BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring indeholder oplysninger om behandling og beskyttelse af dine personoplysninger.

Databehandling vedrørende: Tilrettelæggelse og offentliggørelse af ENDORSE 2023-konferencen

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.1 "Standardisering"

Referencenummer: DPR-EC-00491

Indholdsfortegnelse

1. Indledning
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?
4. Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?
5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?
6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
9. Kontaktoplysninger
10. Hvor kan du finde yderligere information?

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere din ret til privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Databeskyttelseserklæringen indeholder også kontaktoplysninger for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, for databeskyttelsesrådgiveren og for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor gives oplysninger om behandlingsaktiviteten "Invitation/forhåndsregistrering/registrering" vedrørende ENDORSE-konferencen, der gennemføres af kontor D.1 "Forbindelser med interessenter" i samarbejde med Publikationskontorets kontor A.1 "Standardisering".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med databehandlingen: Publikationskontorets kontorer "Forbindelser med interessenter" og "Standardisering" indsamler og bruger dine personoplysninger til at tilrettelægge og forvalte ENDORSE-konferencen. Dette omfatter følgende behandlinger:

• indbydelser til deltagere og besøgende, herunder forberedende webinarer:
  — kontaktlister og opfølgning af foranstaltninger, herunder tilfredshedsundersøgelser
  — indsamling, distribution og feedback vedrørende rapporter
  — nyhedsbreve og publikationer

• i tilfælde af gentagne møder i samme gruppe: at sikre, at mødedeltagerne indbydes til efterfølgende møder
• fotografier/billeder, præsentationer, direkte webstreaming og/eller lyd- og videooptagelse af webinarer eller af talere og deltagere i arrangementet
• af programudvalget:
  — udarbejdelse af listen over indbudte talere
  — høring i forbindelse med udvælgelsen af hovedtalere
• af organisationsudvalget:
  — overvågning af behandlingen af indsendelser af indlæg
• publikationer om deltagerne og deres projekter samt jurymedlemmerne og yderligere nyhedsdækning om arrangementet på internettet/intranettet.

Af hensyn til gennemsigtigheden af konferenceoplysningerne og synligheden af de relaterede arrangementer offentliggøres deltagernes fotos, videoer, præsentationer og CV'er på ad hoc-webstederne (OP-portalen og Europa-Kommissionen) og på de sociale medier (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest og Google Plus).

Deltagere, der ønsker, at deres billeder hverken registreres eller offentliggøres på nogen form for support, kan fravælge dette ved at kontakte den dataansvarlige som beskrevet i afsnit 9.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi personoplysningerne?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

— behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af Unionens institutioner eller organer har fået pålagt

— behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige

og

fordi du som registreret har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Yderligere juridisk grundlag for behandlingen:

• EU-traktaten (artikel 5, 11 og 13), traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde – artikel 15 og 244-250.
• Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.
• Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2013/37/EU af 26. juni 2013 om ændring af direktiv 2003/98/EF om videreanvendelse af den offentlige sektors informationer
• Kommissionens afgørelse 2011/833/EU af 12. december 2011 om videreanvendelse af Kommissionens dokumenter
• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
• Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse (2009/496/EF, Euratom) af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer, særlig artikel 3, stk. 1, litra e) og g).

4. Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?

For at kunne foretage denne behandlingsaktivitet kan Publikationskontorets kontor A.1 "Standardisering" indsamle følgende kategorier af personoplysninger, som er nødvendige for deltagelsen i ENDORSE-konferencen (alle datakategorier er obligatoriske):

Bidragydere:

• Kontaktoplysninger: fornavn, efternavn, organisation og stilling, e-mailadresse (privat eller arbejde), telefonnummer, oprindelsesland, arbejdsadresse og kontonavne på sociale medier
• Baggrundsoplysninger vedrørende uddannelse og/eller arbejde (biografi)
• Nærmere oplysninger om de indsendte bidrag (titel på resumé, kort beskrivelse, mål for bidrag, målgruppe og nødvendigt materiale)

Besøgende ved arrangementet

• Kontaktoplysninger: fornavn, efternavn, organisation og stilling, oprindelsesland, e-mailadresse (privat eller arbejde), arbejdsadresse.

Medlemmer af programudvalget:

• Kontaktoplysninger: fornavn, efternavn, organisation, e-mailadresse (privat eller arbejde), telefonnummer, land, arbejdsadresse og kontonavne på sociale medier Det er obligatorisk at afgive personoplysninger, hvis du ønsker at deltage i arrangementet i en af de roller, der er anført ovenfor.

5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Publikationskontorets kontorer "Forbindelser med interessenter" og "Standardisering" opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, nemlig til tilrettelæggelse af konferencen og eventuelle opfølgende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt med hensyn til konferencens formål. Alle personoplysninger vil blive slettet fra databaserne 1 år efter den sidste foranstaltning i forbindelse med konferencen, med undtagelse af optagelser fra webstreamede møder, som vil blive gemt i 2 år, inden de slettes. I forbindelse med de årlige seminarer, der afholdes i Publikationskontoret for Kommissionens generaldirektorater, EU-agenturer og Kommissionens repræsentationer, opbevares personoplysninger desuden som en del af en liste over kontaktoplysninger, der deles internt mellem Europa-Kommissionens tjenestegrene, så længe den registrerede er en kontaktperson for Publikationskontoret. Du kan når som helst anmode om at blive fjernet fra en sådan kontaktliste.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

'Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt osv.) opbevares på Europa-Kommissionens servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. Som led i de organisatoriske foranstaltninger begrænses adgangen til personoplysninger til autoriserede personer med et legitimt behov for at kende til disse data til brug for databehandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan, hvis det er nødvendigt, være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

De oplysninger, vi indsamler, vil blive delt med de kontrahenter, der koordinerer registreringen af arrangementet, den tekniske tilrettelæggelse og opfølgningen, og med EasyChair (til konferenceforvaltningen). Publikationskontoret videregiver ikke personoplysninger til tredjeparter med henblik på direkte markedsføring.

Sociale medier

Vi bruger de sociale medier til at informere om og promovere ENDORSE-konferencen gennem bredt anvendte og moderne kanaler. Du kan f.eks. se videoer, som vi uploader til Publikationskontorets YouTube-side, og følge links fra vores websted til Twitter, Instagram og LinkedIn.

Hverken Twitter eller Instagram, YouTube eller LinkedIn placerer cookies, når du loader vores websider på din enhed og klikker på de respektive felter for at få forbindelse til disse tjenester.

Du kan se videoer vedrørende konferencen på vores websted. Disse vil blive spillet ved hjælp af YouTube-afspiller. Hvis du klikker på "play" på en video for at se den, installeres en YouTube-cookie på din computer eller enhed. Hvis du slet ikke klikker på videoer, vil der ikke blive installeret nogen cookies.

Brugen af sociale medier indebærer på ingen måde en godkendelse af dem eller deres privatlivspolitikker. Hvis et eller flere sociale medier af og til ikke er til rådighed, påtager vi os ikke noget ansvar for manglende service på grund af nedetid.

Vi anbefaler, at du læser politikken for beskyttelse af privatlivets fred hos Twitter, LinkedIn, Instagram og YouTube. De forklarer den enkelte virksomheds politik for dataindsamling og -behandling, deres anvendelse af data, dine rettigheder og de måder, hvorpå du kan beskytte privatlivets fred, når du bruger disse tjenester.

Konferenceapp

Publikationskontoret bruger konferenceappen Sli.do (https://www.sli.do/) til mobilenheder. Appen skal hjælpe registrerede med at deltage i ENDORSE-konferencen ved at deltage i meningsmålinger, udveksle synspunkter og stille spørgsmål. De registrerede opfordres til (men er ikke forpligtet til) at downloade eller bruge konferenceappen.

For at bruge konferenceappen skal deltagerne oprette et login. Kontoen indeholder fornavn, efternavn, stillingsbetegnelse og e-mailadresse (se https://accounts.sli.do/signup).

Afdelingen "Ask/comment/vote" i konferenceappen giver deltagerne mulighed for at deltage i konferencen. Spørgsmål og kommentarer fra deltagerne og resultaterne af eventuelle meningsmålinger, der finder sted under konferencens offentlige møde, vil blive vist på en skærm i konferencelokalet. Inden disse oplysninger vises, vil de blive analyseret af moderatorer (tjenesteudbyderen og Publikationskontoret) for så vidt det er praktisk muligt at kontrollere ægtheden af afsenderens identitet og relevansen af indholdet af meddelelsen/spørgsmålet.

De tjenester, der er omfattet af Sli.do-appen, hører ikke under Publikationskontorets ansvarsområde. Vi foreslår, at du ser udbyderens databeskyttelsesmeddelelser.

Publikationskontoret anvender også EasyChair-konferenceværktøjet (https://easychair.org/). Dette værktøj bruges af programudvalget og støtter forvaltningen af papirindlæg til ENDORSE-konferencen, gennemgang af dokumenter, redigering af programmet og forberedelse af konferencens forløb.

EasyChair indsamler data, der normalt kræves af konferencearrangører. Det omfatter navn, e-mailadresse, postadresse, webside, land, tilhørsforhold og telefonnummer. 6 EasyChairs behandling af personoplysninger følger den generelle forordning om databeskyttelse, og oplysningerne anvendes og opbevares kun med henblik på ENDORSE-konferencen.

Webmødeplatform

Med henblik på at være vært for webmøder vil vi anvende tredjepartsværktøjet "Cisco WebEx". Når du registrerer og opretter forbindelse til ENDORSE-konferencen, indsamler Cisco WebEx dit navn, e-mailadresse, password, IP-adresse, browser, telefonnummer (valgfrit), postadresse (valgfrit), geografisk region, avatar (valgfrit), brugeroplysninger i kundens aktive adresseliste (hvis synkroniseret), unik bruger-ID (UUID). Cisco WebEx og dens underleverandør ICF Next har adgang til disse data, som hostes på servere i Den Europæiske Union.

Nærmere oplysninger om Europa-Kommissionens brug af Cisco WebEx findes i behandlingsprotokol DPR-EC-05006 (Service de Web Conference (Webex)).

Yderligere oplysninger om CISCO WebEx' databeskyttelsespolitik findes her: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet.

'Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres lovligt efter artikel 5, stk. 1, litra a).

Du har givet Publikationskontorets kontorer "Forbindelser med interessenter" og "Standardisering" tilladelse til at behandle dine personoplysninger. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækningen vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før du trækker dit samtykke tilbage.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse angive det referencenummer, som du finder i punkt 10 nedenfor.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indbringe en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til Publikationskontorets dataansvarlige:

• Kontoret for Forbindelser med interessenter (D.1)

E-mail: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• Kontoret for standardisering (A.1)

E-mail: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

— Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

— Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af personoplysninger vil indgå i den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-00491