OCHRANA VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Operace zpracování údajů: Operace týkající se autorských práv

Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“

Referenční číslo: DPR-EC-00838

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, u kterého můžete svá práva uplatnit, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Operace týkající se autorských práv“, kterou provádí oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel operace zpracování údajů: : Oddělení D.2, „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace shromažďuje a využívá vaše osobní údaje k tomu, a) aby vám jako zaměstnancům orgánů, institucí, agentur a jiných subjektů EU poskytlo poradenství v oblasti autorských práv v rámci vašich redakčních projektů a nebo b) aby mohlo spravovat autorská práva (včetně udělování licencí), která vlastní Evropská unie, v zájmu snazšího dalšího použití veřejných dokumentů EU ze strany občanů a podniků a jiných subjektů.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jímž je orgán nebo subjekt Unie pověřen

– je zpracování nezbytné k dodržení zákonné povinnosti, která se na nás vztahuje

a

– jste jakožto subjekt údajů udělil(a) souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

Další právní základy pro zpracování údajů:

• směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/116/ES ze dne 12. prosince 2006 o době ochrany autorského práva a určitých práv s ním souvisejících
• rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:

jméno, příjmení, e-mailová adresa a země žadatele název organizace nebo společnosti

Poskytnutí osobních údajů je povinné, jelikož je nutné pro vyřízení vaší žádosti.

5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?

Oddělení D.2, „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje, aby bylo možné splnit účely, k němuž byly shromážděny. Poté se vaše údaje archivují po dobu trvání příslušného autorského práva, tzn. maximálně 70 let.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronickém formátu (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. K technickým opatřením patří zajištění náležité bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, přičemž se přihlíží k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely dané operace zpracování.

7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu dalšímu se poskytují?

Přístup k Vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise odpovědným za provádění operace zpracování a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 zvláštní práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování svých osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.

Za účelem tohoto zpracování jste udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, ve své žádosti popište, o které operace se jedná (tj. uveďte jejich referenční číslo, viz bod 10 níže).

9. Kontakt

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či obavy, nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se na správce údajů, oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“, Úřad pro publikace – info@publications.europa.eu.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EDPS)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde lze najít podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování byla do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů zanesena pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00838.