse af optagelser af indlæg på konferencer, som vil blive uploadet og gjort tilgængelige på Publikationskontorets YouTube-side. Optagelserne bliver liggende på YouTube. I forbindelse med de årlige seminarer, der afholdes i Publikationskontoret for Kommissionens generaldirektorater, EU-agenturer og Kommissionens repræsentationer, opbevares personoplysninger desuden som en del af en liste over kontaktoplysninger, der deles internt mellem Europa-Kommissionens tjenestegrene, så længe den registrerede er en kontaktperson for Publikationskontoret. Du kan når som helst anmode om at blive fjernet fra en sådan kontaktliste.

Lister over deltagere i vigtige møder, herunder eksternt og internt personale, der er oprettet med henblik på at overvåge kontakter af hensyn til folkesundheden, kan have en specifik opbevaringsperiode, der fastsættes af Kommissionens generalsekretariat.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

'Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt osv.) opbevares på Europa-Kommissionens servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og arten af de personoplysninger, der behandles. Som led i de organisatoriske foranstaltninger begrænses adgangen til personoplysninger til autoriserede personer med et legitimt behov for at kende til disse data til brug for databehandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan, hvis det er nødvendigt, være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

De oplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand, undtagen i det omfang og til det formål, vi måtte være forpligtet til det i henhold til lovgivningen. Publikationskontoret videregiver ikke personoplysninger til tredjeparter med henblik på direkte markedsføring.

Sociale medier

Vi bruger de sociale medier til at informere om og promovere ENDORSE 2025 gennem bredt anvendte og moderne kanaler. Du kan f.eks. se videoer, som vi uploader til Publikationskontorets YouTube-side, og følge links fra vores websted til Twitter, Instagram og LinkedIn.

De knapper, der linker til X (tidligere kendt som Twitter), Instagram, YouTube og LinkedIn på vores websider, gemmer ikke cookies på din computer (eller andre enheder).

Du kan se videoer vedrørende konferencen på vores websted. Disse vil blive spillet ved hjælp af YouTube-afspiller. Hvis du klikker på "play" på en video for at se den, installeres en YouTube-cookie på din computer eller enhed. Hvis du slet ikke klikker på videoer, vil der ikke blive installeret nogen cookies.

Brugen af sociale medier indebærer på ingen måde en godkendelse af dem eller deres privatlivspolitikker. Hvis et eller flere sociale medier af og til ikke er til rådighed, påtager vi os ikke noget ansvar for manglende service på grund af nedetid.

Vi anbefaler, at du læser politikken for beskyttelse af privatlivets fred hos X (tidligere kendt som Twitter), LinkedIn, Instagram og YouTube. De forklarer den enkelte virksomheds politik for dataindsamling og -behandling, deres anvendelse af data, dine rettigheder og de måder, hvorpå du kan beskytte privatlivets fred, når du bruger disse tjenester.

Konferenceapp

Publikationskontoret bruger konferenceappen Sli.do (https://www.sli.do/). Appen skal hjælpe registrerede med at deltage i ENDORSE 2025 ved at indgå i meningsmålinger, udveksle synspunkter og stille spørgsmål. De registrerede opfordres til, men er ikke forpligtet til at downloade eller bruge konferenceappen.

For at bruge konferenceappen skal deltagerne oprette et login. Kontoen indeholder fornavn, efternavn, stillingsbetegnelse samt e-mailadresse og password.

Afdelingen "Ask/comment/vote" i konferenceappen giver deltagerne mulighed for at deltage i konferencen. Spørgsmål og kommentarer fra deltagerne og resultaterne af eventuelle meningsmålinger, der finder sted under konferencens offentlige møde, vil blive vist på en skærm i konferencelokalet. Inden disse oplysninger vises, vil de blive analyseret af moderatorer (tjenesteudbyderen og Publikationskontoret) for så vidt det er praktisk muligt at kontrollere ægtheden af afsenderens identitet og relevansen af indholdet af meddelelsen/spørgsmålet.

De tjenester, der er omfattet af Slido-appen, hører ikke under Publikationskontorets ansvarsområde. Vi henviser i stedet til Ciscos erklæring om beskyttelse af oplysninger online, som gælder for alle Ciscos produkter og tjenester, herunder Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Publikationskontoret anvender også EasyChair-konferenceværktøjet (https://easychair.org/). Dette værktøj bruges af programudvalget og støtter administration af papirindlæg til ENDORSE 2025, gennemgang af dokumenter, redigering af programmet og forberedelse af konferencens forløb.

EasyChair indsamler data, der normalt kræves af konferencearrangører. Det omfatter navn, e-mailadresse, postadresse, webside, land, tilhørsforhold, telefonnummer og password. De tjenester, der er omfattet af EasyChair-appen, hører ikke under Publikationskontorets ansvarsområde. Vi henviser derfor til EasyChairs erklæring om beskyttelse af privatlivets fred:https://easychair.org/privacy.

Publikationskontoret anvender også Events@EU-konferenceværktøjet . Appen er udformet for at give oplysninger om programmet, talerne og mødestedet for ENDORSE 2025 for at give deltagerne mulighed for at kontakte hinanden. De registrerede opfordres til, men er ikke forpligtet til at downloade eller bruge konferenceappen.

Appen er fuldt integreret og forbundet med Europa-Kommissionens registreringsværktøj Event-Works. For at blive registreret bruger i Event-Works skal deltagerne logge ind via EU Login. Ved "EU Login" kræves bestemte personoplysninger som for- og efternavn og e-mailadresse.

De tjenester, der er omfattet af Events@EU, hører ikke under Publikationskontorets ansvarsområde. Vi foreslår, at du henviser til Event-Works-databeskyttelseserklæringen: https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00297.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet.

Du har givet Publikationskontorets kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter", og kontor A.1, "Data- og formatstandardiseringstjenester", tilladelse til at behandle dine personoplysninger. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækningen vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før du trækker dit samtykke tilbage.

Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet under arrangementet, bedes du oplyse den dataansvarlige om det (se afsnit 9 nedenfor). Den dataansvarlige vil forsøge at placere dig et sted, hvor du ikke vil komme med på fotos.

Hvis du efter arrangementet ønsker, at visse billeder/videoer af dig fjernes fra et tilknyttet datalager, eller at du fjernes fra et foto eller en video, kan du kontakte den dataansvarlige.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Dine rettigheder som registreret kan begrænses i overensstemmelse med artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725 med hensyn til lister over deltagere i vigtige møder, herunder eksternt og internt personale, der er oprettet med henblik på at overvåge kontakter af hensyn til folkesundheden. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse angive det referencenummer, som du finder i punkt 10 nedenfor.

9. Kontaktoplysninger

– Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige, kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter", og kontor A.1, "Data- og formatstandardiseringstjenester", i Publikationskontoret, OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

— Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

— Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af personoplysninger vil indgå i den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-00491