OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace
ohledně zpracování a ochrany vašich osobních údajů.

Operace zpracování údajů: Audiovizuální služby poskytované Úřadem pro publikace

Správce údajů: Oddělení B2 Úřadu pro publikace – „Multimédia a publikace“

Referenční číslo: DPR-EC-13869

Obsah

1. Úvod
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
9. Kontaktní údaje
10. Kde najdete podrobnější informace?

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise osobní údaje shromažďuje a dále zpracovává podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech osobních údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Audiovizuální služby poskytované Úřadem pro publikace“, kterou provádí oddělení B2 „Multimédia a publikace“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Oddělení B2 „Multimédia a publikace“ Úřadu pro publikace vaše osobní údaje shromažďuje a používá k usnadnění provozu, údržby a správy audiovizuálních služeb poskytovaných Úřadem pro publikace.

Ke shromáždění vašich osobních údajů dojde v případě, pokud se účastníte audiovizuální produkce Úřadu pro publikace nebo jeho jménem, a to za účelem zaznamenání vašeho souhlasu s použitím vašeho snímku a/nebo hlasu v rámci dané produkce. Shromažďování osobních údajů proběhne na základě vzorového formuláře obsahujícího souhlas s použitím osobních údajů.

Zaznamenané osobní údaje mohou být údaje profesionálních herců/dabérů i občanů nahrané/nafilmované v průběhu rozhovoru. Může jít i o nezletilé osoby a osoby mentálně či zdravotně postižené.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

- jejich zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen,

- pokud jste jako herec/dabér podepsali formulář obsahující váš souhlas s použitím osobních údajů s dodavatelem, který audiovizuální materiál vytváří, je zpracování osobních údajů nezbytné k plnění smlouvy, jíž jste smluvní stranou, nebo k přijetí opatření, které si před uzavřením smlouvy vyžádáte

a

jakožto subjekt údajů (nebo v případě nezletilých vy a vaši opatrovníci) jste udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.

Další právní základy pro zpracování údajů:

mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:

• Osobní údaje zaznamenané jako audiovizuální obsah: zvukové, vizuální a/nebo audiovizuální nahrávky vaší osoby
• Identifikační údaje: jméno, příjmení, podpis, údaje o místě pobytu (země nebo město bydliště)

Poskytnutí těchto osobních údajů je pro účast v jakémkoli audiovizuálním projektu povinné.

Vzhledem k tomu, že vizuální a audiovizuální obsah odhaluje rasový nebo etnický původ, zpracování údajů zahrnuje i tyto zvláštní kategorie osobních údajů. Kromě toho mohou být za určitých okolností (audiovizuální obsah o lékařských tématech) zaznamenávány údaje týkající se vašeho zdraví. Ty zpracováváme až poté, co jsme získali váš výslovný souhlas ve standardním formuláři souhlasu EK.

Zpracovávat se mohou rovněž údaje týkající se zranitelných subjektů údajů (tj. nezletilých osob a/nebo osob se zdravotním postižením), konkrétně pak:

• fotografie, videozáznamy a zvukové záznamy osob se zdravotním postižením, které se objeví v audiovizuálních médiích,
• fotografie, videozáznamy a zvukové záznamy nezletilých osob, které se objeví v audiovizuálních médiích,
• fotografie, videozáznamy a zvukové záznamy uprchlíků z neevropských zemí

Osobní údaje nezletilých a/nebo mentálně postižených osob zpracováváme pouze v případě, že jsme získali předchozí souhlas jejich oficiálního zástupce nebo zákonného opatrovníka prostřednictvím standardního formuláře EK pro souhlas se zvukovými a videonahrávkami, internetovým přenosem během schůzí, akcí a konferencí. Zpracování údajů je pak zákonné, a to ve smyslu čl. 10 odst. 2 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Oddělení B2 „Multimédia a publikace“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování.

Osobní údaje obsažené v samotné audiovizuální produkci mohou být trvale uchovávány pro historické účely.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním osobních údajů a jejich povaha. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito pracovníci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Kromě toho budou vaše osobní údaje zpracovávat tito dodavatelé:

• cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlín, Německo
• European Service network SA (konsorcium), Brusel, Belgie
• Markenfilm Crossing, Hamburk, Německo
• Actimage S.A., Lucemburk, Lucembursko

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést proti zpracování námitku nebo právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.

Tím, že jste s poskytnutím svých údajů souhlasili, jste vyjádřili svůj souhlas s tím, že oddělení B2 „Multimédia a publikace“ Úřadu pro publikace použije vaše osobní údaje pro tuto operaci zpracování. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny níže v bodě 9.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo několika konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, jímž je oddělení B2 „Multimédia a publikace“, Úřad pro publikace (info@publications.europa.eu).

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-13869